como dirigir reuniones de trabajo efectivas
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DIRIGIR JUNTAS EFECTIVAS 1
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Para tomar decisiones significativas
y comprometer a los participantes
a cumplirlas
Pero también pueden servir para......
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Estimular ideas nuevas.... Discutir puntos de vista que afecten a toda ó parte de la organización....
Proponer cambios....
Aportar ideas para la solución de problemas...
Monitorear avances hacia las metas....
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La planeación adecuada de la orden del día, tiempo, recursos y herramientas pueden minimizar los problemas a los que
se podría enfrentar el ejecutivo.
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A) TENGA UN FIN ESPECIFICO PARA LA JUNTA :TENGA UN FIN ESPECIFICO PARA LA JUNTA : Debe contestar a la pregunta : ¿ Qué es lo que quiere usted lograr para cuando termine la junta ?
PLANEACION ADECUADA :
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B) PREPARE UNA ORDEN DEL DIA :PREPARE UNA ORDEN DEL DIA :
Cuando tenga identificado plenamente el objetivo, el líder puededelinear un plan específico para llevarlo a cabo. Una orden del día esuna descripción específica de ese plan.
ORDEN DEL DIA
Fecha : 26 de FebreroHora : 12:00 hrs.
Objetivo de la junta : Revisar los errores del proyecto “X” e identificar las causas.
Orden del día : Anotar el seguimiento que se dará y el orden de aparición de los participantes, incluyendo el tiempo que tienen para hacerlo
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Otra de las responsabilidades del jefe es asegurarse que las personas convenientes sean las que asistan a la junta.
Avanzar para encontrar las soluciones adecuadas, significa recibir lasaportaciones y asistencia correcta en el momento preciso.
El jefe necesita asumir la responsabilidad de notificar a los participantes.
C) INVITE GENTE CLAVEINVITE GENTE CLAVE
No hay nada tan frustrante como presentarse a una junta tan solo para darse cuenta que no asistieron los que dan
la razón de ser a la junta.
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El último elemento de una buena planeación es laverificación de los arreglos que se han hecho del espacio
como sillas, materiales y equipo.
Para evitar olvidar algún aspecto de la junta, se recomiendautilizar una LISTA DE VERIFICACIÓN DE JUNTAS
Objetivo específico..........................Orden del día por escrito..................Distribución de orden del día............Sala programada.............................Distribución de lugares....................Equipo (proyector, pantalla, etc.) listo...
D) REVISE LOS ARREGLOSREVISE LOS ARREGLOS
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DIRIGIR LA JUNTA DE TAL FORMA QUE TENGA EXITO2
La planeación adecuada aumenta la probabilidad de que sujunta tenga éxito, pero cuando la junta
comienza.... ¡Tiene vida propia!
Por ello una junta bien planeada requiere un liderazgo hábil para guiar y conjuntar la
diversidad de percepciones, ideas, opiniones e iniciativas del grupo mientras avanza hacia su
meta
El líder puede encabezar varias iniciativas al conducir la junta
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MANTENGA LA SESION EN MOVIMIENTO :
Es responsabilidad del líder, cuando se haya iniciado la sesión, mantenerla ágil y evitar que se desvíe del objetivo.
No deben interrumpirse arbitrariamente las ideas y las aportaciones de los miembros.
El líder debe determinar cuando el grupo ha cumplido ya con su cometido y mover al grupo al siguiente paso..
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CAPTURE LAS IDEAS POR ESCRITO :
Utilice un rotafolios ó pizarrón para capturar las ideas del equipo . Esta es una función importante porque
permite a los miembros del equipo ver que se han escuchadoy registrado sus ideas.
Al visualizar las ideas escritas, el equipo puede ver conclaridad la relación que existe entre cada una de ellas.
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UTILICE LAS TECNICAS DE SOLUCION DE PROBLEMAS
Las técnicas de solución de problemas, recolección de ideasy análisis de causa y efecto, pueden ayudar al líder a
estructurar y disciplinar el proceso de
IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLUCIONAR PROBLEMAS
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ASEGURAR LA ACCION :
Finalmente, el líder debe asegurarse de que se adoptenlas acciones adecuadas al final de la junta. Esto significacrear un registro de acciones y asegurarse el compromisode QUIENQUIEN va a hacer QUEQUE y para CUANDOCUANDO
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MANEJO DE PROBLEMAS DE INTERACCION3
Aun las juntas mejor planeadas y dirigidas tienen susproblemas de interacción, y estos deben manejarse con
sensibilidad
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INICIAR LAINICIAR LARETROALIMENTACION DE JUNTASRETROALIMENTACION DE JUNTAS
El reto inmediato es celebrarla junta de HOY, pero elLíder necesita tomar en cuenta la META del desarrollo del
grupo a LARGO PLAZO.
El retroalimentar las juntas de manera regular ayuda aIdentificar el proceso, liderazgo y problemas de interacción
que de solucionarse pueden lograr que el equipo
¡¡ sea más efectivo !!
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HOJA DE RETROALIMENTACIONHOJA DE RETROALIMENTACION Para junta de equipo
Todo el mundo es responsable de hacer que las juntas del equipo sean efectivas. Por medio de críticas Constructivas podemosmejorar las sesiones, por lo tanto, si piensa que perdió el tiempo,dígalo, pero sea justo y de sugerencias específicas para mejorar
1) Esta junta fue :
( ) Productiva ( ) Podría mejorarse ( ) Una pérdida de tiempo
2) Podríamos mejorar la siguiente junta si:
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