Planning, Organizing and Leading Effective Meetings

Planificar, Organizar y Liderar Reuniones de manera

Eficaz

Objetivo Al término de ésta presentación,

los presentes sabrán definir, organizar y Liderar una Reunión en cualquier situación que se encuentren.

Liderando Reuniones EficacesLeading Effective Meetings

DEFINICIONES

DEFINED

Definición de una reunión

Juntarse unos con otros

Meeting (defined) “ a getting together

?Porque tanta importancia en querer reuniones eficaces?

A. Las reuniones son un aspecto clave del proceso para hacer decisiones en nuestra democracia

B. Reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser provechosas

C. Reuniones eficaces son la fundación de las decisiones hechas en grupo

D Sabiendo como liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas

Puntos clave para las Reuniones eficaces Un líder eficaz Compromiso de los miembros Un propósito definido del grupo y de la

reunión Planear de antemano Usar un procedimiento eficaz que ayude a los

miembros a alcanzar sus metas a tiempo Usar una agenda escrita

Sugerencias para una reunión productiva A. Todos participan B. Ninguno domina la conversación C. Escuche cuidadosamente D. Sea constructivo E. Comparta nuevas ideas. F. Respete las opiniones de los demás G. Solamente una conversación a la vez H. Busque soluciones

Papeles que desarrollan los Miembros del grupo Los papeles de trabajo

Los papeles de mantenimiento

Los papeles individuales

El papel de Trabajo

Papeles Positivos: Para resolver un problema o cumplir un trabajo

Papel de Mantenimiento

Papel positivo: Para ayudar a miembros del grupo para obrar eficazmente

Papeles Individuales Papeles negativos:Promueven las

necesidades personales e intereses propios por encima del interés del grupo:

El Bloqueador El Dominante El que Rehuye El que se separa El suplicante de algún interés especial El confesor El que busca lástima El que cuenta El que compite El que busca reconocimiento El chistoso

Papeles de Trabajo Los miembros del grupo desarrollan varios

papeles de trabajo durante la reunión. A menudo las personas cambian de papel o desarrollan varios papeles. Algunos trabajos incluyen:

1. El Técnico de Procedimiento: Esta persona es responsable del ambiente físico de la reunión, tal como el arreglo de las sillas, la temperatura, los materiales, el equipo, la luz y los refrescos

Papeles de Trabajo 2. El Registrador: En la mayoría de los

casos ayuda mucho tener a persona que sirva como secretaria/o para captar las ideas y decisiones del grupo.

3. El Contribuyente: Propone nuevas ideas o diferentes maneras de hacer las cosas, un generador de ideas que abre las mentes de los demás a nuevas posibilidades

Buscador de Información

Pide clarificación de datos e información para promover decisiones eficaces del grupo

Informante

Provee información actual y respuestas a las preguntas. Esta persona a menudo tiene especializaciones en un cierto tema.

Orientador

Define la posición del grupo relativo a las metas, ayudando al grupo a mantener sus enfoques.

Coordinador

Demuestra la relación entre varias ideas y sugerencias.

Papeles de Mantenimiento Las necesidades emocionales de

los miembros del grupo tambien tienes que ser atendidos. Los miembros de grupos eficaces juegan varios papeles de mantenimiento positivo para ayudar con las necesidades y sentimientos individuales.

Papeles de los Miembros del Grupo

Hoja de Trabajo - Papeles Individuales

(Tratando con personas Difíciles) ¿Cómo tratamos con personas que

desarrollan papeles individuales?

Es natural que las personas sean guiadas por opiniones personales, valores, e intereses propios. Sin embargo, las necesidades personales de las personas deben de ser balanceadas con el interés más grande del grupo. Cuando personas asumen papeles individuales y ponen sus intereses personales por encima de las necesidades del Grupo, éste comportamiento tiene un efecto negativo en el funcionamiento del grupo

¿Porqué se Reúne la Gente ? 1. Para cumplir una meta de un grupo de

personas 2. Para hacer decisiones y desarrollar

acciones 3. Para compartir información 4. Para desarrollar mejores relaciones de

trabajo entre los miembros.

Maneras de Liderar Reuniones

Es deseable un proceso que sea....

Comprensible y abierto Involucra a los miembros del grupo Ayuda al grupo hacer decisiones a tiempo Anima al grupo a tomar decisiones e ir a la

acción

Tipos de Reunión FORMAL.(Proceso Parlamentario)

La mayoría de los gobiernos estadounidenses usan este proceso Federal, municipal , escolar, etc. Generalmente entre más altas las consecuencias, más formal es el proceso. La mayoría gobierna

El proceso Parlamentario La forma y las Defensas del PP fueron

inventadas por un gobierno democrático

Estos procesos son importantes para los grupos que comparten el poder y quien son responsables para aquellos quienes los han elegido para representarlos

No se usa en el sector privado, donde hay más secreto, rapidez, decisiones hechas por ejecutivos e intereses privados

Tipos de Reunión

MENOS FORMAL Un proceso parlamentario “modificado”

Mas enfocado en discusión, acuerdo, trabajar en conjunto. El proceso es más abierto y amistoso

Se usa más en comunidades y grupos no lucrativos

Más enfocado en ayudar al grupo a alcanzar sus metas

Por que es importante tener y entender el Proceso Parlamentario ?

La mayoría de nuestros Negocios Públicos son conducidos por PP. ¿Si no sabemos el idioma del PP, como vamos a participar y afectar en las decisiones que hagamos?.

¿Que Proceso Debemos de Usar?

Esto Depende : Los cuerpos Gubernamentales son

usualmente requeridos que sigan una forma de Procedimiento Parlamentario

Grupos más pequeños usan un proceso menos formal, más amistoso. Usa lo que ayude a alcanzar las metas.

¿Cual es la Intención del Proceso Parlamentario?

Reglas bien Probadas que hacen que la reunión siga adelante

Mantiene orden Controla el Proceso de comunicación Ordenado, Democrático

Algunos Principios del Proceso Parlamentario Hablar solamente de un asunto a la vez Todos los miembros tienen los mismos

derechos básicos - votar, ser escuchado, oponer.

Es preciso respetar los derechos de las minorias.

Nadie puede hablar sin ser reconocido por el dirigente de la reunión

Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por segunda vez hasta que todos hayan tenido la misma oportunidad de hacerlo.

Mayoría de votos decide la cuestión El que dirige la reunión es

completamente imparcial

El Procedimiento Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de...

Due Process - resguardos y protecciones de los derechos individuales

Igualdad. Tratamiento igual para todos los participantes.

La necesidad para rutinas explícitas para conducir los negocios del grupo, para que todos sepan la manera de conducir la reunión

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