gestión de reuniones efectivas en los equipos de trabajo

©Equipo SInergia 2013

Carlos [email protected]

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• Reuniones: ¿Inversión o Dinero a la Basura?• Concepto de Reunión y Gestión de Reuniones Efectivas.• Elementos en la Gestión de Reuniones Efectivas.• Etapas en la Gestión de Reuniones Efectivas.• Visión Sistémica de las Reuniones Efectivas.• Ejemplo Agenda de Reunión.• Ejemplo de Minuta de Reunión.• Reflexiones Finales.


Tomado de: http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p6.htm


Bolívares/reunión= #personas x Sueldo/hora x #Horas x #Reuniones/año


REUNIÓN

Es la concurrencia de un número determinado

de personas que comparten el deseo de

conseguir un objetivo concreto. Demory (1999)

GESTIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS.

Serie de actividades que deben realizarse para

que la reunión consiga su objetivo concreto, a

través de la inteligencia colectiva de los

participantes y con la plena satisfacción de

los mismos. Equipo SInergia (2013)


Lugar / Duración.Recursos

.

PROCESOS

Comunicar / Gestionar información

Tomar Decisiones.Lograr

Acuerdos.GestionarConflictos

ESTRUCTURACoordinador. Secretario.

PERSONASCultura Organizacional.

Inteligencia Colectiva.

Satisfacción. Emociones.

Aprendizaje.

PLANAgenda / Minuta.

Metodología / Reglas.

Colaborar

Personas-invitados

GestionarTiempo


CONFLICTOS

CONFUSIÓN

NORMATIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

PR

OD

UC

TIV

IDA

D

TIEMPOAdaptado de Draft(2004)

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3. Evaluación.

2. Desarrollo.

1. Planificación.

Objetivos.Agenda.Metodología.Lugar.Duración.Participantes.Recursos.

Bienvenida.Comunicar ObjetivosComunicar Agenda.Fijar ReglasSeguir Agenda.Procesos.Registrar en MinutaResumir Acuerdos.Agradecimiento

¿Logro Objetivos? ¿Uso agenda y minuta? ¿Actuación coordinador? ¿Control del grupo? ¿Logística? ¿Participación Invitados? ¿Invitados adecuados? ¿Satisfacción invitados? ¿Acuerdos y responsables? ¿Comunicación? ¿Manejo conflictos?


INVITADOS

Pedro Pérez. Jefe… María Marchena. Asistente Daniela Pardo. Finanzas

Chantell Herrera. RR.HH …. …..

Puntos:1.Bienvenida.2.Presentar Invitados.3.Objetivo de la reunión.4.Normas y metodología de trabajo.5.Exponer estado actual de las tareas del proyecto asignadas en reunión del 5/11/2013.6.Valorar estado actual de las tareas.7.Cierre.

Fecha: Jueves 21/11/2013 Lugar: Sala de Conferencias

Hora Inicio: 9:00 am.Hora Fin: 10.00 am.

Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa


Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa

Fecha : jueves 21/11/2013

Lugar: Sala de Conferencias

Hora inicio: 9:00 amHora Fin: 10:00 am

Minuta 11-2013

1. Estado Actual Tareas Proyecto Asignadas1. Estado Actual Tareas Proyecto Asignadas ResponsableResponsable

Exposición RR.HH. Exposición Finanzas

Chantell HerreraDaniela Pardo.

Puntos Tratados

2. Valoración Tareas2. Valoración Tareas ResponsableResponsable Fecha Fecha Culm.Culm.

Ajustado al Plan RR.HH. Se le asigna recoger información entre empleadosRetrasada Finanzas. Completar el presupuesto.

Chantel HerreraDaniela Pardo.

29/11/2013.25/11/2013

INVITADOS

Pedro Pérez. Jefe… María Marchena. Asistente… Daniela Pardo. Finanzas

Chantell Herrera. RR.HH …. …..


o Las reuniones implican tiempo y dinero.o Es posible lograr reuniones efectivas si comprendemos:

• Que es un sistema complejo y perfectible.• Que los procesos de planificación, ejecución y evaluación forman

un ciclo de mejora continua.• Que la agenda y la minuta son herramientas fundamentales en la

gestión de las reuniones de trabajo efectivas. • Que la definición de normas y metodologías de trabajo son

cruciales.• La importancia de motivar la inteligencia colectiva, la satisfacción,

la participación y la colaboración.• Que los conflictos pueden aparecer y hay que enfrentarlos con una

perspectiva de oportunidad. • Que pueden surgir situaciones inesperadas.• La próxima reunión debe ser mejor que la de hoy.


• Daft R. (2004). Administración. 6ta Edición. México: Thomson.

• Demory B. (1999). Cómo Dirigir y Animar Reuniones de Trabajo. España: Deusto

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