Reuniones Efectivas

RCM Desarrollo de FacultadGilberto Guevara, MBA

21 de mayo, 2016

Todos los dias mas de 83 millones

de personas participan en 11.5 millones de reuniones

P urposeA gendaC ode of ConductE xpectationsR oles and Responsibilities

Acrónimo para toda reunión PACER

Propósito

• Obtiene logrosorganizacionales y ayuda a susparticipantes de multiples maneras

• El propósito y la prueba de unareunión efectiva es que sin importar el tema, la gente se siente que les tomaron en cuenta sus necesidades, y se trabajaron los temas en la agenda

A través de objetivos lograr el rendimiento y rendición de cuentas de planes ejecutables

Agenda (Objetivos)

• Diagnóstico de un Gestor Efectivo

• Características de las reuniones

• Herramientas para el manejo de la

reunión

La anatomía de un GestorEfectivo de Reuniones

Video: “WE WERE SOLDIERS” section Broken Arrow.

Liderando de forma efectiva

Tipos de liderazgo• Autoritario—lider toma las decisiones

• Consultativo—lider consulta a los demas, luego toma su decisión

• Democrático—todos votan; la mayoria o algún porcentaje promediado gana

• Consenso—despues de haber escuchado las perspectivas de bajo consideración, todos acuerdan apoyar la decisión aun cuando no haya sido la de su elección

Nota: Consenso es dificil de lograr, pero asegura el mayor compromiso y empoderamiento de los participantes

Conducting the meeting 7

Todos los miembros son participantes activos

• Líder• Arbitro del tiempo

• Monitor del proceso• Vocal• Secretario• ROI

- Sienta las guías y las metas- Asegura el cumplimeinto del

tiempo - Mantiene el equipo enfocado- Provee reportes - Toma notas- Riesgos, Oportunidades e

Issues

Papeles & Responsabilidades

Anatomía de la reunión

• Planifique• Informe• Maneje• Escriba• Dele seguimiento

• Grupo• Equipo: juego de

palabras no hay “I” en “Team”

• Estructura• Jerarquia

Pasos en el proceso Composición

Código de Comportamiento

• Determine como se correrá la reunión • Como interactuarán• y compartamientos deseados

• Empezar a tiempo• Solo una conversación a la vez• Permitir el redondeo de las ideas• Celulares apagados• Alimentos

Reglas del proceso Reglas

Componentes

PropósitoPropósito AgendaAgenda LugarLugar

TiempoTiempo EquipoEquipo ParticipaciónParticipación

AcciónAcción SeguimientoSeguimiento ValorValor

• Reuniones regulares• Reuniones asuntos

puntuales

• Presentaciones

• Conferencias

• Reuniones de emergencia

• Seminario

Tipos de reuniones

• Formales• Informales• Estructuradas• Procesales• Fortuitas

Tipos de reuniones

Teleconferencias Reglas de juego Telefonos en silencio ¿ Caundo habla cada cual? Presentación de los participantes

Video conferencias Presentar a los participantes Mirar a la camara Usar los nombres de los participantes Eliminar los ruidos ambientales

Reuniones en linea Asegurar que los enlaces funcionen Practicar con el software Envio de recordatorios de la reunión

Razones para una reunión• Compartir información• Capacitación• Discusión• Generación de ideas• Planificación• Taller• Consultar o dar insumo• Resolver problemas• Buscar soluciones• Manejo de crisis • Reportar logros o

evaluaciones• Definir objetivos y metas

• Definir tareas y delegar• Tomar decisiones• Comunicar o aclarar temas• Aclarar políticas

institucionales• Construcción de equipo• Motivación• Invitados especiales• Procesos

interdepartamentales• ….

Determinar el objetivo

Informar

Tormenta de ideas

Reportes de progreso

Revisar progreso

Resolver problemas

Tomar decisiones

Logros de una reunión

• Decisión• Discusión• Información• Planificación• Generación de ideas• Recibo de insumo• Acuerdos

• Desarrollo de políticas

• Construir y/o fortalecer equipos

• Motivación• Presentación de

invitados

Características Negativas

83% Se alejan del tema77%Pobre o ninguna preparación

74%Efectividad cuestionable68%Fallas al no escuchar

62%Verbosidad de los participantes60%Duración

51%Falta de participación

“Achieving Effective Meetings – Not Easy but Possible” by Bradfor D. Smart form an survey of 635 executives

Características Positivas

• 88% Permitir la participación • 66% Definición de propósito• 62% Tratar todos los asuntos en la agenda• 59% Asignar tareas de seguimiento• 47% Anotar lo discutido• 46% Invitar solo el personal esencial• 36% Escribir agenda con tiempos límites

Fuente: GM Consultants, Pittsburg, 1993

• Lista de Cotejo (ANTES)

• Definir el propósito y los resultadosesperados

• Desarrollar la agenda• Determinar participantes• Reservar salón y equipo requerido• Decidir en el arreglo mas efectivo• Distribuir la agenda previo a la reunión• Informar a los participantes sobre

preparaciones necesarias

Antes de la reunión

Determinar el objetivo

Prepare la

agenda

Hago los arreglos y

reservacion para el lugar

Envie invitaciones

Comportamientos que ayudan

• Comenzar a tiempo• Servir de portero• Revisar y mantener la agenda• Asignar el secretario(a) o anotador(a) • Asignar tareas o responsabilidades y

establecer las fechas para su terminación• Aclarar y probar entendimiento• Resumir• Terminar a tiempo• Enviar la notas de la reunión

........Construir Confianza

Consideraciones…

• Planifique descansos cada 45 minutos, 5 minutos es óptimo para estirar, textear, tomar café o refresco…

• Brown bags, evite reuniones de almuerzo• Mantenga el horario aun si la discusión está

en apogeo• Verifique los aspectos fisicos de la reunión• Llegue temprano

Como trabajar con miembros dificiles

• Escuche, no debata• Hable en privado primero• Convierta comportamientos negativos

en contribuciones positivas• Hágalo la responsabilidad del grupo• No lo personalice• Trate otras metodologías, pequeños

grupos, pares, tormenta de ideas, etc

Algunos comportamientos dificiles

TardanzasAgradezca a los que llegaron a tiempo

ArgumentativoMantenga su temple (Chill). Busque algun punto meritorio. Hable en privado

Conversaciones LateralesEvite el sarcasmo. Reenfoque el grupo en la reunión

Perdiendo el enfoqueUse el “Estacionamiento” para ideas no tratadas en la agenda. Repita el propósito de la reunion

Más comportamientos difíciles

• Quejumbroso(a)

• No participan

• Celulares

• Ilustrar lo que se puede y lo que no se puede cambiar. Incluya al grupo en buscarideas de como trabajar el asunto

• Examine lo que los motiva. Pregúnteles su opinion

• Solicitar que se pongan en silencio y no textear durantela reunión

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=e5XhMktuuu8

Comportamiento personal

• Contacto visual – es indicativo del interés porel interlocutor

• Postura - Expresa la actitud y nivel de energia, lenguaje

corporal dice mucho

• Expresiones - Expresiones faciales dicenmucho mas que las palabras(1:1000)

• Silencio - Es permisible

Ideas para mejorar…

• Cambiar el estilo de la presentación• Cambiar el lugar regular de la reunión• Rote la dirección de la reunión• Establezca el “estacionamiento” para

capturar otras ideas• Haga las reuniones mas entretenidas

– Rompehielo– Reuniones de pie

REPASO - Elementos

• Objetivo de la reunión:– Se necesita una decisión?– Se quiere generar ideas?– Se estan recogiendo reportes y actualizaciones?– Se esta comunicando algo?– Se estan desarrollando planes?

– Al final de la reunion, yo quiero que el grupo…

Repaso, cont…• Agenda:

– Prioridades, que debe ser discutido?– Resultados, que se necesita lograr?– Participantes, quienes deben de estar

presentes?– Secuencia, orden de temas a discutir?– Tiempo, cuanto tiempo se le asigna a cada

tema?– Dia y hora, cuando se lleva a cabo la

reunión?– Lugar, donde se lleva a cabo la reunión?

Objetivos

T

S mart - inteligentes

M easurable - medibles

A chievable

R ealistic

T imely

SMA

R

Meetings Checklistdone comments date/ref

Agenda

Priorities

Outcomes

Sequence

Timings

Attendees

Date

Time

Venue

Variety

Notification

Notes of last meeting

Directions/map

Materials (as required by agenda items)

Reference material for ad-hoc queries

Results and performance data

Equipment (make separate check-list)

Electrical Power (if applicable)

Domestics

Catering arrangements

Note-paper, pens, name-plates

Refreshments

Guest care/instructions

Heading: Date and Time:Venue:Present:Apologies for absence:In attendance:

notes, agreements and actions (change item headings as applicable) person responsible for each action agreed

1. Approval of previous meeting notes/minutes:2. Matters arising:3. Finance/financial performance6. Operations or Divisional Activities8. Distribution9. Environmental10. Quality Assurance, etc11. Human Resources12. Projects13. Communications and Team Briefing Core Brief14. Any other business15. Date of next meeting

Time meeting finished:

Signed and dated as a true record.............................

Writer's initials, file reference and date:

Puntos claves…

• Haga que la reunión valga, si no, NO vale reunirse

• Defina las metas y distribuya la agenda antes• Maneje la reunión, y manténgala en el tiempo• Recoja el insumo constructivo de los

participantes• Cierre con un plan de acción, dejando saber los

próximos pasos• Anote el progreso de las decisiones tomadas en

la reunión• Comunique las decisiones y las próximas

acciones

Despues de la reunión

Enviar minutas de la reunion 2 dias

despues

Enviar minutas de la reunion 2 dias

despues

Monitorear el progreso de las

decisiones tomadas en la

reunión

Monitorear el progreso de las

decisiones tomadas en la

reunión

Evaluar el valor de la reunión

Evaluar el valor de la reunión

El costo de las reuniones• Horas de trabajo—Calcular el sueldo combinado de los participantes

+ costo administrativo (overhead) + costos variables / Horas de trabajo anual (52 semanas x 40 horas = 2,080 horas anuales)

• Fuera de horas de trabajo – Calcular el costo de cuidado de niños o adultos y otras funciones

Calcule el costo de sus reuniones

Agregar costos adicionales de refrescos/comida, papel, alquiler de equipo etc.

Sueldos anuales

Overhead Total Horas anuales de trabajo

Costo por hora de reunión

$500,000 $40,000 $540,000 2,080 $259.62/hr

Recursos • Templates• http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm

• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI

• Videos Running Meetings:• http://www.youtube.com/watch?v=xQW1fEwYZVA

• Roberts Rules of order,• http://www.roberstrulesmakesimple.com• http://www.youtube.com/watch?v=uvLDlPlxaRg• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI

Referencias

• “Before And After The Meeting”, Tom Krattenmaker, Harvard Business Review

• “Effective Meeting: A Checklist for Success”, Nick Morgan, Harvard Business Review

• “Five Tips for Better Virtual Meetings”, Karen Bodaand Rebecca Hinkle, Harvard Business Review

• “Getting Everyone to Agree in Meetings - The Impossible Dream?”, Charlie Hawkins, www.makemeetingsmatter.com

• How to Make Meetings Work!, Michael Doyle