Workshop : Reuniones de trabajo efectivas

Expositor:Rafael Trucíos MazaRafael Trucíos Maza

marketingsocial mediaconsultoría

““Si en una reunión todos piensan lo mismo, quiere decir Si en una reunión todos piensan lo mismo, quiere decir que alguien no está pensando” que alguien no está pensando”

George PattonGeorge Patton

MarketingPartners

Rafael Trucíos MazaConsultor

• Administrador de empresas con mención en Marketing y diplomado en SCM.

• Consultor especializado en Community Management, Marketing Digital y Web 2.0

• Docente y expositor de los cursos de Marketing y Gestión Comercial, Marketing Digital, Técnicas de Ventas y Negociaciones, Comercio Electrónico, Planeamiento Estratégico y Comportamiento del Consumidor.

• Ponente en temas relacionados a Gestión comercial, Marketing, Social Media, Marketing Digital, e-business y Logística

• 16 años de experiencia laboral en el sector público y privado en las áreas de logística, comercial y marketing

¿Cómo tener reuniones de trabajo

efectivas?

Reuniones EfectivasReuniones Efectivas

Una reunión es la forma más efectiva de lograr la interacción

y el compromiso de una persona hacia una meta determinada

Consideraciones previas para agendar una reunión

1. Planificar para decidir o resolver un problema2. Definir la reunión como medio de apoyo no de rivalidad3. Elegir cada miembro como una fuente de recursos4. Prestar atención a los propósitos de la reunión5. Hacer que se respete la reunión6. Comenzar bien desde el inicio7. Pensar en resolver el problema8. Planificar una reunión para obtener resultados

¿Para que nos reunimos?

Para trasmitir y comprender mensajes

Para recabar opiniones y hechos concretos

Para comunicarse con los demás

Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas

Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo

¿Cuándo fracasan las reuniones?

Los objetivos no han sido alcanzados y las tareas establecidas no se han cumplido

Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal

El clima ha sido pesado y los debates estériles

Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo tocando temas no agendados

Han faltado demasiados participantes o en su defecto los presentes han participado poco

¿Cuándo no debemos reunirnos?

Necesitamos acciones inmediatas

Presencia de grupos muy numerosos

Cuando no exista interés en los objetivos presentados por parte de los participantes

Si el problema está entre una persona y usted mismo

Si no hay información a presentar

Si son temas que pueden ser resueltos por una persona

Cuando haya mal ambiente y tensión entre los participantes

¿Qué es una reunión de trabajo?

Definimos una reunión de trabajo, como la actividad desarrollada por los miembros de una organización con la finalidad de definir un objetivo, alcanzarlo y medirlo durante su ejecución.

Esta actividad, que puede desarrollarse de manera presencial o remota y permite plantear estrategias conjuntas entre las diversas áreas de la empresa enfocadas a los objetivos que por lo general se encuentran definidos en el plan estratégico.

Todo lo comentado y presentado debe de estar incluido en un acta para que esta sirva como agenda para la próxima reunión programada.

Características

� Debe existir un grupo.� Comunicación fluida y constante entre los

asistentes.� En un lugar concreto y con un tiempo

determinado.� Las decisiones se toman por consenso.� Debe haber objetivos.

Objetivos

Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de actuación,

metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios. Coordinar funciones de los miembros del equipo.

Pasos para agendar una reunión

1)Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad, objetivos y contenido)

2)Asistentes adecuados.3)Convocar con tiempo y forma adecuadas.4)Facilitar medios materiales y recursos.5)Definir quien asumirá el rol de moderador.6)Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo la

eficacia y eficiencia.7)Discutir racionalmente y concretar decisiones finales

del parecer del equipo.8)Llevar a la práctica los acuerdos adoptados

definiendo fechas y responsables los cuales irán anotados en un acta.

Posibles problemas que se pueden evitar

Acciones más comunes:� Antes de la reunión:

No efectuar la convocatoria adecuada. Elegir unos medios materiales inadecuados

(estructurales) No preparar de forma adecuada los temas y

tratar de improvisar.

Posibles problemas que se pueden evitar

Durante la reunión: Llegar tarde y/o interrumpir Prolongar la sesión inadecuadamente. Problemas entre miembros o divagaciones en la

reunión. No cumplir el orden definido en la agenda. Discutir soluciones antes de abordar correctamente

los problemas. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunión.

Posibles problemas que se pueden evitar

Después de la reunión:

No redactar y entregar el acta a los participantes.

No evaluar lo acontecido en la reunión.

No definir responsables por cada actividad

No desarrollar un seguimiento de los acuerdos adoptados.

Determinar prioridad de los temas a tratar

Tipos de posición (adecuación)

Elementos negativos que afectan el desarrollo de una reunión

Llegar tarde e interrumpir saludando Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado Interrumpir de continuo El que aclara de continuo o se enfada El que cree que todo el tiempo es para él El que recibe llamadas en el móvil El que quiere acabar rápido El que va a la reunión sin prepararse El que ataca a todos los demás El que habla toda la reunión con el de al lado

Recomendaciones finales

Informar y recordar a los asistentes el objetivo de la reunión Minimizar el numero de participantes Definir una agenda Establecer el propósito y motivo Involucrar a todos los participantes Usar diagramas, cuadros y gráficos Agendar los temas importantes pero no relacionados Registrar las acciones a seguir y sus responsables Elaborar y distribuir un acta Medir la efectividad de las reuniones

PreguntasPreguntas

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� “Nunca andes por el camino trazado, pues te conducirá únicamente hacia donde los otros fueron”

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