Conducción de Reuniones EficacesDafnhe Gatgens BarqueroSebastien Belhumeur

Objetivos

• Definir las buenas prácticas y recomendaciones para conducir reuniones de manera eficaz.

• Describir la estructura que debe llevar una reunión eficaz.

• Mencionar situaciones problemáticas que pueden darse en una reunión.

Que hago aquí? Tengo mucho trabajo que hacer.

Que sueño!

Que hambre tengo, cuando va a terminar esto?

Por qué no deja de hablar?

Eso ya lo dijo! Por qué lo está repitiendo?

Que es una Reunión Efectiva?• Espacio laboral que logra la interacción y compromiso de

personas hacia un objetivo determinado.

Por qué Optimizar las Reuniones?• Constituyen un medio para construir climas de trabajo favorables y alcanzar las metas

del equipo.

• Permiten formular, monitorear y evaluar el cumplimiento de sus Planes Estratégicos, Planes Operativos y Compromisos de Desempeño de Equipo.

• Permiten Instalar un estilo de trabajo colaborativo, de participación y aprendizaje.

Además:• Ocupan un gran porcentaje de la semana laboral.• Representan un costo importante• Son parte de la vida cotidiana y social

Valor de las Reuniones

Tipos de Reuniones

Principales Etapas de una Reunión

Antes de la reuni

ón

• Determinar si la reunión es indispensable.• Seleccionar o identificar el tipo de reunión requerida.• Preparación de la reunión.

Durante la reuni

ón

• Inicio• Conducción• Cierre

Después

de la reuni

ón

• Envío del Acta a los participantes.• Evaluación de la reunión.• Monitoreo de cumplimiento de acuerdos.

Antes de la Reunión

1- Determinar si la Reunión es Indispensable

Propósito: Tener una razón que justifique la reunión: motivo, recursos y tiempo invertido. (Que quiero lograr con esta reunión?)

Oportunidad adecuada: Evaluar el contexto en términos de clima interno, disponibilidad de la información, efectos en las personas. (Es el momento oportuno para llevar a cabo esta reunión?)

Propósitos AceptablesCompartir Información: Cuando no se tiene claro que información se requiere, o está disponible

Construcción de Compromiso:Cuando se requiera que los individuos se comprometan con un curso de acción.

Difusión de Información y Retroalimentación:Transmitir un mensaje a muchas personas de la misma forma y se requiere medir la reacción.

Solución de Problemas:Manejar un problema complejo y establecer opciones para decisiones mediante lluvia de ideas.

2- Seleccionar el tipo de Reunión:

Analizar tema y objetivos a alcanzar.

Tipos•Consultiva•Control de Gestión•Participación o Negociación•Información•Planificación y Evaluación

3- Preparación de la Reunión

3- Preparación de la ReuniónParticipantes:

• Identificar los asistentes necesarios

• Citar a personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de reunión, el rol que desempeñan o la contribución que puedan hacer. (Considerar conocimiento, experiencia, capacidad de análisis)

• Anticipar, de ser necesario, la reacción del equipo de trabajo ante los contenidos de la reunión y plantear los contenidos de manera que esto no obstaculice el logro de los objetivos.

Tamaño Composición Habilidades

3- Preparación de la ReuniónAgenda:• Si se trata de una reunión de continuidad, revisar actas previas.

• Tener la información 100% clara.

• Preparar tabla de reunión:• Objetivo o propósito de la reunión.• Hora de inicio y término.• Temas a tratar y orden de prioridad.• Tiempo asignado a cada uno de los temas.• Responsable por tema.

• Organizar los temas por grupo genérico

• Sintetizar la información que se debe comunicar.

• Considerar tiempo para generar ideas, debatir, tomar decisiones, cerrar el debate.

Sugerencia:Iniciar con un tema que

unifique al grupo. Incorporar temas

difíciles y delicados.Finalizar con otro tema que unifique al grupo.

3- Preparación de la ReuniónCitaciones:

• Evitar fijar las reuniones en horarios inconvenientes: Lunes (o martes) a primera hora, viernes por la tarde (o sábado por la mañana).

• Convocar a los asistentes con anticipación. Indicar lugar, fecha, hora de inicio y término.

• Difundir la agenda entre los participantes.

3- Preparación de la ReuniónEspacio físico y materiales:

• Coordinar el espacio físico para la reunión: lugar ordenado, ventilado e iluminado, disposición de las sillas adecuada.

• Preparar material escrito si es necesario.

• Preparar equipos de proyección y audio en caso de ser necesario.

Sugerencias en caso de utilizar presentaciones

• Definir un formato y estructura única para los expositores• Explicitar lo objetivos del tema que aborda la presentación• Recurrir a ayudas visuales sintéticas• Establecer conclusiones o resumen

3- Preparación de la ReuniónAsignación de roles (opcional):Fomenta la participación y permite a líder de la reunión concentrarse en su papel.

a) Apoyo Administrativo: Resuelve aspectos prácticos para el éxito de la reunión tales como asegurar la participación de los convocados, disponibilidad del lugar y materiales requeridos.

b) Registro de Acta y Control de Avance (Redactor): Lleva el registro de los temas tratados, las decisiones y compromisos.

c) Expositores: Cuando se aborda un tema con profundidad es recomendable designar a un expositor.

d) Moderador: Persona encargada de dirigir la reunión dando la palabra a los que quieren intervenir.

Durante la Reunión

Estructura de la ReuniónIntroducción

Clarificación de expectativas

Normas

Metodología a utilizar

Inicio del desarrollo de los puntos de la agenda

Mantenimiento del proceso y revisión de procedimientos

Cierre formal

1- InicioPuntualidad: Iniciar la reunión a la hora programada

Revisión de agenda (Expectativas):• Exponer objetivos y resultados esperados de la reunión.• Repasar agenda con participantes para evaluar necesidad de añadir o eliminar algún

punto.• Entregar material de apoyo para consulta si es

Ambientación:• Agradecer la puntualidad de los asistentes.• Conversar informalmente con los participantes para distender el ambiente.

1- InicioPresentación de los participantes

Definición de normas de la reunión:

Ejemplos:

• Respetar agendas y tiempos por tema. (No salirse del programa)

• Silenciar celulares

• Aplazar para otra reunión temas que no se relacionen con la agenda.

• Fomentar comentarios y discusiones sobre temas, asuntos e ideas y no sobre personas.

• Solicitar a los participantes que permanezcan durante la reunión.

• Dar y pedir la palabra. (Solo una persona a la vez)

2- ConducciónFomento de la participación:

• Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin descalificación.

• Atender y escuchar de manera explícita, con una actitud empática. Mirar a los ojos a los participantes e invitarlos a su vez a dirigirse a todos los participantes cuando hablan. (Comunicación asertiva)

• Otorgar un papel relevante a los participantes en la toma de decisiones.

• Estimular a los que no participan preguntando directamente a cada uno solicitando respuestas.

• Fomentar que el equipo analice los temas planteados.

• Impedir que una persona monopolice la discusión.

• Mantener una actitud flexible frente al grupo y los temas discutidos.

2- ConducciónRegistro de Acta:

• Permite reconstruir discusiones en una nueva reunión.

• Permite recordar las decisiones tomadas y acciones a realizar.

• Permite a personas que no asistieron a la reunión conocer los puntos tratados y acuerdos tomados.

Se debe registrar:

Puntos tratados

Acuerdos Adoptados

Responsabilidades asignadas

Plazos establecidos

2- ConducciónFocalización en los objetivos de la reunión:

• Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto está próximo a terminar.

• Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención de los objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes.

• Evitar la introducción de temas que, aunque vinculados a la agenda de trabajo, no interesan esencialmente a los fines de la reunión.

• Evitar retomar discusiones después de haber llegado a una conclusión acerca del tema.

2- ConducciónManejo del contenido: • Revisar cumplimiento de los compromisos asumidos en la

reunión anterior para chequear su cumplimiento, ver los avances o renegociar.

• Identificar las causas de no cumplimiento de compromisos, si esto ocurriera y re-definirlos, o re-calendarizar.

• En caso que sea necesario, analizar la posibilidad de flexibilizar aquellas tareas, que no aportan valor a los objetivos, como temas menos relevantes o tareas improductivas.

2- ConducciónDefinición de compromisos y acuerdos: • Planificar las tareas considerando plazos y responsables. • Priorizar las tareas que deben hacerse. • Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados. • Delegar tareas a los participantes. • Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y acciones a llevar a

cabo. • Definir, en caso que sea necesario, mecanismos de apoyo (traspaso de conocimientos,

prácticas colaborativas, capacitación dentro del mismo equipo, capacitación cruzada, entre otras).

• Si se trata de una reunión de planificación, establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el avance de los compromisos y la superación de desafíos.

• Explicitar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas reuniones, hasta que estos hayan sido cumplidos.

3- CierreRecapitulación: • Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta.

• Efectuar, o solicitar a algún participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha tentativa de próxima reunión, y monitoreo de los acuerdos pactados.

• Preparar agenda siguiente.

3- CierreManejo del estado de ánimo al cierre de la reunión:

Dependiendo del tipo de reunión:

• Entregar feedback al equipo de su participación en la reunión, para resaltar los aportes y/o fomentar actitudes de atención, compromiso y contribución.

• Recoger opinión de los miembros: cómo fue el trabajo en equipo, cómo se sintieron los participantes durante la reunión.

• Entregar reconocimiento por los avances que estas reuniones han permitido.

• Favorecer estados de ánimo favorables al trabajo.

Después de la Reunión

1- Envío de Acta• Revisar el acta y validarla con los demás participantes.

• Enviar el acta con los acuerdos asumidos (en no más de dos días posterior a la reunión), lo que ayudará a los participantes a recordar qué se ha debatido y decidido en ella. Recordar a aquellos participantes que por alguna razón estuvieron ausentes.

2- Evaluación de la Reunión

Esta actividad debe ser realizada por quien convoca y/o dirige la reunión. Su propósito es evaluar la eficiencia y eficacia de la reunión en relación al objetivo que la originó, a través de los siguientes ámbitos

Evaluar si se cumplieron los objetivos de la reunión y en qué porcentaje.

Evaluar material de apoyo utilizado y/o entregado a los participantes.

Verificar asistencia y pertinencia de los participantes convocados y quienes efectivamente estuvieron presentes.

Verificar si se cumplieron los horarios estipulados y las normas.

Aspectos Formales Evaluar el grado de

cumplimiento de los compromisos contraídos en la reunión anterior, si corresponde.

Verificar que se tomaron y aprobaron decisiones.

Analizar el grado de participación de los miembros del grupo y clima de la reunión.

Identificar aprendizajes y posibles acciones de mejora.

Dirección de la

reunión

3- Monitoreo de Cumplimiento de Acuerdos

Esta etapa, si bien no es parte de la reunión, resulta clave para que se concreten los compromisos cuando éstos se han acordado.

1. Calendarizar los hitos a monitorear.

2. Asegurar que se efectúe monitoreo de los hitos, haciendo un seguimiento a la programación realizada.

3. Cumplir los compromisos propios.

Situaciones Problemáticas

Los impuntuales Los que se van temprano

Los desmemoriados Los desertores Los susurradores Los

Conversadores Los atacantes

Los intérpretes Los chismosos Los sabelotodo Los apuntadores Los ocupados Los que interrumpen Los chistosos

Resumen y Conclusiones

Preguntas Básicas

Es necesaria esta

reunión?

Puedo eliminar su asistencia?

Que estoy intentando conseguir?

Es esa razón suficiente

para convocar

una reunión?

Se puede eliminar la

reunión mediante el uso de otros

medios?

Resumen y Conclusiones

Las 5 “P” de las

reuniones efectivas

Propósito

Participantes

PlaneaciónParticipación

Perspectiva

Gracias