Formación de Equipos Directivos “LA PERSONA EN LAS ORGANIZACIONES” 23 de febrero de 2006

Reuniones

Alfonso C. Davalillo Aurrekoetxea Director de Profesorado de la UPV/EHU Colaborador Cátedra de Calidad de la UPV/EHU

Las Reuniones en los Centros

HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO

Reuniones en los Centros:09:00 Entender el sentido

a.- Factores Reuniones Eficaces a.- Trabajo en grupo del instrumentob.- Tipos de Reuniones b.- Puesta en Común "reunión" dentro delc.- Metodología de las Reuniones c.- Presentación Teórica trabajo del equipo

11:00 directivo de un centroDESCANSO

EL TIEMPO

Las Reuniones en los Centros

Un factor muy importante:

Hora de comienzo. Hora de finalización. Duración prevista

de la reunión. 1 1/2 horas

Las Reuniones en los Centros

¿Cómo abordamos los usos y costumbres respecto a la puntualidad y su impacto en las reuniones?

Matriz de Evaluación de nuestras reuniones

TRABAJO EN GRUPO

Reuniones en las que tomamos

parte

Para qué las reuniones

Rol que cumplen las reuniones

Evaluación del funcionamiento de las reuniones

¿CÓMO MEJORAR TODOS ESTOS

ASPECTOS?

LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD

Las Reuniones en los Centros

Tipos de reuniones:

De Trabajo. De Gestión.

Equipo de Dirección Equipos de Mejora Grupos de Trabajo

Claustro

Acogidas Presentaciones Informativas

Decidir los propósitos de la reunión.

Desarrollar el plan de la reunión : Quién, Qué, Dónde, Cuándo.

Preparar y distribuir el orden del día con antelación.

Arreglar el área de la reunión.

Las Reuniones en los Centros Factores para las reuniones eficientes:

Comenzar puntualmente. Presentación de los miembros. Responsable para llevar cuenta

del tiempo. Responsable que registre lo

tratado.

Metodología de las reuniones - 1

Primera Reunión :

Metodología de las reuniones - 2

Inicio de la Reunión :

Revisar, ordenar, cambiar el orden del día (si procede).

Establecer límites de tiempo para cada punto.

Revisar los compromisos de la reunión anterior.

Metodología de las reuniones - 3

Durante la Reunión :

Respetar la palabra. Ser breve e ir al grano. Explicar el punto de vista calmadamente. Mantener una mentalidad abierta. Escuchar sin parcialización. Comprender lo que se dice sin interpretarlo.

Evitar conversaciones laterales. Respetar las opiniones de los demás. Pasarlo bien.

Metodología de las reuniones - 4

Final de la Reunión :

Resumir la reunión con el equipo. Redactar los acuerdos alcanzados. Explicitar los compromisos

adquiridos: Quién, Qué, Cuándo y Cómo.

Definir el siguiente Orden del Día.

Metodología de las reuniones - 5

Y nunca nos podemos olvidar de….

Evaluar la reunión. Establecer fecha y hora para la

siguiente reunión. Terminar a tiempo. Limpiar área de reunión.

DESCANSO…

HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO

Estrategias y Herramientas:11:30 Identificar estrategias

a.- Participar en reuniones eficientes a.- Trabajo en Grupo y herramientas parab.- El conductor de ls reuniones b.- Puesta en común mejorar la eficacia c.- Evaluar las reuniones c.- Presentación teórica de las reuniones

13:30COMIDA

Estrategias y Herramientas para la gestión de las reuniones

Enumerar 10 Normas de Funcionamiento aplicables a los miembros que van a trabajar en una reunión

TRABAJO EN GRUPO

Objetivo

Definición del poder decisivo

Participantes

Roles y funciones

LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD

Formularios y Registros

DISEÑAR EL PROCEDIMIENTO PARA UNA REUNIÓN-TIPO DE LAS QUE REALIZAMOS HABITUALMENTE

Técnicas de trabajo y toma de

decisiones

Participar en reuniones eficientes ACONDICIONAMIENTO

REPASO AL ORDEN DEL DÍAArranque

REPASO A LA FICHA DE ASUNTOS PENDIENTES

DesarrolloPLANTEAMIENTO

DE LOS

ASUNTOS

EXPLICACIÓN DE LOS ACUERDOS

ORDEN DEL DÍACierre

RESUMEN DE LA REUNIÓN

Duración dela reunión en

tiempo(<11/2 horas

Procedimiento de Planificación de una Reunión

SALA :

REUNIÓN DE :

FECHA: De: horas, A : horas.

PERSONAS REUNIDAS ÁREAS DE FUNCIONALES

NOTA : ¡ GRACIAS POR NO INTERRUMPIR !

Para dejar cualquier nota o aviso a alguna de las personas reunidas, hágalo en el espacio de abajo.

Información de una

Reunión

Asuntos Responsable Plazo Observaciones

Asuntos

Pendientes

Fecha: Hora: Lugar: Duración Real:

Nombre del Equipo:Coordinado por:

Personas ausentes:• • •

Personas Asistentes:• • • • • • •

ASUNTOS TRATADOS :

•

•

•

•

PRINCIPALES ACUERDOS ALCANZADOS:

1.-2.-3.-

ORDEN DEL DÍA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN:

1.-2.-3.-

Fecha de la próxima reunión: Lugar: Hora:

Acta de una

Reunión

Fecha: Hora: Lugar: Duración Prevista:

Nombre del Equipo:

PERSONAS CONVOCADAS:• • • • • • • •

OBJETIVO:

ORDEN DEL DÍA:

•

•

•

•

• RUEGOS Y PREGUNTAS

COMPROMISOS ADQUIRIDOS:

1.-2.-3.-4.-

Convocatoria de una

Reunión

Evaluar la Reunión

OBJETIVO: Identificar el objetivo u objetivos que ha tenido la reunión

Nombre del Equipo:

¿CÓMO HA IDO NUESTRA REUNIÓN? 5 4 3 2 1

1.- Estaba claro el objetivo de la reunión

2.- Ha sido útil y constructiva la reunión

3.- Se ha seguido el Orden del Día

4.- Se ha escuchado y tenido en cuenta las ideas detodas las Personas reunidas

5.- Se han traído los deberes hechos

6.- Han quedado claros los acuerdos, responsablesy plazos

7.- Se ha respetado el horario de la reunión

¿QUIERES EXPRESAR ALGÚN OTRO COMENTARIO?

1.-2.-3.-

Fecha: Lugar:

Y nunca nos podemos olvidar de….

¿Qué hemos hecho bien? ¿Qué podemos mejorar?

Dos buenas herramientas para el conductor de una reunión…

La LLUVIA DE IDEAS El MULTIVOTO

El CONDUCTOR de una reunión

Comenzar y terminar puntualmente. No permitir conversaciones laterales. No perder el objetivo de la reunión. Ser flexible. Usar la triple H.

Aspectos que debe tener en cuenta:

HUMANIDAD HUMILDAD

HUMOR

¿Cómo debemos abordar un proceso de votación cuando hay 4 propuestas diferentes y se trata de escoger la que cuenta con el mayor apoyo y a la vez necesitamos minimizar el número de perdedores en el proceso de toma de decisión?

¿Cómo organizamos un debate cuando hay varias propuestas diferentes y un ambiente crispado o incluso cuando la reunión sirve de puesta en escena de un conflicto existente con carácter previo?

TRABAJO EN GRUPO

Lluvia de Ideas: ¿Para qué usarla?

Para definir las posibles Causas que originan un problema.

Parar identificar acciones a realizar. Para identificar, definir y decidir

soluciones. Para generar nuevas expectativas. Para salir de situaciones

estancadas.

Lluvia de Ideas: ¿Qué es?

TÉCNICA QUE GENERA IDEAS. SE BUSCA CANTIDAD ….. NO

CALIDAD. Estimula la CREATIVIDAD. NO SE EVALUAN LAS IDEAS. TIPOS: - LIBRE ROTACIÓN. - POR TURNO. - POR PAPEL (Post-it))

Lluvia de Ideas: FASES

FASE DE GENERACIÓN DE IDEAS donde lo importante es conseguir un elevado nº de ideas sin valorarlas

FASE DE ACLARACIÓN donde el equipo se asegura de que todos entienden el contenido de las ideas

FASE DE EVALUACIÓN el equipo revisa las ideas, elimina duplicidades, irrelevancias o ideas fuera de contexto.

ESTABLECER CLARAMENTE EL PROPÓSITO. ESTABLECER EL TURNO O SECUENCIA. PRESENTAR UNA IDEA A LA VEZ. NO EVALUAR NI CRITICAR IDEAS EMITIDAS. DECIR “PASO” SI NO SE PUEDE

CONTRIBUIR. REGISTRAR (EN UN LUGAR VISIBLE) TODAS

LAS IDEAS.

Lluvia de Ideas: ¿Cómo se hace?

COMIDA…

HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO

Habilidades de Comunicación:15:00 Identificar los

a.- Afrontar situaciones a.- Trabajo en grupo aspectos más b.- Escucha activa b.- Puesta en común destacados de la

c.- Presentación teórica comunicación interna17:00 en un centro

HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

3 Características de una buena comunicación.

TRABAJO EN GRUPO

TRES PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN

LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD

RESPONDER AL CUESTIONARIO

CONCLUSIONES

ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN

EMISOR RECEPTOR CODIFICACIÓN

NECESIDAD

CANAL DECODIFICACIÓN

ROLE TAKING

MENSAJE

FEED BACK

¿CÓMO comunico?

¿TENGO EN CUENTA AL RECEPTOR? ¿TENGO EN CUENTA EL MENSAJE?

LO HAGO..... ¡¡ COMO SIEMPRE !! ¡qué tontería!

¡¡ NO !!

Si somos EMISORES nos debemos preguntar

• El mayor reto de cualquier Dirección, de cualquier organización, es que todas (o la mayoría) de sus personas estén implicadas en la labor que deben desempeñar y asuman sus responsabilidades.

• Dicho de otra manera, que las cosas funcionen BIEN sin tener que estar controlando.

PERO....Desde el punto de vista de la implantación de la comunicación ¿qué solemos utilizar?

–LA IMPOSICIÓN, el AUTORITARISMO, el CONTROL... –Que nos lleva a:

•Descubrir lo mal que se hacen las cosas... •Las voluntades retorcidas de ciertas personas... •La sensación de engaño constante..... •El miedo, la intimidación, el resentimiento, la desconfianza...

Como Dirección ¿QUÉ DESEAMOS?

• La comunicación exige: “ HABLAR MENOS DE LAS PERSONAS Y

HABLAR MAS CON ELLAS, PARA ENCONTRAR VÍAS DE SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS ACTUALES.

• Esto exige estar constantemente alerta para efectuar cambios en las soluciones que pudieron ser buenas ayer.

• Dicho de otra manera hay que plantar cara a “esto siempre se ha hecho así”.

Una Primera idea

• La planificación de la comunicación implica una relación con los demás (como en la mayoría de las actividades) y requiere valorar dos aspectos...

• COEFICIENTE INTELECTUAL

(Saber – Razón - Cabeza)

• INTELIGENCIA EMOCIONAL

(Sentir – Afecto - Corazón)

Una Segunda idea

Una Tercera idea

• La comunicación implica a LA PERSONA en TODA su integridad.

• Las palabras SOLAS no transmiten un mensaje, hay aspectos que “suenan” más fuerte...

Componentes de la comunicación:

•PALABRA 7 %

•EXPRESIÓN FACIAL 23 %

•TONO DE LA VOZ 20 %

•LENGUAJE CORPORAL 50 %

Esta competencia tiene dos dimensiones:

• LA CONCIENCIA SOCIAL (Empatía, Conciencia de la organización, Servicio)

• LA GESTIÓN DE LAS RELACIONES (Liderazgo inspirado, Influencia, Desarrollo de los demás, Catalizar el cambio, Gestionar los conflictos, Establecer vínculos, Trabajo en Equipo)

La relación “con los demás” es una competencia

de nuestra inteligencia emocional

• EMPATÍA: somos capaces de experimentar las emociones de los demás

• CONCIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN: conocemos la política de la organización, detectamos las relaciones de poder

• SERVICIO: reconocemos y satisfacemos las necesidades de nuestros clientes/usuarios

La CONCIENCIA SOCIAL

• INSPIRACIÓN: somos capaces movilizar en torno a un objetivo compartido

• DESARROLLO DE LOS DEMÁS: sabemos dar el feedback oportuno y constructivo

• INFLUENCIA: somos comprometidos y persuasivos en la dirección de un grupo

• CATALIZADORES DEL CAMBIO: reconocemos la necesidad de cambiar y encontramos la solución a las barreras que dificultan el cambio

La GESTIÓN DE LAS RELACIONES

• TRABAJO EN EQUIPO: generamos atmósfera de colaboración amistosa y de respeto, estableciendo y consolidando relaciones .

• Sacamos partido de todas las situaciones. • Comprendemos los diferentes puntos de

vista.

• Articulamos la idea que todos pueden suscribir.

• Reconocemos los sentimientos e ideales de todos,

• Encauzamos la energía en la dirección del ideal compartido.

La GESTIÓN DE LOS CONFLICTOS

... y sin PREJUICIOS

Con los mejores aliados..

La PACIENCIA

La ILUSIÓN

El CORAJE

“En nosotros crece lo que alimentamos en nuestro interior” (Goethe)

“Siembra un pensamiento positivo y cosecharás acciones positivas” (Proverbio sueco)

Y ¿cómo hacemos esto?

La última idea La comunicación no es un problema de técnicas

(CÓMO) , ni de contenidos (QUÉ) , sino de intenciones (PARA QUÉ y PARA QUIÉN)

• para qué • para quién

• qué • cómo

Para comunicar DEBEMOS poner el

énfasis en...