unidad 11 ret: reuniones con el equipo de trabajo

Relaciones en el Entorno de Trabajo

Profesor: Antonio J. Guirao Silvente


UNIDAD 11: “Reuniones con el equipo de trabajo”

Antonio J. Guirao SilventeUnidad 11: Reuniones con el equipo de trabajo

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1. Importancia de las reuniones de trabajo

Para coordinar el trabajo en equipo son imprescindibles las reuniones.

La reunión ayuda a desarrollar el sentido de pertenencia al equipo. Comprendiendo el objetivo colectivo y su trabajo propio y de los demás.

Si no se planifican bien y no se dirigen de forma adecuada pueden generar conflictos y constituir un obstáculo para alcanzar los objetivos o una pérdida de tiempo.


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• Algunos trabajos requieren la participación de especialistas de diferentes ramas

• El profesional se ve obligado a presentar sus ideas de forma clara y organizada, lo que potencia su actividad profesional

• Se ven los puntos de vista diferentes.

• La retroalimentación suele reducir los errores, y el encadenamiento de ideas que se suele producir es muy positivo

• Favorece el acercamiento entre las personas, sintiéndose más seguras y dispuestas a expresarse libremente.

Algunas ventajas de las reuniones de trabajo:


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2. Objetivos de las reuniones

• El jefe puede aprovechar las ideas y puntos de vista de sus colaboradores.

• Oportunidad de información mutua (ascendente, descendente y horizontal)

• Facilita a los colaboradores la comprensión de la toma de decisiones tomada por el jefe. Identificándose con las decisiones.

• Hay una competición de ideas de forma constructiva

• Los miembros del grupo pueden expresar sus ideas abiertamente, evitando que se desahoguen con terceros

• Conocer a las personas (quién está capacitado para desarrollar nuevas ideas, quién está conforme con los objetivos de la empresa...)


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3. Tipos de reuniones.

Las reuniones deben estar motivadas por una necesidad.

• De información. Una o varias personas informan con la posibilidad de que los asistentes puedan hacer preguntas.

• Para analizar problemas. Definir lo que pasa y por qué pasa.

• Para prever problemas. Adelantarnos a los problemas que puedan surgir, preparando medidas preventivas.

• Para tomar decisiones. Buscar soluciones a problemas ya analizados. No se debe empezar discutiendo posibles soluciones, sino necesidades (qué queremos arreglar), no se debe empezar por los hechos, sino por los argumentos (ej: no debemos comenzar discutiendo sobre las reclamaciones sufridas, sino por lo que entendemos por un buen servicio)


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• De planificación. Planificar algo o hacer un programa de actividades. Será preciso hacer una selección previa y ordenarlas en el tiempo.

• Reuniones de control. Asegurarse de que las cosas van como deben y establecer las medidas correctoras cuando sea necesario.

Cada reunión puede tener varias de estas finalidades. Lo importante es que en cada momento se presete atención a la actividad que se está realizando


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4. Fases de la reunión4.1. Convocatoria

• Se debe hacer con la debida antelación, indicando lugar, hora y duración y el/los objetivos.

• Así los participantes podrán prepararla individualmente con antelación.


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4.2. Saludo y toma de contacto

• La reunión debe iniciarse con un saludo y con un breve diálogo breve y cordial.

• Se debe agradecer a los participantes su buena disposición y facilitar que se sientan cómodos


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4.3. Planteamiento del problema

Aunque ya aparecca en la convocatoria es necesario volver a exponer el problema.

4.4. Discusión de alternativasEs conveniente que el director muestre comprensión con

los sentimientos del equipo y se identifique con el mismo, haciendo hincapié en que no se trata de buscar culpables, sino en encontrar soluciones.


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4.5. Cierre de la discusión

• Una vez terminada la discusión, el director debe hacer un resumen de los resultados y dar la oportunidad, a quien lo precise, para que matice o amplíe algún punto.

• Se pasa a la toma de decisión mediante el procedimiento correspondiente, es bueno obtener el compromiso del equipo de que todos aceptan colaborara en la puesta en marcha


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4.6. Acta y seguimiento de los acuerdos

• Los resultados deben ser resumidos en un acta. Que sirve para:

– Informar a los miembros ausentes

– Poner en práctica los acuerdos adoptados.

– Controlar las medidas propuestas.

• Para la redacción del acta se debe nombrar a alguien.


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ACTIVIDADES:

• Página 201: 1, 2, 3 y 4

• Página 202:

– Aplic. conoc.: 2


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5. Preparación de las reuniones

Se observarán los siguientes aspectos:

5.1. Periodicidad y convocatoria.

• Una excesiva frecuencia, sin tener cuestiones que tratar no es bueno.

5.2. Participantes.

• En la reunión deben participar todos los colaboradores dependientes del jefe, aunque no les afecten directamente los motivos a tratar:

a) Para que aporten ideas

b) Al no estar implicados son más objetivos

c) Falta de consideración


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5.3. Elección de tiempo y lugar

• Se evitarán los días en que la mayoría tenga que hacer tareas importantes (evitamos que tengan la cabeza en otro lado)

• No es recomendable el viernes (cansados) o el lunes (no se ha cogido el ritmo)

• El rendimiento es menor al principio de la jornada, va creciendo hasta alcanzar su máximo a medio día, experiementando un descenso antes del descanso. Por la tarde se alcanza otro máximo, menor que el de la mañana, bajando muy fuerte al final de la jornada.

• El lugar puede ser el lugar de trabajo o un lugar adecuado; a veces, es bueno irse a un hotel, fomentando el epíritu de equipo y la actividad.

• En algunos casos se puede invitar a un especialista, limitándose a aquellos casos en que sea imprescindible.


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5.4. Orden del día y preparación del tema.

• La convocatoria debe incluir los temas y la información necesaria para preparar la reunión


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6. Cierre de las reuniones.

• Una vez discutidos los temas objeto de la reunión, es conveniente que el jefe resuma los resultados de la reunión, dando la oportunidad a sus colaboradores de corregir cualquier error. Este resumen no debe contener valoraciones.


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7. Perfil del coordinador de una reunión

• El director de la reunión debe conocerse a sí mismo y aprender de sus errores.


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7.1. Principales características del coordinador de la reunión• Abierto

• Adaptable a diversas situaciones

• Democrático

• Ordenado

• Sintetizador

• Buen informador

• Seguro de sí mismo

• Empático

• Sensible

• Colaborador

• Sociable


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Coordinador autoritario, características:

• Imponer un plan sobre qué hacer y cómo

• Erigirse en protagonista, distribuyendo roles y centrando la actividad del grupo en lo que él quiere.

• Criticar las conductas

• Opinar y favorecer a algún miembro en particular

• Pocos signos de reconocimiento de la tarea realizada

• Las relaciones con otros miembros son de competición y con respecto al jefe de sumisión.

• Los participantes suelen realizar las tareas a disgusto

• La calidad del trabajo es menor y los informes muy generales y simplificados


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Coordinador democrático:

• Actividad principal es dejar al grupo la responsabilidad de qué hacer y cómo hacerlo.

• Dar toda la información al equipo

• Propone procedimientos y hace reflexiones sobre los métodos de trabajo

• Da su opinión personal sólo cuando el equipo se lo solicita

• Los signos de reconocimiento son positivos e incondicionales.

• Las relaciones que se establecen son de responsabilidad y cooperación.

• Los informes suelen tener varias partes, indicando todos los aspectos y puntos de vista tratados, con buenos razonamientos y una conclusión

• Los participantes se sienten satisfechos


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7.2. Aspectos fundamentales en la dirección de una reunión

1. No hacer críticas negativas. Han de hacerse constructivas (centrada en hechos, impedir que se presente de forma hiriente y mostrar franqueza)

2. Evitar el protagonismo. No exponer al principio nuestra opinión personal (evitando condicionamientos), debemos estimular la participación de todos.

3. Escucha activa. Ayudamos al otro a elaborar sus ideas y evitamos que se ponga a la defensiva

4. Formular preguntas. Se puede así, estimular y dirigir la reunión, evitando que se salga del tema.

5. Repetición. Reforzar, precisar y esclarecer los argumentos de los miembros de la reunión.

6. Resumen selectivo. Llevar de nuevo la discusión al tema, si se desvía, o activar la discusión cuando decae el interés o llega a un punto muerto.

El director ordena y presenta al grupo los argumentos discutidos hasta ese momento. Se debe invitar al grupo a que le corrija si no recoge fielmente las aportaciones hechas.


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8. Problemas que surgen en una reunión y cómo solucionarlos

• Nadie rompe el silencio. Una vez planteado el tema a tratar nadie rompe el silecio, no preguntar individualmente. Replantear el tema e invitar a los participantes a exponer las dificultades del mismo.

• Cuando alguien pide aclaración o información adicional sobre uno de los temas del orden del día. El director debe tener un conocimiento exhaustivo de todos los temas. Si no se es un experto, deben estar presentes las personas con conocimientos.

• Cuando alguien cuchichea con otro.

– Timidez > animarle a hacerlo en público

– Aburrimiento > pedirle que comparta sus ideas con el grupo

– Uno monopoliza el uso de la palabra y no aporta nada interesante > dar la palabra a otra persona.

– Aparecen argumentos provocadores > recordar los objetivos de la reunión


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• Un participante formula multitud de argumentos. Puede plantear inconvenientes:

– No permite participar a los demás

– Los argumentos se pierden en la subsiguiente discusión

Se deben anotar los argumentos y cuando haya acabado devolverlos de forma dosificada al grupo.

Si se alarga, debemos interrumpirle de forma cortés, indicando que sería conveniente ir discutiendo los argumentos ya señalados para evitar olvidarlos.

• Lee el periódico y está provocadoramente distraído. Se puede optar por hacer caso omiso e implicarle en la reunión haciéndole alguna pregunta; o criticar abiertamente su comportamiento (depende de las circunstancias)


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• Un miembro no participa.

– Frenar a los participantes que monopolizan la conversación

– Hacer hablar a los que no se atreven o no quieren, con reconocimientos positivos, pidiéndoles su participación.

• Un participante no cesa de hacer payasadas.

Cuando es excesivo, es conveniente cesar el discurso y dirigirle una mirada fría y seria.

• Gestos ostensibles de rechazo o escepticismo.

Podemos ignorarlos, pero lo más conveniente sería invitarlos a exponer sus ideas.


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• El equipo repite la misma idea y parece estancado. Se puede aclarar la situación analizando las alternativas propuestas.

• La discusión sólo gira en torno a argumentos negativos. Se anotan en lugar visible (pizarra) primero los positivos y luego los negativos. Así obligamos a los participantes a reflexionar sobre ambos.

• 2 participantes se enfrentan en una discusión personal. Podemos interrumpir la discusión cortésmente pero con firmeza (dejando el asunto para después), o bien suaviza los puntos de discordia.

• Un participante domina la discusión o interrrumpe por sistema. Se le puede recordar las reglas de la reunión con relación al turno de palabra. Si habla muy deprisa se puede aprovechar una pausa para respirar, resumir lo dicho y para la palabra a otra persona, conviene en ese momento establecer un máximo de tiempo y ser más rígido en la concesión de la palabra.


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• Cansancio. Se debe proponer un descanso.

• La discusión pasa de un punto a otro del tema. Debemos cuidar que no se pase a otro temas hasta que el primero haya sido analizado y discutido suficientemente.

• Primeras intervenciones dificultosos y últimas brillantes. Valorar las primeras intervenciones más costosas que han hecho posible la creatividad y la puesta en marcha.

• Desánimo y desorientación. Resumir lo realizado, enfatizando los logros y lo producido por el equipo.


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ACTIVIDADES:

• Página 201: 5, 6, 7 y 8

• Página 202:

– Act. E-A: 3 y 5



Profesor: Antonio J. Guirao SilventeIMÁGENES UTILIZADAS:

Business people in a meetingVictor 1558Fuente: FlickrLicencia: Creative Commons

Haciendo actividadesFotografía de Antonio Javier GuiraoLicencia: Creative Commons

http://www.flickr.com/photos/76029035@N02/

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