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INFORME PORMENORIZADO
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI
1000:2014
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Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Oficina de Control Interno
Marzo 2016
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
La Secretaría General cuenta con el "Ideario Ético", adoptado mediante el Acuerdo 244
del 2006, el cual se encuentra publicado en la Intranet y en la página web de la Entidad;
dirección electrónica http://transparenciabogota.gov.co/?wpfb_dl=31; durante la vigencia
2015 se actualizó el grupo de gestores de ética mediante la Resolución 187/2015, “Por
medio de la cual se actualizan los gestores de ética de la Entidad”.
Frente a las estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la
Entidad, durante la vigencia 2015 se trabajó con los acuerdos por la transparencia
firmados por todos los directivos de la Secretaría General en el marco de la toma ética
de la entidad realizada el día 15 de septiembre de 2015,
(http://transparenciabogota.gov.co/taller-sobre-ideario-etico-gestores/), de igual forma se
realizó:
Talleres de formación a formadores en valores, (beneficiados 420 participantes en
diferentes talleres).
Cine foro ético realizado en cuatro jornadas diferentes con invitación para todo el
Distrito y una participación de 800 servidores públicos.
Concurso de cuentos y dibujos Infantiles “Mi Ciudad Súper Poderosa” donde
participaron 80 niños y se realizó jornada de premiación con 109 asistentes.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno recomienda para la vigencia 2016, documentar
todas las actividades desarrolladas en el marco del fortalecimiento de este componente,
en cumplimiento del Artículo 11 del Decreto 489 de 2009, "Por el cual se crea la Comisión
Intersectorial de Gestión Ética del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones";
Responsabilidad de las áreas de Talento Humano. Las áreas de Talento Humano, o
quien haga sus veces, de las entidades Distritales, deberán acompañar y apoyar las
diferentes actividades que las/los Gestores/as de Ética o grupos de trabajo para prácticas
éticas promuevan, tendientes a fortalecer la Gestión Ética en las áreas o dependencias de
la respectiva entidad.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
Manual de Funciones y competencias laborales
Para dar cumplimiento al Decreto 2484 del 2014, “Por el cual se reglamenta el
Decreto-Ley 785 de 2005”, en la vigencia 2015, la entidad trabajo en el ajuste del
Manual Especifico de Funciones, lo que permitió posteriormente expedir la
Resolución 062 del 14 de enero de 2016 "Por la cual se ajusta el Manual
Específico de Funciones y Competencias Laborales para los Empleos de la Planta
de Personal de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá".
Plan Institucional de Capacitación -PIC
Para la vigencia 2015, se desarrollaron las actividades inherentes en el
Procedimiento 2211300-164, de la Subdirección del Talento Humano, encaminado
a formular el Plan Institucional de Capacitación PIC de la entidad. Al respecto, se
informa que en concordancia con el Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-
2016 y apoyando el fortalecimiento de lo público, de la función administrativa, la
promoción de la educación, el Plan Nacional de Capacitación (DAFP), así como la
Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación, se estructuró y
desarrolló el PIC 2015; se atendieron el fortalecimiento de las competencias
técnicas de los Servidores, competencias laborales y de desarrollo un trabajo
conjunto con las dependencias, proveedores externos y aliados estratégicos de la
Secretaría General.
En total se beneficiaron 1854 servidores en 43 capacitaciones realizadas en la
vigencia 2015.
De acuerdo al Plan de Gestión de la dependencia, se cumplió a satisfacción con lo
previsto en el indicador de efectividad el cual arrojó un 98% que obedece al
porcentaje de satisfacción de los beneficiarios de las actividades de capacitación,
las cuales se encuentran dirigidas al fortalecimiento de competencias técnicas y
comportamentales para el desarrollo de las funciones.
De igual forma, se desarrollaron actividades de capacitación resaltando la
integración institucional lo que permitió que los servidores se beneficiaran de
temáticas de alto impacto y se profundizará en conocimientos específicos para el
desarrollo de las funciones; en especial las desarrolladas con la Dirección Jurídica
sobre Contratación Estatal, Subdirección de Contratación y Subdirección
Financiera, así mismo, con la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional se
estructuraron los Diplomados Virtuales de manera transversal en temas
relacionados al Sistema Integrado de Gestión; Sistema Único de Acreditación,
beneficiando tanto a Servidores de la entidad como a Servidores del Distrito.
Por otra parte, se contrataron tres capacitaciones con entes externos que
permitieron responder a las necesidades de formación de la Subdirección
Financiera en Normas Internacionales de Información Financiera y se fortaleció el
grupo de gestores de la Entidad con la formación de auditores integrales; así
como se dió capacitación a diferentes niveles de la Organización en
Fortalecimiento de Competencias en el marco del Decreto 2539 del año 2005,
capacitaciones que se brindaron a servidores de carrera, libre nombramiento y
remoción de la Secretaría General.
Durante el primer trimestre de la vigencia 2016, la Subdirección de Talento
Humano, se encuentra construyendo el Plan Institucional de Capacitación de la
Secretaría General, consolidando el diagnóstico de las necesidades reportadas
por las diferentes dependencias; sin embargo, se han adelantado dos
capacitaciones de alto impacto como son Régimen de Prima Media dirigida a los
Servidores pre-pensionados y la Capacitación de Evaluación del Desempeño.
Plan Institucional de Bienestar
Para la vigencia 2015, se desarrollaron las actividades inherentes al Procedimiento
2211300-163, Administración del Plan de Bienestar, el procedimiento
Administración del Subprograma de Salud Ocupacional 2211300-166,
Administración del Programa Plan de Incentivos 2211300-PR-167, de la
Subdirección del Talento Humano, encaminado a formular el Plan Institucional de
Bienestar Social dentro del Sistema de Estímulos de la Secretaría General; en
concordancia con el Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016 y atendiendo
tanto los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, como las necesidades
planteadas por los servidores públicos de la Entidad desarrollando estrategias
orientadas a la dignificación de los servidores.
En el área de protección y servicios sociales se desarrollaron actividades
tendientes a favorecer actividades recreativas, deportivas, culturales, así mismo se
llevó a cabo la financiación de programas de educación formal tanto para
servidores e hijos de los servidores por parte del Comité de Capacitación.
En materia de Seguridad Social Integral se desarrollaron actividades inherentes al
Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo -COPASST, en apoyo y
asocio con la ARL POSITIVA, actividades del programa de vigilancia
epidemiológica, preparación y atención de emergencias, Programa Institucional
de Respuesta a Emergencias PIRE, riesgo público, promoción y prevención en
salud, riesgo psicosocial, Resolución 196 de abril 30 de 2015.
Se desarrollaron 23 actividades en el año, de las cuales se beneficiaron los
servidores con 6551 servicios en diferentes actividades recreativas, deportivas,
culturales, programas de seguridad social integral, salud ocupacional, educación
formal, actividad de pre pensionados, clima laboral, plan ideario ético, plan de
incentivos y orientación de la caja de Compensación Familiar COMPENSAR y
afiliaciones a la EPS Compensar; adicionalmente, se hizo la entrega de bonos
navideños para los hijos de los Servidores y Servidoras.
Así mismo, se indica que durante los cuatro trimestres del año 2015, el desarrollo
de las actividades se complementó con el apoyo brindado por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital, quienes realizaron la celebración y el
reconocimiento del Día de la Secretaria, el día del Conductor y apoyaron el
desarrollo del bienestar con la organización de los Juegos Deportivos Distritales,
así como se registró participación de la Secretaría General en el Torneo Inter
empresas que maneja dicha entidad.
De acuerdo al Plan de Gestión de la dependencia, se cumplió a satisfacción con lo
previsto en los indicadores de efectividad 93%, eficiencia 99% y eficacia del 98%
de cumplimiento. Así mismo, dentro de los indicadores para el fortalecimiento del
clima organizacional en el marco de riesgo psicosocial, en el marco del sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se dió cumplimiento a lo
programado con un 100%, lo que se evidencia en la evaluación del Plan de
Gestión, vigencia 2015.
En la actualidad, la Subdirección de Talento Humano, se encuentra construyendo
el Plan Institucional de Bienestar Social de la Secretaria General para la vigencia
2016.
Programa de Inducción y reinducción
Para la vigencia 2015, se realizaron seis (6) jornadas de inducción y reinducción a
los diferentes servidores de la entidad, actividad de la cual se beneficiaron 308
servidores.
Para esta actividad se cuenta con un registro de 123 encuestas de las cuales el
68% indican la satisfacción del evento.
Para la vigencia 2016, se prevé realizar la actualización de Manual de Inducción y
Reinducción de la Secretaría General, de acuerdo a los lineamientos internos y a
la Estructura Organizacional, acompañado de promoción y divulgación con piezas
comunicacionales y videos.
Plan de Incentivos
A través del procedimiento PR-167 “Administración del Plan de Incentivos”, la
Secretaría General formula anualmente su Plan de Incentivos, el cual para la
vigencia 2015 se adoptó mediante la Resolución No. 051 de 2015, y mediante
Resolución No. 639 de 2015, se proclamaron a los mejores empleados de carrera
administrativa, de libre nombramiento y remoción y los equipos de trabajo
participantes en el proceso de incentivos, se eligió el mejor empleado de carrera
administrativa, se formalizó su premiación y se asignaron incentivos, la cual se
modificó mediante la Resolución No. 678 de 2015.
El Plan de Incentivos para la vigencia 2016, se encuentra en construcción una vez
se adopte se realizará el cronograma de actividades y se procederá con la
convocatoria para equipos de trabajo 2016.
Sistema de Evaluación del Desempeño
La Secretaría General cuenta con el sistema de evaluación del desempeño de la
Comisión Nacional del Servicio Civil; para la vigencia 2015 se realizó capacitación
del sistema con apoyo de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la cual fue
realizada el 5 de febrero.
Durante la vigencia 2015, se realizó la primera calificación de lo cual la
Subdirección de Talento Humano recepcionó las evaluaciones del desempeño de
los servidores de carrera administrativa y asesores.
En la vigencia 2016, el 1 de febrero se remitió memorando a los directivos
señalando la normatividad vigente y solicitando realizar la evaluación del
desempeño para servidores de carrera administrativa y asesores para el período
comprendido entre el 1 de febrero de 2015 al 31 de enero de 2016 y acordar los
compromisos laborales para el primer período, para la evaluación de 1 de febrero
de 2016 al 31 de enero de 2017. De igual forma, el 10 de febrero de 2016 se
realizó capacitación de evaluación del desempeño con apoyo del Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
El direccionamiento estratégico de la Secretaría General, es decir su visión, misión y
objetivos estratégicos, metas de mediano plazo y estructura programática, se encuentran
definidos en el Plan Estratégico Institucional 2012 – 2016. Dicho documento fue elaborado
en el año 2012 y hasta el momento no ha sufrido modificaciones sustanciales.
El Plan Estratégico de la entidad se encuentra publicado en la intranet y la misión, visión y
objetivo estratégicos de la entidad pueden ser consultados en la página web de la
Secretaría General1.
Misión y Visión
Para la vigencia 2015 se mantuvo la misión y visión adoptada en el Plan de Desarrollo
Bogotá Humana 2012-2016, estos conceptos fueron trabajados en el ejercicio de
Direccionamiento Estratégico, coordinado por la Oficina Asesora de Planeación. Como
ruta para las propuestas del Plan de Desarrollo 2012 - 2016 "Bogotá Humana", fueron
divulgados y socializados los principios estratégicos en el aplicativo del Sistema Integrado
de Gestión de la entidad, así como en las inducciones y re-inducciones efectuadas en
mayo y julio 2015 a los Gestores del SIG, quienes simultáneamente comunican la
información al interior de cada proceso en la Secretaría General.
Este aspecto ha sido objeto de evaluación en las Auditorías tanto internas como externas.
También, se cuenta con un procedimiento que orienta este ejercicio, el 2210111-PR-180
"Formulación del Plan Estratégico de la Entidad".
Esta información, se encuentra publicada en la Intranet y la página web de la Entidad. Así
mismo, en el proceso de inducción, re-inducción y mediante la utilización de piezas
comunicacionales fue realizada la divulgación de la misión y visión. De otra parte,
constantemente se realiza la difusión de estos elementos estratégicos a través de la
1 http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/informacion-general#mision
página web de la Secretaría General, la intranet, el Manual del Sistema Integrado de
Gestión y las actividades propias del fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión.
Objetivos Institucionales
La Secretaría General cuenta con cuatro objetivos estratégicos o de calidad los cuales
son medidos cada trimestre en la herramienta "Visor de Indicadores".
Vale la pena mencionar, que los objetivos estratégicos fueron evaluados en la vigencia
2015 en el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión el 2 de julio de 2015 tal y
como consta en el Acta No. 3 de esa misma fecha. En dicho Comité, también, se tocaron
temas fundamentales para la Entidad, en relación con el seguimiento a la Gestión
contractual y presupuestal de la Secretaría General.
En la última medición con corte a 31/12/2015 estos objetivos presentaron un avance en
los rangos Alto y Superior, ya que los indicadores que aportan a los mismos presentaron
buenos resultados.
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
Para fortalecer la misión, encauzar la visión de la Secretaría General y afirmar acciones
tendientes al cumplimiento del Plan de Desarrollo Distrital, se ejecutaron dieciséis (16)
proyectos de inversión para la consecución de logros y resultados durante la vigencia
2015, logrando una ejecución total del presupuesto del 91.81% de sus recursos.
Por otra parte, se llevó a cabo la retroalimentación trimestral a los proyectos y las
dependencias de la Entidad, sugiriendo ajustes en metas, indicadores y definición de
actividades; También, la Oficina Asesora de Planeación realizó los seguimientos
trimestrales a los Planes de Gestión de las distintas dependencias y las evaluaciones de
la Oficina de Control Interno a cada una de las Dependencias.
Que de acuerdo a la evaluación de la gestión realizada por la Oficina del Control Interno a
los planes, proyectos, y acuerdos de gestión de la Secretaría General vigencia 2015, se
obtuvo los siguientes resultados consolidados:
Este resultado obedece a la revisión y evaluación de los planes de gestión, proyectos de
inversión de cada una de las dependencias y acuerdos de gestión suscritos por los
Gerentes Públicos, obteniendo los siguientes niveles de cumplimiento por dependencia:
Ahora bien, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a 26 de febrero del
2016, cuenta con un Plan Contractual compuesto por 850 objetos contractuales para la
vigencia, de los cuales 659 corresponden al presupuesto de inversión, equivalentes al
77.52% y 191 corresponden al presupuesto de funcionamiento equivalentes al 22.48%.
De lo anterior, se observa que según Plan Contractual con corte a 26 de febrero de 2016,
se tenía programado una ejecución contractual de 427 objetos contractuales, los cuales
equivalen al 50.6%, del total de los objetos (850), no obstante, se observó que se han
ejecutado 325 objetos, los cuales equivalen al 38.2%, evidenciando un rezago en la
gestión contractual de la entidad de 105 objetos contractuales los cuales equivalen al
24.42% de los objetos contractuales programados a realizar en la vigencia 2016.
La Entidad cuenta con un Plan de Acción, que se programó en el Aplicativo Distrital
SEGPLAN, mediante el cual se hace seguimiento físico y presupuestal a la totalidad de
los proyectos que tiene la Secretaría General. Así mismo, hay otro módulo en SEGPLAN
en el cual se hace seguimiento a las metas del Plan de Desarrollo.
Acuerdos de Gestión
Durante la vigencia 2015, la Subdirección de Talento Humano recepcionó treinta y un
(31) acuerdos de gestión (vigencia 2015), de conformidad con la normatividad vigente la
concertación de compromisos para acuerdos de gestión de los gerentes públicos se
cuentan con cuatro (4) meses a partir de la fecha de posesión.
GESTION CONTRACTUAL
El Plan Contractual de la Seretaría General a fecha de corte 26 de febrero de 2016,
está compuesto por un total de 850 objetos contractuales, así:
Presupuesto de Inversión....................... 659 (77,52%)
Presupuesto de funcionamiento............ 191 (22,48%)
Nota : De los 659 objetos del Presupuesto de Inversión, 368 es decir el 55,84% son
Objetos Contractuales y 291 el 44,16% son objetos de Planta Temporal.
Resultado de la Gestion Contractual
Con corte a 26 de febrero de 2016, se programó una ejecución contractal
del 50,6% es decir 427 objetos , no obstante, se observa una ejecución
contractual del 38,2% correspondiente a 322 objetos, observándose un
rezago en la gestión contractual de 105 objetos respecto a lo
programado
850
50,6%
49,4%
100%
38,2%
10%
20%
0%
30%
40% 50% 60%
70%
80%
90%
100%
38,2%191
291
368
Objetos Planta Temporal Presupuesto de Inversión
Objetos Contractuales Presupuesto de Inversión
ObjetosContractuales Presupuesto de
Funcionamiento
Finalmente, la Oficina de Control Interno mediante la auditoría de Evaluación de la
Gestión 2015, realizó seguimiento a la suscripción y evaluación de los Acuerdos de
Gestión de todos los Gerentes Públicos de la entidad, donde el resultado de la evaluación
realizada se constituyó en factor de calificación para la gestión de la dependencia (ver
resultado numeral 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos).
Para la vigencia 2016, la Subdirección de Talento Humano proyectó memorando
indicando a los Gerentes Públicos el deber de concertar y formalizar los acuerdos de
gestión con el superior jerárquico, indicando la normatividad vigente y el formato a
diligenciar.
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
Durante la vigencia 2015, se avanzó en la implementación del Sistema Integrado de
Gestión, correspondiente a la implementación de 31.3 productos y en los requisitos
asociados a estos, según la Norma Técnica Distrital NTD-SIG001:2011, el porcentaje
acumulado total de implementación para la vigencia 2015, es de 89.35%.
Por otra parte, durante la vigencia 2015, se adelantaron actividades para el
mantenimiento de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad, y en la auditoría
realizada en el tercer trimestre de 2015, se obtuvo el aval del organismo certificador
respecto al mantenimiento de la certificación de los procesos según resultado presentado
por Bureau Veritas. De esta visita, quedaron 2 “no conformidades” y 1 ”observación”, para
las cuales se propuso el respectivo plan de mejoramiento.
Fuente: Sistema de Seguimiento al SIG de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional-2015
Mapa de Procesos
Se cuenta con el modelo de Operación por procesos, representado en el Mapa de
Procesos Institucional publicado en la página web, contando con 35 procesos
institucionales a 31 de diciembre de 2015 que conforman el modelo.
Como evidencia del mantenimiento del modelo de operación por procesos del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad, y de conformidad con lo establecido en el numeral
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos, la Secretaría General gestionó 381 solicitudes
de modificación de procesos y procedimientos, de las cuales se presenta el siguiente
cuadro solicitudes de elaboración, modificación o anulación de documentos vigencia
2015:
Publicadas 225
Rechazadas 48
Vencidas 104
Pendientes por publicar 4
TOTAL SOLICITUDES 2015 381
Fuente: Sistema de Información SIG- Oficina Asesora de Planeación 2015
Se cuenta con la caracterización de los usuarios o ciudadanos en el instrumento Matriz de
Caracterización del Bien y/o Servicio, para cada uno de los procesos misionales de la
entidad. En el cuarto trimestre de la vigencia 2015, se llevó a cabo la revisión y
actualización del Portafolio de Bines y Servicios, así como la inclusión de los productos
del Proceso Servicios de Información y Atención a la población Víctima del Conflicto
Armado:
Orientación a la población víctima del conflicto armado interno sobre la ruta de
atención que encuentra en los Centros Dignificar
Otorgamiento de la Ayuda humanitaria inmediata
Acompañamiento Jurídico y/o Elaborar acciones jurídicas prioritarias
Ingreso a la ruta de inclusión socio-productiva y orientación ocupacional a las
víctimas del conflicto armado residentes en Bogotá
Divulgación de los procedimientos
Se desarrollaron actividades en el marco de la socialización y sensibilización del Sistema
Integrado de Gestión, con el fin de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión
a la totalidad de los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá. A continuación se presenta el detalle de estas asesorías y sensibilizaciones:
Primer trimestre de 2015
Se realizaron asesorías durante el trimestre relacionadas con los siguientes temas:
Análisis de tendencias, registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora. (3)
Diligenciamiento de formatos 499 y 134 e indicadores.(1)
Construcción de flujogramas de procedimiento. (3)
Manejo del aplicativo del SIG. (2)
Modificación y ajuste de procedimientos. (2)
Ficha técnica de encuesta.(1)
Riesgos de proceso.(1)
Se realizó una sensibilización el día 20 de febrero de 2015, en la jornada de calidad a
todos los gestores de la entidad sobre el trabajo en equipo y mejora continua.
Adicionalmente, se realizaron jornadas de sensibilización a los funcionarios del proceso
de mejoramiento continuo del SIG, sobre los procedimientos y temas del SIG.
Segundo trimestre de 2015
Se realizaron asesorías relacionadas con los siguientes temas:
Acciones de mejora (2)
Inclusión de acciones en el aplicativo SIG (1)
Indicadores (1)
Encuestas de satisfacción (1)
Temas del sistema de calidad (1)
Modificación de formatos y procedimientos (2)
Ajustes en la formulación y programación de Indicadores de gestión Análisis y
evaluación para las Encuestas de percepción y Planeación Operativa (1)
Elaboración de informes trimestrales de Gestión Formulación y reformulación de
proyectos de inversión Solicitud de traslados presupuestales. (1)
En el mes de junio y en el marco de la semana ambiental, se realizó una
sensibilización (junio 2 de 2015) en el manejo integral del agua, contando con el apoyo
de la Empresa de Acueducto de Bogotá.
Tercer trimestre de 2015
Se realizó una sensibilización a los servidores, con el fin reforzar la estrategia de
separación en la fuente y la utilización de los Ecopuntos.
Se llevaron a cabo asesorías relacionadas con los siguientes temas:
Flujograma de procedimiento (1)
Gestión de acciones en el aplicativo SIG (4)
Manejo aplicativo SIG (4)
Acciones correctivas preventivas y de mejora (1)
Formatos y procedimientos del SIG (4)
Riesgos (1)
Análisis de tendencias (1)
Cuadro de Caracterización Documental (1)
Elaboración de informes trimestrales de Gestión Formulación y reformulación de
proyectos de inversión Solicitud de traslados presupuestales. (1)
En el mes de julio se desarrolló sensibilización en los temas del Sistema Integrado de
Gestión y preparación para la visita de auditoría por parte de Bureau Veritas, a los
gestores del SIG.
Cuarto trimestre de 2015
Se realizaron asesorías relacionadas con los siguientes temas:
Flujograma de procedimiento (2 )
Manejo aplicativo SIG (3)
Acciones correctivas preventivas y de mejora (1)
Formatos y procedimientos del SIG (10)
Riesgos (1 )
En el mes de octubre se realizó una sensibilización sobre la importancia del control de
documentos antes de su publicación, a los funcionarios de la Oficina Asesora de
Planeación.
1.2.3 Estructura Organizacional
Durante el cuarto trimestre de la vigencia se presentaron los siguientes movimientos en la
planta de personal de la Secretaría General de acuerdo a lo reportado por la
Subdirección de Talento Humano:
1.2.4 Indicadores de Gestión
La Entidad cuenta con los instrumentos Guía para el diseño y la aplicación de indicadores
de gestión, GS-022, y el procedimiento “Formulación de indicadores para el seguimiento y
evaluación de la gestión institucional”, PR-256, a través de los cuales las dependencias
de la Secretaría General formulan sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
Éstos se presentan en la herramienta "visor de indicadores" publicada en la intranet, los
cuales son reportados por las áreas trimestralmente a la Oficina Asesora de Planeación
mediante los Informes de Gestión.
Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir
y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos.
En las formulaciones de los proyectos de inversión hay un ítem que contempla los
indicadores que medirán al proyecto, así mismo, la Secretaría General cuenta con la
herramienta "Visor de Indicadores", mediante la cual se hace seguimiento a los
indicadores de gestión. En la herramienta están discriminados los indicadores de
eficiencia, eficacia y efectividad.
Esta herramienta permite hacer seguimiento a los procesos y a los objetivos estratégicos
o de calidad de la entidad. Por el momento la entidad cuenta con 160 indicadores de los
cuales (23) son de efectividad, (125) de eficacia y (12) de eficiencia.
Trimestralmente se realizó seguimiento a los indicadores por proceso y se publicaron los
resultados en la Intranet de la Entidad. Efectuar el análisis en detalle los resultados de
RETIROS
LIBRE NOMBRAMIENTO 5 PLANTA TEMPORAL 0 ENCARGOS 47 REUBICACIONES 3
PLANTA TEMPORAL 21NOMBRAMIENTO
PROVISIONAL57
PROVISIONALES 0NOMBRAMIENTOS
ORDINARIOS1
CARRERA ADMINISTRATIVA 4PERÍODO DE
PRUEBA0
VINCULACIONES ENCARGOS REUBICACIONES
TOTAL 30 TOTAL 58 TOTAL 47 TOTAL 3
todos los indicadores es dispendioso, razón por la cual se presenta los resultados
consolidados por Oficina así:
El "Visor de Indicadores" tiene una sección donde se presenta la ficha técnica de cada
indicador, así como su avance trimestral. La hoja de vida o ficha técnica de los
indicadores contempla información tal como: Anualización, tipo de indicador, frecuencia
de medición, objetivo, variables de su fórmula, fecha de creación y fecha de finalización
del mismo, y lo más importante hay un campo para describir los avances de manera
trimestral. Los resultados alcanzados por cada una de las dependencias, a nivel de
procesos, son publicados trimestralmente en la Intranet de la entidad.
En la vigencia 2015, se realizaron diferentes ajustes y aprobaciones a las fichas técnicas
de los indicadores, que se pueden evidenciar con los siguientes radicados:3-2015-
17815,3-2015-100314,3-2015-2187,3-2015-7767,3-2015-2589,3-2015-2748,3-2015-
100269,3-2015-9301,3-2015-100044.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno reitera la observación frente a la presentación
de los datos de la ejecución promedio acumulada donde continua presentándose la
debilidad en relación con los avances en algunas dependencias con porcentajes altos y
otros bajos, que al realizar la comparación con los informes de gestión no reflejan el
estado real del avance de acuerdo a los indicadores de cada una de estas, y no reflejan el
PERIODO RESULTADOS
I TRIMESTRE 6,3%
II TRIMESTRE 76,3%
III TRIMESTRE 58,8%
IV TRIMESTRE 42,5%
ACUMULADO 167,5%
EJECUCIÓN PPTAL ACUMULADA
CON CORTE 31/12/2015 S.G.
76%
AVANCE POR DEPENDENCIA
105,6%
AVANCE PROMEDIO ACUMULADO
DE LOS INDICADORES EN LA S.G.
Dependencia que reporta la información:
111,7%
95,6%
90,1%
91,3%
85,6%
134,6%
122,7%
125,0%
108,8%
107,0%
124,4%
117,6%
153,1%
164,6%
85,4%
110,5%
139,5%
92,4%
183,4%
167,5%
0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% 120,0% 140,0% 160,0% 180,0% 200,0%
Consej. de Víctimas
Consej. Tecnologias TIC
Of. de Protocolo
Of. de Prensa
Of. Planeación
Of. Control Interno
Dir. Corporativa
Subd. Contratación
Subd. Talento Humano
Subd. Financiera
Subd. Administrativa
Subd. Documental
Subd. de Informática
Dir. Servicio al Ciudadano
Dir. Desarrollo Institucional
Subd. Imprenta
Dir. Jurídica
Dir. Archivo de Bogotá
Dir. de Asuntos Disciplinarios
Dir. Relaciones Internacionales
comportamiento del indicador de acuerdo a su tipo y la programación realizada para el
trimestre evaluado.
Seguimiento de los indicadores (Visor de Indicadores)
Se realizó seguimiento trimestral a la totalidad de los indicadores. En algunos casos se
realizó retroalimentación de los mismos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y
se presentaron los resultados consolidados de manera trimestral en el Visor de
Indicadores.
Trimestralmente se remite el informe de gestión donde cada una de las dependencias de
la Entidad, reporta y hace seguimiento de sus indicadores. Así mismo, la Oficina Asesora
de Planeación realiza la retroalimentación del informe y una vez por año, en el Comité de
evaluación, se revisan los principales indicadores.
Así mismo, en la vigencia 2015 se realizó retroalimentación trimestral a los proyectos y
las dependencias de la Entidad. Vale la pena mencionar que en la Intranet de la
Secretaría General se publica trimestralmente el Visor de Indicadores. El link para su
consulta es el siguiente:
http://intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=423&Itemid=100612. De
igual manera, se cuenta con el Formato FT-516 (Ítem 14 Indicadores de evaluación) y
Visor de Indicadores.
Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores
Anualmente, se solicita a las dependencias la programación de su Plan de Gestión. En la
vigencia 2015, se revisó la pertinencia de cada indicador y se formularon ajustes y la
retroalimentación por parte de la Oficina de Planeación a dichos planes.
1.2.5 Políticas de Operación
La Entidad cuenta con los lineamientos y políticas de los siete subsistemas que
conforman el Sistema Integrado de Gestión, las cuales se consolidan en el Manual del
Sistema Integrado de Gestión MA-022, el cual como parte de la mejora continua fue
actualizado en los meses de julio y diciembre de 2015. Además, se tienen identificadas y
definidas las políticas de operación por procesos en cada una de las caracterizaciones de
los 35 procesos de la Entidad, definidas conforme a la ley y las normas específicas de
cada uno, que se constituyen en los marcos de acción necesarios para la operación de los
mismos, del direccionamiento estratégico, análisis de riesgos y la comunicación e
información.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo
1.3.2 Identificación del Riesgo
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
La Oficina de Control Interno como estrategia para fortalecer en los procesos el
conocimiento de la administración y gestión del riesgo, así como el manejo del aplicativo
“Sistema de Información para la Administración del Riesgo”, definió y ejecutó, las
siguientes estrategias:
Se realizaron 34 mesas de trabajo con todos los procesos, con ejercicios prácticos que
abarcaron todas las etapas de gestión del riesgo, así como también se unificaron criterios.
Se elaboró un video en el cual se explica paso a paso la utilización del Sistema de
Información para la Administración del Riesgo para registrar la información de la gestión
realizada por el proceso, el cual fue socializado a todos los procesos.
Una vez verificada la información registrada en el Sistema de Información para la
Administración de Riesgos, se evidencia que de los 33 procesos que han identificado
riesgos, 3 procesos, no gestionaron los riesgos en cumplimiento del tercer ciclo de control
(control disciplinario, diseño, revisión y divulgación de campañas de comunicación con el
ciudadano y memoria, paz y reconciliación).
La Oficina de Control Interno evaluó la gestión de los procesos utilizando una metodología
de calificación en términos de Eficacia, entendida como el grado en que se realizan las
actividades para el cumplimiento de los objetivos y/o resultados planificados, en este
caso, se evaluó que cada proceso haya cumplido con la identificación de los riesgos,
análisis de los riesgos, valoración de controles, así como también con el establecimiento
de planes de mitigación y el respectivo seguimiento y/o monitoreo, de lo cual se concluyó:
i. La entidad identificó 36 riesgos de corrupción, los cuales fueron tratados en las
etapas de identificación, análisis, evaluación, seguimiento y monitoreo, en ese
sentido, no se materializó ninguno a la fecha de corte del seguimiento. El riesgo
de corrupción asociado con debilidades o pérdidas o uso indebido de la
información representa el 33.1% del total de los riesgos identificados.
ii. De los 33 procesos que identificaron riesgos en el Sistema de Información de
Gestión de Riesgos, 3 no definieron riesgos de corrupción (Gestión de Seguridad
de la Información, Apropiación de Tecnologías de Información y Administración del
Sistema Unificado Distrital de Inspección).
iii. Del total de 251 riesgos identificados, (133) debían ser calificados por los
procesos al corte del tercer ciclo, de los cuales, los procesos realizaron
seguimiento (identificación, análisis, calificación y monitoreo) al 75.9% de los
riesgos (101) calificables.
iv. La eficacia en la gestión del riesgo de los 33 procesos, según el desarrollo de las
diferentes etapas, arrojó el siguiente resultado:
Etapa Gestión (%)
Identificación de riesgos 98.4%
Análisis 81.3%
Valoración 72.6%
Mitigación 62.6%
Promedio Gestión 73.6%
De acuerdo con lo anterior, se concluye que la eficacia (identificación, análisis, valoración
y mitigación) para el tercer ciclo de control fue mayor en la etapa de identificación con un
98.4% y menor en la etapa de monitoreo con 62.6%.
La gestión de los riesgos en la Secretaría General, en cuanto a la eficacia para el tercer
ciclo de control, alcanzó un promedio del 73.6%, ubicando en un nivel de ACEPTABLE.
De lo cual la Oficina de Control Interno recomendó a los procesos, entre otros:
i. Continuar fortaleciendo la Identificación del riesgo teniendo en cuenta el impacto
que podría ocasionar en el logro de los objetivos del proceso y los objetivos
organizacionales.
ii. Continuar realizando las calificaciones de probabilidad e impacto de las causas
teniendo en cuenta los ciclos de control establecidos por cada uno de los
responsables del proceso y los mismos de la Resolución 303 del 2012, en ese
sentido realizar las respectivas calificaciones para los procesos que lo hicieron
parcialmente.
iii. Realizar la valoración a través de la calificación de los controles, de acuerdo con
los ciclos establecidos por el responsable del proceso, en cumplimiento del
Artículo 6.- Ciclos de Control de la Resolución 303 de 2012, en ese sentido realizar
las respectivas de los controles para los procesos que lo hicieron parcialmente.
iv. Realizar el monitoreo a las acciones de mitigación establecidas, con el fin de que
estas se realicen y contribuyan a mitigar la ocurrencia de las causas que generan
el riesgo evaluado, en ese sentido realizar el respectivo monitoreo para los
procesos que lo hicieron parcialmente.
v. Continuar con el proceso de mejoramiento para la descripción de la prueba para la
calificación de la probabilidad o frecuencia de ocurrencia, que facilite la medición y
documentación cuantitativa de la muestra determinada, realizada en los ciclos de
control (mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual).
vi. Establecer las acciones pertinentes para dar tratamiento a las causas que se
encuentran en zona riesgo “EXTREMA” y nivel de impacto “CATASTRÓFICO”. Así
como también, revisar las demás causas dado que se encuentran en zona de
riesgo “ALTA” y nivel de impacto “CATASTRÓFICO”, de conformidad con lo
establecido en el Procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora
código 2210111-PR-005.
vii. Continuar con la identificación, análisis y monitoreo de los riesgos institucionales
que puedan afectar el cumplimiento de la misión, visión objetivos organizacionales
y metas plan de desarrollo, desde los procesos estratégicos de la Secretaría
General.
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
La Secretaría General cuenta un Sistema de Monitoreo y Seguimiento compuesto por:
Los Subcomités de Autocontrol reglamentados por la Resolución 086 de
2011, "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los
Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras
disposiciones"; de lo cual frente a los seguimientos realizados por la Oficina de
Control Interno en la vigencia 2015, se observó:
De acuerdo con las revisiones realizadas al cumplimiento de la ejecución de reuniones de
autocontrol durante la vigencia de 2015, se dio como resultado que el 60,1% de las
direcciones realizaron oportunamente sus reuniones, mientras que las subdirecciones
dieron cumplimiento en el 62,9% de los casos. Respecto al envío de las actas a la Oficina
de Control Interno se presentaron demoras entre 6,8 y 8,3 días con respecto a lo
estipulado por la norma.
Revisión Mensual
Realización y Envío de Actas
Mes Dependencia Cumplimiento
Demora
Promedio en el envío del
acta
Enero
Direcciones 33% 9 días
Demás Dependencias 50% 7,2 días
Febrero
Direcciones - -
Demás Dependencias 47% 7.3 días
Cumplimiento del Año
Dependencia Cumplimiento
Demora
Promedio en el envío del
acta
Direcciones 60.1% 6.8 días
Demás Dependencias 62.9% 8.3 días
Revisión Mensual
Realización y Envío de Actas
Marzo
Direcciones 72% 2.2
Demás Dependencias 53% 6.4
Abril
Direcciones - -
Demás Dependencias 57% 7.1
Mayo
Direcciones 85% 10.1
Demás Dependencias 71% 12.3
Junio
Direcciones - -
Demás Dependencias 62% 11.8
Julio
Direcciones 71% 5.2
Demás Dependencias 71% 4
Agosto
Direcciones - -
Demás Dependencias 53% 5.1
Septiembre
Direcciones 57% 3.6
Demás Dependencias 72% 5.6
Octubre
Direcciones - -
Demás Dependencias 81% 12.6
Noviembre
Direcciones 43% 13.2
Demás Dependencias 62% 14.5
Diciembre
Direcciones - -
Demás Dependencias 76% 6.0
Resultado de los seguimientos realizados a la ejecución de los Subcomités de Autocontrol
y envío de las actas a la Oficina de Control Interno, se dirigió un total de 67 memorandos
de requerimiento a las dependencias, con el fin de recodar el cumplimiento a lo
establecido en la Resolución 086 de 2011.
En la ejecución de la auditoría integral de 2015, se aplicó una encuesta de percepción a
los servidores de la Secretaría General con el objetivo de establecer, si los mismos son
convocados a participar en las reuniones de autocontrol y sobre el conocimiento de la
periodicidad con la cual se deben realizar las respectivas reuniones.
De acuerdo con los resultados, se determinó que el 98,5% de los servidores manifiestan
haber sido convocados para participar en los Comités de Autocontrol.
Con respecto a la frecuencia de la realización de las reuniones, se determinó que el
84,9% de los encuestados manifiestan que las reuniones se deben realizar
mensualmente; algunos de los servidores tienen una percepción equivocada sobre la
frecuencia de realización de las reuniones.
Durante la ejecución de la auditoría integral de 2015, se verificó en el contenido de las
actas de autocontrol, si se presenta seguimiento a los compromisos asignados en las
SI NO
98,5%
1,5%
¿Lo han convocado a hacer parte de los Subcomités de Autocontrol?
84,9%
0,8% 7,9%
0,4% 5,3%
Mensual Quincenal Bimestral Anual Trimestral
Conocimiento de la periodicidad en que se deben
realizan los Subcomités de Autocontrol
diferentes reuniones, observando como resultado, que en el 33% de los mismos, no se
realizan seguimientos a su efectivo cumplimiento.
Igualmente, durante la ejecución de la auditoría de 2015, se verificó el conocimiento de
los servidores respecto a los temas que deben ser tratados en los Subcomités de
Autocontrol, dando como resultado que el 94% de los auditados interpretan,
correctamente, los temas para los cuales son establecidas las reuniones de autocontrol.
Cuenta con los procesos de PO-001, Mejoramiento contínuo del Sistema
Integrado de Gestión y PO-031, Evaluación del Sistema Integrado de Gestión, en los
cuales se definen los instrumentos, herramientas y criterios que utiliza la Entidad para
realizar los procesos de autoevaluación de manera periódica con el objetivo de medir la
efectividad de sus controles y el resultado de la gestión.
Como resultado de dichos procesos de autoevaluación las dependencias de la Entidad
de manera trimestral presentan: los Informes de Gestión, en los cuales las dependencias
de la entidad reportan el nivel de avance en la ejecución de sus planes de gestión y
proyectos y el Visor de Indicadores, que hace seguimiento a los indicadores de gestión y
de proceso. En la herramienta están discriminados los indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad.
Se formuló la Acción de Mejora No. 34, relacionada con: la necesidad de incluir en la
herramienta, la información que permita la toma de decisiones tomando como base el
desempeño de sus indicadores.
2.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
2.2.1 Auditoría Interna
Durante la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno logró el 100% del cumplimiento del
Programa Anual de Auditorías, el cual desarrolla la acción estratégica “Identificar
oportunidades de mejora para el SIG a través de la ejecución del proceso de evaluación
independiente”, cuya finalidad es la de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la
Secretaría General, donde se realizaron las siguientes auditorías y seguimientos:
Evaluación a la Gestión vigencia 2014: Con ocasión de la Evaluación a la Gestión, que
en cumplimiento de lo establecido en la Ley 909 de 2004, el Acuerdo 137 de 2009 de
CNSC y la Resolución 136 de 2011 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá D.C, la Oficina de Control Interno, realizó entre el 13 y el 30 de enero de 2015 la
evaluación a la Gestión de las diferentes dependencias de la Secretaría General, así:
DEPENDENCIA RADICACIÓN
Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano 3-2015-3523
Subdirección de Calidad del Servicio 3-2015-3203
Subdirección de Seguimiento a la Gestión de Inspección, Vigilancia y Control
3-2015-2898
Subdirección de Imprenta Distrital 3-2015-5654
Dirección de Gestión Corporativa 3-2015-3943
Subdirección Operativa (DDSC) 3-2015-2890
Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica 3-2015-2892
Subdirección Financiera 3-2015-3685
Subdirección de Contratación 3-2015-4128
Dirección Distrital de Relaciones Internacionales 3-2015-4528
Subdirección de Gestión Documental 3-2015-3227
Dirección Jurídica Distrital 3-2015-3205
Subsecretaría General - Proyecto de Inversión 7096 3-2015-4644
Oficina Asesora de Prensa 3-2015-2891
Oficina Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones
3-2015-4376
Oficina Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas la 3-2015-3942
DEPENDENCIA RADICACIÓN
Paz y Reconciliación
Subdirección de Informática y Sistemas 3-2015-6895
Subdirección de Talento Humano 3-2015-3437
Subdirección Administrativa 3-2015-3528
Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios 3-2015-3233
Oficina Asesora de Planeación 3-2015-4141
Oficina Asesora de Comunicaciones 3-2015-4696
Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos 3-2015-2899
Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico
3-2015-2997
Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro
3-2015-2901
Subdirección del Sistema Distrital de Archivos 3-2015-3526
Subdirección Técnica (DDAB) 3-2015-3525
Oficina de Protocolo 3-2015-2845
Seguimiento a Ejecución de Contratos: En el marco de la Auditoría de Gestión, se
verificó el cumplimiento de 12 objetos contractuales correspondientes a los diferentes
Proyectos de Inversión de la Secretaría General, donde se evidenció el cumplimiento de
las obligaciones y las actividades realizadas en el proceso precontractual, contractual y
liquidación, así como el cumplimiento de las actividades realizadas por los supervisores,
así:
Nº AUDITORIAS Y EVALUACIONES
INFORME DEFINITIVO
RADICADO Y FECHA
(DDD/MM/AAAA) PRESENTADO A:
1
Verificación y cumplimiento de
objetos contractuales asociados al
Proyecto de Inversión
3-2015-43626 del 16 de
diciembre de 2015
Walter Acosta Barreto -
Director Distrital de Servicio
al Ciudadano
2
Informe Auditoría Contrato de
Prestación de Servicios No.
2211500-290-2014
3-2015-43363 / 3-2015-
43365 de 14/12/2015
Jefe de Oficina Alta
Consejería para los Derechos
de las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación.
Subdirectora Administrativa
3 Informe Auditoría Contratos de
Suministros 389/2013 y 571/2014
3-2015-45657 del
30/12/2015
Jefe de Oficina Alta
Consejería para los Derechos
de las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación.
4
Seguimiento y evaluación a la
gestión del Contrato 402 de 2015 -
Dirección Archivo de Bogotá
3-2015-42681
09/12/2015
Gustavo Torres Guerrero
Director Archivo de Bogotá
Nº AUDITORIAS Y EVALUACIONES
INFORME DEFINITIVO
RADICADO Y FECHA
(DDD/MM/AAAA) PRESENTADO A:
5
Seguimiento y evaluación a la
gestión del Contrato 307 de 2015 -
Dirección Distrital de Desarrollo
Institucional
3-2015-43636
16/12/2015
Carlos Galván Vega
Director Distrital de Desarrollo
Institucional
6
Seguimiento y evaluación a la
gestión del Contrato 402 de 2015 -
Dirección Archivo de Bogotá
3-2015-43636
16/12/2015
Carlos Galván Vega
Director Distrital de Desarrollo
Institucional
7
Informe de Auditoría Integral
Subdirección de Imprenta Distrital
(proceso Elaboración de Impresos y
Registro Distrital)
3-2015-36000 de
21/10/2015
Dra. ALBA VIVIANA LEON
HERRERA
8 Informe Auditoría Convenio No.
256-2015
3-2015-42495 de
07/12/2015
Dr. GUSTAVO TORRES
GUERRERO
Director Distrital de
Relaciones Internacionales
9 Informe Auditoría Contrato de
Compraventa 254 de 2015
3-2015-43263 del
14/12/2015
Dr. FAVIO FERNANDO
SANCHEZ SANCHEZ
Subdirección de Informática y
Sistemas
10 Informe Auditoría Contrato de
Compraventa 253 de 2015
3-2016-160 de
01/05/2016
Dr. FAVIO FERNANDO
SANCHEZ SANCHEZ
Subdirección de Informática y
Sistemas
11 Informe Auditoría Contrato
Interadministrativo No. 008-2015 3-2015-45046
Dr. CARLOS MANUEL
GALVAN VEGA
Responsable del Proyecto de
Inversión 326
12 Informe de Auditoría Contable 3-2015-34578
Dra. Andrea Benavides
Mayorca
Subdirectora Financiera
Auditoría Contable
Objetivo: Verificar la información financiera y económica de las cuentas de balance de la
Secretaría General con corte a abril, Julio y diciembre de 2015, con el objetivo de
determinar la razonabilidad de los estados financieros y examinar que los procedimientos
se realizan de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la
Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, evaluar los mecanismos de autocontrol
establecidos por la Subdirección Financiera y realizar seguimiento a los mismos. Fueron
presentado informes mediante radicaciones 3-2015-23358. 3,2015-24499 y 3-2015-
34578.
Auditorías Integrales
Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos del SIG, Sistema de Control Interno –
MECI, Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP, Sistema de Gestión Ambiental – PIGA,
Sistema de Seguridad de la Información - Activos de Información, Cumplimiento Legal,
Requisitos de los procesos y procedimientos, Requisitos del cliente, Mejora continua y
seguimiento a la ejecución de planes de mejoramiento, de las cuales se presentaron los
siguientes informes:
AUDITORIAS INTERNAS FECHA RADICACIÓN
1. Mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión
6- 29 de mayo-2015
3-2015-13821 del 23/04/2015
2. Direccionamiento, programación y Seguimiento a la Gestión
6- 29 de mayo-2016
3-2015-13821 del 23/04/2015
3. Inspección, Vigilancia y Control de las entidades sin Ánimo de Lucro
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-13827 del 10/07/2015
4. Representación judicial y extrajudicial del Distrito Capital
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-13827 del 10/07/2015
5. Coordinación de la gestión jurídica en el Distrito Capital
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-13827 del 10/07/2015
6. Administración de políticas de servicio al ciudadano en las entidades distritales
11 de mayo al 9 de junio de 2015
3-2015-22759 de 03/07/2015
7. Administración de canales de servicio al ciudadano
12 de mayo al 9 de junio de 2015
3-2015-22759 de 03/07/2015
8. Sistema Distrital de Quejas y Soluciones 13 de mayo al 9 de junio de 2015
3-2015-22759 de 03/07/2015
9. Seguimiento y medición del servicio 14 de mayo al 9 de junio de 2015
3-2015-22759 de 03/07/2015
10. Administración del Sistema Unificado Distrital de Inspección, Vigilancia y Control a los establecimientos de comercio del Distrito Capital
15 de mayo al 9 de junio de 2015
3-2015-22759 de 03/07/2015
11. Fortalecimiento de la Administración y la Gestión Pública Distrital
6 de abril a 9 de Junio de 2015
3-2015-26585 de 31/07/2015
12. Elaboración de Impresos y Registro Distrital
6 de abril al 9 de junio de 2015
3-2015-36600 de 21/10/2015
13. Formulación y Seguimiento a Políticas Disciplinarias
6 de abril a 9 de Junio de 2015
3-2015-20526 de 12/06/2015
14. Asesoría y Acompañamiento al Operador Disciplinario
6 de abril a 9 de Junio de 2015
3-2015-20526 de 12/06/2015
15. Acopio, procesamiento técnico y servicio de la documentación de conservación permanente y de interés para la ciudad
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-23633 de 09/07/2015
AUDITORIAS INTERNAS FECHA RADICACIÓN
16. Administración del Sistema de archivos de las entidades distritales
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-23633 de 09/07/2015
17. Divulgación de los medios de comunicación de las entidades distritales y comunidades en general de la gestión del Alcalde y Entidades Distritales.
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-25502 de 24/07/2015
18. Diseño, Revisión y Divulgación de campañas de comunicación con el Ciudadano.
11 al 29 de mayo de 2015
3-2015-21726 - 08/7 2015 - 24/06/2015
19. Apoyo protocolario y logístico 12 al 29 de mayo de 2015
3-2015-23365 - 08/7 2015
20. Gestión de Proyectos de Cooperación, para el desarrollo, promoción y proyección internacional de Bogotá.
6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-22911 - 03/7 2015
21. Gestión Distrital de Tecnología y las Comunicaciones (TICS)
6 de abril al 9 de junio de 2015
RAD: 3-2015-21420 del 23 de Junio de 2015
22. Derecho a las Víctimas, la Paz y la Reconciliación
6 de abril al 9 de junio de 2015
3-2015-13818 del 23 /05/2015
23. Gestión del Talento Humano 6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-21350 del 22 /06/2015
24. Contratación 6 de abril al 9 de junio de 2015
3-2015-22493 del 01 /07/2015
25. Contabilidad 6 de abril al 29 de mayo
3-2015-24141 del 14 /07/2015
26. Presupuesto 6 de abril al 29 de mayo
3-2015-24141 del 14 /07/2015
27. Gestión de Recursos Físicos 6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-20516 del 12 /06/2015
28. Gestión de Servicios Administrativos 7 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-20516 del 12 /06/2015
29 Apropiación de tecnologías de la información y las telecomunicaciones
6 de abril al 9 de junio de 2015
3-2015-24138 del 14 /07/2015
30. Gestión de Seguridad de la Información y recursos tecnológicos
6 de abril al 9 de junio de 2015
3-2015-24138 del 14 /07/2016
31. Control Disciplinario 6 de abril a 29 de mayo de 2015
3-2015-20526 de 12/06/2015
32. Evaluación Sistema Integrado de Gestión
28, 28 y 30 de julio de 2016
Julio 30 de 2015 Presentado al Jefe de la Oficina de Control Interno
Informes de evaluación a la gestión, ejecución presupuestal y contractual
Con el fin de poner en conocimiento la Gestión Contractual, Presupuestal y la Ejecución
de Giros de la vigencia y se establecieran acciones preventivas por la Alta Dirección, que
garanticen el cumplimiento de la gestión programada, la Oficina de Control Interno
durante el cuarto trimestre de la vigencia, realizó 3 seguimientos de Evaluación a la
Gestión de la Secretaría General.
De igual forma, presentó informes de seguimiento de la gestión contractual, presupuestal
y de giros a todos los proyectos de inversión de la Secretaría General, de manera
detallada, con el fin de que los responsables de los diferentes rubros identificaran las
causas que dan origen al resultado de la gestión de los Proyectos de Inversión a su
cargo, y tomaran las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de las metas,
los cuales se relacionan a continuación:
CODIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO
OBJETIVO DE LA EVALUACION INFORME
DEFINITIVO PRESENTADO A:
RADICADO Y FECHA
(DD/MM/AAAA)
Todos los proyectos de Inversión de la Secretaría
General
Realizar seguimiento a la gestión contractual y presupuestal de los
Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Secretaría General
Secretaria General Subsecretario
General
3-2015-36632 27-10-2015
3-2015-36665 27-10-2015
Todos los proyectos de Inversión de la Secretaría
General
Realizar seguimiento a la gestión contractual y presupuestal de los
Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Secretaría General
Jefe de Oficina de Control Interno
06/11/21015
Todos los proyectos de Inversión de la Secretaría
General
Realizar seguimiento a la gestión contractual y presupuestal de los
Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Secretaría General
Secretaria General Subsecretario
General
3-2015-45041 28-12-2015
3-2015-45043 28-12-2015
1122 - Servicios a la ciudadanía con calidad humana
Seguimiento a la gestión contractual y presupuestal del Proyecto de Inversión 1122 – “Servicios a la ciudadanía con calidad humana”.
Director Distrital de Servicio al Ciudadano
3-2015-40228 del 20 de noviembre
de 2015
655 - Implementación del Sistema de Gestión Documental y archivos en la Secretaría General
Seguimiento a la gestión contractual y presupuestal del Proyecto de Inversión 655 - Implementación del Sistema de Gestión Documental y Archivos en la Secretaría General
Subdirectora de Gestión Documental
3-2015-40520 del 24 de noviembre
de 2015
“484- Sistema de mejoramiento de la gestión en la Secretaría General ”
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual del Proyecto de Inversión “Sistema de mejoramiento de la gestión en la Secretaría General - 484”
Jefe de Oficina Asesora de Planeación
3-2015-40843 del 25-11-2015
“0815 - Inclusión, Reparación y Reconocimiento de los Derechos de las Víctimas para la Paz y la Reconciliación”
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual de los Proyectos de Inversión “Inclusión, Reparación y Reconocimiento de los Derechos de las Víctimas para la Paz y la Reconciliación”- 0815 –
Jefe de Oficina Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación.
3-2015-40152 del 20-11/2015
CODIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO
OBJETIVO DE LA EVALUACION INFORME
DEFINITIVO PRESENTADO A:
RADICADO Y FECHA
(DD/MM/AAAA)
“-0768 –Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas del Conflicto Armado Interno en Bogotá D.C.”
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual de los Proyectos de Inversión “Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas del Conflicto Armado Interno en Bogotá D.C.”- 0768 –”
Jefe de Oficina Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación.
3-2015-40152 del 20-11/2015
7379 “Archivo de Bogotá: Por una Memoria Diversa e Incluyente”
Seguimiento a la gestión presupuestal, contractual y física del Proyecto de Inversión
Gustavo Torres Guerrero
3-2015-40924 26/11/2015
7377 “Desarrollo Integral y Mejoramiento de la Gestión en la Administración Distrital”
Seguimiento a la gestión presupuestal, contractual y física del Proyecto de Inversión
Carlos Galván Vega
3-2015-40842 25/11/2015
745 “Fortalecimiento de la Transparencia y la Eficiencia de la Gestión Pública Distrital”
Seguimiento a la gestión presupuestal, contractual y física del Proyecto de Inversión
Carlos Galván Vega
3-2015-40842 25/11/2015
235 - Consolidación de la infraestructura tecnológica y de comunicaciones para la modernización de la Secretaría General - 6036
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual del Proyecto de Inversión.
Subdirección de Informática y
Sistemas
3-2015-40025 del 24/11/2015
245 - Bogotá Humana Internacional - 485
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual del Proyecto de Inversión.
Director Distrital de Relaciones
Internacionales
3-2015-40524 del 24/11/2015
7096 - "Fortalecimiento de la Gestión Pública Distrital"
Seguimiento a la gestión contractual y presupuestal del Proyecto de Inversión 7096 - "Fortalecimiento de la Gestión Pública Distrital"
Subsecretario General
3-2015-41400 del 27 de noviembre de 2015
687 – “Fortalecimiento de la función disciplinaria y del control ciudadano para la lucha contra la corrupción y la mejora de la gestión”.
Seguimiento a la gestión contractual y presupuestal del Proyecto de Inversión 687 – “Fortalecimiento de la función disciplinaria y del control ciudadano para la lucha contra la corrupción y la mejora de la gestión”.
Director Distrital de Asuntos Disciplinarios
3-2015-41932 del 2 de diciembre de 2015
766- TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento
Seguimiento a la gestión contractual y presupuestal del Proyecto de Inversión 0766 "
Alto Consejero Distrital de TIC
3-2015-40389 del 23 de noviembre de 2015
“483 - Gerencia Jurídica Garante de Derechos ”
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual del Proyecto de Inversión “Gerencia Jurídica Garante de Derechos - 483”
Director Jurídico Distrital
3-2015-40518 del 24-11-2015
“326 - Comunicación Humana Para el Desarrollo y Fortalecimiento de lo Público”
Seguimiento a la gestión presupuestal y contractual de los Proyectos de Inversión “Comunicación Humana Para el Desarrollo y Fortalecimiento de lo Público”- 326 –
Responsable del Proyecto de Inversión 326
3-2015-40522 del 24-11/2015
Adicionalmente, se presentaron 12 informes de seguimiento mensual la gestión
contractual y presupuestal, los cuales se remitieron al Despacho de la Secretaria General
y a todos los responsables de rubro y Gerentes de Proyecto, mediante las radicaciones 3-
2015-45041; 3-2015-36632; 3-2015-31862; 3-2015-30562;3-2015-28992;3-2015-26895;3-
2015-25786;3-2015-25163;3-2015-23985;3-2015-3180;3-2015-22492;3-2015-18869;3-
2015-17823;3-2015-17822;3-2015-17258;3-2015-15184;3-2015-13432;3-2015-45041;3-
2015-45043;3-2015-36632.
BENEFICIOS O IMPACTOS GENERADOS: Contribuir con la mejora continua de la
gestión de la Entidad y logros de los objetivos institucionales.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
No conformidades vigencia 2015
Durante la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno en el marco del desarrollo del
Programa Anual de Auditoría, identificó un total de 88 No Conformidades, de las cuales
las dependencias dieron tratamiento a un total de 85, correspondiente al 97% de las No
conformidades identificadas, para lo cual se presenta el siguiente detalle:
DEPENDENCIA N°
N.C. ABIERTAS
N° N.C.
TRATADAS
Subdirección Financiera 6 6
Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico
8 8
Dirección Jurídica Distrital 4 3
Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos 6 6
Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica 4 3
Subdirección Distrital de Personas Jurídicas Sin Animo De Lucro 3 3
Dirección Distrital de Servicio Al Ciudadano 11 10
Oficina Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación
14 14
Oficina Asesora de Planeación 4 4
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional 6 6
Subdirección de Talento Humano 5 5
Dirección Archivo De Bogotá 5 5
Oficina Asesora de Prensa 2 2
Subdirección De Imprenta Distrital 1 1
Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios 2 2
DEPENDENCIA N°
N.C. ABIERTAS
N° N.C.
TRATADAS
Oficina Alta Consejería Para Las Tics 7 7
TOTAL NO CONFORMIDADES 88 85
De igual forma, a través del aplicativo del Sistema Integrado de Gestión para la vigencia
2015, la Secretaría General identificó un total de 110 acciones distribuidas así:
21 Acciones Correctivas: de las cuales 10 se encuentran en gestión y 11
cerradas.
34 Acciones Preventivas: de las cuales 18 se encuentran en gestión y 16 cerradas.
55 Acciones de Mejora: de las cuales 28 se encuentran en gestión y 27 cerradas.
BENEFICIOS O IMPACTOS GENERADOS: Contribuir con la mejora continua de la
gestión de la Entidad y optimización del Sistema Integrado de Gestión.
Seguimiento Plan de Mejoramiento Contraloría de Bogotá
De conformidad con los hallazgos presentados por la Contraloría de Bogotá D.C. a través
de los informes de Auditoría Regular, Especial y de Desempeño, la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se encuentra ejecutando un total de 67 acciones
correctivas encaminadas a la eliminación de las causas que dieron origen a un total de 44
hallazgos, los cuales se encuentran documentados en el plan de mejoramiento
presentado al ente de control.
Mediante la ejecución de mesas de trabajo trimestral, en la cuales se realiza seguimiento
a la ejecución de las acciones establecidas, la Oficina de Control Interno con corte a 16 de
diciembre de 2015, pudo establecer que:
7 hallazgos que corresponden al 15,9% se encuentran en gestión, debido a que la
fecha para su terminación aún no ha expirado.
En 19 hallazgos que corresponden al 43.18%, se evidenció documentación que
sustenta la ejecución de las acciones y se determinó la eficacia de las mismas.
En 13 hallazgos que corresponden al 29.54%, no se evidenció la ejecución de
acciones efectivas, por lo cual continúan abiertas en la vigencia 2016.
5 hallazgos identificados en las vigencias 2012, 2013 y 2014 continúan abiertos,
de conformidad con lo manifestado por la Contraloría de Bogotá en informe de Auditoría
de Regularidad a la vigencia 2014, presentado mediante radicación 1-2015-26586 del 28
de mayo de 2015.
LA SECRETARIA GENERAL Y EL CONTROL FISCAL
A continuación, se presenta resumen de los principales temas que la Contraloría de
Bogotá D.C., en ejercicio de las auditorías de regularidad ejecutadas desde la vigencia
2008 a 2014, ha dictaminado.
CONCEPTOS SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS
Teniendo en cuenta que el concepto de fenecimiento se otorga por el ente de control a las
entidades que han gestionado los recursos económicos, físicos, humanos y tecnológicos
de manera eficiente, eficaz y económica, a continuación se presenta el comportamiento
de este aspecto durante las vigencias 2008 a 2014.
5
13
7
19
ABIERTOSSEGUIMIENTOCONTRALORIA
ABIERTOSEGUIMIENTO
ENTIDAD
EN GESTION CIERRE POROCI
SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA
EN GESTIÓN (44 Hallazgos)
11,4%
29,5%
15,9%
43,2%
CONCEPTOS SOBRE ESTADOS CONTABLES
Respecto a la evaluación a los Estados Contables, en la cual se realiza revisión selectiva
a las cuentas de la entidad, la Contraloría de Bogotá ha conceptuado:
CONCEPTOS SOBRE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Respecto a la calificación del Sistema de Control Interno y una vez evaluados los factores
que lo componen (Gestión Contractual, Planes programas y proyectos, Gestión
Presupuesta y Estados Contables), de conformidad con la metodología establecida el
ente de control para las vigencia 2088 a 2012 se mantuvo en un rango BUENO.
Para las vigencias 2013 y 2014, la Contraloría modificó la metodología estableciendo
que en el 2014, se logró un 79% promediando los resultados de los factores antes
mencionados.
CONCEPTOS SOBRE GESTION DE PLANES DE MEJORAMIENTO
A fin de lograr que la labor fiscal realizada por el ente de control conduzca al
establecimiento de acciones de mejoramiento respecto de los hallazgos comunicados, la
Secretaría General ha establecido planes de mejoramiento, los cuales han presentado el
siguiente comportamiento:
BENEFICIOS O IMPACTOS GENERADOS: Control al logro de las metas establecidas en
el plan de mejoramiento suscrito.
Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno continuará brindando asesoría en la
formulación y aplicación del Sistema de Control Interno, así como la formulación y
desarrollo de los programas de auditoría que permitan una evaluación adecuada de los
mismos, con miras a su mejoramiento continuo, fomentando en todas las dependencias la
cultura de control interno basada en el autocontrol, con el propósito de contribuir al
mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional, igualmente, evaluará
el funcionamiento del sistema de control interno en las diferentes dependencias, y
verificará la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que, en
cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, diseñe la Secretaría General y
coordinará las relaciones con los organismos de control externo, implementando las
directrices y políticas que éstos impartan para el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno, así como la elaboración y presentación oportuna de los informes sobre la gestión,
que requieran dichos organismos o la Secretaría General.
Por lo anterior, se dará continuidad al plan estratégico de la Secretaría General,
identificando oportunidades de mejora para el Sistema Integrado de Gestión, a través, de
la ejecución del proceso de evaluación independiente, contribuyendo al cumplimiento de
los objetivos y metas, que fortalezcan el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaria
General.
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación Interna y Externa
Comunicación Interna
Durante la vigencia 2015, se realizó la revisión de la implementación del Manual de
Comunicación Organizacional para el Distrito Capital en los 13 sectores administrativos
del Distrito; se realizó una encuesta dirigida a los equipos de comunicación interna de los
13 sectores Administrativos, con el fin de conocer la implementación del Manual de
Comunicación Organizacional, de lo cual el diagnóstico evidenció que 5 sectores están
implementando el Manual.
Se realizó el diseño de una estrategia para la apropiación del Manual de Comunicación
Organizacional para el Distrito Capital en los 13 sectores administrativos del Distrito, y se
diseñó la estrategia comunicacional para lograr la apropiación del Manual, en los sectores
administrativos donde no se ha implementado.
Con la participación de la Mesa Distrital de Comunicación: El equipo del Sistema
Integrado de Gestión de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional revisó el Manual
de Comunicación Organizacional para el Distrito Capital y consideró necesario re-
estructurar el documento teniendo en cuenta la Requisitos Asociados a la NTD-SIG 001-
2011, del cual se realizó socialización a través de correo electrónico y la página web de la
Secretaría General.
Se desarrollaron estrategias (talleres) que permitieron el fortalecimiento de la Red Distrital
de Comunicación Organizacional Interna del Distrito Capital: El 29 de mayo de 2015, se
llevó a cabo el taller denominado “ Fortalecimiento de la Red Distrital de Comunicación
Organizacional Interna del Distrito Capital” en el que participaron comunicadores, web
master, diseñadores gráficos, community manager del Distrito, en el evento se dictaron
charlas relacionadas a comunicación corporativa, comunicación digital, protocolo y
comunicación en crisis.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno recomienda fortalecer la estrategia de
comunicaciones de la Entidad frente al despliegue y estrategia de implementación de la
Política de comunicaciones, garantizando el registro y/o divulgación oportuna, exacta y
confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la
toma de decisiones y permitir a los funcionarios un conocimiento más preciso y exacto de
la entidad.
Comunicación Externa
Seguimiento y evaluación a la atención de peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias, denuncias por presuntos actos corrupción y felicitaciones
Recibidas en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
La Secretaría General cuenta con un Sistema de Información que facilita la presentación y
seguimiento de las peticiones, quejas, solicitudes de información, reclamos, sugerencias,
felicitaciones, consultas y denuncias por presuntos actos de corrupción que interponen los
ciudadanos, al cual se puede acceder a través de la Intranet de la Entidad y de la página
web en la siguiente dirección http://www.bogota.gov.co/sdqs . Lo anterior, cumple lo
establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, relacionado con el espacio en la
página web para que los ciudadanos presenten sus peticiones.
Durante la vigencia 2015, se evidenció el fortalecimiento del Sistema Distrital de Quejas y
Soluciones al cual se le han realizado actualizaciones y mejoras en sus contenidos y
atributos, tales como el Portal para niños SDQS, socializado en la primera Feria de
Servicios para el público infantil realizada el 9 de diciembre de 2015.
En comparación con el Informe de seguimiento y evaluación a la atención de peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias, denuncias por presuntos actos corrupción y felicitaciones
recibidas en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, correspondiente al
Primer semestre del año en curso, se observa que en el periodo comprendido entre el 1º.
de julio y el 30 de noviembre, se optimizó el tratamiento a las peticiones ciudadanas, las
cuales en su mayoría se atendieron oportunamente, realizando el cierre definitivo en el
SDQS.
De igual forma, la Secretaría General cuenta con una oficina donde la ciudadanía puede
registrar sus solicitudes de información, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones,
solicitudes de copia, consultas, derechos de petición y denuncias por actos de corrupción,
ubicada en el Primer Piso del Edificio Liévano – Carrera 8 No. 10-65.
La Entidad dispone de un canal telefónico (Línea 195), a través del cual los ciudadanos
pueden acceder desde su teléfono fijo o celular para interponer sus peticiones las 24
horas del día, de domingo a domingo.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015, incluye actividades encaminadas
a mejorar los mecanismos de atención al ciudadano, teniendo en cuenta los lineamientos
definidos en el Decreto 2641 de 2012.
En el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General se encuentra el Proceso
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, código 2212200-PO-006, Versión 08.
En la página web de la Entidad, a través de la siguiente dirección:
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/sdqs/2015, se
encuentran publicados los informes mensuales relacionados con el tratamiento de las
peticiones interpuestas por la ciudadanía ante la Secretaría General. Así como también,
los informes mensuales del tratamiento de los requerimientos registrados a través del
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS, que son atendidos por las entidades
distritales teniendo en cuenta la competencia en la respuesta, cumpliendo así, lo
establecido en el numeral 3 del Artículo 3° del Decreto 371 de 2010 "Por el cual se
establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención
de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital", y la Ley 1712 “Por
medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Durante el periodo comprendido entre el 1º. de julio al 30 de noviembre de 2015, la
Secretaría General recibió a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS
un total de 1.697 peticiones, relacionadas con su misión, de las cuales se encuentran
atendidas dentro de los términos establecidos en la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, el
88%, es decir, 1.496 peticiones ciudadanas, el 12% restante (201), registran días de
vencimiento, de los cuales se evidenció que aunque algunos se les dio respuesta
oportuna, no se realizó el cierre definitivo en el SDQS.
Se evidenció que la Subdirección de Calidad del Servicio de la Dirección Distrital de
Servicio al Ciudadano, realiza seguimiento a las peticiones que no han sido atendidas de
conformidad con los términos establecidos en la Ley, a través de comunicación interna a
las áreas solicita que se dé celeridad a la respuesta y se atiendan oportunamente las
peticiones ciudadanas.
Fortalecer las competencias de los servidores en temas relacionados con el tratamiento
de los requerimientos y registro adecuado de las peticiones procedentes de Veedurías
Ciudadanas.
Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos
grupos de interés, veedurías y ciudadanía.
La Entidad cuenta con el procedimiento PR-321 "Rendición de cuentas de la Secretaría
General", donde se definen los lineamientos para rendir la información institucional a la
Ciudadanía. En el 2015, se realizó un evento de rendición de cuentas de la Entidad con
corte al 31/12/14.
Este ejercicio se realizó el 14 de abril de 2015, el cual contó con la asistencia de
funcionarios de la Administración Distrital así como ciudadanos interesados en la gestión
de la Entidad. El evento fue evaluado por la Oficina de Control Interno mediante
memorando No. 3-2015-15684. En el informe se concluye que la Entidad cumplió con el
ejercicio conforme a la normatividad vigente.
Además, se cuenta con el Informe de rendición de cuentas de la Entidad, consolidado por
la Oficina de Control Interno y las Memorias del evento de rendición de cuentas.
En ese orden, se anexa parte del registro fotográfico del evento.
Finalmente, frente a los medios de acceso a la información con que cuenta la entidad es
importante mencionar la Red externa de comunicaciones del Distrito, Medios digitales del
Distrito, Medios masivos, directos, alternativos y comunitarios, Canal Capital, D.C. Radio
(Emisora virtual del Distrito) y la Emisora SITP.
Revisó: Jorge Hernando Rodríguez Morales
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: María Jazmín Gómez Olivar
Marzo 11 de 2016