informe largo auditoria ee ff

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE COLCABAMBA ÓRGANO DE CONTROL TAYACAJA – HUANCAVELICA INSTITUCIONAL

________________________________________________________________________________________________________

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE COLCABAMBA

PERIODO 01-ENE-2009 AL 31-DIC-2009

I N D I C E

SINTESIS DEL INFORME GERENCIAL

I. INTRODUCCION

1. ORIGEN DEL EXAMEN 3

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN 3 - 4

3. ALCANCE DEL EXAMEN 4

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD 4 – 5 - 6

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS 6 - 7

6. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO 7

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA 7II. OBSERVACIONES

1. EDIFICIOS, ESTRUCTUTRAS Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS, POR S/. 52’689,387; (NETO SIN DEPRECIACIONES) VEHÍCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS POR S/. 832,959 (NETO SIN DEPRECIACIONES) Y OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO POR S/. 2’987,612 (NETO SIN DEPRECIACIONES) SIN RESPALDO DE INVENTARIOS FÍSICOS INTEGRALES Y CON INCERTIDUMBRE EN SU VALUACIÓN CONTABLE POR EL EJERCICIO CONTABLE 2009. 8

2. ESTADOS FINANCIEROS ADOLECEN DEL NECESARIO Y SUFICIENTE SOPORTE ANALITICO, POR ELLO NO PERMITEN UNA ADECUADA COMPRENSIÓN DE LA SITUACIÒN FINANCIERA Y RESULTADOS. 13

3. EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS, Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS CARENTES DE SANEAMIENTO TÉCNICO, LEGAL Y CONTABLE EN SU INTEGRIDAD POR S/. 52’998,270, Y POR S/. 688,639; RESPECTIVAMENTE Y SIN EVALUACIÓN DE SU POSESION EFECTIVA O TRANSFERENCIA POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD. 16

4. DEPRECIACION, AMORTIZACIÓN Y AGOTAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS INSUFICIENTEMENTE AFECTADAS Y CARENTE DE SUSTENTACIÓN INDIVIDUAL POR S/. 5’398,923 AL CIERRE DEL EJERCICIO 2009. 21

5. SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO DE AÑOS ANTERIORES SIN AGOTAMIENTO PARA SU RENDICIÓN ASEVERAN ELEVADO IMPORTE SIN CONTAR CON ANÁLISIS INDIVIDUAL DE LAS OBLIGACIONES POR S/. 2’775,681 26

III. CONCLUSIONES 30IV. RECOMENDACIONES 31 - 32

___________________________________________________________________________________________________________ AUDITORÍA A LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTE AL PERÍODO 2009. 1


________________________________________________________________________________________________________

V. ANEXOS 33

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE COLCABAMBA

PERIODO 01- ENE - 2009 AL 31 – DIC - 2009

INFORME N° 003-2010-2-1794

I. I N T R O D U C C I Ó N

1. ORIGEN DEL EXAMEN.



________________________________________________________________________________________________________

En cumplimiento del Plan Anual de Control correspondiente al ejercicio fiscal de 2010, aprobado por la Resolución de Contraloría Nº 077-2010-CG, del 22.MAR.2010, la Oficina de Control Institucional de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, realizó la presente acción de control cuya naturaleza y objetivos señalamos a continuación.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN.

Se practicó una Auditoria a los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 2009, para alcanzar los siguientes objetivos:

Genéricos

1. Expresar opinión a través del Dictamen de Auditoria, sobre los estados financieros e información complementaria de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, por el ejercicio terminado al 31 de Diciembre de 2009.

2. Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad de la estructura del sistema de control interno de la Entidad en concordancia con los principios y normas de control interno y disposiciones legales vigentes.

3. Establecer y revelar las debilidades, deficiencias y desviaciones más relevantes acerca del sistema de control interno financiero implementado, así como alcanzar las recomendaciones para superarlas.

Específicos

1. Determinar si los rubros Efectivo y Equivalente de Efectivo, Cuentas por Cobrar, Otras Cuentas por Cobrar, Existencias, Gastos Pagados por Anticipado, Edificios, Estructuras y Activos No Producidos, Vehículos, Maquinarias y Otros y Otras Cuentas del Activo, Obligaciones del Tesoro Público, Cuentas por Pagar, Deudas a Largo Plazo, Provisiones, Hacienda nacional y Resultados Acumulados, Patrimonio, Ingresos y Gastos del período fiscal 2009, se ciñen razonablemente en su contabilización y exposición a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Internacionales de Contabilidad, Instructivos Contables vigentes y demás normas contables y legales inherentes a dichas partidas.

2. Establecer si los sistemas administrativos de contabilidad, tesorería, abastecimientos y planificación apoyan con eficiencia la ejecución de las operaciones financieras de la Municipalidad, y si realizan sus actividades de acuerdo con la normatividad vigente.

3. Efectuar una evaluación básica de los procedimientos de Control Interno dispuestos por la Administración, incidiendo en el cumplimiento de las Normas de Control Interno para la Administración Pública, en las principales áreas relacionadas a la preparación de estados financieros.

4. Detectar adicionalmente probables actos irregulares e ilegales, incidentes en la presentación y exposición de los estados financieros objeto de examen.

5. Emitir en su oportunidad los respectivos Informes con los Resultados de nuestro examen, expresados en el Informe Corto con el Dictamen a los Estados Financieros, Informe Largo y Memorándum de Control Interno.

3. ALCANCE DEL EXAMEN



________________________________________________________________________________________________________

Nuestra Auditoria Financiera cubrió el período del 01 de Enero al 31 de Diciembre del año 2009. Por su propia naturaleza este tipo de trabajo se sustentó en pruebas selectivas y procedimientos considerados necesarios, conforme a la naturaleza de cada una de las cuentas verificadas. El área principal examinada fue de Contabilidad, ampliando a las operaciones de Tesorería, Control Patrimonial y el Área de Rentas. Este Informe Largo, reiteramos aclara y detalla los aspectos considerados como limitaciones, incertidumbres incidentes en los estados financieros auditados y explica las deficiencias en la aplicación de los principios y normas de contabilidad sintetizadas en el Informe Corto.

Dejamos constancia que la presente acción de control se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental, las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoria, Manual de Auditoria Gubernamental y demás disposiciones aplicables al efecto.

La Comisión de Auditoria ha tenido limitaciones de información y encontró datos contables sujetos a incertidumbre, con respecto a los estados financieros auditados, los mismos que determinaron el tipo de dictamen emitido. Tales limitaciones e incertidumbres están detalladas en las Observaciones correspondientes expuestas más adelante. Como consecuencia de lo anterior se aplicaron procedimientos alternativos y supletorios de auditoria financiera, no obstante por la importancia e ingente cantidad de datos sujetos a verificación estos últimos no lograron satisfacernos convenientemente.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD.

4.1 ANTECEDENTES

La Municipalidad Distrital de Colcabamba, fue creada mediante Ley Transitoria de Municipalidades Nº 51, de fecha 02 de Enero de 1857, encontrándose como Presidente Provisional de la República el Libertador Don Ramón Castilla, y elevado a la denominación de Villa de Colcabamba por Ley N° 10590, de 08.JUN.1946; y geográficamente se halla ubicada en el Distrito de Colcabamba, Provincia de Tayacaja del Departamento de Huancavelica.

Es una entidad básica de organización territorial del Estado y a la vez es un órgano de participación vecinal en asuntos públicos, encargándose de institucionalizar y gestionar con autonomía los intereses de sus correspondientes colectividades, teniendo a su cargo los siguientes elementos esenciales: territorio, población y organización.

Conforme a la Ley Orgánica de Municipalidades en vigencia aprobado por Ley N° 27972, la finalidad de la citada Municipalidad es representar al vecindario, promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales y el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción.

Asimismo la mismo Ley Orgánica en mención establece que dentro del marco de las competencias y funciones específicas, compete específicamente a la Municipalidad:

b) Planificar integralmente el desarrollo local y el ordenamiento territorial, en el nivel distrital. Las Municipalidades Distritales son responsables de promover e impulsar el proceso de planeamiento para el desarrollo integral correspondiente de su ámbito, recogiendo las prioridades propuestas en los procesos de planeación de desarrollo de carácter distrital.

c) Promover permanentemente la coordinación estratégica de los planes integrales de desarrollo distrital. Los planes referidos a la organización del espacio físico y uso del suelo que emitan las municipalidades distritales



________________________________________________________________________________________________________

deberán sujetarse a los planes y las normas municipales provinciales generales sobre la materia.

d) Promover, apoyar y ejecutar proyectos de inversión y servicios públicos municipales que presenten objetivamente economías de escala de ámbito provincial.

e) Emitir normas técnicas generales, en materia de organización del espacio físico y uso del suelo así como sobre protección y conservación de medio ambiente.

Lo expresado anteriormente se puede resumir en las siguientes actividades principales:

1 Aprobar su organización interna y su presupuesto...2 Administrar sus bienes y rentas3 Crear, modificar y suprimir contribuciones, tasas, arbitrios, licencias y derechos

municipales.4 Organizar, reglamentar y administrar los servicios públicos locales de su

responsabilidad.5 Planificar el desarrollo urbano y rural de sus circunscripciones y ejecutar los

planes y políticas correspondientes.6 Participar en la gestión de las actividades y servicios inherentes al estado,

conforme a ley y,7 Lo demás que determine la Ley.

4.2 BASE LEGAL

Como base legal que rige para la entidad, reconocemos principalmente a los siguientes dispositivos:

Constitución Política del Perú. Ley N° 27783 – Ley de Bases de la Descentralización publicada el 22.JUL.2002. Ley Nº 27680 – Ley de la Reforma Constitucional Sobre Descentralización del

06.MAR.2002. Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades del 26.MAY.2003. Decreto Legislativo Nº 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su

Reglamento, aprobado por D.S Nº 005-90-PCM de 06.MAR.84. Ley 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la

República, del 23.JUL.2002. Ley 28716 Ley del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado,

publicada el 28.ABR.2006. Decreto Supremo Nº 156-2004-EF T.U.O. de la Ley de Tributación Municipal del

15.NOV.2004. Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, de JUN.2008. Decreto Supremo Nº 184-2008-PCM, de ENE.2004, Reglamento de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG del 03.NOV.2006 de las Normas de

Control Interno para el Sector Público Normas de los Sistemas Administrativos pertinentes. Resoluciones e Instructivos de la Contaduría Pública de la Nación. Disposiciones, Directivas, Reglamentos e Instructivos aprobados y promulgados

por la propia entidad.



________________________________________________________________________________________________________

Las Oficinas administrativas y operativas de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, están ubicadas, en la Plaza Principal de Colcabamba, Provincia de Tayacaja, del Departamento de Huancavelica.

Entre los aspectos relevantes vinculados a la presente acción control, podemos indicar que regularmente y por mandato de la Contaduría Pública de la Nación y la Contraloría General de la República, es necesario realizar las auditorias financieras de las entidades públicas sujetas a control. En tal sentido, debe verificarse la conformidad de la información contable emanada por la entidad al cierre de cada ejercicio, evaluando la posición de sus activos corrientes y no corrientes, sus pasivos corrientes y no corrientes, su patrimonio, sus ingresos y gastos, sus flujos de efectivo y variaciones en tales componentes, para expresar una opinión acerca de su razonabilidad y consistencia respecto a los criterios y normatividad técnica y legal vigentes.

La conformidad señalada en el párrafo anterior fue evaluada bajo la vigencia actualizada del marco de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público aprobadas por la Contaduría Pública de la Nación, Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad, los Instructivos de Contabilidad aprobados por le mencionada Contaduría, las Normas y Principios Generales de Control Interno, las Normas de Control para el Sector Público, Leyes, disposiciones y demás normas vinculadas a la valuación y presentación de las cuentas de los estados financieros.

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS.

En cumplimiento de la Norma de Auditoria Gubernamental 3.60, se dio cumplimiento a la comunicación oportuna de los hallazgos, a los funcionarios y empleados que laboran o hayan laborado en la Municipalidad en el ejercicio 2009, especialmente a quienes desempeñaron funciones y asumieron responsabilidad en la preparación de la información financiera.

En el Anexo Nº 01 adjunto, se incluye la relación de personas que finalmente están consideradas en las observaciones, lo cual se incluye en cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Se ha emitido el Memorándum de Control Interno, mediante el cual se informó al titular a través del Oficio N° 066-2010, de 05.JUL.2010; sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad. Dicho documento se adjunta como Anexo N° 02, no habiéndose recibido la documentación concerniente de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA.

7.1 La Municipalidad continuó en el ejercicio 2009, con el inicio y conclusión de obras de infraestructura pública y proyectos de ayuda social y económica, mediante la modalidad de administración directa y contratos, los cuales han absorbido importantes inversiones de recursos públicos en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios y contrataciones, cuya contabilización en cuanto a activos fijos fue objeto de Observación y Recomendaciones en el presente Informe, sin embargo, la conformidad técnica, física, legal y financiera de tales inversiones,



________________________________________________________________________________________________________

requieren en opinión de la Comisión de Auditoria, de comprobaciones específicas mediante acciones de control programables, con la participación de profesionales especializados en obras.

II. OBSERVACIONES

1. EDIFICIOS, ESTRUCTUTRAS Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS, POR S/. 52’689,387; (NETO SIN DEPRECIACIONES) VEHÍCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS POR S/. 832,959 (NETO SIN DEPRECIACIONES) Y OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO POR S/. 2’987,612 (NETO SIN DEPRECIACIONES) SIN RESPALDO DE INVENTARIOS FÍSICOS INTEGRALES Y CON INCERTIDUMBRE EN SU VALUACIÓN CONTABLE POR EL EJERCICIO CONTABLE 2009.

Hemos verificado que la Municipalidad Distrital de Colcabamba a través de sus dependencias responsables, no practicó ni levantó Inventarios Físicos integrales y totalizados de sus bienes registrados en las partidas de Edificios, Estructuras y Activos no Producidos por S/. 52’689,387 (neto de depreciaciones), Vehículos, Maquinarias y Otros por S/. 832,959, (neto de depreciaciones) y Otras Cuentas del Activo por S/. 2’987,712, que suman S/. 56’509,958; constituyen el 90% de los activos totales, en consecuencia no se demostró de manera objetiva la situación, ubicación y estado de servicio de la totalidad de dichos activos, por consiguiente,



________________________________________________________________________________________________________

tampoco efectuó las conciliaciones contables exigidas para su adecuada exposición financiera, al no existir evidencia documentaria al respecto.

En tal sentido, los saldos individuales y totales de las cuentas en mención, no están acreditados con la demostración de la existencia real de todos los bienes revelados por la contabilidad, por no haberse efectuado las comprobaciones físicas requeridas por las normas y prácticas de contabilidad, a efecto de exponerlos en forma objetiva al término del ejercicio auditado. Si bien, nos presentaron listados en condición de inventarios físicos practicados por CPC. Miguel Ángel Matos Ascue, identificado con CCPJ N°° 8-1036, bajo el título: “Inventario Físico General Valorizado – Activo Fijo, Reportes de Bienes” al cierre del ejercicio auditado, tal información resulta insuficiente por las razones indicadas a continuación:

a) Solo comprendieron comprobaciones de bienes ubicados en las oficinas (muebles, enseres y equipos) y unidades de transportes, todos adquiridos hasta el 2009, es decir bienes muebles, excluyéndose terrenos, edificaciones, infraestructura pública, bienes por distribuir y las construcciones en curso, rubros que poseen una mayor materialidad respecto a los primeros.

b) Tales inventarios no fueron resumidos por partidas de bienes similares y no realizaron las conciliaciones Físico - Contable con los saldos de las respectivas sub-cuentas y listados contables que debieron anexarse al Balance General al 31-DIC-2009.

c) En los reportes alcanzados por el profesional que efectuó el inventario de los bienes muebles, no constan las actas y/o informes expresos de las diferencias faltantes y sobrantes que hubiera detectado, por cuanto las dependencias de Contabilidad y Control Patrimonial carecen de controles individuales para fines de conciliación.

También la Entidad omitió implementar su Registro de bienes inmuebles y muebles en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales - SINABIP, con el detalle y suficiente historial de cada uno de los bienes inmuebles, para mantener una información permanente y control efectivo de los mismos, lo que impidió aplicar procedimientos alternativos.

Al respecto los funcionarios responsables no cumplieron con las normas y criterios expuestos a continuación:

Artículo 57º de la Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972, que establece: “Cada municipalidad abre y mantiene actualizado su margesí de bienes municipales, bajo responsabilidad solidaria del alcalde, el gerente municipal y el funcionario que la municipalidad designe en forma expresa”.

Norma N° 06 “Conciliación de Saldos” del Sistema Administrativo de Contabilidad aprobada por la Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, que dispone: “La realización de acciones relacionadas entre si y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente existente”. La misma norma preceptúa que las Jefaturas Centrales Contables, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de los saldos pertinentes; asimismo establece la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestran los informes financieros, a fin de asegurarse su exactitud y veracidad, para el efecto se aplicarán entre otros procedimientos: inventarios físicos de todos los bienes materiales.



________________________________________________________________________________________________________

Norma 05 “Valuación y Depreciación del Activo Fijo” del Sistema Administrativo de Contabilidad, aprobada por la Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, que el numeral 3 de sus Acciones a Desarrollar estipula: “Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control físico de los bienes que forman parte del patrimonio, guardarán correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondiente del Libro Mayor”.

Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado, que en los incisos d) y f) de su Artículo 6º, y artículos 5°, 22º, 24º, 27°, 31° y 32° disponen las normas para efectuar el Inventario Físico del Patrimonio Mobiliario y la responsabilidad sobre los mismos, los cuales no fueron cumplidos plenamente por los terceros contratados para estos efectos.

Instructivo Nº 7 de la Contaduría Pública de la Nación, en cuyo Comentario 2. “Verificación de los Saldos de las Cuentas”, establece:

“Las Oficinas de Contabilidad son las responsables de efectuar las conciliaciones de saldos y pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.

La conciliación de saldos, es la demostración analítica para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables de los organismos que intervienen en una misma operación o de los registros con lo realmente disponible o existente. Dicha conciliación se constituirá en respaldo de los saldos que se informan.

Los procedimientos de comprobación y conciliación de saldos, están referidos a: Arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, conciliación de cuentas por cobrar, inventarios físicos de todos los bienes materiales, conciliación de las cuentas de enlace, conciliación del marco legal del presupuesto”.

El Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado de Exposición, que preceptúa: “Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional, que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren”; tratándose de los activos fijos tanto la exposición y para el caso la valuación al no haberse comparado con sus limites de actualización preexistentes al 2009 resultan inciertos.

Lo comentado originó información con incertidumbre y distorsionada respecto a partidas de Edificios, Estructuras y Activos no Producidos por S/. 52’689,387 (neto de depreciaciones), Vehículos, Maquinarias y Otros por S/. 832,959, (neto de depreciaciones) y Otras Cuentas del Activo por S/. 2’987,712, que suman S/. 56’509,958; constituyendo el 90% de los activos totales. Lo expuesto se originó por incumplimiento de la normatividad y obligaciones funcionales aplicables a estos casos por parte de los servidores de la Unidad de Contabilidad, Unidad de Logística - control patrimonial. Se añade la ausencia de coordinación y ejecución de actividades y acciones contables y administrativas, debidamente estructuradas y normalizadas, con la finalidad de realizar las comprobaciones internas y la conciliación contable de estas partidas; asimismo ocurre por deficiencias en la supervisión, monitoreo e implementación de medidas, para verificar la legalidad y conformidad de la preparación de los estados financieros, por parte de la Gerencia Municipal, Subgerencia de Administración y Rentas y Municipal, y el Titular de la entidad.



________________________________________________________________________________________________________

En respuesta al pliego de hallazgos de auditoría cursados se recibieron los descargos y/o aclaraciones siguientes:

Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, alcanzó sus comentarios mediante Carta S/Nº, del 04.AGO.2010, en el cual indica que por las limitaciones presupuestales sólo han realizado la elaboración del Inventario General de Bienes Muebles, Enseres y Maquinarias, quedando pendiente todo los demás para una segunda etapa a realizarse en el año 2010, y la conciliación de saldos es de exclusiva responsabilidad de la Unidad de Abastecimientos, Unidad de Contabilidad y Área de Control Patrimonial.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, señala en su Informe Nº 026-UC/MDC-2009, de 02.AGO.2010, que al finalizar el año 2009, se practicó el inventario físico valorizado de Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad y en uso de la Municipalidad, quedando pendiente el Inventario de Obras y/o Proyectos, y Estudios que ejecutó la Municipalidad, que se viene solicitando a la Subgerencia respectiva con anterioridad, por lo que el rubro EDIFICIOS, ESTRUCTURAS, Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS, se tiene en cuenta que de los periodos anteriores a la actual administración no se tiene mayor detalle de que lo componen.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, eludió ejercer sus derechos de auditado en la presente instancia, al no presentar sus aclaraciones y comentarios en el plazo establecido, no obstante a la notificación mediante aviso del Diario “PRIMICIA” de 10.AGO.2010.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, no presentó sus comentarios y/o aclaraciones, eludiendo su derecho de auditado; pese a la notificación personal y directa mediante el Oficio Nº 080-2010-OCI/MDC, de 21.JUL.2010, acreditada su recepción mediante su post firma y DNI, que constan en el cargo respectivo.

Al evaluar las comunicaciones en referencia, se desprende lo siguiente:

Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, reconoce expresamente que los inventarios físicos de los bienes materia de observación no fue efectuada en forma integral, confirmándose nuestra observación, que los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009; por lo cual se mantiene la observación.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al afirmar que aún quedan pendiente el Inventario de Obras y/o Proyectos, y Estudios que ejecutó la Municipalidad, y que se viene solicitando a la Subgerencia respectiva con anterioridad, por lo que el rubro EDIFICIOS, ESTRUCTURAS, Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS, se tiene en cuenta que de los periodos anteriores a la actual administración no se tiene mayor detalle de que lo componen; reafirman nuestra observación, en consecuencia subsiste la observación.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, elude el ejercicio de sus derechos de auditado en la presente instancia, al



________________________________________________________________________________________________________

no presentar sus aclaraciones y comentarios en el plazo establecido, no obstante a la notificación mediante aviso del Diario “PRIMICIA” de 10.AGO.2010; no contamos con elementos de juicio suficientes que permitan excluir del presente; por tanto subsiste la observación.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, al no haber presentado sus comentarios y/o aclaraciones; pese a la notificación personal y directa mediante el Oficio Nº 080-2010-OCI/MDC, de 21.JUL.2010, acreditada su recepción mediante su post firma y DNI, que constan en el cargo respectivo; no existen elementos de juicio suficientes que permitan absolver nuestra observación en que los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009; por lo cual se mantiene la observación.

De lo expuesto, emergen Responsabilidades Administrativas Funcionales del funcionario y servidores de la Municipalidad Distrital de Colcabamba indicados a continuación:

Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, por no haber supervisado y monitoreado las actividades de control gerencial respecto que los inventarios físicos de los bienes materia de observación no fueron efectuados en forma integral, confirmándose nuestra observación de que los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009, incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad, mediante el análisis de los Estados Presupuestarios y Financieros y el seguimiento de los planes municipales; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al no haber controlado y supervisado las acciones de control preventivo y concurrente de las actividades de control gerencial respecto a que los inventarios físicos de los bienes materia de observación no fueron efectuados en forma integral, confirmándose nuestra observación de que los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación



________________________________________________________________________________________________________

contable por el ejercicio contable 2009, incumpliendo sus funciones previstos en el literal b) y g) del artículo 32º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: b) Programar, organizar y supervisar y dirigir las acciones de control previo y concurrente de la documentación fuente para la elaboración de los Estados financieros, g) Mantener actualizado los registros contables principales y auxiliares y realizar sus respectivas conciliaciones; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, por no mantener actualizado el margesí de bienes de la municipalidad, y por no haber realizado el Inventario General en forma integral respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009, incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, por no mantener actualizado el margesí de bienes de la municipalidad, y por no haber realizado el Inventario General en forma integral respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) carecían de respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009, incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales,



________________________________________________________________________________________________________

semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

2. ESTADOS FINANCIEROS ADOLECEN DEL NECESARIO Y SUFICIENTE SOPORTE ANALITICO, POR ELLO NO PERMITEN UNA ADECUADA COMPRENSIÓN DE LA SITUACIÒN FINANCIERA Y RESULTADOS.

Hemos comprobado que los encargados de la preparación y aprobación de los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, no acompañaron por el ejercicio cerrado al 31-DIC-2009, los anexos u otros medios contables debidamente desagregados, específicos y conciliados que sirvan de soporte analítico a los saldos totales expuestos en las cuentas genéricas y a la vez les hayan servido para la comprobación de la conformidad de los mismos.

En primer lugar las exposiciones contables de la partida de Edificios y Estructuras por S/. 52’998,270, Activos No Producidos por S/. 688,639, Vehículos, Maquinarias y Otros por S/. 4’509,436, Estudios y Proyectos por S/. 2’937,329, y Otros Activos por S/. 166,832; fueron insuficientes e inciertas, al no incluirse datos acerca de los bienes muebles e inmuebles descritos en forma pormenorizada y valorizados individualmente, lo que impide su verificación, no existiendo reiteramos registros contables o administrativos analíticos que demuestren detalladamente su composición.

La situación es similar en el caso de las Depreciación, Amortización y Agotamiento acumuladas cuyo detalle por cada bien en particular se desconoce en la información contable, por S/. 5’398,923, notándose gran cantidad de activos con vidas útiles concluidas.

El libro de Inventarios y Balances no suplió tales omisiones, al registrar sólo una composición de cuentas y sub-cuentas, sin comprender la información específica requerida para conocimiento de los usuarios y con fines de su verificación.

Los responsables de la preparación de la Información Contable y su supervisión no consideraron la aplicación de la siguiente normatividad:

Norma N° 06 “Conciliación de Saldos” del Sistema Administrativo de Contabilidad aprobada por la Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, que dispone: “La realización de acciones relacionadas entre si y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente existente”.

Asimismo la norma en mención dispone que “el establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que están de acuerdo a lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes”



________________________________________________________________________________________________________

El Instructivo Nº 1 “Documentos y Libros Contables” de la Contaduría Pública de la Nación”, que en cuanto al Libro de Inventarios y Balances dispone la necesidad de revelar al finalizar el ejercicio:

- La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y otros que constituyan el activo de la entidad.

- La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la entidad.

Principios de Objetividad y Exposición dispuestos por la Contaduría Pública para su aplicación a partir de 1998, los que establecen:

“Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal.

La información que procese el Sistema de Contabilidad Gubernamental debe ser registrada libre de perjuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificación por parte de terceros

Los estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria, necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”

Lo anterior ocasionó información contable incierta de la mayor parte de las cuentas del activo, cuyos saldos totales no fueron respaldados por suficientes análisis e información demostrativa que permita un conocimiento cabal, interpretación objetiva y verificación posterior de los datos por parte de los usuarios y auditoria.

Lo expuesto se originó por incumplimiento de la normatividad y obligaciones funcionales aplicables a estos casos por parte de los responsables de la preparación de los estados financieros, también contribuyó con ello, las deficientes supervisión, monitoreo e implementación de medidas, para verificar la legalidad y conformidad de la preparación de los estados financieros, por parte de las Gerencias de Administración y Finanzas y Municipal, y el Titular de la entidad.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, alcanzó sus comentarios mediante Carta S/Nº, del 04.AGO.2010, en el cual indica que si los anexos u otros medios contables estuvieron adjuntos o no a los Estados financieros de 2009, para una mejor interpretación considero que efectivamente es una omisión pero que en nada va alterar los resultados, sin embargo ya se instruyó al Contador para superar la observación bajo responsabilidad; la exposición de sus comentarios ratifican el contenido de la observación respecto a que los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, señala en su Informe Nº 026-UC/MDC-2009, de 02.AGO.2010, que los Estados financieros del ejercicio 2009, fueron acompañados por sus respectivas notas de contabilidad donde se puede apreciar los detalles de cada cuenta que las componen, respecto a los rubros de Edificios y Estructuras, Estudios y Proyectos se adjuntan detalles de lo que los componen en los anexos y los que



________________________________________________________________________________________________________

corresponden a Vehículos, maquinarias y otros bienes muebles estos se detallan en el inventario alcanzado por la Unidad de Abastecimiento; dichos comentarios ratifican el contenido de la observación respecto a que los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, sus comentarios ratifican el contenido de la observación al afirmar que efectivamente es una omisión respecto a que los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados; por lo cual se mantiene la observación.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al afirmar que los Estados Financieros del ejercicio 2009, fueron acompañados de sus respectivas notas de contabilidad, reafirma el contenido de la observación, al no acreditar documentadamente el soporte de los análisis de las subcuentas contables, puesto que las notas de contabilidad consisten y sustentan a nivel cuentas principales; en consecuencia subsiste la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, por no haber supervisado y monitoreado las actividades de control gerencial respecto que los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados. Incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad, mediante el análisis de los Estados Presupuestarios y Financieros y el seguimiento de los planes municipales; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al no haber controlado y supervisado las acciones de control preventivo y concurrente de las actividades de control gerencial respecto a que los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados. Incumpliendo sus funciones previstos en el literal b) y g) del artículo 32º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: b) Programar, organizar y supervisar y dirigir las acciones de control previo y



________________________________________________________________________________________________________

concurrente de la documentación fuente para la elaboración de los Estados financieros, g) Mantener actualizado los registros contables principales y auxiliares y realizar sus respectivas conciliaciones; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

3. EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS, Y ACTIVOS NO PRODUCIDOS CARENTES DE SANEAMIENTO TÉCNICO, LEGAL Y CONTABLE EN SU INTEGRIDAD POR S/. 52’998,270, Y POR S/. 688,639; RESPECTIVAMENTE Y SIN EVALUACIÓN DE SU POSESION EFECTIVA O TRANSFERENCIA POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD.

Hemos verificado que la Municipalidad Distrital de Colcabamba, carece de los saneamiento técnico Legal y Contable y demás documentos de la SUNARP y del SINABIP que demuestren la propiedad jurídica de sus bienes registrados en la cuenta de Edificios y Estructuras, así como de Activos No Producidos – Terrenos Urbanos y Rústicos por S/. 52’998,270 y por S/. 688,639 al 31-DIC-2009. Adicionalmente a nuestro requerimiento tampoco nos presentaron sus fichas de inscripción en los Registros Públicos, en consecuencia la propiedad de los mismos no está debidamente saneada y respaldada con las formalizaciones que las normas legales exigen, ello contravino la exigencia técnica de soportar con documentación sustentatoria las anotaciones efectuadas en los libros contables y que son materia de exposición en los estados financieros.

Por lo mismo, reiteramos que la información contable no incluyó un detalle analítico de los mismos, limitándonos efectuar un seguimiento específico de sus formalidades legales. En ambos casos, tampoco nos han presentado copias de las Declaraciones Juradas del Impuesto Predial (autoavalúo) correspondientes al ejercicio 2009, que hemos requerido en forma oportuna.

Sobre el particular, los encargados del control, contabilización y supervisión de la preparación de la Información Financiera, omitieron tener en cuenta las normas indicadas a continuación:

Existió omisión de las disposiciones indicadas a continuación:

Artículos 56º y 58º de la Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972, que reconoce a los terrenos y edificios como bienes municipales, a la vez dispone que los inmuebles se inscriben en los Registros Públicos, a petición del Alcalde y por mérito del acuerdo de concejo correspondiente.

Artículos 59º, 64º, 65º, 66º y 68º de la misma Ley Orgánica de Municipalidad que preceptúan las condiciones en que deben efectuarse la disposición, donación, cesión en uso y destino de los bienes municipales, condiciones reales que requieren reflejarse en la contabilidad.

La Norma del Sistema Administrativo de Contabilidad Nº 03 Documentación Sustentatoria, aprobada por Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/79, la cual establece, la necesidad de contar con elementos de evidencia que permitan el



________________________________________________________________________________________________________

conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación y transacción con los datos suficientes para su análisis, debiendo mantenerse la documentación debidamente archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes.

La Directiva para el Registro y Control Contable de los Bienes de Propiedad del Estado Nº 001-98/SBN-OAJ, aprobada por la Resolución Nº 216-98-SBN, que en sus ítems 1.4 Lineamientos, literales a), c) y d), 1.5 Responsabilidad y Capitulo II. Interrelación legal y contable preceptúan: “Para registrar los bienes de propiedad de la entidad se procederá a la verificación y conciliación del inventario físico con la documentación que acredita la propiedad y que acrediten el valor del bien (expediente técnico, acta de transferencia, resolución de adjudicación, etc.). En caso de no existir dichos documentos el Contador de la entidad deberá informar a la autoridad competente para que se efectúe una valorización del bien. En la Cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se registran los bienes de propiedad de la entidad que forman parte de sus activo fijo y por tanto sujetos a depreciación y al ajuste por corrección monetaria, por lo tanto no se ajusta ni se deprecia un bien que no es propio. En tal sentido, no se pueden registrar bienes que no son de propiedad de la entidad. Las entidades que reciben un bien en cesión en uso deberán registrarlo en las Cuentas de Orden y las entidades que ceden sus bienes deberán mantenerlos registrados en la Cuenta 1502.

Son responsables del cumplimiento de la presente los Directores de Administración, Jefe de Contabilidad y encargados del área de control patrimonial de cada una de las dependencias comprendidas en la presente Directiva.

Todas las entidades públicas en general deben establecer los mecanismos administrativos internos para que los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo su ámbito de dominio directo o indirecto sean debidamente inscritos ante el registro público correspondiente (Registro de la Propiedad Inmueble, Registro de la Propiedad Vehicular y otros reconocidos por Ley) y registrados en el Margesí de Bienes Nacionales obligatoriamente”.

La Norma Internacional de Contabilidad N° 16, que en su párrafo 16, establece el costo de una partida de inmuebles, maquinaria y equipo comprende su precios de compra. Se entiende que el precio de compra es el pagado al momento de la transmisión de la propiedad del bien adquirido, y ésta se ampara jurídica y necesariamente en documento establecido conforme a la legislación vigente.

Principios Contables aplicables a la Contabilidad Gubernamental establecidos por la Contaduría Pública de la Nación en el año 1998:

- “Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal.

La información que procese el sistema de contabilidad gubernamental, debe registrarse libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, en forma transparente y ser susceptible de verificación por terceros independientes.

- Importancia Relativa: Los estados financieros debe revelar todos aquellos aspectos cuya importancia pueda afectar las evaluaciones o decisiones. La aplicabilidad de la información depende de la naturaleza e importancia relativa.



________________________________________________________________________________________________________

La información se considera de importancia relativa si su omisión o su presentación equivocada pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen en base a los estados financieros.

Ley N° 27493,Ley de Saneamiento Físico Legal de Bienes Inmuebles de Entidades del Sector Público.

Decreto Supremo N° 130-2001-EF, Medidas Reglamentarias para que cualquier Entidad Pública pueda realizar acciones de Saneamiento Técnico, Legal y Contable de inmuebles de Propiedad Estatal.

Lo expuesto ocasionó información contable desprovista de sustentación adecuada, y con incertidumbre respecto a la propiedad real de Edificios y Estructuras por S/. 52´998,270, y por S/. 688,639, respectivamente, especialmente la propiedad real, formal y legal no ofrece suficiente certeza y conformidad documentaria. Al margen también tales partidas de halla sobreestimadas al no haberse efectuado el correspondiente tratamiento legal, documentario y contable de diferentes bienes transferidos, donados, o cedidos en uso cuyo detalle se desconoce a falta de información.

El incumplimiento de la normatividad y obligaciones funcionales aplicables a estos casos por parte de los funcionarios de contabilidad y patrimonio según corresponda es causa de los asuntos comentados; ocurrió también por deficientes supervisión, monitoreo e implementación de medidas de control interno concurrentes para verificar la legalidad y conformidad de los terrenos y construcciones para su exposición en los estados financieros, por parte de los Órganos Gerenciales según corresponda.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, alcanzó sus comentarios mediante Carta S/Nº, del 04.AGO.2010, en el cual manifiesta que no se hizo el año pasado por tener limitación presupuestal y en el presente año se realizan el saneamiento físico legal de las propiedades de la municipalidad; dichos comentarios no fueron acreditas documentadamente las acciones que afirma respecto al saneamiento técnico, legal y contable.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, señala en su Informe Nº 026-UC/MDC-2009, de 02.AGO.2010, que el distrito de Colcabamba está considerado como distrito rural y casi en su totalidad de inmuebles en general no cuentan con el saneamiento legal, debido a que la parte urbana si se quiere llamar es aún considerada como “Comunidad de Colcabamba” lo que viene dificultando su respectivo saneamiento lega es así que los terrenos y/o inmuebles que usufructúa la municipalidad se encuentran en igual condición, pero contablemente se viene incluyendo dichos inmuebles según lo inventariado por la oficina de control patrimonial; sus comentarios no han sido acreditados documentadamente.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, eludió ejercer sus derechos de auditado en la presente instancia, por lo cual no se cuenta con elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, no presentó sus comentarios y/o aclaraciones, eludiendo su derecho



________________________________________________________________________________________________________

de auditado; consecuentemente no contamos con elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, reconoce expresamente que los edificios y estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; por lo cual se mantiene la observación.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al afirmar que Colcabamba está considerada como distrito rural y como una Comunidad, que por ello los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; ratifican el contenido de la presente; en consecuencia subsiste la observación.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, al eludir el ejercicio de sus derechos de auditado en la presente instancia, no contamos con elementos de juicio suficientes que permitan excluir del presente; respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad, por tanto subsiste la observación.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, al no haber presentado sus comentarios y/o aclaraciones; no existen elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación, respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; por lo cual se mantiene la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, por no haber supervisado y monitoreado las actividades de control gerencial respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad, mediante el análisis de los Estados Presupuestarios y Financieros y el seguimiento de los planes municipales; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el



________________________________________________________________________________________________________

artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al no haber controlado y supervisado las acciones de control preventivo y concurrente de las actividades de control gerencial respecto a que los inventarios físicos de los bienes materia de observación no fueron efectuados en forma integral, confirmándose nuestra observación de que los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; incumpliendo sus funciones previstos en el literal b) y g) del artículo 32º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: b) Programar, organizar y supervisar y dirigir las acciones de control previo y concurrente de la documentación fuente para la elaboración de los Estados financieros, g) Mantener actualizado los registros contables principales y auxiliares y realizar sus respectivas conciliaciones; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, por no mantener actualizado el saneamiento técnico, legal y contable de los bienes inmuebles de propiedad de la municipalidad, respecto a los edificios, estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, por no mantener actualizado el saneamiento técnico, legal y contable de los bienes inmuebles de propiedad de la municipalidad, respecto a los edificios,



________________________________________________________________________________________________________

estructuras y activos no producidos carecen de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

4. DEPRECIACION, AMORTIZACIÓN Y AGOTAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS INSUFICIENTEMENTE AFECTADAS Y CARENTE DE SUSTENTACIÓN INDIVIDUAL POR S/. 5’398,923 AL CIERRE DEL EJERCICIO 2009

Hemos verificado que los encargados de la preparación y supervisión de la información financiera de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, no han efectuado una afectación suficiente y apropiada de las depreciaciones de los activos fijos de la entidad en el ejercicio 2009, principalmente con relación a los siguientes rubros:

1. En cuanto a las Edificios o Unidades No Residenciales por S/. 266,022, Estructuras por S/. 731,499, Vehículos por S/. 805,628, Maquinaria, Equipo, Mobiliario y Otros por S/. 2’870,849, Estudios y Proyectos por S/. 710,423, y Otros Activos Intangibles por S/. 14,502; los cuales hacen un total de S/. 5’398,923, no se informó en los anexos contables e información complementaria los porcentajes de depreciaciones individuales que se aplicaron a cada uno de estos bienes conforme a sus vidas útiles.

Se incumplieron las siguientes disposiciones legales y normas:

Instructivo Contable Nº 2 “Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo”, de la Contaduría Pública de la Nación, que puntualiza los siguientes mandatos:

- Las entidades responsables de efectuar la depreciación de los bienes de activo fijo utilizarán el método de línea recta. Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación con Resolución de Alta Dirección, en los casos debidamente justificados, para tal efecto harán conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación.

- Los bienes adquiridos durante el ejercicio serán depreciados en proporción al tiempo transcurrido desde la fecha de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso.

- En el caso de construcciones en curso procede la depreciación desde el momento en que se utilizan los ambientes terminados, aún cuando la



________________________________________________________________________________________________________

totalidad del proyecto no haya concluido, utilizando el mismo porcentaje que para los edificios.

- El cálculo de la deprecación obtenida de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente instructivo, deberá ser efectuado y registrado contablemente al mes siguiente de la puesta en uso del bien material sujeto a depreciación.

- Para el caso en que se conozca la fecha de puesta en uso de la Infraestructura Pública (no considerar el valor del terreno)…, se deberá efectuar la provisión para depreciación desde el mes siguiente de su puesta en uso.

- Para el caso en que no se tenga conocimiento de la fecha de utilización de la Infraestructura Pública (no considerar el valor del terreno) deberá estimar la vida útil a partir del ejercicio 1993 en adelante, procediéndose a depreciar con porcentajes que se obtengan de acuerdo a la vida útil estimada.



La información que procese el sistema de contabilidad gubernamental, debe registrarse libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, en forma transparente y ser susceptible de verificación por terceros independientes.

- Bienes Económicos: Los bienes de dominio o uso público como por ejemplo: puentes, carreteras, plazas, etc., constituyen activos del ente ejecutor durante el periodo de construcción. Una vez terminados deben ser Infraestructura Pública e incorporados como activos del ente, sino darse de baja cuando sean edificaciones a ser transferidas y registrarse en cuentas del activo de la entidad destinataria encargada de su custodia o mantenimiento.

- Ejercicio: El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente la entidad pública debe medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación financiera, de tesorería y cumplimiento de su programación de operaciones. El ejercicio contable corresponde al año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre.

- Prudencia: Los ingresos y gastos no se deben sobrestimar, subestimar ni anticipar o diferir. Cuando se deba elegir entre más de una alternativa para medir un hecho económico-financiero, se elegirá aquella que no sobrevalúe los activos ni subvalúe los pasivos”

Lo anteriormente expuesto, ocasionó una Información Financiera inexacta al no haber determinado la depreciación, amortización y Agotamiento en forma individual de acuerdo a la vida útil de activo fijo.

Lo anterior se originó, por la inadecuada aplicación e incumplimiento de las normas contables para la contabilización y exposición de las depreciaciones, igualmente por las omisiones técnico-contables por parte de los funcionarios responsables de efectuar el registro ceñido a los principios y prácticas de



________________________________________________________________________________________________________

contabilidad de los mismos. Contribuyó con ello, la ausencia de una efectiva y eficiente supervisión y control interno, en la preparación, formulación y presentación de los estados financieros y de la gestión patrimonial por parte de los responsables de la Administración y Gestión de la entidad. Adicionalmente tampoco la dependencia de control patrimonial, efectuó permanente comprobación y conciliación analítica respecto a las depreciaciones reales de todos los activos fijos de la entidad.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, alcanzó sus comentarios mediante Carta S/Nº, del 04.AGO.2010, en el cual manifiesta que el tema de depreciación, amortización y otros que no ha adjuntado los anexos o el detalle, hace interpretar como que no hubiese una certeza en los cálculos o afectaciones, sobre el particular he instruido al Contador para que le remita en el acto bajo responsabilidad dicha información faltante; no adiciona ningún documento que acredite la sustentación individualizada del cálculo de las depreciaciones, amortizaciones y agotamiento de activos fijos a la emisión del presente.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, señala en su Informe Nº 026-UC/MDC-2009, de 02.AGO.2010, que en cuanto a los Edificios, o Unidades no Residenciales, Estudios y Proyectos se encuentran en implementación ya que se desconoce datos fehacientes de los mismos para poder determinar la depreciación exacta de los inmuebles; sus comentarios ratifican el contenido de la observación.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, eludió ejercer sus derechos de auditado en la presente instancia, por lo cual no se cuenta con elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación; respecto depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, no presentó sus comentarios y/o aclaraciones, eludiendo su derecho de auditado; consecuentemente no contamos con elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, sus comentarios ratifican el contenido de la observación, al señalar que ha instruido al Contador respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; no obstante de no incluir ningún documento que acredite la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos individualizados; por ende subsiste la observación.



________________________________________________________________________________________________________

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al afirmar que los Edificios, o Unidades no Residenciales, Estudios, y Proyectos se encuentran en implementación la; ratifican el contenido de la presente; en consecuencia subsiste la observación. depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, al eludir el ejercicio de sus derechos de auditado en la presente instancia, no contamos con elementos de juicio suficientes que permitan excluir del presente; respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; por tanto subsiste la observación.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, al no haber presentado sus comentarios y/o aclaraciones; no existen elementos de juicio suficientes que permitan absolver de la observación, respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; por lo cual se mantiene la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, por no haber supervisado y monitoreado las actividades de control gerencial respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad, mediante el análisis de los Estados Presupuestarios y Financieros y el seguimiento de los planes municipales; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al no haber controlado y supervisado las acciones de control preventivo y concurrente de las actividades de control gerencial respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; incumpliendo sus funciones previstos en el literal b) y g) del artículo 32º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad,



________________________________________________________________________________________________________

aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: b) Programar, organizar y supervisar y dirigir las acciones de control previo y concurrente de la documentación fuente para la elaboración de los Estados financieros, g) Mantener actualizado los registros contables principales y auxiliares y realizar sus respectivas conciliaciones; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Hugo, Peña Duránd, Jefe de la Unidad de Abastecimientos, ENE. – ABR. 2010, por no mantener actualizado los cálculos de depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos, respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Rudy Jaime, Bernaola Adauto Jefe de la Unidad de Abastecimiento, MAY. – DIC. 2010, por no mantener actualizado los cálculos de depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos, respecto a la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) e i) del artículo 31º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: e) Mantener actualizado el Margesí de Bienes, la misma que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pública, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros; i) Efectuar el Inventario Anual de Bienes Muebles e Inmuebles de la Institución; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con



________________________________________________________________________________________________________

corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

5. SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO DE AÑOS ANTERIORES SIN AGOTAMIENTO PARA SU RENDICIÓN ASEVERAN ELEVADO IMPORTE SIN CONTAR CON ANÁLISIS INDIVIDUAL DE LAS OBLIGACIONES POR S/. 2’775,681

Hemos comprobado que la Municipalidad Distrital de Colcabamba, con relación al tratamiento de los Servicios y Otros Contratados por Anticipado en los rubros de: Contratistas, Proveedores, Otras Entregas A Rendir Cuenta, Encargos Generales y Otros, al cierre del ejercicio 2009, alcanzaron en su conjunto un significativo importe por S/. 2’775,681, frente a la aseveración en el Balance General por el importe de S/. 853,133, evidenciado que fue revelado inadecuadamente.

En la medida, que los estados financieros al 31-DIC-2009, no incluyen los anexos con la información completa de los comprobantes, fechas, receptores o responsables, que demuestren una composición analítica debidamente conciliada con sus saldos del Mayor, no es posible conocer con precisión la antigüedad, rendiciones parciales y montos pendientes en cada caso individual, relevándose un crecimiento considerable de estos diferidos, teniendo impedimento la Comisión de Auditoria de evaluar los alcances, naturaleza de diferidos y efectos financieros de los montos del crecimiento neto ocurrido al cierre del ejercicio auditado.

Tal situación nos revela que en el año 2009, la Subgerencia de Administración y Rentas, omitieron disponer las medidas oportunas y ejecutar las acciones administrativas e incluso legales, que estaban obligadas realizar para cautelar el interés de la Municipalidad y generar la recuperación de las salidas de dinero anteriores a dicho año,

En tal sentido, los encargados correspondientes no llevaron a efecto las disposiciones indicadas a continuación:

Artículo 22º del D.S. Nº 347-90-EF, que establece: “Los saldos por rendir del Fondo para Pagos en Efectivo, de los adelantos concedidos, y los préstamos hechos con recursos públicos, al 31 de diciembre de cada ejercicio presupuestal deben ser recuperados y revertidos a la cuenta nacional o regional que financió dicha actividad hasta la fecha del cierre de las Subcuentas y Cuentas Corrientes”.

La Norma del Sistema Administrativo de Contabilidad Nº 03 Documentación Sustentatoria, aprobada por Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/79, la cual establece, la necesidad de contar con elementos de evidencia que permitan el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación y transacción con los datos suficientes para su análisis, debiendo mantenerse la documentación debidamente archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes.



La información que procese el sistema de contabilidad gubernamental, debe registrarse libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con



________________________________________________________________________________________________________

incidencia económica-financiera, en forma transparente y ser susceptible de verificación por terceros independientes.

- Ejercicio: El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente la entidad pública debe medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación financiera, de tesorería y cumplimiento de metas de su programación de operaciones. El ejercicio contable corresponde al año calendario del 1 de enero al 31 de diciembre

- Exposición: Los estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria, necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”

Se ocasionó una información incompleta e incierta respecto a cuentas con carácter especial y tratamiento administrativo y financiero inmediato, por el importe de S/. 1’922,548, sobre los cuales tampoco se ejercieron oportunas acciones de recuperación.

Los hechos descritos obedecieron al incumplimiento de las disposiciones legales, los principios y normas de contabilidad indicados mas arriba, por parte de los funcionarios de la Unidad de Contabilidad; asimismo por la ausencia de diligencia y atención del Gerente Municipal y Subgerente de Administración y Rentas en velar y cautelar los fondos municipales entregados a servidores o terceros, por los cuales no exigieron oportunas rendiciones, dejando de agotar las acciones administrativas y legales que debían de realizar de manera oportuna.


1. Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, alcanzó sus comentarios mediante Carta S/Nº, del 04.AGO.2010, en el cual manifiesta que se refiere mayormente a ejercicios de la anterior gestión, de los cuales no hemos encontrado detalle en la parte administrativa ni en los dictámenes de OCI, sin duda de lo que hemos encontrado ya están denunciados y comunicados al despacho de la justicia; no acredita sus comentarios en forma documentada respecto a los servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681.

2. Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, señala en su Informe Nº 026-UC/MDC-2009, de 02.AGO.2010, que el mayor porcentaje de estos rubros datan de ejercicios anteriores al periodo 2007, lo mismo que al momento de la transferencia de cargo no fueron revelados ni informados a detalle de su composición, lo que hace imposible poder tomar medidas de recuperación o rendición, en el presente ejercicio se prevendrá las acciones necesarias para poder detallar, castigar o sincerar dichos saldos; dicho comentario ratifica el contenido de la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, reconoce expresamente que dichos pagos por anticipado corresponden a ejercicios anteriores, respecto a los servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681; por lo cual se mantiene la observación.



________________________________________________________________________________________________________

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al afirmar que efectivamente el mayor porcentaje corresponde a ejercicios anteriores al periodo 2007, ratifica el contenido de la observación respecto a los servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681; por lo cual se mantiene la observación.


Luís Valois, Solano Sacravilca, Gerente Municipal, ENE, - DIC. 2009, por no haber supervisado y monitoreado las actividades de control gerencial respecto a los servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681; incumpliendo sus funciones previstos en el literal e) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad, mediante el análisis de los Estados Presupuestarios y Financieros y el seguimiento de los planes municipales; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.

Leew Roney, Lazo Juan de Dios, Jefe de la Unidad de Contabilidad, ENE. – DIC. 2010, al no haber controlado y supervisado las acciones de control preventivo y concurrente de las actividades de control gerencial respecto a los servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681; incumpliendo sus funciones previstos en el literal b) y g) del artículo 32º del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Ordenanza municipal Nº 007-2007-MDC, de 07.MAY.2007, que obliga: b) Programar, organizar y supervisar y dirigir las acciones de control previo y concurrente de la documentación fuente para la elaboración de los Estados financieros, g) Mantener actualizado los registros contables principales y auxiliares y realizar sus respectivas conciliaciones; así como de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3º de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público aprobado por el Decreto Legislativo Nº 276, que obliga:”desempeñar sus funciones con honestidad, eficiencia, laboriosidad y vocación de servicio”, y de lo previsto en el artículo 129º del Reglamento de la Carrera Administrativa, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, que dispone: Los funcionarios y servidores deberán actuar con corrección y justeza al realizar los actos administrativos que les corresponda, cautelando la seguridad y el patrimonio del Estado que tengan bajo su directa responsabilidad.



________________________________________________________________________________________________________

III. C O N C L U S I O N E S.

En mérito a las observaciones contenidas en el presente informe se llegan a las conclusiones siguientes:

1. Hemos verificado que la administración de la Municipalidad Distrital de Colcabamba aseveró en los Estados Financieros correspondiente al ejercicio 2009, los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) sin respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009. (Observación Nº 01)

2. Hemos constatado que la información financiera ejercicio 2009, de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, los estados financieros adolecen del necesario y suficiente soporte analítico, por ello no permiten una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados. (Observación Nº 2)

3. Hemos comprobado que la administración de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, reveló en los Estados Financieros ejercicio 2009, los Edificios, estructuras, y activos no producidos carentes de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente y sin evaluación de su posesión efectiva o transferencia por parte de la municipalidad. (Observación Nº 3)

4. Hemos verificado que la administración de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, expresaron en los Estados Financieros ejercicio 2009, la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009. (Observación Nº 4)

5. Hemos constatado que la administración de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, aseveró en los Estados Financieros ejercicio 2009, servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores sin agotamiento para su rendición



________________________________________________________________________________________________________

aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681. (Observación Nº 5)



________________________________________________________________________________________________________

IV. R E C O M E N D A C I O N E S.

Teniéndose en consideración las Observaciones y Conclusiones expuestas, de conformidad con lo establecido por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y con el propósito de aportar con una correcta y eficiente administración de la entidad, alcanzamos las siguientes recomendaciones:

AL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE COLCABAMBA, PARA QUE EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN EL NUMERAL 22) DEL ARTÍCULO 20º DE LA LEY ORGÁNICA DE MUNICIPALIDADES APROBADO POR LEY Nº 27972, DISPONGA:

01. Que, el titular de la Municipalidad Provincial de Tayacaja, disponga que las Comisiones de Procesos Administrativos Disciplinarios, especial o permanente conforme corresponda, procedan en cumplimiento de sus atribuciones, a evaluar el presente documento y emitir sus informes, sobre cuya base su despacho determinará el tipo de sanción a aplicarse al funcionario y servidores comprendidos en las Observaciones y Conclusiones números 01, 02, 03, 04, 05, del presente Informe Largo, teniéndose en consideración lo establecido por el Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 005-90-PCM. (Conclusiones Nº 1, 2, 3, 4, y 5)

02. Que, el Gerente Municipal, disponga la asignación presupuestaria suficiente para efectos de la realización de un Inventario General e Integral de los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, especialmente los rubros comprendidos de los edificios, estructuras y activos no producidos, por s/. 52’689,387; (neto sin depreciaciones) vehículos, maquinarias y otros por s/. 832,959 (neto sin depreciaciones) y otras cuentas del activo por s/. 2’987,612 (neto sin depreciaciones) sin respaldo de inventarios físicos integrales y con incertidumbre en su valuación contable por el ejercicio contable 2009.

También el Gerente Municipal deberá reiterar la implementación inmediata del Margesí de Bienes Municipales y del Registro Analítico de los mismos en el SINABIP, con alcance a los bienes señalados en el párrafo anterior, así como disponer con carácter Resolutivo que la Sub Gerencia de Contabilidad, proceda en cumplimiento de sus funciones a conciliar y contrastar la información contable de los activos fijos en su totalidad, con los inventarios físicos practicados para el efecto, con la finalidad de presentar información financiera confiable. (Conclusión N° 01)

03. Que, el Gerente Municipal ordene al Jefe de la Unidad de Contabilidad, realice los análisis de las subcuentas contables, que permitan determinar la identificación individual de las operaciones contables, y que constituyan el soporte analítico con la finalidad de realizar las conciliaciones de saldos, a la vez permitan una adecuada comprensión de la situación financiera y resultados en los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Colcabamba. (Conclusión Nº 2)

04. Que, el Titular de la Municipalidad Distrital de Colcabamba, solicite al Concejo Municipal la autorización presupuestaria para el Saneamiento Técnico-Legal y Contable principalmente de los Edificios, Estructuras, y Activos No Producidos carentes de saneamiento técnico, legal y contable en su integridad por s/. 52’998,270, y por s/. 688,639; respectivamente; cuyo cumplimiento deberá monitorear continuamente, además de tenerse en consideración la aplicación de la



________________________________________________________________________________________________________

Ley 29151 Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento aprobado por el D.S. Nº 007-2008-VIVIENDA en lo pertinente a los Gobiernos Locales. (Conclusión Nº 03)

05. Que, el Gerente Municipal ordene al Jefe de la Unidad de Contabilidad y dependencias afines, que la depreciación, amortización y agotamiento de activos fijos insuficientemente afectadas y carente de sustentación individual por s/. 5’398,923 al cierre del ejercicio 2009; tengan las definiciones contables con los requerimientos normalizados por el Instructivo Nº 2 de la Contaduría Pública de la Nación, a efecto de proceder a su depuración de ser el caso, asimismo ordenar que Contabilidad los revele en estados financieros con estricto apego a los principios, normas e instructivos contables que rigen al respecto. (Conclusión Nº 4)

06. Que el Gerente Municipal ordene al Jefe de la Unidad de Tesorería y Jefe de la Unidad de Contabilidad, realicen la identificación individual de los beneficiarios de servicios y otros contratados por anticipado de años anteriores, que se encuentran sin el agotamiento para su rendición, y aseveran elevado importe sin contar con análisis individual de las obligaciones por s/. 2’775,681; con la finalidad de exigir agotando los medios necesarios para el cumplimiento de las rendiciones correspondientes, en el término perentorio de 30 día hábiles de recibido el presente. (Conclusión Nº 5)

Colcabamba, 03 de setiembre de 2010.

REFRENDADO POR:

CPCC. JOSÉ DANIEL SEGURA SERNA CPC. MARLENE ELIZABETH CHAVEZ TUMIALAN Mat. CCPJ Nº 08-0706 Mat. CCPJ Nº 08-0927 Supervisor Jefe de Comisión

V. A N E X O S.



________________________________________________________________________________________________________

ANEXO N° 01: RELACIÓN DE PERSONAS Y FUNCIONARIOS QUE ESTÁN COMPRENDIDOS EN LAS OBSERVACIONES.

ANEXO N° 02: MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO


informe largo auditoria ee ff

Documents