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INFORME FINAL DE RESIDENCIAS PROFESIONALES
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LAS “5 S” EN EL HISTORICO DE
PROYECTOS DEL ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y GESTIÓN DE
NEGOCIOS EN LA COMPAÑÍA PEÑA SANCHEZ S.A DE C.V.
COMPAÑÍA PEÑA SÁNCHEZ S.A DE C.V
LIC. GABRIEL LÓPEZ DOMÍNGUEZ
DIANA YAZMÍN HUERTA PÉREZ
08080877
COATZACOALCOS, VERACRUZ DICIEMBRE 2012
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE COATZACOALCOS
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Índice
Introducción
Justificación
Generalidades
Objetivo general y específicos del proyecto
Capitulo I antecedentes generales de la empresa
1.1 Antecedentes ................................................................................................. 12
1.2 ubicación de la empresa ............................................................................... 24
1.3 Organigrama .................................................................................................. 25
1.4 Ubicación general y específica .................................................................... 26
1.5 Giro de la empresa ........................................................................................ 27
1.6 Políticas y reglas ........................................................................................... 27
1.7 Misión y visión ............................................................................................... 27
1.8 Caracterización del área en que participo ................................................... 28
Capitulo II Seguimiento del problema .............................................................. 31
2.1 Problemas a resolver priorizándolos.......................................................... 31
2.2 Alcances y limitaciones ................................................................................ 32
2.3 Fundamento teórico ...................................................................................... 33
Capitulo III Proyecto 5 S ..................................................................................... 43
3.1 Procedimientos y descripción de actividades ............................................ 43
3.2 Resultados (Planos, graficas, prototipos y programas) ............................ 45
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Referencias Bibliográficas
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Introducción
La necesidad de organizar el sistema de información en el histórico de proyectos
de la Compañía Peña Sánchez S.A. de C.V. en el departamento de
Comercialización y Gestión de Negocios es muy importante, ya que es necesario
lograr una mayor productividad en el almacenamiento de la información, es por
ello que surge la labor de mantener un control adecuado para su debido respaldo
de manera electrónica y física, resguardando y dando una estructuración de su
contenido para su futuro uso.
Este proyecto considera varios aspectos que son necesarios someter en control
en el Histórico de proyectos, dentro del proceso ya estipulado para poder tener
una organización total y dar un seguimiento constante a los estándares de calidad
que la Compañía sigue, esto es con la aplicación de herramientas precisamente
de calidad que son las 5 S estas ayudaran a seguir el orden y control de las guías
de procedimiento establecidas en el departamento de Comercialización y Gestión
de Negocios , proponiendo estrategias que servirán no solo a corto plazo , sino a
largo plazo creando disciplina, orden y limpieza en aquellos colaboradores y
encargados del departamento de Comercialización y Gestión de Negocios que
de manera documentada los resguardan.
La detección de factores que debilitan el control y el orden que a falta de
organización precisa hacen notar las fallas en el sistema, es ahí donde toma
lugar la metodología propuesta “cinco eses” que abarcan: Organización, Orden,
Limpieza, Estandarización e Integración, se considera de gran relevancia la
seguridad que se requiere aplicar al material que se maneja en el departamento,
debe cumplir con las cualidades indispensables para su durabilidad, la limpieza
toma su lugar de importancia todos los días donde se debe tener cuidado de que
los contenedores de la información no estén siendo dañados, aplastados o
llevados de un lugar a otro lo cual pueda ocasionar perdidas o sean dañados los
materiales.
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Toda esta metodología requiere ser implementada y llevada a la practica para
obtener un mejoramiento optimo en Tiempo, dinero y espacio, a manera de crear
una auto disciplina constante, veremos como el compromiso y responsabilidad de
cada colaborador toma un rol de importancia ya que son los que mantienen
contacto directo, por lo cual se les debe influir y motivar a que realicen las labores
de la manera correcta y que estas practicas de calidad sean aplicadas creando
disciplina y autonomía en cada uno de ellos con las practicas de buen orden y
limpieza, organización buscando una mayor productividad, menos daños o
defectos causados por accidentes o extravió.
La organización del proyecto esta seccionado en tres capítulos, en el capitulo I
tendremos aspectos generales de la empresa para comprender el contexto de la
situación se requiere saber su historia y trayectoria que son objeto de análisis de
relevancia en cuanto al Histórico de proyectos de la compañía.
Los problemas que nos llevan a el objeto de estudio de esta investigación los
encontraremos en el capitulo II, priorizamos los problemas a resolver,
especificaremos los alcances y las limitantes que tendremos incluso económicas,
el tiempo etc. Seguido de las teorías de las 5 S que son fundamento de este
proyecto y en eso basamos el capitulo III finalmente en donde el proyecto 5 S de
manera estratégica y en base a análisis podemos determinar como aplicar cada
una de las herramientas de calidad de la metodología 5 S con las que se
trabajaran y serán observables en el desarrollo de la propuesta que se maneja
estandarizando los recursos , los usos y movimientos de los que colaboran y el
trabajo integral del departamento y todas aquellas actividades que afectan de
manera directa en el Histórico de Proyectos.
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Justificación
Esta propuesta surge a través de una necesidad en los procedimientos ya
establecido en cuanto a la entrega de proyectos esto es para mantener el orden
de los documentos y archivos digitales que son entregados al departamento de
comercialización, será de gran ayuda haciendo más eficiente la búsqueda de
información en los discos de proyectos aumentando la productividad y reduciendo
las demoras al accesar a la información debido a la falta de orden y de una
estrategia de identificación proponiendo en el siguiente trabajo una nueva
estructura en el orden y la organización de este material, aplicando herramientas
de calidad las cuales no solo servirán a corto si no a largo plazo creando disciplina
en las personas que interactúen con el material cuando se requiera.
La falta de organización en el sistema de información en el histórico de proyectos
de la Compañía Peña Sánchez S.A. de C.V. en el departamento de
comercialización es muy importante, ya que es necesario para lograr una mayor
productividad en el almacenamiento de la información, es por ello que surge la
labor de mantener un control adecuado para su debido respaldo de manera
electrónica y física, resguardando y dando una estructuración de su contenido
para su futuro uso.
Análisis del tema
Esta propuesta surge a través de una necesidad en los procedimientos ya
establecido en cuanto a la entrega de proyectos esto es para mantener el
orden de los documentos y archivos digitales que son entregados al departamento
de Comercialización, será de gran ayuda haciendo más eficiente la búsqueda de
información en los discos de proyectos aumentando la productividad y reduciendo
las demoras al accesar a la información debido a la falta de orden y de una
estrategia de identificación proponiendo en el siguiente trabajo una nueva
estructura en el orden y la organización de este material, aplicando herramientas
de calidad las cuales no solo servirán a corto si no a largo plazo creando disciplina
en las personas que interactúen con el material cuando se requiera.
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La necesidad de organizar el sistema de información en el histórico de proyectos
de la Compañía Peña Sánchez S.A. de C.V. en el departamento de
comercialización es muy importante, ya que es necesario para lograr una mayor
productividad en el almacenamiento de la información, es por ello que surge la
labor de mantener un control adecuado para su debido respaldo de manera
electrónica y física, resguardando y dando una estructuración de su contenido
para su futuro uso.
Impacto económico
Este proyecto no pude ser analizado sin una ubicación económica pertinente. El
histórico de proyectos dentro del área de comercialización es de gran importancia
ya que es utilizado para la publicidad de la empresa, el respaldo de los trabajos
realizados y como apoyo en los futuros proyectos que la empresa realice.
Como se mencionó anteriormente no se mantiene un control de los proyectos el
tiempo que un personal se tarda buscando un proyecto es demasiado y genera
mucho esfuerzo la búsqueda de un proyecto lo cual repercute económicamente
para la empresa. Se realizó un estudio de tiempo por medio de un cronometraje,
para verificar el tiempo que se tarda un personal en buscar un proyecto y se tienen
los siguientes cálculos:
Tiempo total en búsqueda: 1.15 hrs.
Costo por hora: $21.00
Mediante el cronometraje se dedujo que un trabajador se tarda 1.15 horas en la
búsqueda de un proyecto si se mantuviera un debido control y manejo de los
proyectos el tiempo de búsqueda disminuiría y ese tiempo se podría emplear en
otras actividades generando una mayor productividad.
Se localizó otra pérdida económica de la empresa al no contar con una estructura
adecuada de las etiquetas ni realizar un material duradero por lo cual se
desprenden fácilmente y hay que invertir de nuevo tanto tiempo como dinero para
la elaboración de etiquetas cada que estas se deterioran. Otra problemática es
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que como no se les da el debido cuidado a los discos estos se deterioran y se
tiene que volver a invertir para comprar nuevos discos y cajas en caso que se
rompan, comprobado que el principal gasto de una empresa se da en la compra
de materiales de oficina debido a la poca atención que se le presta a esta
problemática.
A dicha problemática se le daría solución aplicando una herramienta de orden y
limpieza la cual se vería reflejada en una reducción de gastos innecesarios como
lo es la inversión de tiempo, y el dinero que se invierte en la compra de materiales
utilizados para la recuperación de información digital cuando esta se deteriora por
el mal uso o manejo.
Impacto social
El histórico de proyecto es una labor del personal del área de comercialización y g
Gestión de negocios las cuales cumplen con muchas funciones dentro de dicho
departamento, como se sabe la búsqueda de información es un trabajo tedioso por
lo cual se le tiene que dar la debida importancia y preocupación, implementando
una herramienta que la convierta en un trabajo más rápido y eficaz por lo cual una
metodología de 5 S haría que aumente la productividad de las personas que se
dedican al control y manejo de esta información tanto física como electrónica,
reduciendo los tiempos de búsqueda de un proyecto y manteniendo un control.
Impacto ecológico
Los bienes ambientales constituyen bienes públicos, bienes comunes a los que
todo ser humano tiene derecho de acceso en condiciones de equidad, en este
sentido el desarrollo sustentable depende de la integridad de los ecosistemas
asegurando el aprovechamiento de sus recursos, un consumo sustentable es la
práctica de consumir con responsabilidad los bienes materiales y servicios que
utilizamos para desarrollar nuestras actividades en los diferentes sitios que nos
encontremos como lo es la oficina en donde se genera el más alto uso de
materiales de papelería. El histórico de proyectos es una actividad de resguardo
de información de todos los proyectos que la Compañía Peña Sánchez S.A. de
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C.V. realiza desde sus orígenes, por lo cual se da uso a materiales de papelería
como lo son discos, cajas de cartón y de plástico, hojas, tinta para impresiones y
energía para realizar la labor de respaldo de esta información muy útil para la
empresa por lo cual el mal manejo de esta información da como resultado el
deterioro de material que contiene dicha información y por consiguiente la labor de
recuperación continua cuando este problema se presenta. Si se mantuviera el
debido cuidado de esta información esta problemática no impactara
ecológicamente en el continuo uso de materiales los cuales son obtenidos del
ambiente y desechados al ambiente ocasionando contaminación al mismo. Al
aplicar una metodología de 5 s se daría solución a esta problemática manteniendo
orden y control, minimizando el daño ambiental, y económico que conlleva este
mal hábito.
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Generalidades
Para poder tener un amplio criterio con respecto a la problemática planteada en
este proyecto, es indispensable comprender el contexto de la situación en el área
específica de Comercialización y Gestión de Negocios en la Compañía Peña
Sánchez S.A de C.V en lo que respecta a los términos utilizados.
Parte de los procedimientos que se llevan acabo en le área de Comercialización y
Gestión de Negocios es precisamente que de manera sistémica se realice una
integración, se lleve un control, se difundan, sean resguardados y puedan ser
consultados los Libros de Proyecto que se generen durante y al término de los
servicios que realice la Compañía Peña Sánchez S.A de C.V.
Esos Documentos son:
Libro Blanco. Expediente integrado por la información administrativa generada
previo, durante y al término del servicio.
Libro de Proyecto. Es el expediente que contiene el listado del personal que
participa en dicho proyecto, los requerimientos del proyecto, comunicación con el
cliente, si se requirió algún tipo de permiso, un archivo fotográfico, evidencias de
obra, toda esta información se concentra en un respaldo electrónico
Histórico de Proyectos (SharePoint).
Es donde se administran los documentos digitalizados del libro Blanco, así como
los índices del desempeño como los reportes Mensuales y Reporte Final del
Proyecto.
Ficha Técnica es un documente que contiene datos e imágenes relevantes del
proyecto
Libro de Proyecto. Es el que Incluye los documentos “Entregables” del Proyecto.
Estos deberán estar al menos en documento fuente inclusive documentos con
firmas.
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El Responsable del Proyecto (Coordinador o Líder) será el Encargado de realizar
o designar a alguien de su equipo para la recopilación e integración de la
información que integra el Libro Blanco (Administrativo) y el Libro de Proyecto,
respectivamente.
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Objetivo general y específicos del proyecto
General
Desarrollar una metodología, para aumentar la productividad y el control en el
histórico de proyectos, mediante un análisis de la problemática y el desarrollo de la
propuesta de implementación de la herramienta de calidad 5 S.
Específicos
Realizar un análisis de la problemática mediante un diagrama de Ishikawa.
Análisis de tiempo en la búsqueda de información de proyectos.
Priorizar los problemas y causas mediante un diagrama de Pareto.
Planificar las soluciones y acciones para resolver el problema.
Describir una serie de estrategias para mantener el control en la
documentación del Histórico de proyectos.
Desarrollo del marco teórico.
Desarrollar la propuesta de implementación de la metodología 5 S.
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Capitulo I.- Antecedentes generales de la empresa
1.1 Antecedentes
Historia de su fundación:
COPESA esta constituida por profesionales y técnicos especializados en diversas
áreas de la Industria de la Construcción, contamos con maquinaria, equipo y
herramienta, así como con infraestructura de oficinas (central, móvil) y bodegas,
mismas que ponemos a su consideración para dar servicio principalmente en siete
áreas: Ingeniería, Construcción, Desarrollo de Software de Gestión de Información
(SGI-SIAIP), Topografía, Mecánica de Suelos, Servicios Ambientales y
Capacitación.
Nuestra empresa es 100% mexicana. Además contamos con alianzas estratégicas
con el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey para ofrecer
los Servicios de Estudios Ambientales y Calidad Ambiental además contamos con
la alianza de Autodesk, desarrollador de AutoCAD, para ser Centro Autorizado de
Entrenamiento y desarrollo en la Zona Sureste del País.
Así mismo contamos con la Certificación de Asesor Auditor de Obra Pública,
expedida por la H. LVII Legislatura del Estado de Veracruz y la Cámara Mexicana
de la Industria de la Construcción, bajo la Norma ISO-9000.
Somos una empresa especialista en la generación de proyectos, basados en la
identificación de los ciclos de inversión requeridos para el crecimiento sustentable
de la sociedad y su entorno, a través de Servicios Integrales, dirigidas a los
diferentes sectores de la Industria Paraestatal y Privada y el Gobierno en sus tres
niveles Ejecutivos (Municipal, Estatal y Federal), que tienen como objetivo la
creación de nuevas instalaciones de infraestructura, la optimización de las
operaciones , la confiabilidad operativa y la regulación normativa nacional e
internacional de instalaciones productivas ligando estos ciclos de inversión con los
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ciclos de vida de las instalaciones de los siguientes sectores:
Gas y Petróleo
Química y Petroquímica
Agroindustria
Metal- Mecánica
Energía
Infraestructura Urbana
Gobierno
Servicios Globales
Servicios
Ingeniería Básica y de Detalle
Desarrollamos ingeniería Básica partiendo del diseño conceptual y de las bases
de diseño en el área de procesos, y la ingeniería de detalle con soluciones
multidisciplinarias para la generación de especificaciones, planos de detalle para
construcción, Conceptos y Volúmenes de Obra, Integración de Paquetes de
Concurso para Obra, y Dibujos “Tal como se construyo” (AS BUILT)
Ingeniería Básica de Procesos
Simulación de Procesos
Especificación y Diseño de Equipos y Tuberías
Estudios de Geotecnia, Hidráulicos, Topohidráulicos, Hidrológicos y
Socavación.
Estudios Topográficos (planimetría y altimetría)
ingeniería de Detalle Multidisciplinaria (Civil, Mecánica, Eléctrica, Tuberías
e instrumentos)
Modelado tridimensional Inteligente para aplicaciones multidisciplinarias.
Escaneo Laser 3D.
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Desarrollo de Proyectos para soluciones dentro del marco normativo y
normas Oficiales Mexicanas (NOM).
Procura y construcción
Contamos con los servicios de Adquisición, Inspección y Expedición de los
equipos y materiales especificados requeridos para la fase de construcción de las
obras civil, instrumentación y electromecánica, donde ponemos a disponibilidad de
nuestros clientes equipo y herramientas adecuadas a las necesidades de su obra,
utilizando altos estándares de calidad y asegurándoles viabilidad a sus proyectos
mediante una planeación efectiva del proceso de procura y construcción de la
obra.
Especialistas en Obra Civil y Arquitectónica.
Obra Mecánica, Montaje de Tanques, Recipientes y Tuberías.
Obra Eléctrica Industrial y Urbana en Alta, Media y Baja Tensión; e
Instrumentos de Flujo y Control.
Construcción y Mantenimiento de Plantas Industriales (Proyectos Llave en
Mano).
Especialistas en Plantas de Gases Industriales.
Construcción y Mantenimiento de Plantas Recuperadoras de Azufre.
Obras de Infraestructura Urbana.
Construcción y Mantenimiento de Vías de Comunicación, Federal, Estatal y
Municipal.
Soporte a pruebas y puesta en marcha de las instalaciones
Nuestro personal altamente capacitado y con años de experiencia en la industria
nos permite ofrecer servicios de precomisionamiento y comisionamiento en
plantas e instalaciones de distintas áreas productivas, con lo que aseguramos la
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efectividad de la producción desde el inicio de las operaciones, al tener una
verificación efectiva en el control de pruebas y puesta en marcha.
Elaboración de manuales de Operación, Mantenimiento y Seguridad.
Supervisión de pruebas para arranque de Instalaciones de Proceso.
Precomisionamiento y Comisionamiento de Instalaciones de Proceso.
Mantenimiento
COPESA ofrece servicios de mantenimiento industrial en las áreas de
mantenimiento a plantas, mantenimiento eléctrico y mantenimiento de sistemas de
control e instrumentación, ofreciendo además planes y administración del
mantenimiento.
Especialistas en mantenimiento Arquitectónico.
Mantenimiento Mecánico de Tanques, Recipientes y Tuberías.
Mantenimiento Eléctrico Industrial y Urbano en Alta, Media y Baja Tensión; e
Instrumentos de Flujo y Control.
Mantenimiento de Plantas Industriales (Proyectos Llave en Mano).
Especialistas en Mantenimiento de Plantas de Gases Industriales.
Mantenimiento de Plantas Recuperadoras de Azufre.
Mantenimiento de Infraestructura Urbana.
Mantenimiento de Vías de Comunicación, Federal, Estatal y Municipal.
Capacitación
Tradicionalmente en COPESA, como parte del interés de que el personal interno
tenga una continua capacitación para elevar su conocimiento tanto práctico como
teórico se han elaborado procedimientos de capacitación que ponemos a
disposición de nuestros clientes con una gama de cursos, talleres y diplomados
orientados a elevar la capacidad técnica y humana de sus colaboradores y
trabajadores. Así mismo como parte integrante del ciclo de vida de las
instalaciones se orientan cursos hacia las diferentes áreas tanto productivas como
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administrativas que coadyuven a la mejora continua de las operaciones y el
mantenimiento.
Cursos Certificados de Autodesk: AutoCAD, Revit Architecture.
Certificaciones MICROSOFT (Somos el único Centro Autorizado de
Certificación Microsoft en Veracruz).
Cursos de Desarrollo Humano y Desarrollo Organizacional.
Capacitación en Actos de Defensa ante STPS y SEMARNAT.
Capacitación y Certificación a Operadores de Plantas de Azufre.
Capacitación en Analizadores de Azufre.
Capacitación Técnica para Ingenieros de Campo y de Administración.
Gestión del talento humano
Relacionado con el proceso de capacitación COPESA crea el área de gestión del
recurso humano para el reclutamiento de personal mediante procesos de
evaluación bajo metodologías de alto nivel que sirvan para seleccionar personal
con potenciales de alta eficiencia en aptitud y actitud para los diferentes puestos
que la industria requiera. Así mismo en este contexto COPESA ofrece los servicios
de outsourcing.
Evaluación Psicométrica a través de Software Especializado.
Estudios Socioeconómicos.
Perfiles Profesiográficos.
Reclutamiento y Selección de Personal.
Bolsa de Trabajo.
Maquila de Nómina.
Vinculación a Recién Egresados con Empresas.
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Integración del paquete tecnológico
Como parte del ciclo de vida orientado a las operaciones y el mantenimiento
COPESA ha diseñado una plataforma tecnológica y todo un proceso de
integración orientado a la sistematización del proceso de digitalización de
información técnica y a la administración de la misma. Para ello se ha desarrollado
toda una metodología para la integración de información técnica que va desde el
levantamiento en campo utilizando tecnología de punta mediante escáneres laser
3D hasta el desarrollo de aplicaciones de administración de información que se
comunican a los sistemas corporativos de las empresas, de tal forma que bajo
este concepto se da cumplimiento a las mejores prácticas internacionales de
desempeño, confiabilidad operativa y disciplina operativa, así como cumplimiento
a normas oficiales mexicanas como la NOM-028-STPS-2006.
“As-Built” de Instalaciones Industriales, mediante Tecnología de Nube de
Puntos con Escaner Láser 3D.
Elaboración de Documentos Inteligentes.
Generación de Modelos Electrónicos Bi y Tridimensionales Inteligentes
(MEBI & METI).
Interoperabilidad entre Plataformas de Software de Diseño de Plantas.
Vinculación de Documentos e Integración de Información Técnica en los
METI.
Software de Gestión de Información-Sistema Integral de Administración de
Información de Plantas SGI-SIAIP.
Integridad mecánica
Como parte de la operación y la confiabilidad operativa de las instalaciones
ofrecemos servicios relacionados con la integridad mecánica de los equipos de
procesos que van desde la inspecciones técnicas, hasta las pruebas no
destructivas (PND), utilizando métodos y prácticas recomendadas como RBI
(Inspección basada en riesgo por sus siglas en inglés), además de contar con el
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soporte de inspectores API, inspectores AWS y ASME certificados, así como
contar con una unidad verificadora para certificación de los recipientes en base a
la NOM-020-STPS-2004.
Certificación de Recipientes a Presión bajo la NOM-020-STPS-2002.
Pruebas No Destructivas (Non Destructive Test).
Estudios de Integridad Mecánica.
Ingeniería de Recipientes a Presión, Tanques y Tuberías.
Inspección Basada en Riesgo RBI (Risk Based Inspection).
Ingeniería de Materiales y Corrosión.
Inspectores Certificados en API-510, API-570, en Pruebas No Destructivas
NIVEL I , II y III y en Procesos de Soldadura.
Estrategia de gestión legal en seguridad
La Gestión legal en seguridad se lleva a cabo en base a la experiencia que a
través de los años han obtenido nuestros especialistas en temas de seguridad
física e industrial, el tema de seguridad y cuidado del ambiente en la actualidad se
ha convertido en un tema no solo de responsabilidad social, sino de
sustentabilidad y rentabilidad de los negocios, por ello y ante las modificaciones a
las leyes federales que regulan estos dos aspectos, se hace necesario el modificar
y readecuar los procesos en la industria para que cumplan con la reglamentación
que les compete, es por ello que en COPESA hemos diseñado todo un
procedimiento de asesoría y consultoría de tal forma que las inversiones que se
tengan que realizar por cumplimiento de las normas y leyes de seguridad y
ambientales no sean un lastre en la eficiencia del negocio ni perjudiquen otras
inversiones planeadas.
Gestión en Aplicación del Marco Normativo STPS y SEMARNAT.
Gestión en el Proceso DECLARE (Declaración Laboral Electrónica).
Asesoría en el Proceso para el Reconocimiento de EMPRESA SEGURA
mediante el Mecanismo de Autogestión.
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Asesoría en el Proceso para el Reconocimiento de INDUSTRIA LIMPIA.
Asesoría para la Compaginación del Modelo de Gestión de Seguridad
adoptado por la Industria y los Requerimientos Normativos para la
Certificación de Empresa Segura.
Sistemas de protección contra incendio
Dentro de las plantas sobre todo aquellas que tienen riesgos altos de incendios o
fuego, los sistemas de protección contraincendios son muy importantes por lo que
ofrecemos importantes soluciones tanto para el diseño como para la evaluación de
los sistemas en operación de tal forma que cumplan con los requisitos
establecidos tanto en la normatividad interna y nacional como en normatividad
internacional basando los estudios y la consultoría en las prácticas y condiciones
marcadas por la NFPA (National Fire Protection Association), para lo cual
contamos con Especialistas Certificados en Protección Contraincendios (CEPI).
Diseño de Redes de Agua C.I.
Análisis Normativo de Instalaciones Contra Incendio existentes.
Rediseño de Instalaciones.
Especificaciones de Equipos y Materiales para Sistemas Contra Incendio.
Diseño de Sistemas de Almacenamiento y Bombeo C.I.
Diseño de Sistemas de Aspersión.
Ingeniería, Procura y Construcción de Redes Contra Incendio.
Ingenieros Especialistas Certificados en Protección Contra Incendio (CEPI)
por la NFPA.
Soluciones de gestión
En COPESA entregamos soluciones que permiten satisfacer los requerimientos
más exigentes de nuestros clientes en base a un Modelo Integral que combina
Consultoría para la implementación de Mejores Prácticas, Metodologías y
Estándares Internacionales, Soluciones Tecnológicas probadas, así como la
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Gestión del Cambio para ayudar a nuestros clientes a transitar de una situación
actual a una futura deseada.
Consultoría:
Implantación de Modelos de Mejora y Desarrollo Organizacional.
Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), Análisis de Cadena de
Valor (Value Streap Mapping), Gestión de Procesos de Negocio (Business
Process Management), Gestión de Riesgos, Mapeo de Procesos (Process
Mapping), Administración de Proyectos (PMBOK ), Optimización y
Reingeniería de Procesos (BPR), Modelo de calidad en Ingeniería de
Software (MoProSoft).
Gestión del Cambio.
Diagnósticos (Assestment), Capacitación en el Cambio Cultural, Coaching.
Soluciones Tecnológicas:
Implementación de herramientas tecnológicas que permiten comunicar,
gestionar, medir y evaluar la estrategia, operación y los procesos dentro de
su organización.
SGI-SIAIP, BPMS, CRM, ERP, SCM, ECM.
Recuperación de Azufre
COPESA ha creado toda una división de Servicios Integrales y alianzas con
expertos internacionales y certificados en el diseño, operación, mantenimiento y
seguridad de plantas de azufre con el objeto de por una parte optimizar la
operación de las plantas y por otro lado dar cumplimiento normativo tanto a los
acuerdos internacionales, como el cumplimiento a la normatividad mexicana
expedida para disminuir las emisiones de azufre a la atmósfera y a los mantos
freáticos. Este servicio está orientado específicamente a la solución de
problemáticas en las plantas de azufre que existen en el sistema nacional de
refinación y a las plantas recuperadoras de azufre de la subsidiaria Pemex Gas y
Petroquímica Básica.
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Análisis de Compuestos de Azufre en Corrientes Acidas.
Ingeniería Básica, Ingeniería de Detalle, Construcción y Procura para
modificaciones o plantas nuevas de recuperación de Azufre, unidades de
Aminas y Plantas de Aguas Amargas.
Venta de Analizadores y Hornos de Alta Eficiencia.
Cumplimiento Legal para las Normas SEMARNAT: NOM-137-SEMARNAT-
2006,NOM-148-SEMARNAT-2006
Optimización de las Unidades Recuperadoras de Azufre (URA).
Planeación Efectiva del Mantenimiento.
Certificación de Ingenieros y Operadores.
Administración del Control del Proceso.
Especificación, Selección, Suministro, Instalación y Refaccionamiento de
Equipo Especializado para URA´s.
Sistema de la información
La gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que
se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los
niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la
información necesaria para tomar decisiones de gestión.
La supervisión proporciona información sobre el estado de cosas en el proyecto.
Esta información se recoge durante las fases de planificación e implementación.
La información ayuda a detectar cualquier cosa que vaya mal en el proyecto. En
consecuencia, los administradores pueden encontrar soluciones para asegurar el
éxito.
La información para la gestión es importante para:
Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestión de prestaciones y
servicios
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Poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación
participativas.
Cómo gestionar la información:
Para poder utilizar la información para tomar decisiones de gestión, debe
gestionarse la información (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestión de la
información (el proceso de recabar y guardar la información) y la información para
la gestión (la información necesaria para tomar decisiones bien documentadas)
son diferentes, se refuerzan entre sí y no pueden separarse en las operaciones
cotidianas.
Por lo tanto, la gestión de la información implica:
Determinar la información que se precisa
recoger y analizar la información
registrarla y recuperarla cuando sea necesaria
utilizarla
divulgarla
Sistema de gestión de proceso de negocio
En todo proyecto de inversión se tiene que cumplir con un ciclo que determina la
vida útil y productiva del mismo, para esto COPESA ha diseñado dentro de toda la
gama de servicios ofertados por nuestra empresa, Servicios Integrales que apoyan
la ejecución de todo el ciclo de inversión tanto en proyectos orientados hacia la
industria, como a proyectos orientados a la infraestructura, de tal forma que se
obtengan resultados óptimos y una recuperación de la inversión en los plazos
planteados, de esta forma COPESA, no solo contribuye a la ejecución de
proyectos sino que con una visión mucho más integral se convierte en socio de
negocios de sus clientes al invertir en conjunto con ellos durante el ciclo de
inversión propuesto.
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BPM (Business Process Management), o BPMS (BPM Suite) es el conjunto de
servicios y herramientas que facilitan la administración de procesos de negocio.
Por administración de procesos entendemos: análisis, definición, ejecución,
monitoreo, y control de los procesos...
Una buena gerencia adaptada a la realidad actual del comportamiento eficaz de
las empresas que les permite ser altamente competitiva, está plenamente
identificada con el alcance, repercusiones que genera la gestión de procesos de
negocios (BPM).
Los escenarios actuales involucran características que exigen que las empresas
que ellos actúan cuenten además de ofrecer un producto demandado, avalado con
las exigencias de las normativas de la calidad internacional, contar con una
empresa consistente , respaldada de una buena gestión de procesos que le
favorezca en su operatividad, competitividad.
Se ha comentado, que se tenga presente, que el BPM (Business Process
Management), con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías punta, ha
emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la
"Agilidad" y "Flexibilidad" necesaria para responder de forma rápida a los nuevos
cambios y oportunidades de mercado.
Lo cierto, que cuando la empresa se ha identificado con el alcance y
repercusiones que ofrece el BPM, está plenamente identificada como se señala,
con una buena tecnología que emplea estándares de modelamiento para permitir
una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las
compañías del sector.
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1.2 ubicación de la empresa
25
1.3 Organigrama
26
1.4 Ubicación general y específica
27
1.5 Giro de la empresa
De servicios
1.6 Políticas y reglas
Políticas de calidad
En COPESA, estamos conscientes de la importancia que tiene nuestro trabajo
para cumplir con los objetivos de nuestros clientes, es por esto, que nos
comprometemos a realizar nuestras actividades bajos los códigos más estrictos
de calidad, ética y responsabilidad a través de la mejora continua.
Objetivo Estratégico
Integrar un grupo de trabajo multidisciplinario generador de oportunidades de
negocio que desarrolle proyectos integrales. Por esta razón, nos encontramos
ampliando nuestras certificaciones y alianzas estratégicas a fin de crecer un 25%
anual.
1.7 Misión y visión
Misión
Ser una organización competitiva que contribuye al desarrollo sustentable de
nuestros clientes, ofreciendo soluciones integrales de ingeniería , construcción,
Consultoría y Tecnologías, Capacitación y ,Negocios y Entretenimiento,
soportados en innovaciones tecnológicas y alianzas estratégicas, a fin de
satisfacer sus necesidades e incrementar su valor y generando riqueza en todos
los que integran nuestra empresa.
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Visión
Ser un corporativo multinacional líder y competitivo que brinde soluciones
integrales de excelencia en sus líneas de negocio, fortaleciéndose con sus
alianzas estratégicas con organizaciones internacionales antes del 2020.
Lema
“Buscaremos siempre el desarrollo sustentable de nuestra empresa y de la
sociedad”
Líneas de negocio
Ingeniería
Construcción
Consultoría y Tecnología
Capacitación
Negocios y Entretenimiento
1.8 Caracterización del área en que participo
Comercialización y Gestión de Negocios
Objetivo
Realizar el plan de comercialización e identificación de mercado y clientes, así
como el seguimiento a los contratos en ejecución del cual se derivan los índices
de desempeño mediante la evaluación de los parámetros definidos por la
gerencia de comercialización y gestión de negocios
Alcance
Este procedimiento es aplicado por la gerencia de comercialización y gestión de
negocios para la promoción, seguimiento, control de los clientes, los productos y
servicios identificados a través de las líneas de negocios de Ingeniería,
29
construcción, capacitación y consultoría y Tecnología abarcando una cobertura en
las aplicaciones de estas áreas a todas las empresas del grupo.
Definiciones
Comercialización: actividades de promoción, seguimiento y control de las ventas
en Compañía Peña Sánchez S.A. de C.V. a través de sus líneas de negocios.
Contrato: es el pedido verbal o escrito del cliente, puede ser también las bases de
un concurso, el convenio que asigna el contrato respectivo o una orden de
compra.
Cliente: Es la organización o persona que recibe un producto o servicio
proporcionado por Compañía Peña Sánchez S.A. de C.V.
Especificaciones: Documentos que establecen las necesidades o expectativas
establecidas, generalmente implícitas u obligatorias.
Servicio: Es el resultado de actividades generadas en la interface entre un cliente
o proveedor.
Requisitos
• Conocer el programa de actividades y de erogaciones de cada proyecto
• Integrar los documentos administrativos correspondientes a la ejecución de
los proyectos tales como:
• Solicitud de cotización o bases de concurso.
• Propuesta técnico-económico.
• Contrato.
• Estimaciones y facturas.
• Acta de entrega-recepción o finiquito.
30
• Evaluación del grado de satisfacción del cliente.
Responsabilidades
• Es responsabilidad del jefe de gestión de negocios la realización de este
procedimiento y del RD la verificación del mismo.
• Es responsabilidad del gerente de la línea de negocios a cargo del proyecto
proporcionar los documentos administrativos correspondientes más la que resulte
de la ejecución del proyecto.
• Es responsabilidad del jefe de gestión de negocios reportar a la gerencia de
comercialización y Gestión de Negocios los índices que se generen en este
procedimiento.
• Es responsabilidad de la alta Dirección evaluar los índices de desempeño
reportados por la gestión de Negocios a efecto de ponderar los estímulos y
reconocimientos que procedan.
31
Capitulo II.- Seguimiento del problema
2.1 Problemas a resolver priorizándolos.
En el histórico de proyectos los cuales son manejados por el departamento de
Comercialización y Gestión de Negocios, se detecta una deficiencia con el acceso
a la información el cual inicia desde la entrega de documentos los cuales son
almacenados de manera física y electrónica, dichos no llevan un registro
adecuado y un orden así como su estructuración estandarizada que permitan
acceder fácilmente a la información. Debido a esto al momento de hacer la
búsqueda de algún proyecto se pierde demasiado tiempo ya que resulta tedioso
buscar un proyecto, no existe un control de la información incluso no es fácil de
identificar el nombre del proyecto, para lo cual se requiere que cada disco
contenga etiquetas con datos específicos del proyecto para su fácil
reconocimiento, se organice por años se controle por medio de un código y
posteriormente se registre en una lista para finalmente sean almacenados para su
posterior uso.
Detectar las áreas de oportunidad para una mejora enfocado en el proyecto de
acuerdo a los conocimientos adquiridos en mi desarrollo profesional educativo.
Evitar retrasos en el servicio del departamento además de optimizar tiempos a
través de procesos mejor planificados dentro del histórico de proyectos.
En la actualidad la Compañía Peña Sánchez S.A de C.V cuanta con un
histórico de proyectos dentro de una red a la cual tienen acceso los clientes
internos de la empresa, Para esto la información necesita ser recopilada para
poder subirla a esta plataforma. Planificar de manera adecuada el seguimiento
de la documentación es indispensable para no extraviar documentos
importantes y puedan ser respaldados electrónicamente.
32
Ahorrar tiempo al administrador y colaboradores del departamento de
Comercialización y Gestión de Negocios que tienen acceso a estos
documentos, aplicando el orden y mantenerlo, reduciendo la perdida de
información en alguno de los procesos planteados.
Se requiere un mejoramiento en el archivado de documentos de proyectos y
un control adecuado para hacer más eficiente las actividades en el
departamento de Comercialización y Gestión de Negocios donde toda
documentación es importante para mantener registros de las licitaciones
hechas en los años correspondientes.
2.2 Alcances y limitaciones
En base a la observación minuciosa de las actividades que se realizan en el
departamento de Comercialización y Gestión de Negocios, en la que tenemos
amplio acceso a la información, donde se ha detectado la problemática que surge
a partir de la falta de comunicación y estricto orden de la documentación
administrativa que se requiere resguardar de los proyectos que la empresa
desarrolle, por lo cual el proyecto desarrollado se enfocara en la búsqueda de
soluciones las cuales quedaran como una propuesta de aplicación, desarrollando
una metodología de 5 S, en base al conocimiento adquirido durante el desarrollo
profesional se puede aplicar solución al problema, apoyado en Teorías y
herramientas de calidad.
Tiempo limitado para la realización del proyecto debido a las actividades que
surgen durante la prestación del servicio, ya que existe el flujo de documentación
que está en constante actualización y esto resta tiempo a la dedicación entera del
proyecto, además que la empresa está participando en una licitación de las cuales
existen actividades prioritarias que requieren su pronta ejecución y completa
atención.
33
Se dificulta la obtención de información para un buen desarrollo de marco
Teórico del proyecto, ya que si se obtienen información de internet no son de
fuentes confiables y existe poca documentación fidedigna o en base a literaturas
que aporten un amplio conocimiento de la herramienta a aplicar.
2.3 Fundamento teórico
Que es 5 S
Es una técnica de calidad que se basa en el orden, la limpieza y los hábitos para
implantar métodos de organización y productividad en las plantas y lugares de
trabajo.
Es una técnica que se basa en la implantación de un sistema organizativo en las
Factorías en las que se procura obtener un elevado grado de orden, limpieza y
hábito. Es muy sencilla de aplicar y con ella se obtienen mejoras significativas en
la empresa. En la aplicación de la técnica se impone la definición de un lugar para
cada elemento que interviene en la fabricación, eliminándose de la planta todos
aquellos que no tengan utilidad y que puedan entorpecer el proceso de
fabricación; además se responsabiliza a los operarios de su gestión, con lo que se
gana espacio físico, el flujo de los materiales es más rápido y se encuentran útiles
necesarios rápidamente.
Las 5S es una metodología que se enmarca dentro de las Tecnologías de
Producción actuales provenientes de Japón y que se denomina cinco eses, por las
iniciales de: Organización, Orden, Limpieza, Estandarización (concepto
relacionado también con la limpieza estandarizada) e Integración.
Al igual que el resto de las metodologías provenientes de Japón bien sea directa o
indirectamente, se apoyan en la mejora continua que supone una implicación
directa de los operarios en los procesos importantes de la empresa y sus mejoras.
34
¿Para que sirve?
La aplicación de esta técnica puede considerarse un paso previo a la implantación
de cualquier proyecto de mejora en la empresa. Entre los beneficios que puede
aportar encontramos:
Menores costes de fabricación
Mejoras en calidad
Mayor tasa de disponibilidad
Mejor seguridad en planta.
Existen otros beneficios asociados como una mejor presencia general de la fábrica
y un espacio que se auto explique, es decir, que las actividades que allí se
desarrollan queden expuestas para cualquier visitante. Por otra parte, mejora la
imagen que se ofrece a los clientes y se genera en ellos una sensación de
confianza. De la misma forma las 5 S nos van a ayudar, entre otras cosas, a
mejorar el ambiente del puesto de trabajo y hacerlo más agradable.
¿Como funciona?
Muchas empresas se quejan en su operativa diaria de la falta de espacio en sus
instalaciones, lo que dificulta el normal movimiento de materiales y obra en curso y
hasta impide colocar los puestos de trabajo de forma correcta. Lo que no perciben
es que gran parte del espacio que deben dedicar a las tareas productivas, lo
tienen ocupado con elementos o materiales que no están bien ubicados, ya sea
porque no están en su sitio y estorban en lugares de paso o de utilización de
maquinaria o porque no están en uso (se colocaron temporalmente hace años) y
lo mejor es retirarlos a un lugar apartado o deshacerse de ellos.
En otros casos, el operario pierde una gran cantidad de tiempo no productivo,
buscando herramientas o utillajes que necesita para una operación o para un
cambio de lote. Esta búsqueda se produce porque no sabe dónde está la
herramienta o porque la puede tener otro compañero. La solución es definir un
sitio para cada cosa mediante una codificación sencilla del lugar donde dejar la
35
herramienta y de la propia herramienta, de tal manera que el operario se dirija allí
cuando la necesite y si no está es porque la está usando un compañero, pero no
se pierde tiempo en su búsqueda.
Otra cuestión también relevante es que la suciedad que se acumula en el taller, en
muchos casos, acaba produciendo algún tipo de no conformidad en el proceso
productivo o en el producto; esto es típico en algunas industrias como la de
alimentación, pero también sucede en las empresas que ofrecen al mercado un
producto con un buen acabado superficial, ya sea por golpes del producto con
algún material mal ubicado o porque se deposita polvo o algún otro tipo de
suciedad. La solución es mantener una limpieza adecuada del taller y una
disciplina en la forma de trabajo que evite gran parte de esta suciedad.
Se trata de un ejercicio de orden, organización y limpieza, en donde se establece
de forma clara:
Los elementos necesarios para la fabricación, eliminando los que no lo son
Lugares específicos para cada elemento, utilizándolos según se asignan
Los sitios de almacenamiento de material, de herramientas, zonas de paso,
etc., de tal forma que se consiga una fabricación con menos defectos, más
segura y un flujo más ordenado.
Estándares de limpieza que mantengan unas condiciones higiénicas y de
seguridad en la planta, que se traduce en un mejor ambiente, fomentando
la calidad en cada puesto de trabajo.
36
Historia de la metodología 5 S
En los años 60, industria Toyota
Objetivo en las organizaciones:
Organización
Orden
Limpieza permanente
Impactando en:
Productividad
Entorno laboral
La metodología 5 S
Características:
Conceptos sencillos
Capacitación parcial
No requiere expertos.
Requerimientos:
Implementación rigurosa
Disciplina
Perseverancia
Implementación de cada S
Preparación
Pasar a la acción
Analizan y realizar propuestas
Documentar decisiones
Dentro de cada una de las 5 fases de implantación del proyecto 5S podemos
distinguir los siguientes pasos para la correcta definición de las acciones a
desarrollar, medidas a adoptar y responsables de su seguimiento.
1) Formación:
37
Explicar a los implicados los conceptos básicos de cada fase
Explicar las tareas a realizar enfocando y centrando en lo que se pretende
Abordar.
Planificación de los medios necesarios: plantillas, plano, cámara de fotos…
2) Actuación:
Intervenciones estructuradas sobre el lugar de trabajo para conocer la
realidad del área en torno a la fase de actuación
Implica rellenar plantillas, tomar fotografías
Realización de actividades de ejecución física
Visita del área en grupo
3) Análisis de mejoras:
Formular acciones para solucionar o corregir situaciones problemáticas de
falta de organización, orden y limpieza
Supone la definición de un plan de acción
4) Ejecución de las acciones de mejora:
Supone la implantación de las soluciones según el plan establecido en el
punto anterior
Es imprescindible el seguimiento atento por parte de la Dirección prestando
los recursos necesarios para la ejecución de dicho plan de acción
5) Acciones de consolidación:
Acciones orientadas a mantener y reforzar la situación conseguida tras las
mejoras implantadas.
Deben ser actuaciones sobre las causas de los problemas de organización,
orden y limpieza.
Deben traducirse en la elaboración de procedimientos.
38
6) Indicadores:
Establecer parámetros significativos de la evolución del proceso de
avance de cada fase
Deben ser colocados en el panel 5S
El seguimiento del proyecto 5S se apoya en la construcción de este panel de
seguimiento, visible por todas las personas de la organización, que se compone
de las siguientes partes:
Parte superior
Parte central
En la parte superior se recogerá la información de carácter general o con propósito
de sensibilización como puede ser:
Plano en planta del territorio
Planning global del proyecto
Foto del equipo de trabajo
Definiciones y/o principios de organización
1 separar innecesarios Seiri
Separar lo que es necesario de lo que no lo es, y tirar lo que es inútil
Es necesario aquellos elementos que sin duda empleamos próximamente.
Preguntar al operario.
Realizar inventarios de uso de equipos.
Verificar el uso de cada elemento.
39
Más espacio, menor sensación de desorden
Eliminación del despilfarro
Menos accidentalidad
Mejor control del inventario
2 situar necesarios Seiton
Facilidad al buscar elementos.
Mejorar tiempos y movimientos.
Ayuda a identificar cuando falta algo.
Da una mejor apariencia.
3 suprimir suciedad Seiso
No es más limpia el que más limpia, sino el que menos ensucia
Limpiando lo que ensucia
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Recogiendo lo que vamos dejando
Arreglando fugas o derrames
Zonas de acumulación de materiales innecesarios
Zonas de difícil acceso de materiales dañados o con defecto
Encargados, periodos de limpieza y elementos a utilizar
Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.
Menos probabilidad de contraer enfermedades.
Menos accidentes.
Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las personas.
Ayuda a evitar mayores daños a la ecología
4 Señalar anomalías Seiketsu
Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio
de trabajo.
Distinguir de forma evidente lo normal de anormales.
Parámetros de maquinas
Elementos con frecuencia de uso
Inventarios.
Mejora nuestra salud.
Desarrollamos mejor nuestro trabajo
Facilita nuestras relaciones con los demás.
¡Nos sentimos y nos vemos mejor!
5 Seguir mejorando Shitsuke
Acostumbrarse a aplicar las 5 S en nuestro sitio de trabajo y a respetar las normas
del sitio del trabajo con rigor.
Afianzar los nuevos hábitos y actuar con disciplina
Auditoria 5´S
41
Listas de chequeo
Indicadores de mejoras
Generar un clima de trabajo actuando con honestidad, respeto y ética en
las relaciones interpersonales.
Manifestar la calidad humana, en el servicio que brinda a los clientes
internos y externos.
Fomentar el compañerismo y la colaboración para trabajar en equipo.
Mantener una actitud mental positiva.
Cumplir eficientemente con sus obligaciones en su puesto de trabajo.
Beneficios
Mayor productividad.
Menos productos defectuosos.
Menos averías.
Menor nivel de existencia de inventarios.
Menos accidentes.
Más espacio.
Mejor imagen ante los clientes.
Menos movimientos y traslados inútiles.
Menor tiempo para el cambio de herramientas.
Mejor lugar de trabajo.
Orgullo del lugar en el que se trabaja.
Mayor cooperación y trabajo en equipo.
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
Mayor conocimiento del puesto.
42
9 S
43
Capitulo III.- Proyecto 5 S
3.1 Procedimientos y descripción de actividades
Recopilación de información necesaria para identificar el flujo de la
información del Histórico de proyectos
En esta primera actividad es importante determinar y conocer el inicio del flujo de
documentos relevantes desde donde se originan y cual es su trayectoria final
que es lo que nos interesa saber, además conocer el contexto en el que fluye
dicha información.
Una vez reunida la información en esta actividad se seleccionará la
información y se analizara.
En esta actividad se someterá a un análisis con respecto a la información que
se obtuvo, para determinar aquellos factores que son puntos débiles de la
problemática detectada.
Se hace una investigación en base a Teorías de las Cinco eses que se
apegue mejor a las necesidades que la organización requiere.
Se hace una investigación para obtener los procedimientos y las bases más
fiables para desarrollar la metodología “cinco eses” y se selecciona la de mayor
agrado según convenga.
Utilización de Herramientas Gráficas
Utilización de herramientas que me permitan evaluar y canalizar aquellos factores
que son prioritarios para llegar al optimizar el manejo y control de los discos y
documentos del Histórico de proyectos, usaremos un diagrama de Ishikawa y de
Pareto.
44
Se hace la revisión con asesores para con la apertura de opiniones y
puntos de vista profesionales que enriquezcan las actividades que se
realizan durante la propuesta de proyecto.
Se efectúan las correcciones y las observaciones para perfeccionar el
proyecto.
Se realiza una minuciosa revisión de los avances del proyecto por parte del asesor
y se señalan errores o se emiten sugerencias para enriquecer el desarrollo
profesional del proyecto.
45
3.2 Resultados
Realizar un análisis de la problemática mediante un diagrama de ishikawa
En el diagrama de Ishikawa se analizara el problema siendo el objetivo el manejo
del SharePoint, desde 4 puntos el departamento de comercialización y gestión de
negocios, ingeniería y construcción, colaboradores (practicantes) y clientes;
quedando de la siguiente manera:
1. El primer paso fue detectar donde se concentra la información y las partes
involucradas en la labor del resguardo de la información del histórico de
proyectos.
Histórico de proyectos
SharePoint (digital): comercialización y gestión de negocios y colaboradores
(practicantes).
Discos (digital): comercialización y gestión de negocios, colaboradores, ingeniería
y construcción.
Libros de proyecto y libro blanco (física): comercialización y gestión de negocios,
ingeniería y construcción.
2. El segundo paso fue localizar cual es el proceso de la recolección de la
información de los proyectos hasta su resguardo. ( Figura 1)
46
(Figura 1)
47
3. El próximo paso fue realizar el diagrama de Ishikawa.(figura2)
Que también es llamado el diagrama de causa y efecto mostrando la relación de
los factores que pueden contribuir a un efecto determinado, que ayuda a centrar
los componentes del grupo a un problema determinado como el que se nos
presenta en el departamento de Comercialización y Gestión de Negocios.
48
MANEJO DEL
HISTÓRICO
DE
PROYECTOS
Comunicación
COLABORADORES
(PRACTICANTES)
CLIENTE
INGENIERÍA Y
CONSTRUCCION COMERCIALIZACIÓN Y
GESTIÓN DE NEGOCIOS
Responsabilidad
en el trabajo
Poco interés en
las actividades
Falta de conocimiento en el
manejo del SharePoint
Demora en firma de
cierre de contrato
Comunicación
Compromiso
No siguen
procedimientos
No hay
cooperación
No siguen
procedimientos
Falta trabajo en
equipo
Coordinación
Estandarización de
especificaciones de doc.
Seguimiento inadecuado
del proceso ya
estandarizado No se informan las
actividades de forma
detallada a practicantes
No se evalúan los
índices de desempeño Mal manejo de
información física
Figura 2
49
4. Priorizar los problemas y causas mediante un diagrama de Pareto
El objetivo del Análisis de Pareto es utilizar los hechos para identificar la
máxima concentración de potencial del efecto en estudio (Magnitud del
problema, costes, tiempo, etc.) en el número mínimo de elementos que a él
contribuyen.
Con este análisis buscamos enfocar nuestro esfuerzo en las contribuciones
más importantes, con objeto de optimizar el beneficio obtenido del mismo.
Se analizó el problema que surge en el histórico de proyectos y se realizó una
lista de las causas que podrían estar ocasionando este efecto que minimiza la
eficiencia y disminuye la productividad en el respaldo y resguardo de la
información.
1. Coordinación
2. comunicación y motivación
3. No se da seguimiento de especificaciones de documentos
4. Mal manejo de información física
5. falta de trabajo en equipo
6. No hay cooperación
7. No se evalúan los índices de desempeño
8. Compromiso
9. Falta de conocimiento en el manejo de SharePoint
10. Poco interés
11. Responsabilidad en el trabajo
12. No se informan las actividades detalladas a practicantes.
13. No se proporcionan a tiempo los documentos relevantes de proyecto
14. Demora en firma de cierre de contrato
50
Diagrama de Pareto
(Figura 3)
El diagrama nos muestra como las “pocas vitales” que son las que obtuvieron la
puntuación mas alta son aquellas de mayor relevancia que provocan las “muchas
Triviales” que son las de menor importancia, así que como podemos notar las
vitales de esta grafica son : Coordinación, comunicación y motivación y No se da
seguimiento de especificaciones de documentos, por lo tanto la falta de
coordinación adecuada va de la mano con la comunicación en cuanto a los
requerimientos de la documentación que es solicitada o que es emitida durante
la realización de algún proyecto dentro de la compañía, como se muestra en la
figura 1 el diagrama de flujo de la integración de documentación con respecto al
proyecto que se esté llevando acabo. Al enfocarse en resolver los problemas
vitales que son 3 que traen como consecuencia las muchas triviales, se espera
tener un control sobre la situación y darle solución al problema.
15
13
12
8
7
6
5
6 6
5 5
4
5
3
0
2
4
6
8
10
12
14
16
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
PO
RC
ENTA
JE
CAUSAS
DIAGRAMA DE PARETO
51
Descripción de una serie de estrategias para mantener el control en la
documentación del Histórico de proyectos
De acuerdo al análisis realizado de la problemática y en base a las teorías
consultadas anteriormente con respecto al histórico de proyectos en el
departamento de comercialización y Gestión de Negocios se llegó a la conclusión
de que existe un problema de control, orden y manejo de la información de los
proyectos que la empresa realiza; por lo cual se propone la implementación de la
herramienta de calidad 5 S.
Desarrollar la propuesta de implementación de la metodología 5 S.
Impartir a los colaboradores e involucrados en el manejo del Histórico de
Proyectos una plática informativa sobre la herramienta utilizada, cual es el
objetivo y los beneficios del uso de la herramienta así mismo dar a conocer
cuál es la finalidad de la implementación de dicha herramienta de calidad
dentro del Histórico de proyectos.
Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan con S y que
van todos en la misma dirección: en el histórico de proyectos la finalidad es lograr
realizar una reingeniería en el histórico de proyectos, corrigiendo el manejo y la
forma del resguardo de la información de proyecto, con la finalidad de hacer mas
eficiente el trabajo una vez lograda esta labor mantenerla implementando
estrategias de disciplina para evitar caer en la anterior forma de operar el histórico
de proyecto.
Seiro CLASIFICACION
Seinton ORGANIZAR
Seiso LIMPIEZA
Seiketsu ESTANDARIZAR
Shitsuke DISCIPLINA
52
Seiro (Clasificación)
El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos lo
elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de
oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la
acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.
Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil
¿Cómo?
La información del histórico de proyectos se concentra en tres estados:
Física: son las carpetas del libro blanco y el libro de proyecto en las cuales se
revisara que contengan la información exacta y no exista información que ya no es
necesaria.
Virtual: en el portal de la empresa existe un apartado que se le denomina
SharePoint en el cual se concentra una relación de los proyectos por año,
clasificada de acuerdo al tipo de cliente para la cual se realizo el trabajo
institución, gobierno, y particular la cual se verificara que toda la información de
cada proyecto sea la exacta y este de acuerdo a ese orden si no se encuentra en
un orden adecuado se borrara la que este mal y se subirá la correcta ya que de
toda la información que se sube al SharePoint existe un respaldo en electrónico
(CD).
Electrónica: existe un concentrado de información de proyectos de todos los años
en forma electrónica la cual se encuentra en CD´s esta información se encuentra
en desorden existen discos que no son de proyectos si no que son respaldos de
maquinas que se formatearon y cd de software que están junto con la información
de los proyectos y algunos que ya no sirven están dañados y no es posible leer la
información; se procederá a lo siguiente:
53
Se revisara todos los cd clasificando:
Los que contienen información y se pueden leer de los que no se pueden
leer y no contiene información.
Los cd que no sean de proyectos si no de otra información que no sea de
interés.
así mismo se les colocara un postín en la parte de enfrente para que sean
detectados.
Seinton (Organizar)
La importancia de la organización es vital para mantener un orden facilitando las
tareas y evitando los retrasos colocando las cosas en lugares estratégicos y
adecuados para que los materiales no se dañen y perduren en el tiempo.
Electrónica (Discos de proyectos):
Primeramente se ordenaran los discos de acuerdo a los años en que se realizaron
los proyectos.
Posteriormente se identificara un lugar adecuado en donde se ubicaran estos
discos de información de manera que el lugar que se elija cumpla con ciertas
características de limpieza, el ambiente sea el adecuado y donde solo el personal
autorizado tenga acceso.
En la Compañía Peña Sánchez S.A de C.V se encuentra estructurado por
departamentos, se identifico que en el segundo piso existe una almacén con
adecuadas características para el resguardo de los discos, en donde se
encuentran anaqueles amplios y seguros que serian una buena opción para
colocar los discos de proyectos de manera ordenada como en el punto anterior
se propone.
Virtual (SharePoint)
54
La plataforma de SharePoint nos permite guardar la información digital de los
proyectos y de fácil acceso para la compañía, que mantiene un orden histórico, es
decir, que esta ordenada por años y que esto permite la localización eficaz, esta
labor es constante y es necesario mantenerla actualizada por lo cual se tienen que
seguir subiendo información respetando el orden ya establecido en la guía de
integración de proyectos.
Seiso (Limpieza)
El lugar propuesto para la ubicación de los discos como se menciono
anteriormente será el almacén situado en el segundo piso por lo cual se tiene que
realizar una limpieza minuciosa del mismo eliminando polvo y materiales obsoletos
que se encuentren en el lugar, dando orden, clasificando y seccionando lo
correspondiente a cada área
Seiketsu (Estandarizar)
Mantenernos en orden y limpieza nos ayudara a que todo funcione mejor:
De manera periódica se deben hacer revisiones de las condiciones en las
que se encuentra el material electrónico y el SharePoint inspeccionando el
lugar y verificando aquello que ya no es útil para ser desechado.
La elaboración de etiquetas que contengan nombre del proyecto, el año y
el nombre del cliente que sean visibles para ser identificados de manera
rápida.
Codificado de discos, el código estará compuesto por el número de disco y
el año, esto nos ayudara a tener un registro mas preciso incluso de manera
electrónica del nombre de proyectos y numero de código registrándolos en
un libro de Excel.
Para hacer más fácil la localización de los discos en almacén se colocará
etiquetas distintivas puestas en la parte frontal del anaquel conteniendo el
año de los discos ahí situados.
55
Shitsuke (Disciplina)
Para evitar que se rompan los procedimientos propuestos y los ya establecidos
se tiene que implantar la disciplina y el cumplimiento de las normas y
procedimientos llevando un control periódico se propone realizar auditorias
cada 4 meses para verificar que se mantenga la labor propuesta y en caso de
que se identifique algún descontrol el supervisor deberá hacer un llamado de
atención a los responsables de esta área y se invitara a una mejora continua
de manera personal y en el área de trabajo.
56
Conclusiones
La elaboración de este trabajo favorece en gran manera al control de calidad
dentro del departamento, existen varios aspectos que requieren ser
estandarizados las propuesta descritas en base a las cinco eses mencionadas en
el desarrollo podrán permitir una mayor eficiencia en el trabajo o desarrollo en el
desarrollo de las actividades en canto a búsqueda o actualizaciones que nos
lleven a una mejora continua de control que influyendo en cada uno de los
colaboradores con una cultura de responsabilidad y dedicación asuman
compromiso en el trabajo que desempeñan en el departamento, por lo cual se han
desarrollado una serie de estrategias que nos permitirán mantener una forma
sistémica y estructurada con el histórico de proyectos, dando importancia
también todas aquellas actividades referentes al histórico de proyectos,
primeramente clasificando el material y aquellos esta es la primera aplicación de
la herramienta de calidad que se propone en el trabajo desarrollado aplicar para
el mejoramiento de las actividades que afectan directamente al histórico de
proyectos y en cuanto a la información en digital que se encuentran en discos,
posteriormente procedemos a organizar toda la información esto nos dará el
rumbo a mantener de manera mas estructurada y clara la información con la que
se cuenta, limpieza para asegurarnos que el lugar donde tendremos nuestros
materiales en físico se encuentren en condiciones adecuadas, incluyendo nuestra
área de trabajo y de almacenamiento, dentro de la empresa sabemos que existen
muchos reglamentos y debido a la certificación de calidad buscan una
estandarización en sus procedimientos pero debemos expandir para que sean
estandarizadas todas las actividades en especificas, generando revisiones
periódicas que contribuyan finalmente a mantener una disciplina en cuanto al
manejo de información física o digital construyendo un ambiente mas que de
conformidad, el mas adecuado y de mucha mas calidad que genere mejoras en
los tiempo, usos y movimientos de cada material y el tiempo hombre del empleado
utiliza para sus actividades especificas en el área de comercialización que
redunden en el histórico de proyectos de la Compañía Peña Sánchez S.A de C.V.
57
Recomendaciones
Una vez determinadas y analizadas las teorías que pueden ayudar a la
problemática planteada durante el desarrollo de este trabajo de investigación, se
recomienda a la empresa una serie de métodos estratégicos que ayudaran a
mantener el orden y las condiciones adecuadas del material de información
importante del histórico de proyectos, se recomienda:
Gabinetes especiales para discos, los cuales de manera individual se
colocan los discos en los que se pueden mantener más seguros y en ellos
puede ser más visible el número de código y el nombre del proyecto al que
pertenezca ese disco.
Otra opción sugerida para remplazar las cajas de cartón en las cuales se
encuentran los discos son cajas de archivo de plástico transparentes que
te permiten ver el contenido de dichas cajas y da una mejor presentación
además de que son más duraderas y protegen mejor el contenido.
Con la finalidad de que este método funcione es ideal aplicar Shikari que
es constancia, es decir, que siempre se mantenga todo en orden no
solamente ordenar cuando se nos haga una revisión planeada.
Se recomienda utilizar una libreta de registro considerando que estos
discos son de vital importancia como fuente de información de los
proyectos, debe existir un registro de quienes son los usuarios y la fecha
en que se usa y la fecha en que se devuelve, para evitar que quede en
lugares inadecuados o en el peor de los casos su pérdida.
58
Anexos
Se muestran algunas discos de proyectos apilados y en desorden.
Se muestra las cajas en donde son resguardados los discos de proyectos son
cajas de recicle de otros productos y no contienen una etiqueta visible.
59
Aquí se muestran los discos sin etiquetas distintivas, sin formalidad alguna no se
pude definir rápidamente el contenido.
Las cajas que las contienen no son muy favorables ya que no perduran en el
tiempo y no son tan resistentes de manera que la vida útil del disco disminuye.
60
Referencias Bibliográficas
Taller de Capacitación sobre la Metodología de las 5s´s. Secretaría de Educación
Municipal de Cali.
Curso 5 S + 4 orden y limpieza SICAMET S.A. de C.V. (consultoría, capacitación,
documentación, auditorias, evaluación y certificación de competencias laborales).
http://gestionemprendedora.wordpress.com/2007/09/23/hablando-de-calidad-
%C2%BFque-son-las-5-ss
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