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DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA EN LOS AÑOS 2005-2006.
JESSICA PAOLA BRICEÑO MARTINEZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE
ANTROPOLOGÍA E HISTORIA EN LOS AÑOS 2005-2006.
JESSICA PAOLA BRICEÑO MARTINEZ
Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público
ASESOR ESAP:
EDER ABRAHAM GUERRERO
ASESOR ENTIDAD LILIAN RODRÍGUEZ CARVAJAL
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
2006
Dedicatoria
A Dios por ser mi eterno confidente.
A mis padres de nuevo por ese amor y enseñanzas en la vida. A mis hermanos por el ejemplo
y a mi universidad.
AGRADECIMIENTOS
Lo primero es agradecerle a Dios por dotarme de vida y sabiduría ante los obstáculos de la vida, por no dejarme y motivarme a servir al camino del bien. A mi Alma Mater la escuela Superior de Administración Pública por ofrecerme los espacios donde reflexione y termine de formarme. A mis padres Jairo Briceño y Nulisy Martínez que apoyaron incondicionalmente desde siempre este esfuerzo por estudiar, además de creer siempre en mi. A mis hermanos José Luis, Maria Angélica, John Jairo por ser ellos los que me sirvieron de ejemplo en esta travesía académica A mis amigos, que acompañaron mi formación académica dentro de la universidad. Y por supuesto a mis asesor el profesor Eder Barragán quien siempre me apoyo y guió en esta etapa.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 1
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD INSTITUTO
COLOMBIANO DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA
5 1.1 Antecedentes 5 1.2 Estado actual 5 1.3 Funciones 6 1.3.1 Organigrama 11 1.4 Políticas Institucionales 12 2. OBJETIVOS 13
2.1. OBJETIVO GENERAL 13
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 13 3 MARCO DE REFERENCIA 14 3.1 MARCO TEORICO 14 3.1.1 Fundamentos básicos sobre el sistema de control interno 14 3.1.1.1 Actores en el control interno 15 3.1.1.2 Elementos del control interno 15 3.1.1 El Manual de procedimientos en el Control interno 16 3.2 MARCO CONCEPTUAL 18 3.2.1 Manual 18 3.2.2 Proceso 18 3.2.3 Procedimiento 19 3.2.4 Diagrama de flujo 19 3.3 MARCO GEOGRAFICO E HISTORICO 20
3.4 MARCO NORMATIVO 23
4. METODOLOGIA 26 II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 5. DIAGNOSTICO 34 5.1 Deficiencia del modelo 34 5.2 Contexto de la institución 36 5.3 Aplicabilidad de la norma 37 5.4 Actores 39
5.5 Estructura utilizada en el Manual encontrado 39
5.6 Aplicación en la institución 47 5.7 Utilidad 47 6 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 49
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 57 GLOSARIO 61 BIBLIOGRAFIA 63 ANEXOS 64
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Sectorial del Instituto Colombiano de Antropología e Historia 11
Pág.
LISTA DE CUADROS Cuadro 1 Registro de los procedimientos 51 Cuadro 2. Cronograma de actividades 54
Pág.
INTRODUCCIÓN
El auge de la gerencia pública moderna, integra los conceptos, prácticas y
métodos de trabajo del control interno: entre ellos, la formulación de planes y
programas de trabajo, los manuales de funciones y de procedimientos, los
cronogramas de trabajo y los mapas de riesgos, desarrollados y utilizados por
diversas tendencias administrativas en diferentes partes del mundo. Todo ello en
un escenario donde no pueden faltar valores éticos que apoyen la incorporación
de estos instrumentos en la aplicación de políticas institucionales, con miras a
fortalecer el control interno, para así establecerlo como una herramienta de
gestión pública.
La función del Gobierno nacional en materia de control interno ha estado
encaminada a estructurarlo y establecerlo en las entidades públicas de todos los
órdenes y niveles, buscando resultados óptimos en la administración publica. Para
hacer esto posible se ha propiciado un avance legislativo que inicia con la
Constitución Política de 1991, la cual introduce instrumentos y mecanismos
modernos para convertir la administración del Estado en una estructura ágil,
eficiente y productiva, que garantice el cumplimiento de las funciones públicas
bajo criterios de gerencia empresarial. En el artículo 209 inciso 2º establece la
función administrativa al servicio de los intereses generales la cual se debe
desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; en el artículo 268 numeral 6
menciona las autoridades administrativas responsables de coordinar las
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, en el artículo
269 señala que las entidades públicas según su naturaleza y autoridad
administrativa están obligadas a aplicar y a diseñar métodos y procedimientos de
Control Interno.
Basado en estos principios constitucionales se ha definido el control interno como
herramienta administrativa que participa en la orientación de soluciones prácticas
para alcanzar los objetivos institucionales, y que además obliga a todas aquellas
entidades a aplicar métodos y procedimientos de control interno según la
naturaleza de su función. Ya en 1993 inició el desarrollo del espíritu de la
Constitución en materia de Control interno, con la promulgación de la ley 87 de
1993, promulgada con el propósito de hacer imperativo el diseño y adopción de un
sistema de control interno para todas las instituciones del Estado, anexo a esto
ordena la implementación de Oficinas de Control Interno bajo la dependencia del
más alto nivel jerárquico de la institución, de igual forma la define como instancia
asesora en la formulación, desarrollo y evaluación del sistema de control interno.
Revisando la definición de control interno en la ley 87 de 1993, tenemos que lo
establece como un sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
De acuerdo con la definición establecida por la ley 87 del 1933 podríamos decir
que el Control Interno tiene como finalidad contribuir a que la gestión de todos
aquellos recursos humanos y financieros sea realizada a través de métodos de
trabajo fundamentados en la seguridad y responsabilidad. Para lograrlo, es
necesaria la incorporación de prácticas factibles y coherentes de planeación, con
el fin de procurar el desarrollo institucional, el cumplimiento de objetivos y políticas
administrativas, así como de la normatividad; es entonces una de sus
responsabilidades vigilar la actuación de la institución para que ésta no incurra en
actividades que impidan la aplicación óptima de los recursos. Para ello el sistema
de control interno garantizará la generación de modelos prácticos que conlleven
elementos y herramientas de autocontrol en todas las áreas y en cada uno de los
procesos administrativos que ocurren al interior de la entidad.
El sector público está en búsqueda de afianzar procesos eficientes, por esta razón
se hace necesario hacer un diagnóstico que evidencie los resultados que ha
obtenido la entidad en la aplicación de las diferentes herramientas que tienen
como fin proponer alternativas para regular el sistema, en la pretensión de dar
sugerencias a la que podría ser una manera de tener en cuenta las necesidades
presentadas por la institución. En este caso diagnosticar acerca de cómo ha
funcionado el manual de procedimientos del Instituto Colombiano de Antropología
e Historia –ICANH- en la Oficina de Control Interno en los años 2005-2006. Y
basado en ese diagnóstico reformar y completar, el manual de procedimientos del
Instituto.
Por tal motivo, el presente documento se centrará en el manual de procedimientos
de la institución ICANH, donde se revelará la importancia que representa para la
entidad velar por su buena elaboración, su seguimiento, su socialización y
adaptación a la institución.
En este contexto, la actual práctica administrativa consideró el desarrollo de
procedimientos y la formulación de mapas de riesgos, como su contribución, en la
consolidación del control interno en el Instituto Colombiano de Antropología e
Historia – ICANH.
I PARTE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
1.1 Antecedentes1
El Instituto Colombiano de Antropología fue fundado en 1941 con el nombre de
Instituto Etnológico Nacional anexo a la Escuela Normal Superior. En 1945 fue
adscrito al Servicio Arqueológico Nacional del Ministerio de Educación y en 1952
asumió el nombre de Instituto Colombiano de Antropología ICAN como
dependencia del Ministerio de Educación Nacional. En 1968 entró a formar parte
del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura y al amparo del Decreto 2159 de
1993 de reestructuración de esta entidad, se convirtió en una Unidad
Administrativa Especial, con la cual inició de manera gradual, a través del acuerdo
0024 de la junta Directiva de Colcultura y de la Resolución 0560 de 1994, una
serie de cambios orientados a fortalecer su misión, su independencia
administrativa y su articulación tanto con el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología como con líneas programáticas expresadas en el Plan Nacional de
Cultura. En 1997, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 397, pasó a
formar parte del Ministerio de Cultura.
El Instituto de Colombiano Cultura Hispánica, ICCH, fue creado en 1951 bajo la
dirección de Ignacio Escobar López, con el objeto de perpetuar y divulgar la
herencia cultural de España. El Instituto tenía a su cargo la Biblioteca Pública
Cervantes, la cual recopila documentación sobre el período colonial en Colombia e
Iberoamérica. En 1997 pasó a ser un establecimiento público adscrito al Ministerio
de Cultura.
1 Antecedentes históricos www.icanh.gov.co
1.2 Estado actual
Como resultado de la fusión del Instituto Colombiano de Antropología ICAN y el
Instituto Colombiano de Cultura Hispánica ICCH, se crea mediante Decreto 2667,
en 1999 el Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH-, permanece
como establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura con autonomía
administrativa y financiera, su función principal es desarrollar y fomentar la
investigación científica y consolidarse como centro de consulta y diagnóstico para
el Estado.
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia se define así misma como “una
organización de carácter científico y técnico, que investiga, desarrolla y difunde
conocimientos expertos en las áreas de antropología, arqueología e historia
colonial, para comprender mejor los procesos sociales, discutir y orientar políticas
estatales sobre la diversidad cultural y preservar el patrimonio arqueológico,
antropológico e histórico de nuestro país.
Para que el Instituto logre llevar a cabo este principio orientador se basa en la
creación de acciones determinadas que permitirán dar una mayor claridad y
unificación de criterios para que así la organización esté orientada bajo un mismo
resultado, es por ello que a continuación encontraremos algunos de ellos.
1.3 Funciones2
Dentro de las funciones que actualmente desempeña el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia se encuentran las siguientes:
1. Establecer los criterios científicos y técnicos y planificar el desarrollo de la
investigación en los campos de la antropología social, arqueología,
bioantropología, lingüística aborigen, historia colonial, etnohistoria y patrimonio
arqueológico y etnográfico Colombiano.
2. Difundir y publicar los resultados de sus investigaciones.
3. Fomentar, asesorar y apoyar las investigaciones en las áreas afines al Instituto
que efectúen instituciones e investigadores nacionales y extranjeros.
4. Prestar asesoría científica a los organismos de carácter público o privado en el
diseño y ejecución de estudios de impacto cultural, arqueológico y
antropológico.
5. Promover, desarrollar y divulgar la investigación científica sobre los trabajos
realizados por la Expedición Botánica del Nuevo Reino de Granada.
6. Emitir concepto acerca de los bienes que deban ser considerados como
patrimonio arqueológico y antropológico de la Nación.
2 Decreto Numero 2667 De 1999, Art. 4
7. Adelantar los procesos técnicos de las bibliotecas Cervantes y de Antropología
y prestar el servicio al público en los temas de su especialidad.
8. Mantener actualizado el registro del patrimonio arqueológico y etnográfico
Nacional, desarrollando y aplicando metodologías y programas actualizados.
9. Velar por la conservación y el mantenimiento de los parques arqueológicos
cuya custodia le sea encargada, como espacios depositarios de bienes de
interés cultural.
10. Promover mecanismos de integración y apoyo a las universidades nacionales
e internacionales que trabajen en áreas del ámbito de su competencia.
11. Efectuar declaratorias de áreas de potencial arqueológico en el territorio
nacional.
Bajo estos lineamientos el Instituto Colombiano de Antropología e Historia-ICANH-
ha encaminado su labor en estos años con el fin de hacer de ésta una
organización más eficiente y que responda a las necesidades para las cuales fue
creada.
1.3.1 Organigrama. Para el logro de cada una de las actividades el Instituto
Colombiano de Antropología e Historia tiene una estructura interna en la cual la
división principal está dada en virtud de las áreas misionales y de apoyo,
jerarquizada de forma vertical, colocando a la Dirección General en el grado mas
alto.
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia tiene como máxima autoridad al
Consejo Directivo encargado de administrar los recursos económicos; función que
despliega a través del Director que actúa como representante legal y ejerce el
control sobre la ejecución de los proyectos y programas.
El Instituto cuenta con órganos de asesoría y control tales como la Oficina
Jurídica, Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno; esta última encargada
de generar propuestas para el mejoramiento continúo de la institución, además del
acompañamiento en la toma de decisiones.
La Subdirección Científica depende de la Dirección General y es la encargada de
brindar el desarrollo necesario y efectivo para el cumplimiento de la misión
institucional, esto lo hace a través de proyectos de investigación ejecutables en un
periodo determinado.
Así mismo, para dar viabilidad a cada uno de los objetivos el Instituto cuenta con
áreas de apoyo encabezadas por la Subdirección Administrativa y Financiera.
En materia de regulación y control el Instituto Colombiano de Antropología e
Historia opera a través de un conjunto de áreas que están interrelacionadas con el
fin de dar transparencia a los procesos que desarrolla y que se compone así:3
3 Decreto 2667 de 1999, modifica la estructura del Instituto Colombiano de Cultura Hispánica. Expone las funciones y naturaleza de cada uno de los niveles de asesoría y control.
Ø El Consejo Directivo de la Entidad: Controla las funciones que cumple el
Instituto, a través de informes, de igual forma realiza propuestas de
mejoramiento continuo en la entidad.
Ø La Dirección General: ejerce funciones de control, vigilancia, coordinación de
cada uno de los proyectos que se ejecutan en la entidad, a través de rendición
de cuentas de cada una de las áreas misionales y de investigación; de igual
forma recibe reportes de la Oficina de Control Interno.
Ø La Oficina de Planeación: Realiza el seguimiento y la evaluación de las metas
de las áreas misionales y de apoyo de manera continua en cada vigencia
presupuestal.
Ø La Oficina de Control Interno: Se encarga de verificar los procesos
relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información del Instituto y recomendar a la dirección y a las dependencias
respectivas, los correctivos que sean necesarios.
Ø Los Órganos Asesores internos tienen por objeto asesorar a la Dirección
General para garantizar el ejercicio coherente, armónico y eficaz de las
políticas planes y programas de la entidad.
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
FUENTE: ESTA INVESTIGACIÓN
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÒN GENERAL
OFICINA DE PLANEACIÓN
OFICINA JURÍDICA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
Talento
Presupuesto
Contabilidad
Tesorería.
Central de Cuentas
Archivo y corresponde
Almacén
Librería.
Biblioteca
Grupo de Historia Colonial.
Grupo de Arqueología
Grupo de Antropología Social
Grupo Patrimonio Arqueológic
Publicaciones
Subdirección Técnica
1.4 Políticas Institucionales4.
Conocedores de la amenaza que día a día viven las organizaciones públicas y
privadas frente al flagelo de la corrupción, en el ICANH se trabaja sobre la base de
una profunda conciencia ética de los funcionarios a todo nivel, trasmitiendo una
alta valoración del sentido de lo público y la responsabilidad que se tiene para
transformar el Estado colombiano en una organización mas humana, más eficiente
y transparente. Para ello formula los lineamientos que describen de manera
precisa la orientación por la cuál está definida la organización y que se describen
de la siguiente manera:
1.4.1 Excelencia académica. En la actual etapa de desarrollo institucional, el
ICANH se preocupa por adelantar sus acciones con profesionales y técnicos
altamente calificados que garanticen resultados con carácter de excelencia, que
aporten al desarrollo disciplinar y académico del país y a mantener un sentido
crítico frente al desarrollo de políticas sociales. Esto se logra gracias al talento
humano capacitado, motivado y coordinado de líderes, que generan el tejido
institucional requerido para el cumplimiento de la misión encomendada.
1.4.2 La investigación. En el ICANH, la realización y fomento de investigaciones,
al igual que su difusión son temas prioritarios, ya que a través de ellos se logrará
avanzar en la formación de un colombiano que conozca, valore y respete su
patrimonio cultural, en aspectos antropológicos, arqueológicos e históricos. La
asesoría y orientación a entidades estatales y privadas, en estos temas, pone de
manifiesto su compromiso como centro de consulta para la formulación de
políticas nacionales, en aspectos socioculturales y de la misma manera la
innovación sobre la comprensión y el entendimiento de la complejidad de nuestros
procesos sociales.
4 Documentos Institucionales publicados en la pagina web y contenidos en la normatividad y reglamentación interna.
2. OBJETIVOS
2.1 General
Contribuir con el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Institución a
través del Diagnóstico del Sistema de Control Interno y la elaboración del Manual
de Procedimientos en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia en los
años 2005-2006.
2.2 Específicos
Ø Realizar un diagnóstico que muestre la evolución del Control Interno en el
ICANH a través de la elaboración y seguimiento de unos indicadores de
cumplimiento.
Ø Actualizar o modificar los procedimientos que hacen parte del Manual de
Procedimientos vigente en la institución a partir de la revisión documental
facilitada por el Instituto.
Ø Documentar recomendaciones que servirán de material de consulta para el
ICANH y la Biblioteca de la ESAP.
2.3 Resultados Esperados Ø Entrega del documento final que contenga las disposiciones y diagnóstico
acerca del funcionamiento del Control Interno en el ICANH.
Ø Entrega del Manual de Procedimientos actualizado a los requerimientos
acordados por el ICANH y la ESAP.
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1 MARCO TEORICO
3.1.1 Fundamentos básicos sobre el sistema de control interno. El Sistema
de Control Interno visto como eje fundamental en las organizaciones, sustentado
en el crecimiento presentado en los últimos años, en el volumen de las
operaciones, en la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los
niveles de riesgo. Es por ello que para regularlo y establecerlo en las entidades
estatales, es preciso dar cumplimiento al Decreto 1599 de 2005, que adoptó el
Modelo Estándar de Control Interno –MECI-, para todas las instituciones del
Estado colombiano. Norma que apoya el cambio propendiendo siempre por un
control basado en el autocontrol. A la par con la adopción del este modelo, es
conveniente y necesario que la administración incorpore prácticas administrativas
encaminadas a la utilización de herramientas tecnológicas, así mismo que
implemente modelos dinámicos que contribuyan al perfeccionamiento del Control
Interno.
Cómo lo describe la guía para las normas del control interno “éste es un proceso
integral efectuado por la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse a
los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la
misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales”:
Ø Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones
Ø Cumplimiento de las obligaciones con responsabilidad
Ø Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Ø Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.
El Control Interno deberá ser cambiante, deberá adaptarse a los diferentes
momentos que vive una organización, por tal razón deberá estar involucrado en el
funcionamiento y la ejecución de todas y cada una de las actividades que realiza
la institución en función del cumplimiento de la misión y visión institucional, el
control interno tendrá que ver con la relación de confianza y seguridad que brinda
en el cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados por la organización.
El control interno tendrá que formar parte integral de la entidad, diseñado para
acompañar todos aquellos procesos que lleva a cabo, generando procesos
dinámicos al interior, teniendo en cuenta siempre la generación de controles
intrínsecos a los procesos y actividades propias a su actividad.
3.1.1.1 Actores en el control interno. Quienes integran la entidad, sin importar
su jerarquía, haciendo referencia a todos aquellos que hacen parte de la
organización, son los encargados de realizar el control interno. Logrado a través
del desarrollo formal de cada una de las funciones, para que esto sea posible, es
necesario que cada uno conozca su papel dentro de la organización y hasta dónde
puede desplegar su actividad.
3.1.1.2 Elementos del control interno. El diseño y revisión permanente del
Control Interno se basa en la correcta definición de los procesos y procedimientos
y en ellos, la identificación de puntos de control y de riesgos potenciales y reales
que puedan afectar la permanencia de la institución, garantizando la correcta y
oportuna evaluación y seguimiento de la gestión.
De igual forma se establecen como elementos de Control Interno aquellos que por
su naturaleza son medibles y evaluados y que hacen referencia a la claridad en
las políticas, objetivos planes, estrategias y metas de corto, mediano y largo plazo
definidas en el Plan de Desarrollo, la eficiencia en la aplicación de la normatividad
general y específica en cada una de las entidades, la existencia de procedimientos
adecuados y formalizados en la administración; la racionalización de trámites que
simplifiquen las operaciones y procesos; el desarrollo de Talento Humano, y la
salvaguarda de los activos5.
Los elementos del Control Interno son aquellas prácticas, manuales, normas
internas y procedimientos que conducen al cumplimiento de los objetivos y metas
Institucionales, partiendo de una adecuada definición de políticas como guías de
acción y procedimientos para la ejecución de procesos.
3.1.1 El Manual de procedimientos en el Control interno. El manual de
procedimientos es parte integral del control interno, desarrollado para dar
información completa, detallada, ordenada, integral, donde se condensan las
explicaciones, responsabilidades, e información referente al funcionamiento y
realización de la las actividades en una entidad.
El manual de procedimientos es definido como “un documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ó mas de ellas. El manual incluye además
los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Por tal razón es de vital importancia que la institución cuente con un manual de
procedimientos que sea la base para el desarrollo correcto de las actividades,
haciendo que se establezcan los responsables en cada una de las áreas, con el
fin de que la institución cuente con información útil, que ayude al fortalecimiento
interno y al establecimiento de parámetros claros de control y así dar
cumplimiento a la misión institucional.
5 Contraloría de Bogotá, Evaluación del sistema de Control Interno 1995, pg13
Como parte de la gestión que realiza la Oficina de Control Interno está el
mejoramiento continúo de la institución, el cual debe estar plasmado en el manual
de procedimientos, de modo que sea susceptible de evaluar y así hacer evidentes
las fortalezas o debilidades que presenta en la ejecución.
Actualizar los procedimientos de una organización es una práctica necesaria ya
que su obsolescencia llevaría a considerarlos como un instrumento inútil antes que
como una herramienta que potencia, estandariza, regula, ordena y dinamiza la
gestión de las instituciones.
Un Manual de Procedimientos coherente, en el sentido de que lo incorporado en él
refleja el desempeño institucional, sirve de guía para que los servidores realicen
actividades detallando los patrones de ejecución de tareas, optimizando las
actividades evitando la sobrecarga de trabajo, la duplicidad de funciones, logrando
con esto facilitar la coordinación entre dependencias. El manual le permitirá a la
Institución tener un mayor control de cada una de las actividades ejecutadas por
los diferentes niveles y dar respuesta a preguntas relacionadas con la
identificación de problemas en la organización o el área, y frente a las decisiones
que se deben tomar.
La actualización se debe producir como consecuencia de las observaciones
resultado del trabajo de evaluación que realiza la Oficina de Control Interno, de los
cambios normativos, de mejoras en la incorporación de tecnología o de métodos
de trabajo y, finalmente, como producto de las recomendaciones que en este
sentido formulan los servidores responsables o partícipes en la ejecución de las
actividades que los integran.
La actualización del manual de procedimientos, constituye un elemento de control
interno clave en tanto recoge de manera sistemática y clara la forma en que se
realizan las tareas, hace una delimitación de responsables, permite visualizar una
conveniente segregación de funciones, orienta los flujos de información, de tal
manera que debe constituir pieza clave en los procesos de inducción y reinducción
de los servidores de la institución.
Hasta el momento nos hemos centrado en la funcionalidad e importancia del
Control Interno en una organización, además se ha dado especial importancia a la
necesidad que crea en torno al control, la ausencia de un manual de
procedimientos coherente con el desarrollo de actividades tendientes al
cumplimiento de la misión institucional, ahora aplicaremos estos elementos al
desarrollo tenido en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, para esto
empezaremos por mencionar algunos aspectos importantes de la evolución
histórica de la entidad, para luego describir el proceso que ha llevado en el
desarrollo de su función y que hace relación al manual de procedimientos.
3.2 MARCO CONCEPTUAL
Para el desarrollo del trabajo es necesario definir algunos de los conceptos mas
utilizados en materia de Control Interno.
3.2.1 Manual. Documento que contiene información ordenada y precisa acerca de
un tema o actividad, tendrá como requisito la necesidad de establecer parámetros
estándares, éste puede ser presentado a manera de cartilla o libro, con el fin de
hacer una aplicación más didáctica deberá describir detalladamente cada una de
las etapas que pretenden desarrollarse.
3.2.2 Proceso. Conjunto de actividades que se realizan o desarrollan para dar
cumplimiento a un determinado fin. Para el desarrollo de determinada tarea es
necesario contar con uno o mas insumos que permitan ejecutar o llevar a cabo
aquello que se pretende generando un producto. La siguiente gráfica representa lo
anteriormente descrito
Todo proceso debe generar el producto para el cual fue creado, y la manera en la
cual se desarrolla es a través del procedimiento.
3.2.3 Procedimiento. La materialización del proceso, es la descripción del cómo
se va a desarrollar determinada actividad, se documenta la información con la
especificidad necesaria para establecer de manera clara la estructura lógica. Tal como lo define el Departamento Administrativo Departamento Administrativo
de la Función Pública -DAFP- existen tres aspectos que identifican un
procedimiento y los describe así6:
Ø Son el desarrollo de una fase o etapa de un proceso. Ø No pueden iniciarse sin previos requisitos. Ø Generan productos intermedios que se constituyen en requisitos o insumos de
otros procedimientos.
3.2.4 Diagrama de flujo. Es la representación gráfica de un procedimiento, aclara
a través de símbolos los pasos o etapas de un procedimiento, con la finalidad de
precisar las operaciones llevadas a cabo. La simbología utilizada es la siguiente:
Representa el inicio o fin de una actividad
Descripción detallada de un paso que conlleva al cumplimiento
de una actividad.
6 Guía para la Racionalización de Tramites, Procesos, Procedimientos y Métodos de trabajo.
Insumo Proceso Producto
Inicio/Fin
Proceso
Describe en forma de pregunta el paso o camino que debe
Seguirse, cada camino identifica una respuesta.
Punto de espera
Indica el recorrido que debe seguir en el procedimiento
. Símbolo de documento
Archivo o almacenamiento de documentos o información
3.3 MARCO GEOGRAFICO E HISTORICO
La práctica administrativa se realizó en la ciudad de Bogotá, Distrito Capital, en el
Instituto Colombiano de Antropología e Historia –ICANH-, el Instituto es hoy uno
de los centros de investigaciones en el área de las ciencias sociales y de
protección del patrimonio mas importantes para el Estado, la contribución de la
Oficina de Control Interno ha estado encaminada al asesoramiento de la Dirección
General a través de procesos articulados con las disposiciones del Gobierno
Nacional, entre ellos el Departamento Administrativo de la Función Pública, la
Contraloría General, la Procuraduría General de la Nación.
Decisión
La Oficina de Control Interno brinda el apoyo para que se generen mecanismos
alternos descentralizados de control, donde exista una participación directa y real
de los funcionarios. Para esto se han conformado comités en torno a los distintos
quehaceres de la administración, buscando que la vigilancia no solo la ejerza la
Oficina de Control Interno –aunque ésta encabeza el proceso- sino que sea un
conjunto regulado de actores que intervienen, con el fin de dar transparencia y
responsabilidad a los servidores públicos.
El acompañamiento que la Oficina de Control Interno ha realizado, ha estado
basado en el cumplimiento y respeto por la normatividad, al igual que su
disponibilidad por atender el surgimiento de eventualidades o para la prevención
de éstas.
Para el logro de cada una de estas actividades la Oficina de Control Interno ha
empleado métodos de planeación, organización, verificación que hace mas
efectivo el control de las gestiones llevadas a cabo por las dependencias, estando
disponibles medios de consulta y de asesoría para así generar la solución mas
apropiada.
Por tal razón la Oficina de Control Interno del Instituto Colombiano de Antropología
e Historia, actualmente está apoyando a la administración en la aplicación del
Modelo Estándar de Control Interno –MECI-.
El MECI se basa en tres principios implementados y desarrollados en la
constitución y que están consagrados en el Anexo técnico modelo estándar de
control interno para el estado Colombiano MECI:
Ø Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar
su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de
tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos
en la Constitución Política.
Ø Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera
participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos
establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación
del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y
transparencia en la actuación pública.
Ø Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para
interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la
función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus
Reglamentos.
En este contexto el Manual de Procedimientos entra a jugar un papel importante,
en tanto que el nuevo modelo se sustenta en una administración por procesos.
Se propone por tanto, actualizar el Manual de Procedimientos como parte de la
solución a la integración de uno de los componentes del Modelo Estándar de
Control Interno -MECI-; que le permitirá a las entidades con visión y misión social,
mejorar la eficiencia en el seguimiento a procesos.
3.4 MARCO NORMATIVO
Se compone de todas aquellas, Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares,
Directivas y en general los actos administrativos emitidos con el fin de fortalecer el
Control Interno.
3.4.1. Leyes
Ø CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL, artículos: 189; 209 ; 269
Establecimiento del Control interno para el cumplimiento de la función
administrativa.
Ø LEY 87 DE 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones”.
Ø LEY 42 DE 1993 “Sobre la organización de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ø LEY 190 DE 1995 “Estatuto Anticorrupción”.
Ø LEY 200 DE 1995 “Código Disciplinario Único (Vigente para los procesos
disciplinarios iniciados antes de la Ley 734 de 2002)”.
Ø LEY 298 DE 1996 “Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución
Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad
Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y
se dictan otras disposiciones sobre la materia.
Ø LEY 397 DE 1997 legislación sobre el Patrimonio Cultural Colombiano
Ø LEY 489 DE 1998 Creación de el Sistema Nacional de Control Interno.
Ø LEY 598 DE 2000 Por la cual se crea el sistema de información para la
vigilancia de la contratación estatal, SICE, el catálogo único de bienes y
servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, de los
bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras
disposiciones.
Ø LEY 610 DE 2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías (Derogó el capítulo
respectivo de la ley 42 de 1993)
Ø LEY 734 DE 2002 Nuevo Código Disciplinario Único
Ø LEY 872 DE 2003 “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en
la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de
servicios”.
3.4.2 Decretos
Ø Decreto 2159 de 1993 adopción de Instituto Colombiano de Cultura, colcultura,
de los estatutos internos su estructura interna y las funciones de sus
dependencias.
Ø Decreto reglamentario 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la
ley 87 de 1993.
Ø Decreto reglamentario 2145 de 1999 Por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno y organismos de la Administración Pública
del Orden Nacional y Territorial.
Ø Decreto reglamentario 1537de 2001 reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
Sistema de Control Interno.
Ø Decreto 1599 del 2005 Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005. Nuevo Modelo de Control Interno para el Estado
Colombiano.
3.4.3 Resoluciones Ø Resolución 0002 de 2000 Por el cual se establece el Manual especifico de
funciones y requisitos de los diferentes empleos de la planta de personal del
Instituto Colombiano de Antropología e Historia
Ø Resolución 199 de 2002 por la cual se adopta el Manual de Procedimientos
del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
Ø Resolución 304 de 2005 Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control
MECI 1000:2005 en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
4. METODOLOGÍA
El trabajo del diagnóstico se basó en una caracterización sobre el estado actual
del Manual de Procedimientos, para ser luego mejorados en un trabajo posterior.
Para ello fue necesario concebir el trabajo en dos etapas.
Ø La primera el diagnóstico
Ø La segunda la valoración y mejoramiento o elaboración de los procedimientos
de la institución.
Para el diagnóstico fue necesario entonces definir los siguientes indicadores en los
que basaré algunos métodos de la investigación cualitativa para dar cuenta de
ellos en los resultados, y son los siguientes:
Ø Contexto de la institución
Ø Aplicabilidad de la norma
Ø Actores
Ø Elaboración del manual.
Ø Metodología utilizada en el Manual encontrado
Ø Aplicación en la institución
Ø Utilidad.
4.1 DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH- en cabeza de la
Oficina de Control Interno, diseñaron el Proyecto de actualización y
complementación del Manual de Procedimientos y Formulación del Mapa de
Riesgos Institucional, debido a la necesidad que presentaba para la Institución la
implementación del “Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano –MECI-” y el Sistema de Gestión de Calidad”. Para la adopción de
estos modelos la entidad debe contar con un Manual de Procedimientos
debidamente actualizado. Sobre el Manual con que cuenta la Institución se hizo la
actualización de los procedimientos, parte fundamental de la práctica.
4.2 PLANEACIÓN DEL TRABAJO
Para el desarrollo del trabajo se consideró pertinente diferenciar y estudiar cada
una de las actividades a llevar a cabo, con la finalidad de dar una respuesta
pertinente a las expectativas que presentaba el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia, y entre las cuales se pueden considerar:
Ø Reconocimiento de la Institución en la que se desarrolla el Proyecto.
Ø Formulación del plan de trabajo.
Ø Identificación de las áreas funcionales en las que se llevaría a cabo la
actualización de los procedimientos o de ser necesario la elaboración de éstos.
Ø Determinar el diseño de los procedimientos.
Ø Establecer el cronograma de actividades.
Ø Determinar la periodicidad de la revisión.
Ø Preparar el informe final.
4.3 ACTIVIDADES REALIZADAS PARA LLEVAR A CABO LA
ACTUALIZACIÓN.
Con la finalidad de obtener evidencia suficiente que permitiera dar cumplimiento al
proyecto Actualización y Complementación del Manual de Procedimientos se dió
inicio a la ubicación de las fuentes de información, identificación de procesos,
archivos, diagramas de flujo, entrevistas, formas que se consideraron apropiadas y
dentro de las cuales se mencionan las siguientes:
Ø Revisión del Manual de Procedimientos con las áreas ejecutoras, identificando
las fortalezas y debilidades de éstos.
Ø Actualización de los procedimientos que así lo requirieron y diseño de los
nuevos a adoptar.
Ø Validación del trabajo de actualización del Manual con las áreas.
Ø Entrega del Manual de Procedimientos actualizados.
4.4 PARA LA PRIMERA ETAPA LOS MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN FUERON
DE CARÁCTER CUALITATIVO:
4.4.1 Entrevista a los funcionarios. Para determinar la manera en que los
empleados le daban importancia a la aplicación de los procedimientos y la forma
en que se les había tenido en cuenta a la hora de realizar los manuales de
procedimiento.
Con el fin de integrar a todos los servidores de la institución en la construcción del
Manual de Procedimientos se inició un conversatorio con cada uno de los
Coordinadores de Grupo, Jefes de área, y Jefes de Oficina, en cada una de éstas
se buscaba brindar información a cerca del objetivo que se pretendía alcanzar, la
finalidad de contar con procedimientos actualizados y de su importancia para el
mejoramiento y transparencia de las actuaciones y funciones a su cargo, una vez
lograban familiarizarse con el tema se proponía establecer las actividades mas
relevantes o repetitivas con el propósito de obtener información de cómo
desarrollan sus funciones.
El objetivo fue extraer la descripción de sus funciones de la manera mas detallada
y amplia posible, se lograba a través de la formulación de preguntas que
pretendían que la conversación diera lugar a respuestas precisas y donde se
describían las fases o etapas por las que atraviesa determinada actividad,
identificando cada uno de los elementos, Áreas, Grupos de Trabajo, Oficinas, que
intervienen para consolidar el proceso.
La importancia de las entrevistas realizadas radica en la calidad y veracidad de la
información que permite:
Ø Conocer las funciones de cada una de las áreas y dependencias que
integran el Instituto.
Ø Minimizar el factor de riesgo en cuanto a la descripción de un
procedimiento.
Ø Dirigir adecuadamente la información conocida.
Ø Valorar la importancia de los procedimientos para los servidores del
Instituto.
Ø Identificar los procedimientos que deben ser eliminados, actualizados,
elaborados.
Ø Armar a manera de secuencia lógica las actividades narradas por el
servidor.
Ø Brindar confiabilidad al proceso de actualización del manual de
procedimientos.
Ø Aprobación de los procedimientos realizados.
4.4.1.1 Estructura. La entrevista estuvo precedida de la siguiente estructura:
Ø Revisar cada una de disposiciones legales creadas en la institución en el
período comprendido entre 1999-2005, en materia de Control Interno.
Ø Sistematización de la información.
Ø Identificar la dependencia en la estructura funcional de la institución: para ello
fue necesario partir de la revisión del organigrama actual de la administración,
una vez terminada se procedió a evaluar las falencias de éste determinando
así la elaboración de una propuesta de ORGANIGRAMA que abarca los
cambios mas recientes del instituto en estos cuatro años. (anexo 1)
Ø Revisar los procedimientos establecidos en el manual para cada una de las
dependencias.
Ø Programar el día , hora y lugar.
Ø Determinar el orden según disponibilidad de tiempo.
Ø Solicitar la información necesaria y completa de cada uno de los
procedimientos.
Ø Establecer con el servidor encargado del área los cambios que se deben hacer
al procedimiento.
Ø Determinar los procedimientos que deben ser actualizados.
4.2 REVISIÓN DE LA METODOLOGÍA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACTUAL:
Para determinar falencias dentro del trabajo realizado con el manual de
procedimientos.
La actualización del manual de procedimientos surge de la necesidad de evaluar
la forma en que se esta desarrollando cada actividad dentro de la institución ,
basándonos en las preguntas qué realiza?, quién lo realiza?, cómo lo realiza?,
cual es el propósito? quiénes intervienen?
El manual deberá responder a criterios de calidad, para ello incluirá principios
administrativos tales como:
Ø Eficiencia: procedimientos acordes a la función desarrollada por el servidor
permitiendo optimizar los recursos financieros, técnicos, físicos, de la
institución a través de procedimientos.
Ø Elasticidad: los procedimientos deben ser elaborados de tal manera que
puedan ser transformados de acuerdo a las condiciones del ambiente
institucional.
Ø Integral: el contenido deberá aportar al cumplimiento de la función y misión de
la institución.
Ø Preciso: describir de manera detallada y ceñida a la realidad los procesos
desarrollados por la institución.
Ø Homogéneo: formato único que identifique de manera clara y sencilla el
proceso.
Ø Sencillo: lenguaje claro que permita la consulta de cualquier tipo de persona.
4.2.1 Particularidades. El manual de procedimientos es una material de consulta
para todos los servidores e interesados en conocer la manera como se desarrollan
las actividades de la institución por esto deberá cumplir con lo siguiente:
Ø Claridad: debe ser pensado y escrito para un tercero, explicar de manera clara
y detallada aquello que se pretende comunicar.
Ø Accesibilidad: estar al alcance de todos los que requieran de una orientación.
Ø Disponibilidad: todos los servidores e integrantes del Instituto dispondrán de
una copia del manual actualizada.
Ø Precisión: en la información descrita, en cuanto a tiempo y presentación de
situaciones reales al momento de la consulta.
Ø Presentación: armoniosa, atractiva para el que consulta.
Ø Confiable: garantizara que el contenido esta conforme la realidad institucional.
Ø Atractivo: en cuanto a integración de elementos novedosos que hacen que el
lector asimile mas rápido el contenido.
Ø Unificador: un modelo que integra y ordena la actuación de la administración
bajo un mismo parámetro.
II PARTE
RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
5. DIAGNOSTICO
Para la realización de este diagnostico fue necesario partir de una definición y
estudio del modelo en general a todas las entidades del Estado, para luego
pretender hacer una comparación mas detallada a cerca del Instituto Colombiano
de Antropología e Historia entidad en la cual se desarrolló el Proyecto de
actualización del Manual de Procedimientos.
5.1 DEFICIENCIAS DEL MODELO
Pese a los esfuerzos normativos la adopción de un sistema articulado de Control
Interno no ha sido posible en la totalidad de instituciones estatales, en parte por la
cultura organizacional de los funcionarios en relación con la introducción de
cambio y nuevas prácticas administrativas propicias a la generación de nuevos
principios administrativos como la transparencia, publicidad, imparcialidad, entre
otros. Igualmente, la cultura institucional de los servidores públicos se ha afectado
con la pretensión normativa de vincular a los particulares y comunidad en general
al desarrollo propio de las actividades gubernamentales. En estas condiciones, el
mandato legal adopta formalmente el Sistema de Control Interno dejando de lado
la aplicación de los mecanismos previstos en ella, lo que trae como consecuencia
un estancamiento en el desarrollo del sistema haciéndolo vulnerable.
La gestión realizada por la Contraloría General de la República en esta área, ha
estado encaminada hacia la generación de procesos de adaptación y
modernización al Sistema de Control Interno, para esto se diseñaron varios
sistemas de información de gestión, riesgos y contratación, entre los de mayor
impacto. Este sistema es denominado SINACOF Sistema Nacional de Control
Fiscal, creado mediante decreto 2145 de 1999 y definido como el conjunto de
orientaciones, normas, procesos y entidades que en forma armónica contribuyen
al ejercicio de la vigilancia y el control de la gestión fiscal.
El objetivo buscado por este sistema, es apoyar a la administración pública para
que los recursos que se inviertan cumplan su objetivo, tanto en el ámbito nacional
como en el territorial. Para lograrlo, los órganos de control fiscal establecieron
estrategias, que recogen en consenso las necesidades de los actores, con el fin
de lograr ciertos objetivos que apoyen la realización del propósito global.
Ahora bien durante el cuatrienio 1994-1998, se propuso dar un paso al proyecto
de cambio y fortalecimiento institucional de la Contraloría General de la República,
cuyas bases se fundamentaron en una Contraloría tecnológicamente avanzada,
compuesta por funcionarios altamente preparados y comprometidos. Los
resultados de la gestión de la Contraloría debían agregar valor a la Gestión
Pública del Estado. En consecuencia, no se buscó mejorar lo que se venía
haciendo sino que se cuestionó lo que se hacía 6.
En el período 1998–2002 y con la nueva administración, la Contraloría General de
la República se propuso adelantar su fortalecimiento institucional y su
consolidación tecnológica. En estos objetivos, la implantación del Modelo de
Gestión de Calidad7 “cumplía con la expectativa de generar una dinámica que
identificara para quién se produce, quién lo produce, cómo y cuándo se produce,
pero además qué es lo que se produce, cómo debe entregarse dicho producto,
quiénes intervienen en dicha producción, cómo se reciben tales productos, quién
internamente califica sí se está produciendo con calidad, cómo debe registrarse la
producción”.
6 DAFP, Memorias encuentros de Control interno, año 2000, Pg, 12 7 DAFP, Memorias encuentros de Control interno, año 2001, Pg, 9
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia no ha sido ajeno a esta
problemática, por tal razón describo a continuación cada uno de los componentes
identificados en la metodología y con lo cual se pretende demostrar la situación
encontrada en la entidad al inicio de la práctica administrativa.
5.2 CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN
El Manual de Procedimientos es una guía disponible para que los servidores
públicos de la entidad cuenten con una referencia escrita de la ejecución correcta
de las actividades con el fin de dar mayor efectividad al cumplimiento de las
labores allí descritas.
La Oficina de Control Interno del Instituto Colombiano de Antropología e Historia
–ICANH- ha estado presente en la conducción a mejores procesos,
convirtiéndose en estos años en un actor fundamental interviniendo en la
creación del Manual de Procedimientos, con el fin de simplificar las labores.
La Oficina de Control Interno diseño un proyecto con el objetivo de actualizar el
Manual de Procedimientos, proceso que se llevó a cabo con cada una de las
dependencias que integran el Instituto.
El Manual de Procedimientos vigente en la entidad se establece a partir de la
expedición de la Resolución 199 de 2002, que además establece en el artículo 2°
que la coordinación, socialización implantación y actualización de los
procedimientos estará a cargo de la Oficina de Planeación, responsabilidad
llevada a cabo durante la realización del manual de procedimientos utilizado
actualmente. La función encargada a la Oficina de Control Interno es la evaluación
del manual en cuanto a su cumplimiento, vigilar el cumplimiento de cada uno de
las actividades descritas.
La actividad que desarrolla la Oficina de Control Interno sobre el Manual de
Procedimientos es la divulgación dentro de la entidad, sin olvidar que su función
principal es la de encargarse de su aplicación correcta y la generación de
resultados positivos dentro del cumplimento de políticas y parámetros
institucionales, generando los correctivos pertinentes al caso, cuando fuere
necesario.
5.3 APLICABILIDAD DE LA NORMA
Como lo explica la Resolución 304 de 2005, la Oficina de Control Interno
desarrolla actividades tendientes al cumplimiento de objetivos tales como el
control de cumplimento, control estratégico, control de ejecución, control de
evaluación, control de información.
Por tal razón, una de las preocupaciones mas relevantes de la Oficina de Control
Interno ha sido el cumplimiento de la normatividad que emiten los organismos
competentes, para esto la Oficina realiza las actividades a través de informes
periódicos que podrá exigir la Dirección General cuando esta lo requiera y que se
relacionan con dar cuenta del buen funcionamiento de la institución, aplicación
correcta y eficiente de los recursos.
La función que desarrolla la Oficina de Control Interno ha estado encaminada al
cumplimiento de la función de asesoramiento y rendición de informes a
organismos de control como son los informes entregados a la Contraloría General
de la República, Departamento Administrativo de la Función Pública, Presidencia
de la República, Contaduría General de la Nación, en relación con los gastos de
funcionamiento, austeridad, control interno contable etc.
La presencia de la Oficina a nivel interno es un poco independiente, no desarrolla
un control restrictivo, evidenciando como fortaleza la relación directa entre el
funcionario y la Oficina de Control Interno.
Una de las causas por las cuáles esto se da en el Instituto es el tamaño de ésta
dado que se trata de un solo funcionario hace mas complejo la realización del
trabajo formal del control interno, sin embargo la Oficina ha generado mecanismos
de relación formal y cordial donde se afiance el sentido de pertenencia en la
institución, realizando actividades con transparencia.
El volumen de actividades facilita su conocimiento por parte de la Oficina de
Control Interno, generando como resultado la verificación de los procesos de una
manera amigable.
La Oficina de Control Interno se ha preocupado por desarrollar una cultura de
autocontrol, haciendo un trabajo de recuperación de la confianza y de la
credibilidad en la realización de procesos transparentes, generando un trabajo
autónomo e independiente, haciendo a un lado el carácter restrictivo. Por esta
razón, basa su política interna en las estrategias definidas desde la Dirección
General y que están consagradas en los documentos Institucionales, de los cuales
hacen parte la siguientes:
Ø Desarrollo de la cultura de planeación.
Consolidar la planeación como la función administrativa básica para la óptima
gestión de los asuntos de una organización, mediante la cual se definen los
propósitos de esta, se identifican y ejecutan los planes, programas y proyectos
para conseguirlos, se establecen los procesos y recursos para su logro y se
ejerce, el seguimiento y la evaluación.
Ø Autocontrol
El autocontrol debe constituirse en una herramienta gerencial que permite a la
organización el desarrollo eficiente de su misión, y la evaluación de sus logros.
5.4 ACTORES
Dentro de la Oficina de Control Interno la Dirección encabeza la función de
asegurar que los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad del control,
estén definidos y comunicados en la entidad. Además, cuenta con un Comité de
coordinación que se encarga de cumplir toda aquello relacionado con lo
establecido en el decreto 1826 de 1994 y 2145 de 1999, que hacen relación a la
recomendación de pautas para la determinación, implantación, adaptación,
complementación y mejoramiento permanente del Sistema de control Interno ,
estudio y revisión a la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del
organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales recomendando
los correctivos necesarios, asesoría en la definición de planes estratégicos y en la
evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.
5.5 ESTRUCTURA UTILIZADA EN EL MANUAL ENCONTRADO
El Manual de Procedimientos del Instituto Colombiano de Antropología e Historia
fue desarrollado en el año 2004 por la oficina de Planeación en compañía de la
oficina de Control Interno, fue revisado al comienzo de la ejecución de la práctica
administrativa presenta las siguientes características:
1) Título y código del procedimiento.
2) Descripción del procedimiento.
2.1 Objetivo del procedimiento: explica de manera clara y sencilla el
propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
2.2 Normas aplicables al procedimiento.
2.3 Requisitos, documentos y archivo
2.4 Descripción de las actividades
2.5 Diagrama de flujo del procedimiento
3) Responsabilidad: facultado para ejecutar la función dentro del
procedimiento.
4) Medidas de control: Aplicables al procedimiento.
El Manual contiene información básica necesaria para orientar a las dependencias
en la elaboración y ejecución de las actividades, está diseñado bajo de un
esquema de fácil consulta e interpretación el cual permite conocer cuales son las
partes que deben ser realizadas por éstos, está clasificado por áreas, y también
indica como debe llevar a cabo determinada tarea a ejecutar mostrando a todos
aquellos que pueden ser participes de esta, además de registra la información de
los documentos que pueden expedirse durante el trayecto de culminación de la
actividad, así como el responsable de esta, así:
FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: ALMACÉN PROCEDIMIENTO: BAJA DE INVENTARIOS CÓDIGO: PR0001 FECHA: 03 JULIO DE 2002 HOJA: 1/5 1. OBJETIVO RETIRAR DEL INVENTARIO LOS ELEMENTOS QUE POR OBSOLESCENCIA, DAÑO O MAL ESTADO NO SE UTILIZAN. 2. BASE LEGAL. 3. INSUMOS Y PROVEEDORES.
• INSUMO: LISTADO DE INVENTARIO FÍSICO PROVEEDOR: ALMACÉN E INVENTARIOS. 4. PRODUCTOS Y CLIENTES. • PRODUCTO: ACTO ADMINISTRATIVO DE BAJA DE ELEMENTOS CLIENTE: SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, ALMACÉN Y ARCHIVO GENERAL. 5. MEDIDAS DE CONTROL.
• VERIFICACIÓN DE LISTADO DE ELEMENTOS PARA DAR DE BAJA. • ACTO ADMINISTRATIVO PARA DAR DE BAJA BIENES . • SISTEMA DE INVENTARIOS.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: BAJA DE INVENTARIOS
CÓDIGO: PR0001 FECHA: 03 DE JULIO DE 2002 HOJA: 2/5
No.
RESPONSABLE DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
TIEMP
O
DOCUMENTOS PRODUCIDOS
PUNTO DE CONTROL
1
Subdirección Administrativa y Financiera, Almacén
Determina los elementos que por concepto de obsolescencia, inservibles o no utilización deben ser retirados una vez realizado el inventario físico.
8
Días
Listado de elementos para dar de baja.
2
Almacén.
Revisa físicamente los elementos confirmando el estado de los mismos.
4 Días
Listado de elementos para dar de baja verificado.
3
Almacén. Informa a la Subdirección Administrativa y Financiera la existencia de elementos para la baja que no son susceptibles de reparación o recuperación.
1 Día
Memorando Interno.
4
Subdirección Administrativa y Financiera.
Establece qué bienes se deben retirar del servicio mediante Acto Administrativo.
1 Día
Acto Administrativo.
Acto Administrativo.
5
Subdirección Administrativa y Financiera.
Determina el método de baja bien sea por venta publica, subasta, venta directa, donación de bienes, permuta, destrucción, estipulándolo en Acto Administrativo. (0,2) 0: Subdirección Administrativa y Financiera. 1: Almacén 2: Archivo.
3 Días
Acto Administrativo
6
Almacén
Descarga del sistema de inventarios los elementos obsoletos o inservibles referenciando el Acto Administrativo como soporte
½ Día
Sistema de Inventarios.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: BAJA DE INVENTARIOS
CÓDIGO: PR0001 FECHA: 03 DE JULIO DE 2002 HOJA: 3/5
No.
RESPONSABLE DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
TIEMP
O
DOCUMENTOS PRODUCIDOS
PUNTO DE CONTROL
7
Almacén Ejecuta el procedimiento establecido en el acto administrativo para dar de baja los elementos
15 Días
Acta de realización del proceso establecido para la baja.
HOJA: 4/5
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ENTRADAS
PROCESO
SALIDAS
PR0001
INICIO
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA, ALMACÉN E
INVENTARIOS DETERMINA LOS ELEMENTOS QUE DEBEN SER RETIRADOS DEL INVENTARIO
SUBDIRECCIÓ
N ESTABLECE QUE BIENES SE DEBEN RETIRAR DEL SERVICIO
ALMACÉN E
INVENTARIOS REVISA FÍSICAMENTE LOS ELEMENTOS PARA CONFIRMANDO EL ESTADO DE LOS MISMOS
ALMACÉN E
INVENTARIOS INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA LA EXISTENCIA DE ELEMENTOS PARA LA BAJA
LISTADO DE ELEMENTOS PARA DAR DE BAJA
ACTO ADMINISTRATIVO
MEMORANDO INTERNO
ALMACÉN E DETERMINA EL MÉTODO DE BAJA
A
HOJA: 5/5
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ENTRADAS
PROCESO
SALIDAS
PR0001
ACTA BAJA DE INVENTARIOS
ALMACÉN E
INVENTARIOS DESCARGA DEL SISTEMA DE INVENTARIOS LOS
ELEMENTOS OBSOLETOS
ALMACÉN E
INVENTARIOS EJECUTA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN EL ACTO ADMINISTRATIVO PARA DAR
DE BAJA LOS ELEMENTOS
ACTA DE PROCESO DE BAJA
FIN
A
5.5.1 Con qué metodología los realizaron. Debido a la naturaleza compleja de
las organizaciones, es necesario adoptar medidas de trabajo que satisfagan las
necesidades de ésta, disminuyendo los problemas de comunicación, y de
transparencia, por tal razón el diseño de guías deberá estar orientado al
cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados
Los manuales de procedimientos son considerados una herramienta básica en las
instituciones, sin importar su funcionalidad, por tal razón el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia, realizó una actualización general al manual de
procedimientos que se encontraba vigente en la institución desde al año 2002, y
que solo había sido modificado parcialmente.
Para llevar a cabo la actualización que tuvo lugar en el año 2004, la oficina de
Planeación junto con la Oficina de Control Interno diseñaron y formularon cada
uno de los procedimientos, esto fue logrado gracias a la experiencia que los
encargados de estas oficinas tienen en el Instituto Colombiano de Antropología e
Historia, a partir de una serie de reuniones y del desarrollo de un trabajo en equipo
llevado a cabo por estas dos oficinas se logró construir un documento que
condensa las actividades generales que cada dependencia desarrollaba en la
entidad.
Para que estas dos oficinas realizaran la labor determinaron los tipos de
documentos que debían existir en la organización para así garantizar que los
procesos fueran llevados a cabo bajo condiciones controladas.
Además de esto, las necesidades que el área se planteaba en el plan de
mejoramiento estaban encaminadas a la producción de documentos que
respaldarán las acciones que llevan a cabo las diferentes áreas, con el objetivo de
evaluar los compromisos adquiridos y los llevados a cabo.
Para la realización de los procedimientos las dos oficinas se cuestionaron acerca
de la aplicabilidad que el procedimiento podía tener, la relevancia que representa
para el área, para tal fin las preguntas que se formularon para elaborar los
procedimientos hacían referencia al que se busca, cuál es le objetivo, que
necesidad en especifico satisface, quien o quienes son los responsables de que la
actividad se cumpla, que o cuáles áreas hacen parte de la ejecución.
5.6 APLICACIÓN EN LA INSTITUCIÓN
La difusión que tuvo este manual de procedimientos dentro de los funcionarios fue
llevada a cabo por la Oficina de Planeación. La debilidad que tuvo este manual
fue el desconocimiento de los funcionarios sobre los procedimientos. Aunque la
Institución tuvo conocimiento de su realización, no se tenía suficiente claridad
sobre la funcionalidad en la ejecución de sus actividades. Sin embargo los
funcionarios no han sido apáticos a la utilización de la herramienta, por
experiencia reconocen la carencia de no tener un manual de procedimientos
5.7 UTILIDAD
Tal y como lo describe el documento “Manuales Administrativos: guía para su
elaboración” es necesario que el manual refleje tareas de simplificación de trabajo
como análisis de tiempos, delegación de autoridad para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; de acuerdo
a esta definición podríamos decir que el Manual de Procedimientos del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia ha servido de guía para el control y la
verificación en el cumplimiento de metas, la descripción de actividades que se
siguen para el completo desarrollo con el fin de obtener un producto que esté de
acuerdo a la norma que le es aplicable y a las expectativas generadas por su
ejecución.
La referencia demostrada por el manual de Procedimientos en el seguimiento y la
verificación de actividades llevadas a cabo por las dependencias permitió
reconocer mas rápidamente quienes son los responsables de llevar cabo el
procedimiento, también sirvió como medio de consulta para aquellos que
ingresaron a la Institución permitiendo reconocer las actividades.
El manual le ha permitido a la entidad conocer el funcionamiento interno ya que
describe de manera detallada cada una de las tareas, requerimientos y
responsable de la ejecución, además de esto ha servido de guía e instrucción
para aquellos que ingresan por primera vez a la institución.
El control en el cumplimiento de actividades ha sido un factor muy importante que
ayuda a uniformar el accionar de la entidad, identificando las responsabilidades en
el incumplimiento de las tareas o en el fallo de alguna de éstas
6 . ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La segunda etapa del proceso consiste en llevar a cabo la actualización y
mejoramiento del manual de procedimientos de la institución, para esto fue
necesario evaluar la pertinencia del manual actual de la entidad y su conveniencia
con las necesidades de desarrollo y avance.
Es así como surge la necesidad de la entidad y en especial la Oficina de Control
Interno por adelantar actividades que sirvan de base en el montaje de un modelo
que espera arrojar mejores resultados que los actuales.
Basados en ese diagnóstico y en los resultados se hace necesario entonces
completar y reformar el manual que existe en la institución en donde se tuvieran
en cuenta también a algunos funcionarios.
Para este segundo aspecto las reformas estuvieron encaminadas a lo
siguiente:
6.1 Revisar los procedimientos existentes.
6.2 Actores integran el procedimiento.
6.3 Procedimientos seleccionados por la administración para cambiar.
6.4 Cuál metodología es utilizada en la actualización.
6.5 Cuál es la acogida adoptada por la institución.
Es de tener en cuenta que en el manual de procedimientos están documentados
todos los cambios acordados por los servidores públicos y la Oficina de Control
Interno, adicional su aporte a la administración consistió en aumentar la eficiencia,
la transparencia de su actividad y permitir un control mas cercano, pero a la vez
mas independiente y autónomo.
El manual también cubre todos los elementos asociados a la normatividad que
hacen que se legitime el procedimiento, para así llegar a la finalidad última de un
manual la cual se expresa en la posibilidad que brinda a todos de dar a conocer
cómo desarrolla su actividad diaria, esto en función de dar cumplimiento a las
políticas generales de la institución y del Gobierno Nacional.
Por esta razón los manuales de procedimientos se convierten en una base
documental para la realización y verificación del control.
Ahora bien la ejecución y resultado de cada una de las aplicaciones de estas
actividades se reflejan en la descripción de cada una de los procesos llevados a
cabo.
6.1 REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS EXISTENTES.
La finalidad de la revisión era determinar:
Ø Exactitud en la numeración, esta debe responder a un orden consecutivo de
acuerdo a las etapas o fases por las que atraviesa el procedimiento.
Ø Pertinencia del contenido descrito con la aplicación práctica llevada a cabo por
el servidor público.
El resultado obtenido de la revisión de los procedimientos tuvo las siguientes
características:
1. Elaboración de un listado que define dependencias, áreas, oficinas junto con
los procedimientos existentes en cada una de ellas.
2. Sistematización de la información a través de un formato diseñado así:
Código Dependencia /área Nombre del Procedimiento
Formato 1 Registro de los procedimientos. FUENTE : ESTA PUBLICACION
Una vez terminada la sistematización, se pudo establecer:
Ø Número de procedimientos registrados en el manual.
Ø Número de procedimientos por áreas o dependencia.
Ø Ordenar los procedimientos de acuerdo al contenido: esto se presento con
algunos de los procedimientos que no contaban con una área directamente
responsable o ejecutora.
3. Estudio y revisión del manual de funciones, de esta manera se determino:
Ø Cuales actividades se encontraban en el manual de procedimientos y cuales
podrían incluirse.
Ø Cuales de las actividades establecidas en el manual de procedimientos se
ajustaban a las funciones desarrolladas por el cargo.
Ø Si el responsable de dar cumplimiento al procedimiento era el indicado desde
su competencia.
4. Identificación del procedimiento dentro de las funciones asignadas.
INSTITUTO COLOMBIANO DE
ANTROPOLOGÍA E HISTORIA
Uno de los factores mas favorables que posee el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia es su tamaño, esto permite hacer una análisis mas veraz y
rápido del nivel de cargas, por esta razón se examino si era posible que otra
dependencia afín desarrollara el procedimiento, una vez realizada la propuesta se
comunicaba al involucrado para que manifestara la decisión.
5. Elaboración de una codificación para los procedimientos:
El propósito central es la actualización del manual, para ello lo mas importante fue
determinar que dependencias se encontraban fuera del registro de actividades
para así lograr incluirlas, el por que no se encontraban en el manual se podría
explicar por los cambios estructurales sufridos en la institución en el último
período, una vez identificados, el inconveniente surgió por la codificación que
presentaban, por ello se hizo indispensable construir una serie lógica y secuencial
basada en números que se enlazaran para categorizar la institución según su
relación con la estructura organizacional, esto con el fin que respondiera a las
necesidades presentadas, y la cual esta:
Además responde a un lenguaje sencillo partiendo de la descripción de tres
etapas que son:
Ø Identificación
Relación del procedimiento con la dependencia haciendo más fácil su ubicación
Diseñada para incluir a todos los niveles de la institución, partiendo de la Dirección General y atravesando cada uno de los ejes transversales y misionales de la ésta. (anexo 2).
Ø Unificación Formato único de registro que caracterizara cada uno de los procedimientos
Ø Integración
Inclusión de todas las áreas y dependencias de la institución
6.2 ACTORES QUE INTEGRAN EL PROCEDIMIENTO.
Dentro de los procedimientos registrados en el manual se identifican una serie de
involucrados que permiten que el objetivo sea cumplido a cabalidad, sin embargo
es indispensable evaluar si es pertinente respecto a las funciones y al como se
desarrollan en la institución, para ello se hizo necesario hacer:
1. Identificación del procedimiento
Coherencia del nombre, con el contenido y su ubicación en la estructura del
manual de procedimientos y organizacional.
2. Análisis del procedimiento :
Lectura del procedimiento revisando el contenido, empezando por:
a. Objetivo
b. Base legal
c. Insumos - Proveedores
d. Producto – Cliente
e. Medida de Control
Seguido a esto se revisaba el cuerpo del procedimiento, con el objetivo de
informar a cerca de las actividades administrativas desarrolladas por la institución.
3. Revisión a la secuencia cronológica de las actividades
Secuencia lógica de las actividades descritas, esto se hizo basado en los
argumentos narrados por los servidores de la institución, donde se determino si el
procedimiento coincidía con lo que realmente se hace en la dependencia.
4. Consulta con el ó los designado (s) en el procedimiento
Para esto fue necesario aplicar el formato de entrevista (anexo 3).
A fin de obtener la mayor cantidad de información fue necesario realizar un
cronograma de actividades que estableciera el inicio y el orden por el cual se iba a
empezar la actualización del manual así:
INSTITUTO COLOMBIANO DE
ANTROPOLOGÍA E
HISTORIA
Nombre del encargado o jefe de la dependencia
Fecha y hora de la entrevista
Nº de Procedimientos
Formato 2 Cronograma de actividades
Seguido a esto la concertación con el servidor público se hizo en diferentes
momentos, se consultaba de manera personal la disponibilidad de tiempo con la
que contaban.
5. Designación del responsable del procedimiento
Se estableció de acuerdo a las funciones que se diseñaron el manual de funciones
y al desarrollo de las actividades que están ejerciendo los servidores de la
institución.
6.3 PROCEDIMIENTOS SELECCIONADOS POR LA ADMINISTRACIÓN PARA
CAMBIAR
Para esto fue necesario consultar la guía para la racionalización de trámites,
procesos y procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Publica
–DAFP- de Junio de 2002 que establece la manera para definir el inicio y el fin
de un procedimiento, consultando directamente a las personas que intervienen en
los mismos y recogiendo información sobre:
a. Fases y actividades que se realizan ordenadas y secuencialmente.
b. Áreas de la organización y personas que intervienen.
c. Condiciones de las instalaciones y elementos necesarios.
d. Documentos que se generan.
e. Tiempo de duración del proceso y procedimientos.
f. Normatividad aplicable.
Basado en esto y la consulta que se llevo a cabo con cada uno de los servidores
públicos del Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH- se estableció
con los encargados los procedimientos que ellos propusieron y que deberían ser
modificados, elaborados o actualizados.
6.4 CONFIGURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
La estructura básica y fundamental en la construcción de los procedimientos es la
facilitada e instaurada por el Departamento Administrativo de la Función Publica
–DAFP- la cual a través de un manual guía que define metodológicamente la
orientación practica de cómo las entidades pueden lograr implementar y diseñar
un manual de procedimientos que se interrelacione y se unifique al implementado
por todas las entidades gubernamentales.
Se pretende que a través de un acto administrativo interno (anexo 3) se legitime y
sea aplicable en la entidad.
El manual de procedimientos esta configurado de la siguiente manera:
Ø Páginas introductorias: contienen la información global de la Institución, se
sitúa al lector dentro del contexto organizacional, explicando de manera breve,
con un lenguaje sencillo practico y entendible, haciéndolo atractivo para su
consulta. Incluye la misión y visión que orientará al usuario y lo ubicará en el
espacio y desarrollo de la institución, para describir su alcance se escribirán de
manera detallada cada uno de los objetivos institucionales
Ø Descripción del Instituto Colombiano de Antropología e Historia: presentando
los niveles jerárquicos, su relación y contribución al desarrollo del manual.
Ø Marco Normativo: aspectos que dan el carácter de legalidad y transparencia al
manual, aquellos marcos que lo regulan y sustentan su carácter dentro de
estos se incluye la Constitución política, los códigos, leyes, decretos,
resoluciones y demás que se consideren esenciales para su aplicación
Ø Instructivo: orienta al lector a cerca de cómo utilizar el manual, cual es el uso
que se le debe dar , de que forma le servirá o podrá ayudarlo a resolver
inquietudes y hasta que punto le es útil tenerlo o usarlo, determinara la
responsabilidad de actualizarlo y de darle la aplicación correcta.
Ø Utilidad y uso del manual: orienta al lector acerca del servicio que brinda éste
para la solución de conflictos respecto al desarrollo de actividades, del mismo
modo permite que sea mas atractiva la consulta debido a que su explicación es
breve y maneja un lenguaje sencillo y entendible para todos .
6.5 MATRIZ DE RESULTADOS
Nº de Procedimientos
existentes hasta 2005
Nº de
Procedimientos
actualizados.
Nuevos
Procedimientos
Total
Procedimientos
72 70 30 100
A continuación encontrará el Manual de procedimientos (archivo adjunto)
CONCLUSIONES
Ø Se determinó desde el diagnóstico, que la apropiación del Manual de
procedimientos es un fin en si mismo, y en este sentido, se acercan a sus
elementos como conocimiento y experimentación de sus contenidos a una
apropiación de la acción. Y de otra parte, piensan que el Manual de
procedimientos es un medio ya que todos los servidores Públicos intentan
regular sus actividades a través del Manual.
Ø De ese mismo diagnóstico se puede afirmar que el Manual de Procedimientos
del Instituto Colombiano de Antropología e Historia es una herramienta de
consulta sobre los procesos, tareas específicas, espacios de tiempo y gestión
que le permiten a la entidad regular, controlar y cualificar los mecanismos de
participación, coordinar la acción y razón de ser de la Institución motivo por el
cual se fundamentó una propuesta basada en el diagnóstico de la entidad.
Ø A pesar de la pertinencia del Manual de Procedimientos encontrado en la
Institución se detectó una falta de apropiación por parte de los Servidores
Públicos y un desconocimiento general que conllevaba a una desactualización
y ponía en riesgo los principios de gestión propuestos, en otras palabras era un
texto de letra muerta, se vió la urgente necesidad de encaminar en un sentido
práctico la actualización en el ejercicio de la reestructuración, iniciando así una
revisión con miras a cualificar uno a uno los lineamientos y replantear cada uno
de los elementos.
Ø La actualización partió de la elaboración de un diagnostico en el cual los
resultados mostraban claramente el desconocimiento del documento y el
riesgo inminente de caer en desuso, otro de los aspectos mostrados en este
diagnóstico evidenciaron que aunque se había hecho un trabajo en primera
instancia faltaba aún una recolección de información más detallada que le
permitiera partir de una visión constructiva, es decir se detectó que la
información existía mas no se había promovido organización y producción.
Ø El Manual de Procedimientos elaborado estuvo soportado en el trabajo de
verificación de la Oficina de Control Interno y tiene la característica que está
dirigido sobre la formulación de principios orientadores en el cumplimiento de la
política institucional bajo el supuesto de que los Servidores Públicos
desconocen su contenido y por lo tanto no logran ejecutarlo.
Ø Las áreas misionales al igual que las administrativas piensan que a través de la
actualización del Manual de Procedimientos se puede mejorar la gestión de
sus actividades y así la eficiencia del área, sin embargo tienen claro que no se
trataba de elaborar uno nuevo si no de mejorar el existente.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones a las que arribamos después de realizar el diagnóstico son
las siguientes:
Ø Propiciar una consulta al Manual de Procedimientos del Instituto Colombiano
de Antropología e Historia, en el cual además de los administrativos, se inviten
a todos los Servidores Públicos de la Institución con el fin de que el contenido
de dicho manual tenga claridad sobre la orientación que se le dará a esta
herramienta y que no quede totalmente al parecer de una sola instancia,
reorientando el trabajo de actualización en el sentido de crear espacios para
reflexionar sobre la práctica de los lineamientos del Manual, ya que el
diagnóstico evidenció el desconocimiento práctico en torno al documento.
Ø Incluir en la gestión de los Servidores Públicos el concepto de Manual de
Procedimientos como orientador y en ese sentido ubicar una próxima
actualización, incrementando la participación de los Servidores Públicos en
torno a la apropiación del documento como el contenido más importante de la
gestión institucional y así, poder introducir en los espacios de la institución el
estudio de esta herramienta. Lo anterior lleva a debatir el problema del desuso
del Manual que está relacionado con la concepción de éste como medio o
como un fin en si mismo.
Ø Durante los siguientes meses se plantea abrir espacios que permitan la
promoción de los contenidos del documento a los Servidores Públicos. A través
de la socialización entre los mismos, esto encabezado desde la misma
Dirección y realizado por la Oficina de Control Interno. Así facilitar que los
Servidores de la institución se responsabilicen de la operatividad eficiente de
los procesos, actividades y tareas a su cargo.
GLOSARIO
A continuación se presentan algunos de los conceptos utilizados en este informe con su definición, para facilitar su comprensión. Actividad: Conjunto de acciones desarrolladas al interior de un procedimiento que definen la forma de realizarlo. Control: Actividad desarrollada por un agente externo o interno que tiene la finalidad de vigilar una acción con el fin de minimizar los riesgos y/o preparar medidas correctivas. Diagrama de flujo: Representación gráfica de un procedimiento, se realiza con la finalidad de mostrar mas claro al lector el desarrollo de una actividad. Eficiencia: Uso óptimo de los recursos, maximizando los resultados utilizando menos recursos. Eficacia: Relación que guardan los resultados esperados con los objetivos, políticas planteadas en las políticas. Etapas del proceso: Son las diferentes acciones que deben realizarse en forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el resultado final, servicio o producto objeto del proceso. Gestión pública:
Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas. Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión.
Modelo Estándar de Control interno –MECI-: Modelo creado para las entidades del Estado que proporciona una nueva estructura para el control a la estrategia, gestión y evaluación, con el propósito de orientar al cumplimiento de los objetivos institucionales. Procedimiento: Conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros. Sistema: Conjunto organizado de elementos, coordinados, interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario para alcanzar unos objetivos específicos. Tarea: Acción que un funcionario debe realizar de acuerdo con unas especificaciones y unos tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso. En una organización la tarea constituye la menor unidad posible dentro de la división del trabajo.
BIBLIOGRAFIA BELTRÁN PARDO, LUIS CARLOS. Manuales de control interno para los organismos del estado y su evaluación Bogotá, Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias Económicas 1997. CADAVID López, Oscar Armando. Guía práctica para el control interno. Bogotá : Investigar Editores, 2001. CEPEDA Alonso Gustavo. Auditoria y control interno, Colombia: McGraw-Hill Interamericana, 1997 Departamento Administrativo de la Función Pública Guía práctica para la elaboración de Manuales de Procedimientos. 2005 Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para elaborar el Plan de Acción para la Racionalización y Automatización de Trámites. 2004 ESAP. Constitución Política de Colombia de 1991. 3ed. Bogotá : Centro de Publicaciones, 1992. GARCIA MADARIAGA, Ricardo y FLOREZ Morales, Melva. Control de gestión: conceptos básicos. Colombia: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 1977 GRANDA Escobar, Rubén Darío. Planificación y control interno para todos : sectores público - privado :La sensibilidad de la dinámica organizacional aconseja llevarla a buen puerto. Bogotá: Edufinancieras ; Nueva Legislación Empresarial, 2001-2003. MANTILLA B Samuel Alberto., traductor. Control interno: estructura conceptual
integrada: herramientas de evaluación, Bogotá resumen ejecutivo / Committee of
Sponsoring Organizations of the Treeadway Commission (COSO), 2000 2a. ed