informe final de auditorÍa gubernamental, modalidad...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 75

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843

Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LOS ESTADOS FINANCIEROS

DE LA ALCALDIA DE TUNJA, VIGENCIA FISCAL 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

Tunja, 30 de abril de 2018


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WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

COMISIONADOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado - Líder de la auditoría

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado


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INTRODUCCIÓN

El Municipio de Tunja es una unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, de acuerdo con la relación de la población y el desempeño de ingresos corrientes de libre destinación (ICLD), a partir de 2014, el municipio de Tunja pasó de segunda a primera categoría, lo que implicó una variación en el límite permitido por la regulación del 70% a 65%, respectivamente; conforme a lo estipulado en la Ley 136 de 1994 y en la ley 617 de 2000. La representación legal del municipio, recae sobre el doctor Pablo Emilio Cepeda Novoa, quien fue elegido mediante voto popular programático para el periodo 2016-2019. . El municipio de Tunja como ente autónomo, financiera y presupuestalmente, obtiene recursos de diferentes fuentes, entre ellas las transferencias de la Nación recursos del Sistema general de Participaciones, cofinanciación departamental y Nacional, además obtiene ingresos propios entre los que se destacan, el impuesto predial unificado, industria y comercio, sobretasa a la gasolina; los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio de Tunja exponiendo las observaciones a que haya lugar, con el fin de que la administración en uso del derecho de réplica, presente las explicaciones o respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, presenta el siguiente informe el cual fue elaborado aplicando las normas y procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por este organismo de control mediante la resolución No. 024 de 2013, tomando como fuente principal la información suministrada en medio magnético; documentos e información suministrada en calidad de préstamo por parte de la administración del Municipio de Tunja, entrevistas realizadas con los diferentes funcionarios de la administración municipal, información anexa al avance del plan de mejoramiento, entre otras fuentes de información. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.


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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................... 5 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ...................................................................... 8 2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA ................................................................................................................. 8

2.2 ESTADOS CONTABLES ..................................................................................................... 8

2.2.1 BALANCE GENERAL ....................................................................................................... 9 2.2.1.1 EFECTIVO……………………………………………………………... ……… . 9 2.2.1.2 2 INVERSIONES………………………………………………………...… ………17 2.2.1.3 RENTAS POR COBRAR………………………………………………….…............. .17 2.2.1.4 DEUDORES …………………………………………………………….…….................... 20 2.2.1.5 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO………………………………………………………. 23 2.2.1.6 OTROS ACTIVOS…………………………………………………………..……………… 31 2.2.1.7 CUENTAS POR PAGAR…...……………………………………………….…………….. 32 2.2.1.8 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES….………………………………………….. 37 2.2.2 INGRESOS……………………………………………………………………………………...43 2.2.3 GASTOS…………………………………………………………………………………………48 3. SANEAMIENTO CONTABLE………………………………………………………………… 52 4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES…………………………….…………… 55 5 EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE…………………………………….. 55

6. SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTOS)…………..………………………………………………………….. 61 7. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS.............................................................. 75


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde de Tunja Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones Respetado doctor Cepeda Novoa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad especial a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, vigencia fiscal 2017. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombiana (NAGC) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT- adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto se requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el registro contable de las operaciones financieras de la entidad en los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales y el seguimiento al plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia 2016. La documentación analizada corresponde a la información suministrada por la entidad en calidad de préstamo, rendición de cuentas plataforma SIA vigencia 2017. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja


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1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

De acuerdo con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2017, cuentas bancarias inactivas, manejo de caja menor, inversiones, cuentas por pagar, presentación de declaraciones de retefuente e IVA, se revisaron los saldos de la cuenta de rentas por cobrar en lo relacionado con impuesto predial; en cuanto a propiedad planta y equipo se revisaron los documentos que soportan los ingresos de bienes muebles de almacén, se revisaron otros activos , se revisaron los saldos contables contra los soportes físicos de almacén, se hizo análisis a los saldos y variaciones de cuentas por pagar, se analizaron los ingresos, el examen realizado no incluyó análisis y revisión de deuda pública, sentencias y conciliaciones y bienes inmuebles, ya que dentro del plan general de la auditoria para la vigencia 2018, se programaron estas auditorías especiales. 1.2 CONCLUSIONES

La Falta de comunicación y conciliación entre las diferentes áreas con la oficina de contabilidad genera que en los estados financieros no se estén incluyendo al 100% las operaciones realizadas por la Alcaldía Municipal.

No están definidos claramente los niveles de responsabilidad en cada una de las áreas.

La mayoría de observaciones de vigencias anteriores son repetitivas, se nota la falta de interés por mejorar o subsanar especialmente en lo referente al control a través de un sistema de información actualizado para el manejo de los bienes muebles, inmuebles y de consumo y el cual calcule automáticamente la depreciación de manera individual por cada bien.

Los manuales de funciones no se encuentran actualizados.

La entidad no ha efectuado el proceso de saneamiento contable de acuerdo con la Resolución 107 de 2017 y la circular conjunta 02 de 2017 Auditoría - Procuraduría.

Se evidencia falta de depuración en las diferentes cuentas del activo y del pasivo incumpliendo lo establecido en las normas vigentes de saneamiento contable.

Se evidencia que se siguen presentando diferencias, entre lo registrado en contabilidad y el área de almacén y nómina, debido a que no hay un flujo de información adecuado entre las diferentes áreas con el área de contabilidad.

El Municipio no tiene establecida una base de datos de impuestos depurada que permita diferenciar claramente los contribuyentes excluidos y exentos del tributo.

La mayoría de los informes son generados por el administrador del sistema y no por el responsable de cada proceso, a pesar de contar un sistema en las diferentes áreas.


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Cordialmente,


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA

La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, de acuerdo con la Resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar. En cumplimiento de lo prescrito en la resolución citada, la Alcaldía Mayor de Tunja rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2017, en lo pertinente a la parte financiera, esta fue radicada el 27 de febrero de 2018 cumpliendo con el plazo establecido para tal fin.

2.2 ESTADOS CONTABLES

OBSERVACION No. 1

El Municipio de Tunja cuenta con el software Finanzas plus el cual no se encuentra integrado al 100%, solo se realizan interfaces de los módulos de contabilidad, tesorería, presupuesto y contratación; los módulos de nómina, impuestos y almacén se manejan en cada una de las áreas, y la información generada por cada uno de ellos es integrada a contabilidad en forma manual. Lo cual genera incertidumbre sobre la veracidad y confiabilidad y razonabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros como se evidencia en el presente informe. Situación que es conocida por la administración municipal ya que es repetitiva en los últimos informes presentados por la Contraloría Municipal, y a la fecha de esta no se han integrado al 100% los módulos. Esta observación se configurara como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se continúa adelantando el proceso de integración sistema tributario y financiero en toda la Secretaria de Hacienda: Impuestos y fiscalización, cobro coactivo, tesorería, presupuesto y contabilidad, la cual una vez adaptada a las NICSP se pondrá en operación. Anexo informe en cinco folios; teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos para el año 2018 se contrató el módulo de nómina quedando pendiente realizar la integración con el módulo de almacén. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


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DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la alcaldía no desvirtúa la observación dejada por la entidad, y como consecuencia de los constantes aplazamientos para consolidar el área financiera, con administrativa e impuestos se generaron inconsistencias que afectaron la razonabilidad de los estados financieros de la entidad y dieron lugar a una opinión adversa o negativa. Por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio.

La Alcaldía Municipal de Tunja no tiene actualizado la implementación de políticas y manuales de procedimientos que definan las responsabilidades de las diferentes áreas y la conciliación de información, ya que la información que consolida contabilidad está siendo enviada en forma extemporánea, lo cual genera que los estados financieros a 31 de diciembre de 2017 no este incluyendo el 100% la totalidad de las operaciones realizadas, como es el caso de las rentas por cobrar, y nómina. 2.2.1 BALANCE GENERAL CODIGO DESCRIPCION SALDO A 31/12/2017 SALDO A 31/12/2016 VARIACION %

1 ACTIVO 493,937,665,026.79 745,859,027,051.88 251,921,362,025.09- -51%

1.1 EFECTIVO 65,501,105,875.95 61,185,916,024.61 4,315,189,851.34 7%

1.2 INVERSIONES 1,292,367,768.62 1,407,184,068.00 114,816,299.38- -9%

1.3 RENTAS POR COBRAR 24,902,088,611.28 20,613,502,167.78 4,288,586,443.50 17%

1.4 DEUDORES 25,240,113,964.89 25,296,709,596.02 56,595,631.13- 0%

1.5 INVENTARIOS 493,663,360.00 720,786,926.93 227,123,566.93- -46%

1.6 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 147,129,987,268.83 138,008,729,603.22 9,121,257,665.61 6%

1.7 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 94,258,637,621.57 90,952,683,275.08 3,305,954,346.49 4%

1.9 OTROS ACTIVOS 135,120,250,924.57 147,607,967,057.87 12,487,716,133.30- -9%

2 PASIVO 342,961,298,455.72 148,970,833,576.07 193,990,464,879.65 57%

2.2 OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO 45,965,686,280.00 31,666,562,652.82 14,299,123,627.18 31%

2.4 CUENTAS POR PAGAR 25,025,437,086.27 28,900,292,023.53 3,874,854,937.26- -15%

2.5 OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD5,854,648,304.18 5,328,345,588.98 526,302,715.20 9%

2.7 PASIVOS ESTIMADOS 265,143,307,245.79 82,633,232,532.26 182,510,074,713.53 69%

2.9 OTROS PASIVOS 972,219,539.48 442,400,778.48 529,818,761.00 54%

3 PATRIMONIO 321,333,527,037.12 336,822,645,144.44 15,489,118,107.32- -5%

3.1 HACIENDA PUBLICA 321,333,527,037.12 336,822,645,144.44 15,489,118,107.32- -5% Fuente: Estados financieros

2.2.1.1 EFECTIVO

El saldo del efectivo de la entidad presento una disminución de $ 4.315.189.851 que equivale al 6.59% respecto al año 2016, que fue de $ 61.185.916.025 frente al saldo del 2016 que ascendió a $ 65.501.105.876, como se puede observar en la siguiente tabla:


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CODIGO DESCRIPCION SALDO A 31/12/2017 SALDO A 31/12/2016 VARIACION %

1.1 EFECTIVO 61,185,916,025 65,501,105,876 4,315,189,851 6.59%

1.1.10.05 CUENTA CORRIENTE

BANCARIA

26,053,139,035 28,937,728,782 2,884,589,747 9.97%

1.1.10.06 CUENTA DE AHORROS 35,086,314,579 36,563,377,094 1,477,062,515 4.04%

1.1.10.13 DEPOSITOS PARA

FONDOS DE SOLIDARIDA46,462,411 - -46,462,411 100.00%

Fuente: estados financieros

CAJA MENOR Mediante Resolución No. 0028 del 28 de enero de 2017, se constituyó la caja menor para la vigencia 2017 del Municipio de Tunja, por valor de $ 30.000.000 y se distribuyó en los diferentes rubros de acuerdo con lo establecido en el decreto nacional 2768 del 28 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda, por el cual se regula la constitución y manejo de las cajas menores. Durante la vigencia 2017, se efectuaron reembolsos por valor $ 20.948.350s y el 30 de diciembre de 2017, se efectuó un reintegro por valor de $ 9.051650 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Durante la vigencia de 2017, la Alcaldía Municipal de Tunja depositó y administró sus recursos a través de cuentas bancarias corrientes y de ahorros, las cuales a 31 de diciembre de 2017 revelan un saldo por valor de $ 65.501.105.876 así: CODIGO DESCRIPCION SALDO A 31/12/2017 SALDO A 31/12/2016 VARIACION %

1.1 EFECTIVO 65,501,105,876 61,185,916,025 4,315,189,851 6.59%

1.1.10.05 CUENTA CORRIENTE BANCARIA 28,937,728,782 26,053,139,035 2,884,589,747 9.97%

1.1.10.06 CUENTA DE AHORROS 36,563,377,094 35,086,314,579 1,477,062,515 4.04%

1.1.10.13 DEPOSITOS PARA FONDOS DE

SOLIDARIDA- 46,462,411 -46,462,411 0.00%

Fuente: estados financieros

Como se puede observar el saldo en bancos de la vigencia 2017, con respecto al 2016 se disminuyó en un 6.59%, de los $ 65.501.105.876 saldo a 31 de diciembre de 2017 se descuentan $18.099.942.976 que corresponden a cuentas por pagar vigencia 2017, cuentas por pagar $ 698.991.263 que corresponde a cuentas de la reserva 2016; y $24.100.931.032 reservas constituidas 2017 quedando un saldo en cuentas bancarias al 31 de diciembre de 2017 de $ 22.601.240.605

Conciliaciones Bancarias:

Del análisis realizado a las conciliaciones bancarias se observa que el municipio realiza mensualmente sus conciliaciones bancarias, aunque se siguen presentando partidas conciliatorias, que a 31 de diciembre de 2017 no han sido incorporadas a los libros de bancos.


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OBSERVACION No. 2

En la conciliación bancaria de la cuenta No. 29103876-8 del banco Corbanca se registra una partida conciliatoria, nota crédito de fecha 7 de abril de 2017, por valor de $ 288.151.186, valor que según información suministrada por la administración municipal corresponde a recursos de la empresa Proactiva. A la fecha siguen figurando como partida conciliatoria, es decir 11 meses después. La alcaldía envío los memorandos 1425- 375 y 1425- 465 (de fecha 18 de mayo y 7 de junio, de los cuales no se ha obtenido respuesta, y no se evidenciaron más gestiones para establecer la procedencia de esta nota crédito, situación que genera incertidumbre en el saldo de bancos. Observación de carácter administrativo. La Alcaldía Municipal de Tunja debe revelar la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones que afectan su situación y los resultados de la actividad financiera, económica, social y ambiental, para lo cual es necesario que agote las acciones administrativas y adelante las investigaciones pertinentes, para proceder a depurar la información contable y establecer la devolución de estos recursos o de lo contrario reclasificarlo como un pasivo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Con respecto a esta observación, la partida en conciliación corresponde una consignación realizada por la Empresa Proactiva que no corresponde al Municipio, se le oficio a Proactiva para que nos indiquen una cuenta bancaria para consignar dicho valor como también se le comunico de manera verbal al Financiero de Proactiva al respecto, se está a la espera de la respuesta. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, la entidad con su respuesta confirma lo observado por la contraloría. Se debe incluir en el plan de mejoramiento para que se tomen acciones inmediatas al respecto.

OBSERVACION No.3

En la conciliación bancaria del mes de diciembre de la cuenta 176000304137 del banco Davivienda - fondos comunes, se refleja una partida conciliatoria como valor por acreditar en el libro auxiliar, por $ 166.877.000, realizada el 18 de marzo de 2017. Asimismo en la conciliación bancaria del banco del Occidente de la cuenta corriente No. 390-04479-0 refleja como consignaciones por identificar por valor de $ 148.519.031, que vienen desde el mes de octubre de 2013, tal como se observa en los siguientes cuadros. Según concepto 20132000050401 15-10-13 de la Contaduría General de la Nación, en el caso de las


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consignaciones a favor de la entidad pendientes de identificación del tercero, más no del concepto por el cual fueron realizadas, y que figuran acumulativamente en las conciliaciones bancarias desde tiempo considerable, sobre los cuales se han hecho intentos infructuosos para subsanar el impase presentado, debe procederse a registrar los importes que le pertenecen al municipio, de conformidad con lo asignado legalmente, en la misma cuenta de ingreso donde se reconocen normalmente estos conceptos.

DAVIVIENDA 1760-0030413-7 FONDOS COMUNES- RECURSOS PROPIOS

FECHA DETALLE VALOR

18/03/2017 Deposito cheque con volante en oficina 166,877,000.00

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Respuesta Cuenta 176000304137. Con relación a esta observación me permito informarle que la Oficina de Impuestos realizó el cargue al contribuyente GRANDRES – SUPERFICIES DE COLOMBIA y esta dependencia registro en libros la partida por valor de $166,877.000 a la cuenta No. 1760-0030413-7 FONDOS COMUNES- RECURSOS PROPIOS del Banco Davivienda, anexo soportes en dos folios.

BANCO: OCCIDENTE

CUENTA No. 390-84720-0 RECURSOS PROPIOS

FECHA DE CORTE : 31/12/2017

FECHA DETALLE VALOR

17/02/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT $2,220,000.00

28/02/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $4,210,000.00

03/03/2017 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $3,580,000.00

08/03/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $31,000.00

23/03/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $1,039,100.00

24/03/2017 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $1,805,079.00



04/04/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A370583 $7,968,000.00



17/04/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A330909 $950,000.00

24/04/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A854010 $63,000.00

27/04/2017 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 1170020 $48,000.00

08/05/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT A906086 $15,000.00

15/05/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT A289201 $56,000.00







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06/06/2017 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 1573494 $76,000.00



28/06/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A821687 $10,926,000.00


06/07/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A400408 $ 2,766,439.00

10/07/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE $ 4,000.00

10/07/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A362711 $ 13,000.00

10/07/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE $ 319,000.00

18/07/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A130866 $ 31,000.00



31/07/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A456485 $ 17,000.00

10/08/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A386036 1,584,190.00



31/08/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A127637 319,000.00

05/09/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT A502905 12,175,891.00




14/09/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A280934 26,000.00

06/09/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT A260579 12,000.00





18/10/2013 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A571902 139,000.00



TOTAL $148,519,031.00

Fuente: Rendición cuenta SIA 2017

Respuesta Cuenta No. 390-04479-0. Con relación a la información reportada en SIA, las partidas de la observación corresponden es la cuenta No. 390-84720-0 denominada recursos propios, al respecto le informo que en la conciliación por error en el formato de fecha se reportó como octubre del 2013, las cuales corresponden a mes de octubre de 2017. En cuanto a las partidas conciliatorias son únicamente del año 2017 y se depuran en el año 2018. Una vez realizado el cierre fiscal y entrega de informes de la vigencia, se adelanta el proceso de revisión de las partidas conciliatorias y consecución de soportes para el cargue al contribuyente y registro en libros; en este proceso ya de dio ingreso a las siguientes partidas:


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





FECHA CONCEPTO DOCUMENTO VALOR

17/02/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT $2.220.000,00

19/05/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACHA447298 $17.000,00

28/06/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACHA821685 $44.000,00

31/07/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A456485 $ 17.000,00

05/09/2017 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENITA502905 12.175.891,00

25/10/2013 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACHA735662 2.841.000,00

SUBTOTAL $17.314.891,00

FECHA CONCEPTO DOCUMENTO VALOR

04/10/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A899918 216.899,00



12/10/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A137864 3.073.820,00

18/10/2017 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO A571902 139.000,00


25/10/2017 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH A735662 2.841.000,00

SUBTOTAL $7.713.932,00

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta y los soportes enviados por la entidad, se acepta la aclaración y se levanta la observación.

OBSERVACION No. 4

Se observó en las partidas conciliatorias, cheques por cobrar que corresponden a traslados interbancarios que son registrados en el sistema pero no son abonados en el banco, es el caso de la conciliación del mes de diciembre de la cuenta bancaria No. 39085060-transito recursos propios del banco occidente 39085060-transito; se registró el traslado 01TF2017343 de fecha 31 de diciembre por valor de $ 1.000.000.000, el cual sigue como partida conciliatoria en el mes de enero y no ingreso al Banco.


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VERSIÓN: 02





BANCO : OCCIDENTE

SALDO EXTRACTO DICIEMBRE 2017

MENOS: CHEQUES POR COBRAR

FECHA CONCEPTO/TERCERO No. CHEQUE VALOR

2017/12/31 MUNICIPIO DE TUNJA EGRESOS/SALIDAS 01TF20177343 1,000,000,000.00

SUBTOTAL 1,000,000,000.00

CUENTA No. 390-85060-0 RECURSOS PROPIOS TRANSITO


La Resolución 357 de 2008 en el numeral 3.7 soportes documentales indica: “La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.

Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública.

En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad contable pública.

La no justificación de este traslado sin soportes por parte de la administración constituye una observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Con relación a esta observación, me permito informarle que corresponde a un traslado entre cuentas de la misma fuente, para el caso recursos propios y que son operaciones normales para realizar pagos con cheques. En el mes de diciembre se registró en libro una transferencia por $1.000.000.000 con TF 20170343, de la cuenta ahorros No. 39085060 Occidente para la cuenta Corriente No. 390-04479-0 y se aplicó en el portal OCCIRED del banco Occidente a finales del mes de diciembre de 2017, por volumen y topes de transacciones no quedo aplicado en Extracto bancario. En el proceso de conciliación del mes de enero de 2018 se identificó esta partida y en el mes de febrero de 2018 en depuración de partidas se procedió a reversar en libro el TF-20170343 con documento TF-20180090 del 1 de febrero de 2018. Anexo soportes en dos folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de


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VERSIÓN: 02





manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación dejada por la Contraloría, no se evidencio en los extractos bancarios los traslados registrados por valor de $ 1.000.000.000 Incumpliendo lo establecido en el numeral 3.7 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACION No. 5

El Municipio de Tunja refleja en el saldo de bancos $ 395.113,245, (ver cuadro) que corresponden a cuentas bancarias, cuyo saldo viene de años anteriores y durante la vigencia 2017 no presentaron movimiento , incumpliendo lo establecido en el numeral 3.1 depuración contable permanente y sostenibilidad de la resolución 357 de 2008 “Las entidades

contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Por lo anterior, las entidades contables públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y demás datos sin razonabilidad. También deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. Lo cual genera incertidumbre en las cifras reflejadas en el saldo de Bancos. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD En relación a esta observación, esta Dependencia viene adelantando revisión de cuentas inactivas en conciliaciones, movimientos en libros, solicitud de extractos, solicitud de apertura, cartas dirigidas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y boletines de caja y bancos de las cuentas inactivas de vigencias anteriores a fin de identificar el origen de cada una de estas cuentas.Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene en observación y se configura como hallazgo administrativo, la respuesta dada por la entidad no está soportada, y en la cuenta siguen figurando $ 395.113,245, lo cual genera incertidumbre en el saldo del Activo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CODIGO DETALLE SALDO INICIAL DEBITO CREDITO SALDO FINAL

1.1.10.05.0050.0008 Corbanca 291-00363-0 FINDETER

COLDEP198,091,209.58 - - 198,091,209.58

1.1.10.05.0050.0020 Popular 250-02006-2 Auxil Nacionales 651,780.13 - - 651,780.13

1.1.10.05.0050.0021 Popular 250-02071-6 169,200.00 - - 169,200.00

1.1.10.05.0050.0022 Popular 250-02068-2 404,268.00 - - 404,268.00

1.1.10.05.0050.0023 Popular 250-02073-2 FER 1,753,822.00 - - 1,753,822.00

1.1.10.05.0050.0025 Popular 250-02093-0 PIC 1,702,608.35 - - 1,702,608.35

1.1.10.05.0050.0028 Popular 250-02139-1SGP Acreedo

docent150,863,514.00 - - 150,863,514.00

1.1.10.05.0050.0058 BBVA 349-004192 CENTRO JUVENIL 18,244,905.56 - - 18,244,905.56

1.1.10.05.0050.0086 Occidente 390-04200-0 Sub Asiste 23,231,937.19 - - 23,231,937.19

TOTALES 395,113,244.81 - - 395,113,244.81

Cuentas Bancarias Inactivas

Fuente: Libros auxiliares

2.2.1.2 GRUPO 12 INVERSIONES:

El Municipio refleja un saldo de inversiones a 31 de diciembre de 2017 de $1.292.367.769, representadas en las diferentes acciones que tiene el Municipio tal como se refleja en la siguiente tabla; en el Banco Popular, Empresa de Energía de Boyacá, Inversiones Sercofun los Olivos Tuluá y Servitunja. Durante la vigencia 2017 se efectuó una provisión de $ 64.131.547, se constituyeron CDTS y se redimieron por valor de $ 1.110.000.000, entre los meses de marzo a diciembre de 2017.

codigo Detalle saldo a 31-12-2016 debito credito saldo a 31-12-2017

1.2.01.06

CERTIFICADOS DEPOSITO A

TERMINO 0 1,110,000,000 1,110,000,000 0

1.2.02.01 Acciones Ordinarias Banco

Popular799,511,088 0 50,684,752 748,826,336

1.2.07.51 Inversiones en Entidades Privadas 157,672,980 0 0 157,672,980

1.2.07.55 SOCIEDADES DE ECONOMIA

MIXTA450,000,000 0 0 450,000,000

1.2.80.34 prov.'Inversiones Patrim en entid

No Contr0 0 64,131,547 64,131,547

TOTALES 1,407,184,068 1,110,000,000 1,224,816,299 1,292,367,769 Fuente: Libros auxiliares

Elaboro: comisión de auditoria

2.2.1.3. RENTAS POR COBRAR

codigo Detalle 31/12/2016 Debito Credito 31/12/2017

1.3 RENTAS POR COBRAR 20,613,502,168 51,558,946,204 47,270,359,761 24,902,088,611

1.3.05 VIGENCIA ACTUAL 5,599,928,812 45,959,017,392 40,315,026,159 11,243,920,045

1.3.05.07 Predial Unificado 5,599,928,812 45,959,017,392 40,315,026,159 11,243,920,045

1.3.10 VIGENCIA ANTERIOR 15,013,573,356 5,599,928,812 6,955,333,602 13,658,168,566

1.3.10.07 Predial Unificado 14,395,045,456 5,599,928,812 6,955,333,602 13,039,640,666

1.3.10.08 Industria y Comercio 618,527,900 0 0 618,527,900

Fuente: Libros auxiliares



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VERSIÓN: 02





Las rentas por cobrar representan las deudas por concepto de impuestos que le adeudan los contribuyentes al Municipio de Tunja. Para la vigencia 2017 registra un saldo en contabilidad por valor de $ 24.902.088.611,28 representando el 5,04% del total de los activos y se clasifican como así:

1. Por concepto de impuesto predial vigencia actual (2017) un total de $ 11.243.920.045,21 y vigencias anteriores por valor de $ 13.039.640.666,07.

2. Por impuesto de industria y comercio vigencias anteriores refleja un saldo de $

618.527.900 saldo que no presenta variación con respecto a la vigencia anterior 2016.

De acuerdo con el oficio 1.4.1-5 129 de fecha 12 de febrero de 2018 dirigido a la Contadora de la Alcaldía de Tunja, firmada por el Secretario de Hacienda Municipal, se informa que el saldo de la cartera por concepto de impuesto predial de acuerdo con el sistema Impuestos Plus es el siguiente:

Cartera Antigua de difícil recaudo (2010 - 2015) 7.826.938.806,00

Vigencia anterior (2016) 3.184.678.546,00

Vigencia Actual (2017) 4.375.196.303,00

Total 15.386.813.655,00

Lo anterior representa un total de cartera por impuesto predial por valor de $ 15.386.813.655, de los cuales $ 4.375.196.303 corresponde a la vigencia actual y $ 11.011.617.352 que corresponde a vigencias anteriores.

OBSERVACION No.6

Al cotejar la información certificada por el Secretario de Hacienda mediante oficio 1.4.1-5 129, con la información reflejada en contabilidad, se observa que se presentan diferencias, en el saldo de vigencias anteriores por valor de $ 2.028.023.314 y de vigencia actual por valor de $ 6.868.723.742, lo cual genera una sobrestimación contable por valor de $ 8.896.747.056. De acuerdo con lo anterior no se estaría dando cumplimiento a lo establecido en Resolución 357 de 2008 numeral 3.19.1. Expedida por la Contaduría General de la Nación. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, el cual establece que: “El proceso contable de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se


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requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.” Así mismo lo establecido en el numeral 3.19.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. “La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual las entidades contables públicas deben garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables...", el numeral 3.8 "Conciliaciones de la información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico." Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La diferencia establecida por el grupo auditor obedece a la diferencia en fechas de corte, ya que la información reportada por la oficina de impuestos se allega a la oficina de contabilidad el 13 de febrero de 2018, fecha en la cual ya se había efectuado el cierre contable, generado el informe respectivo y su cargue ante la Contaduría General de la Nación. Valores que se actualizarán durante el primer trimestre de 2018. ADJUNTAMOS COPIA DEL OFICIO REMITIDO POR LA OFICINA DE IMPUESTOS en dos folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Con relación a la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja, se evidencia que la entidad no está cumpliendo con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, en cuanto al suministro oportuno de la información que generan las diferentes áreas para ser incorporadas en la Contabilidad, ya que no se incluyen la totalidad de los hechos financieros, lo cual ocasiona que los estados financieros no reflejen la situación financiera y económica real de la entidad, por lo tanto la información contable pública de la Alcaldía de Tunja no es veras ni razonable en algunos de sus componentes. Para el caso específico se genera una sobrestimación contable por valor de $ 8.896.747.056, ocasionada por deficiencias administrativas en la gestión de la entidad. Al ser evaluada la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja se evidencia que la inconsistencia presentada ocasionó de manera considerable deficiencias en la información contable al cierre de la vigencia 2017, contraviniendo los objetivos del sistema de control interno según lo establecido en el artículo 2° literal e de la ley 87 de 1993 “Asegurar la oportunidad y confiablidad de la información y de sus registros”, así mismo las características del control interno según lo establecido en el artículo 3 literal e de la ley 87 de 1993, “Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos,


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administrativos y financieros”, igualmente no se está cumpliendo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación como lo es el Instructivo 003 de diciembre de 2017 donde se establecen las “Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable” numeral 1.2.5. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos. “Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados contables o estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenible, 3.4 Individualización de bienes derechos y obligaciones, 3.6 Actualización de los valores, y 3.7 Soportes documentales, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 357 de 2008,…”.Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

2.2.1.4 DEUDORES

TRANSFERENCIAS POR COBRAR: Los saldos registrados en esta cuenta corresponde a la causación de la última doceava de la transferencias del sistema general de participaciones, las cuales fueron giradas al municipio en el mes de enero de 2018, en el proceso auditor se verifico el valor registrado y lo cruzamos con el ultimo CONPES publicado en la página del Departamento Nacional de planeación-DNP, para el municipio de Tunja como se puede observar en la siguiente tabla:

Transferencias SGP

codigo Detalle saldo a 31/12/2016 debito credito saldo a 31/12/2017

1.4.13.15 Sistema G.Parti- Salud 1,654,741,000.00 16,173,861,180.00 16,797,175,398.00 1,031,426,782.00

1.4.13.17 Sistema G.Particip Proposito General 593,172,313.72 5,728,280,512.00 5,918,088,540.00 403,364,285.72

1.4.13.18 Sistema G. de Part -Pensiones 1,058,502,685.00 1,047,153,797.00 1,271,665,278.00 833,991,204.00

1.4.13.19 Sistema G Parti Alimentac Escolar 24,041,862.00 234,584,844.00 243,474,277.00 15,152,429.00

1.4.13.22 SGP Agua Potable y saneamiento 257,528,990.00 2,573,051,937.00 2,664,084,283.00 166,496,644.00

TOTALES 3,587,986,850.72 25,756,932,270.00 26,894,487,776.00 2,450,431,344.72 Fuente: libros auxiliares

El Municipio registro adecuadamente las transferencias del sistema general de Participaciones, de acuerdo con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación. EMBARGOS JUDICIALES Como se puede observar en la tabla, el saldo de embargos a 31 de diciembre de 2017 disminuye en $ 612.691.869, respecto a la vigencia 2016 se mantuvo el mismo saldo. Estos valores corresponde a medidas cautelares de embargos a las cuentas bancarias de la entidad, originadas en procesos ejecutivos en contra de la alcaldía por demandas labores y el resultado de visitas de verificación de aportes y transferencia realizadas por Comfaboy,


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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F ; y embargos realizados por Corpoboyaca y Superintendencia de salud. codigo Detalle saldo anterior debito credito saldo a 31/12/2018

1.4.70.13 Embargos Judiciales 612,691,869.42 - - 612,691,869.42 Fuente: libros auxiliares

OBSERVACION No. 7

Se presenta una sobreestimación de las cuentas por cobrar por valor de $ 189.391.869 en razón a que no existe conciliación entre las áreas de contabilidad y la Secretaría Jurídica, ya que según información suministrada por el área jurídica a través del memorando 1.2-7 de fecha 5 de marzo de 2018, la mayoría de los embargos ya fueron cancelados y levantados desde hace varios años (ver cuadro) y al cierre de la vigencia 2017 no se había reportado a la oficina de contabilidad. Lo cual genera que no se reflejen saldos razonables en los estados financieros.

DETALLE

saldo s/n contabilidad a 31/12/2017

cancelación deuda S/N Jurídica

DIFERENCIA

MOLINA MARIA MERCEDES 15,000,000 3/06/2011

GRACIELA OROZCO DE MEDINA 3,411,254 28/05/2015

JAIME BERNAL BERNAL 40,725,532 01/07/2014

CARREÑO JOSE LAUREANO 70,855,933 16/08/2006

GUTIERREZ GONZALEZ PEDRO VICENTE 20,000,000 22/02/2014

COMFABOY 423,300,000 20/02/2018

ICBF 39,399,150 30/10/2008

TOTAL $ 612.691.869 $ 423.300.000 $189,391,869

Esta observación es de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Con fecha 21 de marzo de 2018 la Tesorería Municipal oficio a la oficina jurídica solicitando los soportes de los embargos con el fin de realizar la respectiva legalización de los mismos. No obstante, durante el primer trimestre de 2018 se realizó el levantamiento de los embargos de COMFABOY Y JOSE LAUREANO CARREÑO, en la medida que se allegue la información pertinente se seguirán realizando los trámites respectivos. Adjuntamos copia del oficio remitido por la oficina de tesorería y la respuesta de la oficina Jurídica en dos folios, también se adjunta el auxiliar de la cuenta 138415 embargos, donde se evidencia el Ajuste. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA


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CÓDIGO: FO-AF-13

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Se mantiene la observación por cuanto los embargos fueron levantados desde las vigencias 2006, 2011, 2014 y 2015 tal como lo informo la oficina jurídica de la Alcaldía por solicitud de la comisión de auditoria el 5 de marzo de 2018, y fue comunicado a la oficina de contabilidad en marzo de 2018 tal como se evidencia en el auxiliar de la cuenta de embargos NT 20180019 por valor de $ 70.855.933 Se configura como hallazgo administrativo.

Deudores varios Este rubro presenta un incremento de $ 35.741.922, con respecto al año 2016, el cual está representado en la cuenta otros deudores, tal como se observa en el siguiente cuadro: codigo detalle saldo a 31/12/2016 Debito Credito saldo a 31/12/2017

1.4.70.90 Otros Deudores 199,627.32 70,146,631.45 34,404,709.74 35,941,549.03

1.4.70.90.0001 Otros Deudores - 49,504,075.00 14,398,375.00 35,105,700.00

1.4.70.90.0002 Gravamenes Financieros 199,627.32 20,642,556.45 20,006,334.74 835,849.03

OBSERVACION No. 8

El 28 de diciembre de 2017, la tesorería municipal efectuó un pago electrónico por valor de $ 178.783.500 de la cuenta corriente Banco Occidente No.390-84324-1 SGP por concepto de aportes parafiscales correspondiente a la nómina mes de diciembre de la Secretaria de Educación, planilla No.8471379614, Posteriormente la secretaria de educación, radico nuevas planillas modificando el valor de la que ya se había cancelado, generando un mayor valor pagado por valor de $ 35.105.700,( ver cuadro) evidenciando una falta de control en la revisión y liquidación de los aportes parafiscales, la administración debe realizar las acciones pertinentes a recuperar en forma inmediata estos dineros, ya que se puede generar detrimento patrimonial al Municipio.

fecha Concepto tercero valor

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA 847139614 COMFABOY 15,600,700

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA ESAP 1,951,300

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA I.C.B.F. 11,702,000

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA COMFABOY 3,900,400

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA SENA 1,951,300

TOTAL 35,105,700

Esta observación se configura como administrativa, sin embargo se debe reportar a la Contraloría Municipal la fecha en la cual ingresen estos recursos al Municipio a través de la oficina de control interno que debe efectuar un seguimiento a esta situación, para garantizar la recuperación de los recursos. RESPUESTA ENTIDAD


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





En relación a esta observación, la Secretaria de Educación radico 26 de diciembre de 2017 por valor de $178.783.500 la cual fue pagada por el Operador aportes en línea y el 28 de diciembre radicaron otra planilla por valor de $143.677.800, generándose un mayor valor pagado a los parafiscales. Se ofició a la Secretaría de Educación y a los terceros para que reintegren estos recursos pagados de más y se encuentra en proceso de reintegro una vez enviados los soportes solicitados por cada tercero (RUT del Municipio y certificación bancaria). Soportes al correo. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación ya que no aporto información diferente a la ya conocida por la comisión de auditoría que evidencie que los recursos ya fueron reintegrados, por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo y en espera del seguimiento por parte de la oficina de control interno.

2.2.1.5. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La cuenta propiedad planta y equipo al cierre de la vigencia 2017 presenta un saldo de $ 147.129.987.268,83 lo cual representa el 29,79% del total de los activos. La cuenta 1650 Redes líneas y cables presenta al cierre de la vigencia 2017 un saldo de 7.143.459.978,56 presentando la variación más significativa dentro del grupo de Propiedad planta y equipo por valor de 1.268.449.485,32 equivalente al 21,59%.

OBSERVACION No.9

La cuenta 165009 líneas y cables de conducción durante la vigencia 2017 presenta movimientos según los comprobantes 01 CB1 20170153 por valor de $ 246.010.429 y 01 NT 20170137 por valor de $ 1.022.439.056 los cuales tienen el concepto de “recuperación hidráulica de las cárcavas del municipio de Tunja”, sin embargo llama la atención la clasificación contable en la subcuenta 165009 Líneas y cables de conducción de la cuenta 1650 Redes líneas y cables la cual según el catálogo de cuentas, contenido en el Plan General de Contabilidad Pública "representa el valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad contable pública, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal." por lo tanto se debe verificar el concepto y la cuenta afectada con el ánimo de reflejarla de manera adecuada en la información contable ya que las obras realizadas no corresponden con la cuenta contable utilizada, por lo tanto se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2. Clasificación, la cual se define como: “Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.” Observación de carácter administrativo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





RESPUESTA ENTIDAD Una vez revisado el convenio de las cárcavas y en consenso con el supervisor de las obras, el cual manifiesta que el objeto del convenio apunta a una red de conducción de aguas lluvias a través de un alcantarillado pluvial; por lo anterior la cuenta 1650 está bien utilizada, no obstante, se reclasificara en la subcuenta 165003 denominada redes de recolección de aguas. Se adjunta copia de la nota de contabilidad No 20180020 de abril 12 de 2018 con la reclasificación y certificación del secretario de desarrollo del Municipio. Adjuntamos la nota de contabilidad y el pronunciamiento de la Secretaria de desarrollo Municipal, en dos folios.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA

La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado sino que por el contrario lo confirma, toda vez que a través de la nota de contabilidad No. 20180020 de 12 de abril de 2018 se realizó la reclasificación de la subcuenta 165009 Líneas y cables de conducción a la subcuenta 165003 Redes de recolección de aguas; por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

Durante el examen realizado se verificaron las entradas de Almacén de la vigencia 2017 de adquisiciones de bienes devolutivos cotejándolas con la información contable en donde se evidencian inconsistencias entre los movimientos registrados en contabilidad con los registros de almacén.

OBSERVACION No. 10

1. El comprobante contable 01 CS1 20170093 de fecha 29 de noviembre de 2017, por valor de $ 26.409.000 registra el contrato SMC-AMT 125/201 con entradas a almacén 201700189 y 201700190, de los cuales $ 13.246.000 son elementos devolutivos y $ 13.163.000 son elementos de consumo, lo cual está generando una sobrestimación en la cuenta por valor de $ 13.163.000. RESPUESTA: Con nota de contabilidad 20180023 se realizó la reclasificación correspondiente.

2. La orden de pago CS1 20170167 de fecha 29 de diciembre de 2017, de acuerdo con su descripción, registra acta única del contrato 1529 de 2017, cuyo objeto es “suministro y puesta en funcionamiento de mobiliario y sistema de cableado estructurado que requiere el centro de protección a personas, Municipio de Tunja”. El registro contable realizado refleja movimientos débitos en las cuentas


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





1665010001 Muebles y enseres alcaldía $ 81.579.855 1670010001 Equipo de comunicación $ 54.635.735 5507050018 Vigilancia y Seguridad Gobierno $ 91.466.744 Sin embargo al revisar el tipo de bienes suministrados, se encuentra que posiblemente no se les estaría realizado una clasificación contable adecuada, ya que según las entradas de almacén 2017000248 y 2017000249 soportadas con las facturas 558 y 559 se evidencian: Muebles por valor de $ 77.121.280, Equipos por valor de $ 46.981.060, Cableado e instalaciones eléctricas por valor de $ 64.914.500 Adecuaciones en la infraestructura por valor de $ 38.065.494

Teniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que se presentan inconsistencias en la clasificación y registros contables realizados, por lo cual se debe hacer una verificación de los bienes adquiridos y registrarlos contablemente de manera adecuada. RESPUESTA: En revisión realizada por esta dependencia a la orden de pago a favor de MEGAPROYECTOS se constató que el registro contable está acorde con las facturas Nos 558 y 559 de 2017 aportadas por el contratista. Se adjunta copia de las Facturas; por lo anterior solicito se retire la observación.

3. Las órdenes de pago CS1 20170030 - 31 - 32 - 33 fecha 20 de junio de 2017, de acuerdo a su descripción, registra “acta única del contrato 520 de 2017, cuyo objeto es adquisición de equipos de cómputo, impresoras, software ofimático y elementos tecnológicos para fortalecer las diferentes dependencias de la Administración Central”. El registro contable realizado refleja los siguientes movimientos débitos:

1670010001 Equipos Comunicación Alcaldía $ 56.998.405 1670020001 Equipo Computo Alcaldía $ 326.986.492 197007 Licencias $ 142.536.099

Sin embargo al revisar el tipo de bienes suministrados se encuentra que posiblemente no se les estaría realizado una clasificación contable adecuada, ya que según los bienes descritos en la factura 7827 se observan diferencias con los registros contables como es el caso de las licencias, adquiridas como Licencias office por valor de $ 94.400.034 y Licencia Adobe creative por valor $ 3.174.000, presentándose una diferencia con los registrado en contabilidad de $ 44.962.065. Así mismo no es posible identificar los bienes registrados contablemente en equipos de cómputo y equipos de comunicaciones ya que se presentan diferencias de acuerdo con la descripción de los bienes según la factura y la entrada a almacén 201700030.


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VERSIÓN: 02





RESPUESTA: Se realizó la reclasificación correspondiente para lo cual anexo nota de contabilidad 20180028. Por lo anterior solicito se retire la observación.

4. El comprobante contable 01 CS1 20170178 de 29-12-2017 por valor de $ 28.345.800, registra los bienes adquiridos a través del contrato SMC AMT 160 de 2017 con Compucentro SAS y con entrada a almacén 2017000339, sin embargo al revisar los bienes adquiridos según los soportes y la factura emitida No. 14313 se evidenció que dentro de estos se encuentra un Televisor LED de 55" marca Samsung por valor de $ 4.851.500 y un soporte para TV por valor de $ 154.700, los cuales no estarían clasificados contablemente de manera adecuada, ya que se encuentran clasificados como equipos de computación. RESPUESTA: Se realizó la reclasificación correspondiente para lo cual anexo nota de contabilidad 20180024 reclasificando la compra del televisor y llevando al patrimonio los suministros de menor cuantía. Por lo anterior solicito se retire la observación. 5. El comprobante contable 01 CS1 20170202 de 29-12-2017 por valor de $ 19.330.000, registra los bienes adquiridos a través del contrato SMC AMT 143 de 2017 con SEMCAR SAS y con entradas a almacén 2017000342 y 343, sin embargo al revisar los bienes adquiridos según los soportes y la factura de compra No. 2192 se evidenció que dentro de estos se encuentran bienes que no se catalogan como elementos de cómputo como es el caso de video proyector NEC por valor de $ 2.085.824, Telón de Trípode por valor de $ 327.731, Calificador de Servicios por valor de $ 693.277, 2 intercomunicadores interphone por valor de $ 756.303, Megáfono por valor de $ 268.908, Digiturno por valor de $ 726.891, 2 cabinas de sonido por valor de $ 1042.017, 2 soportes para cabina por valor de $ 201.681, los cuales no estarían clasificados contablemente de manera adecuada como equipos de comunicación. RESPUESTA: Se realizó la reclasificación correspondiente para lo cual anexo nota de contabilidad 20180027 realizando las reclasificaciones requeridas los suministros de menor cuantía afectando el gasto de inversión. Por lo anterior solicito se retire la observación. 6. Según entrada de almacén No. 201700023 se registra el ingreso un inflable de 6.5 mts x 4 mts x 6 mts con un valor de $ 6.151.000 y un inflable de 4 mts x 4 mts x 3.2 por un valor de $ 3.442.000, y según el comprobante contable CS1 20170020 se registraron en la cuenta del gasto 550705 siendo elementos devolutivos y no de consumo, por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 9.593.000.

7. Según entrada de almacén No. 201700039 se registra el ingreso un dumi inflable de 2 mts con un valor de $ 2.380.000, y según el comprobante contable CS1 20170034 se registraron en la cuenta del gasto 511114 Materiales y suministros, siendo elementos devolutivos y no de consumo, por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de


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propiedad planta y equipo por valor de $ 2.380.000.

Según entrada de almacén No. 201700092 se registra el ingreso de ocho contenedores de basura con un valor unitario de $ 2.042.866, y según el comprobante contable CS1 20170066 se registraron en la cuenta 191001 Materiales y Suministros siendo elementos devolutivos y no de consumo por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 16.342.928. RESPUESTAS OBSERVACIONES 10.6 y 10.7: En cuanto al inflable y el DUMMI en aplicación a lo conceptuado por el almacén Municipal, si es bien cierto su clasificación se encuentra entre los elementos devolutivos, su naturaleza es de un elemento de consumo controlado, el cual está sujeto al buen Uso para determinar su durabilidad, de igual manera y como ella lo observa no se consumen en su primer Uso, sin que esto signifique que en lo sucesivo se encuentre en un 100% de calidades en sus materiales; como lo puede observar el grupo auditor no amerita contar con un activo que se encuentra condicionado al buen trato por parte de la Población sin la garantía de su cuidado. Respecto a los contenedores de basura anexamos la nota de contabilidad 20180029 donde se realizaron las reclasificaciones. Se adjunta oficio de Almacén. Por lo anterior solicito se retire la observación.

8. Según entrada de almacén No. 201700191 se registra el ingreso de muebles para equipar la sala de consulta del archivo central del municipio de Tunja, entre los que se encuentran estantes, sillas, escritorios, divisiones modulares de oficina, mesa de juntas, tablero y persiana por un valor total de $ 24.315.508, y según el comprobante contable CS1 20170094 se registraron en la cuenta del gasto 550706 Asignación de bienes y servicios siendo elementos devolutivos y no de consumo, por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $24.315.508.

RESPUESTA: Se realizó la reclasificación correspondiente para lo cual anexo nota de contabilidad 20180011 realizando las reclasificaciones en el activo los elementos propios de cada cuenta. Por lo anterior solicito se retire la observación.

9. Según entrada de almacén No. 201700313 se registra el ingreso equipos para la mesa municipal de víctimas de la violencia y el programa aprovecho mi tiempo por un valor de $ 8.805.376, y según el comprobante contable CS1 20170175 se registraron en la cuenta del gasto 550705 siendo elementos devolutivos y no de consumo, por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 8.805.376.

RESPUESTA: Se realiza reclasificación teniendo en cuenta las cuantías según consta en nota de contabilidad 20180033 donde se reclasifican los activos, por lo anterior solicito se retire la observación.


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10. Según entrada de almacén No. 201700337 se registra el ingreso equipos satelitales de navegación por un valor de $ 215.525.000, y según el comprobante contable CS1 20170162 se registraron en la cuenta del gasto 550705 siendo elementos devolutivos y no de consumo, por tal razón se presenta subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 215.525.000.

RESPUESTA: Se realizó la reclasificación correspondiente para lo cual anexo nota de contabilidad 20180022 realizando las reclasificaciones en el activo los elementos propios de cada cuenta. Por lo anterior solicito se retire la observación.

Teniendo en cuenta las inconsistencias presentadas, es conveniente revisar la clasificación contable registrada en los comprobantes contables, con el fin de determinar las cuentas contables correspondientes para cada caso, además que de acuerdo a su clasificación contable se establece la depreciación para cada tipo de bien por lo tanto se presentan inconsistencias en el cálculo de la misma ya que todos los bienes no tienen la misma vida útil, tal como está dispuesto en el manual de procedimientos contables contenido en el Régimen de contabilidad pública Capítulo III numeral 10, el cual establece los años de vida útil de los activos depreciables o amortizables, entre los que se encuentran entre otros Redes, líneas y cables con una vida útil de 25 años, Maquinaria y equipo 15 años de vida útil, Muebles, enseres y equipo de oficina con 10 años de vida útil, Equipos de comunicación con 10 años de vida útil, equipo de computación 5 años de vida útil. Por lo tanto la Alcaldía de Tunja en el registro y clasificación contable, tener en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2. Clasificación, la cual se define como: “Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.” Así mismo tener en cuenta el concepto de propiedad, planta y equipo contenido en el Plan general de contabilidad pública numeral 9.1.1.5 párrafos 165 “Noción Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general” Observación de carácter administrativo. RESPUESTA: En el desarrollo normal de la cuenta de la depreciación esta se mueve en concordancia con el incremento o decrecimiento del Activo y aplicando las tablas que existen para tal fin de acuerdo con su naturaleza. Por lo anterior los ajustes en la depreciación se


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verán reflejados en el primer trimestre de 2018 en las cuentas respectivas. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado sino que por el contrario lo confirma, toda vez que a través de las notas de contabilidad No. 20180023, 20180028, 20180024, 20180027, 20180029, 20180011, 20180033, 20180022, se realizaron los ajustes y reclasificaciones observadas por la comisión auditora, por lo tanto se confirman las siguientes inconsistencias contables presentadas al cierre de la vigencia 2017: Sobrestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 13.163.000, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 16.342.928, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 24.315.508, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 8.805.376, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 215.525.000; por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

La cuenta equipo de transporte terrestre 167502 presenta un saldo al cierre de la vigencia 2017 un saldo por valor de $ 2.710.255.056,90, durante la ejecución de la auditoria se cotejo la información contable con el inventario de bienes de almacén, presentándose inconsistencias entre los dos sistemas.

OBSERVACION No. 11

Se presentan inconsistencias entre la información contable y el inventario de bienes de almacén de la Alcaldía de Tunja así:

1. El vehículo Toyota Corolla modelo 1995 de placa OQF 062 se encuentra en servicio, pero no se encuentra registrado en contabilidad, generando subestimación en la cuenta por valor de $ 15.000.000

2. En libros de contabilidad se encuentran registradas dos volquetas chevrolet modelo

1989 por valor de $ 15.844.320 cada una, las cuales se encuentran fuera de servicio, lo cual estaría generando sobrestimación en la cuenta por valor de $ 31.688.640.

3. En el inventario de vehículos de almacén se encuentran registradas dos camionetas

tracker LTZ por valor de $ 70.856.658 cada una, las cuales no se encuentran registradas en contabilidad.

4. En el inventario de bienes de almacén no se encuentran las bicicletas entregadas por

el Ministerio de Transporte y no cuentan con entrada de almacén. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD


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El Toyota Corolla fue reportado a esta dependencia en mal estado y sin Uso mediante oficio No 1.3.4.8.0256 de 4 de mayo de 2017 emanado por al Almacén Municipal situación que para esta dependencia no ha cambiado, razón por la cual este bien se encuentra ubicado en las cuentas de orden. El caso de las volquetas modelo 1989, si es bien cierto no se han retirado de la contabilidad, también es de anotar que se encuentran totalmente depreciados generando un valor en libros de CERO. Se adjunta nota de contabilidad No 20180021 del retiro de los bienes. Respecto a las camionetas tracker LIZ al observar el contrato de suministro se puede determinar que se compraron con destino a la Fiscalía General de la Nación-Subdirección Seccional de Policía Judicial CTI Tunja-Boyacá. Situación que no obliga a incluirlos en la contabilidad del municipio. Lo anterior de conformidad con el RCP el cual manifiesta quien posee el bien bajo su dominio y uso es quien debe incorporarlo como activo. Anexo copia de orden de pago No 20170194. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISON DE LA CONTRALORÍA De acuerdo con la observación de la Alcaldía de Tunja es procedente levantar la observación de manera parcial, sin embargo según la información verificada del área de almacén durante la ejecución de la auditoria, el vehículo Toyota Corrolla modelo 1995 de placa OQF062 se encuentra en servicio y se le viene realizando el mantenimiento correspondiente, teniendo en cuenta lo anterior se debe conciliar la información contable con la del área de almacén por lo tanto, se configura como hallazgo administrativo.

DEPRECIACIÓN ACUMULADA La cuenta Depreciación acumulada presenta al cierre de la vigencia 2017 un saldo de 18.341.807.398,96, durante el desarrollo de la auditoria se evidencia que en algunos bienes se realiza el cálculo de depreciación como es el caso de los inmuebles y los vehículos. Sin embargo en el caso de los bienes muebles la depreciación se calcula de forma global y su cálculo y registro se realiza de manera manual.

OBSERVACION No. 12

Se siguen presentando inconsistencias en el cálculo de la depreciación de los bienes muebles, ya que no se realiza de manera individualizada sino de forma global con base en los saldos contables, lo anterior ocasiona incertidumbre en el cálculo y el saldo de la depreciación acumulada, ya que no existe un control en relación con la vida útil estimada de cada activo y la depreciación generada de manera mensual, por lo cual se podrían estar calculando depreciación a bienes que posiblemente ya se encuentran totalmente depreciados.


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Es de aclarar que si bien es cierto la dependencia de Almacén de la Alcaldía de Tunja genera un listado individualizado de los bienes, este no es de utilidad para el cálculo de la depreciación, ya que no se especifica el costo histórico o el costo de adquisición de los bienes, la fecha en la cual fueron adquiridos, el valor depreciable, la depreciación acumulada de cada uno de los bienes, el saldo en libros de cada uno de los bienes, existencias de bienes que se encuentran totalmente depreciados, existencias de bienes en buen estado que se encuentran fuera de servicio, existencias de bienes

inservibles. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD El año anterior se realizó reunión con el almacén general y la oficina de sistemas en la cual se adquirieron algunos compromisos como era la ubicación de una terminal en la oficina de contabilidad que permitiera correr el proceso de depreciación, aplicada a la base de datos debidamente actualizada por el Almacén general, no obstante, a la fecha no se ha recibido el software respectivo, anexo acta de reunión del 24 de julio de 2017. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.2.1.6. OTROS ACTIVOS

OBSERVACION No. 13

A 31 de diciembre de 2017 en la dependencia de Almacén se cuenta con inventario de bienes de consumo en bodega por valor de $ 203.007.318. Al cotejar la información con el saldo de cuenta 191001 Materiales y suministros de la cuenta 1910 Cargos diferidos el cual refleja un valor de $ 204.778.339,85 se estaría presentando una posible sobrestimación por valor de $ 1.771.021. Por lo tanto la Alcaldía de Tunja no estaría dando aplicación a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación numeral: 3.8 "Conciliaciones de la información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la

administración de un proceso específico." Observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD Con fecha diciembre 29 de 2017 se recibió por parte del almacén general vía correo oficial el informe de los bienes en bodega los cuales ascendían a 204.778.339.85 documento con el cual se procedió a realizar el ajuste respectivo.


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Se adjunta soporte, correo de almacén. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La observación establecida por la Contraloría se basa en la información solicitada a la Alcaldía de Tunja para realizar la ejecución de la auditoria a los Estados Financieros vigencia 2017. Dentro de la información requerida se solicitó al área de Almacén el inventario final de elementos de consumo a 31 de diciembre de 2017, siendo así la Almacenista de la entidad allegó a la comisión de auditoria el listado individualizado de las existencias de bienes de consumo a 31 de diciembre de 2017, el cual hace parte de los papeles de trabajo de la auditoria, reflejando un saldo como se mencionó en la observación por valor de $ 203.007.318,85. Al analizar la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja y revisar los soportes allegados, se evidencia que el área de Almacén generó dos informaciones distintas así: una enviada a la oficina de Contabilidad de la Alcaldía de Tunja y otra enviada a la comisión de auditoría de la Contraloría Municipal de Tunja, presentándose una diferencia entre las dos de $ 1.771.021, generando incertidumbre por este valor. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

PASIVOS

2.2.1.7. CUENTAS POR PAGAR

CODIGO DESCRIPCION SALDO A 31/12/2017 SALDO A 31/12/2016 VARIACION %

2.4 CUENTAS POR PAGAR 25,025,437,086.27 28,900,292,023.53 3,874,854,937.26- 15.00% El saldo de las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2017 fue de $ 28.900.292.023 que comparado con el de la vigencia 2016 (28.900.292.023) presento una disminución de $ 3.874.854.937 que equivale al 15%. 2425 ACREEDORES VARIOS codigo Detalle 31/12/2017 31/12/2016 variacion %

2.4.25 ACREEDORES 2,494,055,641 5,616,368,887 -3,122,313,245 -125.19% El saldo del rubro de acreedores varios disminuyo el 125.19% respecto a la vigencia del 2016, paso de 5.616.368.887 a 2.494.055.641


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VERSIÓN: 02





CHEQUES NO COBRADOS Y POR RECLAMAR La cuenta 242529 Cheques no cobrados y por reclamar presenta un saldo a 31 de diciembre de 2017 de $ 44, 484,432, valor que disminuyo en $14.947.976 respecto al año anterior, que corresponde a una depuración contable según acta de fecha 17 de octubre de 2017.

OBSERVACION No. 14

La entidad sigue reflejando saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 44.484.432 miles, saldo que viene de vigencias anteriores, aunque en la vigencia 2017 se depuraron $ 14.947.976 que equivalen al 25%., el municipio debe adelantar las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Teniendo en cuenta que se encuentra en proceso de reclasificación al Nuevo marco normativo contable. Esta observación se configura como administrativa. RESPUESTA ENTIDAD En relación a esta observación, se adelanta revisión de partidas registradas en libro auxiliar de cuentas contables, se hizo ajuste a terceros inexistentes y liquidados. Por falta de interface entre Tesorería y contabilidad de años anteriores no se hizo cruce de las cuentas. Anexo soportes - Nota de ajuste y cuadro de revisión. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad en su repuesta no aporta evidencias que soporten la depuración de este saldo, aún más teniendo en cuenta que la mayoría son cheques girados para cancelar obligaciones con una antigüedad superior a 5 años. Razón por la cual se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

RETENCION EN LA FUENTE El saldo de esta cuenta representa el valor de la retefuente aplicada en el mes de diciembre por los diferentes conceptos, se verifico el pago oportuno realizado el día 17 de enero de 2018, asimismo se revisaron los pagos mensuales a la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales DIAN, los cuales fueron oportunos de acuerdo con el calendario tributario para la vigencia 2017.


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codigo Detalle saldo a 31/12/2016 debito credito saldo a 31/12/2017

2.4.36.03 Honorarios 11,366,796.00 81,344,658.00 96,994,637.00 27,016,775.00

2.4.36.05 Servicios 115,999,926.00 662,436,815.00 646,125,194.00 99,688,305.00

2.4.36.06 Arrendamientos 220,500.00 14,792,686.00 15,996,658.00 1,424,472.00

2.4.36.08 Compras 2,634,337.00 63,587,486.00 69,715,115.00 8,761,966.00

2.4.36.15 Rte Fte a empleados ARt.383 ET 29,009,501.33 182,840,331.00 189,411,265.00 35,580,435.33

2.4.36.25 Impuesto a las Ventas Retenido 12,444,792.55 143,089,602.00 149,966,049.00 19,321,239.55

2.4.36.26 Contratos de obra 22,733,734.00 309,589,542.00 375,276,027.00 88,420,219.00

SUMATORIA 194,409,586.88 1,457,681,120.00 1,543,484,945.00 280,213,411.88 Fuente: libros auxiliares

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL Las cuenta 25 obligaciones laborales y de seguridad social, presentan al cierre de la vigencia 2017 un saldo de $ 5.854.648.304 presentando un incremento con respecto a la vigencia anterior por valor de $ 526.302.715 el cual representa el 9,88%. Durante el desarrollo de la auditoria se solicitó informe de las prestaciones consolidadas por pagar al cierre de la vigencia a la Secretaría Administrativa, el cual refleja un valor total de $ 4.835.616.577.

OBSERVACION No. 15

De acuerdo con el examen realizado a esta cuenta, se solicitó información a la Secretaría Administrativa sobre la consolidación de las prestaciones sociales al cierre de la vigencia 2017, está información se cotejo con los saldos reflejados en contabilidad, encontrándose diferencias entre los saldos contables y la información generada por la Secretaría Administrativa así:

CODIGO CUENTA SALDO

CONTABLE A 31 DIC. 2017

VALOR SECRETARIA

ADMINISTRATIVA DIFERENCIA

250502 CESANTIAS 4.016.616.183,03 3.252.596.837,00 764.019.346,03

250503 INTERESES A LAS CESANTIAS

38.965.500,02 67.520.929,00 (28.555.428,98)

250504 VACACIONES 848.769.538,00 849.265.142,00 (495.604,00)

250505 PRIMA DE VACACIONES 395.411.430,70 597.334.060,00 (201.922.629,30)

250506 PRIMA DE SERVICIOS 345.902.579,00 - 345.902.579,00

250512 BONIFICACIONES 158.282.372,71 68.899.609,00 89.382.763,71

De acuerdo con el cuadro anterior se establece que:

- La cuenta 250502 Cesantías se encuentra sobrestimada en $ 764.019.346 - La cuenta 250503 Intereses a las Cesantías se encuentra subestimada en $

28.555.428 - La cuenta 250504 Vacaciones se encuentra subestimada en $ 495.604 - La cuenta 250505 Prima de vacaciones se encuentra subestimada en $ 201.922.629 - La cuenta 250506 Prima de servicios se encuentra sobrestimada en $ 345.902.579 - La cuenta 250512 Bonificaciones se encuentra sobrestimada en $ 89.382.763


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Por lo tanto la Alcaldía de Tunja no estaría dando aplicación a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación numerales: 3.8 "Conciliaciones de la información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico." 1.3 "Evaluación del Control Interno Contable. Los contadores bajo cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás servidores públicos de las diferentes áreas que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo", 3.19.2 "Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual las entidades contables públicas deben garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros..."

Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La diferencia presentada obedece a la fecha del cierre contable, toda vez que la información remitida por la Secretaria Administrativa fue recibida el 12 de febrero de 2018 fecha para la cual ya se había realizado el informe de saldos y movimientos y cargado al CHIP. Ajustes que se realizaran en el transcurso del primer trimestre de la presente vigencia. Se adjunta oficio. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Con relación a la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja, se evidencia que la entidad no está cumpliendo con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, en cuanto al suministro oportuno de la información que generan las diferentes áreas para ser incorporadas en la Contabilidad, ya que no se incluyen la totalidad de los hechos financieros, lo cual ocasiona que los estados financieros no reflejen la situación financiera y económica real de la entidad, por lo tanto la información contable pública de la Alcaldía de Tunja no es veras ni razonable en algunos de sus componentes. Para el caso específico se generan las siguientes inconsistencias:

- La cuenta 250502 Cesantías se encuentra sobrestimada en $ 764.019.346 - La cuenta 250503 Intereses a las Cesantías se encuentra subestimada en $

28.555.428 - La cuenta 250504 Vacaciones se encuentra subestimada en $ 495.604 - La cuenta 250505 Prima de vacaciones se encuentra subestimada en $ 201.922.629 - La cuenta 250506 Prima de servicios se encuentra sobrestimada en $ 345.902.579 - La cuenta 250512 Bonificaciones se encuentra sobrestimada en $ 89.382.763

De acuerdo a lo anterior esta situación es ocasionada por deficiencias administrativas en la


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gestión de la entidad. Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja se evidencia que la inconsistencia presentada ocasionó de manera considerable deficiencias en la información contable al cierre de la vigencia 2017, contraviniendo los objetivos del sistema de control interno según lo establecido en el artículo 2° literal e de la ley 87 de 1993 “Asegurar la oportunidad y confiablidad de la información y de sus registros”, así mismo las características del control interno según lo establecido en el artículo 3 literal e de la ley 87 de 1993, “Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros”, igualmente no se está cumpliendo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación como lo es el Instructivo 003 de diciembre de 2017 donde se establecen las “Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable” numeral 1.2.5. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos. “Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados contables o estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenible, 3.4 Individualización de bienes derechos y obligaciones, 3.6 Actualización de los valores, y 3.7 Soportes documentales, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 357 de 2008,…”.Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS En esta cuenta se están registrando los recaudos por sobretasa ambiental, los cuales son girados a Corpoboyaca y adicionalmente se están registrando los descuentos realizados a contratistas por concepto de estampilla pro cultura, pro anciano y fondo de seguridad fonsep que tienen destinación específica pero no se giran a otras entidades. codigo Detalle saldo a 31/12/2017 saldo a 31/12/2016 variacion %

2.9.05 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 930,619,333.06 414,917,890.06 515,701,443.00 55.41%

2.9.05.02 Impuestos 405,081,942.27 259,453,070.27 145,628,872.00 35.95%

2.9.05.18 Recaudos Sobretasa Ambiental al impto Pr 520,687,959.00 - 520,687,959.00 100.00%

2.9.05.90 OTROS RECAUDOS A FAVOR DE

TERCEROS4,849,431.79 155,464,819.79 150,615,388.00- -3105.84%

El Catalogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, describe la cuenta 2905-RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS, así: “Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos”.

OBSERVACION No. 16

No se efectuó la reclasificación a la cuenta de Ingresos $ 405.081.941, valor registrado en la cuenta 290502 que corresponde a descuentos realizados a contratistas por concepto de


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estampilla pro cultura, pro anciano y fonsep, situación que genera una sobreestimación en la cuenta del pasivo y una subestimación de los ingresos del municipio por este valor y por ende se afecta el resultado del ejercicio.

290502002 estampilla pro adulto mayor 302,072,249.00

290502003 estampilla pro cultura 100,576,937.00

290502004 5% contratos de obra FONSECON 2,432,766.27

total 405,081,952.27

Esta observación es de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD Una vez analizada la observación respecto de los descuentos efectuados a las órdenes de pago, se entra a considerar la naturaleza de los descuentos aplicados, es decir si constituye un ingreso en un ítem diferente, debe realizarse la transferencia de recursos y así dejar las órdenes de pago efectivamente canceladas. Teniendo en cuenta el volumen de giros que se realizan a diario; la Tesorería Municipal implementó el giro de los descuentos correspondientes a Estampilla Pro-Cultura, Estampilla Adulto Mayor, FONSET, FONSECON, RETENCION EN LA FUENTE E ICA dentro del mes siguiente una vez revisados y validas los egresos respectivos y conciliación de las cuentas contable de cada concepto. Terminado el trámite de pago se constituye el ingreso por cada uno de los conceptos, a los cuales se da ingreso en el momento en que se hace efectiva la consignación. Anexo soportes. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad acepta la observación, manifestando que la reclasificación al ingreso la realiza al mes siguiente, pero no mide las consecuencias que implica la no reclasificación al cierre de la vigencia. Reflejándose en la cuenta de ingresos de los estados financieros y en la ejecución presupuestal del año 2018, lo cual no es real, genera incertidumbre y afecta la confiabilidad de las cifras registradas en los estados contables de la entidad. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

2.2.1.8. PASIVOS ESTIMADOS

La cuenta pasivos estimados es la más representativa del pasivo reflejando al cierre de la vigencia 2017 un saldo de $ 265.143.307.245, representando el 77,31% de los pasivos y presenta una variación con respecto a la vigencia anterior por valor de $ 182.510.074.713, equivalente al 220,87% Dentro de los pasivos estimados se encuentra la cuenta 2710 Provisión para contingencias con saldo al cierre de la vigencia por valor de $ 206.385.751.277 y presenta una variación


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significativa con respecto a la vigencia anterior por valor de $ 174.614.485.048, el cual equivale al 549,60%.

OBSERVACION No. 17

A través de oficio No. 1.2-7 0145 de 31 de enero de 2018 de la Oficina Jurídica de la Alcaldía de Tunja allegan la información correspondiente a los procesos que existen en contra del Municipio de Tunja donde presentan la siguiente información:

PROCESOS CUANTIA INICIAL DE LA DEMANDA

DAÑO CONTINGENTE

SIN INDEXACION

CONSTITUCIONALES 235.203.979.713,00 112.397.434.954,00

ADMINISTRATIVOS 71.591.725.099,00 60.984.881.309,00

LABORALES 25.000.000,00 20.000.000.000,00

CIVILES 13.179.883,00 13.053.964.900,00

OTRAS ENTIDADES 588.029.979,00 461.296.297,00

De la información anterior se presenta un total por cuantía inicial de la demanda por valor de $ 307.421.914.674 y daño contingente sin indexación por valor de $ 206.897.577.460 valor que corresponde a lo registrado en contabilidad en la cuenta 271005 Litigios, descontando la suma de $ 511.826.183, el cual figura en la cuenta 246002 Sentencias y conciliaciones por haber fallo en contra del Municipio de Tunja. La oficina jurídica allega como soporte de este oficio un cuadro anexo en excel, el cual presenta 577 procesos con un valor total de $ 47.288.276.765, el reporte al SIA en la cuenta anual consolidada formato $ 201714_f15a presenta una relación de 704 procesos por un valor total de $ 95.681.238.566. Teniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que se presentan inconsistencias en la información presentada ya que existen tres informes con información diferente, razón por la cual no es posible verificar el valor de las pretensiones de los procesos en contra del Municipio de Tunja como tampoco el daño contingente para el correspondiente registro de la provisión contable, presentándose incertidumbre en esta cuenta por valor de $ 206.385.751.277. Debido a lo anterior, no se estaría cumpliendo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública párrafo 106 "Verificabilidad. La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación." Tampoco se estaría cumpliendo con lo establecido en la Resolución 357 de 2008 anexo "Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable" de la Contaduría General de la Nación numeral 1. …"Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad", 3.7 Soportes documentales. ..."La totalidad de las operaciones realizadas


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por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.", 3.19.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual las entidades contables públicas deben garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables...", 3.4 "Individualización de los bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias." Teniendo en cuenta lo anterior, no es posible verificar el saldo reflejado en contabilidad de manera individualizada, por lo tanto se presenta incertidumbre en la información. Observación de carácter administrativo con alcance disciplinario y sancionatorio RESPUESTA ENTIDAD

Se señala en la observación que la Oficina Jurídica con oficio fechado el 31 de enero de

2018 presenta la información correspondiente a los procesos que existen en contra del

Municipio de Tunja, indicando el tipo de proceso, la cuantían inicial de la demanda y el daño

contingente sin indexación. Posteriormente, precisa que como soporte del mencionado oficio

se anexa un cuadro en Excel en el que se presenta 577 procesos, con un valor total de

$47.288.276.765 y frente al reporte del SIA en la cuenta anual consolidada formato

201714_f15a presenta una relación de 704 procesos por un valor total de $95.681.238.766.

Corolario de lo anterior, indica que de conformidad con los datos presentados se evidencia

inconsistencias en la información presentada ya que existen 3 informes con información

diferente, razón por la cual no fue posible verificar, para ese ente de control, el valor de las

pretensiones de los procesos en contra del municipio de Tunja, como tampoco el daño

contingente para el “… correspondiente registro de previsión contable, presentándose

incertidumbre en esta cuenta …”.

Previo a realizar cualquier aclaración sobre el particular, respetuosamente, me permito

precisar el contenido y fin de cada uno de los informes a los que hace referencia la

observación:

1. Cuadro reportado a CONTABILIDAD

Contenido: En este cuadro se reporta de forma general el tipo de proceso (constitucionales,

administrativos, laborales, civiles, y otras entidades), cuantía inicial de la demanda y daño


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contingente sin indexación.

Finalidad: Este tiene como objeto reportar a la oficina de Contabilidad la provisión que el

ente territorial debe registrar para la vigencia 2018 respecto a los procesos administrativos y

judiciales que se encuentran en curso y en los cuales el municipio obra como ejecutado y

demandando, respectivamente.

En este cuadro, como se observa en la segunda fila de la segunda columna, se precisa la

cuantificación de las pretensiones de las acciones constitucionales -populares- pese a que

en las demandas este concepto no contiene valor puntual, como quiera que se trata de la

reclamación de protección de derechos colectivos a través de obligaciones de hacer, que si

bien, inicialmente en el escrito de demanda, como ya se dijo, no se enuncia cuantía, cuando

hacemos el reporte a la oficina de Contabilidad, previendo una posible condena, es

obligación de la Secretaría Jurídica señalar una suma que, posiblemente, pueda llegar a

cubrir las pretensiones en caso de llegar a ser condenados.

El valor indicado en la segunda fila de la tercera columna, corresponde al daño contingente

sin indexación, que para el caso de las acciones constitucionales -populares-, siguiendo el

mismo criterio que el señalado con antelación, debe informarse para que la oficina de

Contabilidad efectúe la respectiva provisión. La suma reportada, corresponde al criterio de

cada profesional del derecho que realiza la defensa en el proceso, atendiendo la etapa

procesal del mismo, la probabilidad de pérdida o ganancia, antecedentes judiciales, por citar

algunos parámetros, en consecuencia, esta suma es inferior a la cuantían vista en la

columna anterior (cuantía inicial de la demanda).

Ahora, dado que el reporte realizado por la Secretaría Jurídica a la Oficina de Contabilidad

se hace de manera manual, al momento de consolidar los datos, por error involuntario, se

antecedió el número dos (2) a la cuantía inicial de la demanda para el caso de la acciones

constitucionales ($235.203.979.713), lo que, en comparación con anualidades anteriores,

produjo un aumento considerable en el valor de este tipo de procesos, y por consiguiente,

un incremento en el valor del daño contingente en esta misma fila ($112.397.734.954),

siendo subsanado tal impase con Oficio No. 1.2-7 578, dirigido a la citada dependencia,

precisando lo siguiente:

PROCESOS CUANTÍA INICIAL DE LA

DEMANDA DAÑO CONTINGENTE

SIN INDEXACIÓN

CONSTITUCIONALES $ 35.203.979.713 $10.561.193.913

2. Reporte de procesos en contra del Municipio de Tunja – 577 procesos.


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Contenido: En este informe se consignan los datos de los procesos en los que el Municipio

de Tunja obra como demandando o accionando, por consiguiente, no aparecen los procesos

judiciales en donde esta entidad es demandante, víctima o interviniente; igualmente, no se

incluyen los administrativos que se adelantan en otras entidades, que sí aparece en la última

fila del cuadro al que hice mención en el numeral anterior.

Aunado a lo expuesto, es necesario precisar que en este informe, en la columna de

pretensiones, las acciones populares se encuentran en $0, como quiera que en los escritos

de demanda no se presenta valor alguno en este acápite, debido a que lo que se reclama

son obligaciones de hacer para la protección de los derechos colectivos, sin tener definido,

ni por el demandante ni por la administración, suma de dinero alguna, siendo, solamente,

necesario reportarla a la Oficina de Contabilidad, pues como ya se indicó, aquella debe

hacer las provisiones pertinentes.

Por tal situación, este informe difiere del cuadro remitido con oficio No. 1.2-7 0145.

Finalidad: Atender requerimiento realizado por la Contraloría Municipal de Tunja.

3. Reporte SIA – CUENTA ANUAL CONSOLIDADA

Contenido: En este informe se registran todos los procesos en los que en la vigencia anterior

el Municipio de Tunja obró como demandante, demandando, accionado, víctima, vinculado

en todas las jurisdicciones.

Finalidad: Cumplir con una obligación legal, según lo señalado en el instructivo de la Cuenta

Anual Consolidada Formato 201714_F15a.

Al igual que en el anterior numeral, en este informe, en la columna de pretensiones, las

acciones populares se encuentran en $0, como quiera que en los escritos de demanda no

se presenta valor alguno en este acápite, debido a que lo que se reclama son obligaciones

de hacer para la protección de los derechos colectivos, sin tener definido, ni por el

demandante ni por la administración suma de dinero alguna, siendo, solamente, necesario

reportarla a la Oficina de Contabilidad, pues como ya se indicó, aquella debe hacer las

provisiones pertinentes.

Con ocasión a las explicaciones que anteceden, de forma respetuosa, me permito señalar

que la comparación realizada por los auditores a los tres informes que nos ocupan, con el

debido respeto, no es procedente, como quiera que se trata de datos con finalidades y


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contenido diferentes, situación que conlleva a una divergencia en el número de procesos,

así como en el valor de las pretensiones de los mismos, sin que ello signifique que la

información carezca de veracidad o credibilidad.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Una vez revisada la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja, se evidencia que entre la vigencia 2016 y 2017, la cuenta 271005 Litigios tuvo un incremento desproporcionado, por error en la información remitida del área jurídica hacia el área de contabilidad, presentándose una sobrestimación en el Pasivo de la entidad por el cálculo de la provisión para litigios por valor de $ 105.061.336.419 equivalente al 29,5% del total de los pasivos, a la vez se presentó un incremento en los gastos de la vigencia 2017 del 26,4% y un incremento en el resultado negativo del ejercicio del 59,5%, lo cual ocasionó que los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2017, no reflejen la situación financiera y económica real de la entidad, por lo tanto la información contable pública de la Alcaldía de Tunja no es veras ni razonable en todos sus componentes. Lo anterior es ocasionado por falta de controles y verificaciones en la información antes de ser remitida a Contabilidad para su correspondiente registro, más tratándose de cuantías tan excesivas como se mencionó anteriormente. Teniendo en cuenta la explicación que entrega la Alcaldía con respecto a las diferencias en los tres reportes es viable levantar el alcance sancionatorio, sin embargo dado que el error reflejado en los estados financieros ocasionó de manera considerable inconsistencias en la información contable al cierre de la vigencia 2017, contraviniendo uno de los objetivos del sistema de control interno establecido en el artículo 2° literal e de la ley 87 de 1993 como lo es el de “Asegurar la oportunidad y confiablidad de la información y de sus registros”, así mismo una de las características del control interno establecido en el artículo 3 literal e de la ley 87 de 1993, el cual establece que “Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros”, igualmente no se está cumpliendo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación como lo es el Instructivo 003 de diciembre de 2017 donde se establecen las “Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable” numeral 1.2.5. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos. “Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados contables o estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenible, 3.4 Individualización de bienes derechos y obligaciones, 3.6 Actualización de los valores, y 3.7 Soportes documentales, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 357 de 2008,…”. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.


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CÓDIGO: FO-AF-13

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2.2.2 INGRESOS: No se está efectuando causación de la totalidad de los ingresos (arrendamientos), incumpliendo lo establecido en El Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública que determina las características cualitativas que debe observar la información contable, “ La información contable pública es objetiva cuando su preparación y presentación se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las entidades contables públicas, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas. El grado de subjetividad implícito en el reconocimiento y revelación de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas técnicas del PGCP.” Los ingresos presentaron un incremento de $8.114.326.567 que equivale al 3.80% respecto a la vigencia 2016 ($205.628.672). Representados principalmente en los rubros de impuesto predial, industria y comercio, y recuperaciones.


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CÓDIGO: FO-AF-13

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codigo Detalle 2017 2016 variacion %

4 INGRESOS 213,742,998,245 205,628,671,678 8,114,326,567 3.80%

4.1.05.07 PredialUnificado 45,959,017,392 39,657,913,557 6,301,103,835 13.71%

4.1.05.08 INDUSTRIAYCOMERCIO Y AVISOS 22,449,702,673 20,623,241,527 1,826,461,146 8.14%

4.1.05.15 Espectaculos Publicos 0 16,994,000 -16,994,000 0.00%

4.1.05.19 Impuesto de Delineacion Urbana 1,074,750,283 1,390,526,459 -315,776,176 -29.38%

4.1.05.21 AVISOSTABLEROS,VALLAS PANCARTA 2,476,707,458 2,268,668,523 208,038,935 8.40%

4.1.05.33 Impuestosobrevehiculos Automotore 1,317,652,746 0 1,317,652,746 100.00%

4.1.05.35 SobretasaGasolinaMotor(Cons Comb) 7,300,868,000 6,889,636,000 411,232,000 5.63%

4.1.05.42 Ocupacion Vias, Plazas y Lugares Publicos 66,722,779 57,528,604 9,194,175 13.78%

4.1.05.45 Impuesto de Alumbrado Publico 7,323,825,464 7,819,921,009 -496,095,545 -6.77%

4.1.05.58 Publicidad Exterior Visual 461,237,239 219,790,014 241,447,225 52.35%

4.1.05.59 Impuesto de Circulacion o Rodamiento 231,720,802 221,175,961 10,544,841 4.55%

4.1.05.60 Impuesto al Transporte de hidrocarburos 2,332,145 3,972,669 -1,640,524 -70.34%

4.1.05.62 Sobretasa Bomberil 2,719,140,255 1,258,355,004 1,460,785,252 53.72%

4.1.10.01 TASAS 2,985,851,986 4,030,783,982 -1,044,931,996 -35.00%

4.1.10.02 MULTAS 1,426,896,724 1,106,404,703 320,492,021 22.46%

4.1.10.03 INTERESES 3,495,573,564 3,212,237,013 283,336,551 8.11%

4.1.10.04 SANCIONES 508,307,908 509,266,735 -958,828 -0.19%

4.1.10.27 Estampillas 1,988,030,328 1,387,782,072 600,248,256 30.19%

4.1.10.61 CONTRIBUCIONES 1,307,036,083 1,536,632,632 -229,596,549 -17.57%

4.1.10.62 Cuota de Auditaje 31,915,663 64,946,812 -33,031,149 -103.50%

4.1.10.72 Rta del monopolio de juegos de suerto Loto Tim 1,760,502,943 2,450,094,797 -689,591,854 -39.17%

4.1.95.10 IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO -5,774,501,577 -4,204,647,800 -1,569,853,777 27.19%

4.1.95.11 Devolucion y Dctos Industria Y cio -64,899,000 0 -64,899,000 100.00%

4.1.95.17 Devol impto Delineacion urbana 0 -297,788 297,788 0.00%

4.1.95.45 IMPUESTO DE CIRCULACION Y TRANSITO 0 -248,240 248,240 0.00%

4.1.95.48 Devolucion sobretasa bomberil -349,000 -258,800 -90,200 25.85%

4.4.08.17 PARTICIPACION PARA SALUD 15,857,379,086 15,537,961,860 319,417,226 2.01%

4.4.08.18 PARTICIPACION PARA EDUCACION 64,398,076,254 65,113,174,613 -715,098,359 -1.11%

4.4.08.19 PARTICIPACION PARA PROPOSISTO GENERAL 6,236,705,548 5,538,362,472 698,343,076 11.20%

4.4.08.20 Fonpet participacion para pensiones 728,971,547 954,100,527 -225,128,980 -30.88%

4.4.08.21 Programas de Alimentacion Escolar 230,188,529 225,819,296 4,369,233 1.90%

4.4.08.24 Participacion para agua potable y Saneamiento 2,573,051,937 2,379,966,084 193,085,853 7.50%

4.4.08.25 Atenció Integral a la Primera Infancia 191,101,606 203,053,189 -11,951,583 -6.25%

4.4.13.01 Asignaciones directas 7,906,451 8,482,878 -576,427 -7.29%

4.4.13.05 Para Ahorro Pensional Territorial 231,909,830 222,363,540 9,546,290 4.12%

4.4.21.03 FOSYGA-Promocion de la salud 9,703,210,660 10,363,450,004 -660,239,344 -6.80%

4.4.28.01 Para Pago de Pensiones y CesantiaS 107,893,162 151,897,202 -44,004,041 -40.78%

4.4.28.02 PARA PROYECTOS DE INVERSION 457,218,096 19,790,291 437,427,806 95.67%

4.4.28.04 Para Programas de salud 4,168,968,856 3,917,881,365 251,087,491 6.02%

4.4.28.05 Para Programas de Educacion 4,683,707,325 1,731,726,022 2,951,981,303 63.03%

4.4.28.90 Otras Transferencias 0 1,164,974,215 -1,164,974,215 0.00%

4.8.05.22 INTERESES SOBRE DEPOSITOS 1,096,544,372 975,336,426 121,207,946 11.05%

4.8.05.27 Dividendos y Participaciones 349,806,992 249,779,068 100,027,924 28.60%

4.8.05.35 Rendimientos en Administracion FONPET 33,849,337 148,769,134 -114,919,797 -339.50%

4.8.08.12 Recursos Cajas Compensacion para Sal 497,998,908 430,449,708 67,549,200 13.56%

4.8.08.17 ARRENDAMIENTOS 1,595,713,361 1,129,352,955 466,360,406 29.23%

4.8.08.18 Contratos gestion serv Publicos 131,395,727 236,183,356 -104,787,629 -79.75%

4.8.10.08 RECUPERACIONES 1,324,438,329 298,605,908 1,025,832,420 77.45%

4.8.10.47 Aprovechamientos 0 22,234,000 -22,234,000 0.00%

4.8.10.49 Indemnizaciones 0 48,625,301 -48,625,301 0.00%

4.8.15.54 INGRSOS FISCALES -1,822,100 -366,435 -1,455,665 79.89%

4.8.15.57 TRANSFERENCIAS 166,344,956 4,028,234,249 -3,861,889,293

4.8.15.59 Otros ingresos -74,926,425 8,045,004 -82,971,429 110.74%


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CÓDIGO: FO-AF-13

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Llama la atención del equipo auditor la disminución e incremento de los rubros que se reflejan en la siguiente tabla, el rubro espectáculos públicos disminuyo en $ 16.994.000 que equivale al 100% respecto de la vigencia 2016, supuestamente porque se recaudó o no hubo espectáculos públicos en la vigencia 2017.,disminución del impuesto de delineación urbana en $ 315.776.176 que equivale a un 29.38%; disminución de la cuenta Tasas en un 35% que equivale a $1.044.931.996, y la disminución del recaudo de sanciones; contratos de gestión de servicios públicos disminuyo en un 79.95% ; y los juegos de monopolio y azar que disminuyeron en $ 689.591.854 y equivale a un 39.17%.

En el siguiente cuadro se refleja la disminucion de algunos conceptos de ingresos en la vigencia 2017 comparados con el 2016.

codigo Detalle saldo a 31-12-2017 saldo a 31 -12-2016 variacion porcentual

4.1.05.15 Espectaculos Publicos 0 16,994,000 -16,994,000 0.00%

4.1.05.19 Impuesto de Delineacion Urbana 1,074,750,283 1,390,526,459 -315,776,176 -29.38%

4.1.05.45 Impuesto de Alumbrado Publico 7,323,825,464 7,819,921,009 -496,095,545 -6.77%

4.1.10.01 TASAS 2,985,851,986 4,030,783,982 -1,044,931,996 -35.00%

4.1.10.04 SANCIONES 508,307,908 509,266,735 -958,828 -0.19%

4.1.10.61 CONTRIBUCIONES 1,307,036,083 1,536,632,632 -229,596,549 -17.57%

4.1.10.62 Cuota de Auditaje 31,915,663 64,946,812 -33,031,149 -103.50%

4.1.10.72 Rta del monopolio de juegos de suerto Loto Tim1,760,502,943 2,450,094,797 -689,591,854 -39.17%

4.1.95.10 IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO -5,774,501,577 -4,204,647,800 -1,569,853,777 27.19%

4.1.95.11 Devolucion y Dctos Industria Y cio -64,899,000 0 -64,899,000 100.00%

4.1.95.48 Devolucion sobretasa bomberil -349,000 -258,800 -90,200 25.85%

4.4.08.25 Atenció Integral a la Primera Infancia 191,101,606 203,053,189 -11,951,583 -6.25%

4.4.13.01 Asignaciones directas 7,906,451 8,482,878 -576,427 -7.29%

4.8.08.18 Contratos gestion serv Publicos 131,395,727 236,183,356 -104,787,629 -79.75%

4.8.15.59 Otros ingresos -74,926,425 8,045,004 -82,971,429 110.74%

4.8.15.57 TRANSFERENCIAS 166,344,956 4,028,234,249 -3,861,889,293 110.74% Fuente: Estados financieros

Ajustes de vigencias anteriores Durante la vigencia 2017, se efectuaron ajustes de vigencias anteriores por devolucion de recursos de convenios suscritos del PAE de la vigencia 2013 Convenio 820 del 2014 y 547 del Convenio 2013 por valor de 266, 580,978 13/06/2017 Convenio 820 de 2014 179,248,100

13/06/2017 Convenio 547 de 2013 87,332,878

total 266,580,978

OTROS ARRRENDAMIENTOS De acuerdo con los soportes enviados por la Alcaldía de Tunja, se estableció que los contratos de arrendamiento del Municipio de Tunja identificados como otros arrendamientos, son los siguientes:


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No.

LOCAL PAGA EL CANON DE ARRENDAMIENTO EN:

VR. RECIBIDO DURANTE EL 2017 $

1 CAFETERIA 4 PISO CUBICULO 1 EDIF. MUNICIPAL

NO SE EVIDENCIA PAGO -

2 CAFETERIA 4 PISO CUBICULO 2 EDIF. MUNICIPAL

BANCO AGRARIO - DEPOSITO DE ARRENDAMIENTO

883.050,00

3 ASOCIACION DE TRANSPORTADORES DE ACARREOS DE TUNJA

RECIBO OFICIAL DE PAGOS DE LA ALCALDIA DE TUNJA

4.824.063,00

4 KIOSCO PARQUE RECREACIONAL


905.600,00

5 ASOCIACION DE PENSIONADOS MUNICIPIO DE TUNJA

NO SE EVIDENCIA PAGO -

6 MODAS CLAUDIA


25.718.385,00

7 TABORE


9.104.000,00

8 DROGUERIA MADRID


16.444.989,00

9 DROGUERIA ALFA


16.918.000,00

10 ALMACEN EL GAMO


16.720.000,00

11 SINTRAOPUBOY NO SE EVIDENCIA PAGO -

De los 11 inmuebles en arrendamiento vigentes, se evidencia que solamente uno, el correspondiente a la Asociación de Transportadores de acarreos de Tunja realiza el pago de los cánones de arrendamiento a través del recibo oficial de pago de la Alcaldía de Tunja y sus pagos se encuentran al día. 7 inmuebles realizan el pago a través del Banco Agrario en Depósitos de arrendamiento, sin generación del recibo oficial de pago de la Alcaldía de Tunja correspondiente a los siguientes establecimientos: Cafetería 4 piso cubículo 2 del Edificio Municipal: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 5 pagos correspondientes a los meses de enero a mayo de 2017. Kiosco Parque Recreacional: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 8 pagos correspondientes a los meses de enero a agosto de 2017. Modas Claudia: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 11 pagos correspondientes a los meses de enero a octubre y diciembre de 2017. Cafetería Taboré: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 8 pagos correspondientes a los meses de enero a agosto de 2017.


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CÓDIGO: FO-AF-13

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Droguería Madrid: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 11 pagos correspondientes a los meses de enero a octubre y diciembre de 2017. Droguería Alfa: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 11 pagos correspondientes a los meses de enero a octubre y diciembre de 2017. Almacén el Gamo: durante la vigencia 2017 y de acuerdo con los soportes allegados por la Administración Municipal, realizó 11 pagos correspondientes a los meses de enero a octubre y diciembre de 2017.

OBSERVACION No.18

De acuerdo con los soportes allegados por la Alcaldía de Tunja, se evidencian incumplimientos en los pagos de arrendamientos recibidos por la Administración Municipal, ya que no se están recaudando de manera oportuna como se muestra a continuación: Cafetería 4 piso cubículo 2 del Edificio Municipal: no se evidencia el pago de los meses de junio a diciembre del 2017. Kiosco Parque Recreacional: no se evidencia el pago de los meses de septiembre a diciembre del 2017, además los pagos no los realiza de manera oportuna ya que los meses de enero y febrero los cancela el día 22 de febrero de 2017, el mes de marzo lo cancela el día 3 de abril de 2017, el mes de mayo lo cancela el día 5 de junio de 2017. Modas Claudia: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Cafetería Taboré: no se evidencia el pago de los meses de septiembre a diciembre del 2017, además los pagos no los realiza de manera oportuna ya que los meses de enero y febrero los cancela el día 3 de marzo de 2017, los meses de abril y mayo los cancela el día 2 de junio de 2017, los meses de junio, julio y agosto los cancela el día 15 de noviembre de 2017. Droguería Madrid: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Droguería Alfa: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Almacén el Gamo: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Además de lo anterior no se evidencia ningún pago realizado del inmueble correspondiente a la Cafetería 4 piso cubículo 1 del Edificio Municipal. De los inmuebles correspondientes a la Asociación de pensionados del Municipio de Tunja y Sintraopuboy no se evidencian pagos realizados durante la vigencia 2017, de acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía de Tunja estos inmuebles funcionan en las instalaciones del antiguo Castro Martínez, la cuales se encuentran en remodelación. Se evidencia que los contratos se continúan prorrogando de manera automática, ya que continúan con el mismo contrato inicial, figura que no se debe aplicar ya que en la contratación estatal no existe ninguna norma que permita pactar prorrogas automáticas, según lo dispone el Concejo de Estado en sentencia 30834 de 2015. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA: Desde diciembre de 2016, fecha en la cual la secretaria de gobierno recibió la supervisión de los arriendos de locales, este sindicato no tiene ocupado estas instalaciones, no se ha observado actividad en él.


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Se evidencia que los contratos se continúan prorrogando de manera automática, ya que continúan con el mismo contrato inicial, figura que no se debe aplicar ya que en la contratación estatal no existe ninguna norma que permita pactar prorrogas automáticas, según lo dispone el Concejo de Estado en sentencia 30834 de 2015. Observación de carácter administrativo. Se cuenta con un contratista de la secretaria de Gobierno que tiene como función llevar el seguimiento del cobro a cada contrato de arrendamiento, se lleva como control una base de datos en Excel para identificar número de recibo de pago nombre del local, dirección, contrato, nombre del arrendatario, cedula, No. del recibo y el total pagado, se adjunta copia de la base de datos mencionada. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja se puede evidenciar que la entidad ha mejorado en cuanto al seguimiento a los pagos de los inmuebles arrendados con respecto a vigencias anteriores, sin embargo como se expresó en lo observación se notan incumplimientos en los pagos de manera oportuna, para lo cual se deben ejercer acciones de cobro, con el fin de evitar pérdida de recursos lo cual llevaría a ocasionar detrimento al patrimonio público; se debe evaluar la situación jurídica de los contratos de arrendamiento, ya que se continúan prorrogando de manera automática lo cual no es permitido tal y como lo dispone el Concejo de Estado en sentencia 30834 de 2015, así mismo evaluar si el valor de los cánones de arrendamiento se encuentra ajustado a las condiciones del mercado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se deberá incluir en el plan de mejoramiento.

2.2.3 GASTOS: se presentó un incremento en los gastos del 2.89% respecto al año 2016 representados en 218.103.162., representados principalmente en remuneración servicios técnicos, gastos de viaje, tasas, gastos legales, gastos generales, capacitación bienestar social y estímulos.


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codigo Detalle 31/12/2017 31/12/2016 variacion %

5.1.01.01 SueldosdelPersonal 7,540,928,294 7,322,825,032 218,103,262 2.89%

5.1.01.03 Horasextrasyfestivos 453,253,892 569,411,833 -116,157,941 -25.63%

5.1.01.06 Remuneracionservicios tecnicos 0 2,320,000 -2,320,000 0.00%

5.1.01.07 PersonalSupernumerario 352,298,197 312,751,573 39,546,624 11.23%

5.1.01.13 Primadevacaciones 340,472,008 426,329,771 -85,857,763 -25.22%

5.1.01.14 Primadenavidad 965,018,323 1,176,802,092 -211,783,769 -21.95%

5.1.01.17 Vacaciones 828,121,086 390,580,698 437,540,388 52.84%

5.1.01.18 Bonificación especial de recreación 92,769,956 101,034,733 -8,264,777 -8.91%

5.1.01.19 BONIFICACIONES 328,461,291 41,973,948 286,487,343 87.22%

5.1.01.23 AuxiliodeTransporte 31,898,050 29,607,153 2,290,897 7.18%

5.1.01.24 Cesantias 2,153,782,373 1,815,436,468 338,345,905 15.71%

5.1.01.25 Interesesalascesantias 53,387,281 45,045,264 8,342,017 15.63%

5.1.01.30 Capacitacion,bienestar social y es 105,826,500 93,448,000 12,378,500 11.70%

5.1.01.31 Dotacionysuministro a trabajadore 138,257,668 170,018,554 -31,760,886 -22.97%

5.1.01.47 Viaticos 38,238,126 40,012,741 -1,774,616 -4.64%

5.1.01.48 GastosdeViaje 9,197,955 4,990,854 4,207,101 45.74%

5.1.01.52 PrimadeServicios 839,592,485 676,998,486 162,593,999 19.37%

5.1.01.60 Subsidiodealimentacion 25,003,112 37,200,485 -12,197,373 -48.78%

5.1.01.64 Otras primas 138,329,292 125,547,284 12,782,008 9.24%

5.1.02.01 Incapacidades 11,869,006 37,775,147 -25,906,141 -218.27%

5.1.02.03 INDEMNIZACIONES 56,821,736 210,219,062 -153,397,326 -269.96%

5.1.02.06 Pensionesdejubilacion 2,260,526,427 2,146,472,467 114,053,960 5.05%

5.1.02.07 CuotasPartesdePensiones 780,544,324 470,750,611 309,793,713 39.69%

5.1.02.09 AmortizacionCalculo actuarial Pen 6,946,174,680 9,358,732,061 -2,412,557,381 -34.73%

5.1.02.11 AmortizacCalculoActCuotas partes 954,610,008 1,341,239,932 -386,629,924 -40.50%

5.1.03.02 AportesaCajasDeCompensacion 414,416,600 377,572,623 36,843,977 8.89%

5.1.03.03 CotizacionesaSeguridad Social 776,441,103 720,218,350 56,222,753 7.24%

5.1.03.05 CotizacionesaRiesgos profesionale 95,636,514 71,362,727 24,273,787 25.38%

5.1.03.06 Cotiz.aEnti,AdmonRegi.Prima Med 667,650,108 667,452,002 198,106 0.03%

5.1.03.07 Cot.EntAdmondelRegi de Ahorr Ind 420,239,166 381,494,800 38,744,366 9.22%

5.1.04.01 AportesalICBF 310,838,950 283,211,992 27,626,958 8.89%

5.1.04.02 AportesalSENA 51,940,425 47,199,815 4,740,610 9.13%

5.1.04.03 AportesESAP 51,940,425 47,199,815 4,740,610 9.13%

5.1.04.04 Apor.escuelasIndustr.Insti Tecnic 103,710,950 94,393,631 9,317,319 8.98%

5.1.11.11 Comisiones,Honorarios y Servicios 4,867,694,349 2,828,890,932 2,038,803,417 41.88%

5.1.11.13 VigilanciaySeguridad 2,160,998,855 2,928,319,497 -767,320,641 -35.51%

5.1.11.14 MaterialesySuministros 564,070,126 549,720,618 14,349,508 2.54%

5.1.11.15 MANTENIMIENTO 400,714,648 295,420,777 105,293,871 26.28%

5.1.11.17 Serviciospublicos 976,273,681 1,035,517,971 -59,244,290 -6.07%

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO 239,680,330 136,025,500 103,654,830 43.25%

5.1.11.20 Publicidad y Propaganda 131,984,855 188,045,510 -56,060,655 -42.48%

5.1.11.21 ImpresosPublicaciones Suscrip,afil 220,018,310 129,427,221 90,591,090 41.17%

5.1.11.22 Fotocopias 26,117,470 21,302,910 4,814,560 18.43%

5.1.11.23 ComunicacionyTansporte 193,055,286 246,645,032 -53,589,746 -27.76%

5.1.11.25 SegurosGenerales 489,650,913 35,787,562 453,863,351 92.69%

5.1.11.37 EventosCulturales 0 8,000,000 -8,000,000 0.00%

5.1.11.46 COMBUSTIBLEYLUBRICANTES 288,373,006 290,758,066 -2,385,060 0.00%

5.1.11.59 LicenciasySalvoconductos 0 5,000,000 -5,000,000 0.00%

5.1.11.64 Gastos legales 8,789,970 301,066,976 -292,277,006 -3325.12%

5.1.11.90 OtrosGastosgenerales 35,121,300 41,200,884 -6,079,584 -17.31%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





5.1.20.01 Impuesto predial Unificado 8,384,900 0 8,384,900 100.00%

5.1.20.10 Tasas 47,644,382 31,352,480 16,291,902 34.19%

5.1.20.27 Licencias 8,146,801 0 8,146,801 100.00%

5.2.02.05 RemuneracionServicios Tecnicos 2,106,462,027 1,592,775,261 513,686,766 24.39%

5.2.02.08 Honorarios 0 12,237,440 -12,237,440 0.00%

5.2.11.09 ComisionesHonorarios y Servicios 25,460,000 239,665,265 -214,205,265 -841.34%

5.2.11.11 vigilancia y seguridad 31,802,750 0 31,802,750 100.00%

5.2.11.16 Arrendamiento 137,527,420 44,000,000 93,527,420 68.01%

5.2.11.33 Mantenimiento de caminos vecinales 4,652 0 4,652 100.00%

5.2.11.42 Apoyo Fuerzas Militares 97,305,536 293,508,000 -196,202,464 -201.64%

5.2.11.63 Gastos legales 0 129,200 -129,200 0.00%

5.2.11.66 Interventorias, auditorias y evaluacione 370,107,974 326,361,792 43,746,182 11.82%

5.2.20.10 Tasas 0 482,540 -482,540 0.00%

5.3.02.34 Inversiones Patrimo Entid N Contr 64,131,547 0 64,131,547 100.00%

5.3.14.01 Litigios 177,100,041,307 7,954,158,424 169,145,882,883 95.51%

5.4.23.02 Para Proyectos de Inversion 189,440,501 0 189,440,501 100.00%

5.4.23.03 Para Gastos de Funcionamiento 7,846,373,446 7,630,245,346 216,128,100 2.75%

5.5.01.01 SUELDOSYSALARIOS 45,665,244,156 41,651,976,542 4,013,267,614 8.79%

5.5.01.02 ContribucionesImputadas 520,368,944 283,990,272 236,378,672 45.43%

5.5.01.03 CONTRIBUCIONESEFECTIVAS 6,617,528,286 6,449,200,880 168,327,406 2.54%

5.5.01.04 AportessobrelaNomina 3,642,444,000 3,375,736,304 266,707,696 7.32%

5.5.01.05 GENERALES 6,312,354,025 4,636,089,931 1,676,264,094 26.56%

5.5.01.06 AsignaciondeBienes y Servicios 6,812,272,735 4,206,022,218 2,606,250,517 38.26%

5.5.02.01 SUELDOSYSALARIOS 231,146,871 0 231,146,871 100.00%

5.5.02.03 CONTRIBUCIONESEFECTIVAS 41,456,649 37,281,039 4,175,610 10.07%

5.5.02.04 AportesSobrelaNomina 21,799,400 19,158,250 2,641,150 12.12%

5.5.02.05 GENERALES 203,920,873 128,259,834 75,661,039 37.10%

5.5.02.06 asignaciondeBienes y Servicios 6,172,956,600 6,500,000 6,166,456,600 99.89%

5.5.02.10 Regimensubsidiado 33,770,442,361 31,113,069,154 2,657,373,207 7.87%

5.5.02.16 AccionessaludPublica 3,196,842,696 1,561,142,896 1,635,699,800 51.17%

5.5.03.05 Generales 11,120,000 252,559,051 -241,439,051 -2171.21%

5.5.03.06 asignaciondeBienes y Servicios 28,697,667 9,805,712 18,891,955 65.83%

5.5.04.05 Generales 957,042,373 0 957,042,373 100.00%

5.5.05.05 GENERALES 1,212,887,427 1,068,427,886 144,459,542 11.91%

5.5.05.06 AsignaciondeBienes y servicios 2,591,892,529 579,216,220 2,012,676,309 77.65%

5.5.06.05 Generales 4,234,151,438 3,313,327,464 920,823,974 21.75%

5.5.06.06 AsignaciondeBienes y servicios 31,444,000 0 31,444,000 100.00%

5.5.07.01 SUELDOSYSALARIOS 942,308,853 860,483,087 81,825,766 8.68%

5.5.07.03 Contribucionesefectivas 159,429,731 142,440,032 16,989,699 10.66%

5.5.07.04 AportessobrelaNomina 79,576,200 71,744,008 7,832,192 9.84%

5.5.07.05 GENERALES 22,254,501,180 16,546,790,556 5,707,710,624 25.65%

5.5.07.06 AsignaciondeBienes y servicios 0 1,650,317,818 -1,650,317,818 0.00%

5.5.08.01 Actividades de conservacion 611,882,192 126,527,666 485,354,526 79.32%

5.5.08.02 Actividades de recuperacion 0 25,500,000 -25,500,000 0.00%

5.5.08.05 capacitación y divulgacion ambiental 17,995,775 9,850,000 8,145,775 45.26%

5.5.08.06 Estudios y Proyectos 1,990,000 0 1,990,000 100.00%

5.5.50.01 ParaVivienda 227,123,567 0 227,123,567 100.00%

5.5.50.09 ServiciosdeAcueducto 1,789,224,426 1,318,048,755 471,175,672 26.33%

5.5.50.11 ServiciosdeAseo 730,875,327 769,023,220 -38,147,894 -5.22%

5.7.05.08 Fondos entregados Funcionamiento 2,831,515,067 2,818,266,274 13,248,793 0.47%

5.7.05.10 Fondos Entregados Inversión 121,486,677 0 121,486,677 100.00%

5.8.01.35 Operaciones de credito Publico LP 2,590,984,296 2,291,214,668 299,769,628 11.57%

5.8.02.38 Comisiones y otros gastos bancarios 5,910,685 30,474,296 -24,563,612 -415.58%

5.8.05.69 Perdida por valorizacion inversiones 50,684,752 17,984,912 32,699,840 64.52%

5.8.08.12 Sentencias 221,458,866 2,018,954,563 -1,797,495,697 -811.66%

5.8.15.88 Gastos de administracion -294,139,998 739,337 -294,879,335 100.25%

5.8.15.89 Gastos de Operacion 0 -15,932,155 15,932,155 0.00%

5.8.15.91 Transferencias 63,931,916 0 63,931,916 100.00%


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Se presentaron incrementos significativos en los siguientes gastos, algunos fueron aclarados en el desarrollo de la auditoria, como son bonificaciones, gastos de viaje, transferencias, mantenimiento, los demás deben ser justificados y soportados por la administración.

OBSERVACION No.19

Se observó un incremento significativo en las cuentas relacionadas en el siguiente cuadro: comisiones, honorarios y servicios, se incrementó en $ 2.038.803.417 que equivale a un 41.88%, arrendamientos se incrementó en un 43.25% los gastos por concepto de arrendamientos; Seguros generales se incrementó en $ 453.863.351 equivale al 92.69%; Remuneración servicios técnicos se incrementó en un 24.39%; litigios y demandas presento un incremento de $ 169.145.882.883 que equivale al 95.51%.

código Detalle 31/12/2017

$ 31/12/2016

$ variación

$ %

5.1.11.11 Comisiones, Honorarios y Servicios 4,867,694,349 2,828,890,932 2,038,803,417 41.88%

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO 239,680,330 136,025,500 103,654,830 43.25%

5.1.11.25 Seguros Generales 489,650,913 35,787,562 453,863,351 92.69%

5.2.02.05 Remuneración Servicios Técnicos 2,106,462,027 1,592,775,261 513,686,766 24.39%

5.2.11.16 Arrendamiento 137,527,420 44,000,000 93,527,420 68.01%

5.3.14.01 Litigios 177,100,041,30

7 7,954,158,424 169,145,882,883 95.51%

La administración debe justificar y soportar las variaciones mencionadas sopena de configurar un hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD Realizado el análisis de la información y comparando el normal desarrollo de la cuenta de honorarios y remuneración de servicios técnicos se debe al incremento en el número de contratos, meses o plazos contratados y valores, de lo cual el grupo auditor puede constatar que las variaciones obedecen a:

1- El Número de contratos entre 2016 y 2017 ascendió pasando de 932 a 1.325. 2- Los contratos sufrieron un incremento en el margen pactado que obedece al IPC. 3- Los plazos de los contratos se realizaron a mayor plazo dentro de la vigencia. 4- La cuenta de gastos de seguros se incrementó para la vigencia 2017 obedeciendo a la amortización de las pólizas adquiridas a finales del año 2016 para el amparo de los bienes del Municipio. 5- En el caso de los arrendamientos su incremento obedece directamente al plazo de contratación ya que en 2016 se adelantaron procesos desde medio año y para el 2017 fue desde el segundo mes, como el caso de la Escuela de Música.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






La entidad no aclara ni soporta los altos incrementos generados en honorarios, comisiones y servicios, ya que no justifica en que contratos específicamente y que actividades se ejecutaron para incrementar los honorarios en un 41.88% en la vigencia asimismo la remuneración por servicios técnicos del 24.9% y arrendamientos del 68.01%. No existe un documento de seguimiento al gasto, como indicadores estadísticas, cuadros de control que permitan dar un punto de referencia en cuanto al control de gastos. En el plan de mejoramiento se deben proponer acciones a corto plazo dirigidas a la reducción del gasto

Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo

Ajustes de vigencias anteriores Esta cuenta se generó en razón a un ajuste de la prima de navidad de la vigencia 2016, por valor de $ 294.139.998 atendiendo una observación correspondiente a la auditoria regular vigencia 2016.

código Detalle

saldo a

31/12/2017

saldo a

31/12/2016 variación %

5.8.15.88 Gastos de administración -294,139,998 739,337 -294,879,335 100.25%

5.8.15.91 Transferencias 63,931,916 0 63,931,916 100.00%

3. SANEAMIENTO CONTABLE LEY 1819 DE 2016, ARTICULO 355. El artículo 355 de la ley 1819 de 2016 establece que “Las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la ley 1753 de 2015. El término para adelantar dicho proceso será de dos (2) años contados a partir de la vigencia de la presente ley. El cumplimiento de esta obligación deberá ser verificado por las contralorías territoriales.” La Resolución 107 del 30 de marzo de 2017 de la Contaduría General de la Nación, regula el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la ley 1819 de 2016 y se modifican los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018, en la cual se crea la cuenta 8371 Saneamiento Contable Artículo 355 - Ley 1819 de 2016 con las subcuentas 837101 Incorporación de bienes, 837102 Incorporación de derechos, 837103 Retiro de obligaciones, 891571 Saneamiento contable artículo 355 – Ley 1819 de 2016 y la cuenta 9368 Saneamiento Contable Artículo 355 - Ley 1819 de 2016 con las subcuentas 936801 Incorporación de obligaciones, 936802 Retiro de bienes, 936803 Retiro de derechos, 991530 Saneamiento contable artículo 355 – Ley 1819 de 2016 con sus correspondientes descripciones y dinámicas.


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El artículo 5 establece que: “Las entidades territoriales, en los términos del artículo 286 de la Constitución Política, que deban realizar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 355 de la ley 1819 de 2016, aplicarán el siguiente procedimientos. 1. Identificación de los bienes, derechos u obligaciones objeto de depuración. (…) 2. Registro de la depuración contable. (…) 2.1 Depuración contable durante el 2017 sobre la información financiera del 2016. Las entidades territoriales tendrán en cuenta los siguientes tratamientos contables para el registro de la depuración contable que se lleve a cabo durante el 2017 y que corresponda a bienes, derechos u obligaciones que afectaron la información financiera del 2016 y que ocasionan que la realidad financiera, económica, social y ambiental no se refleje conforme a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. a) Si como parte del proceso de depuración contable la entidad territorial tiene que incorporar bienes, derechos u obligaciones, estos se registrarán en la subcuenta que identifique el bien, derecho u obligación, afectando la subcuenta que corresponda de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO. Para tal efecto, la entidad territorial aplicará los criterios de reconocimiento y medición establecidos en Régimen de Contabilidad Pública expedido mediante las Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007. b) Si como parte del proceso de depuración contable la entidad territorial debe dar de baja bienes, derechos u obligaciones, estos se retirarán, por su valor en libros, disminuyendo la subcuenta que identifique el bien, derecho u obligación y demás conceptos asociados, y afectando la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL. c) Adicionalmente, la entidad territorial registrará el valor de los bienes o derechos incorporados, así como el valor de las obligaciones que se retiren, con un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 8371-SANEAMIENTO CONTABLE ARTÍCULO 355-LEY 1819 DE 2016 y un crédito en la subcuenta 891571-Saneamiento contable artículo 355-Ley 1819 de 2016 de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). Por su parte, se registrará el valor de los bienes o derechos que se retiren, así como el valor de las obligaciones que se incorporen, con un débito en la subcuenta 991530-Saneamiento contable artículo 355-Ley 1819 de 2016 de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 9368- SANEAMIENTO CONTABLE ARTÍCULO 355-LEY 1819 DE 2016. 2.2 Depuración contable durante el 2018 sobre la información financiera del 2017. (…) 2.3 Depuración contable permanente y sostenible por sucesos ocurridos durante el 2018 y siguientes. (…)” La Resolución 238 del 23 de junio de 2017, el código contable 991530 Saneamiento contable artículo 355 – Ley 1819 de 2016 por el código 991513. Por medio de la circular No. 01 de 2018 se solicitó a la Alcaldía de Tunja informar sobre el avance del saneamiento contable, la cual es respondida a través de oficio 1.1.4-5 092 en la cual informan el avance al saneamiento contable fue el siguiente: 1. Se expidió el decreto No. 0233 del 03 de agosto de 2017 “Por medio del cual se derogan las resoluciones 2424 del 28 de noviembre de 2002 y 0735 del 14 de abril de 2003 y se


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conforma el comité técnico de sostenibilidad contable y saneamiento fiscal del Municipio de Tunja” 2. Se realizaron citaciones a reunión ordinaria comité de sostenibilidad contable y saneamiento fiscal del municipio de Tunja el día 05 de diciembre de 2017. 3. Se realizó reunión de comité contable el día 19 de diciembre de 2017, se anexa copia de la respectiva acta. 4. El responsable es la administración municipal de la Alcaldía Mayor de Tunja, representada por cada uno de los secretarios, asesores, y demás funcionarios, según cada dependencia. Según el acta del comité contable del día 19 de diciembre de 2017, se observa que por parte de la oficina de impuestos se presentan cifras de la cartera según información del sistema impuestos plus y se expone que es pertinente realizar un estudio a las misma y explican que los motivos por los cuales se ha impedido la oportuna liquidación de la cartera son:

- Predios sin identificación del contribuyente - Cartera con valor inferior a $ 250.000 - Predios sin folio de matrícula - Predios con dirección errada - Predios lote sin dirección alterna para surtir notificación - Predios con propietario desactualizado

OBSERVACION No. 20

De acuerdo con la verificación realizada a la aplicación del tratamiento contable establecido en la Resolución 107 de 2017 de la Contaduría General de la Nación numeral 2.1 Depuración contable durante el 2017 sobre la información financiera del 2016 de la Contaduría General de la Nación, se observa que la Alcaldía de Tunja no le está dando cumplimiento a la misma, ya que no se observan registros contables por concepto del saneamiento contable según lo establecido en el artículo 355 de la ley 1819 de 2016, ni la utilización de las cuentas contables creadas para tal fin. Es importante recordar que según lo establecido en la circular conjunta 01 de 20 de febrero de 2017 de la Auditoria General de la República y la Contaduría General de la Nación y la circular

conjunta 02 de 8 de marzo de 2017 de la Procuraduría General la Nación y la Contaduría General de la Nación los servidores públicos responsables del proceso de saneamiento contable que no den cumplimiento a lo establecido en la ley 1819 de 2016 y a los términos de lo previsto en los numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad, de la Resolución 357 de 2008, y 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible de la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, conllevara a las sanciones que el Código Disciplinario Único califica como falta gravísima al tenor de lo dispuesto en el numeral 52, del artículo 48 de la Ley 734 de 2002. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Durante la vigencia 2017 la administración Municipal retomo el comité de saneamiento contable, haciendo modificaciones a su articulado el cual fue publicado mediante decreto 0233 de 2017; durante el mismo año se citó a reunión para depurar las rentas por cobrar, situación que se encuentra en trámite, al igual que los demás conceptos que deben


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someterse al comité de saneamiento. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa,

se levante la observación.


La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación realizada por la Contraloría, toda vez que no se evidencian los registros contables en la cuentas creadas por la Contaduría General de la Nación para tal fin, por lo tanto no se ha realizó saneamiento contable a la información de la vigencia 2016 la cual debía realizarse durante la vigencia 2017. Es preciso advertir que el no cumplimiento a esta obligación se constituye en falta gravísima. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Alcaldía Municipal de Tunja, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Alcaldía a 31 de diciembre de 2017 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación se emite una opinión ADVERSA O NEGATIVA.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Adversa o

negativa

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (miles) 103,671,601,331

20.8%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

Fuente: matriz de calificación


5. EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE Revisado el informe de Control interno contable vigencia 2017 de la Alcaldía Municipal de Tunja, tiene un puntaje de 4.69 en la plataforma chip de la Contaduría General de la Nación, y verificado a través de pruebas selectivas de lo que allí se detalla, advirtiéndose en términos


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generales que las calificaciones de esta evaluación corresponden parcialmente con la realidad, toda vez que en este informe no está totalmente documentado, por cuanto no se allegaron documentos suficientes como arqueos periódicos, pruebas selectivas, seguimientos y demás que demostraran que los registros presentados hubiesen sido objeto de estudio por parte de esta oficina. Se concluye que la oficina de Control Interno ejecutó parcialmente las funciones dispuestas en Ley 87 de 1993 y en la Resolución 357 de julio de 2008.

La evaluación de control interno a través del cuestionario se hizo con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la prevención y monitoreo del riesgo.

Los resultados de dicha evaluación reflejados en la matriz arrojaron un resultado de 1.53 que indican un control interno contable con deficiencias, tal como se demuestra en el siguiente cuadro:

CONCEPTO CRITERIOS PUNTAJE RANGOS

EFICIENTE Cumple con los criterios 1 De 1 a < = 1,5

CON DEFICIENCIA Incumple uno de los criterios 2 De >1,5 a < =2

INEFICIENTE Incumple los criterios 3 De >2

1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo Alto

4 N/A

Calificación

Esta calificación se fundamenta en las siguientes conclusiones:

No se efectuó por parte de la oficina de control interno una auditoria de seguimiento a las observaciones que se dejaron en el informe de la contraloría de la vigencia 2016; de acuerdo con las actividades indicadas en el plan de mejoramiento.

No se han tomado medidas respecto al cálculo de la depreciación de los bienes ya que el módulo de almacén del software sysman se encuentra subutilizado, las depreciaciones se siguen realizando en forma manual.

Se observan debilidades en el flujo de información hacia el área de contabilidad por parte de la oficina jurídica, área de impuestos, nómina y almacén.

No existe una política de sostenibilidad contable que garantice la celeridad oportunidad y confiabilidad en los procesos de saneamiento de la información contable del Municipio

La entidad no cuenta con un plan de sostenibilidad contable en el que se establezca fecha responsable y logro de metas, tendientes a buscar en forma efectiva el saneamiento de la información contable.

Los módulos del software Finanzas plus no se encuentran integrados de tal forma que permitan generar información oportuna y confiable.


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No hay control por el área responsable sobre los pagos de los contratos de arrendamiento, que se efectúan en el Banco Agrario- Depósitos judiciales y actualización de canonnes de arrendamiento.

OBSERVACIÓN No. 21

El plan de auditoria realizado por la oficina de control interno para la vigencia 2017, no contempla un seguimiento al plan de mejoramiento elaborado por la alcaldía municipal producto de la auditoria regular a los estados financieros vigencia 2016, como consecuencia de esta situación se siguen presentando las mismas inconsistencias año tras año, como se puede observar en el presente informe de auditoría. Lo cual dio como resultado una opinión adversa o negativa. Observación de carácter administrativo RESPUESTA ENTIDAD

La Oficina Asesora de Control Interno y Gestión, cumple de acuerdo a Ley No. 087 de 1993 y el Decreto No. 648/2017.

En relación a lo mencionado en la Cartilla de la Administración Pública y emitida por el DAFP en el numeral 1.2.3. Funciones de las Oficinas de Control donde indica que: “Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno deberán utilizarse las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad”, entre otros.

En lo citado anteriormente se presenta que la Oficina Asesora cuenta con diferentes mecanismos como apoyo y seguimiento para verificar el cumplimiento en los diferentes Proceso de la Administración Municipal; para ello es importante mencionar cada una de las acciones adelantadas, con el fin de ver los avances y mejoras en las deficiencias encontradas por los Entes de Control y las Auditorías Internas de Gestión.

En relación a la Observación No. 21 donde los Auditores indican “El plan de Auditoría realizado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2017, no contempla un seguimiento al plan de mejoramiento elaborado por la alcaldía municipal producto de la auditoría regular a los estados financieros vigencia 2016, como consecuencia de esta situación se siguen presentando las mismas inconsistencias año tras año, como se puede observar en el presente informe de auditoría. Lo cual dio como resultado una opinión adversa o negativa” Observación de carácter administrativo.

Es importante mencionar que las Observaciones establecidas por la Contraloría Municipal de Tunja en la Auditoría realizada a los estados Financieros vigencia 2016 y planteadas en el Plan de Mejoramiento, las mismas se han contemplado por parte de la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión en los Seguimientos, Informes y Auditorías de Calidad para verificar qué acciones se han tomado para subsanar los hallazgos como se describe a continuación:

Atendiendo al resultado del Informe Anual de Evaluación de Control Interno Contable de la


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Alcaldía de Tunja a 31 de diciembre 2016, se suscribe el día 1 de marzo del 2017 un Plan de Mejoramiento con acciones de mejora a las observaciones allí encontradas, el cual se pueden verificar las actividades y secretarias responsables en el Plan adjunto a este documento. (Anexo No.1)

La Oficina Asesora realizó seguimiento a las acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento, evidenciando su cumplimiento de acuerdo a los soportes suministrados por las Dependencias. (Anexo No.2)

Observaciones:

1. Ante el obligatorio cumplimiento en la aplicación de las Normas Internacionales NICP durante el año 2017 se recomienda la capacitación permanente a las diferentes áreas frente al trabajo a realizar para cumplir la exigencia normativa.

Evidencias:

* Se anexa cronograma de capacitaciones de NICS realizado por los Profesionales consultores José Arley Maldonado Contrato No. 721, Luz Ayda Bedoya Contrato No.719, John Católico Contrato No. 720 y Sandra Montaño del Grupo Coach S.A.S efectuado en el mes de Julio de 2017. (Anexo No.3)

* Resumen ejecutivo de las Actividades del 10 al 12 de Julio y los compromisos dejados en las capacitaciones realizadas con las diferentes Dependencias. (Anexo No.4)

2. Contar con la toma física periódica de los bienes de consumo como devolutivos.

Evidencias:

* Mediante oficio No.1.3.4 – 8 – 0391 Almacén General informa a la Oficina de Contabilidad los resultados de la conciliación realizada entre la información que reposa en el Almacén General de bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio de Tunja en medio físico y magnético. (Anexo No.5)

* Mediante oficio No.1.3.4 – 8 – 0583 Almacén General informa al Secretario de Hacienda que en la base de datos de Almacén se tiene el valor histórico de los bienes propiedad del municipio se adjunta pantallazo del correo enviado con bases de datos (Anexo No.6)

* Se presenta a la Oficina Asesora, el Cronograma de los inventarios realizados por Almacén General en las diferentes Dependencias de la Alcaldía de Tunja, durante los meses de enero y agosto 2017, mediante oficio No. 1.15.4.1 - 226 es remitido a la Oficina de Contabilidad. (Anexo No.7)

* Mediante oficio No.1.3.4 – 8 – 0682 Almacén General informa al Secretario de Hacienda los


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Inventarios en medio físico y magnético. (Anexo No.8)

* Almacén General presenta a la Oficina de Contabilidad los Inventario a 31 diciembre 2017 con oficio No. 1.3.4 – 8 034. (Anexo No.9).

* Circular No.001 Cronograma para realizar la Toma física de Inventarios año 2018. (Anexo No.10).

3. Se espera que en la vigencia 2017 se tomen decisiones para lograr la interface con las dependencias que originan información contable.

Evidencias:

* Oficio No. 1.3.4 – 8 – 395 Almacén General solicita interfaz con Contabilidad al Secretario de Planeación. (Anexo No.11)

* Se presenta el Oficio No. 1.14.4 – 1 – 3804, respuesta al Oficio No. 1.3.4 – 8 -395 Acta de Reunión Almacén, Contabilidad y Planeación (Anexo No.12).

* Oficio No.1.3.4 – 8 – 0014 la Secretaria Administrativa informa al Secretario de Hacienda que ya se solicitó al área de sistemas mediante Oficio No. 1.3.4 – 8 - 013 la Instalación Módulo Bienes Muebles E Inmuebles (Anexo No.13)

* Oficio No. 1.3.4 – 8 0058 la Oficina Asesora de Planeación presenta a Almacén General respuesta a la Parametrización Software y Generación de Informes Solicitados por contabilidad. (Anexo No.14)

* El día 13 de abril de 2018 se presenta Informe por parte del Contratista al Secretario de Hacienda donde informa sobre el Proceso de Integración Sistema Tributario y Financiero detallando las acciones adelantadas para la interface (Anexo.15)

4. Contar con un Manual de Políticas Contables que incluya políticas, principios, normas, indicadores, y procedimientos para tener un adecuado aseguramiento y control de la información.

Evidencias:

* Resolución No. 0432 del 26 de diciembre de 2017 - Por la cual se adopta el Manual de Políticas Contables del municipio de Tunja, en virtud del proceso de convergencia de las normas de contabilidad e información financiera y en concordancia con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación. Publicado en la página http://www.tunja-boyaca.gov.co/index.shtml?apc=v-xx1-&x=34869.

* Oficio No. 1.4.3 – 101 por el cual se invita a una reunión a la Secretaria Administrativa, Secretario de Infraestructura, Secretario de Desarrollo y Asesora de Planeación para hablar


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sobre la Implementación de las políticas administrativas y contables en concordancia con la Resolución 533 de 2015 emanada por la CGN. (Anexo No.16)

* Oficio No. 1.4.3 – 116 el Secretario de Hacienda solicita a Almacén General información para la Implementación de las políticas administrativas y contables en concordancia con la Resolución 533 de 2015 emanada por la CGN. (Anexo No.17)

* Circular No. 1.1 – 1 005 proyectada por la Jefe de Oficina Asesora de Control Interno y Gestión y firmada por el Señor Alcalde donde se solicitud de entrega de información para la Implementación de las Políticas Administrativas y Contables en concordancia con la Resolución No. 533 de 2015 emanada por la Contaduría General de la Nación. (Anexo No.18).

* Oficio No. 1.3.4 – 8 0721 Respuesta a la Circular 1.1.1 – 005 emitida por parte de Almacén General al Secretario de Hacienda (Anexo No.19).

Por otra parte, uno de los Seguimientos a Gestión Financiera se hace a través de las Auditorías Internas de Calidad, el día 12 de Julio del 2017 la Profesional María del Pilar Pérez Rangel Contratista de la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión audita el Proceso como se evidencia en el siguiente pantallazo tomado del aplicativo Isolucion.

En la observación No. 937 “Se evidencio Para el desarrollo de las actividades del proceso Gestión Financiera la Secretaría de Hacienda cuenta como soporte tecnológico con los Software Finanzas plus e Impuestos plus sobre los cuales a pesar de encontrarse en línea y haberse realizado acciones de mejora reciente en cuanto a su actualización como es la radicación de estudios previos del 21-06-2017en la oficina de Contratación cuyo objeto es Prestar el servicio de apoyo a la gestión tributaria y financiera actualización de versiones soporte a los sistemas de información de gestión critica Impuestos plus Aire plus Portal tributario Finanzas plus y Generador de reportes AIRE Reportes implementación módulo de publicidad exterior visual acompañamiento en el proceso cobro coactivo..."; se observa que aún no hay una conexión funcional entre los dos software que permita el intercambio de información para garantizar la optimización de los servicios instalados en éstos Software en aras de adecuarlos a las necesidades administrativas cambios en la normativa”.

Por lo anterior se proyecta el Plan de Acción en el aplicativo Isolucion con el fin de tomar acciones para subsanado lo allí evidenciado y en cumplimiento a lo observado por la Contraloría Municipal en la Auditoria con el fin de verificar su estado.

De igual forma es importante mencionar que en las auditorías de gestión realizadas se tiene contemplado en el objeto de la auditoria verificar, Riesgos, Indicadores, presupuesto y cumplimiento Planes de Mejoramiento, información que se puede corroborar en la página web ttp://www.tunjaboyaca.gov.co/Publicaciones_Municipio.shtml?apc=caControl%20Interno-1-&x=22709


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Se presenta ejemplo de una de ellas así:

Así mismo, como se puede evidenciar en cada Plan de Auditoría, se tiene la responsabilidad de la Secretaria de Hacienda para subsanar los hallazgos efectuados.

Por otra parte, es preciso mencionar que en relación a los resultados de la Evaluación de Control Interno Contable vigencia 2017, se ha tenido en cuenta lo verificado en las Auditorías tanto de gestión como de calidad, así mismo, se tuvieron en cuenta los informes producto de los Seguimientos efectuados a las Operaciones Reciprocas y FUT, así como el cumplimiento del Plan de Mejoramiento producto de la Evaluación vigencia 2016.

En relación a los Seguimientos de los hallazgos de los Planes de Mejoramiento la Oficina Asesora ha informado el porcentaje de avance y el estado de los Planes a las Secretarias responsables con el fin de que se tomen acciones prioritarias para el cumplimiento de las mismas. Para ello se envía el Oficio No.1.15.4.3.252 (Anexo No.20) correspondiente a la Secretaria de Hacienda. En el archivo de gestión de la Oficina Asesora está disponible las demás notificaciones para ser verificadas por el Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja si así se requiere.

Estas son responsabilidades inherentes a las funciones que le otorga la normatividad vigente a la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cuyo cumplimiento realizamos periódicamente acciones de auditoría, seguimiento y acompañamiento de manera autónoma e independiente, de acuerdo a criterios técnicos contenidos en la Guía de Auditoría para Entidades Pública Versión 2 octubre de 2015, publicado por el Departamento Administrativo de Función Pública.

Con respecto a lo anteriormente detallado se solicita a la Contraloría Municipal sea levantada la Observación ya que como se evidenció la Oficina Asesora está cumpliendo con los Seguimiento correspondientes en aras a la mejora de los Procesos de la Administración, por otra parte, para Administración Municipal se generaría un desgaste administrativo al generar más Planes de Mejoramiento. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, aunque la oficina de control interno manifiesta en su respuesta haber realizado seguimiento a las observaciones dejadas en la auditoria de la vigencia 2017, no se entiende porque el 90% de las observaciones en este informe son repetitivas respecto a la vigencia anterior; y resultado de esta situación es la opinión adversa o negativa de los estados financieros.

5. SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO)

En el trabajo de campo se le hizo seguimiento al plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2017, como resultado de la auditoría practicada al balance 2016. De esta


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evaluación La Contraloría Municipal de Tunja conceptúa que el plan de mejoramiento se cumplió en un 61.5% como consecuencia de la calificación resultante de ponderar los factores que se detallan a continuación:

EVALUACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía Municipal de Tunja, para desarrollar acciones de mejoramiento durante la vigencia 2017 se verificaron el cumplimiento de los compromisos adquirido por la entidad, para adoptar medidas correctivas sobre las causas que dieron origen a los hallazgos formulados en el informe de auditoría a los Estados Contables de la Vigencia 2016; arrojando como resultado nivel de cumplimiento parcial con un puntaje Base para Evaluación del 63.3%; que corresponde a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas; y en el cual se utilizó la matriz de evaluación que contiene la fórmula establecida en la guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Las acciones de mejoramiento que no se cumplieron y a las cuales se les califico con 63.3%) en la matriz de evaluación, deberán incorporarse a un nuevo plan de mejoramiento con el fin de adelantar las medidas correctivas a las observaciones planteadas. Cabe anotar que aunque la entidad hizo un gran esfuerzo por cumplir las acciones de mejora se siguen repitiendo algunas inconsistencias como son partidas conciliatorias, cuentas de bancos inactivas, sistema de almacén no confiable, no se realizan conciliaciones entre las áreas, depuración de pasivos, incertidumbre en los saldos de rentas por cobrar.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 15.0

0.80 48.3

1.00 63.3

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

75.0

60.4

Calificación

Cumple

Parcialmente

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones

Calificación Parcial

7. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron veinte (20) hallazgos administrativos 3 con alcance disciplinario y uno con alcance sancionatorio.

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 20

2. DISCIPLINARIOS 3


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3. PENALES 0

4. FISCALES 0

5. SANCIONATORIOS 1

Obra Pública 0

$0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES 20 $0


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HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA

HD HF HP HS

1

OBSERVACION No. 1 El Municipio de Tunja cuenta con el software Finanzas plus el cual no se encuentra integrado al 100%, solo se realizan interfaces de los módulos de contabilidad, tesorería, presupuesto y contratación; los módulos de nómina, impuestos y almacén se manejan en cada una de las áreas, y la información generada por cada uno de ellos es integrada a contabilidad en forma manual. Lo cual genera incertidumbre sobre la veracidad y confiabilidad y razonabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros como se evidencia en el presente informe. Situación que es conocida por la administración municipal ya que es repetitiva en los últimos informes presentados por la Contraloría Municipal, y a la fecha de esta no se han integrado al 100% los módulos.

X X

2

OBSERVACION No. 2 En la conciliación bancaria de la cuenta No. 29103876-8 del banco Corbanca se registra una partida conciliatoria, nota crédito de fecha 7 de abril de 2017, por valor de $ 288.151.186, valor que según información suministrada por la administración municipal corresponde a recursos de la empresa Proactiva. A la fecha siguen figurando como partida conciliatoria, es decir 11 meses después. La alcaldía envío los memorandos 1425- 375 y 1425- 465 (de fecha 18 de mayo y 7 de junio, de los cuales no se ha obtenido respuesta, y no se evidenciaron más gestiones para establecer la procedencia de esta nota crédito, situación que genera incertidumbre en el saldo de bancos.. La Alcaldía Municipal de Tunja debe revelar la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones que afectan su situación y los resultados de la actividad financiera, económica, social y ambiental, para lo cual es necesario que agote las acciones administrativas y adelante las investigaciones pertinentes, para proceder a depurar la información contable y establecer la devolución de estos recursos o de lo contrario reclasificarlo como un pasivo.

X

3

OBSERVACION No. 4.

Se observó en las partidas conciliatorias, cheques por cobrar que corresponden a traslados interbancarios que son registrados en el sistema pero no son abonados en el banco, es el caso de

X


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la conciliación del mes de diciembre de la cuenta bancaria No. 39085060-transito recursos propios del banco occidente 39085060-transito; se registró el traslado 01TF2017343 de fecha 31 de diciembre por valor de $ 1.000.000.000, el cual sigue como partida conciliatoria en el mes de enero y no ingreso al Banco.

BANCO : OCCIDENTE

SALDO EXTRACTO DICIEMBRE 2017

MENOS: CHEQUES POR COBRAR

FECHA CONCEPTO/TERCERO No. CHEQUE VALOR

2017/12/31 MUNICIPIO DE TUNJA EGRESOS/SALIDAS 01TF20177343 1,000,000,000.00

SUBTOTAL 1,000,000,000.00

CUENTA No. 390-85060-0 RECURSOS PROPIOS TRANSITO


La Resolución 357 de 2008 en el numeral 3.7 soportes documentales indica: “La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.

Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública.

En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad contable pública.

4 OBSERVACION No. 5 El Municipio de Tunja refleja en el saldo de bancos $ 395.113,245, (ver cuadro) que corresponden a cuentas

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bancarias, cuyo saldo viene de años anteriores y durante la vigencia 2017 no presentaron movimiento , incumpliendo lo establecido en el numeral 3.1 depuración contable permanente y sostenibilidad de la resolución 357 de 2008 “Las entidades

contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Por lo anterior, las entidades contables públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y demás datos sin razonabilidad. También deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información.

Lo cual genera incertidumbre en las cifras reflejadas en el saldo de Bancos.

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OBSERVACION No. 6 Al cotejar la información certificada por el Secretario de Hacienda mediante oficio 1.4.1-5 129, con la información reflejada en contabilidad, se observa que se presentan diferencias, en el saldo de vigencias anteriores por valor de $ 2.028.023.314 y de vigencia actual por valor de $ 6.868.723.742, lo cual genera una sobrestimación contable por valor de $ 8.896.747.056. De acuerdo con lo anterior no se estaría dando cumplimiento a lo establecido en Resolución 357 de 2008 numeral 3.19.1. Expedida por la Contaduría General de la Nación. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, el cual establece que: “El proceso contable de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.”

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Así mismo lo establecido en el numeral 3.19.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. “La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual las entidades contables públicas deben garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables...", el numeral 3.8 "Conciliaciones de la información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.".

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OBSERVACION No. 7 Se presenta una sobreestimación de las cuentas por cobrar por valor de $ 189.391.869 en razón a que no existe conciliación entre las áreas de contabilidad y la Secretaría Jurídica, ya que según información suministrada por el área jurídica a través del memorando 1.2-7 de fecha 5 de marzo de 2018, la mayoría de los embargos ya fueron cancelados y levantados desde hace varios años (ver cuadro) y al cierre de la vigencia 2017 no se había reportado a la oficina de contabilidad. Lo cual genera que no se reflejen saldos razonables en los estados financieros.

DETALLE

saldo s/n contabilidad a 31/12/2017

cancelación deuda S/N Jurídica

DIFERENCIA

MOLINA MARIA MERCEDES 15,000,000 3/06/2011

GRACIELA OROZCO DE MEDINA 3,411,254 28/05/2015

JAIME BERNAL BERNAL 40,725,532 01/07/2014

CARREÑO JOSE LAUREANO 70,855,933 16/08/2006

GUTIERREZ GONZALEZ PEDRO VICENTE 20,000,000 22/02/2014

COMFABOY 423,300,000 20/02/2018

ICBF 39,399,150 30/10/2008

TOTAL $ 612.691.869 $ 423.300.000 $189,391,8

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X X

7

OBSERVACION No. 8 El 28 de diciembre de 2017, la tesorería municipal efectuó un pago electrónico por valor de $ 178.783.500 de la cuenta corriente Banco Occidente No.390-84324-1 SGP por concepto de aportes parafiscales correspondiente a la nómina mes de

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diciembre de la Secretaria de Educación, planilla No.8471379614, Posteriormente la secretaria de educación, radico nuevas planillas modificando el valor de la que ya se había cancelado, generando un mayor valor pagado por valor de $ 35.105.700,( ver cuadro) evidenciando una falta de control en la revisión y liquidación de los aportes parafiscales, la administración debe realizar las acciones pertinentes a recuperar en forma inmediata estos dineros, ya que se puede generar detrimento patrimonial al Municipio.

fecha Concepto tercero valor

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA 847139614 COMFABOY 15,600,700

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA ESAP 1,951,300

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA I.C.B.F. 11,702,000

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA COMFABOY 3,900,400

26/12/2017 ND MAYOR VALOR PAGADO PLANILLA SENA 1,951,300

TOTAL 35,105,700

Esta observación se configura como administrativa, sin embargo se debe reportar a la Contraloría Municipal la fecha en la cual ingresen estos recursos al Municipio a través de la oficina de control interno que debe efectuar un seguimiento a esta situación, para garantizar la recuperación de los recursos.

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OBSERVACION No. 9 La cuenta 165009 líneas y cables de conducción durante la vigencia 2017 presenta movimientos según los comprobantes 01 CB1 20170153 por valor de $ 246.010.429 y 01 NT 20170137 por valor de $ 1.022.439.056 los cuales tienen el concepto de “recuperación hidráulica de las cárcavas del municipio de Tunja”, sin embargo llama la atención la clasificación contable en la subcuenta 165009 Líneas y cables de conducción de la cuenta 1650 Redes líneas y cables la cual según el catálogo de cuentas, contenido en el Plan General de Contabilidad Pública "representa el valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad contable pública, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal." por lo tanto se debe verificar el concepto y la cuenta afectada con el ánimo de reflejarla de manera adecuada en la información contable ya que las obras realizadas no corresponden con la cuenta contable utilizada, por lo tanto se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2. Clasificación, la cual se define como: “Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina

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en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.”

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OBSERVACION No. 10 La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado sino que por el contrario lo confirma, toda vez que a través de las notas de contabilidad No. 20180023, 20180028, 20180024, 20180027, 20180029, 20180011, 20180033, 20180022, se realizaron los ajustes y reclasificaciones observadas por la comisión auditora, por lo tanto se confirman las siguientes inconsistencias contables presentadas al cierre de la vigencia 2017: Sobrestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 13.163.000, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 16.342.928, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 24.315.508, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 8.805.376, subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 215.525.000.

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OBSERVACION No. 11 Se presentan inconsistencias entre la información contable y el inventario de bienes de almacén de la Alcaldía de Tunja así:

4. El vehículo Toyota Corolla modelo 1995 de placa OQF 062 se encuentra en servicio, pero no se encuentra registrado en contabilidad, generando subestimación en la cuenta por valor de $ 15.000.000

5. En libros de contabilidad se encuentran registradas dos

volquetas chevrolet modelo 1989 por valor de $ 15.844.320 cada una, las cuales se encuentran fuera de servicio, lo cual estaría generando sobrestimación en la cuenta por valor de $ 31.688.640.

6. En el inventario de vehículos de almacén se encuentran

registradas dos camionetas tracker LTZ por valor de $ 70.856.658 cada una, las cuales no se encuentran registradas en contabilidad.

7. En el inventario de bienes de almacén no se encuentran

las bicicletas entregadas por el Ministerio de Transporte y

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no cuentan con entrada de almacén.

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OBSERVACION No. 12 Se siguen presentando inconsistencias en el cálculo de la depreciación de los bienes muebles, ya que no se realiza de manera individualizada sino de forma global con base en los saldos contables, lo anterior ocasiona incertidumbre en el cálculo y el saldo de la depreciación acumulada, ya que no existe un control en relación con la vida útil estimada de cada activo y la depreciación generada de manera mensual, por lo cual se podrían estar calculando depreciación a bienes que posiblemente ya se encuentran totalmente depreciados. Es de aclarar que si bien es cierto la dependencia de Almacén de la Alcaldía de Tunja genera un listado individualizado de los bienes, este no es de utilidad para el cálculo de la depreciación, ya que no se especifica el costo histórico o el costo de adquisición de los bienes, la fecha en la cual fueron adquiridos, el valor depreciable, la depreciación acumulada de cada uno de los bienes, el saldo en libros de cada uno de los bienes, existencias de bienes que se encuentran totalmente depreciados, existencias de bienes en buen estado que se encuentran fuera de servicio, existencias de bienes inservibles.

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OBSERVACION No. 13 A 31 de diciembre de 2017 en la dependencia de Almacén se cuenta con inventario de bienes de consumo en bodega por valor de $ 203.007.318. Al cotejar la información con el saldo de cuenta 191001 Materiales y suministros de la cuenta 1910 Cargos diferidos el cual refleja un valor de $ 204.778.339,85 se estaría presentando una posible sobrestimación por valor de $ 1.771.021. Por lo tanto la Alcaldía de Tunja no estaría dando aplicación a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación numeral: 3.8 "Conciliaciones de la información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico."

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OBSERVACION No. 14 La entidad sigue reflejando saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 44.484.432 miles, saldo que viene de vigencias anteriores, aunque en la vigencia 2017 se depuraron $ 14.947.976 que equivalen al 25%., el municipio debe adelantar las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para

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solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Teniendo en cuenta que se encuentra en proceso de reclasificación al Nuevo marco normativo contable.

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OBSERVACION No. 15 La entidad sigue reflejando saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 44.484.432 miles, saldo que viene de vigencias anteriores, aunque en la vigencia 2017 se depuraron $ 14.947.976 que equivalen al 25%., el municipio debe adelantar las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Teniendo en cuenta que se encuentra en proceso de reclasificación al Nuevo marco normativo contable.

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OBSERVACION No. 16 No se efectuó la reclasificación a la cuenta de Ingresos $ 405.081.941, valor registrado en la cuenta 290502 que corresponde a descuentos realizados a contratistas por concepto de estampilla pro cultura, pro anciano y fonsep, situación que genera una sobreestimación en la cuenta del pasivo y una subestimación de los ingresos del municipio por este valor y por ende se afecta el resultado del ejercicio.

290502002 estampilla pro adulto mayor 302,072,249.00

290502003 estampilla pro cultura 100,576,937.00

290502004 5% contratos de obra FONSECON 2,432,766.27

total 405,081,952.27

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16

OBSERVACION No. 17 A través de oficio No. 1.2-7 0145 de 31 de enero de 2018 de la Oficina Jurídica de la Alcaldía de Tunja allegan la información correspondiente a los procesos que existen en contra del Municipio de Tunja donde presentan la siguiente información:

PROCESOS

CUANTIA INICIAL DE LA

DEMANDA

DAÑO CONTINGENTE

SIN

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INDEXACION

CONSTITUCIONALES 235.203.979.71

3,00 112.397.434.954

,00

ADMINISTRATIVOS 71.591.725.099,

00 60.984.881.309,

00

LABORALES 25.000.000,00 20.000.000.000,

00

CIVILES 13.179.883,00 13.053.964.900,

00

OTRAS ENTIDADES 588.029.979,00

461.296.297,00

De la información anterior se presenta un total por cuantía inicial de la demanda por valor de $ 307.421.914.674 y daño contingente sin indexación por valor de $ 206.897.577.460 valor que corresponde a lo registrado en contabilidad en la cuenta 271005 Litigios, descontando la suma de $ 511.826.183, el cual figura en la cuenta 246002 Sentencias y conciliaciones por haber fallo en contra del Municipio de Tunja. La oficina jurídica allega como soporte de este oficio un cuadro anexo en excel, el cual presenta 577 procesos con un valor total de $ 47.288.276.765, el reporte al SIA en la cuenta anual consolidada formato $ 201714_f15a presenta una relación de 704 procesos por un valor total de $ 95.681.238.566. Teniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que se presentan inconsistencias en la información presentada ya que existen tres informes con información diferente, razón por la cual no es posible verificar el valor de las pretensiones de los procesos en contra del Municipio de Tunja como tampoco el daño contingente para el correspondiente registro de la provisión contable, presentándose incertidumbre en esta cuenta por valor de $ 206.385.751.277.

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OBSERVACION No. 18 De acuerdo con los soportes allegados por la Alcaldía de Tunja, se evidencian incumplimientos en los pagos de arrendamientos recibidos por la Administración Municipal, ya que no se están recaudando de manera oportuna como se muestra a continuación: Cafetería 4 piso cubículo 2 del Edificio Municipal: no se evidencia el pago de los meses de junio a diciembre del 2017. Kiosco Parque Recreacional: no se evidencia el pago de los meses de septiembre a diciembre del 2017, además los pagos no los realiza de manera oportuna ya que los meses de enero y

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febrero los cancela el día 22 de febrero de 2017, el mes de marzo lo cancela el día 3 de abril de 2017, el mes de mayo lo cancela el día 5 de junio de 2017. Modas Claudia: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Cafetería Taboré: no se evidencia el pago de los meses de septiembre a diciembre del 2017, además los pagos no los realiza de manera oportuna ya que los meses de enero y febrero los cancela el día 3 de marzo de 2017, los meses de abril y mayo los cancela el día 2 de junio de 2017, los meses de junio, julio y agosto los cancela el día 15 de noviembre de 2017. Droguería Madrid: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Droguería Alfa: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Almacén el Gamo: no se evidencia el pago correspondiente al mes de noviembre de 2017. Además de lo anterior no se evidencia ningún pago realizado del inmueble correspondiente a la Cafetería 4 piso cubículo 1 del Edificio Municipal. De los inmuebles correspondientes a la Asociación de pensionados del Municipio de Tunja y Sintraopuboy no se evidencian pagos realizados durante la vigencia 2017, de acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía de Tunja estos inmuebles funcionan en las instalaciones del antiguo Castro Martínez, la cuales se encuentran en remodelación. Se evidencia que los contratos se continúan prorrogando de manera automática, ya que continúan con el mismo contrato inicial, figura que no se debe aplicar ya que en la contratación estatal no existe ninguna norma que permita pactar prorrogas automáticas, según lo dispone el Concejo de Estado en sentencia 30834 de 2015

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OBSERVACION No. 19 Se observó un incremento significativo en las cuentas relacionadas en el siguiente cuadro: comisiones, honorarios y servicios, se incrementó en $ 2.038.803.417 que equivale a un 41.88%, arrendamientos se incrementó en un 43.25% los gastos por concepto de arrendamientos; Seguros generales se incrementó en $ 453.863.351 equivale al 92.69%; Remuneración servicios técnicos se incrementó en un 24.39%; litigios y demandas presento un incremento de $ 169.145.882.883 que equivale al 95.51%.

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código Detalle 31/12/2017

$ 31/12/2016

$ variación

$ %

5.1.11.11 Comisiones, Honorarios y Servicios 4,867,694,349 2,828,890,932 2,038,803,417 41.88%

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO 239,680,330 136,025,500 103,654,830 43.25%

5.1.11.25 Seguros Generales 489,650,913 35,787,562 453,863,351 92.69%

5.2.02.05 Remuneración Servicios Técnicos 2,106,462,027 1,592,775,261 513,686,766 24.39%

5.2.11.16 Arrendamiento 137,527,420 44,000,000 93,527,420 68.01%

5.3.14.01 Litigios 177,100,041,30

7 7,954,158,424 169,145,882,883 95.51%

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OBSERVACION No. 20 De acuerdo con la verificación realizada a la aplicación del tratamiento contable establecido en la Resolución 107 de 2017 de la Contaduría General de la Nación numeral 2.1 Depuración contable durante el 2017 sobre la información financiera del 2016 de la Contaduría General de la Nación, se observa que la Alcaldía de Tunja no le está dando cumplimiento a la misma, ya que no se observan registros contables por concepto del saneamiento contable según lo establecido en el artículo 355 de la ley 1819 de 2016, ni la utilización de las cuentas contables creadas para tal fin. Es importante recordar que según lo establecido en la circular conjunta 01 de 20 de febrero de 2017 de la Auditoria General de la

República y la Contaduría General de la Nación y la circular conjunta 02 de 8 de marzo de 2017 de la Procuraduría General la Nación y la Contaduría General de la Nación los servidores públicos responsables del proceso de saneamiento contable que no den cumplimiento a lo establecido en la ley 1819 de 2016 y a los términos de lo previsto en los numerales 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad, de la Resolución 357 de 2008, y 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible de la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, conllevara a las sanciones que el Código Disciplinario Único califica como falta gravísima al tenor de lo dispuesto en el numeral 52, del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

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20

OBSERVACION No. 21 El plan de auditoria realizado por la oficina de control interno para la vigencia 2017, no contempla un seguimiento al plan de mejoramiento elaborado por la alcaldía municipal producto de la auditoria regular a los estados financieros vigencia 2016, como consecuencia de esta situación se siguen presentando las mismas inconsistencias año tras año, como se puede observar en el presente informe de auditoría. Lo cual dio como resultado una opinión adversa o negativa.

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Cordialmente,

informe final de auditorÍa gubernamental, modalidad...

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