informe final auditorÍa gubernamental...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O

EXPRES PÁGINA 1 DE 69

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

MODALIDAD ESPECIAL A CONTRATOS DE SUMINISTRO

ALCALDIA MAYOR DE TUNJA VIGENCIA FISCAL 2016

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA Tunja, 30 de junio del 2017


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ALCALDIA MAYOR DE TUNJA

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja.

NANCY VILLATE PEREZ Auditora Fiscal ( E )

MABEL ASTRID VARELA CUADRADO Profesional Especializado (E) –Líder de la Auditoria


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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES………………………………………………………………...5 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA………………………………………………………………..6 1.2. CONCLUSIONES Y CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO………………...6 1.3. PLAN DE MEJORAMIENTO…………………………………………………………………..7 1.4. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS…………………………………………………………7 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA………………………………………………………………9 2.1 CONTRATOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES………………………………113

2.1.1. CONTRATO DE SUMINISTRO 107-2016 ...............................................................13

2.1.2 CONTRATO DE SUMINISTRO 604- DE 2016 ........................................................14

2.1.3CONTRATO DE SUMINISTRO. 917-DE 2016. .........................................................15

. .........................................................................................................................................15

2.1.4CONTRATO SUMINISTRO 1008-2016. ....................................................................15

2.1.5CONTRATO DE SUMINISTRO 860-2016 .................................................................16



2.1.8 CONTRATO DE SUMINISTRO 061-2016 ................................................................18

2.1.9 CONTRATO DE SUMINISTRO: 023-2016 ...............................................................18

2.1.10 CONTRATO DE SUMINISTRO 013-2016 ..............................................................19



2.1.14 CONTRATO DE SUMINISTRO 071-2016 ............................................................21


2.1.16 CONTRATO DE SUMINISTRO 111-2016 .............................................................22



2.1.19. CONTRATO DE SUMINISTRO 095-2016 .............................................................24

2.1.20 CONTRATO DE SUMINISTRO: 094-2016. ............................................................25

2.1.21. CONTRATO DE SUMINISTRO 045-2016 .............................................................25

2.1.24. CONTRATO DE SUMINISTRO 434-2016. ............................................................27


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2.2. LOS SIGUIENTES CONTRATOS SON LOS CONTRATOS QUE PRESENTARON OBSERVACIONES. ..........................................................................................................29

2.2.1.CONTRATO DE SUMINISTRO: 360-2016. ..............................................................29

.2.2. 2.CONTRATO DE SUMINISTRO 482-2016. .............................................................33

2.2.4 CONTRATO DE SUMINISTRO 1010-2016. .............................................................36

2.2.5. CONTRATO DE SUMINISTRO 369-2016 ...............................................................38

.2.2.6. CONTRATO DE SUMINISTRO105-2016 ...............................................................40


.2.2.8 CONTRATO DE SUMINISTRO. 008-2016. .............................................................44

2.2.10 CONTRATO DE SUMINISTRO. 086-2016 .............................................................48

.2.11. CONTRATO DE SUMINISTRO 012-2016 .............................................................49

2.2.12. CONTRATO DE SUMINISTRO. 047-2016. ...........................................................51

.2.14. CONTRATO DE SUMINISTRO 455-2016 .............................................................56

2.2.15 CONTRATO DE SUMINISTRO 093-2016 .............................................................59



3. EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO .............................................................. 62

4. CUADRO DE CONFIGURACION DE HALLAZGOS. ..................................................... 65


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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Tunja, 30 de junio de 2017.

Doctor

PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA.

Alcalde Mayor de Tunja

Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones Respetado doctor Cepeda Novoa: 1. CARTA DE CONCLUSIONES. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad especial a los contratos de suministro, suscritos por el Municipio de Tunja en la vigencia 2016, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en la contratación. Es responsabilidad de la Administración Municipal, el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombiana (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionará una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La Auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos contenidos en las carpetas, en la información registrada en el SECOP, además se basó en los fundamentos legales y jurisprudenciales que soportan el área auditada, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la Contraloría Municipal de Tunja.


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1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA. La Auditoría tuvo como alcance la evaluación de los componentes y factores que se desarrollan en la etapa precontractual, contractual, y pos contractual, de los contratos de suministro, suscritos seleccionados en la muestra y plasmados en el plan de trabajo, celebrados por el Municipio de Tunja, durante la vigencia 2016, en los cuales se evaluaron las variables relacionadas con: La rendición de la cuenta: Analizando como factor la oportunidad y eficiencia de la misma. Control de legalidad: Para lo cual se comprobó en cada contrato seleccionado, que cada una de las etapas del proceso contractual cumpliera con los requisitos establecidos en el decreto 1082 del 2015, ley 80 de 1993, ley 1150 del 2007, ley 1474 del 2011 entre otras, así como el análisis jurídico de las etapas relacionadas con modificaciones, prorrogas, suspensiones, adiciones y liquidaciones del contrato. Control financiero: relacionado con los pagos, se verificaron de la vigencia 2016, los pagos realizados al contratista, confrontando cada una de las actas parciales y el acta final de pago, así como la relación de pagos del Municipio. Control de la gestión y resultados: Se revisó de manera individual cada carpeta contractual seleccionada en la muestra, confrontando la necesidad y objeto pactado en el contrato frente al resultado obtenido con el proceso contractual, analizando el material allegado al expediente relacionado con las evidencias de la ejecución y cumplimiento de los fines y beneficios obtenidos con el objeto contractual, que de acuerdo al tipo de contrato como es suministros, se examinaron evidencias fotográficas, entradas y salidas del almacén de los elementos, informes del contratista y supervisor, planillas de entrega, evidencia de la entrega y resultado de los elementos contratados. De manera aleatoria, se realizaron visitas especiales dentro y fuera de las Instalaciones de la Alcaldía de Tunja, con el fin de verificar la existencia de los elementos, de lo cual se levantaron actas de constancia de visita, y registros fotográficos. 1.2. CONCLUSIONES Y CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO. La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en los procesos de contratación de suministro de la Alcaldía de Tunja suscritos en la vigencia fiscal 2016, cumple con los criterios evaluados, excepto en algunos casos que se relacionan con el control de legalidad, concluyendo que no se cumplen los términos de publicación establecidos en el numeral 2.2.1.1.1.7.1 decreto 1082 del 2015, de tres ( 3) días hábiles, a partir de la fecha de suscripción del documento. Así mismo, se concluye que la entidad no da aplicación a lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.3.1.decreto 1082 del 2015: “De los

requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la entidad estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de


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los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato”.

Como tampoco a lo establecido Artículo 2.2.1.1.2.4.3 del decreto 1082 del 2015 que estipula “Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y

mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad

Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación”. La entidad no suscribe al final de cada proceso contractual una constancia de cierre del expediente del proceso, la cual debe reposar en cada carpeta contractual. La introducción del artículo 2.2.1.1.2. 3.1 .del decreto 1082 del 2015, relacionado con el cronograma de actividades, en el estatuto de contratación, pretende que las entidades cumplan con todos y cada uno de los procesos y procedimientos a desarrollar en el contrato, incluida la parte precontractual, contractual, y pos contractual. Frente al análisis de control de gestión, resultados y beneficios obtenidos con el objeto contractual, se comprobó la existencia de evidencias relacionadas con el cumplimiento de los elementos a suministrar, las entradas y salidas del almacén, los informes para el pago de actas parciales y finales, las evidencias fotográficas, los informes, certificaciones y vistos buenos del supervisor; de lo cual se hallaron: Inexistencias de entradas y salidas del almacén, falta de controles de los pagos efectuados al contratista, falta de evidencias requeridas que permitan confrontar y comprobar el cumplimiento del objeto y su total ejecución, así como falta de justificación y verificación del beneficio obtenido. 1.3. PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe dar cumplimiento a los planes de mejoramiento elaborados por ésta y aprobados por la contraloría; que buscan el logro de objetivos de la entidad en su proceso misional y en pro del mejoramiento continuo, tomando las acciones correctivas efectivas, frente a la publicación extemporánea de los documentos del proceso contractual y pos contractual en el SECOP, deficiencias evidenciadas igualmente en la auditoria vigencia 2015.

La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el presente informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los terminos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.


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1.4. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS. En el desarrollo de la presente auditoria se establecieron doce (12) hallazgos administrativos, siete (7) disciplinarios. Cordialmente,


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA. La Alcaldía Mayor de Tunja durante la vigencia 2016, de acuerdo con la información reportada en la cuenta, SIA- OBSERVA, suscribió un total de 112 contratos de suministro, por valor total de $ 11.036.395.203; de los cuales el grupo auditor, tomo como muestra los contratos superior a $ 13.160.000.00 que corresponde a 43 contratos por valor de $7.623.323.588.00, que equivalen al 69.07% del total contratado y el 41.18% del total del universo de los contratos. MUESTRA SELECCIONADA:

CONTRATOS SELECCIONADOS FUERON LOS SIGUIENTES:

(N) Número Del

Contrato (C) Objeto del Contrato

(D) Valor Inicial del

Contrato

12-2016

SUMINISTRO, PREPARACIÓN, ELABORACIÓN, ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE UN

COMPLEMENTO ALIMENTARIO EN LAS MODALIDADES DE RACIÓN

INDUSTRIALIZADA Y RACIÓN PREPARADA EN EL SITIO DURANTE LA JORNADA

ESCOLAR A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLECENTES Y JÓVENES MATRICULADOS EN LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, ACORDE AL

LINEAMIENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN

ESCOLAR - PAE EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

MEDIANTE RESOLUCIÓN 16432 DEL 2015

$ 2.468.791.492

604-2016

SUMINISTRO, PREPARACIÓN, ELABORACIÓN, ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE UN

COMPLEMENTO ALIMENTARIO EN LAS MODALIDADES DE RACIÓN


ESCOLAR A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES MATRICULADOS EN

LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, ACORDE

AL LINEAMIENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN

ESCOLAR

$ 2.445.691.866

917-2016

ADQUISICIÓN DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES

MUEBLES, INMUEBLES Y DEMÁS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIALES DE

PROPIEDAD DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, Y AQUELLOS POR LOS CUALES

SEA O LLEGARE A SER RESPONSABLE.

$ 309.537.702

360-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO PARA LOS VEHÍCULOS, MAQUINARIA AMARILLA DE TRANSPORTE,

CARGA Y MOTOCICLETAS QUE CONFORMAN EL PARQUE AUTOMOTOR DEL

MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 187.386.623

482-2016

SUMINISTRO DE DOTACIONES CONSISTE DE VESTIDO LABOR Y CALZADO PARA

LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DE LA SECRETARIA DE

TRANSITO Y TRANSPORTE Y DE LAS INSTITUCIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO DE

TUNJA.

$ 185.502.490


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456-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA PONER EN FUNCIONAMIENTO EL CENTRO DE

ATENCIÓN GERIÁTRICO MODALIDAD DÍA-COMEDOR NUTRICIONAL PARA ADULTOS

MAYORES EN CONDICIÓN DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 190.152.000

11-2016

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA

CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS

DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA

$ 183.798.000

257-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE RECOLECCIÓN, CURSO Y ENTREGA DE

MENSAJERÍA EXPRESA QUE REQUIERA EL MUNICIPIO Y CADA UNA DE SUS

DEPENDENCIAS, EN LAS MODALIDADES DE URBANO, ZONAL, NACIONAL,

TRAYECTOS ESPECIALES.

$ 124.000.000

468-2016

CONTRATAR UN OPERADOR PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO DE

PROTECCIÓN EN MODALIDAD DE HOGAR GERIÁTRICO PARA ADULTOS MAYORES

EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 223.825.100

1011-2016

SUMINISTRO DE PAQUETES NUTRICIONALES PARA FORTALECER EL SEGUIMIENTO

DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS NI;AS Y NI;OS DE 0 A 5 A;OS EN CONDICIÓN DE

DESNUTRICIÓN, PARA ADULTOS MAYORES VINCULADOS A CENTROS VIDA Y PARA

NI;OS QUE SE ENCUENTRAN EN CONDICIÓN DE TRABAJO INFANTIL DENTRO DEL

PROGRAMA

$ 223.052.410

1010-2016

ADQUISICIÓN DE 850 SUDADERAS PARA LOS ADULTOS MAYORES VINCULADOS A

LOS CENTROS DE VIDA DE LA ALCALDE MAYOR DE TUNJA, DENTRO DEL

COMPONENTE FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y

FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO.

$ 75.735.000

860-2016

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA CON DESTINO A

FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LAS

DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA.

$ 72.138.290

517-2016

SUMINISTRO DE RACIONES DE COMIDA PARA LA POLICÍA METROPOLITANA DE

TUNJA CON EL PROPÓSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES

ACTIVIDADES, PREVENTIVAS, DISUASIVAS Y DE CONTROL

$ 70.000.000

434-2016

SUMINISTRAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN PARA LOS DIFERENTES FORMATOS Y

PAPELERÍA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE TUNJA.

$ 61.528.580

455-2016

PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE

EQUIPOS DE CÓMPUTO, IMPRESORAS, HARDWARE, SOFTWARE Y DEMÁS

PERIFÉRICOS DE LA ALCALDIA DE TUNJA CON EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE

LOS REPUESTOS REQUERIDOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LOS

MISMO.

$ 60.000.000

369-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO, ESCANEADO Y FOTOPLANO EN

GRAN FORMATO, EMPASTE Y ANILLADO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA Y SUS

DEPENDENCIA

$ 47.420.400


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105-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA LA INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS EN EQUIPOS

TIPO GRÚA DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL DEL

MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 31.016.000

023-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA LA INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS EN EQUIPOS

TIPO GRÚA DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL DEL

MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 31.016.000

099-2016

SUMINISTRO DE VESTUARIO NECESARIO PARA EL DESFILE DE COMPARSAS Y

COMPARSITAS , QUE PARTICIPARAN EN EL MARCO DEL AGUINALDO BOYACENSE

2016, COMO ESTRATEGIA EN EL APOYO Y DIFUSIÓN DE EXPRESIONES ARTÍSTICAS

Y CULTURALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA (M-71).

$ 31.000.000

095-2016

SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS TELEVISIVOS

EXISTENTES EN LA CIUDAD, CON EL OBJETIVO DE DIFUNDIR LOS PLANES,

PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL

POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.

$ 30.999.458

094-2016

SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS RADIALES




$ 30.999.375

102-2016

SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS ESCRITOS




$ 30.996.000

013-2016

SUMINISTRO SERVICIO DE LOGÍSTICA PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA COFRADÍA

CULTURAL EN EL MARCO DE LA SEMANA SANTA COMO ESTRATEGIA DE APOYO Y

DIFUSIÓN DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES.

$ 30.922.990

100-2016

SUMINISTRO PARA EL ALQUILER DE VEHÍCULOS REQUERIDOS EN EL DESARROLLO

DEL DESFILE DE CARROZAS Y COMPARSAS EN EL MARCO DEL AGUINALDO

BOYACENSE 2016.

$ 30.915.000

040-2016

CONTRATAR UN OPERADOR QUE PRESTA LOS SERVICIOS DE AYUDA

HUMANITARIA INMEDIATA A LA POBLACIÓN VICTIMA DEL DESPLAZAMIENTO

FORZADO EN EL MUNICIPIO DE TUNJA QUE DECLAREN POR PRIMERA VEZ Y ÚNICA

VEZ EN EL MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 30.675.045

048-2016

ADQUISICIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS QUE AMPARE LOS BIENES, MUEBLES

E INMUEBLES Y DEMÁS INTERESES PATRIMONIALES DE LA ALCALDIA MAYOR DE

TUNJA Y AQUELLOS POR LOS CUALES FUERE O LLEGARE A SER RESPONSABLE.

$ 30.664.331

008-2016

CONTRATAR UN OPERADOR QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE AYUDA

HUMANITARIA INMEDIATA A LA POBLACIÓN VICTIMA DEL DESPLAZAMIENTO

FORZADO EN EL MUNICIPIO DE TUNJA, QUE DECLAREN POR PRIMERA Y ÚNICA VEZ

EN MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 30. 599.046


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087-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE RECOLECCIÓN, CURSO Y ENTREGA DE

MENSAJERÍA EXPRESA QUE REQUIERA EL MUNICIPIO Y CADA UNA DE SUS

DEPENDENCIAS EN LAS MODALIDADES DE URBANO, ZONAL, NACIONAL

TRAYECTOS ESPECIALES

$ 30.000.000

086-2016

SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL CIRCUITO

CERRADO DE TELEVISIÓN Y SALA SÍES 123 DE LA CIUDAD DE TUNJA.

$ 30.000.000

012-2016

SUMINISTRO DE RACIONES DE COMIDA PARA LA POLICÍA METROPOLITANA DE

TUNJA CON EL PROPÓSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES

ACTIVIDADES PREVENTIVAS, DISUASIVAS Y DE CONTROL PARA FORTALECER LA

SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA DE LA CIUDAD DE TUNJA EN EL MARCO

DE LA CELEBRACIÓN DE LA SEMANA SANTA

$ 30.000.000

093-2016

SUMINISTRO DE BIENES REQUERIDOS PARA LA ELABORACIÓN DE CARROZAS Y

CARROCITAS, QUE PARTICIPARAN EN EL AGUINALDO BOYACENSE 2016.

$ 29.100.000

045-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS MASIVOS

Y ALTERNATIVOS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA CIUDAD CON EL

PROPÓSITO DE DEFINIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA

ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN

INSTITUCIONAL A LA PREVENCIÓN DE SEGURIDAD VIAL Y LA PROMOCIÓN DE LA

CULTURA DEL PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.

$ 29.100.000

081-2016

APOYO LOGÍSTICO PARA LA CONMEMORACIÓN DEL DIA DEL COLOMBIANO DE

ORO, DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN No. 1378 DE 2015.

$ 29.000.000

047-2016

SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIO MASIVOS Y

ALTERNATIVOS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA CIUDAD CON EL

PROPÓSITO DE DIFUNDIR LOS PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA

ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN

INSTITUCIONAL LA PREVENCIÓN DE LA SEGURIDAD VIAL Y LA promoción DEL

CULTURA DEL PAGO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

$ 18.400.000

030- 2016

SUMINISTRO DE PLACAS PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES, MOTOS,

MOTOCARROS, REMOLQUES Y SEMIRREMOLQUES CON EL FIN DE DAR SOLUCIÓN

A TODOS LOS TRAMITES COMO DUPLICADO DE PLACA, MATRICULA, RADICADOS

DE CUENTAS ENTRE OTROS DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y

SEGURIDAD VIAL

$ 17.485.800

061-2016

SUMINISTRO DE LOGÍSTICA BIENES Y SERVICIOS DESTINADOS APOYAR LA

GESTIÓN DE LA REGISTRADURIA ESPECIAL DE TUNJA EN DESARROLLO DEL

PLEBISCITO POR LA PAZ PROGRAMADO PARA EL MES DE OCTUBRE DEL 2016.

$ 17.464.384

111-2016

SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN A TRAVÉS DE MEDIOS ALTERNATIVOS DE

GRAN FORMATO CON EL PROPÓSITO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y

PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO

DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL

$ 17.263.976

108-2016 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN PARA LAS INSPECCIONES DE

POLICÍA Y UNIDADES DE ESPACIO PUBLICO EN LA CIUDAD DE TUNJA $ 24.263.904


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071-2016

SUMINISTRO DE REFRIGERIOS PARA EL EVENTO DE PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS

DE LOS NIÑOS Y NIÑAS A CELEBRARSE EL DIA 29 DE OCTUBRE EN LA CIUDAD DE

TUNJA DENTRO DEL COMPONENTE DE PROTECCION INTEGRAL A LA NIÑEZ Y PARA

EL ADULTO MAYOR ASISTENTE A LOS CENTROS DE VIDA DE LA ALCALDIA MAYOR DE

TUNJA, DENTRO DEL COMPONENTE CORAZÓN Y EXPERIENCIA.

$ 15.372.000

070-2016

CONTRATAR APOYO LOGÍSTICO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO PARA

PROMOCION DE LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS Y NIÑAS A CELEBRARSE EL 29 DE

OCTUBRE EN LA CIUDAD DE TUNJA, DENTRO DEL COMPONENTE APROVECHO MI

TIEMPO.

$ 15.303.000

106-2016

ADQUISICIÓN DE 7.000 REFRIGERIOS PARA EL EVENTO POR UNA NAVIDAD FELIZ CON

LA NIÑEZ: TUNJA EN EQUIPO, A CELEBRARSE EL DIA 18 DE DICIEMBRE EN LA CIUDAD

DE TUNJA, DENTRO DE LOS SUBPROGRAMAS CRECIENDO EN FAMILIA Y APROVECHO

MI TIEMPO.

$ 13.160.000

06-2016

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EL CONSEJO TERRITORIAL DE

PLANEACIÓN PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES DE

PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

$ 15.000.000

920-2016

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA CON

DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS DE

LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA.

$ 116.086.767

713-2015

SUMINISTRO DE QUINCE (15) MOTOCICLETAS DE 150 C.C. Y DOS (2) MOTOCICLETAS DE 125 C.C. PARA LA SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE TUNJA CON EL PROPÓSITO DE CUMPLIR CON LAS FUNCIONES DE EJERCER CONTROL OPERATIVO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE, LA SEGURIDAD Y MOVILIDAD VIAL VEHICULAR Y PEATONAL EN LAS VÍAS PÚBLICAS DE LA CIUDAD DE TUNJA.

$ 88.224.126

En desarrollo de la presente auditoria, igualmente se auditó el contrato 713-2015, perteneciente a la vigencia anterior, cuya finalidad tenia, verificar la existencia de los elementos suministrados a través del presente contrato.

2.1 CONTRATOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES O SE ENCUENTRAN EN EJECUCIÓN. Los siguientes contratos de suministro cumplieron con los requisitos exigidos en la normatividad vigente y con el objeto para el cual fueron suscritos, así como también fueron ejecutados conforme a lo acordado en el contrato, se encuentran informes de supervisión, así mismo se pudo verificar el cumplimiento del objeto contractual, a través de evidencias fotográficas, planillas de entrega, entradas y salidas de almacén.

2.1.1. CONTRATO DE SUMINISTRO 107-2016


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.1.2 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 604- DE 2016

SELECCION ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

FECHA: 29-08-2016

CONTRATISTA: UNIÓN TEMPORAL TUNJA SOMOS TODOS 2016.

VALOR: $ 2.445.691.866

NIT o C. C: 9010022705 PAGOS: $ 2.047.823.489

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 4 MESES

SELECCIÓN ABREVIADA. 012-2016 FECHA: 11-02-2016

CONTRATISTA: UNIÓN TEMPORAL TUNJA 2016. 900937022. CONTRATO: LIQUIDADO

VALOR: $ 2.468.791.492

PAGOS: $ 2.137.555.645

OBJETO: SUMINISTRO, PREPARACIÓN, ELABORACIÓN, ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE UN COMPLEMENTO ALIMENTARIO EN LAS MODALIDADES DE RACIÓN INDUSTRIALIZADA Y RACIÓN PREPARADA EN EL SITIO DURANTE LA JORNADA ESCOLAR A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, ACORDE AL LINEAMIENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR- PAE EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL MEDIANTE RESOLUCIÓN 16432 DEL 2015. ____________________________________________________________________ Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato, el cual se llevó a cabo a través de Selección Abreviada de menor cuantía, en los términos de Artículo 2.2.1.2.1.2.1. Artículo 2.2.1.2.1.2.2. Del decreto 1082 del 2015. Gestión y Resultados. Respecto de la ejecución se cumplió con el objeto del contrato. El contrato fue realizado con el fin de suministrar alimentación escolar, en los colegios oficiales de la ciudad de Tunja, verificadas los informes entregados tanto por el operador, el supervisor del PAE, como por la supervisora del Contrato, se evidencia el cumplimiento del contrato, Se soporta con informes avalados por los supervisores del contrato y sus respectivos recibidos en conformidad, así como los registros fotográficos.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBJETO: SUMINISTRO, PREPARACIÓN, ELABORACIÓN, ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE

UN COMPLEMENTO ALIMENTARIO EN LAS MODALIDADES DE RACIÓN


ESCOLAR A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES MATRICULADOS EN LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, ACORDE AL

LINEAMIENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN

ESCOLAR.

Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato, el cual se llevó a cabo a través de

Selección Abreviada de menor cuantía.

Resultado de la Gestión: Respecto de la ejecución se cumplió con el objeto del contrato. el contrato fue realizado con el fin de suministrar alimentación escolar, en los colegios oficiales de la ciudad de Tunja, verificadas los informes entregados tanto por el operador, como por la supervisora, se evidencia el cumplimiento del contrato, Se soporta con informes avalados por el supervisor del contrato y sus respectivos recibidos en conformidad.

2.1.3 CONTRATO DE SUMINISTRO. No. 917-DE 2016.

.

2.1.4 CONTRATO SUMINISTRO 1008-2016.

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

FECHA: 14-10-2016

CONTRATISTA: LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE

SEGUROS.

VALOR INICIAL: $ 309.537.702

SUPERVISORA: DORA ESMERALDA SERNA VALOR TOTAL: $ 312.883.626

NIT o C.C.: 860002400. PAGOS: $303.555.129

CONTRATO: EN EJECUCIÓN. PLAZO: 14-10-2016 A 20-10-2017

OBJETO: ADQUISICIÓN DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y DEMÁS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIALES DE PROPIEDAD DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, Y AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER RESPONSABLE.

Legalidad: El contrato fue suscrito mediante selección abreviada de menor cuantía, cumple con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.12.20 del decreto 1082 del 2015

Gestión y resultados: Es un contrato que se encuentra en ejecución, la empresa Aseguradora LA PREVISORA. Cumplió con lo solicitado, expidiendo las diferentes pólizas de seguros.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. FECHA:29-12-2016

CONTRATISTA: COMERCIALIZADORA SERLE. COM S.A.S. SUPERVISORA: DORA ESMERALDA SERNA SÁNCHEZ.

VALOR:

$183.798.000

NIT o C. C: 800089897 PAGOS: $183.798.000

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: según el contrato hasta agotar el presupuesto.

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE

ESCRITORIO Y OFICINA CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL

FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE

TUNJA.

Legalidad: El proceso contractual se llevó a cabo en los términos del artículo 2.2.1.21.2.20 del decreto 1082 del 2015.

Gestión y resultados: Se evidencia de las entradas a almacén, de los facturas de venta, y de los informes del Contratista y Supervisor del Contrato, el cumplimiento del objeto Contractual.

2.1.5 CONTRATO DE SUMINISTRO 860-2016

2.1.6 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 257-2016

SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA. FECHA: 10-10-2016

CONTRATISTA: ZULMA YANETH MEDINA RUIZ. SUPERVISOR: AURA CLEOTILDE LEAL COCONUBO

VALOR: $ 72.138.290

C.C: 40037013 INGRESO ALMACÉN: 18-11-2016. PAGOS: $ 72.138.290

CONTRATO : LIQUIDADO PLAZO:1 MES 8 DÍAS

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA CON DESTINO

A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LAS

DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

Legalidad: El proceso contractual se llevó a cabo en los términos del artículo

2.2.1.2.1.2.2 del decreto 1082 del 2015 y en virtud del objeto a contratar.

Gestión y Resultados: Se cumplió con el objeto del contrato, se evidenciaron los informes de supervisión, cumplimiento del contrato, se evidencia que este tipo de contratos se fundamenta en la necesidad, del mantenimiento óptimo de las instalaciones de la Alcaldía del Municipio de Tunja, generando un ambiente de limpieza y bienestar paras sus funcionarios, y la comunidad en general que acude diariamente.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.1.7CONTRATO DE SUMINISTRO No. 517-2016

CONTRATO No. 517-2016 FECHA: 01-08-2016

CONTRATISTA: JORGE ORLANDO SOTO BARRERA. SUPERVISOR: FABIO ARMANDANDO MARTÍNEZ VILLAMIL,

VALOR INICIAL: $ 70.000.000 ADICIÓN: $ 34.948.400 VALOR TOTAL: $ 104.948.400

NIT o C.C.: 7161905

PAGOS: $ 104.948.400 CONTRATO: LIQUIDADO

PAGOS: HASTA 31-12-2016

OBJETO: SUMINISTRO DE RACIONES DE COMIDA PARA LA POLICÍA METROPOLITANA DE TUNJA CON EL PROPÓSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES, PREVENTIVAS, DISUASIVAS Y DE CONTROL PARA FORTALECER LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA EN EL DESARROLLO DE FESTIVIDADES Y EVENTOS EN LA CIUDAD DE TUNJA.

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA 01-2016.

FECHA: 08-03-2016

CONTRATISTA. INTERRAPIDISIMO SUPERVISORA: ANA MARÍA CRISTINA RINCÓN CACERES.

VALOR TOTAL: $186.000.000 INICIAL: $124.000.000 ADICIÓN $ 62.000.000

NIT: 8002515697 PLAZO: 6 MESES PAGOS: $186.000.000 CONTRATO:

LIQUIDADO

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS DE RECOLECCIÓN, CURSO Y

ENTREGA DE MENSAJERÍA EXPRESA QUE REQUIERA EL MUNICIPIO Y

CADA UNA DE SUS DEPENDENCIAS, EN LAS MODALIDADES DE URBANO,

ZONAL, NACIONAL, TRAYECTOS ESPECIALES.

Legalidad: El contrato se suscribió, de acuerdo a lo establecido en el artículo

2.2.1.2.12.20. Del decreto 1082 del 2015.

Gestión y resultados: se evidencian las planillas allegadas por el Contratista de

los envíos, las cuales se confrontaron de manera aleatoria, se observa

cumplimiento del objeto contractual. Este contrato se justifica por la Alcaldía de

Tunja, en la necesidad de contratar a través de un empresa de correo la entrega

de correspondencia, con el fin entre otros de recaudar los bienes y rentas del

Municipio a través de los impuestos de la Secretaria de Hacienda y en general la

entrega de correspondencia, de cada una de las dependencias de la Alcaldía

Municipal de Tunja.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Legalidad: Es un contrato que se realiza a través de selección de menor cuantía,

establecida en el artículo 2.2.1.2.1.2.20. del decreto 1082 del 2015.

Gestión y Resultados:

En la carpeta contractual, existe evidencia del cumplimiento del objeto, se encuentran las

planillas firmadas por los miembros de la policía Nacional que dan cuenta del cumplimiento

del objeto del contrato, lo mismo de la adición del contrato, cuya justificación se dio por la

celebración del aguinaldo boyacense en el Municipio de Tunja, del 16 al 22 de diciembre

del 2016.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTIA. FECHA: 28- 09 – 2016

CONTRATISTA: HÉCTOR GARCÍA GONZÁLEZ. SUPERVISOR: FABIO ARMANDO MARTÍNEZ.

VALOR: $19.574.384.

NIT o C.C. 5888679 PAGOS:$19.574.384

CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 6 DÍAS

OBJETO: SUMINISTRO DE LOGÍSTICA BIENES Y SERVICIOS DESTINADOS APOYAR

LA GESTIÓN DE LA REGISTRADURIA ESPECIAL DE TUNJA EN DESARROLLO DEL

PLEBISCITO POR LA PAZ PROGRAMADO PARA EL MES DE OCTUBRE DEL 2016.

Legalidad: El contrato se suscribe, en cumplimiento a lo dispuesto en el decreto 3254 de

1963. Y de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 del 2015.

Gestión y Resultados: Es un contrato que de acuerdo a los informes del supervisor, de las

certificaciones expedidas por el señor Registrador dan cuenta de la entrega de los elementos

por parte de la Alcaldía de Tunja, en la fecha y hora acordada, que permiten evidenciar el

cumplimiento de la ejecución del contrato en su totalidad.

2.1.9 CONTRATO DE SUMINISTRO: 023-2016

CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA : 023-2016 FECHA: 20-04-2016

CONTRATISTA: LUIS RAFAEL MORENO ROJAS. SUPERVISOR: WILLIAM TOCA

VALOR: $ 31.016.000

NIT o C.C.: 7170963

PAGOS:$ 31.016.000 CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 8 MESES


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA LA INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS EN

EQUIPOS TIPO GRÚA DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL

DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

Legalidad: El contrato cumple con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082

del 2015, que de acuerdo a la cuantía, cumple con los principios de transparencia y selección

objetiva del contratista.

Gestión y Resultados: De las evidencias, e informes del contratista, se puede constatar el

cumplimiento del contrato, es un contrato que se justifica en la necesidad de contratar por

parte de la Secretaria de Tránsito y transporte del Municipio de Tunja, un vehículo tipo grúa

para la inmovilización de vehículos que no cumplan con las normas de tránsito.


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA. 013-2016 FECHA: 19-03-2016

CONTRATISTA: FUNDACIÓN CULTURAL ARTE Y VIDA.

SUPERVISOR: ROSANA AIDÉ MONTAÑEZ MORENO. VALOR: $ 30.922.990

NIT o C.C.: 900941584-1

PAGOS:$ 30.922.990 CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 8 DÍAS.

.OBJETO: SUMINISTRO SERVICIO DE LOGÍSTICA PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA

COFRADÍA CULTURAL EN EL MARCO DE LA SEMANA SANTA COMO ESTRATEGIA DE

APOYO Y DIFUSIÓN DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES.


del 2015, en concordancia con lo establecido en la ley 1767 de septiembre del 2015, que

declaro la Semana Santa celebrada en Tunja, como patrimonio cultural e inmaterial de la

Nación.

Gestión y Resultados:

Se dio cumplimiento al contrato según las evidencias fotográficas y de acuerdo a los informes

del supervisor, este contrato se justifica en la necesidad de contratar los servicios de un

operador, para el desarrollo de la logística en la Semana Santa en Tunja, siendo este uno de

los eventos culturales más importantes del Municipio de Tunja, que justifican la necesidad

de contratar por parte de la entidad.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.1.11CONTRATO DE SUMINISTRO 06-2016

INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTIA. FECHA: 02-02-2016

CONTRATISTA: GESTIÓN Y GOBIERNO CONSULTORES ABOGADOS S.A.S

VALOR: $15.000.000

NIT o C.C.: 900928408

PAGOS:$15.000.000 CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 2 MESES

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EL CONSEJO

TERRITORIAL DE PLANEACIÓN PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE SUS

FUNCIONES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.


del 2015. De acuerdo al objeto Contractual, la cuantía, se observa el cumplimiento de los

requisitos establecidos en la ley.

Gestión y Resultados: Se revisó la información (actas de entrega, registros fotográficos,

entre otros) allegada por el supervisor y se evidencio el suministro de los elementos objeto

del contrato, este contrato se fundamentó en la necesidad de trabajar sobre las políticas de

acuerdo al plan de desarrollo presentado, y cuya ejecución se da en el Concejo Municipal de

Tunja, para la Administración correspondiente al periodo 2016-2019.


CONTRATO: INVITACIÓN DE MININA CUANTIA. 106-2016 FECHA: 05-12-2016

CONTRATISTA: FAMOBE SUMINISTROS Y SOLUCIONES R/L JUAN DANIEL MORCOTE CATÓLICO

VALOR: 13.160.000

NIT o C.C.: 80817949 INGRESO ALMACÉN: 18-12-2016 PAGOS: Decreto 11 de enero del 2017

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 1 DIA

OBJETO: ADQUISICIÓN DE 7.000 REFRIGERIOS PARA EL EVENTO POR UNA NAVIDAD

FELIZ CON LA NIÑEZ: TUNJA EN EQUIPO, A CELEBRARSE EL DIA 18 DE DICIEMBRE

EN LA CIUDAD DE TUNJA, DENTRO DE LOS SUBPROGRAMAS CRECIENDO EN

FAMILIA Y APROVECHO MI TIEMPO

Legalidad: El contrato cumple con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 del 2015. De acuerdo al objeto contractual, la cuantía. Se cumple igualmente con los principios de transparencia y selección objetiva del contratista. Este contrato se encuentra en la relación de cuentas por pagar del decreto 011 del 10 de enero del 2017, dictado por la Alcaldía de Tunja.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Gestión Y Resultados: Se evidencia de los informes del supervisor, de los registros fotográficos el suministro, de las entradas al almacén de fecha 18 -12-2016 que los elementos fueron entregados por parte del contratista.


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTIA: 070-2016 FECHA: 29-10-2016

CONTRATISTA: FABIO HERNANDO GARCÍA HERNÁNDEZ. VALOR: $ 15.303.000

NIT o C.C.: 7179885

PAGOS. $ 15.303.000 CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: UN DIA

OBJETO: CONTRATAR APOYO LOGÍSTICO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

PARA PROMOCION DE LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS Y NIÑAS A CELEBRARSE EL

29 DE OCTUBRE EN LA CIUDAD DE TUNJA, DENTRO DEL COMPONENTE

APROVECHO MI TIEMPO LIBRE.

Legalidad: El contrato cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.21.5.2. Del

decreto 1082 del 2015, frente al procedimiento para la Contratación de mínima cuantía. Se

suscribió acta de liquidación con fecha 22 -11-2016. Para este contrato en particular se

observa que la administración municipal de Tunja, produce un formato de aprobación de

póliza, que para el presente objeto contractual no se utilizó.

Gestión y Resultados: Se revisó la información (actas de entrega, registros fotográficos,

entre otros) allegada por el supervisor y se evidencio el suministro de los elementos objeto

del contrato. Frente a los pagos y ejecución del contrato, y de acuerdo al informe entregado

al supervisor si se cumplió.


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA. FECHA: 29-10-2016

FAMOBE SUMINISTROS Y SOLUCIONES R/L JUAN DANIEL MORCOTE CATÓLICO.

VALOR: $15.372.000

NIT o C.C.: 80817949 PAGOS: $ 15.372.000

CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 2 DÍAS

OBJETO: SUMINISTRO DE REFRIGERIOS PARA EL EVENTO DE PROMOCION DE LOS

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y NIÑAS A CELEBRARSE EL DIA 29 DE OCTUBRE EN LA

CIUDAD DE TUNJA DENTRO DEL COMPONENTE DE PROTECCION INTEGRAL A LA


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





NIÑEZ Y PARA EL ADULTO MAYOR ASISTENTE A LOS CENTROS DE VIDA DE LA

ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, DENTRO DEL COMPONENTE CORAZÓN Y

EXPERIENCIA.

Legalidad: De acuerdo al objeto y cuantía del contrato, cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: para este tipo de contrato, se observa el cumplimiento del objeto del contrato, de acuerdo a las actas parciales de pago, y el informe del supervisor, así mismo se justifica la necesidad, en el programa a desarrollar como política pública por parte del Municipio de Tunja, y establecido en el plan de desarrollo, denominada “aprovecho mi tiempo libre”, así como en el compromiso social con el adulto mayor.


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTIA: SELECCIÓN MÍNIMA.

SUPERVISOR: FABIO ARMANDO MARTINEZ VILLAMIL FECHA: 30-12-2016

CONTRATISTA: ALIRIO AHUMADA RUIZ. VALOR: $ 24.263.904

NIT o C.C.: 3179276 INGRESO ALMACÉN: 30-12-2016 PAGOS: Decreto 11-

del 2017. CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 1 DIA.

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN PARA LAS

INSPECCIONES DE POLICÍA Y UNIDADES DE ESPACIO PÚBLICO EN LA CIUDAD DE

TUNJA.

Legalidad: De acuerdo al objeto y cuantía del contrato, cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: Se determinó el uso y entrega de los elementos descritos en el contrato, su uso, en cumplimiento al objeto del contrato, atraves de las entradas de almacén. Se realizó visita especial, a las inspecciones de policía de la ciudad de Tunja, el día 30 de marzo del 2017, en desarrollo de la auditoria, así mismo a la Secretaria de Gobierno, en donde se constató la existencia de los elementos adquiridos mediante el contrato. Se levantó acta de visita especial, la cual reposa en la carpeta de auditoria y papeles de trabajo, en la Contraloría Municipal de Tunja. El contrato se encuentra en cuentas por pagar dictado por el Municipio de Tunja, mediante el decreto 011 del 10 de enero del 2017.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 111-2016.

SUPERVISORA: ÁNGELA ALEXANDRA QUINTERO. FECHA: 16-12-2016

CONTRATISTA: EDITORIAL ARTES GRAFICAS E. U. VALOR: 17.263.976

NIT o C. C: 7179885 INGRESO ALMACÉN: 30-12-2016 PAGOS: Decreto 011-

del 2017. CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: HASTA EL 31-12-2016.

OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN A TRAVÉS DE MEDIOS ALTERNATIVOS DE GRAN FORMATO CON EL PROPÓSITO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL VALLAS E STAND, ENCOLES.

Legalidad: De acuerdo al objeto y cuantía del contrato, cumple con los requisitos

establecidos en el artículo 2.2.1.21.5.2 del decreto 1082 del 2015.

Gestión y resultados: Se observa el cumplimiento del objeto contractual, de acuerdo a las

actas parciales de pago, informe del contratista y supervisor, así mismo obran en el

expediente entradas al almacén de los elementos con fecha 30-12-2016.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. FECHA: 23-11-2016

CONTRATISTA: EVENTOS MAS RECREACIONES Y LOGÍSTICA S.A.S. SUPERVISOR: LINA CECILIA CHIQUILLO ORTIZ.

VALOR: $29.000.000

NIT o C.C.:900780537

PAGOS:$ 28.900.000 CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 1 DIA

OBJETO: APOYO LOGÍSTICO PARA LA CONMEMORACIÓN DEL DIA DEL COLOMBIANO DE ORO, DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN No. 1378 DE 2015.

Legalidad: De acuerdo al objeto y cuantía del contrato, se cumple con los requisitos

establecidos en el artículo 2.2.1.21.5.2 .del decreto 1082 del 2015. En concordancia con lo

establecido en la ley 1279 del 2009 y ley 1091 del 2006.

Gestión y resultados: Se cumplió con el objeto contractual de acuerdo a las evidencias, e

informes del supervisor, este es un contrato cuya necesidad se justifica en las políticas

públicas establecidas para la atención integral del adulto mayor.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. 048-2016 FECHA: 04 -08-2016

CONTRATISTA: UNIÓN TEMPORAL ALLIANZ SEGUROS SI ASEGURADORA SOLIDARIA. SUPERVISOR: DORA ESMERALDA SERNA

VALOR: $30.664.331

NIT o C.C.: 900826521 PAGOS:$29.930.935

CONTRATO: LIQUIDADO.

PLAZO: 1 MES

OBJETO: ADQUISICIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS QUE AMPARE LOS BIENES,

MUEBLES E INMUEBLES Y DEMÁS INTERESES PATRIMONIALES DE LA ALCALDIA

MAYOR DE TUNJA Y AQUELLOS POR LOS CUALES FUERE O LLEGARE A SER

RESPONSABLE

Legalidad: Las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto

contractual, y valor del contrato los cuales cumplen con los requisitos exigidos por la ley para

este tipo de contratos en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082

del 2015. Se suscribió acta de liquidación el día 19 de septiembre del 2016. Saldo sin ejecutar

a favor del municipio por valor de $ 733.396.

Gestión y resultados: El contratista cumplió con la expedición de pólizas, en los términos

del contrato, el supervisor mediante acta de terminación, aclara que las pólizas expedidas

por el contratista, tuvieron vigencias durante el periodo comprendido entre el 05-08-2016 al

19 de 09-2016.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA : 095 DEL 2016 FECHA: 23-11-2016

CONTRATISTA: IBEROAMÉRICA PUBLISTART. SSUPERVISOR: ÁNGELA ALEXANDRA QUINTERO BUENO.

VALOR: 30.999.458.

NIT o C.C.: 900852872 PAGOS: $ 29.098.935.

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 16 DÍAS.

OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS TELEVISIVOS EXISTENTES EN LA CIUDAD, CON EL OBJETIVO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL. TELEVISIÓN.

Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato. Las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato los cuales


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





cumplen con los requisitos exigidos por la ley para este tipo de contratos en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: Se soporta con informes avalados por el supervisor del contrato y sus respectivos recibidos de conformidad, este contrato es producto de la necesidad planteada por la Oficina Asesora de Comunicaciones del Municipio de Tunja, y que tiene como finalidad la divulgación de los diferentes eventos de fin de año, el cual se desarrolló en medios de comunicación televisivos.

2.1.20 CONTRATO DE SUMINISTRO: 094-2016.

INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 094 DEL 2016 FECHA: 23-11-2016

CONTRATISTA: IBEROAMÉRICA PUBLISTART. SSUPERVISOR: ÁNGELA ALEXANDRA QUINTERO BUENO.

VALOR: $ 30.999.975.

NIT o C.C.: 900852872 INGRESO ALMACÉN: PAGOS :$ 30.999.975

CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 16 DÍAS.

OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS TELEVISIVOS EXISTENTES EN LA CIUDAD, CON EL OBJETIVO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL. RADIO. SE CONTRATO A TRAVÉS DE MÍNIMA CUANTIA.

Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato. Las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato los cuales cumplen con los requisitos exigidos por la ley en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: Respecto de la ejecución se cumple con el objeto del contrato. Se soporta con informes avalados por el supervisor del contrato y sus respectivos recibidos de conformidad y que tiene como finalidad la divulgación de los diferentes eventos de fin de año, el cual se desarrolló en medios de comunicación radiales.


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA : 045 DEL 2016 FECHA: 28-07-2016

CONTRATISTA: IBEROAMERICA PUBLISTART. SSUPERVISOR: ÁNGELA ALEXANDRA QUINTERO BUENO.

VALOR:$ 29.100.000

NIT o C.C.: 900852872

PAGOS: $ 29.100.000 CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: hasta el 15-09-2016 o hasta agotar el presupuesto.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS TELEVISIVOS EXISTENTES EN LA CIUDAD, CON EL OBJETIVO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL. TELEVISIÓN.

Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato. Las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato los cuales cumplen con los requisitos exigidos por la ley en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: Se soporta con informes avalados por el supervisor del contrato y sus respectivos recibidos de conformidad por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones, los cuales evidencias las diferentes publicaciones en medios de comunicación televisivos a nivel regional.

2.1.22 CONTRATO DE SUMINISTRO 102-2016.

INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. 102 DEL 2016 FECHA: 13 12-2016

CONTRATISTA: IBEROAMERICA PUBLISTART. SSUPERVISOR: ÁNGELA ALEXANDRA QUINTERO BUENO.

VALOR: $ 30-996.000

NIT o C.C.: 900852872

PAGOS:$ 30.996.000 CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: Desde el acta de inicio hasta el 31 -12-2016.

OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIOS TELEVISIVOS EXISTENTES EN LA CIUDAD, CON EL OBJETIVO DE DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL. PRENSA.

Legalidad: Se cumple con la legalidad del contrato, las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato los cuales cumplen con los requisitos exigidos por la ley en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. Del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: Se soporta con informes avalados por el supervisor la ejecución del contrato y sus respectivos recibidos de conformidad por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones, en la carpeta contractual, se encuentran los ejemplares de los periódicos, en donde se realizaron las diferentes publicaciones en desarrollo de la ejecución y cumplimiento del objeto.

2.1.23 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 920-2016.

INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA : 920- DEL 2016 FECHA: 25-10-2016

CONTRATISTA: SOLUCIONES DE OFICINA Y SUMINISTROS S.A.S. SUPERVISOR: DORA ESMERALDA SERNA SÁNCHEZ.

VALOR: $ 116.086.767.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





NIT o C.C.830.087.030 INGRESO ALMACÉN: 22-12-2016 PAGOS: NO SE

REPORTAN. CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016.

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA. Legalidad: Es un compra que se adquirió a través de la bolsa de productos de Colombia Compra Eficiente. Se cumple con la legalidad del contrato, pues la ley permite para estos casos la Contratación en bolsa de productos. Gestión y Resultados: Respecto de la ejecución, se cumple con el objeto del contrato y se soporta con las entradas de almacén que reposan en la carpeta contractual y que datan del 22 de diciembre del 2016, así como las facturas de compra de los productos a suministrar por parte del proveedor de los elementos de papelería, quien se encuentra debidamente inscrito en la bolsa de productos de Colombia Compra Eficiente.

2.1.24. CONTRATO DE SUMINISTRO 434-2016.

SELECCIÓN SUBASTA INVERSA. No. 434-2016 FECHA: 27-06-2016

CONTRATISTA: DÍGITOS Y DISEÑOS INDUSTRIA GRAFICA. SUPERVISORA: DORA ESMERALDA SERNA.

VALOR: $ 61.528.580

NIT o C.C.: 900068916

PAGOS:$ 53.729.823 CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: hasta agotar el presupuesto.

OBJETO: SUMINISTRAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN PARA LOS DIFERENTES FORMATOS Y PAPELERÍA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE TUNJA

Legalidad: El proceso contractual se desarrolló en los términos del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del

decreto 1082 del 2015, en relación a la selecciona abreviada de subasta inversa.

Gestión y Resultados: verificando el acta de entrada al almacén suministrada por la

supervisora del contrato se logró evidenciar el suministro de los elementos contratados, se

terminó el contrato con un saldo sin ejecutar de $ 8.112.727, justificando la no ejecución de

los recursos, el supervisor del contrato allego acta de terminación y liquidación del contrato

de fecha 31 de marzo del 2017.


CONTRATO DE SUBASTA INVERSA : 713- DEL 2015 FECHA: 25-10-2015


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA: FABRICA NACIONAL DE AUTOPARTES S.A.S. SUPERVISOR: NELSON FABIAN RANGEL CRISPIN

VALOR: $ 88.224.186

NIT o C.C. 890..886-301-1 INGRESO ALMACÉN:

PAGOS: $ 88.224.186 CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: 3 MESES.

OBJETO: SUMINISTRO DE QUINCE (15) MOTOCICLETAS DE 150 C.C. Y DOS (2) MOTOCICLETAS DE 125 C.C. PARA LA SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE TUNJA CON EL PROPÓSITO DE CUMPLIR CON LAS FUNCIONES DE EJERCER CONTROL OPERATIVO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE, LA SEGURIDAD Y MOVILIDAD VIAL VEHICULAR Y PEATONAL EN LAS VÍAS PÚBLICAS DE LA CIUDAD DE TUNJA. _________________________________________________________________________ Legalidad: Se verificó la información determinando que se cumplió con los requisitos

precontractuales, contractuales y de ejecución del contrato. El proceso contractual se llevó

a cabo en los términos del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del decreto 1082 del 2015, que establece los

requisitos para la selección del contratista a través de subasta inversa.

gestión y Resultados: Existen entradas del almacén que dan cuenta de los elementos

suministrados, se programó por parte de la presente auditoria, una visita especial, para

verificar la existencia de los elementos (17 motocicletas), la cual se desarrolló en las antiguas

Instalaciones del Secretaria de Tránsito y Transporte de Tunja ( salida a Villa de Leiva), el

día 21 de Abril del 2017, a la 1.30: p.m. en donde se constató la existencia de las 17 motos,

las cuales se encuentran asignadas a los funcionarios -Policías adscritos a la Secretaría de

Tránsito y Transporte de la Ciudad de Tunja, se suscribió acta de visita, y registro fotográfico,

que reposa en la carpeta de Auditoria y en los papeles de trabajo.


CONTRATO DE SUMINISTRO. SELECCIÓN ABREVIADA No

08.2016. No. 456-2016. FECHA: 02-06-2016

CONTRATISTA: ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR. SUPERVISOR: LINA CECILIA CHIQUILLO.

VALOR: $190.152.000

47.538.000

NIT o C.C.:8200030029 PAGOS: $ 145.987.900

CONTRATO: EN EJECUCIÓN. PLAZO: 6 MESES O HASTA AGOTAR PRESUPUESTO.

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA PONER EN FUNCIONAMIENTO EL CENTRO DE ATENCIÓN GERIÁTRICO MODALIDAD DIA-COMEDOR NUTRICIONAL


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





PARA ADULTOS MAYORES EN CONDICIÓN DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE TUNJA

Legalidad: El procedimiento para la selección del contratista, se llevó a cabo a través de la

selección abreviada de menor cuantía, establecida en el artículo 2.2.1.2.1.2.20. del decreto

1082 del 2015. Se presentó un solo oferente. ASOCIACIÓN APRENDIENDO A

CONSTRUIR a quien se le adjudicó el contrato teniendo en cuenta las recomendaciones del

comité evaluador para la contratación designado por el Municipio de Tunja, quienes

determinaron el cumplimiento de los requisitos del oferente. Se prorrogo el contrato en

tiempo por un mes y 15 días hasta el 07 de marzo del 2017. Y en valor por $47.538.000, el

03 de marzo del 2017.

Gestión y Resultados: El contrato se encuentra en ejecución, toda vez que se prorrogó en

tiempo y valor. La última acta de pago, se suscribió el día 22 de diciembre del 2017, en donde

el supervisor da cuenta de la ejecución y cumplimiento del contratista hasta esa fecha.

2.2. LOS SIGUIENTES CONTRATOS SON LOS CONTRATOS QUE PRESENTARON

OBSERVACIONES.

2.2.1. CONTRATO DE SUMINISTRO: 360-2016.

SELECCIÓN ABREVIADA. MENOR CUANTÍA. FECHA: 16-05-2016

CONTRATISTA: ALMACÉN DE REPUESTOS S.A.S.

VALOR: $187.386.623

ADICIÓN: $80.000.000.

NIT. 891802123

INGRESO ALMACÉN: 21-12-2016

PAGOS: $186.895.800,00

CONTRATO: EN EJECUCIÓN

PLAZO: Hasta el 31-12 -2016. PRORROGA DE DOS MESES.

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA LOS VEHÍCULOS, MAQUINARIA AMARILLA DE TRANSPORTE, CARGA Y MOTOCICLETAS QUE CONFORMAN EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

Legalidad: El contrato se llevó a cabo en los términos establecidos para el proceso de

selección abreviada de menor cuantía establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del decreto

1082 del 2015. Es un contrato con acta de inicio de fecha 16 de mayo del 2016. Se realizó

una modificación al contrato con fecha 23 de diciembre del 2016 relacionado con la cláusula

sexta, literal b, en cuanto a las obligaciones del contratista; así mismo una adición al contrato.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Por valor de ochenta millones de pesos, ($80.000.000), la cual fue suscrita, el mismo 23 de

diciembre del 2016.

Gestión y resultados:

El contrato tiene un acta de inicio publicada en el SECOP, el día 16 de mayo del 2016, sin

embargo, las actas 1 y 2 para efectos del pago del contratista, se suscribieron solamente

hasta el 19 de diciembre del 2016.

De acuerdo a los informes del contratista como: relación de facturas, y actas parciales de

pagos, que se evidencia a folios 651 a 724 de la carpeta contractual, así como las entradas

de almacén de los elementos relacionados con el objeto contractual No. 360 -2016,

solamente se dan con fecha de 21 de diciembre del 2016, es decir de 8 meses después.

OBSERVACION No 1. CONTRATO 360-2016.

Se determina la no aplicación de normas y procedimientos en el proceso contractual , que de acuerdo con lo observado en las publicaciones realizadas en el SECOP se comprueba que la entidad, suscribe una acta de inicio de fecha 16 de mayo del 2016, sin embargo los soportes relacionados con la ejecución del contrato, están con fecha 21 de diciembre del 2016, es decir 8 meses después, inmediatamente dos días (2) después, es decir el 23 de diciembre del 2016, la entidad suscribe adición al contrato por valor de $80.000.000, así mismo una prórroga por 2 meses para su ejecución. Por lo anterior, no es claro el plazo establecido para la ejecución del contrato inicial, pareciera que la ejecución de este, se hubiera desarrollado solamente del 21 de diciembre del 2016 hasta el 23 de diciembre del 2016, es decir en dos (2) días y cuya ejecución se prorrogó por dos meses más.

Lo anterior, determina una vulneración al principio de economía y planeación, establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1.993, así mismo la entidad no da aplicación a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.3.1. Artículo 2.2.1.1.2.3.1.decreto 1082 del 2015. “De los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato”.

El deber de las entidades públicas de dar aplicación a este artículo, se traduce en la ratificación de la planeación como expresión del principio de economía contractual, también en el cumplimiento de la etapa de ejecución, tiempos y formas de pago del contrato.

Al no desvirtuar lo observado allegando los soportes correspondientes, se configura hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO.

REPLICA DE LA ENTIDAD

Se solicita sea levantada la observación con base en la siguiente argumentación.Mediante Contrato Modificatorio No I de fecha 19 de diciembre de 2016 AL CONTRATO No 360 del 04 de mayo 2016, se establecen en los Numerales 6, 7, y 8, en las consideraciones lo siguiente.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Que mediante oficio No 1.3.4.-8-1187 de fecha 30 de noviembre de 2016. El contratista mediante documento de fecha 01 de Noviembre de 2016, informa a la supervisora- Almacenista General del Municipio la imposibilidad de tramitar las cuentas, toda vez que no cumplen con las obligaciones estipuladas en el contrato en especial las de la Cláusula sexta

literal B Numeral 8…Que con oficio radicado No 1.38-4 -1/2016/726580 de fecha 02 de Diciembre de 2016, el contratista dio respuesta a la Información realizada por el supervisor en los siguientes términos: "No es posible acceder a unas condiciones que nunca oferté pues esto carece de toda legalidad toda vez que hemos seguido insistiendo... En el grave error cometido al transcribir parcialmente esta parte de la propuesta. Tergiversando el sentido de lo que se está ofertando".

Que mediante Oficio radicado No 1.3.48 1230 de fecha 15 de Diciembre de 2016, se solicitó a esta secretaría por parte de esta supervisión la modificación de está Clausula sexta Literal B Numeral 8 del contrato Numero 360 de fecha 04 de Mayo de 2016, toda vez que esta Cláusula descrita en el contrato en mención, estaría generando un desequilibrio contractual al contratista. '

Se vislumbra que existió impedimento administrativo contractual para que el contratista allegara en el tiempo estimado las facturas para el pago del servicio prestado por el contratista y así poder iniciarle su respectivas actas de liquidación parcial; toda vez que se le estaba respetando al contratista su derecho a la defensa y al debido proceso para no ir en desequilibrio económico por parte del mismo: ya que en el contrato se estipuló una obligación al contratista el cual no había ofertado, precisamente la Cláusula sexta Literal B Numeral 8 del contrato Numero 360 de fecha 04 de Mayo de 2016, que a la vez y por medio del documento anterior, por parte de la administración se modificó ya que iba en contravía del derecho de proporcionalidad, del debido proceso, de la trasparencia y por supuesto esto afectaba el equilibrio económico del contratista, de tal manera por tal motivo el mismo contratista no había allegado a la Supervisión las facturas respectivas de la Ejecución del contrato, aclarando que desde el día mismo del acta de Inicio se empezó a ejecutar dicho contrato; caso muy diferente que las cuentas de cobro o facturas allegadas por el mismo contratista fueran extemporáneas dada, la inoperancia de él mismo al no hacérselo conocer a la administración inmediatamente conocido el hecho. Sino con el paso de la primera cuenta (primer trimestre) tal y como se evidencia en el oficio dirigido a el contratista con copia a contratación radicado por la supervisora. Ahora bien, en lo que respecta a la forma de pago y su ejecución en el contrato se estipula lo siguiente: el valor del contrato se cancelará mediante actas parciales, firmadas por el supervisor del contrato, mediante facturas o cuentas de cobro cada tres meses de acuerdo a los valores registrados en la propuesta presentada por el contratista, con las respectivas facturas o cuentas de cobro.

El acta de Inicio fue de fecha 11 de Mayo de 2016- puesto que corresponde según la forma de pago va el acta de liquidación parcial hasta 11 de Agosto de 2016; pero el Informe según oficio No 1.3.4-8-1079 fue radicado por el contratista hasta el día 14 de Septiembre de 2016, en el mismo oficio la supervisión le solicita al contratista allegar su informe como


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





corresponde según las obligaciones estipuladas en el contrato informando también a la Secretaría de Contratación; es allí que posteriormente y después de un tiempo contesta que no le es posible allegar las facturas teniendo en cuenta las consideraciones expuestas en el primer punto; ahora bien la supervisión no está obligada a hacer lo imposible para que el contratista en su deber de allegar las facturas Io hiciera al tiempo en el que el contrato estaba estipulado por ello; fue imposible radicar el acta de liquidación parcial teniendo en cuenta que por culpa exclusiva del contratista no fue posible allegarlas a la Supervisión

Pero, que en aras de mantener el equilibrio económico de la parte afectada se realizó el modificatorio que en sendas oportunidades solicitó la supervisión como se da cuenta en los escritos mencionados, pero ello no quiere decir que la ejecución del contrato solo se realizó en dos (2) días como se manifestó en la observación que hiciere la Auditoria, ya que como se anexa en las evidencias era imposible para e/ contratista pasar las facturas o cuentas de cobro teniendo mal el contrato que e/ mismo suscribió sin darse cuenta del error cometido, además vale la pena puntualizar que para efectuar el ingreso al almacén se requieren de las facturas, documento que el contratista no llegó a tiempo por las razones expresadas. El plazo del contrato es absolutamente Claro pues en el contrato rezaIo siguiente. "CLAUSULA QUINTA - PLAZO, LUGAR DE EJECUCION Y VIGENCIA DELCONTRA TO: el plazo del presente contrato será hasta agotar presupuesto y/o 31 de Diciembre de 2016, Ío primero que ocurra. La ejecución del contrato se realizará en los talleres y almacenes del contratista, dedicados a prestar el servicio al Municipio.

Por lo que el presente contrato se adiciono el día 23 de diciembre del 2016, por valor de 80.000 Millones de pesos y se prorrogó por dos meses teniendo en cuenta que se encontraban en mal estado el parque Automotor de propiedad del Municipio por el uso continuo de los mismos, además que ha 10 de Noviembre de 2016 ya se había ejecutado el 99.7 % del presupuesto del contrato; posteriormente se suspendió el presente contrato a 31 de Diciembre de 2016 y se reinició el día 03 de Enero de 2017 cuyo motivo fue por temporada vacacional de navidad y año Nuevo, por lo que no hay duda respecto del plazo pactado.

El contrato se ejecutó y liquidó, todos los soportes se encuentran en cada uno de las cuentas, existen los informes, entradas y salidas de elementos con la firma de las personas que recibieron los bienes y servicios tal y como se exige técnica y legalmente, además como lo expresa la Secretaría Jurídica del Municipio de Tunja en la que según concepto radicado No 1.2.5-1 -1143 de fecha 31 de Mayo de 2017, indica: "FUNCIONES DE SUPERVISOR (...) en ningún caso los interventores o supervisores en ejercicio de sus funciones pueden sustituir a la Entidad Estatal en la toma de decisiones sobre el contrato vigilado por lo que las mismas siempre deben ser tomadas por el representante legal de la entidad con base en lo que los primeros hubieran informado sobre la ejecución de las obligaciones contractuales. (Negrilla Fuera del Texto)


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VIGILANCIA TECNICA. (...) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no

impliquen modificaciones o sobrecostos al contrato. Justificar y solicitar a la Entidad Estatal

las modificaciones o ajustes que requiera el contrato”.

DECISION DE LA CONTRALORIA

Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad, que aclaran la observación, se sustenta el plazo de ejecucion del contrato y se concluye que la administracion, mediante acto administrativo justifica la adición y prórroga al contrato, relacionada con el mantenimiento urgente del parque automotor en mal estado. por lo tanto se levanta hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO.

.2.2. 2. CONTRATO DE SUMINISTRO 482-2016.

SELECCIÓN ABREVIADA DE SUBASTA INVERSA. 482-2016.

FECHA: 19-07-2016

CONTRATISTA: FERNANDO GUERRERO CARO. SUPERVISOR: ARMANDO GUERRERO-

VALOR: $185.502.490

ADICION:$ 17.363.088

NIT o C. C: 4137729 PAGOS: $ 193.157.036.00

CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: Hasta el 15 de diciembre del 2016.

OBJETO: SUMINISTRO DE DOTACIONES CONSISTE DE VESTIDO LABOR Y CALZADO

PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DE LA SECRETARIA

DE TRANSITO Y TRANSPORTE Y DE LAS INSTITUCIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO

DE TUNJA.

Legalidad: El contrato se llevó a cabo en los términos establecidos para el proceso de selección abreviada de subasta inversa establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.2.del decreto 1082 del 2015. Así mismo la entidad dio cumplimiento a lo establecido en el decreto 1978 de 1989. Gestión y resultados: Existen 10 planillas en la carpeta contractual relacionadas con la entrega de dotaciones, con fecha 19 de octubre 2016, 11 planillas con fecha 1 y 2 de diciembre 2016, y 66 planillas sin fecha. Por tratarse de un contrato de Suministro, y de acuerdo a lo establecido en la cláusula Tercera del contrato para el pago al contratista, era necesaria la exigencia de entrada y salida del almacén de los elementos de dotación suministrados.

OBSERVACION 2: CONTRATO 482 DEL 2016.


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Se evidencian debilidades y deficiencias en los controles de supervisión del contrato. Ante la

presunta no existencia de entradas ni salidas del almacén, así como la inexistencia de

evidencias fotográficas, establecidas según el manual de supervisor como requisitos para

el pago al contratista, resolución 239 del 2014, en concordancia con la circular 008 del 23 de

febrero del 2016, emitida por el Almacén general del Municipio de Tunja, y asociado al hecho

de que este era un requisito para el pago, establecido en la cláusula tercera del contrato

suscrito entre las partes. Se determina una vulneración a los deberes del supervisión del

Contrato establecidos en el artículo 83 y 84 de la ley 1474 del 2011. Al no desvirtuar lo

observado, allegando los soportes. Se configurará hallazgo ADMINISTRATIVO.

REPLICA DE LA ENTIDAD. “Por parte de la doctora JENNY CAROLINA SUAREZ MESA, titular de la Secretaria Administrativa, dependencia que ejerció la supervisión del mismo, la cual se manifestó en los siguientes términos: Como de la Secretaria de educación se acordó que Ío más conveniente para evitar volver a incurrir en las mismas fallas en las características de la dotación en particular de los funcionarios, fue que el contratista entregara la dotación personalmente a cada funcionario y se la midiera en el momento . (...) Por parte de los funcionarios de la Administración Municipal de Tunja al momento de recibir la dotación firmaban la planilla establecida para el caso, en aceptación final de la misma, las cuales hacen parte de la respectiva carpeta del suministro de dotación. Se anexa copia de oficio 1,3.1-2-1449 en dos (02) folios, para que sean tenidos en cuenta”


Lo manifestado por la entidad, no desvirtúa lo plasmado en la observación, toda vez que no

existe en el proceso contractual evidencia de la modificación de las obligaciones pactadas ,

como según lo manifiesta la entidad ocurrió frente a la justificación de no existencia de

entradas del almacén, es pertinente mencionar que la entidad debe dar aplicación a los

procedimientos previos establecidos por esta, como es la circular 08 del 2016, en

concordancia con los deberes de supervisión, cualquier situación que se presente en el

desarrollo del contrato y que afecte las condiciones de este, debe quedar por escrito, dada

la característica de: solemnidad del contrato estatal. Por lo que se mantiene la observación

y se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

.2.3 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 1011-2016

CONTRATO DE SUMINISTRO No 1011-2016 FECHA: 29-12-2016


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA: ALFONSO MOLINA DÍAZ. SUPERVISOR. CLAUDIA PATRICIA RICAURTE.

VALOR: 223.052.410

NIT o C.C.: 6764799

INGRESO ALMACÉN: PAGOS: $223.052.410,35

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 2 DIAS

OBJETO: SUMINISTRO DE PAQUETES NUTRICIONALES PARA FORTALECER EL

SEGUIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS NIÑAS Y NIÑOS DE 0 A 5 AÑOS EN

CONDICIÓN DE DESNUTRICIÓN, PARA ADULTOS MAYORES VINCULADOS A

CENTROS VIDA Y PARA NI;OS QUE SE ENCUENTRAN EN CONDICIÓN DE TRABAJO

INFANTIL DENTRO DEL PROGRAMA.

Legalidad: El contrato se llevó a cabo en los términos establecidos para el proceso de

selección abreviada de subasta inversa establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.2. Del decreto

1082 del 2015.

Sin embargo, se suscribió acta de inicio: 29 de diciembre del 2016, la cual fe publicada en el SECOP , el día 11 de enero del 2017, diez (10) días después de manera extemporánea. Y una vez se terminó el contrato, de acuerdo al acta de liquidación de fecha 30 de diciembre del 2016. Gestión y resultados: Existen entradas y salidas de elementos suministrados de fecha 30 de diciembre del 2016, lo cual comprueba que el objeto del contrato frente al contratista, se cumplió. Sin embargo, no existen evidencias de la población a la que fueron entregados, los 3.845 paquetes nutricionales. En el desarrollo de la presente auditoria, se solicitó información sobre los soportes de dichas entregas a la población para la cual está destinada; de los documentos allegados, a través de correo electrónico, no se demuestra en su totalidad la entrega a los beneficiarios, de los 3.845 paquetes nutricionales.

OBSERVACION No.3 CONTRATO DE SUMINISTROS 1011-2016 Se evidencia una deficiencia en los controles de supervisión del Municipio, la entidad justifica la necesidad de contratar en los estudios previos del presente proceso, cuya finalidad era satisfacer a la población del Municipio de Tunja con la entrega de 3.845 paquetes nutricionales específicamente a la población infantil del Municipio, en aras de disminuir las brechas de pobreza y de desnutrición de los niños y niñas del Municipio, así como de paquetes nutricionales para la población de adulto mayor. La no evidencia de la totalidad de las entregas a la población para la cual estaban destinados los paquetes nutricionales advierte un incumplimiento de los deberes de supervisión, establecidos en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011, en concordancia con el manual de


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





supervisión de la entidad resolución 239 del 2014 y el artículo 34, numeral 1 de la ley 734 del 2002.Se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO.

REPLICA DE LA ENTIDAD Los 3.845 paquetes nutricionales de acuerdo a los estudios previos serían entregados de la siguiente manera.

POBLACION BENEFICIADA CANTIDAD DE PAQUETES

NUTRICIONALES ENTREGADOS

Primera Infancia 3.177

Adulto Mayor 600

Niños de 6 a 12 años en condición de

traba o infantil.

68

TOTAL PAQUETES NUTRICIONALES 3.845

Igualmente me permito enviar evidencia de entrega de los 3.845. Paquetes nutricionales entregados a la población beneficiada.

DECISION DE LA CONTRALORIA.

Dado que tal y como se dejó plasmado en la observación, en el desarrollo de la auditoria se solicitaron las evidencias pertinentes respecto a las entregas de los paquetes nutricionales a la población para la cual iba destinada de acuerdo al objeto del contrato, y estas no fueron allegadas en su totalidad, de lo cual existe prueba documental relacionada en el correo electrónico al cual fueron enviadas, además las planillas allegadas en la réplica no tienen fechas de entrega a los beneficiados con el contrato, igualmente las planillas aportadas se encuentran repetidas dos y tres veces sin aclaración alguna, y en virtud que uno de los objetivos de la presente auditoria es verificar y comprobar el beneficio del contrato de acuerdo a la necesidad y objeto pactado.

La explicación dada por la entidad no desvirtúa la observación; por lo tanto se mantiene la observación y se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO. Debido al incumplimiento de los deberes de supervisión, establecidos en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011, y en concordancia con el manual de supervisión de la entidad resolución 239 del 2014 y el artículo 34, numeral 1 de la ley 734 del 2002.

2.2.4 CONTRATO DE SUMINISTRO 1010-2016.

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 1010-2016. CONTRATISTA: MARÍA HERMENCIA GONZÁLEZ AMEZQUITA.

FECHA: 26-12-2016


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

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SUPERVISOR: CLAUDIA PATRICIA DUARTE -RUBY ASTRID PEREZ.

VALOR: 75.735.000.

NIT o C.C. 40026659 PAGOS: NO SE REPORTAN

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 30-12-2016

OBJETO: ADQUISICIÓN DE 850 SUDADERAS PARA LOS ADULTOS MAYORES VINCULADOS A LOS CENTROS DE VIDA DE LA ALCALDE MAYOR DE TUNJA, DENTRO DEL COMPONENTE FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO.

Legalidad. El contrato se llevó a cabo en los términos establecidos para el proceso de selección abreviada de subasta inversa establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.2.del decreto 1082 del 2015. Se firmó contrato de suministros el día 23 de diciembre del 2016. Gestión y Resultados: El contrato se encuentra suspendido mediante acta de fecha 27 de enero del 2017, tampoco existen evidencias del cumplimiento del objeto contractual, registro fotográfico, entrada y salida del almacén que den cuenta del cumplimiento o ejecución, aunado a que abril del 2017, aun no se ha ejecutado, o no se tiene evidencia que se haya iniciado la ejecución del contrato.

OBSERVACION No. 4. CONTRATO DE SUMINISTRO 1010 DEL 2016

Se evidencia una vulneración y no aplicación de normas tales como, el principio de planeación, así como normas de presupuesto, ya que se suscribe un contrato el veintinueve (29) de diciembre del 2016, teniendo en cuenta que en dos días no se podía ejecutar el contrato, por otro lado, no se justifica la necesidad y la urgencia de iniciar el presente proceso contractual al finalizar la vigencia fiscal a 31 de diciembre del 2016, presentándose deficiencias y debilidades en la aplicación de los procedimientos para la contratación del Municipio de Tunja, que dan como consecuencia la vulneración al principio presupuestal de anualidad establecido en el artículo 4 del decreto 111 de 1996 en concordancia con el principio de planeación y economía establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1.993.Se configura hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO.


El contrato 1010 de 2016 fue suspendido el días 30 de Diciembre de 2016, por un plazo de 27 días tal como lo constata el acta de suspensión. El día 27 de Enero de 2017, se reinicia la ejecución del contrato, tal como lo constata el acta de reinicio radicada en la secretaria de


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Contratación de las sudaderas entregadas. Este informe cumple con las características solicitadas. El día 27 de enero de 2017, se expide Acta de terminación y Acta de liquidación y recibo final a satisfacción, así como también certificación de cumplimiento a satisfacción, por parte de la Supervisión del contrato. Se adjunta como evidencia del cumplimiento del contrato.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la entidad no justifica la contratación al finalizar la vigencia, la respuesta dada comprueba la falta de aplicación del principio de planeación en el proceso contractual y la vulneración de normas de presupuesto, además que no se allegan soportes de la existencia de las 850 sudaderas, a través de las entradas del almacén. Las evidencias fotográficas allegadas en el informe que presenta el contratista, solamente determinan las caracterticas técnicas del objeto a contratar, y no es cierto que se aporte evidencia fotográfica de cada una de las sudaderas entregadas, como tampoco la existencia de planillas de entrega a la población beneficiada con el contrato, siendo este el fin último, si bien es cierto se allega certificación del cumplimiento del contrato por parte del supervisor, por ser un contrato de suministro, las evidencias del cumplimiento del objeto y los beneficios obtenidos deben ser claros y suficientes. Se mantiene la observación y se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALNCANCE DISCIPLINARIO. Por la vulneración al principio presupuestal de anualidad establecido en el artículo 4 del decreto 111 de 1996 en concordancia con el principio de planeación y economía establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1.993, en concordancia igualmente a los deberes de supervisión del articulo 83 y 84 de la ley 1474 del 2011.Y el incumplimiento al artículo 34 numeral 1 de la ley 734 del 2002.

2.2.5. CONTRATO DE SUMINISTRO No. 369-2016

SELECCIÓN DE MENOR CUANTIA FECHA: 20-04-2016

CONTRATISTA: JAVIER ALONSO PÉREZ SUAREZ. SUPERVISOR. DORA ESMERALDA SERNA.

VALOR: $ 47.420.400.

NIT o C.C. 6775753

PAGOS:$ 21.302.903 CONTRATO: EN EJECUCIÓN PLAZO: HASTA AGOTAR PRESUPUESTO O HASTA EL 31-12-2016.

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO, ESCANEADO Y FOTOPLANO EN GRAN FORMATO, EMPASTE Y ANILLADO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA Y SUS DEPENDENCIA.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Legalidad. El proceso de selección para escoger el contratista que se determino fue el

proceso de selección abreviada de menor cuantía, establecida en el artículo 2.2.1.2.12.20.del

decreto 1082 del 2015.

Es pertinente, aclarar que la escogencia del Contratista, es decir la etapa precontractual,

fue objeto de queja ante la Personería Municipal de Tunja y Procuraduría Provincial quienes

iniciaron la respectiva investigación disciplinaria, en donde la entidad debe desvirtuar lo

manifestado por el oferente en la queja.

Gestión y Resultados: Es un contrato, que de acuerdo a las evidencias que reposan en la

carpeta contractual, facturas expedidas por el Contratista, planillas de fotocopias que

reposan en el almacén del Municipio, así como las actas parciales de pago, está cumpliendo

con el objeto del contrato.

OBSERVACIÓN No. 5 CONTRATO DE SUMINISTROS 369 DEL 2016.

Se advierte una violación y no aplicación de normas tales como el principio de planeación y economía, establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993.en concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 Estudios y documentos previos. Numeral 5 del decreto 1082 del 2015 ,que se determina en la elaboración de los estudios previos, que estipularon exigencias al contratista, determinadas como calidades técnicas, en relación a la distancia establecida para los oferentes de 80 metros de distancia de la entidad contratante, que presuntamente pudieron poder haber afectado la escogencia objetiva del contratista y la posible pluralidad y participación de oferentes, en beneficio de la entidad, además de esto existen evidencias arrimadas en la ejecución del contrato que comprobaron que al contratista se le tuvo que adecuar un espacio en las Instalaciones de la Alcaldía de Tunja, en donde finalmente se desarrolló su objeto contractual. Se configura hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO.


En el Informe de Evaluación de fecha 06 de Mayo de 2016. En la que el comité evaluador determinó:

En el estudio previo en las obligaciones Específicas, se exigió: el oferente debe asegurar la prestación del servicio a una distancia no mayor a 80 metros de la Alcaldía Mavor de Tunta Edificio Central

De igual manera en el pliego de condiciones, numeral 1.42 FACTORES DE

CALIDAD se exigió, literal A. EQUIPOS OFRECIDOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO Punto central cercano (80metros de distancia de la Alcaldía de Tunja. Debe estar instalado I fotocopiadora. I plotter. I fotocoplano I escáner (de acuerdo a las características técnicas mínimas Por lo tanto, de acuerdo con verificación realizada el día seis (6) de Mayo de 2016, respecto de la obligación y requisitos de prestar el servicio a una distancia


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





no mayor a 80 metros, como también se anexo certificación realizada por el Ing. CARLOS EDUARDO LOPEZ", a través de la cual se verifica la distancia, junto con registro fotográfico; en el que también por parte de esta dependencia se observó en su momento al proyectar los Estudios Previos que existían varios establecimientos comerciales alrededor de 80 metros aproximadamente de distancia del Edificio Municipal con la misma actividad comercial asegurando de esta forma la Administración Municipal, la Pluralidad de Oferentes y la libre concurrencia, el debido proceso, la Publicidad del mismo y la Transparencia en el proceso contractual.

En la Resolución No 31 fecha IO de Mayo de 2016, por medio del cual se adjudica

'Que la Secretaria Administrativa determinó en el estudio previo en las Obligaciones Específicas, que el oferente debe asegurar la prestación del servicio a una distancia no Mavor a 80 metros de la Alcaldía Mavor de Tunta Edificio Central. en el entendido que las instalaciones centrales de la Alcaldía están Ubicadas en la Plaza de Bolívar y los desplazamientos de los funcionarios y el dependiente de/ contratista tienen que retirarse en el menor tiempo posible de tal manera que no afecte la prestación del servicio público, razón por la cual en el pliego de condiciones Adenda No 1, se determinó en el numeral 1.42 FACTORES DE CALIDAD, literal A. EQUIPOS OFRECIDOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO: Punto Central cercano (80 metros de distancia de la Alcaldía de Tunta. Debe estar instalado I fotocopiadora: I plotter. 1 fotocoplano V I escáner (de acuerdo a las características técnicas mínimas requeridas)

Sin embargo; tanto en las Observaciones presentadas por los oferentes como por las respuestas que se dieron por parte del Comité Evaluador se evidencia que concurren de acuerdo a las normas establecidas en la contratación estatal y de acuerdo a las necesidades de la administración Municipal planteadas desde el inicio de los estudios previos precisamente en la obligación especifica de prestar el servicio que no puede ser afectado en la efectividad del mismo pues el tiempo del uso del servicio deberá ser el más expedito, para así evitar entrabamiento en las labores diarias de la administración Municipal

Se aclara que la observación hace parte del proceso precontractual y contractual, pues en la ejecución por parte de las Auditorias no hay reparo alguno a la supervisión.


Teniendo en cuenta que la respuesta de la entidad sustenta la observación hecha por parte

de la Contraloría, sumado a que efectivamente los hechos presentados en la observación

son competencia de las instancias disciplinarias y se encuentran en conocimiento de estas,

se levanta la observación.

.2.2.6. CONTRATO DE SUMINISTRO No. 105-2016

CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA. No 105-2016. 28-12-2016

CONTRATISTA: LUIS RAFAEL MORENO ROJAS SUPERVISOR: WILLIAM ENRIQUE TOCA DÍAZ.

VALOR: $31.016.000


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





NIT o C.C: 7170673.

PAGOS: $15.029.000 CONTRATO: EN EJECUCIÓN

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA LA INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS EN

EQUIPOS TIPO GRÚA DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL

DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

Legalidad: Es un contrato que se desarrolló a través del proceso contractual de mínima

cuantía, establecido en el artículo 2. 2.1.2.1.5.1. del decreto 1082 del 2015, cumpliendo con

los requisitos de acuerdo al objeto y cuantía a contratar. Se suscribió acta de inicio: 28 de

diciembre del 2016. Hasta el 31 de diciembre del 2016. Acta de suspensión 30 de diciembre

2016. Reinicio el 02 de enero de 2017.

No se evidencia acto administrativo que determine la prórroga del contrato.

El contrato se celebró el día 28 de diciembre de 2016 con un plazo de ejecución hasta el 31

de diciembre del 2016.

Control de gestión y resultados: Es un contrato que se encuentra en ejecución, de acuerdo

a las actas parciales del supervisor.

OBSERVACION 6: CONTRATO DE SUMINSTRO No. 105-2016

Se denota la no aplicación de normas relacionadas con los procedimientos contractuales,

tales como el principio de planeación establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993 y los

principios presupuestales como el de anualidad, establecidos en el artículo 4 del decreto 111

del 1.996, por cuanto se sabe que el contrato no se podía ejecutar en dos (02) días, dadas

las características del mismo; al parecer el contrato se empezó a ejecutar en la vigencia

2017. Al no desvirtuar lo observado, allegando los soportes correspondientes, en la réplica

de la entidad, se presume la configuración de un hallazgo ADMINISTRATIVO CON

ALCANCE DISCIPLINARIO.

REPLICA DE LA ENTIDAD.

Teniendo presente que se hace necesario en todo momento contar con un contrato de grúas

para la inmovilización de vehículos por infracciones a las normas de tránsito, y que el valor

del contrato para dicha fecha no podía ser inferior al contratado, se procedió a suspender el

contrato y reactivarlo a partir del 2 de enero del año 2017. Es importante aclarar que la

suspensión no requirió ajuste de precios. Se allegan como soportes . ACTA

SUSPENSIÓN.ACTA DE REINICIO. ACTA DE SEGUIMIENTO 1.ACTA DE SEGUIMIENTO

2”.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





La explicacion dada por la entidad no sustenta lo hallado en la observación, por el tipo de

contrato y objeto a contratar, se puede establecer que el plazo de ejecucion de dos dias, no

se podia cumplir , además la suspensión del contrato debe estar justificada en un hecho

imprevisible, sumado al hecho que no existe prórroga de la ejecución del contrato, con lo que

se comprueba la falta de aplicación de los principios de planeación y normas de presupuesto.

Se mantiene la observacion y se configura hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE

DISCIPLINARIO. Incumplimiento al principio de planeación establecido en el artículo 25 de

la ley 80 de 1993 y los principios presupuestales como el de anualidad, establecidos en el

artículo 4 del decreto 111 del 1.996, en concordancia con el articulo 34 numeral 01 de la ley

734 del 2002.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA FECHA: 09-12-2016

CONTRATISTA: JUAN FRANCISCO IBARRA F. SUPERVISOR: ROSA AIDÉ MONTAÑEZ.

VALOR: $31.000.000

NIT o C.C.: PAGOS: $31.000.000

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 5 DIAS.

OBJETO: SUMINISTRO DE VESTUARIO NECESARIO PARA EL DESFILE DE

COMPARSAS Y COMPARSITAS, QUE PARTICIPARAN EN EL MARCO DEL AGUINALDO

BOYACENSE 2016, COMO ESTRATEGIA EN EL APOYO Y DIFUSIÓN DE EXPRESIONES

ARTÍSTICAS Y CULTURALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

Control de legalidad: Es un contrato que se desarrolló a través del proceso contractual de

mínima cuantía, establecido en el artículo 2. 2.1.2.1.5.1. Del decreto 1082 del 2015. El acta

de inicio se suscribió, el día 09 de diciembre del 2016, fue publicada en el SECOP el día 20

de enero del 2017, dicho contrato según los documentos que reposan en la carpeta, se

terminó el 14 de diciembre del 2016, pero el acta de inicio fue publicado en el SECOP, el 27

de enero del 2017, una vez se terminó el contrato, contraviniendo lo estipulado en el artículo

2. 2. 1. 1. 1. 7. 1. del decreto 1082 del 2015 que establece el término de tres (3) días hábiles

para hacer las publicaciones en el SECOP.

gestión y resultados:

Falta de evidencias del cumplimiento del contrato. Las evidencias, informes actas de

ejecución del contrato, se encuentran al parecer en otra carpeta contractual: En el contrato

086 del 2016. Cuyo objeto contractual es el suministro de elementos para el mantenimiento

correctivo del circuito de televisión seis -123, dicha irregularidad vulnera las normas


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





relacionadas con el archivo de documentos, de acuerdo a las tablas de retención de la

entidad, y va en contra de la gestión del Municipio

Por lo anterior, la entidad debe aclarar las evidencias e irregularidades encontradas, en

relación a si se trata de una mala gestión de archivo, o efectivamente, las evidencias de este

contrato no existen.

OBSERVACION No. 7 CONTRATO DE SUMINISTRO 099-2016

Se evidencian debilidades en los controles de supervisión y en la aplicación de normas y

procedimientos de la entidad, se encontró que las evidencias, informes actas de ejecución

del contrato, se encuentran al parecer en otra carpeta contractual: En el contrato 086 del

2016. “Cuyo objeto contractual es el suministro de elementos para el mantenimiento

correctivo del circuito de televisión seis -123”

La falta de evidencias en la carpeta contractual del cumplimiento del contrato vulnera los

deberes de supervisión establecidos en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011. De otro lado

existe deficiencias en la aplicación de las normas relacionadas con el archivo de

documentos, establecidas en la ley 594 del 2000 y tablas de retención documental de la

entidad, establecidas en el decreto 2609 del 2012, que van en contra de la buena gestión del

Municipio.


relación a si se trata de una mala gestión de archivo, o efectivamente, las evidencias de este

contrato no existen.

Al no desvirtuar lo observado, allegando los soportes correspondientes, en la réplica de la

entidad, se configurará hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






La respuesta dada por la entidad y los soportes sustentan la observacion, aclarandose que

se trata de un error de archivo por lo tanto se levanta el hallazgo DISCIPLINARIO

manteniendose el hallazgo ADMINISTRATIVO por el incumplimiento a las normas

establecidas en la ley 594 del 2000, ley general de archivo y tablas de retención documental

establecidas en el decreto 2609 del 2012.

.2.2.8 CONTRATO DE SUMINISTRO. 008-2016.

CONTRATO SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA No. 008-2016

FECHA: 23-02-2016

CONTRATISTA: MARY SOL PENAGOS TRIANA. SUPERVISOR: LINA CHIQUILLO ORTIZ

VALOR: $30.599.046

NIT o C.C.: 40788673 INGRESO ALMACÉN: PAGOS: $ 30.599.046,00


OBJETO: CONTRATAR UN OPERADOR QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE AYUDA HUMANITARIA INMEDIATA A LA POBLACIÓN VICTIMA DEL DESPLAZAMIENTO FORZADO EN EL MUNICIPIO DE TUNJA, QUE DECLAREN POR PRIMERA Y ÚNICA VEZ EN MUNICIPIO DE TUNJA

Legalidad: Es un contrato que se desarrolló a través del proceso contractual de mínima

cuantía, establecido en el artículo 2. 2.1.2.1.5.1. Del decreto 1082 del 2015. El proceso se

inició el 23-02-2016 y se suscribió acta de liquidación del contrato con fecha 08 de julio del

2016.

No existe entrada ni salida del almacén de los elementos suministrados, contraviniendo la

circular No. 08 del 23 de febrero del 2016, emitida por el Almacén General del Municipio de

Tunja, la clase de contrato no es clara, ya que se establece como un contrato de suministros,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





sin embargo los informes allegados al expediente por el contratista dan cuenta de un

contrato de prestación de servicios.

Las anteriores irregularidades, en la Contratación, y el no tener claramente establecido el

tipo de contrato, conlleva a la vulneración en la selección objetiva del Contratista, así como

a la falta de claridad en el cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista, en

razón a que si se trata de un Contrato de suministro de bienes y adquisiciones, deben existir

entradas y salidas del almacén de los elementos suministrados, las cuales fueron

contratadas según el objeto del contrato, y que en el presente contrato no existen.

Gestión y resultados. De acuerdo a los informes del contratista, actas de supervisión,

registro fotográfico, el objeto contractual se cumplió. Este es un contrato que se fundamenta

con la finalidad de atender de forma inmediata, al personal que sea reportado por las

entidades competentes, en situación de desplazamiento y que arriben a la ciudad de Tunja.

OBSERVACION No 8 CONTRATO DE SUMINISTRO. 008-2016

Se evidencian deficiencias en la aplicación de las normas de Contratación relacionadas con

la selección del contratista, establecidas en capítulo 2. Sección 1. Subsección 1.

Modalidades de selección del decreto 1082 del 2015. Así como deficiencias y claridad en

el cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista suscritas en el contrato, en

razón a que si se trata de un Contrato de suministro de bienes y adquisiciones, deben existir

entradas y salidas del almacén de los elementos suministrados, las cuales fueron

contratadas según el objeto del contrato para la atención de la población desplazada y que

en el presente contrato no existen en contravía igualmente de lo establecido en la circular

008 del 2016, del Almacén general del Municipio de Tunja.

La entidad debe aclarar si se trata de un contrato de prestación de servicios o de un contrato

de suministro de servicios.

Al no desvirtuar lo observado, allegando los soportes correspondientes, en la réplica de la

entidad, se presume la configuración de un hallazgo ADMINISTRATIVO.


“ se trata de un contrato de prestacion de servicios”.


Teniendo en cuenta que la entidad da como respuesta que se trata de un contrato de

prestación de servicios, y no sustenta lo observado , esto corrobora la observación hallada,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





en el sentido que en la página del SECOP y SIA OBSERVA, ACEPTACION DE LA OFERTA,

se clasifica como un contrato de suministro, así mismo , independientemente de las

nominación que se le pueda dar al contrato, dadas las características de este, se trata de un

contrato de suministro de bienes y adquisiciones para atender a la población desplazada de

las cuales no existe entradas ni salidas de almacén que evidencien la entrada y salida de los

elementos contratados.

Se mantiene el hallazgo ADMINISTRATIVO. Por deficiencias en la aplicación de las normas

de contratación relacionadas con las selección del contratista, establecidas en capítulo 2.

Sección 1. Subsección 1. Modalidades de selección del decreto 1082 del 2015, y no

aplicación de la circular 008-2016, emitida por el almacén general del municipio.

2.2.9 CONTRATO DE SUMINISTRO No 468-2016

CONTRATO DE SUMINISTRO SELECCIÓN ABREVIADA DE

MENOR CUANTIA 010-2016. No. 468-2016. FECHA: 21-06-2016

CONTRATISTA: ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR. SUPERVISOR: LINA CECILIA CHIQUILLO ORTIZ

VALOR: $223.825.100.

ADICIÓN: $ 110.527.800

TOTAL: $334. 352.900

NIT o C.C.: 8200030029 PAGOS: $ 194.401.500,00

CONTRATO : EN EJECUCIÓN PLAZO: 8 MESES Y 14 DÍAS O HASTA AGOTAR EL PRESUPUESTO.

OBJETO: CONTRATAR UN OPERADOR PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO DE

PROTECCION EN LA MODALIDAD HOGAR GERIÁTRICO PARA ADULTOS MAYORES

EN CONDICIÓN DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE TUNJA.

Legalidad: El contrato se llevó a cabo en los términos de la selección abreviada de menor

cuantía establecida en el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del decreto 1082 del 2015. Se apertura el

proceso de selección abreviada el 21 de junio del 2016. Se publica informe de evaluación:

11 de julio del 2016.

Gestión y resultados: El contrato se encuentra en ejecución dada las adiciones y prorrogas

al Contrato inicial, se suscribió la última acta de pago de fecha 22 de diciembre del 2016, en

donde el supervisor da cuenta de la ejecución y cumplimiento del contratista hasta esa fecha.

No existe entrada ni salida del almacén de los elementos suministrados.

OBSERVACIÓN No 9. CONTRATO DE SUMINISTRO No 468-2016


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Se evidencian debilidades en la aplicación de normas y en los procedimientos para realizar

el proceso contractual: El objeto a contratar no es claro, ya que se establece y clasifica el

presente contrato, como un contrato de suministros de servicios, sin embargo el objeto a

contratar es: “Contratar un operador para el funcionamiento del centro de protección en la

modalidad hogar geriátrico para adultos mayores en condición de vulnerabilidad en el

municipio de Tunja”.

La entidad al parecer no da aplicación a los principios de contratación como el de

transparencia, economía, y responsabilidad establecidos en los artículos 24, 25,26 de la ley

80 de 1.993, en concordancia en la aplicación de las normas de Contratación relacionadas

con la selección del contratista, establecidas en capítulo 2. Sección 1. Subsección 1.

Modalidades de selección del decreto 1082 del 2015.

Tales irregularidades se observan desde la elaboración de los estudios previos determinadas

en las obligaciones del contratista, que vulnera igualmente lo establecido en artículo

2.2.1.1.2.1.1del decreto 1082 del 2015, “Estudios y documentos previos” las cuales coinciden

con las obligaciones y características, pactadas en los estudios previos y en el contrato No.

456 del 2016, cuyo objeto, contratista y tiempo de ejecución es muy similar.

Se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO.


El contrato es un contrato de prestacion de servicios”.


La entidad no soporto ni aclaro lo observado por lo tanto, no desvirtúa lo planteado en la

observación; en la página del SECOP, SIA OBSERVA, como en el contrato suscrito es de

Suministro, independientemente de la nominación dada al contrato, la entidad en la réplica

no explica porque razón suscribe dos contratos con similares obligaciones y características

las cuales fueron planteadas desde los estudios previos coincidiendo en la etapa contractual

del proceso con el contratista y tiempos de ejecución.

Por lo que se mantiene la observación y se configura hallazgo ADMINISTRATIVO CON

ALCANCE DISCIPLINARIO. Por el incumplimiento a los principios de contratación,

establecidos en los artículos 24, 25,26 de la ley 80 de 1.993, en concordancia en la aplicación

de las normas de Contratación relacionadas con la selección del contratista, establecidas en

capítulo 2. Sección 1. Subsección 1. Modalidades de selección del decreto 1082 del 2015,

así como a lo establecido en el artículo 34 numeral 01 de la ley 734 del 2002.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.2.10 CONTRATO DE SUMINISTRO. 086-2016

CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA No. 086-2016 FECHA: 21-11-2016

CONTRATISTA: GRUPMAN CONTINENTAL S.A.S. VALOR: $30.000.000

NIT o C.C.: 9009938510 INGRESO ALMACÉN: PAGOS: $ 29.995.000,00

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO : 01 MES

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN Y SALA SÍES 123 DE LA CIUDAD DE TUNJA.

Control de legalidad: De acuerdo al objeto y cuantía a contratar, este cumple con los

requisitos exigidos en el proceso de selección de mínima cuantía, establecido en el numeral

2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 del 2015.

Gestión y resultados. De las evidencias, allegadas en la carpeta contractual, junto con el

informe y material fotográfico allegado por el contratista, avalado por el supervisor dan cuenta

de la ejecución del contrato.

OBSERVACION 10 CONTRATO DE SUMINISTRO No 086-2016.

En la carpeta contractual, existen evidencias e informes de actividades de otro contrato, que

no tiene nada que ver con el objeto del Contrato No. 086-2016. Las anteriores irregularidades

evidencian deficiencias en la aplicación de las normas y procedimientos relacionados con el

archivo de documentos, establecidas en la ley 594 del 2000 y tablas de retención documental

de la entidad del decreto 2609 del 2012, que van en contra de la buena gestión del Municipio.


relación a si se trata de una mala gestión de archivo, o efectivamente, las evidencias

encontradas hacen parte de la ejecución del contrato. Se configura un hallazgo

ADMINISTRATIVO.


Correspondiente al Contrato de Suministro 086 de 2016, cuyo objeto es "Suministro de

elementos para el mantenimiento correctivo del circuito cerrado de televisión y sala CIES

123 dela ciudad de Tunja", se observa que por error involuntario de la persona encargada

del archivo, se adjuntaron las evidencias de los dos informes de ejecución que pertenecen

al proceso SMC-AMT 099 de 2016, en la Carpeta del contrato SMC-AMT 086 de 2016.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





La respuesta dada por la entidad sustenta la observacion, aclarándose que se trata de un

error de archivo por lo tanto se levanta el presente hallazgo ADMINISTRATIVO.

.2.11. CONTRATO DE SUMINISTRO 012-2016

CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA FECHA: 19-03-2016

CONTRATISTA: JORGE ORLANDO SOTO BARRERA. SUPERVISOR: FABIO ARMANDO MARTÍNEZ VILLAMIL.

VALOR: $30.000.000

NIT o C.C.: 7161905 PAGOS:$29.988.500

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 1 MES.

OBJETO: SUMINISTRO DE RACIONES DE COMIDA PARA LA POLICÍA METROPOLITANA DE TUNJA CON EL PROPÓSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES PREVENTIVAS, DISUASIVAS Y DE CONTROL PARA FORTALECER LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA DE LA CIUDAD DE TUNJA EN EL MARCO DE LA CELEBRACIÓN DE LA SEMANA SANTA

Legalidad: De acuerdo a la cuantía y el objeto del contrato cumple con los requisitos exigidos

en el proceso de selección de mínima cuantía, establecido en el numeral 2.2.1.2.1.5.1 del

decreto 1082 del 2015.

Gestión y resultados: Es un contrato que tiene acta de inicio de 19-03-2016 y acta de

terminación de fecha 28 de marzo del 2016; se evidencia en los informes planillas control

pago de alimentación de fechas que no corresponden al periodo de ejecución del objeto

contractual, es decir planillas de abril del año 2015 y junio del 2016. (Folios 260-266), no

existe evidencia de la totalidad de las raciones suministradas al personal de la Policía.

OBSERVACION No. 11. CONTRATO DE SUMINISTRO 012-2016

Se evidencian deficiencias en los controles de supervisión y seguimiento del contrato. Es un

contrato que tiene acta de inicio de 19-03-2016 y acta de terminación de fecha 28 de marzo

del 2016, en los informes del supervisor relacionados en las planillas de control de pagos de

alimentación, se acreditan pagos en fechas que no corresponden al periodo de ejecución del

objeto contractual, es decir planillas de abril del año 2015 y junio del 2016. (Folios 260-266),

no existe evidencia de la totalidad de las raciones suministradas al personal de la Policía. Lo

anterior va en contravía de los deberes de supervisión del contrato establecidos en el artículo

83 de la ley 1474 del 2011, en concordancia con el manual de supervisión de la entidad,


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emitido mediante resolución No.239 del 2014. Se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO Y

DISCIPLINARIO.


Revisada la documentación correspondiente a la observación antes referida, en lo

relacionado con el Contrato de Suministro 12 de 2016 cuyo Objeto es "Suministro de

Raciones de comida para la Policía Metropolitana de Tunja, con el propósito de apoyar el

desarrollo de las diferentes actividades preventivas, disuasivas y de control para fortalecer

la seguridad y convivencia ciudadana de la ciudad de Tunja en el marco de la celebración de

la Semana Santa", comedidamente manifestamos a Usted que, las planillas de control del

suministro de las raciones al personal de la Policía Nacional en cumplimiento del contrato

referido, son diligenciadas por la persona designada por el Comando de la Policía

Metropolitana de Tunja, designación que recae en el señor Teniente WILSON ALFREDO

ARIAS, que él es el encargado de recoger las firmas del personal que recibe la ración, que

diligenciar una planilla con fecha año 2015, obedece a un error involuntario del mencionado

Teniente, pero que el servicio se prestó efectivamente el en la semana comprendida entre el

23 al 28 de marzo, como se podrá verificar con el personal que fue asignado como apoyo en

la Semana Santa del año 2016. En lo referente a la Planilla en la que aparece "Junio" escrito

con lápiz, igualmente es un error involuntario de quien diligencia las planillas, pues como se

puede observar en la misma, los días corresponden efectivamente a la Semana Santa del

año 2016, más exactamente los día 23, 24, 25, 26, 27, 28 de marzo. Que el servicio de

raciones, fue efectivamente prestado al personal de apoyo de la Policía Metropolitana de

Tunja dispuesto durante la Semana Santa de 2016


La respuesta dada por la entidad confirma lo plasmado en la observación, efectivamente las

evidencias de la ejecución del contrato, deben ser diáfanas, por cuanto una de las funciones

de la supervisión es realizar ese control frente a la presentación de informes parciales y

finales que den cuenta de la ejecución del contrato, las evidencias no pueden ser un requisito

meramente formal, deben corresponder efectivamente a la ejecución del contrato, máxime si

están avaladas por la supervisión. Por lo anterior se mantiene la observación configurándose

un hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO. Por el incumplimiento a

los deberes de supervisión, establecidos en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011, en

concordancia con el manual de supervisión de la entidad resolución 239 del 2014 y el artículo

34, numeral 1 de la ley 734 del 2002.


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2.2.12. CONTRATO DE SUMINISTRO. 047-2016.


CONTRATISTA: ORGANIZACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DE IBEROAMÉRICA S.A.S.

VALOR: $18.400.00 ADICIÓN: $ 9.191.030

NIT o C.C.: 900852872 PAGOS: $ 27.589.745,00

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 3 MESES.

OBJETO: SUMINISTRO SERVICIOS DE DIFUSIÓN EN LOS DIFERENTES MEDIO MASIVOS Y ALTERNATIVOS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA CIUDAD CON EL PROPÓSITO DE DIFUNDIR LOS PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL LA PREVENCIÓN DE LA SEGURIDAD VIAL Y LA PROMOCIÓN DEL CULTURA DEL PAGO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.

Control de legalidad: EL contrato inicial se desarrolló en los términos establecido en el numeral 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 del 2015 para el proceso de mínima cuantía, se suscribe acta de terminación y liquidación con fecha 13 de octubre del 2016, por valor de $ 27.591.030. Sin embargo: Los estudios previos que sustentan la adición del contrato, establecen como necesidad de la adición, las publicaciones en medios de comunicación de un empréstito suscrito por la Alcaldía de Tunja, mediante el acuerdo 024-2016, encontrándose que dicha adición es solicitada por el Contratista, (folio 152 carpeta contractual), por lo que al parecer la necesidad no nace de la entidad, vulnerando el artículo 2.2.1. 1. 2. 1. 1 .del decreto 1082 del 2015 el cual establece: “La entidad estatal debe elaborar los estudios previos, en donde conste: 1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer”.

- Las publicaciones y evidencias de la ejecución del Contrato, con respecto a la adición, esto es con respecto a la publicación del empréstito. Mediante acuerdo 024-2016, se dan antes de la suscripción de la adición con fecha 15 de septiembre del 2016. Gestión y resultados: - Frente a los pagos se tiene que se pactó un anticipo del 50% del valor del contrato, el cual de acuerdo a la relación de pagos del año 2016, fue cancelado al contratista el día 13-09-2016, sin embargo no existe evidencia en la carpeta contractual.

-Tampoco se pudo determinar si el valor de la adición fue cancelada o no, a pesar de estar sustentada mediante disponibilidad presupuestal No. 20161725 de fecha 14-09-2016.

De otro lado de acuerdo a los soportes allegados y ejemplares de las publicaciones que reposan en la carpeta, con respecto, a las demás obligaciones pactadas del contrato, que no tienen que ver con la adición, se evidencia el cumplimiento del objeto del contrato.


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Se presentan deficiencias y debilidades en el procedimiento contractual relacionado con la adición al objeto pactado inicialmente; ya que no se determina de manera clara la justificación de la adición al contrato: las publicaciones en medios de difusión escritos y evidencias de la ejecución del Contrato, con respecto a la adición, esto es con respecto a las publicaciones en diferentes periódicos regionales, de lo relacionado con las publicaciones del empréstito, se dan antes de la suscripción de la adición; la cual fue suscrita el 15 de septiembre del 2016; asociado al hecho, que de acuerdo a lo evidenciado en el informe presentado por el Contratista, el día 23 de agosto del 2016, pareciera que dicha necesidad, nace del Contratista y no de la entidad. Teniendo en cuenta lo anterior, si bien es cierto que la administración, tiene el deber de

realizar las modificaciones que sean necesarias en virtud de responder por la buena ejecución

de la Contratación y decantados a través de la Jurisprudencia del Consejo de Estado, en

relación a los procesos contractuales celebrados con entidades públicas, en el caso particular

la adición no es clara, sumado al hecho que no existe claridad tampoco frente al pago de la

adición, ni frente al pago del anticipo del contrato, dichas irregularidades denotan la falta de

aplicación de normas tales como el principio de economía y responsabilidad establecidos en

el artículo 24 y 26 de la ley 80 de 1993,en concordancia con lo estipulado en el artículo 40

de la ley 80 de 1993, la cual permite la adición en los contratos suscritos con una entidad

estatal.


A lo anterior, la supervisión retoma e/ primer párrafo del punto 1.3 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR' que corresponden al estudio previo para la elaboración del contrato inicial y que son documento legal, público y base para la elaboración de la aceptación de la oferta y que menciona lo siguiente: "El contratista deberá realizar las siguientes actividades, según solicitud del supervisor del contrato, teniendo en cuenta las necesidades informativas de la alcaldía y deberá COORDINAR CON LA SUPERVISORA del contrato la selección de espacios de comunicación a través de los que se emitirán los mensajes de interés de la administración".

De tal manera que para los estudios previos que sustentan la adición del contrato la oficina Asesora de Comunicaciones justifica que conjuntamente con el contratista se distribuyen los cm2 contratados y que se define que se requiere continuar difundiendo la información en temas de hacienda, tránsito y empréstito; por lo que se nombra al CONTRA TISTA en la "descripción de la necesidad" para el estudio del adicional, de conformidad a Io establecido en las actividades del contrato inicial. Adicionalmente, los estudios previos del adicional no solo mencionan publicación del empréstito, como Io refiere el control de legalidad en su auditoría, sino que también incluye y menciona a los temas de tránsito y Hacienda, en donde se prevé publicar información que incentive el pago de impuestos sobre industria y comercio, conciencia vial y Acuerdo 024 sobre empréstito. De tal manera que mencionar al contratista en el estudio del adicional no


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configura una falta, porque se encontraba estipulado en las actividades, la coordinación de todo el contrato de manera conjunta

Esta misma información se encuentra estipulada en la Aceptación de la Oferta — Prórroga Mínima firmada el 15 de septiembre de 2016, en el numeral seis (6) de las consideraciones del contratista, además se cita que: "Se debe insistir e impactar aún más en estos temas específicos teniendo en cuenta las fechas establecidas por la administración para el cumplimiento de algunos procesos "

La coordinación entre contratista y supervisión no desvirtúa que es la administración la que en últimas hace la solicitud de adición al contrato; la coordinación no es remplazo de las autoridad que los administra.

Según el desarrollo del contrato en su parte adicional, anexamos los artes publicados en más de tres periódicos propuestos para los diferentes temas que citaba la descripción de la necesidad; desde secretaría de hacienda y oficina asesora se determinó crucial la publicación de fechas para el pago de impuestos con el fin de evitar sanciones a contribuyentes y afectar así a los mismos.

Como evidencia se anexa las publicaciones para el mes de septiembre sobre el adicional en los periódicos Hagamos Noticia, Extra Boyacá, Panorama el Informativo y Revista Hunza, en donde fue socializado uno de los puntos por los cuales se tramitaba el empréstito, específicamente sobre el Plan Bicentenario, en donde se utilizarían parte de los recursos para la recuperación y revitalización del Centro Histórico de Tunja

También se adjunta como evidencia copia de la Aceptación de la Oferta — Prórroga Mínima,

resaltando las Indicaciones del adiciona/ y los motivos que los suscitan.

Con respecto a lo mencionado: "Las publicaciones y evidencias de la ejecución del Contrato, con respecto a la adición, esto es con respecto a la publicación del empréstito. Mediante acuerdo 024-2016, se dan antes de la suscripción de la adición con fecha 15 de septiembre del 2016, por esta razón las cifras originalmente apropiadas, por esta razón se solicita adición para apropiación de nuevos valores y se entiende que no es un nuevo contrato sino que se adiciona al ya existente.

Sin embargo, la publicación de artículos, artes y piezas escritas del contrato 047 de 2017 tenían como fin desde el contrato inicial y como reza en su objeto: DIFUNDIR PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCAD/A", además de incluir la frase POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL, por lo que se entiende que es posible incluir difusión de las necesidades de la administración.

Los fondos existentes al tiempo de impartir la orden de publicación del ítem del empréstito no estaban plenamente identificados como deficitarios, se reitera que por planeación se presumía una falta para el contrato, que estaba vigente y que tenía fondos suficientes para su determinación, téngase en cuenta que la determinación de déficit o superávit de cualquier contrato solamente se determina cuando este próximo a liquidar o se liquide. Las adiciones


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legalmente no son posibles cuando ya no hay fondos o cuando los contratos están vencidos, por Io mismo no se trata de un hecho cumplido sino de un desarrollo normal del contrato.

La planeación del adicional se evidencia en el seguimiento de supervisión que fue radicada ante la Secretaria de Contratación y que da cuenta de la necesidad inmediata y con tiempo a la fecha de terminación del contrato inicial. (Anexo. Copia de informe de supervisión)

Según se menciona, "Frente a los pagos se tiene que se pactó un anticipo del 50% del valor del contrato, el cual de acuerdo a la relación de pagos del año 2016, fue cancelado al contratista el día 13-09-2016, sin embargo no existe evidencia en la carpeta contractual" y que "Tampoco se pudo determinar si el valor de la adición fue cancelada o no a pesar de estar sustentada mediante disponibilidad presupuestal No. 20161725 de fecha 14-09-2016

La Supervisión adjuntó en la carpeta que reposa en la oficina asesora sobre el proceso en general del contrato 047 de 2016 copia de las órdenes de pago del contrato en mención que dan fe tanto del pago del anticipo del 50% como del último pago del contrato en donde se hace el pago final del contrato inicial y el pago de la adición. Este solo se hace efectivo hasta el momento en que la supervisión radica informe de supervisión para la liquidación con fecha 19 de octubre, recibe a satisfacción y se sude el proceso normal de pago de la administración para el trámite de cuenta con fecha de radicación de acta de 9 de noviembre. (Anexo. Copia de las órdenes de pago mencionadas, que evidencia el pago del contrato).

Teniendo en cuenta Ío anteriormente mencionado, solicitamos se considere las explicaciones a las observaciones del contrato en mención y que no se configure como hallazgo, ya que se considera, se cumplió a cabalidad con el debido proceso contractual


De acuerdo con la respuesta dada por la entidad, se explica que la adición del contrato no se

dio solamente frente a lo relacionado con las publicaciones del empréstito tal como se dio dar

a entender en los estudios previos de la adición de la siguiente lectura. estudios previos “

Que inicialmente no se contempló en el contrato la publicación especial en tres medios de

comunicación de amplia circulación puesto que la necesidad , en ese momento, radicaba

especialmente en dar a conocer los descuentos como incentivo de pago oportuno de la oficina

de impuestos, según el periodo lectivo del año y las campañas de sensibilización vial que se

desarrollaban desde la secretaria de movilidad, pero teniendo en cuenta la importancia de

socializar con la ciudadanía el proyecto de acuerdo 024 del 2016 sobre el empréstito, en

medios de gran impacto para Tunja, se hace necesario se adicionen recursos para realizar

las publicaciones especiales y el tiempo para ejecutarlos”.

Asociado al informe presentado por el contratista de fecha agosto 23 del 2016, que reposa en

la carpeta contractual, en donde se relaciona numeral 3. Estado actual del contrato.

Estableciendo que el contrato presenta una ejecución a la fecha de presentación del informe

del 93% en donde relacionan las publicaciones del empréstito como pendientes.


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Además la solicitud de adición del contratista, no se da en los estudios previos, sino que se

refleja es en el informe presentado por el Contratista.

Y corroborado con el hecho que frente a las publicaciones del empréstito, existe en la carpeta

contractual solamente una publicación de fecha 01 de septiembre del 2016, y en los soportes

allegados en la réplica, no se evidencian las otras dos publicaciones, ahora bien frente a los

soportes del pago del anticipo y demás pagos fueron desvirtuadas las manifestaciones

presentadas en la observación, se mantiene la observación y se configura el HALLAZGO

ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO. Por el incumplimiento a los principios

de economía y responsabilidad establecidos en el artículo 24 y 26 de la ley 80 de 1993, en

concordancia con lo estipulado en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, la cual permite la adición

en los contratos suscritos con una entidad estatal., en concordancia con el articulo 34 numeral

1 de la ley 734 del 2002.



CONTRATISTA: NSP DE COLOMBIA S.A.S .

VALOR: $17.485.800 ADICIÓN:$ 6.224.850

NIT o C.C.: 800055179 PAGOS: $ 23.703.962.

CONTRATO: LIQUIDADO. PLAZO: HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016.

OBJETO: SUMINISTRO DE PLACAS PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES, MOTOS, MOTOCARROS, REMOLQUES Y SEMIRREMOLQUES CON EL FIN DE DAR SOLUCIÓN A TODOS LOS TRAMITES COMO DUPLICADO DE PLACA, MATRICULA, RADICADOS DE CUENTAS ENTRE OTROS DENTRO DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL

Legalidad: De acuerdo a la cuantía, el contrato cumple los requisitos exigidos en numeral 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 del 2015. Gestión y resultados: De acuerdo a lo allegado en la carpeta contractual, existen evidencias de la ejecución y cumplimiento del contrato pactado inicialmente, sin embargo, no existen evidencias de la entrega de las 477 placas, solicitadas a través de la adición, el contrato tiene acta de liquidación con fecha 30 de diciembre del 2016, sin ningún tipo de observación y dando cuenta de la terminación del contrato a satisfacción entre las partes.


Se presentan deficiencias, en los controles y seguimiento en la supervisión del contrato, en

contravía de lo establecido en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011, en concordancia con el

manual de supervisión de la entidad. Resolución No. 239 del 2014, en razón a que no existe


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evidencia de la ejecución de la adición del contrato, aunado al hecho que se suscribe acta

de liquidación del contrato con fecha 30 de diciembre del 2016, sin ningún tipo de

observación o salvedad, dando cuenta de la terminación del contrato a satisfacción entre las

partes, en contravía igualmente del principio de responsabilidad establecido en el artículo 26

de la ley 80 de 1.993.

No existen entradas a almacén ni ningún tipo de evidencias de la entrega de las 477 placas, solicitadas a través de la adición, el contrato tiene acta de liquidación del contrato con fecha 30 de diciembre del 2016.Se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL por valor $6.224.850.00.

REPLICA DE LA ENTIDAD. Según las bases de datos encontradas en los archivos del contrato 030-2016, se evidenció: Teniendo en cuenta la demanda de solicitudes de matrículas, el día 23 de diciembre del año 2016, se suscribió la adición 1 al contrato SMC-AMT-030/2016, con el fin de garantizar la disposición de estos elementos (477 placas para vehículos particulares) y su posterior entrega. El día 30 de diciembre se efectuó el acta de liquidación y recibo final.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y en virtud de que los soportes allegados, corroboran la configuración del hallazgo administrativo y disciplinario, ya que la entidad no soporta la ejecución del contrato a 30 de diciembre del 2016, se mantiene el hallazgo ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO, por incumplimiento en los controles y seguimiento en la supervisión del contrato, en contravía de lo establecido en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011 e Incumplimiento al principio de planeación establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993 y los principios presupuestales como el de anualidad, establecidos en el artículo 4 del decreto 111 del 1.996. En concordancia con el articulo 34 numeral 01 de la ley 734 del 2002.

.2.14. CONTRATO DE SUMINISTRO No. 455-2016

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA FECHA: 31-05-2016

CONTRATISTA: REMBER EDUARDO BUITRAGO ORTEGA. SUPERVISOR: WILSON LÓPEZ TORRES.

VALOR: $ 60.000.000

NIT o C.C.: 7161213 PAGOS: $29.638.005



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OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE

EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS, HARDWARE, SOFTWARE Y DEMÁS PERIFÉRICOS DE

LA ALCALDIA DE TUNJA CON EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE LOS REPUESTOS

REQUERIDOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS.

Legalidad: De acuerdo a los requisitos y cuantía del este se suscribió de acuerdo a lo

establecido en la selección abreviada de menor cuantía. El contrato fue adjudicado el día 01

de julio del 2016, el 05 de julio del año 2016, se presentó queja ante la Procuraduría

Provincial de Tunja, y ante la Personería de Tunja, por presuntas irregularidades en la

selección del Contratista la cual se encuentra en investigación, mediante el radicado No.

2016-084, así mismo, es conocido por Control Interno Disciplinario en la Alcaldía Mayor de

Tunja. La entidad debe desvirtuar mediante la investigación disciplinaria, lo manifestado por

uno de los oferentes participantes , toda vez, que la entidad dio respuesta oportuna a las

observaciones presentadas al proceso contractual , el día 30 de junio del 2016, analizadas y

recomendadas a través del Comité Evaluador, que dieron como resultado, la adjudicación

del Contrato y quienes dieron respuesta a las observaciones relacionadas con la queja,

estableciendo que los documentos que determinaron la selección del Contratista, fueron

allegados en medio magnético.

Gestión y Resultados: De los informes del Contratista, se evidencia el cumplimiento del

contrato hasta el 51 % del contrato, quedando un saldo sin ejecutar al finalizar la vigencia

fiscal es decir a 30 de diciembre del 2016 de $29.664.620, suscribiendo acta de terminación

y recibo final, sin observación alguna frente a la saldo sin ejecutar por parte del supervisor

del Contrato, y suscrita a satisfacción por el Contratista y supervisor del Contrato.

OBSERVACION No. 14. CONTRATO 455 del 2016

La falta de justificación, frente al saldo sin ejecutar del Contrato, que dieron como resultado el no cumplimiento de la totalidad del objeto contractual, permiten establecer una debilidad en los controles de supervisión, vulnerando lo establecido en el artículo 83 y 84 de la ley 1474 del 2011, en contravía igualmente del principio de responsabilidad establecido en el artículo 26 de la ley 80 de 1.993. Sumado al hecho de que se suscribe acta de terminación del Contrato a satisfacción, sin ninguna observación por parte del Supervisor. Configuran un hallazgo ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO.



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El contrato No. 455 de 2016, Presenta acta de inicio de 18 de julio de 2016, suscrito por la

Supervisora de/ contrato; Ingeniera JULIETA BERNAL MORENO. Quien figura en la cláusula

Octava del contrato en mención.

Presenta Acta No. 1. De fecha 2 de septiembre de 2016, pago del periodo 18 de julio de 2016 a 30 de agosto de 2016.

A finales del mes de Septiembre de 2016, en oficio 1.5. 1459 proveniente de la Secretaria de Contratación, Licitaciones y Suministros, se me informa de la designación de la supervisión de/ contrato No. 455.

Se realizó Acta No. 2 de fecha 01 de noviembre de 2016. De acuerdo a los informes

presentados por el contratista de las actividades realizadas en el periodo comprendido del

01 de septiembre de 2016 a 31 de octubre de 2016.

Se realizó Acta No.3 de fecha 02 de diciembre de 2016, del periodo 01 de noviembre de

2016 a 30 de noviembre de 2016. De acuerdo a informes de actividades realizadas. 1 El contrato se divide en dos (2) partes:

a) MANTENIMIENTO PREVENTIVO. El cual se compone de la limpieza y ajustes físicos de los equipos y ajustes al software ofimático.

b) MANTENIMIENTO CORRECTIVO. El cual se compone como lo dice el objeto del contrato; EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE LOS REPUESTOS REQUERIDOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS 2. EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO, estaba sujeto a la lista de ocho (8) ítems que figuran en el contrato, dentro de la Cláusula Segunda. Para el mantenimiento preventivo se estableció en la Cláusula Sexta; obligaciones del contratista; en el numeral 24); "Prestar un (I) mantenimiento preventivo a los equipos relacionados previamente y por solicitud del supervisor". Tarea que fue realizada a cabalidad en el contrato en mención, por el Supervisor y el contratista. 3. EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS y HARDWARE, está sujeto a la lista de cincuenta y seis (56) ítems que figuran en el contrato, dentro de la Cláusula Segunda. Como se puede observar en el listado, estos elementos o repuestos hacen parte de una bolsa de suministros la cual se agota por demanda, dichos repuestos solo podían ser suministrados e instalados en los quipos que Ío requirieran de acuerdo a la demanda, diagnóstico y daño que los equipos presentaran, y estos se cancelaron de acuerdo al valor del listado en mención. 4. El tiempo de ejecución del contrato fue de cinco (5) meses, contados a partir del acta de inicio. 5. La función como supervisor, me fue asignada a finales del mes de septiembre del 2016. En oficio 1.5.1459 proveniente de la Secretaria de Contratación, Licitaciones y Suministros. Quedando tres meses para la ejecución de/ contrato.

De acuerdo a Ío anterior, se me permito manifestar que en ningún momento se presentó o se dio como resultado el no cumplimiento del contrato, por parte del contratista y mucho menos por parte de los controles de la supervisión, ya que se actuó en concordancia con la Ley 80 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y la Constitución Política de Colombia. Preservando


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los intereses de la Administración Municipal y el patrimonio de la misma, evitando que se diera mal uso de los recursos asignados para el contrato en mención.

Las razones por las cuales no se ejecutó el cuarenta y nueve (49%) de lo presupuestado para la ejecución del contrato, obedece a que no se presentaron en la administración municipal inconvenientes o daños en los equipos, que requirieran el suministro e instalación de repuestos, motivo por el cual esta supervisión no podía autorizar y mucho menos permitir que estos recursos se utilizaran en otro objeto, que no fuera el que establece el contrato en la Cláusula Primera.

Como se evidencia el contrato estaba sujeto a los daños que se pudieran presentar, por lo que esta supervisión actuó de buena fe y bajo los preceptos de la Ley, y en aras de preservar los recursos de la Alcaldía Mayor de Tunja, y dio las respectivas garantías al contratista para la ejecución del contrato.

Se suscribió acta de terminación de/ contrato a satisfacción, teniendo como base el cumplimiento del contratista en las labores realizadas y de la supervisión en lo estipulado en el contrato, teniendo presente la demanda para agotar la bolsa de dinero para el suministro de repuestos e instalación de los mismos, no pudo ser copado por falta de requerimientos o demanda, ya que los equipos de la administración no presentaron fallas o daños que requirieran repuestos, para poder hacer uso de ellos.


Teniendo en cuenta que la respuesta dada sustenta la observación en debida forma, se levanta hallazgo DISCIPLINARIO, sin embargo se mantiene el hallazgo ADMINISTRATIVO, en razón a que las situaciones presentadas en el desarrollo del contrato, deben estar sustentadas y justificadas en los documentos que hacen parte del contrato, como por ejemplo en el acta de liquidación cuando existan salvedades y observaciones al contrato.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 093-2016 FECHA: 09-12-2016

CONTRATISTA: CORPORACIÓN ESCUELA DE BELLAS ARTES BERTHE. SUPERVISOR: ROSANA AIDÉ MONTAÑEZ MORENO.

VALOR: $29.000.000

NIT o C.C.: 900857219 PAGOS: Decreto 011 de 10 de enero del 2017

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 3 DÍAS.

OBJETO: SUMINISTRO DE BIENES REQUERIDOS PARA LA ELABORACIÓN DE

CARROZAS Y CARROCITAS, QUE PARTICIPARAN EN EL AGUINALDO BOYACENSE

2016.

Legalidad: De acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato cumple con los

requisitos exigidos por la ley para este tipo de contratos en los términos establecidos del


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artículo 2.2.1.21.5.2. Del decreto 1082 del 2015.Sin embargo, es un contrato en donde se

vulnera el principio de publicidad, toda vez que se suscribió acta de inicio el día 09 de

diciembre del 2016, publicándose de manera extemporánea 66 días después, el día 17 de

febrero del 2017. Se suscribió acta de terminación con fecha 14 de diciembre del 2016,

publicada igualmente de manera extemporánea 63 días después de suscrita esto es el día

17 de febrero del 2017.

Control de gestión y resultados: Se evidencia igualmente que los elementos fueron

suministrados, de acuerdo a las entradas y salidas de almacén y de los registros fotográficos,

así como los informes de contratista y el supervisor. Es un contrato que se ejecutó cuyo fin

se encuentra enmarcado en la elaboración de carrozas, en desarrollo de uno de los eventos

culturales más importantes y tradicionales del Municipio de Tunja, como lo es el aguinaldo

boyacense, celebrado en el Municipio de Tunja, durante los días 16 a 23 diciembre del 2016.

Este contrato se encuentra en cuentas por pagar del año 2017- decreto No. 011 del 2017,

expedido por la Alcaldía Municipal de Tunja


CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA 087-2016 FECHA: 23-11-2016

CONTRATISTA: INTER RAPIDÍSIMO S.A. SUPERVISOR: ARMANDO GUERRERO CASTRO.

VALOR: $30.000.000

NIT o C.C.:800251569 PAGOS: Decreto 011 del 10 de enero del 2017.

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 1 MES

OBJETO: SUMINISTRO DE SERVICIOS DE RECOLECCIÓN, CURSO Y ENTREGA DE MENSAJERÍA EXPRESA QUE REQUIERA EL MUNICIPIO Y CADA UNA DE SUS DEPENDENCIAS EN LAS MODALIDADES DE URBANO, ZONAL, NACIONAL TRAYECTOS ESPECIALES.

Control de legalidad: De acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato

cumple con los requisitos exigidos por la ley para este tipo de contratos en los términos

establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. Del decreto 1082 del 2015. Sin embargo, es un

contrato en donde se vulnera el principio de publicidad, por cuanto se suscribo acta de inicio

del contrato, de fecha de 23 de noviembre del 2016, se publicó el día 23 de febrero del 2017,

de manera extemporánea tres (3) meses después. Acta de liquidación: de fecha 30 de

diciembre del 2016. Publicada igualmente el día 23 de febrero del 2017, de manera

extemporánea 2 meses y medio después de suscita.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Control de la gestión y resultados: De acuerdo al informe del contratista, y actas de

supervisión se dio cumplimiento al objeto contractual, así mismo de manera aleatoria, se

verifico la entrega de correspondencia por la empresa de correo a los lugares de destino, es

un contrato cuya necesidad se justifica en el aumento de entrega de correspondencia por

parte de la Secretaria de hacienda , oficina de impuestos del Municipio de Tunja, y en relación

con la entrega de las liquidaciones obligatorias de impuesto predial para los años 2011-2012.


INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTIA 100.2016 FECHA: 12-12-2016

CONTRATISTA: ESCOLTUR LTDA. SUPERVISOR: ROSANA AIDÉ MONTAÑEZ.

VALOR: $ 30.915.000

NIT o C.C.: 820000800-0

PAGOS: $ 30.915.000

CONTRATO: LIQUIDADO PLAZO: 11 DÍAS

OBJETO: SUMINISTRO PARA EL ALQUILER DE VEHÍCULOS REQUERIDOS EN EL

DESARROLLO DEL DESFILE DE CARROZAS Y COMPARSAS EN EL MARCO DEL

AGUINALDO BOYACENSE 2016.

Legalidad: Las etapas del proceso contractual se cumplieron de acuerdo a la cuantía, objeto contractual, y valor del contrato los cuales cumplen con los requisitos exigidos por la ley para este tipo de contratos en los términos establecidos del artículo 2.2.1.21.5.2. Del decreto 1082 del 2015. Sin embargo, es uno de los contratos donde la entidad vulnera el principio de publicidad establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del decreto 1082 del 2015, por cuanto se suscribe acta de inicio de fecha 12-12-2016 publicándose de manera extemporánea 1 mes y 08 días después: .el día 20 de enero del 2017, igualmente se suscribe acta de terminación y liquidación del contrato, con fecha 23 de diciembre del 2016, y se pública el mismo el 20 de enero del 2017.

Gestión y resultados: De acuerdo al informe del contratista, se evidencia el cumplimiento del contrato, así como los informes y actas de terminación y recibo a satisfacción por la entidad y el Contratista. Este contrato nace de la necesidad planteada por la Administración, para desarrollar el proyecto de la Secretaria y Turismo de la ciudad de Tunja, denominado “Comunidad arte y equipo”, así como en el desarrollo de eventos tradicionales del Municipio de Tunja, como lo es el aguinaldo boyacense que se celebró durante los días 16 al 22 de diciembre del 2016.

OBSERVACION No. 15. CONTRATOS 087-2016, 093-2016,100-2016.

Los documentos del proceso contractual y poscontractual no se publican en los términos establecidos en el articulo numeral 2.2.1.1.1.7.1 decreto 1082 del 2015, es decir dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Si bien es cierto, una de las finalidades de la publicación de los procesos contractuales en donde participan las entidades del Estado, es garantizar la libre concurrencia y la participación de las personas que se presenten en desarrollo de los principios de transparencia y publicidad establecidos en el artículo 24 de la ley 80 de 1993., se tomaron como referencia estos tres contratos, dada la publicación en la página en el SECOP, de manera extemporánea, es así como se da publicación del acta de inicio del Contrato, una vez el objeto contractual fue ejecutado y terminado. De las evidencias existentes se determinó y de acuerdo a sus objetos y características contractuales que estos se ejecutaron en el mes de noviembre y diciembre del 2016, sin embargo, las publicaciones se dieron en enero y febrero del año 2017. Así mismo, la falta de aplicación de la entidad de lo establecido en artículo 2.2.1.1.1.7.1. Del decreto 1082 del 2015, desdibuja el fin de la norma, cual es dar a conocer el proceso contractual a través de los medios electrónicos a las personas que participan en él, y a los particulares en oportunidad. Se configurará un hallazgo ADMINISTRATIVO.


“Con ocasión a la OBSERVACION No. 15 realizada a los contratos de suministro 087-2016, 093-2016 y 100-2016, por publicación extemporánea, advierte esta sectorial que los documentos publicados con tiempo mayor a tres días de la fecha de su expedición, trataron de los documentos como acta de inicio, acta de terminación y acta de liquidación, todos ellos documentos pos contractuales, y que al tenor del artículo 2.2.1.1.1.7.1. del decreto 1082 de 2015 "La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición tratándose estos de documentos pos contractuales su publicación extemporánea no estaría trasgrediendo tal precepto legal. Por otra parte es importante aclarar que la demora en la publicación de estos documentos.


Teniendo en cuenta la respuesta la entidad, no se desvirtúa lo planteado en la observación de carácter administrativo, aunado al hecho que la presente observación se ha plasmado en auditorias anteriores se mantiene como hallazgo ADMINISTRATIVO.

3. EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO Para la evaluación al plan de mejoramiento se tiene en cuenta lo evidenciado y analizado por el equipo auditor, de lo cual se concluye que: De la muestra auditada, se pudo observar que los contratos de suministro suscritos en el año 2016, cuentan en su mayoría con registros fotográficos, en cumplimiento al plan de mejoramiento.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Así mismo, se pudo observar que los contratos de suministro suscritos en el año 2016, en relación a la publicación de los documentos, del proceso contractual y poscontractual no se publican en los términos establecidos en el articulo numeral 2.2.1.1.1.7.1 del decreto 1082 del 2015, es decir dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

Si bien es cierto, la finalidad de la publicación de los procesos contractuales en donde participan las entidades del Estado, es garantizar la libre concurrencia y la participación de las personas que se presenten al proceso contractual, en desarrollo de los principios de transparencia, selección objetiva del contratista, publicidad, entre otros establecidos en la ley 80 de 1993. Es preciso indicar que la entidad debe dar cumplimiento a los planes de mejoramiento elaborados por esta y aprobados por la Contraloría; que buscan el logro de objetivos de la entidad en su proceso misional y en pro del mejoramiento continuo, tomado las acciones correctivas efectivas, frente a la publicación extemporánea de los documentos del proceso contractual y poscontractual en el SECOP, deficiencias evidenciadas igualmente en la auditoria vigencia 2015.

En cuanto a los Contratos de Suministro suscritos en la vigencia 2015, la entidad elaboró las siguientes acciones de mejora: Las Numero : 24,25,26,27,28,30,34,40,42 suscritas en el plan de mejoramiento y presentadas el 29 de noviembre del año 2016, de las cuales presentó avance al plan de mejoramiento a través del Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas a corte 31 de abril del 2017. Del análisis al Plan de Mejoramiento se concluye que de los nueve (9) hallazgos administrativos y disciplinarios que quedaron en firme de la auditoría realizada a la contratación vigencia 2015, cuatro (4) están cumplidos totalmente, uno (1), se está cumpliendo parcialmente y 4 no presentan ningún avance, Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos números: 24 (observación 28) 25 (observación 31) 26 (observación 32) 27 (observación 33) La acción parcialmente cumplida corresponde a la número 31 (observación 37) auditoria contratación vigencia 2015. Las acciones que no presentan ningún avance al plan de mejoramiento, corresponden a los hallazgos No. 28,29, 30, correspondientes a las observaciones 34, 35, 36, resultado del informe de auditoría contratos de suministro vigencia 2015, y específicamente lo relacionado con el contrato de suministro 075 del 2015. Cuyo objeto es: “Suministro de materiales para construcción e instalación de 30 lombricopostadores más el pie de cría (5kg de lombriz californiana por sistema). Para el fortalecimiento de del servicio de asistencia técnica. e


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implementación de buenas prácticas agrícolas (bpa). Ganaderas (bpg) y de manufactura (bpg). Como mecanismo de producción más limpia de alimentos. Para la promoción de alianzas. Asociaciones u otras formas asociativas de productores”. Así mismo, la acción que no presenta avance, o no se encuentra soportado en la rendición del avance a corte 31 de abril del 2017, reportado a través de la rendición de cuentas electrónica, es la numero 42, observación 58 de la auditoria a los contratos de suministro, vigencia 2015. El resultado de 55.6% es la verificación del cumplimiento de las acciones correctivas de los hallazgos detectados en la auditoría realizada a la vigencia 2015 y que correspondiente a nueve (9) hallazgos, como se evidencia en la matriz de calificación y en los papeles de trabajo

Grado de cumplimiento

No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos 4

Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos

1

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 4

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

No. acciones cumplidas = Total acciones cumplidas

Total acciones = 4/9 = 44.44%.

Este indicador señala que de las 8 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 4, lo que corresponde a un 44.44% de cumplimiento.

No. acciones cumplidas = Total acciones parcialmente cumplidas

Total acciones = 1/9 =

11.11%

Este resultado establece que la Entidad dio cumplimiento parcial a 1 acción, equivalentes a un 11.11%.

No. acciones cumplidas = Total acciones no cumplidas

Total acciones = 4/9 = 0

44.444%

Este indicador señala que la Entidad, no presento avance al plan de mejoramiento , con relación al hallazgo 28,29,30,42 y que corresponde a las observaciones 34,35,36 ,58 de la auditoría realizada a contratos de suministro vigencia 2015. Equivalente al 44.44%

TOTAL: AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO= 55.56 %


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VERSIÓN: 02





4. CUADRO DE CONFIGURACION DE HALLAZGOS.

En el desarrollo de la presente auditoria se establecieron doce (12) hallazgos administrativos, siete (7) disciplinarios. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal;

No. HALLAZGO H.A. H.D. H.F.

1 OBSERVACION 2. Lo manifestado por la entidad, no desvirtúa lo plasmado en la observación, toda vez que no existe en el proceso contractual evidencia de la modificación de las obligaciones pactadas , como según lo manifiesta la entidad ocurrió frente a la justificación de no existencia de entradas del almacén, es pertinente mencionar que la entidad debe dar aplicación a los procedimientos previos establecidos por esta, como es la circular 08 del 2016, en concordancia con los deberes de supervisión, cualquier situación que se presente en el desarrollo del contrato y que afecte las condiciones de este, debe quedar por escrito, dada la característica de: solemnidad del contrato estatal.

X

2 OBSERVACION 3

Dado que tal y como se dejó plasmado en la observación, en el desarrollo de la auditoria se solicitaron las evidencias pertinentes respecto a las entregas de los paquetes nutricionales a la población para la cual iba destinada de acuerdo al objeto del contrato, y estas no fueron allegadas en su totalidad, de lo cual existe prueba documental relacionada en el correo electrónico al cual fueron enviadas, además las planillas allegadas en la réplica no tienen fechas de entrega a los beneficiados con el contrato, igualmente las planillas aportadas se encuentran repetidas dos y tres veces sin aclaración alguna, y en virtud que uno de los objetivos de la presente auditoria es verificar y comprobar el beneficio del contrato de acuerdo a la necesidad y objeto pactado. Por el incumplimiento a los deberes de supervisión, establecidos en el artículo 83 de la ley 1474 del 2011 ,en concordancia con el manual de supervisión de la entidad resolución 239 del 2014 y el artículo 34, numeral 1 de la ley 734 del 2002.

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X

3 OBSERVACION 4.

Teniendo en cuenta que la entidad no justifica la contratación al finalizar la vigencia, la respuesta dada comprueba la falta de aplicación del principio de planeación en el proceso contractual y la vulneración de normas de presupuesto, además que no se


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allegan soporten de la existencia de las 850 sudaderas, a través de las entradas del almacén, las evidencias fotográficas allegadas en el informe que presenta el contratista, solamente determinan las caracterticas técnicas del objeto a contratar, y no es cierto que se aporte evidencia fotográfica de cada una de las sudaderas entregadas, como tampoco se allegan la existencia de planillas de entrega a la población beneficiada con el contrato, siendo este el fin último, si bien es cierto se allega certificación del cumplimiento del contrato por parte del supervisor, por ser un contrato de suministro las evidencias del cumplimiento del objeto y los beneficios obtenidos deben ser claros y suficientes. Por la vulneración al principio presupuestal de anualidad establecido en el artículo 4 del decreto 111 de 1996 en concordancia con el principio de planeación y economía establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1.993, igualmente incumplimiento a los deberes de supervisión del articulo 83 y 84 de la ley 1474 del 2011. Que finalmente determinan el incumplimiento al artículo 34 numeral 1 de la ley 734 del 2002.

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4 OBSERVACION 6. La explicacion dada por la entidad no sustenta lo hallado en la observación, por el tipo de contrato y objeto a contratar, se puede establecer que el plazo de ejecucion de dos dias, no se podia cumplir , ademas la suspensión del contrato debe estar justificada en un hecho imprevisible, sumado al hecho que no existe prorroga de la ejecución del contrato, con lo que se comprueba la falta de aplicación de los principios de planeacion y normas de presupuesto. Por el incumplimiento al principio de planeación establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993 y los principios presupuestales como el de anualidad, establecidos en el artículo 4 del decreto 111 del 1.996, en concordancia con el articulo 34 numeral 01 de la ley 734 del 2002.

X

X

5 OBSERVACION 7. Existe deficiencias en la aplicación de las normas relacionadas

con el archivo de documentos, establecidas en la ley 594 del 2000

y tablas de retención documental de la entidad, establecidas en

el decreto 2609 del 2012, que van en contra de la buena gestión

del Municipio y que se relacionan con el archivo documental

encontrado en las carpetas de los contratos Números 086-2016 y

099 del 2016.

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6 OBSERVACION 8


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Teniendo en cuenta que la entidad da como respuesta que se

trata de un contrato de prestacion de servicios, esto corrobora la

observacion hallada, en el sentido que en la pagina del SECOP y

SIA OBSERVA, ACEPTACION DE LA OFERTA, se clasifica

como un contrato de suministro, asi mismo , independiente de las

nominacion que se le pueda dar al contrato, dadas las

caracteristicas de este, se trata de un contrato de suministro de

bienes y adquisiciones para atender a la población desplazada de

las cuales no existe entradas ni salidas de almacen.

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7 OBSERVACION 9. La respuesta de la entidad, no desvirtúa lo planteado en la observación, en la página del SECOP, SIA OBSERVA, como en el contrato suscrito es de Suministro, independientemente de la nominación dada al contrato, la entidad en la réplica no explica porque razón suscribe dos contratos con similares obligaciones y características las cuales fueron planteadas desde los estudios previos coincidiendo en la etapa contractual del proceso con el contratista y tiempos de ejecución.

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8 OBSERVACION 11. La respuesta dada por la entidad confirma lo plasmado en la observacion, efectivamente las evidencias de la ejecucion del contrato, deben ser diafanas, por cuanto una de las funciones de la supervision es realizar ese control frente a la presentacion de informes parciales y finales que den cuenta de la ejecucion del contrato, las evidencias no pueden ser un requisito meramente formal, deben corresponder efectivamente a la ejecucion del contrato, maxime sin estan avaladas por la supervision

X

X

9 OBSERVACION 12.

De acuerdo a la respuesta dada por la entidad, se explica que la

adición del contrato, no se dio solamente frente a lo relacionado

con las publicaciones del empréstito tal como se dio dar a

entender en los estudios previos de la adición de la siguiente

lectura. estudios previos “ Que inicialmente no se contempló en

el contrato la publicación especial en tres medios de

comunicación de amplia circulación puesto que la necesidad , en

ese momento, radicaba especialmente en dar a conocer los

descuentos como incentivo de pago oportuno de la oficina de

impuestos, según el periodo lectivo del año y las campañas de

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sensibilización vial que se desarrollaban desde la secretaria de

movilidad, pero teniendo en cuenta la importancia de socializar

con la ciudadanía el proyecto de acuerdo 024 del 2016 sobre el

empréstito, en medios de gran impacto para Tunja, se hace

necesario se adicionen recursos para realizar las publicaciones

especiales y el tiempo para ejecutarlos”. Asociado al informe

presentado por el contratista de fecha agosto 23 del 2016, que

reposa en la carpeta contractual, en donde se relaciona numeral

3. Estado actual del contrato. Estableciendo que el contrato

presenta una ejecución a la fecha de presentación del informe del

93% en donde relacionan las publicaciones del empréstito como

pendientes. Además la solicitud de adición del contratista, no se

da en los estudios previos, sino que se refleja es en el informe

presentado por el Contratista. Y corroborado con el hecho que

frente a las publicaciones del empréstito, existe en la carpeta

contractual solamente una publicación de fecha 01 de septiembre

del 2016, y en los soportes allegados en la réplica, no se

evidencia las otras dos publicaciones.

10 OBSERVACION 13. Se presentan deficiencias, en los controles y seguimiento en la

supervisión del contrato, en contravía de lo establecido en el

artículo 83 de la ley 1474 del 2011, en concordancia con el

manual de supervisión de la entidad. Resolución No. 239 del

2014, en razón a que no existe evidencia de la ejecución de la

adición del contrato, aunado al hecho que se suscribe acta de

liquidación del contrato con fecha 30 de diciembre del 2016, sin

ningún tipo de observación dando cuenta de la terminación del

contrato a satisfacción entre las partes, en contravía igualmente

del principio de responsabilidad establecido en el artículo 26 de la

ley 80 de 1.993. No existen entradas del almacén, ni ningún tipo

de evidencia de la entrega de las 477 placas, solicitadas a través

de la adición, el contrato tiene acta de liquidación del contrato con

fecha 30 de diciembre del 2016.

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11 OBSERVACION 14. La falta de justificación, frente al saldo sin ejecutar del Contrato, que dieron como resultado el no cumplimiento de la totalidad del


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objeto contractual, permiten establecer una debilidad en los controles de supervisión, vulnerando lo establecido en el artículo 83 y 84 de la ley 1474 del 2011, en contravía igualmente del principio de responsabilidad establecido en el artículo 26 de la ley 80 de 1.993. Sumado al hecho de que se suscribe acta de terminación del Contrato a satisfacción, sin ninguna observación por parte del Supervisor. se mantiene el hallazgo ADMINISTRATIVO, en razón a que las situaciones presentadas en el desarrollo del contrato, deben estar sustentadas y justificadas en los documentos que hacen parte del contrato, como por ejemplo en el acta de liquidación cuando existan salvedades y observaciones al contrato.

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12 OBSERVACION 15. Los documentos del proceso contractual y poscontractual no se publican en los términos establecidos en el articulo numeral 2.2.1.1.1.7.1 decreto 1082 del 2015, es decir dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Si bien es cierto, una de las finalidades de la publicación de los procesos contractuales en donde participan las entidades del Estado, es garantizar la libre concurrencia y la participación de las personas que se presenten en desarrollo de los principios de transparencia y publicidad establecidos en el artículo 24 de la ley 80 de 1993., se tomaron como referencia estos tres contratos, dada la publicación en la página en el SECOP, de manera extemporánea, es así como se da publicación del acta de inicio del Contrato, una vez el objeto contractual fue ejecutado y terminado. De las evidencias existentes se determinó y de acuerdo a sus objetos y características contractuales que estos se ejecutaron en el mes de noviembre y diciembre del 2016, sin embargo, las publicaciones se dieron en enero y febrero del año 2017. Así mismo, la falta de aplicación de la entidad de lo establecido en artículo 2.2.1.1.1.7.1. Del decreto 1082 del 2015, desdibuja el fin de la norma, cual es dar a conocer el proceso contractual a través de los medios electrónicos a las personas que participan en él, y a los particulares en oportunidad.

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informe final auditorÍa gubernamental...

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