informe final auditoria gubernamental modalidad...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 84

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL A LA LEGALIDAD, LA GESTIÓN Y RESULTADOS DE LOS CONVENIOS SUSCRITOS POR

LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA EN LA VIGENCIA FISCAL 2014.

ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA VIGENCIA 2014

Tunja, 28 de Octubre de 2015


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JOSÉ ARMANDO PUÍN Contralor Municipal de Tunja

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Auditor Fiscal

Comisionado SANDRA MILENA PÉREZ ANGARITA

Profesional Especializado- Líder Auditoría


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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................................... 4 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ...................................................................................... 7

2.1. CUADRO COMPARATIVO DE CONVENIOS SUSCRITOS EN LAS VIGENCIAS 2013 Y 2014 .................................................................................................................................... 7

2.2. ESTUDIO DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO, SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA 2014. .... 7

3. CONVENIOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES........................................................ 13 4. CONVENIOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES ................................................. 73 5. RESULTADO SEGUMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................ 80 6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS……………………………………………………………..81


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor FERNANDO FLOREZ ESPINOSA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad Respetado Doctor Flórez Espinosa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad especial a la legalidad, la gestión y resultados de los Convenios suscritos por la Alcaldía Mayor de Tunja en la vigencia fiscal 2014. Es responsabilidad de la Administración Municipal el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de Auditoría Gubernamental Colombiana (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar el concepto. La Auditoría incluyó el examen sobre la base documental, legal y jurisprudencial que soportan los Convenios suscritos por la Alcaldía de Tunja en la vigencia fiscal de 2014, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la Contraloría Municipal de Tunja. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO Del estudio practicado se destaca lo siguiente:

Al verificar en el portal único de Contratación www.contratos.gov.co, se encuentra que los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación se encuentran publicados. Sin embargo la publicación no se surtió dentro de los términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013. Aunque esta situación no incide


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directamente en la legalidad del proceso contractual, habida cuenta que se trata de Contratación Directa, si contraviene lo señalado en el artículo precitado.

Con respecto al Principio de Planeación hay que llamar la atención a la entidad, toda vez que se encuentran debilidades en la elaboración del análisis que soporta el valor estimado de los Convenios. Esta situación, contraviene lo preceptuado en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013.

Para efectos de ejecución de los contratos estatales se requiere el Registro Presupuestal del compromiso contraído con ocasión de la suscripción del Convenio (Artículo 41 Ley 80 de 1993). La Auditoría encuentra que en el documento librado por la Secretaria de Contratación solicitando tal actividad, no se encuentra la firma del titular del despacho.

En los estudios previos del proceso se evidencia debilidad en lo referente al análisis y la justificación para exigir o no las garantías solicitadas. El artículo 77 del Decreto 1510 de 2013 al tenor de la letra reza:” En la Contratación Directa la exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente Decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.” (Cursiva y resalto fuera de texto). Por lo anterior y, cotejado el criterio con la condición se encuentra que en los estudios la entidad no motiva el requerimiento o no requerimiento de las garantías que amparan los recursos.

La carpeta contractual no contiene todos los documentos que soportan la ejecución del objeto contractual. Esta situación llevó a la Contraloría a solicitar información que debería reposar en el expediente. Lo anterior generó tardanza en la ejecución de la Auditoría. Es menester- para futuras Auditorias- la remisión de la totalidad de los documentos que pertenecen al expediente contractual. Es decir las carpetas contentivas de soportes e informes de supervisión deben acompañar a la carpeta principal del contrato.

Se encontró que existen diferencia entre lo señalado en los estudios previos y el clausulado del convenio, en particular lo relacionado con garantías y supervisión.

La forma de pago establecida para algunos Convenios, pone en riesgo el patrimonio público, toda vez que se realizan giros correspondientes al 100% del valor del aporte de Municipio sin que la entidad territorial solicite las garantías que le permitan amparar los riesgos que se pueden materializar al no obtener por ejemplo cumplimiento del objeto contractual, o se preste un servicio sin las condiciones establecidas ,o se de una destinación de los recursos diferentes a las planeadas por el Municipio. Así mismo no existe un argumento claro respecto a la justificación de la decisión de la Entidad de realizar giros totales de los compromisos cuando no se han ejecutado actividades del convenio.


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En el Convenio de Cooperación N° 037 de 2014, se encuentra que la entidad realizó, en el estudio previo, un estimativo del número de funcionarios que asistirían a cada una de las sesiones temáticas. En el informe de ejecución se encuentra que esta proyección no se cumplió, habida cuenta que fue considerablemente inferior el número de asistentes a las capacitaciones. La entidad debe adoptar estrategias tendientes a lograr la participación del 100% de los funcionarios a las actividades de capacitación.

PLAN DE MEJORAMIENTO En cuanto a la revisión del plan de mejoramiento suscrito en la vigencia de 2014, en el que se presentaron las acciones de mejora sobre las observaciones de la Auditoria a los Convenios Interadministrativos y de Cooperación suscritos en el año 2013, se observó que de las tres (3) acciones propuestas se cumplieron dos (2) y se siguen presentando debilidades en una (1), que corresponde a la Publicación en el Portal Único de Contratación, de los documentos del Contrato, particularmente en lo referente al término que el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 dispone para tal efecto. Cordialmente, YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Auditor fiscal.


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

INFORME DE REVISION DE LA CUENTA SIA – Sistema Integral de Auditoria para la vigencia fiscal 2014 en la Alcaldía de Tunja. Se verificó el cumplimiento de rendición de la cuenta por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja para la vigencia fiscal 2014, que es rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, relacionada con la información contractual que se rinde en el formato F20_13A. Se estableció que durante la vigencia 2014 se suscribieron un total de 101 Convenios, de los cuales se tomó la muestra objeto de estudio. De la rendición se puede confirmar el cumplimiento satisfactorio de la rendición de la cuenta por parte de la Alcaldía Municipal de Tunja. 2.1. CUADRO COMPARATIVO DE CONVENIOS SUSCRITOS EN LAS VIGENCIAS 2013 Y 2014

CONVENIOS SUSCRITOS

VIGENCIA 2013 VIGENCIA 2014 VARIACIÓN

VALOR COMPROMETIDO (RP)

$ 17,063,057,403 $15,997,477,337 $ 1,065,580,066

NO. DE CONTRATOS SUSCRITOS

120 101 -19%

Del análisis observo que no existe aumento en el valor contratado, como tampoco en el número de convenios celebrados. El valor contratado pasó de DIECISIETE MIL SESENTA Y TRES MILLONES CINCUENTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS TRES PESOS ($17.063.057.403) en la vigencia 2013 a QUINCE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS TREINTA Y SIETE PESOS ($15.997.477.337) en la vigencia auditada. 2.2. ESTUDIO DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO, SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA 2014. La Alcaldía Mayor de Tunja durante la vigencia 2014, de acuerdo a la información reportada en la cuenta anual consolidada, suscribió un total de 101 Convenios, por un valor total de QUINCE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y SIETE PESOS ($15.997.477.337). Se determinó una muestra para la Auditoría de 31 convenios, cuyo monto asciende a la suma de ONCE MIL DOSCIENTOS TREINTA MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y DOS


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MIL DIEZ PESOS ($11.230.482.010), valor que representa el 70.20% de la cuantía comprometida por el Municipio de Tunja en Convenios suscritos en la vigencia 2014.

VALOR CONVENIOS SUSCRITOS

$ 15,997,477,337.00 100%

VALOR CONVENIOS SELECCIONADOS

$ 11,230,482,010.00 70.20%


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MUESTRA SELECCIONADA

N° CONTRATO OBJETO ENTIDAD VALOR

565

PRESTAR EL SERVICIO EDUCATIVO A TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ PARA GARANTIZAR LA ATENCIÓN DE 1.400 ESTUDIANTES EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO LECTIVO 2014. SEGÚN TÉRMINOS DEL DECRETO 3176 DE 2005

COLEGIO DE BOYACÁ

$890,340,000.00

17

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO ENTRE EL MUNICIPIO Y LA ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA EL FUNCIONAMIENTO EL SISTEMA DE EMERGENCIAS MEDICAS PARA EL AÑO 2014 EN LA CIUDAD DE TUNJA

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO (ESE) SANTIAGO DE TUNJA

$277,818,182.00

29

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVO ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA LA EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD CON ENFASIS EN SALUD FAMILIAR Y PROTECCIÓN SOCIAL COMUNITARIA DEFINIDO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA. DENTRO DEL EJE DE SALUD PÚBLICA EN EL COMPONENTE ANTECIÓN PRIMARIA EN SALUD Y COMUNITARIA


$995,752,122.00

32

CORPORACIÓN AGENCIA DE DESARROLLO LOCAL `ADEL LOS DINOSAURIOS` EJECUTE EL PROYECTO `PROGRAMA RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA RESA RURAL Y RESA UBANO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ QUE INCENTIVE LA PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS PARA EL AUTOCONSUMO Y EL MEJORAMIENTO DE HÁBITOS ALIMENTARIOS SALUDABLES

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL - CORPORACION AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL DE LOS DINOSAURIOS EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ

$1,925,000,000.

00

34

COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO Y ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA LA EJECUCIÓN DE ACCIONES DEL PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS 2014 DENTRO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD CON ENFOQUE FAMILIAR. EN EL MUNICIPIO DE TUNJA. DE LOS COMPONENTES PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES. CAPACITACIÓN EN ÁREAS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA. ATENCIÓN INTEGRAL A LAS ENFERMEDADES PREVALENTES EN LA INFANCIA AIEPI. PREVENCIÓN DE ENFERMEDADES CRONICAS Y SALUD NUTRICIONAL. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD ORAL. OTROS PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS PARA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD MENTAL Y LESIONES VIOLENTAS EVITABLES Y SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA EN ADOLESCENTES.


$133,979,664.00

38 CONVENIO INTERINSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS DE URBANISMO. DEL PROYECTO VIP TORRES DEL PARQUE E INTERVENTORÍA DE LOS PROYECTOS DE VIVIENDA

EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA

$1,500,000,000.00

51

APOYAR EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATEGIA INTEGRAL PARA IMPULSAR EL LOGRO DE LOS ODM EN EL MUNICIPIO DE TUNJA. FORTALECIENDO LA CAPACIDAD TERRITORIAL PARA LA GESTIÓN DE PLANES. PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE CONTRIBUYAN ESE FIN.

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD

$163,629,478.00

65

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA POLICÍA NACIONAL. CUYO OBJETO ES GAR ANTIZAR LA SEGURIDAD VIAL Y LA MOVILIDAD DE PERSONAS. VEHÍCULOS Y BIENES POR LAS VIAS PÚBLICAS O PRIVADAS ABIERTAS AL PÚBLICO DE LA CIUDAD DE LA CIUDAD DE TUNJA

POLICIA NACIONAL

$50,000,000.00


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75

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS TÉCNICO ADMINISTRATIVOS ANEXOS ESE CONVENIO Y CON LOS TÉRMINOS Y ALCANCE ESTABLECIDOS EN EL MISMO

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

$1,623,716,374.00

82

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA - UPTC PARA LA REALIZACION DE DOS (2) TALLERES DE PATRIMONIO HISTÓRICO Y CULTURAL ACTIVIDAD ENCAMINADA A LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL Y MONUMENTAL EN DESARROLLO DEL PROYECTO DE RECUPERACIÓN MATERIAL E INMATERIAL DE LA CIUDAD DE TUNJA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

$30,000,000.00

535

ACUERDO DE CONTRIBUCIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y ONU-HABITAT CUYO OBJETO SERÁ EL DESARROLLO DE ACCIONES CONJUNTA DE COOPERACIÓN. ASISTENCIA TÉCNICA Y FINANCIERA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ÌMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN LOCAL DE SEGURIDAD Y PREVENCIÓN DEL CRIMEN EN JOVENES. POBLACIÓN VULNERABLE Y MUJERES EN TUNJA` M-263

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD

S149,742,000.00

861

GARANTIZAR EL PAGO DE RECURSOS DEL MUNICIPIO A SERVITUNJA S.A. E.S.P. CON DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS QUE SE APROPIEN EN EL FONDO DE SOLIDARIADAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS - FSRDI - DESTINADOS A SUBSIDIAR EL SERVICIO PÚBLICO DE ASEO PRESTADO EN EL AÑO 2014 A LOS USUARIOS RESIDENCIALES DE LOS ESTRATOS 1. 2 Y 3

SERVIGENERALES CIUDAD DE TUNJA S.A. E.S.P.

$549,874,740.00

1

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE LA VEREDA TRAS DEL ATO DE ESTE MUNICIPIO PARA DAR CUMPLIMIENTO AL DECRETO VIGENTE 135 DE 1965. Y COORDINAR LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALESS PARA EXALTAR LOS MERITOS Y LA LABORIOSIDAD DE LAS PERSONAS DEDICADAS A LAS ACTIVIDADES AGRÍCOLAS Y GANADERAS. DE LOS HABITANTES DE ESTA VEREDA

JUNTA DE ACCION COMUNAL VEREDA TRAS DEL ALTO

$14,975,000.00

27

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN ÀPRENDIENDO A CONSTRUIR` PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL HOGAR GERIÁTRICO QUE GARANTICE SU MARCHA BRINDANDO ATENCIÓN INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD EN LA CIUDAD DE TUNJA

ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR

$172,617,500.00

31

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN ÀPRENDIENDO A CONSTRUIR` PARA LA PROTECCIÓN Y ATENCIÓN INTEGRAL A PRIMERA INFANCIA. NIÑOS. NIÑAS Y ADOLESCENTES EN PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS EN HOGAR DE PASO EN LA MODALIDAD DE CASA HOGAR PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA

ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR

$125,127,500.00

37

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS PARA CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DE LA PLANTA CENTRAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA META DE CAPACITAR AL 100% DE LOS FUNCIONARIOS EN DERECHOS HUMANOS. Y DESARROLLAR EL PIC PARA FORTALECER EL RECURSO HUMANO EN ÁREAS ESTRATÉGICAS DEL MUNICIPIO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS

$84,000,000.00


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39

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS ENTRE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE TUNJA Y EL MUNICIPIO DE TUNJA PARA EJECUTAR PROGRAMAS DE EMPRENDIMIENTO. FORMALIZACIÓN. COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO EMPRESARIAL PARA LA POBLACIÓN EN GENERAL CON IDEAS DE NEGOCIO EN LA CIUDAD DE TUNJA Y RESPALDAR SUS MEDIOS DE COMERCIALIZACIÓN. PARA LA CREACIÓN DE ALTERNATIVAS PARA LA GENERACIÓN DE EMPLEO. CON EL FIN DE ESTABLECER COMPONENTES LABORALES DIRIGIDOS A FOMENTAR EL DESARROLLO DE LA POBLACIÓN MUNICIPIO DE TUNJA

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE TUNJA

$183,000,000.00

40

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN TEATRO EXPERIMENTAL DE BOYACA PARA LA REALIZACIÓN DE LA PARADA DE TEATRO CALLEJERO EN TUNJA VERSION 2014 COMO APOYO ARTÍSTICO Y CULTURAL EN LA CIUDAD

FUNDACIÓN CULTURAL TEATRO EXPERIMENTAL DE BOYACA `FCTEB`

$70,000,000.00

55 AUNAR ESFUERZOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR VIGENCIA 2014

FUNDACIÓN VIVE COLOMBIA

$1,057,165,038.00

58

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINSITRATIVOS Y DE RECURSO HUMANO ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA CENTRAL COOPERATIVA DE PRODUCTORES DE PAPA DE BOYACA `COPABOY` PARA COORDINAR. ORGANIZAR Y DESARROLLAR MERCDOS LOCALES. EVENTOS PEDAGÓGICOS Y FERIALES. QUE PROMUEVAN EL DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN. ALIANZAS Y ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL SECTOR AGROPECUARIO DEL MUNICIPIO DE TUNJA

CENTRAL COOPERATIVA DE PRODUCTORES DE PAPA DE BOYACA

$100,000,000.00

66

AUNAR ESFUERZOS LOGÍSTICOS FINANCIEROS Y TÉCNICOS ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN DE ARTESANOS MICROEMPRESARIOS Y VENDEDORES INFORMALES DE BOYACÁ ASOARMINBOY. PARA LA REALIZACIÓN DE LA SEGUNDA FERIA ARTESANAL 2014. EN RESPUESTA AL FOMENTO. APOYO Y DIFUSION DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES. COMO PARTE DEL PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS. M-90

ASOCIACIÓN DE ARTESANOS MICROEMPRESARIOS Y VENDEDORES INFORMALES DE BOYACÁ - ASOARMINBOY

$115,325,000.00

69

CELEBRAR CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN TIERRA DE LIBERTAD PARA LA ATENCIÓN DE NIÑOS Y NIÑAS QUE SE ENCUENTREN EN RIESGO O EN SITUACIÓN DE TRABAJO INFANTIL DENTRO DEL COMPONENTE ERRADICACIÓN TRABAJO INFANTIL EN EL MUNICIPIO DE TUNJA

FUNDACIÓN TIERRA DE LIBERTAD

$88,000,000.00

70

AUNAR ESFUERZOS PARA EL DESARROLLO. LOGÍSTICA. COORDINACIÓN Y REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL. LUDICAS. RECREATIVAS Y DEPORTIVAS. DIRIGIDAS A 247 FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE TUNJA

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BOYACA (COMFABOY)

$64,008,000.00

72

AUNAR. ARTICULAR Y COORDINAR ESFUERZOS. RECURSOS HUMANOS. LOGÍSTICAY FINANCIEROS. ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN SANTA CECILIA PARA EL DESARROLLO DE LA GIRA DE CONCIERTOS DE LA BANDA SINFONICA INFANTIL Y JUVENIL DE TUNJA POR LA CIUDAD DE BUENOS AIRES. VILLA CARLOS PAZ Y VILLA GENERAL BELGRAMO (ARGENTINA). COMO ESTRATEGIA DE SOCIALIZACIÓN. CIRCULACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL AVANCE DEL PROCESO MUSICAL DE LA ESCUELA DE MUSICA DE TUNJA. ASI COMO LA DIFUSIÓN DE LA MÚSICA DE LA REGIÓN BOYACENSE Y EL FOMENTO DE LAS EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL

FUNDACIÓN SANTA CECILIA - FUSA

$110,000,000.00


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79

CELEBRAR CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA CORPORACIÓN DE PROFESIONALES AMBIENTALES Y CIVILES `CORPAC` PARA LA REALIZACIÓN DE PROGRAMAS AMBIENTALES ENFOCADOS A LA EDUCACIÓN AMBIENTAL ESPECIALMENTE HACIA EL MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE RESIDUOS SOLIDOS. DIRIGIDOS A LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE TUNJA

CORPORACIÓN DE PROFESIONALES AMBIENTALES Y CIVILES `CORPAC`

$66,085,412.00

81

AUNAR. ARTICULAR Y COORDINAR ESFUERZOS. RECURSOS HUMANOS. LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS. ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA CORPORACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL HAZPAZ CON EL FIN DE REALIZAR PROCESOS DE FORMACIÓN EN EL MARCO DEL PROGRAMA REDES SOCIALES DE CULTURA. QUE FORMENTARAN LA PARTICIPACION DE LA COMUNIDAD EN EL DESFILE DE CARROZAS 2014. COMO ESTRATEGIA EN LA FORMACIÓN. CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL DE LA POBLACIÓN DEL MUNICIPIO DE TUNJA. M-78

CORPORACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL HAZPAZ

$113,400,000.00

97

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN CORAZON CARRANGUERO PARA ORGANIZACIÓN. MONTAJE Y DESARROLLO DEL ENCUENTRO AUTÓCTONO Y CULTURAL LA CUCHARITA DE ORO. COMO REFLEJO AL FOMENTO. APOYO Y DIFUSIÓN DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES EN EL MARCO DE PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA TUNJANA. A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES CULTURALES Y ARTÍSTICOS

FUNDACIÓN CORAZÓN CARRANGUERO

$132,000,000.00

42

AUNAR ESFUERZOS PARA BRINDAR EL NIVEL 2A Y DAR ASI CONTINUIDAD A LA CAPACITACIÓN DIRIGIDA A LOS DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES. EN TEMAS RELACIONADOS CON FORMACIÓN PEDAGÓGICA DEL IDIOMA FRANCES LENGUA EXTRANJERA Y REFUERZO LINGUISTICO PARA PROFESORES CON EL PROPOSITO QUE SEA APLICADA A LA EDUCACION EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO

ALIANZA COLOMBO FRANCESA

$40,896,000.00

90

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD SURPASS INTERNACIONAL. PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL BANCO DE AYUDAS TÉCNICAS EN LA CIUDAD DE TUNJA DENTRO DEL COMPONENTE `ATENCIÓN Y APOYO A LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD`

SURPASS INTERNACIONAL FUNDACION PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD

$191,130,000.00

44

SUSCRIBIR CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CON LA CASA DEL MENOR MARCO FIDEL SUAREZ PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ` FAMILIAS UNIDAS EN LA PREVENCIÓN` A FIN DE FORTALECER A LAS INSTITUCIONES Y LOS NÚCLEOS FAMILIARES (PADRE. MADRE E HIJOS). DEL MUNICIPIO. BRINDANDO HERRAMIENTAS QUE PERMITAN EVITAR QUE LOS NIÑOS. NIÑAS. JOVENES Y ADOLESCENTES DE TUNJA. SEAN MALTRATADOS FRENTE A LOS DIFERENTES TIPOS DE VIOLENCIA. VULNERADOS Y UTILIZADOS O VINCULADOS A ACTIVIDADES DELICTIVAS

CASA DEL MENOR MARCO FIDEL SUAREZ

$50,000,000.00

89

DONACION DE EQUIPOS QUE EFECTUARÁ CPE AL ENTE TERRITORIAL. ASÍ COMO LA CESIÓN PARCIAL DE LA POSICIÓN CONTRACTUAL QUE OSTENTA COMPUTADORES PARA EDUCAR EN EL CONTRATO DE COMPRAVENTA NO. CV-101-14 CON EL FIN DE FORTALECER LAS HERRAMIENTAS TIC EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

COMPUTADORES PARA EDUCAR

$162,900,000.00


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3. CONVENIOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N° 565 DE 04 DE JULIO DE 2014

OBJETO

PRESTAR EL SERVICIO EDUCATIVO A TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ PARA GARANTIZAR LA ATENCIÓN DE 1.400 ESTUDIANTES EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO LECTIVO 2014. SEGÚN TÉRMINOS DEL DECRETO 3176 DE 2005

VALOR OCHOCIENTOS NOVENTA MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA MIL

PESOS ($890.340.000)

PARTES MUNICIPIO DE TUNJA 891.800.846-1

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO BOYACÁ 891800260-4

APORTES MUNICIPIO DE TUNJA $890.340.000

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO BOYACÁ

$0

PLAZO DE EJECUCIÓN 15 DE DICIEMBRE DE 2014

SUPERVISIÓN OSCAR ARMANDO RODRIGUEZ PACHECO

El numeral 12 del artículo 25 la Ley 80 de 1993 señala: “Previo a la apertura de un proceso de selección, a la firma del contrato en caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.”

Adicionalmente el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 indica: “Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato”. Subrayo fuera de texto. A folios 21 y 23 el documento de estudios previos establece el valor estimado del contrato señalando que el mismo es por la suma de OCHOCIENTOS CUARENTA MILLONES, valor que se corrobora al realizar las operaciones aritméticas valor per cápita a contratar por el número de estudiantes. A folios 29 y 30 de la carpeta contractual se ubican los certificados de disponibilidad presupuestal los cuales sumados dan un valor igual a OCHOCIENTOS NOVENTA MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($890.340.000). La cláusula segunda del mencionado Contrato Interadministrativo y el Registro presupuestal indican- de igual manera – un valor igual a OCHOCIENTOS NOVENTA MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($890.340.000). Así las cosas encontramos que existe una diferencia en el valor estimado en los estudios previos del Contrato y lo acordado en el clausulado del Contrato, sin que medie una


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justificación, toda vez que el número de estudiantes previsto en los estudios es el mismo que se relaciona en el Convenio. Con lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en las normas antes citadas, se está ante un presunto patrimonial habida cuenta que no existe una razón legal o técnica que justifique el incremento del valor del contrato, cuando el número de estudiantes sigue siendo el mismo.

OBSERVACIÓN N° 1

Se evidencia un presunto detrimento patrimonial por la suma de CINCUENTA MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($50.340.000), debido al injustificado incremento del valor del contrato. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se realizó el Estudio Previo para la atención del segundo semestre del 2014 el cual se contempló como valor per-cápita la mitad del valor estimado para la atención del año anterior cuya suma equivalía a $600.000, una vez solicitado el primer CDP por valor de $840.000.000, posterior a este se determinó que el valor per cápita de la atención debería según se expresa en el estudio previo: Para el cálculo del valor del contrato se tomó como referencia el costo alumno del año anterior y se aplicó el incremento del IPC además del valor de la tipología reconocido ´por la Nación a través del Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES al Municipio de Tunja por alumno atendido diferencialmente en la vigencia 2013, para estudiantes de básica primaria a $1.115.000 y básica secundaria $1.415.000. Una vez verificado el valor a reconocer se determinó que el aumento del valor a atender no había sido afectado por un incremento del IPC y se determinó realizar el ajuste, el aumento por alumno fue del 6% sobre el valor estimado dando como resultado un valor de $636.000 por estudiante atendido y un valor total del contrato a realizar por $890.340.000 y cuyo valor fue sobre el que efectivamente se liquidó el contrato. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El Decreto 1510 de 2013 en su artículo 20 establece que los estudios previos son el soporte para elaborar- entre otros- el contrato. Así mismo el numeral 3.3.1.1.1. del Manual de Contratación de la entidad indica que en desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos (Subrayo fuera de texto). De este modo, es evidente una inobservancia por parte de la Sectorial que generó


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los estudios previos, toda vez que se encuentra una falencia en el valor del convenio y el análisis de la estimación del mismo, pues el mismo no corresponde al valor de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal ni al valor relacionado en el Convenio. Es menester mencionar que atendiendo a las circunstancias aducidas por la entidad, esta debió realizar un ajuste a los mismos, antes de proceder a suscribir el Convenio. Lo anterior permite inferir una presunta omisión al deber funcional de acatar las disposiciones legales, particularmente la relacionada en artículo 20 del Decreto1510 de 2013. En virtud de lo anterior y considerando que la entidad justificó la diferencia en el valor relacionado en el estudio previo y el valor registrado en el contrato y se encontró que desde el punto de vista fiscal es idónea la argumentación, se levanta el alcance fiscal del hallazgo; sin embargo el alcance disciplinario y administrativo del mismo se mantiene.

El inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 establece: … El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Al igual el Parágrafo 1 de la precitada norma señala: “El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.” El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 indica: “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución…” Subrayo fuera de texto.

Así las cosas, se encuentra que en el expediente contractual no se encuentra la certificación exigida por la ley para acreditar el paz y salvo con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral para la suscripción del contrato.

OBSERVACIÓN N° 2

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad toda vez que se procedió a suscribir el Convenio sin verificar el cumplimiento legalmente establecido para acreditar el cumplimiento de las obligaciones con el


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Sistema de Seguridad Social Integral. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Solicito respetuosamente levantar el presente hallazgo toda vez que el Colegio de Boyacá a la fecha de celebración del contrato se encontraba al día por el concepto de pago de aportes parafiscales y esto se encuentra a folios 74 y 75 de la carpeta. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Para el caso en particular y revisando los folios mencionados por la entidad se encuentra que esta obligación se acreditó posteriormente a la suscripción del Convenio, desconociendo que la obligación legal incluye que esta paz y salvo se acredite previamente a la suscripción del acto contractual, en virtud de lo señalado en el inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. Dado que la entidad pudo verificar que existía cumplimiento de la obligación con el Sistema de Seguridad Social, se levantará el alcance disciplinario de la observación, toda vez que no hay quebranto ni desconocimiento al deber funcional de la entidad el cual afecte el servicio, manteniendo el alcance administrativo con el fin que se adopten acciones de mejora.

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. La cláusula vigésima del Contrato reza: “LIQUIDACIÓN. Terminada la ejecución del presente Contrato, se procederá a su liquidación en los términos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007” En consecuencia de lo anterior, se establece la existencia de una presunta omisión por parte de la entidad ya que si se tiene en cuenta que el acta de terminación registra fecha 15 de diciembre de 2014, en el expediente contractual no se encuentra ni el portal único de contratación, el Acta de Liquidación del Contrato, lo que es indicativo que la misma no existe, incurriendo así en un desconocimiento de los dispuesto en el estatuto general de la contratación pública y el clausulado del contrato.


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OBSERVACIÓN N° 3

Se evidencia una presunta omisión por parte de la entidad toda vez que el término contractual estipulado para realizar la liquidación del Contrato se encuentra vencido sin que exista evidencia de la realización de la misma. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Para el año 2013 el Municipio de Tunja contrató la prestación del servicio educativo del Colegio de Boyacá, a través de un contrato con el fin de garantizar la atención a 1725 niños y jóvenes, mediante Contrato N° 012 de 2013 (…) DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Aunque los argumentos expuestos por la entidad no corresponden con las consideraciones efectuadas por este organismo de control, es menester indicar que teniendo en cuenta argumentos esbozados en otras observaciones y que refieren identidad de hechos, y en ellos se esgrime lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, disposición que establece tres momentos para efectuar la liquidación de un contrato estatal, siendo pertinente la aplicación de esta norma para el presente caso, toda vez que se está dentro de la oportunidad prevista en la mencionada disposición. Por lo anterior, se levanta la observación.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 017 DE 14 DE JULIO DE 2014

OBJETO CONVENIO INTERADMINISTRATIVO ENTRE EL MUNICIPIO Y LA ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA EL FUNCIONAMIENTO EL SISTEMA DE EMERGENCIAS MEDICAS PARA EL AÑO 2014 EN LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR DOSCIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS DIECIOCHO

MIL CIENTO OCHENTA Y DOS PESOS CON CUARENTA Y CUATRO CENTAVOS ($277.818.182.44)


EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SANTIAGO DE TUNJA 820003850-2

APORTES MUNICIPIO DE TUNJA $277.318.182.44

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SANTIAGO DE TUNJA $500.000

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 31 DE DICIEMBRE DE 2014

SUPERVISIÓN FANY LILIANA LÓPEZ BORDA


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El artículo 1 de la Ley 190 de 1995, Decreto 2150 de 1995 en concordancia con la Resolución N° 580 del 19 de Agosto de 1999, señalan la obligación de los contratistas de aportar documentos tales como el formato único de hoja de vida, soportes que acrediten la representación legal, así como certificado de antecedentes disciplinarios. En la carpeta del convenio no se encuentran los documentos antes relacionados, situación que permite inferir una inobservancia den los requisitos exigidos para procederá suscribir el Contrato estatal.

OBSERVACIÓN N° 4

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad habida cuenta que se procedió a suscribir el Convenio sin contar con la totalidad de la documentación requerida para tales efectos. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De manera respetuosa solicitamos a la Contraloría levantar esta observación teniendo en cuenta la naturaleza del acuerdo de voluntades suscrito entre las partes, así como la naturaleza de las entidades contratantes, toda vez que este efecto no se considera necesario ni indispensable contar con la hoja de vida de las entidades contratantes; pues se trata de entidades públicas, y en este caso ambas del mismo nivel territorial. Adicionalmente la Resolución 580 de 1999 refiere en forma expresa que el formato de hoja de vida debe ser diligenciado para los eventos de celebración de contratos de prestación de servicios. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 6 de la Ley 80 de 1993 señala: “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes…” Las personas jurídicas (incluidas entre las que legalmente se consideran capaces) por ser una ficción legal, contraen obligaciones a través de la actuación de su representante legal, sin importar la denominación que este reciba. Así mismo existen disposiciones legales que establecen los documentos a partir de los cuales una persona jurídica puede, por una parte acreditar que tiene capacidad para ejecutar una actividad y por otra la capacidad de su representante legal. Por lo anterior y con el fin de acreditar la capacidad de la persona jurídica, como de su representante legal, se hace necesario contar con documentos tales como: estatutos, acto de nombramiento, acta de posesión etc. Adicionalmente y con el fin de no incurrir en inobservancias de carácter legal tales como contratar con una persona inhabilitada, entre otras, la ley exige la acreditación de la inexistencia de tales situaciones, lo cual puede refrendarse tan solo con certificados que registren la inexistencia de sanciones de carácter disciplinario, fiscal o judicial que impidan la


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celebración del acto contractual (Ley 190 de 1995). Teniendo en cuenta lo precedente y haciendo mención que en la carpeta no reposa documento alguno que acredite las condiciones de capacidad de la entidad ni de su representante, se evidencia una presunta trasgresión de lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 así como el Principio de Responsabilidad descrito en la Ley 80 de 1993. Dado que la entidad no acredita la existencia de la documentación requerida. Se mantiene la observación con los alcances administrativo y disciplinario.

El inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 establece: … El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Al igual el Parágrafo 1 de la precitada norma señala: “El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.” El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 indica: “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución…” Subrayo y negrilla fuera de texto.

Así las cosas, se encuentra que en el expediente contractual no se encuentra la certificación exigida por la ley para acreditar el paz y salvo con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, ni para la suscripción del convenio ni para efectos de pago de cada uno de los desembolsos parciales.

OBSERVACIÓN N° 5

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad toda vez que se procedió a por una parte, a suscribir el Convenio sin verificar el cumplimiento legalmente establecido para acreditar el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y por otro por no verificar, para efectos de pago de los desembolsos parciales, que la documentación exigida por la norma se allegara en debida forma. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un


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hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remito en cuatro folios útiles copia de los certificados de Paz y Salvo de aportes parafiscales de la E.S.E. Santiago de Tunja, por lo que solicito se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Atendiendo la remisión de los documentos por parte de la entidad, se levanta el alcance disciplinario de la observación, sin embargo el alcance administrativo se mantiene, lo cual implica la inclusión de esta novedad en el Plan de Mejoramiento, con el fin de subsanar los hechos y omisiones irregulares detectados, esto en los términos del artículo 45 de la Resolución N° 175 de 2013 expedida por la Contraloría Municipal de Tunja.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 029 DE 22 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVO ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA LA EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD CON ENFASIS EN SALUD FAMILIAR Y PROTECCIÓN SOCIAL COMUNITARIA DEFINIDO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA. DENTRO DEL EJE DE SALUD PÚBLICA EN EL COMPONENTE ANTECIÓN PRIMARIA EN SALUD Y COMUNITARIA

VALOR NOVECIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS

CINCUENTA Y DOS MIL CIENTO VEINTIDOS PESOS CON QUINCE CENTAVOS ($995.752.122.15)


ESE SANTIAGO DE TUNJA 820003850-2


ESE SANTIAGO DE TUNJA $12.000.000


SUPERVISIÓN LUIS ALFREDO VELASCO CÁRDENAS

PRORROGA 1 30 DIAS CALENDARIO

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Revisada la carpeta se encuentra que el plazo de ejecución- contando la prórroga N° 01- finalizó el 30 de Enero de 2015. En acato a la norma la liquidación del convenio debió surtirse


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dentro de los 4 meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución. Sin embargo previa solicitud de esta Contraloría, la Alcaldía allega copia del Acta de Liquidación fechada 1 de Septiembre de 2015, situación que evidencia que la misma se realizó extemporáneamente.

OBSERVACIÓN N° 6

Se evidencia una inobservancia a los términos legales y contractuales para proceder la liquidación del Convenio. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Solicitamos levantar el hallazgo, toda vez que de conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el plazo para la liquidación de cualquier relación contractual, no se limita en forma exclusiva al término señalado en el contrato o en el convenio, sino que este puede surtirse dentro de los dos años siguientes; lo que quiere decir que el plazo de liquidación abarca un término superior al que las partes hubiere convenido. Teniendo en cuenta que la liquidación se dio dentro de los dos años siguientes consideramos procedente levantar el hallazgo. Igualmente remito respuesta dada por la Secretaría de la Mujer. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Teniendo en cuenta los argumentos esgrimidos por la entidad con respecto a la aplicabilidad de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, norma que establece tres momentos para efectuar la liquidación de un contrato estatal, siendo pertinente la aplicación de esta toda vez que se está dentro de la oportunidad prevista en la mencionada disposición, esta Contraloría encuentra que es dable levantar la observación.

CONVENIO (ACUERDO DE CONTRIBUCIÓN) N°535 DE 24 DE ENERO DE 2014

OBJETO

DESARROLLO DE ACCIONES CONJUNTA DE COOPERACIÓN. ASISTENCIA TÉCNICA Y FINANCIERA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO `IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN LOCAL DE SEGURIDAD Y PREVENCIÓN DEL CRIMEN EN JOVENES. POBLACIÓN VULNERABLE Y MUJERES EN TUNJA` M-263

VALOR CIENTO CUARENTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS CUARENTA Y

DOS MIL PESOS ($149.742.000)


PNUD-HABITAT 800091076-0


PNUD-HABITAT $149.742.000


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PLAZO DE EJECUCIÓN 187 DÍAS

SUPERVISIÓN ELINA ULLOA SAENZ

El objeto contractual como uno de los elementos que deber contener el estudio previo y como requisitos esenciales del contrato, se constituye en la razón de ser del contrato estatal. La ejecución del objeto contractual se materializa en la entrega de un producto, bien, obra o prestación de un servicio. Para el caso particular en los estudios previos del Convenio, específicamente en el numeral 2.1.4.se relacionaron como productos del Contrato: “1. Documento de Informe de la implementación del Plan de Fortalecimiento de capacidades locales. 2. Guía de buenas prácticas en la formación de redes en la Ciudad para compartir el conocimiento y las experiencias que pueden trasladarse a otras ciudades…” Del mismo modo a folio 48 de la carpeta contractual y como parte del Anexo del Acuerdo de Contribución suscrito por las partes se establecen en el capítulo VII. Productos P1.1. Guía de buenas prácticas en la formación de redes en la Ciudad para compartir el conocimiento y las experiencias que pueden trasladarse a otras ciudades y P2.1 Documento de Plan de Fortalecimiento de capacidades locales. Revisados los soportes de ejecución del Convenio se encuentra como evidencia un CD de título Productos el cual no contiene información y en los soportes físicos allegados no se halla producto alguno. Mediante oficio de enero 24 de 2014, se designó a la Secretaria de Gobierno para la supervisión del acto contractual señalado. El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 al tenor de la letra reza:” (…) La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad cuando no requieren conocimientos especializados… ” Ante la inexistencia- en la carpeta- de los productos resultantes de la ejecución del objeto contractual, y ya liquidado en contrato, se evidencia una presunta omisión en los deberes de la supervisión del convenio.

OBSERVACIÓN N° 7

Se evidencia una presunta omisión de los deberes funcionales de la Supervisión del Convenio, toda vez que suscribió el Acta de Liquidación sin constatar la entrega de los productos derivados de la ejecución del Convenio, situación que probablemente trasgrede lo señalado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002, modificada parcialmente por la Ley 1474 de 2011. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un


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hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Remito respuesta dada por la Secretaria de Gobierno Alcaldía de Tunja. En el mencionado oficio de asunto: Solicitud de publicación de documento no hace referencia alguna a lo esbozado en la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. La entidad- previo requerimiento que extendiere esta Contraloría- allega Carpeta contentiva de las evidencias de ejecución del objeto contractual así como medio magnético con los productos acordados como entregables. Considerando lo anterior, no hay lugar a mantener la observación, por lo tanto se levanta.

La terminación del contrato estatal es fundamental para entrar a determinar entre otras cosas, el inicio del plazo para la liquidación del mismo (Artículo 60 Ley 80 de 1993). El Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía Mayor de Tunja, bajo ese entendido, cuenta con un formato de Acta de Terminación en donde se consigna la finalización del contrato. El Convenio N°535 de 24 de enero de 2014, no cuenta con Acta de Terminación, lo cual es indicativo de una posible inobservancia del control administrativo – por parte de la supervisión- que debe ejercerse sobre el convenio.

OBSERVACIÓN N° 8

Se está ante una presunta omisión de los deberes funcionales de la Supervisión del Convenio, toda vez que no encuentra el Acta de Terminación en la carpeta del convenio, situación que probablemente trasgrede lo señalado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y las disposiciones de la Ley 734 de 2002, modificada parcialmente por la Ley 1474 de 2011. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Remito respuesta dada por la Secretaria de Gobierno Alcaldía de Tunja. En el mencionado oficio de asunto: Solicitud de Publicación de documento refiere “(…) de manera respetuosa me permito solicitarle que de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999 se acepte el acta de liquidación presentada por este despacho y se publique el SECOP para poder dar respuesta satisfactoria a la Contraloría Municipal…” DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. De acuerdo al procedimiento: Etapa Contractual y Post-contractual del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía Mayor, se


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encuentra que en la actividad 15 se indica: “Terminado el contrato, el supervisor o interventor debe realizar y remitir informe final, acta de terminación, acta de recibo final y acta de liquidación a la oficina de contratación…” Subrayo fuera de texto. Del mismo modo se encuentra- en este procedimiento- que el Acta de terminación y el acta de liquidación cuentan con un formato diferente, ya que se trata de actividades diferentes. Así las cosas, y teniendo en cuenta que el soporte remitido a este órgano de control en el término de traslado, es el acta de liquidación, documento sobre el cual no se hizo referencia alguna en la observación, pues el documento no registrado es el Acta de terminación. Atendiendo a que esta (Elaboración del acta de terminación) es una obligación en cabeza de la supervisión, y que su omisión se encuadra en una falta a su deber de control, se mantiene el alcance administrativo y disciplinario. Por lo precedente se mantiene la observación.

CONVENIO DE ASOCIACIÓN N° 001 DE 14 DE JULIO DE 2014

OBJETO

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE LA VEREDA TRAS DEL ATO DE ESTE MUNICIPIO PARA DAR CUMPLIMIENTO AL DECRETO VIGENTE 135 DE 1965. Y COORDINAR LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALESS PARA EXALTAR LOS MERITOS Y LA LABORIOSIDAD DE LAS PERSONAS DEDICADAS A LAS ACTIVIDADES AGRÍCOLAS Y GANADERAS. DE LOS HABITANTES DE ESTA VEREDA

VALOR CATORCE MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS

($14.975.000)


JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA TRAS DEL ALTO 900158358-5


JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA TRAS DEL ALTO $4.335.000

PLAZO DE EJECUCIÓN 30 DIAS

SUPERVISIÓN GLORIA BECERRA GARCÍA

El artículo 23 de la Ley 80 de 1993 relaciona cuales son los principios en las actuaciones contractuales de las entidades públicas, enlistando en ellos el de la Transparencia. Este principio junto con el de economía, insta a las entidades a la escogencia de la propuesta más favorable para la entidad. En este sentido, la propuesta es un elemento esencial para la conformación del contrato estatal Se evidencia que en la carpeta contractual no reposa la propuesta del ahora parte del Convenio, lo cual deriva a señalar que existe una violación al principio de Transparencia toda


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vez que no hay evidencia de unas condiciones claras que permitieron a la entidad escoger a esa persona jurídica para la ejecución del objeto contractual.

OBSERVACIÓN N° 9

Se evidencia una inobservancia por parte de la sectorial encargada del proceso contractual, toda vez que en la carpeta no reposa la propuesta, documento que manifiesta por una parte, la voluntad del particular a someterse a las condiciones de la entidad estatal y por otra señala los compromisos que esta persona jurídica- para este caso- adquiere con la administración. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remito en dos folios útiles copia de la referida propuesta, por lo que solicito se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Si bien la entidad dentro de la oportunidad allega los folios contentivos de la propuesta, debe mencionarse que se advierte que la misma registra una fecha posterior a la fecha de suscripción y ejecución del Convenio. El estudio previo elaborado por la entidad, en el numeral 2.1.3. Descripción detallada de las actividades a desarrollar, obligaciones generales del cooperante dispone: “Ejecutar y cumplir el objeto del convenio, de acuerdo con lo estipulado en los estudios previos, la propuesta recibida, y las cláusulas del contrato” (Subrayo fuera de texto), lo cual junto con el contenido de los principios de Economía y Transparencia, exigen contar con la propuesta, para de esta manera conocer cuáles son las obligaciones a las que la otra parte se obliga. Considerando que las obligaciones contractuales se cumplieron a cabalidad, se levanta el alcance disciplinario, sin embargo y advirtiendo que dentro de la ejecución el contenido de la propuesta juega un papel fundamental, dado que en ese documento se plasman los compromisos a los que se obliga la parte, es deber de la entidad ser absolutamente cuidadosa en verificar que este haga parte del expediente contractual. Por lo anterior se mantiene el alcance administrativo del hallazgo.

Las garantías en los contratos estatales amparan ciertos riesgos a los que esta expuestas las entidades estatales (artículo 110 Decreto 1510 de 2013). El artículo 121 del precitado decreto describe de la Suficiencia de la garantía de cumplimiento, manifestando el mínimo de valor y vigencia. En atención a esto la Alcaldía de Tunja dentro del


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clausulado del Convenio solicitó que la suficiencia de la garantía de cumplimiento exigida en el Convenio de Cooperación N° 001 de 2014 fuese del 10% del valor del Convenio. Se advierte que el amparo de cumplimiento se constituyó por el 10% del valor del aporte del Municipio al Convenio en mención, lo cual contraviene lo dispuesto en la Cláusula novena del Convenio y lo preceptuado en el Decreto 1510 de 2013.

OBSERVACIÓN N° 10

Se advierte una presunta omisión en el deber de verificar la suficiencia del amparo de cumplimiento en lo que se relaciona con el valor, toda vez que se constituyó por un valor inferior al establecido en el Convenio. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. No remite ninguna respuesta con respecto a esta observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Considerando que la entidad omitió argumentos que justifiquen la inobservancia a los relacionado en el clausulado del Convenio, con respecto a la suficiencia de la garantía de cumplimiento, se hace un llamado de atención a la entidad, tendiente a que observe cautelosamente el contenido de las clausulas y de las disposiciones legales relacionadas con la vigencia y suficiencia de los amparos en los diferentes actos contractuales. Dado lo anterior, se mantiene la observación.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 027 DE 01 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL HOGAR GERIÁTRICO QUE GARANTICE SU MARCHA BRINDANDO ATENCIÓN INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD EN LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR CIENTO SETENTA Y DOS MILLONES SEISCIENTOS DIECISIETE MIL

QUINIENTOS PESOS ($172.617.500)


ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR 820003029-1


ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR $22.055.000




Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. La cláusula décima octava del Convenio N° 027 de 2014 refiere: “Liquidación: Terminada la ejecución del presente convenio, se procederá a su liquidación en los términos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007”. Efectuada la indagación y verificada la fecha de terminación del Convenio se encuentra que el término para su liquidación ya está vencido, y no reposa en la carpeta contractual ni se encuentra publicada en el portal de contratación estatal el Acta de Liquidación, lo cual es indicativo de la inexistencia de la misma.

OBSERVACIÓN N° 11

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a que vencido el término establecido por el artículo 11 de la ley 1150 de 2007 para proceder a la liquidación del Convenio, esta no se ha efectuado. Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de elaborar y suscribir el Acta de Liquidación lo cual trasgrede las disposiciones establecidas en la Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De acuerdo a la observación realizada se aclara: “El Convenio 027 de 2014 se liquidó el 31 de Diciembre de 2014, el cual corresponde al acta : “formato: acta de terminación y recibo final a satisfacción”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA. La afirmación hecha por la entidad en la réplica no es precisa, toda vez que no es lo mismo hablar de Acta de terminación que de acta de liquidación. Y así lo ha entendido la entidad auditada, pues al remitirse al Sistema Integrado de Gestión en el procedimiento: Etapa contractual y post contractual establece claramente en la actividad 15: “Terminado el contrato, el supervisor o interventor debe realizar y remitir informe final, acta de terminación, acta de recibo final y acta de


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




liquidación...” (Subrayo fuera de texto). Así las cosas la entidad no ha cumplido con la obligación de liquidar el convenio. Cabe anotar que en aplicación a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la entidad cuenta – aún- con la oportunidad para realizar esta labor, razón por la cual se exhorta a la Alcaldía a realizar la liquidación del Convenio. En virtud de lo previamente anotado, se procede a levantar el alcance disciplinario de la observación, manteniendo el alcance administrativo.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 031 DE 22 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR PARA LA PROTECCIÓN Y ATENCIÓN INTEGRAL A PRIMERA INFANCIA. NIÑOS. NIÑAS Y ADOLESCENTES EN PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS EN HOGAR DE PASO EN LA MODALIDAD DE CASA HOGAR PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR CIENTO VEINTICINCO MILLONES CIENTO VEINTISIETE MIL QUINIENTOS

PESOS ($125.127.500)


ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR 820003029-1


ASOCIACIÓN APRENDIENDO A CONSTRUIR $15.127.500



Al revisar la carpeta contractual se encuentra en medio magnético la relación de niños, niñas y adolescentes atendidos por la en el hogar de paso. Con el fin de cotejar la información de reportada para efectos de los desembolsos parciales, se ofició a las entidades competentes para la adopción de medidas de restablecimiento con el objeto de obtener la relación de las decisiones de imposición de atención en hogar de paso. El ICBF permitió la información solicitada lo que permitió cotejar y obtener la coincidencia de la información. Por su parte, la Secretaria de Gobierno, pese a ser oficiada en dos oportunidades, a fin que prestara su colaboración con la remisión de los datos correspondientes a las Comisarias de Familia, fue renuente a enviar la información requerida. Por lo anterior no fue posible confrontar los datos relacionados con las decisiones adoptadas por las Comisarias de Familia del Municipio de Tunja y los datos registrados en los informes parciales, y ante la inexistencia de soportes jurídicos que posibilitaran realizar la comparación, se evidencia un posible detrimento patrimonial, el cual asciende a la suma de NUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y OCHO MIL PESOS ($9.568.000)


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




OBSERVACIÓN N° 12

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a que en la carpeta del convenio no se reportan soportes que permitan acreditar la inversión de NUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y OCHO MIL PESOS ($9.568.000) en la atención de niños, niñas y adolescentes sujetos de medida de restablecimiento de derechos consistente en atención en hogar de paso. Lo anterior es constitutivo de un posible detrimento patrimonial por la suma antes indicada. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La entidad allegó en el término de traslado, los soportes que acreditan la adopción de las medidas de restablecimiento de ubicación de casa hogar. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Revisados los soportes y verificadas las fechas de las medidas de restablecimiento y realizada la operación aritmética correspondiente, se encuentra que los valores coinciden con el valor de los recursos que fueron relacionados en el informe preliminar como presunto detrimento. Dado lo anterior, y en vista que se acreditó la ejecución del total de los aportes girados por el Municipio, se procede a levantar la observación.

A folios 189 y 210 de la carpeta contractual se evidencia que las Constancias de Documentos (insumo para el trámite de cuenta) se encuentran sin las firmas de los funcionarios encargados.

OBSERVACIÓN N° 13

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad, toda vez que los funcionarios y contratistas encargados de la revisión y aprobación de los documentos para el trámite de cuenta al parecer no realizaron la actividad a ellos encargada. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Remito en dos folios útiles copia de la constancia de documentos debidamente firmada por los funcionarios competentes, las cuales son tomadas del archivo de la tesorería municipal. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Una vez revisados los documentos allegados por le entidad auditada se encuentra que los mismos se encuentran debidamente


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




diligenciados, razón que permite proceder a levantar la observación.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 039 DE 17 DE SEPTIEMBRE DE 2014

OBJETO

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS ENTRE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE TUNJA Y EL MUNICIPIO DE TUNJA PARA EJECUTAR PROGRAMAS DE EMPRENDIMIENTO. FORMALIZACIÓN. COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO EMPRESARIAL PARA LA POBLACIÓN EN GENERAL CON IDEAS DE NEGOCIO EN LA CIUDAD DE TUNJA Y RESPALDAR SUS MEDIOS DE COMERCIALIZACIÓN. PARA LA CREACIÓN DE ALTERNATIVAS PARA LA GENERACIÓN DE EMPLEO. CON EL FIN DE ESTABLECER COMPONENTES LABORALES DIRIGIDOS A FOMENTAR EL DESARROLLO DE LA POBLACIÓN MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($183.000.000)


UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS TUNJA 860012357-6


UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS TUNJA $43.000.000

PLAZO DE EJECUCIÓN 3 MESES

SUPERVISIÓN CECILIA GAMBA

A folios 26 y 27 se relaciona el Presupuesto oficial del Convenio, en esta relación se describe el ítem “Estímulos Concurso de emprendimiento para fomento de emprendimiento, empresarismo rural y urbano e innovación tecnológica en la ciudad” con un valor de NOVENTA MILLONES DE PESOS ($90.000.000) pagaderos con parte de los recursos aportados por la Alcaldía. En el informe de ejecución del objeto contractual en el folio denominado Certificado de Ejecución Presupuestal de fecha 23 de Diciembre de 2014 y suscrito por Jaime Gil Aguilar, Director Departamento de Contabilidad de la Universidad Santo Tomás relaciona en la descripción Estímulos concurso emprendimiento la suma de $90.000.000. Al verificar los soportes que en el informe reposan y que datan de la entrega de los premios entregados se evidencia que acreditan la entrega de estímulos por el valor de OCHENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($81.600.000). Revisada el Acta de Liquidación del Convenio se advierte que se pagaron la totalidad de los recursos correspondientes al aporte de la Alcaldía Mayor de Tunja, pese a no acreditarse la entrega total de los dineros destinados para la premiación del concurso de emprendimiento.

OBSERVACIÓN N° 14

Se evidencia falta de diligencia -por parte de la entidad- en la revisión del informe de ejecución y en los soportes que acreditan la inversión de los recursos aportados por la Alcaldía al Convenio, situación que derivó a no hacer el balance correspondiente en el Acta de Liquidación y por ende en el pago total de los dineros destinados a


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




Estímulos concursos de emprendimiento aun cuando falta demostrar la inversión de OCHO MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($8.400.000). Lo anterior da lugar a presumir un presunto detrimento patrimonial por la suma de OCHO MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($8.400.000). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Los recursos establecidos para “Estímulos Concurso de Emprendimiento para Fomento de Emprendimiento, Empresarismo Rural y Urbano e Innovación Tecnológica en la Cuidad” por valor de $90.000.000, están debidamente ejecutados y acreditados, los soportes fueron remitidos a la Contraloría mediante oficio de fecha 14 de Septiembre de 2015, mediante el cual se daba respuesta al oficio AF-1082 de fecha 20150908. Me permito hacer una descripción de la forma en que estaban desglosados y destinados: En los Términos de referencia “TERCER CONCURSO Tunja Emprende” de fecha Septiembre de 2014, en la página 5, numeral 4 CONDICIONES GENERALES DEL CONCURSO “TUNJA EMPRENDE”, Quienes pueden participar? 4.2. Comunidad General, párrafo segundo, estableció que podían participar en la convocatoria EMPRENDEDORES que no hayan recibido recursos por parte del Estado , excepto emprendedores de la categoría nueva idea, que se presentaron en el Concurso Tunja Emprende 2013. Con esta opción la mayoría de participantes del año inmediatamente anterior (2013) no tenían la opción de ingresar a la convocatoria, por esta razón y teniendo en cuenta la continuidad del programa de asesoría de emprendimiento realizado por la Secretaria de Desarrollo, se determina diseñar una actividad para estimular a los 25 participantes del concurso del año 2013, por lo que se determinó una acción de fortalecimiento a dichos ganadores consistente en una jornada de inmersión con el fin de mejorar habilidades gerenciales. (…) para el proceso de fortalecimiento de los 25 empresarios ganadores del concurso Tunja Emprende 2013, se realizará una capacitación mediante un proceso de inmersión con el fin de mejorar habilidades gerenciales y operativas para ser aplicadas en cada una de sus empresas por un valor de SEIS MILLONES DOCIENTOS MIL PESOS ($6.200.000). (…) La Universidad Santo Tomás remite mediante oficio de fecha 29 de mayo de 2015, los soportes correspondientes a un valor acumulado de $81.596.871 y manifiesta como novedad que el señor Cristian Camilo Roa Reyes, no se ha presentado a hacer efectivo el premio por valor de $2.200.000. Esta situación se debe a que el emprendedor aplazó el uso de los recursos por temas de costos en los insumos (Adjunta copia de Factura de venta 1355 de la Empresa Charme de Femme, por valor de $2.200.000.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




De esta forma se evidencia que la suma entregada por estímulos de emprendimiento asciende a la suma de $90.000.000. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En atención a la explicación extendida por la entidad y los soportes allegados que sustentan la misma, este ente de control encuentra procedente levantar la observación.

El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 señala en que consiste la Supervisión al contrato estatal indicando además que ésta será ejercida por la entidad. En virtud de lo anterior la entidad procedió a designar la supervisión en una funcionaria quien está sujeta al cumplimiento de las obligaciones legal y contractualmente establecidas. El artículo precitado refiere que la Supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto contractual y en similar sentido la cláusula octava del Convenio numera algunas de las actividades que en ejercicio del control debe adelantar la Supervisión. Se detecta en la indagación, que hubo una falencia en el control administrativo y financiero del contrato toda vez que, sin estar demostrada la inversión total de los recursos aportados por la Alcaldía al Convenio no se dejó observación alguna en el Acta de Liquidación y se procedió a pagar a la Universidad la totalidad de los recursos comprometidos.

OBSERVACIÓN N° 15

Se evidencia una presunta omisión de los deberes funcionales de la vigilancia del convenio, lo cual llevó a suscribir el acta de liquidación sin observación alguna, sin haberse verificado el cumplimiento total de las obligaciones a cargo de la Universidad. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Por parte de la Supervisión se realiza el debido seguimiento, ya que se comprueba que a fecha de Diciembre de 2014, no se tenía la certeza del cumplimiento de las actividades por parte de la Universidad, razón por la cual se prorroga el contrato por el término de un mes, tiempo en el cual se hacen los requerimientos del caso y una vez reiniciado se constata el cumplimiento por parte de la universidad de las obligaciones establecidas en el convenio. Con lo antes manifestado se desvirtúa la omisión de los deberes funcionales de vigilancia del convenio


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VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Advirtiendo que existió una debida inversión de los recursos públicos y que el supervisor acreditó el cumplimiento diligente de los controles a su cargo, no existe mérito para mantener la observación, razón por la cual se procede a su levantamiento.


OBJETO

CORPORACIÓN AGENCIA DE DESARROLLO LOCAL `ADEL LOS DINOSAURIOS` EJECUTE EL PROYECTO `PROGRAMA RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA RESA RURAL Y RESA UBANO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ QUE INCENTIVE LA PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS PARA EL AUTOCONSUMO Y EL MEJORAMIENTO DE HÁBITOS ALIMENTARIOS SALUDABLES

VALOR MIL NOVECIENTOS VEINTICINCO MILLONES DE PESOS

($1.925.000.000)


DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

CORPORACIÓN AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

DE LOS DINOSAURIOS EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ 900099772-8


DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL $1.100.000.000

CORPORACIÓN AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

DE LOS DINOSAURIOS EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ $75.000.000


ADICIONAL EN TIEMPO HASTA 15 DE JULIO DE 2015 (6 MESES Y 15 DIAS)

SUPERVISIÓN SECRETARIO DE DESARROLLO

El plazo inicialmente pactado para la ejecución del Convenio se venció el 31 de Diciembre de 2014. Posteriormente y ante la solicitud de algunos documentos de ejecución del Convenio, se allegaron soportes en los que se indica que este Convenio cuenta con 2 adiciones en tiempo, la primera por 6 meses y 15 días venciéndose el 15 de Junio de 2015 y la segunda por un plazo de 2 meses más es decir, finalizándola ejecución del convenio el día 15 de Septiembre de 2015. No se evidencia en la carpeta ni en los soportes remitidos la ampliación de garantías ni el acta de aprobación de estas por la suscripción de los dos adicionales en tiempo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




El artículo 127 de Decreto 1510 de 2013 dispone: “Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la entidad estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.”

OBSERVACIÓN N° 16

Se evidencia una presunta omisión de los deberes funcionales en la vigilancia del convenio, lo cual se materializa en la omisión de solicitud de ampliación de garantías con ocasión de la suscripción de los dos adicionales en tiempo. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con respecto a esta observación, se aclara que en ningún momento hubo omisión de los deberes funcionales en la vigilancia del convenio, como tampoco hubo omisión de solicitud de ampliación de garantías con ocasión de la suscripción de los dos adicionales en tiempo, dado que tal solicitud se dio en tiempo y oportunidad, la cual se materializa en la firma de los dos otrosí con la exigencia y expedición de las respectivas pólizas que amparan la ampliación de las correspondientes garantías. Como soporte de esta respuesta se adjuntan los dos documentos de pólizas que cubren la ampliación de garantías. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En el término de traslado la entidad remitió a esta Contraloría, los documentos soportes (copias) de las pólizas que tienen la modificación referente a la ampliación de vigencias originada con la suscripción de los Adicionales, desvirtuando así la presunta omisión advertida en el Informe preliminar. En tal virtud, se levanta la observación.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 034 DE 28 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO Y ESE SANTIAGO DE TUNJA PARA LA EJECUCIÓN DE ACCIONES DEL PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS 2014 DENTRO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD CON ENFOQUE FAMILIAR. EN EL MUNICIPIO DE TUNJA. DE LOS COMPONENTES PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES. CAPACITACIÓN EN ÁREAS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA. ATENCIÓN INTEGRAL A LAS ENFERMEDADES PREVALENTES EN LA INFANCIA AIEPI. PREVENCIÓN DE ENFERMEDADES CRONICAS Y SALUD NUTRICIONAL. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD ORAL. OTROS PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS PARA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD MENTAL Y LESIONES VIOLENTAS EVITABLES Y SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA EN ADOLESCENTES.

VALOR CIENTO TREINTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS SESENTAQ Y CUATRO PESOS CON DOS CENTAVOS

($133.979.664.2)


EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SANTIAGO DE TUNJA 820003850-2


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SANTIAGO DE TUNJA $6.000.000


SUPERVISIÓN AMPARO LUCIA TORRES BERNAL

El artículo 1 de la Ley 190 de 1995, Decreto 2150 de 1995 en concordancia con la Resolución N° 580 del 19 de Agosto de 1999, señalan la obligación de los contratistas de aportar documentos tales como el formato único de hoja de vida, soportes que acrediten la representación legal, así como certificado de antecedentes disciplinarios. En la carpeta del convenio no se encuentran los documentos antes relacionados, situación que permite inferir una inobservancia den los requisitos exigidos para proceder a suscribir el Contrato estatal.

OBSERVACIÓN N° 17

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad habida cuenta que se procedió a suscribir el Convenio sin contar con la totalidad de la documentación requerida para tales efectos. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De manera respetuosa solicitamos a la Contraloría levantar esta observación teniendo en cuenta la naturaleza del acuerdo de voluntades suscrito entre las partes, así como la naturaleza de las entidades contratantes, toda vez que para este efecto no se considera necesario ni indispensable contar con la Hoja de Vida de las entidades contratantes; pues se trata de entidades públicas, y en este caso ambas del mismo nivel territorial. Adicionalmente la Resolución 580 de 1999 refiere en forma expresa que el formato de Hoja de Vida debe ser diligenciado para los eventos de celebración de contratos de prestación de servicios. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 6 de la Ley 80 de 1993 señala: “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes…” Las personas jurídicas (incluidas entre las que legalmente se consideran capaces) por ser una ficción legal, contraen obligaciones a través de la actuación de su representante legal, sin importar la denominación que este reciba. Así mismo existen disposiciones legales que establecen los documentos a partir de los cuales una persona jurídica puede, por una parte acreditar que tiene capacidad para ejecutar una actividad y por otra la capacidad de su representante legal. Por lo anterior y con el fin de acreditar la capacidad de la persona jurídica, como de


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




su representante legal, se hace necesario contar con documentos tales como: estatutos, acto de nombramiento, acta de posesión etc. Adicionalmente y con el fin de no incurrir en inobservancias de carácter legal tales como contratar con una persona inhabilitada, entre otras, la ley exige la acreditación de la inexistencia de tales situaciones, lo cual puede refrendarse tan solo con certificados que registren la inexistencia de sanciones de carácter disciplinario, fiscal o judicial que impidan la celebración del acto contractual. Teniendo en cuenta lo precedente y haciendo mención que en la carpeta no reposa documento alguno que acredite las condiciones de capacidad de la entidad ni de su representante, se evidencia una presunta trasgresión de lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 así como el Principio de Responsabilidad descrito en la Ley 80 de 1993. Dado que la entidad no acredita la existencia de la documentación requerida. Se mantiene la observación con los alcances señalados.

El inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 establece: … El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Al igual el Parágrafo 1 de la precitada norma señala: “El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.” El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 indica: “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución…” Subrayo fuera de texto.

Así las cosas, se encuentra que en el expediente contractual no se encuentra la certificación exigida por la ley para acreditar el paz y salvo con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, ni para la suscripción del convenio ni para efectos de pago de cada uno de los desembolsos parciales.

OBSERVACIÓN N° 18

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad toda vez que se procedió por una parte, a suscribir el Convenio sin verificar el cumplimiento legalmente establecido para acreditar el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y por otra por no verificar,


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para efectos de pago de los desembolsos parciales, que la documentación exigida por la norma se allegara en debida forma. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remito en cuatro folios útiles copia de los Certificados de Paz y Salvo de aportes parafiscales de la E.S.E. Santiago de Tunja, por lo que solicito se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. La entidad allegó los soportes que acreditan el cumplimiento de la obligación de encontrarse a paz y salvo con las obligaciones del Sistema de Seguridad Social lo cual permite inferir que no es dable admitir una responsabilidad disciplinaria frente a la inobservancia presentada; no obstante es menester mantener el alcance administrativo de la observación, ya que su inclusión en el Plan de Mejoramiento es imprescindible.

El artículo 23 de la Ley 80 de 1993 relaciona cuales son los principios en las actuaciones contractuales de las entidades públicas, enlistando en ellos el de la Transparencia. Este principio junto con el de economía, insta a las entidades a la escogencia de la propuesta más favorable para la entidad. En este sentido, la propuesta es un elemento esencial para la conformación del contrato estatal Se evidencia que en la carpeta contractual no reposa la propuesta del ahora parte del Convenio, lo cual deriva a señalar que existe una violación al principio de Transparencia toda vez que no hay evidencia de unas condiciones claras que permitieron a la entidad escoger a esa persona jurídica para la ejecución del objeto contractual.

OBSERVACIÓN N° 19

Se evidencia una inobservancia por parte de la entidad, toda vez que en la carpeta no reposa la propuesta, documento que manifiesta por una parte, la voluntad de la parte ejecutora a someterse a las condiciones de la entidad estatal y por otra señala los compromisos que esta persona jurídica- para este caso- adquiere con la administración. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remito en cuatro folios útiles copia de la propuesta de la E.S.E. Santiago de Tunja, por lo que solicito se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Si bien la entidad allegó en el término de traslado la documentación relacionada en la observación, lo cual permite levantar el alcance disciplinario de la observación, se hace necesario mantener el alcance


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CÓDIGO: FO-AF-13

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administrativo de la misma a fin que la entidad adopte en el Plan de Mejoramiento los correspondientes correctivos.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 038 DE 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014

OBJETO CONVENIO INTERINSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS DE URBANISMO. DEL PROYECTO VIP TORRES DEL PARQUE E INTERVENTORÍA DE LOS PROYECTOS DE VIVIENDA

VALOR MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($1.500.000.000)


EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA 820003259-9


EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA $0


SUPERVISIÓN JOHN ERNESTO CARRERO VILLAMIL


OBSERVACIÓN N° 20

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad habida cuenta que se procedió a suscribir el Convenio sin contar con la totalidad de la documentación requerida para tales efectos Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de revisar que la documentación previa a la suscripción del convenio estuviere completa. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De manera respetuosa solicitamos a la Contraloría levantar esta observación teniendo en cuenta la naturaleza del acuerdo de voluntades suscrito entre las partes, así como la naturaleza de las entidades contratantes, toda vez que para este efecto no se considera necesario ni indispensable contar con la Hoja de Vida de las entidades contratantes, pues se trata de entidades públicas y en este caso del mismo nivel territorial. Adicionalmente la Resolución 580 de 1999 refiere en forma expresa que el formato de Hoja de Vida


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




debe ser diligenciado para los eventos de celebración de contratos de prestación de servicios. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 6 de la Ley 80 de 1993 señala: “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes…” Las personas jurídicas (incluidas entre las que legalmente se consideran capaces) por ser una ficción legal, contraen obligaciones a través de la actuación de su representante legal, sin importar la denominación que este reciba. Así mismo existen disposiciones legales que establecen los documentos a partir de los cuales una persona jurídica puede, por una parte acreditar que tiene capacidad para ejecutar una actividad y por otra la capacidad de su representante legal. Por lo anterior y con el fin de acreditar la capacidad de la persona jurídica, como de su representante legal, se hace necesario contar con documentos tales como: estatutos, acto de nombramiento, acta de posesión etc. Adicionalmente y con el fin de no incurrir en inobservancias de carácter legal tales como contratar con una persona inhabilitada, entre otras, la ley exige la acreditación de la inexistencia de tales situaciones, lo cual puede refrendarse tan solo con certificados que registren la inexistencia de sanciones de carácter disciplinario, fiscal o judicial que impidan la celebración del acto contractual. Teniendo en cuenta lo precedente y haciendo mención que en la carpeta no reposa documento alguno que acredite las condiciones de capacidad de la entidad ni de su representante, se evidencia una presunta trasgresión de lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 así como el Principio de Responsabilidad descrito en la Ley 80 de 1993. Dado que la entidad no acredita la existencia de la documentación requerida. Se mantiene la observación con los alcances señalados.

El Decreto 1510 de 2013 reglamentario del Sistema de Compras y Contratación Pública, en su artículo 76 dispone:” Convenios o Contratos Interadministrativos. La modalidad de selección para contratación entre entidades estatales es la contratación directa...” Así mismo el artículo 77 de la precitada señala “En la Contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título II de las disposiciones especiales del presente Decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.” (Subrayo fuera de texto). A folio 31 de la carpeta contractual, numeral 7 de los Estudios Previos se desarrolló de análisis que sustenta la exigencia de garantías. En el mencionado título la entidad se limita a transcribir el contenido del artículo 7 de la Ley 1150 de 2007.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




El artículo 25 de la Ley 80 de 1993 expresa la obligación de todo servidor público de “proteger los derechos de la entidad (…)” .Para el caso en particular se encuentra una desatención ante este deber funcional habida cuenta que la sectorial que elaboró los estudios previos omitió su obligación de analizar las condiciones propias del Convenio, tales como forma de pago, clase de servicio, para así determinar la manera efectiva y eficiente la protección de los derechos de la entidad. Es menester mencionar que para el caso en estudio, la forma de pago establecida en el clausulado del Convenio (Cláusula tercera. Desembolso), dispuso un pago total equivalente a la suma de MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($1.500.000.000) “dentro de los cinco (5) días siguientes al perfeccionamiento y legalización del convenio y sujeto a la autorización por parte del Municipio.”. En similares términos fue dispuesto el pago para el Adicional en valor N° 01. Lo anterior indica que el 100% de los recursos del Municipio de Tunja, se giran sin contar con un mínimo de ejecución del Convenio. Ante un eventual incumplimiento del objeto contractual, ¿Qué mecanismo tenía previsto la Administración Municipal para instar al cumplimiento? ¿De qué manera se garantiza la correcta inversión del dinero girado? ¿Cómo se exigiría la calidad del servicio que con ocasión de la ejecución del objeto contractual se requería?. La omisión de la valoración de estas variables en el análisis que sustenta la exigencia de garantías lleva a poner en riesgo el patrimonio público de la entidad sujeto de control.

OBSERVACIÓN N° 21

Se evidencia una presunta inobservancia por parte de la Entidad, toda vez que desconoció lo ordenado en el Decreto 1510 de 2013 (artículo 77). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respetuosamente solicitamos levantar este hallazgo, teniendo en cuenta que en el estudio de oportunidad y conveniencia que obra en la carpeta aparece la justificación de no exigir garantías en el presente convenio. Es importante precisar, con la venia del despacho que la norma no exige una determinada justificación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. La cláusula vigésima primera del Convenio Interadministrativo señala: “Régimen Legal. El presente convenio está sometido en todo a la ley colombiana, a la jurisdicción de sus tribunales, y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes salvo en las materias particulares reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario.” Así las cosas, en lo que respecta a las garantías la entidad debe remitirse a lo


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




preceptuado en la Ley 1150 de 2007 artículo 7 que dispone: “ (…) Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los Interadministrativos, en los de seguro…, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto contratado, y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.” (Refiriéndose al decreto reglamentario, ver parágrafo transitorio). A su vez el Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema de compras y Contratación Pública señala: “Artículo 76. Convenios o Contratos Interadministrativos. La modalidad de selección para la contratación entre entidades estatales, es la contratación directa…” Y con respecto a las garantías, en particular indica: “Artículo 77. En la contratación directa la exigencia de las garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos,” Subrayo fuera de texto. Atendiendo lo anterior y revisando el contenido del numeral 7 del documento de estudios previos (análisis que sustenta la exigencia de garantías), se encuentra que la entidad omitió el deber legal de esbozar los argumentos para no solicitar garantías en un convenio en el que se gira inicialmente la suma de $1.500.000.000 (además existe un adicional en valor) con el simple cumplimiento de los requisitos de legalización y perfeccionamiento (ver cláusula 3 del convenio). En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta que el argumento esgrimido por la entidad no justifica de manera idónea y pertinente la omisión ya relacionada, la observación se mantiene con los alcances expuestos inicialmente.

El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 al tenor de la letra reza: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” (Subrayo fuera de texto). En la Cláusula Tercera del Convenio la entidad señala un desembolso por el 100% del valor del Convenio dentro de los cinco (5) días siguientes al perfeccionamiento y legalización del convenio y sujeto a la autorización por parte del Municipio. Pese a que no se estipule en el contenido del convenio que el giro de los recursos se hace a título de anticipo o pago anticipado, se está frente a una de ellas, toda vez que no se ha ejecutado el ni en parte ni en todo el objeto contractual.

OBSERVACIÓN N° 22


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




Se advierte un posible desacato legal ya que se está desconociendo lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, respecto al valor máximo del giro como anticipo o pago anticipado. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Consideramos que el hallazgo número 22 y el alcance que se pretende dar al mismo, deben ser reconsiderados y levantados en el informe definitivo, teniendo en cuenta que el Municipio no canceló ningún anticipo, simplemente realizó el aporte convenido en la forma acordadas por las partes. Si se hubiera tratado de un pago anticipado o de un anticipo pactado en virtud de un contrato, habría lugar a la aplicación de la regla contenida en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993; pero se trata de un aporte dado por el Municipio a otra entidad de naturaleza pública, el cuál no está sujeto al precepto citado. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 1 de la Ley 80 de 1993 reza: “La presente ley tiene como objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales” Bajo ese precepto, la entidad en la cláusula vigésima primera del Convenio Interadministrativo señala: “Régimen Legal. El presente convenio está sometido en todo a la ley colombiana, a la jurisdicción de sus tribunales, y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes salvo en las materias particulares reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario.” El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 establece: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipo, pero su monto no podrá exceder del 50% del valor del respectivo contrato” Lo anterior lleva a concluir que la entidad pese a encontrarse obligada a dar observancia plena a lo preceptuado en el parágrafo del artículo 40 de la precitada ley, omitió tal deber. Considerando que la explicación expuesta por la entidad no exhibe sustento legal que permita justificar el desacato a la norma, es menester mantener la observación con los alcances administrativo y disciplinario.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N°051 DE 08 DE OCTUBRE DE 2014

OBJETO

APOYAR EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATEGIA INTEGRAL PARA IMPULSAR EL LOGRO DE LOS ODM EN EL MUNICIPIO DE TUNJA. FORTALECIENDO LA CAPACIDAD TERRITORIAL PARA LA GESTIÓN DE PLANES. PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE CONTRIBUYAN ESE FIN

VALOR TRESCIENTOS VEINTISIETE MILLONES SEISCIENTOS VEINTINUEVE MIL

CUATROCIENTOS SETENTA Y OCHO PESOS ($327.629.478)


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





PNUD


PNUD $164.000.000


SUPERVISIÓN VARIOS


OBSERVACIÓN N° 23

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad habida cuenta que se procedió a suscribir el Convenio sin contar con la totalidad de la documentación requerida para tales efectos. Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de revisar que la documentación previa a la suscripción del convenio estuviere completa. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De manera respetuosa solicitamos a la Contraloría levantar esta observación teniendo en cuenta la naturaleza del acuerdo de voluntades suscrito entre las partes, así como la naturaleza de las entidades contratantes, toda vez que para este efecto no se considera necesario ni indispensable contar con la Hoja de Vida de las entidades contratantes, pues se trata de entidades públicas y en este caso del mismo nivel territorial. Adicionalmente la Resolución 580 de 1999 refiere en forma expresa que el formato de Hoja de Vida debe ser diligenciado para los eventos de celebración de contratos de prestación de servicios. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 6 de la Ley 80 de 1993 señala: “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes…” Las personas jurídicas (incluidas entre las que legalmente se consideran capaces) por ser una ficción legal, contraen obligaciones a través de la actuación de su


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CÓDIGO: FO-AF-13

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representante legal, sin importar la denominación que este reciba. Así mismo existen disposiciones legales que establecen los documentos a partir de los cuales una persona jurídica puede, por una parte acreditar que tiene capacidad para ejecutar una actividad y por otra la capacidad de su representante legal. Por lo anterior y con el fin de acreditar la capacidad de la persona jurídica, como de su representante legal, se hace necesario contar con documentos tales como: estatutos, acto de nombramiento, acta de posesión etc. Adicionalmente y con el fin de no incurrir en inobservancias de carácter legal tales como contratar con una persona inhabilitada, entre otras, la ley exige la acreditación de la inexistencia de tales situaciones, lo cual puede refrendarse tan solo con certificados que registren la inexistencia de sanciones de carácter disciplinario, fiscal o judicial que impidan la celebración del acto contractual. Teniendo en cuenta lo precedente y haciendo mención que en la carpeta no reposa documento alguno que acredite las condiciones de capacidad de la entidad ni de su representante, se evidencia una presunta trasgresión de lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 así como el Principio de Responsabilidad descrito en la Ley 80 de 1993. Dado que la entidad no acredita la existencia de la documentación requerida. Se mantiene la observación con los alcances señalados.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N°065 DE 27 DE OCTUBRE DE

2014

OBJETO

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA POLICÍA NACIONAL. CUYO OBJETO ES GAR ANTIZAR LA SEGURIDAD VIAL Y LA MOVILIDAD DE PERSONAS. VEHÍCULOS Y BIENES POR LAS VIAS PÚBLICAS O PRIVADAS ABIERTAS AL PÚBLICO DE LA CIUDAD DE LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR CINCUENTA MILLONES DE PESOS($50.000.000)


POLICIA NACIONAL


POLICIA NACIONAL $0

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 15 DE ENERO DE 2015

SUPERVISIÓN NELSON FABIAN RANGEL CRISPIN

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. La cláusula décima séptima del Convenio N° 065 de 2014 refiere: “Liquidación: La liquidación del presente convenio se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para su ejecución o a la expedición del acto administrativo que ordene su terminación. PARÁGRAFO: Cuando las partes no logren acuerdo para la liquidación del convenio, la parte que haya cumplido con todas las obligaciones a su cargo, quedará facultada para su liquidación unilateral” Efectuada la indagación y verificada la fecha de terminación del Convenio, se observa que el plazo para liquidar el convenio se encuentra vencido sin que repose en la carpeta contractual ni se encuentre publicada en el portal de contratación estatal el Acta de Liquidación, lo cual es indicativo de la inexistencia de la misma.

OBSERVACIÓN N° 24

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a que vencido el término convenido por las partes para proceder a la liquidación del Convenio, esta no se ha efectuado. Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de elaborar y suscribir el Acta de Liquidación lo cual trasgrede las disposiciones establecidas en la Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Solicitamos comedidamente a la Contraloría levantar este hallazgo, con la particular consideración que las partes, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, cuentan con dos años para la liquidación del convenio. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Atendiendo el contenido de las disposiciones citadas por la entidad, es factible proceder a levantar la observación.

El artículo 1 de la Ley 190 de 1995, Decreto 2150 de 1995 en concordancia con la Resolución N° 580 del 19 de Agosto de 1999, señalan la obligación de los contratistas de aportar documentos tales como el formato único de hoja de vida, soportes que acrediten la representación legal, así como certificado de antecedentes disciplinarios. En la carpeta del


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




convenio no se encuentran los documentos antes relacionados, situación que permite inferir una inobservancia den los requisitos exigidos para proceder a suscribir el Contrato estatal.

OBSERVACIÓN N° 25

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad habida cuenta que se procedió a suscribir el Convenio sin contar con la totalidad de la documentación requerida para tales efectos Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de revisar que la documentación previa a la suscripción del convenio estuviere completa. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se solicitó a la Policía Nacional la copia de los documentos que hacen parte de la carpeta contractual que reposa en esa Entidad, una vez remitidos se procede a su entrega. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Si bien la entidad procedió a remitir a este despacho los documentos que acreditan la capacidad para contratar de la persona jurídica y de su representante legal, lo cual descarta el alcance disciplinario de la observación, es indispensable mantener el alcance administrativo de la misma con el fin que se incluya en el Plan de Mejoramiento.

A folio 19, el numeral 4 del capítulo 2.1.5. COMPROMISOS DE LA POLICIA NACIONAL señala: “Asignar 22 unidades policiales adscritos a la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional garantizando su permanencia en la especialidad para la ejecución del presente convenio…” A folio 20 en el capítulo 2.2.4. Valor Estimado del Convenio indica que este es por la suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000). En la cláusula segunda del Convenio Interadministrativo N° 065 de 2014 se relacionan los compromisos de la Policía Nacional así: (…) 4. Asignar 11 unidades policiales adscritas a la Dirección de Tránsito y Transporta de la Policía Nacional, garantizando su permanencia en la especialidad para la ejecución del presente convenio…” Considerando lo previamente anotado, no es dable para este organismo de control que siendo disminuido en un 50% el número de policiales requeridos para la ejecución del convenio, se mantenga el mismo valor del Convenio.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




Aplicando una regla de tres simple se puede indicar que el valor del Convenio debió disminuirse a la suma de $25.000.000 toda vez que no existe explicación técnica alguna que justifique, que el valor estimado del Convenio se mantuviera pese a reducir el número de uniformados designados para la ejecución del mismo.

OBSERVACIÓN N° 26

Al mantenerse el valor estimado del convenio cuando cambiaron sustancialmente las contraprestaciones a cargo de la Policía Nacional, debido a la disminución del 50% de la unidades policiales asignadas a la ejecución del convenio, se configura un presunto detrimento patrimonial habida cuenta la inexistencia de factores técnicos o administrativos que justifiquen la modificación de las condiciones plasmadas en los estudios previos. El presunto detrimento patrimonial se cuantifica en VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($25.000.000) La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De acuerdo a lo informado por la Policía nacional para la estimación de los presupuestos requeridos para la suscripción de Convenios de Cooperación y en concordancia con lo evidenciado en los Convenios celebrados previamente y con otras Entidades del orden local y departamental, el costo de la unidad policial asignada en traslado al convenio oscila entre $2.000.000 - $2.500.000 unidad/mes de acuerdo al rango, ahora bien, dentro del Convenio 065 de 2014 se asignaron 11 unidades/mes lo cual determina que en el periodo de ejecución del Convenio que es en dos meses se asignaron 22 unidades cumpliendo lo previsto y cubierto por el presupuesto asignado. Se hace claridad que lo estimado contractualmente son 11 unidades/mes equivalente a 22 unidades/periodo convenio, unidades que son susceptibles de corroborar en las órdenes de comparendo elaboradas en el periodo contractual. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Previo requerimiento de información que extendiere esta Contraloría, la Secretaria de Tránsito allegó Instructivo N° 2 de 2013 en el cual la Policía Nacional establece los lineamientos para la celebración de convenios y en su contenido se encuentra que “… se debe proyectar el costo de personal e impacto en el presupuesto de la Institución, teniendo en cuenta el número de policías, los grados, sueldos y la duración del convenio. Debe preverse para ser incluido en los acuerdos una cláusula relacionada con capacitación, bienestar social y estímulos cuyo objetivo será el fortalecimiento y desarrollo humano del personal, teniendo en cuenta el enfoque humanístico del Servicio de Policía. Así mismo adjunta una tabla contentiva de la relación de la proyección de los salarios y prestaciones laborales de los uniformados discriminada por grados”.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




De lo anterior se colige que no existe detrimento patrimonial toda vez que al realizar la operación aritmética el valor del Convenio corresponde al valor de proyectar el número de unidades policiales por tiempo de ejecución. Por lo anterior, se levanta la observación.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 075 DE 2014

OBJETO

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS TÉCNICO ADMINISTRATIVOS ANEXOS ESE CONVENIO Y CON LOS TÉRMINOS Y ALCANCE ESTABLECIDOS EN EL MISMO

VALOR MIL SEISCIENTOS VEINTITRÉS MILLONES SETECIENTOS DIECISEIS MIL

TRESCIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS ($1.623.716.374)


MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL 899999001-7

APORTES MUNICIPIO DE TUNJA $0

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL $1.623.716.374

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 30 DE JUNIO DE 2015

SUPERVISIÓN

OBSERVACIÓN: El Convenio previamente relacionado no fue objeto de Auditoría, toda vez que el artículo 4 del Decreto 267 de 2000, establece los organismos y entidades sujetos de control de competencia de la Contraloría General de la República, encontrándose que los ministerios se encuentran reseñados en esta norma. Así las cosas y considerando que todos los recursos del Convenio provienen del Ministerio de Educación, esta Contraloría no es competente para realizar el Control Fiscal de estos recursos.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 082 DE 02 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETO

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA - UPTC PARA LA REALIZACION DE DOS (2) TALLERES DE PATRIMONIO HISTÓRICO Y CULTURAL ACTIVIDAD ENCAMINADA A LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL Y MONUMENTAL EN DESARROLLO DEL PROYECTO DE RECUPERACIÓN MATERIAL E INMATERIAL DE LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR TREINTA MILLONES DE PESOS ($30.000.000)

PARTES

MUNICIPIO DE TUNJA 891.800.846-1

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICADE COLOMBIA-

UPTC 891800330-1

APORTES

MUNICIPIO DE TUNJA $20.000.000

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICADE COLOMBIA-

UPTC $10.000.000


SUPERVISIÓN JOSE MARIO DAZA HIGUERA


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




PRORROGA 1 60 DIAS CALENDARIO

El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 al tenor de la letra reza: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” (Subrayo fuera de texto). En la Cláusula Tercera del Convenio la entidad señala un desembolso por el 100% del valor del Convenio “una vez perfeccionado y legalizado el Convenio mediante la emisión del Acta de Inicio.” Pese a que no se estipule en el contenido del convenio que el giro de los recursos se hace a título de anticipo o pago anticipado, se está frente a una de ellas, toda vez que no se ha ejecutado el ni en parte ni en todo el objeto contractual.

OBSERVACIÓN N° 27

Se evidencia una presunta inobservancia por parte de la Entidad, toda vez que desconoció lo ordenado por la Ley 80 de 1993, en relación con el valor máximo del pago anticipado o entrega del anticipo. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Consideramos que el hallazgo número 27 y el alcance que se pretende dar al mismo, deben ser reconsiderados y levantados en el informe definitivo, teniendo en cuenta que el municipio no canceló ningún anticipo, simplemente realizó el aporte convenido en la forma acordadas por las partes. Si se hubiera tratado de un pago anticipado o de un anticipo pactado en virtud de un contrato, habría lugar a la aplicación de la regla contenida en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993; pero se trata de un aporte dado por el municipio a otra entidad de naturaleza pública, el cual no está sujeto al precepto citado. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Revisado el Plan General de Auditoría 2015 de la Contraloría Municipal de Tunja, tal como lo aduce la entidad, este Convenio fue objeto de auditoría previamente. Por lo anterior se levanta la observación planteada, toda vez que existe un Informe final frente a este.

El Decreto 1510 de 2013 reglamentario del Sistema de Compras y Contratación Pública, en su artículo 76 dispone:” Convenios o Contratos Interadministrativos. La modalidad de selección para contratación entre entidades estatales es la contratación directa...”


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CÓDIGO: FO-AF-13

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Así mismo el artículo 77 de la precitada señala “En la Contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título II de las disposiciones especiales del presente Decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.” (Subrayo fuera de texto). A folio 34 de la carpeta contractual, numeral 7 de los Estudios Previos se desarrolló de análisis que sustenta la exigencia de garantías. En el mencionado título la entidad se limita a transcribir el contenido del artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, sin elaborar la justificación que el mismo requiere. El artículo 25 de la Ley 80 de 1993 expresa la obligación de todo servidor público de “proteger los derechos de la entidad (…)” .Para el caso en particular se encuentra una desatención ante este deber funcional habida cuenta que la sectorial que elaboró los estudios previos (Secretaria de Gobierno) omitió su obligación de analizar las condiciones propias del Convenio, tales como forma de pago, clase de servicio, para así determinar la manera efectiva y eficiente la protección de los derechos de la entidad. Es menester mencionar que para el caso en estudio, la forma de pago establecida en el clausulado del Convenio (Cláusula tercera. Desembolso), dispuso un pago total equivalente a la suma de veinte millones de pesos ($20.000.000) “una vez perfeccionado y legalizado el Convenio mediante la emisión del Acta de Inicio.” Lo anterior indica que el 100% de los recursos del Municipio de Tunja, se giraron sin contar con un mínimo de ejecución del Convenio. Ante un eventual incumplimiento del objeto contractual, ¿Qué mecanismo tenía previsto la Administración Municipal para instar al cumplimiento? ¿De qué manera se garantiza la correcta inversión del dinero girado? ¿Cómo se exigiría la calidad del servicio que con ocasión de la ejecución del objeto contractual se requería? La omisión de la valoración de estas variables en el análisis que sustenta la exigencia de garantías lleva a poner en riesgo el patrimonio público de la entidad sujeto de control.

OBSERVACIÓN N° 28

Se evidencia una presunta inobservancia por parte de la Entidad, toda vez que desconoció lo ordenado en el Decreto 1510 de 2013 (artículo 77). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respetuosamente solicitamos levantar este hallazgo, teniendo en cuenta que el estudio de oportunidad y conveniencia que obra en la carpeta aparece la justificación de no exigir garantías en el presente convenio. Es importante precisar, con la venia del despacho que la norma no exige una determinada justificación.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Revisado el Plan General de Auditoría 2015 de la Contraloría Municipal de Tunja, tal como lo aduce la entidad, este Convenio fue objeto de auditoría previamente. Por lo anterior se levanta la observación planteada, toda vez que existe un Informe final frente a este.

En el presupuesto del Convenio se relacionan las actividades a financiar con los recursos aportados por la Alcaldía de Tunja, así:

ACTIVIDAD VALOR

MATERIAL DE TRABAJO $2.000.000

COORDINADOR ACADÉMICO Y DE LOGÍSTICA

$1.000.000

VISITAS GUIADAS $6.000.000

Revisada la carpeta contentiva del informe de ejecución, se encuentran varias situaciones a saber:

No hay evidencia ni descripción del material de trabajo.

No hay claridad respecto a la diferencia del Coordinador logístico y académico que se relaciona como actividad, y el coordinador académico y logístico que se menciona y que significa una inversión en las visitas guiadas.

No existe una relación de los recorridos de las visitas guiadas ni el número de asistentes, lo cual impide realizar los cálculos respecto a los valores relacionados en esta actividad.

Consecuencia de lo anterior se determina la existencia de un posible detrimento patrimonial por la suma de NUEVE MILLONES DE PESOS ($9.000.000).

OBSERVACIÓN N° 29

Al no existir en la carpeta contractual soportes que acrediten la inversión de los recursos aportados por la Alcaldía se presume detrimento patrimonial. En virtud de lo previamente señalado, el presunto detrimento patrimonial asciende a la suma de NUEVE MILLONES DE PESOS ($9.000.000). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Dentro de la Auditoría Especial a los recursos de cultura Ley 1493 de 2011 del Municipio de Tunja Vigencia 2014 se realizó auditoria a este convenio del cual ya se realizó Informe Final de Auditoría Modalidad Especial por parte de este ente de control, dando como resultado algunos requerimientos que quedaron plasmados en este. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Revisado el Plan General de Auditoría 2015 de la Contraloría Municipal de Tunja, tal como lo aduce la entidad, este Convenio fue objeto de auditoría previamente. Por lo anterior se levanta la observación planteada, toda vez que existe un Informe final frente a este.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 055 DE 09 DE OCTUBRE DE 2014

OBJETO AUNAR ESFUERZOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR VIGENCIA 2014

VALOR MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS

NOVENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS DIECIOCHO PESOS ($1.554.696.918)


FUNDACIÓN VIVE COLOMBIA 830133323-6


FUNDACIÓN VIVE COLOMBIA $94.954.000

PLAZO DE EJECUCIÓN 54 DIAS CALENDARIO ESCOLAR

SUPERVISIÓN NEDDY ESTHER SANDOVAL FIGUEREDO

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. La cláusula vigésima primera del Convenio N° 055 de 2014 refiere: “LIQUIDACIÓN: Terminada la ejecución del presente convenio se procederá a su liquidación en los términos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007”


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




Efectuada la indagación y verificada la fecha de terminación del Convenio, se observa que el plazo para liquidar el convenio se encuentra vencido sin que repose en la carpeta contractual ni se encuentre publicada en el portal de contratación estatal el Acta de Liquidación, lo cual es indicativo de la inexistencia de la misma.

OBSERVACIÓN N° 30

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a que vencido el término convenido por las partes para proceder a la liquidación del Convenio, esta no se ha efectuado. Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario que encargado de elaborar y suscribir el Acta de Liquidación lo cual trasgrede las disposiciones establecidas en la Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En cuanto a la liquidación del Convenio N° 55 de 2014, efectivamente a la fecha no ha sido liquidado en los términos de la Cláusula Vigésima primera del Convenio, teniendo en cuenta que por parte del Operador no han sido allegados los informes finales y los soportes del aporte a cargo de la Fundación Vive Colombia, los cuales han sido solicitados en diferentes oportunidades a la fecha, al respecto se tiene que si bien dicha cláusula prevé un término de referencia, el mismo no es limitante para adelantar esta etapa de obligatorio cumplimiento, pues no puede dejarse de lado la finalidad de las gestiones que deben adelantarse para plasmar la voluntad de las partes en este documento de liquidación… Sea oportuno indicar que en principios la voluntad de las partes se ha plasmado en las cláusulas contractuales, pero de no atenderse lo allí previsto se acude a la normatividad existente, como es el caso que nos ocupa, se debe atender lo previsto en la Ley 1150 de 2007 en su artículo 11 el cual previó tres formas de liquidación de los contratos estatales – por mutuo acuerdo, unilateralmente y por vía judicial- 8…) Quiere decir lo anterior, que la administración, en especial el actuar de la supervisión se encuentra amparado en la ley, y no ha existido debilidades por parte de control interno, de igual manera la presente observación N° 30 fue enviada al operador del programa de Alimentación Escolar en aras de que allegue lo más pronto posible los documentos requeridos para la realización de la liquidación del convenio, aclarando que el actuar de la Supervisión se reitera en la observancia de la ley. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Analizados los argumentos fácticos y jurídicos expuestos por la entidad, es procedente levantar la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




A folio 207 se encuentra el Acta de aprobación de Pólizas correspondiente a la actualización con ocasión del adicional de fecha 30 de Diciembre de 2014. Sin embargo quedó pendiente la aprobación de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual luego que era necesario proceder a actualizar el valor de los 300 SMMLV (por cambio de vigencia). A folio 208 aparece escrito dirigido a la Fundación solicitando la actualización del valor de la garantía ya mencionada. En la carpeta no se ubica la garantía actualizada, ni el acta de aprobación de la misma.

OBSERVACIÓN N° 31

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a la omisión de la exigencia de la garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual en los términos legalmente exigidos. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remito copia de las garantías y su aprobación, por lo cual solicito amablemente se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Atendiendo las explicaciones citadas por la entidad, se encuentra que la supervisión designada para la vigilancia del convenio cumplió con el control jurídico, toda vez que allegó la evidencia de la actualización de la póliza de responsabilidad civil extracontractual. En virtud de lo anterior, se levanta la observación.


OBJETO

AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS. ADMINSITRATIVOS Y DE RECURSO HUMANO ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA CENTRAL COOPERATIVA DE PRODUCTORES DE PAPA DE BOYACA `COPABOY` PARA COORDINAR. ORGANIZAR Y DESARROLLAR MERCDOS LOCALES. EVENTOS PEDAGÓGICOS Y FERIALES. QUE PROMUEVAN EL DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN. ALIANZAS Y ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL SECTOR AGROPECUARIO DEL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR CIEN MILLONES PESOS ($100.000.000)


COPABOY 820005135-3


COPABOY $20.000.000

PLAZO DE EJECUCIÓN 30 DIAS CALENDARIO

SUPERVISIÓN GABRIEL FONSECA ARCOS


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




A folio 87 se encuentra el acta de aprobación de la garantía de cumplimiento. Sin embargo en la carpeta contractual no reposa la Póliza aprobada.

OBSERVACIÓN N° 32

Se está ante una presunta omisión de la entidad en el cuidado y custodia de los documentos toda vez que por no obrar con la debida diligencia, no reposa en la carpeta la garantía que ampara los recursos públicos dispuestos por la entidad para la ejecución del convenio. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Adjunto remitimos copia de la póliza 6942 cuyo original ya fue incorporado en la carpeta, por lo cual solicitamos se levante el hallazgo N° 32. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Sustentado en los documentos adjuntos a la réplica del Informe preliminar, esta Contraloría se permite levantar la observación, habida cuenta que se evidencia el cumplimiento del deber de control por parte de la entidad.

Se ofició a la Supervisión del Convenio solicitando documentos que soportan la inversión de los recursos aportados al Convenio, enlistando los requeridos por este órgano de control. Sin embargo la información allegada no fue la requerida. Los comprobantes de egreso del pago de obligaciones solicitados corresponden a los expedidos por la Central Cooperativa de Productores de Papa de Boyacá para pagar las actividades, no a los expedidos por la Alcaldía con ocasión de los pagos concertados en el Convenio. Así mismo los soportes de pago de SAYCO Y ACINPRO remitidos son las cuentas de cobro más no los desprendibles o consignaciones que acreditan el pago efectivo de esas obligaciones. Con la información enviada no fue posible realizar la verificación del cumplimiento en términos legales de las obligaciones contraídas por COPABOY. Respecto al uso de los recursos destinados para la pista canina, el registro fotográfico adjunto no permite verificar en que fueron invertidos pues se observa que el espacio usado fue parte de las zonas verdes del IRDET sin advertir instalación de estructuras o adecuación que sugieran la utilización de recursos.

OBSERVACIÓN N° 33

En vista que los soportes adjuntos en la carpeta no cuentan con los requisitos necesarios para acreditar el pago efectivo de los servicios prestados a COPABOY respaldados con los recursos aportados por la Alcaldía, salvo lo correspondiente al pago de la premiación en efectivo la cual se encuentra debidamente soportada con los comprobantes de egreso y conforme a la explicación previamente esbozada se


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




encuentra que no hay certeza del pago de las obligaciones contraídas por COPABOY con cargo a los dineros de la Alcaldía de Tunja. Se evidencia un presunto detrimento patrimonial por la suma setenta y seis millones setecientos mil pesos ($76.700.000) La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se aclara para la observación N° 33 que no existe detrimento patrimonial de los recursos del Municipio pactados en el convenio, por cuanto los recursos fueron ejecutados a cabalidad de acuerdo a las actividades planteadas en el mismo. Frente a dicha observación se ofició al ejecutor del convenio, quien manifestó que los soportes entregados como facturas son consideradas legales y cumplen los requisitos establecidos por el Código de Comercio y el Estatuto Tributario; en cuanto a las cuentas de cobro están respaldadas por la ley y la jurisprudencia, sin embargo para mayor convencimiento y certeza del pago de las obligaciones, se anexa la respuesta radicada por COPABOY en la que se presenta parte de los proveedores las CERTIFICACIONES de recibo de los recursos dados por cooperativa para el cumplimiento de las obligaciones pertinentes. De otro lado manifiesta no haber adjuntado otro tipo de soportes por considerar no pertinente, ya que las facturas y cuentas de cobro de los costos y gastos del desarrollo de la feria tienen el respaldo legal. (Adjunta soportes). DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Revisados los documentos allegados a este ente de control, con los cuales la entidad auditada pretende soportar el cumplimiento de las obligaciones de la cooperativa, se encuentra que los mismos son contentivos de los valores relacionados en el informe final de ejecución del convenio y a su vez contienen los elementos determinados por la ley para considerarse como válidos para acreditar la existencia de una obligación económica. Por lo expuesto, se procede a levantar la observación.


OBJETO

AUNAR ESFUERZOS PARA EL DESARROLLO. LOGÍSTICA. COORDINACIÓN Y REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL. LUDICAS. RECREATIVAS Y DEPORTIVAS. DIRIGIDAS A 247 FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE TUNJA.

VALOR SESENTA Y CUATRO MILLONES OCHO MIL PESOS ($64.008.000)


CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BOYACÁ-COMFABOY 891800213-8


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BOYACÁ-COMFABOY $4.300.000


SUPERVISIÓN ROSA SUSANA SAENZ GONZÁLEZ

A folio 5, en el documento de estudios previos se indica dentro de la descripción de los servicios las “actividades de desvinculación laboral asistida durante dos días dirigida a 16 funcionarios de la planta central, las cuales incluyen transporte, alojamiento, alimentación, seguro hotelero y circuito de zonas húmedas” estableciendo un valor para estas de DOSCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($243.750) por unidad. En ese mismo folio se establece que esta actividad será cubierta con los recursos correspondientes al aporte del Municipio A folio 57 del Informe de actividades suscrito por el representante legal de COMFABOY, la Supervisora y la Secretaria Administrativa, se indica que asistieron a la actividad de pre-pensionados un total de 11 personas. A folio 84 se encuentra la relación de las personas que en calidad de pre-pensionados asistieron a la actividad corroborando lo señalado en el informe de actividades que refiere la asistencia de 11 servidores públicos. En el Acta de Liquidación del Convenio, que reposa a folios 169 y 170 de la carpeta contractual, se encuentra un debe y un haber en sumas iguales a CINCUENTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS OCHO MILPESOS ($59.708.000) (cuantía correspondiente al aporte total del Municipio de Tunja). De lo anterior se evidencia que no se realizó ningún descuento por concepto de la no atención de 5 servidores que no asistieron a las actividades de pre-pensionados.

OBSERVACIÓN N° 34

En virtud de lo previamente señalado, se presenta un presunto detrimento patrimonial por el valor de UN MILLÓN DOSCIENTOS DIECIOCHO MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($1.218.750) resultantes del valor de atención de cinco (5) funcionario (pre-pensionados) que no se hicieron partícipes de las actividades. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En el marco del Convenio se establecieron actividades de desvinculación asistida dirigida a los funcionarios que cumplieran con requisitos de pensión, en cumplimiento al Plan de Bienestar de la Alcaldía de Tunja. Debido a que en el contrato no se había estipulado devolución de recursos, máxime cuando se trata de un convenio de Cooperación, no fue posible realizar descuentos


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




no establecidos. No obstante la Secretaria Administrativa obtuvo una compensación representada en premios que no se encontraban incluidos dentro del convenio, los cuales fueron rifados públicamente entre los asistentes a la actividad de integración y bienestar realizada en la ciudad de Moniquirá el día 12 de diciembre de 2014 evento que contribuye al fortalecimiento del clima organizacional, afianzando relaciones interpersonales y fomentando el trabajo en equipo en beneficio del servicio que se le brinda a la comunidad Tunjana. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Las actividades a realizar así como el valor de cada uno de los servicios claramente fueron relacionados en el estudio previo y en la propuesta presentada por la Caja de Compensación, y a partir de la suscripción del Convenio son estas las obligaciones a cargo de cada una de las partes. Citando la Sentencia de Radicación número: 25000-23-26-000-2001-02118-01(25199) del veintiocho (28) de febrero de dos mil trece (2013), Consejero ponente: DANILO ROJAS BETANCOURTH, al respecto del pago de actividades contratadas afirma “El contratista únicamente tiene derecho al pago del valor de las prestaciones ejecutadas en la forma acordada en el contrato (…). Es improcedente para esta Contraloría admitir que por no contemplarse la devolución de recursos en el Convenio suscrito, la entidad haya pagado (con sus recursos) por un servicio que no recibió. Lo anterior soporta la decisión de mantener la observación con sus respectivos alcances.

El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 considera: “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponde. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato…”. En similar sentido la cláusula octava del Convenio en estudio dispone: Supervisión: (…) 1. CONTROL ADMINISTRATIVO. Comprende (…) k). Proyectar y suscribir, el acta de liquidación del Convenio. 2. CONTROL FINANCIERO. Comprende: a). Controlar los pagos que se deban efectuar por parte del Municipio, de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula. El artículo 217 del Decreto 019 de 2012 preceptúa:” De la ocurrencia y contenido de la liquidación. (…) También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar…”. En igual sentido el Consejo de Estado ha insistido que


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en el Acta de Liquidación se determina el estado económico del contrato y los derechos y obligaciones de las partes (Auto del 15 de Mayo de 2003, C.P. Alier Hernández Enríquez, expediente 22.051) A folios 169 y 170 del expediente contractual se ubica el Acta de Liquidación la cual no realiza ninguna salvedad en el pago de la totalidad de los aportes comprometidos por el Municipio pese a la existencia de la no prestación de unos servicios contratados, lo anterior indica un presunto incumplimiento a los deberes funcionales de la Supervisión.

OBSERVACIÓN N° 35

En virtud de lo antes señalado, se advierte una presunta omisión en las obligaciones establecidas- para el supervisor - conforme a lo señalado por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y lo prescrito en la cláusula octava del Convenio de Cooperación N° 070 de 2014. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En el marco del Convenio se establecieron actividades de desvinculación asistida dirigida a los funcionarios que cumplieran con requisitos de pensión, en cumplimiento al Plan de Bienestar de la Alcaldía de Tunja. Debido a que en el contrato no se había estipulado devolución de recursos, máxime cuando se trata de un convenio de Cooperación, no fue posible realizar descuentos no establecidos. No obstante la Secretaria Administrativa obtuvo una compensación representada en premios que no se encontraban incluidos dentro del convenio, los cuales fueron rifados públicamente entre los asistentes a la actividad de integración y bienestar realizada en la ciudad de Moniquirá el día 12 de diciembre de 2014 evento que contribuye al fortalecimiento del clima organizacional, afianzando relaciones interpersonales y fomentando el trabajo en equipo en beneficio del servicio que se le brinda a la comunidad Tunjana. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 establece que es la supervisión y relaciona los controles que con ocasión de esta, la entidad debe realizar respecto al objeto contratado. Es evidente- para el caso en particular se omitieron– por parte de la supervisión- actividades de orden jurídico y financiero, pues no se verificó en debida forma que el cumplimiento del objeto del convenio no se realizó en su totalidad, lo cual debió quedar registrado en el acta de liquidación, toda vez que es en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar (artículo 60 Ley 80 de 1993). En esa etapa era procedente realizar la relación del valor de UN MILLÓN


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DOSCIENTOS DIECIOCHO MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($1.218.750) como saldo a favor de la Alcaldía, debido a la no prestación de los servicios a los pre pensionados que no asistieron a la actividad. En virtud de lo anterior, se mantiene la observación con alcance administrativo y disciplinario.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 090 DE 9 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD SURPASS INTERNACIONAL. PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL BANCO DE AYUDAS TÉCNICAS EN LA CIUDAD DE TUNJA DENTRO DEL COMPONENTE `ATENCIÓN Y APOYO A LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD`

VALOR CIENTO NOVENTA Y UN MILLONES CIENTO TREINTA MIL PESOS

($191.130.000)

PARTES


SURPASS INTERNACIONAL FUNDACIÓN PARE EL

DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD 820003901-1

APORTES


SURPASS INTERNACIONAL FUNDACIÓN PARA EL

DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD $58.000.000

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 31 DEDICIEMBRE DE 2014


En las carpetas contentivas de los soportes de la entrega de las ayudas técnicas suministradas con ocasión de la ejecución del Convenio, se evidencia que no reposan los documentos que acreditan la condición de discapacidad de los beneficiarios de estas ayudas. Es necesario que la entidad territorial sea rigurosa en la solicitud de resumen de historias clínicas o cualquier otro documento, que refiera la necesidad de un elemento de ayuda (silla de rueda, bastón, etc.), de esta manera se garantiza que los elementos sean asignados a los usuarios que realmente lo requieren y así cumplir con la finalidad del proyecto o programa que se estimó en el Plan de Desarrollo.

OBSERVACIÓN N° 36

Se evidencia falta de control en la entrega de las ayudas técnicas, pues si bien existen los soportes de entrega (Contrato de Comodato), en algunas carpetas no se relaciona el documento que acredita la condición del beneficiario. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se aclara que cada una de las personas beneficiadas con el banco de ayudas técnicas fueron caracterizadas y se encuentran en el registro de la oficina de discapacidad, que se les realizó visita domiciliaria para hacerles su respectiva entrega, por este motivo se verificó cada una de las carpetas para evidenciar si en verdad no se especificaba la discapacidad de cada uno de los beneficiarios del banco de ayudas técnicas. Por lo anterior aclaramos que en cada carpeta si se especifica la condición del beneficiado. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Es necesario hacer precisión del contenido de la observación, pues la entidad no lo interpretó adecuadamente. El hallazgo se refiere al documento que acredita la condición de discapacidad de la persona beneficiaria de la ayuda técnica, tal como: epicrisis, historia clínica, etc, es el que debe insertarse en la carpeta a fin de soportar en debida forma la entrega del elemento. En tal virtud y encontrando que efectivamente en algunas carpetas falta el documento expedido por autoridad competente, que certifique la condición de la persona beneficiaria, se mantiene la observación.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 044 DE 24 DE SEPTIEMBRE DE 2014

OBJETO

SUSCRIBIR CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CON LA CASA DEL MENOR MARCO FIDEL SUAREZ PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ` FAMILIAS UNIDAS EN LA PREVENCIÓN` A FIN DE FORTALECER A LAS INSTITUCIONES Y LOS NÚCLEOS FAMILIARES (PADRE. MADRE E HIJOS). DEL MUNICIPIO. BRINDANDO HERRAMIENTAS QUE PERMITAN EVITAR QUE LOS NIÑOS. NIÑAS. JOVENES Y ADOLESCENTES DE TUNJA. SEAN MALTRATADOS FRENTE A LOS DIFERENTES TIPOS DE VIOLENCIA. VULNERADOS Y UTILIZADOS O VINCULADOS A ACTIVIDADES DELICTIVAS.

VALOR CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000)


CASA DEL MENOR MARCO FIDEL SUÁREZ 891801333-8


CASA DEL MENOR MARCO FIDEL SUÁREZ $0


SUPERVISIÓN SECRETARIO DE GOBIERNO

El Decreto 1510 de 2013 reglamentario del Sistema de Compras y Contratación Pública, en su artículo 76 dispone:” Convenios o Contratos Interadministrativos. La modalidad de selección para contratación entre entidades estatales es la contratación directa...” Así mismo el artículo 77 de la precitada señala “En la Contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título II de las disposiciones especiales del presente Decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.” (Subrayo fuera de texto).


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




A folio 34 de la carpeta contractual, numeral 7 de los Estudios Previos se desarrolló de análisis que sustenta la exigencia de garantías. En el mencionado título la entidad se limita a transcribir el contenido del artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, sin elaborar la justificación que el mismo requiere. El artículo 25 de la Ley 80 de 1993 expresa la obligación de todo servidor público de “proteger los derechos de la entidad (…)” .Para el caso en particular se encuentra una desatención ante este deber funcional habida cuenta que la sectorial que elaboró los estudios previos (Secretaria de Gobierno) omitió su obligación de analizar las condiciones propias del Convenio, tales como forma de pago, clase de servicio, para así determinar la manera efectiva y eficiente la protección de los derechos de la entidad. Es menester mencionar que para el caso en estudio, la forma de pago establecida en el clausulado del Convenio (Cláusula tercera. Desembolso), dispuso un pago total equivalente a la suma de cincuenta millones de pesos ($50.000.000) previa presentación del plan de trabajo y cronograma de ejecución, aprobado por el Supervisor y la suscripción del Acta de Inicio. Lo anterior indica que el 100% de los recursos del Municipio de Tunja, se giran sin contar con un mínimo de ejecución del Convenio. Ante un eventual incumplimiento del objeto contractual, qué mecanismo tenía previsto la Administración Municipal para instar al cumplimiento? ¿De qué manera se garantiza la correcta inversión del dinero girado? ¿Cómo se exigiría la calidad del servicio que con ocasión de la ejecución del objeto contractual se requería? La omisión de la valoración de estas variables en el análisis que sustenta la exigencia de garantías lleva a poner en riesgo el patrimonio público de la entidad sujeto de control.

OBSERVACIÓN N° 37

Se evidencia una presunta omisión por parte de la entidad, toda vez que desconoció los mandatos del Decreto 1510 de 2013 respecto a la justificación para exigir o no las garantías. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respetuosamente solicitamos levantar este hallazgo, teniendo en cuenta que el estudio de oportunidad y conveniencia que obra en la carpeta aparece la justificación de no exigir garantías en el presente convenio. Es importante precisar, con la venia del despacho que la norma no exige una determinada justificación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En el clausulado del Convenio Interadministrativo señala: “Régimen Legal. El presente convenio está sometido en todo a la ley colombiana, a la jurisdicción de sus tribunales, y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes salvo en las materias particulares reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario.” Así las cosas, en lo que respecta a las garantías la entidad debe remitirse a lo preceptuado en la Ley 1150 de 2007 artículo 7 que dispone: “ (…) Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los Interadministrativos, en los de


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seguro…, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto contratado, y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.” (Refiriéndose al decreto reglamentario, ver parágrafo transitorio). A su vez el Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema de compras y Contratación Pública señala: “Artículo 76. Convenios o Contratos Interadministrativos. La modalidad de selección para la contratación entre entidades estatales, es la contratación directa..” Y con respecto a las garantías, en particular indica: “Artículo 77. En la contratación directa la exigencia de las garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos,” Subrayo fuera de texto. Atendiendo lo anterior y revisando el contenido del numeral 7 del documento de estudios previos (análisis que sustenta la exigencia de garantías), se encuentra que la entidad omitió el deber legal de esbozar los argumentos para no solicitar garantías en un convenio en el que se gira la suma de $50.000.000, previa presentación del plan de trabajo y cronograma de ejecución, aprobado por el Supervisor y la suscripción del Acta de Inicio (ver cláusula 3 del convenio). En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta que el argumento esgrimido por la entidad no justifica de manera idónea y pertinente la omisión ya relacionada, la observación se mantiene con los alcances expuestos inicialmente.

El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 al tenor de la letra reza: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” (Subrayo fuera de texto). En la Cláusula Tercera del Convenio la entidad señala un desembolso por el 100% del valor del Convenio a la suscripción del Acta de Inicio, presentación del Plan de trabajo y Cronograma de Ejecución aprobado por el Supervisor. Pese a que no se estipule en el contenido del convenio que el giro de los recursos se hace a título de anticipo o pago anticipado, se está frente a una de ellas, toda vez que no se ha ejecutado el ni en parte ni en todo el objeto contractual.

OBSERVACIÓN N° 38

Se evidencia una presunta inobservancia por parte de la Entidad, toda vez que


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desconoció lo ordenado en la Ley 80 de 1993, en relación con el valor máximo del pago anticipado o entrega de anticipo. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Consideramos que el hallazgo número 38 y el alcance que se pretende dar al mismo, deben ser reconsiderados y levantados en el informe definitivo, teniendo en cuenta que el municipio no canceló ningún anticipo, simplemente realizó el aporte convenido en la forma acordadas por las partes. Si se hubiera tratado de un pago anticipado o de un anticipo pactado en virtud de un contrato, habría lugar a la aplicación de la regla contenida en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993; pero se trata de un aporte dado por el municipio a otra entidad de naturaleza pública, el cual no está sujeto al precepto citado. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. El artículo 1 de la Ley 80 de 1993 reza: “La presente ley tiene como objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales” Bajo ese precepto, la entidad es la cláusula vigésima primera del Convenio Interadministrativo señala: “Régimen Legal. El presente convenio está sometido en todo a la ley colombiana, a la jurisdicción de sus tribunales, y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes salvo en las materias particulares reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario.” El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 establece: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipo, pero su monto no podrá exceder del 50% del valor del respectivo contrato” Lo anterior lleva a concluir que la entidad pese a encontrarse obligada a dar observancia plena a lo preceptuado en el parágrafo del artículo 40 de la precitada ley, omitió tal deber. Considerando que la explicación expuesta por la entidad no exhibe sustento legal que permita justificar el desacato a la norma, es menester mantener la observación con los alcances administrativo y disciplinario.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 089 DE 05 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETO

DONACION DE EQUIPOS QUE EFECTUARÁ CPE AL ENTE TERRITORIAL. ASÍ COMO LA CESIÓN PARCIAL DE LA POSICIÓN CONTRACTUAL QUE OSTENTA COMPUTADORES PARA EDUCAR EN EL CONTRATO DE COMPRAVENTA NO. CV-101-14 CON EL FIN DE FORTALECER LAS HERRAMIENTAS TIC EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




VALOR CIENTO SESENTA Y DOS MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS

($162.900.000)


COMPUTADORES PARA EDUCAR 830079479-5


COMPUTADORES PARA EDUCAR $


SUPERVISIÓN CRISTIAN BOHORQUEZ- WILLIAM ORLANDO VARGAS CONTRERAS

A folio 22 de la carpeta contractual se indica que el valor estimado del Convenio es de $165.000.000, es así que la Alcaldía expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal por el valor antes mencionado. El Contrato Interadministrativo en la cláusula octava establece: “VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente contrato corresponde a la suma de CIENTO SESENTA Y DOS MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS ($162.900.000)…” A folio 65 se encuentra el Registro Presupuestal el cual se expidió por la suma de $165.000.000. Considerando lo antes anotado y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 71 del Decreto Ley 111 de 1996, se evidencia una novedad respecto al Registro Presupuestal del Convenio N° 089 de 2014 toda vez que este se efectuó por un valor superior al de la obligación contraída por la entidad territorial.

OBSERVACIÓN N° 39

Se realizó el Registro Presupuestal de un compromiso contractual en mayor valor al establecido en el Convenio. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se informa que de acuerdo con las condiciones que se impusieron al Municipio, toda vez que se trataba de una adhesión, el cual era necesario girarle al agente la suma de $165.000.000, por lo que solicitamos se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. No es claro para esta Contraloría como se soporta el registro presupuestal por un mayor valor al estimado en el Convenio. El Decreto ley 111 de 1996 exige que haya correspondencia entre el valor señalado en el acto administrativo que contiene la obligación económica y el valor indicado en el


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




registro presupuestal. En la carpeta no existe soporte que ampare jurídicamente un registro mayor al valor del convenio, pues la cláusula del valor claramente señala que dentro del precio se encuentran incluidos los impuestos del orden nacional y que en el evento de generarse obligaciones tributarias o de otro tipo de carácter local, el valor de estas no debe ser depositado. Así las cosas, se mantiene la observación con alcance administrativo y disciplinario.

El valor de la obligación contraída con la suscripción del Convenio debe ser igual al valor pagado por el cumplimiento del objeto contractual. Para el caso particular se encuentra que en el clausulado del Convenio se establece un valor de CIENTO SESENTA Y DOS MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS ($162.900.000); sin embargo se encuentra que el giro efectuado con ocasión de la ejecución del convenio fue la suma de CIENTO SESENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($165.000.000). Lo anterior permite inferir que sin mediar justificación alguna, la entidad efectuó un desembolso superior al compromiso contractual, en un monto de DOS MILLONES CIEN MIL PESOS ($2.100.000)

OBSERVACIÓN N° 40

La entidad realizó un desembolso superior a la suma pactada como valor del Convenio. Se encuentra que se giró la suma de DOS MILLONES CIEN MIL PESOS ($2.100.000) adicionales al valor establecido en el Convenio, lo cual configura un presunto detrimento patrimonial por el monto ya mencionado La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se informa que de acuerdo con las condiciones que se impusieron al Municipio, toda vez que se trataba de una adhesión, el cual era necesario girarle al agente la suma de $165.000.000, por lo que solicitamos se levante el hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En los soportes del convenio que reposan en la carpeta contractual, se encuentra que claramente el oficio suscrito por el Líder Estrategia de tabletas para educar relaciona el compromiso adquirido con la suscripción del Convenio Interadministrativo de cesión # 051-14 por el valor de


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$162.900.000. En el Contrato Interadministrativo de cesión parcial de la posición contractual N° 051-14 celebrado entre el Municipio de Tunja y Computadores para Educar en la cláusula octava. Valor del contrato dispone: “El valor del presente contrato corresponde a la suma de ciento sesenta y dos millones novecientos mil pesos ($162.900.000), y en el parágrafo primero reza: El valor del contrato corresponde al valor bruto del equipo, es decir con todos los impuestos nacionales…” mencionando además que los impuestos locales que deberán ser asumidos directamente por el Ente y por ende su valor no será consignado en Fidubogotá. En ningún aparte documental se evidencia que Computadores para educar haya solicitado de la entidad territorial el depósito de $165.000.000. Considerando lo anterior y teniendo en cuenta que en el término de traslado la entidad se pronunció sin exponer argumentos que desvirtúen lo evidenciado por la auditoría, se mantiene el hallazgo con alcance fiscal.

La cláusula cuarta del Convenio Interadministrativo N° 089 de 2014, Obligaciones del Ente Territorial, refiera que bajo el esquema de cofinanciación la Alcaldía recibirá 600 tabletas. Mediante oficio 400 - -00034 de 22 de Enero de 2015 se comunica a la Alcaldía que con ocasión a la variación del precio del dólar, la entidad debe informar si opta por disminuir el número de tabletas a recibir (de 600 unidades a 572) o asumir un valor adicional por la suma de $8.172.000 para recibir la totalidad de tabletas acordadas en el Convenio suscrito. En comunicación SCLS-66-187 de 18 de Febrero de 2015 se da respuesta al oficio 400 - - 00034 informando que se opta por la disminución en el número de tabletas a entregar. A folio 70, Acta de recibo de terminales y cumplido a satisfacción suscrito por el autorizado para la recepción y el Supervisor designado por la Alcaldía, se encuentra el recibo de 571 tabletas. Lo anterior indica que hace falta el recibo de una (1) tableta, la cual está avaluada en la suma de $284.790.20

OBSERVACIÓN N° 41

Se evidencia una presunta omisión en los deberes funcionales de control en el recibo de los elementos entregados con ocasión de la ejecución del Convenio, toda vez que se recibió una cantidad inferior de elementos a los convenidos. Lo anterior implica una diferencia (en perjuicio de la Alcaldía) por el valor de una tableta lo cual equivale a DOSCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS


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CÓDIGO: FO-AF-13

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NOVENTA PESOS CON VEINTE CENTAVOS ($284.790.20). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. (…) Es importante tener en cuenta, de conformidad con la factura que expidió Computel System S.A.S., que el ente territorial aceptó dichas condiciones, y desembolsó el dinero a favor del contratista por la suma de ciento sesenta y cinco millones de pesos m/cte ($165.000.000), como consta en el comprobante de egreso N° 20147716, en la orden de pago de los 18/10/2014 y demás documentos que se anexan para corroborar dicha suma. Lo anterior se debe a que en este convenio se plasmó la voluntad de las partes, y son estas quienes en libertad de su autonomía, pueden modificar las cláusulas allí contenidas, sin modificar el objeto contractual, máximo aun cuando el valor de los elementos contratados está sujeto a un elemento externo como es la variación del precio del dólar, que en los últimos meses se ha venido incrementando en una forma notoria, lo cual no puede afectar las condiciones económicas de las partes. En el régimen jurídico de la contratación pública, el principio de equilibrio financiero del contrato, consiste, en garantizar el mantenimiento de la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos, según el caso, de manera que si se rompe por causas sobrevinientes, imprevisibles y no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán las medidas necesarias para su restablecimiento, sin que esto afecte directamente el objeto del contrato. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. No es dable para esta Contraloría el argumento presentado por la Entidad para sustentar la solicitud de levantamiento del hallazgo toda vez que son claras las condiciones en las que se realizó el ajuste a la cantidad en unidades pues el oficio 400-00034 señala: (…) en consideración a lo antes expuesto el Municipio debe asumir la diferencia que equivale a $8.172.000 o en su defecto, se puede acordar recibir el número de tabletas que resulte de dividir los recursos asignados entre el valor de la tableta al 16 de Enero, que serían 572 tabletas, siendo esta última la elegida por la entidad. Posteriormente se encuentran las actas de entrega y recibo a satisfacción en donde se relaciona la entrega de 571 tabletas, faltando 1. La entidad durante el traslado del Informe Preliminar no realizó defensa alguna respecto al destino de la tableta faltante. Considerando el valor señalado en el estudio previo para cada tableta, se estableció el valor del hallazgo con alcance fiscal. Así mismo, encontrando que el deber de control de la ejecución del objeto contractual recae sobre la supervisión y revisando la situación se evidencia falta de diligencia en la misma, el alcance disciplinario


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también se mantiene por no haber sido desvirtuado en debida forma por la entidad auditada. Se mantiene lo observado con sus respectivos alcances.

El Manual de Contratación de la Alcaldía Mayor de Tunja en el numeral 3.3.3.1. señala dentro del contenido mínimo del contrato: (…) “ El termino de duración o ejecución el cual podrá establecerse en días, meses o años o combinación de algunas de estas. Sin embargo para efectos de ejecución es necesario determinar siempre que la ejecución del plazo estipulado comenzará a correr a partir de la firma del acta de inicio”. Realizada la indagación correspondiente se encuentra que en la carpeta contractual no reposa el Acta de Inicio. Ante esta situación se oficia al Supervisor del convenio con miras a que allegue - entre otros – este documento, a lo cual responde el titular de la Secretaria de Educación: “En el contrato referido no se suscribió acta de inicio, toda vez que de acuerdo con la cláusula décima octava del mismo la cual reza PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato quedará perfeccionado con la firma de las partes, con la expedición del registro presupuestal” en consecuencia estos fueron los únicos requisitos de perfeccionamiento del contrato, sin que se exigiera la suscripción del acta de inicio.” Es pertinente aclarar que este organismo de control no refirió que el acta de inicio hace parte del perfeccionamiento del convenio o que su suscripción obedece al acato de una disposición que la mencione como requisito de perfeccionamiento. El acta de inicio tiene como objeto, tal como se deduce de la disposición citada del Manual de Contratación de la Alcaldía, conocer la fecha a partir de la cual se da principio al plazo de ejecución del objeto contractual, lo cual resulta fundamental pues esta es indicativa del plazo de ejecución del contrato y por ende permite establecer el vencimiento del tiempo de ejecución y el conteo del plazo de liquidación. Si bien en la legislación general de contratación no se habla del Acta de Inicio, en atención a lo consagrado en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, la Alcaldía Mayor de Tunja consideró – acertadamente- esta figura en su Manual de Contratación, lo cual hace que el señalado documento se convierta en disposición de obligatoria observancia.

OBSERVACIÓN N° 42

Se evidencia una presunta omisión de los deberes funcionales de la vigilancia del convenio, lo cual se materializa en la omisión de la elaboración y suscripción del Acta de Inicio, desconociendo de esta forma lo consagrado en el Manual de Contratación de la Alcaldía Mayor de Tunja. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Una vez revisada la carpeta de Supervisión del


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convenio se encontró que el Acta de Inicio reposaba en el archivo de Computadores para Educar y que por error involuntario no se adjuntó al archivo del Municipio. Por lo anterior se remite copia de la misma y se solicita respetuosamente al ente de control se retire la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Se levanta la observación, debido a la remisión del soporte que acredita la existencia del Acta de Inicio.

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 dispone: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación”. En relación con lo anterior, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala el plazo de la liquidación sea esta de mutuo acuerdo o unilateral, indicando además que esta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Subrayo fuera de texto. La cláusula décima segunda del Contrato Interadministrativo N° 089 de 2014 establece: “LIQUIDACIÓN. El presente contrato se liquidará dentro de los seis (6) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.”. A su vez la cláusula sexta reza: “PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El presente contrato tendrá un plazo de ejecución hasta el 31 de Diciembre de 2014”. En consecuencia de lo anterior, se advierte que el plazo para la liquidación del contrato interadministrativo en estudio, se encuentra vencido sin que se haya procedido a efectuar la misma.

OBSERVACIÓN N° 43

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad debido a que vencido el término establecido por la cláusula décima segunda la cual se deriva de la facultad otorgada por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificada por la Ley 1150 de 2007, para proceder a la liquidación del Convenio, esta no se ha efectuado. Así las cosas, se encuentra una presunta omisión en cuanto a las obligaciones del funcionario encargado de elaborar y suscribir el Acta de Liquidación lo cual trasgrede las disposiciones establecidas en la Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En cuanto a la liquidación del Convenio N° 089 de


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2014, efectivamente a la fecha no ha sido liquidado en los términos de la cláusula séptima del convenio, teniendo en cuenta aún existen compromisos pendientes de las partes, y que no pueden dejarse de lado la finalidad de las gestiones que deben adelantarse para plasmar la voluntad de las partes en este documento de liquidación, como es el hacer los balances técnicos, financieros, legales, plasmar el estado en que quedaron las obligaciones contractuales, las garantías, las posibles transacciones y otro sin número de actividades, que mal haría la administración en cercenar, estando dentro del término que la ley da para esta liquidación contractual. Sea oportuno indicar que en un principio la voluntad de las partes se ha plasmado en las cláusulas contractuales, pero de no atenderse lo allí previsto se acude a la normatividad existente, como es el caso que nos ocupa, se debe atender lo previsto por la Ley 1150 de 2007 en su artículo 11, el cuál previó tres formas de liquidación de los contratos estatales- por mutuo acuerdo, unilateralmente y por vía judicial. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Teniendo en cuenta los argumentos esgrimidos por la entidad con respecto a la aplicabilidad de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, norma que establece tres momentos para efectuar la liquidación de un contrato estatal, siendo pertinente la aplicación de esta toda vez que se está dentro de la oportunidad prevista en la mencionada disposición, esta Contraloría encuentra que es dable levantar la observación.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N°079 DE 27 DE NOVIEMBRE DE 2014

OBJETO

CELEBRAR CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA CORPORACIÓN DE PROFESIONALES AMBIENTALES Y CIVILES `CORPAC` PARA LA REALIZACIÓN DE PROGRAMAS AMBIENTALES ENFOCADOS A LA EDUCACIÓN AMBIENTAL ESPECIALMENTE HACIA EL MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE RESIDUOS SOLIDOS. DIRIGIDOS A LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR SESENTA Y SEIS MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS

DOCE PESOS ($66.085.412)

PARTES


CORPORACIÓN DE PROFESIONALES AMBIENTALES Y

CIVILES- CORPAC 900596287-9

APORTES


CORPORACIÓN DE PROFESIONALES AMBIENTALES Y

CIVILES- CORPAC $13.395.085


SUPERVISIÓN PAOLA CATALINA AMAYA CORREDOR

En los soportes de ejecución del Convenio no existe claridad respecto a los 1.500 refrigerios saludables que se mencionan en el estudio previo y en la propuesta. Así mismo no hay planillas, controles o soportes que permitan tener la certeza de la entrega de estos.


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OBSERVACIÓN N° 44

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad en el control de la ejecución de algunas actividades del objeto contractual, para el caso en particular, lo relacionado con la entrega de los refrigerios saludables. Considerando que conforme a lo indicado en los estudios previos y en la propuesta se trata de 1.500 refrigerios cada uno por el valor de $4.000, se está frente a un posible detrimento patrimonial por la suma de SEIS MILLONES DE PESOS ($6.000.000). La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Frente a las observaciones N° 44 – 45 se aclara por parte de la entidad, que en ningún momento se dejó de ejercer el deber funcional de control en la ejecución de las actividades del objeto contractual, específicamente a las Referidas a la entrega de los refrigerios, por cuanto dicha responsabilidad fue realizada a cabalidad por parte de la supervisión del proyecto, como se muestra en los correspondientes soportes adjuntos. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En vista que la entidad allegó en término los soportes que acreditan la entrega de los refrigerios, se procede a levantar la observación.

El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 señala en que consiste la Supervisión al contrato estatal indicando además que ésta será ejercida por la entidad. En virtud de lo anterior la entidad procedió a designar la supervisión en una funcionaria quien está sujeta al cumplimiento de las obligaciones legal y contractualmente establecidas. El artículo precitado refiere que la Supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto contractual y en similar sentido la cláusula octava del Convenio numera algunas de las actividades que en ejercicio del control debe adelantar la Supervisión. Se detecta en la indagación, que hubo una falencia en el control administrativo y financiero del contrato toda vez que, sin estar demostrada la inversión total de los recursos aportados por la Alcaldía al Convenio, se pagó en su totalidad.

OBSERVACIÓN N° 45

Se presenta una presunta violación a los deberes funcionales por parte de la entidad en el control de la ejecución de algunas actividades del objeto contractual, para el


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caso en particular, lo relacionado con la entrega de los refrigerios saludables. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Frente a las observaciones N° 44 – 45 se aclara por parte de la entidad, que en ningún momento se dejó de ejercer el deber funcional de control en la ejecución de las actividades del objeto contractual, específicamente a las Referidas a la entrega de los refrigerios, por cuanto dicha responsabilidad fue realizada a cabalidad por parte de la supervisión del proyecto, como se muestra en los correspondientes soportes adjuntos. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Considerando que se logró acreditar la entrega de los refrigerios, no es posible atribuir una presunta responsabilidad a la supervisión del contrato, pues se encuentra que efectivamente se realizó la entrega de estos, no existe omisión de control. Se levanta lo observado.

OBSERVACIÓN COMÚN A TODOS LOS CONVENIOS AUDITADOS El artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 reza: “La entidad estatal está obligada a publicar en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición… ” Subrayo fuera de texto. A su vez el artículo 3 de la precitada norma refiere: (….) Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos (…), (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la entidad estatal durante el proceso de contratación. Así las cosas, se encuentra que la publicación de los documentos del proceso no se está surtiendo en término, lo cual entra a trasgredir lo establecido por ley.

OBSERVACIÓN N° 46

Se evidencia un presunto incumplimiento respecto a la oportunidad para la publicación de los documentos del proceso de contratación, situación que desconoce lo preceptuado en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013. La entidad debe aclarar la situación aquí expuesta so pena de configurarse un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Solicitamos reconsiderar el hallazgo 46 y proceder


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al levantamiento del mismo teniendo en cuenta que las publicaciones en el SECOP se están revisando dentro del plazo señalado en la norma; salvo en aquellos casos en los que por fuerza mayor la publicación se hace dentro de los tres días siguientes a la recepción del documento. Lo anterior porque hay eventos en los cuales los documentos son llevados a otra entidad o a otras dependencias y solo cuando regresan pueden ser publicados. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. En la justificación dada por la entidad se detecta que en ocasiones por tardanza en trámites internos se realiza la publicación de los documentos del proceso de contratación fuera de términos, si bien esto es factible en el quehacer cotidiano de la Administración, la entidad con el fin de prevenir posibles incumplimientos legales, debe adoptar mecanismos que permitan no solamente cumplir con el requisito de publicación, sino que esta se realice en la oportunidad contemplada por la ley. Por lo anterior y con el fin que esta situación sea insertada en el Plan de Mejoramiento para que se adopten los correctivos correspondientes, se mantiene la observación.

4. CONVENIOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES

CONVENIO DE TRANSFERENCIA N°861 DE 11 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

GARANTIZAR EL PAGO DE RECURSOS DEL MUNICIPIO A SERVITUNJA S.A. E.S.P. CON DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS QUE SE APROPIEN EN EL FONDO DE SOLIDARIADAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS - FSRDI - DESTINADOS A SUBSIDIAR EL SERVICIO PÚBLICO DE ASEO PRESTADO EN EL AÑO 2014 A LOS USUARIOS RESIDENCIALES DE LOS ESTRATOS 1. 2 Y 3

VALOR OCHOCIENTOS VEINTICUATRO MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL

CIENTO DIEZ PESOS CON ONCE CENTAVOS ($824.812.110.11)


SERVIGENERALES CIUDAD DE TUNJA S.A. E.S.P. 900159283-6


SERVIGENERALES CIUDAD DE TUNJA S.A. E.S.P. $


SUPERVISIÓN ABIGAIL AMADO SARMIENTO

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se evidenció el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley 142 de 1994 y su normatividad reglamentaria, con respecto al procedimiento para establecer los beneficiarios y el porcentaje de los subsidios legalmente autorizados, así como el giro de los mismos.



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OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS PARA CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DE LA PLANTA CENTRAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA META DE CAPACITAR AL 100% DE LOS FUNCIONARIOS EN DERECHOS HUMANOS. Y DESARROLLAR EL PIC PARA FORTALECER EL RECURSO HUMANO EN ÁREAS ESTRATÉGICAS DEL MUNICIPIO

VALOR OCHENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($84.000.000)


FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS 800057330-3


FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS $36.000.000


SUPERVISIÓN ROSA SUSANA SAENZ GONZÁLEZ

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se evidencia el cumplimiento del objeto contractual. Las labores de supervisión se ejercieron en debida forma realizando el control administrativo, técnico y financiero.

CONVENIO DE COOPERACIÓN ° 040 DE 17 DE SEPTIEMBRE DE 2014

OBJETO

CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN TEATRO EXPERIMENTAL DE BOYACA PARA LA REALIZACIÓN DE LA PARADA DE TEATRO CALLEJERO EN TUNJA VERSION 2014 COMO APOYO ARTÍSTICO Y CULTURAL EN LA CIUDAD

VALOR SETENTA MILLONES DE PESOS ($70.000.000)

PARTES


FUNDACIÓN CULTURAL DE TEATRO EXPERIMENTAL DE

BOYACÁ 820004031-1

APORTES


FUNDACIÓN CULTURAL DE TEATRO EXPERIMENTAL DE

BOYACÁ $30.000.000

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 17 DE OCTUBRE DE 2014


GESTIÓN Y RESULTADOS: Una vez estudiada la carpeta del convenio se verifican los documentos mínimos de contratación, así como de cumplimiento de las actividades pactadas en el contrato, consignadas en los informes de actividades respectivos y en el registro fotográfico que se anexa, que benefician a los trabajadores de la Alcaldía Mayor de Tunja, así como las actas de inicio, terminación y liquidación, sin que se encontraran observaciones

CONVENIO DE COOPERACIÓN N°066 DE 28 DE OCTUBRE DE 2014

OBJETO AUNAR ESFUERZOS LOGÍSTICOS FINANCIEROS Y TÉCNICOS ENTRE EL


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MUNICIPIO DE TUNJA Y LA ASOCIACIÓN DE ARTESANOS MICROEMPRESARIOS Y VENDEDORES INFORMALES DE BOYACÁ ASOARMINBOY. PARA LA REALIZACIÓN DE LA SEGUNDA FERIA ARTESANAL 2014. EN RESPUESTA AL FOMENTO. APOYO Y DIFUSION DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES. COMO PARTE DEL PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS. M-90

VALOR CIENTO QUINCE MILLONES TRESCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS

($115.325.000)

PARTES


ASOCIACIÓN DEARTESANOS MICROEMPRESARIOS Y

VENDEDORES INFORMALESDE BOYACÁ- ASOARMINBOY 900180208-0

APORTES


ASOCIACIÓN DEARTESANOS MICROEMPRESARIOS Y

VENDEDORES INFORMALESDE BOYACÁ- ASOARMINBOY $110.325.000

PLAZO DE EJECUCIÓN 1 MES

SUPERVISIÓN JOSÉ MARIO DAZA HIGUERA

GESTIÓN Y RESULTADOS: La cuenta se rindió conforme a lo señalado en la Resolución N° 175 de 2013. Los estudios y documentos previos reflejan la necesidad de apoyar la iniciativa empresarial, contando además con su inclusión en el Plan de Desarrollo. La carpeta contractual cuenta con todos los soportes en cada una de las etapas, cumpliendo así lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias.


OBJETO

CELEBRAR CONVENIO DE COOPERACIÓN ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN TIERRA DE LIBERTAD PARA LA ATENCIÓN DE NIÑOS Y NIÑAS QUE SE ENCUENTREN EN RIESGO O EN SITUACIÓN DE TRABAJO INFANTIL DENTRO DEL COMPONENTE ERRADICACIÓN TRABAJO INFANTIL EN EL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR OCHENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($88.000.000)


FUNDACIÓN TIERRA DE LIBERTAD 900371710-7


FUNDACIÓN TIERRA DE LIBERTAD $18.000.000


SUPERVISIÓN MARIA ESPERANZA LEÓN CASTILLO

GESTIÓN Y RESULTADOS: El objeto contractual fue ejecutado en su totalidad, se realizaron las actividades previstas y el material de apoyo y publicitario efectivamente fue suministrado cumpliendo con los fines relacionados en los estudios previos del Convenio. Se realizó el


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trabajo de prevención y atención involucrando además, al núcleo familiar y de esta manera logrando una intervención integral.

CONVENIO DE COOPERACIÓN N° 072 DE 13 DE NOVIEMBRE DE 2014

OBJETO

AUNAR. ARTICULAR Y COORDINAR ESFUERZOS. RECURSOS HUMANOS. LOGÍSTICAY FINANCIEROS. ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN SANTA CECILIA PARA EL DESARROLLO DE LA GIRA DE CONCIERTOS DE LA BANDA SINFONICA INFANTIL Y JUVENIL DE TUNJA POR LA CIUDAD DE BUENOS AIRES. VILLA CARLOS PAZ Y VILLA GENERAL BELGRAMO (ARGENTINA). COMO ESTRATEGIA DE SOCIALIZACIÓN. CIRCULACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL AVANCE DEL PROCESO MUSICAL DE LA ESCUELA DE MUSICA DE TUNJA. ASI COMO LA DIFUSIÓN DE LA MÚSICA DE LA REGIÓN BOYACENSE Y EL FOMENTO DE LAS EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL

VALOR CIENTO DIEZ MILLONES DE PESOS ($110.000.000)


FUNDACIÓN SANTA CECILIA 900209489-1


FUNDACIÓN SANTA CECILIA $30.000.000



GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió el objeto contractual a cabalidad. La cuenta se rindió en debida forma. Los soportes de le ejecución contractual se encuentran en la carpeta. Los estudios previos cumplen con lo señalado en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013.


OBJETO

AUNAR. ARTICULAR Y COORDINAR ESFUERZOS. RECURSOS HUMANOS. LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS. ENTRE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA Y LA CORPORACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL HAZPAZ CON EL FIN DE REALIZAR PROCESOS DE FORMACIÓN EN EL MARCO DEL PROGRAMA REDES SOCIALES DE CULTURA. QUE FORMENTARAN LA PARTICIPACION DE LA COMUNIDAD EN EL DESFILE DE CARROZAS 2014. COMO ESTRATEGIA EN LA FORMACIÓN. CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL DE LA POBLACIÓN DEL MUNICIPIO DE TUNJA. M-78

VALOR CIENTO TRECE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($113.400.000)


CORPORACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL HAZPAZ 900366398-1


CORPORACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL HAZPAZ $21.900.000

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA 30 DE DICEIMBREDE 2014

SUPERVISIÓN ROSA AIDÉ MONTAÑÉZ MORENO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

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GESTIÓN Y RESULTADOS: La cuenta se rindió en las condiciones de la Resolución N° 175 de 2013. El objeto del Convenio se cumplió en su totalidad, los documentos exigidos tales como garantías y certificados de cumplimiento se aportaron en debida forma


OBJETO

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y LA FUNDACIÓN CORAZON CARRANGUERO PARA ORGANIZACIÓN. MONTAJE Y DESARROLLO DEL ENCUENTRO AUTÓCTONO Y CULTURAL LA CUCHARITA DE ORO. COMO REFLEJO AL FOMENTO. APOYO Y DIFUSIÓN DE EVENTOS Y EXPRESIONES ARTÍSTICAS Y CULTURALES EN EL MARCO DE PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA TUNJANA. A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES CULTURALES Y ARTÍSTICOS

VALOR CIENTO TREINTA Y DOS MILLONES DE PESOS ($132.000.000)


FUNDACIÓN CORAZÓN CARRANGUERO 900473659-7


FUNDACIÓN CORAZÓN CARRANGUERO $12.000.000


SUPERVISIÓN JOSÉ MARIO DAZA HIGUERA

GESTIÓN Y RESULTADOS: La información consignada en el en el sistema es coincidente con la que reposa en la carpeta. Los documentos requeridos para cada una de las etapas contractuales se encuentran en la carpeta. La ejecución del convenio se realizó en los términos y condiciones establecidas en los estudios previos y en el clausulado del convenio.

CONVENIO DE COOPERACIÓN ° 042 DE 18 DE SEPTIEMBRE DE 2014

OBJETO

AUNAR ESFUERZOS PARA BRINDAR EL NIVEL 2A Y DAR ASI CONTINUIDAD A LA CAPACITACIÓN DIRIGIDA A LOS DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES. EN TEMAS RELACIONADOS CON FORMACIÓN PEDAGÓGICA DEL IDIOMA FRANCES LENGUA EXTRANJERA Y REFUERZO LINGUISTICO PARA PROFESORES CON EL PROPOSITO QUE SEA APLICADA A LA EDUCACION EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO

VALOR CUARENTA MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL PESOS

($40.896.000)


ALIANZA COLOMBO-FRANCESA 860010904-6


ALIANZA COLOMBO-FRANCESA $3.400.000


SUPERVISIÓN CARMEN SOFIA MANRIQUE ALBARRACÍN


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CÓDIGO: FO-AF-13

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GESTIÓN Y RESULTADOS: Se encuentra el cumplimiento del objeto contractual. La entidad, a través de la Supervisión, ejecutó diligentemente el balance entre las obligaciones contraídas por cada una de las partes del Convenio, situación que se refleja en el Acta de Liquidación. La información reportada en el SIA es correspondiente con la que reposa en el carpeta contractual. Los estudios previos observan los requerimientos del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. La modalidad de selección obedece a las disposiciones normativas que regulan la materia.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




5. RESULTADO SEGUMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

En cumplimiento de lo establecido por el artículo 49 de la Resolución 175 de 2013, la Alcaldía de Tunja presentó avances al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la auditoria a la vigencia 2013. A continuación se realiza un análisis a cada hallazgo teniendo en cuenta el plan de mejoramiento de la Auditoria Gubernamental modalidad especial a legalidad, la gestión y resultados de los Convenios Interadministrativos y Convenios con entidades sin ánimo de lucro celebrados por la Alcaldía Mayor de Tunja en la vigencia 2013.

N° OBSERVACIÓN FORMULADA ACTIVIDAD CUMPLIO/ NO

CUMPLIÓ OBSERVACIONES

9 CONVENIO N° 052 DE 2013, la realización del Convenio no generó beneficio para la ciudadanía en lo que respecta a la movilidad dela ciudad de Tunja, solo realizaron comparación y encuestas que no generaron mejoras o cambios en lo que respecta al tema objeto del convenio. La actuación de la administración en lo que respecta a la suscripción del convenio fue antieconómica e ineficaz, toda vez que se invirtieron recursos públicos en cuantía de $168.385.690, para algo que no produjo ningún efecto y no benefició a la ciudadanía. Por lo anterior se presenta un hallazgo con alcance disciplinario y fiscal por el valor aportado por el Municipio de Tunja al Convenio

Verificar que el objeto de los convenios con entidades sin ánimo de lucro e interadministrativos sean de inversiones que beneficien a la comunidad tunjana. Verificación de resultados obtenidos en la ejecución del Convenio.

CUMPLIÓ

10 CONVENIO N° 088 DE 2013, analizados los soportes entregados por la Alcaldía de Tunja, no se logró verificar la correcta y total inversión de los recursos entregados por la entidad, presentando un saldo que no fue ejecutado por la suma de $6.3753.176, lo que conlleva a hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal por el valor en mención

Una vez realizada la consignación, se hará entrega de una copia a la Contraloría Municipal con el objetivo de subsanar este hallazgo y hacer el proceso de liquidación correspondiente

CUMPLIÓ

13 CONVENIO N° 094 DE 2013, el Convenio no se encuentra firmado y este mismo fue subido al SECOP

Proceder a realizar una adecuada verificación de los documentos que se suben al SECOP por parte del funcionario

CUMPLIÓ PARCIALMENTE

Se encuentra que las publicaciones en el Portal único de Contratación no se están


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encargado. haciendo en la oportunidad legalmente (Artículo 19 Decreto 1510 de 2013)

Del análisis al plan de mejoramiento se concluye que de los tres hallazgos administrativos que quedaron en firme de la auditoria a la vigencia 2013, se encuentran cumplidos 2 hallazgos equivalentes al 66.66%, y 1 equivalentes al 33.33%, se encuentra sin cumplir. De los hallazgos que a continuación se relacionan, la Alcaldía de Tunja deberá incluirlos en el plan de mejoramiento que surja con ocasión de esta auditoría, todos aquellos a los que se calificó con acción de mejora no cumplida.

13 CONVENIO N° 094 DE 2013, el Convenio no se encuentra firmado y este mismo fue subido al SECOP

Proceder a realizar una adecuada verificación de los documentos que se suben al SECOP por parte del funcionario encargado.

CUMPLIÓ PARCIALMENTE

En el informe de avance reportado por la entidad, manifiesta que la publicación se está realizando de acuerdo a las normas vigentes lo cual es parcialmente cierto, habida cuenta que se encuentra que las publicaciones en el Portal único de Contratación no se están haciendo en la oportunidad legalmente establecida. (Artículo 19 Decreto 1510 de 2013)


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4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HP: Hallazgo Penal

N CONTRATO/ CONVENIO

HALLAZGO HA HD HF HP

1

Contrato Interadministrativo

N° 565/2014 (Observación N° 1)

Los estudios previos del convenio no fueron ajustados, razón por la cual el valor estipulado en este no corresponde al valor establecido en el clausulado del Convenio, desconociendo de esta manera lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013.

X

X

2

Contrato Interadministrativo


Convenio

Interadministrativo N° 017/2014

(Observación N° 5)

Convenio Interadministrativo


No se acreditó- por parte del contratista- el cumplimiento de la obligación de encontrarse a paz y salvo con las obligaciones del Sistema Integral de Seguridad Social y aportes parafiscales de acuerdo a lo señalado en el inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con la Ley 789 de 2002.

X

3



Convenio





Convenio de

Cooperación N°

No se acreditó la capacidad de la persona jurídica ni de su representante legal para contraer obligaciones (estatutos, acta de posesión, acto de nombramiento, etc.). Así mismo no reposan en la carpeta contractual las certificaciones expedidas por las autoridades competentes en las que se registra la inexistencia de inhabilidades para contratar derivadas de sanciones disciplinarias, fiscales y judiciales. Lo anterior presuntamente vulnera el artículo 26 de la Ley 80 de 1993; Ley 190 de 1995.

X

X


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051/2014 (Observación N° 23)

4

Convenio (Acuerdo de Contribución ) N°


Inobservancia de las disposiciones del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía Mayor de Tunja, por cuanto omitió elaborar el Acta de Terminación.

X X

5

Convenio de Asociación N°


Convenio



En la carpeta contractual no reposaba la propuesta del contratista.

X

6

Convenio de Asociación N°


Se constituyó la Póliza de Cumplimiento exigida en el clausulado del Convenio por un menor valor al relacionado. Sin embardo se ampararon los recursos aportados por el Municipio

X

7

Convenio de Cooperación N°


Se encuentra que el objeto contractual se ejecutó y la supervisión elaboró el Acta de Terminación (equiparándola al Acta de Liquidación), omitiendo la elaboración la última mencionada. Se encuentra en término para su elaboración.

X

8



Convenio



No se elaboró el análisis para justificar la no exigencia de garantías, obligación contenida en el artículo 77 del Decreto 1510 de 2013

X

X

9



Convenio



Se encuentra que con el cumplimiento de los requisitos de legalización y con la suscripción del Acta de Inicio se procedió a pagar el 100% del total del valor del Convenio, desconociendo lo consagrado en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993

X X

10



Se efectuó el pago de unos servicios no prestados por el valor de UN MILLÓN DOSCIENTOS DIECIOCHOMIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($1.218.750)

X X

11



Se omitió efectuar – en el acta de liquidación - el reconocimiento a favor de la Alcaldía del saldo resultante de la no prestación de algunos servicios.

X

X

12 Convenio de

Cooperación N° En las carpetas de entrega de las ayudas técnicas no reposa el documentos que acredita la condición de

X


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discapacidad, de los beneficiarios de los elementos

13



Se realizó registro presupuestal por un mayor valor al establecido en el acto contractual generador de la obligación, sin justificación legal alguna

X X

14



Se realizó el giro de $165.000.000 cuando el valor registrado en el Convenio corresponde a $162.900.000. Existe una diferencia de $2.100.000 los cuales no fueron justificados por la entidad auditada.

X X

15



La entidad debió recibir 572 tabletas-conforme al oficio remitido con ocasión del ajuste de cantidades- y las actas de recibo y entrega de tabletas relaciona 571. Se evidencia un presunto detrimento por el valor de 1 tableta.($284.790.20)

X

X

X

16 Común a todos los

Convenios

Se advierte publicación extemporánea de algunos documentos del proceso; sin embargo por la modalidad de selección no constituye violación de principios contractuales.

X

Elaboró: Revisó:

SANDRA MILENA PÉREZ A. Profesional Especializada

YOHN FREDY PIRACOCA OCHOA. Auditor Fiscal

informe final auditoria gubernamental modalidad...

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