informe final auditoria gubernamental modalidad...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 68

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR

INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA - IRDET VIGENCIA 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA 15 de noviembre de 2018


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INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA- IRDERT VIGENCIA FISCAL 2017

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

Grupo Auditor:

EDITH NAYIVE VARGAS VACCA Profesional Especializado

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado – Líder Auditoria


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 Concepto sobre Fenecimiento 5

1.1.1 Control de Gestión 5

1.1.2 Control de Resultados 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuesta 7

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 7

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

2.1. CONTROL DE GESTIÓN 8

2.1.1 Factores Evaluados 8

2.1.1.1 Ejecución Contractual 8

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 30

2.1.1.3 Legalidad 32

2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 33

2.1.1.5 Control Fiscal Interno 33

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 33

2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 34

2.3.1 Estados Contables 34

2.3.1.1 Concepto de Control Interno Contable 49

2.3.2 Gestión Presupuestal 54

2.3.3 Gestión Financiera 55

3. OTRAS ACTUACIONES 56

3.1. Atención de Quejas 56

3.2 Austeridad del gasto 60

4. CUADRO DE CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 61

5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 68


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 15 de noviembre de 2018 Doctor GILBERTO OTALORA VELANDIA Gerente Instituto de Recreación y Deporte de Tunja - IRDET

Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2017

La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2017, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA - IRDET, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: de gestión, de resultados y financieros, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a Garantizar el acceso al deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de la ciudad de Tunja La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y


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documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 89.4 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2017

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 84.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 42.1

2. Control de Resultados 0.3 27.3

3. Control Financiero 0.2 20.0

Calificación total 1.00 89.4

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE IRDET

VIGENCIA 2017

Calificación Parcial

91.0

100.0

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

84.1

FENECE


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Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 91.0 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:


Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.35 28.0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.20 15.0

3. Legalidad 0.25 24.1

4. Gestión Ambiental 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.0

7. Control Fiscal Interno 0.10 9.0

1.00 84.1

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

90.0

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

0.0

80.0

75.0

96.5

80.0

TABLA 1


INSTITUCION DE RECREACION Y DEPORTE IRDET

VIGENCIA 2017

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 91.0


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2017

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

91.0


Concepto

Favorable


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1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 95.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2017, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

Atentamente,

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.50 50.0

2. Gestión presupuestal 0.30 25.0

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83.3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2017

100.0

TABLA 3

100.0



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1. Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el IRDET, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró contratos por valor de $ 1.541.664.844, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Prestación de Servicios 206 $ 1.230.620.650,00

Suministros 9 $ 154.136.350,00

Consultoría u Otros 7 $ 156.907.844,00

TOTAL 222 $ 1.541.664.844,00 Fuente: Fuente: Formato F20_13A_AGR, SIA Elaboró: Equipo auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 80.0, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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Prestación de Servicios De un universo de 206 contratos de prestación de servicios se auditaron 8; por valor de $313.146.805, equivalente al 25% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: CONTRATO No.009

OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN EL INSTITUTO DE LA JUVENTUD EL DEPORTE LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA IRDET CON EL MEDIO HUMANO CON ARMA VEINTICUATRO HORAS TODOS LOS DÍAS.

VALOR $ 65.491.038

RP 2017000131

PLAZO DE EJECUCIÓN

9 MESES

SUPERVISIÓN GUSTAVO MORENO CASTELBLANCO

CONTRATISTA AVIZOR SEGURIDAD LTDA

REPRESENTANTE LEGAL

ANDRÉS IGNACIO CHÁVEZ ROJAS

ACTA DE INICIO 1 DE ABRIL DE 2017

ADICIÓN No.1 $ 21.830.346

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 0 0 0 0 0 0 0 0 0.00 0.20 0.0

Cumplimiento deducciones de ley 0 0 100 4 0 0 0 0 100.00 0.25 25.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 7 100 4 100 2 0 0 100.00 0.25 25.0

Labores de Interventoría y seguimiento 0 0 100 4 0 0 0 0 100.00 0.10 10.0

Liquidación de los contratos 100 7 100 4 100 2 0 0 100.00 0.20 20.0

1.00 80.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Promedio

EVALUACIÓN VARIABLES

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA

Calificación

Eficiente


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PRORROGA No.1 3 MESES

ACTA DE LIQUIDACIÓN

3 DE MAYO DE 2018

LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS En el proceso de ejecución del contrato se observa que los procesos de vigilancia se llevaron a cabo según los compromisos pactados dentro del contrato, como constancia de esto se encuentran anexos los informes por parte del contratista, y un documento firmado por la supervisión que da fe del cumplimiento. Los tiempos estipulados para el cumplimiento del contrato se accedieron en un mes y dos días, el acta de inicio se firmó el día 1 de abril de 2107 con un plazo de ejecución de nueve 9 meses inicialmente, luego se realizó una adición de tres (3) meses, por lo que el contrato se terminaría en el mes de abril, sin embargo el acta de terminación existente y constatable en el SECOP, se evidencia que esta se realizó el día 3 de mayo de 2017. Incumpliendo con la cláusula séptima del contrato.

OBSERVACIÓN No. 1

Condición: Los tiempos estipulados para el cumplimiento del contrato se accedieron en un mes y dos días, el acta de inicio se firmó el día 1 de abril de 2107 con un plazo de ejecución de nueve 9 meses inicialmente, luego se realizó una adición de tres (3) meses, por lo que el contrato se terminaría en el mes de abril, sin embargo el acta de terminación existente y constatable en el SECOP, se evidencia que esta se realizó el día 3 de mayo de 2017. Criterio: clausula séptima contrato No. 009 de 2017 Causa: contravención de los compromisos contractuales estipulados dentro de la minuta del contrato. Efecto: incumplimiento de los compromisos contractuales. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.

REPLICA DE LA ENTIDAD

Corresponde señalar que el Contrato de Prestación de Servicios No. 009 de 2017, celebrado entre el IRDET y la empresa AVIZOR SEGURIDAD LTDA para el cumplimiento del Objeto:


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“PRESTACIÓN DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN EL INSTITUTITO DE LA JUVENTUD EL DEPORTE LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA IRDET, CON EL MEDIO HUMANO, CON ARMA, VEINTICUATRO HORAS TODOS LOS DÍAS”, se desarrolló en debida forma dentro de los tiempos y términos establecidos en el mismo, teniendo en cuenta que tal como se evidencia en los documentos acta de inicio y acta de terminación, el referido contrato fue suscrito el día 31 de marzo de 2017, con acta de inicio de fecha 01 de abril de 2017, por un periodo inicial de nueve (9) meses que se cumplirían el treinta y uno (31) de diciembre de 2017; sin embargo, mediante otrosí No. 01 de fecha 28 de diciembre de 2017, se adiciono un plazo de tres meses al término de duración del contrato No. 009 de 2017, quedando como fecha de terminación del mismo el día treinta y uno (31) de marzo de 2018, como efectivamente ocurrió, razón por la cual no se evidencia incumplimiento alguno de los compromisos contractuales, especialmente en lo que al plazo se refiere. En consecuencia, verificada la documental obrante en el proceso contractual y publicada en el SECOP, se constata que se cumplió a cabalidad con los términos estipulados, no comprendiéndose el cálculo efectuado en la Auditoría, máxime cuando el acta de terminación del contrato es de fecha 31 de marzo de 2018 y no de 3 de mayo de 2017 como se manifiesta en el informe. (folios1 al 3 de los anexos).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA

Luego de hacer la revisión y el análisis de la réplica se aclara la presunta irregularidad, se allega la información y se acepta la respuesta por lo que se levanta la observación.

CONTRATO No.109

OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SONIDO PARA EL DESARROLLO DE LAS JORNADAS DE ACTIVIDAD FÍSICA (RUMBA) EN LOS PUNTOS DE ACTIVIDAD FÍSICA EN EL PROGRAMA DE RECREACIÓN SOCIAL Y COMUNITARIAS, EVENTOS PROGRAMADAS EN LOS FESTIVALES DE ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA, JUEGOS INTERCOLEGIADOS , JUEGOS VEREDALES Y JUEGOS INTERDOCENTES, DEL INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA- IRDET.

VALOR $ 39.080.000

RP 2017000216


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PLAZO DE EJECUCIÓN

4 MESES

SUPERVISIÓN NIZME BEATRIZ PÉREZ MENDOZA

CONTRATISTA MGR INGENIERÍA Y PRODUCCIONES SAS

REPRESENTANTE LEGAL

EDUARDO RAMÍREZ

ACTA DE INICIO 11 AGOSTO DE 2017


12 DE DICIEMBRE DE 2017

LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS Los compromisos pactados mediante el contrato se cumplieron según las evidencias fotográficas que se encuentran dentro de la carpeta documental. Este contrato reportan tres pagos los cuales cumplen con las condiciones estipuladas, según la minuta del contrato. La supervisión avala la ejecución del contrato y certifica el cumplimiento mediante acta. CONTRATO No.001

OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO APOYO A LAS FUNCIONES DE LA OFICINA JURÍDICA DEL INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA- IRDET, Y EN GENERAL DE TODO ASUNTO QUE REQUIERA LA ENTIDAD.

VALOR $ 31.857.500

RP 2017000020

PLAZO DE EJECUCIÓN

10 MESES 19 DÍAS

SUPERVISIÓN LINA PAOLA CASTELLANOS

CONTRATISTA JOSÉ LUIS INFANTE JIMÉNEZ

ACTA DE INICIO 10 DE FEBRERO DE 2017



LEGALIDAD


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Al hacer la verificación documental se evidencia que el proceso contractual se hizo cumpliendo la normativa contractual vigente. Los requisitos del oferente cumplen con las exigencias expuestas en el pliego de condiciones. GESTIÓN Y RESULTADOS El contratista realizo las actividades designadas, los documentos que los constatan se encuentra dentro de la carpeta documental, mediante informes mensuales. Cabe aclarar que como constancia de dicho cumplimiento la supervisión firma el recibo a satisfacción por medio de acta de terminación y liquidación. CONTRATO No.006

OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO CONTADOR DE APOYO AL GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL IRDET EN TEMAS CONCERNIENTES A LA GESTIÓN FINANCIERA DEL AÑO 2017

VALOR $ 29.118.267

RP 2017000029

PLAZO DE EJECUCIÓN

10 MESES 14 DÍAS

SUPERVISIÓN HORACIO GIL SANDOVAL

CONTRATISTA INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA – IRDET.

ACTA DE INICIO 15 DE FEBRERO DE 2017



LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS Durante la revisión documental se evidencio que, el informe del mes de febrero corresponde del 15 al 28 de febrero de 2018, y fue presentado el día 20 lo que corresponde 8 días antes el periodo reportado. Incumpliendo con los compromisos pactados dentro del contrato.

OBSERVACIÓN No. 2

Condición: Durante la revisión documental se evidencio que, el informe del mes de febrero corresponde del 15 al 28 de febrero de 2018, y fue presentado el día 20 lo que corresponde 8 días antes el periodo reportado. Incumpliendo con los compromisos pactados dentro del contrato.


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Criterio: clausula Quinta Forma de Pago del Contrato No. 006 de 2017 Causa: incumplimiento a los compromisos pactados dentro del contrato. Efecto: irregularidades a la normal ejecución del contrato, teniendo en cuenta los compromisos pactados dentro de la minuta del mismo. Alcance: observación administrativa.


Es importante señalar que la Cláusula Quinta del Contrato de Prestación de Servicios No. 006 de 2017, estableció la forma de pago de la siguiente manera: “El valor del contrato se pagará en once (11) pagos contra actas parciales mes vencido: la primera (01) por valor de UN MILLON SETECIENTOS SESENTA Y UN MIL NOVECIENTOS TREINTA Y TRES PESOS ($ 1.761.933.oo) M/CTE y diez (10) pagos por valor de DOS MILLONES SETECIENTOS OCHENTA Y DOS MIL PESOS ($ 2.782.000.oo) M/CTE, cada pago después de la entrega de los informes correspondientes a cada mes, previa presentación del acta de avance parcial y/o recibido a satisfacción aprobada por la supervisión del contrato, en la que se evidencie la entrega de los productos de las actividades contratadas mensualmente y la constancia de pago de las obligaciones frente al sistema general de seguridad social integral. Pago que deberá efectuarse dentro de los cinco (05) días siguientes a la radicación de la cuenta y siempre y cuando la cuenta cumpla con los requisitos contractuales requeridos.” Una vez verificado el PAGO No. 01, correspondiente al periodo a cobrar del 15 al 28 de febrero de 2017, por valor de UN MILLON SETECIENTOS SESENTA Y UN MIL NOVECIENTOS TREINTA Y TRES PESOS ($ 1.761.933.oo) M/CTE, se puede observar que tanto la cuenta de cobro, como el acta de pago parcial, tienen una fecha de elaboración y de radicación del 20 de abril de 2017, por lo tanto, no se incumplió con los compromisos pactados dentro del contrato, máxime cuando se evidencia que el informe del mes de febrero contrario a lo manifestado por la Auditoría fue entregado hasta ABRIL.


La respuesta enviada por la entidad reafirma la observación luego que anexa la cláusula del contrato que expresa lo siguiente … “El valor del contrato se pagará en once (11) pagos contra actas parciales mes vencido:…. Además que no aclara por qué se emite en el informe que fue ejecución hasta el 28 de febrero y se hace el informe el día 20 del mismo mes, evidencia que se encuentra dentro de los papeles de trabajo del auditor. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

CONTRATO No.090


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OBJETO APOYO ECONÓMICO A LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE CICLISMO PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA REALIZACIÓN DE LA VUELTA A LA JUVENTUD 50 AÑOS A REALIZARSE DEL 22 AL 30 DE ABRIL DE 2017

VALOR $ 41.000.000

RP 2017000140

PLAZO DE EJECUCIÓN

9 DÍAS

SUPERVISIÓN RAÚL ANTONIO PARRA RODRÍGUEZ

CONTRATISTA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE CICLISMO

ACTA DE INICIO 20 ABRIL DE 2017


27 DE JULIO DE 2017

LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS Al realizar la revisión documental que soporta el cumplimiento del contrato, se evidencian cada una de las cuentas de cobro soportadas con las actividades ejecutadas las cuales fueron constatadas y avaladas por la supervisión. Con estos soportes se conceptúa que el contrato cumplió con su objeto. CONTRATO No.224

OBJETO APOYO ECONÓMICO AL CLUB DEPORTIVO DE CICLOMONTAÑISMO TUNJA EXTREMA PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DEL SEGUNDO CICLOPASEO TUNJA EN EQUIPO E EN FAMILIA A REALIZARSE EL DÍA 17 DE DICIEMBRE DE 2017 EN LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $ 41.500.000

RP 2017000388

PLAZO DE EJECUCIÓN

3 DÍAS


CONTRATISTA CLUB DEPORTIVO DE CICLOMONTAÑISMO TUNJA EXTREMA

ACTA DE INICIO 15 DE DICIEMBRE DE 2017




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LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS Durante la revisión del cumplimiento del objeto contractual, se constatan cada una de las actividades realizadas en el ciclopaseo, constatables en la carpeta documental en la que se encuentran cada una de las evidencias de la publicidad, sonido y logística usadas para la realización del evento. Además se encuentra anexa el acta de terminación y liquidación del contrato la cual tiene la firma y aval del supervisor que certifica la realización a cabalidad del contrato. CONTRATO No.219

OBJETO CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO LOGÍSTICO, OPERATIVO, DE RECREACIÓN Y SUMINISTRO DE BALONES Y MERIENDAS NECESARIOS PARA LA CORRECTA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LAS VACACIONES RECREATIVAS - IRDET.

VALOR $ 13.650.000

RP 2017000384

PLAZO DE EJECUCIÓN

6 DÍAS HÁBILES

SUPERVISIÓN LAURA ANGÉLICA CASTELLANOS BUSTACARA

CONTRATISTA WILLIAM LEONARDO MUNEVAR




LEGALIDAD Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección, teléfono, y las firmas son scanner.

OBSERVACIÓN No. 3

Condición: Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección, teléfono, y las firmas son scanner. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993; Ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6.


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Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: una mala cotización y por ende un presupuesto hecho de forma irregular. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


No existe dentro del ordenamiento jurídico vigente, orientador del actuar del servidor público, y regulador de la contratación pública, norma que establezca de manera taxativa los requisitos que debe contener una cotización.

La normativa del Sistema de Compra Pública no establece unos requisitos específicos que deban contener las cotizaciones en la contratación estatal. No obstante, la guía para la elaboración de Estudios del Sector de Colombia Compra Eficiente, señala que las Entidades Estatales deben diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes. Esta recomendación se orienta a que la Entidad Estatal defina qué información, cuando, porque medio y a quien la solicitará.

Esta definición debe incluir el procedimiento para hacerlo como formatos de solicitud de cotización o de información clara que permitan una participación uniforme del mayor número de posibles interesados. En consecuencia, la Entidad Estatal como responsable de cada Proceso de Contratación debe determinar la información que necesita de cada uno de los proponentes en cuanto a precio, condiciones técnicas, financieras y comerciales del bien o servicio que se requiere, estos aspectos constituyen la cotización y es a través de ella como las Entidades analizan la oferta del mercado; es importante mencionar que en las cotizaciones objeto de observación se incluye precio, condiciones técnicas, financieras y comerciales del bien o servicio que se requiere.

Con respecto a los requisitos mencionados en el hallazgo es importante aclarar que la norma en ningún momento establece la firma con alguna formalidad especial como requisito para la cotización, que la cotización no está regulada y que la misma lo que busca es analizar la oferta en el mercado, finalidad con la que cumplen las cotizaciones objeto de observación.

Ahora bien con respecto a la dirección tenemos que la solicitud de cotización se realizó mediante correo electrónico y que de la misma forma se respondió para lo cual adjunto como soporte de lo aquí mencionado lo siguiente: Impresión de pantallazo cotizaciones con sus respectivas direcciones de correo electrónico, números de teléfono e información correspondiente al gerente o representante legal de la empresa cotizante.

Por lo tanto, respecto a esta observación corresponde señalar que en el Estatuto General de la Contratación, en la ley 1150 de 2007, en la ley 1712 de 2014, ni en el Decreto 1082 de 2015, se establecen expresamente los requisititos mínimos que deben tener las cotizaciones para su validez en la etapa precontractual. Así lo ha manifestado la Agencia Nacional de Contratación Publica – Colombia Compra eficiente, cuando dice “la normativa del sistema de compra pública no establece unos


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CÓDIGO: RG-AF-14

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requisitos específicos que deban contener las cotizaciones para contratar el Estado. No obstante la Guía para la elaboración de Estudios del Sector de Colombia Compra Eficiente, señala que las Entidades Estatales deben diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes...” (Folios 6 a 9 de los anexos).

Por lo tanto, no se comparte la observación en lo relacionado con que la falta de dirección y teléfono o que la firma de las cotizaciones este en scanner, conlleve a un incumplimiento de los principios de la contratación estatal, particularmente los artículos 24 y 25 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 3 y 6 de la ley 1712 de 2014; por el contrario, si se exigen en las cotizaciones formalidades que no están expresamente contempladas en la Ley, se contraviene el principio de economía, específicamente por la causal del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que a la letra dice:

<< ARTÍCULO 25. DEL PRINCIPIO DE ECONOMÍA. En virtud de este principio: 15. Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales. >>

En este sentido, al no contemplar la ley expresamente los requisitos necesarios que deben tener las cotizaciones, no es procedente exigir a los posibles oferentes estas formalidades que contravienen el principio de economía; no obstante, como se mencionó anteriormente la Entidad como responsable de cada proceso de contratación está facultada para determinar la información que necesita de cada uno de los proponentes, en cuanto al precio, condiciones técnicas, financieras y comerciales del bien o servicio que se requiere, estos aspectos constituyen la cotización y es a través de estos componentes como la Entidad analizó la oferta de mercado previo a la celebración del contrato No. 219 de 2017.


La respuesta enviada por la entidad no desvirtúa la observación, ya que la ley 1712 de 2014 aun cuando no sea taxativa frente a cómo debe presentarse una cotización, si establece los criterios que deben contener los documentos públicos. Por otra parte los principios de la contratación estatal son ley 80 de 1993, se enuncian como criterio en esta observación, ya que en caso de que las cotizaciones no correspondan a los valores coherentes y transparentes se estaría poniendo en riesgo los recursos del estado y su inversión. Evidencia que se encuentra en los papales de trabajo del auditor. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

GESTIÓN Y RESULTADOS Durante la revisión documental y de cumplimiento, se encuentra el informe que reporta cada una de las actividades ejecutadas, soportadas mediante registro fotográfico y planillas de cumplimiento. Además este contrato se encuentra avalado por la supervisión del mismo soportada por medio de las actas de terminación y liquidación respectivamente. CONTRATO No.225


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CÓDIGO: RG-AF-14

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OBJETO APOYO ECONÓMICO AL CLUB DEPORTIVO ATLÉTICO LOS CHANQUIS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA REALIZACIÓN DE LA CARRERA ATLÉTICA AGUINALDO BOYACENSE A REALIZARSE EL DÍA 18 DE DICIEMBRE DE 2017 EN LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $ 45.000.000

RP 2017000389

PLAZO DE EJECUCIÓN

3 DÍAS

SUPERVISIÓN RAÚL ANTONIO PARADA RODRÍGUEZ

CONTRATISTA CLUB DEPORTIVO ATLÉTICO LOS CHANQUIS

REPRESENTANTE LEGAL

WILFREDO GONZÁLEZ GUTIÉRREZ




LEGALIDAD El contrato cumple con lo estipulado en el Decreto 092 de 2017, en cual en su artículo 2 literal B reza; “Que el contrato no comporte una relación conmutativa en el cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad ni instrucciones precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato”. Por esta razón dentro del proceso no se caracterizan y especifican los ítems, y no existe soporte jurídico que permita hacer seguimiento al cumplimiento taxativo del objeto. GESTIÓN Y RESULTADOS Al hacer la revisión del cumplimiento del contrato, se evidencia que la póliza de cumplimiento se aprueba dos días después de la realización del evento, el día 18 de diciembre de 2017 y el evento fue realizado el día 16 de diciembre de este mismo año, esta situación contraviene los artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993.

OBSERVACIÓN No. 3

Condición: Al hacer la revisión del cumplimiento del contrato, se evidencia que la póliza de cumplimiento se aprueba dos días después de la realización del evento, el día 18 de diciembre de 2017 y el evento fue realizado el día 16 de diciembre de 2017. Criterio: artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: poner en riesgo el cumplimiento de las obligaciones del contratista.


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CÓDIGO: RG-AF-14

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Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


Evidentemente la Aprobación de la Póliza se realiza con fecha 18 de diciembre de 2017 día lunes, ya que el evento fue el sábado, pero la fecha de la vigencia de la póliza aparece desde el día 15 de diciembre de 2018, lo que cumplía con la cobertura del evento y cumplimiento del contrato. (Folios 10 y 11 de los anexos) Es importante tener en cuenta que en virtud de lo establecido por la cláusula vigésima del contrato No. 225 de 2017, referente al tema de Garantías y Mecanismos de Cobertura del Riesgo, se señala expresamente <<el contratista se obliga a constituir una póliza de seguros expedida por una entidad de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor del Instituto y dentro de un (1) día hábil siguiente a la fecha de la firma del contrato…>>; nótese que el referido contrato fue suscrito el día viernes 15 de diciembre de 2017, por tanto, el contratista contaba con un día hábil siguiente a la firma para constituir la póliza de seguro, es decir, máximo el día lunes 18 de diciembre de 2017, como efectivamente se hizo. Además de lo anterior, al revisar la póliza de seguro de cumplimiento No. 39-44-101092450 de la compañía Seguros del Estado S.A., se aprecia que si bien es cierto la fecha de expedición de la póliza es del día 18 de diciembre de 2017, la cobertura de la misma era desde el 15 de diciembre de 2017 hasta el 15 de septiembre de 2018, es decir que amparaba los riesgos de cumplimiento desde la celebración del contrato, el plazo de ejecución y cuatro meses más, conforme a lo dispuesto por la cláusula vigésima del referido negocio jurídico. De otro lado, también se debe tener en cuenta que de conformidad con lo establecido por la cláusula tercera del contrato No. 225 de 2017, la cual hace referencia al valor y entrega del aporte, el valor de $45.000.000 sería entregado por el IRDET al Asociado, finalizada la actividad, previa presentación de un informe, certificación de pago de obligaciones frente al sistema general de seguridad social integral y parafiscales a que hubiere lugar, y presentación de factura o cuenta de cobro, la cual fue presentada, el día 21 de diciembre de 2017, con lo cual se evidencia que el cumplimiento del contrato estaba amparado por una póliza de cumplimiento y por la efectiva presentación del informe de actividades y pagos correspondientes, con lo cual nunca estuvo en riesgo el patrimonio público.


La respuesta dada por la entidad, no desvirtúa lo observado, por otra parte, los recursos del estado se pusieron en riesgo en el momento que no se había revisado y aprobado las garantías antes de desarrollar el evento; el objeto del contrato se desarrolló sin que se cumpliera con los requisitos exigidos en la minuta del contrato. Por lo anterior se configuro hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Suministros


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CÓDIGO: RG-AF-14

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De un universo de contratos se auditaron 4; por valor de $127.888.596, equivalente al 83% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: CONTRATO No.088

OBJETO SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA, ASEO, TINTAS PARA IMPRESORAS Y CINTAS DE SEGURIDAD PARA EL INSTITUTO DE JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA, IRDET.

VALOR $ 14.035.594

RP 21017000150

PLAZO DE EJECUCIÓN

5 MESES

SUPERVISIÓN ZULY JOHANA PACHECO ROBLES

CONTRATISTA COMERCIALIZADORA M&S

REPRESENTANTE LEGAL

FRANYER STEVAN LÓPEZ VALIENTE

ACTA DE INICIO 2 DE MAYO DE 2017


10 DE OCTUBRE DE 2017

LEGALIDAD Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección, teléfono, y las firmas son recorte de scanner. Esta situación contraviene los artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993.

OBSERVACIÓN No. 4

Condición: Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección ni teléfono, y las firmas son recorte de otro documento. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993. Ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: una mala cotización y por ende un presupuesto hecho de forma irregular. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


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En relación a esta observación corresponde manifestar que en la actualidad con el propósito de agilizar procesos, tiempos y distancias, y conforme a los parámetros que regulan los estudios previos y análisis del sector, se optó por realizar los procesos por vía electrónica, en los que por correo electrónico se remite la solicitud y descripción de los elementos y de la misma manera las empresas dan respuesta a dichas solicitudes, solicitudes que en muchos de los casos las envían en archivos adjuntos, sin la descripción de la empresa (teléfono, dirección, etc). Con respecto a lo anterior, es importante resaltar que por disposición de la ley 527 de 1999 <<Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones>>, en la formación y validez del contrato, la oferta y la aceptación podrán ser expresadas por medio de mensaje de datos; así lo establece el artículo 14 de la norma en cita, cuando dice:

<<ARTICULO 14. FORMACION Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS. En la formación del contrato, salvo

acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un

mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse

utilizado en su formación uno o más mensajes de datos. >>

Entiéndase por Mensaje de datos, conforme lo establece el literal a) del artículo 2º de la Ley 527 de 1999, la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; Ahora bien, como se había mencionado anteriormente, en el Estatuto General de la Contratación, en la ley 1150 de 2007, en la ley 1712 de 2014, ni en el Decreto 1082 de 2015, se establecen expresamente los requisititos mínimos que deben tener las cotizaciones para su validez en la etapa precontractual. Por lo tanto, no se comparte la observación en lo relacionado con que la falta de dirección y teléfono o la firma en las cotizaciones, conlleve a un incumplimiento de los principios de la contratación estatal, particularmente los artículos 24 y 25 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 3 y 6 de la ley 1712 de 2014; por el contrario, si se exigen en las cotizaciones formalidades que no están expresamente contempladas en la Ley, se contraviene el principio de economía, específicamente por la causal del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que a la letra dice:

<<ARTÍCULO 25. DEL PRINCIPIO DE ECONOMÍA. En virtud de este principio: 15. Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales.>>


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En este sentido, al no contemplar la ley expresamente los requisitos necesarios que deben tener las cotizaciones, no es procedente exigir a los posibles oferentes estas formalidades que contravienen el principio de economía contemplado en el Estatuto General de la Contratación de Colombia. Por último, en relación con el contrato No. MC-088 DE 2017, para verificar la autenticidad de las cotizaciones anexas, se remite copia de los correos electrónicos en los que se solicita las cotizaciones, y los correros con los que las empresas dan contestación a los mismos. De la misma manera se anexa COPIA DEL RUT y una certificación por parte de la señora Catalina Rivera Avendaño NIT 400346262-2, en la que manifiesta que efectivamente ella suministró cotización para elaborar el proceso para contratar el suministro de papelería para el año 2017. (folios 12 al 18 de los anexos).


La respuesta enviada por la entidad no desvirtúa la observación, ya que la ley 1712 de 2014 aun cuando no sea taxativa frente a cómo debe presentarse una cotización, si establece los criterios que deben contener los documentos públicos. Por otra parte los principios de la contratación estatal son ley 80 de 1993, se enuncian como criterio en esta observación, ya que en caso de que las cotizaciones no correspondan a los valores coherentes y transparentes se estaría poniendo en riesgo los recursos del estado y su inversión. Evidencia que se encuentra en los papales de trabajo del auditor. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Esta observación se consolidara con la observación No. 2.

Por otra parte al revisar la evaluación de la propuesta, se encuentra que esta no cumple con las características suficiente, ya que no se expresa en el documento cada uno de requisitos evaluados y su cumplimiento. Por lo que no es verificable y discutible el cumplimiento de las condiciones del oferente ganador. Esta situación contraviene los artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993 y Ley 1712 del 6 de mayo de 2014 artículos 3 y 6.

OBSERVACIÓN No. 5

Condición: Por otra parte al revisar la evaluación de la propuesta, se encuentra que esta no cumple con las características suficiente, ya que no se expresa en el documento cada uno de requisitos evaluados y su cumplimiento. Por lo que no es verificable y discutible el cumplimiento de las condiciones del oferente ganador. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993, Ley 1712 del 6 de mayo de 2014 artículos 3 y 6. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal.


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VERSIÓN: 02




Efecto: una mala cotización y por ende un presupuesto hecho de forma irregular. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


Frente a esta observación en particular corresponde señalar que por disposición del numeral 4º del artículo 2.2.1.2.1.5.2. Del Decreto 1082 de 2015, referente al procedimiento para la contratación de mínima cuantía: “La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.” De lo anterior se colige que en la modalidad de contratación de mínima cuantía, cada Entidad al momento de realizar la calificación de las propuestas presentadas, debe tomar como referente el menor precio y a partir de esto establecer si el proponente cumple con las condiciones de la invitación. En este sentido, al revisar la Invitación de Mínima Cuantía objeto de disertación se aprecia claramente que se establecieron inequívocamente los requisitos para participar en la misma, los cuales fueron descritos en el numeral: <<15. REQUISITOS HABILITANTES – SELECCIÓN>>, respecto de los cuales se construyeron los numerales: <<1. REQUITOS HABILITANTES>>, constitutivos de los literales a.; b.; c.; d.; e.; f.; g.; h.; i.; j.; k.; l. <<2. CAPACIDAD FINANCIERA>> <<3. EXPERIENCIA>> << 4. OFERTA TÉCNICA (ANEXO 3)>> <<5. PROPUESTA ECONOCMICA (ANEXO4)>> <<6. VALIDEZ MINIMA DE LA OFERTA (ANEXO 5)>> Requisitos que tal como se evidencia en las páginas 15, 16, 17, 18 y 19 de la invitación pública, fueron debidamente definidos, desglosados, explicados y por ende establecidos, de tal forma que al momento de calificar la propuesta respectiva, el Comité únicamente tenía que dar lectura a los ítems referidos y verificar si el oferente los cumplía. Los requisitos fueron evaluados cabalmente, tal como se evidencia del informe de evaluación de propuestas obrante a folios 33, 34 y 35 de la carpeta contractual, el cual fue publicado oportunamente en el SECOP, en el cual, con respecto al proponente que presento el menor precio, es decir la empresa COMERCIALIZADORA MYS, se evaluaron por parte del Comité Evaluador de la Entidad, cada uno de los requisitos habilitantes exigidos en la invitación,


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VERSIÓN: 02




determinando su cumplimiento, tal como se aprecia de los documentos anexos, razón por la cual no se advierte incumplimiento alguno a los principios de la contratación estatal (folios del 19 al 40 de los anexos). Se resalta al respecto que en dicho informe se incluyó: <<2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS>> (…) Lo cual como se aprecia en la literalidad de cada componente comprende la descripción del ítem, requisito, y número de folio de la propuesta con el cual se acredita. Es preciso tener en cuenta que la invitación de mínima cuantía es la modalidad contractual con menos requisitos. Si se da lectura al Decreto 1082 de 2015, se aprecia claramente que la norma NO establece ninguna ritualidad para la evaluación de las propuestas, siendo la Entidad estatal la que tiene la facultad de establecer conforme a la autonomía que otorga la norma, como verificará los requisitos establecidos. Aún más, si se da lectura al Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente, se lee claramente que el instituto lejos de observar cualquier ritualidad con respecto a la evaluación de las propuestas, únicamente debe: << pág. 05 (…) E. Informe de evaluación. El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta>> En consecuencia, dado que al servidor público solo le es dable hacer lo que indica el ordenamiento jurídico, lejos de desatender los preceptos normativos que rigen la invitación pública de mínima cuantía, evaluó correctamente la propuesta objeto de debate y dejo constancia escrita de la misma, motivo por el cual no se comprende la observación de la Auditoria, toda vez que revisado el articulado correspondiente no se encontró ninguna norma que determine cabalmente como debe ser el formato de evaluación de una propuesta como la que constituye la observación planteada y por el contrario si está claro que se observaron los lineamientos generales señalados anteriormente de manera objetiva, máxime cuando en la evaluación de la propuesta se señaló taxativamente el requisito evaluado y el número de folio de la propuesta presentada con el cual se acredita lo exigido.

DECISÓN DE LA CONTRALORÍA

La respuesta enviada por la entidad aclara la presunta irregularidad por lo que se levanta la observación.

GESTIÓN Y RESULTADOS


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Durante la ejecución del contrato, se encuentra que el día 6 de octubre la supervisión hace un requerimiento por faltantes en los suministros pactados dentro del contrato, luego aparece un documento que expresa que dichos suministros se entregaron el día 7 de junio de 2017, sin embargo el día 2 de octubre se dice que los elementos se dieron entrega en esta fecha y después el día 10 de octubre la supervisión certifica la entrega completa de los materiales. Por lo anterior se evidencia existe incoherencia entre lo reportado por la supervisión y lo reportado por el contratista pues ninguna de las fechas logra aclarar si se hizo entrega a tiempo o no de cada uno de los suministros contratados o el por qué la supervisión no tenía conocimiento de esta. El plazo de ejecución es de 5 meses sin embargo la liquidación se hace 8 días después del cumplimiento del plazo inicial, sin que ningún documento legal lo soporte, o justifique el retrasó. CONTRATO No.216

OBJETO SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA DEL INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA - IRDET

VALOR $ 80.620.000

RP 2017000393

PLAZO DE EJECUCIÓN

3 DÍAS CALENDARIO

SUPERVISIÓN NIZME BEATRIZ PÉREZ MENDOZA

CONTRATISTA JAIRO CARDONA IDARRAGA



7 DE MARZO DE 2018

LEGALIDAD Dentro de la información revisada por el equipo auditor, se determinó que la modalidad de contratación se realizó teniendo en cuenta las características uniformes del suministro a contratar, por esta razón la modalidad es la Selección abreviada subasta inversa presencial. GESTIÓN Y RESULTADOS Dentro de la carpeta documental, se evidencia la entrega de los balones, de lo cual existe registro fotográfico y una aceptación por parte de la supervisión del contrato, certifica que se entregaron los materiales según las características estipuladas dentro los ítems de la minuta contractual. CONTRATO No.217


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBJETO SUMINISTRO DE EQUIPOS MULTIFUNCIONALES, ACCESORIOS PARA EQUIPO DE OFICINA, AUDIOVISUAL Y LENTE PARA CÁMARA FOTOGRÁFICA PARA EL INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA- IRDET.

VALOR $ 8.779.000

RP 2017000381

PLAZO DE EJECUCIÓN

10 DÍAS HÁBILES

SUPERVISIÓN ZULY JOHANA ROBLES PACHECO

CONTRATISTA MAX TONER Y TINTAS DE COLOMBIA




LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS El contratista cumplió con las condiciones del suministro, de esto se encuentra constancia mediante registro fotográfico e informe y certificado del supervisor del contrato. CONTRATO No.218

OBJETO SUMINISTRO DE HERRAMIENTA NECESARIOS PARA EL MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE ESCENARIOS DEPORTIVOS QUE HACEN PARTE DEL INSTITUTO DE LA JUVENTUD EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA IRDET UBICADOS EN EL COMPLEJO DEPORTIVO Y EN DIFERENTES SECTORES DE LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $ 19.910.000

RP 2017000383

PLAZO DE EJECUCIÓN

10 DÍAS CALENDARIO

SUPERVISIÓN GUSTAVO MORENO CASTELBLANCO

CONTRATISTA LUZ MARINA RIVERA SUAREZ



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02






LEGALIDAD Al realizar la revisión documental se evidencia que el proceso precontractual, contractual y pos contractual, cumple con los requisitos y procesos ordenados mediante la Ley 80 de 1993, Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS Dentro de la revisión se verifico que los elementos adquiridos dentro este suministro, se encontraran dentro del instituto, de recreación y deporte, y que estos cumplieran con las funciones para las cuales fueron adquiridos.

Consultoría u otros Contratos De un universo de 7 contratos se auditaron 2; por valor de $25.878.306, equivalente al 16% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: CONTRATO No.110

OBJETO CONTRATAR A UNA ASEGURADORA LEGALMENTE CONSTITUIDA EN COLOMBIA LOS SEGUROS PARA AMPARAR LOS BIENES, VEHÍCULOS, EL MANEJO DE RECURSOS, SEGURO DE GARANTÍA DE FIDELIDAD, SEGURO DE MANEJO GLOBAL DE ENTIDADES OFICIALES, SOAT Y RESPONSABILIDAD CIVIL DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y DEMÁS QUE SE REQUIERAN PARA EL IRDET.

VALOR $ 7.879.635

RP 2017000204

PLAZO DE EJECUCIÓN

1 MES

SUPERVISIÓN ZULY JOHANA PACHECO ROBLES

CONTRATISTA PREVISORA S.A.

REPRESENTANTE LEGAL

MARÍA LEONOR MONTAÑA AVELLA

ACTA DE INICIO 19 DE JULIO DE 2017


26 DE JULIO DE 2017

LEGALIDAD


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Al hacer la verificación documental se evidencia que el proceso contractual se hizo cumpliendo la normativa contractual vigente. Los requisitos del oferente cumplen con las exigencias expuestas en el pliego de condiciones. GESTIÓN Y RESULTADOS El contratista, cumplió con la expedición y entrega de pólizas exigidas dentro de la minuta del contrato, por esta razón la supervisión certifica el cumplimiento de las obligaciones, y firma el acta de terminación y posterior liquidación. Los documentos que soportan estas pólizas se encuentran dentro de la carpeta documental. CONTRATO No.212

OBJETO SERVICIO DE TRANSPORTE TUNJA - MIRAFLORES Y VICEVERSA DE LOS DEPORTISTAS QUE PARTICIPAN EN LA FASE FINAL JUEGOS CAMPESINOS Y A LAS CIUDADES DE IBAGUÉ, MEDELLÍN Y VILLAVICENCIO Y VICEVERSA DE LOS DEPORTISTAS DE LOS CLUBES Y ORGANIZACIONES SOLICITANTES ANTE EL INSTITUTO DE LA JUVENTUD, EL DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN EXTRA ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE TUNJA - IRDET.

VALOR 2017000361

RP $ 12.710.000

PLAZO DE EJECUCIÓN

1 MES CALENDARIO


CONTRATISTA MGR INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN SAS

REPRESENTANTE LEGAL

EDUARDO RAMÍREZ

ACTA DE INICIO 14 DE NOVIEMBRE DE 2017



LEGALIDAD Dentro de los documentos verificados no fue posible encontrar las cotizaciones soporte del presupuesto del contrato, estas no aparecen soportadas ni en la carpeta documental ni tampoco en el SECOP. Esta situación impide corroborar si las condiciones del proceso precontractual se hicieron de forma correcta cumpliendo con la ley de transparencia, y los principios de la contratación estatal.

OBSERVACIÓN No. 6

Condición: Dentro de los documentos verificados no fue posible encontrar las cotizaciones soporte del presupuesto del contrato, estas no aparecen soportadas ni en la carpeta


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




documental ni tampoco en el SECOP. Esta situación impide corroborar si las condiciones del proceso precontractual se hicieron de forma correcta cumpliendo con la ley de transparencia, y los principios de la contratación estatal. Criterio: ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6 Causa: violación a los principios de transparencia de la contratación publica Efecto: incumplimiento a las normas de contratación. Alcance: observación administrativa y disciplinaria.


Por error involuntario las cotizaciones se traspapelaron y efectivamente no se encontraban en la carpeta del proceso al momento de su revisión, pero los valores establecidos en el Análisis que soporta el valor estimado del contrato en el literal “Cotizaciones del Mercado”, corresponde a las cotizaciones realizadas en su momento como aparece en las copias anexas y que ya han sido archivadas en la carpeta correspondiente para su verificación. (Folios 41 al 48 de los anexos).


La información enviada por la entidad justifica el estudio de mercado del proceso precontractual. Sin embargo, cabe aclarar que durante el proceso auditor estos documentos no se encontraron, por lo que se procede a levantar el alcance disciplinario y se configura hallazgo administrativo.

GESTIÓN Y RESULTADOS Al revisar la ejecución del contrato se encuentran dentro de la carpeta documental los informes de cumplimiento, avalados por la supervisión. En el SECOP, se encuentran cada una de las actas de terminación y liquidación que dan fe del cumplimiento de las actividades pactadas. 2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite opinión con Deficiencias, con base en el resultado de 75.0 puntos que se muestra en la siguiente tabla:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02






En cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja” el Instituto de Recreación y Deportes de Tunja IRDET rindió la cuenta de la vigencia 2017 dentro de los términos establecidos, Una vez analizado el contenido de la cuenta, se evidencia que el Instituto de Recreación y Deportes de Tunja IRDET rindió todos sus formatos de acuerdo con lo establecido en la referida resolución, excepto por la siguiente observación:

OBSERVACION No. 7

El formato_201714_f03_agr Cuentas bancarias, presenta inconsistencia, al efectuar el cruce de la información registrada y cruzada con libros auxiliares se presenta una diferencia en el saldo en libros de la cuenta cte. bancaria No. 616464681, ya que en el valor registrado en el formato según extracto es $ 289.318.120, el cual no corresponde al valor que aparece en el extracto físico.

saldo según extracto físico 502,734,531.27

cheques 214,357,422.00

saldo según libros 288,377,109.27

El Formato F07_agr- Ejecución de gastos, no se diligencio la columna de compromisos, la cual es indispensable para determinar el presupuesto ejecutado y establecer el valor de las reservas presupuestales a 31 de diciembre de 2017, situación repetitiva con la rendición de cuenta de la vigencia 2016. El Formato F10_agr- Ejecución Reservas Presupuestales. Cuyo objeto es determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no ejecutados en la vigencia fiscal anterior en cumplimiento de la Resolución No. 175 de 2013. Se evidencia que la información registrada no corresponde a la registrada en la Resolución No. 315 de fecha

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 8.6

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 23.6

Calidad (veracidad) 0.60 42.9

1.00 75.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Con

deficiencias

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

78.6

TABLA 1-2

85.7

71.4



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




31 de diciembre de 2016 en la cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2016 ejecutadas en el 2017, por valor de $ 115.273.077. El Formato F11_agr- Ejecución Cuentas por pagar, cuyo objeto es determinar el comportamiento de pagos de los compromisos adquiridos, ejecutados y no cancelados durante la vigencia fiscal. En este formato se debe relacionar la ejecución de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2016 y canceladas en la vigencia 2017, es decir las constituidas según resolución No. resolución 313 de fecha 31 de diciembre por valor de $65.667.891; situación repetitiva con respecto a la vigencia anterior. Ante esta situación y teniendo en cuenta que la observación es repetitiva frente a la vigencia anterior se configura observación de carácter administrativo con alcance sancionatorio.


En relación al formato _201714_f03_ agr Cuentas bancarias 61646468-1, al hacer revisión de la información registrada en la casilla de saldo final en extractos, se pudo identificar que efectivamente por error de digitación el valor real del extracto a corte 31 de diciembre de 2017 fue de $ 502.734.531.27 El Formato 07_agr Al respecto haremos la corrección e informaremos en la columna de compromisos para el informe del año 2018 que se realizará en el año 2019 Formato F10_agr. Aclarada la observación y entendida se procederá el año 2019 a informar el comportamiento de los pagos de las reservas presupuestales del año 2018 Formato F11_agr Aclarada la observación y entendida se procederá el año 2019 a informar el comportamiento de los pagos de los compromisos adquiridos de las cuentas por pagar del año 2018


La entidad acepta que la información no se cargó de acuerdo con los requerimientos de la Resolución 175 de 2013 por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio al ser repetitiva.

2.1.1.3. Legalidad SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





2.1.1.4. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El grado de cumplimiento al Plan de Mejoramiento se cumple parcialmente, con base en la calificación de 79.2 puntos que se muestra en la siguiente tabla:


En cumplimiento de lo establecido por el artículo 49 de la Resolución No. 175 de 2013, el Instituto de Recreación y Deportes de Tunja IRDET presentó avances al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la auditoria a la vigencia 2016, a través del Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas y que corresponde al corte 30 de agosto de 2018. Para la evaluación al plan de mejoramiento se tiene en cuenta lo evidenciado y analizado por el equipo auditor en la presente auditoria. Del análisis al Plan de Mejoramiento se concluye que de los treinta y dos (32) hallazgos administrativos que quedaron en firme de la auditoria a la vigencia 2016, veintisiete (27) están cumplidos totalmente lo que equivale a un 84% y nueve 9 que equivale a un 16%, no se han cumplido en un 100%, y especialmente en lo referente al área de almacén, ya que a la fecha se siguen presentando las mismas inconsistencias de la vigencia 2016. 2.1.1.5. Control Fiscal Interno


Atribuido

Financiera 0.40 36.7

De Gestión 0.60 59.9

1.00 96.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

91.7

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

99.8

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 15.2

0.80 64.0

1.00 79.2

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

76.0

80.0

Calificación

Cumple

Parcialmente

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se emite una opinión Eficiente, con base en la calificación de 90.0 puntos que se muestra en la siguiente tabla:


La calificación de 90.0 puntos es resultado de evaluar las variables “Evaluación de Controles” y “Efectividad de los Controles” contenidas en la matriz de calificación de Control Fiscal Interno, en donde la primera variable presenta un puntaje de 30.0.3 y la segunda de 70.0 puntos. Estos puntajes son el resultado de calificar las preguntas contenidas en la encuesta de control fiscal interno contenidas en la matriz de calificación, en la cual se abordan temas como la gestión contractual, gestión financiera y presupuestal, publicidad y propaganda, bienes inmuebles, inventario físico y nómina. El Instituto de Recreación y Deporte IRDET presenta en la rendición de la cuenta a la Contraloría Municipal de Tunja un informe de gestión de la oficina de control interno de la vigencia 2017, en donde se relaciona las actividades desarrolladas por esa oficina tales como Informes de Ingresos, almacén e inventarios, tesorería, Informe de Plan Anticorrupción y seguimientos al mismo, Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Contraloría Municipal de Tunja. Asimismo se elabora informe de control interno contable con la descripción de las acciones llevadas a cabo y los resultados de la evaluación del control interno contable. 2.2. CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.30 27.0

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.70 63.0

1.00 90.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL

TABLA 1-7


90.0

90.0

CONTROL FISCAL INTERNO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





Elaboró: Comisión de auditoría Realizadas las pruebas de auditoria para establecer en qué medida el IRDET logró sus objetivos y el cumplimiento de las metas programadas y proyectos determinados en el plan de acción y de los indicadores adoptados, para el presente estudio la comisión de auditoría se apoyó en la herramienta (Matriz de Evaluación de la Gestión) que para el caso nos presenta la Guía Territorial de Auditoría, en lo que tiene que ver con el Control de Resultados y más específicamente el factor de Planes Programas y Proyectos,

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables La opinión fue Sin salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:



Análisis de los Estados Financieros.

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 22.7

Eficiencia 22.8

Efectividad 22.6

coherencia 22.9

91.0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

91.7

0.25

1.00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

0.2590.3

90.7 0.25

91.2

0.25

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Calificación Parcial Ponderación

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0.0

0.00%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100.0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Los Estados Contables a 31de Diciembre de 2017 reflejan la información del proceso y sus saldos corresponden con los registrados en los libros de Contabilidad. Con el objetivo de evaluar los Estados Contables con corte a 31de Diciembre de 2017, la Contraloría Municipal procedió a verificar que se haya revelado la situación económica y que proporcionan bases razonables; con el propósito de fundamentar la opinión sobre el resultado de las operaciones de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. La entidad aplicó el marco conceptual del Plan General de la Contabilidad Pública para el procesamiento de la actividad financiera, identificando códigos, clases de cuentas, contemplando los criterios de valuación de activos para la depreciación y amortización. La estructura financiera de la Entidad al cierre de la vigencia 2017 presentó el siguiente comportamiento:

Fuente: estados financieros

Se observa de la tabla anterior, el Activo presentó un incremento del 74.13% con respecto a la vigencia 2016. Ello se debió principalmente a que los grupo de efectivo que se incrementó notablemente. En lo referente al Pasivo, se observó un aumento de $ 6.460 miles respecto al año inmediatamente anterior (2016), lo que equivale al 4.24%, debido principalmente al incremento del grupo 25 provisión obligaciones laborales. El Patrimonio presentó una disminución frente a la vigencia 2016 del 11.70%, la cual se debió especialmente a la disminución del Capital fiscal.

ACTIVO: El Activo está conformado así:

Codigo Descrpicion 2,017 2,016 variacion absoluta variacion %1 ACTIVO 2,211,730,273 572,064,513 1,639,665,760 74.13%11 EFECTIVO 1,920,065,965 313,727,092 1,606,338,873 83.66%14 DEUDORES 56,714,513 10,305,206 46,409,307 81.83%16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 206,052,416 216,044,933 -9,992,517 -4.85%19 OTROS ACTIVOS 28,897,380 31,987,082 -3,089,702 -10.69%2 PASIVO 152,249,121 145,788,678 6,460,443 4.24%24 CUENTA POR PAGAR 25,915,534 79,987,606 -54,072,072 -208.65%25 OBLIGACIONES LABORALES 116,873,144 72,261,515 44,611,629 38.17%27 PASIVOS ESTIMADOS 0 0 0 0.00%3 PATRIMONIO 375,842,871 419,815,392 -43,972,521 -11.70%32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 375,842,871 419,815,392 -43,972,521 -11.70%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En la vigencia 2017 presentó un saldo por valor de $ 2.211.730 miles, lo que representa un incremento de $ 1.639.666 miles; equivalente al 74.13% en comparación con la vigencia 2016 ($ 572.065 miles). Este grupo está conformado por las cuentas de Caja y Depósitos en Instituciones Financieras así: Efectivo.

En la vigencia 2017 presentó un saldo por valor de $1.920.066 miles, lo que representa un incremento de $ 599.494 miles; equivalente al 83.66 % en comparación con la vigencia 2016 ($ 1.606.339 miles). Este grupo está conformado por las cuentas de Caja y Depósitos en Instituciones Financieras así:

Fuente: Balance general Elaboro: comisión de auditoría Depósitos en Instituciones Financieras Durante la vigencia 2017, El Instituto de Recreación y Deporte IRDET, administro sus recursos a través de 4 cuentas bancarias corrientes, las cuales a 31 de diciembre revelan un saldo de $ 1.920.066 miles. Los movimientos débitos y créditos del total de depósitos en instituciones financieras se reflejan a continuación:

Fuente: Balance general Elaboro: comisión de auditoría

Codigo Nombre 31/12/2016 variacion %

1 ACTIVO 651,631,018.28 1,560,099,254.89 0.71

11 EFECTIVO 398,468,730.28 1,521,597,234.39 0.791,920,065,964.67

31/12/2017

2,211,730,273.17

CODIGO DETALLE SALDO A 31/12/2016 DEBE HABER SALDO A 31/12/2017

11 EFECTIVO 313,727,292 4,943,788,256 3,337,449,583 1,920,065,965

1105 CAJA 0 2,400,000 2,400,000 0

110502 Caja menor 0 2,400,000 2,400,000 0

1110 DEPOSITO EN INSTITUCIONES

FINANCIERAS

313,727,292 4,941,388,256 3,335,049,583 1,920,065,965

codigo DESCRIPCION CREDITO

1110 DEPOSITO EN INSTITUCIONES

FINANCIERAS

3,335,049,58

3.24111005 Cuenta Corriente 3,335,049,58

3.2411100523 BANCO BOGOTA NO 616464681 1,969,845,16

2.0011100526 BOGOTA 61639845 COLDEPORTES 25,873,400.0

011100527 BANCO BOGOTA N 616679122 0.00

11100552 BANCOLOMBIA SUCURSAL

UNICENTRO

1,320,694,93

3.7711100553 COLPATRIA NO 1570 18,636,087.4

7111006 CUENTA DE AHORRO 0.00

11100615 COLPATRIA NO 730 2087393 0.00

31/12/2016 SALDO A 31/12/2017

231,854.02 25,173,961.2224,942,107.20

27,333,586.00 10,052,990.00

24,942,107.20 231,854.02 25,173,961.22

1,355,491.47

1,352,885,000.00 1,352,885,000.00

124,056,309.54 1,491,117,188.41 294,478,564.18

0.00

2,044,005,926.09 237,475,448.27

58,700.00 25,814,701.00 1.00

163,314,684.18

1,920,065,964.67

288,785,185.19 4,941,156,401.50 1,894,892,003.45

313,727,292.39 4,941,388,255.52

DEBITO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Conciliaciones Bancarias El Instituto de Recreación y Deporte IRDET durante la vigencia 2017 concilió de manera mensual y oportuna las cuentas bancarias en las que manejó los recursos para su funcionamiento. El saldo de los extractos bancarios y las conciliaciones bancarias realizadas en la vigencia son coherentes con los saldos reportados en los libros auxiliares, Balance de Prueba y el Libro Mayor. Deudores

El saldo de esta cuenta, pasó de 825.753 miles a 759.851 miles, presento una disminución del 82%, correspondiente a un incremento de 46.409 miles, representado principalmente en la causación de los Convenios No. 444 y 152 de 2017 suscritos con Indeportes Boyacá.

Fuente: estados financieros y papel de trabajo

Incapacidades

OBSERVACION No. 8

Durante el examen realizado, se evidenció que en la cuenta 147090 se registraron incapacidades por valor 538 miles, correspondiente a una incapacidad médica, valor que debe reflejarse en la cuenta 147064 pagos por cuenta de terceros, Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación. La Contaduría General de la Nación emitió concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, el cual indica: “Pago de incapacidades con cargo a las EPS. Sobre el particular la Contaduría General de la Nación ya se pronunció en el numeral 1.1 del expediente 20115-153858 del 17 de mayo de 2011 en el sentido de que “La cuenta por cobrar a las Empresas Promotoras de Salud-EPS por el pago de la parte que les corresponde cubrir por las incapacidades a los empleados, se debe registrar en la subcuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES”, lo cual facilita mantener un adecuado control. Observación de carácter administrativo


Con relación a la observación No. 8, codificación de las incapacidades a los empleados, por error de codificación del sistema contable HAS SQL, se registró el valor de 538 miles en la cuenta 147090, incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación, lo cual será tenido en cuenta en la vigencia actual, realizando las correspondientes correcciones.

CODIGO DESCRIPCION 31/12/2016 DEBITO CREDITO 31/12/2017

1470 OTROS DEUDORES 10,305,206.00 46,409,306.50 0.00 56,714,512.50

147090 DEUDORES VARIOS 0.00 42,554,588.50 0.00 42,554,588.50

1475 DEUDAS DIFICIL RECAUDO 10,305,206.00 3,854,718.00 0.00 14,159,924.00

TOTAL 46,409,306.50 0.00 56,714,512.50


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





De acuerdo con la respuesta dada por la entidad, se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, en razón a que el sistema HAS - SQL permite parametrizar y crear las cuentas contables de acuerdo con las necesidades del Usuario.

Otros Activos

OBSERVACION No. 9

El saldo de la cuenta 191001 Materiales y suministros asciende a %$ 12.862 miles y el reporte del inventario físico a 31 de diciembre de 2017 suministrado por almacén esta por valor de $ 15.850 miles presentando una diferencia de $2.988miles, lo cual genera una subestimación en el saldo de la cuenta cargos diferidos por este valor. Incumpliendo lo establecido en el instructivo de cierre para la vigencia 2017 expedido por la Contaduría General de la Nación, el cual establece: “Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias que correspondan de acuerdo con la estructura interna de cada entidad para lograr la integralidad del proceso contable”. Observación de carácter administrativo.


En relación a la presente observación y una vez realizada una revisión de la información suministrada a la Contaduría Municipal de Tunja vs a lo reportado en la cuenta 191001 Materiales y suministros, se pudo evidenciar que la sumatoria del inventario físico a 31 de diciembre de 2017 suministrado por almacén asciende a $ 12.862 miles y no a $ 15.850 miles como afirman en la observación. Se remite nuevamente copia del listado de existencias a corte 31 de diciembre de 2017 (folios 49 al 51 de los anexos).


De acuerdo con la respuesta enviada por la entidad y el documento soporte presentado se acepta la aclaración y se levanta la observación.

Propiedad Planta y Equipo El rubro de propiedad planta y equipo presento, una variación del -1.04%, equivalente a $ 9.993 miles, durante la vigencia 2017 se efectuaron reclasificaciones una reclasificación de terrenos y edificaciones, soportadas en el acta No. 003 del comité de saneamiento fiscal de fecha 10 de junio de 2016, y se disminuyó el rubro de muebles y enseres, obedeciendo a una reclasificación de inventarios.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Durante la vigencia 2017, el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja – IRDET no realizo bajas de almacén, de bienes inservibles y deteriorados, los cual se encuentran relacionados en el inventario físico. La almacenista manifiesta que en cuanto al módulo de almacén HAS- SQL, le toco volver a iniciar de ceros ya que el sistema presenta inconsistencias, pero que para el año 2018, con la implementación de las NIC-SP, se corregirán.

OBSERVACION No. 10

Durante la visita de Auditoria se observó que el funcionario que desempeña las funciones de Almacén también hace las veces de Tesorero, realiza funciones de compra, recepción, almacenamiento, despacho y registro de bienes y adicionalmente efectúa pagos, ya que realiza actividades propias de un funcionario de manejo y administrativas, generando riesgo para la entidad. Toda transacción debe pasar por las fases de aprobación, autorización, ejecución y registro cuyo control debe estar a cargo de empleados independientes; asimismo el software contable HAS -SQL (Herramientas administrativas y sistematizadas) debe contar con perfiles de usuarios restringidos de acuerdo con la responsabilidad de cada uno y perfiles de supervisor que permitan limitar el acceso total. . El IRDET debe optar por incluir restricciones en cada uno de los aplicativos. Un mismo funcionario no debe tener todas las responsabilidades sobre el manejo del Software de almacén y Tesorería, los cuales deben tener un monitoreo constante por el área de sistemas o en su defecto por el mismo control interno de la entidad. La entidad debe actualizar los

codigo DESCRIPCION 31/12/2016 DEBITO CREDITO 31/12/2017

160501 URBANOS 10,878,000 0 0 10,878,000

163504 Equipo de comunicacion y computacion 0 8,799,000 8,799,000 0

164019 INSTALACIONES DEPORTIVAS Y RECREATIVAS 92,487,472 0 0 92,487,472

165504 Maquinaria Industrial 0 3,650,000 0 3,650,000

165506 Equipo de Recreacion y Deporte 350,238,447 0 0 350,238,447

165508 Equipo Agricola 3,302,000 0 0 3,302,000

165590 Otras maquinas y equipos 1,623,066 0 0 1,623,066

166501 Muebles y Enseres 111,048,948 0 0 111,048,948

166502 Equipo y maquina de oficina 13,475,342 3,125,000 0 16,600,342

167001 Equipo de comunicacion 43,585,304 452,000 0 44,037,304

167002 Equipo de comunicacion 78,102,543 2,695,000 0 80,797,543

167502 TERRESTRE 71,620,000 0 0 87,720,000

168001 MAQUINARIA Y EQUIPO DE HOTELER 745,000 0 0 745,000

168002 Maquinaria y equipo de restaurante y cafeteria 655,940 0 0 655,940

1685 DEPRECIACION ACUMULADA -561,717,129 0 0 -597,731,646

TOTAL 216,044,933 18,721,000 8,799,000 206,052,416


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




manuales de funciones y ajustar políticas de procedimientos que establezcan claramente la responsabilidad de cada uno de los funcionarios. Esta observación se configura como una observación de carácter administrativo.


Con respecto a esta observación es importante señalar que en el año 2015 el instituto fue objeto de una modernización administrativa, efectuada sobre las bases de un estudio técnico efectuado por profesionales idóneos en la materia, conocedores de los lineamientos trazados por la CNSC y el ordenamiento jurídico correspondiente, conforme al cual se estableció técnicamente la necesidad que estuvieran en un solo cargo las funciones de Tesorero y Almacén, dada la especial estructura orgánica de la entidad, el escaso número de funcionarios y por ende las funciones correspondientes. Los Acuerdos Nos. 017, 018 y 019 de 2015, emanados de la Junta Directiva del IRDET, por medio de los cuales se estableció la estructura orgánica, la Planta de Personal y el Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales del IRDET respectivamente, tuvieron como fundamento previo un estudio técnico realizado para la modernización administrativa del Instituto, el cual luego de un estudio detallado por dependencias, determino, para el cargo de Tesorero lo siguiente:

“Clasificar el cargo de tesorero – almacenista grado 06, como tesorero general código 201, grado 06 de acuerdo al artículo 785 del 2005 a quien además se le debe asignar por ahorro como único empleado de manejo de almacenista.” (Casto P. Luz M. 2015 “Estudio Técnico para la Modernización Administrativa del Instituto de Recreación y Deporte de Tunja”, p, 10)

En este sentido, se advierte que el estudio Técnico para la modernización administrativa del IRDET, que sirvió de fundamento para el establecimiento de la estructura orgánica, planta de personal y manual de funciones de la Entidad, está basado en el Decreto Ley 785 de 2005 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”, tomando como referente las funciones que cumple el tesorero en la entidad, asignándole por ahorro también el manejo del almacén, con lo cual no se contraviene ningún dispositivo legal vigente (folios 52 al 78).


De acuerdo con las explicaciones dadas por la entidad en relación a la creación del cargo Tesorero-almacenista grado 06, se acepta la justificación pero en cuanto al manejo del software HAS- SQL debe existir un administrador del sistema a nivel de supervisor que asigne perfiles de usuarios y que restringa el acceso a todos los módulos de acuerdo con la responsabilidad de cada uno, con el fin de controlar el registro de operaciones. Los cuales deben tener un monitoreo constante por el área de sistemas, supervisor asignado o en su defecto por el mismo control interno de la entidad

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0909_2004.html#1


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

PASIVO El saldo del pasivo a 31 de diciembre de 2017 ascendió a $ 152.249 miles, presento un incremento con respecto a la vigencia 2016 de 4.24%, los cuales están representados en las cuentas por pagar a proveedores y la provisión para obligaciones laborales, así:

PATRIMONIO El patrimonio del Instituto para la Recreación y el Deporte de Tunja - IRDET disminuye en $43.973 miles correspondiente al 11.70%, donde se observa que Capital fiscal aumenta en un 4.07%, y un incremento en la depreciación y amortización de activos del 11.33 respecto al año anterior.

INGRESOS Los ingresos operacionales pasaron de $ 2.434.833 miles en el 2016, a un saldo de $ 4.182.837 miles, en la vigencia de 2017, lo que arroja una incremento de $ 1.748.004 miles, equivalente a un 41.79%. Los ingresos operacionales del IRDET están representados principalmente por ingresos fiscales por concepto por acuerdo municipal 020 de 1999, los cuales disminuyeron en $ 270.046 miles en razón a que este acuerdo fue declarado nulo. Le sigue transferencias que corresponde a los giros que realiza el municipio por concepto de transferencias para gastos de funcionamiento e inversión y transferencias departamentales ley1289 de 2009. Durante la vigencia 2017, se suscribieron convenios interadministrativos con Indeportes. Los ingresos están distribuidos así:

Codigo Descrpicion 2017 2016 variacion absoluta variacion %2 PASIVO 152,249,121 145,788,678 6,460,443 4.24%24 CUENTA POR PAGAR 25,915,534 79,987,606 -54,072,072 -208.65%25 OBLIGACIONES LABORALES 116,873,144 72,261,515 44,611,629 38.17%

Codigo Descrpicion 2017 2016 variacion absoluta variacion %3 PATRIMONIO 375,842,871 419,815,392 -43,972,521 -11.70%32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 375,842,871 419,815,392 -43,972,521 -11.70%


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se observa que los ingresos por venta de servicios disminuyeron en un $ 2.132 miles lo que equivale a un 3.34% frente a la vigencia 2016. En el rubro de Otros ingresos se registra los valores recaudados por escenarios deportivos, los cuales se cobran según las tarifas establecidas en acuerdo No. 001 del 6 de febrero de 2017.en el cual se establece las tarifas para la utilización de escenarios deportivos, escuelas de formación deportiva y desarrollo sicomotor, programas de promoción juvenil y adulto mayor; durante la vigencia 2017 se recaudaron $ 23.564 miles. GASTOS Los gastos del IRDET ascendieron a $2.492.735 miles presentando un incremento del 1.02% respecto al año 2016 que fueron $ 2.467.262 miles representado principalmente en el grupo de otros gastos generales. Comparación de los pagos totales contra la ejecución presupuestal

OBSERVACION No. 11

Aleatoriamente se analizaron algunos pagos ejecutados por el IRDET, y se compararon los rubros presupuestales con los valores registrados contablemente, se evidencio diferencia, tal como se refleja en el siguiente cuadro, probablemente porque se han efectuado gastos sin la

codigo Descripcion saldo a 31/12/2017 saldao a 31/12/2016variacion absoluta %

4 INGRESOS 4,182,837,317 2,434,833,144 1,748,004,173 41.79%

41 Ingresos fiscales 870,360,630 1,140,406,593 -270,045,963 -31.03%

43 Venta de Servicios 63,842,864 65,974,525 -2,131,661 -3.34%

44 transferencias 2,990,759,394 1,077,508,612 1,913,250,782 63.97%

47 operaciones interinstitucionales 153,080,326 127,343,430 25,736,896 16.81%

48 Otros ingresos 104,794,103 23,599,984 81,194,119 77.48%

codigo Descripcion saldo a 31/12/2017 saldo a 31/12/2016 variacion absoluta %

5 GASTOS 2,492,734,593 2,467,261,612 25,472,981 1.02%

5101 Sueldos y salarios 769,793,052 647,902,274 121,890,778 15.83%

5102 Contribuciones imputadas 1,429,479 288,900 1,140,579 79.79%

5103 Contribuciones efectivas 125,107,392 106,789,566 18,317,826 14.64%

5104 Aportes sobre nomina 27,368,400 22,493,500 4,874,900 17.81%

5111 Generales 110,943,370 165,529,367 -54,585,997 0

5120 Impuestos contribuciones y tasas 24,470,503 27,199,240 -2,728,737 -11.15%

55 GASTO PUBLICO SOCIAL 1,427,899,721 1,496,792,107 -68,892,386 -4.82%

58 OTROS GASTOS GENERALES 5,722,676 266,658 5,456,018 95.34%


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debida imputación presupuestal lo cual genera incertidumbre sobre la confiabilidad de la información contable, diferencias que deben aclaradas y soportadas por el IRDET.

Observación de Carácter administrativo



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Según el informe se evidencia presupuestalmente que los pagos fueron efectuados por valor de 9.947.315, se llega a la conclucion que la diferencia es causada por error en la interfaz en el sistema Contable de HAS


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Se evidencia que en presupuesto se realizó la disminucion de un peso, se verifica que la interfasz del sistema contable no lo toma en el modulo de contabilidad, presentando esta diferencia

Se aclara que en la ejecución Presupuestal el rubro 214205 se inició con una apropiación de 5.700.000.00 al cual se le realizó una reducción de 2.000.000.00 y un traslado contra crédito


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por 3.000.000.00 quedando un saldo en dicho rubro de 700.000.00 como apropiación final más no como un pago. Respecto al rubro 422401 Mantenimiento escenarios deportivos obedece a errores de interfaz entre Presupuesto y Contabilidad. Respecto a los anteriores hallazgos procederemos en seguir requiriendo a HAS para el mejoramiento de los errores presentados en los procesos del sistema Contable


La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación, ya que la administración ha manifestado que el sistema HAS presenta inconsistentencias, deben efectuar conciliaciones periódicas entre el área de contabilidad y presupuesto con el fin de establecer posibles diferencias en las interfaces generadas e ir corrigiendo durante la vigencia; de igual forma los pantallazos que aporta la entidad como evidencia no son legibles. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Nomina De acuerdo con el formato reportado por el IRDET, la entidad cuenta con una planta de 8 cargos en provisionalidad y 5 de libre nombramiento y remoción y un supernumerario.

Fuente: formato_201714_f14a1_cmt

Teniendo en cuenta que la entidad cuenta con 8 cargos de provisionalidad la entidad debería considerar someterlos a concurso, teniendo en cuenta la ley 909 de 2004. El artículo 30 de la Ley 909 de 2004 regula la competencia de la CNSC para adelantar los concursos púbicos de méritos, así:

Según el "ARTÍCULO 30. Competencia para adelantar los concursos. Los concursos o procesos de selección serán adelantados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, a través de contratos o convenios interadministrativos, suscritos con universidades públicas o privadas o instituciones de educación superior acreditadas por ella para tal fin. Los costos que genere la realización de los concursos serán con cargo a los presupuestos de las entidades que requieran la provisión de cargos.

(C) Denominación Del Cargo(N) Carrera Administrativa Y/o Empleado Oficial(N) Provisionalidad(N) Libre Nombramiento(N) Temporal(N) Supernumerario(N) Planta Autiorizada(N) Planta Ocupada(N) Personal Vinculado (Nombramientos)(N) Personal Desvinculado(Retiros)

DIRECTIVO 0 0 1 0 0 1 1 1 0

ASESOR 0 0 2 0 0 2 2 2 0

PROFESIONAL 0 6 1 0 0 7 7 7 0

ASISTENCIAL 0 2 1 0 1 4 4 4 1

8 5 1 14 14 14 1


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Los convenios o contratos se suscribirán preferencialmente, con las entidades acreditadas que tengan jurisdicción en el departamento o municipio en el cual esté ubicada la entidad para la cual se realiza el concurso.

La Comisión acreditará como entidades idóneas para adelantar los concursos a las universidades públicas y privadas y a las instituciones de educación superior que lo soliciten y demuestren su competencia técnica en procesos de selección, experiencia en el área de selección de personal, así como capacidad logística para el desarrollo de concursos. El procedimiento de acreditación será definido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Las entidades que utilicen las listas de elegibles resultado de los concursos adelantados por la Comisión Nacional del Servicio Civil deberán sufragar los costos determinados por la citada Comisión." (Se resalta)

En relación con la convocatoria a los concursos públicos de méritos la CNSC tiene de manera concreta las siguientes competencias: (i) fijar los lineamientos generales con que se desarrollarán los procesos de selección (artículo 11-a); (ii) acreditar a las entidades que podrán realizar procesos de selección (artículo 11-b); "elaborar" las convocatorias a concurso, de acuerdo con los términos y condiciones que establezcan la propia ley y el reglamento (artículo 11-c); (iv) "realizar" y "adelantar" los procesos de selección (concursos públicos de méritos) para el ingreso al empleo público (artículos 11-i y 30) y (v) determinar los costos de los concursos (artículo 30, inciso final).

Ahora bien, el artículo 31 de la misma Ley 909 de 2004 se refiere expresamente al acto administrativo de convocatoria a los concursos públicos de méritos y a la competencia funcional para su expedición.

OBSERVACION No. 12

Mediante acuerdo No. 004 de fecha 6 de febrero de 2016, se acordó incrementar la suma de $300.000 en la asignación básica salarial mensual de los cargos con nominación Jefe oficina Asesora Jurídica, nivel asesor, código 115, grado 08 y Asesor de control interno nivel asesor, código 105, grado del IRDET, a partir del 1 de enero de 2017. Lo cual fue aprobado según acta de Junta Directiva de fecha 6 de febrero 2017, razón por la cual no es coherente que el acuerdo se haya elaborado con fecha 6 de febrero de 2016. Observación de carácter administrativo


Frente a esta observación corresponde señalar que por error involuntario de digitación en la fecha del Acuerdo No. 004 “por medio del cual se establece un incremento en la asignación básica salarial mensual de los cargos con nominación Jefe de Oficina Asesora Jurídica, nivel asesor, código 115, grado 08 y Asesor de Control Interno, nivel asesor, código 105, grado 08, del Instituto de la Juventud, el Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Extra Escolar del Municipio de Tunja – IRDET”, se escribió 06 de febrero de 2016, en vez de 06 de febrero de 2017, como efectivamente corresponde; fecha que se puede


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




corroborar al final del referido Acuerdo cuando dice: “Dado en Tunja, a los seis (6) días del mes de febrero de dos mil diecisiete (2017).” (Anexo copia del Acuerdo No. 004 de 2017 para su verificación). (Folios 79 al 83).


La entidad acepta que por error involuntario se equivocó en la digitación de la fecha y dado el contenido del acto administrativo es importante aclarar la fecha de expedición, por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo. El artículo 45 de la Ley 1437 de 2011, el cual establece: "Artículo 45. Corrección de errores formales. En cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente

formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá los términos legales para demandar el acto. Realizada la corrección, esta deberá ser notificada o comunicada a todos los interesados, según corresponda.

2.3.1.1. Concepto Control Interno Contable

Con base en la Resolución No. 357 de 2008, el Instituto de Recreación y Deporte IRDET Boyacá durante la vigencia 2017 realizó la evaluación de control al proceso contable anual, verificado según lo reportado en la plataforma CHIP de la Contaduría General de la Nación con una calificación definitiva de 4.63 sobre 5. Sin embargo, en la verificación al Sistema de Control Interno Contable del IRDET. Sin embargo se observaron incoherencias en inconsistencias en lo evaluado frente a lo evidenciado por el equipo auditor. En el IRDET se identificaron como áreas generan información contable, las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, debido a lo anterior se hace necesario que la entidad realice de manera periódica conciliaciones con las diferentes áreas que generan información, tal y como lo establece la Resolución 357 de 2008 en su anexo numeral 3.8, ya que se evidenció la no realización de esta actividad durante la vigencia 2017, es así como durante el proceso de ejecución de la auditoría se evidenciaron diferencias con las áreas de almacén y contabilidad, por lo cual se deben establecer las acciones necesarias con el fin de subsanar las inconsistencias entre la información contable y las áreas que generan la información. El IRDET registra su información contable a través del sistema de información HAS SQL, el cual además de ser un sistema contable posee los módulos de presupuesto, cartera, nómina, tesorería, inventarios, sin embargo al contar con los módulos necesarios para el procesamiento y registro de la información presenta deficiencias en cuanto a la Realización de las interfaces hacia contabilidad, esto se evidencia principalmente en el módulo de inventarios, el cual ha presentado fallas en el manejo y registro de la información, por lo cual toda la información para el registro de adquisiciones, traslados, salidas, amortizaciones, depreciaciones se deben realizar de manera manual en el sistema contable, ya que a pesar de contar con el módulo de inventarios la información registrada en este no es confiable.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El IRDET aprobó el manual de contabilidad NIC_SP en el mes de abril de 2018, y se implementó en el mes de julio de 20’18, dando cumplimiento a la resolución 533 de 2015 y sus modificatorias. Gestión Presupuestal Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:


El IRDET para la vigencia 2017 según su ejecución presupuestal conto con un presupuesto de $ 4.337.442.013, (aprobado mediante acuerdo No. 011 del 28 de diciembre de 2016), de los cuales se recaudó el 4,136,066,010 equivalente a 95.35%, asimismo los compromisos están por el valor total de $2.487.532.761, situación que se muestra de la siguiente forma: Ejecución de Ingresos: $ 4.337.442.013/4.136.066.010 = 95.35%

Presupuesto de Ingresos

Ejecución de Gastos Del presupuesto de gastos se efectuaron compromisos por valor de $ 2.487.532.761, frente al presupuesto definitivo de $ 4.337.442.013, equivalen a un 57.35%.

Presupuesto de Gastos

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Evaluación presupuestal 83.3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Creditos y

Adiciones

Contracredito

y

Reducciones

Total

Apropiación

2,392,510,535 327,531,760 4,337,442,013

Nombre Rubro Apropiación Inicial Recaudo Periodo Total Recaudo

PRESUPUESTO DE INGRESOS 2,272,463,238 4,136,066,010 4,337,442,013


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Modificaciones al presupuesto

Fuente: formato_201714_f08_agr

Durante la vigencia 2017 el Presupuesto fue modificado 5 adiciones y una reducción tal como se observa en el cuadro anterior, según el reporte relacionado en el formato F08a_agr. Tal como se observa en el siguiente cuadro a lo largo de la vigencia 2017 el presupuesto gastos del Instituto de Creación y Deportes- IRDET sufrió serias modificaciones a través traslados presupuestales y adiciones y reducciones, efectuando adiciones y reducciones en un mismo rubro, y finalmente no fueron ejecutados en un 100%; de los cuales se pueden citar los siguientes: (ver cuadro).

Rubro Presupuesto

Inicial

Tras.

Credito

Tras.

ContraCred

ito

Presupuesto

Definitivo

Registros

2 2,272,463,238 101,600,000 101,600,000 4,337,442,013 2,487,532,761

Reduc/Aplaz

327,531,760

Adicion

2,392,510,53

5

Detalle

PRESUPUESTO DE GASTOS

CODIGO DESCRIPCION FECHA ADICION REDUCCION

1330153 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGUN ACUERDO 002 DE 06 DE FEBRERO APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL IRDET2017/02/06 174,708,744.40 0

1230121 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGUN ACUERDO 005 DEL 18 DE ABRIL DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/04/18 95,707,573.00 0

1230121 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN ACUERDO 006 DE 26 DE MAYO DE 2017 FIRMADO. POR LA JUNTA DEL IRDET2017/05/26 73,358,619.00 0

1212132 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN ACUERDO 006 DE 26 DE MAYO DE 2017 FIRMADO. POR LA JUNTA DEL IRDET2017/05/26 40,000,000.00 0

1212141 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN ACUERDO 006 DE 26 DE MAYO DE 2017 FIRMAO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/05/26 30,370,596.00 0

1212152 ADICION AL PRESUPÚESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN ACUERDO 006 DE 26 DE MAYO DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/05/26 362,000.00 0

1230121 DISMINUCION AL PRESUPUESTO SEGÚN ACUERDO 08 DE 02 DE AGOSTO DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDETG2017/08/02 0 327,531,761

1212132 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN ACUERDO 009 DE 02 DE AGOSTO DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/08/02 387,874,394.60 0

1212141 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRSESAOS Y GASTOS ACUERDO 010 DE 30 DE OCTUBRE DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDERT2017/10/30 3,863,985.00 0

1212142 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS ACUERDO 010 DE 30 DE OCTUBRE DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/10/30 118,845,145.00 0

1212152 ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTO ACUERDO 010 DE 30 DE OCTUBRE DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/10/30 4,534,478.00 0

1212132 ADICON AL PRESUPÚESTO DE INGRESOS Y GASTOSD ACUERDO 011 DE NOVIEMBRE 20 DE 2017 FIRMADO POR LA JUNTA DEL IRDET2017/11/20 1,462,885,000.00 0

TOTALES 2,392,510,535 327,531,761


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Rubro Presupuesto

Inicial

creditos contracreditos Ppto definitivo

2 2,272,463,238 101,600,000 101,600,000 4,337,442,013

21 1,255,829,034.9

9

43,800,000.0

0

43,800,000.00 1,278,608,739.91

211 738,199,254.99 20,000,000.0

0

20,000,000.00 734,021,992.99

21104 37,969,446.00 0.00 8,000,000.00 29,969,446.00

21105 42,750,482.00 0.00 12,000,000.00 30,750,482.00

21107 43,900,733.00 0.00 0.00 39,648,815.00

21108 13,728,528.00 16,000,000.0

0

0.00 29,728,528.00

21110 3,050,519.00 4,000,000.00 0.00 7,050,519.00

21111 16,664,905.00 0.00 0.00 15,664,905.00

212 68,600,000.00 4,000,000.00 8,000,000.00 92,300,000.00

21201 8,000,000.00 0.00 4,000,000.00 4,000,000.00

21202 1,000,000.00 0.00 0.00 100,000.00

21203 1,500,000.00 0.00 0.00 1,500,000.00

21204 40,000,000.00 4,000,000.00 0.00 40,000,000.00

21206 2,500,000.00 0.00 4,000,000.00 5,700,000.00

213 236,047,494.00 0.00 0.00 238,281,461.00

21301 53,328,334.00 0.00 0.00 55,562,301.00

214 152,582,286.00 19,800,000.0

0

15,800,000.00 153,605,285.92

2141 27,302,000.00 0.00 2,000,000.00 22,498,999.92

214101 13,640,000.00 0.00 0.00 12,140,000.00

214102 11,440,000.00 0.00 2,000,000.00 9,440,000.00

214103 1,650,000.00 0.00 0.00 916,999.92

214104 572,000.00 0.00 0.00 2,000.00

2142 115,987,486.00 11,800,000.0

0

13,800,000.00 114,813,486.00

214201 6,800,000.00 7,800,000.00 0.00 14,600,000.00

214202 2,860,000.00 2,000,000.00 0.00 4,860,000.00

214203 41,580,000.00 0.00 2,500,000.00 31,080,000.00

214204 24,036,480.00 0.00 2,000,000.00 9,036,480.00

214205 5,700,000.00 0.00 3,000,000.00 700,000.00

214206 2,200,000.00 0.00 1,000,000.00 1,200,000.00

214207 3,600,000.00 0.00 5,300,000.00 11,300,000.00

214208 11,400,000.00 0.00 0.00 8,526,000.00

214209 1,586,728.00 0.00 0.00 586,728.00

214210 1,384,240.00 0.00 0.00 10,384,240.00

214211 1,100,000.00 0.00 0.00 100,000.00

214212 1,100,000.00 0.00 0.00 100,000.00

214213 7,932,038.00 0.00 0.00 15,632,038.00

214214 4,708,000.00 2,000,000.00 0.00 6,708,000.00

2143 9,292,800.00 8,000,000.00 0.00 16,292,800.00

214301 7,092,800.00 8,000,000.00 0.00 15,092,800.00

214302 1,100,000.00 0.00 0.00 100,000.00

22 1,016,634,203.0

0

57,800,000.0

0

57,800,000.00 3,058,833,272.60

221 334,567,210.00 0.00 0.00 689,634,816.60

22101 301,500,230.00 0.00 0.00 614,401,988.60

22102 33,066,980.00 0.00 0.00 75,232,828.00

222 239,340,000.00 32,000,000.0

0

35,000,000.00 488,420,423.00

22201 5,000,000.00 0.00 0.00 68,496,773.00

22202 90,300,000.00 32,000,000.0

0

0.00 333,120,619.00

22203 127,000,000.00 0.00 35,000,000.00 69,763,031.00Juegos Intercomunitarios 50,000,000.0

0

72,236,969.00

Organización y Participación en Eventos con

Clubes y Organizaciones Deportivas

210,820,619.

00

0.00

Organización Eventos Municipales,

Departamentales, Regionales, Nacionales e

65,183,477.3

9

1,686,704.39

DEPORTE 326,004,096.

39

73,923,673.39

Festivales y Juegos Intercolegiados 47,112,581.0

0

4,946,733.00

Escuelas de Formación Deportiva 312,901,758.

60

0.00

EDUCACION FISICA 360,014,339.

60

4,946,733.00

INVERSION 2,316,777,82

9.99

274,578,760.3

9

Devolucin de rentas 0.00 1,000,000.00

Impuestos tasascontribuciones multas 0.00 0.00

OTROS GASTOS GENERALES 0.00 1,000,000.00

ificacion 0.00 0.00

Bienestar e Incentivos 7,700,000.00 0.00

lOtras adquisiciones de servicios 0.00 1,000,000.00

Gastos judiciales 0.00 1,000,000.00

Programas de salud ocupacional y bienestar

social

9,000,000.00 0.00

Comisiones gastos bancarios y fiduciarios 0.00 1,000,000.00

Combustibles y lubricantes 0.00 2,874,000.00

Mantenimiento 23,000,000.0

0

10,000,000.00

Impresos y publicaciones 0.00 0.00

Publicidad 0.00 2,000,000.00

Seguros 0.00 13,000,000.00

Servicios publicos 0.00 8,000,000.00

Transportes y comunicaciones 0.00 0.00

Viaticos y gastos de viaje 0.00 0.00

Adquisicion de Servicios 39,700,000.0

0

38,874,000.00

Elementos de bienestar social y salud

ocupacional

0.00 570,000.00

Dotacion de Personal 0.00 733,000.08

Compra de Equipo 0.00 0.00

Materiales y Suministros 0.00 1,500,000.00

Adquisición de bienes 0.00 2,803,000.08

GASTOS GENERALES 39,700,000.0

0

42,677,000.08

Cesantias 2,233,967.00 0.00

CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA

(TRANSFERENCIAS FUNCIONAMIENTO -

2,233,967.00 0.00

Otros gastos por servicios personales 7,200,000.00 0.00

Honorarios 0.00 4,000,000.00

Personal salud ocupacional 0.00 0.00

Indemnizaciones laborales 0.00 900,000.00

Supernumerarios y/o empleos temporales 0.00 0.00

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 32,600,000.0

0

4,900,000.00

Bonificacion por servicios prestados 0.00 1,000,000.00

Intereses a las Cesantías 0.00 0.00

Indemnización vacaciones 0.00 0.00

Prima de Servicios 124,082.00 4,376,000.00

Vacaciones 0.00 0.00

Prima de Vacaciones 0.00 0.00

SERVICIOS PERSONALES (TRANSFERENCIAS

MUNICIPALES FUNCIONAMIENTO )

1,198,738.00 5,376,000.00

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 75,732,705.0

0

52,953,000.08

PRESUPUESTO DE GASTOS 2,392,510,53

5

327,531,760

Detalle Adicion Reduc/Aplaz


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VERSIÓN: 02




Fuente: Ejecución presupuestal de gastos Elaboro: Equipo auditor

Este análisis permite concluir para la vigencia 2017, en el IRDET, se evidencio una indebida planeación presupuestal y la posible vulneración de los principios presupuestales de universalidad y de programación integral contenidos en el Estatuto Orgánico de presupuesto (Decreto 111 de 1.996, artículos 15 y 17 respectivamente), los cuales establecen:

“Articulo 15. Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que espera

realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos

públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.

(…)

Artículo 17. Programación integral. Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente

los gastos de inversión y funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas que demanden

como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales

vigentes.

Parágrafo. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal

ejecución”

Esta situación significa que el presupuesto del IRDET, para la vigencia 2017 estaba desfasado en sumas bastante importantes, modificando sustancialmente las apropiaciones de los distintos rubros a través de traslados presupuestales, desvirtuando en forma significativo el presupuesto inicial. Las modificaciones presupuestales, dentro de las cuales está el traslado presupuestal son figuras legalmente establecidas para hacer flexible el presupuesto al momento de su ejecución. Ello no significa que sea dable utilizar estas herramientas legales para desdibujar el presupuesto inicialmente aprobado.

223 183,604,000.00 3,000,000.00 11,000,000.00 247,354,100.00

22301 56,700,500.00 0.00 5,000,000.00 51,700,500.00

22302 21,924,000.00 0.00 0.00 24,066,000.00

22303 1,500,000.00 0.00 0.00 12,420,000.00

22304 3,300,000.00 0.00 0.00 10,000,000.00

22305 1,291,500.00 0.00 0.00 21,000,000.00

22306 10,000,000.00 3,000,000.00 0.00 12,900,000.00

22307 26,928,000.00 0.00 0.00 41,924,600.00

22308 61,960,000.00 0.00 6,000,000.00 73,343,000.00

224 228,622,993.00 22,800,000.0

0

11,800,000.00 1,552,305,666.00

22401 98,722,993.00 0.00 11,800,000.00 37,241,403.00

22402 20,600,000.00 0.00 0.00 0.00

22403 30,400,000.00 11,800,000.0

0

0.00 72,200,000.00

22404 78,900,000.00 11,000,000.0

0

0.00 89,979,263.00

22405 0.00 0.00 0.00 1,352,885,000.00

225 30,500,000.00 0.00 0.00 81,118,267.00FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 85,000,000.0

0

34,381,733.00

Estudios, Diseño y Construcciones de las

Instalaciones Administrativas del IRDET

1,352,885,00

0.00

0.00

Vigilancia 12,000,000.0

0

11,920,737.00

Suministro de Elementos Deportivos 30,000,000.0

0

0.00

Suministro Parques Infantiles 30,000,000.0

0

50,600,000.00

Mejoramiento, Adecuación, Mantenimiento de

Escenarios

11,874,394.0

0

61,555,984.00

ESCENARIOS 1,436,759,39

4.00

124,076,721.0

0

Adulto Mayor 32,000,000.0

0

14,617,000.00

Promocion Juvenil 25,000,000.0

0

10,003,400.00

Apoyo Logistico 0.00 100,000.00

Vacaciones Recreativas 20,000,000.0

0

291,500.00

Mes del Niño y la Niña 10,000,000.0

0

3,300,000.00

Ciclovias 13,000,000.0

0

2,080,000.00

Programa Discapacidad 9,000,000.00 6,858,000.00

Recreación Social y Comunitaria 0.00 0.00

RECREACION 109,000,000.

00

37,249,900.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 13

Se evidencio una indebida planeación y la posible vulneración de los principios presupuestales de universalidad y de programación integral contenidos en el Estatuto Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1.996, artículos 15 y 17, respectivamente),ya que no se realizó de manera técnica para cubrir sus verdaderas necesidades en función de cumplir con sus fines y más aun teniendo en cuenta que solo se comprometió el 57.35% del presupuesto definitivo., ni se respetó la programación al momento de ejecutar el presupuesto empleando para ello muchos traslados presupuestales. Observación de carácter administrativo.


Para esta observación no existe una falta de planeación en cuanto hay que tener en cuenta que el artículo 15 del Decreto 111 de 1996 especifica que: “El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva”; al respecto se puede afirmar que los gastos de servicios públicos es incierto puesto que dependemos de actores externos como son usuarios y Alcaldía entre otros. Por otro lado se debe tener en cuenta que la anulación del Acuerdo 020 de 1999 fue abolido mediante fallo del Tribunal Administrativo de Boyacá de fecha 24 de mayo de 2017 afectando el presupuesto de ingresos y gastos en lo que corresponde a inversión y funcionamiento de ese año.


El IRDET en su respuesta no logra desvirtuar el análisis y cuestionamiento de la Contraloría; se limita a expresar cuáles fueron las razones de los cambios, generados por la anulación del acuerdo 020 de 1999, situación conocida y tenida en cuenta por la Contraloría y no aclara porque solamente se comprometió y ejecuto solo el 57.35% del presupuesto definitivo. El proceso de planificación presupuestal debe desde su formulación tener en cuenta (incremento de salarios, adquisición de bienes y servicios, capacitación, dotación, seguros inversión, etc.) En cuanto a la adición y reducción de recursos habrá que mencionar que no es necesariamente la razón de las modificaciones presupuestales, las variaciones significativas se presentaron por efecto de los traslados presupuestales, provenientes de recursos propios tal como se evidenció en la presente observación. En consecuencia, para el presente caso presupuestar es presuponer, es realizar un supuesto o suposición, un cómputo anticipado, un cálculo previo de los ingresos y gastos que a futuro se han de realizar. Por tanto, se insiste en que si este pre-supuesto o supuesto previo difiere notoriamente de la ejecución real final, puede deberse a dos situaciones (i) el cálculo anticipado tuvo serias deficiencias en su formulación al punto que en la ejecución fue necesario ajustarlo en cifras significativas, es decir, no contuvo la totalidad de los gastos públicos que se esperaban realizar, o (ii) en la ejecución no se respetó dicho cálculo. Con fundamento en lo anterior, se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Constitución de Reservas y Cuentas por Pagar Según ejecución de gastos suministrada por el IRDET, a 31 de diciembre de 2017, se debió constituir Reservas presupuestales (compromisos-obligaciones) por valor de $ 123, 886,746 y cuentas por pagar, (obligaciones-pagos) por la suma de $ 17,539, 600 y son coherentes con los datos contenidos en los actos administrativos por los cuales se constituyeron la cuentas por pagar y las reservas a 31 de diciembre de 2017. Saneamiento contable Durante la vigencia 2017, se efectuó una reunión delo comité de sostenibilidad contable, según consta en el acta suministrada por la entidad, de fecha 27 de diciembre, con el objeto de resolver la observación No. 22 del informe de auditoría modalidad regular vigencia 2016 y aprobar el ajuste contable por valor de $ 3.854.000 en cumplimiento del numeral 2, capítulo V del Manual de procedimientos contables. 2.3.3 Gestión Financiera Se emite una opinión eficiente con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100.0

VARIABLES A EVALUAR


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Gestión financiera del IRDET durante la vigencia 2017 fue eficiente, Aunque se recaudó el 95% de los ingresos programados, lo que equivale a $4.136.066.010, solo se comprometieron $2.487.532.761, que equivale a un 57%, lo que se generó presuntamente por una indebida planeación presupuestal, además el saldo en bancos a 31 de diciembre de 2017 ascendió a $1.920.065.964 3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 ATENCION DE QUEJAS Teniendo en cuanta la solicitud hecha por la comunidad en calidad de quejosa, el día 8 de octubre mediante radicado Numero, AF 110 1631, la Contraloría Municipal de Tunja realizo el estudio a los contratos No. 075 de 2016 y 225 de 2017 de la solicitud y concluye que: CONTRATO No. 075 de 2016

OBJETO ANUAR ESFUERZOS ECONÓMICOS LOGÍSTICOS PARA EL APOYO AL CLUB DEPORTIVO ATLÉTICO LOS CHANQUIS PARA LA REALIZACIÓN DEL XXX FESTIVAL ATLÉTICO DEL DEPARTAMENTO CLUB ATLÉTICO LOS CHANQUIS A REALIZARSE EN DÍA 16 DE ABRIL DE 2016.

VALOR $15.000.000

RP 2016000123

PLAZO DE EJECUCIÓN

6 DÍAS



REPRESENTANTE LEGAL

JOSÉ BAUDILIO LÓPEZ GARZÓN

ACTA DE INICIO 11 DE ABRIL DE 2016


11 DE MAYO DE 2016

LEGALIDAD Dentro de la revisión efectuada a la legalidad del proceso precontractual y contractual, se determinó que no existe caracterización de los ítems, ya que no se explica la cantidad, ni la calidad de cada uno de estos productos, hecho que vulnera los principios de la contratación.

OBSERVACIÓN No. 14


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Condición: Dentro de la revisión hecha a la legalidad del proceso precontractual y contractual, se determinó que no existe caracterización de los ítems, ya que no se explica la cantidad, ni la calidad de cada uno de estos productos, hecho que vulnera los principios de la contratación. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993; Ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: un contratación sin cumplimiento de los requisitos. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


Como es de conocimiento público, en tratándose de la regulación dada por normas especiales, las cuales reglamentan de manera específica una materia, al servidor público solo le es dable atender a la misma cuando efectúa sus actuaciones, por ende, para el presente caso el instituto debía dar cumplimiento a lo dispuesto en su momento por el Decreto 777 de 1992, norma vigente para la época de celebración del mentado contrato, el cual reglamentó los contratos a que se refería el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política, el cual estableció: << ARTICULO 1o. <CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ANIMO DE LUCRO PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES PUBLICO>. Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 355 de la Constitución Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares, salvo lo previsto en el presente Decreto y sin perjuicio de que puedan incluirse las cláusulas exorbitantes previstas por el Decreto 222 de 1983.>> (subraya y negrillas fuera de texto)

Conforme a lo expresado, para el convenio en mención no tenía aplicación alguna lo preceptuado por la ley 80 de 1993, ya que como se señaló anteriormente, se trata de un proceso regulado por norma especial. El contrato referido, como bien se advierte en el artículo primero del Decreto 777 de 1992, solo tiene dos formalidades:

Debe constar por escrito.

Se sujetará a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares.

Por tanto, la entidad cumplió a cabalidad con lo exigido por la ley, toda vez que el contrato fue elevado a escrito, y en el mismo se determinó el objeto, valor y plazo, únicos requisitos determinados por la contratación entre los particulares.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/constitucion_politica_1991_pr011.html#355


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VERSIÓN: 02




No obstante ello, dado que como se señala, los contratos celebrados entre particulares NO exigen caracterización de ítems, el instituto señalo la actividad y el valor autorizado para la misma, con lo cual no se contraviene ninguna norma.


El Decreto 777 de 1992, en su artículo 6, expresa las funciones y los aspectos a evaluar para la verificación del cumplimiento del objeto, en este tipo de contratos. Por lo que se debe tener en cuenta que la caracterización es una de la herramientas para cumplirlo, pues si esta no existe no hay forma que la interventoría cumpla con dicha labor. Sin embargo y teniendo en cuenta que la normativa cambio y que el Decreto 092 de 2017, contiene nuevas directrices que no permiten hacer la revisión especifica de dichos contratos, se levanta la observación, pues aun cuando materialice el hallazgo no se podrá realizar acciones de mejora para esta.

GESTIÓN Y RESULTADOS Dentro de la carpeta documental se encuentran cada una de las evidencias de cumplimiento de los compromisos pactados en la carrera atlética, los cuales tienen un aval de la supervisión encargada de verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos plasmados en la minuta del contrato. CONTRATO No.225

OBJETO APOYO ECONÓMICO AL CLUB DEPORTIVO ATLÉTICO LOS CHANQUIS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA REALIZACIÓN DE LA CARRERA ATLÉTICA AGUINALDO BOYACENSE A REALIZARSE EL DÍA 18 DE DICIEMBRE DE 2017 EN LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $ 45.000.000

RP 2017000389

PLAZO DE EJECUCIÓN

3 DÍAS



REPRESENTANTE LEGAL

WILFREDO GONZÁLEZ GUTIÉRREZ




LEGALIDAD


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El contrato cumple con lo estipulado en el Decreto 092 de 2017, en cual en su artículo 2 literal B reza; “Que el contrato no comporte una relación conmutativa en el cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad ni instrucciones precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato”. Por esta razón dentro del proceso no se caracterizan y especifican los ítems, y no existe soporte jurídico que permita hacer seguimiento al cumplimiento taxativo del objeto. GESTIÓN Y RESULTADOS Al hacer la revisión del cumplimiento del contrato, se evidencia que la póliza de cumplimiento se aprueba dos días después de la realización del evento, el día 18 de diciembre de 2017 y el evento fue realizado el día 16 de diciembre de este mismo año, esta situación contraviene los artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993.

OBSERVACIÓN No. 3

Condición: Al hacer la revisión del cumplimiento del contrato, se evidencia que la póliza de cumplimiento se aprueba dos días después de la realización del evento, el día 18 de diciembre de 2017 y el evento fue realizado el día 16 de diciembre d 2017. Criterio: artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: poner en riesgo el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Alcance: observación administrativa con alcance disciplinario.


Evidentemente la Aprobación de la Póliza se realiza con fecha 18 de diciembre de 2017 día lunes ya que el evento fue el sábado, pero la fecha de la vigencia de la póliza aparece desde el día 15 de diciembre de 2018, lo que cumplía con la cobertura del evento y cumplimiento del contrato. (Folios 10 y 11 de los anexos) Es importante tener en cuenta que en virtud de lo establecido por la cláusula vigésima del contrato No. 225 de 2017, referente al tema de Garantías y Mecanismos de Cobertura del Riesgo, señala expresamente “el contratista se obliga a constituir una póliza de seguros expedida por una entidad de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor del Instituto y dentro de un (1) día hábil siguiente a la fecha de la firma del contrato…”; nótese que el referido contrato fue suscrito el día viernes 15 de diciembre de 2017, por tanto, el contratista contaba con un día hábil siguiente a la firma para constituir la póliza de seguro, es decir, máximo el día lunes 18 de diciembre de 2017, como efectivamente se hizo.


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Además de lo anterior, al revisar la póliza de seguro de cumplimiento No. 39-44-101092450 de la compañía Seguros del Estado S.A., se aprecia que si bien es cierto la fecha de expedición de la póliza es del día 18 de diciembre de 2017, la cobertura de la misma era desde el 15 de diciembre de 2017 hasta el 15 de septiembre de 2018, es decir que amparaba los riesgos de cumplimiento desde la celebración del contrato, el plazo de ejecución y cuatro meses más, conforme a lo dispuesto por la cláusula vigésima del referido negocio jurídico. De otro lado, también se debe tener en cuenta que de conformidad con lo establecido por la cláusula tercera del contrato No. 225 de 2017, la cual hace referencia al valor y entrega del aporte, el valor de $45.000.000 sería entregado por el IRDET al Asociado, finalizada la actividad, previa presentación de un informe, certificación de pago de obligaciones frente al sistema general de seguridad social integral y parafiscales a que hubiere lugar, y presentación de factura o cuenta de cobro, la cual fue presentada, el día 21 de diciembre de 2017, con lo cual se evidencia que el cumplimiento del contrato estaba amparado por una póliza de cumplimiento y por la efectiva presentación del informe de actividades y pagos correspondientes, con lo cual nunca estuvo en riesgo el patrimonio público.


Esta observación corresponde a la observación No. 3 pero se enuncio en este espacio para dar respuesta a una queja instaurada por la comunidad.

3.2. AUSTERIDAD DEL GASTO

El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja - IRDET a través de la oficina de control interno, rindió en la cuenta anual consolidada, el reporte de los informes trimestrales de austeridad y eficiencia del gasto público relacionando el total de lo pagado durante la vigencia sobre Nómina, Parafiscales, Remuneración servicios técnicos, Honorarios, publicaciones, materiales e impresiones, Avisos publicitarios, teléfonos celulares, teléfonos fijas, Adquisición y mantenimiento de inmuebles, Mantenimiento de vehículos y Combustibles y lubricantes.

Se efectuó un comparativo entre los compromisos de la vigencia 2017 y 2016 a nivel de gastos mayores y se observó que hubo incremento y los rubros de nómina, representados en el incremento salarial y la reincorporación de una exfuncionario del IRDDET, asimismo se presentó una disminución en los gastos generales y gastos de inversión y una disminución en escenarios deportivos, en razón a que la ejecución del presupuesto solo fue del 57.3%., tal como se observa en el siguiente cuadro:


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4. CUADRO DE CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No. HALLAZGO HA HD HF HP

HS

1. OBSERVACION No. 2 Condición: Durante la revisión documental se evidencio que, el informe del mes de febrero corresponde del 15 al 28 de febrero de 2018, y fue presentado el día 20 lo que corresponde 8 días antes el periodo reportado. Incumpliendo con los compromisos pactados dentro del contrato. Criterio: clausula Quinta Forma de Pago del Contrato No. 006 de 2017 Causa: incumplimiento a los compromisos pactados dentro del contrato. Efecto: irregularidades a la normal ejecución del contrato, teniendo en cuenta los compromisos pactados dentro de la minuta del mismo.

X

2. OBSERVACIÓN No.3 Condición: Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen

X X

codigo detalle 2017 2016 diferencia valor2 GASTOS 2,487,532,761 2,561,910,273.17 -74,377,512 2.99%

21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1,042,092,760.00 925,682,204.17 116,410,556 11.17%

211 SERVICIOS PERSONALES 636,743,796.00 521,588,306.00 115,155,490 18.09%

212 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 67,762,490.00 54,106,666.00 13,655,824 20.15%

213 CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA

NOMINA

205,054,107.00 160,702,918.00 44,351,189 21.63%

214 GASTOS GENERALES 122,820,204.00 175,874,154.17 -53,053,950 -43.20%

215 TRANSFERENCIAS 9,712,163.00 13,410,160.00 -3,697,997 -38.08%

22 INVERSION 1,445,440,001.00 1,636,228,069.00 -190,788,068 -13.20%

221 EDUCACION FISICA 640,367,943.00 550,249,316.00 90,118,627 14.07%

222 DEPORTE 396,396,649.00 469,559,601.00 -73,162,952 -18.46%

223 RECREACION 209,924,824.00 340,470,900.00 -130,546,076 -62.19%

224 ESCENARIOS 145,632,318.00 248,734,919.00 -103,102,601 -70.80%

225 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 53,118,267.00 27,213,333.00 25,904,934 48.77%


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los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección, teléfono, y las firmas son scanner. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993; Ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: una mala cotización y por ende un presupuesto hecho de forma irregular.

3. OBSERVACIÓN No. 3 Condición: Al hacer la revisión del cumplimiento del contrato, se evidencia que la póliza de cumplimiento se aprueba dos días después de la realización del evento, el día 18 de diciembre de 2017 y el evento fue realizado el día 16 de diciembre de 2017. Criterio: artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: poner en riesgo el cumplimiento de las obligaciones del contratista.

X X

4. OBSERVACIÓN No. 4 Condición: Durante la revisión de la etapa precontractual se evidencia que, las cotizaciones anexadas, no contienen los elementos necesarios para realizar su verificación pues no poseen dirección ni teléfono, y las firmas son recorte de otro documento. Criterio: artículos 24 y 25 de la ley 80 de 1993. Ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6. Causa: incumplimiento de los principios de la contratación estatal. Efecto: una mala cotización y por ende un presupuesto hecho de forma irregular.

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5. OBSERVACIÓN No. 6 Condición: Dentro de los documentos verificados no fue posible encontrar las cotizaciones soporte del presupuesto del contrato, estas no aparecen soportadas ni en la carpeta documental ni tampoco en el SECOP. Esta situación impide corroborar si las condiciones del proceso precontractual se hicieron de forma correcta cumpliendo con la ley de transparencia, y los principios de la contratación estatal. Criterio: ley 1712 de 2014, artículos 3 y 6 Causa: violación a los principios de transparencia de la contratación publica Efecto: incumplimiento a las normas de contratación.

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6. OBSERVACION No. 7 El formato_201714_f03_agr Cuentas bancarias, presenta inconsistencia, al efectuar el cruce de la información registrada y cruzada con libros auxiliares se presenta una diferencia en el saldo en libros de la cuenta cte. bancaria No. 616464681, ya que en el valor registrado en el formato según extracto es $ 289.318.120, el cual no corresponde al valor que aparece en el extracto físico.

saldo según extracto físico 502,734,531.27

cheques 214,357,422.00

saldo según libros 288,377,109.27

El Formato F07_agr- Ejecución de gastos, no se diligencio la columna de compromisos, la cual es indispensable para determinar el presupuesto ejecutado y establecer el valor de las reservas presupuestales a 31 de diciembre de 2017, situación repetitiva con la rendición de cuenta de la vigencia 2016. El Formato F10_agr- Ejecución Reservas Presupuestales. Cuyo objeto es determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no ejecutados en la vigencia fiscal anterior en cumplimiento de la Resolución No. 175 de 2013. Se evidencia que la información registrada no

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corresponde a la registrada en la Resolución No. 315 de fecha 31 de diciembre de 2016 en la cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2016 ejecutadas en el 2017, por valor de $ 115.273.077. El Formato F11_agr- Ejecución Cuentas por pagar, cuyo objeto es determinar el comportamiento de pagos de los compromisos adquiridos, ejecutados y no cancelados durante la vigencia fiscal. En este formato se debe relacionar la ejecución de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2016 y canceladas en la vigencia 2017, es decir las constituidas según resolución No. resolución 313 de fecha 31 de diciembre por valor de $65.667.891; situación repetitiva con respecto a la vigencia anterior. Ante esta situación y teniendo en cuenta que la observación es repetitiva frente a la vigencia anterior.

7. OBSERVACION No. 8 Durante el examen realizado, se evidenció que en la cuenta 147090 se registraron incapacidades por valor 538 miles, correspondiente a una incapacidad médica, valor que debe reflejarse en la cuenta 147064 pagos por cuenta de terceros, Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación. La Contaduría General de la Nación emitió concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, el cual indica: “Pago de incapacidades con cargo a las EPS. Sobre el particular la Contaduría General de la Nación ya se pronunció en el numeral 1.1 del expediente 20115-153858 del 17 de mayo de 2011 en el sentido de que “La cuenta por cobrar a las Empresas Promotoras de Salud-EPS por el pago de la parte que les corresponde cubrir por las incapacidades a los empleados, se debe registrar en la subcuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES”, lo cual facilita mantener un adecuado control.

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8. OBSERVACION No. 10 Durante la visita de Auditoria se observó que el funcionario que desempeña las funciones de Almacén también hace las veces de Tesorero, realiza funciones de compra, recepción, almacenamiento, despacho y registro de bienes y adicionalmente efectúa pagos, ya que realiza actividades propias de un funcionario de manejo y administrativas, generando riesgo para la entidad.

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Toda transacción debe pasar por las fases de aprobación, autorización, ejecución y registro cuyo control debe estar a cargo de empleados independientes; asimismo el software contable HAS -SQL (Herramientas administrativas y sistematizadas) debe contar con perfiles de usuarios restringidos de acuerdo con la responsabilidad de cada uno y perfiles de supervisor que permitan limitar el acceso total. . El IRDET debe optar por incluir restricciones en cada uno de los aplicativos. Un mismo funcionario no debe tener todas las responsabilidades sobre el manejo del Software de almacén y Tesorería, los cuales deben tener un monitoreo constante por el área de sistemas o en su defecto por el mismo control interno de la entidad. La entidad debe actualizar los manuales de funciones y ajustar políticas de procedimientos que establezcan claramente la responsabilidad de cada uno de los funcionarios.

9. OBSERVACION No. 11 Aleatoriamente se analizaron algunos pagos ejecutados por el IRDET, y se compararon los rubros presupuestales con los valores registrados contablemente, se evidencio diferencia, tal como se refleja en el siguiente cuadro, probablemente porque se han efectuado gastos sin la debida imputación presupuestal lo cual genera incertidumbre sobre la confiabilidad de la información contable, diferencias que deben aclaradas y soportadas por el IRDET.

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10. OBSERVACION No. 12 Mediante acuerdo No. 004 de fecha 6 de febrero de 2016, se acordó incrementar la suma de $300.000 en la asignación básica salarial mensual de los cargos con nominación Jefe

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oficina Asesora Jurídica, nivel asesor, código 115, grado 08 y Asesor de control interno nivel asesor, código 105, grado del IRDET, a partir del 1 de enero de 2017. Lo cual fue aprobado según acta de Junta Directiva de fecha 6 de febrero 2017, razón por la cual no es coherente que el acuerdo se haya elaborado con fecha 6 de febrero de 2016.

11 OBSERVACION No. 13 Se evidencio una indebida planeación y la posible vulneración de los principios presupuestales de universalidad y de programación integral contenidos en el Estatuto Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1.996, artículos 15 y 17, respectivamente),ya que no se realizó de manera técnica para cubrir sus verdaderas necesidades en función de cumplir con sus fines y más aun teniendo en cuenta que solo se comprometió el 57.35% del presupuesto definitivo., ni se respetó la programación al momento de ejecutar el presupuesto empleando para ello muchos traslados presupuestales.

X

5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 11

2. DISCIPLINARIOS 3

3. SANCIONATORIOS 1

4. FISCALES 0

0

Obra Pública

0 $0

Prestación de Servicios

0

$0

Suministros

0

$0


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Consultoría y Otros

0

$0

Gestión Ambiental

0

$0

Estados Financieros

1

$0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 11 $0

Líder de Auditoria

Aprobó:

informe final auditoria gubernamental modalidad...

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