informe final auditoria contratos de suministro...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O

EXPRES PÁGINA 1 DE 86

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORIA CONTRATOS DE SUMINISTRO VIGENCIA 2017

MUNICIPIO DE TUNJA VIGENCIA 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

29 DE MAYO DE 2018


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





MUNICIPIO DE TUNJA

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

MABEL ASTRID VARELA CUADRADO Profesional Especializado. (E).


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





TABLA DE CONTENIDO

Contenido 1. CARTA DE CONCLUSIONES ......................................................................................... 5 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................................... 9 CONTRATOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES. ................................................ 9

2.1. CONTRATO 192 - 2017 ............................................................................................... 10

2.2 .CONTRATO 1373- 2017 .............................................................................................. 12 2.3 CONTRATO 1446-2017 ................................................................................................ 15

2.4. CONTRATO 1556-2017 ............................................................................................... 19 2.5.CONTRATO 1548-2017 ................................................................................................ 22 2.6.CONTRATO 1560- 2017 ............................................................................................... 27 2.7. CONTRATO 190 - 2017 ............................................................................................... 30

2.8 .CONTRATO 1563- 2017 .............................................................................................. 33 PLAN DE ALIMENTACION ESCOLAR ........................................................................... 39

2.9.CONVENIO 01-2017 ..................................................................................................... 45 2.10. CONTRATO 1212-2017 ............................................................................................. 50 CONTRATOS SIN OBSERVACIONES: ............................................................................ 53

2.2.1. CONTRATO 520.2017 ............................................................................................... 53

2.2.2 CONTRATO 1436-2017 ............................................................................................. 54 2.2.3. CONTRATO 525-2017 .............................................................................................. 55 2.2.4 CONTRATO 665- 2017 .............................................................................................. 55

2.2.5.CONTRATO 1542- 2017 ............................................................................................ 57 2.2.6 .CONTRATO 1561- 2017 ........................................................................................... 58

2.2.7. CONTRATO 1060- 2017 ........................................................................................... 59 2.2.8.CONTRATO 1074-2017 ............................................................................................. 59 2.2.9. CONTRATO 843 -2017 ............................................................................................. 60

2.2.10. CONTRATO 613 -2017 .......................................................................................... 61 2.2.11 .CONTRATO 604 -2017 .......................................................................................... 62 2.2.12. CONTRATO 382-2017 ............................................................................................ 63

2.2.13. CONTRATO 890 - 2017 ......................................................................................... 64 2.2.14.CONTRATO 738 - 2017 .......................................................................................... 65

2.2.15. CONTRATO 666- 2017 ........................................................................................... 66 2.2.16.CONTRATO 1407- 2017 .......................................................................................... 67 2.2.17.CONTRATO 1410- 2017 .......................................................................................... 68 2.2.18. CONTRATO 766 - 2017 .......................................................................................... 69 2.2.19. CONTRATO 889 -2017 ........................................................................................... 70

2.2.20. CONTRATO 1151- 2017 ........................................................................................ 71 2.2.21 .CONTRATO 1127- 2017 ........................................................................................ 72 2.2. 22.CONTRATO 1101 - 2017 ....................................................................................... 73

2.2.23.CONTRATO 1102 - 2017 ........................................................................................ 74


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.2.24.CONTRATO 1541 - 2017 ........................................................................................ 75 2.2.25. CONTRATO 151 - 2017 .......................................................................................... 76 2.2.26. CONTRATO 1150-2017 .......................................................................................... 77 2.2.27 .CONTRATO 1529- 2017 ......................................................................................... 78

RENDICION DE LA CUENTA ......................................................................................... 79 3.EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO ......................................................... 80

4. CUADRO DE CONFIGURACION DE HALLAZGOS……………………………..81


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





1. CARTA DE CONCLUSIONES

Tunja, 29 de Mayo del 2018 Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde Municipal de Tunja Ciudad Respetado Doctor Cepeda Novoa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política y la ley, practicó Auditoría Especial a la legalidad, le gestión y resultados de los contratos de suministros suscrito por el Municipio de Tunja, en la vigencia 2017, a través de la evaluación de los principios de economía, trasparencia, selección objetiva, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un Informe de Auditoría Especial, que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría contenidos en la Guía de Auditoría territorial –GAT- adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área de contratación, el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La contraloría Municipal de Tunja, tomo como referencia la contratación reportada por el Municipio de Tunja en el Aplicativo SIA OBSERVA, evidenciando que en la vigencia 2017, el Municipio de Tunja suscribió 141 contratos de suministro, por valor de $ 19,840,055,484.00, de los cuales el grupo auditor tomo como muestra 37 contratos por valor de $ $17,556.069.684,.00 que equivale al 88.4 % del total contratado para suministros y al 21.66 % del total del universo de los contratos. Teniendo como mayor valor $ 4, 878,668, 102.00 y como menor valor 32, 976, 567.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Se realizado el correspondiente análisis a los documentos contentivos en las carpetas contractuales, visitas especiales realizadas, e información allegada por las diferentes sectoriales que participan en los procesos contractuales para adquirir suministros en la vigencia 2017. Como resultado del estudio practicado se detecta lo siguiente: Frente al Control de Legalidad: Para efectos de realizar la verificación al cumplimiento legal de cada uno de los procesos contractuales determinados en la muestra, se procedió a establecer , la modalidad de selección, el principio de publicidad, a través de las publicaciones realizadas en la página del SECOP y Sistema SIA-OBSERVA, el cumplimiento del cronograma establecido para cada proceso contractual, la legalidad de las adiciones y prorrogas contractuales, y el cumplimiento del plazo establecido en cada contrato , observando lo siguiente:

- El Municipio de Tunja, para contratar la adquisición de bienes y suministros en la vigencia 2017, utilizo como modalidad de selección, la licitación pública, selección abreviada de menor cuantía y subasta inversa, así como la contratación de mínima cuantía; solamente se encontró un proceso en la muestra, contratado a través de contratación directa, cuyo objeto contractual fue la adquisición de suministros y operador de alimentación escolar, determinado como convenio 01-2017, cuyo pronunciamiento y análisis se da en el resultado de la auditoria.

- El Municipio de Tunja para establecer prorrogas en los procesos contractuales, incumple lo establecido en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, vulnerando el principio de planeación contractual y presupuestal, por cuanto se evidenciaron contratos, con prórrogas que superan el 50 % de plazo inicial, igualmente se siguen suscribiendo contratos al finalizar la vigencia, sin justificación alguna. Si bien es cierto la Jurisprudencia frente a la viabilidad y posibilidad de aplicar modificaciones al contrato a través de figuras jurídicas como la suspensión, prorroga y adiciones al contrato, en virtud de garantizar el cumplimiento del contrato y en prevalencia a la autonomía y voluntad de las partes, así mismo, sobre la legalidad del principio de anualidad, y la aplicación de excepciones tales como vigencias futuras, reservas presupuestales, y cuentas por pagar, se ha determinado que las modificaciones al contrato con relación al valor y plazo, son permitidas, frente al tema mediante concepto 2263 y 2278 del 2016 de la sección Tercera del Consejo de Estado, se fijaron límites para la aplicación de las mismas, enfocadas a que estas deben ser sustentadas en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Observación evidenciada en los contratos 1556, 1446, 1373, 1548, 1560 del 2017.

- Igualmente como resultado de la auditoria, se verificaron y analizaron de manera detallada los recursos asignados y utilizados para el plan de alimentación escolar, y que fueron objeto de observaciones a través de los dos contratos de suministros suscritos por el Municipio de Tunja, que corresponden al convenio 01-2017, por valor de $ 5. 025. 028. 145 y contrato 1212.2017 por valor de $ 2.397.745.200, para un total contratado de: $ 7.422.773.345 en la vigencia 2017.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





- Que de acuerdo a certificación de fecha 13 de marzo del 2018, emitida por el Municipio de Tunja, se reportó lo siguiente: que en la vigencia 2017, se utilizaron de Recursos propios para el plan de alimentación escolar, la suma de $ 2.430.775.770,asi mismo de la revisión realizada al presupuesto allegado por el Municipio de Tunja, y de lo comprometido presupuestalmente en la vigencia 2017, existen diferencias con lo relacionado en los registros presupuestales, órdenes de pago del proceso contractual, así como de lo reportado en la página del CHIP, Sistema Consolidador Ministerio de Hacienda e información Pública de la Contaduría General de la Nación, y lo cotejado a través de los contratos ; en donde se evidencian por recursos propios comprometidos $ 1.899.471.111, existiendo una diferencia de $ 531.304. 659; concluyendo de lo observado que el Municipio ingresa de otros rubros, como son los recursos S.G.P. y los ingresados a través de los convenios de la Gobernación de Boyacá recursos, convirtiéndolos al parecer luego en recursos propios.

- Así mismo el Municipio de Tunja, informo, que se realizaron devoluciones de recursos del Convenio No 547 del 2013, correspondientes a los recursos girados para el plan de alimentación escolar por el Ministerio de Educación, por valor de $ 87. 332. 878 y Convenio 820 del 2014 por valor de $179.248.100, para un total de $ 266.580.978, en la vigencia 2017.

- Durante la vigencia 2016 y 2017, de los contratos de suministro suscritos para la entrega del complementario alimentario, se dejaron saldos sin ejecutar por valor de:

2016 $ 729.104.222

2017 $ 645.367.282

TOTAL $ 1.374.471.504

- Durante la vigencia 2017, el Municipio de Tunja, celebro contratos de prestación de servicios relacionados con el Plan de Alimentación escolar, específicamente para apoyo y supervisión por valor de $ 131.224.399 del rubro presupuestal 211060307020601, correspondiente a recursos del S. G. P. observando que estos contratos no son reportados al Ministerio de Educación, en la plataforma FUT, ni en el CHIP, Sistema Consolidador de información Ministerio de Hacienda de la Contaduría general de la Nación , aunado al hecho que los recursos del S.G.P. girados para educación, tienen una destinación específica.

- Frente al control de gestión y resultados: Igualmente para efectos de determinar, el cumplimiento del objeto contractual, de la entrega de los suministros contratados, y de los resultados obtenidos por el Municipio y beneficio o impacto para la comunidad con los procesos contractuales auditados en la muestra, se verificaron en cada carpeta contractual actas parciales de pago, actas e informes de supervisión, entradas de almacén, facturas de venta, evidencias fotográficas, planillas de entrega, visitas especiales. Encontrando que en algunos contratos suscritos en la vigencia 2017, a 31


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





de diciembre del 2017, la ejecución es 0, no existiendo por tanto informes de supervisión, entrega de elementos, o avance del proceso contractual, situación que se pudo determinar en los contratos que aún se encuentran en ejecución, o que fue iniciada y terminada su ejecución en el 2018, y que corresponde entre otros a los contratos número 1446, 1556, 1560 del 2017.

- De otro lado de la muestra auditada, y como resultado de la verificación de la existencia de contratos de suministro relacionados con recursos del posconflicto, se audito el contrato 190-2017, obteniendo como resultado y para efectos de determinar el impacto del contrato y el beneficio para la comunidad para lo cual se justificó la necesidad contractual, se determinó que si bien es cierto, el contrato se ejecutó en los términos sustentados en los estudios previos y se cumplió de acuerdo al objeto planteado, frente a las política pública relacionada con la reparación integral de las víctimas del conflicto armado en Colombia, la Administración debe apuntar a proyectos y procesos contractuales que permitan desarrollar de forma integral y efectiva la reparación de las víctimas del conflicto.

- Por último como resultado de la muestra, se audito el Contrato 1563-2017, relacionado con la compra de vehículo 0 Kilómetros para el funcionamiento de la Alcaldía Municipal; en donde se evaluaron criterios pertenecientes con el cumplimiento y aplicación de políticas por parte de la entidad relacionados con la Austeridad del gasto de los recursos públicos, los informes de control interno, específicamente el formato : 2017F14_43, para efectos de determinar y realizar seguimiento al cumplimiento del control fiscal interno de la entidad, la necesidad planteada y el análisis realizado en los estudios previos para realizar la compra, en relación con su justificación y su correlación con las políticas públicas plasmadas en el plan de desarrollo 2016-2019, entre otros.

- PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja.

Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

CONSOLIDACION DE HALLAZGOS: Como resultado de la presente auditoria se consolidaron diez, (10) hallazgos administrativos, dos (2 ) con incidencia disciplinaria.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

La contraloría Municipal de Tunja, tomó como referencia la contratación reportada por el Municipio de Tunja en el Aplicativo SIA OBSERVA, evidenciando que en la vigencia 2017, el Municipio de Tunja suscribió 141 contratos de suministro, por valor de $19,840,055,484.00, de los cuales el grupo auditor tomo como muestra 37 contratos por valor de $ $17,556.069.684 que equivale al 88.41 % del total contratado para suministros y al 21.66 % del total del universo de los contratos. Teniendo como mayor valor $ 4, 878,668, 102.00 y como menor valor 32, 976, 567.

CONTRATOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES.

El Municipio de Tunja para establecer prorrogas en los procesos contractuales, incumple lo establecido en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, vulnerando el principio de planeación contractual y presupuestal, por cuanto se evidenciaron contratos, con prórrogas que superan el 50 % de plazo inicial, igualmente se siguen suscribiendo contratos al finalizar la vigencia, sin justificación alguna. Si bien es cierto la Jurisprudencia frente a la viabilidad y posibilidad de aplicar modificaciones al contrato a través de figuras jurídicas como la suspensión, prorroga y adiciones al contrato, en virtud de garantizar el cumplimiento del contrato y en prevalencia a la autonomía y voluntad de las partes, así mismo, sobre la legalidad del principio de anualidad, y la aplicación de excepciones tales como vigencias futuras, reservas presupuestales, y cuentas por pagar, se ha determinado que las modificaciones al contrato con relación al valor y plazo, son permitidas, frente al tema mediante concepto 2263 y 2278 del 2016 de la sección Tercera del Consejo de Estado, se fijaron límites para la aplicación de las mismas, enfocadas a que estas deben ser sustentadas en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Observación evidenciada en los contratos 1446, 1373, 1446,1548, 1556, 1560 del 2017.

Concepto Sala de Consulta C.E. 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil… Al efecto manifestó la Sección Tercera del Consejo de Estado….Las razones anteriores llevan a concluir que el Acta No. 3 de suspensión temporal del contrato está ajustada a la legalidad, por cuanto las motivaciones que llevaron a suscribirla se encuentran enmarcadas por el interés público y el cumplimiento de los cometidos estatales, sin que por ello desaparezca la responsabilidad que le corresponde. En este punto, hace notar la Sala que los pronunciamientos judiciales que dan cuenta de las suspensiones originadas en circunstancias distintas a eventos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden evidenciar desatención de la Administración a los estrictos deberes de conducta que exige el desarrollo de la fase preparatoria y de planeación del contrato, descuido que desencadena dificultades en la ejecución, ya sea por ausencia de requisitos indispensables, como serían licencias y permisos ambientales o de construcción, o por la falta de los terrenos indispensables para las obras por demoras en su adquisición63Así las cosas, la suspensión acordada de la ejecución de los contratos no puede convertirse en un mecanismo para amparar incumplimientos de cualquiera de las partes, o corregir los efectos del incumplimiento, pues no está concebida como una figura que exonere a la entidad estatal de su deber de planeación, ni el deber del contratista de cumplir cabalmente sus obligaciones. Su finalidad es preservar el vínculo contractual cuando surgen eventos de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impidan temporalmente la ejecución del negocio jurídico. Recuerda la Sala que, si bien la tarea de la


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Administración en la contratación estatal es velar por la protección del interés público ínsito en los contratos estatales, que compromete el cumplimiento de necesidades impostergables de la comunidad, dicha finalidad no habilita a las entidades para utilizar cualquier medio en el logro del interés público propuesto. Por el contrario, las herramientas jurídicas que decida utilizar el Estado para cumplir este fin deberán ser legítimas y estar plenamente justificadas”.

2.1. CONTRATO 192 - 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ADMINISTRACION CENTRAL, SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA. SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Y SECRETARIA DE PROTECCION SOCIAL Y OTRAS ACTIVIDADES DECEMBRINAS EN EL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR $ 33.192.760.00

PARTES MUNICIPIO DE TUNJA. 89 1.800.846-1

CONTRATISTA TRANSPORTES LOS MUISCAS S.A. 891.801.450-1

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017.

SUPERVISIÓN JENY CAROLINA SUAREZ MESA, CESAR DAVID LOPEZ, JHON ALEXANDER HERRERA.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 26 DE DICIEMBRE DEL 2017

ACTA DE INICIO 28 DE DICIEMBRE DEL 2017

ACTA DETERMINACION 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

PUBLICACION EN EL SECOP SE ENCUENTRA PUBLICADO EN EL SECOP.

LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través de selección de mínima cuantía, se presentó un oferente, el proceso de selección se llevó a cabo de acuerdo al cronograma establecido. La entidad suscribe contratos al finalizar la vigencia presupuestal vulnerando el principio de planeación.

GESTION Y RESULTADOS.

De acuerdo al acta de liquidación de fecha 31 de diciembre del 2017, quedó saldo sin ejecutar de $ 17.802. 997 a 31 de diciembre del 2017.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBSERVACION No 1. CONTRATO 192 -2017

La entidad suscribe contratos al finalizar la vigencia presupuestal vulnerando el principio de planeación, de acuerdo al acta de liquidación de fecha 31 de diciembre del 2017, queda un saldo sin ejecutar de $ 17.802. 997. El Municipio de Tunja incumple los paramentos y deberes establecidos en el principio de planeación y responsabilidad contractual, especialmente frente al planteamiento de las necesidades a satisfacer plasmadas a través de los estudios previos, y frente a las apropiaciones presupuestales que permitan una correcta administración de los recursos públicos. Situación que se corrobora igualmente con la verificación del contrato 1151 del 2017, por valor de $77.275.143, cuyo objeto contractual es igual , y en donde se realiza una adición por valor de $ 10.000.734, de fecha 15 de diciembre del 2017, configurándose posiblemente un fraccionamiento del contrato principal No. 1151 del 2017. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA. RESPUESTA DE LA ENTIDAD “De conformidad con lo establecido en la descripción de la necesidad del proceso SMC-AMT-0192 de 2017, efectuada por las Secretarias Administrativa, de Infraestructura, Transito y Protección Social se evidenció que con ocasión de las actividades decembrinas y realización de diferentes eventos culturales se debía llevar a cabo un proceso contractual para garantizar el suministro de combustible para las diferentes dependencias. Ahora bien, no se evidencia vulneración del principio de planeación en tanto al tratarse de un contrato de suministro la Entidad tuvo en cuenta criterios como cantidad de galones aproximados a consumir y precisamente como consecuencia de ese cálculo encontramos que el presupuesto oficial es por la suma de $ 33.192.760.Ahora, del acta de liquidación se vislumbra que quedó un saldo sin ejecutar de $17.802.997, no obstante, por el hecho de quedar dicho saldo no quiere decir que exista una indebida planeación y responsabilidad contractual, en tanto que, al tratarse de combustible, es incierto la cantidad de galones que debe suministrarse por cada vehículo. La estipulación del presupuesto oficial no implica necesariamente la vulneración del principio de planeación y menos por el hecho de existir un saldo a favor del Municipio. La planeación debe confrontarse con el juicio de valor sí se cumplió la finalidad del principio, esto es, suministrar combustible a los diferentes vehículos de la Administración, el cual conforme a las resultas del proceso se colige que sí se cumplió con dicho principio. No debe perderse de vista que el proceso contractual también está sometido a otra serie de principios, entre ellos los principios propios de la función administrativa y los principios generales del derecho y en esa medida el actuar de la administración se encuentra ajustado a derecho, lo cual se ve reflejado en las resultas del proceso, en tanto se liquidó conforme al suministro efectivamente realizado por el contratista, contrario sería que se hubiese pagado la totalidad del contrato sin haberse suministrado el combustible.1 Finalmente, no existe un posible fraccionamiento del contrato principal en tanto la suscripción del contrato SMC-AMT-192 de2017, no obedeció a eludir un proceso de selección abreviada o licitación pública, sino a la satisfacción de una necesidad en aras del interés general, y prestación de los servicios, máxime si se tiene en cuenta el presupuesto oficial de la mínima. Aunado a lo anterior se debe tener en cuenta que la selección del contratista obedeció a la oferta más favorable, lo cual no vulnera el principio de selección objetiva ni de planeación, ni de transparencia, pues se reitera el proceso de selección se adelantó con observancia de los requisitos legales

DECISION DE LA CONTRALORIA. La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación, la entidad en el segundo semestre del 2017, celebro contrato de suministro de combustible, por valor de $ 67. 274.409 , contrato que fue adicionado el día 15 de diciembre del 2017, por valor de $ 10.000.734, hasta el 31 de diciembre del 2017 o hasta agotar el presupuesto, el contrato tiene un saldo sin ejecutar por valor de $ 672.773. La entidad celebro el contrato 192-2017, el día 26 de diciembre del 2017 por valor de $33. 192.760, cuya


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





justificación fue la temporada decembrina, sin embargo el contrato tiene acta de inicio con fecha 28 de diciembre del 2017, es decir, se ejecutó, al finalizar vigencia fiscal 2017, con un término de ejecución de 3 días. Por lo anterior, se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

2.2 .CONTRATO 1373- 2017

OBJETO

COMPRA VENTA DE DIEZ MIL 10.000 ALBUMES, DOS MILLONES CUATROCIENTOS MIL 2.400.000 LÁMINAS ILUSTRATIVAS, Y DEMAS ELEMENTOS NECESARIOS PARA ADELANTAR EL SUBPROGRAMA EXCLUSIVO DE TUNJA.

VALOR $ 108.358.000

PARTES MUNICIPIO DE TUNJA 891.800.846-1

CONTRATISTA

EDITORIAL ARTES GRAFICAS

820002946

PLAZO DE EJECUCIÓN

INICIALMENTE 60 DIAS.,PRORROGADO POR 25 DIAS MAS, A PARTIR DEL 29 DE ENERO DEL 2018.EL COTNRATO SE PRORROGO 3 VECES,

SUPERVISIÓN GUILLERMO JIMENEZ PINZON.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 11 DE OCTUBRE DEL 2017

ACTA DE INICIO 18 DE OCTUBRE DEL 2017

ACTA DE TERMINACION

EL CONTRATO SE ENCUENTRA EN EJECUCION, SE SUSPENDIO POR 45 DIAS, SE REINICIO A PARTIR DEL 29 DE ENERO DEL 2018.

ACTA DE LIQUIDACION 02 DE ABRIL DE 2018

LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de selección abreviada, se presentaron 5 proponentes al proceso, el contrato fue prorrogado en 3 oportunidades, fue liquidado el 02 de abril del 2018. El proceso contractual se cumplió de acuerdo a lo establecido en el cronograma.


Se realizaron tres prórrogas al contrato, inicialmente se pactó un contrato por el termino de sesenta días (60) días, y se pactaron tres prorrogas, justificadas en la elaboración, y entrega de los elementos a suministrar, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, en la planeación de los plazos fijados para la ejecución y


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBSERVACION No 2: El Contrato No 1313-2017

Se realizaron tres prórrogas al contrato, inicialmente se pactó un contrato por el termino de sesenta días (60) días, y se pactaron tres prorrogas, justificadas en la elaboración, y entrega de los elementos contratados, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, en la planeación de los plazos fijados para la ejecución y cumplimiento del contrato. Finalmente de acuerdo a los documentos subidos al SECOP, el contratista realizo dos entregas: el 50% el día 14 de marzo del 2018, y otra con el acta de liquidación de fecha 02 de abril del 2018, entrega avalada por parte de la supervisión del contrato. El Contrato fue ejecutado en su totalidad en la vigencia 2018. Situación que evidencia una vulneración al principio de planeación contractual, presupuestal y de responsabilidad, que genera riesgos en la correcta administración de los recursos públicos., y en el posible incumplimiento de las obligaciones de las partes. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil.

Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. “Teniendo en cuenta que el contrato se celebró en día 11 de octubre de 2017 y se firmó el 18 de octubre el acta de inicio , y por solicitud del contratista de prórroga por cuestiones técnicas propias de la ejecución del objeto del contrato y a sabiendas de la terminación del vigencia para ese año se decidió suspender el contrato con fecha 15 de diciembre y reiniciarlo el día 29 de enero del año 2018, donde según el plazo inicial no se podía ejecutar en el tiempo restante por lo que se hizo la prorroga N° 1 el a 29 de enero de 2108 por un término de veinticinco (25) días más, se solicitó nueva prórroga por medio del contratista y con visto bueno del supervisor por lo q se firmó el veintitrés de febrero la nueva por prorroga justificándola en la calidad y el detalle de los acabados del material utilizado para este trabajo, prorroga que fue por veinte (20) días más; nuevamente se solicita prorroga por pare del contratista y avalado por el supervisor esta vez teniendo en cuanta a entrega del material o trabajo contratado por lo que se firma la tercer prorroga el día catorce (14) de marzo de 2018. Contrato que termino el día 10 de abril de 2018.Las prórrogas a los contratos no están prohibidas por la ley toda vez que las prórrogas en tiempo no son contratos nuevos, estas hacen parte del contrato principal y son modificaciones a este, y por regla general todos los contratos pueden ser modificados cuando sea necesario con el fin de cumplir con el objeto y desarrollo del mismo, así como para el cumplimiento de los fines del estado. Es de indicar que se realizaron las prórrogas del contrato toda vez que la cláusula de plazo es una cláusula accidental, que puede ser modificada de común acuerdo entre las partes con el fin de lograr la consecución de los fines estatales, en donde prevalece la satisfacción del interés general y la prestación efectiva del servicio público. En virtud del principio de legalidad, es de señalar que el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 no establece límite de plazo para prorrogar un contrato estatal, por lo tanto, para realizar las prórrogas en los contratos estatales el municipio de Tunja tiene en cuenta las disposiciones comerciales y civiles pertinentes (Artículo 13 y 32 Ley 80 de 1993), así como lo desarrollado por la Jurisprudencia, que al respecto se ha manifestado de la siguiente manera: Sentencia C-300/12….2.6.1 Por regla general, los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del Estado, a los cuales sirve el contrato. Así lo prevén por ejemplo los artículos 14 y 16 de la ley 80, los cuales facultan a las entidades contratantes a modificar los contratos de común acuerdo o de forma unilateral, para “(…) evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación”, entre otros. En el mismo sentido, en la sentencia C-949 de 2001, la Corte Constitucional señaló que las prórrogas de los contratos –como especie de modificación- pueden ser un instrumento

cumplimiento del contrato. Finalmente de acuerdo a los documentos subidos al SECOP, el contratista realizo dos entregas: el 50% el día 14 de marzo del 2018, y otra con el acta de liquidación de fecha 02 de abril del 2018, entrega avalada por parte de la supervisión del contrato. El Contrato fue ejecutado en su totalidad en la vigencia 2018.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





útil para lograr los fines propios de la contratación estatal. Al respecto, vale la pena destacar lo señalado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en concepto del 13 de agosto de 2009:“La contratación estatal responde de múltiples maneras a ese mandato y, en cuanto al concepto que se emite, se resalta que la posibilidad de modificar los contratos estatales es una especial forma de hacer prevalecer la finalidad del contrato sobre los restantes elementos del mismo. Por mutabilidad del contrato estatal se entiende el derecho que tiene la administración de variar, dadas ciertas condiciones, las obligaciones a cargo del contratista particular, cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto y de los fines generales del Estado.” (…) 2.6.6 Por último, es preciso resaltar que la modificación del contrato no puede ser de tal entidad que altere su esencia y lo convierta en otro tipo de negocio jurídico, puesto que ya no estaríamos en el escenario de la modificación sino ante la celebración de un nuevo contrato. En efecto, de acuerdo con el artículo 1501 del Código Civil, los contratos tienen elementos de su esencia, de su naturaleza y accidentales. El Consejo de Estado, en su jurisprudencia, ha señalado que el plazo es un elemento accidental del contrato –no de su esencia ni de su naturaleza- y por ello puede ser materia de modificaciones. Al respecto, la Sección Quinta del Consejo de Estado, en sentencia del 24 de agosto de 2005, afirmó:

“Por otra parte, la prórroga del plazo de los contratos tiene el sustento jurídico de que el plazo no constituye un elemento de la esencia de los contratos a que alude el artículo 1501 del Código Civil y, por tanto, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues no es una de aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degenera en otro contrato diferente’. Tampoco es un elemento de la naturaleza del contrato, esto es el que no siendo esencial en él, se entiende pertenecerle sin la necesidad de una cláusula especial, dado que si no se pacta, no existe norma legal que lo establezca. El plazo es, por tanto, un elemento accidental del contrato en razón a que, en los términos del mismo artículo, ni esencial ni naturalmente le pertenece a éste, y se le agrega por medio de cláusulas especiales, es decir que no es necesario para la formación del acto ni se sobreentiende como integrante de él. De consiguiente, no siendo el plazo un elemento de la esencia del contrato sino meramente accidental, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues éstas lo establecen en el respectivo contrato.” Finalmente es de indicar que la Entidad realizaron las prórrogas del Contrato No. 1373 de 2017 teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y que está prórroga se encuentra dentro de lo establecido en la Norma y en la Jurisprudencia, así mismo es de indicar que con la prórroga no se violó el principio de planeación, puesto que en la elaboración de los estudios previos se dio cumplimiento al Decreto 111 de 1996 así como al cumplimiento de los fines estatales, puesto que con la ejecución de este contrato se busca dar un impulso empresarial y de empleabilidad en la ciudad de Tunja, con el fin de dar a conocer los productos elaborados en el municipio de Tunja y fomentar la economía, comercio y turismo resaltando los lugar históricos culturales más tractivos de la ciudad y así despertar el sentido de pertenencia nade los tunjanos como de los distantes que vena en la nuestra ciudad tanto historia así como comercio competitivo y de calidad hecho por nuestros artesanía como comerciantes oriundos de Tunja

DECISION DE LA CONTRALORIA

Tal y como se manifestó en la observación, la adición y prorrogas a los contratos estatales está permitida por la ley, la observación con incidencia administrativa, está planteada con el fin que la Administración, en la aplicación de tales mecanismos que le permiten en eventos excepcionales aplicar la suspensión , adición y prorroga a los contratos; la sustentación y justificación debe estar amparada en situaciones y eventos imprevisibles de los denominados como caso fortuito y fuerza mayor; de tal suerte, que exista la certeza del cumplimiento de las obligaciones de la entidad y de la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en la utilización de los recursos públicos, en concordancia con los principios de transparencia, publicidad y responsabilidad en materia contractual, por lo tanto, del desarrollo jurisprudencial del Consejo de Estado y Corte Constitucional , incluida la sentencia citada por la misma entidad, que refiere un caso específico relacionado con contratos de concesión de obra, contrato por cierto , denominado como “ “contrato incompleto” por la Jurisprudencia, se infiere, que si bien es cierto, y en efecto, el plazo en los contratos de concesión se puede modificar, dadas las condiciones especiales de tal contrato, y la suscripción de plazos generalmente amplios en este tipo de contratos que pueden generar situaciones imprevisibles, fija un límite establecido hasta el 60%, corroborando lo manifestado por este ente de control, en


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





el sentido , que las modificaciones al contrato, relacionadas con el valor y el plazo, deben estar justificadas en situaciones de caso fortuito y fuerza mayor, por tanto las prórrogas a los contratos, que superan el 50 % del plazo inicialmente pactado, evidencian una falta de planeación en la elaboración de los estudios previos, que pueden traer como consecuencias la materialización de riesgos e incumplimientos por parte de la entidad o del contratista en materia contractual, relacionadas con (licencias, permisos, autorizaciones, compra de materiales, capacidad jurídica y económica del contratista ) , que inclusive pueden afectar el principio de selección objetiva del contratista, relacionada con la” pluralidad de oferentes” configurada en el hecho, que la entidad puede llegar a seleccionar una oferta, sin el cumplimiento del requisito del plazo de ejecución del contrato. Lo anterior, aunado al hecho que el plazo en el decreto 1082 del 2015, se encuentra definido como un requisito de perfeccionamiento del contrato, norma vigente aplicable al proceso contractual referido y de obligatorio cumplimiento. Artículo 2.2.1.1.2.3.1. De los requisitos de

perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.

Por lo anterior, se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

2.3 CONTRATO 1446-2017

OBJETO

SUMINISTRO DE DOTACIONES CONSISTENTE DE VESTIDO DE LABOR Y CALZADO PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL Y DE LA SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Y DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR $232.000.000


CONTRATISTA UNION TEMPORAL BHRMG

901134130

PLAZO DE EJECUCIÓN 22 DIAS

SUPERVISIÓN

GLADYS STELLA CAMACHO RODRIGUEZ- Secretaria Administrativa. ALVARO GARCIA MORENO- Secretaria de Educación. JORGE ENRIQUE ALBA VELANDIA- Secretaria de Tránsito y transporte. JOSE GRATIANIANO GONZALEZ ORJUELA.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 23 DE NOVIEMBRE DEL 2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





ACTA DE INICIO 28 DE NOVIEMBRE DEL 2017

ACTA DE TERMINACION 15 DE DICIEMBRE DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION

EL CONTRATO TENIA PLAZO PARA TERMINAR EL 15 DE DICIEMBRE DEL 2017, SIN EMBARGO EL PLAZO SE A PRORROGADO EN TRES OPORTUNIDADES

PUBLICACION EN EL SECOP SE ENCUENTRA PUBLICADO EN EL SECOP

LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Selección abreviada, se cumplió con el principio de selección objetiva y publicidad de la Contratación, se presentaron dos oferentes, sin embargo, llama la atención que el proceso contractual se inició en el mes de noviembre 2017, y su plazo fue prorrogado en tres oportunidades, el contrato no se ejecutó en la vigencia 2017, vulnerando el principio de planeación de la Contratación Pública de ley 80 de 1993, Principio de anualidad presupuestal. Artículo 14 de 111 de 1994, y articulo 4 de decreto 1978 de 1989.


El contrato se ejecutó en la vigencia 2018, de acuerdo a las entradas del almacén números 20180012, facturas de venta, e informes de supervisión de fecha 07 de febrero del 2018.

OBSERVACION No 3. CONTATO 1446 DEL 2017

De acuerdo a las evidencias del Contrato, este inició su ejecución en el año 2018, las entradas del almacén de los elementos suministrados, tiene fecha de entrega de 20 de febrero del 2018, así como las facturas de venta, el Contrato tiene como objeto contractual, el suministro de dotaciones consistente en vestido de labor y calzado en los términos de la ley, que para efectos del presente contrato, no se cumplió, de acuerdo a lo que estipula el artículo 2 del decreto 1978 del 1989, el cual establece fecha de entrega de la dotación en cada vigencia el 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. El contrato se suscribió el 23 de noviembre del 2017. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Observación ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respecto al plazo de ejecución del contrato 1446 de 2017, la entidad se permite precisar que: El contrato en mención inicio ejecución en el año 2017, en fecha 28 de noviembre según consta en el acta de inicio del proceso, teniendo un plazo de hasta el 15 de diciembre de 2017, por solicitud del contratista y con aprobación de los supervisores del contrato se realizó Prorroga No. 1 sustentada en que por la época del año las fabricas donde se estaban confeccionando las prendas tenían horarios especiales; dicha prorroga se suscribió hasta el día 28 de diciembre de 2017, el día 27 de diciembre de 2017 la supervisión y el contratista suscribieron acta de suspensión, en dicha acta se dejó constancia por parte de la supervisión de la verificación de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





existencia del 60% de las dotaciones contratadas en bodega, y se sustentó la suspensión teniendo en cuenta que el faltante requería manufactura especializada debido a las características propias de algunos elementos como el calzado del personal de la Secretaria de Tránsito, con posterioridad de debió ampliar dicha suspensión teniendo en cuenta que no se completar las dotaciones de la Secretaria de Transito debido a que la empresa encargada se encontraba en periodo de vacaciones colectivas, según consta en oficio, finalmente una vez reiniciado el contrato surge la necesidad de suscribir Prorroga No. 2 con el fin de realizar la verificación de tallas con el personal y proceder a dar recibo a satisfacción del objeto del contrato. En conclusión, la administración municipal hizo uso de las herramientas establecidas en la ley 80 de 1993 estatuto general de contratación, de la cual se infiere la posibilidad de adicionar o modificar, de común acuerdo, los contratos principales en cuanto a trabajos (agregación o extra, supresión o disminución), al plazo (tiempo) y al precio (valor), a través de prórrogas en la ejecución del contrato No. 1446 de 2017 atendiendo a las situaciones particulares imprevistas que se presentaron durante la ejecución del mismo con el fin de lograr la finalidad del contrato, situación avalada jurisprudencialmente de la siguiente forma: “La teoría de la imprevisión. (…) Resulta, entonces, procedente su aplicación cuando se cumplen las siguientes condiciones: 1. La existencia de un hecho exógeno a las partes que se presente con posterioridad a la celebración del contrato. 2. Que el hecho altere en forma extraordinaria y anormal la ecuación financiera del contrato. 3. Que no fuese razonablemente previsible por los cocontratantes al momento de la celebración del contrato. Respecto del primer requisito cabe precisar que no es dable aplicar la teoría de la imprevisión cuando el hecho proviene de la entidad contratante, pues esta es una de las condiciones que permiten diferenciar esta figura del hecho del príncipe, el cual, como se indicó, es imputable a la entidad.”2 Para el contrato de la referencia se presenta un hecho imprevisible durante la ejecución, lo cual a su vez genera la necesidad de realizar suspensión y posteriormente prorroga con el fin de lograr la satisfacción general, siendo este el mecanismo idóneo para el fin requerido en vista de las situaciones emergentes. Por regla general, los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del Estado, a los cuales sirve el contrato.3 Así lo prevén por ejemplo los artículos 14 y 16 de la ley 80, los cuales facultan a la entidades contratantes a modificar los contratos de común acuerdo o de forma unilateral, para “(…) evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación”, entre otros. En el mismo sentido, en la sentencia C-949 de 20014, la Corte Constitucional señaló que las prórrogas de los contratos –como especie de modificación- pueden ser un instrumento útil para lograr los fines propios de la contratación estatal.5 Al respecto, vale la pena destacar lo señalado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en concepto del 13 de agosto de 2009: “La contratación estatal responde de múltiples maneras a ese mandato y, en cuanto al concepto que se emite, se resalta que la posibilidad de modificar los contratos estatales es una especial forma de hacer prevalecer la finalidad del contrato sobre los restantes elementos del mismo. Por mutabilidad del contrato estatal se entiende el derecho que tiene la administración de variar, dadas ciertas condiciones, las obligaciones a cargo del contratista particular, cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto y de los fines generales del Estado.”6 En este mismo sentido la Sala de Consulta del Consejo de Estado Sección tercera ha sido claro en establecer la naturaleza útil de la figura de la suspensión con el fin de salvaguardar la relación contractual, establecido así en el Concepto 2278 de 2016 “Por otra parte, la jurisprudencia ha reconocido la eficacia, existencia y validez de la suspensión en el negocio jurídico cuando las partes la utilizan como una medida excepcional y temporal encaminada a reconocer las situaciones de fuerza mayor, de caso fortuito o de procura del interés público -que de forma suficiente y justificada le dan fundamento-, y hacen constar esas circunstancias y sus efectos por escrito con la finalidad de salvaguardar la continuidad de la relación contractual.” (…) “Respecto de los límites para la modificación del contrato, se indicó que podrían ser modificados no solo en cuanto a su valor, sino también en sus demás estipulaciones, incluyendo “su duración, y aún su naturaleza. A partir de allí, con base en la jurisprudencia y la doctrina, el Concepto 2263 puntualizó los límites jurídicos que la entidad estatal debe tener en cuenta para alterar el pacto inicial. Respecto de los límites de orden temporal señaló lo siguiente:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Relacionados con la vigencia del contrato. La posibilidad de modificar un contrato solo puede ejercerse durante su vigencia, así se trate de la simple prórroga del plazo, pues no resulta viable jurídicamente realizar modificaciones sobre un contrato con un plazo contractual vencido, como lo ha reiterado el Consejo de Estado. (…) La prohibición de consagrar prórrogas automáticas, sucesivas o indefinidas. La Corte Constitucional ha señalado que las prórrogas sucesivas, indefinidas, y las prórrogas automáticas son contrarias al derecho esencial de la libertad de competencia, pues restringe la facultad de particulares para concurrir en condiciones de igualdad a un proceso de contratación adelantado por la entidad estatal, tesis también sostenida por el Consejo de Estado Sobre los límites de orden formal destacó lo que sigue: La solemnidad del contrato de modificación: La modificación de los contratos, bien sea para adicionar obras, bienes o servicios, prorrogar el plazo o alterar la forma de su ejecución, debe constar por escrito y haber sido suscrita por las partes, para que puedan alcanzar eficacia, existencia y validez. Respecto de la modificación del plazo del contrato, la Sección Tercera se ha pronunciado sobre la necesidad de suscribir en forma previa un contrato adicional, como un imperativo legal concordante con los principios de responsabilidad, economía y planeación que rigen la actividad contractual de las entidades públicas de cualquier orden, y que se justifica por razones de seguridad jurídica presupuestal. La motivación y justificación de la modificación. (…) A diferencia del contrato privado, solo procederá por necesidades de interés general que sustenten y justifiquen la legalidad de la modificación.” 7 Teniendo en cuenta lo anterior, la entidad se permite precisar que las figuras jurídicas de suspensión y prorroga fueron empleadas durante el curso de la ejecución del contrato 1446 de 2017 con el fin primero de salvaguardar la relación contractual y atendiendo a las situaciones fácticas imprevistas propias que se presentaron en el mismo, así mismo es de resaltar que la suspensión realizada contó con justificación por parte de la supervisión y el contratista, y de mismo modo las prórrogas realizadas respetaron los limites jurídicos de la figura.


La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación, la observación con incidencia disciplinaria, está planteada en la vulneración expresa del de artículo 2 del decreto 1978 del 1989, el cual establece fecha de entrega de la dotación en cada vigencia el 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. Y en efecto tal y como lo corrobora la entidad ,el contrato se suscribió el 23 de noviembre del 2017, e inició su ejecución el 28 de noviembre del 2017, es decir a finales de la vigencia fiscal 2017, que evidencia la importancia del cumplimiento del plazo en la ejecución de los contratos, para el caso particular, el contrato debió ejecutarse de acuerdo a la norma, entre abril y noviembre del año 2017, situación que configura la falta de aplicación del principio de planeación de la contratación estatal, la inobservancia del cumplimiento de plazos en la ejecución contractual, los cuales al igual que los demás elementos del contrato, deben tenerse en cuenta, en el momento de la planeación del contrato, el plazo en el contrato es un requisito de perfeccionamiento del contrato, si bien es cierto, no es un requisito de validez, y por tanto puede estar sujeto a modificaciones, se debe establecer no de manera aleatoria, este debe observar la naturaleza de cada contrato. Artículo

2.2.1.1.2.3.1.del decreto 1082 del 2015. De los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el

Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el

perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato. Con lo anterior se pretende evidenciar que el incumplimiento de normas en materia de dotación, frente a los plazos de ejecución del

7. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Concepto 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





contrato, puede traer otras consecuencias jurídicas como la materialización de riesgos en materia laboral en contra de la entidad. Se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO con incidencia DISCIPLINARIA.

2.4. CONTRATO 1556-2017

OBJETO

DOTACION DE MOBILIARIO ESCOLAR, ELEMENTOS DE LABORATORIO Y EQUIPOS TECNOLOGICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA ADECUADAS A NUEVOS CONCEPTOS DE AMBIENTES DE APRENDIZAJE.

VALOR $4.413.648.200.00 ADICION. $518.510.000 = $ 4.932.158.200


CONTRATISTA CONSORCIO MEGADOTACION MLC

901140622-1

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017-4 MESES MAS.

SUPERVISIÓN CLAUDIA PATRICIA RIVERA RICAURTE.

PAGOS EL CONTRATO NO HA INICIADO SU EJECUCION.

ACTAS PARCIALES

NO HAY ACTAS PARCIALES DEL SUPERVISOR, NI INFORMES DE LA SUPERVISION QUE DEN CUENTA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 20 DE DICIEMBRE DEL 2017

ACTA DE INICIO 21 DE DICIEMBRE DEL 2017.

ACTA DE TERMINACION SE ENCUENTRA EN EJCUCION

ACTA DE LIQUIDACION SE ENCUENTRA EN EJECUCION


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de licitación pública, en los términos del artículo 2.2.1.2.1.1.1. Del decreto 1082 del 2015, se presentaron pluralidad de oferentes. Se realiza una prorroga al contrato por un término superior al 50 %. Es decir, contrato inicial por 10 días y prorroga por 4 meses.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






El contrato a pesar de que tiene acta de inicio de fecha 21 de diciembre del 2017, revisados los documentos de la carpeta contractual, no se ha iniciado la ejecución del contrato, se vulnera el principio de planeación y responsabilidad contractual, en virtud a que se realiza un contrato de suministros con un término de ejecución por 10 días, para realizar una prorroga al contrato y adición al mismo en la vigencia 2018, por 4 meses.

OBSERVACION No 4. CONTRATO 1556 DEL 2017

El contrato 1556 del 2017, tiene un plazo de ejecución de 10 días a partir del 21 de diciembre del 2017, hasta el 31 de diciembre del 2017, de acuerdo a las obligaciones pactadas en el contrato de suministro, el valor del contrato y el tiempo de ejecución, Se evidencia la vulneración al principio de planeación contractual presupuestal, y de responsabilidad, situación que va en contravía de la correcta administración de los recursos públicos, generando riesgos para la entidad frente al cumplimiento de las obligaciones de las partes. De acuerdo a la visita especial de fecha 10 de abril del 2018 al Almacén General del Municipio de Tunja, se pudo constatar que aún no hay entradas de almacén de ninguno de los elementos contratados. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD.

En primer lugar es de indicar al grupo auditor que la financiación del Contrato de Suministro No. 1556 de 2017 se realizó con recursos del empréstito y que según Acuerdo Municipal No. 019 del 21 de Septiembre de 2016 se conceden facultades y se autoriza al alcalde municipal de Tunja para contratar y realizar unas operaciones de crédito acordando lo siguiente: Artículo Quinto: “Autorizar al señor Alcalde Municipal de Tunja, hasta el 31 de Diciembre de 2017 para celebrar los contratos, convenios, alianzas público privadas y demás, que correspondan a la ejecución de los recursos autorizados para los proyectos aprobados en el artículo primero del presente acuerdo. (…) Que teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo Municipal la entidad celebró el Contrato de Suministro No. 1556 de 2017 el día 20 de Diciembre de 2017, en el cual estableció un plazo de ejecución hasta el 31 de Diciembre de 2017 toda vez que según el Decreto 111 de 1996 en su artículo 14 establece que la anualidad del gasto público comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción., por lo tanto, no se podía comprometer plazo superando la anualidad fiscal del gasto público establecida en la norma. Es de indicar que se realizó la prórroga del contrato toda vez que la cláusula de plazo es una cláusula accidental, que puede ser modificada de común acuerdo entre las partes con el fin de lograr la consecución de los fines estatales, en donde prevalece la satisfacción del interés general y la prestación efectiva del servicio público. En virtud del principio de legalidad, es de señalar que el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 no establece límite de plazo para prorrogar un contrato estatal, por lo tanto, para realizar las prórrogas en los contratos estatales el municipio de Tunja tiene en cuenta las disposiciones comerciales y civiles pertinentes (Artículo 13 y 32 Ley 80 de 1993), así como lo desarrollado por la Jurisprudencia, que al respecto se ha manifestado de la siguiente manera: 2.6.1 Sentencia C-300/12 Por regla general, los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para

lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del Estado, a los cuales sirve el contrato. Así lo prevén por ejemplo los artículos 14 y 16 de la ley 80, los cuales facultan a la entidades contratantes a modificar los contratos de común acuerdo o de forma unilateral, para “(…) evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación”, entre otros. En el mismo sentido, en la sentencia


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





C-949 de 2001, la Corte Constitucional señaló que las prórrogas de los contratos –como especie de modificación- pueden ser un instrumento útil para lograr los fines propios de la contratación estatal. Al respecto, vale la pena destacar lo señalado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en concepto del 13 de agosto de 2009:

“La contratación estatal responde de múltiples maneras a ese mandato y, en cuanto al concepto que se emite, se resalta que la posibilidad de modificar los contratos estatales es una especial forma de hacer prevalecer la finalidad del contrato sobre los restantes elementos del mismo. Por mutabilidad del contrato estatal se entiende el derecho que tiene la administración de variar, dadas ciertas condiciones, las obligaciones a cargo del contratista particular, cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto y de los fines generales del Estado.”

(…)

2.6.6 Por último, es preciso resaltar que la modificación del contrato no puede ser de tal entidad que altere su esencia

y lo convierta en otro tipo de negocio jurídico, puesto que ya no estaríamos en el escenario de la modificación sino ante la celebración de un nuevo contrato. En efecto, de acuerdo con el artículo 1501 del Código Civil, los contratos tienen elementos de su esencia, de su naturaleza y accidentales. El Consejo de Estado, en su jurisprudencia, ha señalado que el plazo es un elemento accidental del contrato –no de su esencia ni de su naturaleza- y por ello puede ser materia de modificaciones. Al respecto, la Sección Quinta del Consejo de Estado, en sentencia del 24 de agosto de 2005, afirmó:

“Por otra parte, la prórroga del plazo de los contratos tiene el sustento jurídico de que el plazo no constituye un elemento de la esencia de los contratos a que alude el artículo 1501 del Código Civil y, por tanto, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues no es una de aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degenera en otro contrato diferente’. Tampoco es un elemento de la naturaleza del contrato, esto es el que no siendo esencial en él, se entiende pertenecerle sin la necesidad de una cláusula especial, dado que si no se pacta, no existe norma legal que lo establezca. El plazo es, por tanto, un elemento accidental del contrato en razón a que, en los términos del mismo artículo, ni esencial ni naturalmente le pertenece a éste, y se le agrega por medio de cláusulas especiales, es decir que no es necesario para la formación del acto ni se sobreentiende como integrante de él. De consiguiente, no siendo el plazo un elemento de la esencia del contrato sino meramente accidental, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues éstas lo establecen en el respectivo contrato.”

Finalmente es de indicar que la Entidad realizó la prórroga del Contrato de Suministro No. 1556 de 2017 teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y que está prórroga se encuentra dentro de lo establecido en la Norma y en la Jurisprudencia, así mismo es de señalar que con la prórroga no se violó el principio de planeación, puesto que en la elaboración de los estudios previos se dio cumplimiento al Decreto 111 de 1996 así como al cumplimiento de los fines estatales, puesto que con la ejecución de este contrato se busca mejorar las condiciones de dotación de las Instituciones Educativas Oficiales propiciándoles a los estudiantes ambientes que optimicen la calidad de la educación en el municipio de Tunja, así mismo es de precisar que con esta prórroga se garantiza la continuidad del servicio. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante la

observación toda vez que el municipio de Tunja dio cumplimiento a los principios de la contratación estatal.

DECISION DE LA CONTRALORIA.

Tal y como se manifestó en la observación, la adición y prorroga a los contratos estatales está permitida por la ley, la observación con incidencia administrativa, está planteada con el fin que la Administración, en la aplicación de tales mecanismos que le permiten en eventos excepcionales aplicar la suspensión , adición y prorroga a los contratos; la sustentación y justificación debe estar amparada en situaciones y eventos imprevisibles denominados como caso fortuito y fuerza mayor; de tal suerte, que exista la certeza del cumplimiento de las obligaciones de la entidad y de la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en la utilización de los recursos públicos, en concordancia con los principios de transparencia, publicidad y responsabilidad en materia contractual, por lo tanto, del desarrollo jurisprudencial del Consejo de Estado y Corte Constitucional , incluida la sentencia citada por la misma entidad, que refiere un caso específico relacionado con contratos de concesión de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





obra, contrato denominado como “ “contrato incompleto”, se infiere, que si bien es cierto, y en efecto, el plazo en los contratos de concesión se puede modificar, dadas las condiciones especiales de tal contrato, y la suscripción de plazos generalmente amplios en este tipo de contratos que pueden generar situaciones imprevisibles, fija un límites establecido en un 60%, corroborando lo manifestado por este ente de control, en el sentido que las modificaciones al contrato, relacionadas con el valor y el plazo, deben estar justificadas en situaciones de caso fortuito y fuerza mayor, por tanto las prórrogas a los contratos, que superan el 50 % del plazo inicialmente pactado, evidencian una falta de planeación en la elaboración de los estudios previos, que pueden traer como consecuencias la materialización de riesgos e incumplimientos por parte de la entidad o del contratista en materia contractual, relacionadas con (licencias, permisos, autorizaciones, compra de materiales, capacidad jurídica y económica del contratista ) , que inclusive pueden afectar el principio de selección objetiva del contratista, relacionada con la” pluralidad de oferentes” configurada en el hecho, que la entidad puede llegar a seleccionar una oferta, sin el cumplimiento del requisito del plazo de ejecución del contrato. Lo anterior, aunado al hecho que el plazo en el decreto 1082 del 2015, se encuentra definido como un requisito de perfeccionamiento del contrato, norma vigente aplicable al proceso contractual referido y de obligatorio cumplimiento. Artículo 2.2.1.1.2.3.1. De los

requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del

contrato. Se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

2.5. CONTRATO 1548-2017

OBJETO

ADQUISICION DE UN SISTEMA INTEGRAL HOMOLOGADO POR EL RUNT PARA LA GESTION DE TRANSITO EN LOS PROCESOS MISIONALES, GARANTIZANDO LA BASE DE DATOS PROPIA PARA LA SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTES DE TUNJA, QUE CUMPLA CON LOS ESTANDARES EXIGIDOS POR EL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y LA CONCESION RUNT.

VALOR $331.970.000.00


CONTRATISTA

QUIPUX S.A.S

811003486


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






SUPERVISIÓN JHON ALEXANDER HERRERA BENAVIDES.



ACTA DE TERMINACION EL CONTRATO SE ENCUENTRA EN EJECUCION

ACTA DE LIQUIDACION NO SE ENCONTRO ACTA DE LIQUIDACION.


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de selección abreviada, sin embargo, el proceso contractual se llevó a cabo sin el cumplimiento de autorizaciones y permisos relacionados con el RUNT, motivo por el cual el contrato fue prorrogado, para efectos de dar cumplimiento a los permisos y autorizaciones de acuerdo a la especificidades del contrato.


En la carpeta contractual, no hay evidencia de la ejecución del contrato. El contrato no está liquidado, se suscribió prorroga por 3 meses y 11 días a partir del 01-02-2018. El contrato tenía un plazo inicial de ejecución hasta el 31 de diciembre del 2017, la entidad no cuenta con las autorizaciones para la implementación del RUNT- se realizó visita especial, a las instalaciones de la Secretaria de Tránsito y Transporte Tunja, el día 09 de abril del 2018, en donde se constató que el sistema aún no está implementado, que el Contrato fue suspendido, el día 28 de diciembre del 2017, hasta el 30 de Enero del 2018, por cuanto el Municipio no cuenta con las autorizaciones respectivas para proceder con la activación de la web servicie de interfaz por parte del RUNT, de acuerdo a la visita, la entidad debe cumplir varios requerimientos para contar con dicha autorización y proceder a la implementación del nuevo software, como son las firmas digitales, las cuales fueron contratadas mediante proceso de contratación 08-2018, proceso contractual que se verificado en el SECOP, encontrando que tiene acta de inicio de fecha 13 de abril del 2018; así mismo frente a la migración del histórico de datos del anterior sistema, el Municipio informó que tiene un porcentaje de avance de 15%, en relación a la parte técnica que se establece en el contrato, se informó que aún no se ha iniciado. En la visita


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





se informó igualmente, que se han realizado pagos correspondientes al contratista del 10% de la ejecución del Contrato. Sin embargo, de acuerdo a la información del SECOP. Mediante acta de fecha 01 de marzo del 2018, el supervisor del Contrato, autorizó un pago parcial del contrato por valor del 50%, relacionado con el periodo de ejecución de fecha 20-12-2017, al 28-12.2017, por valor de $ 165.985.000, situación que no corresponde a lo informado mediante la visita, además incumpliendo la cláusula tercera del contrato. Que indica: “FORMA DE PAGO: El municipio pagará al contratista 1) un 50% una vez el contratista haya realizado la entrega, implementación, e instalación del software, previo acta parcial de recibido por parte del supervisor”.

OBSERVACION No 5. CONTRATO 1548-2017

El contrato no cuenta con los permisos y autorizaciones para proceder con la activación del web servicie por parte del RUNT, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, la entidad vulnera el principio de planeación y responsabilidad, generando un riesgo para la entidad, en relación al cumplimiento de obligaciones de las partes en el proceso contractual, los permisos y autorizaciones por parte de la entidad, debe ser un requisito previo a la suscripción del contrato; de acuerdo a la visita especial realizada el día 10 -04-2018, el porcentaje de avance de ejecución del contrato es del 10% , 15 y 0%, de los respectivos ítems pactados; a pesar de ser un contrato suscrito en la vigencia 2017, cuyo plazo de ejecución inicial se cumplió el 31 de diciembre del 2017. De otro lado, la entidad mediante acta número 01 de fecha 01 de marzo del 2018, ordena un pago por valor de $ 165.985. 000, correspondiente según acta del 50% de cumplimiento y avance del contrato. Situación que de acuerdo a la verificación realizada en la visita, no corresponde al avance de ejecución del contrato y en incumplimiento a lo pactado en la cláusula tercera del contrato 1548 del 2017. Que determina: “Forma de Pago: 1) un 50% una vez el contratista haya realizado la entrega, implementación, e instalación del software, previo acta parcial de recibido por parte del supervisor”. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA, DISCIPLINARIA Y FISCAL, por valor de $ 165.985.000.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respecto a que “(…) el contrato no cuenta con los permisos y autorizaciones para proceder con la activación del web servicie por parte del RUNT, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, la entidad vulnera el principio de planeación y responsabilidad” En razón a lo anterior, esta sectorial previamente había revisados los estudios previos, encontrándose que para este tipo de contratación no se necesitaba de alguna licencia, autorización o permiso, se solcito al proponente un certificado de homologación del sistema de información ante el RUNT o certificado vigente del proceso de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





recertificación del sistema de información ante las entidades homologadas por el RUN y el Certificado de soporte lógico de inscripción del sistema de información propuesto. De todas formas, debe acreditar que ha operado conectado con el RUNT y homologado mínimo dos años, el cual fue acreditado por el proponente. No se encontró sustento legal que indique que para este tipo de contratación se deba contar con una licencia, autorización o permiso por parte del RUNT, al contrario, en la página oficial del RUNT http://www.runt. com.co se indica que: “ El RUNT suministrará licencias ilimitadas del software HQ RUNT, a los actores autorizados y registrados. Tipo de actor: Organismos de Tránsito Direcciones Territoriales Centros de Reconocimiento de Conductores Centros de Diagnóstico Automotor Centros de Enseñanza Automovilística Importador y Ensamblador Proveedor de Sustratos DIJIN Desintegradora Aseguradoras Policia de Transito Centro Integral de Atención Certificadores Acreditadores Ministerio de Transporte” Igualmente se reitera al indicar que “El licenciamiento del sistema HQ-RUNT no tiene ningún costo para los Organismos de Tránsito (OT); el licenciamiento es ilimitado para todas las sedes operativas y estaciones que el Organismo de Tránsito posea en su jurisdicción o localidad y que interactuarán con el RUNT”., por tanto, la entidad no encuentra sustento respecto a la exigencia de licencias o autorizaciones ante el RUNT. No obstante, al tratarse de aspectos técnicos, re requirió a la Secretaria de Tránsito y Transporte de Tunja, a fin de que indicara desde la parte técnica la no exigencia de permisos, ni autorización alguna por parte del RUNT. Lo que permite inferir que la Entidad no violó el principio de planeación y responsabilidad en el proceso contractual auditado, no obstante, se aporta oficio CDP.1214.2018/R201802891 emanado del RUNT, en donde se indica “(…) los cuales contrató con el proveedor Servicios Quipux S.A.S. y el cual se encuentra homologado como prestador de servicios Web Service. (…) ”, deducir que la empresa se encuentra homologado, siendo éste el único requisito exigible al momento de suscribirse el contrato, y el cual fue solicitado como requisito conforme quedo plasmado en los documentos precontractuales, y el cual la empresa QUIPUX S.A. acreditó poseer. Por otra parte y respecto al acta de avance pagada en un porcentaje del 50% del valor total del contrato, se corrió traslado AL Secretario de Tránsito y Transporte, supervisor del contrato. Así mismo es de manifestar que la Secretaria de Tránsito y Transporte manifiesta que no existe disposición alguna que imponga la obligatoriedad de contar con permisos o autorizaciones por parte del RUNT, para la contratación y desarrollo de un Software integral para una secretaria de Tránsito, no obstante y como quiera que el objeto del contrato reza: “ADQUISICION DE UN SISTEMA INTEGRAL HOMOLOGADO POR EL RUNT PARA LA GESTION DE TRANSITO EN LOS PROCESOS MISIONALES, GARANTIZANDO LA BASE DE DATOS PROPIA PARA LA SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTES DE TUNJA, QUE CUMPLA CON LOS ESTANDARES EXIGIDOS POR EL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y LA CONCESION RUNT” (Subraya fuera de texto), esta secretaria procedió con la verificación ante el RUNT de que la empresa Quipux, es proveedor tecnológico y cuenta con homologación por el RUNT. Ahora bien la autorización y permiso para operar WEB SERVICE, ante el RUNT, debe ser solicitado una vez se cuente con el proveedor tecnológico, al efecto, mediante oficio del día 22 de febrero de 2018 se solicitó la autorización para proceder con la implementación y activación de la interfaz WEB SERVICE QX- INTEGRADOR, en consecuencia de ello mediante oficio de 8 de marzo de esta anualidad, fuimos informados por parte del director de operaciones del RUNT, que se procedido a realizar la parametrización de activación de los servicios web al organismo de transito SECRETARIA DE TRÁSITO Y TRANSPORTE DE TUNJA, oficio del que se resalta, que el proveedor servicios Quipux. S.A.S se encuentra homologado como prestador de servicios WEB SERVICE.Con respecto a las firmas digitales, se indica que en la parametrización de WEB SERVICE como en cualquier trámite en la plataforma HQ-RUNT, se hace necesario contar con las firmas digitales de los funcionarios que operan en dicho aplicativo. En el proceso de solicitud se encuentra que las firmas digitales con las que cuenta el organismo tienen una fecha próxima a vencer, por lo que se hace necesario para solicitar la parametrización, adquirir nuevas firmas digitales, este proceso se llevó acabo y por lo tanto se continuó con la parametrización del sistema a nivel interno y pruebas del sistema, posponiendo la parametrización a nivel externo y reanudándola cuando se cuenten con dichas firmas digitales con periodo de validez de dos años, Contrato No 08/2018 con objeto: “ADQUISICIÓN DE CUATRO (4) FIRMAS DIGITALES POR UN PERIODO DE DOS (2) AÑOS CON CERTIFICACIÓN DIGITAL DE TITULAR DE FUNCIÓN PÚBLICA PARA LA SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE LA CIUDAD DE TUNJA, DE CONFORMIDAD CON LO NORMADO EN LA LEY 769 DE 2002”.

Anexos: - Oficio de 22 de febrero de 2018 dirigido al RUNT (01 folio) - Oficio de 8 de marzo de 2018 (02 folios)

Referente al acta de fecha 01 de marzo del 2018, es de indicar que en marco de gestión y resultados del informe se hace referencia a un pago realizado por el valor del 50% del contrato, por avances en la implementación del software. Se aclara que el cronograma de implementación no solo cuenta con el desarrollo o creación del software, también estipula el tiempo necesario para la migración y parametrización de los datos y procesos de este organismo. Se hizo el desembolso del 50% del contrato ya que el software está implementado e instalado en ambiente de pre-producción como se mencionó en la reunión de seguimiento del contrato, el día 19 de enero de 2018 se recibió la confirmación de puesta en marcha del aplicativo en el servidor contratado para tal fin. Se aclara

http://www.runt/


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





que el ambiente de pre-producción es un espacio en donde los software se entregan instalados y se realizan pruebas y se solucionan todos los bugs del aplicativo. En este ambiente también se alimenta todos los módulos con la información histórica y con los archivos plantilla que se usaran para generar los documentos de la secretaría. Tal como se evidencia en los anexos. Lo anterior baso la autorización del pago parcial del 50%

Anexos: - Correo de información de avance del proyecto y de puesta en operación de los sistemas de información Qx-Transito y RMCT

(02 folios) - Acta de reunión No 1 formato GDO-F-002 con fecha 22 de enero de 2018 (02 folios) - Acta de instalación ambiente de pre- producción (02 folios). Conforme a lo anterior y en vista de que no se comprueba que

la Entidad violó el principio de planeación y responsabilidad que rige a la contratación estatal, se solicita a la entidad auditora que se levante los hallazgos con alcance disciplinario, administrativo y fiscal, pues no existe sustento legal ni factico que corrobore la observación.


La respuesta planteada por la entidad, desvirtúa la observación de forma parcial, si bien es cierto, el proceso de autorización, hace parte de la ejecución del contrato, según la respuesta planteada, la entidad para esto, debe cumplir con un requisitos que no se pueden contar como situaciones imprevistas en el proceso contractual, como son las firmas digitales, que fueron contratadas a partir del mes de abril del 2018, situaciones evidenciadas en la visita especial al contrato realizada el día 09 de abril del 2018, y que corrobora lo planteado en la observación, frente a la suscripción de plazos iniciales irrisorios, que para el caso particular, dada la complejidad del contrato, no se podían cumplir en el término del plazo inicial, de las evidencias allegadas con la réplica, se puede corroborar que a la fecha, no se ha realizado la entrega, implementación, e instalación del software, aunado al hecho de que en la página del SECOP, la entidad suscribió una segunda prórroga al contrato con fecha 30 de abril del 2018, las prórrogas a los contratos, que superan el 50 % del plazo inicialmente pactado, evidencian una falta de planeación en la elaboración de los estudios previos, que pueden traer como consecuencias la materialización de riesgos e incumplimientos por parte de la entidad o del contratista en materia contractual, relacionadas con (licencias, permisos, autorizaciones, compra de materiales, capacidad jurídica y económica del contratista ) , que inclusive pueden afectar el principio de selección objetiva del contratista, relacionada con la” pluralidad de oferentes” configurada en el hecho, que la entidad puede llegar a seleccionar una oferta, sin el cumplimiento del requisito del plazo de ejecución del contrato. Lo anterior, aunado al hecho que el plazo en el decreto 1082 del 2015, se encuentra definido como un requisito de perfeccionamiento del contrato, norma vigente aplicable al proceso contractual referido y de obligatorio cumplimiento. Artículo 2.2.1.1.2.3.1. De los

requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo

para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del

contrato. Ahora bien, en virtud que el presente contrato se encuentra en ejecución, y la materialización de un daño fiscal, y disciplinario aún no se ha configurado, generándose solamente un riesgo significativo para la entidad, se levanta lo observado con alcance administrativo y fiscal, pero se configura hallazgo ADMINISTRATIVO el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.6. CONTRATO 1560- 2017

OBJETO

SUMINISTRO Y APOYO LOGISTICO PARA LA REALIZACION DE LA PRIMERA FERIA AGROPECUARIA DE EMPRENDEDORES EN EQUIPO, EVENTO DE EMPRENDIMIETO EXPOACTIVAT EN SU SEGUNDA VERSION Y TERCERA Y CURTA FERIA EMPRENDEDORES EN EQUIPO POR LA PAZ, EN LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $75.358.000.00


CONTRATISTA

JORGE ORLANDO SOTO BARRERA

7.161.905





ACTA DE TERMINACION

EL CONTRATO SE SUSPENDIO Y REINICIO A PARTIR DEL 19 DE E NERO DEL 2017 75 DIAS.


LEGALIDAD

La necesidad no se justifica claramente en los estudios previos, las ferias a celebrarse en donde se suministran los elementos a través del presente proceso, no se realizaron en el 2017, el contrato aun no inicia su ejecución. El proceso contractual se llevó a cabo a través de subasta inversa, se presentó un oferente.


No hay evidencias de la ejecución del contrato. El contrato ha sido prorrogado en dos oportunidades, aún no existen evidencias del contrato, no se ha realizado la feria, en el momento de la revisión de los documentos que reposan el carpeta contractual no se encontró evidencia de la ejecución.

OBSERVACION No. 6 CONTRATO 1560 del 2017

No se encontraron evidencias de la ejecución del contrato, se verificaron los documentos que reposan en la carpeta contractual, de lo cual no se encontraron informes de avance de supervisión, a diciembre del 2017, el contrato finalmente fue prorrogado por 75 días, y 30 días más, pero a la fecha de presentación del presente informe, aun no se ha ejecutado. llama la atención que el contrato tiene acta de inicio de fecha 28 de diciembre


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





del 2017, para el cumplimiento del contrato en 2 días; se sustenta prórroga del contrato por 75 días, argumentado temporada de fin de año, como en efecto ocurre en los demás contratos que se suscribieron al finalizar la vigencia, el Municipio de Tunja, vulnera el principio de planeación, anualidad presupuestal, y responsabilidad contractual, si bien es cierto, el artículo 40 de la ley 80 de 1.993, da a las entidades públicas la facultad de prorrogar el contrato, por voluntad de las partes, las suspensiones de los contratos, deben estar soportadas en situaciones de caso fortuito y fuerza mayor, y no en situaciones que debieron preverse , antes de la suscripción del contrato, de otro lado se fijan plazos irrisorios en contratos en donde los términos y condiciones evidentemente no se pueden cumplir, generando riesgos para la entidad, frente al cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato por las partes. Concepto Sala de Consulta C.E. Sección Tercera. Conceptos 2263 y 2278 de 2016 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Según lo anterior observación este despacho aclara que los soportes de ejecución del contrato o de los contratos celebrados por la administración municipal, reposan en el carpeta, cuando el contratista radica la cuenta de cobro es decir esta debe venir acompañada del informe de avance junto con el acta parcial que se pretende cobrar, lo que para este contrato no ha sucedido debido al que el contratista no ha allegado cuenta de cobro, momento en el que se revisara el informe suscrito por el supervisor y así determinar si este es suficiente y cumple con lo exigido o con las obligaciones determinadas en el contrato que lo rige. Cabe resaltar que la entidad utilizo las herramientas establecida en la Ley 80 de 1993 estatuto general de contratación, de la cual se infiere la posibilidad de adicionar o modificar, de común acuerdo, los contratos principales en cuanto a trabajos (agregación o extra, supresión o disminución) plazo (tiempo) y al precio (valor).Así mismo se hace necesario resaltar los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del estado. Dado que estas se utilizan para evitar la paralización y adecuada grave de los servicios públicos a su cargo y asurar la inmediata, continua y adecuada prestación. La entidad jamás vulnero el principio de planeación, anualidad presupuestal y responsabilidad contractual por cuanto se evidencia que la secretaria de contratación tiene en cuenta los conceptos y directrices de as altas cortes En virtud del principio de legalidad, es de señalar que el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 no establece límite de plazo para prorrogar un contrato estatal, por lo tanto, para realizar las prórrogas en los contratos estatales el municipio de Tunja tiene en cuenta las disposiciones comerciales y civiles pertinentes (Artículo 13 y 32 Ley 80 de 1993), así como lo desarrollado por la Jurisprudencia, que al respecto se ha manifestado de la siguiente manera: Sentencia C-300/12 2.6.1 Por regla general, los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del Estado, a los cuales sirve el contrato. Así lo prevén por ejemplo los artículos 14 y 16 de la ley 80, los cuales facultan a las entidades contratantes a modificar los contratos de común acuerdo o de forma unilateral, para “(…) evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación”, entre otros. En el mismo sentido, en la sentencia C-949 de 2001, la Corte Constitucional señaló que las prórrogas de los contratos –como especie de modificación- pueden ser un instrumento útil para lograr los fines propios de la contratación estatal. Al respecto, vale la pena destacar lo señalado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en concepto del 13 de agosto de 2009: “La contratación estatal responde de múltiples maneras a ese mandato y, en cuanto al concepto que se emite, se resalta que la posibilidad de modificar los contratos estatales es una especial forma de hacer prevalecer la finalidad del contrato sobre los restantes elementos del mismo. Por mutabilidad del contrato estatal se entiende el derecho que tiene la administración de variar, dadas ciertas condiciones, las obligaciones a cargo del contratista particular, cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto y de los fines generales del Estado.” (…) 2.6.6 Por último, es preciso resaltar que la modificación del contrato no puede ser de tal entidad que altere su esencia y lo convierta en otro tipo de negocio jurídico, puesto que ya no estaríamos en el escenario de la modificación sino ante la celebración de un nuevo contrato. En efecto, de acuerdo con el artículo 1501 del Código Civil, los contratos tienen elementos de su esencia, de su naturaleza y accidentales.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





El Consejo de Estado, en su jurisprudencia, ha señalado que el plazo es un elemento accidental del contrato –no de su esencia ni de su naturaleza- y por ello puede ser materia de modificaciones. Al respecto, la Sección Quinta del Consejo de Estado, en sentencia del 24 de agosto de 2005, afirmó:

“Por otra parte, la prórroga del plazo de los contratos tiene el sustento jurídico de que el plazo no constituye un elemento de la esencia de los contratos a que alude el artículo 1501 del Código Civil y, por tanto, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues no es una de aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degenera en otro contrato diferente’. Tampoco es un elemento de la naturaleza del contrato, esto es el que no siendo esencial en él, se entiende pertenecerle sin la necesidad de una cláusula especial, dado que si no se pacta, no existe norma legal que lo establezca. El plazo es, por tanto, un elemento accidental del contrato en razón a que, en los términos del mismo artículo, ni esencial ni naturalmente le pertenece a éste, y se le agrega por medio de cláusulas especiales, es decir que no es necesario para la formación del acto ni se sobreentiende como integrante de él. De consiguiente, no siendo el plazo un elemento de la esencia del contrato sino meramente accidental, se puede modificar por acuerdo de las partes, pues éstas lo establecen en el respectivo contrato.”

DECISION DE LA CONTRALORIA. Tal y como se manifestó en la observación, la adición y prorroga a los contratos estatales está permitida por la ley, la observación con incidencia administrativa, está planteada con el fin que la Administración, en la aplicación de tales mecanismos que le permiten en eventos excepcionales aplicar la suspensión , adición y prorroga a los contratos; la sustentación y justificación debe estar amparada en situaciones y eventos imprevisibles denominados como caso fortuito y fuerza mayor; de tal suerte, que exista la certeza del cumplimiento de las obligaciones de la entidad y de la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en la utilización de los recursos públicos, en concordancia con los principios de transparencia, publicidad y responsabilidad en materia contractual, por lo tanto, del desarrollo jurisprudencial del Consejo de Estado y Corte Constitucional , incluida la sentencia citada por la misma entidad, que refiere un caso específico relacionado con contratos de concesión de obra, contrato denominado como “ “contrato incompleto”, se infiere, que si bien es cierto, y en efecto, el plazo en los contratos de concesión se puede modificar, dadas las condiciones especiales de tal contrato, y la suscripción de plazos generalmente amplios en este tipo de contratos que pueden generar situaciones imprevisibles, fija un límites establecido en un 60%, corroborando lo manifestado por este ente de control, en el sentido que las modificaciones al contrato, relacionadas con el valor y el plazo, deben estar justificadas en situaciones de caso fortuito y fuerza mayor, por tanto las prórrogas a los contratos, que superan el 50 % del plazo inicialmente pactado, evidencian una falta de planeación en la elaboración de los estudios previos, que pueden traer como consecuencias la materialización de riesgos e incumplimientos por parte de la entidad o del contratista en materia contractual, relacionadas con (licencias, permisos, autorizaciones, compra de materiales, capacidad jurídica y económica del contratista ) , que inclusive pueden afectar el principio de selección objetiva del contratista, relacionada con la” pluralidad de oferentes” configurada en el hecho, que la entidad puede llegar a seleccionar una oferta, sin el cumplimiento del requisito del plazo de ejecución del contrato. Lo anterior, aunado al hecho que el plazo en el decreto 1082 del 2015, se encuentra definido como un requisito de perfeccionamiento del contrato, norma vigente aplicable al proceso contractual referido y de obligatorio cumplimiento. Artículo 2.2.1.1.2.3.1. De los

requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago. En el Cronograma, la Entidad Estatal debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de

los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

2.7. CONTRATO 190 - 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS SOLICITADOS POR LA MESA MUNICIPAL DE VICTIMAS DE LA VIOLENCIA, DENTRO DEL SUBPROGRAMA VOLVIENDO A VIVIR Y ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA EL MENOR TRABAJADOR.

VALOR $ 20.871.591


CONTRATISTA MARIA HERMENCIA GONZALEZ AMEZQUITA. 40.026.159


SUPERVISIÓN RUBY ASTRID PEREZ GOMEZ.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 22 DE DICIEMBRE 2017.

ACTA DE INICIO 22 DE DICIEMBRE 2017.

ACTA DETERMINACION 28 DE DICIEMBRE 2017

ACTA DE LIQUIDACION 28 DE DICIEMBRE 2017


LEGALIDAD

EL proceso contractual se llevó a cabo a través de selección de invitación publica de mínima cuantía se presentó un solo oferente, la necesidad se sustenta en la ley 4448 del 2011, la cual determina que entre otros los municipios deben garantizar la participación efectiva de las víctimas. Si bien se cumplió con el objeto pactado y planteado en los estudios previos, la Administración debe apuntar a proyectos y procesos contractuales que permitan desarrollar de forma integral la reparación de las víctimas del conflicto, por cuanto se observa la suscripción de contratos, como este, que no guardan relación con el objetivo de la política pública planteada ni con el rubro utilizado.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






La secretaria de la mujer, equidad de género y desarrollo social, allego evidencias de la ejecución del contrato en su totalidad, de la entrega de los suministros solicitados por la mesa municipal de víctimas, la cual se encuentra conformada en la ciudad de Tunja por 16 personas, en los estudios previos se encuentra justificada la necesidad por haber sido una solicitud de la mesa de víctimas, el alcance del proyecto se encuentra justificado en adquirir elementos de papelería, equipos y elementos de aseo solicitados por la mesa municipal de víctimas de la violencia e igualmente de elementos para el desarrollo de actividades lúdicas de los menores trabajadores del Municipio de Tunja, de lo cual la Secretaria de la Mujer allego evidencias de la ejecución, y el cumplimiento del objeto contractual, a través de la entrega a los niños, y las actividades realizadas, situación que se evidencia a través de registro fotográfico, para el proceso contractual se utilizaron los siguientes rubros presupuestales: 2.1.1.03.03.06.01.05.01 Atención y apoyo a la población desplazada. $11.924.152.1.1.03.03. 06.02.02 Erradicación de trabajo infantil. $ 8.947.633.

OBSERVACION No.7. CONTRATO 190 -2017

Para efectos de determinar el impacto del contrato y el beneficio para la comunidad para lo cual se justificó la necesidad contractual, se determinó que si bien es cierto, el contrato se ejecutó en los términos sustentados en los estudios previos y se cumplió de acuerdo al objeto planteado, frente a las política pública relacionada la reparación integral de las víctimas del conflicto armado en Colombia, la Administración debe apuntar a proyectos y procesos contractuales que permitan desarrollar de forma integral la reparación de las víctimas del conflicto, por cuanto se observa la suscripción de contratos, como este, que no guardan relación con el objetivo de la política pública planteada ni con el rubro utilizado , cual es la atención y apoyo a la población desplazada para lo cual se utilizaron $ 11.924.175. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es claro que lo municipios hacen parte del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas y es responsabilidad la implementación de la política pública para las víctimas, la cual tiene un carácter multisectorial, por tanto es claro que es una obligación legal, por tanto permite que los municipios generen dinámicas de desarrollo y potenciar la inversión de sus recursos de los demás niveles de gobierno en su región, lo cual beneficia a la población víctima y mejora la calidad de vida de todos los habitantes. Con respecto a la utilización del rubro 2.1.1.03.03.06.01.05.01. Atención y apoyo a la población desplazada, en el proceso en mención, debe tenerse en cuenta que los recursos provenientes de este rubro, pueden ser invertidos en: Acciones humanitarias, Desarrollo económico local, Gestión social, Hábitat, y Promoción y divulgación. Este último ítem contempla la financiación de estrategias para promover o facilitar el cumplimiento de las funciones de competencia del municipio incluidas en la ley, y para la promoción del ejercicio de los derechos de la población desplazada.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Debe tenerse en cuenta que el municipio de Tunja se ha orientado y le ha dado aplicabilidad a lo establecido en la Ley 1448 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Por lo anterior, el artículo 193 de esta ley señala:

[… MESA DE PARTICIPACIÓN DE VÍCTIMAS. Se garantizará la participación oportuna y efectiva de las víctimas de las que trata la presente ley, en los espacios de diseño, implementación, ejecución y evaluación de la política a nivel nacional, departamental, municipal y distrital. Para tal fin, se deberán conformar las Mesas de Participación de Víctimas, propiciando la participación efectiva de mujeres, niños, niñas y adolescentes, adultos mayores víctimas, a fin de reflejar sus agendas. Se garantizará la participación en estos espacios de organizaciones defensoras de los derechos de las víctimas y de las organizaciones de víctimas, con el fin de garantizar la efectiva participación de las víctimas en la elección de sus representantes en las distintas instancias de decisión y seguimiento al cumplimiento de la ley y los planes, proyectos y programas que se creen en virtud de la misma, participar en ejercicios de rendición de cuentas de las entidades responsables y llevar a cabo ejercicios de veeduría ciudadanía, sin perjuicio del control social que otras organizaciones al margen de este espacio puedan hacer…]

Estas mesas de participación hacen parte de los espacios que el Estado ofrece a la población para garantizar la incidencia en las políticas que los afectan. Son espacios institucionales de representación de la población afectada por el conflicto para la interlocución con el Estado, en todos los niveles territoriales (municipal, departamental, distrital y nacional), y su fin es la incidencia en la construcción, ejecución y control de las políticas públicas para las víctimas, igualmente son espacios legales de representación de las víctimas y, como tal, parte fundamental del Sistema Nacional para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, SNARIV. Las Mesas de Participación no son asambleas de víctimas, o de sus organizaciones; a pesar de que sus integrantes son postulados por Organizaciones de Víctimas, una vez son elegidos y forman parte de una mesa, representan a la totalidad de víctimas presentes en el municipio, el distrito, el departamento, o la Nación. Por ser espacios institucionales, las Mesas de Víctimas están sustentadas en la Constitución Nacional, como desarrollo de los principios de la democracia representativa y participativa, y la tutela especial a poblaciones vulnerables; por otra parte, responde a la jurisprudencia que desarrolla el derecho a la participación de la población víctima del conflicto armado. Además, se sostienen en los postulados de la Ley 1448, su Decreto reglamentario 4800 de 2011 y en la Resolución 0388 de 2013 de la Unidad de Víctimas, que adopta el Protocolo de Participación Efectiva de las Víctimas, así como en las demás normas y jurisprudencia complementaria. Las Mesas deben ser convocadas de manera tal que las víctimas puedan participar de la forma más amplia posible, de ahí que el Protocolo haya determinado un mínimo de cuatro sesiones ordinarias al año, hasta un máximo de diez, facilitando a las personas acudir a estos espacios sin que se vean afectadas sus relaciones laborales, de generación de ingresos o sus obligaciones familiares. Por lo anterior, el municipio de Tunja ha garantizado lo que manifiesta el artículo 192 de la Ley 1448 de 2011 que dice:

[ … Es deber del Estado garantizar la participación efectiva de las víctimas en el diseño, implementación, ejecución y sentimiento al cumplimiento de la ley y los planes, proyectos y programas que se creen con ocasión de la misma. Para esto se deberá hacer uso de los mecanismos democráticos previstos en la Constitución y la ley, para lo cual deberá, entre otros: Garantizar la disposición de los medios e instrumentos necesarios para la elección de sus representantes en las instancias de decisión y seguimiento previstas en esta ley, el acceso a la información, el diseño de espacios de participación adecuados para la efectiva participación de las víctimas en los niveles nacional, departamental y municipal. Llevar a cabo ejercicios de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de los planes, proyectos y programas que se diseñen y ejecuten en el marco de esta ley y en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 209 de la Constitución Política. Estos ejercicios deberán contar con la participación de las organizaciones de víctimas…]

Por ende, el municipio de Tunja le ha dado aplicabilidad y ha garantizado la Ley 1448 de 2011, por cuanto le ha dado prioridad a las necesidad que ha requerido las mesas de víctimas y se le concedido las debidas condiciones logísticas y técnicas para el desarrollo de sus funciones, para lo cual se estipuló que las secretarías técnicas (Personería en lo municipal y distri tal, y la Defensoría del Pueblo en lo departamental y nacional) acompañen, asesoren y sirvan de garantes de la participación efectiva de las Mesas de Víctimas. Por esto, tienen la obligación de garantizar el transporte, alimentación, logística, espacio fís ico y gastos de viaje de, por lo menos, estas cuatro sesiones de las mesas, y las sesiones preparatorias a los miembros del comité ejecutivo de cada mesa.De acuerdo a estas disposiciones el rubro fue utilizado con el fin de garantizar las condiciones de tipo técnico para el desarrollo de las actividades de la mesa municipal de víctimas del conflicto armado, establecidas en la ley 1448 de 2011 y Resolución 0388 de 2013 Por la cual se adopta el Protocolo de Participación efectiva de las víctimas del conflicto armado. En este orden de ideas el objeto contratado, ejecutado y liquidado en el contrato 190 de 2017, garantiza lo que se


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





establece en la ley 1448 de 2011, toda vez que suministro la parte logística que solicito la mesa municipal de víctimas del conflicto armado, para desarrollar y ejecutar sus actividades que les compete


Se acepta la respuesta dada por la entidad, la cual desvirtúa lo observado, por lo anterior, se levanta la observación.

2.8 .CONTRATO 1563- 2017

OBJETO ADQUISICION DE UN VEHICULO CERO KILOMETROS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL.

VALOR $237.800.000.00

PARTES MUNICIPIO DE TUNJA 89 1.800.846-1

CONTRATISTA

ALBORAUTOS

800240258

PLAZO DE EJECUCIÓN 1 DIA.

SUPERVISIÓN JENNNY CAROLINA SUAREZ MESA.






LEGALIDAD

El Contrato se celebra a través de selección abreviada No 015-2017, se presentó un solo proponente, la necesidad planteada en los estudios previos, se encuentra fundamentada en el cambio de parque automotor, y la necesidad del desplazamiento del señor alcalde, con el fin de tener contacto con la comunidad, y atender las obligaciones propias de su gestión, sin embargo, en la revisión del parque automotor y de los vehículos con que cuenta el Municipio de Tunja a diciembre del 2017, se


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





encuentran asignados al despacho del señor Alcalde : 3 vehículos que corresponde a: 1. Camioneta. Toyota. Modelo: 2015. Placas: OCJ -768. 2. Campero .Toyota Prado: Modelo: 2013.Placas. OCJ-745 3. Camioneta: Chevrolet: Modelo: 2014: Placas. OCJ-750. La compra no se encuentra relacionada en el plan anual de adquisiciones 2017, tal y como se refiere en los estudios previos del contrato. La compra no justifica plenamente las necesidades del Municipio y su relación con alguna de las políticas públicas tendientes a satisfacer las necesidades de la comunidad Tunjana, al parecer en la contratación no se tuvieron en cuenta las medidas adoptadas de orden nacional relacionadas con el deber de la entidades públicas de austeridad y eficiencia en el gasto público y reglamentados a través decreto 1737 del 1.998 y adoptado por el Municipio de la resolución Número 650 del 2008, por el ente territorial. Así mismo, a través del decreto Nacional de Presupuesto para la vigencia 2017, en su artículo 107, boletín Número 77del 20 de octubre del 2016 del Ministerio de Hacienda.


Entradas de almacén Número 201700340. Se evidencia que el contrato se ejecutó en los términos estipulados .

OBSERVACION No.8. CONTRATO 1563 -2017

La compra no justifica plenamente las necesidades del Municipio y su relación con alguna de las políticas públicas tendientes a satisfacer las necesidades de la comunidad Tunjana, al parecer en la contratación no se tuvieron en cuenta las medidas adoptadas de orden Nacional relacionadas con el deber de la entidades públicas de austeridad y eficiencia en el gasto público y reglamentados a través de la resolución Número 650 del 2008, por el ente territorial; llama la atención que frente al reporte de la información a través de la rendición de la cuenta y en cumplimiento al artículo 21 de la mencionada resolución; en donde las oficina de Control interno de gestión y secretaria de Control interno del Municipio de Tunja, presentó informe mediante formato 2017F14_43 : correspondiente a la eficiencia y austeridad del gasto público en la vigencia 2017 el día 23-02-2018, no se encuentra relacionada “ la compra de vehículos en la vigencia 2017”. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA, DISCIPLINARIA Y FISCAL por valor de $ 237.800.000.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La ley 1815 de 2016 (Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2017) en su artículo 104 establece:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





PLAN DE AUSTERIDAD DEL GASTO. Durante la vigencia fiscal de 2017, los órganos que hacen parte del presupuesto general de la Nación, en cumplimiento del Plan de Austeridad y del Decreto 1068 de 2015, se abstendrán de realizar las siguientes actividades: (Negrita y Subrayado fuera de texto) (…) f) Adquirir vehículos automotores; (…)

En primer lugar, es de indicar que los recursos empleados para la adquisición del vehículo no hacen parte del Presupuesto General de la Nación, así mismo que la Ley 1815 de 2016 no aplica para las Entidades Descentralizadas de nivel territorial, como es el caso del municipio de Tunja, toda vez que el artículo 287 de la Constitución Política de Colombia señala:

“las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses y dentro de los límites de la Constitución y la Ley. En tal virtud tendrán los siguientes derechos: 1. “Gobernarse por autoridades propias. 2. Ejercer las competencias que les correspondan. 3. Administrar los recursos y establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 4. Participar en las rentas nacionales”. (Negrita y subrayado fuera de texto)

De igual manera es de señalar que la Ley 1454 de 2011 por medio de la cual se dictan normas orgánicas sobre ordenamiento territorial y se modifican otras disposiciones establece:

(…) Artículo 3 (…) 2. Autonomía. Las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses dentro de los límites de la Constitución y la ley. 3. Descentralización. La distribución de competencias entre la Nación, entidades territoriales y demás esquemas asociativos se realizará trasladando el correspondiente poder de decisión de los órganos centrales del Estado hacia el nivel territorial pertinente, en lo que corresponda, de tal manera que se promueva una mayor capacidad de planeación, gestión y de administración de sus propios intereses, garantizando por parte de la Nación los recursos necesarios para su cumplimiento. (…) Artículo 28. Los departamentos y municipios tendrán autonomía para determinar su estructura interna y organización administrativa central y descentralizada; así como el establecimiento y distribución de sus funciones y recursos para el adecuado cumplimiento de sus deberes constitucionales. (…)

En cumplimiento de lo establecido en la Constitución y las Leyes el municipio de Tunja establece anualmente su presupuesto de rentas y gastos del municipio, que para el caso de la vigencia 2017 se realizó mediante Acuerdo Municipal No. 025 de fecha 22 de Noviembre de 2016, el cual en su artículo 4 establece las disposiciones generales que darán mayor compresión y seguridad en la ejecución de egresos del municipio, definiendo dentro de los gastos de funcionamiento los siguientes:

GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el municipio de Tunja cumpla con las funciones asignadas por la Constitución, la Ley, los acuerdos municipales; y con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente, encontrándose:

ADQUISICIÓN DE BIENES: - Compra de equipo: Se registran la adquisición de equipos, contratados con personas naturales y/o jurídicas, necesarias para complementar el desarrollo de las funciones de la Entidad. En el caso de la adquisición de equipos de cómputo, se debe incluir el valor del software. En este rubro se puede incluir bienes como muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de cafetería, vehículos, equipos mecánicos entre otros.

Cómo se evidencia dentro del Acuerdo Municipal No. 025 de 2016 no se prohíbe la adquisición de vehículos para el municipio de Tunja, así mismo es de precisar que en el Decreto No. 650 de 2008 por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público en la Administración Central de la Alcaldía de Tunja, tampoco prohíbe la adquisición de vehículos, respecto a estos bienes muebles señala:

Artículo 16: Se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores Despacho del Alcalde, Secretario de Gobierno, Secretario de Protección Social,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Secretario de Tránsito, Asesor de Comunicaciones, Secretario de Infraestructura, Secretario de Desarrollo, Asesoría de Sisben, Almacenista General, Secretario de Educación y motocicletas para los Agentes de la Secretaria de Tránsito Municipal, de igual forma se asignarán motocicletas para el Comité de Desastres Municipal, Secretaria de Desarrollo y Asesoría de Comunicaciones. La maquinaria pesada del municipio serán asignadas a la Secretaria de Infraestructura. PARÁGRAFO: La asignación de vehículos a otros funcionarios podrá hacerse previa autorización motivada del Alcalde Municipal. (…) Artículo 20. Sólo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario Administrativo, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la dependencia de donde provenga la necesidad o para la prestación de los servicios a cargo.

Es de indicar que para “Adquisición de un vehículo cero kilómetros para el funcionamiento de la Alcaldía Municipal” la Secretaria Administrativa presentó estudios previos, los cuales cumplen con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 así mismo describe dentro de la descripción de la necesidad que con la adquisición del vehículo se busca reducir los gastos de funcionamiento y garantizar la sostenibilidad del servicio, ya que los vehículos a renovar no se encuentran en buenas condiciones de operatividad y no ofrece garantías de funcionamiento óptimo debido al desgaste paulatino que han tenido por las continuas horas de uso y de trabajo a que son sometidos. Así mismo indica que el elevado costo de mantenimiento generado por los vehículos que han caído en obsolencia vigencia tras vigencia conlleva a renovar el parque automotor del municipio de Tunja; con el fin de cumplir con los objetivos misionales del municipio de Tunja, mejorar las condiciones de eficiencia, eficacia y efectividad en el servicio a la comunidad; toda vez que con la adquisición del vehículo se garantizará el desplazamiento del señor alcalde a las diferentes zonas de la ciudad para conocer las necesidades de la comunidad, así mismo garantizará el desplazamiento del alcalde a los diferentes Ministerios con el fin de gestionar recursos para el desarrollo de la ciudad. Así mismo es de señalar que la política de funcionamiento de lo público se vale de vehículos que permiten el desplazamiento para cumplir las distintas funciones y actividades asignadas. Por lo expuesto anteriormente, se evidencia que la compra del vehículo no va en contra de las medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público, pues este se realizó teniendo en cuenta los fines y principios establecidos en la Constitución Política, Leyes, Decretos, Resoluciones y Acuerdos Municipales. Por otra parte, es de precisar que el municipio de Tunja en el desarrollo del proceso contractual cuyo resultado fue la celebración del Contrato 1563 de 2017 dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, puesto que el objeto a contratar se encuentra relacionado en el plan anual de adquisiciones del municipio de Tunja vigencia 2017, tal y como se evidencia en la Certificación expedida por el Asesor de Planeación. Finalmente, respecto a lo enunciado en la observación “llama la atención que frente al reporte de la información a través de la rendición de la cuenta y en cumplimiento al artículo 21 de la mencionada resolución; en donde las oficinas de Control Interno de Gestión y Secretaria de Control Interno del Municipio de Tunja, presentó informe mediante formato 2017F14_43: correspondiente a la eficiencia y austeridad del gasto público en la vigencia 2017 el día 23-02-2018, no se encuentra relacionada (La compra de vehículos en la vigencia 2017)”, es de indicar que la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión presenta en el Informe de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público vigencia 2017, el cual fue publicado en la página de la Alcaldía de Tunja en el link http://www.tunja-boyaca.gov.co/nuestro_control_interno.shtml y enviado a través del Aplicativo SIA de la Contraloría Municipal de Tunja en la cuenta anual, donde se puede observar en el folio No.15 el número de vehículos activos con que cuenta la Entidad a 31 diciembre 2017 cincuenta y tres (53) vehículos, dato tomado del formato: Informe sobre asignación y uso de vehículos oficiales presentado por la Oficina de Almacén General se informa como nota pie de página, la compra del vehículo con placas OLM 804 asignado al Despacho del Señor Alcalde.

http://www.tunja-boyaca.gov.co/nuestro_control_interno.shtml


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Se presenta al Equipo Auditor de la Contraloría el formato de Austeridad del Gasto Publico, Informe sobre asignación y uso de vehículos oficiales de los meses de noviembre con 52 vehículos y mes de diciembre 53 vehículos aumentando de un mes a otro el vehículo adquirido. por lo anterior y de acuerdo a lo mencionado en esta observación se espera sea corroborado con los soportes anexos que si se encuentra relacionada “la compra de vehículos en la vigencia 2017” informe presentado mediante formato 2017F14_43 en la vigencia 2017 presentado el día 23-02-2018. De igual forma es importante mencionar que de acuerdo al informe del primer trimestre 2018 y publicado en la página web de la Alcaldía de Tunja. Se puede observar que para el mes de marzo fue reportado el pago del vehículo por valor de $237.800.000 dato suministrado por la Oficina de Tesorería en el formato Informe sobre asignación y uso de vehículos oficiales. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante la observación, toda vez que la compra del vehículo se realizó teniendo en cuenta los fines y principios establecidos en la Constitución Política, Leyes, Decretos, Resoluciones y Acuerdos Municipales; así mismo en los Informes de Austeridad del Gasto Público rendido por la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión se está mencionando la compra del vehículo y el objeto contractual se encuentra dentro del plan anual de adquisiciones vigencia 2017. Como prueba de lo anterior se anexan los siguientes documentos:

Formato de Austeridad del Gasto Publico Informe sobre asignación y uso de vehículos oficiales, mes de noviembre y diciembre (Almacén General y Tesorería)

Impresión del folio No. 15 del Informe de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público vigencia 2017.

Impresión de los folios No.13 y 14 del Informe de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público primer trimestre vigencia 2018.

Certificación expedida por el Asesor de Planeación del municipio de Tunja de fecha


La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación, de los anexos allegados en la contestación, se corrobora lo manifestado en la observación, se le recuerda a la entidad, que la presente auditoría, corresponde a la vigencia fiscal 2017, que en el informe presentando en el mes de febrero 2018, no se relaciona la compra del vehículo en la vigencia 2017, como efectivamente ocurrió, de acuerdo a los documentos revisados en la carpeta contractual y en el SECOP, que datan, que el proceso contractual se terminó el 29 de diciembre del 2017 y sin embargo, aparece reportado en los informes como una compra realizada en la vigencia 2018, configurándose irregularidades en el suministro de la información, que en virtud del principio de publicidad , debe ser igual, tanto en los informes como en los anexos allegados a los entes de control, y a cualquier organismo que lo solicite, de otro lado, si bien es cierto, la entidad tiene razón, al manifestar que para la vigencia 2017, el Gobierno Nacional,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





dicto nuevas directrices relacionadas con Austeridad en el gasto Publico, específicamente en su artículo 104 que reza: PLAN DE AUSTERIDAD DEL GASTO. Durante la vigencia fiscal de 2017, los órganos que hacen parte del presupuesto general de la Nación, en cumplimiento del Plan de Austeridad y del Decreto 1068 de 2015, se abstendrán de realizar las siguientes actividades: (Negrita y Subrayado fuera de texto)

f) Adquirir vehículos automotores.

TÍTULO 4

MEDIDAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO

CAPÍTULO 1

AMBITO DE APLICACION

Artículo 2.8.4.1.1. Campo de aplicación. Se sujetan a la regulación de este título, salvo en lo expresamente aquí exceptuando, los organismos, entidades, entes públicos, y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del Tesoro Público.

(Art. 1 Decreto 1737 de 1998)

Artículo 2.8.4.1.2. Medidas para las entidades territoriales. Las entidades territoriales adoptarán medidas equivalentes a las aquí dispuestas en sus organizaciones administrativas.

(Art. 2 Decreto 1737 de 1998.

Igualmente tiene razón la entidad, al determinar que los recursos utilizados para la compra del vehículo son recursos propios, y no pertenecen al presupuesto General de la Nación, y que las entidades territoriales tienen la autonomía para la utilización de los mismos, sin embargo, no por esto pierden la connotación de recursos públicos, en donde también se deben aplicar los principios de eficiencia, eficacia y efectividad al ser recursos públicos; inclusive con más rigurosidad y cuidado. La entidad manifiesta que la compra se encuentra amparada en las Resolución dictada por la entidad No. 650-2008, en donde se adoptan por parte del Municipio de Tunja, normas de austeridad que datan del año 2008, resolución dictada en su momento, con base en lo ordenado en el artículo 2 del decreto 1737 de 1.998; que si bien esta situación también es cierta, la entidad, no puede olvidar, que frente a la contratación a través del decreto 1082 del 2015, estatuto anticorrupción ley 1474 del 2011, el planteamiento de las políticas públicas ley 1753 del 2015, la priorización de la satisfacción de las necesidades de la comunidad y del interés general, y su correlación con el plan de desarrollo, en el año 2015, específicamente a través del decreto 1068 del 2015, se dictaron nuevas directrices relacionadas con la Austeridad del gasto público a partir del título 4 . Artículo 2.8.4.1.1. Normas de nivel Nacional es cierto, que deben ser articuladas y no ajenas a los entes territoriales. De otro lado la entidad justifica la compra del vehículo, en el alto costo de mantenimiento preventivo y correctivo de la totalidad del parque automotor de la entidad, así como la obsolencia de algunos vehículos, la cual relaciona de forma general, sin embargo, y en virtud , que la compra del vehículo 0 kilómetros, fue asignado al despacho del señor Alcalde, se pudo establecer de las evidencias, que al despacho, para la vigencia 2017, se encuentran asignados, tres vehículos, Camioneta. Toyota. Modelo: 2015. Placas: OCJ -768.2. Campero .Toyota Prado: Modelo: 2013.Placas. OCJ-7453. Camioneta: Chevrolet: Modelo: 2014: Placas. OCJ-750, de

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1304#1

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1304#2


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





los cuales, la entidad no hizo referencia, ni pronunciamiento alguno en el término de la réplica. Ahora bien, de la revisión al proceso contractual se pudo establecer que este, se llevó a cabo en los términos del decreto 1082 del 2015, que el vehículo, se encuentra asignado al señor Alcalde, y que ingreso al Municipio a través de entrada de almacén Número 201700340. Por lo anterior se levanta la observación con incidencia fiscal, se mantiene la observación con incidencia ADMINSITRATIVA Y DISCIPLINARIA.

PLAN DE ALIMENTACION ESCOLAR RECURSOS DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION. PARA EL PLAN DE ALIMENTACION ESCOLAR VIGENCIA 2017.

2017

MEN-PAE (1)

Once Doceavas SGP Alimentación Escolar Vigencia 2017

última doceava SGP Alimentación Escolar Vigencia 2017

CONPES 151 (Distribución 2017)

TOTAL PGN

1.441.571.408

215.036.103

15.152.426

-

1.671.759.937

Fuente: PGN- 2017.

CONVENIOS SUSCRITOS ENTRE LA GOBERNACION DE BOYACA Y EL MUNICIPIO DE

TUNJA DURANTE EL AÑO 2017.P.A.E. 97 DIAS CALENDARIO.

CONVENIO 404 del 2017.

VALOR: VALOR EJECUTADO

VALOR PAGADO

INGRESO

GOBERNACION DE BOYACA

$ 1.601. 002. 134 $1.331.421.606 2111003080201

$1.309.293.982 $1.394.718.708

MUNICIPIO DE TUNJA.

$ 400. 250. 533

VALOR TOTAL DEL CONVENIO.

$ 2.001.252. 667

Fuente: Oficina de Presupuesto Municipio de Tunja.

83 DIAS CALENDARIO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONVENIO 695 del 2017.

VALOR CONTRATO

VALOR COMPROMETIDO

VALOR PAGADO

INGRESO

GOBERNACION DE BOYACA.

$ 1.374.977.374 $ 993.959.547 $ 380.688.213

$ 80.688.213 30/07/2017 2111003080209

$ 412.493.212

MUNICIPIO TUNJA. $ 343.744.343

VALOR TOTAL DEL CONVENIO.

$ 1.718.721.718

Fuente: Oficina de Presupuesto Municipio de Tunja.

CONTRATOS SUSCRITOS EN LA VIGENCIA 2017.P.A.E. CONTRATOS DE SUMINISTRO

CONTRATO OBJETO VALOR

CONVENIO No. 01-2017

Suministro plan de alimentación escolar.

$ 5.025.028.145 $ 4.878. 668.102 Municipio de Tunja. $ 146. 360.043 Operador. (Menaje).

LICITACION PUBLICA No. 1212-2017

Suministro plan de alimentación escolar.

$ 2.397.745.200.

Fuente: Oficina Contratación Municipio de Tunja

CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATOS OBJETO VALOR.

079,312, 313, 314, 345, 859, 1136, 1159, 1184, 1214 -2017.

De apoyo al programa de alimentación escolar.

$ 131. 224. 399. Recursos S.G.P.

Fuente: Oficina Contratación Municipio de Tunja

OBSERVACION No 9. DIFERENCIAS REPORTE DE INFORMACION RECURSOS PROPIOS.

De acuerdo a certificación de fecha 13 de marzo del 2018, emitida por el Municipio de Tunja, se reportó lo siguiente: Que en la vigencia 2017, se utilizaron recursos propios para el plan de alimentación escolar, por valor de $ 2.430.775.770,asi mismo de la revisión realizada al presupuesto allegado por el Municipio de Tunja, y de lo comprometido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





presupuestalmente en la vigencia 2017, se evidencian diferencias con lo relacionado en los registros presupuestales, órdenes de pago del proceso contractual, así como de lo reportado en la página del CHIP, Consolidador Ministerio de Hacienda, y lo cotejado a través de los contratos, en donde se reportan y observan por recursos propios comprometidos un valor de $ 1.899.471.111, existiendo una diferencia de $ 531.304. 659. concluyendo de lo observado que el Municipio de Tunja al parecer, ingresa o convierte recursos correspondientes a otros rubros, como son los recursos S.G.P. y los ingresados a través de los convenios de la Gobernación de Boyacá, convirtiéndolos luego en recursos propios.

Observación con incidencia ADMINISTRATIVA

RESPUSTA DE LA ENTIDAD La Entidad se permite a continuación relacionar la ejecución de los recursos propios, con cargo al rubro 211030308010101 “Financiación y/o cofinanciación Proyectos de alimentación Escolar”, que se comprometieron en la ejecución del Programa de Alimentación Escolar vigencia 2017.

CONTRATOS REGISTRO PRESUPUESTAL ORDENES DE PAGO CHIP

No. RP VALOR No. VALOR No. VALOR FECHA

REPORTE VALOR

CONVENIO 001/2017

20170375 $839.428.801,88 20170375 $839.428.801,88 20170001 $839.428.801,88 CONVENIO

001/2017 $839.428.801,00

ADICIONAL CONVENIO

001/2017 20172412 $531.305.660,22 20172412 $531.305.660,22 20170034 $332.565.124,49

ADICIONAL CONVENIO

001/2017 $1.370.734.462,21

CONTRATO 1212/2017

20172951 $1.060.041.308,52 20172951 $1.060.041.308,52 20170181 $958.342.275,67 CONTRATO 1212/2017

$1.060.041.308,52

$2.430.775.770,62 TOTAL $2.430.775.770,62 $2.130.336.202,04

Conforme al cuadro anterior, es de indicar al Grupo Auditor que de los recursos propios comprometidos para la ejecución del Programa de Alimentación Escolar Vigencia 2017 sólo se ejecutaron $2.130.336.202,04, toda vez que en la ejecución del contrato celebrado por el municipio de Tunja para brindar el complemento alimentario en el municipio de Tunja se presentaron cancelaciones y/o cambios de modalidad a causa de actividades pedagógicas programadas por las Instituciones Educativas Oficiales y/o la Secretaria de Educación.

En cuanto al reporte del CHIP es de aclarar que en la rendición de adicional del Convenio No. 001, el valor de los recursos propios comprometidos se sumó al valor inicial de los recursos comprometidos inicialmente, por ello se encuentra en el reporte del CHIP el valor de $1.370.734.462,21, que corresponde a la sumatoria del valor total de los recursos propios comprometidos para la ejecución del convenio No. 001 de 2017 y su adicional


Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, se levanta la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBSERVACION N.10. DEVOLUCION DE RECURSOS AL MINISTERIO DE EDUCACION PLAN DE ALIMENTACION ESCOLAR.

EL Municipio de Tunja, informo, que se realizaron devolución de recursos del Convenio No 547 del 2013, correspondientes a los recursos girados para el plan de alimentación escolar por el Ministerio de Educación, por valor de $ 87. 332. 878 y Convenio 820 del 2014 por valor de $179.248.100, para un total de $ 266.580.978, los cuales según los lineamientos del Plan de Alimentación Escolar determina a través del parágrafo del artículo 2.3.1.10.3.7 del decreto 1852 del 2015. Que “Los recursos asignados por el Ministerio de Educación

Nacional que queden sin ejecución al cierre de la vigencia, podrán ser utilizados con la destinación

que establezca el Ministerio para la ejecución del PAE”.

Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Es de indicar que los recursos no ejecutados durante la ejecución del programa de alimentación escolar vigencia 2013, 2014 y 2015,

el municipio de Tunja los reintegró al Ministerio de Educación, en cumplimiento de lo estipulado en sus cláusulas, así:

Convenio No. 547 de 2013 (28 de Junio de 2013) Cláusula Cuarta. Obligaciones de la Entidad Territorial numeral 6 “Establecer los mecanismos idóneos para garantizar la preservación de los recursos del MEN y la adecuada ejecución del convenio según lo establecido en el Estatuto Anticorrupción” Convenio 820 de 2014 (07 de Noviembre de 2014)

Cláusula Tercera. Obligaciones de la Entidad Territorial numeral 11 “Reintegrar oportunamente los recursos aportados por el Ministerio y no ejecutados, junto con sus rendimientos financieros, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto imparta el MINISTERIO.

Finalmente, es de precisar que el Decreto 1852 de 2015 expedido el 16 de Septiembre de 2015, no aplicó en la ejecución de los recursos girados por el Ministerio de Educación Nacional para las vigencias 2013, 2014 y 2015 toda vez que estos recursos fueron girados mediante Convenios Interadministrativos que se encuentran reglados por lo señalado en sus cláusulas contractuales y teniendo en cuenta que el contrato es ley para las partes, no hay lugar a lo estipulado en el artículo 2.3.10.3.7. Destinación de los recursos del Decreto 1852 de 2015, toda vez que su artículo 2 establece “el presente decreto rige a partir de la fecha de publicación”. Cómo evidencia se anexan los contratos interadministrativos y actas de liquidación suscritos entre el municipio de Tunja y el Ministerio de Educación Nacional. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que el municipio de Tunja dio cumplimiento a lo estipulado en los Convenios suscritos con el Ministerio de

Educación Nacional.


Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, se levanta la observación.

OBSERVACION No. 11. SALDOS SIN EJECUTAR VIGENCIA 2016


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Durante la vigencia 2016 de los contratos de suministro suscritos para la entrega del complemento alimentario, se dejaron saldos sin ejecutar correspondientes a los contratos 107 y 604 de 2016, de los cuales se solicitó información al Municipio de Tunja, en el desarrollo de la presente auditoría: Mediante oficio, el Municipio de Tunja, informó que “de los contratos mencionados no se encuentran saldos sin ejecutar”; dejando en evidencia, que el ente territorial, no tiene claridad del destino de los recursos sin ejecutar en la vigencia 2016, relacionados con el plan de alimentación escolar por valor de $ 729.104.222, sumatoria del saldo sin ejecutar de los dos contratos mencionados, los cuales se debieron reflejar en el presupuesto y contratación del complemento alimentario en la vigencia 2017”. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA y FISCAL por valor de $ 729.104.202.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Es de indicar al Grupo Auditor que los saldos sin ejecutar correspondiente al contrato de Suministro No. 107 de 2016 corresponden a recursos provenientes de la Gobernación de Boyacá. Es de precisar que estos recursos no se reflejan en el presupuesto del municipio durante la vigencia 2017 toda vez que la Gobernación gira al municipio de Tunja únicamente los recursos correspondientes a los cupos real y efectivamente suministrado según actas parciales. Lo anterior de conformidad a lo estipulado en el Convenio Interadministrativo No. 001 y 506 de 2016. Respecto al Contrato de Suministro No. 604 de 2016 es de precisar que los saldos sin ejecutar corresponden a recursos provenientes de la Gobernación de Boyacá y recursos del contrato PLAN. Respecto los recursos sin ejecutar del Convenio suscrito con la Gobernación de Boyacá no se reflejan en el presupuesto del municipio durante la vigencia 2017 toda vez que la Gobernación gira al municipio de Tunja únicamente los recursos correspondientes a los cupos real y efectivamente suministrados según actas parciales. Lo anterior de conformidad a lo estipulado en el Convenio Interadministrativo No. 506 de 2016. En relación a los recursos sin ejecutar del contrato PLAN es de mencionar que estos se incorporaron al presupuesto vigencia 2017 y fueron comprometido para la ejecución del Convenio de Asociación No. 001 de 2017, como se evidencia en el Registro Presupuestal No. 20170375, el cual se anexa. Finalmente es de aclarar que en los contratos 107 y 604 de 2016 no se ejecutó la totalidad de recursos comprometidos, debido a que en la ejecución de los contratos suscritos por el municipio de Tunja para la entrega del complemento alimentario a los titulares de derecho se le cancela al operador únicamente las raciones efectivamente entregadas y certificadas por los rectores y teniendo en cuenta que durante la ejecución de los contratos se presentaron cancelaciones de cupos y/o cambios de modalidad debido a las actividades pedagógicas programadas por las Instituciones Educativas Oficiales y/o Secretaria de Educación Municipal; situación que generan los saldos sin ejecutar. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que el municipio de Tunja cumplió con lo estipulado en los Convenios suscritos con la Gobernación de Boyacá


Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, en donde se aclara que los recursos que se evidenciaron como sin ejecutar en la vigencia 2016, producto de los dos contratos de suministro no fueron girados por la Gobernación y por lo tanto no ingresaron al presupuesto, se levanta la observación con alcance fiscal, sin embargo, teniendo en cuenta que los saldos sin ejecutar, fueron evidenciados a través de la revisión de las actas de liquidación, suscitas en cada contrato, se determina, que como estos recursos, fueron comprometidos en la vigencia para cada contrato, en las actas de liquidación del contrato, se debió establecer la fuente de tales recursos, es decir, si estos corresponden a recursos propios, recursos del Ministerio de Educación o recursos girados por la Gobernación de Boyacá con las observaciones y aclaraciones pertinentes, lo anterior con el fin de establecer de forma clara, que sucede en cada vigencia con los recursos comprometidos toda vez, que de los convenios suscritos por la Gobernación,se observan saldos sin


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





ejecutar y según la respuesta dada por la entidad, no ingresaron al Municipio, los siguientes valores. Números 01-2016, 506-2016, 813-2016, se observa que se dejaron saldos sin ejecutar por Numero: 01-2016 : $137.848.027 Numero: 506-2016:$1.395.138.865 entre recursos propios del Municipio y de la Gobernación de Boyacá. Número 813-2016:$ 248.54.863. “Se encuentran incorporados al presupuesto en la vigencia 2017”. Se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.

OBSERVACION No. 12. UTILIZACION DE RECURSOS PLAN DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

Durante la vigencia 2017, el Municipio de Tunja, celebro contratos de prestación de servicios relacionados con el Plan de Alimentación escolar, específicamente para apoyo y supervisión por valor de $ 131.224.399 del rubro presupuestal 211060307020601, correspondiente a recursos del S. G. P. observando que estos contratos al parecer, no son reportados al Ministerio de Educación, en la plataforma FUT, ni en el CHIP, Sistema Consolidador de Ministerio de Hacienda de información pública de la Contaduría General de la Nación, aunado al hecho que los recursos del S.G.P. girados para educación, son de destinación específica. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es de mencionar al Grupo Auditor que el Municipio de Tunja realizó el cargue de información en la plataforma CHIP de los convenios y/o contratos suscritos para brindar el complemento alimentario a los titulares de derecho. Respecto a los contratos de prestación de servicio contratados para apoyo a la supervisión, se procedió a contactar vía telefónica al Asesor financiero del Ministerio de Educación, el señor Julián Andrés Aramendiz, en donde se realizó la consulta correspondiente para la apertura de la plataforma vigencia 2017 con el fin de actualizar la información relacionada con los contratos de prestación de servicios; el cual indicó que si es posible realizar la apertura de plataforma CHIP

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación, por el contrario corrobora, lo evidenciado por el grupo auditor, por lo anterior se configura hallazgo ADMINISTRATIVO.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.9.CONVENIO 01-2017

OBJETO

TUNJA AUNAR ESFUERZOS PARA BRINDAR EL PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR PAE A LOS NIÑOS. NIÑAS. ADOLECENTES Y JOVENES MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA CONFORME A LO SEÑALADO EN LOS LINEAMIENTOS TECNICO ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL SEGUN RESOLUCION 16432 DEL 2015. CONFORME A LOS CONVENIOS SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA CON LAS ENTIDADES PUBLICAS BOYACA.

VALOR

$ 3.966.344.615. ADICION $ 912.323.486 ANTICIPO: $ 1.189.903.384 TOTAL APORTE MUNICIPIO $ 4.878.668.101. TOTAL CONTRATO: $ 5.025.028.145.


CONTRATISTA FUNDACION SAC DE COLOMBIA.

830120535

PLAZO DE EJECUCIÓN 97 DIAS. PRORROGA: 23 DIAS. 120.

SUPERVISIÓN CLAUDIA PATRICIA RIVERA RICAURTE.

ACTAS PARCIALES SE SUSCRIBIERON 7 ACTAS PARCIALES DE LA EJECUCION DEL CONTRATO.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 20 DE ENERO DEL 2017

ACTA DE INICIO 20 DE ENERO DEL 2017.

ACTA DE TERMINACION

ULTIMA ACTA DE SEGUIMIENTO 10 DE OCTUBRE DEL 2017.

ACTA DE LIQUIDACION 29 DE DICIEMBRE DEL 2017.


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Contratación directa, se suscribió con una Fundación sin ánimo de lucro, la contratación se justificó en el límite de tiempo establecidos para otros procesos contractuales y en la necesidad de cumplimiento del cubrimiento del plan de alimentación escolar desde el primer día del calendario escolar pactada a través de la resolución 189 del 2017de la Secretaria de Educación y como lo establece la resolución No, 16432 del 2015 del Ministerio de Educación; El suministro del complemento alimentario de acuerdo a las evidencias, se entregó en la primera semana del calendario escolar en el año 2017. De otro lado, si bien es cierto en los


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





estudios previos se discrimina la necesidad a contratar, y se relaciona, tanto los titulares de derechos, como las raciones contratadas, en la minuta del contrato de suministro, no se establecen ciertamente ni los titulares de derecho beneficiados, ni las raciones a contratar, además existen errores aritméticos en la minuta del contrato de adición, relacionadas con el número de raciones contratadas y su valor, que afectan el valor total a contratar que pueden quedar a interpretación de las partes.


Para efectos de los pagos el operador presento informes parciales del cubrimiento de la ración, se suscribieron 7 actas parciales de pago, avalados por la supervisión del contrato, los informes del contratista, las facturas de venta, en donde se determina el desarrollo de la ejecución del contrato en la vigencia, el convenio inicio su operación en la primera semana del año escolar, las raciones fueron entregadas de acuerdo a los lineamentos de la resolución del Ministerio de educación, el seguimiento y control de los recursos del P.A.E. fueron monitoreados a través de los diferentes comités establecidos en las Instituciones Educativas y en el Municipio de Tunja, que reposan en papeles de trabajo, en donde el ente territorial a través de un profesional de trabajo social, realizo encuestas a estudiantes, padres de familia, y miembros de los comités, que muestran los resultados y diagnóstico del cumplimiento de la ejecución del convenio.

CUPO PRIMARIA TITULARES DE DERECHO BENEFICIADOS CON EL PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR.

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR TOTAL

INDUSTRIALIZADA 1161 3793 1720 97 $ 826.525.360

PREPARADA 1660 3190 2130 97 $ 1.002.058.500

TOTAL TITULARES 2821 6983 $ 1.828.583.860

9804

CUPO SECUNDARIA.

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR TOTAL

INDUSTRIALIZADA 6286 $ 2.057 97 $1.254.470.995

PREPARADA 3732 $ 2.440 97 $ 883.289.760

TOTAL TITULARES 10018 $ 2.137.760.755

$ 1.828.583.860


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONVENIO 01- 2017.

$ 3.966.344.615

ADICION CONVENIO 01 -2017. CUPO PRIMARIA TITULARES DE DERECHO BENEFICIADOS CON EL ROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR.

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR TOTAL CONTRATADO

VALOR TOTAL REAL

INDUSTRIALIZADA 4529 1720 23 $ 179.167.240 $179.167.240

PREPARADA 4949 2130 23 $ 242. 304.540 $ 242.451.510

TOTAL TITULARES 9489 $ 421.471.780. $ 421.618.750

CUPO SECUNDARIA.

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR CONTRATADO

VALOR REAL

INDUSTRIALIZADA

4942 $ 2.057 23 $213.506.666 $233.810.962 $ 20.304.296

PREPARADA 4512 $ 2.440 23 $277.345.040 $ 253.213.440 $ 24.131.600

$490.851.706 $ 487.024.402

DIFERENCIA 9454 $ 3.827.304

OBSERVACION No .13. CONVENIO 01-2017. A LAS RACIONES CONTRATADAS.

Del análisis realizado, a la minuta del contrato de adición Convenio 01 del 2017 y para efectos de establecer el valor de la adición, se evidencian diferencias en la suma valor total de las raciones, afectando el valor total de la adición, en $ 3.827.304, se pactó para cupos de secundaria un valor de $ 490.851.706, siendo el valor real de acuerdo a la sumatoria de $ 487.024.402. Situación que afecta el valor total de la adición, generando riesgos para la entidad, frente al cumplimiento de lo pactado a través de la suscripción del contrato de adición. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD En la elaboración de los estudios previos en el momento de realizar el cuadro para determinar el valor de los cupos de básica secundaria y media, por error de digitación se intercambiaron los cupos, es decir el número de cupos del complemento alimentario ración industrializada fueron registrados en los cupos de ración preparada en sitio, pero al realizar la verificación teniendo en cuenta este intercambio se evidencia que no hay diferencia en el número de cupos ni en el valor contratado en el adicional tal y como se muestra a continuación:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





TÍTULARES DE DERECHO BENEFICIADOS CON EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

TIPO DE COMPLEMENTO

NÚMERO DE

RACIONES

RECOMENDACIONES DIARIAS DE ENERGÍA

Y NUTRIENTES (%) VCT

VALOR A RECNOCER

POR RACIÓN

DÍAS ATENCIÓN

CALENDARIO ESCOLAR

VALOR TOTAL

Complemento alimentario (Ración Industrializada

4512 20% $2057,38 23 $213.506.666,88

Complemento alimentario (Ración preparada en sitio almuerzos)

4942 30% $2.440 23 $277.345.040,00

TOTAL TITULARES

9454 VALOR TOTAL ATENCIÓN $490.851.706,88

Por lo expuesto anteriormente y teniendo en cuenta que no se afecta el valor total del adicional se solicita atentamente se levante la observación.

De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que no se afectó el valor del adicional


La respuesta de la entidad, confirma lo evidenciado por el grupo auditor, sin embargo al verificar que se trata de un error de digitación y que en efecto, no afectó, el valor total de la adición, se levanta la observación.

RECURSOS CONVENIO 01 DEL 2017

20170375 2017/01/20 2.1.1.03.03.08.01.01.01 - FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN PROYECTOS DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR $439.179.268. RECURSOS PROPIOS. GOBERNACION DE BOYACA 695

20170375 2017/01/20 2.1.1.10.03.08.02.01 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 0404 de 2017: Aunar esfuerzos técnicos, Administrativos y Financieros para brindar alimentación escolar a los estudiantes matriculados en Instituciones Educativas Oficina$1.601.002.134. MINISTERIO DE EDUCACION, GIRADOS A TRAVES DE CONVENIO.

3752017 2017/01/20 2.1.1.03.03.08.01.01.01 - FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN PROYECTOS DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR $400.250.534. RECURSOS PROPIOS. GOBERNACION DE BOYACA 695.

20170375 2017/01/20 2.1.1.10.03.08.02.02 - Convenio Interadministrativo No. 0813/2016: Transferir recursos por parte del Departamento de Boyacá al Municipio de Tunja, los cuales serán utilizados única y exclusivamente para el programa de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Alimentación $248.540.863. REGALIAS. MINISTERIO DE EDUCACION. VIGENCIA 2016.

20170375 2017/01/20 2.1.1.10.03.08.01.01 - Resolución No. 19637 de 2016: Asignación de Recursos del Ministerio de Educación Nacional al Programa de Alimentación Escolar $1.277.371.816

RECURSOS ANTICIPO- CONVENIO 01 DEL2017.

R.P. RUBRO PRESUPUESTAL

ORIGEN DE LOS RECURSOS

VALOR

20170375 211030308010101 RECURSOS PROPIOS

$ 400.250.533.52.

20170375 211030308010101 RECURSOS PROPIOS

$ 439.178.268.36

20170375 2111003080202 CONVENIO 813-216 $ 248.540.863.00

20170375 2111003080201 CONVENIO 404-20|7 $ 101.933.719.00

$ 1.189.903.384.79.

OBSERVACION No.14: Frente a los saldos sin ejecutar correspondientes en la vigencia 2017, de los cuales se solicitó información; el Municipio de Tunja, a través del oficio de fecha 13 de marzo del 2018, informo lo siguiente: “Los saldos del convenio No. 01 del 2017, por valor de $ 468. 801. 145, no se ha realizado ningún traslado de ese valor “. De lo anterior se evidencia que el convenio Número 01 del 2017, fue liquidado el día 29 de diciembre del 2017, y el Municipio de Tunja, no realizó los traslados correspondientes, según la información suministrada por la oficina de presupuesto, los saldos correspondientes a recursos sin ejecutar, no se encuentran reflejados claramente en los recursos del balance; si bien el Municipio de Tunja es una entidad certificada y tiene constituida bolsa común, no existe claridad frente a los recursos no ejecutados en cada vigencia, sus rendimientos ni manejo presupuestal en las posteriores vigencias. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Es de aclarar al Grupo Auditor que los saldos provenientes de los Recursos Propios comprometidos en el Convenio de Asociación No. 001 de 2017, no ejecutados por el Municipio de Tunja se convierten en recursos de capital y se incorporan como superávit en la siguiente vigencia. Es de señalar que este superávit fue incorporado al presupuesto 2018 en el Acuerdo Municipal No. 003 del 09 de marzo de 2018. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que los recursos propios no ejecutados durante la ejecución del Convenio No. 001 de 2017 se encuentran incorporados en el presupuesto vigencia 2018.


Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, en donde informa que los saldos sin ejecutar correspondientes al convenio 01-2017, fueron incorporados como recursos de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





capital en vigencia 2018, a través del acuerdo Número 003 del 09 de marzo del 2018, se levanta la observación.

2.10. CONTRATO 1212-2017

OBJETO

SUMINISTRO, PREPARACION, ELABORACION, ENTREGA Y DISTRIBUCION DE UN COMPLEMENTO ALIMENTARIO EN MODALIDAD RACION INDUSTRIALIZADA Y RACION PREPARADA EN EL SITIO ALMUERZO DURANTE LA JORNADA ESCOLAR A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JOVENES MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, ACORDE AL LINEAMIENTO TECNICO ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE ALIMETACION ESCOLAR PAE EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL MEDIANTE LA RESOLUCION 16432 DE 2015.

VALOR $ 2.397.745.200


CONTRATISTA FUNDACION SAC DE COLOMBIA

830120535

PLAZO DE EJECUCIÓN 60 DIAS.

SUPERVISIÓN LUCIA DE JESUS AGUIRRE PINEDA.

ACTAS PARCIALES SE SUSCRIBIERON 2 ACTAS PARCIALES DE LA EJECUCION DEL CONTRATO.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 01 DE SEPTIEMBRE DEL 2017

ACTA DE INICIO 05 DE SEPTIEMBRE DEL 2017

ACTA DE TERMINACION 29 DE NOVIEMBRE DEL 2’017



LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Licitación pública, el proceso de licitación se suscribió con el mismo operador del primer semestre. El plazo de ejecución del contrato, se suscribió por el término de 60 días, sin embargo, el contrato se terminó un mes después.


Para efectos de los pagos el operador presento informes parciales del cubrimiento de la ración atraves de informes de ejecución, avalados por la supervisión del contrato. El


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





contrato a 31 de diciembre del 2017, no fue liquidado, quedo un saldo sin ejecutar el cual fue liquidado mediante acta de fecha 14 de marzo del 2018, dejando un saldo sin ejecutar por valor de $ 176.566.137. Llama la atención que en el presupuesto del Municipio a 31 de diciembre 2017, se emita una orden de pago por el valor restante del contrato, sin tener en cuenta que dineros se deben al contratista y cuales se dejaron de ejecutar, por lo tanto al verificar los compromisos de ese rubro presupuestal no es coherente la información con la realidad; con esta actuación, se induce en error a la Contraloría al rendir información que no es la real a los diferentes entes que nos lo solicitan; generando riesgos para este ente de control de tipo sancionatorio.

OBSERVACION No.15: Frente a los saldos sin ejecutar correspondientes en el contrato 1212-2017 de los cuales se solicitó información, el Municipio de Tunja a través del oficio de fecha 13 de marzo del 2018, informo que el contrato aún no se había liquidado, que una vez se realice la liquidación, se daría el traslado correspondiente de cada rubro de los recursos sin ejecutar. Situación que evidencia que si bien el Municipio de Tunja es una entidad certificada y tiene constituida bolsa común, no existe claridad frente al procedimiento y destino de los recursos no ejecutados en cada vigencia, sus rendimientos ni manejo presupuestal en las posteriores vigencias, los cuales según los lineamientos del Plan de Alimentación Escolar a través del parágrafo del artículo 2.3.1.10.3.7 del decreto 1852 del 2015. “Los recursos asignados por el

Ministerio de Educación Nacional que queden sin ejecución al cierre de la vigencia, podrán ser

utilizados con la destinación que establezca el Ministerio para la ejecución del PAE”. Así mismo, Llama la atención que en el presupuesto del Municipio al 31 de diciembre de 2017, se emita una orden de pago por el valor restante del contrato, sin tener en cuenta que dineros se deben al contratista y cuales se dejaron de ejecutar, por lo tanto al verificar los compromisos de ese rubro presupuestal no es coherente con la realidad. La anterior situación, induce en error a la Contraloría, en el momento de rendir información que no es la real a los diferentes entes que lo solicitan; corriendo el riesgo de configurarse acciones de tipo sancionatorio para este ente de control. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Esta observación hace referencia a que se emite una orden de pago por el valor restante del contrato, sin tener en cuenta que dineros se debían al contratista, es de señalar al Grupo Auditor que en el momento en que se realizó esta auditoria el equipo apoyo a la supervisión y la supervisora del Contrato se encontraban revisando la cuenta presentada por el operador para determinar el valor real a cancelar al contratista. Una vez revisada la cuenta es de precisar que se realizó el acta de liquidación y recibo a satisfacción por la suma de $746.080.740 que corresponde al valor de las raciones realmente entregadas.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que según comprobante de egreso se realizó el pago por el valor de las raciones realmente entregadas, se anexa comprobantes de egreso y acta de liquidación y recibo a satisfacción.


La respuesta dada por la entidad, no desvirtúa la observación, de las evidencias allegadas en el desarrollo de la auditoria, se observa que se emitió una orden de pago el día 29-12-2017, y que sin embargo, fue ajustada en el mes de marzo del 2018, una vez se liquidó el contrato, por lo anterior, se mantiene la observación para que sea incluida en el plan de mejoramiento, y se configura un hallazgo ADMINISTRATIVO.

RACIONES CONTRATO 1212-2017. CUPO PRIMARIA

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR TOTAL

INDUSTRIALIZADA 4529 1720 60 $ 467.392.800

PREPARADA 4946 2130 60 $ 632.098.800

TOTAL TITULARES 9475 $ 1.099.491.600

9804

CUPO SECUNDARIA.

TIPO DE COMPLEMENTO

NUMERO DE RACIONES

VALOR RACION

DIAS VALOR TOTAL

INDUSTRIALIZADA 4930 $ 2.140 60 $ 633.012.000

PREPARADA 4544 $ 2. 440 60 $ 665.241. 600

TOTAL TITULARES

9454 $ 1.298.253.600

$ 2.397.745.000

RECURSOS CONTRATO 1212-2017

20172951 2017/09/01 2.1.1.06.03.07.02.06.01 - ALIMENTACIÓN ESCOLAR

$45.016.637 430. S.G.P. RENDIMIENTOS OTRAS VIGENCIAS.

20172951 2017/09/01 2.1.1.06.03.08.01.01.01 - ALIMENTACIÓN ESCOLAR

$239.077.962 420. S.G.P. ONCE DOCEAVA. PAGADO 31 /08/2017.

20172951 2017/09/01 2.1.1.03.03.08.01.01.01 - FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN PROYECTOS DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR$1.060.041.309. RECURSOS PROPIOS.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





RECURSOS PROPIOS SE COMPROMETIERON $ 1.060.041.308 Y SE PAGARON SOLAMENTE $ 77.768.023.50

20172951 2017/09/01 2.1.1.06.03.08.01.02.01 - Alimentación Escolar $59.649.744

420. S.G.P. ONCE DOCEAVA. 31/08/2017

20172951 2017/09/01 2.1.1.10.03.08.02.09 - AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ Y EL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA BRINDAR ALIMENTACIÓN ESCOLAR A LOS ESTUDIANTES MATRICULADOS EN INSTITUCIONES EDUC $993.959.548. GOBERNACION DE BOYACA.

CONTRATOS SIN OBSERVACIONES: 2.2.1. CONTRATO 520.2017

OBJETO

ADQUISICION DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, IMPRESORAS, SORTWARE OFIMATICO Y ELEMENTOS TECNOLOGICOS PARA FORTALECER LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL.

VALOR $527.806.274.00


CONTRATISTA TECNOPHON COLOMBIA SAS

900741497


SUPERVISIÓN WILSON LOPEZ TORRES.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 27 DE MARZO DEL 2017

ACTA DE INICIO 04 DE ABRIL DEL 2017

ACTA DE TERMINACION 18 DE MAYO DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION 18 DE MAYO DEL 2017


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de selección abreviada, subasta inversa, en los términos del artículo 2.2.1.2.1.1.1. Del decreto 1082 del 2015, se presentaron pluralidad de oferentes.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






De acuerdo a las evidencias del contrato y las facturas de venta, los elementos fueron suministrados, se realizó visita especial para verificar la entrada de elementos. Se verificaron y allegaron por parte del Almacén general, evidencias del 100 % de la ejecución del contrato, facturas de venta, y una relación de inventario de salida de cada uno de los equipos adquiridos, en donde se encuentra establecido a que sectorial fueron entregados.

2.2.2 CONTRATO 1436-2017

OBJETO SUMINISTRO DE MATERIAL ELECTRICO PARA INSTALACIONES ELECTRICAS E ILUMINACION DEL PATINODROMO DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR $408.921.393.00


CONTRATISTA

COMERCIALIZADORA E IMPORTADORA SAS

900701570


SUPERVISIÓN CESAR DAVID LOPEZ ARENAS.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 23 DE NOVIEMBRE DEL 2017





LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de subasta inversa, el comité evaluador, cambio las condiciones técnicas del contrato.


El contrato se realizó en los términos estipulados en el contrato, existen evidencias a través de las entradas del almacén de los elementos, facturas e informes del contratista y facturas de entrega.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.2.3. CONTRATO 525-2017

OBJETO

ADQUISICIÓN DE LICENCIAS MICROSOFT WINDOWS , OFFICE , SERVER Y SQL SERVER, CON EL FIN DE DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LAS LEYES NACIONALES Y CONTAR CON UNA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA COMPLETA MENTE LICENCIADA EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

VALOR $390.891.041.00


CONTRATISTA

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA

800058607


SUPERVISIÓN WILSON LOPEZ PEREZ.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 30 DE MARZO 2017

ACTA DE INICIO 31 DE MARZO 2017

ACTA DE TERMINACION 17 DE ABRIL DEL 2017.

ACTA DE LIQUIDACION NO SE ENCONTRO ACTA DE LIQUIDACION.


LEGALIDAD El contrato se realizó a atraves de compraventa, en bolsa de productos, de Colombia Compra eficiente.


El contrato se realizó a través de orden de compra con lo establecido en el acuerdo marco de productos y servicios MICROSOF- CCE-260 -1- AMP. 2015.

2.2.4 CONTRATO 665- 2017

OBJETO SUMINISTRO DE PAQUETES NUTRICIONALES PARA FORTALECER EL SEGUIMIENTO Y


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





ACOMPAÑAMIENTO A LOS NIÑOS Y NIÑAS DE 0 A 5 AÑOS EN CONDICIÓN DE DESNUTRICIÓN Y PARA NIÑOS QUE SE ENCUENTRAN EN CONDICION DE TRABAJO INFANTIL DENTRO DEL PROGRAMA ELIMINANDO BRECHAS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA.

VALOR $286.509.683.00


CORPORACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS SOCIALES.

900511849

PLAZO DE EJECUCIÓN 6 MESES

SUPERVISIÓN RUBY ASTRID PEREZ.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 29 DE JUNIO DEL 2017

ACTA DE INICIO 29 DE JUNIO DEL 2017


ACTA DE LIQUIDACION EL CONTRATO AUN NO ESTA LIQUIDADO.


LEGALIDAD

El contrato se suscribió atraves de subasta inversa, en los términos del artículo 2.2.1.21.2.2.del decreto 1082 del 2015, al procesos contractual se presentaron dos oferentes, el contrato se cumplió en los términos del cronograma establecido.


En cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2017, frente a la falta de evidencias de la entrega a los beneficiarios del programa, el Municipio de Tunja, allego a través de los formatos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja, planillas de entrega de los beneficiarios, correspondientes a 6 entregas; en el desarrollo de la auditoria se allegaron la totalidad de las evidencias de la entrega de los paquetes nutricionales a través de ocho planillas de entrega, la última entregada el día 14 de diciembre del 2017, en cumplimiento de la totalidad ejecución del contrato.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.2.5.CONTRATO 1542- 2017

OBJETO

COMPRAVENTA DE MEDIOS LOGISTICOS CON EL PROPOSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES PREVENTIVAS, DISUASIVAS, DE CONTROL PROPENDIENDO POR LA SEGURIDAD VIAL Y EN GENERAL POR EL FORTALECIMIENTO DE LAS CONDICIONES NECESARIAS DE MOVILIDAD Y SEGURIDAD, DANDO CUMPLIMENTO AL COMPROMISO HECHO POR LA ALCALDIA MEDIANTE CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NO. 034 DE 2016 CELEBRADO ENTRE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Y LA POLICIA NACIONAL.

VALOR $121.520.000.00


CONTRATISTA

ABRAHAM SUAREZ RODRIGUEZ

6763529


SUPERVISIÓN JOHN ALEXANDER HERRERA BENAVIDES.



ACTA DE TERMINACION

EL CONTRATO SE SUSPENDIO Y REINICIO A PARTIR DEL 09 DE ENERO Y SE PRORROGO UN MES

ACTA DE LIQUIDACION 21 DE ABRIL DEL 2018


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de subasta inversa, se presentaron 2 oferentes. El cronograma establecido en el proceso se cumplió, se adjudicó en los términos establecidos en el artículo 2.2.1.2.1.2.2. del decreto 1082 del 2015.


Se realizó visita especial a la Secretaria de tránsito y transporte del Municipio de Tunja, el día 09 de abril del 2018, con el fin de verificar el avance de ejecución del contrato, de lo cual se tiene que el contrato se ejecutó en el 100 %, se allego por parte de la Secretaria de Transito,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





entrada de almacén de elementos recibidos según factura 6822, No 15539 de fecha 28 de Marzo del 2018, acta de liquidación de fecha 21 de marzo del 2018.

2.2.6 .CONTRATO 1561- 2017

OBJETO

SUMINISTRAR EQUIPOS SATELITALES DE NAVEGACION GLOBAL GNSS, COMO SON ANTENAS DE RECEPCION DE INFORMACION, RECEPTORES DE INFORMACION Y ACCESORIOS DE CEORREFERENCIACION Y TOPOGRAFIA, NECESARIOS PARA EL NORMAL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES TECNICAS, PREVISTAS EN LA REVISION GENERAL DEL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DE LA CIUDAD DE TUNJA.

VALOR $215.525.000.00


CONTRATISTA

GALILEO INSTRUMENTS SAS.

900393949





ACTA DE TERMINACION 29 DE DICIEMBRE DEL 2017.



LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de selección abreviada. Subasta inversa, las etapas del proceso contractual se encuentran desarrolladas de acuerdo al cronograma, El contrato de suministros se perfecciono atraves del Compraventa.


Hay evidencias de la ejecución del contrato, como factura de venta, informe del Contratista y supervisión, entrada de almacén de los elementos- 2017-0000337.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2.2.7. CONTRATO 1060- 2017

OBJETO SUMINISTRAR LOS SERVICIOS DE LIMPIEZA, ASEO Y DESINFECCION EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR

$75.856.272.00


CONTRATISTA SMR EL RESPLANDOR S.A.S.

900019714

PLAZO DE EJECUCIÓN 4 MESES Y 15 DIAS.

SUPERVISIÓN ALVARO GARCIA MORENO.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 15 DE AGOSTO DEL 2017

ACTA DE INICIO 16 DE AGOSTO DEL 2017




LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Selección abreviada, se cumplió con el principio de selección objetiva y publicidad de la contratación, se presentaron dos proponentes.


Se realizaron cuatro actas de pago, avaladas por la supervisión del contrato, mediante acta de liquidación de fecha 29 de diciembre del 2017, la supervisión del contrato, avalo la ejecución del 100% del contrato.

2.2.8.CONTRATO 1074-2017

OBJETO CONTRATAR UN PRESTADOR DE SERVICIOS QUE EJECUTE EL PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL A 150 FAMILIAS


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





VULNERABLES DE LA CIUDAD DE TUNJA CON EL FIN QUE GARANTICEN EL AUTOCONSUMO Y LA GENERACION DE INGRESOS.

VALOR $98.855.000.00


CONTRATISTA

DECAMPO SAS

900696157

PLAZO DE EJECUCIÓN 4 MESES Y 15 DIAS.



ACTA DE INICIO 18 DE AGOSTO DEL 2017.

ACTA DE TERMINACION

EL CONTRATO SE SUSPENDIO 26 DE DICIEMBRE DEL 2017. HASTA EL 10 DE ENERO DEL 2018. 90 DIAS

ACTA DE LIQUIDACION EL CONTRATO SE PRORROGO POR NOVENTA (90) DIAS. SE ENCUENTRA EN EJECUCION.


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Selección abreviada, se cumplió con el principio de selección objetiva y publicidad de la Contratación, se presentó pluralidad de oferentes.


Mediante acta No 01, la supervisión del contrato, aprobó pago por valor de $69.198.500, equivalente al 30 % de avance del contrato, el contrato fue suspendido a partir del 26 de diciembre y hasta el 10 de enero del 2018, por el termino de 90 días, por temporada de fin año, y la imposibilidad de reunir a los beneficiarios del programa, y la segunda suspensión , por 15 días a partir del 12 de abril del 2018, , por la temporada de invierno, el contrato se encuentra en ejecución.

2.2.9. CONTRATO 843 -2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





OBJETO

SUMINISTRAR EL SERVICIO DE IMPRESION PUBLICITARIA PARA DIFERENTES PIEZAS INFORMATIVAS CON EL PROPSITO DE DIFUNDIR LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ENFOCADOS AL POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.

VALOR $47,600,000.00


CONTRATISTA CONSORCIO ARTE MUISCA 2017

901101104


SUPERVISIÓN ANGELA ALEXANDRA QUINTERO BUENO.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 27 DE JULIO DEL 2017

ACTA DE INICIO 28 DE JULIO DEL 2017




LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Selección abreviada, se cumplió con el principio de selección objetiva y publicidad de la Contratación, se presentó pluralidad de oferentes,


Entrada al almacén Números 2017000575. Y 2017000120. El contrato fue ejecutado de acuerdo al acta parcial número 01, y acta de liquidación, así como los informes de supervisión e informes del contratista, igualmente existen evidencias fotográficas.

2.2.10. CONTRATO 613 -2017

OBJETO SUMINISTRO DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO, ESCANEADO Y FOTOPLANO EN GRAN FORMATO,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





EMPASTE Y ANILLADO PARA EL MUNICIPIO DE TUNJA Y SUS DEPENDENCIAS.

VALOR $ 38.775.200


CONTRATISTA JAVIER ALVARO PEREZ

6775753

PLAZO DE EJECUCIÓN 30 DE MAYO AL 19 DE DICIEMBRE DEL 2017.

SUPERVISIÓN DORA ESMERALDA SERNA SANCHEZ. G

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 30 DE MAYO DEL 2017

ACTA DE INICIO 30 DE MAYO DEL 2017




LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de Selección abreviada, se cumplió con el principio de selección objetiva y publicidad de la contratación, se presentaron dos oferentes.


Entrada al almacén Números 2017000575. Y 2017000120. El contrato fue ejecutado de acuerdo al acta parcial número 01, y acta de liquidación, así como los informes de supervisión e informes del contratista, igualmente existen evidencias fotográficas.

2.2.11 CONTRATO 604 -2017

OBJETO

ORDENDE COMPRA 17369 ADQUISICION DE CAMPERO TIPO CAMIONETA 4X2 GASOLINA PARA EL ESTEBLECIMIENTO PENITECIARIO DE MEDIA SEGURIDAD Y CANCELARIO DE TUNJA EN EL MARCO DEL CONVENIO DE INTEGRACION DE SERVICIO 370 DE 2016 PLAZO UN MES.

VALOR $ 68.232.536.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA SOCIEDAD DE FABRICACIÓN DE AUTOMOTORES S.A.

8600257923


SUPERVISIÓN FABIO ARMANDO MARTINEZ VILLAMIL

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO ORDEN DE COMPRA 19 -05-2017.

ACTA DE INICIO 19 DE MAYO DEL 2017

ACTA DE TERMINACION 18 DE AGOSTO DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION 18 DE AGOSTO DEL 2017

PUBLICACION EN EL SECOP

El proceso se llevó a cabo a través de compra bolsa de productos, Colombia compra eficiente.

LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo atraves de una orden de compra, para adquirir un vehículo, de conformidad con el convenio 370 del 2016, cuyo objeto es contribuir al funcionamiento del establecimiento y penitenciario de mediana seguridad y carcelario de Tunja con el fin de recibir personas sindicadas en detención preventiva y condenadas por contravenciones.


Existen evidencias de la orden de compra a la empresa SOFASA S.A. , existe factura de compra, existen informes de supervisan de los resultados de la orden de compra, evidencias fotográficas del vehículo, certificación de la entrega del vehículo, en los términos del convenio al IMPEC.

2.2.12. CONTRATO 382-2017

OBJETO

SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE SALA DE CONTROL TELEMATICA DESTINADA A APOYAR LA GESTION DE LA SUBDIRECCION SECCIONAL DE LA POLICIA JUDICIAL CTI-BOYACA, APROBADAS MEDIANTE ACTAS 002 DEL 2016 APROBADA POR EL COMITE TERRITORIAL DE ORDEN PUBLICO EN DESARROLLO DE LA POLITICA INSTITUCIONAL LA SEGURIDAD NO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





SE PUEDE PERDER' 'SEGURIDAD MODERNA'TUNJA EN EQUIPO.

VALOR $217.803.285.00


CONTRATISTA FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA S.A.S.

800130904

PLAZO DE EJECUCIÓN 6 MESES.


FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 10 DE FEBRERO DEL 2017

ACTA DE INICIO 20 DE FEBRERO DEL 2017

ACTA DE TERMINACION

EL CONTRATO FUE SUSPENDIDO HASTA EL 09 DE JUNIO DEL 2017.



LEGALIDAD El proceso contractual se llevó a cabo atraves de selección abreviada de Menor Cuantía.


Existen evidencias de la ejecución del contrato de suministros, informes de supervisión, informe de entrega de los elementos, entradas y salidas del almacén del Municipio de Tunja.

2.2.13. CONTRATO 890 - 2017

OBJETO

ORDEN DE COMPRA 19194 POR TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO. ADQUISICION DE DOS 2 CAMIONETAS CAMPERO TIPO CAMIONETA 44 GASOLINA PARA LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SUBDIRECCION SECCIONAL DE POLICIA JUDICIAL CTI TUNJABOYACA EN EJECUCION DE RECURSOS DEL FONSET DE CONFORMIDAD CON ACTA 02 DE 29032017 EBI 00932017 PLAZO SESENTA DIAS.

VALOR $ 170.390.081.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA

AUTOMAYOR S.A

860034604

PLAZO DE EJECUCIÓN 3 MESES




ACTA DE TERMINACION 20 DE OCTUBRE DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION 20 DE OCTUBRE DEL 2017


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo, con base en orden de compra cuya justificación se encuentra determinada en el proyecto radicado del 07 de julio del 2017, del CTI, y para efectos de ejecutar recursos del FONSET, y acordado mediante acta número 02 del 29 de marzo del 2017, emitida por el comité, siendo uno de los integrantes el Municipio de Tunja, el cual busca fortalecer las acciones en equipo de la fuerza pública y entidades de control en la consecución de la seguridad y convivencia ciudadana del Municipio de Tunja.


Existe orden de compra 19194 de dos camionetas Chevrolet 4x4 para la fiscalía general de la Nación, factura de venta 12698 y 12699, entradas al almacén, evidencias fotográficas.

2.2.14. CONTRATO 738 - 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE MOBILIARIO DOTACIONES PEDAGGICOS SILLAS MESAS PARA EL GRADO PRESCOLAR Y PRIMERO DE BASICA PRIMARIA DE 10 INSTITUCIONES EDUCATIVA OFICIALES DE LA CIUDAD DE TUNJA.EBI 00392017.PLAZO HASTA EL 25 DE AGOSTO.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





VALOR $160.416.655.00


CONTRATISTA PROVIDER CIA S.A.S.

805006536

PLAZO DE EJECUCIÓN UN MES Y 15 DIAS.

SUPERVISIÓN CLAUDIA PATRICIA RIVERA

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 14 DE JULIO DEL 2017


ACTA DE TERMINACION 25 DE AGOSTO DEL 2017



LEGALIDAD

Orden de compra número 18786 suministro de mobiliario dotación pedagógico (sillas y mesas) para el grado preescolar y primero de básica primaria de 10 instituciones educativas oficiales de la ciudad de Tunja.


Existen evidencias de la entrega de los suministros a cada una de las instituciones educativas, en virtud de lo establecido en los estudios previos, a través de entrega de planillas. Entradas del almacén números 2017 0089

2.2.15. CONTRATO 666- 2017

OBJETO

PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LOS EQUIPOS ELECTRÓNICOS QUE HACEN PARTE DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA CON EL RESPECTIVO SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE LOS REPUESTOS REQUERIDOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





VALOR $59.963.327.00


CONTRATISTA . COMPUCENTRO S.A.S

8000874016

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

SUPERVISIÓN WILSON LOPEZ TORRES.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 16 DE JUNIO DEL 2017.

ACTA DE INICIO 14 DE JULIO DEL 2017.

ACTA DE TERMINACION HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017



LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada en donde se presentaron dos oferentes. El proceso contractual se realizó en los términos del cronograma.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, actas parciales de seguimiento y recibo a satisfacción por el supervisor del contrato, facturas de venta del contratista.

2.2.16. CONTRATO 1407- 2017

OBJETO

ADQUISICION Y COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO A TODO COSTO, CON LICENCIAS DE OFFICE 2016 Y WINDOWS 10, Y UN PROCESO DE APROPIACION FORMATIVO QUE PERMITA LA ADECUADA UTILIZACION DE LOS MISMOS, PARA FORTALECER, LA SECRETARIA DE EDUCACION Y 10 SALAS DE INFORMATICA DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES EN EL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR $245.675.140.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA . COMPUCENTRO S.A.S

8000874016


SUPERVISIÓN WILSON LOPEZ

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 03 DE NOVIEMBRE DEL 2017





LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada en donde se presentaron dos oferentes, a través de subasta inversa. Se realizó modificatorio al Contrato de fecha 14 de diciembre del 2017.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, actas parciales de seguimiento y recibo a satisfacción por el supervisor del contrato, facturas de venta del contratista. Entradas al almacén del Municipio 2017000711 y 2017000245.

2.2.17. CONTRATO 1410- 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE 127 CHAQUETAS REFRACTIVAS SEGUN NORMA ET PN 0190 A8 Y 40 PARES DE BOTAS TIPO MOTOCROSS SEGUN NORMA ET PN 191 A1 , CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO AL PACTO CELEBRADO DENTRO DE ACCION POPULAR 15001333300220150001500 APROBADO POR EL JUZGADO SEGUNDO ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO DE TUNJA.

VALOR $59.338.815.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA

DISMOTOS PM EU

900050616


SUPERVISIÓN JHON ALEXANDER HERRERA BENAVIDES.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 03 DE NOVIEMBRE DEL 2017





LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada en donde se presentaron 4 oferentes, a través de subasta inversa presencial. El proceso contractual se llevó a cabo en los términos del cronograma establecido.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, acta de entrega del contratista, evidencias fotográficas de los elementos, oficio dirigido por la Policía Nacional, al Secretario de Tránsito y transporte de Tunja, informando que fueron recibidos los elementos en virtud del cumplimiento del convenio 04 del 2011, de fecha 01 de febrero del 2018.

2.2.18. CONTRATO 766 - 2017

OBJETO SUMINISTRAR EL SERVICIO DE IMPRESION PARA LOS DIFERENTES FORMATOS Y PAPELERIA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDA MAYOR DE TUNJA.

VALOR $78. 854.173.00 ADICION $ 22.324.400= $ 101.178.573.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA

EDITORIAL ARTES GRAFICAS

820002946

PLAZO DE EJECUCIÓN 31 DE DICIEMBRE DEL 2017.

SUPERVISIÓN DORA ESMERALDA SERNA SANCHEZ.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 18 DE JULIO2017





LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada en donde se presentaron 9 oferentes, a través de subasta inversa presencial. El proceso se llevó a cabo en los términos de la ley, se dio cumplimiento al cronograma establecido en el proceso contractual.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, acta de entrega del contratista, entradas al almacén.

2.2.19. CONTRATO 889 -2017

OBJETO

SUMINISTRO DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA LOS VEHCULOS, MAQUINARIA AMARILLA, DE TRANSPORTE, CARGA, EQUIPOS MENORES Y MOTOCICLETAS QUE CONFORMAN EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR $160. 000.000.00 $ 20.000.000 = $ 180.000.000.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA

JOSE GUSTAVO ALVAREZ

4170379


SUPERVISIÓN DORA ESMERALMDA SERNA SANCHEZ.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 02 DE AGOSTO 2017

ACTA DE INICIO 04 DE AGOSTO 2017




LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada en donde se presentaron 9 oferentes, a través de subasta inversa presencial. El proceso se llevó a cabo en los términos de la ley.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, se suscribieron 3 actas parciales de pago, por parte dela supervisión del contrato, y acta de liquidación la supervisión ejecución del contrato 100 %.

2.2.20. CONTRATO 1151- 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ADMINISTRACION CENTRAL, SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA, SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Y SECRETARIA DE PROTECCION SOCIAL.

VALOR

$67.274.409.00 $ 10.000.734.= $ 77.275.143



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA

TRANSPORTES LOS MUISCAS S.A.

891901450


SUPERVISIÓN JENNY CAROLINA SUAREZ MESA.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 25 DE AGOSTO DE 2017

ACTA DE INICIO 01 DE SEPTIEMBRE DE 2017




LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada subasta inversa, presencial. El proceso se llevó a cabo en los términos de ley. Se presentaron dos oferentes al proceso.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, el contrato fue adicionado en el mes de diciembre de acuerdo a las actas parciales e informe de supervisión el contrato se ejecutó y de las aclaraciones realizadas para el pago al contratista, quedo un saldo sin ejecutar de $ 672.773.

2.2.21 .CONTRATO 1127- 2017

OBJETO

CONTRATAR LA ELABORACION Y SUMINISTRO DE VALLAS PARA LA POLICIA METROPOLITANA DE TUNJA CON LA FINALIDAD DE GARANTIZAR LA SEGURIDAD Y LA TRANQUILIDAD CIUDADANA EN EJECUCION DE LOS RECURSOS DEL FONSET EN CUMPLIMIENTO DEL ACTA NO. 02 DE 29 DE MARZO DE 2017 DEL COMITE DE ORDEN PUBLICO FONSET.

VALOR $121. 520.000.00 $ 60.665.150.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





CONTRATISTA ABRAHAM SUAREZ RODRIGUEZ

6763529

PLAZO DE EJECUCIÓN 2 MESES. SE PRORROGO UN MES.

SUPERVISIÓN FABIO ARMANDO MARTINEZ VILLAMIL.

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 23 DE AGOSTO 2017

ACTA DE INICIO 01 DE SEPTIEMBRE 2017

ACTA DETERMINACION 30 DE NOVIEMBRE DEL 2017

ACTA DE LIQUIDACION 30 DE NOVIEMBRE DEL 2017


LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través de selección abreviada subasta inversa presencial. Se presentaron tres oferentes al proceso y las etapas se desarrollaron de acuerdo al cronograma establecido.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, el contrato fue adicionado, existen entradas al almacén de las 150 vallas,

2.2. 22 .CONTRATO 1101 - 2017

OBJETO

ADQUISICION DE POLIZAS DE SEGUROS PARA AMPARAR LOS BIENES INMUEBLES, MUEBLES Y DEMAS INTERESES ASEGURABLES Y AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER RESPONSABLE EL MUNICIPIO DE TUNJA Y DEMAS POLIZAS QUE SE REQUIERAN.

VALOR $268.146.130.00


CONTRATISTA LA PREVISORA S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS.

860002400


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02







FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 18 DE AGOSTO DEL 2017.


ACTA DETERMINACION 18 DE SEPTIEMBRE DEL 2017



LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada subasta inversa, presencial. Se presentaron dos oferentes al proceso, y las etapas se desarrollaron de acuerdo al cronograma establecido.


Existen evidencias de la ejecución, del cubrimiento de las pólizas.

2.2.23. CONTRATO 1102 - 2017

OBJETO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANTA FISICA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA.

VALOR $71.833.764.00


CONTRATISTA

ZULMA YANETH MEDINA RUIZ

40037013


SUPERVISIÓN AURA CLEOTILDE LEAL COCUNUBO.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 18 DE AGOSTO DEL 2017



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





ACTA DETERMINACION 29 DE AGOSTO DEL 2017



LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada subasta inversa, presencial. El proceso se llevó a cabo en los términos de la ley. Se presentaron 7 oferentes al proceso.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, entradas al almacén Números 20170091, el responsable de los elementos de aseo- Secretaria Administrativa.

2.2.24.CONTRATO 1541 - 2017

OBJETO

ORDEN DE COMPRA 23557 DEL 13122017 SUMINISTRO DE CONSUMIBLES DE IMPRESION PARA ATENDER LAS NECESIDADES DE LA SECRETARIA DE EDUCACION, SECRETARIA DE HACIENDA Y DE LAS MAS DEPENDENCIAS DE LA AL ALCADIA DE TUNJA.

VALOR $34.599.116.00


CONTRATISTA FORMACON

830006800-4



SUSCRIPCION DEL CONTRATO 13 DE DICIEMBRE 2017

ACTA DE INICIO 14 DE DICIEMBRE 2017





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través selección abreviada subasta inversa, presencial. El proceso se llevó a cabo en los términos de la ley. El proceso se realizó a través de orden Compra, para la adquisición de estos productos se llevara a través de ordenes por catálogo derivados de acuerdo macro de procedimientos de adquisición en bolsas de productos. Orden de compra Numero 23557.


Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, entrada al almacén Números 2017000262 y 2017000263 y salida del almacén 2017000723 y 2017000722.

2.2.25. CONTRATO 151 - 2017

OBJETO

SERVICIO DE APOYO LOGISTICO Y OPERATIVO PARA EJECUTAR LA ESTRATEGIA DE ENTORNOS SEGUROS EN EL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR 32.976.567.00


CONTRATISTA BLUE EVENTOS M&B 900996902-7



FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO 16 DE NOVIEMBRE 2017

ACTA DE INICIO 21 DE NOVIEMBRE 2017




LEGALIDAD

El proceso se llevó a cabo a través de selección de mínima cuantía, se presentaron dos oferentes, el proceso de selección se llevó a cabo de acuerdo al cronograma establecido.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






Existen evidencias de la entrega de los elementos a suministrar, factura de venta, entradas al almacén Números 2017000195 y evidencia fotográfica.

2.2.26. CONTRATO 1150-2017

OBJETO

CONTRATAR LA COMPRA, INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE TRES 3 ASCENSORES NUEVOS Y EL DESMONTE DE LOS EXISTENTES PARA EL EDIFICIO MUNICIPAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA.

VALOR $ 568.361.476.


CONTRATISTA ALVARO NIÑO CORTES

19229812

PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017-90 DIAS HASTA EL 01 DE MAYO DEL 2018.

SUPERVISIÓN RAFAEL MATEUS GOMEZ –JOSE CRISANTO RAMIREZ MORA.

PAGOS

$ 284. 180. 738.00. ANTICIPO.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO 25 DE AGOSTO DEL 2017.

ACTA DE INICIO 13 DE SEPTIEMBRE DEL 2017.

ACTA DE TERMINACION SE ENCUENTRA EN EJECUCION

ACTA DE LIQUIDACION SE ENCUENTRA EN EJECUCION.


LEGALIDAD

El proceso contractual se llevó a cabo a través de licitación pública, en los términos del artículo 2.2.1.2.1.1.1. Del decreto 1082 del 2015, se presentaron pluralidad de oferentes.


Se realizó visita especial a las instalaciones de la Alcaldía de Tunja, con el fin de verificar el avance de ejecución del contrato. Visita que fue atendida por los supervisores del contrato, como avance de obra, se encontró el desmonte de maquinaria, equipos, puertas y demás. Se tomó registro fotográfico, del desmonte de uno de los ascensores, el otro ascensor aún se encuentra en uso, El contrato se


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





encuentra suspendido desde el 10 de abril del 2018, porque en la etapa de pruebas que se realizó se encontró que no estaban dentro del contrato, la construcción de acometidas eléctricas, ( norma RETIE), se tomó registro fotográfico igualmente , de los materiales y bienes adquiridos, los cuales de acuerdo a las evidencias e información de supervisión, ya fueron entregados por el contratista en su totalidad, y se encuentran en las instalaciones de la Alcaldía de Tunja, situación corroborada en el informe de supervisión técnica solicitado en la visita y allegado en dos folios.

2.2.27 .CONTRATO 1529- 2017

OBJETO

SUMINISTRO Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE MOBILIARIO Y SISTEMA DE CABLEADO ESTRUCTURADO QUE REQUIERE EL CENTRO DE PROTECCION A PERSONAS, MUNICIPIO DE TUNJA EN EJECUCION DE LOS RECURSOS DEL FONSET EN CUMPLIMIENTO DEL ACTA NO. 02 DE 29 DE MARZO DE 2017 DEL COMITE DE ORDEN PUBLICO FONSET.

VALOR $227.682.335.00


CONTRATISTA FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA S.A.S.

800130904


SUPERVISIÓN FABIO ARMANDO MARTINEZ





PUBLICACION EN EL SECOP

El CONTRATO SE ENCUENTRA PUBLICADO EN EL SECOP.

LEGALIDAD El proceso contractual se llevó a cabo a través de selección abreviada de menor cuantía, se presentó un solo oferente,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





el proceso contractual se desarrolló de acuerdo a lo estipulado en el cronograma.


Las entradas y salidas del almacén suman un valor de $ 192.732.260, se encuentra acta de liquidación por valor de $ 227. 682.335, de acuerdo al reporte de pagos, realizado a través del sistema SIRECT, se ordenaron tres pagos c/u por $ 81.579.855, $ 91.466.744.54 $ 636.735 respectivamente, que suman un total de $ 227. 682. 335, cancelados en el año 2018.

RENDICION DE LA CUENTA De acuerdo a los lineamientos planteados a través del memorando de asignación frente a la oportunidad, y confiabilidad de la información reportada a través del sistema de rendición electrónica, SIRECT, de acuerdo a los establecido en la resolución 175 del 2013, y en relación a los contratos de suministro suscritos en la vigencia 2017, se tiene que el Municipio de Tunja suscribió de acuerdo a la muestra 141 contratos de suministro en la vigencia 2017. Para efectos de verificar la oportunidad y confiablidad de la muestra seleccionada, se revisaron los formatos F 20_13 A y el sistema SIA. OBSERVA. Dando como resultado la siguiente observación:

OBSERVACION No 16. RENDICION DE LA CUENTA.

Para efectos de verificar la oportunidad y confiabilidad de la información, se revisaron los contratos de la muestra seleccionada en los formatos F. 20_ 13 A. y el sistema SIA-OBSEVA, cotejando los contratos reportados en los dos sistemas, de lo cual se observó que algunos contratos no fueron reportados en el sistema SIA, vigencia 2017- formato F: 20 13A., y que se relacionan de la siguiente manera. Contrato 1212- 2016: objeto: suministro de complemento alimentario, plan de alimentación escolar, el cual se llevó a cabo atraves de proceso licitatorio 06-2016. Contrato 1446-2016: objeto. Suministro de dotación consistente en vestido y calzado para funcionarios del Municipio de Tunja, en los términos del decreto 1978 de 1978. Contrato 843-2016: objeto. Suministro de servicio de impresión publicitaria de diferentes piezas normativas de los proyectos. En la plataforma SIA-OBSERVA. Contrato 1212-2016, no se reporta la adición por valor de $ 912.323.486. Con lo anterior el Municipio de Tunja incumple los lineamientos establecidos en la resolución 175 del 2013, articulo 70 de la resolución 111 del 2015, frente a la calidad de la información reportada. Observación con incidencia ADMINISTRATIVA Y SANCIONATORIA.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





RESPUESTA DE LA ENTIDAD La Entidad se permite manifestar que los Contratos No. 1212 de 2017, 1446 de 2017 y 843 de 2017 se encuentran reportados tanto en la Plataforma SIA OBSERVA y SIA CONTRALORÍA. Es de indicar que en la Plataforma SIA OBSERVA se rindieron los contratos 1212 de 2017, 1446 de 2017 y 843 de 2017 cumpliendo el término establecido en el Artículo Segundo de la Resolución 111 de 2015, como se evidencia en los anexos de pantalla del SIA Observa, donde se encuentra:

- Contrato 843/2017 se reportó durante la rendición de información correspondiente al mes de Julio de 2017. - Contrato 1212/2017 se reportó durante la rendición de información correspondiente al mes de septiembre de 2017. - Contrato 1446/2017 se reportó durante la rendición de información correspondiente al mes de noviembre de 2017.

Así mismo, la Entidad se permite informar que en la Plataforma SIA CONTRALORIA estos contratos fueron reportados el día 20/02/2018 en el Formato 201714_F20_13B_AGR de la siguiente manera:

- A fila 11 y 12 se encuentra registrado el contrato 843 cuyo contratista es el Consorcio Arte Muisca 2017. - A fila 17 y 18 se encuentra registrado el contrato 1212 cuyo contratista es la Unión Temporal Tunja en Equipo 2017. - A fila 36 y 37 se encuentra registrado el contrato 1446 cuyo contratista es Unión Temporal BHR – MG

Es de indicar que estos contratos se encuentran dentro del formato 201714_F20_13B_AGR, toda vez que en el instructivo de diligenciamiento de formatos de la Contraloría Municipal de Tunja para el formato F20_13A_AGR (Formato de Contratación – Completo) establece que en caso de consorcios y uniones temporales esta información debe ser relacionada en el formato F20_13B_AGR. Finalmente es de indicar que en la plataforma SIA Observa no se reportó adicional del Contrato No. 1212 de 2017, toda vez que este no tienen ningún adicional, para lo cual se anexa pantallazo de SECOP donde se evidencia en los documentos del proceso que no se relaciona adicional. Lo anterior permite evidenciar que se cumplió con el principio de publicidad y se garantizó la función de control. De acuerdo a lo anterior se solicita muy respetuosamente al Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se levante esta observación toda vez que el municipio de Tunja dio cumplimiento al principio de publicidad y se garantizó la función de control, para ello se anexa:

- Pantallazos rendición de contratos SIA Observa - Pantallazos rendición de contratos SIA Contraloría - Archivo formato 201714_F20_13B_AGR en donde se encuentran registrados los contratos 847/2017, 1212 de 2017, 1446/2017. - Pantallazo SECOP del Proceso número LP – AMT – 006/2017


Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, que estos contratos fueros rendidos en el formato F20-13B, se levanta la observación.

3. EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO En cuanto a los Contratos de suministro suscritos en la vigencia 2017, la entidad elaboró doce acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento y presentadas el 24 de julio de 2017, de las cuales se presentó un último avance al plan de mejoramiento a través del Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas a corte 10 de enero del 2018. Del análisis al Plan de Mejoramiento se concluye que de los doce (12) hallazgos administrativos, 2 disciplinarios, que quedaron en firme de la auditoría realizada a la contratación vigencia 2017, 11 hallazgos se encuentran cumplidos totalmente y uno tiene un avance correspondiente al 90%. Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos números: 2 (observación 3)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





3 (observación 4) 4 (observación 5) 5 (observación 7) 6 (observación 8) 7 (observación 9) 8 (observación 11) 9 (observación 12) 10 (observación13) 12 (observación15) La acción parcialmente cumplida corresponde al hallazgo número 11 (observación 14). El resultado del 99.93%, se da como resultado de la verificación al cumplimiento de las acciones correctivas de los hallazgos detectados en la auditoría realizada a la vigencia 2016 y que correspondió a doce (12) hallazgos en relación con los contratos de suministros como se evidencia en la matriz de calificación y en los papeles de trabajo.

Grado de cumplimiento

Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos

1

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 11

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

No. acciones cumplidas = Total acciones cumplidas

Total acciones = 11/12= 91.6 %.

Este indicador señala que de las 12 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 11, lo que corresponde a un 91..6%

No. acciones cumplidas = Total acciones parcialmente cumplidas

Total acciones = 1/12 =

8.33%

Este resultado establece que la Entidad dio cumplimiento parcial a 1 acciones, equivalentes a un 8.33%.

Total: avance al plan de mejoramiento en relación con los contratos de suministros = 99. 93 %

4. CUADRO DE CONFIGURACION DE HALLAZGOS.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





En el desarrollo de la presente auditoria se establecieron diez, (10) hallazgos administrativos dos (2) disciplinarios. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal;

OBSERVACION 1. CONTRATO 190-2017. La entidad suscribe contratos al finalizar la vigencia presupuestal vulnerando el principio de planeación, de acuerdo al acta de liquidación de fecha 31 de diciembre del 2017, queda un saldo sin ejecutar de $ 17.802. 997. El Municipio de Tunja incumple los paramentos y deberes establecidos en el principio de planeación y responsabilidad contractual, especialmente frente al planteamiento de las necesidades a satisfacer plasmadas a través de los estudios previos, y frente a las apropiaciones presupuestales que permitan una correcta administración de los recursos públicos. Situación que se corrobora igualmente con la verificación del contrato 1151 del 2017, por valor de $77.275.143, cuyo objeto contractual es igual , y en donde se realiza una adición por valor de $ 10.000.734, de fecha 15 de diciembre del 2017, configurándose posiblemente un fraccionamiento del contrato principal No. 1151 del 2017.

2 OBSERVACION 2: CONTRATO 1373-2017 Se realizaron tres prórrogas al contrato, inicialmente se pactó un contrato por el termino de sesenta días (60) días, y se pactaron tres prorrogas, justificadas en la elaboración, y entrega de los elementos contratados, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, en la planeación de los plazos fijados para la ejecución y cumplimiento del contrato. Finalmente de acuerdo a los documentos subidos al SECOP, el contratista realizo dos entregas: el 50% el día 14 de marzo del 2018, y otra con el acta de liquidación de fecha 02 de abril del 2018, entrega avalada por parte de la supervisión del contrato. El Contrato fue ejecutado en su totalidad en la vigencia 2018. Situación que evidencia una vulneración al principio de planeación contractual, presupuestal y de responsabilidad, que genera riesgos en la correcta administración de los recursos públicos., y en el posible incumplimiento de las obligaciones de las partes.

X

3 OBSERVACION No. 3: CONTRATO 1446-2017 De acuerdo a las evidencias del Contrato, este inició su ejecución en el

X X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





año 2018, las entradas del almacén de los elementos suministrados, tiene fecha de entrega de 20 de febrero del 2018, así como las facturas de venta, el Contrato tiene como objeto contractual, el suministro de dotaciones consistente en vestido de labor y calzado en los términos de la ley, que para efectos del presente contrato, no se cumplió, de acuerdo a lo que estipula el artículo 2 del decreto 1978 del 1989, el cual establece fecha de entrega de la dotación en cada vigencia el 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. El contrato se suscribió el 23 de noviembre del 2017.

4 OBSERVACION No. 4. CONTRATO 1556-2017. Tiene un plazo de ejecución de 10 días a partir del 21 de diciembre del 2017, hasta el 31 de diciembre del 2017, de acuerdo a las obligaciones pactadas en el contrato de suministro, el valor del contrato y el tiempo de ejecución, Se evidencia la vulneración al principio de planeación contractual presupuestal, y de responsabilidad, situación que va en contravía de la correcta administración de los recursos públicos, generando riesgos para la entidad frente al cumplimiento de las obligaciones de las partes. De acuerdo a la visita especial de fecha 10 de abril del 2018 al Almacén General del Municipio de Tunja, se pudo constatar que aún no hay entradas de almacén de ninguno de los elementos contratados.

X

5 OBSERVACION No. 5 CONTRATO 1548-2017. El contrato no cuenta con los permisos y autorizaciones para proceder con la activación del web servicie por parte del RUNT, situación que debió preverse en el momento de realizar los estudios previos, la entidad vulnera el principio de planeación y responsabilidad, generando un riesgo para la entidad, en relación al cumplimiento de obligaciones de las partes en el proceso contractual, los permisos y autorizaciones por parte de la entidad, debe ser un requisito previo a la suscripción del contrato; de acuerdo a la visita especial realizada el día 10 -04-2018, el porcentaje de avance de ejecución del contrato es del 10% , 15 y 0%, de los respectivos ítems pactados; a pesar de ser un contrato suscrito en la vigencia 2017, cuyo plazo de ejecución inicial se cumplió el 31 de diciembre del 2017. De otro lado, la entidad mediante acta número 01 de fecha 01 de marzo del 2018, ordena un pago por valor de $ 165.985. 000, correspondiente según acta del 50% de cumplimiento y avance del contrato. Situación que de acuerdo a la verificación realizada en la visita, no corresponde al avance de ejecución del contrato y en

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





incumplimiento a lo pactado en la cláusula tercera del contrato 1548 del 2017. Que determina: “Forma de Pago: 1) un 50% una vez el contratista haya realizado la entrega, implementación, e instalación del software, previo acta parcial de recibido por parte del supervisor”.

6 OBSERVACION 6: CONTRATO 1560-2017. No se encontraron evidencias de la ejecución del contrato, se verificaron los documentos que reposan en la carpeta contractual, de lo cual no se encontraron informes de avance de supervisión, a diciembre del 2017, el contrato finalmente fue prorrogado por 75 días, y 30 días más, pero a la fecha de presentación del presente informe, aun no se ha ejecutado. llama la atención que el contrato tiene acta de inicio de fecha 28 de diciembre del 2017, para el cumplimiento del contrato en 2 días; se sustenta prórroga del contrato por 75 días, argumentado temporada de fin de año, como en efecto ocurre en los demás contratos que se suscribieron al finalizar la vigencia, el Municipio de Tunja, vulnera el principio de planeación, anualidad presupuestal, y responsabilidad contractual, si bien es cierto, el artículo 40 de la ley 80 de 1.993, da a las entidades públicas la facultad de prorrogar el contrato, por voluntad de las partes, las suspensiones de los contratos, deben estar soportadas en situaciones de caso fortuito y fuerza mayor, y no en situaciones que debieron preverse , antes de la suscripción del contrato, de otro lado se fijan plazos irrisorios en contratos en donde los términos y condiciones evidentemente no se pueden cumplir, generando riesgos para la entidad, frente al cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato por las partes.

X

7 OBSERVACION No. 08. CONTRATO 1563-2017. La compra no justifica plenamente las necesidades del Municipio y su relación con alguna de las políticas públicas tendientes a satisfacer las necesidades de la comunidad Tunjana, al parecer en la contratación no se tuvieron en cuenta las medidas adoptadas de orden Nacional relacionadas con el deber de la entidades públicas de austeridad y eficiencia en el gasto público dictadas en el año 2015 y 2017, la compra se sustentó en la resolución Número 650 del 2008, por el ente territorial; llama la atención que frente al reporte de la información a través de la rendición de la cuenta y en cumplimiento al artículo 21 de la mencionada resolución; en donde las oficina de Control interno de gestión y secretaria de Control interno del Municipio de Tunja, presentó informe mediante formato 2017F14_43 :

X X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





correspondiente a la eficiencia y austeridad del gasto público en la vigencia 2017 el día 23-02-2018, no se encuentra relacionada “ la compra de vehículos en la vigencia 2017”.

8 OBSERVACION No. 11. P.A.E. Durante la vigencia 2016 de los contratos de suministro suscritos para la entrega del complemento alimentario, se dejaron saldos sin ejecutar correspondientes a los contratos 107 y 604 de 2016, de los cuales se solicitó información al Municipio de Tunja, en el desarrollo de la presente auditoría: Mediante oficio, el Municipio de Tunja, informó que “de los contratos mencionados no se encuentran saldos sin ejecutar”; dejando en evidencia, que el ente territorial, no tiene claridad del destino de los recursos sin ejecutar en la vigencia 2016, relacionados con el plan de alimentación escolar por valor de $ 729.104.222, sumatoria del saldo sin ejecutar de los dos contratos mencionados, los cuales se debieron reflejar en el presupuesto y contratación del complemento alimentario en la vigencia 2017”.

X

9 OBSERVACION No. 12. P.A.E. Durante la vigencia 2017, el Municipio de Tunja, celebro contratos de prestación de servicios relacionados con el Plan de Alimentación escolar, específicamente para apoyo y supervisión por valor de $ 131.224.399 del rubro presupuestal 211060307020601, correspondiente a recursos del S. G. P. observando que estos contratos al parecer, no son reportados al Ministerio de Educación, en la plataforma FUT, ni en el CHIP, Sistema Consolidador de Ministerio de Hacienda de información pública de la Contaduría General de la Nación, aunado al hecho que los recursos del S.G.P. girados para educación, son de destinación específica.

X

10 OBSERVACION. No. 15.P.A.E. Frente a los saldos sin ejecutar correspondientes en el contrato 1212-2017 de los cuales se solicitó información, el Municipio de Tunja a través del oficio de fecha 13 de marzo del 2018, informo que el contrato aún no se había liquidado, que una vez se realice la liquidación, se daría el traslado correspondiente de cada rubro de los recursos sin ejecutar. Situación que evidencia que si bien el Municipio de Tunja es una entidad certificada y tiene constituida bolsa común, no existe claridad frente al procedimiento y destino de los recursos no ejecutados en cada vigencia, sus rendimientos ni manejo presupuestal en las posteriores vigencias, los cuales según los lineamientos del Plan de Alimentación Escolar a

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





través del parágrafo del artículo 2.3.1.10.3.7 del decreto 1852 del 2015. “Los recursos asignados por el Ministerio de Educación

Nacional que queden sin ejecución al cierre de la vigencia, podrán

ser utilizados con la destinación que establezca el Ministerio para

la ejecución del PAE”.Así mismo, Llama la atención que en el presupuesto del Municipio al 31 de diciembre de 2017, se emita una orden de pago por el valor restante del contrato, sin tener en cuenta que dineros se deben al contratista y cuales se dejaron de ejecutar, por lo tanto al verificar los compromisos de ese rubro presupuestal no es coherente con la realidad. La anterior situación, induce en error a la Contraloría, en el momento de rendir información que no es la real a los diferentes entes que lo solicitan; corriendo el riesgo de configurarse acciones de tipo sancionatorio para este ente de control.

CUADRO DE HALLAZGOS.

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 10

2. DISCIPLINARIOS 2

3. PENALES 0

4. FISCALES 0

5.SANCIONATORIO 0

informe final auditoria contratos de suministro...

Documents