informe final de auditorÍa gubernamental...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, AL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA 2013.

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web: www.contraloriatunja.gov.co e-mail: [email protected] Carrera 10 No 15 – 76 Telefax: 7441843

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR AL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA 2013.

Tunja, 15 de mayo de 2014.

http://www.contraloriatunja.gov.co/




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JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

Comisionados

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializado – Líder Auditoría

NELSON FERNANDO BALLESTEROS GUERRERO

Profesional de apoyo - Contratista





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Tabla de Contenido

1. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................................................. 3

1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO ..................................................................................................... 4

1.1.1. Control de Gestión .................................................................................................................... 4

1.1.2. Control de Resultados .............................................................................................................. 5

1.1.3. Control Financiero y Presupuestal ............................................................................................ 5

1.1.4. Plan de Mejoramiento ................................................................................................................................... 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................. 7

2.1. CONTROL DE GESTIÓN ....................................................................................................................... 7

2.1.1. Ejecución Contractual ................................................................................................................................... 7

2.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas ............................................................................................ 25

2.1.3. Legalidad ................................................................................................................................................... 26

2.1.4. Resultado seguimiento Plan de Mejoramiento .......................................................................................... 26

2.1.5. Control Fiscal Interno .................................................................................................................................. 27

2.2. CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................................................... 27

2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ......................................................................................... 28

2.3.1. Caja Menor ................................................................................................................................................. 29

2.3.2. Bancos ........................................................................................................................................................ 29

2.3.3. Cuentas por Cobrar .................................................................................................................................... 32

2.3.4. Propiedad Planta y Equipo ........................................................................................................................ 33

2.3.5. Otros Activos .............................................................................................................................................. 33

2.3.6. Pasivos ....................................................................................................................................................... 33

2.3.7. Patrimonio .................................................................................................................................................. 34

2.3.8. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental ........................................................... 34

2.3.9. Órdenes de Pago........................................................................................................................................ 35

2.4. PRESUPUESTO .................................................................................................................................. 40

2.4.1. Presupuesto de Ingresos ........................................................................................................................... 40

2.4.2. Presupuesto de Gastos ............................................................................................................................. 41

2.4.3. Modificaciones al Presupuesto .................................................................................................................. 42

2.5. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO. ......................................................................... 43

2.6. APORTES A SEGURIDAD SOCIAL PARAFISCALES .............................................................................. 44

2.6.1 El Retroactivo Salarial – Aportes ................................................................................................................. 51

2.6.2 El Retroactivo Salarial – Salarios ................................................................................................................ 53

2.6.3 Gastos por Honorarios – Concejales ........................................................................................................... 58

2.7 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ...................................................................................................... 62





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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 15 de mayo de 2014 Doctor LUIS ALEJANDRO FUNEME GONZALEZ Presidente Concejo Municipal de Tunja Ciudad

Asunto: Informe final de auditoria gubernamental, modalidad regular al Concejo Municipal de Tunja, vigencia 2013. La Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad Regular, al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2013, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad del Concejo Municipal de Tunja, el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.





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1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 91,5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión, Resultados y Financiero, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA 2013

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 89,9 0,5 45,0

2. Control de Resultados 90,5 0,3 27,1

3. Control Financiero 97,1 0,2 19,4

Calificación total 1.0 91,5 Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1. Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 89,85 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

CONTROL DE GESTIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA 2013

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 97,1 0,4 38,84

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 91,7 0,2 18,34

3. Legalidad 80,2 0,2 16,04

4. Plan de Mejoramiento 81,2 0,1 8,12

5. Control Fiscal Interno 85,1 0,1 8,51

Calificación total 1 89,85 Concepto de Gestión a emitir Favorable





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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.2. Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 90.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

CONTROL DE RESULTADOS

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA 2013

Factores mínimos Ponderación Calificación Total

Resultados Contractuales 90,0 0,50 45,0

Ejecución presupuestal 91,0 0,50 45,5

Calificación total 1,00 90,5

Concepto de Gestión de Resultados FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto



1.1.3. Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 97,1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA VIGENCIA 2013

Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100,0 0,30 30,0

2. Gestión presupuestal 91,7 0,35 32,1

3. Gestión financiera 100,0 0,35 35,0

Calificación total 1,00 97,1 Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable





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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto



1.1.3.1. Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales de contabilidad al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios. 1.1.4. Plan de Mejoramiento La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del informe final de auditoria. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Cordialmente, HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)





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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 2.1.1. Ejecución Contractual

El Concejo Municipal de Tunja, durante la vigencia 2013 celebró 112 contratos por valor de $649.607.615, distribuidos así:

Tipo de Contrato Cantidad de

contratos Valor Total

Prestación de Servicios 105 546.249.482

Compra venta y/o suministro 3 94.531.784

Seguros 4 8.826.349

TOTAL 112 $649.607.615

Porcentualmente el valor de la contratación se enfocó principalmente en contratos de prestación de servicios, representando el 84% del total, seguido por los de suministros con un 15% y el 1% restante correspondió a la adquisición de pólizas.

2.1.1.1. Los contratos de prestación de servicios Los contratos de prestación de servicios se enfocan principalmente en la prestación de servicios de las Unidades de Apoyo Normativo, contempladas en el artículo 78 de la Ley 617 de 2000, que indica: “Articulo 78. Unidades de Apoyo. Las asambleas y concejos podrán contar con unidades de apoyo normativo siempre que se observen los límites de gastos a que se refieren los Artículos 8, 10, 54 y 55".





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Seguido están los contratos de prestación de servicios profesionales y los técnicos. La contratación de prestación de servicios se distribuyó así:

Clase de contrato Cantidad Valor % Valor

Apoyo Normativo 62 306.712.483 56,15%

Profesionales 19 108.719.999 19,90%

Técnicos 24 130.817.000 23,95%

TOTAL 105 $ 546.249.482 100,00%

El 56,15% de los contratos de prestación de servicios se hizo para los contratos de apoyo normativo, cuyo valor fue de $306.712.483, seguido están los contratos de servicios técnicos y profesionales cuyos valores contratados fueron por $130.817.000 y $108.719.999, respectivamente. En la revisión contractual se tomó una muestra de 22 contratos por valor de $257.071.783, tal como se relacionan en la tabla siguiente. El criterio de selección se basó en aquellos de mayor valor, los de objeto repetido, de acuerdo a la modalidad de selección y el tipo de contrato.





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No. Contrato Objeto Contratista Plazo Valor

20

Prestación de los Servicios como unidad de apoyo

normativo de la concejal Sandra Patricia Contreras

Soto

ELIANA ANDREA COMBARIZA CAMARGO 81 DIAS 4.050.000

32Producción. transmisión y espacio de treinta (30)

minutos en televisión para la emisión del programa

institucional del Concejo Municipal de Tunja

ARQUIDIOCESIS DE TUNJA 3 MESES 1.750.000

57

Prestación de servicios profesionales como

comunicadora social del concejo municipal de

Tunja

GINNA GRACIELA MEDINA VILLAMIL 3 MESES 5.100.000

60Prestación de servicios profesionales como

abogado para brindar asesoría jurídica al honorable

Concejo Municipal de Tunja

JAIRO ANTONIO SAYO GUTIERREZ 3 MESES 8.400.000

63

Prestación de los servicios profesionales para el

diseño y la planeación de la implementación del

sistema de gestión de calidad bajo la norma

NTCGP-1000-2009 armonizando con el sistema

interno MECI 1000-2005 en el concejo municipal

de Tunja

FREDY ORLANDO FONSECA GONZALEZ 3 MESES 15.000.000

66Prestación de los servicios como unidad de apoyo

normativo del concejal Anderson Rolando VIVIANA ALEJANDRA MOLINA ESPINOSA 175 DIAS 8.750.000

67

Prestación de los servicios personales como

auxiliar de recepción del concejo municipal de

Tunja

DIANA MARCELA SUAREZ WILCHES 175 DIAS 8.750.000

68 Prestación de los servicios como auxiliar de

mensajería del concejo municipal de Tunja

VICTOR JULIO RATIVA PLAZAS 175 DIAS 8.750.000

69

Prestación de los servicios profesionales como

auxiliar de secretaria general del concejo municipal

de Tunja

LEIDY MARCELA GOMEZ GONZALEZ 175 DIAS 8.750.000

70 Prestación de los servicios personales como

auxiliar de tesorería del concejo municipal

GERMAN ROJAS MUÑOZ 175 DIAS 8.750.000

72 Prestación de los servicios profesionales como

asesor jurídico concejo municipal de Tunja

JAIRO ANTONIO SAYO GUTIERREZ 175 DIAS 16.333.333

74 Prestación de servicios profesionales como

comunicador social del concejo municipal de Tunja

ULICES ORTEGA ACUÑA 175 DIAS 9.916.666

79 Prestación de los Servicios como unidad de apoyo

normativo de la concejal Sandra Milena Estupiñan

PEDRO JOSE PINEDA BILBAO 175 DIAS 8.750.000

85

Prestación de los Servicios como unidad de apoyo

normativo del concejal Jairo Enrique Cabana

Fonseca

SIERVO DE JESUS AGUIRRE VARGAS 175 DIAS 8.750.000

90Prestación de servicios de mantenimiento de los

equipos de cómputo y el soporte técnico de la red

del concejo municipal de Tunja

YANETH MILENA CUERVO BARAHONA 171 DIAS 6.840.000

95


asistente de la presidencia del concejo municipal

de Tunja

JUAN MANUEL SANABRIA TOLOSA 168 DIAS 8.960.000

96


auxiliar de mantenimiento del concejo municipal de

Tunja

WILLIAM MAURICIO NEIRA GONZALEZ 142 DIAS 7.100.000

100 Asesoría en implementación. puesta en marcha y

evaluación del MECI en el Concejo de Tunja

MANUEL IGNACIO MENDOZA VALDERRAMA 3 MESES 15.840.000

102

Prestación de servicios profesionales desarrollo

imagen corporativa y material gráfico para el

Concejo Municipal de Tunja

GERMAN CAMILO ALBARRACIN 107 días 2.000.000

SMC 002-05-13

Adquisición de un televisor LED de 32` con su

respectivo soporte. blue-ray. dos discos duros

portátiles y una cámara fotográfica profesional para

el concejo municipal de Tunja

GONZALO BECERRA MALAVER 10 DIAS 5.181.000

SMC 004-06-13 Suministro de elementos de oficina. Papelería.

aseo y cafetería para el Concejo municipal de Tunja

GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA 3 días 12.850.000

SA 001-2013Adquisición de equipos con destino al Concejo

Municipal de TunjaMEJIA ASOCIADOS LTDA 3 días 76.500.784

$ 257.071.783

MUESTRA SELECCIONADA PARA REVISIÓN

TOTAL





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A continuación se relacionan los contratos a los que una vez realizada la revisión de control de legalidad, gestión y resultados se emite el siguiente pronunciamiento:

No. Contrato 032 – 2013

Objeto

Producción, transmisión y espacio de treinta (30) minutos en televisión para la emisión del programa institucional del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $1.740.000

Plazo 3 meses

Contratista Arquidiócesis de Tunja

Supervisor Ginna Graciela Medina

En los informes presentados por el supervisor se señala la existencia de un CD en donde se anexa el desarrollo de las actividades del contrato, sin embargo éste no se encuentra dentro de la carpeta del contrato, por lo que no es posible verificar la realización de las transmisiones televisivas.

No. Contrato 057– 2013

Objeto Prestación de servicios profesionales como comunicador social del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $5.100.000

Plazo 3 meses

Contratista Ginna Graciela Medina Villamil

Supervisor Luis Eduardo Vargas Espinosa

En el control de legalidad se evidenció la ausencia de formato único de hoja de vida, así como los soportes que permitan verificar la idoneidad y experiencia de la contratista; también se evidenció inexistencia del RUT.


Objeto Prestación de servicios profesionales como abogado para brindar asesoría jurídica al Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.400.000

Plazo 3 meses

Contratista Jairo Antonio Sayo Gutiérrez

Supervisor Luis Eduardo Vargas Espinosa

Se observa que el contratista cumplió con sus obligaciones. También se encuentra que los aportes a la seguridad social se hicieron de conformidad con lo dispuesto legalmente. El contrato está sin liquidar. No se le exigió al contratista la presentación de documentos que permitieran verificar sus antecedentes disciplinarios, penales y fiscales.





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Objeto

Prestación de servicios profesionales para el diseño y la implementación del sistema de gestión de calidad bajo la norma NTCGP 1000:2009 armonizado con el sistema de control interno MECI 1000:2005 en el Concejo municipal de Tunja

Valor $15.000.000

Plazo 3 meses

Contratista Fredy Orlando Fonseca González

Supervisor Diana Marcela Muñoz

El contratista no presentó la garantía Única del contrato, contemplada tanto en el estudio previo como en la cláusula décima primera del contrato, por lo que su ejecución no estuvo amparada, incumpliendo con lo señalado en el numeral 7 de los estudios previos: “7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS… CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: El amparo de cumplimiento del contrato, cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso… El valor de esta garantía será por el diez por ciento (10%) del valor del contrato… CALIDAD DEL SERVICIO: El amparo de la calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizando que surjan con posterioridad a la terminación del contrato… El valor de esta garantía será del 10% del valor total del contrato”

Sin embargo, en la minuta del contrato No. 063 de 2013 en su cláusula novena se indica que la garantía no es obligatoria en consideración a lo señalado en el Decreto 734 de 2012, lo que contradice lo señalado en la etapa de planeación. En la revisión de la ejecución contractual se evidenció que en el informe presentado por el contratista en el segundo mes de ejecución (Junio de 2013), se anexa fotos que permitirían verificar el cumplimiento de ciertas actividades de capacitación a la planta de personal del Concejo Municipal de Tunja; sin embargo, el grupo de auditoria observa que estas fotos aparentemente son las mismas presentadas en el informe del mes de mayo de 2013, lo que pone en tela de juicio la realización de dichas actividades durante el segundo mes de ejecución contractual.


Objeto Prestación de servicios personales como auxiliar de recepción del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.750.000

Plazo 5 meses + 25 días

Contratista Diana Marcela Suárez Wilches

Supervisor Diana Marcela Muñoz Fonseca

En el control de legalidad, gestión y resultados se evidencia el cumplimiento del objeto contratado.





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Objeto Prestación de servicios personales como auxiliar de mensajería del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.750.000


Contratista Victor Julio Rativa Plazas


En el control de legalidad, gestión y resultados se evidencia el cumplimiento de aspectos legales y del objeto contratado.


Objeto Prestación de servicios personales como auxiliar de secretaría general del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.750.000


Contratista Leidy Marcela Gómez González.




Objeto Prestación de servicios personales como auxiliar de tesorería del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.750.000


Contratista German Rojas Muñoz

Supervisor Silia Inés Pulido Umaña



Objeto Prestación de servicios profesionales como abogado para brindar asesoría jurídica al Concejo Municipal de Tunja.

Valor $16.333.333


Contratista Jairo Antonio Sayo Gutiérrez

Supervisor Vicente Aníbal Ojeda Martínez






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Objeto Prestación de servicios profesionales como comunicador social del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $9.916.666


Contratista Ulises Ortega Acuña




Objeto

Prestación de servicios de mantenimiento de los equipos de cómputo soporte técnico de la red del Concejo Municipal de Tunja y actualización de la página web institucional.

Valor $6.840.000


Contratista Yaneth Milena Cuervo Barahona



No. Contrato 095–2013

Objeto Prestación de servicios personales como asistente de la presidencia del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $8.960.000


Contratista Juan Manuel Sanabria Tolosa

Supervisor Vicente Aníbal Ojeda

El contrato se terminó de forma anticipada y tras un mes de ejecución, pagándose por el mismo la suma de $1.333.333, quedando un saldo a favor del Concejo Municipal de $7.626.667.


Objeto Prestación de servicios personales como auxiliar de mantenimiento del Concejo Municipal de Tunja.

Valor $7.100.000


Contratista William Mauricio Neira González






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Objeto

Asesorar al Concejo municipal de Tunja en la implementación, puesta en marcha y evaluación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 armonizado con la norma NTCGP 1000:2005.

Valor $15.840.000

Plazo 3 meses

Contratista Manuel Ignacio Mendoza Valderrama


En la revisión documental que hace parte de la etapa precontractual se evidenció ausencia del formato único de hoja de vida de la función pública, también se observa que no reposan documentos que permitan verificar que el contratista no estaba incurso en alguna inhabilidad, toda vez que no se encontraron los certificados de antecedentes fiscales, disciplinarios y penales. En la fase de ejecución se evidencia que el contratista hizo entrega de los documentos que permiten verificar el cumplimiento del objeto contratado.


Objeto

Prestación de servicios profesionales para consultoría en desarrollo de la identidad corporativa y material gráfico para el Concejo Municipal de Tunja.

Valor $2.000.000

Plazo 1 mes

Contratista German Camilo Albarracín Tolosa


En los documentos que integran el cumplimiento del objeto del contrato se encuentra un CD que contiene los documentos elaborados por el contratista y que muestran el diseño y elaboración de la imagen de la entidad (logos, cartas de presentación, manual de imagen corporativa, plantillas, etc.) con lo que se evidencia que el objeto contractual se cumplió a cabalidad. 2.1.1.2. Contratos de Apoyo Normativo


Objeto Prestación de servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo normativo del honorable concejal Sandra Contreras Soto.

Valor $4.050.000

Plazo 81 días

Contratista Eliana Andrea Combariza Camargo






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Objeto Prestación de servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo normativo del honorable concejal Rolando Mendivelso.

Valor $8.750.000


Contratista Viviana Alejandra Molina Espinosa




Objeto Prestación de servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo normativo de la honorable concejal Sandra Milena Estupiñan Orjuela.

Valor $8.750.000


Contratista Pedro José Pineda Bilbao




Objeto Prestación de servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo normativo del honorable concejal Jairo enrique cabaña.

Valor $8.750.000


Contratista Siervo de Jesús Aguirre Vargas


En el control de legalidad, gestión y resultados se evidencia el cumplimiento de aspectos legales y del objeto contratado. 2.1.1.3. Los Contratos de Suministro

No. Contrato SMC – 002 – 05 – 2013

Objeto

Adquisición de un televisor LED de 32” con su respectivo soporte, un televisor de 40”, un reproductor blu-ray, dos discos duros portátiles y una cámara fotográfica profesional para el Concejo Municipal de Tunja.

Valor $5.181.000





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Plazo 10 días

Contratista Makro Computo – Gonzalo Becerra Malaver.


Se observa que el ganador de la invitación pública presentó en su propuesta sobre el ítem 2 lo siguiente: 2 discos duros portátil con capacidad de 2 TB, interfaz USB 3.0 y 2.0, marca HITACHI; sin embargo, en los elementos entregados se evidencia que los entregados no corresponden a los presentados en su oferta, entregando dos de marca SEAGATE, con esto se presume que la supervisora del contrato no le exigió al contratista el estricto cumplimiento de su propuesta, permitiendo cambiar la marca del objeto en cuestión. Al respecto se pidió concepto de contratista Técnico en Sistemas, quien dice que los discos cumplen las mismas características, tras la cual fueron efectivamente recibidos. Sobre las labores de supervisión, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, señala que esta consiste en un seguimiento de carácter administrativo, técnico, financiero, contable, y legal, por lo que la supervisora debió exigirle al contratista el cumplimiento de las condiciones técnicas presentadas en su propuesta, so pena de iniciar una acción administrativa por incumplimiento. Con el acompañamiento de la secretaria general del Concejo Municipal de Tunja, se hizo inspección ocular en la que se verificó que los elementos comprados existieran y se estuvieran usando; evidenciándose que estos efectivamente existen, pero en razón a las remodelaciones que se adelantan al espacio físico donde funciona la entidad edilicia, algunos no están en uso (Televisores y Blu-ray).

No. Contrato SMC – 004 – 06 – 2013

Objeto Contratar el suministro de elementos de oficina, papelería, aseo y cafetería para el Concejo Municipal de Tunja.

Valor $12.850.000

Plazo 15 días

Contratista Grupo Comercial Atlantis LTDA

Supervisor Silia Inés Pulido Umaña – Diana Marcela Muñoz

En este contrato se adquirieron principalmente bienes de consumo, como utensilios de cafetería, de aseo y de oficina, se verificó la existencia de algunos elementos duraderos como por ejemplo un balde exprimidor de traperos. La etapa de legalidad pre contractual, contractual y pos contractual se observa bien elaborada. El cumplimiento del objeto se dio en la medida que los elementos ingresaron a la entidad tal como se muestra en el cuadro de entrega de bienes, firmada por las supervisoras del contrato.

No. Contrato SA – 001-2013

Objeto Compra de equipos para el Concejo Municipal de Tunja.





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Valor $76.500.784

Plazo 15 días

Contratista Grupo Comercial Atlantis LTDA

Supervisor Silia Inés Pulido Umaña – Diana Marcela Muñoz

A partir de la etapa de planeación del contrato, con la elaboración del estudio previo, se observa que el ítem denominado ENRUTADORES (ROUTERS) DE RED se describe así: “Modelo: Lynksys EA4500” Al realizar las indagaciones respectivas se observa que:

1. Lynksys es una marca de productos para redes domésticas, filial de la empresa CISCO SYSTEMS.

2. La identificación EA4500 se refiere a la referencia de un ruoter de la marca Lynksys, tal como se muestra en las siguientes imágenes:





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Al respecto el parágrafo 3 del artículo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, refiriéndose a la adquisición de bienes con características técnicas uniformes, señalaba: “Parágrafo 3°. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia. (Se subraya).

En el estudio previo no se incluye justificación de por qué se requiere la adquisición de un router de dicha marca y dicha referencia. Por su parte en Pliego de Condiciones definitivo, publicado en la página web www.colombiacompra.gov.co el 9 de diciembre de 2013, se observa que esta circunstancia no se corrigió en ninguna de las etapas del proceso.


http://www.colombiacompra.gov.co/




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Continuando con el análisis precontractual se observó que tanto en el estudio previo como en el pliego de condiciones que el ítem denominado COMPUTADOR DE ESCRITORIO, se describió así: “Modelo: hp20-F295LA” Al respecto y tras la revisión realizada en la página web del fabricante Hewlett-Packard, se evidencia que la identificación HP corresponde a la marca Hewlett Packard y la identificación F295LA corresponde al siguiente computador:





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Por su parte en el pliego de condiciones definitivo, se evidencia la siguiente descripción técnica:

Al realizar una revisión sobre las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones, se encuentra que el Gerente Comercial de la Empresa JH-Colombia señala:





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Al respecto, el presidente del Concejo Municipal de Tunja responde: “Su solicitud no es posible, dado que como estado (sic) debemos garantizar que los productos no son clonados y que su valor es directamente proporcional con la calidad de los equipos, aspecto que en la tecnología a adquirir va de la mano con la marca.”

Las argumentaciones dadas por el Concejo Municipal de Tunja a las observaciones presentadas al pliego de condiciones, sugiere que se trataría de opiniones subjetivas que no llevaban a determinar con certeza que efectivamente era necesario para la entidad, la adquisición de estos bienes teniendo en cuenta la marca y referencia señalados. Con lo anterior, se presume la vulneración del parágrafo tercero del artículo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012. En lo que respecta a la ejecución del contrato, se evidenció que:

1. Algunos bienes adquiridos en este contrato están guardados en razón a las remodelaciones que se adelantan a las instalaciones del Concejo Municipal.

2. Se revisó el office comprado e instalado a los 21 equipos de cómputo, se tomó como muestra el equipo de referencia YD020330C, encontrándose con la siguiente referencia: OFFICE HOGAR Y PEQUEÑA EMPRESA VERSIÓN 2010.

3. Tanto el estudio previo como las condiciones de la invitación pública hacían referencia a la necesidad de adquirir licencias OFFICE PROFESSIONAL 2010.

Dado lo anterior, se presume que el contratista no cumplió con las especificaciones técnicas del producto denominado licencias office, así como que el supervisor no procuró el cumplimiento de las especificaciones fijadas tanto en los estudios previos como en el pliego de condiciones de la invitación pública. De la evaluación a gestión contractual se concluyen las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN No. 1

Se presume la ausencia de documentos (antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, formato único de hoja de vida y RUT) que permitan verificar la capacidad jurídica de las personas contratadas para la ejecución de los contratos: 057 – 2013, 060 – 2013 y 100 – 2013.

Con lo anterior se vulneraría: Ley 863 de 2003, artículo 19; Estatuto Tributario, articulo 555-2; Ley 190 de 2005, artículo 1.

De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta de la entidad:

De acuerdo con el informe preliminar presentado por el Ente de Control, esta





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observación se realiza con base en los contratos suscritos con los señores: GINNA GRACIELA MEDINA VILLAMIL (057) y JAIRO SAYO GUTIERREZ (060), en respuesta se manifiesta que, revisados los expediente de los contratos respectivos (057 y 060), se encontró que dichos documentos reposan en el primer contrato firmado con los contratistas referidos, los que se suscribieron en el mes de enero de 2013 y que de conformidad con lo señalado por el Decreto 019 de 2012, por encontrarse en las dependencias de la entidad no fueron solicitados. Para el efecto, se anexan fotocopias de los documentos antes mencionados.

Con respecto al contrato No. 060 dichos documentos se encuentran en los folios 77 (antecedentes disciplinarios), 78 (antecedentes fiscales) y 121 (acta de terminación). Con respecto al contrato No. 057 la hoja de vida con sus respectivos soportes de experiencia e idoneidad se encuentran en los folios 14-18 y 23-56 y el RUT a folio 23. Por lo anterior se solicita se levante esta información, pues con los documentos que se allegan queda subsanada.

Con respecto al contrato No. 060 que presuntamente no fue liquidado según el ente de control, revisado expediente contractual como las publicaciones en el SECOP, se observa que, el contrato referido fue liquidado dentro de los términos establecidos en la reglamentación contractual, documento que se remite para su verificación.

Por lo anterior se solicita se levante esta observación, pues con los documentos que se allegan queda subsanada.

Por otro lado con respecto al contrato suscrito con el señor MANUEL IGNACIO MENDOZA VALDERRAMA (100), revisado el expediente del contrato, se encontró que la Hoja de Vida de la Función Pública, los antecedentes fiscales y disciplinarios reposan en la carpeta que contiene los documentos del contrato (folios 37-41).

Por lo anterior se solicita se levante esta observación, pues con los documentos que se allegan queda subsanada.

Pronunciamiento de la Contraloría:

Una vez revisada la respuesta recibida por parte del Concejo Municipal de Tunja, se decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a que se allegaron los documentos faltantes en los expedientes de contratación.

Esta observación se convierte entonces en un hallazgo con alcance administrativo puesto que si bien existían los documentos, estos no reposaban en las carpetas de los contratos de la referencia, en el momento en que fueron revisados por la comisión de auditoría.

El argumento presentado por parte de la entidad respecto a que éstos estaban en





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otros contratos que se habían celebrado con anterioridad con el mismo contratista, no se puede aceptar, puesto que los documentos que garantizan la capacidad jurídica y de idoneidad y experiencia deben demostrar que la persona contratada es la apropiada para que cumpla con el objeto contractual, independientemente de que estos documentos reposen en otros procesos contractuales; es decir, un proceso contractual es totalmente independiente de los demás.

Así las cosas, se configura el siguiente hallazgo administrativo:

“Existe ausencia de documentos en los procesos contractuales que permiten verificar la capacidad jurídica de las personas contratadas (antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, formato único de hoja de vida y RUT)”.

OBSERVACIÓN No. 2

En la etapa precontractual de la Invitación Pública SA-01-2013, se presume falta a lo

dispuesto en parágrafo tercero del artículo 3.2.1.1 del Decreto 0734 de 2012.

De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo

administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta de la Entidad:

Se informa que para adelantar el proceso contractual, se revisaron tramites similares

entre ellos el adelantado por la Contraloría Municipal de Tunja en el mes de diciembre

de 2012, por lo mismo se consideró por la persona encargada, que el proceso que se

adelantaría por el Concejo Municipal podría utilizar como referencia para la elaboración

de los estudios previos y la convocatoria, los publicados por el Ente de Control. De igual

manera especificando la marca, se buscó un soporte técnico y garantía para evitar la

compra de equipos de a futuro no contaran con el respaldo ampliamente conocido

propio de una marca como la solicitada en los pliegos de la referencia que incluso lo

permite de manera presencial o vía internet. Es tan cierto ese respaldo que finalmente

fue aceptado por los proponentes sin ningún tipo de objeción.

Pronunciamiento de la Contraloría

De conformidad a lo manifestado por el Concejo Municipal de Tunja en su respuesta, da

a entender que la contratación la hizo de acuerdo a la forma como en el pasado la

realizo este ente de control, obviando de alguna forma con ello lo establecido en las

normas que regulan la materia, como lo son la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y

los decretos reglamentarios, que para el caso concreto sería el 734 de 2012.

Se observa también que la entidad reconoce que incluyó la marca de algunos

elementos objeto de adquisición a través del citado contrato, aduciendo que no se

presentaron objeciones por parte de los proponentes, cosa que no resulta del todo





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cierta ya que como bien se mencionó en este informe, algunos proponentes hicieron las

respectivas observaciones a los pliegos de condiciones y la respuesta por parte del

Concejo fue la misma que hoy da en este informe.

Que una vez analizados los argumentos de la entidad, se entiende que se buscó la

garantía en la adquisición de bienes de buena calidad, garantizando la durabilidad y

buen servicio para la entidad, por lo que se decide levantar el alcance disciplinario de

esta observación, dejándola como un hallazgo administrativo, objeto de Plan de

mejoramiento, para que la entidad proponga acciones de mejora que conduzcan a que

esta observación no se vuelva a presentar.

OBSERVACIÓN No. 3

De la ejecución del contrato SA-01-2013, se presume incumplimiento parcial del

contrato, por cuanto no se exigió al contratista el cumplimiento de las

especificaciones técnicas requeridas en la compra de las licencias office. Con lo

anterior se estaría faltando a lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011.



Respuesta de la Entidad

Según la Secretaría General: “Al revisar la totalidad de los equipos de cómputo (21)

suministrados por el contratista MEJIA ASOCIADOS LTDA., se observó (20) de ellos

tenían instalado el Office Profesional 2010 que suministró el contratista, y que

efectivamente el equipo de referencia YD020330C, no tenía instalada la licencia

adquirida, sino que traía el office que traía el equipo por defecto. Esto sucedió debido

a que ese equipo lo tomó la Secretaria General desde el día que lo suministraron, el

27 de diciembre, para el desempeño de sus funciones y no se percató de instalar la

licencia, lo que llevó a que en el momento de la auditoría la licencia de office no

correspondiera a la licencia que se había adquirido dentro del proceso SA 001-2013,

falta que fue subsanada después de que el Ente de Control emitió la observación.

Presentada esta situación, le solicitó de manera respetuosa al Ente de Control,

acercarse a las instalaciones del Concejo Municipal para revisar los equipos restantes

y poder verificar que efectivamente tienen instalado el Office Profesional 2010

licenciado, como también para volver a revisar el equipo de referencia YD020330C al

que ya se le instaló de manera correcta la licencia suministrada, para que se subsane

este observación”.

Pronunciamiento de la Contraloría

Se realizó visita de verificación de lo mencionado en la entidad en su respuesta,

encontrándose que efectivamente los 21 equipos de cómputo adquiridos a través del





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contrato SA-001-2013, se les hizo la instalación de la licencia Office Professional

2010, tal y como se había señalado en las condiciones de la propuesta a la invitación

pública de selección abreviada.

Así las cosas, se levanta el alcance disciplinario de esta observación, dejándola con

alcance administrativo, en razón a que la observación y su solución se dio dentro del

proceso auditor.

2.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas El Concejo Municipal de Tunja rindió la cuenta de la vigencia 2013 a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja “SIRECT”, en los términos prescritos en la Resolución No. 175 de 2013. La rendición de cuentas se hizo en oportunidad; sin embargo se observaron algunas deficiencias relacionadas con la calidad y suficiencia, tal como se describen a continuación:

OBSERVACIÓN No. 4

No se diligenció adecuadamente el formato F20_13A que hace referencia a la

contratación. La modalidad de contratación del contrato SA-01-2013 no es directa.


administrativo.


Revisado el formato, se evidenció que efectivamente se cometió un error involuntario

al diligenciar la casilla de modalidad de contratación.


Teniendo en cuenta que se reconoce por parte de la Entidad la inadecuada rendición

del formato de contratación, se configura el hallazgo administrativo:

“Inadecuado diligenciamiento del formato de contratación en la rendición electrónica de la cuenta anual consolidada”.

OBSERVACIÓN No. 5

FORMATO_F07_AGR. Sobre la Ejecución Presupuestal de Gastos. Debe subirse al

mayor nivel el código de presupuesto para que el sistema agrupe y haga la sumatoria

correspondiente, pero el Concejo Municipal de Tunja subió el formato de presupuesto

de gastos digitando uno de los totales de los grupos lo cual distorsiona la sumatoria

total que hace el sistema.





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administrativo.


La presente observación será tenida en cuenta para efectos de la rendición de la

cuenta en la vigencia 2014, puesto que se desconocía la forma como se debía enviar

la información presupuestal, porque a la fecha siempre se había rendido la

información presupuestal, porque a la fecha siempre se había rendido este formato.


La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la

observación, la inadecuada rendición del formato de presupuesto, se configura el

hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento. Este

hallazgo, por simplicidad, se unifica con el anterior.

2.1.3. Legalidad La legalidad evalúa el cumplimiento de normas externas e internas que le aplican al Concejo Municipal de Tunja en cada uno de los componentes evaluados en este informe de auditoría En la evaluación de este aspecto se observó la presunta vulneración de principios de la contabilidad pública (el principio de causación, devengo), así como algunas relacionadas con la contratación estatal. Las normas presuntamente vulneradas se pueden apreciar en cada observación de este informe. 2.1.4. Resultado seguimiento Plan de Mejoramiento El cumplimiento del Plan de Mejoramiento tuvo un porcentaje de 81,2%. En este se incluyó la evaluación respecto al cumplimiento de las acciones de mejora propuestas por la administración de la Entidad y de su equipo de trabajo como la efectividad de dichas acciones. El porcentaje de cumplimiento obedece a que las acciones de mejora de los hallazgos No. 5, 11 y 12 de la auditoría practicada a la vigencia 2012, no se han cumplido al 100%. Las deficiencias detectadas se encontraron en:

La incorrecta causación y devengo de algunos gastos, especialmente parafiscales.

La falta de evidencia de la póliza que ampara los bienes de la entidad.





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El inadecuado cálculo de la base para aportes a la seguridad social en salud de los concejales.

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 83,1 0,20 16,6

Efectividad de las acciones 80,7 0,80 64,6

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1,00 81,2

Las tres observaciones sobre las cuales no se efectuaron en su totalidad las acciones de cumplimiento, deben incorporarse al Plan de Mejoramiento que surja como resultado de la presente auditoría. 2.1.5. Control Fiscal Interno Sobre este punto se evaluaron la efectividad y calidad en los controles en cada uno de los componentes evaluados. Se evidenció que a raíz de la tardía implementación del Modelo Estándar de Control Interno se tienen deficiencias como:

La calidad de los bienes y servicios adquiridos no estuvieron en su totalidad acordes con las especificaciones técnicas pactadas en los contratos (contrato SA-001-2013).

El proceso de nómina no cuenta con los suficientes controles que garanticen el pago correcto de los valores devengados.

No existen controles para la liquidación de conceptos de nómina y parafiscales.

Se observó inadecuado manejo de los documentos (archivo inadecuado y exceso de documentos por carpeta).

No se cuenta con un método que permita definir el valor a gastar en publicidad y propaganda durante una vigencia, así como tampoco existen evaluaciones sobre la efectividad de dichos gastos (población beneficiada, objetivos alcanzados, etc.).

Como aspecto positivo se resalta el cumplimiento de las normas de austeridad en el gasto público. 2.2. CONTROL DE RESULTADOS

Una vez culminado el proceso auditor, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los resultados de la contratación y la ejecución presupuestal de gastos. En desarrollo del proceso auditor se encontró que de la ejecución contractual se puede concluir que esta fue efectiva y eficiente en la medida que se hizo conforme a las necesidades de la entidad. Lo mismo se evidencia con la ejecución del presupuesto de gastos; si bien es cierto el





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destino de los recursos que percibe el Concejo Municipal de Tunja se deben destinar al financiamiento de su funcionamiento y honorarios de los concejales, este se sujetó a las disposiciones legales y a los requerimientos de la entidad. Como aspectos negativos se mencionan los del aparente incumplimiento de las condiciones técnicas de la ejecución del contrato SA-01-2013, así como que el presupuesto de gastos no se ejecutó al 100%. 2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

En la auditoria se revisaron los Estados Contables, Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Contables; evidenciándose la variación alcanzada en la vigencia 2013 respecto a la vigencia 2012. VERIFICACION GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2013 vs. 2012.

2013 2012 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

% $ $

ACTIVOS 156,804,895.00 96,625,393.00 60,179,502.00 62%

PASIVOS 8,096,106.00 31,514,723.00

-23,418,617.00 -74%

PATRIMONIO 148,708,789.00 65,110,670.00 83,598,119.00 128%

ACTIVOS

PASIVOS

PATRIMONIO

156,804,895.00

8,096,106.00

148,708,789.00 96,625,393.00

31,514,723.00

65,110,670.00

BALANCE GENERAL 2013 - 2012

2013 $ 2012 $





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El Activo total a diciembre 31 de 2013 tiene un valor de $156.804.895 presentando un aumento del 62% con relación al año 2012, representado principalmente en la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo, la cual paso de $155.444.690 en 2012 a $237.126.474 en el 2013, equivalente a una aumento de 53%; incremento representado principalmente por la adquisición de bienes tecnológicos, adquiridos con el fin de dotar a la Entidad de bienes para el uso de los Concejales y empleados. 2.3.1. Caja Menor Esta cuenta representa el valor de los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, de disponibilidad inmediata. El Concejo Municipal de Tunja constituyó la caja menor mediante resolución N°02 del 02 de enero de 2013 por una cuantía total para el año de $1.400.000; el manejo de la caja menor se hizo efectiva mediante un primer giro equivalente al 50% de su monto total; como responsable se asignó a la funcionaria Silia Inés Pulido Umaña, Tesorera General del Concejo Municipal de Tunja. Se hacen pagos de los gastos realizados sin exceder las cuantías previstas en el respectivo rubro presupuestal; cuando se consume más de un sesenta por ciento (60%) se realiza el nuevo desembolso, una vez legalizados los gastos. Al final de la vigencia se realiza el reintegro del saldo no gastado y se legaliza el gasto por concepto de caja menor. Los rubros de la caja menor se distribuyen así: Adecuación y Mantenimiento $200.000,00 Materiales y Suministros $700.000,00 Transporte, Comunicaciones, Radio y TV. $500.000,00 La apertura de la caja menor se inició con un monto parcial de $700.000 el 10 de mayo del 2013, se hace el primer rembolso por valor de $607.950. Una vez revisado los pagos girados por caja menor se concluye que el Concejo Municipal de Tunja ha efectuado correctamente el manejo de la misma cumpliendo con el objetivo de Proveer los recursos necesarios para gastos urgentes de menor cuantía. Para concluir sobre la caja menor del Concejo Municipal de Tunja, ésta se cierra con un reintegro por valor de $418.800, mediante consignación del 04 de julio de 2013.

2.3.2. Bancos Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. Se realizó una comparación entre la información presentada en los libros contables, los extractos de las tres cuentas bancarias que tiene la corporación edilicia y las respectivas conciliaciones mensuales realizadas durante la vigencia 2013, lo cual se evidencia en el siguiente cuadro:





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Mes No. De Cuenta

Entidad Bancaria

Saldo s/g Extracto

Cheques pendientes *

cobrar

Saldo S/g Libros CMT

Saldo Libros Auxiliares I.E

Diferencia

ENERO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 48,627,387.22 2,221,694 45,903,574.22 45,903,574.00 0

FEBRERO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 109,429,354.66 11,871,403 97,557,951.66 96,057,950.00 1,500,002

MARZO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 124,251,230.00 -78,049,467 202,300,697.00 202,300,697.00 0

ABRIL

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 74,461,256.00 19,528,977 54,932,279.00 54,932,279.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 148,431,264.00 103,626,128 44,805,136.00 44,805,173.00 0

MAYO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 54,807,666.00 49,486,988 5,320,678.00 5,320,680.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 82,521,450.00 35,300,005 47,221,445.00 47,221,348.00 0

JUNIO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 5,317,928.00 5,000 5,312,928.00 5,312,928.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 111,681,678.00 -63,420,430 175,102,108.00 175,102,108.00 0

JULIO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 2,055,072.00 5,000 2,050,072.00 2,050,072.00 0

88279121522 BANCOLOMBIA 258,247,368.00 21,677,423 236,569,945.00 236,569,945.00 0

AGOSTO

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 2,002,872.00

2,002,872.00

2,002,872

88279121522 BANCOLOMBIA 152,440,807.00 31,318,191 121,122,616.00 121,122,616.00 0

SEPTIEMBRE

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 1,950,672.00

1,950,672.00

1,950,672

88279121522 BANCOLOMBIA 163,823,606.00 7,743,266 156,080,340.00 156,080,340.00 0

OCTUBRE

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA 1,687,816.00

1,687,816.00

1,687,816

88279121522 BANCOLOMBIA 121,448,654.00 17,308,344 104,140,310.00 104,140,310.00 0

NOVIEMBRE 21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0





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100027859 BBVA -

-

0

88279121522 BANCOLOMBIA 195,747,450.00 7,146,118 188,601,332.00 188,601,332.00 0

DICIEMBRE

21000483020 CAJA SOCIAL 433,293.38

433,293.38 433,293.00 0

100027859 BBVA

-

0

88279121522 BANCOLOMBIA 116,221,099.00 147,792,736 (31,571,637.00) 33,428,363.00 -

65,000,000

De esta cuenta se revisaron y analizaron las conciliaciones de los doce meses; para el mes de diciembre en la conciliación de Bancolombia cuenta corriente N° 88279121522, se evidencia un faltante por consignar por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja por valor de $65.000.000, valor que fue consignado el día 7 de enero de 2014 por parte del Municipio (comprobante de egreso 20136094). Tras la evaluación a las conciliaciones bancarias de la vigencia 2013, se concluyen las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN No. 6

La cuenta corriente No. 88279121522 de Bancolombia del mes de febrero de 2013,

presenta una diferencia de $1.500.002 de acuerdo a los cálculos realizados por el

grupo auditor a los libros auxiliares y extractos bancarios. De no aclararse esta

diferencia se constituye en una observación con alcance administrativo y fiscal.


Revisado los libros auxiliares de la Entidad se encuentra que al trascribir la

conciliación del mes de febrero de 2013, efectivamente se olvidó un cheque por valor

de $1.500.000 de Leydy Gómez, por lo que se adjunta copia de la conciliación

debidamente firmada y cuadrada del mes de febrero de 2013,


La respuesta contiene una argumentación sobre la diferencia de $1.500.002, sin

embargo la comisión de auditoría constata que lo aclarado por la entidad no es por el

pago a nombre de Leydy Gómez. La diferencia en realidad corresponde al pago con

cheque No. 583168, cobrado el 4 de marzo de 2013 y girado a Pineda Ávila Sonia

Liliana, este cheque se giró con el comprobante de egreso N° 52 del 27 de febrero de

2013.

Por lo anterior la Comisión de Auditoría decide mantener el hallazgo administrativo,

quitándole el alcance fiscal para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 7

La cuenta corriente del banco Caja Social No. 21000483020 no presentó movimientos

durante todo el año 2013; durante la vigencia mantuvo un saldo de $433,293.38. Se





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debería evaluar la posibilidad de cancelarla; situación que debe ser tenida en cuenta

en el Plan de mejoramiento.


Esta observación será retomada en el plan de mejoramiento.


Con la respuesta la entidad acepta la observación, por lo anterior se deja el hallazgo

administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 8

En la cuenta corriente del banco BBVA No. 100027859 no se aportaron las

conciliaciones bancarias del mes agosto, septiembre y octubre, lo cual no se pudo

confrontar y conciliar los valores de estos meses. Lo que se constituye en una

observación con alcance administrativo.


Se encuentra en relación con la presente observación que, efectivamente no se

anexaron las conciliaciones de los meses de agosto, septiembre y octubre del banco

BBVA, por lo mismo se remite con el presente escrito, para lo pertinente.


La comisión de auditoría revisó el anexo de soportes entregado como anexo 8, en la

que efectivamente se envían las conciliaciones bancarias de los meses en cuestión;

sin embargo, la Comisión de Auditoría decide mantener la observación en razón a

que éstas se debieron entregar oportunamente.

Se configura un hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de

Mejoramiento.

2.3.3. Cuentas por Cobrar En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad contable pública. Hacen parte los deudores, tales como el valor por cobrar a ASOPAGOS, Operador Pila, según las notas contables a los estados financieros al 31 de diciembre del 2013.

CUENTA 2013 2012 VARIACIÓN VARIACIÓN RELATIVA %

OTROS DEUDORES 3.764.722 2.471.708 1.293.014 52%

Para la vigencia 2013 este rubro tuvo un aumento del 52% donde la más representativa corresponde a un valor de $1.293.014.





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2.3.4. Propiedad Planta y Equipo Representa el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios.

CUENTA 2013 2012 VARIACIÓN VARIACIÓN RELATIVA %

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

237,126,474 155,444,690 81,681,784 53%

La cuenta PROPIEDAD, PLANTA y EQUIPO presenta un aumento del 53% de 2013 en comparación con la vigencia 2012, aumento que obedece a la adquisición de Equipo de cómputo y tecnología. 2.3.5. Otros Activos En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los recursos, tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros.

CUENTA 2013 2012 VARIACION VARIACION

RELATIVA %

OTROS ACTIVOS 14,750,000 14,750,000 0 0%

Para la vigencia 2013 este rubro no presentó ningún movimiento siendo el mismo de la vigencia 2012, y que corresponde a activos como collares, botones de bronce del GENERAL GUSTAVO ROJAS PINILLA. 2.3.6. Pasivos El Pasivo corresponde a las cuentas de deudas o compromisos adquiridos por la Corporación Edilicia. El pasivo para la vigencia 2013 presentó una disminución del 74%, con relación a la vigencia 2012; de $31.514.723 disminuyó a $8.096.106, lo que implica que la corporación Edilicia está utilizando los fondos para amortizar o pagar las cuentas de los acreedores.


RELATIVA % CUENTAS POR PAGAR 2,730,715 26,118,723 (23,388,008) -90%

El rubro Cuentas por Pagar presentó una disminución de $23.388.008 equivalente al 90%; representada en conceptos como Aportes a las Administradoras de Riesgos Laborales, acreedores varios y honorarios.






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RELATIVA % OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

5,365,391

5,396,000

(30,609) -1%

El rubro Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral presentó una disminución de $30.609 equivalente 1%; contiene conceptos como Cesantías, Intereses sobre cesantías, Vacaciones, Prima de vacaciones, prima de servicios y bonificación por recreación. 2.3.7. Patrimonio

2013 2012 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

% $ $

ACTIVOS 156,804,895.00 96,625,393.00 60,179,502.00 62%

PASIVOS 8,096,106.00 31,514,723.00 -23,418,617.00 -74%

PATRIMONIO 148,708,789.00 65,110,670.00 83,598,119.00 128%

El patrimonio está formado por el conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una empresa, y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir con sus fines. Para la vigencia 2013 el Patrimonio de la corporación edilicia fue de $148.708.789 presentando un aumento de $83.598.119, equivalente al 128% con respecto al año 2012 que fue de $65.110.670; esto debido a que el rubro Resultado del Ejercicio pasó de $52.597.263 en 2012 a $93.822.952 respectivamente; lo que evidencia que durante la última vigencia la corporación edilicia dejó de ejecutar una considerable suma de recursos. 2.3.8. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental Las cuentas del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental corresponden a los ingresos y gastos que reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido de la entidad. Durante las vigencias 2013 y 2012 el Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental presentó el siguiente comportamiento:

DESCRICIÓN 2013 2012 variación var %

Ingresos operacionales

1,655,660,720.00 1,464,235,000.00 191,425,720.00 13.07%

- Costos y gastos op

1,560,071,433.00 1,417,319,645.00 142,751,788.00 10.07%

= utilidad bruta

95,589,287.00 46,915,355.00 48,673,932.00 103.75%

- Gastos administración

24,914,143.00 1,415,818.00 23,498,325.00 1659.70%

= Utilidad 70,675,144.00 45,499,537.00 25,175,607.00 55.33%





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operacional

+ Otros ingresos

23,147,808.00 7,097,726.00 16,050,082.00 226.13%

= Resultado del Ejercicio

93,822,952.00 52,597,263.00 41,225,689.00 78.38%

Los ingresos para la vigencia 2013 presentaron un aumento del 13.07% es decir $191.425,720, valor de las transferencias efectuadas por la Alcaldía Mayor de Tunja, mientras que los costos y gastos aumentaron en 10.07%, equivalentes a $142.751.788, valor pagado por concepto de sueldos y salarios, honorarios profesionales, honorarios honorables concejales, lo que finalmente se evidencia en el resultado del ejercicio el cual como ya se explicó presentó un aumento del 78.38% es decir $41.225.689. 2.3.9. Órdenes de Pago Para llevar a cabo la revisión de las órdenes de pago del año 2013, se tomó como muestra los meses de julio y diciembre, concluyendo que la corporación edilicia cumplió con el lleno de los requisitos para la elaboración de los comprobantes de egreso de acuerdo a la normatividad establecida contablemente; sin embargo, se encontraron las siguientes inconsistencias:

OBSERVACIÓN No. 9

ORDEN DE PAGO

N° CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO OBSERVACIONES

388

ADQUISICION POLIZA DE MANEJO

TESORERA Y PRESIDENTE

646,120 25-07-2013 A.R.P.

POSITIVA

El beneficiario es la compañía de seguros la PREVISORA y no la A.R.P. POSITIVA, por tanto el comprobante de egreso en la parte de beneficiario quedó mal diligenciado; por lo que se constituye en una observación con alcance administrativo


Es de recibo para la entidad la observación, en lo sucesivo se prestara mayor

atención, para corregir la situación presentada y se acepta que el beneficiario es la

Previsora.




OBSERVACIÓN No. 10





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ORDEN DE PAGO


765

EMPRESA PROMOTORAS DE SALUD CONCEJALES 2013

5,759,600 30-12-2013

El comprobante se encuentra sin la firma de aprobado y no tiene beneficiario. Lo que se constituye en una Observación con alcance Administrativo.

798

HONORARIOS PROFESIONALES SOFWAREW

750,000 30-12-2013

ERIKA ALEXANDRA

TOCARRUNCHO

El comprobante se encuentra sin sus firmas de aprobado. Lo que se constituye en una Observación con alcance Administrativo


Es de recibo para la entidad la observación, en lo sucesivo se prestaráa mayor

atención, para corregir la situación presentada.




OBSERVACIÓN No. 11

ORDEN DE PAGO


766-799-807-811

No se adjuntaron los comprobantes de egreso N° 766, 799, 807 y 811 por parte de la entidad. El comprobante N° 807 donde se consigna las cesantías de la señora Alida Joya por valor de $2.001.952. Lo que se constituye en una observación con alcance Administrativo


Es de recibo para la entidad la observación, se anexa con el presente los

comprobantes 766, 799, 807 y 811, que no fueron remitidos en su oportunidad, por

error involuntario.


Con la respuesta la entidad acepta la observación, la comisión de auditoria verificó

los anexos remitidos por la entidad, por lo anterior se deja el hallazgo administrativo

para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 12

ORDEN DE

PAGO N° CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO OBSERVACIONES

787 AUXILIAR DE TESORERIA

125,000 30-12-2013

GERMAN ROJAS MUÑOZ

La constancia de supervisión, el visto bueno de actividades, el acta de terminación y el recibido de cumplimiento y satisfacción del contrato de prestación de servicios N° 70 de 2013, no fue firmado por Silia Inés Pulido Umaña. Lo que se constituye en una observación con alcance Administrativo.





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Al ser revisado minuciosamente el expediente del contrato, se observó que la

documentación a que se hace referencia en la observación se encuentra en el

expediente contractual, faltando la firma del supervisor solo en el comprobante de

egreso, la demás documentación se encuentra debidamente firmada se remite las

constancias de supervisión vo.bo de las actividades, acta de terminación y recibido y

cumplimiento del contrato N° 70 de 2013, para lo pertinente.


Revisado el anexo de soportes entregado como anexo 12 y comparado con las

fotocopias tomadas el día en que se analiza el comprobante se concluye que si se

encuentran en el expediente contractual del contratista firmadas deberían estar

firmadas también en comprobante de pago por lo que la comisión de Auditoría deja el

hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 13

ORDEN DE PAGO


788 SERVICIOS TECNICOS AUX. MANTENIMIENTO

1,100,000 30-12-2013 WILLIAM

MAUIRICIO NEIRA

El Acta de Terminación del contrato de prestación de servicios N°096 de 2013 no fue firmado por la supervisora del contrato ni por el contratista. Lo que se constituye en una observación con alcance Administrativo.


Revisado el expediente contractual del contratista Mauricio Neira González, se

observa que el acta de terminación se encuentra debidamente firmada tanto por el

contratista como por el supervisor.


Revisado el anexo de soportes entregado como anexo 13 y comparado con las

fotocopias tomadas el día en que se analiza el comprobante se concluye que si se

encuentran en el expediente contractual del contratista firmadas deberían estar

firmadas también el comprobante de pago por lo que la comisión de Auditoría deja el

hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

Por simplicidad, este hallazgo se unifica con el anterior.

OBSERVACIÓN No. 14

ORDEN DE

PAGO N° CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO OBSERVACIONES

797

SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA

420,000 30-12-2013

VERONICA GUTIERREZ

No se aportaron la constancia de supervisión, el informe correspondiente a las funciones realizadas durante el periodo cuenta de cobro, el pago a seguridad social, acta de terminación y el recibo de cumplimiento, el comprobante se encuentra sin sus





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firmas de aprobado y el recibido por parte del beneficiario. Lo que se constituye en una observación con alcance Administrativo


Se envían todos los soportes del comprobante de egreso 797, de la contadora

Verónica Gutiérrez, constancia de supervisión, pago de seguridad social con las

firmas de aprobado y revisado.


Revisado el anexo de soportes entregado como anexo 14 como faltantes al

comprobante en estudio la comisión de Auditoría deja el hallazgo administrativo para

que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 15

ORDEN DE PAGO


800 PUBLICIDAD 500,000 30-12-2013

NELSON DE JESUS MEDINA

El comprobante se encuentra sin la firmas de aprobado, la cuenta de cobro se encuentra sin firma por el beneficiario, el acta de terminación del contrato de prestaciones de servicios de apoyo a la gestión N° 105 de 2013 se encuentra sin firma por parte del contratista. Lo que se constituye en una Observación con alcance Administrativo.


Revisado el expediente contractual, se encontró que el comprobante de egreso N°

800 se encuentra firmado por el contratista.


La comisión de Auditorio no pudo constatar lo dicho por la entidad ya que no anexo

los soportes donde constate lo dicho por la entidad en la respuesta de la réplica al

informe preliminar, por lo que la comisión de Auditoría deja el hallazgo administrativo

para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

Esta observación se unifica con la No. 10.

OBSERVACIÓN No. 16

ORDEN DE PAGO


812 HONORARIOS 5,280,000 30-12-2013

MANUEL IGNACIO MENDOZA

En el comprobante de egreso N° 812 correspondiente al pago de Honorarios Profesionales por valor de $5.280.000, dentro del contrato N° 100 por valor de $15.840.000 se encuentran las siguientes inconsistencias: 1. No se sabe a ciencia cierta a que pago

corresponde, ni en la cuenta de cobro se





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especifica si es el primero o el último, ya que en el contrato se pactaron tres pagos por la misma cuantía cada uno

2. Se encontró dos recibos oficial de pago Impuestos Nacional (DIAN) Originales por valor de $4.727.000 y $398.000

3. Se Firma un acta de actividades y entrega a satisfacción por el supervisor del contrato y el contratista fechada el 30 de diciembre de 2013 donde se adjunta planilla del pago a la seguridad social correspondiente al mes de diciembre de 2013 revisada dicha planilla corresponde es al periodo de noviembre, lo que se concluye que No fue aportado por el contratista el pago a seguridad social del mes de diciembre contraviniendo La Ley 1150 de 2007 introduce reformas a la ley 80, para este caso en el artículo 23, estableció que “El inciso segundo y el parágrafo 1º. Del artículo 41 de la Ley 80.

4. Se deja de aplicar la retención en la fuente a los pagos a trabajadores independientes perteneciente al régimen simplificado, o que cumplan los topes y condiciones de este régimen cuando no sea responsables del IVA infringiendo el artículo 13 de la Ley 1527 del 27 de abril de 2012. De no ser aclarada las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario.


Revisado el expediente contractual, se verifica que el pago realizado mediante

comprobante No. 812 corresponde al pago final y total del contrato, se adjunta la

CONSTANCIA de retención en la fuente. Las observaciones serán tenidas en cuenta

para efectos de su inclusión en el plan de mejoramiento.


1. Se entiende por honorarios la remuneración por servicios que una persona natural

presta a otra persona natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual

sobre el técnico, En Colombia, los pagos por honorarios tienen algunas

obligaciones tributarias respecto al Impuesto a las ventas y Retención en la

fuente. Frente a la a retención en la fuente, se le aplica una tarifa del 10% o del

11%, dependiendo si quien presta el servicio es declarante en el Impuesto de

renta o no.

En los documentos anexos a la respuesta se observa que el contratista MANUEL

IGNACIO MENDOZA señala que no es declarante de renta, situación que fue

asumida por la pagadora del Concejo Municipal de Tunja como válido para





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exonerarle de Retención en la Fuente. Con este documento lo que el contratista

comunicaba a la entidad, era que no declaraba renta, para que se aplicara el

porcentaje de retención correspondiente a los no declarantes y no para que se le

exonerara de dicha obligación.

2. Dentro del comprobante de Egreso Nº 812 y dentro de la carpeta del contrato Nº

100 se pudo establecer que el contratista aporta a salud, pensión y riesgos

profesionales con base en el salario mínimo, cuando debió pagar los aportes con

base en el 40% del valor del contrato, según establece el artículo 23 del ley 1150

del 2007, Inciso final Articulo 23 Decreto 1703 de 2002, conceptos No. 58935 de

marzo 1 de 2010, No. 186916 del 2 de julio de 2010, No. 328532 del 3 de

noviembre de 2010) del Ministerio de Protección Social, articulo 50 de la ley 789

de 2002, Ley 828 de 2003, el artículo 22 de la ley 1122 de 2007 y la Ley 1438 del

2010. Por lo que el contratista en cada pago debió cancelar para salud la suma

de $264.000, para Pensión la suma de $337.920 y Riesgos Laborales un valor de

$10.560 aproximadamente, para un valor total de $612.480 por cada pago

efectuado por la entidad.

Por lo anteriormente expuesto, el grupo Auditor decide dejar el Hallazgo con

alcance Administrativo y Disciplinario.

2.4. PRESUPUESTO

Concepto sobre aprobación y manejo: El Concejo municipal de Tunja mediante resolución No. 001 del 02 de febrero 2013 adoptó el presupuestos inicial de ingresos y gastos para la vigencia de 2013, por un monto de $1.607.673.372,66

2.4.1. Presupuesto de Ingresos

El presupuesto de ingresos del Concejo Municipal de Tunja para la vigencia 2013, presentó un presupuesto inicial de $1.607.673.372,66 con una adición de $90.771.484,30 y una reducción de $19.152.999,67, para un definitivo $1.679.291.857,29.

El presupuesto de ingresos de La Corporación Edilicia a 31 de diciembre de 2013, presentó el siguiente comportamiento:

COD CONCEPTO PRESUPUESTO TOTAL POR %





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DEFINITIVO RECAUDADO RECAUDAR

SIN RECAUDAR

1 INGRESOS 1,679,291,857.29 1,655,660,720.00 23,631,137.29 1.41%

Para el año 2013 se presentó un presupuesto definitivo de ingresos de $1.679.291.857,29; de estos se recaudaron $1.655.660.720 equivalentes al 98.59%, quedando por recaudar $23.631.137,29 que corresponden al 1.41%. Respecto a la vigencia 2012 se presentaron las siguientes variaciones:

Vigencia Definitivo Recaudos % Recaudado Por

Recaudar % Por

Recaudar

2013 1,679,291,857.29 1,655,660,720.00 98.59% 23,631,137.29 1.41%

2012 1,522,667,330.46 1,464,235,000.00 96.16% 58,432,330.46 3.84%

Como se puede evidenciar para el año 2013 el presupuesto definitivo de ingresos aumentó en un 10,29%; el recaudo también aumento, pues para el año 2012 fue de 96.16% mientras que para el 2013 presentó un porcentaje del 98.59% lo cual muestra una buena gestión para el recaudo de los ingresos.

2.4.2. Presupuesto de Gastos

El presupuesto de gastos del Concejo Municipal de Tunja a 31 de diciembre de 2013 presentó el siguiente comportamiento:

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTAL POR %

EJECUTADO EJECUTAR EJECUTADO

2 GASTOS 1,679,291,857.63 1,643,885,298.00 35,406,559.63 97.89%

Para la vigencia 2013 el presupuesto de gastos presentó una apropiación definitiva $1.679.291.857,33; de los cuales se ejecutaron $1.643.885.297,77 equivalentes al 97.89%, quedando un saldo por ejecutar de $35.406.559,63 que corresponden al 2.11%. Las trasferencias para funcionamiento 2013 presentaron una ejecución de 96.68%, Adquisición de Bienes 99.11%, Adquisición de Servicios de 83.37% y Otros Gastos Generales de 50.22% siendo este último el de más baja ejecución.

COD CONCEPTO EJECUTADO PAGO % POR

% PAGAR

2 GASTOS 1,679,291,857.63 1,643,885,298.00 97.89% 35,406,559.63 2.15%





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En la vigencia 2013 se ejecutaron $1.679.291.857,63 de los cuales se pagaron $1.643.885.298.00 equivalentes al 97.89% y quedaron por pagar recursos por valor de $35.406.559,63 correspondiente al 2.15%, lo que demuestra una buena ejecución de los compromisos adquiridos dentro de la vigencia. El Concejo Municipal de Tunja durante la vigencia 2013, presentó un recaudo de $1.655.660.720, efectuando pagos por valor de $1.643.885.298, presentando un saldo de caja de $11.775.422, dinero que fue reintegrado al Municipio de Tunja mediante consignación realizada en el Banco Occidente el día 14 de abril de 2014.

2.4.3. Modificaciones al Presupuesto

Se observó que las adiciones y traslados que se llevaron a cabo en el presupuesto de la Corporación Edilicia durante la vigencia 2013, están debidamente soportados con sus respectivos actos administrativos, esto en cuanto a los Ingresos:

Actos administrativos que modificaron el presupuesto de ingresos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN REDUCCION

Resolución N° 059 de 24 de junio

de 2013 -Transferencias Funcionamientos $90.771.484.34

TOTAL ADICIONES $90.771.484.34

De igual forma para los gastos. Actos administrativos que modificaron el presupuesto de egresos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN TRANSLADO

Resolución N° 35 de 15 de abril de

2013

-remuneración servicios

técnicos $2.700.000,00

Resolución N° 36 de 15 de abril de

2013 -Honorarios profesionales $3.000.000,00

Resolución N° 059 de 24 de junio de

2013

-Compra de equipo

$60.771.484,34

-Materiales y suministros

$15.000.000,00

-Mantenimiento

$15.000.000,00

$90.771.484.34

Resolución N° 70 de 24 de julio de

2013 -Vacaciones

$2.480.000,00

Resolución N° 80 de 21 de agosto de

2013

-Adecuación y mantenimiento

$23.000.000,00

-Honorarios profesionales

$18.000.000,00

-Capacitación $4.600.000,00

-Seguros $5.550.000,00

$51.150.000,00





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TOTAL ADICIONES $90.771.484,34 $59.330.000

OBSERVACIÓN No. 17

La Resolución N° 70 de 24 de julio de 2013 no fue firmada por el presidente del

Concejo Vicente Anibal Ojeda, Primer vicepresidente Wilders Hernan González Botia,

Segundo vicepresidente Wilson Ruiz Lara y por la secretaria general Diana Marcela

Muñoz; lo que se constituye en una observación con alcance Administrativo


Revisado el libro radicador de resoluciones de la entidad, se encontró que la

resolución N° 70 expedida por la mesa directiva de la corporación está debidamente

firmada.


Revisado el anexo de soportes entregado como anexo 17 por falta de firmas la

comisión de Auditoría pudo establecer que para el estudio de resoluciones la entidad

aporto la resolución sin firmas por lo que se concluye que la resolución aportada

como anexos fueron firmados posteriormente a la observación, se deja el hallazgo


2.5. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO.

Según el Decreto 1737 de 1998, por el cual se expide medidas sobre Austeridad y eficiencia del gasto público y se someten a condiciones especiales la asunción de compromiso por parte de las entidades públicas que manejen recursos del Tesoro Público; los gastos se clasifican en Servicios Personales Indirectos, Impresos, publicidad y publicaciones, Asignación y uso de teléfonos fijos y celulares, Asignación y uso de vehículos oficiales, Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. El Concejo Municipal de Tunja en la vigencia 2013, rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, presentando el informe sobre Gastos de Personal, Servicios personal indirecto, Publicidad, Mantenimiento, Comunicaciones y Transporte, equipo, materiales y suministros, compra de papelería, seguros. El grupo auditor analizó las siguientes cuentas del informe rendido por la Corporación Edilicia así: Honorarios Profesionales, Publicidad y Mantenimiento.

CONCEPTO 2013 2012 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL %





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GASTOS DE SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

93,149,999.00 84,690,000.00 8,459,999.00 10%

PUBLICACIONES 2,740,000.00 6,000,000.00 -3,260,000.00 -54%

ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

13,404,000.00 12,971,100.00 432,900.00 3%

En la vigencia 2013 los gastos más representativos corresponden a Gastos de Servicios Personales Indirectos por valor de $93.149.999, donde su incremento fue del 10% con respecto al año anterior, ya que este gasto se reflejó en el pago de honorarios profesionales, seguida por adquisición de muebles, mejoras y mantenimiento por valor de $13.404.000 donde hubo un aumento del 3% con respecto al año anterior. En cuanto a publicaciones fue de $2.740.000, donde hubo una disminución del 54% con relación al año anterior.

2.6. APORTES A SEGURIDAD SOCIAL PARAFISCALES

Una vez revisados los aportes de nómina, se evidenciaron los hechos que a continuación se desglosan: AGOSTO

En el mes de agosto se tienen las siguientes observaciones: 1. No se tuvo en cuenta las horas extras para liquidar los aportes a seguridad social de la señora Alida Joya, olvidando que el trabajo suplementario (horas extras, trabajos en día domingo y festivo) constituye salario tal como lo dispone el artículo 42 del Decreto 1042 de 1978. 2. El valor de las horas extras no se causó, pagó, ni se tuvo en cuenta para el pago de aportes a seguridad social y parafiscales en el mes en que efectivamente se realizaron, vulnerando con ello el principio de devengo y causación del régimen de contabilidad pública.

3. Al no tener en cuenta los ingresos por trabajo suplementario se estaría incurriendo en vulneración a la seguridad social del empleado, toda vez que se estaría reduciendo su base de cotización.

OBSERVACIÓN No. 18

Se evidencia un aparente cálculo inadecuado de la base de cotización a seguridad

empleado Base S. Social Base Parafiscales Base S. Social Base Parafiscales Base S. Social Base Parafiscales

Alida Joya Nonsoque 2.676.957 4.132.929 1.456.000 4.133.000 (1.220.957) 71

Muñoz Fonseca Diana Marcela 6.215.529 9.323.294 6.216.000 9.323.000 471 (294)

Pulido Umaña Silia Inés 2.688.167 9.453.389 2.688.000 9.453.000 (167) (389)

Calculos Contraloría Planilla 4807391 Diferencias





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social de la señora Alida Joya, toda vez que no se le estarían teniendo en cuenta el

ingreso por trabajo suplementario, vulnerando por un lado la seguridad social del

empleado y el artículo 42 del Decreto 1042 de 1978.




Revisada la observación y confrontada con las certificaciones de trabajo

suplementario de la señora Alida Joya Nonsoque, se observa que las mismas

corresponden únicamente a los periodos de sesiones de la Corporación que no son

todos los meses del año y que la mayor parte de las sesiones se adelantaron en

horas de la mañana, lo que no da lugar al reconocimiento y pago de horas extras.

Esta observación se tendrá en cuenta para efectos de ser incluida en el Plan de

Mejoramiento.


Se pudo establecer que para el mes de agosto de 2013, se acumuló por concepto de

trabajo suplementario de la señora Alida Joya Nonsoque un valor de $1.141.008,

valor que corresponde no solamente a horas extras del mes de agosto, sino a un

cúmulo de horas de varios meses anteriores.

Que independientemente de si se le acumule o no el valor de las horas extras al

trabajador, para que se le paguen en un tiempo determinado, estas se deben causar

y tener en cuenta para los aportes a la seguridad social en el mes en que

efectivamente se causan.

Tal como se dijo en este informe, con lo acá señalado se estaría vulnerando el

principio de devengo y causación de que trata el régimen de contabilidad pública, así

como la seguridad social al trabajador en mención.

Con base a lo anterior, se configura el siguiente hallazgo administrativo con alcance

disciplinario:

“Se evidencia inadecuado cálculo de la base de cotización a seguridad social de la

señora Alida Joya Nonsoque. No se estaría teniendo en cuenta el ingreso por trabajo

suplementario, vulnerando por un lado la seguridad social del empleado y el artículo

42 del Decreto 1042 de 1978”

OBSERVACIÓN No. 19





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Se evidencia una presunta vulneración del principio de causación del régimen de contabilidad pública, en razón a que las horas extras de la señora Alida Joya Nonsoque no se causaron, pagaron y liquidaron los correspondientes aportes en el momento en que se efectuaron, sino varios meses después.

De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.


Esta observación se tiene en cuenta para plan de mejoramiento, ya que los aportes del mes de junio se cancelaron en el mes de agosto de 2013.


Se pudo establecer que para el mes de agosto de 2013, se acumuló por concepto de trabajo suplementario de la señora Alida Joya Nonsoque un valor de $1.141.008, valor que corresponde no solamente a horas extras del mes de agosto, sino a un cúmulo de horas de varios meses anteriores.

Que independientemente de si se le acumule o no el valor de las horas extras al trabajador, para que se le paguen en un tiempo determinado, contablemente estas se deben causar y tener en cuenta para los aportes a la seguridad social en el mes en que efectivamente se causan.

Tal como se dijo en este informe, con lo acá señalado se estaría vulnerando el principio de devengo y causación de que trata el régimen de contabilidad pública, así como la seguridad social al trabajador en mención.

Con base a lo anterior, se configura el siguiente hallazgo administrativo con alcance disciplinario:

“Presunta vulneración del principio de devengo y causación del régimen de contabilidad pública, en razón a que las horas extras de la señora Alida Joya Nonsoque no se causaron, pagaron y liquidaron los correspondientes aportes a la seguridad social y parafiscales en el momento en que se efectuaron, sino varios meses después”.

SEPTIEMBRE

Revisada la nómina y lo correspondiente a aportes de pago a seguridad social y parafiscales se encontró que en el mes de septiembre la base de cotización para parafiscales se hizo de la siguiente manera:

Planilla 4959787 Valor pagado Aportes según CMT* Diferencias

Salud 1.295.000 1.294.959 -41

Pensión 1.746.700 1.746.584 -116





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Riesgos 54.000 54.077 77

Caja 916.300 414.387 -501.913

SENA 114.600 51.798 -62.802

ICBF 687.300 310.790 -376.510

ESAP 114.600 51.798 -62.802

Min Educación 229.000 103.597 (125.403)

TOTAL PLANILLA 5.157.500 4.027.991 (1.129.509)

*CMT: Contraloría Municipal de Tunja

Revisando la planilla de pago del correspondiente mes, se tienen las siguientes bases de cotización:

Planilla No. 4959787

Empleado Base de

Seguridad Social

Base Parafiscales

Alida Joya Nonsoque 1.456.000 4.133.000

Muñoz Fonseca Diana Marcela 6.216.000 9.323.000

Pulido Umaña Silia Inés 2.688.000 9.453.000

Como bien se observa, para el mes de septiembre se pagó de más por concepto de aportes parafiscales, una suma equivalente a los $1.129.500.

OBSERVACIÓN No. 20

Se presume la existencia de daño patrimonial por cuanto se pagó por concepto de

parafiscales del mes de septiembre de 2013 un valor de más de $1.129.500.


administrativo con alcance disciplinario y fiscal.


Revisados los comprobante correspondientes se encuentra que efectivamente, en el

mes de septiembre por error involuntario, se canceló la planilla de aportes

parafiscales con la misma base que la del mes de agosto. Para efectos de subsanar

la situación presentada, se envió nota con fecha 5 de Noviembre de 2013 a

Comfaboy, donde se pide el reintegro de los dineros cancelados demás, por valor de

$1.129.445, de los cuales a la fecha entidad Comfaboy realizó una devolución por

$501.975, de los cuales adjunto copia de la consignación. La suma restante está

pendiente de recibo, en razón a que cada una de las entidades beneficiarias del

aporte deben reintegrar proporcionalmente la suma cancelada.

Adjunto solicitud a ICBF, a MINEDUCACIÓN y ICBF


Una vez analizados los documentos adjuntos en la respuesta de la entidad, se tiene





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que efectivamente a través de comprobante de pago No. CET 191235 del 04/02/2014

la Caja de Compensación Familiar de Boyacá –Comfaboy- reintegro a favor del

Concejo Municipal de Tunja por concepto de devolución de aportes parafiscales por

error en la Base de Cotización. El valor por este concepto fue de $507.977, dinero

que fue consignado a la cuenta de Bancolombia No. 88279121522 a través de

cheque No. 79373-5.

En la documentación adjunta también se observan las siguientes comunicaciones,

atreves de las cuales se solicita el reintegro de los aportes de más del Concejo

Municipal de Tunja:

1. Al ICBF de fecha 23 de abril de 2014.

2. Del 31 de marzo de 2014 al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y a la

Escuela Superior de Administración Pública – ESAP.

Teniendo en cuenta que el reintegro fue por $507.977, el valor faltante sería de

$621.468, que corresponde a los aportes realizados al SENA, ICBF y ESAP.

Que si bien se observa voluntad del Concejo de recuperar el dinero que pagó de más

por la incorrecta liquidación de los aportes parafiscales, esta observación no se

levanta, hasta tanto se reintegre la totalidad de los recursos públicos que salieron de

las cuentas de la Corporación por la presunta omisión de quien liquida, revisa y

autoriza los pagos de la Entidad.

Así las cosas, se configura el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y

fiscal:

“Por inadecuado cálculo de aportes parafiscales, se presume como detrimento

patrimonial la suma de $621.468”.

OCTUBRE Una vez se revisados los diferentes conceptos de nómina de este mes, se evidenciaron diferencias en la liquidación de aportes a seguridad social; dicha diferencia aparentemente radica en el valor de las horas extras de la señora Alida Joya, toda vez que no se incluyó el valor de $698.463 en la base de cotización.

Planilla 5284335 Valor pagado Aportes CALCULADO CONTRALORÍA

Diferencias

Salud 1.295.000 1.382.267 87.267





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Pensión 1.746.700 1.858.338 111.638

Riesgos 54.000 57.723 3.723

Caja 442.300 442.325 25

SENA 55.300 55.291 (9)

ICBF 331.700 331.744 44

ESAP 55.300 55.291 (9)

Min Educación 110.600 110.581 (19)

TOTAL PLANILLA 4.090.900 4.293.560 202.660

Como bien se observa, el valor de diferencia asciende a los $202.660, valor que dejo de aportarse a la seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales de la empleada. Teniendo en cuenta que esta observación ya está en el aparte del mes de agosto, se espera que la entidad se pronuncie al respecto. DICIEMBRE En este mes se observa que la base de liquidación de parafiscales de la funcionaria Diana Marcela Muñoz difiere en $10.280, que de acuerdo a los cálculos realizados, correspondería a que se tomó de manera inadecuada el valor de la bonificación por recreación.

OBSERVACIÓN No. 21

La base de liquidación de parafiscales del mes de diciembre, correspondiente a la

servidora Diana Marcela Muñoz Fonseca, estuvo mal calculada.


administrativo.


Para el mes de diciembre del pago de las prestaciones sociales de la funcionaria

Diana Marcela Muñoz Fonseca, se adjunta auxiliar de la misma, donde se desglosan

los valores cancelados a la funcionaria, como son Prima de vacaciones,

indemnización de vacaciones, bonificación especial y prima de servicios, por ser la

ingeniera Diana Marcela Muñoz Fonseca Secretaria General de la Corporación cargo

de elección y periodo fijo de un año.


Efectivamente y tal como lo señala la entidad en su respuesta, la base para el cálculo

empleado Base S. Social Base Parafiscales Base S. Social Base Parafiscales Base S. Social Base Parafiscales

Alida Joya Nonsoque 2.201.456 4.304.528 2.201.000 4.305.000 (456) 472

Muñoz Fonseca Diana Marcela 6.215.529 18.301.280 6.216.000 18.291.000 471 (10.280)

Pulido Umaña Silia Inés 2.688.167 2.688.167 2.688.000 2.688.000 (167) (167)

Calculos Contraloría Planilla 4807391 Diferencias





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de parafiscales tuvo en cuenta los conceptos mencionados, sin embargo, se

evidenció que la diferencia radica en el presunto inadecuado cálculo de la

bonificación por recreación y la prima de servicios. Retomando el cálculo de estos

conceptos se tiene que:

Liquidación Res. 132 de 2013- 30 diciembre

Empleado: DIANA MARCELA MUÑOZ

Identificación: 1,049,615,703

Fecha de ingreso: 1 enero 2013

periodo liquidado: 1 enero 2013 - 31 dic 2013

periodo de disfrute: Terminación de contrato

Factores Salariales

Salario 6.215.529

1/2 Prima de servicios 517.961

BASE 6.733.490

PRIMA DE VACACIONES - 15 DIAS 3.366.745

VACACIONES - 20 DIAS 5.162.342

BONIFICACIÓN RECREACIÓN 448.899

TOTAL VACACIONES 8.977.986

PRIMA DE SERVICIOS PROPORCIONAL 3.107.765

TOTAL LIQUIDADO 12.085.751

PAGADO 12.075.129

La base para aportes parafiscales sería:

Diana Marcela Muñoz

Salario 6.215.529

Prima de servicios 3.107.765

Indemnización de Vacaciones 5.162.342

Prima de Vacaciones 3.366.745

Bonificación x recreación 448.899

Total 18.301.280

En el documento que adjunta el Concejo Municipal de Tunja, se tienen los siguientes

valores como base de cotización:





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Diana Marcela Muñoz

Salario 6.215.529

Prima de servicios 3.108.365

Indemnización de Vacaciones 5.162.342

Prima de Vacaciones 3.366.745

Bonificación x recreación 437.677

Total 18.301.280

Como bien se observa, la diferencia en la base de cotización radica en el valor de la

prima de servicios y la bonificación por recreación.

Así las cosas, se decide mantener la observación, ya que la base de parafiscales en

el mes de diciembre estuvo mal calculada, configurándose el siguiente hallazgo

administrativo:

“La base de liquidación de parafiscales del mes de diciembre, correspondiente a la

servidora Diana Marcela Muñoz Fonseca, estuvo mal calculada”.

2.6.1 El Retroactivo Salarial – Aportes

En la revisión de las planillas de aportes a la seguridad social de los meses en los que se hizo reajuste por incremento salarial, se encontró que la entidad pagó por concepto de intereses de mora la suma de $185.600, discriminados así:

No. Planilla Mes

pagado Fecha de

pago Total

pagado Intereses pagados

8667797102 enero 09/09/2013 300.100 44.200

8667799555 febrero 09/09/2013 304.100 39.600

8667801126 marzo 09/09/2013 297.500 33.200

8667806489 abril 09/09/2013 328.400 30.100

8667808244 mayo 09/09/2013 283.400 19.100

8667809208 junio 09/09/2013 277.100 13.200

8667810443 julio 09/09/2013 269.900 6.200

TOTAL $ 185.600

OBSERVACIÓN No. 22

Se presume la existencia de daño patrimonial por valor de $185.600 por el pago de

intereses de mora, por concepto de aportes a la seguridad social y parafiscales,

correspondiente al retroactivo de los primeros siete meses de 2013.





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En el año 2012, con la auditoría de la Contraloría municipal de Tunja, el pago del

retroactivo por el incremento salarial se efectúo mes a mes, según se había

informado por parte de la auditoría en el año 2012, por la Tesorera de la entidad, se

envió la relación del pago de los retroactivos mes a mes para que las planillas fueran

generadas directamente por ASOPAGOS quien generó estos intereses y por lo

mismo debieron ser cancelados con cada una de las planillas.

Por Asopagos se informó a la Tesorera General que para el reintegro de los intereses liquidados, debía hacerse la reclamación por la entidad, oficio que ya fue radicado.

Adjunto el envió de la información del retroactivo al operador de fecha 4 de septiembre de 2013, con la información correspondiente.


Efectivamente el pago del retroactivo salarial se debe hacer mes por mes, pero dicho reajuste no debe generarle intereses de mora a la Entidad. El operador del sistema tiene un mecanismo que debió ser consultado por la persona encargada de los realizar los aportes para que el pago mensual no le generara intereses de mora.

Revisando las planillas, se evidenció que el método usado por la entidad fue el de realizar una corrección, por lo que el operador lo pudo asumir como un error en la base de cotización y no a un reajuste por retroactivo salarial.

En lo que se refiere al anexo referido en la respuesta, se trata de un correo electrónico enviado por la señora tesorera del Concejo al operador ASOPAGOS, en el que se solicita ajuste del mes de enero a julio de 2013, sin embargo no se refiere a la devolución del valor pagado por concepto de intereses de mora; este e-mail se envió el 4 de septiembre de 2013, sin que hasta la fecha se haya obtenido respuesta alguna.

En conclusión, se presume ausencia de gestión por parte de los responsables de la Corporación edilicia, para evitar el pago de intereses moratorios por los aportes a la seguridad social y parafiscales del retroactivo salarial del año 2013, por lo que el valor cancelado ($185.600), se consideraría como daño patrimonial.

Por lo antes expuesto, se establece el siguiente hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal:

“Se presume la existencia de daño patrimonial por valor de $185.600 por el pago de





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intereses de mora, por concepto de aportes a la seguridad social y parafiscales, correspondiente al retroactivo de los primeros siete meses de 2013”.

2.6.2 El Retroactivo Salarial – Salarios

En agosto de 2013 el Concejo Municipal de Tunja autoriza mediante Acuerdo Municipal No. 010 el incremento salarial de los empleados del Concejo Municipal de Tunja del 7%, quedando así:

Nivel Grado Código Asignación

Directivo 10 54 $ 6.215.529

Profesional 04 201 $ 2.688.167

Asistencial 08 605 $ 1.455.973

El grupo auditor revisó los reajustes que se veían afectados por la modificación salarial, encontrándose lo siguiente:

Una vez verificados los diversos conceptos que se vieron afectados por el reajuste salarial, se evidenció que el incremento salarial que correspondió a siete (7) meses, se hizo presuntamente de forma inadecuada, concluyéndose así una diferencia de $486.490, valor pagado de más a los tres (3) empleados de la Entidad. La diferencia se extrae así:

OBSERVACIÓN No. 23

Se presume la existencia de un daño al patrimonio público por cuanto el reajuste

salarial de los primeros siete meses del año 2013 se excede en $486.490.

Empleado Cedula Valor Pagado

No.

Comprobante

de egreso

Fecha del pago

valor a pagar

calculado por

Contraloría

Diferencias

Diana Muñoz F. 1.049.614.703 2.835.879 454 21/08/2013 2.597.104 238.775

Silia Inés Pulido 40.009.835 1.722.903 455 21/08/2013 1.562.822 160.081

Alida Joya N. 40.036.549 876.194 453 21/08/2013 788.560 87.634

5.434.976 4.948.486 486.490 TOTAL

INCREMENTOS PAGADOS - DESPUES DE DESCUENTOS (salario, prima, horas extras, vacaciones)

Empleado Cedula Salario 2012 Salario 2013 Diferencia Meses de ajuste Valor a ajustardescuento

salud

descuento

Pensión

descuento

FSPRetefuente

TOTAL

descuentos

Neto

Pagado

Diana Muñoz F. 1.049.614.703 5.808.906 6.215.529 406.623 7 2.846.364 113.855 113.855 28.464 196.399 452.572 2.393.792

Silia Inés Pulido 40.009.835 2.512.306 2.688.167 175.861 7 1.231.030 49.241 49.241 12.310 - 110.793 1.120.237

Alida Joya N. 40.036.549 1.360.722 1.455.973 95.251 7 666.754 26.670 26.670 - - 53.340 613.413

4.744.148 616.705 4.127.443

Empleado Cedula Salario 2012 Salario 2013 Diferencia Meses de ajuste Valor a ajustardescuento

salud

descuento

Pensión

descuento

FSPRetefuente

TOTAL

descuentos

Neto

Pagado

Diana Muñoz F. 1.049.614.703 5.808.906 6.215.529 406.623 7 3.130.997 125.240 125.240 31.310 216.039 497.829 2.633.168

Silia Inés Pulido 40.009.835 2.512.306 2.688.167 175.861 7 1.406.888 56.276 56.276 14.069 - 126.620 1.280.268

Alida Joya N. 40.036.549 1.360.722 1.455.973 95.251 7 762.008 30.480 30.480 - - 60.961 701.047

5.299.893 685.409 4.614.484 TOTAL

TOTAL

REAJUSTE SALARIOS (Calculado por Contraloría)

REAJUSTE SALARIOS (Calculado por Concejo)





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Con la nómina del mes de agosto de 2013, se canceló a los funcionarios de la

entidad, el retroactivo correspondiente al incremento salarial de los ocho meses; por

lo mismo al efectuar la liquidación correspondiente se observa que la misma no

presenta error.

Adjunto la nómina correspondiente al mes de agosto de 2013, donde figura el

retroactivo, de 8 meses adeudado y cancelado a los funcionarios del Concejo,

además adjunto el auxiliar del año 2013 generado por el programa contable de la

Corporación.


El grupo auditor se permite controvertir la respuesta del Concejo Municipal de Tunja,

en los siguientes términos:

1. No es cierto que en la nómina del mes de agosto se haya pagado a los

funcionarios el valor del retroactivo salarial, esto se puede demostrar así:

El 21 de agosto de 2013, a través de los egresos No. 453, 454 y 455 se pagó

el retroactivo de las funcionarias Alida Joya, Diana Muñoz y Silia Pulido,

respectivamente; los valores pagados fueron:

Alida Joya $ 876.194

Diana Muñoz Fonseca $ 2.835.879

Silia Pulido Umaña $ 1.722.903

El extracto bancario de la cuenta corriente de Bancolombia No. 88279121522,

correspondiente al mes de agosto, muestra el pago de nómina del 21 de

agosto de 2013 por los valores antes mencionados; por lo que se comprueba

que el pago del retroactivo salarial del año 2013, fue independiente de la

nómina del mes de agosto del mismo año.

El pago de la nómina correspondiente al mes de agosto de 2013, se realizó el

día 30 del mismo mes, así lo dejan ver los comprobantes de egreso No. 459,

460 y 461 y el valor pagado fue así:





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El extracto bancario de la cuenta corriente de Bancolombia No. 88279121522,

correspondiente al mes de agosto, muestra dos pagos de nómina de fecha 30

de agosto de 2013 por los valores: $3.175.449 y $621.095, valores

correspondientes al salario del mes de agosto de las funcionarias Alida Joya y

Diana Marcela Muñoz.

Por su parte el extracto bancario de la cuenta corriente de Bancolombia No.

88279121522, correspondiente al mes de septiembre, muestra un pago de

nómina de fecha 2 de septiembre 2013 por valor de $ 2.293.132, que coincide

con el valor del salario del mes de agosto de la señora Silia Inés Pulido.

Como bien se demuestra, el pago del retroactivo salarial del año 2013, se hizo de

forma independiente al de la nómina del mes de agosto, tal y como lo señala la

entidad en su respuesta.

Sobre cómo se llega al presunto daño patrimonial:

El salario vigente a julio de 2013, para los empleados el Concejo Municipal era el

siguiente:

Nombre del Empleado Salario Básico ($)

Alida Joya Nonsoque 1.360.722

Muñoz Fonseca Diana Marcela 5.808.906

Pulido Umaña Silia Inés 2.512.306

A través del Acuerdo Municipal No. 0010 del 20 de agosto de 2013, el Concejo

Municipal de Tunja incrementó la base salarial así:

Nombre del Empleado Salario

Básico ($)

Alida Joya Nonsoque 1.455.973

Muñoz Fonseca Diana Marcela 6.215.529

Nombre del Empleado Salario

Básico

Seguridad

Social

Fondo de

Solidaridad Retefuente

Otros

(embargos,

libranzas,

aportes)

TOTAL

PAGADO

Alida Joya Nonsoque 1.455.973 116.478 - - 718.400 621.095

Muñoz Fonseca Diana Marcela 6.215.529 497.242 62.155 553.182 1.927.500 3.175.450

Pulido Umaña Silia Inés 2.688.167 215.053 26.882 - 153.100 2.293.132





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Pulido Umaña Silia Inés 2.688.167

La diferencia entre el nuevo salario (año 2013) y el del año 2013, son:

Empleado Diferencia ($)

Diana Muñoz F. 406.623

Silia Inés Pulido 175.861

Alida Joya N. 95.251

El número de meses a ajustar son SIETE (7), que corresponden a enero, febrero,

marzo, abril, mayo, junio y julio de 2013. Como se demostró anteriormente, el mes de

agosto se pagó con el salario fijado en el Acuerdo Municipal 010 de 2013. Así las

cosas, el valor a ajustar por estos meses se resume así:

A la fecha se había pagado la prima de servicios, la cual fue reajustada y los valores

de dicho ajuste serian:

Empleado Prima de servicios pagada Nuevo Salario Valor de la prima valor de reajuste

Diana Muñoz F. 2.904.453 6.215.529 3.107.765 203.312

Silia Inés Pulido 2.512.306 2.688.167 2.688.167 175.861

Alida Joya N. 1.360.722 1.455.973 1.455.973 95.251

También se realizó el ajuste de las vacaciones de la funcionaria Silia Pulido Umaña, a

quien se las habían liquidado en el mes junio de 2013, por lo que los valores a

ajustar serían:

VACACIONES Res. 071 de 2013 - 24 julio

Empleado: SILIA INÉS PULIDO UMAÑA

Identificación: 40,009,835

Fecha de ingreso: 16 Junio 2006 periodo liquidado: 14 junio 2012 - 15 junio 2013

periodo de disfrute: 1 al 23 de agosto 2013

Empleado Salario 2012 Salario 2013 Diferencia Meses a

ajuste

Valor a

ajustar descuento salud

descuento

Pensión

descuento

FSP Retefuente

TOTAL

descuentos Neto a pagar

Diana Muñoz F. 5.808.906 6.215.529 406.623 7 2.846.364 113.855 113.855 28.464 196.399 452.572 2.393.792

Silia Inés Pulido 2.512.306 2.688.167 175.861 7 1.231.030 49.241 49.241 12.310 - 110.793 1.120.237

Alida Joya N. 1.360.722 1.455.973 95.251 7 666.754 26.670 26.670 - - 53.340 613.413





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Factores Salariales

Salario 2.512.306

1/2 Prima de servicios 209.359 BASE $ 2.721.665




TOTAL VACACIONES 3.810.331

Pagado Egreso 414/ 31/07/2013 $ 3.810.331

RETROAJUSTE POR INCREMENTO SALARIAL

Factores Salariales

Salario 2.688.167

1/2 Prima de servicios 224.014 BASE $ 2.912.181




TOTAL VACACIONES $ 4.077.054

TOTAL RETROACTIVO 266.723

Sumando, los ajustes por empleado serian: :

Prima de Servicios 203.312

Salarios 2.393.792

Total 2.597.104


Salarios 1.120.237

Vacaciones 266.723

Total 1.562.822


Salarios 613.413

Trabajo Suplementario 79.896

Total 788.560

Diana Muñoz F.

Silia Pulido Umaña

Alida Joya Nonsoque





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Comparando lo calculado por la comisión de auditoría con lo pagado por el Concejo

Municipal de Tunja por concepto de retroactivos se tienen las siguientes diferencias:

Como bien lo señala la Entidad en su respuesta, la diferencia radica en que no se

tuvo en cuenta que el retroactivo salarial correspondía a SIETE (7) meses y no a

ocho (8), situación que conduce a la diferencia de esta observación.

Por todo lo anteriormente señalado, se concluye que sí existen razones suficientes

para considerar la existencia de un presunto daño patrimonial, por cuanto se pagó de

más por concepto de retroactivos salariales del año 2013.

Así, se confirma un hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal en los

siguientes términos:

“Se presume la existencia de un daño al patrimonio público por cuanto el reajuste

salarial de los primeros siete meses del año 2013 se excede en $486.490”.

2.6.3 Gastos por Honorarios – Concejales De conformidad con lo señalado en el inciso tercero del artículo 1 de la Ley 1368 de 2009, los concejos municipales de los municipios de categoría segunda, como es el caso de Tunja, pagarán a sus concejales por concepto de honorarios el valor de 150 sesiones ordinarias y 40 extraordinarias. El valor de cada sesión se calcula de acuerdo a lo contemplado en los dos primeros incisos del artículo 1 ibídem. Para el año 2013, el valor de la sesión fue de $237.876, valor que surge de acuerdo al Índice de Precios al Consumidor – IPC del año 2012 y tomando como base el valor dispuesto en el artículo 1 de la Ley 1368 de 2009. Para el cálculo se tuvo en cuenta los siguientes datos de IPC, suministrados por el Departamento Nacional de Estadística – DANE.

Empleado Cedula Valor Pagado

No.

Comprobante

de egreso

Fecha del pago

valor a pagar

calculado por

Contraloría

Diferencias

Diana Muñoz F. 1.049.614.703 2.835.879 454 21/08/2013 2.597.104 238.775

Silia Inés Pulido 40.009.835 1.722.903 455 21/08/2013 1.562.822 160.081

Alida Joya N. 40.036.549 876.194 453 21/08/2013 788.560 87.634

5.434.976 4.948.486 486.490 TOTAL

INCREMENTOS PAGADOS - DESPUES DE DESCUENTOS (salario, prima, horas extras, vacaciones)





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La norma contempla que a partir del año 2010, el incremento del valor de la sesión se hará de acuerdo al valor de IPC; para el caso concreto, el resultado es el siguiente:

Revisados los pagos realizados por concepto de honorarios de los Concejales se encuentra que el valor pagado se ajusta a la norma en cuento al valor por sesión y número máximo de sesiones tanto ordinarias como extraordinarias. Los pagos realizados se muestran en la siguiente tabla, encontrándose una diferencia entre el número de sesiones reportadas como pagas al concejal Pablo Gutiérrez Castillo con las efectivamente pagadas, toda vez que la tesorería reporta la asistencia a 190 sesiones, pero los pagos corresponden realmente a 178.

Año IPC

2009 2,00%

2010 3,17%

2011 3,73%

2012 2,44%

Año

Vr. de los

honorarios

por sesión

2009 212.727

2010 216.982

2011 223.860

2012 232.210

2013 237.876





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OBSERVACIÓN No. 24

Se observan inconsistencias entre el número de sesiones reportadas como pagadas y

el valor efectivamente pagado a través de los comprobantes de egreso por concepto

de honorarios del concejal Pablo Gutiérrez Castillo.


administrativo.


Revisada la documentación que reposa en la Tesorería General se encontró que, al

señor concejal PABLO GUTIERREZ CATILLO, para el año 2013, se canceló la suma

de $45.196.316.92, por su asistencia a las sesiones ordinarias y extraordinarias

certificadas para un total de 190 sesiones.

Se anexa para lo pertinente auxiliar del año 2013, con los comprobantes de egresos

84, 139, 180, 233, 281, 330, 376, 401, 510, 534, 589, 615, 676, 703, 758, plenamente

firmados en el libro radicador con el Vo.Bo. de recibí del honorable concejal.


Revisando la respuesta de la entidad se procedió a verificar cada uno de los egresos

mencionados, observando que en la relación de pagos presentada por el Concejo

ConcejalSesiones

Ordinarias

Sesiones

Extraordina

rias

TOTAL

SESIONES

PAGADAS

Valor pagado

Valor

Calculado

por CMT*

Diferencias

BORDA VANEGAS HECTOR

MANUEL 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

CABANA FONSECA JAIRO E. 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

CAMACHO MOLANO, LIFAN M 149 40 189 44.958.564 44.958.516 48 CASTRO VARGAS OLGA

ISIDORA 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48 CONTRERAS SOTO SANDRA

PATRICIA 146 40 186 44.244.936 44.244.889 47 ESTUPIÑAN ORJUELA SANDRA

M 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48 FUNEME GONZALEZ LUIS

ALFONSO 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

GIL LA ROTA SILVINO 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

GONZALEZ BOTIA WILDERS H 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48 GUTIERREZ CASTILLO PABLO

AUGUSTO 150 40 190 42.341.928 45.196.392 (2.854.464) MEDIVELSO MEJIA ANDERSON

R 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48 OJEDA MARTINEZ VICENTE

ANIBAL 149 40 189 44.958.564 44.958.516 48

PEREZ NARANJO CESAR A 146 37 183 43.531.308 43.531.262 46

REYES CAMARGO MAURICIO 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

RUIZ LARA WILSON 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48 SALAS HERNANDEZ PEDRO

PABLO 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

VARGAS ESPINOSA LUIS E 150 40 190 45.196.440 45.196.392 48

* Contra loría Municipa l de Tunja

Sesiones Pagadas - 2013





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Municipal de Tunja a través del Sistema de rendición electrónica de cuenta, el egreso

No. 615, no está como beneficiario el señor concejal Gutiérrez Castillo, sino que

aparece como “tercero de control”, sin datos de identificación del beneficiario o dato

que permitiera identificar quien había sido el beneficiario del mismo.

Valorando lo presentado en la respuesta de la entidad, se observa que efectivamente

se canceló al señor Gutiérrez Castillo las 190 sesiones entre ordinarias y

extraordinarias, durante la vigencia 2013.

Cabe entonces advertir finalmente que el formato en el que se relacionaron los pagos

de la vigencia 2013, quedo mal rendido, en razón a lo antes expuesto.

La comisión de auditoría decide levantar esta observación.





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2.7 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1.

Existe ausencia de documentos en los procesos contractuales que permiten verificar la capacidad jurídica de las personas contratadas (antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, formato único de hoja de vida y RUT

X

2. Inadecuado diligenciamiento de los formatos de contratación y presupuesto en la rendición electrónica de la cuenta anual consolidada

X

3. En la etapa precontractual del contrato SA-001-2013 se presume falta a lo dispuesto en parágrafo tercero del artículo 3.2.1.1 del Decreto 0734 de 2012

X

4.

Se presume incumplimiento parcial del contrato sa-001-2013 por cuanto no se exigió al contratista el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas en la compra de las licencias office. Con lo anterior se estaría faltando a lo dispuesto en el artículo 84 de la ley 1474 de 2011.

X

5. Existen inconsistencias en las conciliaciones bancarias, no se lleva adecuadamente el registro de los cheques que están pendientes de cobro.

X

6. Existe una cuenta bancaria que no está siendo usada por la Entidad, por lo que se debería evaluar la posibilidad de cancelarse o darle uso.

X

7. No se hizo entrega oportuna de las conciliaciones bancarias de una de las cuentas de la Entidad.

X

8. Inadecuado diligenciamiento en lo que se refiere al beneficiario en los comprobantes de egreso.

X

9. Los comprobantes de egreso emitidos por la tesorería de la entidad no están firmados por el funcionario quien aprueba.

X

10. No se hizo entrega oportuna de algunas certificaciones de egreso.

X

11. El recibo a satisfacción del contrato 070, que fue entregado para el pago al contratista, no estaba firmado por la funcionaria encargada de la supervisión.

X

12. En algunos comprobantes de egreso se evidencio falta de documentos para soportar el pago (actas de recibo a satisfacción, pagos de aportes parafiscales).

X





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13.

No se efectuó retención en la fuente al contrato de prestación de servicios No. 100, tampoco se le exigió al contratista la cotización a la seguridad social sobre el 40% del valor mensual del contrato.

X X

14. Se evidenció que algunas resoluciones en las que se modifica el presupuesto de la entidad, no estaban firmadas por quienes autorizan la modificación.

X

15.

Se evidencia inadecuado cálculo de la base de cotización a seguridad social de la señora Alida Joya. No se estaría teniendo en cuenta el ingreso por trabajo suplementario, vulnerando por un lado la seguridad social del empleado y el artículo 42 del Decreto 1042 de 1978

X X

16.

Presunta vulneración del principio de devengo y causación del régimen de contabilidad pública, en razón a que las horas extras de la señora Alida Joya no se causaron, pagaron y liquidaron los correspondientes aportes a la seguridad social y parafiscales en el momento en que se efectuaron, sino varios meses después

X X

17. Por inadecuado cálculo de aportes parafiscales, se presume como detrimento patrimonial la suma de $621.468

X X X

18. La base de liquidación de parafiscales del mes de diciembre, correspondiente a la servidora Diana Marcela Muñoz Fonseca, estuvo mal calculada

X

19.

Se presume la existencia de daño patrimonial por valor de $185.600 por el pago de intereses de mora, por concepto de aportes a la seguridad social y parafiscales, correspondiente al retroactivo de los primeros siete meses de 2013.

X X X

20. Se presume la existencia de un daño al patrimonio público por cuanto el reajuste salarial de los primeros siete meses del año 2013 se excede en $486.490

X X X

Elaboró:

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializado

NELSON FERNANDO BALLESTEROS GUERRERO Contratista


informe final de auditorÍa gubernamental...

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