informe final de auditorÍa modalidad...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 114

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER DE TUNJA

VIGENCIA 2013 y 2014

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

29 de Julio de 2016


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

WILIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal

JOSE ANTONIO DAZA FIGUEREDO Líder de la auditoria

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado.


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CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL ....................................................................................... 4

1.1CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2013 ................................................. 5

1.1.1 Control de Gestión ................................................................................................. 5

1.1.2 Control de Resultados ........................................................................................... 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal ......................................................................... 7

1.1CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014 ................................................. 7

1.2.1 Control de Gestión ................................................................................................. 8

1.2.2 Control de Resultados ........................................................................................... 9

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal ......................................................................... 9

2.ESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2013 ........................................... 11

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ...............................................................................................11

2.1.1. Factores Evaluados ..............................................................................................11

2.2 CONTROL DE RESULTADOS .......................................................................................37

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ...........................................................38

2.3.1 Estados Contables .................................................................................................38

3.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 ........................................ 64

3.1 CONTROL DE GESTIÓN ...............................................................................................64

3.1.1. Factores Evaluados ..............................................................................................65

3.2 CONTROL DE RESULTADOS .......................................................................................83

3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ...........................................................84

3.3.1 Estados Contables ...................................................................................................84

Alcance de la Auditoria ......................................................................................................87

3.3.1.2 Gestión Presupuestal ......................................................................................104

3.3.4 Gestión Financiera ..............................................................................................109

4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .............................................. 110


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 29 de Julio de 2016. Señor CESAR FRANCISCO CARVAJAL PINILLA Rector Institución Educativa Julius Sieber de Tunja Ciudad. Asunto: Dictamen Integral de Auditoría Gubernamental, modalidad Regular a la Gestión Fiscal de La Institución Educativa Julius Sieber de Tunja Vigencias 2013 y 2014. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular a la Institución Educativa Julius Sieber vigencias fiscales 2013 y 2014 que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por a la Institución Educativa Julius Sieber vigencias fiscales 2013 y 2014 que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los aspectos: control de gestión, control de resultados, control financiero, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión


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expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2013 Con base en la calificación total de 90.7 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 42.4

2. Control de Resultados 0.1 9.3

3. Control Financiero 0.4 39.0

Calificación total 1.00 90.7

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

93.0

97.5

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

84.8

FENECE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 84.8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


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CONTROL DE GESTIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

VIGENCIA 2013

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 81.7 0.75 61.3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 97.0 0.07 6.8

3. Legalidad 92.8 0.05 4.6

4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la informe (TICS)

0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.0 0.00 0.0

7. Control Fiscal Interno 93.3 0.13 12.1

Calificación total 1.00 84.8 Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el de Resultados, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 93.0 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

CONTROL DE RESULTADOS INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

VIGENCIA 2013

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

93.0 1.00 93.0

Calificación total 1.00 93.0 Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto





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1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 97.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 0.10 9.2

3. Gestión financiera 0.20 18.3


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

91.7

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2013

91.7

TABLA 3

100.0



1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014 Con base en la calificación total de 94.0 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.


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Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 45.6

2. Control de Resultados 0.1 8.7

3. Control Financiero 0.4 39.7


Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA AUDITADA 2014


87.4

99.2

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

91.2

FENECE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.2.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 91.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

CONTROL DE GESTIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

VIGENCIA 2014

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 92.6 0.70 64.8

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 98.0 0.02 2.0

3. Legalidad 93.2 0.05 4.7

4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 80.0 0.13 10.4

7. Control Fiscal Interno 93.3 0.10 9.3

Calificación total 1.00 91.2 Concepto de Gestión a emitir Favorable


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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto




1.2.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el de Resultados, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 87.4 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

CONTROL DE RESULTADOS INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

VIGENCIA 2014

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

87.4 1.00 87.4


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto




1.2.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 99.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


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Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 0.10 9.2

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

91.7

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2014

100.0

TABLA 3

100.0


Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría La baja calificación obedece al resultado parcial de los estados contables que fe de cero (0) en razón a las diferencias presentadas en las cuentas de Propiedad Planta y equipo que afectaron el estado Financiero en general.

1.2.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2015, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

Atentamente, NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA EDGAR IVAN BERNAL CARO Auditora Fiscal Contador público T.P. 129582-T


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2013

2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Institución Educativa Julius Sieber, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: La evaluación de la contratación de las vigencias 2013 y 2014, se centra en el Manual de Contratación de la Institución para aquellos contratos hasta los 20 SMLMV, y para los demás aplicando Estatuto de Contratación. Para el estudio (vigencia 2013) fueron seleccionados veinte (20) contratos de los cuarenta y dos (42) reportados en el formato_201314_f20_13a_agr cargado a la plataforma SIA, por un valor de $121´895.893.00 Contratos con valores mayores a $2´000.000.00 de las dos vigencias 2013, de los cuales resultaron para estudio los del siguiente cuadro:

VIGENCIA 2013 TOTAL DE

CONTRATACIÓN MUESTRA

PARA REVISIÓN PROCENTAJE

CANTIDAD 42 20 47.62%

VALOR 139,194,111.00 121,895,893.00 87.57%

Los cuales por su clase se distribuyeron así:

CLASE CANTIDAD VALOR

Consultoría y otros 5 41,000,200.00

Prestación de servicios 4 26,057,916.00

Suministro 8 39,420,527.00

Obra 3 15,417,250.00


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TOTAL 20 $121´895.893.00

De cada uno de ellos se evaluó el cumplimiento de las especificaciones técnicas, de deducciones de ley, el objeto contractual, las labores de interventoría y seguimiento y la liquidación.

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER VIGENCIA 2013

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderaci

ón

Puntaje Atribuid

o

Prestación

Servicios

Q

Contratos Suministr

os

Q

Contratos Consultoría y Otros

Q

Contratos Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 4 100 8 100 5 100 3 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley

100 4 100 8 100 5 100 3 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual

67 4 67 8 33 5 67 3 58.33 0.20 11.7

Labores de Interventoría y seguimiento

50 4 50 8 50 5 50 3 50.00 0.20 10.0

Liquidación de los contratos

100 4 0 0 100 5 100 3 100.00 0.05 5.0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 81.7

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


RESULTADOS OBTENIDOS CON LA CONTRATACIÓN VIGENCIA 2013 La Contraloría Municipal de Tunja evidenció que los bienes y servicios adquiridos mediante los contratos que fueron objeto de la muestra de auditoría coadyuvaron a la gestión y resultados de la institución Educativa en la medida en que se adquirieron bienes y servicios para el cumplimiento de la misión. La contratación realizada estaba programada en el Plan de Adquisiciones de la vigencia y de acuerdo con la muestra evaluada la Entidad cumplió con los principios de la función administrativa, la Entidad obtuvo el resultado esperado según los informes de supervisión y las evidencias del cumplimiento del objeto de los contratos.


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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1 FECHA: 2013/01/25

CONTRATISTA: MANCERA BELTRAN MIRYAM PILAR SUPERVISOR: CARVAJAL PINILLA CESAR FRANCISCO

VALOR: 5,888,916.00

NIT o C.C.: 40030299 INGRESO ALMACEN: PAGO: 12 pagos de 490.743 DIRECCIÓN: PLAZO:

365 DÍAS TELÉFONO:

OBJETO: SERVICIOS PROFESIONALES CONTADORA PÚBLICA DE LA INSTITUCIÓN

Resultado de la Gestión: Se cumplió con los requisitos de legalidad y el objeto del contrato hasta la elaboración de la respectiva acta de liquidación y recibido en conformidad del objeto.

CONTRATO DE TRANSPORTE No.2 FECHA: 2013/02/05

CONTRATISTA: DIAZ HIGUERA NESTOR RAUL SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 11,191,950.00

NIT o C.C.: 6759507 INGRESO ALMACEN:

PAGO: 4 pagos DIRECCIÓN: PLAZO: 77 DIAS

TELÉFONO:

OBJETO: TRANSPORTE ESCOLAR RURAL PARA 51 ESTUDIANTES DURANTE 77 DIAS ACADÉMICOS

Resultado de la Gestión: Para esta contratación se realizó convocatoria 001 de 2013 mediante resolución No. 004 del 29 de enero de 2013. Se cumplió con el objeto del contrato.

OBSERVACION No. 01

A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de ELIECER LÓPEZ AREVALO por valor de $3.400.00 pesos diarios por estudiante, la segunda de RAFAEL ANTONIO AVELLA FONSECA por valor de $3.500.00 pesos diarios por estudiante y la tercera de NESTOR RAUL DÍAZ HIGUERA (bajo el folio 36 de la carpeta, la cual no contenía oferta económica, sin embargo con este oferente se contrató a razón de $2.850.00 pesos diarios por estudiante para un valor total de $11´191.950.00, cifras exactas de los estudios previos. En desacuerdo con el principio de selección objetiva de la ley 80 de 1993. Observación con alcance Administrativo y disciplinario. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Realizada Invitación N°001 de 29 de enero de 2013, dada por resolución N°004 de 29 de enero de 2013, ítem 1 Información general a los proponentes numeral 1.1 Objeto: “Prestación del servicio de transporte escolar de cincuenta y un estudiantes (51)…” luego, en el mismo ítem, “numeral 1.2 Presupuesto oficial: El presupuesto oficial para desarrollar el objeto dela presente invitación es de once millones ciento noventa y un mil novecientos cincuenta pesos ($11.191.950) valor en el que se incluye el IVA…” posteriormente, en el numeral 1.6 se


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estipula el plazo del contrato: “el plazo de ejecución es de 77 días académicos…” si se divide el presupuesto asignado, por el plazo para la ejecución y por el número de estudiantes a transportar, se deduce que el valor por estudiante a transportar es de $2.850, y el Señor NESTOR RAÚL DÍAZ HIGUERA, manifiesta en su propuesta: que pone a consideración su propuesta, dentro de la convocatoria hecha por la Institución, sin objetar nada. (Anexo 01) DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto que el contrato celebrado corresponde a los valores más bajos de los tres que presentaron propuesta, también es cierto que no hay propuesta sin oferta económica, las razones expuestas en la réplica en cuanto a que se someten y aceptan los términos del presupuesto oficia de los estudios previos no es clara, porque en el oficio no se refieren a los mismos términos que la Institución Educativa alega, sin embargo la Comisión de Auditoria considera que los valores por los que se realizó el contrato son equivalentes a los de otros contratos de las mismas características, no se presentó alegato alguno por los otros oferentes y se cumplió a satisfacción de la Institución el objeto del contrato. Así las cosas se Levanta la observación Disciplinaria pero se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

CONTRATO DE MANTENIMIENTO No. 3 FECHA: 2013/02/28

CONTRATISTA: DEL RIO DIAZ CARLOS SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 8,267,250.00


PAGO: DIRECCIÓN: PLAZO: 30 DIAS

TELÉFONO:

OBJETO: MANTENIMIENTO Y MEJORA DE PARTE DE LA PLANTA FÍSICA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Para esta contratación se realizó convocatoria 002 de 2013 mediante resolución No. 008 del 21 de febrero de 2013. Se cumplió con el objeto del contrato. A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de NELSON HUMBERTO LÓPEZ PACHECO por valor de $8´363.500.00 pesos, la segunda de ALVARO MENDOZA PATIÑO por valor de $8´343.250.00 pesos y la tercera de CARLOS DEL RIO DÍAZ, la cual con un valor de $ 8´267´250.00 fue la oferta económica más baja siendo la favorecida para la adjudicación del contrato.


CONTRATISTA: OCHOA DE VEGA MILTON SAMIR SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 10,824,000.00


PAGO: 50% y 50% DIRECCIÓN: PLAZO: 240 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: APLICACIÓN PROGRAMA MARTES DE PRUEBA DIRIGIDO A ESTUDIANTES


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Resultado de la Gestión: Se presentan 4 propuestas siendo la más completa y favorable la de OCHOA DE VEGA MILTON SAMIR (Martes de Prueba) por un valor de $10´824.000.00, se aplicaron en la ejecución 16 pruebas sobre las cuales fueron entregadas las tablas de resultados y la conformidad por parte de la supervisión hasta el acta de liquidación.


CONTRATISTA: GONZALEZ CEPEDA PABLO EMILIO SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 4,345,000.00


PAGO: 50% y 50% DIRECCIÓN: PLAZO: 252 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

Resultado de la Gestión: Se presentan 3 propuestas siendo la más completa y favorable la de SOLUCIONES INFORMÁTICAS de Pablo Emilio González Cepeda por un valor de $4´345.000.00, Se cumple con la legalidad del contrato y se ejecuta en conformidad y se liquida.

CONTRATO DE SUMINISTROS No. 10 FECHA: 2013/04/19

CONTRATISTA: GAMBOA HUERTAS HÉCTOR GABRIEL SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2,356,000.00


PAGO: Contra entrega DIRECCIÓN: PLAZO: 4 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO EQUIPO DE SONIDO CON IMPLEMENTOS.

Resultado de la Gestión: Cumple con los requisitos de legalidad, en la carpeta no anexan factura ni el Ingreso al Almacén

OBSERVACION No. 02

No anexan factura ni el Ingreso a Almacén del equipo suministrado. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Este documento no se incluyó en la carpeta del contrato por hacer parte del inventario y allí se encuentra. Ingreso a almacén Anexo N°07 y la factura estaba en los comprobantes de egreso allegados a la contraloría, la contratación y la tesorería se complementan, por eso no se hace doble copia de los documentos (comprobante de egreso 1461-1496 tomo I, enero-abril folio 262) para el presente informe, anexo 42. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la respuesta y verificados los soportes contenidos en ella se establece que existe la factura y la presencia de los elementos comprados en el inventario de la Institución


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Educativa, la comisión de auditoría decide levantar los alcances observados en el Informe preliminar.


CONTRATISTA: FAGUA MEDINA ARISTÓBULO SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2,250,000.00


PAGO: DIRECCIÓN: PLAZO: 30 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE ALGUNAS OBRAS ELÉCTRICAS EN LA INSTITUCIÓN

Resultado de la Gestión: con tres ofertas se realizó el proceso de adjudicación saliendo favorecido el contratista Aristóbulo Fagua Medina por un valor de $2´250.000.00, No se cumplió con la legalidad del contrato, pero se ejecutó hasta su liquidación.

OBSERVACION No. 03

Las cotizaciones fueron realizadas antes de existir la disponibilidad presupuestal y los estudios previos así: CDP: 22 de Abril Estudios previos: 24 de Abril Primera cotización: 23 de Marzo Segunda cotización: 17 de Abril y Tercera cotización: 19 de abril. Incumpliendo de esta manera con los principios de contratación (Selección Objetiva) y normas de presupuesto decreto 111 de 1996 artículo 71. Debe soportarse lo anterior en la réplica al presente informe de los contrario se configurará un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: La solicitud de cotizaciones se efectúa antes de la disponibilidad presupuestal, toda vez que es con las cotizaciones con las que se puede inferir el valor aproximado de la adquisición del bien y/o servicio, una vez se conoce el valor aproximado se procede a pedir la disponibilidad presupuestal, de tal forma que esta sea acertada y muy aproximada a lo que se pretende adquirir; esta es una forma acertada, planeada y que sigue un debido proceso de manera cronológica a como se suceden los hechos en la etapa pre contractual en los procesos de contratación de la Institución educativa, por lo tanto consideramos que si se está cumpliendo en debida forma con los principios constitucionales de buena fe, Transparencia y selección objetiva; es preciso también mencionar aquí que la Institución Educativa Julius Sieber hasta 20 SMMLV se rige por un régimen especial de contratación otorgado por la Ley 715 de 2001 y sus decretos reglamentarios vigentes, por tal motivo el consejo directivo de la Institución Educativa como máximo órgano de representación ha expedido su propio reglamento interno de contratación, de tal forma que el régimen o estatuto general de la contratación pública (ley 80, ley 1150, decreto reglamentario 1082) no son aplicables a esta Institución Educativa hasta por la cuantía mencionada anteriormente; no obstante si se aplica procesos de


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selección objetiva, transparente y participativa que permiten satisfacer las necesidades de la Institución Educativa. Nos permitimos citar textualmente el artículo sexto del reglamento interno de contratación de la Institución: "ARTICULO SEXTO.- Normas Aplicables a los contratos: Serán normas aplicables para la contratación por cuantías hasta de veinte (20) S.M.M.L.V, las disposiciones contempladas en la Ley 715 de 2001 articulo 13 y sus decretos reglamentarios 4791 de 2008 y 4807 de 2011. Para cuantías superiores, la normatividad aplicable será la contemplada en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el decreto 1082 de 2015, y demás normas que complementen, sustituyan o adicionen". DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La comisión de auditoría entiende que antes o dentro de los estudios previos se debe realizar un estudio de mercado o del sector para asimilar el presupuesto oficial a estos precios, los que se tienen en cuenta por los proponentes para presentar sus ofertas, pero no deben ser las mismas cotizaciones las que se toman como propuestas como en este caso; También se entiende que las Instituciones educativas tienen “Un régimen especial para contratar hasta 20 SMMLV” por las normas aplicables pero esto no quiere decir que puedan ir en contra de la normatividad general de contratación y menos en contra de los principios de la misma. De conformidad con lo anterior la comisión de auditoría teniendo en cuenta el cumplimiento del contrato, el valor y la adjudicación a la cotización más económica, decide levantar lo observado con alcance Disciplinario pero mantiene el alcance administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento con acciones correctivas en este sentido.


CONTRATISTA: SOSA BORDA BLANCA LILIA SUPERVISOR: BARÓN ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 11,364,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES. ELEMENTOS DE ASEO Y ELEMENTOS DE BOTIQUÍN PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Para esta contratación se realizó convocatoria 003 de 2013 mediante resolución No. 013 del 17de enero de 2013. A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de DISTRIBUCIONES BOYACÁ – Blanca Lilia Sosa Borda, por valor de $11.364.000.00 pesos, la segunda de PAPELERÍA BOYACÁ por valor de $12´769.500.00 pesos y la tercera de DISTRIBUCIONES U.C.T. por valor de $12´943.900.00, todas ellas con fecha del 15 de mayo de 2013, un día antes de la fecha de los estudios previos, es decir que como lo manifiestan en estos estudios, con estas cotizaciones se elaboraron y exactamente con la de menor precio, la cotización de doña Blanca Lilia Sosa Borda se contrata, pues todos los ítems cantidades y valores de los estudios corresponden a esa cotización.


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VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 04

Se está desatendiendo lo prescrito por las normas y malinterpretando lo que es un estudio de mercado, sencillamente se adquirieron 3 cotizaciones, se eligió la más económica y sobre ella se montó todo el proceso, en contra del principio de selección objetiva de la ley 80 de 1993. No anexan factura de la compra ni el ingreso al almacén del suministro. La observación debe ser soportada y explicada en la réplica al presente informe de los contrario se configura un hallazgo con alcance Administrativo y Disciplinario. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: La solicitud de cotizaciones se efectúa antes de la disponibilidad presupuestal, toda vez que es con las cotizaciones con las que se puede inferir el valor aproximado de la adquisición del bien y/o servicio, una vez se conoce el valor aproximado se procede a pedir la disponibilidad presupuestal, de tal forma que esta sea acertada y muy aproximada a lo que se pretende adquirir; esta es una forma acertada, planeada y que sigue un debido proceso de manera cronológica a como se suceden los hechos en la etapa pre contractual en los procesos de contratación de la Institución educativa, por lo tanto consideramos que si se está cumpliendo en debida forma con los principios constitucionales de buena fe, Transparencia y selección objetiva; es preciso también mencionar aquí que la Institución Educativa Julius Sieber hasta 20 SMMLV se rige por un régimen especial de contratación otorgado por la Ley 715 de 2001 y sus decretos reglamentarios vigentes, por tal motivo el consejo directivo de la Institución Educativa como máximo órgano de representación ha expedido su propio reglamento interno de contratación, de tal forma que el régimen o estatuto general de la contratación pública (ley 80, ley 1150, decreto reglamentario 1082) no son aplicables a esta Institución Educativa hasta por la cuantía mencionada anteriormente; no obstante sÍ se aplica procesos de selección objetiva, transparente y participativa que permiten satisfacer las necesidades de la Institución Educativa. Nos permitimos citar textualmente el artículo sexto del reglamento interno de contratación de la Institución: "ARTICULO SEXTO.- Normas Aplicables a los contratos: Serán normas aplicables para la contratación por cuantías hasta de veinte (20) S.M.M.L.V, las disposiciones contempladas en la Ley 715 de 2001 articulo 13 y sus decretos reglamentarios 4791 de 2008 y 4807 de 2011. Para cuantías superiores, la normatividad aplicable será la contemplada en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el decreto 1082 de 2015, y demás normas que complementen, sustituyan o adicionen". La factura estaba en el libro de comprobante de egreso 1497-1530 Tomo II May-Julio 2013 folios 359 y 360; para el presente informe, anexo 02 y 03 y copia hoja Excel de ingresos al almacén anexo 04 y 05. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la réplica y verificados los soportes entregados con ella se establece el cumplimiento del objeto del contrato y sus soportes de factura e ingreso al almacén. Igualmente como en la observación anterior, la comisión de auditoría entiende que antes o dentro de los estudios previos se debe realizar un estudio de mercado o del sector para


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asimilar el presupuesto oficial a estos precios, los que se tienen en cuenta por los proponentes para presentar sus ofertas, pero no deben ser las mismas cotizaciones las que se toman como propuestas como en este caso; También se entiende que las Instituciones educativas tienen “Un régimen especial para contratar hasta 20 SMMLV” por las normas aplicables pero esto no quiere decir que puedan ir en contra de la normatividad general de contratación y menos en contra de los principios de la misma. De conformidad con lo anterior la comisión de auditoría teniendo en cuenta el cumplimiento del contrato, el anexo de los soportes faltantes, y la adjudicación a la cotización más económica, decide levantar lo observado con alcance Disciplinario pero se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento con acciones correctivas en este sentido.

CONTRATO DE TRANSPORTE No. 13 FECHA:2013/06/04

CONTRATISTA: DIAZ HIGUERA NESTOR RAUL SUPERVISOR:BARÓN ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 10,174,500.00



TELÉFONO:


Resultado de la Gestión: Para esta contratación se realizó convocatoria 004 de 2013 mediante resolución No. 015 del 24 de mayo de 2013. Se cumplió con el objeto del contrato.

OBSERVACION No. 05

A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de JUSTO PASTOR ALBARRAN por valor de $3.500.00 pesos diarios por estudiante, la segunda de ELIECER LÓPEZ ARÉVALO por valor de $3.400.00 pesos diarios por estudiante y la tercera de NESTOR RAUL DÍAZ HIGUERA (bajo el folio 17 de la carpeta, la cual no contenía oferta económica, sin embargo con este oferente se contrató a razón de $2.850.00 pesos diarios por estudiante para un valor total de $10´174.500.00, cifras exactas de los estudios previos. En desacuerdo con el principio de selección objetiva de la ley 80 de 1993. La observación debe ser soportada y explicada en la réplica al presente informe de los contrario se configura un hallazgo con alcance Administrativo y Disciplinario. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Realizada Invitación N°004 de 24 de mayo de 2013, dada por resolución N°015 de 24 de mayo de 2013, ítem 1 Información general a los proponentes numeral 1.1 Objeto: “Prestación del servicio de transporte escolar de cincuenta y un estudiantes (51)…” luego, en el mismo ítem, “numeral 1.2 Presupuesto oficial: El presupuesto oficial para desarrollar el objeto dela presente invitación es de diez millones ciento setenta y cuatro mil quinientos pesos ($10.174.500) …” posteriormente, en el numeral 1.6 se estipula el plazo del contrato: “el plazo de ejecución es de 70 días académicos…” si se divide el presupuesto asignado, por el plazo para la ejecución y por el número de estudiantes a transportar, se deduce que el valor por estudiante a transportar es de $2.850, y el Señor NESTOR RAÚL DÍAZ HIGUERA, manifiesta en su propuesta: que pone a consideración su propuesta sin ninguna objeción,


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VERSIÓN: 02




dentro de la convocatoria hecha por la Institución. (contrato folio 17) para el presente informe anexo 06 DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto que el contrato celebrado corresponde a los valores más bajos de los tres que presentaron propuesta, también es cierto que no hay propuesta sin oferta económica, las razones expuestas en la réplica en cuanto a que se someten y aceptan los términos del presupuesto oficia de los estudios previos no es clara, porque en el oficio no se refieren a los mismos términos que la Institución Educativa alega, sin embargo la Comisión de Auditoria considera que los valores por los que se realizó el contrato son equivalentes a los de otros contratos de las mismas características, no se presentó alegato alguno por los otros oferentes y se cumplió a satisfacción de la Institución el objeto del contrato. Así las cosas se Levanta la observación Disciplinaria peros se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.


CONTRATISTA: SAAVEDRA VICENTES MYLLER GABRIEL SUPERVISOR: BARÓN ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2,700,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE 29 LIBROS INTEGRADO DOS AREAS (CIENCIAS-SOCIALES)GRADO 4 Y 21 LIBROS INTEGRADOS 2 AREAS( CIENCIAS SOCIALES GRADO 5)

Resultado de la Gestión: Se realiza la compra por contratación directa. Los libros fueron recibidos por dos profesores de las áreas correspondientes, pero no hay en la carpeta el correspondiente ingreso al almacén.

OBSERVACION No. O6 Los libros fueron recibidos por dos profesores de las áreas correspondientes, pero no hay en la carpeta el correspondiente ingreso al almacén. La observación debe ser soportada y explicada en la réplica al presente informe de los contrario se configura un hallazgo con alcance Administrativo. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Este documento no se incluyó en la carpeta del contrato por hacer parte del inventario y allí se encuentra. Anexo N°7 DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la respuesta y verificados los soportes contenidos en ella se establece que existe la presencia de los elementos comprados en el inventario de la Institución Educativa, la comisión de auditoría decide levantar los alcances observados en el Informe preliminar.


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CONTRATISTA: GONZÁLEZ CEPEDA PABLO EMILIO SUPERVISOR: BARÓN ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2,999,027.00



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS. EQUIPOS. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE RED INHALÁMBRICA PARA ADECUCIÓN EN LAS INSTALACIONES DE LA INSTITUCIÓN PARA LA UTILIZACIÓN DE PORTÁTILES Y TABLETS

Resultado de la Gestión: Se realiza contratación de mínima cuantía con el estudio de tres cotizaciones de las cuales fue favorecida la de menor precio. OBSERVACION No. 07 No anexan facturas de los pagos ni el ingreso al almacén de los elementos comprados y que son de carácter devolutivo. La observación debe ser soportada y explicada en la réplica al presente informe de los contrario se configura un hallazgo con alcance Administrativo. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Se asimila a la observación anterior DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la respuesta y verificados los soportes contenidos en ella se establece que existe la presencia de los elementos comprados en el inventario de la Institución Educativa, la comisión de auditoría decide levantar los alcances observados en el Informe preliminar.


CONTRATISTA: ALBA SUESCA YOLANDA SUPERVISOR: BARÓN ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 3,590,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE DOTACIÓN MUEBLES Y MATERIAL DEVOLUTIVO PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Para esta contratación se realizó convocatoria 05 de 2013 mediante resolución No. 022 del 8 de agosto de 2013.

OBSERVACION No. 07

A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de AMOBLARTE (Yolanda Alba Suesca) por valor de $3.590.000.00 pesos, la segunda de GLOBAL DISTRIBUCIONES por valor de $3.919.000.00 pesos y la tercera de DOTAR DISTRIBUCIONES INTEGRALES POR VALOR DE $3´810.000.00, aprobándose la propuesta más económica, siendo esta la utilizada para la elaboración de los estudios previos con cifras exactas entre la cotización


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




aprobada y el presupuesto oficial. En desacuerdo con el principio de selección objetiva de la ley 80 de 1993. No hay evidencia del cumplimiento del contrato, pues en la carpeta no hay facturas ni el ingreso al almacén que certifique la entrega de los muebles. La observación debe ser soportada y explicada en la réplica al presente informe de los contrario se configura un hallazgo con alcance Administrativo y Disciplinario. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: La solicitud de cotizaciones se efectúa antes de la disponibilidad presupuestal, toda vez que es con las cotizaciones con las que se puede inferir el valor aproximado de la adquisición del bien y/o servicio, una vez se conoce el valor aproximado se procede a pedir la disponibilidad presupuestal, de tal forma que esta sea acertada y muy aproximada a lo que se pretende adquirir; esta es una forma acertada, planeada y que sigue un debido proceso de manera cronológica a como se suceden los hechos en la etapa pre contractual en los procesos de contratación de la Institución educativa, por lo tanto consideramos que si se está cumpliendo en debida forma con los principios constitucionales de buena fe, Transparencia y selección objetiva; es preciso también mencionar aquí que la Institución Educativa Julius Sieber hasta 20 SMMLV se rige por un régimen especial de contratación otorgado por la Ley 715 de 2001 y sus decretos reglamentarios vigentes, por tal motivo el consejo directivo de la Institución Educativa como máximo órgano de representación ha expedido su propio reglamento interno de contratación, de tal forma que el régimen o estatuto general de la contratación pública (ley 80, ley 1150, decreto reglamentario 1082) no son aplicables a esta Institución Educativa hasta por la cuantía mencionada anteriormente; no obstante sÍ se aplica procesos de selección objetiva, transparente y participativa que permiten satisfacer las necesidades de la Institución Educativa. Nos permitimos citar textualmente el artículo sexto del reglamento interno de contratación de la Institución: "ARTICULO SEXTO.- Normas Aplicables a los contratos: Serán normas aplicables para la contratación por cuantías hasta de veinte (20) S.M.M.L.V, las disposiciones contempladas en la Ley 715 de 2001 articulo 13 y sus decretos reglamentarios 4791 de 2008 y 4807 de 2011. Para cuantías superiores, la normatividad aplicable será la contemplada en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el decreto 1082 de 2015, y demás normas que complementen, sustituyan o adicionen". Ingreso a almacén anexo N°7; la factura estaba en el libro Comprobante de egreso, 1531-1556 Tomo III folio 664 agosto-septiembre 2013 para el presente informe, anexo 8. El recibido a satisfacción por parte del supervisor, documento fundamental para que se efectúe el pago del contrato, estaba en el libro: comprobante de egreso 1531-1556 Tomo III agosto-septiembre folio 667; para el presente informe, anexo 9. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la réplica y verificados los soportes entregados con ella se establece el cumplimiento del objeto del contrato y sus soportes de factura, recibido en conformidad y el ingreso al almacén. Igualmente como en dos observaciones anteriores, las cuales se unificarán, la comisión de auditoría entiende que antes o dentro de los estudios previos se debe realizar un estudio de mercado o del sector para asimilar el presupuesto oficial a estos precios, los que se tienen en cuenta por los proponentes para presentar sus ofertas, pero no deben ser las mismas


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cotizaciones las que se toman como propuestas como en este caso; También se entiende que las Instituciones educativas tienen “Un régimen especial para contratar hasta 20 SMMLV” por las normas aplicables pero esto no quiere decir que puedan ir en contra de la normatividad general de contratación y menos en contra de los principios de la misma. De conformidad con lo anterior la comisión de auditoría teniendo en cuenta el cumplimiento del contrato, el anexo de los soportes faltantes, y la adjudicación a la cotización más económica, decide levantar lo observado con alcance Disciplinario pero se configura hallazgo administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento con acciones correctivas en este sentido.

CONTRATO DE No. 24 FECHA: 2013/09/25

CONTRATISTA: DOMÍNGUEZ URREGO WILLIAM GERMÁN SUPERVISOR: CARVAJAL PINILLA CÉSAR FRANCISCO

VALOR: 8,000,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: EJECUCIÓN DE LOGÍSTICA ACADÉMICA Y ARTÍSTICA PARA LA REALIZACION DEL SEXTO ENGLISH DRAMA CONTEST

Resultado de la Gestión: Se realizó invitación pública No. 006 para participar en el proceso de contratación, mediante resolución No. 025 del 13 de septiembre de 2013. Se presentaron tres propuestas, de Colombians Educational Services y Calima Distribuciones, las dos por valor de $8’000.000 de pesos cada una y la última de Servicios Educativos Profesionales Ltda. por valor de $9’000.000.00. El comité de evaluación sugiere la contratación con el proponente Colombian Educational Services representante legal DOMÍNGUEZ URREGO WILLIAM GERMÁN y con él se suscribe el contrato.

OBSERVACION No. 08

Se cumple con la legalidad del contrato pero en la carpeta del mismo no se dejó ninguna evidencia del cumplimiento del objeto, anexando solamente el acta de liquidación sin que medien informes del contratista, del supervisor. Esta situación debe ser soportada con la réplica al presente Informe Preliminar, de lo contrario se configurará un hallazgo con alcance Disciplinario y administrativo. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Por error se traspapeló el informe solicitado por el supervisor, y rendido por el contratista ver anexo 10, 11, 12 y 13. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Analizada la réplica y verificados los soportes relacionados y entregados se establece el cumplimiento del contrato y el actuar del supervisor mediante el informe del mismo, la grabación del evento en dos (2) CDs. Y la relación de las Instituciones Educativas participantes. Así las cosas se levanta lo observado en el Informe preliminar.


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VERSIÓN: 02





CONTRATISTA: ZAMBRANO GÓMEZ JENNIFER ADRIANA SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 5,000,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: LEVANTAMIENTO Y PLAQUETEO DE INVENTARIOS INSTALACIÓN DE SOFTWARE ALMACÉN

Resultado de la Gestión: Se presentan dos propuestas para la prestación de este servicio una de Orlando Sánchez Salas y la otra de Jennifer Adriana Zambrano Gómez por valores de $4´500.000 y $5´000.000 respectivamente Adjudicándose al segundo proponente pues la primera propuesta no viene firmada, aunque no hay evidencia en la carpeta de las razones para la adjudicación, realizando directamente el contrato con la proponente de $5´000.000. De la ejecución anexaron dos CDs, uno con la licencia de Uso del Software y el otro con tres archivos de la relación de los bienes de la Institución con sus códigos, placa y demás archivo de los bienes por dependencias y la relación de las dependencias.

OBSERVACION No. 09

No hay Informes de Supervisión ni certificación de las capacitaciones de manejo del Software ni de la utilización y permanencia del sistema y manejo de los inventarios en la forma como se incluye en la propuesta, pues no se evidencian en los CDs. Todos los componentes propuestos y contratados. Esta observación y la forma como se adjudicó el contrato, debe ser soportada en la réplica a este informe, de lo contrario se configurará un hallazgo con alcance Administrativo y Disciplinario RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Por error se traspapeló el acta de concesión de dicho contrato; está incluida como anexo 14. Las actas de capacitación están incluidas como anexo 15 y 16. Otras actas de capacitación, se incluyeron en el año 2014, ya que por daño en el computador se borró parte del software, están incluidas como anexo 17 y 18. De acuerdo al artículo 84 de la ley 1474 de 2011, la supervisora solicitó a la contratista informe del contrato, como se observa en el anexo 19 y 20 junto con el respectivo informe anexo 21. Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Verificados los soportes entregados con la réplica se establece que se cumple con el objeto del contrato, pero queda pendiente lo enunciado en la misma respuesta en la que manifiestan que se borró parte del software, lo cual se deja para que dentro del plan de mejoramiento se dé cumplimiento a la observación administrativa, en el sentido que se complete el software y su puesta en funcionamiento, que permanece después de levantar el alcance disciplinario.


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VERSIÓN: 02




CONTRATO DE No. 30 FECHA: 2013/10/11

CONTRATISTA: RODRÍGUEZ DE BUITRAGO BERTHA IRIS SUPERVISOR: CARVAJAL PINILLA CÉSAR FRANCISCO

VALOR: 8,000,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: PROCESO ACADÉMICO PARA SELECCIÓN PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE EXPERIENCIAS INVESTIGATIVAS

Resultado de la Gestión: Se realizó invitación pública No. 007 para participar en el proceso de contratación, mediante resolución No. 027 del 03 de octubre de 2013. Se presentó una única propuesta de FUNDUPETEC- UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA, Representante Legal BERTHA IRIS RODRIGUEZ DE BUITRAGO por valor de $8´000.000 a quien se le adjudicó el contrato. Sobre la ejecución, bajo los folios 68 al 133 se adjunta el Informe de actividades realizadas dentro del evento de Experiencias Investigativas En el Aula 2013, el que contiene registros fotográficos, relaciones de asistencia a las capacitaciones entre otros.

CONTRATO DE TRANSPORTE No. 34 FECHA: 2013/10/24


VALOR: 3,633,750.00



TELÉFONO:


Resultado de la Gestión: Por contratación directa se celebró el contrato cumpliendo con los requisitos de legalidad por parte de la Institución y del contratista.

OBSERVACION No. 10

De la ejecución solo existe en la carpeta el acta de liquidación pero no hay evidencia del cumplimiento del objeto del contrato como son los recorridos, horarios, planillas de alumnos trasportados ni controles realizados, así las cosas se debe soportar lo observado con la réplica al presente Informe, de lo contrario se configurará un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario por falta a las labores de supervisión. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Para cancelar cualquier contrato, es requisito indispensable el recibido a satisfacción por parte del supervisor, documento que se encuentra archivado junto a las cuentas de cobro. Algunas carpetas de contratación se fueron sin todos los anexos porque se encontraban traspapelados en otras carpetas. Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos.


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Se anexa: informe contrato (anexo 22), lista estudiantes beneficiarios (anexo 23) y planilla control de asistencia (anexo 24) DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se verificaron los soportes anexados con la réplica estableciendo que se cumplió con el objeto del contrato, así las cosas se levanta lo observado


CONTRATISTA:SOSA BORDA BLANCA LILIA SUPERVISOR:BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 5,198,100.00



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES. ELEMENTOS DE ASEO Y ELEMENTOS DE BOTIQUÍN PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Se realiza contratación de mínima cuantía mediando para ello tres cotizaciones de las cuales se seleccionó la de menor valor para la celebración del contrato de modo que se cumplió con los requisitos mínimos legales de la contratación.

OBSERVACION No. 11

Sobre la ejecución solo aparece el acta de liquidación, es decir que no hay evidencia del ingreso de los elementos al Almacén de la Institución ni del destino final de los mismos configurándose una presunta observación con alcance administrativo y fiscal, lo cual debe soportarse con la réplica al Informe Preliminar, de lo contrario se confirmará el hallazgo administrativo y disciplinario RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Para cancelar cualquier contrato, es requisito indispensable el recibido a satisfacción por parte del supervisor, documento que se encuentra archivado junto a las cuentas de cobro; comprobante de egreso 1557-1591 Tomo IV, folio 870 octubre-noviembre. Para el presente informe anexo 25 Y 26. El ingreso a almacén se hace, en una hoja Excel tal como se muestra en el anexo 27 y 28; la entrega se hace por medio de recibos como se muestra en el anexo 29 año 2014) porque ese pedido se hizo, para tener material de consumo iniciando el año 2014. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Contraloría acepta los soportes entregados con la réplica al informe preliminar y levanta lo observado en el mismo informe.


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CONTRATO DE PREWSTACIÓN DE SERVICIOS No. 36 FECHA:2013/11/06

CONTRATISTA: VARGAS CAMACHO JOSE ALEXANDER SUPERVISOR:CARVAJAL PINILLA CESAR FRANCISCO

VALOR: 8,992,000.00



TELÉFONO:

OBJETO: APOYO LOGISTICO PARA LA SELECCIÓN PRESENTACION Y EVALUACION DE EXPERIENCIAS INVESTIGATIVAS

Resultado de la Gestión: Se realizó invitación pública No. 008 para participar en el proceso de contratación, mediante resolución No. 034 del 29 de octubre de 2013. Se presentaron tres propuestas, de Cleses. Rep Legal Claudia Estela Estupiñán por valor de $9´307.000, Eventos Mas Rep Legal Omar Moyano Mesa por valor de $9´192.000 y JAV Servicios Comerciales Rep Legal Alexander Vargas Camacho por valor de $8´992.000. El comité de evaluación sugiere la contratación con el proponente último teniendo en cuenta el menor precio y la calidad ofrecida y con él se suscribe el contrato.

Con resolución No. 039 del 06 de diciembre de 2013, se efectúa un ajuste al valor causado del contrato Por $1´242.000 que no fue ejecutado y se ordena el ingreso al rubro del presupuesto. Con este ajuste se liquida el contrato.

CONTRATO DE MANTENIMIENTO No. 37 FECHA: 2013/11/06

CONTRATISTA: DEL RIO DIAZ CARLOS SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 4,900,000.00


PAGO: Contra Entrega DIRECCIÓN: PLAZO: 22 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: MANTENIMIENTO LIMPIEZA VIGACANALES PINTURA VINILO SOBRE PAÑETE

Resultado de la Gestión: De tres cotizaciones colectadas se decidió por contratar con el proponente de menor precio por valor de los $4´900.000.00, se cumple con la legalidad de la etapa precontractual desde los estudios previos hasta la celebración del contrato.

OBSERVACION No. 12

Sobre la ejecución del contrato solo aparecen las actas de inicio y de liquidación faltando el informe de supervisión en el que consten las actividades realizadas por el contratista y el recibido a satisfacción, situación que se repite en varios de los contratos de la Institución lo cual debe ser soportado en la réplica al este informe por tratarse de faltas en el cumplimiento de las labores de supervisión que prescribe la ley 1474 de 2011 en su artículo 83. Lo cual puede constituirse en falta con alcance administrativo y disciplinario.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Para cancelar cualquier contrato, es requisito indispensable el recibido a satisfacción por parte del supervisor, documento que se encuentra archivado junto a las cuentas de cobro que se allegaron a la contraloría; comprobante de egreso 1592-1609 Tomo V, folio 1127 diciembre. Para el presente informe anexo 30. Algunas carpetas de contratación se fueron sin todos los anexos porque se encontraban traspapelados en otras carpetas. Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos. Se anexa: informe de supervisión de contrato (anexo 31). DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Los anexos 30 y 31 entregados con la réplica contienen el informe de supervisión en el cual se describen las actividades pactadas, las actividades ejecutadas y las observaciones sobre el cumplimiento por parte del supervisor, de manera que por esta razón se levanta lo observado en el informe preliminar.

CONTRATO DE SUMINISTROS No. 39 FECHA:2013/11/08

CONTRATISTA: GONZALEZ CEPEDA PABLO EMILIO SUPERVISOR:BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2,221,400.00


PAGO: Contra Entrega DIRECCIÓN: PLAZO: 13 DÍAS

TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA EQUIPOS DE COMPUTO

Resultado de la Gestión: Se celebra contrato con invitación de mínima cuantía en la que participan tres oferentes con sus cotizaciones, de las cuales se escoge la de menor valor $2´221.400 y con esa firma se contrata. Cumpliendo con los requisitos precontractuales del contratista y del contratante.

OBSERVACION No. 13

De la ejecución no hay en la carpeta sino las actas de inicio y liquidación, no media la intervención del almacén en el ingreso y salida de los elementos suministrados situación que se debe corregir para todas las compras y debe soportarse con la réplica a este informe preliminar. Lo cual puede constituirse en un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario por tratarse de faltas en el cumplimiento de las labores de supervisión que prescribe la ley 1474 de 2011 en su artículo 83 y manejo de almacén. RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: Algunas carpetas de contratación se fueron sin todos los anexos porque se encontraban traspapelados en otras carpetas. Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos. Se anexa ingreso a almacén (anexo 32) y salida de elementos suministrados (anexo 33 y 34).


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En Auditorias anteriores se hizo la observación de no duplicar documentación en los contratos y documentos de tesorería, teniendo en cuenta el principio de Austeridad del gasto y cuidado del medio ambiente (Directiva Presidencial N°6 del 2 de diciembre de 2014) DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Los anexos 32, 33 y 34 entregados con la réplica contienen el informe de supervisión en el cual se describen las actividades pactadas, las actividades ejecutadas y las observaciones sobre el cumplimiento por parte del supervisor, de manera que por esta razón se levanta lo observado en el informe preliminar.

ORDENES DE PAGO 2013

La Institución Educativa Julius Siebrer en la vigencia 2013 efectuó 148 órdenes de pago de las cuales se tomaron selectivamente los meses de marzo, octubre y diciembre, revisando una muestra de 44, que corresponde al 29,73%. De la revisión realizada se encontraron algunas inconsistencias en los soportes de los comprobantes de egreso adjuntos enviados por la Institución las cuales se muestran en las tablas siguientes:

FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°

BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR CDP RP

FACT./

DCTO

EQUIV.

SEG.

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/RECI

BIDO A

SATISFACCION

OBSERVACIONES

2013/03/05 1476 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA AGUA DE ENERO 2013 ASIS 197,356.00 017 016 SI NA NA

2013/03/05 1477 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.ATEL FIJO E INTER SALAS INF 23/1-22/2/13; INTERNET 23/2-22/3/13233,180.00 018 017 SI NA NA

2013/03/07 1478 NESTOR RAUL DIAZ HIGUERA TRANSP 51 ESTUDIANTES POR 16 DIAS2,325,600.00 008 009 SI SI SI

2013/03/12 1479 ASESORIAS ACADEMICAS MILTON OCHOA50% DEL CONTRATO 004 PRESTACION SER PROFESIONALES MARTES DE PRUEBA5,412,000.00 014 018 SI SI NA

2013/03/20 1480 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIARENOVACION POLIZAS DE MANEJO OFICIALES661,200.00 019 019 SI NA NA

2013/03/22 1481 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.ATEL FIJO E INTER OFICINA 9/2-8/3/13; INTERNET 9/3-8/4/13219,280.00 023 020 SI NA NA

2013/03/22 1482 EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA S.A.LUZ ASIS MARZO/13 2 FACT 70331443/70391188765,220.00 024 021 SI NA NA

2013/03/22 1483 MYRIAM PILAR MANCERA BELTRANSERV PROFESIONALES CONTADORA FEBRERO490,743.00 003 006 SI SI SI No se evidencia pago de ARL

2013/03/22 1484 COMCEL S.A SERV CELULAR 14/2-13/3/13 RP 1517592136130,020.00 025 022 SI NA NA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBERVERIFICACION ORDENES DE

PAGO PERIODO: MARZO DE 2013

Fuente papeles de trabajo

Cifras en pesos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°


FACTUR

A/

DCTO

EQUIVA

SEGURID

AD

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/RECI

BIDO A

SATISFACCION

OBSERVACIONES

2013/10/04 1557 DIAZ HIGUERA NESTOR RAUL TRANS 51 ESTUD DEL 02 AL 30 DE SEPT/133,052,350.00

NO NO SI SI SI

No se encuentran soportes

presupuestales CDP, RP,

Obligación Presupuestal.

2013/10/07 1558 SEGUROS DEL ESTADO S.A. ANEXO CAUSA PRIMA POLIZA INCLUSION EQUIPOS439,399.00 083 079 SI NA NA

2013/10/07 1559 MORALES HOLGUIN OMAR GONZALOSUMINISTRO SILLA LINEA SECRETARIAL ESPALDA ALTA179,000.00 079 078 SI NA SI

2013/10/07 1560 GARCIA VIRACACHA JORGE EDUARDOSUMINIST 360 CARNES EST DOC Y ADTIVOS1,368,000.00 057 060 SI NA SI

2013/10/07 1561 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. - ESPINTERNET AULAS NUEVAS 23/8-22/9 Y 23/9-22/10/2013105,260.00 080 076 SI NA NA

2013/10/07 1562 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. - ESPTEL FIJO E INTERNET SALA INF 23/8-22/9/13; 23/9-22/10/13171,350.00 081 077 SI NA NA

2013/10/07 1563 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A.AGUA AGOSTO/13 FACT 131100509350254,275.00 084 080 SI NA NA

2013/10/08 1564 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA PAGO RETEICA DE SEPTIEMBRE 201342,000.00 NA NA NA NA NA

2013/10/08 1425 DIRECCION DE IMP Y ADUANAS NACION -DIANPAGO RETEFUENTE DE SEPTIEMBRE 2013276,000.00 NA NA NA NA NA

2013/10/10 1566 CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A.RENOVACION SUSCRIPCION EL TIEMPO Y 7 DIAS382,400.00 086 081 SI NA NA

2013/10/18 1567 CARDOZO PLAZAS PEDRO GIOVANNI2 TUBOS GALVANIZADOS MALLAS, PUERTA Y OTROS1,800,000.00 078 084 SI NO SI

No se encuentra pago de aportes

a seguridad social

2013/10/21 1568 NESTOR RAUL DIAZ HIGUERA TRANS 51 ESTUD 11 DIAS DE OCTUBRE/131,598,850.00

NO NO SI SI SI


presupuestales CDP, RP,

Obligación Presupuestal

2013/10/22 1569 BOLIVAR VARGAS DEISY YAZMINDIREC Y PUESTA EN ESCENA GRADOS 3, 8,10 Y 11 INGLES1,000,000.00 087 085 SI NO SI


a seguridad social

2013/10/24 1570 WILLIAM GERMAN DOMINGUEZ URREGOEJEC DE LA LOGISTICA ACADEMICA Y ARTISTICA INGLES8,000,000.00 072 082 SI SI SI

2013/10/28 1571 MYRIAM PILAR MANCERA BELTRANSERV PROF COMO CONTADORA SEPTIEMBRE490,743.00

003 NO SI SI SI

No se evidencia pago de ARL.

No se encuentra Registro

Presupuestal

2013/10/28 1572 EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA S.A.PAGO LUZ OCTUBRE 2 FAC ASIS 1,009,410.00 088 088 SI NA NA

2013/10/28 1573 COMCEL S.A. SERV CELULAR 14/9-13/10/13130,909.00 089 089 SI NA NA


PAGO PERIODO: OCTUBRE DE 2013

Fuente papeles de trabajo-Cifras en pesos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°


FACTUR

A/

DCTO

EQUIVA

SEGURID

AD

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/RECI

BIDO A

SATISFACCION

OBSERVACIONES

2013/12/02 1592 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A.SERV DE AGUA OCTUBRE FAC1339165290,610 105 103 SI NA NA

2013/12/02 1593 COLOMBIA TELECOMUNICACIONESTEL FIJO E INTERNET SALA INF 23/10-22/11 Y 23/11-22/12/13240,410 106 104 SI NA NA

2013/12/03 1594 NESTOR RAUL DIAZ HIGUERA TRANS 51 ESTUDIANTES 19 DIAS NOV.2,761,650 091 NO SI SI SI


Presupuestal

2013/12/03 1595 MANCERA BELTRAN MYRIAM PILARASESORIA CONTABLE NOVIEMBRE /13490,743

003 NO SI SI SI


Presupuestal.

No se evidencia aporte a ARL

2013//12/03 1596 COMPUCENTRO LTDA SOPORTE TECNICO ASESORIA Y ACTUALIZACION COMPUCOL1,276,000 028 027 SI SI SI

2013/12/03 1597 SOLUCIONES INFORMATICAS MANT CORRECTIVO Y PREVENTIVO EQUIPOS DE COMPUTO DURANTE EL AÑO4,345,000

029 028 SI SI SI

Registro Presupuestal con fecha

(12-04-2013) posterior a la de la

suscripcion del contrato (08-04-

2013) y al acta de inicio (09-04-

2013)

2013/12/04 1598 JENNIFER ADRIANA ZAMBRANO GOMEZLEVANTAMIENTO INV Y PLAQUETEO, LIC,5,000,000 076 075 SI SI SI

2013/12/05 1599 ARISTOBULO FAGUA MEDINA ARREGLOS ELECTRICOS EN GENERAL INST1,162,000 094 NO SI SI SI


Presupuestal

2013/12/05 1600 ANYI CATERINE PRIETO BARON FOTOCOPIAS EN CARTA Y OFICIO240,000

059 NO SI SI


a seguridad social.


presupuestal

2013/12/05 1601 CARLOS IVAN FONSECA SUARESCONSTRUC MURO PAÑETE,MONTAJE ESTRUCTURA METALIC Y TEJA400,000 103 101 SI NO SI


a seguridad social.

2013/12/05 1602 COLOMBIA TELECOMUNICACIONESSERV INTERNET AULAS FACT154029891 23/10-22/11 Y 23/11-22/12/2013164,050 107 105 SI NA NA

2013/12/06 1603 PEREZ CUBILLOS BRAULIO LEONSUM DIPLOMAS, CARPETAS, ACTAS G, EMPASTES1,140,000 096 106 SI SI SI

2013/12/06 1604 DEL RIO DIAZ CARLOS MANTEN LIMPIEZA VIGAS CANALES , PINTURA SUM E INSTA4,900,000 092 097 SI SI SI

Registro Presupuestal con fecha

(12-11-2013) posterior a la de la

suscripcion del contrato (06-11-

2013) y al acta de inicio (06-11-

2013)

2013/12/11 1605 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA RETEICA DE NOVIEMBRE /13 275,000 NA NA NA NA NA

2013//12/11 1606 DIAN RETEFUENTE DE NOVIEMBRE /131,294,000 NA NA NA NA NA

2013/12/11 1607 DIAN RETE IVA DE NOVIEMBRE /13 57,000 NA NA NA NA NA

2013/12/16 1608 COMCEL S.A. PAGO SERV CELULAR DEL 14/11-13/12/2013130,100 108 107 SI NA NA

2013/12/16 1609 COLOMBIA TELECOMUNICACIONESSERV INTER Y TEL FIJO OFICINA 09/11-08/12/13 Y 09/12-08/01/13110,824 109 108 SI NA NA

CAJA MENOR 359,950


PAGO PERIODO: DICIEMBRE DE 2013

Fuente papeles de trabajo - Cifras en pesos

OBSERVACION No. 14

Se observa inconsistencia en el registro contable de los comprobantes de egreso y las órdenes de pago con los registrado en contabilidad, teniendo en cuenta que en los libros auxiliares no se evidencia que se esté dando aplicación al principio de devengo y causación, ya que no se tiene en cuenta el ciclo contable en cuanto a la contabilización del comprobante de egreso y posteriormente la orden de pago. Al no ser aclarado lo observado se configurará como hallazgo administrativo Respuesta.

No se acepta la observación porque no tengo conocimiento de ningún principio de contabilidad que me obligue a que deba efectuar causación contra una cuenta por pagar y


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




luego debitar esta contra bancos cuando el proveedor a acreedor me entrega su cuenta de cobro o factura dentro del mismo mes en el que efectuó el pago de la obligación, donde debo efectuar la causación cuando dentro del mismo mes que me presentan la factura o cuenta de cobro ya sea por servicios o suministros no la cancele y pase esta obligación al mes siguiente aquí se debo efectuar dicha causación de lo contrario no es correcto, debo afectar el gastos contra el banco directamente, no entiendo de dónde sacan que no se está cumpliendo con el principio de causación, solicito se facilite la norma que establezca que dentro del mismo mes debe efectuar causación a una cuenta por pagar y luego afectar bancos, si la obligación la cancelo dentro del mismo mes que recibo la cuenta de cobro o factura. Por lo expuesto solicito se levante la observación ya que no hay lugar a ella. Además con relación al comprobantes de egreso y orden de pago este se origina en el área de tesorería del software de presupuesto que tiene como requisito la causación para generar el comprobante de egreso pero se origina desde presupuesto, es una ayuda para la Tesorera, ya que estos soportes se registran o contabilizan en el software contable de propiedad de la Contadora Publica externa de la Institución Educativa. . DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

El Plan General de Contabilidad Pública en el numeral 117 define el principio de devengo o causación así: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período” Así mismo el numeral 116 de define el principio de registro así: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida.” De acuerdo con la respuesta de la entidad llama la atención que si la Institución Educativa posee un software que genera los comprobantes y la información financiera, no se entiende porque la Contadora utiliza un sistema diferente para la generación de los libros e informes contables. Sin embargo, es pertinente aclarar que no se estaría alterando la información contable teniendo en cuenta que la entrega de facturas y el pago se estarían realizando en el mismo periodo. No obstante es conveniente registrar contablemente tanto el comprobante de egreso como la orden de pago, observando cada una de las etapas del proceso contable, por lo tanto se levanta la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 15

En los comprobantes de egreso No. 1483, 1571, 1595 la planilla de aportes a seguridad social adjunta por el contratista, no evidencia el pago de aportes a ARL según lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012, estableciendo la obligatoriedad en los contratos de prestación de servicios con una duración superior a un mes. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta: Cabe resaltar con respecto a los egresos 1483, 1571, 1595 que corresponden a la contratación de los Servicios Profesionales de la Asesora Contable a la que se le paga por honorarios dado su carácter de servicios intelectuales; no se evidencia el pago de aportes a ARL, según el Manual de contratación de la Institución Educativa que establece el pago a salud y pensión en estos casos y solo para los contratos de obra y de mantenimiento se exigía el ARL de acuerdo a la norma se aplica para trabajadores independientes que laboran en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. (Ley 1562 de 2012). Adicionalmente el contratista no se podía afiliar a Riesgos Laborales por que las Instituciones Educativas no tienen personería Jurídica, por esta razón es que hay contratistas que no tienen este amparo, solo hasta el año 2016 las ARP dieron vía libre para afiliar a los contratistas de las Instituciones Educativas; Por lo anteriormente expuesto se solicita tener en cuenta esta aclaración, para no repetir la misma observación en las siguientes vigencias y levantar la observación ya que no es nuestra responsabilidad el no poderse afiliar a riesgos laborales, sino hasta el año 2016. En consecuencia solicito levantar la observación. DECISION DE LA CONTRALORÍA Es importante aclarar que la Institución dentro de sus políticas de contratación debe prestar atención a la normatividad vigente en cuanto a los requisitos exigidos para realizar contratos y los pagos correspondientes. De acuerdo con la respuesta de la entidad se levanta la observación.

OBSERVACION No. 16

Los comprobantes de egreso No. 1567, 1569, 1600, 1601, no evidencian el soporte del pago de aportes a seguridad social integral, contraviniendo lo establecido en el artículo 23 de ley 1150 de 2007, en el cual se establece que a los proponentes o contratistas se debe exigir la acreditación de estar al día en el pago de aportes, como requisito para efectuar cada pago derivado del contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Respuesta. Los egresos 1567, 1569, 1600, 1601 corresponden a contratos de cuantía mínima y según normatividad vigente en las Instituciones Educativas de carácter público y de conformidad con el Manual de contratación de la Institución Educativa el cual fue aprobado mediante Acuerdo No. 002 de 2009, especifica claramente que cuando el monto del valor del contrato no supere los 20 SMLMV, y tenga una duración inferior a un mes, se exigirá al contratista la afiliación al régimen de seguridad social ya sea como cotizante o como beneficiario.

DECISION DE LA CONTRALORIA

Es importante aclarar que si bien es cierto que en las Instituciones Educativas la contratación en una cuantía inferior a 20 SMMLV, se deben seguir los procedimientos en el reglamento expedido por el Concejo Directivo, sin embargo siempre se deberán atender los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, para llevar de manera adecuada los procesos contractuales. De acuerdo con la respuesta de la entidad se levanta la observación.

OBSERVACION No. 17

Los comprobantes de egreso No. 1557, 1568, 1571, 1594, 1595, 1599, 1600 no evidencian los soportes presupuestales como Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal, contraviniendo lo establecido en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta. Los comprobantes de egreso arriba mencionados si cuentan con los soportes presupuestales de ley los cuales se hallan en el folder de cada uno de los contrato y corresponden a una sola disponibilidad y un solo registro presupuestal ya que, los egresos mencionados hacen parte de pagos parciales del valor total inicialmente contratado y si se realiza una auditoría integral del contrato inicial y los diferentes pagos, se verificara por parte de Ustedes que en los egresos que corresponden al primer pago, se anexa a la cuenta o en la carpeta de contratos, los certificados de disponibilidad y Registro Presupuestal (anexo copia de los mismos). Como queda demostrado no da lugar a la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la Institución aporta los soportes mencionados en la observación, es pertinente levantar la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 18

En los comprobantes de egreso No. 1597, 1604 se evidencia que la fecha del Registro Presupuestal es posterior a la fecha de la suscripción del contrato y el acta de inicio del mismo, lo cual genera inconsistencia ya que el Registro Presupuestal es requisito para la ejecución de contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta. El registro presupuestal es la operación por medio del cual se efectúa en forma definitiva la apropiación, y se tramita después de elaborado el documento que concreta el compromiso - en este caso Contrato- (orden o resolución) por el cual la persona encargada de contratación lo entrega debidamente suscrito y firmado, esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos y constituye condición indispensable para iniciar la ejecución de los compromisos. El acta de inicio se elaborada a la firma del contrato para darle la orden al proveedor, es probable que por desconocimiento del funcionario encargado para esa época, se haya confundido en las fechas de contratación y acta de inicio, ya que el Almacenista de la Institución se pensionó en el año 2011 y a la fecha de rendición de estos descargos, la administración municipal no ha nombrado el reemplazo y sus funciones vienen siendo desempeñadas por la licenciada Yanneth Barón Archila, contratada como Profesional Universitario para otras labores de apoyo diferentes a las netamente administrativas. En el transcurso del tiempo, se han venido solucionando las inconsistencias en la medida que se ha entendido la naturaleza del cargo, se ha recibido capacitación y apoyado por iniciativa propia y acompañamiento del área administrativa. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación y por el contrario ratifica la inconsistencia, toda vez que se estaría contraviniendo lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el cual modificó el artículo 41 de la ley 80 de 1993, ya que en el comprobante de egreso No. 1597 de diciembre de 2013 el Registro Presupuestal tiene fecha 12-04-2013 y el acta de inicia es anterior a este con fecha 09-04-2013; igualmente en el comprobante de egreso No. 1604 de diciembre de 2013 el Registro Presupuestal tiene fecha 12-11-2013 y el acta de inicio es anterior a este con fecha 06-11-2013. Teniendo en cuenta lo anterior se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

Se emite opinión EFICIENTE, con base en el resultado de 97.0 puntos que se muestra en la siguiente tabla:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

94.0 0.30 28.2

Calidad (veracidad) 98.0 0.60 58.8

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1.00 97.0

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

En cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja” la Institución Educativa Julius Sieber, rindió la cuenta de la vigencia 2013 dentro de los términos establecidos.

Una vez analizado el contenido de la cuenta, se evidencia que la Institución Educativa Julius Sieber rindió todos sus formatos de acuerdo a lo establecido en la referida resolución.

2.1.1.3 Legalidad

Se emite opinión EFICIENTE, con base en el resultado de 92.8 puntos que se muestra en el siguiente cuadro:

LEGALIDAD


Atribuido

Financiera

87.5 0.40 35.0

De Gestión 96.4 0.60 57.8

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 92.8

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Elaboró: Comisión de auditoría

En el proceso auditor se observó que todos los aspectos estudiados cumplieran con la normatividad aplicable, y en donde éstos presentaron inconsistencias se efectuó la correspondiente observación

2.1.1.4 Control Fiscal Interno

Se emite opinión EFICIENTE, con base en la calificación de 93.3 puntos que se muestra en la siguiente tabla:

CONTROL FISCAL INTERNO


Atribuido Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

94.7 0.30 28.4

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

92.6 0.70 64.8

TOTAL 1.00 93.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


El sistema de control interno está integrado por el esquema de toda organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas la actividades, operaciones y administración de los recursos e información de la Institución Educativa, se realicen de acuerdo con las normas legales y constitucionales vigentes.

El control interno fiscal es un apoyo gerencial que evalúa objetivamente la eficacia y la efectividad de la gestión encomendada a la Institución por lo tanto se deben proponer siempre mejoras en los distintos procesos.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL DE RESULTADOS

FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

Eficacia 90.0 0.20 18.0

Eficiencia 96.7 0.30 29.0

Efectividad 90.0 0.40 36.0

coherencia 100.0 0.10 10.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 93.0

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1 Estados Contables La opinión fue Sin Salvedades debido a la evaluación de las siguientes variables:

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0.0

0.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100.0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


La opinión con salvedades obedece a que la cuenta propiedad planta y equipo es inconsistente entre los documentos y registros contables, con los inventarios aportados por la Institución presentando una diferencia sin explicación por valor de 31 Millones.

Balance General 2013-2012

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION % PART. PERIOD

O 2013 2012 $ %

ACTIVO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CORRIENTE 116,736,928.12 47,794,241.91 68,942,686.21 144.25 36.88

11 DISPONIBLE 113,963,328.12 44,667,441.91 69,295,886.21 155.14 36.00

14 DEUDORES 2,773,600.00 3,126,800.00 -353,200.00 -11.30 0.88

NO CORRIENTE

199,802,164.61 94,052,002.45 105,750,162.16 112.44

63.12

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 172,880,531.85 72,706,624.69

100,173,907.16 137.78 54.62

19 OTROS ACTIVOS

26,921,632.76 21,345,377.76 5,576,255.00 26.12 8.50

TOTAL ACTIVO

316,539,092.73 141,846,244.3

6 174,692,848.3

7 123.16 100.00

PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR

2,021,290.00 471,868.00 1,549,422.00 328.36 0.64

29 OTROS PASIVOS

67,267,000.00 6,770,000.00 60,497,000.00 100.00 21.25

TOTAL PASIVO

69,288,290.00 7,241,868.00 62,046,422.00 856.77 21.89

PATRIMONIO

31 HACIENDA PUBLICA

247,250,802.73 134,604,376.9

6 112,646,425.7

7 83.69 78.11

TOTAL PATRIMONIO

247,250,802.73 134,604,376.9

6 112,646,425.7

7 83.69 78.11

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

316,539,092.73 141,846,244.9

6 174,692,847.7

7 123.16

100.00

Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL 2013-2012

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION

% PART. PERIODO

2013 2012 $ %

INGRESOS OPERACIONALES 160,970,776.00 94,204,877.00 66,765,899.00 70.87 100.00

43 VENTA DE SERVICIOS 13,961,100.00 10,555,300.00 3,405,800.00 32.27 8.42

44 TRANSFERENCIAS 66,137,000.00 49,296,000.00 16,841,000.00 34.16 39.90

47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

80,872,676.00 34,353,577.00

46,519,099.00 135.41 48.79


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIÓN

0.00 52,340,674.00 -52,340,674.00 -

100.00 0.00

63 COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS

-

52,340,674.00 -52,340,674.00 100.00 0.00

GASTOS OPERACIONALES 147,014,742.99 38,211,798.90 108,802,944.09 284.74 91.33

52 DE OPERACIÓN 147,014,742.99 38,211,798.90 108,802,944.09 284.74 99.27

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

13,956,033.01 3,652,404.10 10,303,628.91 282.11 8.67

OTROS INGRESOS

4,773,912.00 4,826,924.00 -53,012.00 -1.10

48 OTROS INGRESOS 4,773,912.00 4,826,924.00 -53,012.00 -1.10 2.88

OTROS GASTOS 1,080,680.80 1,903,948.64 -823,267.84 -43.24

58 OTROS GASTOS 1,080,680.80 1,903,948.64 -823,267.84 -43.24 0.73

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO

17,649,264.21 6,575,379.46 11,073,884.75 168.41 10.96

4 INGRESOS TOTALES 165,744,688.00 99,031,801.00 66,712,887.00 67.37 100.00

5 GASTOS TOTALES 148,095,423.79 40,115,747.54 107,979,676.25 269.17 100.00

6


0.00 52,340,674.00 -52,340,674.00 100.00 0.00

Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO 2013-2012

DETALLE AÑO 2013 AÑO 2012 VARIACIONES

INCREMENTOS (4)

CAPITAL FISCAL

REVALORIZACION DEL PATRIMONIO

PATRIMONIO INST. INCORPORADO 127,879,077.00 127,879,077.00

INCREMENTO POR CANCELACION DE PROVISIONES

BINES DE ARTE Y CULTURA

SUPERAVIT POR VALORIZACION

AJUSTES POR INFLACION

UTILIDAD EN EL EJERCICIO 17,649,264.21 6,575,379.46 11,073,884.75

EEFECTO DE SANEAMNIENTO CONTABLE

TOTAL INCREMENTOS 145,528,341.21 6,575,379.46 138,952,961.75

DISMINUCIONES

CAPITAL FISCAL


PATRIMONIO INST. INCORPORADO

SUPERAVIT POR DONACION

ACTIVOS DADOS DE BAJA


DEFICIT DEL EJERCICIO -

DEPRECIACIONES 32,881,915.44 27,570,491.43 5,311,424.01

TOTAL DISMINUCIONES 32,881,915.44 27,570,491.43 5,311,424.01 Fuente papeles de trabajo


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Cifras en pesos

RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

Verificación general de la información financiera 2013 y 2012

CLASE DESCRIPCION 2013 2012 variación absoluta

variación relativa

%

1 ACTIVO 316,539,092.73 141,846,244.36 174,692,848.37 123.16

2 PASIVO 69,288,290.00 7,241,868.00 62,046,422.00 856.77

3 PATRIMONIO 247,250,802.73 134,604,376.96 112,646,425.77 83.69

Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos

Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Se evidencia que para la vigencia 2013 el Activo se incrementó en un 123.16% con respecto a la vigencia 2012, observándose que las variaciones más representativas que tuvieron incremento se reflejan en las cuentas Efectivo con un incremento de 155.14% y presenta un saldo a 31 de diciembre de $ 113.963.328,12, teniendo en cuenta que la Secretaria de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Hacienda por error realizó un giro a la Institución por valor de $ 66.137.000 en el mes de Diciembre de 2013 en la cuenta 110-250-00114-6 del Banco Popular; y Propiedad, Planta y equipo con un incremento de 137.78% debido a las donaciones recibidas por la Institución principalmente de equipo de enseñanza por valor de $ 50.061.300 y equipo de computación por valor de $ 61.577.039.

La Institución Educativa representa su activo en efectivo, Deudores, Propiedad planta y equipo y otros activos, cuentas en las que se determina lo siguiente:

Efectivo:

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata, en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso.

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a una persona como responsable de su manejo.

La Caja menor para la vigencia 2013 de la Institución Educativa Julius Sieber, se constituyó mediante Resolución N° 003 del 28 de enero de 2013 en una cuantía de $3.000.000 con reembolsos de $ 450.000.

No se evidencia la realización de arqueos de caja menor en la institución Educativa Julius Sieber.

OBSERVACION No. 19

En los comprobantes de Caja menor hace falta el nombre y la identificación del tercero beneficiario del pago, no se registran contablemente los gastos de caja menor por terceros de manera individual sino en forma global por cuentas con un tercero genérico.

Los comprobantes de Caja menor del número 57 al 79 no cuentan con el visto bueno del Rector de la Institución.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo, el cual deberá ser incluido en el plan de mejoramiento de la Institución.

Respuesta En los recibos de caja menor, se indican claramente los siguientes aspectos: cuantía, finalidad, unidad ejecutora, objeto o finalidad, discriminación del gasto, indicación de los rubros presupuestales que se efectuarán y su cuantía, firma y cédula del funcionario quien


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




ejecutó el gasto, firma del ordenador del gasto (rector), quedando en estos la relación por cada uno de los rubros y los soportes de los mismos; Los comprobantes están sustentados con la respectiva factura. Se solicita el artículo y norma donde establece que la caja menor se debe registrar por cada tercero, si esto fuera cierto entonces para que existirá el rubro de caja menor si todo lo debemos registrar a nivel individualizado por tercero, como el caso de los transportes urbanos o taxis entre otros en los cuales el taxista o el conductor del bus no dan los nombres o firman los recibos. En cuadro Excel, se lleva la contabilidad de dicha caja. Se anexa copia del informe detallado del gasto caja menor, que se encuentra en SIA CONTRALORÍA como formato F02B CAJA MENOR 2013. Anexo 35 Los comprobantes que estaban sin firma fueron revisados; ya tienen el visto bueno del Señor Rector; ésta situación no se ha vuelto a presentar tal como se observa en los recibos de caja menor año 2014. Anexo 36

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

De acuerdo con la respuesta de la Institución es pertinente aclarar que no solamente la caja menor, sino todas las operaciones contables se deben registrar con el tercero correspondiente con quien se realiza la transacción para lo cual es conveniente observar lo contenido en Plan General de Contabilidad Pública párrafo 414 numeral 10.1 Estructura, la Resolución 357 de 2008 numeral 3.4 Individualización de bienes de derechos y obligaciones y las conclusiones del concepto 20152000000041 de 07-01-2015.

Teniendo en cuenta la normatividad citada anteriormente se ratifica el hallazgo administrativo, el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 20

Durante la vigencia no se evidencia la realización periódica de arqueos de caja menor siendo estos necesarios para el control del efectivo manejado por el funcionario responsable del fondo. Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo

Respuesta: Los arqueos hechos por el Señor Rector para el control efectivo manejado por el funcionario responsable del fondo; reposaban en una carpeta oficina Rectoría. Se anexan copias 2013 (anexos 37 y 38). Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

La Institución Educativa aporta lo documentos solicitados en la observación por lo cual es pertinente levantar la observación.

Bancos:

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución educativa Julius Sieber; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

La Institución Educativa Julius Sieber, maneja sus recursos en dos cuentas corrientes identificadas como cuenta Banco Colpatria No. 7301000973 Recursos Propios y Cuenta Banco Popular No. 110-250-00114-6 Recursos SGP.

Se observa que la Institución contabiliza los movimientos registrados en las cuentas bancarias periódicamente en el mes en que ocurrieron los hechos, quedando únicamente como partidas conciliatorias los cheques girados y no cobrados dentro del mes y en algunos casos consignaciones sin identificar.

Banco: Popular

No. Cuenta: 110-250-00114-6

Tipo Cuenta: Corriente

No. de Cuenta

Saldo Extracto

Bancario $ Saldo de libro AUXILIARES $

Diferencia s/g

conciliación $ Cheques por

cobrar $

Consignac. Sin

identificar $ dif

Saldo Inicial

30,632,907.50 30,632,907.50 - - - -

Enero

28,934,357.50 28,934,357.50

- - - -

Febrero

35,346,325.50 35,346,325.50

- - - -

Marzo

31,042,164.50 30,912,144.50

130,020.00

130,020.00 - -

Abril

81,904,149.50 81,904,149.50

- - - -

Mayo

86,463,046.50 86,463,046.50

- - - -

Junio

91,663,626.50 91,663,626.50

- - - -

Julio

89,083,643.50 88,428,693.50

654,950.00

654,950.00 - -

Agosto

118,519,720.50 81,943,880.50

36,575,840.00

3,575,840.00

33,000,000.00 -

Septiembre

107,228,527.50 106,201,827.50

1,026,700.00

1,026,700.00 - -

Octubre

95,266,566.50 87,444,166.50

7,822,400.00

7,822,400.00 - -

Noviembre

71,685,672.50 59,888,737.50

11,796,935.00

11,796,935.00 - -

Diciembre

104,427,690.50 104,427,690.50

- - - -


Cifras en pesos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Banco: Colpatria

No. Cuenta: 7301000973


No. de Cuenta

Saldo Extracto


Diferencia s/g

conciliación $ Cheques por

cobrar $

Consignac. Sin

identificar $ dif

Saldo Inicial

14,159,053.41

14,031,444.41 127,609.00

127,609.00 - -

Enero

19,000,277.63 19,000,277.63

- - - -

Febrero

19,476,706.08 18,985,963.08

490,743.00

490,743.00 - -

Marzo

19,146,686.91 13,812,203.91

5,334,483.00

5,334,483.00 - -

Abril

12,892,897.85 12,892,897.85

- - - -

Mayo

13,155,842.36 12,665,099.36

490,743.00

490,743.00 - -

Junio

12,387,977.87 12,387,977.87

- - - -

Julio

12,210,008.45 12,210,008.45

- - - -

Agosto

12,598,309.05 12,107,566.05

490,743.00

490,743.00 - -

Septiembre

13,065,729.41 12,574,986.41

490,743.00

490,743.00 - -

Octubre

12,846,645.11 12,355,902.11

490,743.00

490,743.00 - -

Noviembre

15,960,311.71 10,625,828.71

5,334,483.00

5,334,483.00 - -

Diciembre

9,532,547.62 9,532,547.62

- - - -

Fuente papeles de trabajo-Cifras en pesos

Deudores: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Variación de deudores vigencia 2013-2012

DESCRIPCIÓN 2013

$ 2012

$ VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN %

PORCENTUAL

TOTAL DEUDORES 2.773.600,00 3.126.800,00 -353.200,00 -11,30


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




PRESTACION DE SERVICIOS 0 353.200,00 -353.200,00 -100,00

OTROS DEUDORES 2.773.600,00 2.773.600,00 0 0,00

El Saldo a 31 de diciembre de 2012 corresponde al registro de las cuentas por cobrar por Prestación de Servicios cuenta 1407, por valor de $ 353.200,oo, valor que fue recaudado durante la vigencia 2013, la cuenta 1470 Otros Deudores presenta un saldo a 31 diciembre de 2012 por valor de $ 2.773.600, el cual no presenta variación al cierre de la vigencia 2013.

OBSERVACION No. 21

La Institución Educativa presenta a 31 de diciembre de 2012 en la cuenta 1470 otros deudores un saldo de $ 2.773.600, el cual permanece a 31 de diciembre de 2013, lo cual indica falta de gestión en el recaudo de ingresos de vigencias anteriores. Las notas a los Estados financieros a 31 de diciembre de 2013, no presentan revelaciones suficientes para poder establecer el concepto de la cartera, como tampoco se identifican los terceros que tienen deudas con la Institución.

Al no ser aclarado lo observado en la Réplica al Informe preliminar se configura como hallazgo administrativo.

Respuesta: De la cifra de $ 2.773.600, se destaca que $ 1.965.000 corresponden a la cuenta de arrendamiento de casetas en los años 2003 y 2005; en los informes de tesorería de los años subsiguientes se destacan los resultados del cobro por dicho concepto, con respecto al valor dejado de recaudar se realizó el cobro respectivo tanto por oficios como verbalmente y en el saneamiento contable del año 2005 se ofició por parte de tesorería al comité para su estudio. A la fecha y dado que se perdió el contacto con los deudores y a que el tiempo transcurrido y los montos son de baja cuantía, su cobro judicial es prácticamente imposible razones que se tuvieron en cuenta en el saneamiento contable realizado en el año 2015, en que se depuraron dichas cuentas. (Anexo copia de acuerdo No. 006 de 28 de julio de 2015 por el cual se efectúa depuración contable de la Institución Educativa Julius Sieber). Por lo cual solicito levantar la observación.


De acuerdo con la repuesta de Institución y con los soportes allegados a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

Propiedad planta y Equipo:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

Cuenta Descripción 2013 2012 Variación absoluta

Variació

n relativa

%

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 93,905,376.00 26,045,593.00 67,859,783.00 260.54

1665 MUEBLES Y ENSERES 97,542,217.07 94,173,217.07 3,369,000.00 3.58

1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTO 139,693,762.60 78,116,723.00 61,577,039.60 78.83

1680 EQUIPO DE COMEDOR 1,888,624.04 1,638,624.04 250,000.00 15.26

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (160,149,447.86) (127,267,532.42) (32,881,915.44) 25.84

TOTAL 172,880,531.85 72,706,624.69 100,173,907.16 137.78

La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta una variación del 137.78% entre la vigencia 2013 y 2012, lo anterior teniendo en cuenta que la Institución Educativa Julius Sieber, recibió donaciones de bienes muebles durante la vigencia 2013 así: Equipo de enseñanza por valor de $ 50.061.300, Equipo de ayuda audiovisual por valor de $ 14.984.483 y Equipos de cómputo por valor de $ 60.287.039.

OBSERVACION No. 22

Se encuentra inconsistencia entre los saldos contables de la cuenta Propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de 2013 por valor de $ 172.880.531,85, con los reportes del contrato N° 026 como lo son Inventario general de bienes devolutivos por dependencia por valor de $ 141.582.520,36

La situación anterior genera incertidumbre en el valor de los bienes de la Institución, teniendo en cuenta que se suscribió contrato N° 026 de 2013 de levantamiento, plaqueteo, depuración de inventarios e instalación de software de inventarios y almacén, y no se evidencian registros contables donde se determine la relación entre los resultados de la toma física con los saldos contables, teniendo en cuenta que la información de almacén debería ser el soporte de la información contable.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará hallazgo administrativo con alcance disciplinario.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Respuesta. Como contadora Pública de la institución para esa época me permito manifestar que no estoy de acuerdo con la calificación cero 0 a los estados contables cuando, si revisan los soportes de cada uno de los registros tanto de incorporación de los activos por compras y donaciones también se encuentran los registros de las respectivas depreciaciones e igualmente se vienen efectuando estas depreciaciones en línea recta como lo estipula el manual de procesos y procedimientos de la CGN, por esta razón no pueden desvirtuar tajantemente que la información contable tenga falencias ya que si el área de almacén no hizo llegar en su oportunidad la actualización de inventarios para verificar su contenido, y veracidad no es cierto que los estados contables no sean razonables, como ustedes lo manifiestan hay donaciones de activos por valor de $125.332.822.00 pesos haciendo que se incrementen los activos a $172.880.531.85 pesos incluyendo la depreciación correspondiente, no puede haber una diferencia tan notable en la actualización de los inventarios con relación a la información registrada contablemente por esta razón la información contable es correcta veraz y fidedigna independientemente de la actualización o no de los inventarios, donde como contadora Publica He efectuado los registros correspondientes y de acuerdo a la norma de la propiedad planta y equipó originando estados contables confiables veraces y fidedignos, los cuales tienen sus soportes correspondientes, solicito efectúen nuevamente la calificación a los estados contables y parte financiera, porque lo que vale es lo que tiene su respectivo soporte según los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia por mi explicación no puedo a esta fecha ir a registrar una actualización que no me fue entregada en su momento para su respectiva revisión y ajustes si fuere el caso. Quedando los Estados Financieros al cierre 31 de diciembre de 2013. Y saldo iniciales para la vigencia 2014.


Es importante que la Institución preste observancia a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.8 Conciliaciones de información y lo establecido en el numeral 1.2.2 del instructivo 002 de diciembre de 2013 de la CGN, ya que no deben presentarse diferencias entre los saldos contables con los saldos de otras dependencias que generan información o que sean soporte de lo registrado en contabilidad, teniendo en cuenta que entre el informe de inventarios y los saldos contables se presentan diferencias estos saldos se deben conciliar para que la información entre las dos áreas sea consistente, además que la Institución ha incurrido en un gasto para el plaqueteo, levantamiento y depuración de los inventarios.

Teniendo en cuenta lo expresando por la contadora de la Institución en la réplica donde hace referencia a que “la información contable es correcta veraz y fidedigna” se levanta el alcance disciplinario pero se mantiene el hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la Institución.


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VERSIÓN: 02




Depreciaciones:

Se observa que la Institución educativa realiza el cálculo de la depreciación de los activos por el método de línea recta y realiza los registros contables de la depreciación de manera mensual.

Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

CUENTA

DESCRIPCION 2013 2012 variación absoluta

variación relativa

%

24 CUENTAS POR PAGAR 2,021,290.00 471,868.00 1,549,422.00 328.36

2425 ACREEDORES 490,743.00 471,868.00 18,875.00 4.00

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 1,530,547.00 0.00 1,530,547.00 100.00

29 OTROS PASIVOS 67,267,000.00 6,770,000.00 60,497,000.00 893.60

2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 67,193,000.00 1,056,000.00 66,137,000.00 6,262.97

2910 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 74,000.00 5,714,000.00 (5,640,000.00) (98.70)

TOTAL 69,288,290.00 7,241,868.00 62,046,422.00 856.77

Se evidencia que para la vigencia 2013 el Pasivo se incrementó significativamente en un 856,77% con respecto a la vigencia 2012, observándose que la variación más representativa que tuvo incremento se refleja en la cuenta Otros Pasivos – Recaudos a favor de terceros, teniendo en cuenta que la Secretaria de Educación por error realizó un giro a la Institución por valor de $66.137.000 en el mes de Diciembre de 2013 en la cuenta 110-250-00114-6 del Banco Popular.

Cuentas por pagar:

Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones.


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VERSIÓN: 02




Se evidencia que el saldo de las cuentas por pagar se encuentra soportado con la Resolución 038 de diciembre 06 de 2013 por valor de $ 490.743 y Resolución 018 de 30 de noviembre de 2012 por valor de $ 471.868; está conforme con lo registrado con en la cuenta 2425 Acreedores a 31 de diciembre de 2012 y 2013.

Retención en la fuente:

Representa el valor retenido por la Institución Educativa Julius Sieber, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen.

De acuerdo con la revisión de los libros auxiliares y la presentación y pago de las declaraciones mensuales de retención en la fuente, se evidencia que durante la vigencia 2013, la Institución Educativa Julius Sieber, cumplió con la obligación de declarar oportunamente según lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario.

Las diferencias entre los causado contablemente y lo pagado por bancos corresponde a la aproximación a miles en el formulario de retención en la fuente.

Mes Fecha del vencimiento

Fecha de acuse

Fecha de pago S/g sello del banco Valor pagado Valor S/g Libros Diferencia

Enero 13/02/2013 06/02/2013 - 0 0

Febrero 13/03/2013 07/03/2013 - 0 0

Marzo 12/04/2012 04/04/2013 08/04/2013 622,000 622,596 -596

Abril 15/05/2013 10/05/2013 14/05/2013 716,000 715,237 763

Mayo 17/06/2013 07/06/2013 11/06/2013 645,000 644,660 340

Junio 12/07/2013 04/07/2013 11/07/2013 270,000 269,845 155

Julio 14/08/2013 09/08/2013 13/08/2013 31,000 30,524 476

Agosto 12/09/2013 06/09/2013 11/09/2013 244,000 244,108 -108

Septiembre 11/10/2013 07/10/2013 10/10/2013 276,000 277,217 -1217

Octubre 18/11/2013 15/11/2013 13/11/2013 899,000 898,672 328

Noviembre 13/12/2013 10/12/2013 11/12/2013 1,351,000 1,351,073 -73

Diciembre 15/01/2013 09/01/2014 14/01/2014 1,353,000 1,354,345 -1345 Fuente papeles de trabajo

Cifras en pesos


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VERSIÓN: 02




Otros Pasivos En esta cuenta se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones originadas en la actuación por cuenta de terceros, pasivos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y obligaciones que adquiere la entidad contable pública en su calidad de garante.

Se observa una variación positiva (incremento) del 893.60% en la vigencia 2013 con respecto a la vigencia 2012, debido a que la Secretaria de Educación por error realizó un giro a la Institución por valor de $66.137.000 en el mes de Diciembre de 2012 en la cuenta 110-250-00114-6 del Banco Popular el cual fue contabilizado en la cuenta 290590 Otros recaudos a favor de terceros.

OBSERVACION No. 23

Se evidencia que entre la vigencia 2012 y 2013 permanece un saldo en la cuenta 2905 por valor de $ 1.056.000, lo cual indica que la Institución Educativa posiblemente no estaría cumpliendo con sus obligaciones en su totalidad, o que existen saldos que la Institución no ha identificado por falta de gestión en la depuración de las cuentas. Las notas a los Estados financieros a 31 de diciembre de 2013, no presentan revelaciones suficientes para poder establecer el concepto de las deudas, como tampoco se identifican los terceros.

Al no ser aclarado lo observado en la Réplica al Informe preliminar se configura como hallazgo con alcance administrativo.

Respuesta: La cifra de UN MILLON CINCUENTA Y SEIS MIL PESOS ($ 1.056.000) corresponde al cobro de Servicios Educativos del año 2012 cuyo proceso se inicia en el mes de septiembre del año anterior por directrices de la Secretaria de Educación Municipal, y en cumplimiento del decreto 4807 de diciembre de 2011 por el cual se estableció la aplicación de gratuidad educativa se llevó a cabo el reintegro de los valores recaudados (periodo septiembre a diciembre de 2011) en virtud a que en la fecha de matrícula no se había expedido dicho decreto. También es de aclarar que en las notas a los Estados contables se registra las variaciones más significativas que se reflejen en estos, por esta razón no puede concluir que las notas a los estados contables no presentan revelaciones suficientes, ya que en el periodo que correspondía debieron efectuar dicha observación, valor que fue depurado en la vigencia 2015. A la fecha 27 de mayo de 2015, y como no se ha presentado a la Institución solicitud alguna de reintegro se llevó a cabo la depuración contable. (Anexo copias de depuración 2015).


La Institución allega a la Contraloría de Tunja los soportes para aclarar lo observado, por tal razón es viable levantar la observación.


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VERSIÓN: 02




Patrimonio:

Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal.


variación relativa %

3105 CAPITAL FISCAL 262,483,453.96 155,599,488.93 106,883,965.03 68.69

3110 RESULTADOS DEL EJERCICIO 17,649,264.21 6,575,379.46 11,073,884.75 168.41

3128 PROVISIONES, DEPRECIACIONES, AGOTAM. (32,881,915.44) (27,570,491.43) (5,311,424.01) 19.26

Cifras en pesos

En la cuenta Capital Fiscal, se observa una variación positiva (incremento) del 68,69% entre la vigencia 2012 a 2013, debido a las donaciones de bienes muebles recibidas por la institución

La cuenta Resultados del ejercicio presenta un variación del 168,41% debido a la reclasificación de la utilidad de vigencias anteriores y al registro contable del resultado del ejercicio actual.

Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal.

Variación entre ingresos vigencia 2013-2012

CUENTA

CONCEPTO


O 2013 2012 $ %

TOTAL INGRESOS 165,744,688.0

0 99,031,801.00

66,712,887.00

67.37 100.00

INGRESOS OPERACIONALES 160,970,776.0

0 94,204,877.00

66,765,899.00

70.87 97.120

43 VENTA DE SERVICIOS 13,961,100.00 10,555,300.00 3,405,800.00 32.27 8.423

44 TRANSFERENCIAS 66,137,000.00 49,296,000.00 16,841,000.0 34.16 39.903


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VERSIÓN: 02




0


80,872,676.00 34,353,577.00 46,519,099.0

0 135.41 48.794

OTROS INGRESOS 4,773,912.00 4,826,924.00 -53,012.00 -1.10 2.880

48 OTROS INGRESOS 4,773,912.00 4,826,924.00 -53,012.00 -1.10 2.880

Cifras en pesos

Los Ingresos de la Institución Educativa se clasifican en Ingresos operacionales y Otros ingresos. Los ingresos operacionales están compuestos por: Venta de Servicios Educativos: constancias y certificados de estudio, proyectos y martes de prueba Transferencias: Transferencias gratuidad CONPES Funcionamiento Operaciones Interinstitucionales: Transferencias SGP (Sistema General de Participaciones). Se evidencia un incremento significativo de las Ventas de Servicios Educativos y una disminución en Operaciones Institucionales por concepto de Transferencias del SGP. Otros Ingresos: se componen de: Alquiler de tiendas escolares e Itedris. La Institución Educativa Julius Sieber en el total de Ingresos, presenta una variación positiva de 67,37%. El incremento más significativo se observa en Operaciones Interinstitucionales por concepto de Transferencias del Sistema General de Participaciones SGP. Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Variación de gastos entre la vigencia 2013-2012

CUENTA CONCEPTO


O 2013 2012 $ %

63 COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS

0 52,340,674.00

-52,340,674.00 100.0

0 0.00


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VERSIÓN: 02




52 DE OPERACIÓN 147,014,742.9

9 38,211,798.9

0 108,802,944.0

9 284.7

4 99.27

58 OTROS GASTOS

1,080,680.80 1,903,948.64 -823,267.84 -43.24 0.73

TOTAL COSTOS Y GASTOS

148,095,423.79 92,456,421.54 55,639,002.25 60.18 100.00

Cifras en pesos

Se evidencia un incremento en el total de costos y gastos correspondientes al 60,18%. Se observa que hasta el año 2012 la Institución Educativa registraba erogaciones dentro de las cuentas 63 Costos de Ventas de Servicios y en el año 2013 se registraron como Gastos de Operación. Para la vigencia 2013 los gastos de operación corresponden al 99.27% del total de los gastos y otros gastos tienen una participación del 0.73%.

OBSERVACION No. 24

Se evidencia que la Institución Julius Sieber no está cumpliendo con el principio de devengo o causación según lo establecido en el párrafo 117 del Plan General de Contabilidad Pública en la cuenta 52110901 Honorarios Profesionales, ya que no se causaron los honorarios profesionales de la Contadora Mancera Beltran Myriam Pilar, en el mes correspondiente durante todo el año, teniendo que registrar los honorarios de los meses de noviembre y diciembre en el mes de diciembre. Solamente se evidencia la causación de los honorarios de la Contadora en el mes de diciembre. Se evidencia que la Institución maneja su contabilidad por el sistema de caja y no de causación, registrando las erogaciones en el momento de realizar el giro de los recursos sin afectar las obligaciones o cuentas por pagar en las cuentas del pasivo. Al no ser aclarado lo observado en la réplica al informe preliminar se configurara como hallazgo administrativo. Respuesta. No estoy de acuerdo con la observación efectuada en razón a que si el mes correspondiente a la institución le entregan la factura o cuenta de cobro, y hay el dinero para cancelar dicha factura o cuenta de cobro no se debe efectuar causación contra una cuenta por pagar sino efectuar dicho contabilización al gastos correspondiente contra bancos, cuando por determinada razón no se puede cancelar en el mes correspondiente si se debe efectuar dicha causación contra la respectiva cuenta por pagar, como sucedió en la causación que manifiesta el auditor, entonces no entiendo de donde origina una observación que no da lugar a ella. Es de aclarar que dentro del mes debo efectuar los pagos correspondientes por los servicios y bienes adquiridos sin registrar el respectivo costo o gastos contra una cuenta por pagar y luego debitarla contra bancos ya que esto no es lo que significa el devengo o


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causación, este se hace cuando por diferentes motivos no se cuenta con el dinero para efectuar dicho pago dentro del mes correspondiente. De otra parte no puede afirmar que la institución maneja su contabilidad por el sistema de caja y no de causación. Según explicación dada en el párrafo anterior e igualmente el “Principio de devengo. La imputación temporal de gastos e ingresos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquéllos” Esto significa que debemos efectuar la causación correspondiente en el momento que se origina el hecho económico y no esperar hasta que haya recursos para pagar la obligación, lo que no sucede en nuestra Institución ya que se efectúa la causación a la respectiva cuenta del gasto contra bancos por que existen los recursos, que es lo que nos explica el principio de devengo, entonces no entiendo su observación, ya que estamos cumpliendo con el principio en mención; no hay lugar a ella. Favor levantarla. DECISION DE LA CONTRALORIA La Institución Educativa debe aplicar lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública en el numeral 117 Principio de devengo o causación, así mismo el numeral 116 principio de registro. Sin embargo, es pertinente aclarar que no se estaría alterando la información contable al cierre de la vigencia pero es preciso que en su contabilidad, se preste atención en el registro de las operaciones cada una de las etapas del proceso contable, por lo tanto se levanta la observación.

Cuentas de Orden Deudoras. Durante la vigencia 2013 la Institución Educativa Julius Sieber, realizó los siguientes registros contables débito en la cuenta 8315 Activos Retirados:

FECHA REGISTRO

DESCRIPCION VALOR

28/02/2013

DONACION DE 200 SILLAS UNIVERSITARIAS A 50.000 CADA UNA SEGUN FAC-2253 DE INMEMA LTDA

11,600,000.00

28/02/2013

DONACION DE 160 SILLAS UNIVERSITARIAS A 50.000 CADA UNA SEGUN FAC-2253 DE INMEMA LTDA

9,280,000.00

28/02/2013

DONACION DE 6 PUPITRES Y SILLAS PARA INSTRUCTOR A 95.000 CADA UNA SEGUN FAC-2253 DE INMEMA LTDA

661,200.00

13/09/2013

OP 1551 DISP. 068 FAC-0573 SUMINISTRO 1 EXTINTORES SOLKAFLAM 3700 GRAMOS ESPECIAL PARA EQUIPO DE COMPUTO Y EQUIPO ELECTRICO

105,000.00


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TOTAL

21,646,200.00

OBSERVACION No. 25

Según lo establecido en el Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación la cuenta 8315, “representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. También registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de la entidad contable pública requieran ser controlados”; y al verificar lo registrado en los libros de contabilidad de la Institución Educativa Julius Sieber se presume una utilización errónea de la cuenta contable mencionada. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo. Respuesta. En relación a la observación me permito manifestar que como el auditor lo registra en la observación en esta cuenta se incluyen los activos totalmente depreciados, por esta razón si verifico efectivamente se registran los activos que por su valor quedan totalmente depreciados y la entidad contable publica puede tomar la opción de registrarlos al gastos y a la cuenta 8315 como control de los mismos, en lo que explica la Contaduría General de la Nación en sus instructivos que origina cada año en lo concerniente a propiedad planta y equipo. Según el auditor estamos utilizando una cuenta errónea, que por favor nos diga que cuenta debemos utilizar según sus conocimientos. Ya que se solicitó orientación al respectó a la CGN para efectuar los registros correspondientes quienes nos manifestaron que teniendo en cuenta el valor individual la Institución educativa podría optar por registrar la compra o adquisición a los gastos y llevarla en la cuenta 8315 como control. De acuerdo a lo expuesto se solicita levantar la observación no hay lugar a ella. De acuerdo a Plan General de Contabilidad Pública “las notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y especifico que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones hechos y operaciones financieras económicas, sociales y ambientales” Las revelaciones en las notas a los estados contables básicos que presenta la Institución Educativa Julius Sieber, no son suficientes, no presentan revelaciones que se considerarían importantes para ser incorporadas en los estados contables como es el caso de los deudores, pasivos, métodos de depreciación. Respuesta. De acuerdo a la observación me permito manifestar como Contadora Pública Externa de la Institución Julius Sieber y mi experiencia en la parte pública no solo en Instituciones Educativas sino en Empresas Sociales del Estado, las notas a los estados financieros efectuadas en las vigencias correspondientes cumplen con lo establecido por la CGN que de hecho me supervisa las notas a los estados financieros que debo enviar por medio del CHIP las cuales nunca han tenido observación alguna, ya que si el auditor efectuó bien su auditoria debió darse cuenta que las revelaciones realizadas de los estados contables


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se efectuaron a los rubros más significativos y que presentaron variaciones donde se registra la información correspondiente de acuerdo a lo sucedido en la vigencia al saldo que de cada rubro, como se demuestra en las notas adjuntas que son las mismas que se cargaron a la plataforma SIA. En atención a mi explicación no estoy de acuerdo en las afirmaciones que hace el auditor ya que las notas si revelan claramente lo sucedido en cada uno de los saldos de los rubros que componen los estados contables. Se le solicita al auditor sea más claro en sus apreciaciones y no solo colocar la norma por colocarla, sin tener en cuenta las dimensiones y el cumplimiento de la misma. Donde se efectuó la respectiva explicación sobre los saldos de deudores, pasivos y depreciaciones se encuentra registrada en el N2.1 notas de carácter general. Favor revisar correctamente los documentos fuentes de información. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Institución Educativa no es consistente con lo observado por la Contraloría teniendo en cuenta lo siguiente:

- La Institución registra en esta cuenta ingresos de bienes por donaciones y por compra según la descripción en los libros auxiliares.

- La descripción de la cuenta contable se refiere al registro de los bienes totalmente depreciados pero que hayan sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso, por esta razón no se podría establecer que tratándose de bienes que ingresaron durante la vigencia ya se encuentren retirados del servicio.

- Para determinar los bienes retirados del servicio se debe realizar un acta de baja de bienes donde se relacionen detalladamente los bienes objeto del retiro.

- La descripción en los auxiliares no hace referencia al registro de bienes depreciados totalmente y retirados del servicio.

Por la anterior no es viable aceptar la respuesta de la Institución por lo tanto se ratifica el hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Institución.

2.3.1.1. Concepto Control Interno Contable Resultados de la Evaluación: La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno.


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El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2013.

- En la Institución Educativa Julius Sieber no se evidencian manuales específicos y detallados de políticas, procesos y procedimientos para la gestión Contable y Financiera, lo cual ocasiona algunas debilidades en la gestión.

- De acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública, “las notas a los estados contables

básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras económicas, sociales y ambientales…” Las revelaciones en las notas a los estados contables básicos que presenta la Institución Educativa Julius Sieber, no son suficientes, no presenta revelaciones que se considerarían importantes para ser incorporadas en los estados contables como es el caso de deudores, pasivos, métodos de depreciación.

- No se individualizan las transacciones contables a nivel de terceros sino realizan registros globales con un tercero genérico.

- No se aplican íntegramente los principios de registro y devengo o causación establecidos en el Plan general de contabilidad pública en el registro de la información contable de Institución.

- Existen partidas que vienen de vigencias anteriores en las cuales no se establece si son

derechos y obligaciones o partidas sin depurar.

- Se evidencia la implementación de un sistema de control de activos donde se pormenoriza al

detalle cada uno de los bienes, placa, ubicación, estado, depreciación, entradas y salidas de bienes de consumo y bienes devolutivos, pero se observa una deficiencia en la conciliación de los saldos contables con los saldos de almacén.

- No se evidencian manuales específicos de políticas, procesos y procedimientos contables y

financieros. - No se evidencia mapa de riesgos de índole contable y financiero. - No se incluyen Revelaciones suficientes en notas a los estados financieros teniendo en cuenta

lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. - No se da aplicabilidad a los principios establecidos en el Plan general de contabilidad pública

en la preparación y registros de la información contable en cuanto a registro y devengo o casusación.

- No se establece la objetividad de los saldos de activos y pasivos que vienes de vigencias anteriores.

2.3.2. Gestión Presupuestal SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


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TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 91.7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91.7

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


El control del presupuesto en la Institución Educativa Julius Sieber, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2013 El presupuesto inicial de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa Julius Sieber se proyectó mediante Acuerdo 003 de Octubre 25 de 2012, con el cual se aprueba un presupuesto inicial para la vigencia 2013 por valor de $ 128.250.800., el cual a través de actos administrativos tuvo traslados por valor de $ 18.400.000 y adiciones por valor de $ 107.097.884,23 las cuales equivalen al 45,51% del presupuesto inicial quedando finalmente un presupuesto definitivo de $ 235.348.684,23 para la vigencia 2013.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO VALOR $

REDUCCION $ ADICION $

CREDITOS - CONTRACREDITOS

Acuerdo N° 003 de 25 oct 2012

Proyecto Ppto Inicial 128,250,800.00

Acuerdo N° 001 de 25 ene de 2013 Adición 37,915,840.23

Acuerdo N° 001 de 25 ene de 2013 Adición 4,145,200.00

Acuerdo N° 002 de 12 abr de 2013 Adición 6,376,200.00

Acuerdo N° 003 de 30 may de 2013 Adición 22,420,644.00

Acuerdo N° 004 de 28 ago de 2013 Adición 25,000,000.00 0.00

Acuerdo N° 005 de 18 oct de Traslado 0.00 18,400,000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2013

Acuerdo N° 007 de 7 nov de 2013 Adición 8,000,000.00 0.00

Acuerdo N° 009 de 29 nov de 2013 Adición 3,240,000.00 0.00

Acuerdo N° 008 de 20 nov de 2013 Traslado 0.00

Acuerdo N° 010 de 27 nov de 2013 Traslado 0.00

Acuerdo N° 011 de 13 dic de 2013 Traslado 0.00

TOTAL 128,250,800.00 0.00 107,097,884.2

3 18,400,000.00

TOTAL PRESUPUESTO VIGENCIA 2013 235,348,684.23

EJECUCION DE INGRESOS

INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2013

RUBRO PPTO DEFINITIVO

% PART RECAUDOS

% RECAUDOS

POR RECAUDAR

% POR RECAUDAR

INGRESOS 235,348,684.2

3 100% 204,009,816.2

3 86.68 31,338,868.

00 13.32

RECURSOS OPERACIONALES 17,062,000.00

7.25 15,491,100.00 90.79

1,570,900.00 9.21

RECURSOS DE CAPITAL 41,809,040.23

17.76 41,509,040.23 99.28 300,000.00 0.72

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

176,477,644.00

74.99

147,009,676.00 83.30

29,467,968.00 16.70


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El presupuesto de Ingresos de la Institución Educativa Julius Sieber, está conformado por Recursos Operacionales, Recursos de Capital y Transferencias Corrientes. Para la vigencia 2013 se presupuestaron ingresos totales por $235.348.684,23 de los cuales se recaudaron $204.009.816,23 correspondiente al 86.68%, quedando un saldo por recaudar de $31.338.868 que corresponde al 13,32% del total presupuestado. Recursos Operacionales: tienen una participación dentro del Presupuesto de Ingresos del 7,25%. Corresponde a los cobros que hace la Institución por concepto de Constancias y Certificados de Estudio con una participación dentro del Presupuesto del 0,64%, Martes de Prueba con una participación dentro del presupuesto del 5,54%, Proyectos con una participación del 0,42% y Alquiler de tiendas escolares con una participación del 0,65%. Para la vigencia 2013 se presupuestó un total de $17.062.000, de los cuales se ejecutó un total de $15.491.100 quedando un saldo por recaudar de $1.570.900 el cual corresponde al 9,21% de lo presupuestado para la vigencia. Recursos de Capital: tiene una participación dentro del Presupuesto de Ingresos del 17,76%. Corresponde a la incorporación de la liquidación de los Recursos del Balance de la vigencia 2012 por valor de $37.915.840,23, la incorporación al presupuesto de las cuentas por pagar por valor de $ 353.200 y otros recursos de capital (Programa Itedris) por valor de $ 3.240.000 los cuales durante la vigencia 2013 se ejecutaron al 100%. Transferencia Corrientes: es el rubro más representativo de los Ingresos, con una participación del 74,99% dentro del Presupuesto de Ingresos. Corresponde a:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




- Transferencias del SGP las cuales tiene una participación del 46,88% dentro de presupuesto de

ingresos. Se presupuestó para la vigencia 2013 un total de $110.340.644 y se ejecutó durante la vigencia un total de $80.872.676 quedando un saldo por recaudar de $29.467.968 que corresponde al 26.71% de lo presupuestado.

- Transferencias CONPES las cuales tienen una participación del 28,10% dentro del presupuesto de ingresos. Se presupuestó para la vigencia 2013 un total de $66.137.000 el cual se ejecutó al 100%.

EJECUCION DE GASTOS

INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2013


% PART

COMPROMISOS CONSTITUIDOS

% COMPR. CONSTITUIDOS

SALDO POR EJECUTAR

% POR EJECUTAR

GASTOS

235,348,684.23

100.00

158,845,550.79

67.49

76,503,133.44

32.51

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

13,634,932.73

5.79

13,164,916.00

96.55

470,016.73

3.45

GASTOS GENERALES 96,361,328.50

40.94

76,044,637.00

78.92

20,316,691.50

21.08

IMPUETOS TASAS Y MULTAS

3,500,000.00

1.49

1,152,675.79

32.93

2,347,324.21

67.07

GASTOS DE INVERSION

121,852,423.00

51.78

68,483,322.00

56.20

53,369,101.00

43.80


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Institución Educativa Julius Sieber a la finalización de la vigencia 2013 presentó una ejecución de Gastos por valor de $158.845.550,79 que equivalen al 67,49% del presupuesto definitivo, quedando por ejecutar un total de $76.503.133,44 correspondiente al 32,51% del total presupuestado. Para la vigencia 2013 se presupuestó para Gastos de Funcionamiento un total de $13.634.932,73 que corresponde al 5,79%, para gastos generales $96.361.328,50 que corresponde al 40,94%, para impuestos, tasas y multas $ 3.500.000 que corresponde al 1,49% y para Gastos de Inversión un total de $121.852.423 que corresponde al 51,78% del Presupuesto de Gastos. Los rubros más representativos del presupuesto de gastos son los gastos generales con una participación del 40,94% y los gastos de inversión con una participación del 51,78% del presupuesto de gastos definitivo de la vigencia 2013. El Presupuesto de Gastos generales tuvo una ejecución total de $76.044.637, con una participación del 47,87% con relación al valor total de la ejecución de gastos, donde se observa que los gastos más representativos corresponden a Mantenimiento por valor de $19.685.928, Materiales y suministros por valor de $ 18.926.300 y Martes de Prueba por valor de $10.824.000. El Presupuesto de Gastos de Inversión tuvo una ejecución total de $68.483.322, con una participación del 47,87% con relación al valor total de la ejecución de gastos, donde se observa que los gastos más representativos fueron transporte escolar por valor de $21.366.450 y Proyectos de investigación por valor de $15.750.000.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2.3.3. Gestión Financiera

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Institución Educativa Julius Sieber, se evidencia que las transferencias por SGP y Compes corresponden al 88.7% de total de los ingresos y estos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13,14 de la Ley 715 de 2001. La Institución Educativa mantiene un equilibrio financiero positivo de 1.28 como resultado de establecer la relación entre ingresos y gastos totales ejecutados durante la vigencia 2013. Sin embargo llama la atención que en la programación del presupuesto existen rubros que no se ejecutaron en un 100%; en el presupuesto de ingresos los rubros de donaciones y transferencias SGP (Gastos de Funcionamiento) y en el presupuesto de gastos los gastos de viaje y transportes, proyectos y programas especiales y proyectos de investigación áreas, así como la baja ejecución en general del presupuesto de gastos con un porcentaje del 67,49%.

3.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 3.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable – Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.1.1. Factores Evaluados

3.1.1.1 Ejecución Contractual

En relación con la evaluación de la contratación, el estudio de ella, se centra en el Manual de Contratación de la Institución para aquellos contratos hasta los 20 SMLMV, y para los demás aplicando Estatuto de Contratación. Contratos con valores mayores a $2´000.000.00 de las dos vigencias 2014, de los cuales resultaron para estudio los de los siguientes cuadros:

VIGENCIA 2014 TOTAL DE

CONTRATACIÓN MUESTRA

PARA REVISIÓN PROCENTAJE

CANTIDAD 49 18 36.73%

VALOR 128,813,072.00 111,507,602.00 86.57%

Los cuales por su clase se distribuyeron así:

CLASE CANTIDAD VALOR

Consultoría y otros 6 51,106,270

Prestación de servicios 6 24,333,372

Suministro 4 28,600,960

Obra 2 7,467,000

TOTAL 18 $111,507,602

De cada uno de ellos se evaluará el cumplimiento de las especificaciones técnicas, de deducciones de ley, el objeto contractual, las labores de interventoría y seguimiento y la liquidación.

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER VIGENCIA 2014

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderaci

ón

Puntaje Atribuid

o

Prestación

Servicios

Q

Contratos Suministr

os

Q

Contratos Consultoría y Otros

Q

Contratos Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 6 100 4 100 6 100 2 100.00 0.50 50.0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Cumplimiento deducciones de ley

100 6 100 4 100 6 100 2 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual

89 6 67 4 89 6 100 2 85.19 0.20 17.0

Labores de Interventoría y seguimiento

67 6 100 4 67 6 100 2 77.78 0.20 15.6

Liquidación de los contratos

100 6 0 0 100 6 100 2 100.00 0.05 5.0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 92.6

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

RESULTADOS OBTENIDOS CON LA CONTRATACIÓN VIGENCIA 2014 La Contraloría Municipal de Tunja evidenció que los bienes y servicios adquiridos mediante los contratos que fueron objeto de la muestra de auditoría coadyuvaron a la gestión y resultados de la institución Educativa en la medida en que se adquirieron bienes y servicios para el cumplimiento de la misión. La contratación realizada estaba programada en el Plan de Adquisiciones de la vigencia y de acuerdo con la muestra evaluada la Entidad cumplió con los principios de la función administrativa, la Entidad obtuvo el resultado esperado según los informes de supervisión y las evidencias del cumplimiento del objeto de los contratos.


CONTRATISTA: MANCERA BELTRAN MIRYAM PILAR SUPERVISOR: CARVAJAL PINILLA CESAR FRANCISCO

VALOR: 6.183.372


PAGO: 12 pagos DIRECCIÓN: PLAZO: 12 Meses

TELÉFONO:

OBJETO: SERVICIOS PROFESIONALES CONTADORA PÚBLICA DE LA INSTITUCIÓN VIGENCIA 2014

Resultado de la Gestión: Cumplió con sus servicios profesionales de contadora pública de manera autónoma e independiente para la preparación, firma y presentación de los estados financieros y contables de la Institución Educativa Julius Sieber.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTRATO DE SUMINISTRO No. 002 FECHA: 2014/01/16

CONTRATISTA: COMPUCENTRO LTDA SUPERVISOR: BOHORQUEZ BACCA MARICELLA

VALOR: 4.640.000


PAGO: Cuotas DIRECCIÓN: PLAZO: 320 días

TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DEL NUEVO SOFTWARE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO COMPUCOL

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el suministro del software de registro y control académico para la institución, contribuyendo en el mejoramiento y la celeridad de las actuaciones administrativas, con calidad y cumplimiento en los procesos que tiene que ver con la parte académica, haciendo más practico a los docentes ingresar los conceptos y evaluaciones y los planes de mejoramiento de los estudiantes

OBSERVACION No. 26

Se expide el registro presupuestal con fecha posterior a la firma del acta de inicio, el contrato se puede iniciar una vez legalizado el contrato y esta se hace con el registro presupuestal, el cronograma de se realizó así: Registro presupuestal: 23 de enero de 2014 Firma del contrato: 16 de enero de 2014 y acta de inicio. Incumpliendo de esta manera con la legalización del contratación y normas de presupuesto decreto 111 de 1996 artículo 71. Se debe explicar lo enunciado de lo contrario se configurará un

hallazgo con alcance administrativo y Disciplinario.

RESPÚESTA DE LA ENTIDAD:

El registro presupuestal es la operación por medio del cual se efectúa en forma definitiva la apropiación, y se tramita después de elaborado el documento que concreta el compromiso - en este caso Contrato- (orden o resolución) por el cual la persona encargada de contratación lo entrega debidamente suscrito y firmado, esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos y constituye condición indispensable para iniciar la ejecución de los compromisos. El acta de inicio se elaborada a la firma del contrato para darle la orden al proveedor, es probable que por desconocimiento del funcionario encargado para esa época, se haya confundido en las fechas de contratación y acta de inicio, ya que el Almacenista de la Institución se pensionó en el año 2011 y a la fecha de rendición de estos descargos, la administración municipal no ha nombrado el reemplazo; funciones vienen siendo desempeñadas por la licenciada Yanneth Barón Archila, contratada como Profesional Universitario para otras labores de apoyo diferentes a las netamente administrativas. En el transcurso del tiempo, se han venido solucionando las inconsistencias en la medida que se ha entendido la naturaleza del cargo, se ha recibido capacitación y apoyado por iniciativa propia y acompañamiento del área administrativa.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:

En la respuesta aceptan el hecho de haber realizado el registro presupuestal con fecha posterior al acta de inicio, pero también refieren que el registro es un requisito de perfeccionamiento del acto administrativo contractual, en oros escenarios se ha discutido si el contrato es un acto administrativo concluyéndose que no, es un acuerdo de voluntades entre la entidad y otra persona quien no está facultada para producir ni firmar actos administrativos de la primera. Así las cosas, teniendo en cuenta que se cumplió el objeto del contrato y ante la presencia de la duda del momento del registro presupuestal como requisito del contrato, aclarando que existe, la comisión de la contraloría levanta el alcance disciplinario pero se configura hallazgo administrativo para que se incluya en el Plan de Mejoramiento para la futura contratación.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERV ICIOS No. 003 FECHA: 2014/01/17

CONTRATISTA: GONZALEZ CEPEDA PABLO EMILIO SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 4.540.000


PAGO: DIRECCIÓN: PLAZO: 313 días

TELÉFONO:

OBJETO: CONTRATACIÓN DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO DE LA INSTITUCIÓN

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de cómputo de la Institución beneficiándose la comunidad estudiantil y la panta de persona administrativa y académica donde pueden realizar sus tareas diarias sin contratiempos.

OBSERVACION No. la misma observación 26 Bis

RESPÚESTA DE LA ENTIDAD: El registro presupuestal es la operación por medio del cual se efectúa en forma definitiva la apropiación, y se tramita después de elaborado el documento que concreta el compromiso - en este caso Contrato- (orden o resolución) por el cual la persona encargada de contratación lo entrega debidamente suscrito y firmado, esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos y constituye condición indispensable para iniciar la ejecución de los compromisos. El acta de inicio se elaborada a la firma del contrato para darle la orden al proveedor, es probable que por desconocimiento del funcionario encargado para esa época, se haya confundido en las fechas de contratación y acta de inicio, ya que el Almacenista de la Institución se pensionó en el año 2011 y a la fecha de rendición de estos descargos, la administración municipal no ha nombrado el reemplazo; funciones vienen siendo desempeñadas por la licenciada Yanneth Barón Archila, contratada como Profesional Universitario para otras labores de apoyo diferentes a las netamente administrativas. En el transcurso del tiempo, se han venido solucionando las inconsistencias en la medida que se ha entendido la naturaleza del cargo, se ha recibido capacitación y apoyado por iniciativa propia y acompañamiento del área administrativa.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En la respuesta aceptan el hecho de haber realizado el registro presupuestal con fecha posterior al acta de inicio, pero también refieren que el registro es un requisito de perfeccionamiento del acto administrativo contractual, en oros escenarios se ha discutido si el contrato es un acto administrativo concluyéndose que no, es un acuerdo de voluntades entre la entidad y otra persona quien no está facultada para producir ni firmar actos administrativos de la primera. Así las cosas, teniendo en cuenta que se cumplió el objeto del contrato y ante la presencia de la duda del momento del registro presupuestal como requisito del contrato, aclarando que existe, la comisión de la contraloría resuelve levantando el alcance disciplinario pero manteniendo el alcance administrativo de lo observado para que se incluya en el Plan de Mejoramiento para la futura contratación.



VALOR: 10.701.000



TELÉFONO:

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR DE 45 ESTUDIANTES DURANTE 82 DIAS ACADÉMICOS

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el servicio de trasporte escolar subsanando la necesidad de trasporte a los 45 estudiante, que residen en el sector rural de san Onofre, Pirgua, La colorada, El Salvial que adelantan estudios de educación preescolar, básica y media, favoreciéndose la población infantil rural perteneciente a los estratos 1 y 2, dadas la condiciones geográficas y económicas y que su sitio de residencia dista de varios kilómetros en que se encuentran los estudiantes, para que con este servicio de transporte se puedan mantener y ampliar la cobertura educativa, a fin de garantizar la no deserción escolar.


CONTRATISTA: DOMÍNGUEZ URREGO WILLIAM GERMÁN SUPERVISOR: BALLESTEROS GONZÁLES ANA RITA

VALOR: 4.248.860



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE 40 LIBROS DE INGLES AMERICA TRAVELLER SB INTERMEDIATE Y 30 AMERICA TRAVELLER SB B1

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el suministro de 40 libros de inglés américa taller SB intermediate y 30 libros américa taller SB B1, estos libros son necesario para mejorar en el área de inglés, formar a cada grupo de grados establecido en el plan de estudio lo que cada estudiante debe saber y saber hacer en el idioma extranjero, se encuentran en la biblioteca para disposición de estudiantes y profesores.


CONTRATISTA: VANEGAS GARCIA CIRO ALBERTO SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 4.500.000


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02






TELÉFONO:

OBJETO: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE PARTE DE LA PLANTA FÍSICA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el mantenimiento de la planta física permitiendo mejorar la calidad del servicio, brindando bienestar a Las personas y seguridad a los bienes dentro de las instalaciones.


CONTRATISTA: SAAVEDRA VICENTES MYLLER GABRIEL SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 7.282.500



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE TEXTOS ESCOLARES COMO APOYO A LAS DIFERENTES AREAS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el suministro de 49 libros para ciencias sociales de los grados 6 al 11, 6 libros de lenguaje par los grados 6 al 11, 10 libros de filosofía para los grados 10 y 11, 10 libros de química para los grados 10 y 11, 55 libros de literatura, estos libros son necesario para mejorar la calidad académica, formar a cada grupo de grados establecido en el plan de estudio lo que cada estudiante debe saber y saber hacer, se encuentran en la biblioteca para disposición de estudiantes y profesores.

CONTRATO DE SEGUROS No. 020 FECHA: 2014/06/10

CONTRATISTA: SEGUROS DEL ESTADO SA SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2.511.770



TELÉFONO:

OBJETO: RENOVACIÓN DE PÓLIZAS PARA AMPARAR LOS EQUIPOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Se cumplió con la legalidad del contrato y el suministro de la renovación de un año de la póliza SEGUROS DEL ESTADO S.A, amparando los bienes de la institución.



VALOR: 12.136.500

NIT o C.C.: 6759507 INGRESO ALMACEN: PAGO:

DIRECCIÓN: PLAZO: 93 días


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TELÉFONO:

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR DE 45 ESTUDIANTES DURANTE 93 DÍAS ACADÉMICOS

Resultado de la Gestión: Se cumplió con el servicio de trasporte escolar subsanando la necesidad de trasporte a los 45 estudiante, que residen en el sector rural de san Onofre, Pirgua, La colorada, El Salvial que adelantan estudios de educación preescolar, básica y media, favoreciéndose la población infantil rural perteneciente a los estratos 1 y 2, dadas la condiciones geográficas y económicas y que su sitio de residencia dista de varios kilómetros en que se encuentran los estudiantes, para que con este servicio de transporte se puedan mantener y ampliar la cobertura educativa, a fin de garantizar la no deserción escolar.


CONTRATISTA: GAMBA NIÑO JOSÉ ALBERTO SUPERVISOR: LOPEZ BORDA NYDIA CONSUELO

VALOR: 4.500.000


PAGO: DIRECCIÓN: PLAZO:

TELÉFONO:

OBJETO: FACILITADOR DE TALLERES DE DANZA CON CARÁCTER DE ESCUELA DE FORMACIÓN Y DE PRESENTACIÓN DIRIGIDO A ESTUDIANTES DE BÁSICA SECUNDARA Y DOCENTES

Resultado de la Gestión: Se cumplió el taller de danzas creando un cambio en la cultura y la danzas fundamentalmente en el desarrollo integral de los estudiantes de básica segundaria y media haciendo el buen uso del tiempo libre, se promovió espacios de esparcimientos.


CONTRATISTA: SAAVEDRA CACERES SONIA MARINA SUPERVISOR: CARVAJAL PINILLA CESAR FRANCISCO

VALOR: 2.120.000


PAGO: DIRECCIÓN: PLAZO:

TELÉFONO:

OBJETO: REVISAR MODIFICAR Y ACTUALIZAR EL REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION CON QUE CUENTA LA INSTITUCION EDUCATIVA

Resultado de la Gestión: Se cumplió con la actualización reglamentando los procedimientos para la contratación de los recursos de los fondos de servicios educativos.

CONTRATO DE CONSULTORIA No. 029 FECHA: 2014/08/12

CONTRATISTA: OCHOA DE VEGA MILTON SAMIR SUPERVISOR: MEJIA ARCHILA CLARA ESPERANZA

VALOR: 2.350.000



TELÉFONO:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBJETO: ASESORÍA ACADÉMICA A 94 ESTUDIANTES EN LA PRESENTACIÓN DE PRUEBAS SABER

Resultado de la Gestión: Se cumplió en el proceso de la preparación de 94 estudiantes para las pruebas ICFES saber, cumpliendo con los propósitos de orientar y alcanzar los mejores éxitos y logros en dichas pruebas donde indicara el rendimiento escolar de los estudiantes de la institución.


CONTRATISTA: SOSA BORDA BLANCA LILIA SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 8.569.600



TELÉFONO:

OBJETO: SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO. PAPELERIA. BOTIQUIN Y CAFETERIA

Resultado de la Gestión: Cumplió con la legalidad del contrato y el suministro de elementos de aseo requeridos, se observa que la entrega fue supervisada y recibida a satisfacción cumpliendo con el cronograma de entregas; estos elementos son necesarios para el buen desempeño de las funciones de la institución, los precios están acordes con el mercado, Se evidencia las entradas y salidas por almacén.


CONTRATISTA: FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS SUPERVISOR: MENDIVELSO MELO LILIANA

VALOR: 12.000.000



TELÉFONO:

OBJETO: PROCESO PARA SELECCIÓN PRESENTACION Y EVALUACION DE EXPERIENCIAS INVESTIGATIVAS

Resultado de la Gestión: Se cumplió con la selección, presentación y evaluación de las experiencias investigativas de los docentes de la institución en dos etapas una etapa la logística y una segunda etapa la académica en cuatro fase 1) diagnóstico de los procesos de investigación, 2) sistematización de la información, 3) desarrollo de la capacitación, encuentros experiencias investigativas, 4) premiación de experiencia y entrega de un informe final.


CONTRATISTA: DOMINGUEZ URREGO WILLIAM GERMAN SUPERVISOR: BALLESTEROS GONZALEZ RITHA

VALOR: 11.000.000



TELÉFONO:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBJETO: EJECUCION DE LOGISTICA ACADEMICA Y ARTISTICA PARA LA REALIZACION DEL SEPTIMO ENGLISH DRAMA CONTEST

Resultado de la Gestión: se cumplió con la ejecución de la logística académica y artística en la realización del 6 “ENGLISH DRAMA CONSTEST” concurso de cuento de inglés realizado por la institución fortaleciendo las competencias comunicativas en el idioma inglés, permitió que los estudiantes mejoren sus aprendizaje en la lengua inglesa, en teste evento se beneficiaron alrededor de unos 500 estudiantes de diferentes instituciones educativas del municipio de Tunja.

CONTRATO DE OBRA No. 038 FECHA: 24/09/2014

CONTRATISTA: FAGUA MEDINA ARISTOBULO SUPERVISOR: BARON ARCHILA OLGA YANNETH

VALOR: 2.967.000



TELÉFONO:

OBJETO: MANTENIMIENTO ELECTRICO EN LA PLANTA FISICA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JULIUS SIEBER

Resultado de la Gestión: Cumplió con el mantenimiento eléctrico de la planta física de la institución, reparación y mejoramiento de las instalaciones eléctricas mitigando el riesgo que existía, garantizando el normal funcionamiento y el cumplimiento misional de la Institución Educativa Julius Siber; con un beneficio tanto para los estudiantes como para todo el personal que labora en la institución, eliminando el peligro que representaba las instalaciones eléctricas deterioradas, en mal estado y que se encontraba al alcáncese de los estudiantes.

CONTRATO DE No. SUMINISTRO 041 FECHA: 07/10/2014

CONTRATISTA: FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS SUPERVISOR: VAZQUES GUERRERO DEISY AMAPOLA

VALOR: 8.500.000



TELÉFONO:

OBJETO: SERVICIO INTEGRAL EDITORIAL QUE COMPENDE EDICION CORRECCION DE ESTILO DISEÑO DIAGRAMACION ACOMPAÑAMIENTO EDITORIAL Y LANZAMIENTO DE MIL EJEMPLARES DE UNA REVISTA QUE RECOPILE LAS EXPERIENCIAS INVESTIGATIVAS Y SIGNIFICATIVAS DE LAS IE DE TUNJA

Resultado de la Gestión: Se cumplió con la edición, corrección de estilo, diseño, diagramación, acompañamiento editorial y el lanzamiento de 100 ejemplares de la revista que recopila las experiencias significativas e investigativas de las instituciones educativas de la ciudad de Tunja, con un tamaño de 24x17 cms, numero de pag. 265, en bond 75 gr. E impreso a una tinta, su carátula en propalcote de 300 gr. Impresa a 4x0 tintas sin solapa, plastificada al mate y encolado al color.

CONTRATO No. PRESTACIÓN DE SERV ICIOS 042 FECHA: 20/10/2014

CONTRATISTA: TORRES MORENO DARIO SUPERVISOR: URRUTIA BAQUERO YOLANDA

VALOR: 2.757.000


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02






TELÉFONO:

OBJETO: ELABORACION DE LA PRIMERA PUESTA EN MARCHA DEL PLAN PARA LA GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

Resultado de la Gestión: Se cumplió con la elaboración y puesta en marcha del plan para la gestión del riesgo de desastres emergencias y contingencias, cumpliendo con las normas de seguridad industrial y de emergencia cumpliendo con los espacios reglamentarios para la implementación de la señalización de acurdo a sus especificaciones específicas y códigos informativos de carácter constitucional y jurídico, cumpliendo con las normas ISO 9000 para el suministro de emergencia.

ORDENES DE PAGO 2014 La Institución Educativa Julius Sieber en la vigencia 2014 efectuó 119 órdenes de pago de las cuales se tomaron selectivamente los meses de Mayo, Octubre y Diciembre, revisando una muestra de 52, que corresponde al 43,69%. De la revisión realizada se encontraron algunas inconsistencias en los soportes de los comprobantes de egreso adjuntos enviados por la Institución las cuales se muestran en las tablas siguientes:

FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°


FACT./

DCTO

EQUIV.

SEG.

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/

RECIBIDO A

SATISFAC

CION

OBSERVACIONES

06/05/2014 1654 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA SAAGUA MARZO FCT 1583525 249,933.00 039 038 SI NA NA

06/05/2014 1655 DIAZ HIGUERA NESTOR RAUL TRANS 45 ESTUD17 DIAS ABRIL 2,218,500.00

SI SI SI


presupuestales CDP y RP.


07/05/2014 1656 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.TEL FIJO E INT INFORM 161105844 239,815.00 041 039 SI NA NA

07/05/2014 1657 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.TEL FIJO E INT 7431135 F 161105843 163,616.00 042 040 SI NA NA

13/05/2014 1658 DIRECCION DE IMP Y ADUANAS NALESRETEFUENTE Y RETEIVA ABRIL DE 201492,000.00 NA NA NA NA NA

13/05/2014 1659 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA PAGO RETEICA ABRIL /14 21,000.00 NA NA NA NA NA

20/05/2014 1660 DE ANTONIO SIERRA JAIRO ENRIQUEAPOYO LOGISTICO DIA DEL MAESTRO681,000.00 044 SI SI SI

No es claro el concepto del

pago No tiene RP

22/05/2014 1661 VANEGAS GARCIA CIRO ALBERTOCERRAMIENTO EN LADRILLO INSTALACION PUERTA, RESANES PINTURA PISO BAJANTES DEMOLICION MURO PAÑETE, PINTURA TABLETA CUARTO Y 4,500,000.00 040 SI SI SI


Presupuestal

26/05/2014 1662 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.TEL FIJO E INTER L 7443339 /PERIODO9/4-8/5/14 Y 9/5-8/6/14183,088.00 045 044 SI NA NA

27/05/2014 1664 MYRIAM PILAR MANCERA BELTRANSERV PROFESIONALES ABRIL/14 515,281.00

SI SI SI


presupuestales CDP y RP.


27/05/2014 1665 COMCEL S.A. SERV CELULAR 14/04-13/05/14 133,737.00 046 045 SI NA NA

27/05/2014 1666 EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA S.A.LUZ ASIS MAYO /14 FACT 79293055/79281238796,440.00 047 046 SI NA NA

28/05/2014 1667 MARIA YAMILE ROJAS (ASOC BOY LIC DE QUIMICA Y BIOLOGIA)INSCRIPCION 4 ESTUDIANTES A LAS XXVI OLIMPIADA DEPTAL Y VI NACIONAL DE QUIMICA Y BIOLOGIA60,000.00

049 047 SI NA NA

El beneficiario del pago del

comprobante de egreso no

corresponde con la entidad

organizadora del evento que

fue la Asociación Boyacense

de Licenciados en química y

biología

30/05/2014 1668 HUMBERTO NIÑO CIPAMOCHA SUM ORGANIGRAMA, EMPASTES, SEÑALIZACION PARA SALONES Y OFICINA HERALDO, PERGAMINOS TARJETAS 2 RESMAS PAPEL MEMBRETEADO1,028,000.00 048 048 SI SI

No se encuentra pago de

aportes a seguridad social.


PAGO PERIODO: MAYO 2014


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





Cifras en pesos

FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°


FACT./

DCTO

EQUIV.

SEG.

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/

RECIBIDO A

SATISFAC

CION

OBSERVACIONES

01/10/2014 1725 FUMIBOY FUMIGACIONES BOYACA SASMANTEN LAVADO Y DESINFECCION 9 TANQUES610,000.00 087 SI SI SI


Presupuestal

01/10/2014 1726 SONIA MARINA SAAVEDRA CACERESSRV PROFE REVISAR Y ACTUALIZAR EL REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION2,120,000.00 065 SI SI SI


Presupuestal

02/10/2014 1727 JOSE JOAQUIN MEJIA MEJIA COMPRA DE 3 CARTELERAS 1 CON VIDRIO Y 2 SIN VIDRIO EN PAÑO1,090,000.00 096 095 SI SI SI

03/10/2014 1728 NESTOR RAUL DIAZ HIGUERA SRV TRANSPORTE ESCOLAR 45 ETUDIANTES SEPTIEMBRE2,871,000.00

055 SI SI SI


Presupuestal.


03/10/2014 1729 JOSE ALBERTO GAMBA NIÑO PROYECTO DE DANZAS ALQUILER VESTIDOS PRESENTACION UNIBOYACA120,000.00

100 SI NA


Presupuestal.


aportes a seguridas social.

08/10/2014 1731 JOSE ALBERTO GAMBA NIÑO CAP Y FORMAC EN DRANZA GRUPOS INST PAGO SEPT1,125,000.00 060 SI SI SI


presupuestales CDP y RP

08/10/2014 1731 PULIDO BARRERA RICARDO CAPAC DOCENTES INSTICIION EL DIA 7/10/14400,000.00 098 099 SI SI SI

08/10/2014 1732 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.SRV DE TELEF E INTERNET SALA INF 7454128 DE 23/08-22/09/14 Y 23/09-22/10/1488,110.00 101 100 SI NA NA

08/10/2014 1733 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.SRV TELF E INTERN AULAS 7431135 23/08/-22/09 Y 22/10/-22/10/14138,652.00 102 101 SI NA NA

08/10/2014 1734 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A.

SRV AGUA DE AGOSTO SEGÚN

FACTURA 1835628 293,995.00 103 102 SI NA NA

08/10/2014 1735 DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NALESPAGO IMPUESTO RETEFUENTE SEPTIEMBRE /1492,000.00 NA NA NA NA NA

08/10/2014 1736 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA PAGO IMPUESTO RETEICA DE SEPTIEMBRE DE 201428,000.00 NA NA NA NA NA

09/10/2014 1737 ARISTOBULO FAGUA MEDINA MANTENIMIENTO ELECTRICO INSTITUCION2,967,000.00 094 SI SI SI


Presupuestal

14/10/2014 1738 GAS NATURAL CUNDIBOYACENSESRV GAS NATURAL DE SEPTIEMBRE FAC E14262162915,520.00 105 103 SI NA NA

20/10/2014 1739 ASESORIAS ACADEMICAS MILTON OCHOAPREPARACION Y MEJORAMIENTO DE PRUEBAS SABER2,350,000.00

077 079 SI SI SI

Registro Presupuestal con

fecha (25-08-2014) posterior

a la de la suscripcion del

contrato (12-08-2014) y acta

de inicio (19-08-2014)

20/10/2014 1740 MANCERA BELTRAN MYRIAM PILARSRV PROFESIONALES CONTADORA SEPTIEMBRE515,281.00 004 SI SI SI No se evidencia aporte a ARL

23/10/2014 1741 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.SRV CELULAR 3 DERIVACIONES 3106092335/3107707355/3176580064149,254.00 106 106 SI NA NA

23/10/2014 1742 EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA S.A.SRV LUZ DE OCTUBRE FACT 8258441/82595699730,550.00 107 107 SI NA NA

23/10/2014 1743 ROSA ADELIA VALDERRAMA DE PEÑAPROYECTO DE CUMPLEAÑOS COLEGIO (MISA)110,000.00 SI NA NA

No se encuentra soportes

presupuestales CDP y RP

23/10/2014 1744 JOSE ALBERTO GAMBA NIÑO ALQUILER 40 TRAJES DANZAS SEMANA COLEGIO400,000.00 110 109 SI NA NA

24/10/2014 1745 JAVIER ALEXANDER ZORRO AMAYASUMNINISTRO 6 EXTINTORES Y RECARGA 8830,000.00 108 SI NA SI


Presupuestal

24/10/2014 1746 DOMINGUEZ URREGO WILLIAM GERMANLOGISTICA Y COSTO GNERAL PROYECTO INGLES11,000,000.00

086 SI SI SI


Presupuestal No se evidencia

aporte a ARL


PAGO PERIODO: OCTUBRE 2014


Cifras en pesos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




FECHA

ORDEN

DE

PAGO

N°


FACT./

DCTO

EQUIV.

SEG.

SOCIAL

CERTIF.

CUMPLIDO/

RECIBIDO A

SATISFAC

CION

OBSERVACIONES

02/12/2014 1766 PRIETO BARON ANYI CATERINE SUM DE FOTOCOPIAS PARA ALUMNOS 350,000.00

068 SI SI


Presupuestal.


aportes a Seguridad social

02/12/2014 1767 COMPUCENTRO LTDA COMPRA ELEMENTOS PARA EQUIPOS DE COMPUTO DE LA INSTITUCION997,000.00 112 SI SI SI


Presupuestal

03/12/2014 1768 COMPUCENTRO LTDA COMPRA SOFTWARE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO4,640,000.00 005 SI SI SI


Presupuestal

04/12/2014 1769 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A.PAGO SRV AGUA DE OCTUBRE FACT 1938387301,025.00 123 123 SI NA NA

04/12/2014 1770 DIRECC DE IMP Y ADUANAS NALES -DIAN-PAG RETEFUENTE DE NOVIEMBRE DE 2014182,000.00 NA NA NA NA NA

04/12/2014 1771 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA PAGO RETEICA DE NOVIEMBRE DE 2014183,000.00 NA NA NA NA NA

04/12/2014 1772 SOLUCIONES INFORMATICAS MANTEN PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE A EQUIPOS DE COMPUTO4,540,000.00 006 SI SI SI


Presupuestal

04/12/2014 1773 DIAZ HIGERA NESTOR RAUL TRANSP ESCOLAR 18 DIAS DE NOVIEMBRE2,349,000.00

055 SI SI SI



aporte a ARL

05/12/2014 1774 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.SRV TEL E INT 7454128 SALA 23/10-22/11 Y 23/11-22/12/14145,341.00 124 124 SI NA NA

05/12/2014 1775 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.SRV DE INTERNET 7431135 AULAS 23/10-22/11 Y 23/11-22/12/14143,151.00 125 125 SI NA NA

05/12/2014 1776 NINO CIPAMOCHA HUMBERTO SUM DIPLOMAS, ACTAS, TARJETAS, CARP GRADOS, EMPASTES Y OTROS1,311,500.00 119 SI SI SI


Presupuestal

05/12/2014 1777 MANCERA BELTRAN MYRIAM PILARSERV PROFESIONALES CONTADORA NOVIEMBRE/14515,281.00 004 SI SI SI



aporte a ARL

18/12/2014 1778 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.PAGO SRV TEL E INTERNET 7443339 09/11/08/12/14 y 09/12/08/01/15183,538.00 126 126 SI NA NA

18/12/2014 1779 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A.PAGO SRV CELULAR 06/11-05/12/14 151,284.00 127 127 SI NA NA

GASTOS CAJA MENOR 416,100.00


PAGO PERIODO: DICIEMBRE 2014


Cifras en pesos

OBSERVACION No. 27

Se observa inconsistencia en el registro contable de los comprobantes de egreso y las órdenes de pago con los registrado en contabilidad, teniendo en cuenta que en los libros auxiliares no se evidencia que se esté dando aplicación al principio de devengo y causación, ya que no se tiene en cuenta el ciclo contable en cuanto a la contabilización del comprobante de egreso y posteriormente la orden de pago. Al no ser aclarado lo observado se configurará como hallazgo administrativo.

Respuesta. No se acepta la observación porque no tengo conocimiento de ningún principio de contabilidad que me obligue a que deba efectuar causación contra una cuenta por pagar y luego debitar esta contra bancos cuando el proveedor a acreedor me entrega su cuenta de cobro o factura dentro del mismo mes en el que efectuó el pago de la obligación, donde debo efectuar la causación cuando dentro del mismo mes que me presentan la factura o cuenta de cobro ya sea por servicios o suministros no la cancele y pase esta obligación al mes siguiente aquí se debo efectuar dicha causación de lo contrario no es correcto, debo


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




afectar el gastos contra el banco directamente, no entiendo de dónde sacan que no se está cumpliendo con el principio de causación, solicito se facilite la norma que establezca que dentro del mismo mes debe efectuar causación a una cuenta por pagar y luego afectar bancos, si la obligación la cancelo dentro del mismo mes que recibo la cuenta de cobro o factura. Por lo anteriormente expuesto solicito se levante la observación no hay lugar a ella. Además con relación al comprobantes de egreso y orden de pago este se origina en el área de tesorería del software de presupuesto que tiene como requisito la causación para generar el comprobante de egreso pero se origina desde presupuesto, es una ayuda para la Tesorera, ya que estos soportes se registran o contabilizan en el software contable de propiedad de la Contadora Publica externa de la Institución Educativa. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

El Plan General de Contabilidad Pública en el numeral 117 define el principio de devengo o causación así: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período” Así mismo el numeral 116 de define el principio de registro así: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida.” De acuerdo con la respuesta de la entidad llama la atención que si la Institución Educativa posee un software que genera los comprobantes y la información financiera, no se entiende porque la Contadora utiliza un sistema diferente para la generación de los libros e informes contables. Sin embargo, es pertinente aclarar que no se estaría alterando la información contable teniendo en cuenta que la entrega de facturas y el pago se estarían realizando en el mismo periodo. No obstante es conveniente registrar contablemente tanto el comprobante de egreso como la orden de pago, observando cada una de las etapas del proceso contable, por lo tanto se levanta la observación.

OBSERVACION No. 28

En los comprobantes de egreso No. 1664, 1740, 1777 la planilla de aportes a seguridad social adjunta por el contratista, no evidencia el pago de aportes a ARL según lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012, estableciendo la obligatoriedad en los contratos de prestación de servicios con una duración superior a un mes.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta. Con relación a su observación en primera instancia el contratista no se podía afiliar a Riesgos Laborales por que las Instituciones Educativas no tienen personería Jurídica, por esta razón es que hay contratistas que no tienen este seguro, solo hasta el año 2016 las ARP dieron vía libre para afiliar a los contratistas de las Instituciones Educativas. Por esta razón no se pudo efectuar dichas afiliaciones, observación que solo se puede subsanar hasta el año 2016. Por lo anteriormente expuesto se solicita tomar en cuenta para no repetir la misma observación en las siguientes vigencias y levantar la observación ya que no es nuestra responsabilidad el no poderse afiliar a riesgos laborales, sino hasta el año 2016. Además si está establecida desde el año 2012 en el artículo 2 de la ley 1562 por que no se realizó esta observación en la revisión de la cuenta anual consolidada de la vigencia 2012 y no se hubiese cometido esta omisión. DECISION DE LA CONTRALORÍA Es importante aclarar que la Institución dentro de sus políticas de contratación debe prestar atención a la normatividad vigente en cuanto a los requisitos exigidos para realizar contratos y los pagos correspondientes. De acuerdo con la respuesta de la entidad se levanta la observación.

OBSERVACION No. 29

Los comprobantes de egreso No. 1668, 1729, 1766, no evidencian el soporte del pago de aportes a seguridad social integral, contraviniendo lo establecido en el artículo 23 de ley 1150 de 2007, en el cual se establece que a los proponentes o contratistas se debe exigir la acreditación de estar al día en el pago de aportes, como requisito para efectuar cada pago derivado del contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta Los comprobantes de egreso 1668,1728,y 1766 corresponden a contratos de cuantía mínima y que según normatividad vigente en las Instituciones Educativas de carácter público y de conformidad con el Manual de contratación de la Institución Educativa el cual fue aprobado mediante Acuerdo No. 002 de 2009, y actualizado y adoptado por acuerdo No. 005 de 29 de septiembre de 2014 el cual especifica claramente que cuando el monto del valor del contrato no supere los 20 SMLMV, se exigirá al contratista la afiliación al régimen de seguridad social como cotizante o como beneficiario. Se debe tener en cuenta que los contratistas si allegaron su documento de afiliación a la


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




EPS correspondiente como se manifestó en el cuerpo del informe y se está cumpliendo con el Decreto en mención y el reglamento interno de contratación ya que los contratos están por debajo de los 20 salarios mínimos legales vigentes.


Es importante aclarar que si bien es cierto que en las Instituciones Educativas la contratación en una cuantía inferior a 20 SMMLV se deben seguir los procedimientos en el reglamento expedido por el Concejo Directivo, sin embargo siempre se deberán atender los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, para llevar de manera adecuada los procesos contractuales. De acuerdo con la respuesta de la entidad se levanta la observación.

OBSERVACION No. 30

Los comprobantes de egreso No. 1655, 1660, 1664, 1725, 1726, 1728, 1729, 1731, 1737, 1740, 1743, 1745, 1746, 1766, 1767, 1768, 1772, 1773, 1776, 1777, no evidencian los soportes presupuestales como Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal, contraviniendo lo establecido en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta: Teniendo en cuenta la normatividad vigente el funcionario responsable del presupuesto realiza la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal para que los recursos con él financiados sean comprometidos y evitar que sean desviados a otro fin tal y como lo ordena la ley, estos documentos reposan en la carpeta de cada uno de los contratos de acuerdo a sugerencia de auditorías anteriores; según criterio de los auditores para evitar duplicidad de documentación. Cabe aclarar que en el cuerpo del informe de supervisión o recibido a satisfacción que se anexa a la cuenta para su respectivo pago se manifiesta por escrito que los documentos correspondientes se encuentran en la carpeta del contrato. Anexo fotocopias de dichos documentos, a la vez se encuentran sistematizados y relación de su consecutivo correspondiente. Por lo expuesto solicito se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la Institución aporta los soportes mencionados en la observación, es pertinente levantar la observación.

OBSERVACION No. 31

En el comprobante de egreso No. 1739 se evidencia que la fecha del Registro Presupuestal


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




es posterior a la fecha de la suscripción del contrato y el acta de inicio del mismo, lo cual genera inconsistencia ya que el Registro Presupuestal es requisito para la ejecución de contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Respuesta. El registro presupuestal es la operación por medio del cual se efectúa en forma definitiva la apropiación, y se tramita después de elaborado el documento que concreta el compromiso en este caso Contrato (orden o resolución) por el cual la persona encargada de contratación lo entrega debidamente suscrito y firmado, que esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos y constituye condición indispensable para iniciar la ejecución de los compromisos, el acta de inicio se elabora a la firma del contrato para darle la orden de servicio o suministro al proveedor, es probable que por desconocimiento del funcionario se haya confundido en las fechas de contratación y acta de inicio, ya que el Almacenista de la Institución se pensionó en el año 2011 y a la fecha la administración municipal no ha nombrado el reemplazo y sus funciones vienen siendo desempeñadas por la Licenciada Yanneth Barón Archila, contratada como Profesional Universitario para otras labores de apoyo diferentes a las netamente administrativas. En la actualidad, se han venido solucionando las inconsistencias de forma, en la medida que se ha consultado y entendido la naturaleza del cargo por parte de la funcionaria. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación y por el contrario ratifica la inconsistencia, toda vez que se estaría contraviniendo lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el cual modificó el artículo 41 de la ley 80 de 1993, ya que en el comprobante de egreso No. 1739 de octubre de 2014 el Registro Presupuestal tiene fecha 25-08-2014 y el acta de inicia es anterior a este con fecha 19-08-2014. Teniendo en cuenta lo anterior se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

3.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite opinión EFICIENTE, con base en el resultado de 98.0 puntos que se muestra en la siguiente tabla:

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





Atribuido Oportunidad en la rendición de la cuenta

100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

97.8 0.30 29.3

Calidad (veracidad) 97.8 0.60 58.7

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1.00 98.0

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


En cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja” la Institución Educativa Julius Sieber, rindió la cuenta de la vigencia 2013 dentro de los términos establecidos. Una vez analizado el contenido de la cuenta, se evidencia que la Institución Educativa Julius Sieber rindió todos sus formatos de acuerdo a lo establecido en la referida resolución.

3.1.1.3 Legalidad

Se emite opinión EFICIENTE, con base en el resultado de 93.2 puntos que se muestra en el siguiente cuadro:

LEGALIDAD


Atribuido

Financiera

87.5 0.40 35.0

De Gestión 96.9 0.60 58.2

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 93.2

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 100.0 0.20 20.0

Efectividad de las acciones 75.0 0.80 60.0

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1.00 80.0

Calificación

Cumple

Cumple 2


No Cumple 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

La Institución Educativa Julius Sieber, firmó plan de mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2012 para 2013, conformado por 6 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para cumplimiento de las acciones de mejoramiento. Debe tenerse en cuenta que el objetivo primordial de un Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de la entidad fiscalizada, se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. El grupo auditor hizo seguimiento a las acciones correctivas de los hallazgos y efectuó el estudio al avance del plan de mejoramiento presentado en el 2014, determinando que se dio cumplimiento en un 80%

De acuerdo con la revisión del plan de mejoramiento se evidenció que los hallazgos 1 y 2 se cumplieron al 100% y con efectividad. Los hallazgos 3 y 4, a pesar que la institución educativa realizó la actividades no han tenido una efectividad adecuada, como el caso de la toma física de inventarios e implementación del software de almacén la cual a pesar que se realizaron las actividades no se han conciliado los saldos de los bienes con lo registrado en contabilidad, igualmente con la depreciación de los mismos. Así mismo en los que tiene que ver con la implementación de los manuales de políticas y procedimientos contables los cuales no son específicos ni detallados respectos a los procesos realizados.

3.1.1.5 Control Fiscal Interno

Se emite opinión EFICIENTE, con base en la calificación de 93.3 puntos que se muestra en la siguiente tabla:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL FISCAL INTERNO


Atribuido Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

94.7 0.30 28.4

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

92.6 0.70 64.8

TOTAL 1.00 93.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


El sistema de control interno está integrado por el esquema de toda organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas la actividades, operaciones y administración de los recursos e información de la Institución Educativa, se realicen de acuerdo con las normas legales y constitucionales vigentes.

El control interno fiscal es un apoyo gerencial que evalúa objetivamente la eficacia y la efectividad de la gestión encomendada a la Institución por lo tanto se deben proponer siempre mejoras en los distintos procesos.

3.2 CONTROL DE RESULTADOS Con la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables que al final dieron un resultado de 87.4 como se muestra en seguida:


CONTROL DE RESULTADOS

FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

Eficacia 90.0 0.20 18.0

Eficiencia 77.9 0.30 23.4

Efectividad 90.0 0.40 36.0

coherencia 100.0 0.10 10.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 87.4

Calificación

Cumple

Cumple 2


No Cumple 0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 3.3.1 Estados Contables La opinión fue Adversa o negativa, debido a la evaluación de las siguientes variables:

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)


TABLA 3-1

Sin salvedad o

limpia

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0.0

0.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100.0

Calificación


La opinión Adversa o Negativa obedece a que la cuenta propiedad planta y equipo es inconsistente entre los documentos y registros contables, con los inventarios aportados por la Institución presentando una diferencia sin explicación por valor de 87 Millones.

Balance General 2014-2013

CUENTA CONCEPTO


O 2014 2013 $ %

ACTIVO

CORRIENTE 51,553,002.33 116,736,928.12 -

65,183,925.79 -55.84 17.66

11 DISPONIBLE 48,779,402.33 113,963,328.12 -

65,183,925.79 -57.20 16.71

14 DEUDORES 2,773,600.00 2,773,600.00 0.00 0.00 0.95

NO CORRIENTE

240,405,407.57 199,802,164.61 40,603,242.96 20.32 82.34


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

196,724,731.81 172,880,531.85 23,844,199.96 13.79 67.38

19 OTROS ACTIVOS

43,680,675.76 26,921,632.76 16,759,043.0

0 62.25 14.96

TOTAL ACTIVO

291,958,409.90 316,539,092.73 -

24,580,682.83 -7.77 100.00

PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR

1,288,177.00 2,021,290.00 -733,113.00 -36.27 0.44

29 OTROS PASIVOS

1,056,000.00 67,267,000.00 -

66,211,000.00 -98.43 0.36

TOTAL PASIVO

2,344,177.00 69,288,290.00 -

66,944,113.00 -96.62 0.80

PATRIMONIO

31 HACIENDA PUBLICA

289,614,233.50 247,250,802.73 42,363,430.77 17.13 99.20

TOTAL PATRIMONIO

289,614,233.50 247,250,802.73 42,363,430.77 17.13 99.20

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

291,958,410.50 316,539,092.73 -

24,580,682.23 -7.77 100.00

Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL 2014-2013

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION % PART. PERIO

DO 2014 2013 $ %


0 160,970,776.0

0 -

13,422,856.00 -8.34 100.00

43 VENTA DE SERVICIOS

4,396,000.00 13,961,100.00 -9,565,100.00 -68.51 2.89

44 TRANSFERENCIAS 49,413,000.00 66,137,000.00 -

16,724,000.00 -25.29 32.47


93,738,920.00 80,872,676.00 12,866,244.00 15.91

61.59


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





1,039,751.00 0.00 1,039,751.00 100.00 0.70

63

COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS

1,039,751.00 - 1,039,751.00 100.00 100.00

GASTOS OPERACIONALES 128,454,332.0

8 147,014,742.9

9 -

18,560,410.91 -12.62 87.06

52 DE OPERACIÓN 128,454,332.0

8 147,014,742.9

9 -

18,560,410.91 -12.62 99.22

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

18,053,836.92 13,956,033.01 4,097,803.91 29.36 12.24

OTROS INGRESOS

4,655,519.00 4,773,912.00 -118,393.00 -2.48

48 OTROS INGRESOS 4,655,519.00 4,773,912.00 -118,393.00 -2.48 3.06

OTROS GASTOS 1,008,808.71 1,080,680.80 -71,872.09 -6.65

58 OTROS GASTOS 1,008,808.71 1,080,680.80 -71,872.09 -6.65 0.78

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO

21,700,547.21 17,649,264.21 4,051,283.00 22.95 14.71

4 INGRESOS TOTALES

152,203,439.00

165,744,688.00

-13,541,249.00

-8.17 100.00

5 GASTOS 129,463,140.7

9 148,095,423.7

9 -

18,632,283.00 -12.58

100.00

6


1,039,751.00 0.00 1,039,751.00 100.00

100.00

Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO 2014-2013


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2013247,250,802.73

VARIACIONES PATRIMONIALES DURANTE AL AÑO 201442,363,430.77

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE DE 2014 289,614,233.50

DETALLE AÑO 2014 AÑO 2013 VARIACIONES

INCREMENTOS (4)

CAPITAL FISCAL


PATRIMONIO INST. INCORPORADO 64,898,334.00 127,879,077.00 62,980,743.00 -

INCREMENTO POR CANCELACION DE PROVISIONES

BINES DE ARTE Y CULTURA

SUPERAVIT POR VALORIZACION


UTILIDAD EN EL EJERCICIO 21,700,547.21 17,649,264.21 4,051,283.00

EEFECTO DE SANEAMNIENTO CONTABLE

TOTAL INCREMENTOS 86,598,881.21 145,528,341.21 58,929,460.00 -

DISMINUCIONES

CAPITAL FISCAL


PATRIMONIO INST. INCORPORADO

SUPERAVIT POR DONACION

ACTIVOS DADOS DE BAJA


DEFICIT DEL EJERCICIO -

DEPRECIACIONES 44,235,450.44 32,881,915.44 11,353,535.00

TOTAL DISMINUCIONES 44,235,450.44 32,881,915.44 11,353,535.00 Fuente: Papeles de Trabajo – Cifras en Pesos

Alcance de la Auditoria. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

Se auditaron las órdenes de pago de los meses de mayo y diciembre de la vigencia 2014. Se verificaron los libros auxiliares, principales, y conciliaciones bancarias.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal. RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

Verificación general de la información financiera 2014 y 2013


variación relativa %

1 ACTIVO 291,958,409.90 316,539,092.73 -24,580,682.83 -7.77

2 PASIVO 2,344,177.00 69,288,290.00 -66,944,113.00 -96.62

3 PATRIMONIO 289,614,233.50 247,250,802.73 42,363,430.77 17.13

Cifras en Pesos

Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo disminuyó en un 7,77% con respecto a la vigencia 2013, observándose que la variación más representativa que tuvo disminución se reflejan en la cuenta de Efectivo con una variación negativa del -57,20%.

La Institución Educativa representa su activo en Efectivo, Deudores, Propiedad planta y equipo y otros activos, cuentas en las que se determina lo siguiente:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Efectivo:

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata, en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso.

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a una persona como responsable de su manejo.

La Caja menor para la vigencia 2014 de la Institución Educativa Julius Sieber, se constituyó mediante Resolución N° 004 del 05 de febrero de 2014 en una cuantía de $3.000.000 con reembolsos de $ 700.000.

No se evidencia la realización de arqueos de caja menor en la institución Educativa Julius Sieber.

OBSERVACION No. 32

En los comprobantes de Caja menor hace falta el nombre y la identificación del tercero beneficiario del pago, no se registran contablemente los gastos de caja menor por terceros de manera individual sino en forma global por cuentas con un tercero genérico.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo.

Respuesta: En los recibos de caja menor, se indican claramente los siguientes aspectos: cuantía, finalidad, unidad ejecutora, objeto o finalidad, discriminación del gasto, indicación de los rubros presupuestales que se efectuarán y su cuantía, firma y cédula del funcionario quien ejecutó el gasto, firma del ordenador del gasto (rector), quedando en estos la relación por cada uno de los rubros y los soportes de los mismos; Los comprobantes están sustentados con la respectiva factura. Se solicita el artículo y norma donde establece que la caja menor se debe registrar por cada tercero, si esto fuera cierto entonces para que existirá el rubro de caja menor si todo lo debemos registrar a nivel individualizado por tercero, como el caso de los transportes urbanos o taxis entre otros en los cuales el taxista o el conductor del bus no dan los nombres o firman los recibos. En cuadro Excel, se lleva la contabilidad de dicha caja. Se anexa copia del informe detallado del gasto caja menor, que se encuentra en SIA CONTRALORÍA como formato F02B CAJA MENOR año 2014 para el presente informe


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




anexo 39


De acuerdo con la respuesta de la Institución es pertinente aclarar que no solamente la caja menor, sino todas las operaciones contables se deben registrar con el tercero correspondiente con quien se realiza la transacción para lo cual es conveniente observar lo contenido en Plan General de Contabilidad Pública párrafo 414 numeral 10.1 Estructura, la Resolución 357 de 2008 numeral 3.4 Individualización de bienes de derechos y obligaciones y las conclusiones del concepto 20152000000041 de 07-01-2015 de Contaduría General de la Nación.

Teniendo en cuenta la normatividad citada anteriormente se configura hallazgo administrativo, el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 33

Durante la vigencia no se evidencia la realización periódica de arqueos de caja menor siendo estos necesarios para el control del efectivo manejado por el funcionario responsable del fondo. Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo. Respuesta: Los arqueos hechos por el Señor Rector para el control efectivo manejado por el funcionario responsable del fondo; reposaban en una carpeta oficina Rectoría. Se anexan copias 2014 (anexos 40 y 41). Se tendrá en cuenta anexar todos los documentos para próximos requerimientos. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

La Institución Educativa aporta lo documentos solicitados en la observación por lo cual es pertinente levantar la observación. Bancos:

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.

Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución educativa Julius Sieber; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

La Institución Educativa Julius Sieber, maneja sus recursos en dos cuentas corrientes identificadas como cuenta Banco Colpatria No. 7301000973 Recursos Propios y Cuenta Banco Popular No. 110-250-00114-6 Recursos SGP.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se observa que la Institución contabiliza los movimientos registrados en las cuentas bancarias periódicamente en el mes en que ocurrieron los hechos, quedando únicamente como partidas conciliatorias los cheques girados y no cobrados dentro del mes y en algunos casos consignaciones sin identificar.

Banco: Popular

No. Cuenta: 110-250-00114-6

Tipo Cuenta: Coriente

No. de Cuenta

Saldo Extracto


Diferencia s/g

conciliacion $ Cheques por

cobrar $

Consignac. Sin

identificar $ dif

Saldo Inicial

104,427,690.50 104,427,690.50 - - - -

Enero

101,399,304.50 101,399,304.50

- - - -

Febrero

159,831,806.50 158,446,665.50

1,385,141.00 1,385,141.00 - -

Marzo

86,183,904.66 81,568,474.66

4,615,430.00 4,615,430.00 - -

Abril

104,171,772.66 99,556,342.66

4,615,430.00 4,615,430.00 - -

Mayo

87,787,443.66 82,130,273.66

5,657,170.00 5,657,170.00 - -

Junio

108,542,891.66 108,027,610.66

515,281.00 515,281.00 - -

Julio

103,850,189.66 103,680,189.66

170,000.00 170,000.00 - -

Agosto

110,935,684.66 110,420,403.66

515,281.00 515,281.00 - -

Septiembre

104,147,111.66 103,631,830.66

515,281.00 515,281.00 - -

Octubre

79,581,208.66 79,071,208.66

510,000.00 510,000.00 - -

Noviembre

72,712,520.66 60,317,239.66

12,395,281.00

12,395,281.00 - -

Diciembre

36,881,915.66 36,881,915.66

- - - -

Banco: Colpatria

No. Cuenta: 7301000973


No. de Cuenta

Saldo Extracto


Diferencia s/g

conciliacion $ Cheques por

cobrar $

Consignac. Sin

identificar $ dif

Saldo Inicial

9,532,547.62

9,532,547.62 - - - -

Enero

10,036,933.47 9,546,190.47

490,743.00 490,743.00 - 0.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Febrero

9,793,848.01 9,793,848.01

- - - -

Marzo

9,974,194.34 9,974,194.34

- - - -

Abril

11,997,353.57 11,997,353.57

- - - -

Mayo

12,172,949.33 12,172,949.33

- - - -

Junio

12,355,904.23 12,355,904.23

- - - -

Julio

13,069,239.89 13,069,239.89

- - - -

Agosto

12,239,307.77 12,239,307.77

- - - -

Septiembre

11,573,762.67 11,573,762.67

- - - -

Octubre

9,714,896.67 9,714,896.67

- - - -

Noviembre

8,893,396.67 8,893,396.67

- - - -

Diciembre

11,894,396.67 11,894,396.67

- - - -

Deudores: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Variación de deudores vigencia 2014-2013

DESCRIPCION PERIODO VARIACION

2014 2013 $ %

TOTAL DEUDORES

2,773,600.00

2,773,600.00 - -

PRESTACION DE SERVICIOS 808,600.00 808,600.00 100.00

OTROS DEUDORES 1,965,000.00 2,773,600.00 (808,600.00) (29.15)

El Saldo a 31 de diciembre de 2014 es de $ 2.773.600, el cual no presenta variación entre el año 2013 y el año 2014.

OBSERVACION No. 34

La Institución Educativa presenta a 31 de diciembre de 2013 por concepto de deudores un


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




saldo de $ 2.773.600, el cual permanece a 31 de diciembre de 2014, lo cual indica falta de gestión en el recaudo de ingresos de vigencias anteriores.

No se identifican los terceros que tienen deudas con la Institución, ya que en contabilidad elaboran los registros con un Tercero de Control.

Al no ser aclarado lo observado en la Réplica al Informe preliminar se configura como hallazgo con alcance administrativo.

Respuesta: De la cifra de $ 2.773.600, se destaca que $ 1.965.000 corresponden a la cuenta de arrendamiento de casetas en los años 2003 y 2005; en los informes de tesorería de los años subsiguientes se destacan los resultados del cobro por dicho concepto, con respecto al valor dejado de recaudar se realizó el cobro respectivo tanto por oficios como verbalmente y en el saneamiento contable del año 2005 se ofició por parte de tesorería al comité para su estudio. A la fecha y dado que se perdió el contacto con los deudores y a que el tiempo transcurrido y los montos son de baja cuantía, su cobro judicial es prácticamente imposible razones que se tuvieron en cuenta en el saneamiento contable realizado en el año 2015, en que se depuraron dichas cuentas. (Anexo copia de acuerdo No. 006 de 28 de julio de 2015 por el cual se efectúa depuración contable de la Institución Educativa Julius Sieber). Por lo cual solicito levantar la observación.


De acuerdo con la repuesta de Institución y con los soportes allegados a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

Propiedad planta y Equipo:

Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

CUENTA


2014 2,013.00 $ %

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 117,679,733.00 93,905,376.00 23,774,357.00 25.32

1665 MUEBLES Y ENSERES 100,101,217.07 97,542,217.07 2,559,000.00 2.62


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTO 181,440,056.00 139,693,762.60 41,746,293.40 29.88

1680 EQUIPO DE COMEDOR 1,888,624.04 1,888,624.04 - -

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (204,384,898.30) (160,149,447.86) (44,235,450.44) 27.62

TOTAL 196,724,731.81 172,880,531.85 23,844,199.96 13.79

En la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, se observa una variación positiva (incremento) del 13.79% entre la vigencia 2013 a 2014, lo anterior teniendo en cuenta que la Institución Educativa Julius Sieber recibió donaciones de propiedad planta y equipo por valor de $ 64.310.651, observándose las mayores variaciones en la cuenta de maquinaria y equipo con un incremento del 25,32% y Equipo de comunicación y computación con un incremento del 29,88%.

OBSERVACION No. 35

Se encuentra inconsistencia entre los saldos contables de la cuenta Propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de 2014 por valor de $ 196.724.731,81, con el reporte Inventario general de bienes devolutivos por dependencia por valor de $ 283.866.649,19.

La situación anterior genera incertidumbre en el valor de los bienes de la Institución, teniendo en cuenta que los reportes e almacén deben coincidir con los saldos contables, y no se evidencian registros contables donde se determine la relación entre el reporte de Inventario general de bienes devolutivos por dependencia con los saldos contables, teniendo en cuenta que la información de almacén debería ser el soporte de la información contable.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta. De acuerdo a su observación debo efectuar las siguientes precisiones: la primera es que almacén debió efectuar el respectivo reporte de lo que tiene como inventarios para ser comprado con contabilidad, segunda es que almacén no ha efectuado las depreciaciones correspondientes y tiene todo registrado como activo sin tener en cuenta las normas que se aplican a los activos fijos de acuerdo a su valor individual, por esta razón lo que está registrado en la parte contable es lo que esta correcto en razón a que en esta se incluyeron todas las adquisiciones tanto por compra como por donaciones las cuales se registraron en dos cuentas de acuerdo a su valor individual y en cumplimiento con las directrices dadas por al CGN en sus instructivos, en la cuenta 16 activos fijos y en la 8315 para activos de control. Por esta razón la parte contable origino sus estados contables correctos registrando todas las operaciones originadas de los hechos económicos de la Institución Educativa Julius Sieber, en atención a mi explicación solicito se dé nuevamente la calificación a la parte contable tanto en la vigencia 2013 como en la vigencia 2014 ya que no corresponde.


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Es importante que la Institución preste observancia a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.8 Conciliaciones de información y lo establecido en el numeral 1.2.2. del instructivo 003 de diciembre de 2014 de la CGN, ya que no deben presentarse diferencias entre los saldos contables con los saldos de otras dependencias que generan información o que sean soporte de lo registrado en contabilidad, teniendo en cuenta que entre el informe de inventarios y los saldos contables se presentan diferencias; estos saldos se deben conciliar para que la información entre las dos áreas sea consistente, además que la Institución ha incurrido en un gasto para el plaqueteo, levantamiento y depuración de los inventarios.

Teniendo en cuenta lo expresando por la contadora de la Institución en la réplica donde hace referencia a que “lo que está registrado en la parte contable es lo que esta correcto” se levanta el alcance disciplinario pero se configura hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la Institución.

Depreciaciones:

Durante la vigencia 2014 se registraron depreciaciones de Propiedad, Planta y Equipo por valor de $ 44.235.450,44; según lo verificado en libros auxiliares se evidencia que se registraron las depreciaciones mensualmente a cada uno de los grupos de bienes de la Institución.

Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

CUENTA


2014 2,013.00 $ %

TOTAL PASIVO 2,344,177.0

0 69,288,290.0

0 (66,944,113.00) (96.62)

2425 ACREEDORES 515,281.00 490,743.00 24,538.00 5.00

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 772,896.00 1,530,547.00 (757,651.00) (49.50)

2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 1,056,000.00 67,193,000.00 (66,137,000.00) (98.43)

2910 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO - 74,000.00 (74,000.00) (100.00)


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Se evidencia que para la vigencia 2014 el Pasivo se disminuyó significativamente en un 96,62% con respecto a la vigencia 2013, observándose que la variación más representativa que tuvo disminución se refleja en la cuenta Otros Pasivos – Recaudos a favor de terceros, teniendo en cuenta que se le hizo la devolución a la Secretaria de Educación de la consignación realizada por error por valor de $66.137.000 en el mes de Diciembre de 2013 en la cuenta 110-250-00114-6 del Banco Popular.

Cuentas por pagar:

Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones.

Se evidencia que el saldo de las cuentas por pagar se encuentra soportado con la Resolución 040 de diciembre 05 de 2014 por valor de $ 515.281 y está conforme con lo registrado con en la cuenta 2425 Acreedores a 31 de diciembre de 2014.

Retención en la fuente:

Representa el valor retenido por la Institución Educativa Julius Sieber, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen.

De acuerdo con la revisión de los libros auxiliares y la presentación y pago de las declaraciones mensuales de retención en la fuente, se evidencia que durante la vigencia 2014, la Institución Educativa Julius Sieber, cumplió con la obligación de declarar oportunamente según lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario.

Las diferencias entre los causado contablemente y lo pagado por bancos corresponde a la aproximación a miles en el formulario de retención en la fuente.

Periodo

Fecha del vencimiento

Fecha de acuse

Fecha de pago S/g sello del banco

Valor pagado

Valor S/g Libros

Diferencia

Enero 14/02/2014 10/02/2014

- 0 0

Febrero 14/03/2014 13/03/2014

- 0 0

Marzo 11/04/2014 08/04/2014 10/04/2014 217,000 217,401 -401

Abril 14/05/2014 13/05/2014 13/05/2014 92,000 92,575 -575

Mayo 13/06/2014 09/06/2014 12/06/2014 589,000 588,906 94

Junio 11/07/2014 07/07/2014 10/07/2014 69,000 68,513 487

Julio 15/08/2014 12/08/2014 14/08/2014 35,000 35,100 -100


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VERSIÓN: 02




Agosto 11/09/2014 09/09/2014 10/09/2014 294,000 294,078 -78

Septiembre 14/10/2014 01/10/2014 10/10/2014 92,000 92,238 -238

Octubre 14/11/2014 10/11/2014 03/11/2014 1,235,000 1,234,476 524

Noviembre 15/12/2014 04/12/2014 04/12/2014 182,000 182,759 -759

Diciembre 19/01/2015 05/01/2015 16/01/2015 565,000 564,343 657 Cifras en pesos

Otros Pasivos En esta cuenta se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones originadas en la actuación por cuenta de terceros, pasivos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y obligaciones que adquiere la entidad contable pública en su calidad de garante.

Se observa una variación negativa del 98,43% en la vigencia 2014 con respecto a la vigencia 2013, debido a la devolución que se hizo a la Secretaria de Educación que consignó por error a la Institución por valor de $66.137.000 en el mes de Diciembre de 2012 en la cuenta 110-250-00114-6 del Banco Popular el cual fue contabilizado en la cuenta 290590 Otros recaudos a favor de terceros.

OBSERVACION No. 36

Se evidencia que entre la vigencia 2013 y 2014 permanece un saldo en la cuenta 2905 por valor de $ 1.056.000, lo cual indica que la Institución Educativa posiblemente no estaría cumpliendo con sus obligaciones en su totalidad, o que existen saldos que la Institución no ha identificado por falta de gestión en la depuración de las cuentas. Las notas a los Estados financieros a 31 de diciembre de 2013, no presentan revelaciones suficientes para poder establecer el concepto de las deudas, como tampoco se identifican los terceros.

Al no ser aclarado lo observado en la Réplica al Informe preliminar se configura como hallazgo con alcance administrativo

Respuesta: La cifra de UN MILLON CINCUENTA Y SEIS MIL PESOS ($ 1.056.000) corresponde al cobro de Servicios Educativos del año 2012 cuyo proceso se inicia en el mes de septiembre del año anterior por directrices de la Secretaria de Educación Municipal, y en cumplimiento del decreto 4807 de diciembre de 2011 por el cual se estableció la aplicación de gratuidad educativa se llevó a cabo el reintegro de los valores recaudados (periodo septiembre a diciembre de 2011) en virtud a que en la fecha de matrícula no se había expedido dicho decreto. También es de aclarar que en las notas a los Estados contables se registra las variaciones más significativas que se reflejen en estos, por esta razón no puede concluir que las notas a los estados contables no presentan revelaciones suficientes, ya que en el periodo que


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correspondía debieron efectuar dicha observación, valor que fue depurado en la vigencia 2015. A la fecha 27 de mayo de 2015, y como no se ha presentado a la Institución solicitud alguna de reintegro se llevó a cabo la depuración contable. (Anexo copia del acuerdo No. 004 de 27 de mayo de 2015 por el cual se efectúa la depuración contable).


La Institución allega a la Contraloría de Tunja los soportes para aclarar lo observado, por tal razón es viable levantar la observación.

Patrimonio:

Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal.

CUENTA


2014 2,013.00 $ %

TOTAL PATRIMONIO 289,614,233.50 247,250,802.7

3 42,363,430.77 17.13

3105 CAPITAL FISCAL 312,149,136.73 262,483,453.96 49,665,682.77 18.92

3110 RESULTADOS DEL EJERCICIO 21,700,547.21 17,649,264.21 4,051,283.00 22.95

3128 PROVISIONES, DEPRECIACIONES, AGOTAM. (44,235,450.44) (32,881,915.44) (11,353,535.00) 34.53

Cifras en pesos

En la cuenta Capital Fiscal, se observa una variación positiva (incremento) del 18,92% entre la vigencia 2013 a 2014 debido a las donaciones de bienes recibidas por la Institución, la cuenta Resultados del ejercicio presenta una variación del 22,95% debido a la reclasificación de la utilidad de los ejercicios anteriores.

Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal.


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Variación entre ingresos vigencia 2014-2013

CUENTA

CONCEPTO PERIODO VARIACION % PART.

PERIODO 2014 2013 $ %

TOTAL INGRESOS 152,203,439.0

0 165,744,688.0

0 -

13,541,249.00 -8.17 100.00


0 160,970,776.0

0 -

13,422,856.00 -8.34 96.94

43 VENTA DE SERVICIOS 4,396,000.00 13,961,100.00 -9,565,100.00

-68.51 2.89

44 TRANSFERENCIAS 49,413,000.00 66,137,000.00 -

16,724,000.00 -

25.29 32.47


93,738,920.00 80,872,676.00 12,866,244.00 15.91 61.59

OTROS INGRESOS 4,655,519.00 4,773,912.00 -118,393.00 -2.48 3.06

48 OTROS INGRESOS 4,655,519.00 4,773,912.00 -118,393.00 -2.48 3.06 Cifras en pesos

Los Ingresos de la Institución Educativa se clasifican en Ingresos operacionales y Otros ingresos. Los ingresos operacionales están compuestos por: Venta de Servicios Educativos: constancias y certificados de estudio, proyectos y martes de prueba Transferencias: Transferencias gratuidad CONPES Funcionamiento Operaciones Interinstitucionales: Transferencias SGP (Sistema General de Participaciones). Se evidencia una disminución de ingresos, por concepto de Ventas de Servicios Educativos y las Transferencias y aumento en Operaciones Institucionales por concepto de Transferencias del SGP. Otros Ingresos: se componen de: Alquiler de tiendas escolares e Itedris. La Institución Educativa Julius Sieber en el total de Ingresos, presenta una variación negativa de -8,17%. La única cuenta contable que refleja incremento se observa en Operaciones Interinstitucionales por concepto de Transferencias del Sistema General de Participaciones SGP con una variación del 15,91%. Gastos


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Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Variación de gastos entre la vigencia 2014-2013

CUENTA

CONCEPTO PERIODO VARIACION % PART.

PERIODO 2014 2013 $ %

63 COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS 1,039,751.00 - 1,039,751.00 100.00 0.80

52 DE OPERACIÓN 128,454,332.0

8 147,014,742.9

9

-18,560,410.9

1 -12.62 98.43

58 OTROS GASTOS 1,008,808.71 1,080,680.80 -71,872.09 -6.65 0.77

TOTAL COSTOS Y GASTOS 130,502,891.79 148,095,423.79

-17,592,532.0

0 -11.88 100.00 Cifras en pesos

Se evidencia una disminución en el total de costos y gastos correspondientes al -11,88%. Para la vigencia 2014 los gastos de operación corresponden al 98,43% del total de los gastos y otros gastos tienen una participación del 0.77%.

OBSERVACION No. 37

Se evidencia que la Institución Julius Sieber no está cumpliendo con el principio de devengo o causación según lo establecido en el párrafo 117 del Plan General de Contabilidad Pública en la cuenta 52110901 Honorarios Profesionales, ya que no se causaron los honorarios profesionales de la Contadora Mancera Beltran Myriam Pilar, en el mes correspondiente durante todo el año, teniendo que registrar los honorarios de los meses de noviembre y diciembre en el mes de diciembre. Solamente se evidencia la causación de los honorarios de la Contadora en el mes de diciembre. Se evidencia que la Institución maneja su contabilidad por el sistema de caja y no de causación, registrando las erogaciones en el momento de realizar el giro de los recursos sin afectar las obligaciones o cuentas por pagar en las cuentas del pasivo. Al no ser aclarado lo observado en la réplica al informe preliminar se configurara como hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta. No estoy de acuerdo con la observación efectuada en razón a que si el mes correspondiente a la institución le entregan la factura o cuenta de cobro, y hay el dinero para


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cancelar dicha factura o cuenta de cobro no se debe efectuar causación contra una cuenta por pagar sino efectuar dicho contabilización al gastos correspondiente contra bancos, cuando por determinada razón no se puede cancelar en el mes correspondiente si se debe efectuar dicha causación contra la respectiva cuenta por pagar, como sucedió en la causación que manifiesta el auditor, entonces no entiendo de donde origina una observación que no da lugar a ella. Es de aclarar que dentro del mes debo efectuar los pagos correspondientes por los servicios y bienes adquiridos sin registrar el respectivo costo o gastos contra una cuenta por pagar y luego debitarla contra bancos ya que esto no es lo que significa el devengo o causación, este se hace cuando por diferentes motivos no se cuenta con el dinero para efectuar dicho pago dentro del mes correspondiente. De otra parte no puede afirmar que la institución maneja su contabilidad por el sistema de caja y no de causación. Según explicación dada en el párrafo anterior e igualmente el “Principio de devengo. La imputación temporal de gastos e ingresos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquéllos” Esto significa que debemos efectuar la causación correspondiente en el momento que se origina el hecho económico y no esperar hasta que haya recursos para pagar la obligación, lo que no sucede en nuestra Institución ya que se efectúa la causación a la respectiva cuenta del gasto contra bancos por que existen los recursos, que es lo que nos explica el principio de devengo, entonces no entiendo su observación, ya que estamos cumpliendo con el principio en mención; no hay lugar a ella. Favor levantarla. DECISION DE LA CONTRALORIA La Institución Educativa debe aplicar lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública en el numeral 117 Principio de devengo o causación, así mismo el numeral 116 principio de registro. Sin embargo, es pertinente aclarar que no se estaría alterando la información contable al cierre de la vigencia pero es preciso que en su contabilidad, se preste atención en el registro de las operaciones cada una de las etapas del proceso contable, por lo tanto se levanta la observación.

Cuentas de Orden Deudoras. Durante la vigencia 2014 la Institución Educativa Julius Sieber, realizó los siguientes registros contables débito en la cuenta 8315 Activos Retirados:


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FECHA REGISTRO

DESCRIPCION VALOR

24/10/2014

OP 1745 DISP.0108 FAC-00683 SUMINISTRO DE 4 EXTINTORES MULTIPROPOSITO ABC DE 10 LB

180,000.00

TOTAL

180.000.00

OBSERVACION No. 38

Según lo establecido en el Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación la cuenta 8315, “representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. También registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de la entidad contable pública requieran ser controlados”; y al verificar lo registrado en los libros de contabilidad de la Institución Educativa Julius Sieber se presume una utilización errónea de la cuenta contable mencionada. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo. Respuesta. En relación a la observación me permito manifestar que como el auditor lo registra en la observación en esta cuenta se incluyen los activos totalmente depreciados, por esta razón si verifico efectivamente se registran los activos que por su valor quedan totalmente depreciados y la entidad contable publica puede tomar la opción de registrarlos al gastos y a la cuenta 8315 como control de los mismos, en lo que explica la Contaduría General de la Nación en sus instructivos que origina cada año en lo concerniente a propiedad planta y equipo. Según el auditor estamos utilizando una cuenta errónea, que por favor nos diga que cuenta debemos utilizar según sus conocimientos. Ya que se solicitó orientación al respectó a la CGN para efectuar los registros correspondientes quienes nos manifestaron que teniendo en cuenta el valor individual la Institución educativa podría optar por registrar la compra o adquisición a los gastos y llevarla en la cuenta 8315 como control. De acuerdo a lo expuesto se solicita levantar la observación no hay lugar a ella. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Institución Educativa no es consistente con lo observado por la Contraloría teniendo en cuenta lo siguiente:

- La Institución registra en esta cuenta ingresos de bienes por compra según la descripción en los libros auxiliares.

- La descripción de la cuenta contable se refiere al registro de los bienes totalmente depreciados pero que hayan sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso, por


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esta razón no se podría establecer que tratándose de bienes que ingresaron durante la vigencia ya se encuentren retirados del servicio.

- Para determinar los bienes retirados del servicio se debe realizar un acta de baja de bienes donde se relacionen detalladamente los bienes objeto del retiro.

- La descripción en los auxiliares no hace referencia al registro de bienes depreciados totalmente y retirados del servicio.

Por la anterior no es viable aceptar la respuesta de la Institución por lo tanto se configura hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Institución.

3.3.1.1 Concepto Control Interno Contable

La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014.

- En la Institución Educativa Julius Sieber no se evidencian manuales específicos y detallados de políticas, procesos y procedimientos para la gestión Contable y Financiera, lo cual ocasiona algunas debilidades en la gestión.

- De acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública, “las notas a los estados contables

básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras económicas, sociales y ambientales…” Las revelaciones en las notas a los estados contables básicos que presenta la Institución Educativa Julius Sieber, no son suficientes, no presenta revelaciones que se considerarían importantes para ser incorporadas en los estados contables como es el caso de deudores, pasivos, métodos de depreciación.

- No se individualizan las transacciones contables a nivel de terceros sino realizan registros globales con un tercero genérico.

- No se aplican íntegramente los principios de registro y devengo o causación establecidos en el Plan general de contabilidad pública en el registro de la información contable de Institución.


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- Existen partidas que vienen de vigencias anteriores en las cuales no se establece si son

derechos y obligaciones o partidas sin depurar.

- Se evidencia la implementación de un sistema de control de activos donde se pormenoriza al

detalle cada uno de los bienes, placa, ubicación, estado, depreciación, entradas y salidas de bienes de consumo y bienes devolutivos, pero se observa una deficiencia en la conciliación de los saldos contables con los saldos de almacén.

- No se evidencian manuales específicos de políticas, procesos y procedimientos contables y

financieros. - No se evidencian mapa de riesgos de índole contable y financiero. - No se evidencia Revelaciones suficientes en notas a los estados financieros teniendo en cuenta

lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. - Dar aplicabilidad a los principios establecidos en el Plan general de contabilidad pública en la

preparación y registros de la información contable.

3.3.1.2 Gestión Presupuestal SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 91.7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91.7

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


El control del presupuesto en la Institución Educativa Julius Sieber, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2014


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El presupuesto inicial de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa Julius Sieber se proyectó mediante Acuerdo 008 de 07 de noviembre de 2013, con el cual se aprueba un presupuesto inicial para la vigencia 2014 por valor de $ 147.350.000, el cual a través de actos administrativos tuvo traslados por valor de $ 7.950.000 y adiciones por valor de $ 101.853.185,44 las cuales equivalen al 40,87% del presupuesto inicial quedando finalmente un presupuesto definitivo de $ 249.203.185,44 para la vigencia 2014.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO VALOR $ REDUCCION $ ADICION $

CREDITOS - CONTRACREDITOS

Acuerdo N° 008 de 07 Nov 2013

Proyecto Ppto Inicial

147,350,000.00

Acuerdo N° 001 de 03 feb de 2014 Adición

45,164,265.44

Acuerdo N° 002 de 12 jun de 2014

Adición y Traslado

34,240,000.00 7,650,000.00

Acuerdo N° 003 de 22 ago de 2014 Adición

16,298,920.00

Acuerdo N° 006 de 29 sep de 2014 Traslado 300,000.00

Acuerdo N° 008 de 28 nov de 2014 Adición 3,200,000.00

Acuerdo N° 009 de 05 dic de 2014 Adición 2,950,000.00

TOTAL 147,350,000.0

0 0.00 101,853,185.

44 7,950,000.00

TOTAL PRESUPUESTO VIGENCIA 2014

249,203,185.44

EJECUCION DE INGRESOS

RUBRO PPTO DEFINITIVO % PART RECAUDOS

% RECAUDOS

POR RECAUDAR

% POR RECAUD

AR

INGRESOS 249,203,185.4

4 100% 197,362,185.4

4 79.20 51,841,000.0

0 20.80

RECURSOS OPERACIONALES 19,210,000.00 7.71 6,106,000.00 31.79

13,104,000.00 68.21

RECURSOS DE CAPITAL 48,254,265.44 19.36 48,104,265.44 99.69 150,000.00 0.31


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VERSIÓN: 02




TRANSFERENCIAS CORRIENTES

181,738,920.00 72.93

143,151,920.00 78.77

38,587,000.00 21.23

El presupuesto de Ingresos de la Institución Educativa Julius Sieber, está conformado por Recursos Operacionales, Recursos de Capital y Transferencias Corrientes. Para la vigencia 2014 se presupuestaron ingresos totales por $249.203.185,44 de los cuales se recaudaron $197.362.185,44 correspondiente al 79,20%, quedando un saldo por recaudar de $51.841.000 que corresponde al 20,80% del total presupuestado. Recursos Operacionales: tienen una participación dentro del Presupuesto de Ingresos del 7,71%. Corresponde a los cobros que hace la Institución por concepto de Constancias y Certificados de Estudio con una participación dentro del Presupuesto del 0,80%, Martes de Prueba con una participación dentro del presupuesto del 5,62%, Proyectos con una participación del 0,60% y Alquiler de tiendas escolares con una participación del 0,69%. Para la vigencia 2014 se presupuestó un total de $19.210.000, de los cuales se ejecutó un total de $6.106.000 quedando un saldo por recaudar de $13.104.000 el cual corresponde al 68,21% de lo presupuestado para la vigencia. Recursos de Capital: tiene una participación dentro del Presupuesto de Ingresos del 19,36%. Corresponde a la incorporación de la liquidación de los Recursos del Balance de la vigencia


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2013 por valor de $45.164.265,44, la incorporación al presupuesto de las cuentas por pagar por valor de $ 353.200 Donaciones (Min Educación Supérate) por valor de $ 150.000 y otros recursos de capital (Programa Itedris) por valor de $ 2.940.000 los cuales durante la vigencia 2013 se ejecutaron en un 99,69%, quedando por recaudar el 0.31% correspondiente a Donaciones del Ministerio de Educación. Transferencia Corrientes: es el rubro más representativo de los Ingresos, con una participación del 72,93% dentro del Presupuesto de Ingresos. Corresponde a:

- Transferencias del SGP las cuales tiene una participación del 48,85% dentro de presupuesto de ingresos. Se presupuestó para la vigencia 2014 un total de $121.738.920 y se ejecutó durante la vigencia un total de $93.738.920, quedando un saldo por recaudar de $28.000.000 que corresponde al 23% de lo presupuestado.

- Transferencias CONPES las cuales tienen una participación del 28,10% dentro del presupuesto de ingresos. Se presupuestó para la vigencia 2013 un total de $66.137.000 el cual se ejecutó al 100%.

EJECUCION DE GASTOS

INSTITUCION EDUCATIVA SAN JULIUS SIEBER

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2014


% PART

COMPROMISOS CONSTITUIDOS

% COMPR. CONSTITUIDOS

SALDO POR EJECUTAR

% POR EJECUT

AR

GASTOS 249,203,185.44 100.00

150,441,744.79 60.37

98,761,440.65 39.63

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

13,450,000.00 5.40

12,803,372.00 95.19

646,628.00 4.81

GASTOS GENERALES

88,513,131.44 35.52

56,933,436.00 64.32

31,579,695.44 35.68

IMPUETOS TASAS Y MULTAS

1,600,000.00 0.64

1,035,143.79 64.70

564,856.21 35.30

GASTOS DE INVERSION

145,640,054.00 58.44

79,669,793.00 54.70

65,970,261.00 45.30


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La Institución Educativa Julius Sieber a la finalización de la vigencia 2014 presentó una ejecución de Gastos por valor de $150.441.744,79 que equivalen al 60,37% del presupuesto definitivo, quedando por ejecutar un total de $98.761.440,65 correspondiente al 39,63% del total presupuestado. Para la vigencia 2014 se presupuestó para Gastos de Funcionamiento un total de $13.450.000 que corresponde al 5,40%, para gastos generales $88.513.131,44 que corresponde al 35,52%, para impuestos, tasas y multas $ 1.600.000 que corresponde al 0,64% y para Gastos de Inversión un total de $145.640.054 que corresponde al 58,44% del Presupuesto de Gastos. Los rubros más representativos del presupuesto de gastos son los gastos generales con una participación del 35,52% y los gastos de inversión con una participación del 58,44% del presupuesto de gastos definitivo de la vigencia 2014. El Presupuesto de Gastos generales tuvo una ejecución total de $56.933.436, con una participación del 64,32% con relación al valor total de la ejecución de gastos, donde se observa que los gastos más representativos corresponden a Mantenimiento por valor de $15.372.500, Materiales y suministros por valor de $ 12.647.770. El Presupuesto de Gastos de Inversión tuvo una ejecución total de $79.669.793, con una participación del52,96% con relación al valor total de la ejecución de gastos, donde se observa que los gastos más representativos fueron transporte escolar por valor de $22.837.500 y Proyectos y programas especiales por valor de $20.500.000.


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3.3.4 Gestión Financiera SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Institución Educativa Julius Sieber, se evidencia que las transferencias por SGP y Compes corresponden al 94.05% de total de los ingresos y estos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13,14 de la Ley 715 de 2001. La Institución Educativa mantiene un equilibrio financiero positivo de 1.31 como resultado de establecer la relación entre ingresos y gastos totales ejecutados durante la vigencia 2014. Sin embargo llama la atención que en la programación del presupuesto existen rubros que su ejecución presupuestal fue del 0%; en el presupuesto de ingresos los rubros de donaciones y transferencias SGP (Gastos de Funcionamiento, Adecuación de Red, Canasta educativa) y en el presupuesto de gastos los gastos de viaje y transportes, proyectos y programas especiales, proyectos de investigación áreas, Transferencias SGP (gastos de funcionamiento, Adecuación de red, adecuación a la infraestructura), así como la baja ejecución en general del presupuesto de gastos con un porcentaje del 60,37%.


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4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron trece (13) hallazgos administrativos los cuales deben ser incluidos en el plan de mejoramiento resultado de la presente auditoría.

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

OBSERVACION No. 01 A esta convocatoria se presentaron 3 propuestas: una de ELIECER LÓPEZ AREVALO por valor de $3.400.00 pesos diarios por estudiante, la segunda de RAFAEL ANTONIO AVELLA FONSECA por valor de $3.500.00 pesos diarios por estudiante y la tercera de NESTOR RAUL DÍAZ HIGUERA (bajo el folio 36 de la carpeta, la cual no contenía oferta económica, sin embargo con este oferente se contrató a razón de $2.850.00 pesos diarios por estudiante para un valor total de $11´191.950.00, cifras exactas de los estudios previos. En desacuerdo con el principio de selección objetiva de la ley 80 de 1993. Observación con alcance Administrativo y disciplinario. Se Levantó la observación Disciplinaria pero se mantiene el alcance Administrativo. Se une a este hallazgo la OBSERVACION No. 05 por ser de las mismas características.

X

2

OBSERVACION No. 03 Las cotizaciones fueron realizadas antes de existir la disponibilidad presupuestal y los estudios previos así: CDP: 22 de Abril Estudios previos: 24 de Abril Primera cotización: 23 de Marzo Segunda cotización: 17 de Abril y Tercera cotización: 19 de abril. Incumpliendo de esta manera con los principios de contratación (Selección Objetiva) y normas de presupuesto decreto 111 de 1996 artículo 71. Debe soportarse lo anterior en la réplica al presente informe de los contrario se configurará un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. Se levantó lo observado con alcance Disciplinario pero se mantiene el alcance administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento con acciones correctivas en este sentido. Se unen a este hallazgo las OBSERVACION No. 04 y 07 por ser de las mismas características.

X

3

OBSERVACION No. 09 No hay Informes de Supervisión ni certificación de las capacitaciones de manejo del Software ni de la utilización y

X


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permanencia del sistema y manejo de los inventarios en la forma como se incluye en la propuesta, pues no se evidencian en los CDs. Todos los componentes propuestos y contratados. Esta observación y la forma como se adjudicó el contrato, debe ser soportada en la réplica a este informe, de lo contrario se configurará un hallazgo con alcance Administrativo y Disciplinario. Se levantó lo observado con alcance Disciplinario pero se mantiene el alcance administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento con acciones correctivas en este sentido.

4

OBSERVACION No. 18 En los comprobantes de egreso No. 1597, 1604 se evidencia que la fecha del Registro Presupuestal es posterior a la fecha de la suscripción del contrato y el acta de inicio del mismo, lo cual genera inconsistencia ya que el Registro Presupuestal es requisito para la ejecución de contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

X X

5

OBSERVACION No. 19 En los comprobantes de Caja menor hace falta el nombre y la identificación del tercero beneficiario del pago, no se registran contablemente los gastos de caja menor por terceros de manera individual sino en forma global por cuentas con un tercero genérico.

Los comprobantes de Caja menor del número 57 al 79 no cuentan con el visto bueno del Rector de la Institución.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo, el cual deberá ser incluido en el plan de mejoramiento de la Institución. Se ratifica lo observado y se configura en hallazgo administrativo, el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento de la entidad.

X

6

OBSERVACION No. 22 Se encuentra inconsistencia entre los saldos contables de la cuenta Propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de 2013 por valor de $ 172.880.531,85, con los reportes del contrato N° 026 como lo son Inventario general de bienes devolutivos por dependencia por valor

X


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de $ 141.582.520,36

La situación anterior genera incertidumbre en el valor de los bienes de la Institución, teniendo en cuenta que se suscribió contrato N° 026 de 2013 de levantamiento, plaqueteo, depuración de inventarios e instalación de software de inventarios y almacén, y no se evidencian registros contables donde se determine la relación entre los resultados de la toma física con los saldos contables, teniendo en cuenta que la información de almacén debería ser el soporte de la información contable.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Se mantiene la observación y se configura un hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la Institución.

7

OBSERVACION No. 25 Según lo establecido en el Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación la cuenta 8315, “representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. También registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de la entidad contable pública requieran ser controlados”; y al verificar lo registrado en los libros de contabilidad de la Institución Educativa Julius Sieber se presume una utilización errónea de la cuenta contable mencionada. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo. Se ratifica la observación configurándose en hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Institución.

X

8

OBSERVACION No. 26 Se expide el registro presupuestal con fecha posterior a la firma del acta de inicio, el contrato se puede iniciar una vez legalizado el contrato y esta se hace con el registro presupuestal, el cronograma de se realizó así: Registro presupuestal: 23 de enero de 2014 Firma del contrato: 16 de enero de 2014 y acta de inicio. Incumpliendo de esta manera con la legalización del

X


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contratación y normas de presupuesto decreto 111 de 1996 artículo 71. Se debe explicar lo enunciado de lo contrario se configurará un hallazgo con alcance administrativo y Disciplinario. La contraloría resuelve levantando el alcance disciplinario pero manteniendo el alcance administrativo Se une a este hallazgo la OBSERVACION No. 026 Bis por ser de las mismas características.

9

OBSERVACION No. 31 En el comprobante de egreso No. 1739 se evidencia que la fecha del Registro Presupuestal es posterior a la fecha de la suscripción del contrato y el acta de inicio del mismo, lo cual genera inconsistencia ya que el Registro Presupuestal es requisito para la ejecución de contrato. Al no ser aclarado lo observado se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

X X

10

OBSERVACION No. 32 En los comprobantes de Caja menor hace falta el nombre y la identificación del tercero beneficiario del pago, no se registran contablemente los gastos de caja menor por terceros de manera individual sino en forma global por cuentas con un tercero genérico.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará como hallazgo administrativo. Se ratifica lo observado configurándose en hallazgo administrativo, el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento de la entidad.

X

11

OBSERVACION No. 35 Se encuentra inconsistencia entre los saldos contables de la cuenta Propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de 2014 por valor de $ 196.724.731,81, con el reporte Inventario general de bienes devolutivos por dependencia por valor de $ 283.866.649,19.

La situación anterior genera incertidumbre en el valor de los bienes de la Institución, teniendo en cuenta que los reportes e almacén deben coincidir con los saldos contables, y no se evidencian registros contables donde se determine la relación entre el reporte de Inventario general de bienes devolutivos por dependencia con los saldos contables, teniendo en cuenta que la información

X


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de almacén debería ser el soporte de la información contable.

Al no ser aclarado lo observado, se configurará hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Se mantiene lo observado y se configura en hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la Institución.

12

OBSERVACION No. 38 Según lo establecido en el Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación la cuenta 8315, “representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. También registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de la entidad contable pública requieran ser controlados”; y al verificar lo registrado en los libros de contabilidad de la Institución Educativa Julius Sieber se presume una utilización errónea de la cuenta contable mencionada. Se ratifica lo observado y se configura en hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Institución.

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JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado Profesional Especializado

Líder de Auditoría Contador

informe final de auditorÍa modalidad...

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