informe de auditoría de ci - definitivo

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL

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INFORME: DEFINITIVO

FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME: 15-12-22

MACROPROCESO: GESTIÓN DE PATRONES NACIONALES DE MEDIDA PROCESO: Aseguramiento Metrológico, Trazabilidad de Patrones y Presentación y Publicación de CMC’s LÍDER DEL PROCESO: Luis Alfredo Chavarro Medina – Subdirector de Metrología Química. Álvaro Bermúdez Coronel – Subdirector de Metrología Física.

OBJETIVO(S): Verificar la trazabilidad, confiabilidad y permanencia de los patrones de referencia en cumplimiento de la misión institucional

ALCANCE: Procesos, equipos metrológicos, documentos del Sistema Integrado de Gestión, planes y Sistema de Administración de Servicios Metrológicos. Limitación en alcance de consulta en el sistema de hoja de vida de equipos (Observación No. 3). Para realizar la verificación de la trazabilidad, confiabilidad y permanencia de los patrones de referencia en cumplimiento de la misión institucional, se tuvieron en cuenta procedimientos de auditoría, básicamente de la siguiente manera:

1. Consulta: Se realizó solicitud de información a través de correo electrónico a los Ingenieros Luis Alfredo Chavarro Medina y Álvaro Bermúdez Coronel. Al igual que solicitudes por correo electrónico al Coordinador Financiero, y a la Coordinadora de Servicios Administrativos. Las consultas se llevaron a cabo a través de:

Sistema Único de Radicación Documental SURDO, Sistema de Hoja de vida de equipos, Página Web del INM, Carpeta de Calidad Información remitida por los auditados.

2. Observación: Se observaron procesos, manuales, instructivos, procedimiento,

caracterizaciones e indicadores del macroprocesos M2, en la carpeta compartida del Sistema Integrado de Gestión y los Planes de mejoramiento suscritos.

3. Inspección: Se realizaron exámenes físicos a documentos, por ejemplo a través de las órdenes de pago y comprobantes de obligaciones, se procedió a verificar idoneidad de los soportes y cumplimiento de requisitos establecidos para los mismos. Al igual que la revisión de expedientes contractuales de adquisiciones de equipos tomando como muestra los de mayor valor, así:

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CAO-001-2015

CAO-006-2015

Al igual que los soportes de ingreso al almacén y cubrimiento de pólizas.

Se consultó la información disponible en internet e intranet.

4. Procedimientos analíticos: Fueron usados para identificar posibles diferencias o errores con las diferentes fuentes de información.

5. Confirmación: Se verificó en forma directa a partir de reportes y cifras registradas en los sistemas pertenecientes al proceso M2 y a otras fuentes de información suministradas.

Se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que contienen los siguientes elementos:

1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). 2. Criterio (s): Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la

evaluación, (lo que debe ser). 3. Causa (s): Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real,

que generan condiciones adversas (que originó la diferencia encontrada). 4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha

entre la condición existente y los criterios, (que efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).

Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas


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RESUMEN EJECUTIVO: En términos generales se observa debilidades en el Sistema de Control Interno debido a que aún no se encuentra actualizado el sistema de hojas de vida de equipos que es una herramienta valiosa de control para la correcta ejecución de las calibraciones de equipos y de patrones de medida pertenecientes al INM. De igual manera al no llevar un control efectivo de equipos se dificulta el establecimiento de las condiciones generales que se relacionan con la manipulación segura, transporte, almacenamiento, uso y conservación de patrones de medida en el Instituto Nacional de Metrología. Los Sistemas de información deben ser elementos no solo de control sino deben brindar información inmediata, oportuna y veraz para la toma de decisiones, el sistema de hoja de vida de equipos al no ser actualizado constantemente por algunos laboratorios lo convierte en una herramienta poco certera y que no aporta a la toma de decisiones como tampoco al control de los mantenimientos correctivos, preventivos y calibraciones de patrones a realizar. Igualmente se evidenciaron equipos que posiblemente no cuentan con aseguramiento ante cualquier daño material. Los Planes de mejoramiento no se cumplen en su totalidad, estos deben cumplirse debido a que el objetivo primordial de estos es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Finalmente, se observaron debilidades en la periodicidad y el seguimiento de indicadores de gestión y al cumplimiento de plazos en la remisión de la información por parte de la Subdirección de Física.

PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS / RESULTADOS DE LA AUDITORÍA FORTALEZAS Se evidencia por parte de Control Interno el cumplimiento en los plazos de la remisión de información por parte de la Subdirección de Metrología Química y Biomedicina. OBSERVACIÓN No. 1 - Formato Plan Quinquenal de calibración (M2-01-F-01) Condición: El formato del plan quinquenal de calibración que reposa en la carpeta de calidad comprende el período entre 2013 y 2017, no obstante cuando por ejemplo se fija especial atención en la columna denominada 2015, llama la atención la falta de uniformidad en cuanto al mismo, dado que:


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Se encuentran símbolos como x y/o --------- a través de los cuales no se puede determinar si hay o no lugar a la calibración pese a que registre costo aproximado.

Celdas en la columna de costo aproximado con las letras NSS, las cuales no presentan convenciones o ampliación del significado o en su defecto el significado de la sigla si a una de ella correspondiera

Celdas de la columna denominada Calibración Programada con la palabra SI, NO y la celda contigua correspondiente al costo aproximado sin ningún valor (celda vacía)

Celdas en blanco donde cualquier lector presume lo que a su juicio quiera considerar y no precisamente como por ejemplo ocurre con la Mini celda de punto de solidificación de zinc las cuales eliminan la necesidad de utilizar calibraciones comparación.

Criterio: El Procedimiento Aseguramiento de la Trazabilidad de las Mediciones en el INM, dentro de las generalidades señala el proceso inicia con la formulación del plan quinquenal de calibración para la Subdirección de Metrología Física y los planes anuales de calibración y adquisición de materiales de referencia para la Subdirección de Metrología Química y Biomedicina, los cuales permiten asegurar la trazabilidad de los patrones nacionales de referencia y los equipos auxiliares que intervienen directamente en una medición, un análisis químico o una calibración. Causa: La ausencia de convenciones en el formato del plan. Efecto: Ambigüedad de interpretaciones y por ende interpretaciones erróneas o que distan de la realidad Recomendación: Se sugiere hacer uso de convenciones, notas aclaratorias en los registros que están dispuestos en el sitio donde reposan los documentos de calidad para consulta de tal forma que se unifiquen criterios de interpretación a nivel del sistema y/o por lo menos de casos en que se requiera como en el Formato Plan Quinquenal de calibración (M2-01-F-01). OBSERVACIÓN No. 2 Contratación servicios de calibración 2015 (CAO 001-2015) y reportes Hoja de Vida Equipos Metrológicos - Instructivo Calibración Internacional de Patrones Condición: La revisión de los servicios de calibración para los patrones de referencia de los laboratorios de la Subdirección de Metrología Física se llevó a cabo teniendo como criterio la Carta de Aceptación de Oferta CAO 001 de 2015, en donde el contratista PTB se obliga con el Instituto Nacional de Metrología en un plazo de ejecución hasta el 31 de marzo de 2015, a partir de la


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aceptación de la oferta a realizar calibración de los siguientes patrones del Instituto Nacional de Metrología:

En ese mismo orden de ideas se procedió a verificar los datos que registra la herramienta de hoja de vida de equipos desde la opción plan de actividades de equipos y se tuvo reporte de enero a diciembre de 2015, donde se observó:

a. Laboratorio Dimensional:

En reporte del día 3 de diciembre de 2015, se pudo evidenciar no figura el equipo relacionado en la CAO 01-2015 como Bloque patrón 500 mm (Fabricante: Mitutoyo, Modelo 611685-016). En reporte del día 3 de diciembre de 2015, no figuraba registro para ninguno de los equipos relacionados en la CAO 01-2015, tal cual como se aprecia a continuación en la imagen extraída del reporte exportado a Excel.

El 16 de diciembre de 2015, se generó reporte bajo la misma opción y se evidenció registro

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

36 51036 BLOQUE RECTANGULAR DE 500 MM

37 51037 BLOQUE PATRóN DE 300 MM

38 51038 BLOQUE PATRÓN 200 MM

NO NIM EQUIPO

INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS METROLOGICOS

REPORTE DE PLAN DE ACTIVIDADES DE EQUIPOS

jueves 03 de diciembre de 2015 16:33:53


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para el mes de marzo de 2015, señalando calibración para dos de los equipos patrones de (300 MM y 200 MM), tal cual como se aprecia a continuación y acorde con dos de los tres equipos que señalara la CAO 01-2015:

A partir de lo comentado en este ítem se concluye no hay registro y/o actualización permanente de la información del Sistema, dado que entre los dos reportes del mes de diciembre de 2015, se obtuvo registro correspondiente al mes de marzo de 2015 Desde la opción de consulta sugerida por el Profesional Especializado de la Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos por equipo a través de la opción de Administración de Equipos Metrológicos (http://192.168.10.84:8080/Metrologia_V3/EquipoMetrologia.php) no se tuvo registros para el Bloque patrón 500 mm, señalado en el tercer ítem del laboratorio de Dimensional de la CAO 01-2015, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen, tomada desde

b. Laboratorio Masa:

En el reporte del sistema de hoja de vida de equipos no figura el Suceptómetro, tal cual como se evidenció en la imagen que sigue, extraída de la búsqueda realizado a partir de filtro:


2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

BLOQUE PATRóN DE 300 MM CALIBRACIÓN

BLOQUE PATRÓN 200 MM CALIBRACIÓN

BLOQUE PATRóN DE 2,5 MM

BLOQUE PATRóN 10,3 MM42 51042

39 51039

38 51038

37 51037




miércoles 16 de diciembre de 2015 09:55:02

NO NIM EQUIPO

http://192.168.10.84:8080/Metrologia_V3/EquipoMetrologia.php


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En consulta realizada desde la Administración de Equipos Metrológicos no se encontraron registros, tal cual como se aprecia en las imágenes que siguen:


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c. Laboratorio Corriente Continua y Alterna:

En reporte de actividad de calibración para el laboratorio de Corriente Continua y Alterna se observó en reporte del 3 de diciembre de 2015 no hubo registro de los equipos denominados resistencia patrón tal cual como se observa a continuación:

En reporte del 16 de diciembre de 2015, para el mismo laboratorio de Corriente Continua y Alterna se evidenció registro de calibración en la RESISTENCIA PATRON 1 MEGOHM, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen capturada desde el mismo tipo de reporte.


2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

RESISTENCIA PATRON 1

MEGOHM

RESISTENCIA PATRON 10

MEGOHM

78 34019

77 34018




jueves 03 de diciembre de 2015 16:15:38

NO NIM EQUIPO


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Tras la consulta a partir de la descripción del equipo para la denominación Resistencia Patrón 1 se tuvo el reporte que se muestra a continuación, equipo que difiere según la descriptiva al registrado en la CAO 01-2015.

Para consulta bajo descripción Resistencia Patrón 10 se tuvo el reporte que muestra la siguiente imagen y que por la descriptiva no corresponde a lo señalado por la CAO 01-2015.

ENERO

FEBRER

O MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

RESISTENCIA PATRON 1 MEGOHM CALIBRACIÓN

RESISTENCIA PATRON 10 MEGOHM78 34019

77 34018




miércoles 16 de diciembre de 2015 11:21:55

NO NIM EQUIPO


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d. Laboratorio Potencia y Energía Desde el reporte de plan de actividades de fecha 16 de diciembre de 2015, se evidenció no está registrado el Medidor de Energía del que trata la CAO 01-2015, tal cual como se aprecia en la siguiente ilustración obtenida desde los reportes.

A partir de la consulta desde la opción de Administración de Equipos Metrológicos, se observó no existen registros para el equipo denominado Medidor de Energía, tal cual como se puede


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ver en la imagen que sigue, capturada desde el aplicativo:

A la luz de la confrontación realizada entre los reportes del software de hoja de vida de equipos y la obligación con el contrato CAO 001-2015, hubo diferencia para algunos equipos tal cual como se comentara con detalle en los cuatro literales de este aparte y a modo de resumen se diera de la siguiente manera:

Criterio: CAO 001 de 2015 Software hoja de vida de equipos. Causa:

03-dic 16-dic

Bloque Patrón 200 mm 1 vacío calibración marzo 2015 Reporte señala calibración

Bloque Patrón 300 mm 1 vacío calibración marzo 2015 Reporte señala calibración

Bloque Patrón 500 mm 1 vacío vacío No se encontraron registros

Masa Suceptómetro 1 No existen registros

Resistencia patrón 1 GΩ 2 No figura

Resistencia patrón 10 kΩ 2 No figura

Resistencia patrón 1 Ω 2 No figura

Potencia y

EnergíaMedidor de energía 1 vacío vacío No existen registros

No figura en el reporte del laboratorio

Dimensional

Corriente

Continua y

Alterna

Reporte plan de actividades de equipos Reporte Administración de

Equipos Metrológicos Laboratorio Equipo Cantidad





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No hay registro y/o actualización permanente de la información del Sistema, Efecto: Debilidades en la planeación de las calibraciones Internacional de Patrones. Recomendación: Implementar controles que evidencien la efectiva planeación de calibración de patrones. OBSERVACIÓN No. 3 – Limitaciones en las consultas para el perfil de control interno. Condición: Aunado a lo comentado en los cuatro literales anteriores; es preciso comentar para efectos de maximización de las herramientas tecnológicas disponibles, practicidad en la verificación y cruce de información; no está habilitado para Control Interno el menú de administración de equipos tal cual como se aprecia a continuación en las dos ilustraciones correspondientes a los usuarios de Sandra López y Margarita Peña:


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En virtud de lo comentado en el párrafo precedente es preciso exponer en este aparte del informe, existe una limitación en el alcance cuando el auditor no puede aplicar parcial o totalmente, uno o varios procedimientos de auditoría, que se consideran necesarios para la obtención de evidencia y determinar cómo en este caso que nos ocupa consistencia de la información frente a otra(s) fuente(s). Criterio: Hoja de vida de equipos. Causa: No está habilitado para Control Interno el menú de administración de equipos Efecto: Limitación en el alcance cuando el auditor no puede aplicar parcial o totalmente, uno o varios procedimientos de auditoría, que se consideran necesarios para la obtención de evidencia y determinar cómo en este caso que nos ocupa consistencia de la información frente a otra(s) fuente(s). Recomendación: Se sugiere estudiar la posibilidad de implementar en el sistema de Hoja de vida de Equipos Metrológicos opciones de consulta consolidando la totalidad de equipos y laboratorios, dado que para consultas de cantidades importantes resulta dispendioso hacerlo uno a uno. Para efecto de calibraciones de patrones se recomienda efectuar registros conforme se lleva a cabo el proceso y hacer verificaciones periódicas al cargue y actualización de la información de las diferentes bases de datos de la entidad, especialmente de aquellas asociadas a equipos


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patrones. El cargue y actualización de datos puede constituir fuente de datos para el cálculo de indicadores y por ende seguimiento a procesos del macro proceso. Adicional a lo anterior se sugiere habilitar la totalidad de las opciones de consulta a Control Interno, de tal forma que no se den limitaciones en el alcance de la auditoría. OBSERVACIÓN No. 4 - Pago y garantía CAO 001-2015. Condición: El numeral III de la CAO 001-2015 señala el contrato es de 7.591 euros, al efectuar la verificación del pago se observó que la CAO 01-2015 fue cancelada mediante orden de pago presupuestal número 28694115 con fecha de registro 2015-02-19 por valor de $ 21.912.350. Los estudios previos para contratar los servicios de calibración de los patrones de referencia de los laboratorios de la Subdirección de Metrología Física del Instituto Nacional de Metrología en el Physikalisch-Technische Bundesanstalt-PTB señalaron en el numeral 11: “En atención a lo establecido en el artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, y de conformidad con la naturaleza del objeto a contratar, así como la forma de pago, no se considera necesario exigir la presentación de garantías”. En la certificación para pago de contratos señaló el Supervisor de la CAO 001-2015: “… En mérito de lo anterior se deja constancia del cumplimiento a satisfacción de los requisitos necesarios para la ejecución del pago una vez verificado el perfeccionamiento de la CAO con la aprobación de la garantía única por el Instituto Nacional de Metrología y la expedición del registro presupuestal”. En los 41 folios que componen el expediente contractual (a 17 de diciembre de 2015) no figuraba póliza y/o aprobación de la póliza o en su defecto a la que se refiriera el Supervisor del contrato en la certificación para pago de radicado 15-00827-02. Para el caso de la CAO 001 se pudo establecer no constituye requisito la garantía en el estudio previo mientras que la Certificación del pago señala se dio cumplimiento a la aprobación de la garantía, documento este inexistente en el expediente. A la luz del artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, en la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del decreto en mención no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos. Criterio: CAO 001 de 2015. Certificación para pago por parte del supervisor. Causa:


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Falta de control por parte del supervisor del contenido de la CAO. Efectos: Posibles establecimientos de requerimientos no existentes en la CAO. Recomendación: Se sugiere validar los requisitos y en general la consistencia de los documentos previos al contrato con los de la suscripción y pago del mismo. OBSERVACIÓN No. 5 - Publicación documentos CAO 001-2015 Condición: El acto administrativo de justificación contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, suscrito el 2 de febrero de 2015 por el entonces Director (E), no se encontró publicado como documento del proceso tras la verificación realizada en el Portal de Colombia Compra Eficiente, el 16 de diciembre de 2015 pese a que constituye obligación de las entidades que contratan con recursos públicos. En la siguiente imagen se aprecia los dos documentos publicados y en comento del párrafo anterior:

Criterio: Ley 1150 de 2007 y decreto 1510 de 2013 (vigente para la época). CAPÍTULO VII Publicidad. ART. 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del


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adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto. Actualmente es el Decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.1.7.1 Causa: Incumplimiento de la publicación en el SECOP en el tiempo determinado por la Ley. Recomendación: La actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada en el SECOP de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007. OBSERVACIÓN No. 6 - Consultas y reportes del software Hoja de Vida de Equipos Metrológicos Condición: Para efectos de practicidad en una verificación simple como la que se realizara para determinar el cumplimiento de la calibración de 11 equipos patrones por parte del PTB de Alemania, conforme al objeto de la CAO 001-2015; no se pudo generar reporte exclusivo con detalle para los 11 equipos objeto de verificación. Por expresa manifestación del Profesional Especializado de la Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos para visualizar las calibraciones, verificaciones intermedias, chequeos, etc., asociados con el equipo se debe seleccionar la opción del menú Administración de Equipos; opción que para Control Interno está deshabilitada. A través de la consulta realizada uno a uno los laboratorios, entre enero y diciembre de 2015 se tuvo existen entre la opción de laboratorio la denominada consulta carente de datos, tal cual como se aprecia a continuación


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Adicional a lo anterior se encontró opción de laboratorio Bioanálisis, cuarto limpio de análisis inorgánico, carente de registros tal cual como se aprecia a continuación en las imágenes capturadas desde la herramienta:


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Criterio: Software de hoja de vida de equipos. Causa: No existen datos de ingreso que generen la información solicitada. Efecto: Información no valida ni certera. Recomendación: Se sugiere realizar depuración de la herramienta de Hoja de Vida de Equipos Metrológicos, de tal forma que solo haga parte de la data única y exclusivamente información válida y certera. OBSERVACIÓN No. 7 - Denominación de documentos Condición: Tal cual como se observa en la siguiente ilustración el documento de código M2-01-I-01 está nombrado Instructivo para Manipulación Transporte y Almacenamiento de Patrones, en el encabezado del documento está bajo la denominación de Manual de Manipulación, transporte y Almacenamiento de Patrones y no instructivo (I).


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Criterio: NTCGP 1000:2009 Causa: Equivocación en la asignación de código del manual. Falta de control en la asignación de codificación en los documentos. Efecto: Debilidades en el control de documentos del SIG. Recomendación: Se sugiere informar a la Oficina Asesora de Planeación la inconsistencia entre el nombre del documento de código M2-01-I-01. OBSERVACIÓN No. 8 - Pólizas de equipos. Condición: El INM no cuenta con pólizas de seguro que amparen o cubran algunos de los equipos de los diferentes laboratorios contra riesgos previsibles. En información remitida por la Coordinadora de servicios administrativos se establece que “en lo referente a los soportes de que estos se encuentren cubiertos por las pólizas del Instituto, me permito indicar que el día 15 de diciembre fue reportado por parte del profesional especializado responsable de las funciones de almacén e inventarios listado de bienes ingresados al INM con corte a 15 de diciembre de 2015, dentro de los cuales se encontraban los bienes por usted señalados, el mismo día se solicitó al intermediario de seguros la inclusión de dichos bienes en las pólizas de la entidad como se observa en los corros que se adjuntan”, así:


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Adicionalmente se observa correo electrónico del responsable de inventarios que establece que “Adjunto el informe de ingreso de elementos que han ingresado al INM, con fecha de corte 2015-12-15, con el fin de que se puedan ingresar en la póliza de seguros. Al final del cuadro se incluye el resumen por rubro contable y donde se incorpora el mayor valor de los inventarios y del edificio con las mejoras que se han realizado”, así:


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Control interno interpreta que la relación que se presenta es para ingresar estos elementos para que sean cubiertos por las pólizas de seguros. En verificación de las pólizas de todo riesgo daño material del Instituto adquiridas a través de contrato No. 050 de 2015, se observa una cláusula que establece:

Por lo tanto se identifica que los amparos y coberturas adicionales de esta póliza se extenderán automáticamente a dichos bienes hasta por un límite de $ 1.000.000.0000 y por 90 días. Así las cosas se evidencia que se está reportando a 15 de diciembre de 2015 adquisiciones en las cuales ya pasaron 90 días desde su ingreso al almacén y exceden en valor total de $1.000.000.000, así:


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Fuente: Cuadro remitido por la Coordinación de Servicios Administrativos.

En la relación se presentan 98 elementos anteriores a 90 días del reporte y venciéndose la cobertura automática (a 15 de diciembre de 2015), en resumen así:

Ítem

C.I.A No.

Fecha Contrato Placa No. de placa

Descripción Valor Total

1 001-2015

2015-02-02

085 de 2014 y modificatorio 1

A.F 6.102 Mesa soporte de mármol dimensiones: largo 1,20 m, ancho 0,70 m, alto 0,20 m, y dos bases de largo o,70 m, ancho 0,20 m y alto 0,70 m

$ 6.120.000

2 001-2015

2015-02-02

085 de 2014 y

modificatorio 1

A.F 6.119 Mesa soporte de mármol dimensiones: largo 1,20 m, ancho 0,70 m, alto 0,20 m, y dos bases de largo o,70 m, ancho 0,20 m y alto 0,40 m

$ 6.120.000

3 001-2015

2015-02-02

085 de 2014 y

modificatorio 1

A.F 6.120 Mesa soporte de mármol dimensiones: largo 1,20 m, ancho 0,70 m, alto 0,20 m , y dos bases de largo o,70 m, ancho 0,20 m y alto 0,40 m

$ 6.120.000

4 001-2015

2015-02-02

085 de 2014 y

modificatorio 1

A.F 6.203 Mesa soporte de mármol dimensiones: largo 1m, ancho 1m, alto 0,20m

$ 2.742.720

5 001-2015

2015-02-02

085 de 2014 y

modificatorio 1

A.F 2.896 Revisión estructural, sellado y reacomodación de la división separadora de madera y vidrio en el laboratorio de masa

$ 1.102.000

22 005-2015

2015-03-16

Donación A.F 6.110 Receptor para transferencia de tiempo; NIST tai-1 transfer receiver with novatel 701-gg and 44 meter antenna cable; serial number:103

$ 21.292.160

44 006-2015

2015-03-27

044-2015 A.F 6.112 Puente termométrico mkt 50 millikelvin-thermometer anton paar incluye 2 adaptadores

$ 14.310.903

45 059-2015

2015-12-09

044-2015 A.F 6.111 Power Source Atomic absorption spectrophotometer, Incluye accesorios y montaje.

$ 32.893.921

46 008-2015

2015-05-07

049-2015 A.F 6.114 Balanza de precisión marca mettler modelo xpe404s serial b502454464

$ 36.192.000

47 008-2015

2015-05-07

049-2015 A.F 6.113 Juego de pesas de menos de un miligramo metler toledo incluye kit juego de accesorios y herramientas de manipulacion diseñadas specialmente para las pesas serial b511707515

$ 20.706.391

48 008-2015

2015-05-07

049-2015 A.F 6.115 Manija de peso para de 650 kg para grúa para manipulación de pesas clase e1 y e2 de valor nominal 50kg

$ 4.602.687

49 008-2015

2015-05-07

049-2015 A.F 6.116 Manija de peso para de 650 kg para grúa para manipulación de pesas clase e1 y e2 de valor nominal 50kg

$ 4.602.687


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2015-05-07

064-2014 A.F 6.121

Celda de aluminio - metal clad optimal its-90 fixed point cell metallica sellada marca isotech modelo 17672mo serie af310 incluye horno temperatura heat pipe marca isotech modelo kl17702 serie 341008-1

$ 180.612.000

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064-2014 A.F 6.123 Primary sprt 670/25,5ω marca isotech modelo 6705h serie 159 $ 16.704.000

52 010-2015

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60 010-2015

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064-2014 A.F 6.122 Termopar de metal noble tipo s marca isotech modelo 1600 serie 34100812

$ 23.316.000

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064-2014 A.F 6.117

Termometro digital marca isotech modelo millik serie 341300-4, multicanal marca isotech modelo milliskaner serie 341201-1; incluye: 4 termometros de resistencia de platino identificados,prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/3, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/7, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/2, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/1

$ 25.868.000

65 010-2015

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064-2014 A.F 6.118

Termometro digital marca isotech modelo millik serie 341300-2, multicanal marca isotech modelo milliskaner serie 341204-2; incluye: 6 termometros de resistencia de platino identificados, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/6, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/15, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/4, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/8, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341382/5, prt marca isotech modelo 935-14-61 serie 341205/5

$ 29.000.000

66 013-2015

2015-06-03

082-2014 A.F 6.137 Masa patrón clase e0, valor nominal 2g en forma de disco; material acero inoxidable, marca hafner, incluye certificado de calibración ptb.

$ 14.581.200

67 013-2015

2015-06-03

082-2014 A.F 6.138 Juego de masas patrón e0, intervalo de medida 1mg a 500 mg, forma de hilo (12 unidades), marca hafner, incluye: estuche de madera con pincel, certificado calibración PTB.

$ 43.500.000

68 060-2015

2015-06-05

083-2014 A.F 2.896 Licencia de construcción $ 848.670

69 014-2015

2015-06-05

083-2014 A.F 2.896 Instalaciones eléctricas $ 67.513.704

70 014-2015

2015-06-05

083-2014 A.F 2.896 Gastos preliminares $ 838.612

71 014-2015

2015-06-05

083-2014 A.F 2.896 Mamposteria / muros de fachada / obra civil $ 39.645.645

72 014-2015

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083-2014 A.F 2.896 Cielos rasos $ 69.239.974

73 014-2015

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083-2014 A.F 2.896 Fachada de piedra $ 29.723.263


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2015-06-05

Cao 009-2015

A.F 6.136

Acceso al paquete de journals "iop science" durante la suscripción, acceso ilimitado al sitio durante las 24 horas los 7 días de la semana, derecho de perpetuidad de año suscrito, descargas de texto completas, numero de usuarios del INM ilimitados, acceso al contenido actual e histórico estadísticas de uso a solicitud del INM

$ 29.000.000

75 016-2015

2015-06-05

034-2015 A.F 6.135

Detector de arreglo de diodos dad 3000 rs, de 1024 elementos velocidad de adquisicion 200 hz, configurable con sofwarechormeleon tm, axactitud de longitud de onda ± 1 nm, intervalo de trabajo 190 - 800 nm, con lamparas de deuterio y tungsteno, incluye 2 celdas de flujo semi-micro, volumen 2.5 ul, diámetro de 7 mm, máxima presión 120bar/1740 psi, acero inoxidable, 2 tuberia capilar viper id x l 0,13 x 550 mm en acero inoxidable 1 kit inyección directo en el detector 1 unión viper

$ 39.788.000

76 017-2015

2015-06-05

044-2015 A.F 6.140 Multiwave pro 60hz anton paar incluye presure/temperature sensor accessory anton para serie 81712632

$ 83.276.144

77 017-2015

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044-2015 A.F 6.139 Rotor 16hf100 anton paar $ 46.780.332

78 024-2015

2015-06-26

053-2015 A.F 6.145

Una tamizadora por vibracion analysette 3. Modelo pro 100-240 v/i 50-60 hz con tapa de sujecion en poliamida para tamizadores de prueba de 200 mm/8" de diametro,platillo de tamiz de acero inoxidable de 200mm de diametro y 50 mm de alto,tapa platillo de tamiz de acero inoxidable de 200mm de diametro y 50 mm de alto,tapa plexiglas con 2 boquillas para pruebas de tamizado 200 mm de diametro,fondo en acero inoxidable de 200 mm de diametro con una boquilla de salidad y 50 mm de altura,certificado de inpeccion en fabrica,juego de 10 tamices, de 200mm x 50 mm en acero inoxidable (100µm,80µm,71µm,56µm,50µm,45µm,38µm,36µm,25µm,20µm),45 bolas de agata de 5 mm (15 bolas por tamiz) para utilizar en tamices de 36,25 y 20µm.

$ 24.206.880

79 027-2015

2015-06-26

Cao 15-2015 A.F 6.144

CARRO DE TALLER CON 6 CAJONES DE EXTENCION Y LAS SIGUIENTES HERRAMIENTAS(Llaves de dos bocas cromadas cantidad 15 PZAS marca HOLEX,Llave combinada de boca estrella cromada 24mm marca HOLEX Cantidad 1PZAS,Llave estrella de dos bocas acodado profundo cromadas marca HOLEX cantidad 12PZAS,Juego de destornilladores con mango robusto tamaño 5 marca HOLEX Cantidad 1 JUEGO,Juego destornilladores con mango robusto marca POZIDRIV tamaño 3; 1 JUEGO 1 ,Martillos de cerrajero tamaños de 300g y 500g marca HOLEX cantidad 2 PZAS,Martillo antideslizante con bocas de nailon mango hickory tamaño 35mm 1PZA,Martillo de punta tamaño 600g 1 PZA,Prolongacion 1/2"tamaños de 130mm y 255mm cantidad 2PZAS,Tijera para chapa acero fino derecha 260mm 1 PZA,Clavera 600mm 1PZA,Arco de sierra para metal con hoja bimetalica 24 dientes marca HOLEX cantidad 1 PZA,Hoja de siera de mano de un lado bimetal 24 dientes marca HOLEX 1PZA,Llave de correa 1PZA,Juego de 7 destornilladores hexagonales cromados con mango trasversal HOLEX con soporte de chapa para los destorniladores 1 JUEGO,Juego de llaves de vaso cuadrada de 1/2"23 pzas HOLEX 1 JUEGO,Alicates corte lateral cromado con cubiertas en mangos 180mm 1 PZA,Grillete 0.5 t tamaño 4.75,2PZAS,Grillete 0.5 t tamaño 2,2PZAS,Grillete 0.5 t tamaño 1,4PZAS,Grilletes de suspension DRS tamaños 2,5-1.6-1.0-0.6 8PZAS,Eslingas redondas colores verde y violeta 6PZAS,Llave de torcion de apriete 400L Nm 2-3/4" 1PZA,Ganchos en S tamaño 0.8t y 2-0t 4 PZAS,Adaptador 1 PZA.

$ 10.066.126

80 027-2015

2015-06-26

Cao 15-2015 A.F 6.143 Juego de llaves de vaso hexagonales cuadrado 1/2" 10 PZAS HOLEX

$ 272.771

81 027-2015

2015-06-26

Cao 15-2015 A.F 6.141 Multimetro digital holex $ 736.482

82 027-2015

2015-06-26

Cao 15-2015 A.F 6.142 Juego surtido de herramienta para electronica de 21 pizas en bolsa con cierre de cremallera

$ 1.145.639

83 027-2015

2015-06-26

Cao 15-2015 A.F 5.797 Nivel de agua / 0.04 mm $ 2.182.169

84 028-2015

2015-07-08

056-2015 A.F 6.146

MOLINO CRIOGENICO S/N:1215060502 MARCA:RETSCH con los siguientes accesorios: recipiente de molienda de 25 ml en ptfe,bolas de 10 mm elaboradas en ptfe con nucleo de acero para recipiente de 25 ml cantidad 6 unds, recipiente de molienda de 25

$ 69.460.800


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ml en ZrO2, bolas de 10 mm elaboradas en ZrO2 cant 6 unds, contenedor autofill de nitrógeno líquido y válvula de seguridad.

85 028-2015

2015-07-08

056-2015 A.F 6.147

MOLINO DE IMPACTO DE ROTOR SR 300 S/N:1215270515 MARCA:RETSCH con los siguientes accesorios Bastidor para tamiz anular de 360°,Tamiz Anular de 360° de 2,00 mm¹ abertura trapezoidal,Tamiz Anular de 360°bde 0.12 mm¹

$ 60.088.000

86 032-2015

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Carta de aceptación

de donación C.C

100.380

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de hombres del primer piso de 2,17*0,8

$ 182.737

87 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.381

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de mujeres del primer piso de 2,57*0,8

$ 216.421

88 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.382

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de hombres del segundo piso de 2,165*0,8

$ 182.316

89 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.383

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de mujeres del segundo piso de 3,035*0,8

$ 255.579

90 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.384

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de hombres del primer piso área de personas con discapacidad 0,55*0,79

$ 45.737

91 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.385

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de mujeres del primer piso área de personas con discapacidad 0,55*0,79

$ 45.737

92 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.386

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de hombres del segundo piso área de personas con discapacidad 0,55*0,79

$ 45.737

93 032-2015

2015-08-27


de donación C.C

100.387

Espejo de cristal de 4MM ubicado en el baño de mujeres del segundo piso área de personas con discapacidad 0,55*0,79

$ 45.737

94 033-2015

2015-08-31

070-2014 A.F 6.157 Calentador de agua modelo SM700, SMARTEC, 220V trifásico potencia 7kW hora tubería 1/2"

$ 2.166.106

95 034-2015

2015-09-08

069-2015 A.F 6.158

Cabina de Extracción MD: Protector en PVC para acido Perclórico de 5 pies y motor externo marca LABCONCO S/N: 15060858. Incluye: Extractor remoto en PVC marca Labconco S/N: 150610693, Toma eléctrica dúplex, Kit de servicio para nitrógeno, Ducteria.

$ 91.740.572

96 034-2015

2015-09-08

069-2015 A.F 6.159

Cabina para PCR vertical MD: variador de tiempo lámpara UV, puerta doble pliegue y monitor de flujo de aire LABCONCO, S/N: 150711009-D. Incluye: Superficie de trabajo marca LABCONCO, Base/soporte estructurado para cabina de 4 pies.

$ 26.493.820

97 034-2015

2015-09-08

069-2015 A.F 6.160

Campana de extracción MD: Protector premier de 4 pies de ancho y motor externo marca LABCONCO, S/N: 1506099443, Incluye: Superficie de trabajo marca LABCONCO, toma eléctrica dúplex 115V, 20 AMPS AC.

$ 24.960.880

98 034-2015

2015-09-08

069-2015 A.F 467 Instalación de Cabina de extracción ESCO Frontier ACELA, modelo EFA-5UDR-W; ingresa sistema de extracción: ductos, motor y demás accesorios.

$ 17.358.008

Estos elementos suman un valor total de $ 1.412.683.266 Los elementos reportados a 15 de diciembre a la seguradora con fecha de ingreso a almacén a partir del 15 de septiembre de 2015 suman un valor de $1.490.018.350 excediendo el valor máximo límite de $ 1.000.000.000 No se observó dentro de la información solicitada los elementos adquiridos a través de la CAO 066 de 2015 contaran con póliza de aseguramiento. Se observa que a la fecha no existe adición a dichas pólizas.


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Criterio: Manual de manipulación, transporte y almacenamiento de patrones. 2 registro Póliza de seguros contra todo riesgo daño material. Clausula amparo automático para edificios y contenidos por error u omisión no se hayan informado al inicio del seguro.

Ley 734 articulo 34 numeral 21: Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Ley 734 Articulo 48 numeral 63: 63. No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes. Ley 42 de 1993. Artículo 107º.- Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten. Función de advertencia 2013EE0012056 de la Contraloría General de la República que establece: “Que deben tener debidamente asegurados los bienes del Estado, y las pólizas de seguros obligatorios, de bienes y de responsabilidad que correspondan deben estar vigentes, para que así el patrimonio público se encuentre debidamente amparado. Causa: Falta de control en el registro de inventarios y bienes adquiridos para que sean cubiertos tras nuevas adquisiciones. Efecto Bienes sin aseguramiento y por lo tanto patrimonio público desamparado. Cuando no se amparan los bienes y se genera un daño por pérdida de los mismos u otra causa, puede devenir responsabilidad fiscal, la cual se establecerá a través de un proceso de responsabilidad fiscal. Recomendación Se sugiere determinar qué elementos se encuentran cubiertos efectivamente por las pólizas y proceder a la mayor brevedad a asegurarlos. OBSERVACIÓN No. 9 - Manual de Gestión de equipos M2-02-M-01. Generalidades.


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Condición: Los laboratorios del INM como L09 (Potencia y Energía Eléctrica), L15, L16, L19, L20, L21, L22, L23, L24, L25, L26, L27, L28 y L29 no cuentan con procedimientos de uso, mantenimiento de equipos y patrones de medida, procedimientos de manipulación, transporte, almacenamiento de ítems a calibrar o ensayar, instructivos de manipulación, transporte y almacenamiento de patrones para consultar en el Sistema Integrado de Gestión/macroprocesos misionales/gestión de servicios tecnológicos/servicios de calibración o ensayo/laboratorios/procedimientos o instructivos y para los laboratorios de química Z:\SIG INM\2 MAC MIS\M1 GST\M1-03 Prod y Cert MR\Lab Criterio: Manual de Gestión de equipos M2-02-M-01. Generalidades. Causa: Falta de documentación de las instrucciones de gestión de equipos en algunos laboratorios. Efectos. Falta de control en la gestión de equipos. Desconocimiento de cómo se deben usar, mantener los equipos y patrones de medida, como se deben manipular, transportar, almacenar ítems a calibrar. OBSERVACIÓN No. 10 - Custodia de equipos (solicitud producto de la auditoria de control interno al proceso M1).

Condición: En verificación de la prestación del servicio bajo el radicado 327-0 se observó la siguiente situación:

1. La Resolución 092 de 2015, reconoce del 23 al 30 de abril, 7,5 días de viáticos a un

funcionario. 2. En verificación de la base de datos suministrada por la Coordinación de Servicios

Administrativos de los equipos que salen de las Instalaciones del Instituto se observa que los equipos salen el 20 de abril de 2015 y regresan el 4 de mayo de 2015 (solicitud producto de la auditoria de control interno al proceso M1) :

Fecha salida

Fecha ingreso Elemento Ref. Marca Serie Placa Motivo

20/04/2015 04/05/2015

Comparador electrónico de energía eléctrica Com 303 Zera 983731

Af-03361

Calibración en sitio para empresas municipales de Cali

Computador portátil

Compaq 6520s Hp Cnu846130g

Af-05161

3. En auditoría realizada como control de prestación del servicio en sitio por parte de


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Código: C1-01-F-03

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la Subdirección de Física se observa:

Evidenciándose incertidumbre en la diferencia entre el número de días en que se inicia y termina la comisión y la salida y llegada del equipo a la entidad. Criterio: Sistema de Servicios Metrológicos, Resolución 092 de 2015 y base de datos de equipos que salen a calibración.

Causa: Posible demora en el transporte de los equipos. Efectos: Posibilidad de que el equipo este bajo la custodia de un cliente o empresa privada. Recomendación: Se sugiere establecer controles que evidencien que los equipos no quedan en custodia de clientes. OBSERVACIÓN No. 11- Manual de gestión de equipos – 6.3 equipos nuevos Sistema hoja de vida equipos Condición: A través de contrato 085 de 2015 se adquiere multímetro digital de 8,5 dígitos, para el desarrollo del laboratorio de potencia y energía de la Subdirección de Metrología Física. En consulta en


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el sistema de hoja de vida de equipos se establece para el laboratorio de Potencia y Energía solo posee 16 equipos en el laboratorio y no se observa la adquisición en mención así:

Y en Excel:

NOMB_EQUI FECH_ADQU

TERMOMETRO DE VIDRIO 1995-00-00

COMPARADOR ELECTRONICO TRIFASICO 2008-02-00

TERMOMETRO DE VIDRIO 1995-00-00

MULTIMETRO DIGITAL 1990-00-00

CONTADOR ELECTRONICO DE IMPULSOS 1990-00-00

TRANSFORMADOR PATRON DE TENSION 1987-00-00



TRANSFORMADOR ELEVADOR DE TENSION 1987-00-00

MULTÍMETRO DIGITAL DE 8;1/2 DÍGITOS 2015-05-00

COMPARADOR ELECTRONICO TRIFASICO 2000-01-26

PATRON ELECTRONICO TRIFASICO 1997-00-00

TERMOHIGROMETRO 2008-00-00

TERMOHIGROGRAFO 2006-00-00

PATRÓN DE REFERENCIA DE POTENCIA ELÉCTRICA 2014-00-00

ANALIZADOR DE ENERGÍA 0000-00-00

Incumpliendo lo establecido el numeral 6.3 equipos nuevos del manual gestión de equipos. Criterio: Numeral 6.3 del manual de gestión de equipos.


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Causa. Falta de control y seguimiento a los procedimientos del SIG. No hay registro y/o actualización permanente de la información del Sistema Efecto Restricciones en la información para la debida toma de decisiones. Falta de control en el registro de adquisiciones de equipos nuevos. Recomendaciones: Se sugiere actualizar los registros y/o actualizar permanente de la información del Sistema OBSERVACIÓN No. 12 - INDICADORES Condición 1: Los indicadores son medios, instrumentos y/o mecanismos para evaluar hasta que punto se están cumpliendo objetivos. El 11 de diciembre de 2015 se solicitó a los auditados el seguimiento a los indicadores establecidos en el SIG y cuyo plazo de presentación vencía el 14 de diciembre. A la fecha la Subdirección de Física no remitió información, sin embargo se consultó en la carpeta donde reposan documentos de Planeación, inmersa dentro de la carpeta de calidad se encontró en las hojas de vida de indicadores: Trazabilidad de patrones: Indicador de eficacia, con periodicidad semestral se encontró carente de datos de las mediciones, tal cual como se aprecia a continuación, en donde además se pudo observar no hay registro de la evaluación:


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Aseguramiento metrológico: Indicador de eficacia, con periodicidad trimestral presenta registro de datos para Q1, Q2, Q3 y Q4 con proyección 2014, interpretando que es para la presente vigencia no obstante las cifras no presentan análisis ni oportunidad de mejora, tal cual como lo estableciera el mismo formato.


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Código: C1-01-F-03

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Presentación y publicación de CMC: el indicador de eficacia de tendencia creciente no muestra la descripción de las variables, ni la periodicidad del mismo; sin embargo en los datos de las mediciones gráficamente para la hoja denominada trimestral se tuvo:


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La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y cuando sea posible su medición. El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados Criterio: Indicadores del SIG. Decreto 943 de 2014 – actualización del MECI. Causa: No hay registro y/o actualización permanente de la información del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. No se observa seguimiento por parte de los responsables del proceso. Recomendación: Se sugiere llevar a cabo revisión exhaustiva de los indicadores de tal forma o de ser el caso se planteen los que cumplan con características de ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y con límite de tiempo, viéndose abocada la entidad al ajuste para la famosa frase: si


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no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar. Condición 2: La Subdirección de Química y Biomedicina remitió la siguiente información sobre los indicadores:

La proyección remitida corresponde a la vigencia 2014 y no a la presente vigencia. Adicionalmente se establece que para el proceso M2-03 su medición aún no es posible dado que no ha finalizado el periodo de evaluación que es anual, incumpliendo el Decreto 943 de 2014 que establece que los responsables y sus equipos de trabajo, deberán hacer seguimiento según la periodicidad definida en la política de operación de cada entidad, la cual no podrá ser superior a seis (6) meses. Es de anotar que en informe de auditoría en diciembre de 2014, se recomendó a la Oficina Asesora de Planeación como líder del proceso de DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN que se realizaran seguimiento mínimo cada 6 meses, recomendación que no fue aceptada conllevando a debilidades en el Sistema de Control Interno del INM. Causa: Debilidades en el asesoramiento del área encargada como representante de la Dirección en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.


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Criterio: Decreto 943 de 2014, página 53, productor mínimo: seguimiento a indicadores. Resolución 101 de 2013.Articulo 7.

Ley 734 de 2002. Artículo 34, numeral 31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen Efecto: Posibles investigaciones disciplinarias por incumplimientos normativos en la implementación y administración del Sistema de Control Interno. OBSERVACIÓN No. 13 - Presentación y Publicación de CMC’s Condición: No se evidencian documentos, instructivos o manuales que indiquen los pasos a seguir en el proceso de CMC´s Criterio: NTC GP 1000:2009 Causa: Debilidades en la elaboración de documentación del proceso de CMC´s. Efecto: Desconocimiento de que pasos se deben seguir para la presentación y publicación de CMC´s Recomendación: Elaborar, aprobar e implementar la documentación necesaria para identificar el proceso de


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CMC´s. OBSERVACIÓN 13 - Cumplimiento planes de mejoramiento (ver anexo de seguimiento) El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Condición 1: Cumplimiento por parte de la Subdirección de Química: De 12 observaciones establecidas, 1 no fue aceptada, 1 no aplicaba, 4 de ellas ya fueron cumplidas y 6 no han sido cumplidas. Condición 2: Cumplimiento por parte de la Subdirección de Física. Soportes remitidos posteriormente al plazo para presentarla. De 68 acciones diseñadas, 17 se encuentran cumplidas y 51 sin cumplir. Criterio: Decreto 943 de 2014 elemento planes de mejoramiento: Los planes de mejoramiento se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos. Causa: Debilidades en el seguimiento para el debido cumplimiento de las acciones diseñadas en los Planes de mejoramiento. Efecto: Desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos Recomendación: Se recomienda que los responsables de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento, hagan seguimiento permanente al cumplimiento de las mismas.

RECOMENDACIÓN PARA LA SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS


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A Continuación y a partir del cuadro de resumen, se presenta sugerencia desde la óptica de Control Interno, teniendo como concepto marco el objeto tanto de la caracterización como del procedimiento:

Proceso

Objeto Documentos

Asociados

Objeto Sugerencia Control Interno

Caracterización

Documentos del proceso

Trazabilidad de

Patrones

Asegurar la trazabilidad de los patrones de medición con los que cuenta el INM, para el cumplimiento de su misión.

M2-01-P-01 Aseguramie

nto trazabilidad mediciones-

V2

Establecer los criterios para garantizar que todos los equipos y patrones (equipos y materiales de referencia) que intervienen y aportan a la incertidumbre de las mediciones realizadas en los laboratorios del INM son trazables a las unidades del Sistema Internacional SI.

Analizar las condiciones actuales de los procesos que constituyen el macro proceso y estudiar la posibilidad de hacer reingeniería estructurando un único proceso, secuencial el cual tenga inmerso a un buen nivel de detalle criterios que intervienen en la medición

M2-01-I-01 Calibración

int.nal patrones V

2

Documentar la logística requerida para gestionar la calibración internacional de los patrones de medición considerando los supuestos previos indispensables para garantizar la realización del proceso de calibración, desde la solicitud de prestación del servicio por parte del INM hasta el momento de retorno del patrón al Laboratorio del INM

M2-01-I-02 Instructivo

para Manipulació

n Transporte

y Almacenam

iento de Patrones

Establecer las condiciones generales que se relacionan con la manipulación segura, transporte, almacenamiento, uso y conservación de patrones de medida en el Instituto Nacional de Metrología. Este documento debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios que participen de forma directa en la manipulación segura, transporte, almacenamiento, uso y conservación de patrones en cada uno de los laboratorios del INM.


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Aseguramiento

Metrológico

Garantizar la conformidad metrológica de los sistemas de medición que se emplean en la prestación de los servicios y patrones que custodia el INM.

Manuales

Este Manual tiene por objeto establecer las instrucciones de gestión de equipos para: identificación de equipos y registro de sus hojas de vida, liberación e ingreso de equipos nuevos, verificaciones de equipos que han salido del control permanente del laboratorio, o han sido sometidos a sobrecarga, o se encuentran fuera de servicio.

incluyendo aspectos logísticos de patrones y equipos en general; sumando a todo esto los controles necesarios para un óptimo desarrollo de actividades que permitan innovación y soporte al desarrollo de científico y tecnológico del país. Un proceso que tendría el criterio de la planeación para la prestación de servicios metrológicos.

Presentación y

Publicación de

CMC´s

Obtener el reconocimiento internacional de las capacidades de medición y calibración del Instituto Nacional de Metrología “INM” a través de su publicación en la base de datos (KCDB) del BIPM

Documentos externos

(sin procedimien

tos que indiquen

que actividades

deben realizarse)

C-822-12 (2) sobre convención del metro CIPM2009_24_TRAC_MRA_REV_13_OCT_2009 CIPM-MRA-D-02 CIPM-MRA-D-04 Convención del Metro asignación de representante por MinCIT Documentos adhesión BIPM MUTUAL RECOGNITION ARRANGEMENT(MRA) elaborado por el COMITÉ INTERNATIONAL DES POIDS ET MESURES (CIPM) Pg ARM firmado Alzate QSTF-1-Submission-Template-v1c QSTF-2-presentation-template (2) QSTF-3-Checklist-for-QMS-Submission-6-13 QSTF-4-NC-Template (1) Respuesta mincit radicada y firmada SIM_09_Quality_System_Review_Procedures_V10b-2011-to-post (2)

Desde la óptica de los requisitos generales de la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 la sugerencia aquí realizada se hace de cara a mejorar continuamente bajo el concepto de eficacia, eficiencia y efectividad, aunado esto a que la entidad debe implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora


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continua de los procesos. La mejora continua de los procesos es inseparable de la simplificación de los procesos y por ende no se puede obviar por ejemplo la ejecución en paralelo, diseño de procesos completos con responsabilidades compartidas, procesos proactivos fáciles de cambiar y practicar el aprendizaje institucional.

RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO: Se realiza para cada observación una recomendación en el cuerpo del informe. De forma general, se sugiere analizar las condiciones actuales de los procesos que constituyen el macro proceso y estudiar la posibilidad de hacer reingeniería estructurando un único proceso, secuencial el cual tenga inmerso a un buen nivel de detalle criterios que intervienen en la medición incluyendo aspectos logísticos de patrones y equipos en general; sumando a todo esto los controles necesarios para un óptimo desarrollo de actividades que permitan innovación y soporte al desarrollo de científico y tecnológico del país. Un proceso que tendría el criterio de la planeación para la prestación de servicios metrológicos. De igual manera se recomienda la actualización y registro permanente del sistema de hoja de vida de equipos para que sea una herramienta que contribuya a la toma de decisiones y al control de mantenimiento de equipos y calibración de patrones. Se sugiere implementar controles de inventarios paralelos a la actualización de las pólizas que los protegen ante cualquier eventualidad de daño.

CONCLUSION(ES) Se presentan debilidades en el Sistema de Control Interno al no cumplirse con los plazos establecidos para la presentación de información por parte de La Subdirección de Física, incumplimiento a los planes de mejoramiento que aún tienen acciones sin cumplir para las dos Subdirecciones y en el seguimiento a indicadores que establecen periodicidad mayor a seis meses. Igualmente se observa debilidad en el control de equipos para la identificación del aseguramiento de estos. Afectación del eje trasversal de comunicación e información al presentarse un sistema de información de hoja de vida de equipos que se encuentra desactualizado y el que no cuenta con una periodicidad de registro de información para algunos laboratorios. Se recomienda adoptar las correcciones, acciones correctivas y preventivas a las observaciones presentadas y darles posterior cumplimiento dentro de los plazos que se establezcan. En virtud del seguimiento a la adquisición de varios equipos se expide un informe independiente con observaciones a la gestión contractual, el cual será remitido a Secretaria General.


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APROBADO: Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

ELABORADO: Sandra Lucía López Pedreros - Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

informe de auditoría de ci - definitivo

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