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INFORME DEFINITIVO

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO (Modelo-18-AC)

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AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO 18-2021

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY

VIGENCIA FISCAL 2020

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGÜÍ

Agosto de 2021

mailto:[email protected]

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CONSEJO DIRECTIVO

Contralor Municipal: Enedith González Hernández

Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros (E):

Saray Avendaño Oquendo

Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal: Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

Juan Carlos Jaramillo Palacio Fernando José Vélez Giraldo

Jefe Oficina Asesora de Control Interno: Edison Restrepo Chavarriaga

Equipo Auditor: Carlos Alberto Díaz Restrepo Alba Luz Escobar Restrepo



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TABLA DE CONTENIDO

1. CONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA ................................. 5

2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO .................................... 12

3. RESULTADOS DE AUDITORÍA ................................................................. 14

3.1. CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................ 14

3.1.1 Gestión contractual ..................................................................................... 14

3.1.2 Gestión de legalidad ................................................................................... 24

3.1.3 Gestión de la rendición de la cuenta ........................................................... 25

3.1.4 Gestión del control fiscal interno ................................................................. 31

3.1.5 Gestión de las tecnologías de la información y las comunicaciones .......... 34

3.1.6 Gestión de cumplimiento del plan de mejoramiento ................................... 37

3.2 CONTROL FINANCIERO Y DE GESTIÓN .................................................. 39

3.2.1 Opinión de los estados contables ............................................................... 39

3.2.2 Concepto del control interno contable......................................................... 40

3.2.3 Gestión presupuestal .................................................................................. 41

3.2.4 Gestión de funcionamiento ......................................................................... 45

3.2.5 Fenecimiento .............................................................................................. 46

4. OTRAS ACTUACIONES ............................................................................. 48

4.1 CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ............................................ 48

4.2 PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR - PAE ................................. 49

4.3 PROTOCOLOS PARA LA PRESENCIALIDAD EDUCATIVA ..................... 57

4.4 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES ADELANTADAS MEDIO AMBIENTE . 58

4.5 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR .................................................. 63

5. ANÁLISIS DE RESPUESTA AL INFORME PRELIMINAR ......................... 65

6. HALLAZGOS CON INCIDENCIAS ............................................................. 68



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INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Itagüí, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 272 de la Constitución Política, practicó auditoría de cumplimiento a la institución educativa John F. Kennedy vigencia 2020, con el fin de determinar la forma en que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión. Es responsabilidad de la institución educativa John F. Kennedy el contenido de la información suministrada, mientras que a la Contraloría le compete expresar con independencia, una conclusión sobre el cumplimiento de las disposiciones aplicables evaluadas. La evaluación se llevó a cabo atendiendo lo dispuesto en la Guía de Auditoría Territorial emanada por este organismo de control fiscal, en concordancia con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI), desarrolladas por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) para las Entidades Fiscalizadoras Superiores. La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y las disposiciones legales aplicables; los estudios y el análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en el sistema Gestión Transparente de la Contraloría Municipal de Itagüí. La institución educativa John F. Kennedy, de acuerdo con los reportes de la rendición de cuentas, celebró 13 contratos por un valor final ejecutado de $161.908.740, los cuales se auditó el 100%. Presupuestalmente la institución educativa ejecutó gastos por $161.908.740, los cuales fueron auditados al 100% Las 4 observaciones evidenciadas en el proceso auditor se dieron a conocer a la institución educativa John F. Kennedy dentro del desarrollo de la auditoría, mediante el oficio con radicado CMI-653 del 29 de julio de 2021, habiendo la entidad hecho uso del derecho de contradicción mediante el oficio con radicado CMI-685 del 4 de agosto de 2021. El resultado de su análisis permitió concluir que, de las 4 observaciones, no se desvirtuó ninguna de ellas, dando como resultado 4 hallazgos, los cuales se tipifican en el numeral 6 del presente informe.



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1. CONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

• Estructura orgánica y principales objetivos1:

Fuente: Institución educativa

La institución educativa John F. Kennedy está situada al sur del Municipio de Itagüí, comuna 2, barrio Samaria, calle 31 No. 50C - 30. Ofrece educación formal en jornada única, Medía Técnica en convenio con otras instituciones y educación de adultos, a través de la modalidad de Ciclos Lectivos Integrados (CLEI). La institución educativa John F. Kennedy presta el servicio de formación integral a niños y jóvenes escolares en los ciclos de Preescolar, Básica Primaria y Básica Secundaria, Media Académica y Media Técnica y, adicionalmente, el programa de formación para adultos. Para los estudiantes de los grados décimo y undécimo ofrece formación ocupacional en convenios de articulación con otras entidades. Dichos acuerdos de cooperación se establecen mediante firmas de convenios marco.

1 https://drive.google.com/file/d/15joPQTFKL1WuDMa7NuzkJlh1pks6aSum/view



https://drive.google.com/file/d/15joPQTFKL1WuDMa7NuzkJlh1pks6aSum/view

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Visión A 2025 la institución educativa John F. Kennedy será reconocida en el ámbito regional como un referente de prácticas de aula enfocadas hacia la investigación, la calidad, el compromiso con el medio ambiente y la responsabilidad social; desarrolladas en un ambiente inclusivo, mediado por las justicias consensuadas y las TACS, contribuyendo al desarrollo del proyecto de vida de la comunidad educativa. Misión La institución educativa John F. Kennedy implementa prácticas educativas orientadas a la Calidad, el compromiso con el medio ambiente y la responsabilidad social, sustentadas en la investigación en el aula y la mediación de las TACS; enmarcadas en procesos de inclusión y justicias consensuadas que se articulan al proyecto de vida de la comunidad educativa. Objetivos de calidad

- Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad a través de la prestación de un servicio educativo con calidad y la retroalimentación permanente de los beneficiarios.

- Fortalecer la formación y cualificación del talento humano para aportar a la formación integral de los estudiantes.

- Mejorar los ambientes laborales y de aprendizaje, de forma tal que propendan por la formación integral de los estudiantes.

- Fortalecer los procesos académicos a través de la implementación de las prácticas de investigación en el aula y la mediación de las TICS.

- Evaluar los procesos institucionales y la prestación del servicio para mejorar permanentemente la gestión.

Principios fundamentales

- Antropológicos, - Axiológicos, - Científico-Epistemológico, - Tecnológicos, - Políticos



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• Presupuesto inicial, definitivo y ejecutado en el periodo auditado:

A la institución educativa John F. Kennedy se le asignó una apropiación presupuestal inicial de gastos de $127.696.384 a la cual se le realizaron modificaciones durante la vigencia 2020, para dar como resultado un presupuesto definitivo de $194.986.193, de los cuales se ejecutaron por gastos $161.908.740 es decir el 83%. En cuanto a los ingresos, tuvo una apropiación presupuestal inicial de ingresos de $127.696.384, a la cual se le realizaron modificaciones durante la vigencia 2020, para dar como resultado un presupuesto definitivo de $ 194.986.193, de los cuales se recaudaron $185.504.239, es decir el 95%.

• Participación en la estructura del plan de desarrollo para la ejecución de programas, proyectos y planes:

En el Plan de Desarrollo Municipal, aprobado mediante el Acuerdo municipal 8 de 2020, a la institución educativa, bajo el direccionamiento de la Secretaría de Educación y Cultura, le correspondió adelantar acciones contempladas en el Compromiso 4 “Por el tejido social para el ser, la familia y la comunidad” / Línea estratégica 17 “Educación con calidad” / Programa 57 “Calidad educativa de cara a la innovación y la competitividad”2, continuando con la implementación de Plan Digital Itagüí, que en articulación con las 24 instituciones educativas, aportará a la transformación de la educación, al aprendizaje con autonomía, al pensamiento crítico, a la creatividad, a la comunicación y a la colaboración para el aprendizaje en cualquier momento y lugar. Además aporta al cumplimiento de metas planteadas en el “Plan Educativo Municipal 2014-2023 - Itagüí educada, incluyente, sostenible e innovadora”; el cual busca garantizar una educación con calidad, contextualizada, incluyente y eficiente que permita el acceso y la permanencia en ambientes de aprendizaje y tiempos escolares suficientes, desde la primera infancia hasta la educación superior, para consolidar un municipio competente, innovador y con desarrollo sostenible que proporcione una formación integral, con énfasis en el manejo de competencias, pensamiento crítico, tecnologías de la información y

2 https://www.itagui.gov.co/uploads/entidad/control/531f3-pdt_itagui_completo.pdf, consultado mayo 5 de 2021.



https://www.itagui.gov.co/uploads/entidad/control/531f3-pdt_itagui_completo.pdf

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comunicación, bilingüismo e investigación, centrado en el desarrollo humano de los individuos y sus familias para lograr la democracia y la convivencia pacífica. El plan de desarrollo contempla acciones para garantizar el 100% de la cobertura bruta de acuerdo con la demanda, el mejoramiento en las pruebas saber 11, garantizar en un 70% atención integral en los preescolares, alcanzar en un 35% la tasa de tránsito inmediato a la educación superior, garantizar en un 100% la prestación del servicio educativo, educación ambiental desde el aula de clase.

• Políticas públicas lideradas: La institución educativa tiene entre sus responsabilidades, implementar el Plan digital como política pública de innovación educativa con uso inteligente de las tecnologías, de conformidad con lo estipulado en el Acuerdo municipal 10 de 2015, modificado mediante Acuerdo 009 del 3 de octubre de 2019 donde se cambió el nombre por “Plan Digital Itagüí” y todos los nombres que en su composición lleven la expresión TESO por TIC. Es de anotar que en el Plan de Desarrollo aprobado mediante el Acuerdo Municipal 8 de 2020, a la Secretaría de Educación se le asignó la responsabilidad de ejecutar acciones relacionadas con la política pública del Plan Digital, en articulación con las 24 instituciones educativas, la cual debe aportar a la transformación de la educación, al aprendizaje con autonomía, al pensamiento crítico, a la creatividad, a la comunicación y a la colaboración para el aprendizaje en cualquier momento y lugar.

• Subsidios ejecutados:

En cuanto a subsidios, la institución educativa no tiene a su cargo la ejecución de recursos destinados a subsidios.

• Gestión realizada por medio de convenios:

No se evidencia que la institución educativa haya celebrado durante la vigencia 2020, convenios interadministrativos.

• Marco normativo regulatorio:



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Para el ejercicio de las funciones a cargo de la institución educativa, le aplicó la siguiente normativa:

- Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos

y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”

- Ley 115 de 1994 y su Decreto reglamentario 1860 de 2004 - Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos

11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001 en relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales”

- Decreto 4807 de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación.”

- Decreto Nacional 1075 del 26 de mayo 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.”

- Decreto Municipal 262 de 2015 “Por medio del cual se definen criterios generales para la organización y funcionamiento de los fondos de servicios educativos en las instituciones educativas del municipio de Itagüí y deroga un decreto”.

- Decreto municipal 228-2016, delegación de funciones en los rectores. - Decreto Municipal 54 de 2018, Regula consumo de energía eléctrica en las

instituciones educativas. - Acuerdo 20 del 30 de diciembre de 2014 “Mediante el cual se adopta el Plan

Educativo Municipal – PEM 2014 – 2023 “Itagüí educada incluyente sostenible e innovadora”.

- Guía de Fondos de Servicios Educativos – Ministerio de Educación Nacional - Guía de Fondos de Servicios Educativos – Municipio de Itagüí - Manual de contratación instituciones educativas 2020

• Hallazgos en la auditoría anterior realizada por la Contraloría Municipal de Itagüí De acuerdo con el resultado del informe definitivo de auditoría 36-2020 Especial a la institución educativa John F. Kennedy, vigencia 2019, se evidenciaron los siguientes hallazgos:



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1. Se evidencia incumplimiento a lo establecido en el Parágrafo del Artículo 12 de la Resolución 206 del 10 de diciembre de 2019 emanada por este órgano de control fiscal, en lo relacionado con la publicación de la no celebración de contratos durante los meses de marzo y julio de 2019. Administrativo sin ninguna otra incidencia.

2. En los contratos que se relacionan a continuación, se evidencia incumplimiento

y extemporaneidad a lo establecido en el Artículo 12 de la Resolución 206 del 10 de diciembre de 2018 emanada de este órgano de control fiscal, en lo relacionado con la rendición contractual de los soportes de los respectivos eventos contractuales, los cuales deben rendirse dentro de los 3 días hábiles siguiente a su suscripción. Administrativo sin ninguna otra incidencia.

3. Se evidenció falencias en la oportunidad, cumplimiento y exactitud en la

rendición de la cuenta contractual, por las razones detalladas en el siguiente cuadro, inobservando lo estipulado en el artículo 12 de la Resolución 206 del 10 de diciembre de 2018, emitida por este organismo de control fiscal, presentando con ello, inconvenientes para que el equipo auditor realice un oportuno control fiscal: Administrativa sin ninguna otra incidencia:



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2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Itagüí como resultado de la auditoría adelantada, presenta las siguientes conclusiones por cada objetivo:

• Gestión contractual: No se evidenciaron falencias que afectaran la calificación de los criterios establecidos en la evaluación de la gestión contractual, de acuerdo como se detalla en el numeral 3.1.1.

• Gestión de legalidad: Se evidenciaron irregularidades en la expedición de algunos documentos contractuales, tal como se detalla en el numeral 3.1.2.

• Gestión de la rendición de la cuenta: Respecto a la información reportada en el sistema de redición Gestión Transparente, se evidenció falencias en aspectos relacionados con la presentación, período y contenido de la información rendida relacionada con la cuenta anual, mensual y contractual, de acuerdo como se detalla en el numeral 3.1.3

• Gestión del control fiscal interno: Se evidenciaron falencias en la evaluación y efectividad de los controles implementados por la entidad, de acuerdo como se detalla en el numeral 3.1.4.

• Gestión de las tecnologías de la información y las comunicaciones: No se evidenciaron falencias respecto a la implementación de medidas tendientes a contribuir con el desarrollo de la enseñanza y aprendizaje de los estudiantes, de acuerdo como se detalla en el numeral 3.1.5.

• Gestión de cumplimiento del plan de mejoramiento: Se evidenció que luego de implementadas las acciones de mejora propuestas por el sujeto de control, estas aunque se cumplieron, no fueron efectivas de acuerdo como se señala en el numeral 3.1.6

• Gestión presupuestal: No se evidenciaron falencias por incumplimiento de normas u obligaciones presupuestales, de acuerdo como se detalla en el numeral 3.2.3.



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• Gestión administrativa: No se evidenciaron debilidades en la gestión del gasto y en la recepción de bienes y servicios de la institución educativa, de acuerdo como se describe en el numeral 3.2.4.

Concepto general: Con reservas. Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, consideramos que, salvo en lo referente a las falencias administrativas evidenciadas en la gestión de legalidad, rendición de la cuenta, control fiscal interno, y plan de mejoramiento, la información acerca de la materia controlada en la entidad auditada resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con los criterios aplicados. En el proceso auditor NO SE PRESENTARON LIMITACIONES atribuibles al auditado que afectaran el logro del objetivo de la auditoría. Por otro lado, el RIESGO DE AUDITORÍA originado en factores imputables a la Contraloría, que pudieran conllevar a que el informe pudiera resultar inapropiado al no detectarse una incorrección material luego de realizar los procedimientos planeados, se estimó en la escala valorativa de la fase de planeación como BAJO, lo cual se mantuvo invariable en la fase de ejecución.

JUAN CARLOS JARAMILLO PALACIO Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal

ALBA LUZ ESCOBAR RESTREPO Líder de equipo auditor



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3. RESULTADOS DE AUDITORÍA

• Objetivo general de la auditoría:

Determinar si los recursos a cargo de la institución educativa John F. Kennedy correspondiente a la vigencia fiscal 2020, se utilizaron de manera eficiente, eficaz y oportuna.

• Alcance de la auditoría:

Mediante la auditoría, se evaluará el control de gestión y el control financiero relacionado con la gestión presupuestal durante la vigencia fiscal 2020, de acuerdo con las directrices establecidas en este memorando de asignación.

3.1. CONTROL DE GESTIÓN

• Objetivo del control de gestión:

Evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos públicos puestos a disposición para atender las necesidades de la población.

Como resultado del control de gestión, se evidenciaron los siguientes hechos:

3.1.1 Gestión contractual

• Objetivo del control aplicado:

Evaluar la gestión contractual realizada por la institución educativa John F. Kennedy correspondiente a la vigencia fiscal 2020, en cada una de sus etapas (precontractual, contractual y poscontractual), con el fin de determinar el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia, identificando y cuantificando la cantidad y el valor de los contratos por fuentes de financiación.



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Contratos de arrendamiento de bienes inmuebles La institución educativa celebró dos (2) contratos correspondientes al arrendamiento de bienes inmuebles públicos destinados al funcionamiento de la tienda y la papelería escolar durante el año electivo 2020, habiéndose establecido unos cánones mensuales pagaderos en 9 cuotas, tal como se detalla en el siguiente cuadro:

CONTRATO ARRENDAMIENTO VALOR MENSUAL VALOR TOTAL

AR-01-2020 Tienda escolar 1.650.000 14.850.000

AR-02-2020 Papelería escolar 130.000 1.170.000 Fuente: Rendición de cuentas y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

De igual forma, dentro de los contratos se estableció el pago correspondiente al pago de los servicios públicos de energía:

CONTRATO SERVICIOS PÚBLICOS VALOR MENSUAL VALOR TOTAL

AR-01-2020 Tienda escolar 207.900 1.871.100

AR-02-2020 Papelería escolar 66.500 598.500 Fuente: Rendición de cuentas y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

El 1 de abril de 2020, ambos contratos de arrendamiento fueron suspendidos debido a la emergencia en salud pública denominada COVID-19. Por lo tanto, a la fecha de la suspensión el estado de cartera se encontraba de la siguiente forma: Contrato AR-01-2020

ARRENDAMIENTO SERVICIOS PÚBLICOS

MES VENCIMIENTO VALOR MES VENCIMIENTO VALOR

Febrero 29/02/2020 1.650.000 Febrero 29/02/2020 207.900

Marzo 31/03/2020 1.320.000* Marzo 31/03/2020 207.900

TOTAL 2.970.000 TOTAL 415.800 Fuente: Rendición de cuentas y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora



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Contrato AR-02-2020

ARRENDAMIENTO SERVICIOS PÚBLICOS

MES VENCIMIENTO VALOR MES VENCIMIENTO VALOR

Febrero 29/02/2020 130.000 Febrero 29/02/2020 66.500

Marzo 31/03/2020 104.000* Marzo 31/03/2020 66.500

TOTAL 234.000 TOTAL 133.000 Fuente: Rendición de cuentas y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

*La liquidación se realizó sobre 24 días, debido a que el contrato de arrendamiento inició el 7 de febrero de 2020 y fue suspendido el 1 de abril de 2020. No obstante, del estado de cartera descrito anteriormente, a la fecha 9 de julio de 2021, se evidencia que el arrendatario del contrato AR-01-2020 debe $ 307.300 por concepto de intereses de mora.

Hallazgo

1. En proceso auditor, se evidenció un pago pendiente de realizar por el arrendatario por concepto de intereses de mora correspondientes al canon de arrendamiento de acuerdo con lo pactado, incumpliendo de esta forma en lo establecido en el contrato de arrendamiento del 7 de febrero de 2020 en las cláusulas tercera, cuarta numeral 2 literal b) y en el acta de suspensión del 1 de abril de 2020 en la cláusula segunda, conllevando a un detrimento patrimonial por $307.300, no obstante este valor fue cancelado durante el proceso auditor por el arrendatario, para lo cual se materializa como un beneficio cuantitativo del proceso auditor. Administrativo sin ninguna otra incidencia.

• Contratos ejecutados: De acuerdo con la información suministrada por la institución educativa, en cumplimiento de lo establecido en la resolución interna de rendición de cuentas de la Contraloría Municipal de Itagüí, se determinó que se celebraron y ejecutaron 13 contratos por valor final ejecutado de $161.908.740:



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GESTION CONTRACTUAL INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY

VIGENCIA AUDITADA 2020

CONTRATACIÓN CELEBRADA CONTRATACIÓN AUDITADA

Tipología Cantidad Valor Ejecutado Cantidad Valor Auditado

Adquisición o Suministro de Bien o Servicio

4 39.625.946 4 39.625.946

Otros 8 104.782.794 8 104.782.794

Obra Pública 1 17.500.000 1 17.500.000

TOTAL 13 161.908.740 13 161.908.740

Fuente: Sistema rendición de cuentas Gestión Transparente y trabajo de campo auditor Elaboró: Equipo auditor

La institución educativa bajo la tipología de “otros”, pactó objetos contractuales para la compra de chaquetas, herramientas y equipos de oficina, implementos de aseo, útiles de escritorio, insumos de oficina, material didáctico, cuadernos, textos escolares, mobiliario escolar y obra pública. Como resultado de la evaluación adelantada, la gestión contractual obtuvo un puntaje de 100 de acuerdo con la calificación resultante de ponderar las variables que se detallan en el siguiente cuadro:

GESTIÓN CONTRACTUAL INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY


Fuente: Rendición de cuenta y trabajo de campo Elaboró: Equipo auditor



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Contratos auditados: El proceso auditor se realizó a 13 contratos, de los 13 celebrados, es decir al 100%, los cuales tuvieron un valor final ejecutado de $161.908.740, 100%, de acuerdo con el siguiente detalle:



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N° N°

Contrato Objeto Contratista

Modalidad de

selección

VALOR CONTRATO

Valor total de aportes del

ente vigilado

Pró-rroga

LIQUIDADO FASE AUDITADA

Inicial Ejecutado SI NO SI NO NA Fecha

(dd/mm/aa)

Pre-con-trac-tual

Con-trac-tual

Pos-con-trac-tual T P

1 01-2020

Compraventa de chaquetas tipo rpm para alumnos del grado undécimo de la institución educativa

Max Event Btl S.A.S

Contratación Directa

7,222,000 7,222,000 7,222,000 X X X X

2 02-2020

Compraventa de insumos de papelería, útiles de escritorio y material didáctico para los estudiantes de la institución educativa

Carlos Andres Monroy Mantilla


17,413,987 17,413,987 17,413,987 X X X X

3 03-2020

Compraventa de mobiliario escolar para la institución educativa

Lina Maria Posada Suarez


14,899,623 14,899,623 14,899,623 X X X X

4 04-2020

Mantenimiento, reparación, adecuación y pintura de espacios físicos y bienes muebles de la institución educativa.

Olmer Alberto Saldarriaga Rusinque


17,480,000 17,480,000 17,480,000 X X X X

5 05-2020 Prestación de servicio de duplicación y

Andrea Higuita Caro


11,000,000

10,737,320

10,737,320

X X X X



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N° N°


Modalidad de

selección

VALOR CONTRATO


ente vigilado

Pró-rroga



(dd/mm/aa)

Pre-con-trac-tual

Con-trac-tual


fotocopiado de documentos institucionales.

6 06-2020 Compraventa de insumos para equipos de oficina

Impormarcas S.A.S


1,923,040 1,923,040 1,923,040 X X X X

7 07-2020

compraventa de insumos e implementos de aseo y útiles de escritorio

Carlos Andres Monroy Mantilla


12,269,064 12,269,064 12,269,064 X X X X

8 08-2020

Compraventa de implementos, materiales y herramientas para desinfección y bioseguridad.

Carmen Patricia Garcés Peláez


12,555,760 12,555,760 12,555,760 X X X X

9 09-2020

Mantenimiento, reparación y adecuación de diferentes espacios físicos de la institución educativa.

JYA Infraestructuras SA


17,504,000 17,504,000 17,504,000 X X X X

10 10-2020 Compraventa de pinturas y thiner

JYA Infraestructuras SA


13,752,400

13,752,046

13,752,046 X X X X

11 11-2020 Ejecución de obras de aplicación de pintura para

OSR Mantenimiento S.A.S.


17,500,000 17,500,000 17,500,000 X X X X



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N° N°


Modalidad de

selección

VALOR CONTRATO


ente vigilado

Pró-rroga



(dd/mm/aa)

Pre-con-trac-tual

Con-trac-tual


diferentes espacios físicos de la institución educativa

12 12-2020

Prestación de servicio de elaboración, edición, impresión y diagramación de placas, libros, audífonos y fotografías as institucionales

Edid Yasmin Rojas Torres


16,926,600

16,426,600

16,426,600

X

X X X

13 13-2020 Compra de repuestos para equipo de oficina

Impormarcas S.A.S


2,225,300 2,225,300 2,225,300

X

X

X X

TOTAL 162.671.774 161.908.740 161.908.740 Fuente: Rendición de cuentas y trabajo de campo auditor Elaboró: Equipo auditor

CONVENCIONES

T Terminado

P Parcial

Se evidenció reintegros presupuestales por menor valor ejecutado, en los siguientes contratos:



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|||||


CONTRATO VALOR REINTEGRO JUSTIFICACIÓN 05-2020 262,680 Valor no ejecutado en el contrato 10-2020 354 Valor no ejecutado en el contrato 12-2020 500,000 Valor no ejecutado en el contrato

Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor

Elaboró: Alba Luz Escobar Restrepo – Auditor



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Relación de contratos con fuentes de financiación:

CONTRATO

VALOR RUBRO FUENTE

EJECUTADO CÓDIGO DENOMINACIÓN VALOR

CÓDIGO NOMBRE REGISTRO

01-2020 7,222,000 5010102010804-05 Res 4469 2020 adquisición de chaquetas PROM (dotación escolar)

7,222,000 5 TM

02-2020 17,413,987 5010102080101-04 Atención emergencia COVID 19

17,413,987 4 SGP

03-2020 14,899,623 5010102010101-04 Adquisición de muebles y enseres

14,899,623 4 SGP

04-2020 17,480,000 5010102020301-04 Mantenimiento 17,480,000 4 SGP

05-2020 5010102020401-04

Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones

6,500,000 4 SGP

10,737,320 5010102080101-04 Atención emergencia COVID 19

4,237,320 4 SGP

06-2020 1,923,040 5010102010701-04 Materiales y suministros 1,923,040 4 SGP


08-2020 12,555,760 5010102010701-01 Materiales y suministros 247,864 1 RP

5010102010701-04 Materiales y suministros 12,307,896 4 SGP

09-2020 17,504,000

5010102020301-04 Mantenimiento 5,258,648 4 SGP

5010102020301-05 Res 48480 gratuidad municipal I y II semestre 2020- mantenimiento

12,245,352 5 TM


11-2020 17,500,000

5010102020301-01 Mantenimiento 535,264 1 RP



5010102020301-05 Res 48480 gratuidad municipal I y II semestre 2020- mantenimiento

10,994,483 5 TM

12-2020 16,426,600

5010102010701-01 Materiales y suministros 2,300,000 1 RP

5010102020401-04 Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones

9,126,600 4 SGP

5010102020404-05 Res 201032-2019 impresos y publicaciones

5,000,000 5 TM

13-2020 2,225,300 5010102010701-01 Materiales y suministros 2,225,300 1 RP

TOTAL 161,908,740 161,908,740

Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

CONVENCIONES:

RP (1) Recursos propios

SGP (2, 4) Sistema General de Participación

TM (5) Transferencias del Municipio



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3.1.2 Gestión de legalidad


Evaluar el cumplimiento de la normativa aplicable durante las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

La gestión de legalidad obtuvo un puntaje de 88.92 de acuerdo con la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan en el siguiente cuadro:

GESTIÓN DE LEGALIDAD INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY



Elaboró: Equipo auditor

Hallazgo

2. Se evidenciaron irregularidades en la expedición de algunos de los documentos

contractuales, tal como se detalla a continuación, incumpliéndose los principios de publicidad, responsabilidad y transparencia de la función administrativa, contemplados en el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, y en el manual de contratación de la institución educativa, conllevando a la pérdida de credibilidad en la gestión pública, lo cual constituye una observación administrativa sin ninguna otra incidencia:

• En ninguno de los contratos se evidenció la invitación a presentar ofertas.



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• Los certificados de disponibilidad y los registros presupuestales se expidieron, pero no fueron firmados por el responsable de hacerlo.

• Los documentos que soportan la adjudicación o aceptación de la oferta se expidieron sin haberse registrado la fecha de su expedición.

3.1.3 Gestión de la rendición de la cuenta


Evaluar la oportunidad, suficiencia y calidad de la cuenta rendida por la institución educativa John F. Kennedy, bajo los parámetros de la Contraloría Municipal de Itagüí establecidos en la Resolución de Rendición de Cuentas.

• Rendición de la cuenta según resolución reglamentaria:

Durante la vigencia 2020, la institución educativa tuvo bajo su responsabilidad, rendir la cuenta anual establecida en las resoluciones internas 206 de 2018 y 082 de 2020 de este organismo de control, con el siguiente resultado:

INFORMACIÓN A RENDIR POR MÓDULOS RESULTADO DE LA REVISIÓN

Soportes de legalidad (los documentos solicitados por tipo de contratación se encuentran en la matriz de legalidad del “Sistema Gestión Transparente”).

Se rindió la cuenta con las debilidades presentadas en el numeral 2.1.1-Gestión Contractual correspondiente del presente informe.

Contratos de arrendamiento de bienes públicos. Se dio cumplimiento

Comodato de bienes públicos.

No se dio cumplimiento de acuerdo con las debilidades presentadas en el numeral correspondiente del presente informe.

Ejecución mensual Se dio cumplimiento



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Ejecución presupuestal de forma mensualizada de ingresos y de gastos en Excel, que contenga el presupuesto inicial, adiciones, reducciones, traslados, presupuesto definitivo, compromisos (registros), pagos, recaudo total, desglosado por rubros, detallando en columna aparte los dígitos que identifican la fuente del recurso y el porcentaje de ejecución.

Se rindió la cuenta con las debilidades presentadas en el numeral correspondiente del presente informe.

Actos administrativos que modifiquen los presupuestos de ingresos y de gastos.

Se dio cumplimiento

Acto administrativo de aprobación del presupuesto general de ingresos y de gastos para la vigencia en la cual se rinde la cuenta, acompañado de las disposiciones generales, al igual que el de liquidación del presupuesto para la vigencia en la cual se rinde la cuenta.

Se dio cumplimiento

Estado de tesorería al cierre de la vigencia fisca, (formato disponible en la opción “Plantillas y descargas”).

Se dio cumplimiento

Flujo de caja de ingresos aprobados para la vigencia que se rinde

Se dio cumplimiento

Flujo de caja de gastos aprobados para la vigencia que se rinde

Se dio cumplimiento

Relación de bancos con los números de las cuentas y el saldo, especificando el tipo de recursos que se manejaron en ellas.

Se dio cumplimiento

Archivo plano en Excel de todos los comprobantes de ingresos que contenga número de comprobante, fecha, rubro presupuestal, beneficiario, cédula o Nit, concepto, valor y cuenta bancaria.

Se dio cumplimiento

Archivo plano en Excel de todos los comprobantes de egresos que contenga número de comprobante, fecha, rubro presupuestal, beneficiario, cédula o Nit, concepto, valor y cuenta bancaria.

Se dio cumplimiento

Manual de funciones, requisitos y competencias con el respetivo acto administrativo.

Se dio cumplimiento

Pólizas adquiridas para la salvaguarda y protección de los bienes públicos, acompañadas de los respectivos anexos (manejo, bienes muebles e inmuebles, entre otros).




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Manual de contratación con el acto administrativo de aprobación, y las modificaciones realizadas durante la vigencia que se rinde.


Fuente: Rendición de cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

Hallazgo

3. Se evidenció inobservancia del criterio de contenido en la rendición de la cuenta,

estipulados por este organismo de control fiscal en el artículo 14 y Título VII de la Resolución 82 de 2020, debido a la falta de puntos de control, lo cual genera inconvenientes a la Contraloría para realizar un oportuno y eficiente control fiscal (ver cuadro anexo). Administrativa sin ninguna otra incidencia:

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta contractual relacionado con el documento de legalidad “Certificación No Rendición Contractual”, debido a que no se evidencia cargada la carta correspondiente al mes de junio de 2020, lo cual conllevó a que esta no fuese cargada en la plataforma SIA Observa de la Auditoría General de la República como certificación de no haberse generado contratación durante el mes en cuestión.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta mensual relacionado con el documento de legalidad “Comodato de bienes públicos”, debido a que no se evidencia información ni la carta de certificación cargada, en la cual constate mes a mes que éstos no se realizaron.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta trimestral relacionado con el documento de legalidad “Ejecución presupuestal de forma mensualizada de ingresos y de gastos”, debido a que no se evidencia que el archivo en Excel cargado en Gestión Transparente contenga en una columna aparte los dígitos que identifican la fuente del recurso, de acuerdo con lo establecido en la Resolución de rendición de cuentas.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta anual relacionado con el

documento de legalidad “Pólizas”, debido a que no se evidencia cargados los amparos completos correspondientes a la vigencia 2020, no obstante, estas



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reposan en la Subsecretaría de Bienes y Servicios de la Administración Municipal:

TIPO DE POLIZA CARGADA EN

GT* NÚMERO

AMPARO PENDIENTE POR CARGAR EN GT*

Todo riesgo daño material 8243 Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre

Accidentes personales integral estudiantil

65-68-1000002482 Del 1 de enero hasta el 31 de marzo

Automóviles 8389 Del 1 de enero hasta el 1 de abril

Años materiales combinados 1001599 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Incendio póliza de deudores hipotecarios

1001735 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Manejo global entidades oficiales 1002483 Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre

Incendio 1002528 Del 1 de enero hasta el 1 de abril

Equipo móvil y maquinaria 1002764 Del 30 de junio hasta el 31 de diciembre

Transporte automático de mercancías

1002887 Del 1 de enero hasta el 1 de abril - Del 30 de junio hasta el 31 de diciembre

Transporte automático de valores 1002890 Del 1 de enero hasta el 1 de abril - Del 30 de junio hasta el 31 de diciembre

Responsabilidad civil 1022995 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Tradicional automática de mercancías


Tradicional automática todo riesgo de valores


Automóviles póliza colectiva 3047223 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Responsabilidad civil RCE general 6158013919 Del 1 de enero hasta el 1 de abril - Del 30 de junio hasta el 31 de diciembre

Todo riesgo contratistas 1001406 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Responsabilidad civil 1022954 Del 1 de enero hasta el 1 de julio

Directores y administradores servidores públicos

6158013920 Del 1 de enero hasta el 1 de abril - Del 30 de junio hasta el 31 de diciembre

Vida grupo deudores 65-72-1000000034 Del 1 de enero hasta el 30 de junio

Vida grupo servidores públicos 65-72-1000000115 Del 1 de enero al 31 de marzo

Vida grupo servidores públicos 65-77-1000000116 Del 1 de enero hasta el 30 de junio

Accidentes personales integral estudiantil

65-68-1000002604 Del 1 de enero hasta el 30 de junio

Infidelidad de riesgos 1001087 Del 1 de enero al 1 de julio Fuente: Rendición de cuenta y trabajo de campo auditor

Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora *GT: Gestión Transparente

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta anual relacionado con el documento de legalidad “Manual de contratación con el acto administrativo de aprobación”, debido a que se evidenció cargado en Gestión Transparente



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“La Guía Fondo de Servicios Educativos”, correspondiente a la vigencia 2019 y no a la vigencia 2020, guía que hace parte integral del Acuerdo 001 de 2020.

• Gestión de la rendición de la cuenta contractual Como resultado de la auditoría adelantada, la revisión de la cuenta contractual obtuvo un puntaje de 78.08 de acuerdo con las variables que se relacionan a continuación:

GESTIÓN DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA CONTRACTUAL INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY




Hallazgo

4. Se evidenció incumplimiento en la rendición de la cuenta, al no acatarse lo estipulado por este organismo de control fiscal en los artículos 12 de la Resolución 206 de 2018, y 18 de la Resolución 82 de 2020, en cuanto a las variables de oportunidad y suficiencia, trayendo como consecuencias inconvenientes para la Contraloría para realizar un oportuno y eficiente control fiscal (ver cuadro anexo). Administrativo sin ninguna otra incidencia:



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CONTRATO IRREGULARIDAD

01-2020 Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado el documento de legalidad “Estudios y documentos previos” en Gestión Transparente, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato.



04-2020

- Se evidenció inexactitud al registrase el contrato con tipología “Otros”, siendo este un contrato de obra pública. Cabe indicar que se hicieron las deducciones de ley para esta modalidad de contrato.

- No se evidencia cargada en el evento “Terminación” de Gestión Transparente el acta de terminación, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato.

05-2020

- Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado el documento de legalidad “Estudios y documentos previos” en Gestión Transparente, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato.

- No se evidenció cargado en Gestión Transparente el acta de inicio del contrato, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato.

- No se evidenció registrado en Gestión Transparente, el reintegro presupuestal por $262.680, valor no ejecutado del contrato.

- No se evidenció cargado en Gestión Transparente en el evento “Terminación” el acta de terminación del contrato, no obstante, esta reposa en la carpeta del contrato.




09-2020

- Se evidenció inexactitud al registrase el contrato con tipología “Otros”, siendo este un contrato de obra pública. Cabe indicar que se hicieron las deducciones de ley para esta modalidad de contrato.

- Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado en el evento “Terminación” de Gestión Transparente el acta de terminación, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato



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CONTRATO IRREGULARIDAD

10-2020

- Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado en el evento “Terminación” de Gestión Transparente el acta de terminación, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato.

- No se evidenció registrado en Gestión Transparente, el reintegro presupuestal por $354 valor no ejecutado del contrato.

11-2020 - Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado en el evento

“Terminación” de Gestión Transparente el acta de terminación, no obstante, este se encuentra en la carpeta del contrato

12-2020

- Se evidenció inexactitud al registrase el contrato con tipología “Adquisición o Suministro de Bien o Servicio”, siendo este un contrato de prestación de servicios.

- Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado los siguientes

documentos en Gestión Transparente, no obstante, estos se encuentran en la carpeta del contrato, a excepción de la invitación a presentar propuesta: Estudio y documentos previos, Invitación a presentar propuesta

- No se evidenció cargado en Gestión Transparente en el evento “Terminación”

el acta de terminación del contrato, no obstante, esta reposa en la carpeta del contrato.

- No se evidenció registrado en Gestión Transparente, el reintegro presupuestal

por $500.000, valor no ejecutado del contrato.

13-2020

Se evidenció incumplimiento al no evidenciarse cargado los siguientes documentos en Gestión Transparente, no obstante, estos se encuentran en la carpeta del contrato, a excepción de la invitación a presentar propuesta: Estudio y documentos previos, Invitación a presentar propuesta

Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: Equipo auditor

• Contratos de inclusión forzosa De acuerdo con el memorando de asignación, la institución educativa no presentó contratos de inclusión forzosa para ser analizados y auditados.

3.1.4 Gestión del control fiscal interno




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Realizar la valoración de los controles internos de carácter fiscal establecidos, con el fin de conceptuar sobre la calidad y efectividad de los mismos.

La evaluación a la gestión control fiscal interno obtuvo un puntaje de 96.90, de acuerdo con la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan en el siguiente cuadro, producto de aplicar el cuestionario diseñado por este organismo de control fiscal, para su evaluación:

GESTIÓN DEL CONTROL FISCAL INTERNO INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY




La calificación fue afectada por las debilidades que se detallan a continuación: ▪ No se evidenció que la institución educativa deje constancia escrita de haber

revisado la experiencia y referencias contractuales acreditadas en las propuestas conforme a las disposiciones y acordes al objeto contratado. De igual forma, que el oferente tenga la capacidad financiera, técnica y legal que permita con su propuesta cumplir el objeto y demás condiciones contractuales.

▪ Se evidenció que la entidad no realiza la evaluación final para determinar el

impacto en el usuario de los bienes y/o servicios recibidos por la contratación ejecutada.



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▪ No se evidenció en las actas de interventoría, terminación, recibo a satisfacción,

informes y/o certificaciones que éstos incluyan la oportunidad en la ejecución y terminación del contrato.

▪ No se evidencia que la institución educativa realice la evaluación de los bienes

y/o servicios recibidos resultados de la contratación con el propósito de determinar el impacto en el usuario final.

EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DE CONTROLES

• Identificación de riesgos de fraude:

La fase de planeación permitió identificar algunos riesgos de fraude, con base en el conocimiento previo del ente a auditar, los cuales pudieran conllevar a eludir alguna disposición legal en perjuicio del Estado. En la fase de ejecución estos fueron evaluados mediante prueba de recorrido, cuyo resultado se presenta más adelante.

• Prueba de recorrido para identificación de riesgos y controles: Durante la fase de planeación del proceso auditor se identificaron algunos riesgos de incumplimiento de los criterios de auditoría, con sus respectivos controles, a juicio del equipo auditor, los cuales, con posterioridad en la fase de ejecución de la auditoría, mediante prueba de recorrido, se evaluaron y calificaron, habiendo permitido concluir que los riesgos se encontraron en un nivel BAJO, y los controles se consideraron ADECUADOS.

• Evaluación de riesgos de incumplimiento y controles:

La evaluación de los riesgos de incumplimiento de los criterios de auditoría (deber ser) por parte de la institución educativa John F. Kennedy, y de los controles internos establecidos para evitar su materialización, se fundamentó en el conocimiento previo del ente a auditar, así como como en lo evidenciado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, habiendo arrojado los siguientes resultados:

DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN NIVEL RIESGO

Evaluación del control interno institucional por componentes.

10% 0.1 Adecuado Bajo



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DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN NIVEL RIESGO

Evaluación del diseño. 20% 0.2 Adecuado Bajo

Evaluación de la efectividad de los controles.

70% 0.7 Adecuado Bajo

TOTAL 100% 1.0 EFICIENTE BAJO Fuente: Rendición de cuenta y trabajo de campo Elaboró P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

Los resultados anteriores permitieron concluir que el RIESGO COMBINADO PROMEDIO y el RIESGO DE FRAUDE PROMEDIO se encontraron, con ocasión del ejercicio auditor, en un nivel BAJO.

• Materialidad e incidencia en el concepto:

El resultado del proceso auditor permite emitir un concepto SIN RESERVAS, al no haberse evidenciado incumplimientos materiales. 3.1.5 Gestión de las tecnologías de la información y las comunicaciones


Analizar la implementación de medidas tendientes a contribuir con el desarrollo de la enseñanza y aprendizaje de los estudiantes, durante la pandemia del Covid-19, relacionadas con las tecnologías de la información y las comunicaciones.

El Municipio de Itagüí establece como política publica el “Plan Digital Itagüí 2015-2023” para la innovación educativa con uso inteligente de las tecnologías como instrumento para la apropiación de las TIC´s a la vida institucional del 100% de las instituciones oficiales, es así como la institución educativa John F. Kennedy, desde su Proyecto Educativo Institucional (PEI) viene afianzando las tecnologías de la información y la comunicación en el aula mediante las plataformas de interacción sincrónica como Teams y WhatsApp, redes sociales como Facebook, la página Web de la institución y aplicaciones para trabajar de forma lúdica.



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Fuente: Institución Educativa John F. Kennedy, trabajo de campo auditor




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De este modo, dada la pandemia provocada por el COVID-19, y las directrices del Gobierno Nacional sobre la continuidad de las clases desde casa con apoyo de las TIC´s, se ha mantenido el proyecto educativo de la institución, adoptando una



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modalidad de trabajo virtual, donde los estudiantes a través de las guías educativas, el portal web institucional y mediante el uso de software académico realizaron los encuentros sincrónicos con docentes y directivos docentes para avanzar en las diferentes áreas del conocimiento de acuerdo con los horarios establecidos para las asesorías y acompañamiento virtual. De igual forma, se ajustaron las prácticas docentes, así como las herramientas establecidas para evaluar el proceso, conllevando a la institución educativa a flexibilizar el currículo enfocado a fortalecer el componente lecto escritor y las competencias socio emocionales con el propósito de que ningún estudiante perdiera el año. Así mismo, se dispuso del correo electrónico y WhatsApp, como canal para que los docentes prestaran asesoría a la comunidad educativa; teniendo en cuenta que las asesorías no eran tomadas como clases virtuales, sino como orientaciones que los maestros realizaban con relación a las guías de trabajo propuestas, habilidades para la vida, competencias socio emocionales y acciones para enfrentar la contingencia, las cuales podían ser grupales o individuales. Respecto al préstamo de equipos de cómputo y/o portátiles para los estudiantes, con el propósito de estudiar desde sus respectivas casas, la institución educativa ha cumplido con el procedimiento establecido por la Secretaría de Educación, y ha realizado los respectivos controles para el seguimiento de los equipos entregados en calidad de préstamo.

Por lo anterior, se ha evidenciado un trabajo colaborativo, garantizando que todos los estudiantes tengan las herramientas (material de estudio, equipo tecnológico y acceso a internet) para la continuidad de las clases. De igual forma, existe comunicación efectiva entre las partes interesadas, es decir, padres de familia, estudiantes, docentes y directivos docentes.

3.1.6 Gestión de cumplimiento del plan de mejoramiento


Evaluar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento y de las metas establecidas, así como la efectividad para corregir las irregularidades evidenciadas por la Contraloría Municipal.



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La evaluación a la gestión de cumplimiento al plan de mejoramiento obtuvo un puntaje de 73.33, de acuerdo con la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan en el siguiente cuadro, producto de aplicar el cuestionario diseñado por este organismo de control fiscal, para su evaluación:

GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY



El plan de mejoramiento evaluado fue formulado por la institución educativa con ocasión de tres (3) hallazgos administrativos derivados del resultado de la auditoría 36-2020, relacionados con irregularidades relacionadas con la oportunidad, el cumplimiento y la exactitud en la rendición de cuentas, Aunque durante el proceso auditor se evidenciaron falencias que afectaron la calificación de la rendición de cuenta, estos contratos ya se habían celebrado para la fecha de comunicación del informe de auditoría, el cual se hizo mediante oficio 624 del 28 de septiembre de 2020, a excepción de los contratos 10-2020, 11-2020, 12-2020 y 13-2020, los cuales fueron suscritos posteriormente. De igual forma, el incumplimiento en la rendición de la cuenta contractual relacionado con el documento de legalidad “Certificación No Rendición Contractual”, fue previo al ejercicio del proceso auditor 36-2020. No obstante lo anterior, la fecha de cumplimiento para la implementación de las acciones de mejora propuestas por la institución educativa fue el 30 de noviembre



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de 2020, siendo estas no efectivas, viéndose reflejadas en los contratos 10-2020, 11-2020, 12-2020 y 13-2020, motivo por el cual afectó la calificación del plan de mejoramiento. Respecto a la invitación a presentar propuesta de los contratos celebrados por la institución educativa, esta no fue cargada en Gestión Transparente debido a que no la realizaron. Observación que queda plasmada el presente informe en “Gestión de Legalidad”. 3.2 CONTROL FINANCIERO Y DE GESTIÓN

3.2.1 Opinión de los estados contables

• Objetivos del control aplicado:

➢ Opinar si los estados financieros están preparados, en todos los aspectos significativos, de conformidad con el sistema de información financiera o marco legal aplicable, y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude o por error.

➢ Evaluar los indicadores financieros.

La Contraloría Municipal de Itagüí mediante la auditoría 1-2021, evaluó los estados financieros 2020 de la Administración Municipal, los cuales contemplaron las operaciones financieras de las instituciones educativas, cuyo resultado permitió emitir la siguiente opinión:

“En opinión de la Contraloría Municipal de Itagüí, los estados financieros fueron preparados, en todos los aspectos materiales, sin salvedades, de conformidad con el marco normativo de la información financiera aplicable”. Fundamento de la opinión de los estados contables: El total de incorrecciones fue de $184.933.778, evidenciadas en las cuentas 1110 Depósitos en Instituciones Financieras por valor de $164.968.672 y 1415 Préstamos Otorgados por Calamidad de $19.965.106, lo que representó el 0.008% del total de activos $2.305.287.317.000; y el total de incorrecciones, representadas en la cuenta 2490 Servicios Públicos, fue de



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$23.579.370 lo que representó el 0,006% del total de pasivos $400.830.607.000, es decir, estas incorrecciones no son materiales y tienen un efecto no generalizado en los estados financieros.

Indicadores financieros:

Fuente: Auditoría 1-2021. Elaboró: Camilo Roldán – Carlos Ignacio Henao Franco

3.2.2 Concepto del control interno contable


Conceptuar sobre el estado del control interno contable.

Como parte de la auditoría 1-2021, mediante la cual se evaluaron los estados financieros 2020 de la Administración Municipal, los cuales contemplaron las



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operaciones financieras de las instituciones educativas, se logró evidenciar los aspectos que se detallan a continuación:

La entidad ha definido las políticas contables que son aplicadas en el desarrollo del proceso contable, de acuerdo con la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación; no obstante, se presentan las siguientes debilidades:

• Algunas cuentas del activo y pasivo, no se les ha efectuado la depuración o saneamiento contable, como quedo plasmado en los hallazgos de la presente auditoria.

• Aunque la entidad continua con la individualización e identificación física de los bienes, se evidencian falencias en el módulo de contabilidad y de bienes.

3.2.3 Gestión presupuestal


➢ Evaluar el cumplimiento de la normativa vigente para el proceso presupuestal, en cuanto a la programación, ejecución y modificación presupuestal, identificando y cuantificando las fuentes de financiación.

➢ Evaluar la justificación de la constitución de las reservas presupuestales (en

caso de aplicar).

➢ Constatar la exigibilidad de las cuentas por pagar constituidas (en caso de aplicar).

➢ Verificar el cumplimiento de los principios y normas presupuestales.

➢ Emitir una opinión sobre la razonabilidad de la gestión presupuestal.

Mediante el Acuerdo 19 del 5 de noviembre de 2019 expedido por el Consejo Directivo, se aprobó y liquidó el presupuesto de la institución educativa para la vigencia fiscal 2020.



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En el transcurso de la vigencia 2020, el presupuesto apropiado para la institución educativa fue objeto de modificaciones para un presupuesto definitivo de $194.986.193, soportados en actos administrativos.

• Presupuesto de ingresos:

El total de la ejecución presupuestal de ingresos fue del 95%, tal como se detalla en el siguiente cuadro:

FUENTE RUBRO INICIAL DEFINITIVO

VARIACIÓN EJECUCIÓN

# NOMBRE $ % $ % TOTAL 127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 185,504,239 95

Ingresos Operacionales

13,000,000 3,100,000 -9,900,000 -319 2,115,000 68

01 RP Arrendamientos de Bienes Inmuebles

13,000,000 3,100,000 -9,900,000 -319 2,115,000 68

Transferencias 114,696,384 172,484,030 57,787,646 34 163,984,030 95

02 SGP SGP Municipio 0 26,787,500 26,787,500 100 18,287,500 68

05 TM Transferencia Municipio de Itagüí

25,278,241 36,809,935 11,531,694 31 36,809,935 100

04 SGP Sistema General de Participaciones

89,418,143 84,835,692 -4,582,451 -5 84,835,692 100

04 SGP SGP Nación Atención Emergencia COVID 19

0 24,050,903 24,050,903 100 24,050,903 100

Recursos de Capital

0 19,402,163 19,402,163 100 19,405,209 100

01 RP Recursos Propios 0 8,858,002 8,858,002 100 8,858,002 100

04 SGP Recursos de Destinación Específica (SGP)

0 6,991,352 6,991,352 100 6,991,352 100

05 TM Transferencia Municipio de Itagui

0 3,257,896 3,257,896 100 3,257,896 100

04 SGP Recuperaciones (Beneficios de Auditoria)

0 270,000 270,000 100 270,000 100

01 RP Intereses Generados De Recursos Propios

0 3,073 3,073 100 3,753 122

04 SGP Intereses Generados de SGP

0 21,839 21,839 100 24,205 111

TOTALES 127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 185,504,239 95


Convenciones:

CONVENCIONES:

RP Recursos propios

SGP Sistema General de Participación

TM Transferencias del Municipio



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Consolidado de ingresos por fuente:

FUENTE PRESUPUESTO EJECUTADO

SGP – Sistema General de Participación (2 y 4) 134,459,653

RP – Recursos propios (1) 10,976,755

TM – Transferencias del municipio de recursos propios (5) 40,067,831

TOTAL 185,504,239 Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: Equipo auditor

• Presupuesto de gastos:

El total de la ejecución presupuestal de gastos fue del 83%, tal como se detalla en el siguiente cuadro:



# NOMBRE $ % $ %

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 161,908,740 83

4 SGP Adquisición de Muebles Y Enseres

15,000,000 15,270,000 270,000 2 14,899,623 98

5 TM Adquisición de Equipos de Comunicación

0 717,281 717,281 100 0 0

1 RP Materiales y Suministros 10,500,000 8,552,427 -1,947,573 -23 4,773,164 56

2 SGP Materiales y Suministros 13,787,500 13,787,500 100 13,752,046 100

4 SGP Materiales y Suministros 4,500,000 26,521,839 22,021,839 83 26,500,000 100

2 SGP Dotación Escolar - Materiales Educativos

0 2,000,000 2,000,000 100 0 0

5 TM

Res 4469 2020 - Res 58122 2019 Adquisición de Chaquetas Prom (Dotación Escolar)

0 8,570,100 8,570,100 100 7,222,000 84

2 SGP

Res 151848 2020 Mejoramiento Amb Pedagógicos En Preescolar Dotac Bibliográfica

0 1,000,000 1,000,000 100 0 0

2 SGP Res 174544 2020 Material Didáctico

0 8,500,000 8,500,000 100 0 0

1 RP Arrendamientos 2,500,000 0 -2,500,000 0 0 0

1 RP Mantenimiento 0 3,208,648 3,208,648 100 535,264 17

2 SGP Mantenimiento 0 1,500,000 1,500,000 100 1,500,000 100

4 SGP Mantenimiento 25,000,000 27,208,901 2,208,901 8 27,208,901 100

5 TM Res 48480 Gratuidad Municipal I y II Semestre 2020- Mantenimiento

25,278,241 23,239,835 -2,038,406 -9 23,239,835 100

4 SGP Impresos, Publicaciones, Suscripciones Y Afiliaciones

10,000,000 18,500,000 8,500,000 46 15,626,600 84



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# NOMBRE $ % $ %

5 TM Res 111518 - 2019 Adquisición de Pines de la Universidad de Antioquia

0 652,300 652,300 100 0 0

5 TM Res 201032-2019 Impresos Publicaciones

0 5,000,000 5,000,000 100 5,000,000 100

4 SGP Comunicaciones y Transporte

18,000,000 4,418,143 -13,581,857 -307 0 0

4 SGP Eventos Culturales 16,918,143 0 -16,918,143 0 0 0

5 TM Res 141792 Gratuidad Municipal I Y II Semestre 2018 - Eventos Culturales

0 797,500 797,500 100 0 0

1 RP Gastos Bancarios Entidades Financieras

0 200,000 200,000 100 0 0

4 SGP Gastos Bancarios Entidades Financieras

0 200,000 200,000 100 0 0

5 TM Gastos Bancarios Entidades Financieras

0 1,090,815 1,090,815 100 0 0

4 SGP Atención Emergencia COVID 19

0 24,050,903 24,050,903 100 21,651,307 90

TOTALES 127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 161,908,740 83


Consolidado de gastos por fuente:

FUNCIONAMIENTO PRESPUESTO

DEFINITIVO PRESUPUESTO

EJECUTADO

SGP (2 y 4) 142,957,286 121,138,477

Otras diferentes al SGP (propios y transferencias del municipio 1 y 5)

52,028,906 40,770,263

INVERSIÓN

SGP (2 y 4) 0 0

Otras diferentes al SGP (propios, transferencias del municipio y donaciones. 1, 5 y 6)

0 0

Subtotal SGP 142,957,286 121,138,477

Subtotal Otras Fuentes 52,028,906 40,770,263

TOTAL 194,986,193 161,908,740 Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

Convenciones:

CONVENCIONES:

RP (1) Recursos propios

SGP (2, 4) Sistema General de Participación

TM (5) Transferencias del Municipio



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Es de anotar que todos los servicios y bienes contratados se recibieron a satisfacción en el año 2020, y que no pasó para la vigencia 2021 ninguna cuenta por pagar. Respecto al valor ejecutado del presupuesto de gastos Vs. la contratación ejecutada durante la vigencia 2020, no se evidencia diferencia. Gestión de reservas presupuestales: Durante la vigencia 2020, la institución Educativa John F. Kennedy no constituyó reservas presupuestales. Gestión de cuentas por pagar: Durante la vigencia 2020, la institución Educativa John F. Kennedy no constituyó cuentas por pagar.

• Opinión presupuestal: La Contraloría Municipal de Itagüí auditó la cuenta general del presupuesto de la institución educativa John F. Kennedy correspondiente a la vigencia 2020, de cuyo resultado se emite la siguiente opinión:

“En opinión de la Contraloría Municipal de Itagüí, el presupuesto fue preparado y ejecutado, en todos los aspectos materiales, sin salvedades, de conformidad con el marco normativo de la información presupuestal aplicable”.

Fundamento de la opinión presupuestal:

La Contraloría Municipal de Itagüí no evidenció irregularidades relacionadas con la vulneración de alguno de los principios o nomas aplicables con la ejecución presupuestal.

3.2.4 Gestión de funcionamiento




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➢ Emitir un concepto sobre la gestión del gasto

➢ Evaluar la recepción de bienes y servicios A continuación, se detalla la gestión hecha por la institución educativa frente a la ejecución de los gastos:

RUBRO INICIAL DEFINITIVO VARIACIÓN EJECUCIÓN

$ % $ %

FUNCIONAMIENTO 127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 161,908,740 83

Adquisición de Bienes 30,000,000 84,919,147 54,919,147 65 67,146,833 79

Adquisición de Servicios 80,778,241 83,727,827 2,949,586 4 73,110,600 87

Otros Gastos Generales 16,918,143 797,500 -16,120,643 -2,021 0 0

Gastos Bancarios Entidades Financieras

0 1,490,816 1,490,816 100 0 00

Otros Gastos Para Emergencias 0 24,050,903 24,050,903 100 21,651,307 90

TOTAL 127,696,384 194,986,193 67,289,809 35 161,908,740 83 Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Alba Luz Escobar Restrepo. Auditora

La ejecución presupuestal total de gastos fue del 83%. Funcionamiento: La ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento fue del 83%, habiendo tenido los rubros agregados de “otros gastos generales” una ejecución del 0%, “otros gastos para emergencias” una ejecución del 90%, “adquisición de bienes” 79%, “adquisición de servicios” 87% y “gastos bancarios” 0%. De la evaluación de la gestión presupuestal de gastos, y teniendo en cuenta las observaciones planteadas en el numeral 2.1.1 del presente informe, correspondiente a la Gestión contractual, la recepción de bienes y servicios obtuvo una calificación del 100%. 3.2.5 Fenecimiento

• Objetivo del control aplicado: Emitir fenecimiento o no fenecimiento de la cuenta fiscal consolidada.



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El análisis se realizó teniendo como soporte el resultado del presente ejercicio auditor, y de la auditoría 1-2021 mediante la cual se evaluaron los estados financieros 2020 de la Administración Municipal, los cuales contemplaron las operaciones financieras de las instituciones educativas. La información analizada fue suministrada por los funcionarios responsables de rendir la cuenta y por aquellos pertenecientes a las áreas auditadas, de tal manera que esta se considera oficial, y en tal sentido, el informe que de allí se derivó, tiene ese nivel de confiabilidad y responsabilidad. La evaluación de la gestión fiscal realizada por la Contraloría Municipal de Itagüí arrojó como resultado una calificación de 98.8%, lo cual conlleva a expresar que la cuenta de la institución educativa John F. Kennedy correspondiente a la vigencia 2020, SE FENECE, toda vez que se encuentra en un rango superior a los 80 puntos, producto de la evaluación de la gestión presupuestal, inversión y del gasto, y financiera, tal como se detalla en el siguiente:

Fuente: Auditoría 1-2020, rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: P.U. Camilo Roldán, P.U. Carlos Ignacio Henao Franco P.U. Alba Luz Escobar Restrepo.



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4. OTRAS ACTUACIONES

4.1 CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA


Verificar el cumplimiento de los objetivos y de las funciones de la institución educativa.

La gestión realizada por el rector de la institución educativa John F. Kennedy, con ocasión de la administración de los recursos: humano (administrativo, docente), técnico y físico (infraestructura, inventarios), se evidencia de acuerdo con los respectivos soportes obtenidos durante el proceso auditor, los cuales conllevan al cumplimiento de los objetivos y funciones que le fueron asignadas, de conformidad con lo establecido en el marco normativo que la regula:

- Dirección y preparación del Proyecto Educativo Institucional - PEI con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa.

- Presidió el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinó los distintos órganos del Gobierno Escolar.

- Representó el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar.

- Formuló planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigió su ejecución.

- Dirigió el trabajo de los equipos docentes y estableció contactos

interinstitucionales para el logro de las metas educativas.

- Realizó el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportó las novedades e irregularidades del personal a la Secretaría de Educación. Reporte de novedades.

- Administró el personal asignado a la institución en lo relacionado con las

novedades y los permisos. Reporte de novedades.



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- Publicó en el sitio web de la institución educativa, así como en un lugar visible y de fácil acceso de este, el informe de ejecución de los recursos y los estados contables del Fondo.

- Publicó mensualmente en la cartelera institucional la relación de los contratos y convenios celebrados.

- Presentó informe de gestión de forma virtual haciendo uso de la plataforma

de Microsoft Teams.

- La institución educativa a través de la cuenta contable denominada “Fondos de Servicios Educativos”, administró los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, los cuales le facilitó el funcionamiento de la institución.

- Los actos y contratos celebrados por la institución educativa no superaron la cuantía de los veinte (20) salarios mínimos mensuales por $17.556.060, procedimiento de contratación que fue realizado de acuerdo con el manual de contratación reglamentado mediante Acuerdo 001 del 21 de enero de 2020. De igual forma, los bienes y/o servicios adquiridos fueron registrados en la contabilidad del Fondo de servicios educativos, respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad.

- Respecto al manejo presupuestal la institución educativa incluyó en su respectivo presupuesto, las apropiaciones para el Fondo de Servicios Educativo, tanto de la participación para educación como de recursos propios. Así mismo, el Consejo Directivo de la institución educativa elaboró el presupuesto de ingresos y gastos para el Fondo, en absoluto equilibrio, de acuerdo con la Ley orgánica de presupuesto. Mediante el Acuerdo 19 del 5 de noviembre de 2019, se aprobó y liquidó el presupuesto de la institución educativa para a vigencia 2020.

4.2 PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR - PAE

Objetivos del control aplicado:

• Verificar la ejecución del Programa de Alimentación Escolar - PAE, en cuanto a la entrega de las respectivas ayudas en época de desescolarización por



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motivo de la Pandemia Covid-19, corroborando el cumplimiento de las normas y directrices de empaque, contenido, almacenamiento, distribución y bioseguridad.

• Constatar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2042 de 2020 por medio de la cual se otorgan herramientas para que los padres de familia realicen un acompañamiento eficaz con el fin de cuidar los recursos del Programa de Alimentación Escolar - PAE.

De acuerdo con la Resolución N° 0006 del 25 de marzo, modificada por la Resolución N° 0007 del 16 de abril, y corregida por la Resolución N° 0008 del 22 de abril, todas de 2020, la Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar, expidió transitoriamente los lineamientos técnicos – administrativos, los estándares y las condiciones mínimas del Programa de Alimentación Escolar - PAE en el marco del Estado de emergencia, económica, social y ecológica, derivado de la pandemia del COVID-19; de conformidad con el Decreto N° 470 del 24 de marzo de 2020, expedido por el Gobierno Nacional. Por lo anterior, la Administración Municipal en cabeza de la Secretaría de Educación construyó el “Instructivo para la Operación del Programa de Alimentación Escolar” con fecha de abril de 2020, con el propósito de continuar con la prestación del servicio de alimentación escolar durante el periodo de la emergencia. Actualmente, el operador que se encuentra prestando el servicio para el desarrollo de los programas sociales de seguridad alimentaria y nutricional en el municipio de Itagüí es la Unión Temporal PAE Itagüí mediante contrato SE-218-2021.

Los criterios para la priorización y focalización de los titulares de derecho PAE, fueron los mismos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 29452 de 2917 y reafirmados con la Resolución 0007 de 2020:

- 100% de los estudiantes de las instituciones educativas oficiales del municipio, matriculados en jornada única.

- 100% de los estudiantes de las instituciones educativas oficiales del municipio, ubicados en la zona urbana, matriculados en los grados de preescolar a quinto de primaria.

- 100% de los estudiantes de las instituciones educativas oficiales del municipio, ubicados en la zona rural; matriculados en los grados de preescolar a once.



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- Estudiantes víctimas del conflicto armado, independientemente del grado de escolaridad.

Teniendo en cuenta los criterios de priorización y focalización de derecho PAE, los directivos de la institución educativa y docente realizaron una nueva focalización de los estudiantes que serían beneficiados con el PAE, bajo la modalidad transitoria Ración para Preparar en Casa – RPC. De los cuales, están siendo beneficiados 269 estudiantes. Por lo anterior, con el propósito de realizar la distribución y/o entrega del RPC, la institución educativa, en cabeza de cada director de grupo de primaria, utilizó como medio de comunicación la mensajería instantánea de WhatsApp enviando la programación a cada uno de los beneficiaros del programa. De igual forma, en la convocatoria se tuvo en cuenta las recomendaciones establecidas por el Ministerio de Educación Nacional y las del Ministerio de Salud y Protección Social: Así mismo fueron acatadas por los padres de familia quienes recibieron el paquete alimentario:

Fuente: Trabajo de campo proceso auditor

La entrega del paquete alimentario se ha venido realizando de forma mensual con la distribución para 4 semanas por 5 días. En trabajo de campo del 14 de julio del



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presente año, se evidenció que la institución educativa John F. Kennedy tuvo en cuenta los siguientes aspectos respecto a la logística de distribución o entrega:

- Se entregó una canasta RPC por cada estudiante focalizado e idéntica para todos, cuyos productos no se encontraban vencidos y sus empaques estaban en buen estado:


- El lugar de obtención de las evidencias fue en la sede principal de la institución

educativa John F. Kennedy, evidenciándose un lugar abierto y ventilado para el recibo de los paquetes de alimentos RPC:



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- De igual forma, los paquetes alimentarios RPC, fueron dispuestos de manera

organizada sobre una superficie limpia, retirada del suelo y al alcance del padre de familia que lo recibió:




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- La entrega del RPC a los beneficiarios se registró en el formato establecido por el Ministerio de Educación Nacional, en el anexo 1 de la Circular 3 del 2020:


Durante la vigencia 2021, la institución Educativa John F. Kennedy ha realizado seis (6) entregas bajo la modalidad transitoria RPC:

MESES TOTAL RPC

PROYECTADOS

ENTREGADOS EN LA SEDE HOGAR DEL

NIÑO

ENTREGADOS EN SEDE CENTRAL

TOTAL RPC ENTREGADOS

TOTAL RPC NO

ENTREGADOS

Enero Febrero 781 106 546 652 129

Febrero Marzo 650 96 554 650 0

Marzo Abril 650 98 552 650 0

Abril Mayo 650 79 571 650 0

Mayo Junio 705 100 605 705 0

Julio Agosto 670 100 570 670 0

Fuente: Institución educativa Jonh F. Kennedy, trabajo de campo proceso auditor



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Respecto al trabajo de campo que se realizó el 14 de julio de 2021 en la Sede Central de la Institución Educativa John F. Kennedy, no quedaron RPC pendiente por entregar. Lo anterior corresponde a un total de 20 días calendario escolar, en cumplimiento a los lineamientos y directrices del Ministerio de Educación Nacional, la Unidad de Alimentos para Aprender y de la Secretaría de Educación del municipio de Itagüí. Respecto al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2042 de 2020, se evidenció en la institución educativa los siguientes criterios señalados en la mencionada norma:

- La operación del Comité de Alimentación Escolar – CAE se encuentra

reglamentado mediante la Resolución Rectoral 02 del 29 de enero del 2020, y conformado según acta 1 del 4 de febrero de 2020 por un delegado por parte del rector de la institución educativa, padres de familia, docentes de cada una de las sedes de la institución educativa, personero estudiantil y estudiantes que hacen parte del programa.

- Respecto a observaciones derivadas de la vigilancia comunitaria o control social tanto positivas como negativas que se hubiesen podido presentaron durante la ejecución de la operación del PAE, no se evidencia registro de los mismo.

- Durante el segundo semestre del año 2020 y el primer semestre del año 2021, la entidad territorial no realizó contratación de interventoría al programa de alimentación escolar. Durante este tiempo se realizó supervisión al contrato, desde la secretaria de Educación y en cumplimiento del artículo 1 y los lineamientos del MEN, Resolución 29452 de 2017; desde la supervisión del contrato, se realizó en el segundo semestre del 2020 la segunda mesa pública PAE, dirigida a la comunidad en general y la primera mesa pública PAE de la vigencia 2021, la cual se llevó a cabo en la segunda semana del mes de junio de 2021.

- Los documentos relacionados con las etapas precontractual, contractual y

poscontractual se evidencian publicados en el SECOP II. De igual forma, se gestionaron las respuestas a PQRS recibidas de la comunidad en general.

- La comunidad educativa se vincula con la vigilancia al programa de alimentación escolar, a través de los comités de alimentación escolar, que se



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conforman mediante acta, cada vigencia y del cual hacen parte representantes de la asociación de padres de familia, concejo de padres, titulares de derecho, personero estudiantil, directivos y docentes de las instituciones educativas y son apoyados por la interventoría y la secretaria de educación. El comité de alimentación escolar se reúne cada dos meses y de manera extraordinaria cuando lo requieran y en estos comités se tratan todos los temas de la operación del PAE, fortalezas, debilidades, irregularidades y propuestas de mejora, levantando un acta donde queda consignada dicha información. Las actas de conformación de los comités de alimentación escolar, así como las actas de reunión, reposan en la institución educativa John F. Kennedy.

- Desde la Unidad Administrativa Especial para la Alimentación Escolar y el Ministerio de Educación Nacional, se delega en las entidades territoriales a través de las funciones de los directivos docentes, la conformación y operación de los comités de alimentación escolar y la secretaria de educación apoya esta actividad con capacitación a los comités, sobre su quehacer en el ejercicio de la vigilancia y control social al programa de alimentación escolar.

- Respecto a la elaboración del plan de capacitación que debe elaborar la Unidad Administrativa Especial para la comunidad educativa sobre el ejercicio de la vigilancia comunitaria o de control social, no se evidenció.

- Desde la coordinación del proyecto PAE se realizaron actividades dirigidas a

la comunidad educativa enfocadas sobre hábitos de alimentación y estilos de vida saludable.

- Desde la Contraloría Municipal de Itagüí con el apoyo del Convenio celebrado con la Academia - Politécnico Jaime Isaza Cadavid se fomentó la participación de las organizaciones comunitarias y las asociaciones de padres de familia en el proceso de vigilancia del programa PAE mediante capacitaciones que se realizaron el 2 y 4 de junio de 2021.

- Respecto al control que deben de realizar los encargados de la vigilancia en la tabla nutricional de los productos comestibles o bebidas que son entregados a los beneficiarios del PAE, este cumple de acuerdo con la verificación realizada el 14 de julio del presente año en la institución educativa John F. Kennedy.



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- Frente a la integración de las personas que conforman la operación del PAE, cumple de acuerdo con la verificación realizada el 14 de julio del presente año en la institución educativa John F. Kennedy.

- Debido a la situación de la pandemia del COVID-19 en el municipio de Itagüí, la atención del PAE se ha realizado durante la vigencia 2020 y lo transcurrido del año 2021, bajo la modalidad transitoria de Ración para Preparar en Casa – RPC, como alternativa propuesta por el Ministerio de Educación Nacional y la Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar hasta que la totalidad de los estudiantes matriculados puedan regresar a las aulas de clase. Por lo anterior, el operador del programa no ha requerido la vinculación de personal manipulador de alimentos.

4.3 PROTOCOLOS PARA LA PRESENCIALIDAD EDUCATIVA


Hacer seguimiento y verificación de los protocolos establecidos por la Secretaría de Educación y la institución educativa en el tema la presencialidad educativa que se lleva a cabo a partir del 6 de julio de 2021 (estudiantes, personal docente, directivo y de apoyo).

De acuerdo con las resoluciones 1721 del 24 de septiembre de 2020 y la 2230 del 27 de noviembre de 2020, del Ministerio de Salud, Directivas Ministeriales 016 del 09 de octubre de 2020 y 018 del 28 de diciembre de 2020, el Decreto 798 del 9 de octubre de 2020, y 822 del 30 de octubre de 2020, emanado de la Alcaldía del Municipio de Itagüí, el Secretario de Educación autorizó a la institución educativa iniciar labores en alternancia a partir del 28 de enero de 2021. La autorización se dio debido a que la institución educativa John F. Kennedy, cumplió con los lineamientos establecidos para la implementación del protocolo de bioseguridad, y a las acciones definidas en el plan de alternancia el cual empezó a ejecutarse el 2 de marzo de 2021. En trabajo de campo realizado el 14 de julio de 2021 en la sede Central de la institución educativa John F. Kennedy, se evidenció que el plan de alternancia se está ejecutando, al igual que el protocolo de bioseguridad implementado por la entidad.



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4.4 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES ADELANTADAS MEDIO AMBIENTE

• Objetivo del control aplicado: Seguimiento a las acciones adelantadas por el auditado, tendientes a proteger el medio ambiente, dentro del proyecto académico y administrativo de la institución educativa.

Durante la visita realizada a la institución educativa por el equipo auditor el 8 de julio de 2021, se evidencian los siguientes aspectos, relacionados con el seguimiento a las acciones ambientales: ▪ La institución educativa no ha implementado el nuevo código de colores para la

separación de residuos sólidos en la fuente, conforme lo dispuesto en el artículo 4° de la Resolución 2184 de 2019 del Ministerio del Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible:

Fuente: Contraloría Municipal de Itagüí

▪ La fecha de vencimiento de los extintores es de agosto y septiembre del 2021:



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▪ La institución educativa cuenta con las rutas de evacuación señalizadas y con el

Plan Escolar de Gestión del Riesgo (PEGR) adoptado por la Resolución rectoral N°10 del 22 de octubre de 2018. Además, se evidenció que la institución cuenta con el Comité Escolar de Gestión del Riesgo (CRGR) según Resolución rectoral N°11 del 28 de noviembre de 2018. Lo anterior en cumplimiento a la Resolución 7550 de 1994 en sus artículos 1 y 3:

Fuente: Institución educativa John F. Kennedy



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▪ Además, se evidenció que la institución educativa en la vigencia 2020 contó con

el Proyecto Ambiental Escolar – PRAE, acorde a las Leyes 99 de 1993 y 115 de 1994 y al Decreto 11743 de 1994 artículos 1 y 2, al igual de una encuesta de percepción o evaluación de los estudiantes sobre la ejecución del PRAE que permite realimentar y mejorar los procesos desarrollados en el proyecto ambiental:




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▪ Así mismo, la institución educativa realizó acciones en la vigencia 2020,

relacionadas con la ejecución y educación de los estudiantes en lo que tiene que ver con el Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos – PMIRS.

Fuente: Institución Educativa John F. Kennedy

▪ Se evidenció que la institución educativa desde la virtualidad y a través de la

cultura y el arte, desarrollo en el año 2020 acciones para la promoción de la protección del medio ambiente.



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Fuente: Institución Educativa John F. Kennedy

▪ La institución educativa John F. Kennedy cuenta con el certificado de disposición

final de los recipientes o canecas de pintura con residuos, que deben ser dispuestos de acuerdo con el Decreto 4741 de 2005 y la Resolución 1362 de 2007:


▪ Durante la ejecución de los contratos de obra, se generaron residuos de

construcción y demoliciones (RCD), de los cuales no se evidenció el certificado



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de disposición final de dichos residuos, conforme lo dispone la Resolución 472 de 2017.

FALENCIAS EN LA EVALUACIÓN AMBIENTAL

▪ No se tiene un adecuado espacio para el almacenamiento de las pinturas, lo que

puede conllevar al deterioro de estas. Se carece de un espacio adecuado dentro del almacén de la institución educativa para su bodegaje en condiciones apropiadas para su preservación.

▪ No se da cumplimiento a la normativa vigente, en lo relacionado con la separación en la fuente del residuo sólido generado en los códigos de colores para dicha separación, al igual en lo que tiene que ver con el tratamiento y disposición final de las luminarias que fueron retiradas de servicio, así como del material de construcción (escombro, canecas de pinturas y estuco plástico).

▪ Se evidenciaron almacenadas unas canecas con pinturas, ya abiertas y con

pintura aún en ellas, aunque en buen estado, la cual a corto plazo puede deteriorarse, lo que conllevaría a que dicha pintura no sea apta para su uso. Esta situación incumple los principios de eficiencia y economía en la contratación pública, lo que puede conllevar a un detrimento por deterioro.

4.5 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

En el proceso auditor se generó un beneficio cuantitativo, tal como se detalla en el siguiente cuadro:



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BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

N°

TIPO

(cualitativo o cuantitativo)

VALOR

ORIGEN

(observa-ción, hallazgo seguimiento

a plan de mejora,

pronunciamiento, otro)

DESCRIPCIÓN DEL ORIGEN

(explicación breve, clara y concisa del hecho o situación irregular que

dio origen al beneficio detectado por el auditor)

ACCIONES DEL SUJETO VIGILADO

(redacción concreta de las acciones

realizadas por el sujeto de control para generar el beneficio)

DESCRIPCIÓN DEL BENEFICIO

(redacción concreta de en qué consistió el beneficio generado)

1 Cuantitativo 307.300 Otro

Durante el trabajo de campo de auditoría, se evidenció que por el contrato de arrendamiento AR-01-2020, el arrendatario adeudaba intereses moratorios por $307.300, por concepto de las mensualidades pagadas extemporáneamente en el año 2020.

El rector contactó al deudor para que realizara el pago de lo adeudado.

Se logró la recuperación de $307.300 adeudados a 9 de julio de 2021, por concepto de intereses moratorios originados en el pago extemporáneo del arrendamiento de un local de la entidad durante la vigencia 2020; dicho pago se hizo el 12 de julio de 2021.

TOTAL 307.300

Fuente: Rendición de la cuenta y trabajo de campo auditor Elaboró: Alba Luz Escobar Restrepo - Auditora



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5. ANÁLISIS DE RESPUESTA AL INFORME PRELIMINAR

Observación 1: En proceso auditor, se evidenció un pago pendiente de realizar por el arrendatario por concepto de intereses de mora correspondientes al canon de arrendamiento de acuerdo con lo pactado, incumpliendo de esta forma en lo establecido en el contrato de arrendamiento del 7 de febrero de 2020 en las cláusulas tercera, cuarta numeral 2 literal b) y en el acta de suspensión del 1 de abril de 2020 en la cláusula segunda, conllevando a un detrimento patrimonial por $307.300, no obstante este valor fue cancelado durante el proceso auditor por el arrendatario. Administrativo sin ninguna otra incidencia. Respuesta de la entidad (Textual): En relación con el informe preliminar de Auditoria de cumplimiento 18 – 2021 de la Contraloría Municipal de Itagüí, por medio del presente manifiesto la aceptación del informe y los hallazgos planteados en la misma. Los argumentos expuestos por el equipo auditor son coherentes y se ajustan a la dinámica de la institución; en tal sentido, se procede a aceptarlos. En aras de procurar mejora continua, una vez se presente el informe definitivo se procederá a documentar e implementar un Plan de Mejoramiento que involucre las tareas, procesos y procedimientos; así como las responsabilidades necesarias para evitar que un futuro se presenten este tipo de inconsistencias. Análisis de la Respuesta: Con la respuesta la entidad acepta la observación, razón por la cual la irregularidad se mantiene y se tipifica como hallazgo administrativo sin ninguna otra incidencia.

Observación 2: Se evidenciaron irregularidades en la expedición de algunos de los documentos contractuales, tal como se detalla a continuación, incumpliéndose los principios de publicidad, responsabilidad y transparencia de la función administrativa, contemplados en el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, y en el manual de contratación de la institución educativa, conllevando a la pérdida de credibilidad en la gestión pública, lo cual constituye una observación administrativa sin ninguna otra incidencia:

• En ninguno de los contratos se evidenció la invitación a presentar ofertas.

• Los certificados de disponibilidad y los registros presupuestales se expidieron, pero no fueron firmados por el responsable de hacerlo.

• Los documentos que soportan la adjudicación o aceptación de la oferta se expidieron sin haberse registrado la fecha de su expedición.



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Respuesta de la entidad (Textual): En relación con el informe preliminar de Auditoria de cumplimiento 18 – 2021 de la Contraloría Municipal de Itagüí, por medio del presente manifiesto la aceptación del informe y los hallazgos planteados en la misma. Los argumentos expuestos por el equipo auditor son coherentes y se ajustan a la dinámica de la institución; en tal sentido, se procede a aceptarlos. En aras de procurar mejora continua, una vez se presente el informe definitivo se procederá a documentar e implementar un Plan de Mejoramiento que involucre las tareas, procesos y procedimientos; así como las responsabilidades necesarias para evitar que un futuro se presenten este tipo de inconsistencias. Análisis de la Respuesta: Con la respuesta la entidad acepta la observación, razón por la cual la irregularidad se mantiene y se tipifica como hallazgo administrativo sin ninguna otra incidencia.

Observación 3: Se evidenció inobservancia del criterio de contenido en la rendición de la cuenta, estipulados por este organismo de control fiscal en el artículo 14 y Título VII de la Resolución 82 de 2020, debido a la falta de puntos de control, lo cual genera inconvenientes a la Contraloría para realizar un oportuno y eficiente control fiscal (ver cuadro anexo). Administrativa sin ninguna otra incidencia:

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta contractual relacionado con el documento de legalidad “Certificación No Rendición Contractual”, debido a que no se evidencia cargada la carta correspondiente al mes de junio de 2020, lo cual conllevó a que esta no fuese cargada en la plataforma SIA Observa de la Auditoría General de la República como certificación de no haberse generado contratación durante el mes en cuestión.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta mensual relacionado con el documento de legalidad “Comodato de bienes públicos”, debido a que no se evidencia información ni la carta de certificación cargada, en la cual constate mes a mes que éstos no se realizaron.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta trimestral relacionado con el documento de legalidad “Ejecución presupuestal de forma mensualizada de ingresos y de gastos”, debido a que no se evidencia que el archivo en Excel cargado en Gestión Transparente contenga en una columna aparte los dígitos que identifican la fuente del recurso, de acuerdo con lo establecido en la Resolución de rendición de cuentas.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta anual relacionado con el documento de legalidad “Pólizas”, debido a que no se evidencia cargados los amparos completos correspondientes a la vigencia 2020, no obstante, estas reposan en la Subsecretaría de Bienes y Servicios de la Administración Municipal.

- Incumplimiento en la rendición de la cuenta anual relacionado con el documento de legalidad “Manual de contratación con el acto administrativo de aprobación”, debido a que se evidenció cargado en Gestión Transparente “La Guía Fondo de Servicios Educativos”,



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correspondiente a la vigencia 2019 y no a la vigencia 2020, guía que hace parte integral del Acuerdo 001 de 2020.

Respuesta de la entidad (Textual): En relación con el informe preliminar de Auditoria de cumplimiento 18 – 2021 de la Contraloría Municipal de Itagüí, por medio del presente manifiesto la aceptación del informe y los hallazgos planteados en la misma. Los argumentos expuestos por el equipo auditor son coherentes y se ajustan a la dinámica de la institución; en tal sentido, se procede a aceptarlos. En aras de procurar mejora continua, una vez se presente el informe definitivo se procederá a documentar e implementar un Plan de Mejoramiento que involucre las tareas, procesos y procedimientos; así como las responsabilidades necesarias para evitar que un futuro se presenten este tipo de inconsistencias. Análisis de la Respuesta: Con la respuesta la entidad acepta la observación, razón por la cual la irregularidad se mantiene y se tipifica como hallazgo administrativo sin ninguna otra incidencia.

Observación 4: Se evidenció incumplimiento en la rendición de la cuenta, al no acatarse lo estipulado por este organismo de control fiscal en los artículos 12 de la Resolución 206 de 2018, y 18 de la Resolución 82 de 2020, en cuanto a las variables de oportunidad y suficiencia, trayendo como consecuencias inconvenientes para la Contraloría para realizar un oportuno y eficiente control fiscal (ver cuadro anexo). Administrativo sin ninguna otra incidencia. Respuesta de la entidad (Textual): En relación con el informe preliminar de Auditoria de cumplimiento 18 – 2021 de la Contraloría Municipal de Itagüí, por medio del presente manifiesto la aceptación del informe y los hallazgos planteados en la misma. Los argumentos expuestos por el equipo auditor son coherentes y se ajustan a la dinámica de la institución; en tal sentido, se procede a aceptarlos. En aras de procurar mejora continua, una vez se presente el informe definitivo se procederá a documentar e implementar un Plan de Mejoramiento que involucre las tareas, procesos y procedimientos; así como las responsabilidades necesarias para evitar que un futuro se presenten este tipo de inconsistencias. Análisis de la Respuesta: Con la respuesta la entidad acepta la observación, razón por la cual la irregularidad se mantiene y se tipifica como hallazgo administrativo sin ninguna otra incidencia.



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6. HALLAZGOS CON INCIDENCIAS

TIPO DE OBSERVACIONES CANTIDAD VALOR

Administrativo 4

Disciplinario

Fiscal

Penal

TOTAL 4



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