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Índices en Word Pág. Nº 1

Tablas de contenido e Índices en Word Como en la última quincena me lo han preguntado varias veces, e incluso yo he tenido que utilizarlos, pues lo explico.

En primer lugar distingamos (y aclaremos) a que se refiere Word cuando hablamos de unas y otros: ♦ Tablas de contenido: realmente se corresponden con lo que nosotros, habitualmente, llamamos índice, en definitiva, una lista o enumeración breve, y por orden, de títulos, subtítulos y capítulos, con indicación o no de la página donde se encuentran. A modo de ejemplo:

1. MARCO INSTITUCIONAL: ...................................................................................2

1.1.Proyecto Educativo...........................................................................................2 2. OBJETIVOS GENERALES ANUALES ..................................................................3

2.1.Objetivos...........................................................................................................3 2.2.Objetivos colectivos .........................................................................................4

♦ Índice: es un listado de palabras, ordenado alfabéticamente, con indicación de la página o páginas donde cada una de éstas aparecen. Por si te aclara más el concepto, suele aparecer en las últimas páginas de los libros o documentos. A modo de ejemplo:

C Ciclos formativos – 2, 32, 47 Coordinación Pedagógica – 3, 5, 7 Cualifación profesional – 41, 42, 50 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

D Diversificación – 8, 13, 14 Pero, todavía hay más, la historia se hace más interesante todavía cuando, en ambos casos y pinchando sobre el concepto o la página, Word, muy listo y dispuesto a cumplir nuestros deseos, nos lleva a ella.

Empecemos por las Tablas de contenido. A) Vamos a crear tablas de contenido utilizando los estilos de Word. ¿Qué no sabes que son los estilos en Word? Entonces estamos peor de lo que pensaba. Venga, vale, lo explico: Cuando trabajas en Word lo haces con un estilo y un formato (que sí conoces, espero).

Si pinchas sobre el

desplegable verás los Estilos que tienes y con los

que puedes trabajar.

http://www.secretariadoies5.blogspot.com [email protected]


Pues bien, en nuestro ejemplo “1. MARCO INSTITUCIONAL” y “2. OBJETIVOS GENERALES ANUALES” sería estilo “Título 1”; mientras que “1.1 Proyecto Educativo”, “2.1 Objetivos” y “2.2 Objetivos colectivos” serían “Título 2”, y si tuviésemos un “2.1.1”, sería “Título 3” Y…, seguro que ahora te estarás preguntando que cómo haces que lo escrito tenga un estilo u otro; nada más fácil: después de escribirlo, lo seleccionas, acudes al desplegable de estilos y seleccionas el que le quieras asignar. Sigamos avanzando. Ahora, colocas el punto de inserción en el sitio donde quieras que aparezca la tabla de contenido: lo lógico, es que sea al principio del documento, para ello creamos una página en blanco en ese lugar, e “Insertar - Referencia – Índice y tablas” ficha “Tabla de contenido”, apareciéndonos la siguiente ventana:

En la que distinguimos varias partes.

La vista preliminar, desde la que podrás ver el aspecto que presentará la tabla.

Los niveles, si estableces dos niveles sólo se añadirán a la tabla los titulares que hemos marcado como estilo “Título 1” y “Título 2”.

Determinar si la tabla aparecerá con carácter de relleno (un signo entre los títulos y el número de página); si éstos estarán alineados a la derecha y si quieres incluir o no números de página.

Para acabar, desde el desplegable de “Formatos” podrás elegir entre una serie de ellos predeterminados para dar estar estilo a nuestra tabla de contenidos.

Otro día, para no aburriros hoy, os explicaré como personalizar una tabla.



B) Ahora procedamos a actualizar y eliminar una tabla Cuando modificamos el texto de un documento es lógico que la numeración de las páginas puedan variar, y los títulos que antes aparecían en una página ahora lo hagan en otra. También podemos modificar el nombre de los propios títulos. Incluso podemos querer eliminar nuestra tabla de contenido bien permanentemente, o para empezar de nuevo. Aprendamos a hacerlo. Supongamos que hemos variado alguno de los contenidos explicitados anteriormente, para actualizar la tabla de contenido solamente deberemos colocar el punto de inserción en cualquier punto de la tabla (observa que la tabla queda resaltada y de color gris) y presiona seguidamente la tecla de función “F9”, apareciéndonos la siguiente ventana:

En la que dependiendo de lo que hayas variado elegirá una u otra opción. Si tienes dudas de los contenidos que has variado, elige la segunda y acertarás. La actualización será inmediata. Para eliminarla, deberás seleccionarla por completo y pulsar sobre la tecla “Supr” (suprimir) y, ya sabes, a empezar de nuevo. Sigamos por los Índices. A) Vamos a crear los elementos de Índice de una forma manual. Una vez que tenemos claro (con lo difícil que es tener algo claro) los elementos del documento que deseamos que aparezcan en nuestro índice, deberemos recopilarlos. Pues bien, desde el documento en el que deseamos crear el índice: “Insertar – Referencia – Índice y tablas… - Índice”. En la ventana que nos aparece pulsaremos en el botón “Marcar entrada…” donde procedemos a seleccionar en el documento las entradas del índice:

En primer lugar deberemos tener seleccionada la opción “Página actual” para que luego se haga referencia a la página donde aparece el elemento. Después, sitúa el cursor en la casilla “Entrada”.

Y, sin cerrar la ventana, haremos doble clic sobre la primera palabra del documento que contendrá nuestro índice (posiblemente, Word se sitúe en la primera página. No te preocupes, la ventana “Marcar entrada de índice” permanecerá activa). Automáticamente se escribirá en la casilla “Entrada”. http://www.secretariadoies5.blogspot.com [email protected]


Ahora, pulsaremos en “Marcar” si queremos señalar la palabra seleccionada, o “Marcar todas” si queremos hacerlo con todas las veces que aparece la palabra elegida en el documento. Curiosamente, en ese momento, en tu página aparecerá algo como esto:

No te preocupes, es un código correspondiente a ese elemento de índice. Es

un campo oculto (no se imprimirá) y desaparecerá nada más desactivar el botón de “Mostrar u ocultar códigos de campo” de la barra de herramientas “Estándar”. Repetiremos el proceso con otros términos. Cuando acabemos, pulsaremos sobre el botón “Cerrar”. Ya hemos recopilado todos los términos que formarán nuestro índice.

Ahora nos toca crear el índice propiamente dicho. Para ello situaremos el cursor en el sitio en el que queremos que aparezca (lo más habitual es que sea al final del documento) y de nuevo haremos “Insertar – Referencia – Índice y tablas…- Índice”

En esta ventana, determinaremos las opciones de formato que queremos aplicarle a nuestro índice.

Cuando lo tengamos hecho, pulsaremos sobre el botón “Aceptar”. Word (que siempre nos obedece) paginará el documento y agrupará el índice. Busca el “Formato” que más se ajuste a lo que buscas (en este caso yo he puesto un formato “Moderno”).

B) Ahora creemos elementos de varios niveles. Me intento explicar primero. Si una de las palabras que van a formar parte de nuestro índice se subdivide en temas específicos, podemos acudir a los índices multinivel. Voy a poner un ejemplo, es lo mejor:

A esto me refiero: La Administración puede ser “Central” y “Periférica”

Vamos con ello.



Hacemos lo mismo que lo explicado en el apartado anterior “Crear elementos de índice de una forma manual” pero, tras seleccionar la categoría principal deberemos teclear a continuación la subcategoría y pinchar entonces sobre “Marcar” para recopilar ambos elementos.

Volvemos a seleccionar la categoría principal en nuestro documento y a teclear la nueva subcategoría. Y así haríamos con todas las que tuviésemos.

De forma que

C) Actualicemos un índice. Para actualizar un índice (al haber añadido o modificado elementos) procederemos de la siguiente forma: Colocaremos el punto de inserción (pinchar con el puntero del ratón) dentro del índice y presionaremos la tecla.

Word reorganizará el índice, incluyendo o eliminando los elementos necesarios y actualizando los conceptos a sus páginas. Te estarás preguntado que si he señalado que se pueden crear elementos de índice de una forma manual ¿podrán crearse automáticamente? Pues sí, pero eso lo voy a dejar para otro día. Que ya me conozco la historia, si lo que explico tiene muchas páginas es un rollo y ya no os interesa, os aburre… ¡pues a aburriros con otro¡ Bien, al margen de bromas, decirte que, como siempre, espero que este manual te sea útil, que lo pruebes en todas sus variantes y sobre todo, que lo utilices.


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