Sacramental

Paso 1: Libros Sacramentales

Definiciones

� Los libros sacramentales son los archivos donde se registrarán las actas que deben almacenarse para

cada sacramento.

� Cada sacramento debe tener al menos un libro creado para poder cerrar el ciclo de carga de la

información, y cada uno de ellos lleva la información de sólo un tipo de sacramento.

� Los cinco tipos posibles son: Bautismos, Eucaristía, Confirmación, Matrimonio y Exequias.

� Los libros sacramentales que tienen información almacenada no pueden borrarse, para proteger la

información almacenada de posibles borrados accidentales,

� Los denominados “Libros por defecto” son los libros que obligatoriamente deben existir para poder

asentar como actas las inscripciones de las personas que recibirán un sacramento.

Creación

Cuando un libro es creado se solicita la siguiente información:

Año de apertura, número del libro y especificación de numeración: Manual, para el caso de las actas

históricas que deban cargarse con numeración irregular, o Automática, para los libros nuevos, en cuyo

caso debe especificarse la cantidad de folios que tendrá el libro y la cantidad de actas por folio que se

desean registrar.

Tipos de libros por defecto

Existen dos tipos de libros por defecto, fundamentalmente para permitir cargar tanto información actual

como histórica de la parroquia. Dado que los encargados de cargar esta información en muchas

ocasiones deben trabajar con ambos tipos de datos casi simultáneamente, esta característica sirve para

evitar la confusión acerca de dónde se debe guardar cada acta en su lugar correcto.

Actual: en este libro serán asentadas como actas todas las inscripciones sacramentales de la actualidad.

Tiene como objetivo proveer el lugar donde se almacenan la información sacramental nueva de la

parroquia.

Histórico: en este libro se asentarán las actas de los libros que existían en la parroquia antes de que se

implementara el sistema.

Bloqueo y desbloqueo

Una vez que los libros han recibido la totalidad de las actas que se preveía para su capacidad, deben

protegerse los mismos para evitar el agregado de actas adicionales. Para esto existen las funciones de

bloqueo, que impide el agregado de actas adicionales, y la de desbloqueo, por si se ha bloqueado un

libro por error. No está permitido el bloqueo de un libro por defecto.

Paso 2: Celebraciones

Definiciones

Antes de poder anotar inscripciones para recibir sacramentos, es necesario que previamente sean

creadas las fechas en las que éstos se celebrarán. Como además es común que la parroquia tenga

previstas las celebraciones para un cierto lapso con anticipación, esta opción permite que sean cargadas

las mismas.

Información

Debe ingresarse la fecha, hora, lugar y celebrante asignados. Estos dos últimos datos podrán tomarse de

la configuración de clérigos, ministros y lugares precargada en el sistema.

Atención: si esta información no es ingresada totalmente, no podrán asentarse como actas válidas las

inscripciones que se asignen a la celebración, dado que son datos pedidos obligatoriamente por el

Derecho Canónico.

Paso 3: Inscripciones

Definiciones

La inscripción para recibir un sacramento es el paso en el cual el módulo Sacramental solicita toda la

información necesaria para poder llegar a asentar un Acta Sacramental. Dado que la mayoría de las

veces la información se va agregando parcialmente y que la celebración del sacramento en general no se

realiza en la misma fecha de la inscripción, o bien puede directamente no realizarse, Sacramental divide

las operaciones de Inscripción y de Asentar Actas para cubrir todas las posibilidades operativas.

Sirva como ejemplo el caso de un matrimonio que desea inscribir a su hijo para recibir el Bautismo. En

el momento en que realizan la inscripción ellos podrán aportar el nombre y apellido del niño, y tal vez

elegir una fecha de celebración. A su vez el responsable de la Parroquia les informará sobre la

documentación que deben traer para que el niño pueda recibir el Bautismo. La información que se va

obteniendo en cada uno de estos pasos puede ir incorporándose a través de las Inscripciones de

Sacramental.

Información para Bautismo, Confirmación, Eucaristía y Matrimonio

La información de las personas que están relacionadas con una Inscripción Sacramental proviene

siempre del módulo Personas. Por este motivo, al tener que seleccionar una persona para una

inscripción en Sacramental, tendremos dos alternativas: seleccionar una persona ya cargada

previamente o bien ingresar los datos de una persona nueva.

Presionando el botón [...] que se encuentra al lado de cada persona se abrirá el módulo Personas.

Se debe tener en cuenta que, dependiendo del sacramento que se trate, el Derecho Canónico manda que

en cada acta sacramental sea almacenada una cierta información mínima. Esa misma información es de

ingreso obligatorio en Sacramental, por lo cual no se considerará completa una inscripción hasta tanto

cuente con toda esa información.

Una inscripción incompleta no puede asentarse como acta sacramental, por lo cual el módulo

Sacramental tampoco lo permite.

Paso 4: Asentar Actas

Definiciones

Como se explicaba en el paso 3 (Inscripciones), la Inscripción para un sacramento y el asentado de

actas en libros sacramentales están separados para permitir la mejor organización de la secretaría

parroquial.

Asentar un acta sacramental supone que se ha cumplido con el ingreso de toda la información de una

inscripción que el Derecho Canónico requiere para poder incorporarla a un libro sacramental.

Dónde asentar actas

Dado que la información de inscripciones siempre está asociada a una fecha de celebración, para

asentar actas sacramentales se debe acceder al menú de Celebraciones de cada sacramento. Allí se

encuentra el botón Asentar que permite transformar las inscripciones que están completas (es decir, que

poseen toda la información obligatoria) en Actas Sacramentales.

Paso 5: Asentar Notas Marginales

Definiciones

Una vez que las actas sacramentales ya se encuentran asentadas en los libros, de la misma forma que

ocurre con los libros físicos, pueden asentarse en las mismas las notas marginales que sean necesarias.

Office Eclesial permite asentar las notas marginales especificando razón, fecha, lugar, localidad, libro y

folio de la misma. Asimismo permite el registro de notas marginales secretas, las cuales pueden

visualizarse a través del módulo Sacramental pero no son impresas en los certificados que se emitan.

Paso 7: Uso de la carga de Actas Históricas

1) Deben crearse libros (de Bautismo o Matrimonio) con numeración manual y asignarlo como

libro por defecto Histórico

2) Al agregar actas históricas los números de acta y folio deben agregarse manualmente, lo cual ha

sido previsto para permitir el ingreso de libros históricos con numeración irregular.

3) Debe ingresar luego los datos de la celebración. Esta información queda almacenada y permite

su reutilización en un acta siguiente, ya sea asentada una tras otra o bien en distintos días.

Cuando los datos de la celebración varían, debe ingresar a Celebración y modificar la

información.

4) Luego deben ingresarse los datos de las personas del sacramento y la información que el

Derecho Canónico manda anotar obligatoriamente.

5) Una vez ingresados y validados todos los datos, se habilitará el botón Asentar para asentar el

acta en el libro.