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Archivo físico y electrónico• Guía rápida para el registro de expedientes

• Alta de expedientes• Alta de tomo

• Inclusión del número de expediente a las nuevas plantillas institucionales 2010

Noviembre 2010

Asignación de consecutivos en SAC

Noviembre 2010

w w w. .comref.pemex 3

A fin de dar cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental (LFTAIPG), es obligatorio que todo oficio interno y externo, notas informativas y memorándum registrados en SAC, estén clasificados con el “Número de Expediente”.

Archivo de trámite físico y electrónico

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Inclusión del número de expediente en plantillas institucionales 2010

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Las nuevas plantillas institucionales incluyen el campo de “Número de Expediente” el cual será obligatorio a partir de 1 de diciembre de 2010

Número de expediente del

oficio de antecedente

Número de expediente del oficio generado


Para atender esta disposición:

1. Identifica los expedientes necesarios en tu área, según la naturaleza de las funciones que se realizan con mayor frecuencia.

2. Utiliza el catálogo de disposición documental para determinar el índice correspondiente a cada expediente.

3. Registra los expedientes en el sistema RM-SAAD4. Con los “Números de expediente” creados, seleccionar el

correspondiente al oficio que generes.5. Utiliza las nuevas plantillas institucionales 2010, que incluyen este

campo.6. Si ya cuentas con expedientes 2010 dados de alta en el sistema,

solo selecciona el correspondiente para incluir en tu oficio.



¿Dónde localizo las guías y plantillas a utilizar?

1. El catálogo de disposición documental, se encuentra disponible en: “Manuales y Formatos” de la pagina http:sud.ref.pemex.com

2. Accesa a la guía virtual en la siguiente liga: http:sufa.ref.pemex.com/procesos/servicios/Paginas/GuiaVirtualRM.aspx

3. Obtén las plantillas institucionales 2010 en la siguiente liga: http://sufa.ref.pemex.com/colaboracion/Paginas/PlantillasInstitucionales.aspx



Debes tener en cuenta que:

1. Los Números de expedientes deben ser actualizados cada año.2. Para el 2011, se deben generar nuevos expedientes.3. Debes monitorear el grosor de los expedientes, ya que solo

pueden tener un máximo de 5 cm.4. Si has excedido este límite en algún expediente, debes registrar

un nuevo tomo, lo que generará un “Número de expediente” diferente.

5. Las plantillas institucionales se actualizan cada año.


Alta de expedientes en RM-SAAD

Noviembre 2010



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Identifica la Serie o Sub-serie documental

donde se dará de alta el

expediente



Ingresar a la Pagina de la Subdirección de Distribución: http:sud.ref.pemex.com

En el menú Servicios, da clic en la opción en

CITAAD


• Teclear Usuario y Contraseña proporcionada por el representante de cada unidad administrativa

• Presione el botón Inicio de Sesión.

Unidad Administrativa Representante

Gerencia de Transporte por Ducto Ing. Vicente Lima Zepeda

Gerencia de Transporte Terrestre Lic. Ma. Concepción Martínez Naranjo

Gerencia de Coordinación de Operaciones

Lic. Miguel Angel Espinosa Ayala

Gerencia de Operación Marítima y Portuaria

Lic. Róger A. Velázquez Figueroa

Gerencia de Coordinación de Mantenimiento

C.P. Hector Alonso Dueñas Gómez

Gerencia de Sistemas de Medición Lic. Cynthia De la O Romero

Unidad de Administración y Evaluación

C.P. Mario Carmona Garibay

Coordinación Enlace SIPA Sra. Lilia Saldierna Hernández



En el menú Administración de Expedientes, dar clic en la

opción “Alta de Expediente”



Dar clic en + REF para que nos

despliegue el catálogo de expedientes.

Selecciona la serie o sub-serie documental donde se dará de

alta el expediente



Selecciona la Subdirección o Gerencia a la que pertenece

el expediente , Clave Departamental y Centro

GestorCaptura la fecha del

primer Documento con el que se abrió el

expedienteDato opcional y sirve para identificarlo de otras áreas

Nombre del Expediente, describe el contenido del mismo

El sistema copia la fecha de apertura del expediente

automáticamente

Fecha del último documento del tomo en caso de querer cerrarlo



Breve descripción del tomo (periodo fecha, folio).

Al activar esta casilla el sistema copia la fecha de finalización del

último tomo del expediente

Se contabiliza el número de fojas incluyendo las que son impresas por ambos lados

Coloca la ubicación del expediente, la cual es necesaria para una ubicación

expedita del expediente (edificio, gaveta, librero)



Al completar los datos de expediente debe hacer clic sobre el botón “Aceptar” tal como lo muestra la siguiente figura:

Si los datos están correctos , el sistema desplegará un mensaje en una barra inferior, señalando que el Expediente fue creado satisfactoriamente con el número de expediente generado de forma automática y lo regresará a la pantalla principal.

En caso que exista algún dato obligatorio registrado erróneamente, el sistema desplegará un mensaje de error, manteniéndolo en la pantalla de atributos y adicionalmente le indicará con otro mensaje de error, cuál es el atributo faltante o mal registrado para su corrección en esa misma pantalla.


Alta de tomo en RM-SAAD

Noviembre 2010


El módulo de administración de expedientes permite el registro de tomos, por lo que se recomienda revisarlos periódicamente a fin de determinar su limite permitido (2 pulgadas o el equivalente a 5 centímetros de grosor) y poder generar un nuevo tomo.

Para crear un tomo en el

menú Administración de Expedientes dar clic en “Alta

de Tomo”



Dar clic en +REF

Seleccionar la Serie o Sub-serie documental

donde esta el expediente al cuál se agregará el

tomo y dar clic.



Se mostraran los expedientes creados con anterioridad,

incluso pueden ser filtrados por

número de expediente para una búsqueda más precisa.



Captura los datos del tomo: “Asunto del Tomo”, “Fecha

de Inicio del Tomo”, “Fecha de Finalización del

Tomo”

Al completar los datos damos clic en

“Aceptar”

Si los datos son correctos el sistema nos regresará a la pantalla principal y se desplegará el siguiente mensaje:


Asignación de consecutivos en SAC

Noviembre 2010


Asignación de Consecutivos en SAC

El SAC cuenta con un nuevo módulo para la generación de números consecutivos (Referencias).

• Su uso es de carácter opcional.• Debe emplearse siempre la nomenclatura definida para cada

área.• Para utilizar la herramienta, es necesario dar de alta la

nomenclatura a través del perfil del área.• Se recomienda que el titular del área (o quien éste designe),

realice esta tarea.• El alta de nomenclatura se realiza con cada inicio de año.

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Noviembre 2010

Nomenclaturas de área

AltaModificación


Alta de nomenclatura

• Para poder utilizar el control de consecutivos, es necesario el dar de alta las nomenclaturas que serán utilizadas.

• El alta de nomenclaturas solo estará disponible para los perfiles de área.

Los pasos a seguir para dar de alta la nomenclatura son:

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1. Oprime la opción “Definición de folios”


Alta de nomenclatura

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2. En el campo de descripción coloca un nombre a la lista de consecutivos que se

asignarán3. Elegir el año

4. Registra las siglas oficiales del área

5. Registra el número anterior al que deseas iniciar

Capturar los campos correspondientes a la definición de nomenclatura:

6. Verifica que todos lo datos sean correctos y al finalizar oprime la opción

“Guardar…”


Modificación de nomenclaturas

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Pasos a seguir para realizar la modificación de nomenclatura (solo en caso de que se halla tenido un error al darla de alta):

1. Oprime la opción “Definición de folios”


Modificación de nomenclaturas

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2. Selecciona la nomenclatura a modificar

3.Modifica el dato

necesario

3. Verifica nuevamente los datos y al finalizar oprime la opción “Guardar…”

Noviembre 2010

Utilización de número consecutivo en registro

SAC


Utilización del consecutivo en el registro SAC

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Una vez definida la nomenclatura de área, podrás comenzar a utilizar los consecutivos de la siguiente forma:

1. Ingresar al perfil de área – opción foliador


3. Selecciona la nomenclatura a utilizar

4. Presiona el botón

“Generar…”

5. El sistema

genera el número

consecutivo a utilizar

6. Selecciona la casilla “Ocupar

Referencia”



Automáticamente el sistema nos despliega la pantalla de “Registro de Documentos” y coloca el número de consecutivo que se acaba de crear por el foliador: 7. Oprime el botón de “Registrar” y continua

con el proceso normal de registro de documentos.



Coloca el número de

expediente, el cual será dato obligatorio en

el registro

En el registro de documentos se incluirá el campo “Número de Expediente”


Noviembre 2010

¿Puedo apartar un número consecutivo?


Apartar consecutivos

Si se pueden “Apartar” consecutivos, de tal forma que posteriormente puedan ser utilizados, para ello es necesario realizar los siguientes pasos:

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Apartar consecutivos

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4. Presiona el botón

“Generar…”

3. Selecciona la nomenclatura a

utilizar5. El sistema

genera el número consecutivo a

utilizar6. Capturar el

motivo del porqué se esta apartando

el consecutivo

7. Al finalizar oprima el botón “Guardar…”



Ocupar un consecutivo “Apartado”

¿cómo ocupar un consecutivo ya apartado?:

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3. Selecciona la nomenclatura

apartada a utilizar

5. Selecciona la casilla “Ocupar

Referencia”

4. Verificar que el consecutivo sea el

que apartaste



Automáticamente el sistema nos despliega la pantalla de “Registro de Documentos” y coloca el número de consecutivo que se acaba de seleccionar de la lista de apartados:

6.Oprime el botón de “Registrar” y se continua con el proceso normal de registro

de documentos.


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