DGAG001

SECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO SUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

GUA GENERAL DE AUDITORA PBLICA.

ABRIL 2000

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ndice

Presentacin3

Objetivo4

Marco Jurdico4

I. Definicin de la Auditora Pblica5

II. Gua General de Auditora Pblica5

2.1. Planeacin de la Auditora5

2.2. Inicio de la Auditora6

2.2.1. Orden de Auditora6

2.2.2. Oficio de Requerimiento6

2.3. Acta de Inicio de auditora7

2.4. Planeacin detallada8

2.5. Ejecucin del Trabajo8

2.5.1. Tcnicas y Procedimientos de Auditora8

2.5.2. Papeles de Trabajo11

2.5.3. Cdulas de Observaciones13

2.5.4. Cdulas de Seguimiento14

2.6. Supervisin del Trabajo de Auditora15

2.7. Informe de Auditora16

2.8 Seguimiento de Recomendaciones19

III. Actuacin del Auditor Pblico20

IV.Control en Auditora20

Anexos

1. Carta de Planeacin22

2. Cronograma de Actividades a Desarrollar26

ECRETARA DE RALORA YSARROLLO MINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

1

3. Orden de Auditora30

4. Acta de Inicio de Auditora34

5. Marco Conceptual39

6. Papeles de Trabajo42

7. Cdulas de Observaciones45

8. Cdula de Seguimiento49

9. Marcas de Auditora53

10. Informe de Auditoras Integrales, Especficas, de Evaluacin de Programa y de Desempeo56

11. Informe de Auditora de Seguimiento65

12. Polticas de Actuacin75

13. Cdula nica de Auditora83

14. Evaluacin de la Auditora87

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Presentacin

A fin de continuar apoyando las funciones de los rganos Internos de Control y de Control Interno se emite la Gua General de Auditora Pblica actualizada.

El contenido de la presente Gua no modifica los aspectos operativos plasmados en las versiones anteriores, nicamente aclara y define aspectos que han sido suceptibles de mejora.

Asimismo se conforma de cuatro captulos: Definicin de la Auditora Pblica; Gua General de Auditora Pblica; Actuacin del Auditor Pblico y Control de la Auditora.

Es conveniente insistir en el enfoque y profundidad que se debe dar a las revisiones en un ambiente preventivo, deben canalizarse a identificar la problemtica que ocasiona la recurrencia en observaciones para sugerir acciones que eliminen de raz la problemtica; en cuanto al mbito correctivo, deben evidenciarse las deficiencias y, en su caso, aplicar las sanciones a que haya lugar.

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Objetivo

Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo de auditora que ejecuta el personal, asignado a los rganos Internos de Control o de Control Interno en las Dependencias, rganos Desconcentrados, Procuradura General de la Repblica o Entidades, segn corresponda, respecto del desarrollo de una revisin, desde la planeacin de la auditora hasta la presentacin del informe.

Marco Jurdico

Artculo 144, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, en correlacin con el artculo 18, fracciones III y IV del Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

Adems, para la ejecucin de auditoras debe considerarse la normatividad descrita en el boletn C-005 Disposiciones Jurdico Administrativas aplicables a las Dependencias, rganos Desconcentrados y Entidades de la Administracin Pblica Federal, publicado por la SECODAM y la legislacin particular que compete a cada dependencia y entidad de la Administracin Pblica Federal y a la Procuradura General de la Repblica.

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I. Definicin de la Auditora Pblica.

En trminos generales, el concepto de auditora se entiende como la revisin y examen de una funcin, cifra, proceso o reporte, efectuados por personal independiente a la operacin, para apoyar la funcin ejecutiva.

El artculo 135 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal establece que las auditoras tendrn por objetivo examinar las operaciones con el propsito de verificar si los estados financieros presentan razonablemente la situacin financiera, si la utilizacin de los recursos se ha realizado en forma eficiente, si los objetivos y metas se lograron de manera eficaz y congruente y si en el desarrollo de las actividades se ha cumplido con las disposiciones legales vigentes.

Considerando los conceptos anteriores, la auditora pblica es una actividad independiente de apoyo a la funcin directiva, enfocada al examen objetivo, sistemtico y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgnica en operacin y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencias, rganos Desconcentrados y Entidades de la Administracin Pblica Federal, as como de la Procuradura General de la Repblica con el propsito de determinar el grado de economa, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos pblicos que les fueron suministrados, as como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadana.

Los tipos de auditora, sus objetivos y enfoques continan siendo los definidos en los Lineamientos Generales para la Planeacin, Elaboracin y Presentacin del Programa Anual de Control y Auditora, emitidos por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

II. Gua General de Auditora Pblica.

2.1 Planeacin de la Auditora

Previamente a la ejecucin de la revisin, el auditor encargado del grupo llevar a cabo una investigacin preliminar que le permita conocer los antecedentes del rea, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditora, aspectos que se precisarn en la Carta de Planeacin y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar.

La base de la Carta de Planeacin es el Programa Anual de Control y Auditora (PACA) y la investigacin que se realiza sobre el rea, programa o rubro, a fin de conocer estructura orgnica, control interno, marco jurdico y posible problemtica; informacin que servir de soporte para la planeacin de actividades considerando los aspectos descritos en el anexo 1.

Esta carta estar respaldada con el Cronograma de Actividades a Desarrollar, en el cual se detallan las acciones que el grupo de auditora efectuar, desde el inicio de la auditora hasta su conclusin con el Informe respectivo. Tomando en cuenta los aspectos descritos en el Anexo 2.

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2.2. Inicio de la Auditora

2.2.1. Orden de Auditora

La prctica de la auditora se llevar a cabo mediante mandato escrito que se denomina Orden de Auditora, con las siguientes caractersticas:

a) Dirigirse al servidor pblico de mayor jerarqua responsable del rea o programa por revisar.

b) Estar debidamente fundamentada en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en el Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, en el Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo y, de ser el caso, en las disposiciones normativas internas de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad.

c) Citar a los auditores que practicarn la revisin, incluyendo al responsable del rea de auditora.

d) Describir de manera general los alcances de los aspectos y el periodo por revisar.

e) Estar firmada por el titular del rgano Interno de Control o de Control Interno, o por quien ste haya designado para tal fin.

La orden de auditora se entregar a quien va dirigida, obteniendo de puo y letra de ste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregar al servidor pblico designado para el efecto). Adems se turnar copia a las instancias que lo requieran.

Es frecuente que durante el desahogo de los trabajos de auditora se requiera ampliar el grupo de auditores o sustituir a alguno de sus elementos; en cualquiera de los casos la modificacin se har del conocimiento mediante oficio al servidor pblico al que se envi la orden de auditora y se levantar el acta respectiva, de acuerdo con las especificaciones sealadas en el punto 2.3.

En el anexo 3 se incluye el modelo de orden de auditora a utilizar.

2.2.2 Oficio de Requerimiento

Cuando derivado de la revisin a un rea, programa o rubro especfico sea necesario obtener informacin y documentacin vinculada con sta y obre en poder de otra rea, a la que no se le est practicando la auditora, se proceder a elaborar un requerimiento de informacin fundamentado en el artculo 26, fraccin III, inciso 10, del Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

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2.3 Acta de Inicio de Auditora

En todas las revisiones que practiquen los rganos Internos de Control o de Control Interno, invariablemente se levantar Acta de Inicio de Auditora (pues cabe la posibilidad de determinar irregularidades con presunta responsabilidad), en la que se harn constar los siguientes aspectos:

a) Lugar, hora y fecha del acto.

b) Nombre de los auditores comisionados, su nmero de identificacin institucional y unidad administrativa de adscripcin.

c) Orden de auditora que promovi el levantamiento del acta, su nmero, fecha, a quin fue dirigida y quin la emiti.

d) El apartado de hechos del acta, describir la forma en que se presentaron los auditores actuantes, con quin se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se har constar la entrega de la orden de auditora a quien va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendr el acuse de recibo de su puo y letra y estampar el sello oficial del rea auditada en una copia de la orden de auditora.

e) En el levantamiento del acta se requerir a la persona con quien se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los auditores actuantes nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar asentado en el acta.

Tambin sern plasmados los siguientes datos de los testigos:

Nombre completo.

Domicilio oficial o particular.

Nmero de identificacin con que acreditan su personalidad.

Registro Federal de Contribuyentes con homoclave.

Nacionalidad.

Sealamiento de que dichos testigos aceptaron el nombramiento.

f) Posteriormente, los auditores actuantes solicitarn a la persona con quien se entiende la diligencia, si desea agregar algn otro hecho.

En caso positivo se le otorgar la palabra y, en caso negativo, se proceder al cierre y trmino del acta.

En el anexo 4 se incluyen las especificaciones para el levantamiento del acta de inicio de auditora, as como el modelo para su elaboracin.

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2.4. Planeacin detallada.

Es una actividad que ejecuta el auditor y la realiza sobre el programa, rea o partida asignada para su anlisis. Esta planeacin se plasma en el documento denominado Marco Conceptual, que contiene los siguientes datos: identificacin de la auditora; programa, rubro o aspecto por revisar; objetivo que se persigue; universo, muestra por revisar y procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del trabajo, as como las conclusiones a las que lleg el auditor una vez concluida la revisin de acuerdo con las especificaciones del anexo 5.

La informacin anterior se obtiene del exmen del sistema de control interno, que le permite comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener sobre las operaciones por analizar.

Con esta planeacin detallada se logra identificar el trabajo que ejecutar el auditor, permite el seguimiento de los avances que ste va obteniendo; delimita las responsabilidades, evitando duplicacin de funciones en la auditora y establece los procedimientos especficos por desahogar. Su integracin dentro de los papeles se incerta en los procedimientos ejecutados en cada rubro revisado.

2.5 Ejecucin del Trabajo

Una vez concluida la planeacin detallada, el auditor est en posibilidad de compilar toda la informacin y documentacin que requiera.

El objetivo de la etapa de ejecucin es obtener evidencia suficiente del programa, rea o rubro que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentacin revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para que con ello emita una opinin slida, sustentada y vlida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad.

2.5.1 Tcnicas y Procedimientos de Auditora

La ejecucin del trabajo de auditora es una serie de actividades que se aplica de manera lgica y sistemtica para que el auditor se allegue de los elementos informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Las cuatro fases de la ejecucin se describen enseguida.

a) Recopilacin de Datos

Mediante esta actividad el auditor se allega de la informacin y documentacin necesarias para su revisin.

La compilacin de documentos debe estar relacionada con el programa, rea o rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el auditor debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explcito en sus requerimientos.

b) Registro de Datos

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Se lleva a cabo en documentos denominados cdulas y papeles de trabajo, en los que se asientan los datos referentes al anlisis, comprobacin y conclusin sobre las operaciones examinadas.

Las especificaciones que deben cumplir los papeles de trabajo se detallan en el inciso 2.5.2. de esta gua, y los lineamientos para su preparacin en las Normas Generales de Auditora Pblica.

c) Anlisis de la Informacin

El anlisis consiste en la desagregacin de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes.

La profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado y en relacin directa con la problemtica determinada; es decir, si el programa, rea o rubro muestran irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el anlisis ser ms extenso; inclusive abarcar la totalidad de las operaciones que estn relacionadas con la irregularidad.

d) Evaluacin de los Resultados

La evaluacin de los resultados slo es posible si se tomaron como base todos los elementos de juicio suficientes para emitir una opinin.

Esta opinin estar plasmada en cdulas de observaciones donde se describen las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la problemtica, de acuerdo con las especificaciones descritas en el numeral 2.5.3.

Cuando a juicio del titular del rea de auditora alguna(s) observacin(nes) determinada(s) conlleve(n) presunta responsabilidad administrativa, civil o penal, lo comunicar con oficio al titular del rgano Interno de Control o de Control Interno, anexando el soporte documental respectivo.

Para efectuar las actividades mencionadas en los cuatro incisos anteriores deben aplicarse las tcnicas y procedimientos de auditora pblica.

Estos procedimientos son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a un rea, programa, partida, rubro u operacin, mediante las que el auditor obtiene bases para fundamentar su opinin.

A continuacin se mencionan las tcnicas y procedimientos ms comunes utilizados en el trabajo de auditora:

1. Estudio General. Apreciacin sobre las caractersticas generales del rea, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a revisar, de los presupuestos y/o estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias que los constituyen.

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Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del auditor pblico que, basado en su preparacin y experiencia, podr apreciar en los datos e informacin originales del programa, rea o rubro por examinar las situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Esta tcnica sirve de orientacin, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra.

Una de las tcnicas de investigacin que se utilizan en correlacin con el estudio general es la entrevista, misma que se desarrolla para conocer y evaluar el control interno, cuyo proceso se establece para otorgar una seguridad razonable al logro de los objetivos; sin embargo, el hecho de que existan polticas y procedimientos de control, no necesariamente implica una operacin efectiva, motivo por el que el auditor debe confirmarla a travs del examen y evaluacin de control interno.

2. Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta, partida, rubro o concepto de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. La utilizacin ms comn de esta tcnica se da en el anlisis de saldos y en el de movimientos donde stos son desagregados en los elementos que los constituyen para tener la visin particular de cada uno de ellos.

3. Inspeccin. Examen fsico de bienes materiales o documentos, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operacin registrada en el presupuesto, en la contabilidad o presentada en los estados financieros, segn sea el caso.

4. Confirmacin. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente a la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad auditada, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de informar de una manera vlida sobre ella.

Esta tcnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmacin que conteste por escrito al auditor y proporcione la informacin que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas:

Positiva: Se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la informacin y que emita sus comentarios, en su caso.

Negativa: Se envan datos al confirmante y se le solicita d respuesta slo si est en desacuerdo con la informacin presentada.

Nula: No se enva informacin y se solicitan datos sobre saldos, movimientos e informacin necesaria para la auditora.

5. Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los servidores pblicos de la propia Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad.

Con esta tcnica el auditor puede obtener informacin y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por el rea auditada. Por ejemplo: el auditor puede formarse su opinin sobre la cobrabilidad de los saldos de deudores mediante informacin y comentarios que obtenga de los encargados de los departamentos de crdito y cobranzas.

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6. Declaracin. Manifestacin por escrito, con la firma de servidores pblicos que emiten la declaratoria de informacin o datos solicitados por el auditor. Esta tcnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situacin que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de informacin o una comparecencia donde la declaratoria del servidor pblico queda plasmada en un acta.

7. Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribucin.

8. Observacin. Presencia fsica de cmo se realiza una operacin o hecho. Mediante esta tcnica el auditor se cerciora de la ejecucin de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.

9. Clculo. Verificacin matemtica de alguna operacin. Existen partidas en la contabilidad que son resultado de procesos computarizados realizados sobre bases predeterminadas; en este caso, el auditor puede cerciorarse de la correcta operacin matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las mismas.

El auditor podr realizar visitas domiciliarias para solicitar documentacin a terceros y compararla con la presentada por el rea auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita (consultar la Gua para la Solicitud de Documentacin y Datos en Forma Personal DGAG012).

2.5.2 Papeles de Trabajo

La aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora se plasma en cdulas y documentos denominados papeles de trabajo y son base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.

Las reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo son:

a) Identificar el programa, rea o rubro revisado, la fecha de elaboracin de la cdula, nombre y firma del auditor que la elabor y firma del responsable del grupo de auditora como evidencia de la supervisin que realiz.

b) Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad.

c) Contener fuentes de informacin, cruces, marcas y referencias.

d) Ser pulcros, ordenados y legibles.

e) Deben elaborarse en todos los casos con bolgrafo de tinta negra o generar impresiones claras de computadora, con el fin de asegurar la informacin plasmada en ellos.

f) La informacin contenida en los papeles de trabajo es de carcter confidencial y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podr proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar la informacin contenida en ellos.

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g) La custodia de los papeles de trabajo, deber cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental.

Al concluir la revisin, los papeles de trabajo formarn parte del expediente de la auditora, por lo que deben integrarse en legajos ordenados de manera lgica y, ser resguardados en un archivo exprofeso.

Las cdulas se clasifican de la siguiente manera:

Cdulas sumarias: son un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogneo de conceptos o datos que estn analizados en otras cdulas.

Cdulas analticas: son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operacin o una parte de ellos, contenido en las cdulas sumarias.

El nmero de cdulas a utilizar depender de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lgico que se les d dentro de los expedientes de la auditora y la anotacin de la conclusin a la que se lleg.

De manera general en el anexo 6 se mencionan las especificaciones que deben contener las cdulas.

Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar marcas en las cdulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la documentacin que soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin, pues sern integrados al expediente que se enve al rea de responsabilidades o a la autoridad competente.

Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis de esos datos en otras cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas de auditora.

a) ndices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o los legajos de papeles de trabajo.

Se sugiere que stos se anoten con lpiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja.

b) Referencias. Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos.

c) Marcas. Son seales que se anotan junto a la informacin plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas.

Por lo anterior, los rganos Internos de Control o de Control Interno debern contar con los sistemas de ndices numricos, alfabticos o alfanumricos que consideren ms adecuados, siendo de uso obligatorio y homogneo para los auditores.

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Para efectos de esta gua, en el anexo 9 se relacionan las marcas ms comunes en el trabajo de auditora como un ejemplo: lo importante es que el auditor seale al calce de su cdula o en una cdula de marcas, el significado de la clave utilizada.

2.5.3 Cdulas de Observaciones

Las irregularidades derivadas del anlisis realizado se plasmarn en las denominadas cdulas de observaciones las cuales contendrn, adems de las desviaciones detectadas, las causas, efectos, disposiciones legales y normativas transgredidas y las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solucin a la problemtica detectada.

La cdula de observaciones contendr un apartado en donde el auditor asentar la fecha compromiso dada por el auditado para dar solucin a la problemtica y, en su caso, las acciones que ejecutar para lograrlo. En este mismo apartado se anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable del rea u operacin donde surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de las mismas con los auditores actuantes.

El auditor comentar las cdulas de observaciones con los responsables de la operacin revisada y del rea auditada, antes de su presentacin formal en el informe de auditora. De esa reunin podrn obtenerse elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen la irregularidad, as como las causas que las provocan. En cualquiera de los casos, la discusin permite al auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientos plasmados en la cdula de observaciones. Asimismo, concertar con los servidores pblicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solucin, no slo a la desviacin plasmada sino a la problemtica esencial que est ocasionando las irregularidades.

Conviene destacar que si derivado de la investigacin se determinan irregularidades que conlleven responsabilidades o dao patrimonial, el titular del rea de auditora comunicar con oficio la observacin al titular del rgano Interno de Control o de Control Interno anexando la documentacin que la sustenta y elaborando el informe correspondiente, de acuerdo con lo sealado en la Gua para la Elaboracin de Informes e Integracin de Expedientes de los Casos con Presunta Responsabilidad de Servidores Pblicos (DGAG017).

La importancia en la cdula de observaciones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemtica detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solucin.

La dificultad para ubicar el origen de una desviacin va en proporcin directa con la profundidad del aspecto revisado; es decir, la revisin superficial nicamente permite identificar causas inmediatas y, por ende, las recomendaciones propuestas por el auditor, podrn mitigar parte de la problemtica en la que posteriormente se volver a incurrir; por su parte, una profundidad adecuada en la revisin permite llegar al origen de la desviacin y posibilita al auditor para plantear recomendaciones que dan una solucin a la problemtica.

Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y operaciones y elimine la recurrencia en las desviaciones, en la elaboracin de las cdulas de observaciones deban considerarse los siguientes aspectos:

Defina la problemtica observada.

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Identifique las causas reales que provocaron las desviaciones originales.

Visualice las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se interrelacionan con el aspecto auditado.

Plantee recomendaciones concertadas con el rea auditada, que solucionen en un tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la incidencia en otras unidades relacionadas con el rea, proceso o aspecto auditado.

2.5.4 Cdulas de Seguimiento

De la misma manera que las cdulas de observaciones hacen referencia a los hallazgos determinados durante la auditora, las de seguimiento manifiestan el avance en la atencin de irregularidades.

Estas cdulas son el resultado de una auditora de seguimiento, en la cual se constata que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la solucin de la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin.

Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora, los siguientes datos:

La observacin a la cual se da seguimiento.

Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica planteada.

El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.

En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla.

La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades.

Nombre del titular del rea auditada y su firma.

Al igual que las cdulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditora.

En los anexos 7 y 8 se incluyen los modelos de cdulas de observaciones y de seguimiento que sirven para efectuar la discusin de las observaciones; sin embargo, con el fin de no duplicar esfuerzos podrn ser utilizados los formatos de cdulas de observaciones y seguimiento, con sus debidas modificaciones, establecidas en los Lineamientos Generales para la Elaboracin y Presentacin de los Informes y Reportes del Sistema de Informacin Peridica.

Cuando a juicio del titular del rea de auditora alguna(s) observacin(es) que no se ha(n) solventado conlleva(n) la aplicacin de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores

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Pblicos, lo comunicar con oficio al titular del rgano Interno de Control o de Control Interno, anexando el expediente respectivo.

2.6 Supervisin del Trabajo de Auditora

Considerando que el trmino de supervisin se utiliza tradicionalmente para identificar el acto de vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que realiza otra, se define a la supervisin del trabajo de auditora como:

La coordinacin de los recursos durante la planeacin, ejecucin y comunicacin de resultados de la auditora, a fin de vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de metas y objetivos planteados al inicio de la auditora, as como la debida aplicacin de las normas y procedimientos establecidos.

El xito de cada auditora depende en gran medida de la efectividad de la supervisin en todos los niveles jerrquicos, pues permite controlar las actividades que realizan en ella. Por esta razn se ha elevado a la categora de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las funciones de auditora pblica.

El Boletn B Normas Generales de Auditora Pblica, en el apartado relativo a las normas sobre la Ejecucin del Trabajo, menciona a la supervisin del trabajo de auditora y establece que el personal debe ser cuidadosamente supervisado, desde la planeacin hasta la formulacin del informe.

La supervisin persigue los siguientes objetivos:

a) Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin constante del trabajo del auditor, en funcin de los objetivos planteados.

b) Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la mxima eficiencia, eficacia y economa y con apego a las Normas Generales de Auditora Pblica y dems normatividad aplicable.

c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la prctica de la auditora pblica.

d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva, adems de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora.

f) Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos especficos de auditora.

La intensidad de la supervisin que se ejerce sobre los auditores es inversamente proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor; entre menores sean estos atributos mayor ser la supervisin. Tambin influye en el grado de supervisin la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; mas no se debe coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisin. En cualquier caso debe abarcar la verificacin de:

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La adecuada planeacin de los trabajos.

La ejecucin del trabajo conforme a la Carta de Planeacin, el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos, observando que el resultado de la aplicacin de tcnicas y procedimientos sea congruente con los alcances previstos.

La correcta formulacin de los papeles de trabajo.

El debido respaldo de las observaciones y conclusiones.

El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Los requisitos de calidad de los informes de auditora en cuanto a precisin, claridad y objetividad y que se formulen en trminos constructivos y convincentes.

El cumplimiento de las Normas Generales de Auditora Pblica y de los procedimientos de auditora de aplicacin general.

Por lo anterior, la funcin de supervisin de los trabajos de auditora debe ser aplicada en las etapas de inicio, de ejecucin del trabajo y conclusin de la auditora.

2.7. Informe de Auditora

Concluida la etapa de ejecucin de la auditora, la Contralora Interna debe comunicar al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, al responsable del rea revisada y a otras instancias que as lo requieran, los resultados determinados durante su intervencin a travs del documento denominado Informe de Auditora.

La obligacin de presentar el informe se encuentra establecida en el artculo 150, fraccin IV, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, as como en el Boletn B Normas Generales de Auditora Pblica que establecen: al trmino de cada intervencin, el titular de la instancia de control lo presentar a la autoridad competente, por escrito y con su firma.

El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber desarrollado su trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y con los procedimientos supletorios o, en dado caso, hacer constar que as est reflejado en papeles de trabajo.

El informe se constituye de cinco elementos, mismos que se esquematizan en el anexo 10.

1. Oficio de Envo (Informe Ejecutivo)

2. Cartula del Informe

3. ndice

4. Cuerpo del Informe

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5. Cdulas de Observaciones

1. Oficio de Envo (Informe Ejecutivo)

Es el documento mediante el cual se oficializa el envo del informe de resultados al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o del rea auditada y a cualquier otra instancia que as lo requiera, segn sea el caso.

Su principal caracterstica es que resume la problemtica plasmada en las observaciones (no es una sntesis de stas). Por ello, como informe ejecutivo describe de manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o los programas, rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, el origen de stas y las repercusiones y efectos en otros programas, actividades u operaciones, tal como se estableci en las cdulas de observaciones.

El oficio de envo (informe ejecutivo) tiene dos modalidades:

Oficio de envo de una auditora integral, especfica, de evaluacin de programas o de desempeo.

Oficio de envo de una auditora de seguimiento.

En los anexos 10 y 11 se presentan, respectivamente, las especificaciones y modelos de cada uno, as como sus caractersticas.

2. Cartula del Informe

La cartula presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin; contiene entre otros datos: el rea evaluada, nmero de control de la revisin, fechas de inicio y trmino y responsables de la auditora.

3. ndice

En este punto se enumeran los captulos que integran el informe, sealando el nmero de la pgina donde se localiza cada apartado.

4. Cuerpo del Informe

Este apartado da a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera sucinta; su estructura se encuentra conformada de la siguiente manera:

a) Antecedentes

En el caso de auditoras integrales, especficas, de evaluacin de programas y de desempeo se anotarn las causas que originaron la revisin, las principales funciones u operaciones del rea o programa por evaluar y cualquier otro elemento que merezca ser mencionado.

S CONT DE AD

Tratndose de auditoras de seguimiento, se indicarn el nmero y fecha de las revisiones en las que se originaron las observaciones objeto del seguimiento y cantidad de las mismas.

b) Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin

Perodo. Se indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditora y el periodo evaluado (ejercicio, trimestre, bimestre).

Objetivo. Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin.

Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodologa utilizada.

c) Resultados del Trabajo Desarrollado

En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora, pero no como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas ni la mencin de desviaciones especficas o particulares.

Los resultados asentados deben corresponder a problemas definidos con precisin y que son el origen de las desviaciones, como qued plasmado en las cdulas de observaciones, haciendo hincapi en las repercusiones dentro de procesos, actividades o reas auditadas.

Adems, los resultados deben proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones por parte de los servidores pblicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos.

El objetivo del informe va ms all de evidenciar los errores o deficiencias, tambin destaca aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de xito que permitieron la consecucin de los objetivos.

d) Conclusin y Recomendacin General.

Como importante es sealar las deficiencias ms significativas, tambin lo es promover acciones que conlleven su solucin; por ello, dentro del informe de auditora se incluir la conclusin y recomendacin general.

Debido a que dentro de las cdulas de observaciones quedaron plasmadas recomendaciones especficas concertadas con los servidores pblicos responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeacin, programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los programas asignadas al rea auditada.

Como rea externa a las operaciones de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, el rgano Interno de Control o de Control Interno deber emitir una opinin, desde un punto de vista diferente, sobre los aspectos

S CONT DE AD

auditados, revelando las acciones que estn incidiendo en el buen desempeo del programa o rea auditada.

Por lo anterior, la recomendacin general debe encaminarse a dar a conocer esos elementos y la manera de minimizar su impacto en el desarrollo de las actividades de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad.

5. Observaciones

En este apartado se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin de su envo al rea auditada.

2.8. Seguimiento de Recomendaciones

La auditora no concluye con la emisin del informe; en ste el auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemtica detectada. A travs de las auditoras de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalas y se evite su recurrencia.

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:

a) Comprometer al titular del rea auditada con la atencin de las recomendaciones.

b) Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.

c) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones.

d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.

De acuerdo con los Lineamientos para la Planeacin, Elaboracin y Presentacin del Programa Anual de Control y Auditora se llevarn a cabo las auditoras de seguimiento. Sin embargo, este es un proceso continuo, por lo que los rganos Internos de Control y de Control Interno llevarn los registros y controles que sean necesarios para instrumentar programas de abatimiento de observaciones.

III. Actuacin del Auditor Pblico

Independientemente de su formacin acadmica, el auditor pblico debe tener un comportamiento tico, para lo cual debe cumplir con las Normas Generales de Auditora Pblica, pues debe garantizar a la sociedad servicios profesionales de alta calidad.

S CONT DE AD

En materia de tica, cada profesin cuenta con sus propios cdigos, entendidos o formales y, aun cuando en esencia son similares, existen particularidades en cada uno de ellos.

Considerando la heterogeneidad de las disciplinas de tcnicos y profesionales que conforman los rganos Internos de Control y de Control Interno se elaboraron las Polticas de Actuacin, mismas que se describen en el anexo 12, con el propsito de que el personal adscrito a dichas instancias de control se desempee con juicio y criterio profesional uniformes, de tal manera que su desempeo como auditor pblico sea inobjetable.

Las disposiciones contenidas en las Polticas de Actuacin son de aplicacin obligatoria para el personal de las reas de control y auditora, por lo que anualmente deben comprometerse a actuar con diligencia, mediante la firma del formato anexo en dichas polticas.

IV. Control de Auditora

Para llevar a cabo el control de las auditoras se emplearan tres formatos: Cdula nica de Auditora, Evaluacin de la Auditora y Evaluacin del Personal.

a) Cdula nica de auditora

Este documento concentra la informacin general que se deriv de la revisin: datos de identificacin, cantidad de observaciones, personal participante e importes fiscalizados.

La cdula ser firmada por el jefe de grupo de auditora y avalado por el responsable del rea de auditora o, en su caso, por quien el titular del rgano Interno de Control o de Control Interno haya designado. Adems, quedar incluido en los papeles de trabajo, inmediatamente despus del ndice del primer legajo.

El anexo 13 incluye el modelo y las especificaciones para el llenado de la Cdula nica de Auditora.

b) Evaluacin de la Auditora

Parte importante de la ejecucin del trabajo de auditora es alcanzar los objetivos planteados para la revisin, por ello es conveniente evaluar la auditora como tal, mediante un cuestionario sencillo, el cual debe elaborar el jefe de grupo de la auditora, de acuerdo con las especificaciones del anexo 14.

En este cuestionario se destaca la planeacin de la auditora, la elaboracin de papeles de trabajo, el cumplimiento de las Normas Generales de Auditora Pblica y la ejecucin de los trabajos.

c) Evaluacin del Personal

Al igual que la evaluacin del trabajo de auditora, la del personal que participa en una revisin es de importancia vital, pues a travs de ella se pueden identificar aquellos aspectos en los que el auditor requiere apoyo y capacitacin.

S CONT DE AD

Para efectuar la Evaluacin del Personal adscrito a las reas de control y auditora, se expidi la Gua para la Evaluacin del Desempeo del Personal, en la cual se establecen los conceptos, criterios y puntajes para la evaluacin, as como los periodos en los que se practicar.

De esta evaluacin del desempeo, el titular de la instancia de control instrumentar el sistema de seguimiento que permita visualizar la evolucin de la actuacin de los auditores hacia un trabajo de calidad.

Anexo 1

Carta de Planeacin

S CONT DE AD

Instructivo de llenado del modelo de Carta de Planeacin

IdentificadorDescripcin

1.Anotar el nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2.Asentar el nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

3.Anotar el nombre del rea sujeta a revisin.

4.Citar la fecha de elaboracin de la Carta de Planeacin.

5.Asentar el tipo de auditora que se practica.

6.Anotar el trimestre en el que se llevar a cabo la auditora.

7.En este apartado se har mencin a los antecedentes del rea, programa o rubro por auditar, describiendo su estructura, marco legal aplicable, principales polticas y funciones, actividades que realiza, distribucin fsica de las reas de trabajo, resultados ms importantes en auditoras anteriores, informacin financiera y presupuestaria, as como los dems elementos que permitan al auditor tener un conocimiento general antes de iniciar la auditora.

8.Describir el objetivo de la auditora, el que deber ser congruente con lo establecido en el Programa Anual de Control y Auditora, con excepcin de las auditoras no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

S CONT DE AD

9.Citar de manera general cules sern los alcances de la revisin, mismos que pueden referirse a ejercicios, perodos, programas o proyectos, rubros, partidas o cuentas especficas, sealando sus cifras, importes y datos.

10.En este apartado se describen los problemas a los que pueden enfrentarse los auditores para el desahogo de la auditora como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigedad de las operaciones.

11.En este punto se indican las acciones que el auditor promueve para reducir el efecto de la problemtica que pudiese incidir en los resultados de la auditora.

La estrategia debe considerar el tiempo asignado a la revisin y el personal con que se cuenta, debe ser viable y canalizarse a la solucin inmediata de los problemas que presenta la revisin, inclusive puede ser una justificacin a la modificacin del tiempo asignado a la revisin o en la cantidad o perfil de los auditores.

IdentificadorDescripcin

12.Se anotar el nombre completo del personal asignado a la auditora, y las iniciales de su nombre, rubrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo; adems, estar relacionado en el cronograma de las actividades a desarrollar, en el cual se describirn las actividades especficas de cada auditor, de acuerdo con las instrucciones del anexo 2.

13.Anotar el nombre y firma de la persona que elabor la carta (corresponder al jefe del grupo comisionado).

14.Anotar el nombre y firma de la persona que da el visto bueno a la carta.

ECRETARA DE RALORA YS CONT DE AD

SARROLLO MINISTRATIVO

rgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1) Carta de Planeacin

28

I. Antecedentes

(7)

II. Objetivo

(8)

III. Alcances

(9)

IV.Problemtica

(10)

V. Estrategia

(11)

VI. Personal Comisionado

(12)

NombreInicialesFirmaFirma Corta

Elabor:(13)Vo.Bo.(14)

Nombre y firmaNombre y firma

Anexo 2

Cronograma de Actividades a DesarrollarSECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

Instructivo de llenado del Cronograma de Actividades a DesarrollarEste cronograma se refiere a las acciones que de manera general se ejecutarn durante el tiempo programado de la revisin, como son: inicio de la auditora, levantamiento del acta, entrevistas con servidores pblicos, solicitud de informacin, visitas fsicas a instalaciones u oficinas, periodo de anlisis del rea, programa o rubro, comentario de observaciones y elaboracin del informe, entre otros.No representa los procedimientos especficos que el auditor debe aplicar para su revisin, es un programa general de actividades que permite conocer el avance en la auditora.

IdentificadorAnotar:

1.Nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2.Nmero consecutivo de la hoja.

3.Nombre del rea sujeta a revisin.

4.Nmero de la auditora asignado de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de una auditora no programada.

5.Nombre del sector al que pertenece la Dependencia, rgano Desconcentrado o Entidad, en el caso de la Procuradura General de la Repblica ser no sectorizada.

6.Tipo de auditora que se va a ejecutar de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

7.Mes en el que se desarrollarn las actividades de auditora.

8.Nmero consecutivo de las actividades.

9.Descripcin de cada una de las actividades que se van a realizar durante el desarrollo de la auditora.

10.Porcentaje susceptible de revisar en cada una de las actividades o rubros, cuando proceda.

11.Iniciales del o los auditores a los que se les asign la actividad.

12.Estos renglones se refieren en primera instancia al tiempo estimado en que se considera llevar a cabo una actividad y la segunda al tiempo en que se realiz. La forma de llenarlo es sombreando los recuadros de los das que dura una actividad, segn los sombreados de la esquina inferior izquierda del formato.

13.Cantidad de das programados en el desarrollo de la actividad y en el segundo

rengln los das utilizados.

IdentificadorAnotar:

14.Iniciales de los auditores comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quin realiza la actividad, de acuerdo con el numeral 11 anterior.

15.En seguida de las iniciales de cada auditor se anota el nombre completo del mismo.

16.Totalizar la cantidad de das estimados en la revisin por auditor.

17.Totalizar la cantidad de das reales invertidos en la revisin por auditor.

18.Nombre y firma de la persona que elabor el cronograma.

19.Nombre y firma de la persona que da el visto bueno al cronograma.

SECRETARIA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

rgano Interno de Control o de Control Interno en

(1)Cronograma de Actividades por Desarrollar

Hoja: (2)

rea por Auditar: (3)No. de Orden: (4)Sector:(5)Tipo de Revisin: (6)

No.Actividad%Aud.TM es : (7)

12345678910111213141516171819202122232425262728293031Das

(8)(9)(10)(11)ER(12)(13)

(12)(13)

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

E R

Sbados y Domingos Personal(14)(15)Estimado:AsuetoParticipante(14)(15)Real:16

17

EstimadoReal

%:Porcentaje del AlcanceT: Tiempo

Aud:Iniciales del auditor que realiza la actividadE: Estimado

R: Real

(18)(19)ElaborVo.Bo.

29

SCONT DE AD

Anexo 3

Orden de AuditoraECRETARA DE RALORA YSARROLLO MINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

40

Instructivo de llenado del modelo de Orden de AuditoraSCONT DE AD

IdentificadorDescripcin

1.Anotar el nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2.Anotar el nmero de oficio que corresponda.

3.Citar la localidad y fecha de elaboracin de la orden de auditora. La fecha debe corresponder al inicio efectivo de la auditora, de acuerdo con la programacin inicial.

4.Mencionar el nombre y cargo de la persona a la cual se dirige la orden y el domicilio donde se ubica el rea por auditar.

5.En el caso de las Entidades debe agregarse como fundamento el artculo 62, fraccin III, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

6.Anotar el nmero de auditora y tipo, de acuerdo con el asignado en el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

7.Relacionar al personal comisionado, incluyendo al responsable del rea de auditora.

8.Citar de manera general los alcances de los conceptos a revisar y el periodo por revisar, para el caso de las auditoras de seguimiento especificar los antecedentes de las revisiones donde se determinaron las observaciones.

9.Anotar el cargo del titular del rgano Interno de Control o de Control Interno, o el de quien haya sido designado por ste.

10.Citar el nombre del titular del rgano Interno de Control o de Control Interno. o de quien ste haya designado, para que posteriormente sea firmada la orden en este espacio.

11.Citar los nombres, cargos y adscripcin de los servidores pblicos a los que se enviar copia de la orden.

Orden No. (2)

Asunto: Se ordena la prctica de auditora.

(3)

(4)

P r e s e n t e

Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por los artculos 37, fraccin VIII, de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 132, fraccin III, y 148 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal; (5); 26, fraccin III, numeral 5, del Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo y en el Programa Anual de Control y Auditora, se llevar a cabo la revisin No. (6) a esa unidad administrativa en sus reas o cualquier otra instalacin.

Para tal efecto, se servir proporcionar a los CC. Auditores Pblicos: (7) , los registros, reportes, informes, correspondencia y dems efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas que estimen necesarios, as como suministrarles todos los datos e informacin que soliciten para la ejecucin de la auditora.

Comunico a usted que la auditora (8) se practicar al (a los) concepto (s) de correspondiente al periodo.SECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOrgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1)

Orden No. (2)

- 2 -

Asimismo, le agradecer girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden las facilidades necesarias para la realizacin de su cometido. Y queda apercibido que de no dar las facilidades necesarias, oponerse a la prctica de la auditora o no proporcionar en forma completa y oportuna los informes, datos y documentos a los auditores comisionados, se proceder de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.

A t e n t a m e n t e

(9)

(10)

C.c.p. (11)

Anexo 4

Acta de Inicio de AuditoraSECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

Aspectos a considerar en la formulacin del Acta de Inicio de Auditora

El Acta de Inicio es un documento de carcter oficial que narra las circunstancias especficas del inicio de una auditora, por lo que en su elaboracin deben guardarse las formalidades que se mencionan a continuacin:

1.Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienenen el acto.

2.Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.

Posteriormente menciona quines intervienen en el acto y el objetivo del mismo.

El apartado de hechos describe las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye una salida.

3.El acta se transcribe a rengln continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del rengln, el resto de ste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.

4.Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dgitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:

Primeros 3 dgitos: nmero de la orden de auditora.

Dos dgitos siguientes los dos ltimos dgitos del ao.

ltimos 3 dgitos: un nmero consecutivo de tres dgitos.

EjemploOrdenAoConsecutivoFolio

2009700120097001

5.Al finalizar una hoja, el ltimo rengln deber hacer referencia a la foja que contina, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.

La leyenda quedar al centro del ltimo rengln y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:

-----------------------------------------Pasa al folio 20097002-------------------------------------------------De la misma manera, el primer rengln del folio siguiente, contendr la leyenda Viene del folio... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:----------------------------------------Viene del folio 20097001------------------------------------------------

6.El acta se levanta en original y cuatro copias, que sern firmadas autgrafamente al final yse rubricarn cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribucin:

Original: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en el original del expediente que se enva al rea de responsabilidades.

Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditora.

Primera copia: Se entrega a la persona con quien se entendi la diligencia.

Segunda copia: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en la copia del expediente que se envi al rea de responsabilidades y queda en los archivos del rea de auditora.

Cuando no existen casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditora.

Tercera copia: Se integra en el expediente de la auditora.

Cuarta Copia: Se integra en el archivo consecutivo de actas de auditora.

7.El formato anexo indica el modelo que se utilizar como acta y los datos que contendr.

8.Con el objeto de hacer ms ilustrativa el Acta de Inicio de Auditora, en el propio modelo de acta se incluyen los aspectos por describir en cada caso.

20097001En la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora del inicio del acto) horas, del da (anotar el da, mes y ao correspondiente), los CC. (mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores pblicos adscritos al rgano Interno de Control, (o en su caso rgano de Control Interno) en (citar el nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad), hacen constar que se constituyeron legalmente en las oficinas que ocupa (anotar el nombre del rea visitada) ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los siguientes:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos---------------------------------------------------------------Enla hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante la presencia del C. (nombre del titular del rea visitada) Titular (anotar el nombre del rea en que se acta), procedieron a identificarse en el orden mencionado con las credenciales nmeros: (anotar los nmeros de credenciales institucionales de cada auditor), expedidas por (mencionar el rea que expide las credenciales), acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditora (anotar el nmero y fecha de la orden de auditora), emitida por el Titular de la Contralora Interna en esta (mencionar si es una Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad), al C. (citar el nombre completo y puesto de la persona que atiende la diligencia), quien firma para constancia de su puo y letra en una copia de la misma orden, en la cual tambin se estamp el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditora que nos ocupa, para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor pblico que la recibe se identifique, exhibiendo ste (anotar el tipo y nmero de la identificacin que presenta) expida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografa del servidor pblico que la presenta) una fotografa cuyos rasgos fisonmicos corresponden a su portador, a quien en este acto se le devuelve por as haberlo solicitado.---------------------------------------------------------------Los auditores pblicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarn al amparo y en cumplimiento de la orden de auditora citada, mismos que estarn enfocados a (mencionar los alcances de la revisin, periodo por auditar y tiempo en el que se practicarn los procedimientos de auditora), en la inteligencia de que la auditora podr retroceder a ejercicios anteriores de considerarse necesario, acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre de la persona con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia, advertido de que en su negativa sern nombrados por los auditores actuantes, a esta solicitud, el visitado designa a los CC. (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes y nacionalidad), quienes aceptan la designacin.---------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------Pasa al folio 20097002----------------------------------------------20097002-------------------------------------------------Viene del folio 20097001-------------------------------------------- ElC. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial, segn lo dispone la fraccin I del artculo 247 del Cdigo Penal, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del

visitado) aos, estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes nmero (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditora nmero (citar el nmero y fecha de la orden de auditora), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las rdenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.---------------------------- No habiendo ms hechos que hacer constar se da por concluida la prctica de esta diligencia, siendo las (anotar la hora de conclusin del acto) de la misma fecha en que fue iniciada. Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los folios los que en ella intervinieron, hacindose constar que este documento fue elaborado en original y cuatro copias, de las cuales se entrega una legible al servidor pblico con el que se entendi la diligencia.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conste.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (Mencionar el nombre del rea que intervino en el acta, seguido del nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad)

C. (Nombre y firma de la persona que atendi la diligencia)

Por el rgano Interno de Control (o de Control Interno)

(Nombre y firma del auditor)(Nombre y firma del auditor)

Testigos de Asistencia

(Nombre y firma del testigo)(Nombre y firma del testigo)

Anexo 5

Marco Conceptual

Instructivo de llenado del modelo de Marco Conceptual

IdentificadorDescripcin

1.Anotar el nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2.Anotar el nmero de la auditora de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

3.Sealar el rea a la cual se aplica la auditora.

4.Anotar la fecha de elaboracin del Marco Conceptual.

5.Mencionar el tipo de auditora que se practica.

6.Anotar las iniciales del auditor que elabor el Marco Conceptual.

7.El rubro se refiere al aspecto especfico asignado al auditor para su anlisis, por ejemplo: el rea a la que se le practica la auditora es administracin y finanzas. La planeacin general arroj como rea susceptible de revisin la Tesorera, por lo que el auditor podr incluir cualquiera de las operaciones que lleva a cabo sta (como fondos fijos o revolventes, pagos, ingresos, bancos en sus diferentes modalidades, etc.) de acuerdo con los datos que se manifestaron en la planeacin general, misma que debe ser congruente con el Programa Anual de Control y Auditora, salvo que fuera una auditora no programada.

8.Se describir el fin que se persigue al efectuar la revisin del rubro seleccionado, recuerde siempre que los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables.

9.En este espacio se desglosarn las cifras totales de las operaciones que se analizarn, tanto las financieras como las fsicas, estos datos son cifras globales que se obtienen de los estados financieros o de los reportes presupuestarios. En todos los casos debe mencionarse la situacin de los datos o cifras que se estn manejando (ejercido, autorizado, devengado, saldo a una fecha determinada).

10.En este apartado se indicarn los criterios utilizados para seleccionar la muestra, tambin se har mencin de las cifras fsico financieras por muestrear en nmeros relativos y absolutos.

11.En este espacio se mencionan las tcnicas especficas a desarrollar y los procedimientos que llevar a cabo el auditor para cumplir con su objetivo, el desglose de los procedimientos debe tener un orden cronolgico y ser congruente con las operaciones a revisar, se desagregarn tantos procedimientos como sea necesario, para cubrir el alcance que se previ para la revisin del rubro o aspecto en cuestin.

12.Una vez concluida la revisin de las operaciones, en este apartado se citarn las observaciones determinadas, en forma resumida.

SECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

rgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1) Marco Conceptual

43

Rubro:

(7)

Objetivo:

(8)

Universo:

(9)

Muestra:

(10)

Procedimientos:

(11)

Conclusin:

(12)

SC D A

Anexo 6

Papeles de TrabajoECRETARA DE ONTRALORA Y ESARROLLO DMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

SC D A

Instructivo para la Formulacin de Cdulas

La elaboracin de una buena cdula depende de la experiencia del auditor y su capacidad para plasmar en papel, los procedimientos ejecutados para el anlisis de alguna operacin sin embargo, es necesario mencionar algunos aspectos comunes que deben contener las cdulas.

IdentificadorAnotar:

1Nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2Nombre del rea especfica que realiza la auditora (como en el caso de unidades fiscalizadoras con grandes estructuras).

3Nombre del rea sujeta a revisin.

4Fecha de elaboracin de la cdula.

5Nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar.

6Iniciales del auditor que elabor la cdula y ante firma.

7Nombre especfico del procedimiento que se estn realizando y cuyos datos se plasman en la cdula.

8Iniciales y rubrica del auditor que revis la cdula.

9Tipo de cdula: sumaria, analtica, subanaltica.

10El cuerpo de la cdula debe identificar claramente los datos ah asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido.

11Al calce de la cdula se incluyen las notas aclaratorias que procedan.

12Al calce de la cdula se define el significado de las marcas utilizadas.

13Al calce se menciona la fuente documental de los datos plasmados en la cdula.

Nota: Recuerde que las cdulas deben estar firmadas por el auditor que las elabor y por quien efectu la supervisin.

Nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de laRepblica o Entidad (1).

(2) rea que realiza la auditora:(3) rea sujeta a revisin:(4) Fecha:

(5) Rubro revisado:(6) Elabor:

(7) Nombre especfico del procedimiento:(9) Tipo de cdula:(8) Revis:

(10)

Cuerpo de la Cdula

Notas:(11)

Marcas:(12)

Fuentes:(13)

48

Anexo 7

Cdula de ObservacionesSECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

Instructivo de llenado para el Modelo de Cdula de Observaciones

IdentificadorDescripcin

1Nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la observacin dentro del informe y el total de hojas que conforman el mismo. (la paginacin se efectuar una vez que se cuente con el informe completo).

3Indicar el nmero asignado a la auditora, segn el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

4Nmero asignado a la observacin dentro de la auditora.

5Monto total de la partida del gasto ejercido a que se refiere la observacin, de acuerdo con las cifras presupuestarias, cuando proceda cuantificar.

6Monto de la partida de gasto que se tom como muestra para su revisin y anlisis, cuando proceda cuantificar.

7Monto determinado como irregular en la observacin, cuando proceda cuantificar.

8Nombre del sector al que pertenece la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad.

9Clave presupuestaria de la Dependencia, rgano Desconcentrado o Entidad, en el caso de la Procuradura General de la Repblica ser no sectorizada.

10Nombre del rea a la que se practic la auditora.

11Tipo de auditora de acuerdo con lo especificado en los Lineamientos para la Planeacin, Elaboracin y Presentacin del Programa Anual de Control y Auditora.

12Ttulo de la Observacin.El ttulo debe describir de manera general la irregularidad.Irregularidad:Describir pormenorizados los hechos, conductas u omisiones de la observacin, identificando los elementos que la constituyen y cuantificando, en su caso, el monto de la irregularidad.Adems, deben plantearse de acuerdo con los aspectos sealados en el

numeral 2.5.3 de esta Gua.

IdentificadorDescripcin

Causa:

Sealar el motivo que dio origen a la observacin en este caso, deben identificarse las causas reales que motivan la irregularidad, con el enfoque mencionado en el numeral 2.5.3 de esta Gua.

Efecto:

Sealar las posibles deficiencias que en un futuro puedan generarse con la continuacin de la irregularidad y el impacto en otras operaciones.

Principio Legal:

Indicar la normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos, por los actos u omisiones descritos en la observacin.

13Correctiva:

Determinar acciones inmediatas de solucin a los hechos irregulares.

Preventiva:

Recomendacin que permite evitar la recurrencia en las irregularidades determinadas y que elimina por completo las causas que la originan.

Las recomendaciones deben estar concertadas con los servidores pblicos responsables de su aplicacin.

14Fecha compromiso:

En este espacio debe plasmarse la fecha en la que el servidor pblico responsable del rea donde se determinaron las observaciones se compromete a resolver la problemtica citada para solventarlas y, cuando proceda, las acciones de mejora que propone para atenderlas. Adems, despus del comentario de las observaciones debe firmar cada cdula sealando nombre, cargo y fecha.

15Nombre y firma del responsable del rea de auditora o del servidor pblico designado para el efecto.

SECRETARA DE CONTRALORA YDESARROLLO ADMINISTRATIVO

rgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1) Cdula de ObservacionesHojas No.de Nmero de Auditora: Nmero de Observacin: Monto Fiscalizable: Monto Fiscalizado:Monto de la Irregularidad:(2)(3)(4)(5)(6)(7)

Sector:rea Auditada:(8)(10)Clave:Tipo de Auditora:(9)(11)

ObservacinRecomendacionesFecha Compromiso

(12)

Irregularidad:

Causa:

Efecto:

Principio Legal:Ttulo(13)

Correctiva:

Preventiva:(14)

(15)

Responsable

49

Anexo 8

Cdula de SeguimientoSECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

52

Instructivo para el Modelo de Cdula de Seguimiento

IdentificadorDescripcin

1Nombre de la Dependencia rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la cdula en el informe y el total de hojas que conforman el mismo (la paginacin se efectuar una vez que se cuente con el informe completo).

3Citar el nmero asignado a la auditora, segn el Programa Anual de Control y Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

4Nmero asignado a la observacin en la auditora original.

5Monto total de la partida de ingresos o de gasto a que se refiere la observacin original.

6Monto de la partida de ingresos o de gasto que se tom como muestra para su revisin y anlisis en la observacin original.

7Monto determinado como irregular en la observacin original.

8Nombre del sector al que pertenece la Dependencia, rgano Desconcentrado o Entidad, en caso de la Procuradura General de la Repblica ser no sectorizada.

9RegistropresupuestariodelaDependencia,rganoDesconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

10Nombre del rea a la que se practica la auditora de seguimiento.

11Tipo de auditora de acuerdo con las especificadas en los Lineamientos para la Planeacin, Elaboracin y Presentacin del Programa Anual de Control y Auditora.

12Marcar con una X si la observacin ha sido solventada de acuerdo con al anlisis practicado.

13Marcar con una X si la observacin no ha sido solventada de acuerdo con el anlisis practicado.

14Anotar el porcentaje de avance que el auditor considera que se tiene, de acuerdo con las acciones implementadas por el rea que fue auditada y a esa

fecha no se ha solventado la observacin.

IdentificadorDescripcin

15En este espacio se deber transcribir nicamente el ttulo y la observacin original a la cual se da seguimiento, as como las recomendaciones propuestas, tal como se encuentran en la cdula original de observaciones.

Las causas, efectos y principios legales no se incluyen.

16En este apartado se har un breve resumen de las acciones implantadas por las reas responsables de dar atencin a las recomendaciones sealadas en la observacin original, o que acciones establecieron por no poder cumplir con la recomendacin original o, en su caso, las omisiones en que se ha incurrido para solventar la observacin.

Asimismo, se debern indicar los motivos por los cuales el auditor considera dar por solventada o no la observacin.

17En caso de que la recomendacin original no permita dar solucin a la observacin, sta se deber replantear, considerando lo citado en el punto2.5.3 de esta gua.

18En caso de aprobarse el replanteamiento, se verificar que no se haya vencido el plazo para solventar la observacin, bajo ese supuesto, no se modificar la recomendacin, en caso contrario, se establecer una nueva fecha en la que el responsable del rea auditada implementar los replanteamientos.

Asimismo, asentar nombre y cargo del servidor pblico responsable de dar atencin a la observacin; quin deber firmar la cdula.

19Nombre y firma del responsable del rea de auditora o del servidor pblico designado para el efecto.

SECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

rgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1) Cdula de SeguimientoHojas No.de Nmero de Auditora: Nmero de Observacin: Monto Fiscalizable: Monto Fiscalizado:Monto de la Irregularidad:(2)(3)(4)(5)(6)(7)

Sector:rea Auditada:(8)(10)Registro:Tipo de Auditora:(9)(11)

Observacin:Solventada:(12)No solventada:(13)Avance:14%

ObservacinSituacin ActualReplanteamientoFecha Compromiso

(15)Ttulo

Observacin Original

Recomendaciones Originales(16)(17)(18)

(19)

Responsable

52

Anexo 9

Marcas de AuditoraSECRETARA DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOSUBSECRETARA DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE LA GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

57

Marcas de Auditora

Las marcas de auditora son signos que utiliza el auditor para sealar el tipo de procedimiento que est aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que debern ser definidas al calce de la cdula o en una cdula de marcas al final del expediente, que permita su fcil consulta.

MarcaSignificado

Clculo verificado.

Cifra cuadrada.

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Documento pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Punto pendiente que fue aclarado, verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son temporales. De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues stos deben ser completos.

Confrontado contra registro.

Confrontado contra documento original

Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando algn dato o cifra que conste en la cdula se compara contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados.

MarcaSignificado

Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Obs.Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se describir en una cdula de observacin.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:

ConectoresNotas

1122ABC

Los conectores son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cdula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregacin.

Por su parte, las notas son referencias alfabticas dentro del papel de trabajo, que son explicadas al calce de la cdula. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotacin sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cdula.

Anexo 10

Informe de Auditoras Integrales, Especficas, de Evaluacin de Programa y de Desempeo

Instructivo de llenado del modelo de Informe de Auditoras Integrales, Especficas, de Evaluacin de Programa y de Desempeo

IdentificadorDescripcin

1Nombre de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

2Nombre del sector al que pertenece la Dependencia, rgano Desconcentrado o Entidad, en el caso de la Procuradura General de la Repblica ser no sectorizada.

3RegistropresupuestariodelaDependencia,rganoDesconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, segn corresponda.

4El oficio de envo (Informe Ejecutivo) lleva una paginacin independiente del resto del informe, por lo que la paginacin consta de dos partes: una que inicia en el oficio de envo y otra que inicia a partir de la portada.

5Nmero total de hojas que integran el Oficio de Envo y el Informe Largo.

6Nombre del rea auditada.

7Tipo de auditora de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora.

8Nmero de la auditora que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Control y Auditora o el consecutivo que le corresponda a la auditora no programada.

Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre parntesis para identificar la informacin que se debe plasmar en cada espacio.

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora: (7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

Oficio No. (Anotar el nmero que corresponda). Fecha: (Anotar la fecha de envo del informe).

(Anotar el nombre del servidor pblico a quien se dirige el informe).(Cargo del destinatario).(Domicilio institucional del destinatario). P r e s e n t e .

Como resultado de la revisin practicada a (indicar el rea revisada) al amparo y en cumplimiento de la orden de auditora No. (anotar el nmero del oficio de la orden de auditora) de fecha (mencionar la fecha de emisin de la orden de auditora), envo el informe con las observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los auditores comisionados con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlas.

De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se consignan en el apartado V cdulas de observaciones, destacan por su importancia las siguientes:

(Citar de manera clara y precisa la principal problemtica detectada, de acuerdo con los sealamientos del numeral 2.7).

ECRETARA DE RALORA YSARROLLO MINISTRATIVOrgano Interno de Control (o de Control Interno) en (1)

63

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora: (7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizar la auditora de seguimiento) realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventacin de las observaciones detectadas.

A t e n t a m e n t eTitular del rgano Interno de Control (o de Control Interno o a quien ste haya designado).

(Nombre y firma del titular o de quien ste haya designado).

C.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnar copia del informe).

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora: (7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

Informe de Auditora

Nmero de auditora: (Anotar el nmero de laauditora segn el PACA o el que corresponda en caso de una auditora no programada).

Sector:Dependencia o Entidad: rea Auditada:Tipo de Auditora:

Periodo Revisado:(Nombre del sector al que pertenece la Dependencia, rgano Desconcentrado oEntidad, en el caso de la Procuradura General de la Repblica ser no sectorizada).(Nombre completo de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad).(Nombre completo del rea revisada).(Modalidad de auditora de que se trate de acuerdo con lo especificado en los Lineamientos Generales para la Planeacin, Elaboracin y Presentacin del Programa Anual de Control y Auditora).(Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas).

Fecha de Inicio:(Fecha en que dio inicio la auditora).

Fecha de Conclusin:(Fecha en que dio trmino la auditora).

Fecha de Discusin:(Fecha en que se efectu el comentario de las observaciones con los servidorespblicos de las reas responsables).

Coordinador Encargado:

Jefe de Grupo:(Nombre del servidor pblico del rgano Interno de Control o de Control Internoresponsable).(Nombre del servidor pblico del rgano Interno de Control o de Control Interno responsable).

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora:(7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

ndice

Pgina

(Anotar el nmero de pgina donde se ubica cada captulo).

I. Antecedentes.

II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.

III. Resultado del Trabajo Desarrollado.

IV. Conclusin y Recomendacin General.

V. Cdulas de Observaciones.

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora: (7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

I. Antecedentes

Indicar la causa que dio origen a la revisin, as como el nmero y fecha de la orden de auditora, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi.

Sealar el rea que se audit, as como su objetivo primordial.

II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin

II.1. Perodo

Deber sealarse el lapso en el que se realiz la auditora.

II.2 Objetivo

Debern sealarse los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, mismos que debieron determinarse desde el momento de hacer la planeacin de la auditora, dichos objetivos debern presentarse de manera clara y concisa.

II.3 Alcance

Se puntualizar el perodo que comprendi la revisin y el ejercicio analizado, identificando por cada partida, cuenta o rubro de revisin, el volumen de actividades y operaciones revisadas, as como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados.

Deber incluir la declaracin de haberse desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica, y aplicando los procedimientos de auditora necesarios en cada caso.

Sector:(2)Registro:(3)Hoja No.:(4)De(5)

rea Revisada:(6)Tipo de Auditora: (7)No. de Auditora:(8)

S CONT DE AD

III. Resultado del Trabajo Desarrollado

Debern resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la revisin con la finalidad de captar la atencin e inters hacia aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolucin.

Por ello, es necesario realizar un anlisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las causas originales que provocan las deficiencias, efectuando una interrelacin de las observaciones que permita visualizar la problemtica y las repercusiones que puede originar en otras reas, programas u operaciones.

IV. Conclusin y Recomendacin General

Deber plasmarse la opinin que como resultado de la revisin practicada tiene el auditor sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e informacin del rea auditada.

La recomendacin que se plantee debe apoyar a la solucin de la problemtica detectada, cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones contenidas en las cdulas de observaciones. Adems, l