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Guía para la Planeación y el Seguimiento

Estratégico

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Código SG/MIPG: 127-GUIDE-01 Versión: 8 Vigente desde: 29-12-2020

Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional

Código: 127-FORDE- 03 Formato manual, guía e instructivo. Versión: 3 Vigencia desde: 10/07/2020

Código SG/MIPG Vigencia desde

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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico

Tabla de Contenido

1. Introducción ........................................................................................................................................................4

2. Generalidades .....................................................................................................................................................5

2.1 Objetivos ........................................................................................................... 5

2.2 Términos y definiciones ......................................................................................... 6 3. Desarrollo......................................................................................................................................................... 12

3.1 Planeación estratégica institucional ........................................................................ 12

3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional ................................ 13

3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica ........................................ 15

3.3.1 Elaboración del contexto estratégico ....................................................................... 15

3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad ........................ 18

3.4 Indicadores estratégicos ...................................................................................... 18

3.4.1 Tipo de indicadores ............................................................................................ 18

3.4.2 Seguimiento a los indicadores ................................................................................ 19

3.5 Plan Estratégico ................................................................................................. 20

3.5.1 Seguimiento al plan estratégico ............................................................................. 21

3.5.2 Modificación al plan estratégico ............................................................................. 22

3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico ....................................................... 22

3.6 El Plan de acción Institucional ............................................................................... 23

3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional ............................................................. 24

3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional .............................................................. 27

3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional ............................................................... 27

3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad ..................................... 27

3.7.1 Componente de inversión ..................................................................................... 27

3.7.2 Componente de gestión ....................................................................................... 28

3.7.3 Componente de gestión e inversión......................................................................... 28

3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC ................................................ 28

3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano .................................... 29

3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30

3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30

3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA ........................................................................... 30

3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones ............................................................. 31

3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32




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3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA ................................... 32

3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32

3.10 Planes de acción integrados .................................................................................. 32

3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario .................................. 34

3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos ............................................................... 34

3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR ................................................................. 35

3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD .............................................................. 35

3.10.2 Oficina de Sistemas ............................................................................................ 36

3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI ..................... 36

3.10.3 Oficina Asesora de Planeación ............................................................................... 36

3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social ................................................. 36

3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados ........................................................... 36

3.11 Otros Planes y programas institucionales .................................................................. 38

3.11.1 Seguimiento a Otros Planes ................................................................................... 39

3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales ............................................... 40

3.13 Proyectos de inversión ........................................................................................ 41

3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión .................................................................... 41

3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión ........................ 43

3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................................. 43

3.14 16.2 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR (Producto – Meta – Resultado) ..... 46

3.15 16.3 Planeación Anual de los proyectos de Inversión ................... ¡Error! Marcador no definido.

3.16 16.4 Plan Operativo Anual de Inversiones ................................................................. 47

3.17 16.5 Seguimiento a los Proyectos de Inversión ........................... ¡Error! Marcador no definido.

3.18 16.6 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión. ................................. 45 4. Normatividad ................................................................................................................................................... 56




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1. Introducción

PROGRAMAR EL PRESUPUESTO

FORMULAR LOS LINEAMIENTOS

PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS.

FORMULAR LOS INDICADORES

REFLEXIÓN INICIAL

DIAGNÓSTICO DE CAPACIDADES Y ENTORNO

FORMULAR LOS PLANES

DIMENSIÓN N° 2: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

POLITICAS• Marco normativo• Planes de desarrollo• Presupuesto• Conpes• Políticas de gestión y desempeño• Posconflicto

Fuente: MIPG 2017




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2. Generalidades

2.1 Objetivos




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2.2 Términos y definiciones




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3. Desarrollo

3.1 Planeación estratégica institucional




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3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional




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Gráfico 1. Las Líneas de Defensa en el Modelo Estándar de Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG




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3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica

3.3.1 Elaboración del contexto estratégico

Gráfico 2. Elaboración del contexto estratégico




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.




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Gráfico 3. Marco de Referencia Direccionamiento Estratégico

Fuente: Manual Operativo MIPG




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3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad

Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público, y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprimen ninguno de los planes formulados en la entidad.

3.4 Indicadores estratégicos

3.4.1 Tipo de indicadores




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3.4.2 Seguimiento a los indicadores




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3.5 Plan Estratégico




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3.5.1 Seguimiento al plan estratégico

Expresión cuantificable y cualificable de lo

que queremos alcanzar.

• Debe usarse un verbo duro, es decir, un verbo en infinitivo que indique acción y que se pueda medir de alguna forma (cuantitativa o cualitativamente).

• Debe contener qué se quiere lograr, es decir, una descripción del logro.

• Debe ser compatible con el Plan Estratégico.

• Realista y alcanzable, aun así, debe responder a un reto importante.

• Cronológicamente limitadas.

• Realistas y relevantes.

• Específicas.

• Mensurables (medibles y cuantificables).

• Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los

objetivos.

• Deben ser claras y comprensibles para todos.

• Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la entidad.

• Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable.

• Deben permitir a la administración el conocimiento oportuno de la información.

• Deben ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia.

• Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.




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3.5.2 Modificación al plan estratégico

3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico




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3.6 El Plan de acción Institucional




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3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional




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3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional

3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional

3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad

3.7.1 Componente de inversión




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3.7.2 Componente de gestión

3.7.3 Componente de gestión e inversión

3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC




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3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano

1

2

3

4

5

6

COMPONENTES DEL PLANMapa de riesgos de corrupción Permite la identificación y valoración del impacto de cada uno de los riesgos, así como el reconocimiento de las acciones para controlarlos o mitigarlos.1Estrategia anti trámitesOrganiza y facil ita el acceso de la ciudadanía a las instituciones, a través de diversas acciones para simplificar los trámites. (ley 962 de 2005, decreto 019 de 2012).2Estrategia de rendición de cuentasCoordina las acciones institucionales en torno al proceso de rendición y petición de cuentas, integrando a la gestión administrativa elementos de información, diálogo e incentivos en la relación Estado/ciudadano (CONPES 3654 de 2010 y Manual único de rendición de cuentas ).

3

Iniciativas adicionales

Se refiere a las iniciativas particulares de la entidad que contribuyen a combatir y prevenir la corrupción.6Transparencia y el Acceso a la Información

Recoge los l ineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la información pública, según el cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley.

5Medidas para mejorar la atención al ciudadano

Define herramientas para la formulación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con el servicio al ciudadano (artículo 76 de la ley 1474, Programa nacional de atención al ciudadano, decreto 2461 de 2012).

4




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3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano

3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano

3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA




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3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones

Nota 1: La versión preliminar del Plan Anual de Adquisiciones se elaborará en el último trimestre del año, periodo en el cual se tramite el presupuesto de la vigencia fiscal siguiente.




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3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA

3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA

3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA

3.10 Planes de acción integrados




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N° PLAN RESPONSABLE

•

•

•




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3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario

3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos




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3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR

3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD




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3.10.2 Oficina de Sistemas

3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI

3.10.3 Oficina Asesora de Planeación

3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social

3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados




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N° PLAN RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

•

•

•

3.11 Otros Planes y programas institucionales




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NOMBRE DEL PLAN O PROGRAMA

BREVE DESCRIPCIÓN PROCESO EN EL CUAL

TIENEN ORIGEN

3.11.1 Seguimiento a Otros Planes




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3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales




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.

Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprime ninguno de los planes formulados en la entidad.

3.13 Proyectos de inversión

3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión




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Diagrama 4. Esquema de Marco Lógico




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3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión

3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto

Diagrama 5. Esquema genérico de ciclo de vida del Proyecto

3.13.2 Seguimiento a los Proyectos de Inversión

Última fase del proyecto, en la cual

se hace una valoración de este.

CIERRE

Se monitoriza y controla la correcta

ejecución del proyecto para garantizar el éxito del mismo.

SEGUIMIENTO

Tiene como objetivo estudiar todos

los aspectos referentes al mismo, como la viabilidad, alcance y el

equipo o áreas encargadas para

trabajar en él.

INICIO

Conjunto de acciones y actividades a

realizar basándose en los datos obtenidos y definidos en la fase

anterior; obteniendo así una hoja de

ruta clara y concisa.

PLANIFICACIÓN

Los planes definidos en la hoja de

ruta son llevados a cabo en el orden programado.

EJECUCIÓN

Ciclo de vida

de un proyecto

Cierre.

Iniciación.

Planificación.

Ejecución.

Seguimiento y control

Ciclo de vida de un proyecto




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a.

b.

c.

3.13.2.1 Reporte Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión – SPI

.

3.13.2.2 Reporte Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo – SEGPLAN

.




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3.13.3 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión.




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3.14 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR

3.14.1 Seguimiento Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR




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3.15 Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI

3.16 Planeación del presupuesto

3.16.1 Anteproyecto de Presupuesto




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3.16.1.1 Proyecto de Presupuesto

3.16.2 Seguimiento al Presupuesto de Inversión




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3.17 Planeación del Sistema de Gestión

Sistema de

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Sistema de

Responsabilidad Social

Sistema de

GESTIÓN DE CALIDAD

Sistema de

CONTROL INTERNO

Sistema de

GESTIÓN AMBIENTAL

Sistema interno de

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Sistema de

SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN

SIG

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN




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3.17.1 Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión - SIG




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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN A SISTEMAS DE GESTIÓN, PROGRAMAS Y PLANES QUE COMPONEN EL SIG

SIST

EMA

S D

E G

ESTI

ÓN

QU

E C

OM

PON

EN E

L SI

STEM

A IN

TEG

RA

DO

DE

GES

TIÓ

N -

SIG

SISTEMAS DE GESTIÓN

PONDERACIÓN VERTICAL/HORIZONTAL 01 02 03 04

CALIDAD 15% Planes / Programas Plan Operativo Anual

Plan de Acción Institucional

Ponderación horizontal 50% 50%

GESTIÓN AMBIENTAL 14% Planes / Programas

Plan Integral de gestión ambiental

Ponderación horizontal 100%

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 14%

Planes / Programas Programa de Seguridad y salud en el trabajo


GESTIÓN DOCUMENTAL 14% Planes / Programas

Programa de Gestión documental


RESPONSABILIDAD SOCIAL 14% Planes / Programas

Programa de Gestión de la integridad

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Plan de participación ciudadana y control social

Plan de comunicaciones

Ponderación horizontal 25% 25% 25% 25%

CONTROL INTERNO 15% Planes / Programas

Programa de control (ciclos)

Plan y programas de auditorías

Ponderación horizontal 50% 50%

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 14%

Planes / Programas Plan de seguridad de la información.


PONDERACIÓN VERTICAL 100%




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Porcentaje alcanzado de las

actividades programadas en el programa y/o plan, respetando el

tope máximo incluido en la matriz de priorización

+

Porcentaje alcanzado de las actividades programadas en el

programa y/o plan, respetando el tope máximo incluido en la matriz de

priorización

=

Porcentaje que será multiplicado por el peso porcentual asignado al sistema de gestión

ubicado en el mismo reglón de estos programadas en el programa y/o plan

3.18 Administración del riesgo y diseño de controles en el DADEP

3.18.1 Gestión del Riesgo




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3.18.2 Identificación del riesgo

3.18.3 Análisis del riesgo




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3.18.4 Valoración del riesgo

3.18.5 Monitoreo y revisión

3.19 Reportes institucionales

3.19.1 Formulario único de reporte de avances de la gestión FURAG




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3.19.2 Informe de Gestión

3.19.3 Informe de Plan Estratégico




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3.19.4 Informe de Plan de Acción Institucional

3.19.5 Informe anual de la contraloría

4. Normatividad

https://www.dadep.gov.co/transparencia/marco-legal/normograma




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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN

2 16/07/2014 Se ajusta toda la planificación (planeación estratégica, plan de acción, plan operativo), teniendo en cuenta lo establecidos en el decreto 2482 de 2012 y planes programas y proyectos.

3 01/07/2016 Se lleva a cabo un ajuste al desarrollo de la planeación teniendo en cuenta las nuevas herramientas a aplicar tanto para la planeación como para el seguimiento y control.

4 23/12/2017

Se actualiza la planeación y seguimiento de los proyectos de inversión y se incluye la planeación del plan de contratación. Ajuste del contenido del informe de gestión, informe de plan estratégico e informe de plan de acción.

5 31/12/2018 Se actualizó la metodología de seguimiento y actualización a los proyectos de inversión de la entidad.

6 25/01/2019 Se actualizan las actividades de creación, actualización Y publicación de planes y programas, en concordancia con la política de cero papel, implementada por la Entidad.

7 25/09/2019 Se actualizan el documento evidenciando de mejor manera la articulación de la planeación y el seguimiento estratégico con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

8 29/12/2020

Se incluyen nuevos términos y definiciones. Se actualiza la formulación, seguimiento y modificación de los proyectos de inversión. Se elimina el Plan de Acción y Plan Operativo anual, se incluye el plan de acción institucional. Se ajustan las responsabilidades en lo relacionado con Anteproyecto de presupuesto.

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