Guía para la Planeación y el Seguimiento
Estratégico
Proceso: Direccionamiento Estratégico
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Tabla de Contenido
1. Introducción ........................................................................................................................................................4
2. Generalidades .....................................................................................................................................................5
2.1 Objetivos ........................................................................................................... 5
2.2 Términos y definiciones ......................................................................................... 6 3. Desarrollo......................................................................................................................................................... 12
3.1 Planeación estratégica institucional ........................................................................ 12
3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional ................................ 13
3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica ........................................ 15
3.3.1 Elaboración del contexto estratégico ....................................................................... 15
3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad ........................ 18
3.4 Indicadores estratégicos ...................................................................................... 18
3.4.1 Tipo de indicadores ............................................................................................ 18
3.4.2 Seguimiento a los indicadores ................................................................................ 19
3.5 Plan Estratégico ................................................................................................. 20
3.5.1 Seguimiento al plan estratégico ............................................................................. 21
3.5.2 Modificación al plan estratégico ............................................................................. 22
3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico ....................................................... 22
3.6 El Plan de acción Institucional ............................................................................... 23
3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional ............................................................. 24
3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional .............................................................. 27
3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional ............................................................... 27
3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad ..................................... 27
3.7.1 Componente de inversión ..................................................................................... 27
3.7.2 Componente de gestión ....................................................................................... 28
3.7.3 Componente de gestión e inversión......................................................................... 28
3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC ................................................ 28
3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano .................................... 29
3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30
3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30
3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA ........................................................................... 30
3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones ............................................................. 31
3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32
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3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA ................................... 32
3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32
3.10 Planes de acción integrados .................................................................................. 32
3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario .................................. 34
3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos ............................................................... 34
3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR ................................................................. 35
3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD .............................................................. 35
3.10.2 Oficina de Sistemas ............................................................................................ 36
3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI ..................... 36
3.10.3 Oficina Asesora de Planeación ............................................................................... 36
3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social ................................................. 36
3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados ........................................................... 36
3.11 Otros Planes y programas institucionales .................................................................. 38
3.11.1 Seguimiento a Otros Planes ................................................................................... 39
3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales ............................................... 40
3.13 Proyectos de inversión ........................................................................................ 41
3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión .................................................................... 41
3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión ........................ 43
3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................................. 43
3.14 16.2 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR (Producto – Meta – Resultado) ..... 46
3.15 16.3 Planeación Anual de los proyectos de Inversión ................... ¡Error! Marcador no definido.
3.16 16.4 Plan Operativo Anual de Inversiones ................................................................. 47
3.17 16.5 Seguimiento a los Proyectos de Inversión ........................... ¡Error! Marcador no definido.
3.18 16.6 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión. ................................. 45 4. Normatividad ................................................................................................................................................... 56
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1. Introducción
PROGRAMAR EL PRESUPUESTO
FORMULAR LOS LINEAMIENTOS
PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS.
FORMULAR LOS INDICADORES
REFLEXIÓN INICIAL
DIAGNÓSTICO DE CAPACIDADES Y ENTORNO
FORMULAR LOS PLANES
DIMENSIÓN N° 2: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN
GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
POLITICAS• Marco normativo• Planes de desarrollo• Presupuesto• Conpes• Políticas de gestión y desempeño• Posconflicto
Fuente: MIPG 2017
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2. Generalidades
2.1 Objetivos
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2.2 Términos y definiciones
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3. Desarrollo
3.1 Planeación estratégica institucional
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3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional
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Gráfico 1. Las Líneas de Defensa en el Modelo Estándar de Control Interno
Fuente: Manual Operativo MIPG
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3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica
3.3.1 Elaboración del contexto estratégico
Gráfico 2. Elaboración del contexto estratégico
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Gráfico 3. Marco de Referencia Direccionamiento Estratégico
Fuente: Manual Operativo MIPG
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3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad
Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público, y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprimen ninguno de los planes formulados en la entidad.
3.4 Indicadores estratégicos
3.4.1 Tipo de indicadores
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3.4.2 Seguimiento a los indicadores
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3.5 Plan Estratégico
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3.5.1 Seguimiento al plan estratégico
Expresión cuantificable y cualificable de lo
que queremos alcanzar.
• Debe usarse un verbo duro, es decir, un verbo en infinitivo que indique acción y que se pueda medir de alguna forma (cuantitativa o cualitativamente).
• Debe contener qué se quiere lograr, es decir, una descripción del logro.
• Debe ser compatible con el Plan Estratégico.
• Realista y alcanzable, aun así, debe responder a un reto importante.
• Cronológicamente limitadas.
• Realistas y relevantes.
• Específicas.
• Mensurables (medibles y cuantificables).
• Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los
objetivos.
• Deben ser claras y comprensibles para todos.
• Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la entidad.
• Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable.
• Deben permitir a la administración el conocimiento oportuno de la información.
• Deben ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia.
• Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.
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3.5.2 Modificación al plan estratégico
3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico
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3.6 El Plan de acción Institucional
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3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional
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3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional
3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional
3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad
3.7.1 Componente de inversión
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3.7.2 Componente de gestión
3.7.3 Componente de gestión e inversión
3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC
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3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
1
2
3
4
5
6
COMPONENTES DEL PLANMapa de riesgos de corrupción Permite la identificación y valoración del impacto de cada uno de los riesgos, así como el reconocimiento de las acciones para controlarlos o mitigarlos.1Estrategia anti trámitesOrganiza y facil ita el acceso de la ciudadanía a las instituciones, a través de diversas acciones para simplificar los trámites. (ley 962 de 2005, decreto 019 de 2012).2Estrategia de rendición de cuentasCoordina las acciones institucionales en torno al proceso de rendición y petición de cuentas, integrando a la gestión administrativa elementos de información, diálogo e incentivos en la relación Estado/ciudadano (CONPES 3654 de 2010 y Manual único de rendición de cuentas ).
3
Iniciativas adicionales
Se refiere a las iniciativas particulares de la entidad que contribuyen a combatir y prevenir la corrupción.6Transparencia y el Acceso a la Información
Recoge los l ineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la información pública, según el cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley.
5Medidas para mejorar la atención al ciudadano
Define herramientas para la formulación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con el servicio al ciudadano (artículo 76 de la ley 1474, Programa nacional de atención al ciudadano, decreto 2461 de 2012).
4
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3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano
3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA
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3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones
Nota 1: La versión preliminar del Plan Anual de Adquisiciones se elaborará en el último trimestre del año, periodo en el cual se tramite el presupuesto de la vigencia fiscal siguiente.
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3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA
3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA
3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA
3.10 Planes de acción integrados
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N° PLAN RESPONSABLE
•
•
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3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos
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3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR
3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD
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3.10.2 Oficina de Sistemas
3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI
3.10.3 Oficina Asesora de Planeación
3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social
3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados
Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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N° PLAN RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO
•
•
•
3.11 Otros Planes y programas institucionales
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NOMBRE DEL PLAN O PROGRAMA
BREVE DESCRIPCIÓN PROCESO EN EL CUAL
TIENEN ORIGEN
3.11.1 Seguimiento a Otros Planes
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3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales
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.
Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprime ninguno de los planes formulados en la entidad.
3.13 Proyectos de inversión
3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión
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Diagrama 4. Esquema de Marco Lógico
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3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión
3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto
Diagrama 5. Esquema genérico de ciclo de vida del Proyecto
3.13.2 Seguimiento a los Proyectos de Inversión
Última fase del proyecto, en la cual
se hace una valoración de este.
CIERRE
Se monitoriza y controla la correcta
ejecución del proyecto para garantizar el éxito del mismo.
SEGUIMIENTO
Tiene como objetivo estudiar todos
los aspectos referentes al mismo, como la viabilidad, alcance y el
equipo o áreas encargadas para
trabajar en él.
INICIO
Conjunto de acciones y actividades a
realizar basándose en los datos obtenidos y definidos en la fase
anterior; obteniendo así una hoja de
ruta clara y concisa.
PLANIFICACIÓN
Los planes definidos en la hoja de
ruta son llevados a cabo en el orden programado.
EJECUCIÓN
Ciclo de vida
de un proyecto
Cierre.
Iniciación.
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento y control
Ciclo de vida de un proyecto
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a.
b.
c.
3.13.2.1 Reporte Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión – SPI
.
3.13.2.2 Reporte Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo – SEGPLAN
.
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3.13.3 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión.
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3.14 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR
3.14.1 Seguimiento Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR
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3.15 Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI
3.16 Planeación del presupuesto
3.16.1 Anteproyecto de Presupuesto
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3.16.1.1 Proyecto de Presupuesto
3.16.2 Seguimiento al Presupuesto de Inversión
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3.17 Planeación del Sistema de Gestión
Sistema de
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Sistema de
Responsabilidad Social
Sistema de
GESTIÓN DE CALIDAD
Sistema de
CONTROL INTERNO
Sistema de
GESTIÓN AMBIENTAL
Sistema interno de
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Sistema de
SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN
SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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3.17.1 Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión - SIG
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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN A SISTEMAS DE GESTIÓN, PROGRAMAS Y PLANES QUE COMPONEN EL SIG
SIST
EMA
S D
E G
ESTI
ÓN
QU
E C
OM
PON
EN E
L SI
STEM
A IN
TEG
RA
DO
DE
GES
TIÓ
N -
SIG
SISTEMAS DE GESTIÓN
PONDERACIÓN VERTICAL/HORIZONTAL 01 02 03 04
CALIDAD 15% Planes / Programas Plan Operativo Anual
Plan de Acción Institucional
Ponderación horizontal 50% 50%
GESTIÓN AMBIENTAL 14% Planes / Programas
Plan Integral de gestión ambiental
Ponderación horizontal 100%
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 14%
Planes / Programas Programa de Seguridad y salud en el trabajo
Ponderación horizontal 100%
GESTIÓN DOCUMENTAL 14% Planes / Programas
Programa de Gestión documental
Ponderación horizontal 100%
RESPONSABILIDAD SOCIAL 14% Planes / Programas
Programa de Gestión de la integridad
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Plan de participación ciudadana y control social
Plan de comunicaciones
Ponderación horizontal 25% 25% 25% 25%
CONTROL INTERNO 15% Planes / Programas
Programa de control (ciclos)
Plan y programas de auditorías
Ponderación horizontal 50% 50%
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 14%
Planes / Programas Plan de seguridad de la información.
Ponderación horizontal 100%
PONDERACIÓN VERTICAL 100%
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Porcentaje alcanzado de las
actividades programadas en el programa y/o plan, respetando el
tope máximo incluido en la matriz de priorización
+
Porcentaje alcanzado de las actividades programadas en el
programa y/o plan, respetando el tope máximo incluido en la matriz de
priorización
=
Porcentaje que será multiplicado por el peso porcentual asignado al sistema de gestión
ubicado en el mismo reglón de estos programadas en el programa y/o plan
3.18 Administración del riesgo y diseño de controles en el DADEP
3.18.1 Gestión del Riesgo
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3.18.2 Identificación del riesgo
3.18.3 Análisis del riesgo
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3.18.4 Valoración del riesgo
3.18.5 Monitoreo y revisión
3.19 Reportes institucionales
3.19.1 Formulario único de reporte de avances de la gestión FURAG
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3.19.2 Informe de Gestión
3.19.3 Informe de Plan Estratégico
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3.19.4 Informe de Plan de Acción Institucional
3.19.5 Informe anual de la contraloría
4. Normatividad
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN
2 16/07/2014 Se ajusta toda la planificación (planeación estratégica, plan de acción, plan operativo), teniendo en cuenta lo establecidos en el decreto 2482 de 2012 y planes programas y proyectos.
3 01/07/2016 Se lleva a cabo un ajuste al desarrollo de la planeación teniendo en cuenta las nuevas herramientas a aplicar tanto para la planeación como para el seguimiento y control.
4 23/12/2017
Se actualiza la planeación y seguimiento de los proyectos de inversión y se incluye la planeación del plan de contratación. Ajuste del contenido del informe de gestión, informe de plan estratégico e informe de plan de acción.
5 31/12/2018 Se actualizó la metodología de seguimiento y actualización a los proyectos de inversión de la entidad.
6 25/01/2019 Se actualizan las actividades de creación, actualización Y publicación de planes y programas, en concordancia con la política de cero papel, implementada por la Entidad.
7 25/09/2019 Se actualizan el documento evidenciando de mejor manera la articulación de la planeación y el seguimiento estratégico con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
8 29/12/2020
Se incluyen nuevos términos y definiciones. Se actualiza la formulación, seguimiento y modificación de los proyectos de inversión. Se elimina el Plan de Acción y Plan Operativo anual, se incluye el plan de acción institucional. Se ajustan las responsabilidades en lo relacionado con Anteproyecto de presupuesto.