guÍa de proceso para crear conceptos y descuentos …
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GUÍA DE PROCESO PARA CREAR CONCEPTOS Y DESCUENTOS EN
FACTURACIÓN
Esta guía describe el proceso para crear conceptos y descuentos asociados a ese concepto.
Para poder realizar este proceso es imprescindible tener creados los periodos en los
facturaremos, la empresa por la que se emitirán estas facturas y recibos y por supuesto
“titulares” personas asociadas a los alumnos responsables del pago.
Aunque ya tendrán creado los puntos anteriores describimos inicialmente este proceso de
creación de periodos, titulares y empresa por si en algún momento les fuera necesario.
PROCESOS PREVIOS
1. TITULARES
Durante el proceso de alta de alumnos podemos asignar el titular para los recibos del
alumno
Proceso asignar titular desde alta de alumno
a. Una vez que hemos creado el alumno en Alexia
b. En la opción del lado izquierdo de la ficha del alumno en Familia debemos crear
sus padres y/o apoderados desde el botón añadir
El programa desplegará una pantalla emergente que nos permitirá crear los padres o
apoderados de los alumnos. Si solo deseamos crear uno al terminar de completar los
datos pulsaremos el botón de “Guardar y cerrar” si deseamos crear más de uno al
terminar la ficha de uno pulsaremos el botón “Guardar y añadir otro”
c. Una vez creados los padres o tutores, podemos asignar el titular del alumno
(titular de pago)
d. Dentro de la misma ficha del alumno, en las opciones de la izquierda
seleccionaremos “Facturación”
e. En la pantalla que aparece podemos seleccionar el titular o titulares del alumno, si
tuviera más de uno, (se asigna más de un titular cuando son varias las personas
que pagan los recibos de los distintos conceptos de pago de un alumno. Por
ejemplo, la matricula la paga el padre y la pensión la madre), mediante la “lupa”
seleccionaremos el titular y una vez seleccionado pulsamos “Grabar”
Si no realizamos el proceso en el alta del alumno y, para no tener que ir alumno a alumno
revisando si tiene asignado un titular de pago debemos realizar el siguiente proceso
Proceso de asignación masiva de titulares
a. En el menú principal ir a Facturación
b. Entrar en la opción “Titulares”
c. Pulsar el botón “Añadir nuevo” y seleccionar la opción “Importar de padre /
apoderado”
d. El programa asignará los titulares FALTANTES, es decir respetará los que ya
tenemos creados e incluirá los nuevos para los alumnos que no tenían titular
asignado. PARA REALIZAR ESTE PROCESO TODOS LOS ALUMNOS DEBEN TENER EN
SU FAMILIA AL MENOS UN PADRE O APODERADO
2. PERIODOS
Para poder emitir facturas y recibos es necesario indicar al programa en que meses del año
podemos realizar esas emisiones.
Proceso
a. En la opción de “Facturación” del menú principal entramos en “Periodos”, si ya se
encuentran creados todos los meses en los necesitamos crear facturación
saldremos de la opción.
b. Crear periodos
a. Si no tenemos creado ningún periodo y necesitamos crear todos pulsamos el
botón “Añadir nuevo” y seleccionamos “Importar de plantilla”
b. El programa nos creará los 12 meses del año, previamente nos indicará que el
programa va a crear los meses estándar de facturación, debemos responder
“aceptar”
3. EMPRESAS
El siguiente paso es crear la empresa o empresas por las que vamos a facturar.
PROCESO
a. En la opción de “Facturación” del menú principal entramos en “Empresas” Y
pulsamos el botón “Añadir nuevo” / “Nuevo”
b. En la pantalla que se despliega debemos completar los siguientes datos
a. RUC – Número de identificación fiscal de la empresa
b. CÓDIGO: Número o siglas que identifican internamente a esta Empresa dentro
de Alexia, por ejemplo, si es la primera que creamos podemos asignar 001, la
siguiente 002 y así sucesivamente.
c. NOMBRE: Nombre legal de la empresa por la que se emitirán los cargos
d. DIRECCIÓN: La dirección a efectos fiscales y legales de la empresa
e. Una vez completados los datos pulsaremos “Guardar y completar datos”
c. En esta nueva pantalla debemos terminar el proceso de introducción de datos
d. En la opción de la izquierda “Cuentas” se deben completar los datos de “Sucursal”
y “Cuerpo de la cuenta”
e. A continuación, ir a las opciones de “Series” y “Talonarios” para definir los
números de las facturas y boletas respectivamente.
Series
Nuevo nos permite crear nuevas series
Modificar nos permite modificar datos de una serie previamente creada
Serie: Se corresponde habitualmente con el ejercicio fiscal
Descripción: Tiene la posibilidad de poner una breve descripción sobre esta
serie
Próximo recibo: debe indicar el número del primer recibo de esta serie. Una
vez definido el programa ira actualizando el dato a medida que se van
emitiendo recibos.
Talonarios
Nuevo nos permite crear nuevas series
Modificar nos permite modificar datos de una serie previamente creada
Al pulsar el botón “Añadir” nos presenta una pantalla que nos permite crear el nuevo talonario
Debemos completar los siguientes datos:
• Número de boleta inicial: Primer número del talonario
• Número de boleta final: Último número del talonario
• Último número de boleta usado: No se rellena ya que es el contador automático del
programa que irá actualizándose a medida que vamos generando boletas.
• Tipo de recibo: Seleccionaremos el que corresponda a este talonario de las opciones
que nos presenta el programa
• Descripción: Si deseamos poner una descripción sobre este talonario
Una vez tenemos los pasos previos realizados podemos ir a Crear conceptos y descuentos
CREAR CONCEPTOS
Para crear conceptos debemos entrar en la opción “Empresas” de la opción “Facturación” del
menú principal. Todos los conceptos van asociados a una empresa por eso deben crearse
desde esta opción.
En la pantalla que se desplegará debemos completar los siguientes datos
• Reducido: Es un código que nos permitirá identificar el concepto, por ejemplo para
Cuota de Ingreso CI
• Nombre: Descripción del concepto tal cual figurará en facturas y boletas
• Ejercicio y Empresa, se rellena automáticamente tomando los datos de la empresa en
la que estamos creando el concepto
• Tipo de concepto: Debemos seleccionar el que corresponda
o Pensión. Si el concepto corresponde a la pensión mensual del alumno
o Matricula. Si el concepto corresponde a la matricula anual del alumno
o Beca. Si el concepto corresponde a una beca.
o Recargo. Si corresponde a un recargo que el alumno debe abonar.
o Comedor. Si corresponde a la cuota del comedor
o Transporte. Si corresponde a la cuota del transporte escolar
o Inscripción. Si corresponde a la cuota de inscripción o postulación
o Otros. Cualquier otro concepto como por ejemplo la agenda escolar
• Tipo de cargo, seleccionaremos el que corresponda, habitualmente es “Manual” salvo
para los descuentos relacionados que veremos a continuación.
• Orden: El número de orden de este concepto, normalmente se inicia en el 1 y se
continua correlativamente
• Signo: Solo marcaremos este campo “Negativo” cuando el concepto sea un cargo
negativo o devolución de importes a los alumnos
• Moneda: Mantenemos la que aparece “Sol peruano”
• IGV marcaremos este apartado si el concepto está sujeto a IGV
• El resto de campos no se rellenarán.
• Una vez hemos completado los datos pulsaremos “Guardar y cerrar” Ya tenemos
creado el concepto.
Una vez que hemos creado el concepto entramos en él y en la pestaña de “Datos” en la parte
inferior debemos identificar el formato en el que aplicaremos los descuentos en caso de que
existan varios.
• Último, Al realizar la facturación aplicaremos a este concepto el último descuento en
caso de existir varios que pudieran aplicarse a un o varios alumnos
• Todos, significa que aplicaremos todos los descuentos definidos en caso de que
concurran más de uno en un alumno.
• Acumulativo, significa que aplicaremos todos los descuentos de este concepto de
forma acumulativa.
• Mayor. Significa que en caso de concurrir varios descuentos en un alumno solo
aplicaremos el mayor de ellos.
• Menor. Significa que en caso de concurrir varios descuentos en un alumno solo
aplicaremos el menor de ellos.
A continuación, debemos definir el/los precios para este concepto.
En la pestaña “Precios” del concepto
Pulsamos el botón “Añadir nuevo”
Podemos crear un único precio o varios precios según las necesidades. Si las cuotas por
ejemplo de pensión son diferentes según el nivel educativo, crearemos varios precios cada uno
asociado a su nivel.
CREAR UN PRECIO
• Tipo. Seleccionaremos al grupo al que asignaremos y facturaremos este concepto y
precio.
o Todos los alumnos. Implica que este concepto y precio se facturará al emitir los
cargos a todos los alumnos incluidos los que tengamos en actividades y
servicios.
o Pre-matricula. Implica que este precio para este concepto se aplicará a los
alumnos que tenemos en la fase de pre-matricula.
o Enseñanza. Nos permite elegir para que nivel educativo aplicaremos este
precio del concepto
o Grado. Nos permitirá elegir para que grado aplicaremos este precio del
concepto
o Curso. Nos permitirá elegir para que curso o clase aplicaremos este precio y
concepto. Por ejemplo, una excursión que realizarán los alumnos de 4º de
secundaria y que vamos a emitir la remesa y cobro, crearemos el concepto y
en el precio seleccionaremos en tipo la opción de “Curso” y en el desplegable
que aparece seleccionaremos la clase a la que facturaremos esté importe de
concepto y precio.
o Primer hijo. Emitirá la facturación de este concepto y precio a los hijos 1 de
cada familia, esto suele utilizarse en el pago de las cuotas de asociaciones de
padres que se paga uno por familia y para no duplicar a los hermanos
seleccionados el primer o ultimo hijo (opción siguiente)
o Último hijo, ya explicado en el punto anterior
o Dato libre. El programa nos permite generar facturación tomando como base
un dato libre que previamente hemos creado en la ficha de los alumnos en la
opción de dato libre. Una vez seleccionada esta opción nos permite elegir el
dato libre sobre el que basamos este precio.
o Alumno. Esta opción nos permite crear un precio específico para un único
alumno relacionado con ese concepto.
• Orden: El orden del precio que estamos creado. Suele iniciarse en el 1 y continuar
correlativamente.
• Periodos, mantenemos la opción que por defecto presenta el programa de “Asignación
manual”
• Monto: es el importe de este precio que estamos creado. Una vez lo hemos definido
pulsamos el botón de la derecha “Aplicar”, el programa asignará este importe a todos
los periodos que tenemos creados. Si es necesario podemos borrar el importe en los
meses en que no se factura el concepto. Por ejemplo, para pensión borraremos el
importe de los meses de enero y febrero.
• Una vez completados todos los datos pulsaremos “Guardar y cerrar” ya tenemos
creado un precio para este concepto. Podemos crear todos los que consideremos
necesarios
CREAR DESCUENTOS PARA UN CONCEPTO
Ya tenemos creado el concepto y el/los precio/s necesarios, ahora y si corresponde, debemos
crear los descuentos asociados a este concepto.
Si deseamos que en las boletas y facturas aparezca una línea de detalle del descuento
debemos crear un CONCEPTO RELACIONADO que veremos en este apartado.
DESCUENTOS
El programa nos permite crear uno o varios descuentos para el concepto según nuestras
necesidades.
En la pantalla del Concepto ir a la pestaña “Descuentos” y pulsar “Añadir nuevo” “Nuevo”
En la pantalla para la creación del descuento definiremos los siguientes campos
• Tipo, Seleccionaremos el colectivo al que aplicaremos el descuento
o Todos los alumnos. Se aplicará este descuento a todos los alumnos
matriculados en el colegio y a los que se les facture este concepto.
o Beca. Se aplicará este descuento a todos los alumnos que tengan marcada
beca
o Pre-matricula Se aplicará este descuento a todos los alumnos de pre-matricula
a los que facturemos el concepto.
o Enseñanza. Nos permite elegir el nivel educativo al que aplicaremos este
descuento. Incluidos los niveles académicos y los de Actividades y servicios
o Grado. Nos permite seleccionar el grado para el que aplicaremos el descuento.
o Curso. Nos permite seleccionar el curso o clase al que aplicaremos el
descuento. En el caso de las diferentes etapas de matriculación del alumno y
para aplicar correctamente los descuentos en, por ejemplo, el concepto
matricula, seleccionaremos esta opción y elegiremos el grupo de actividades
en el que tenemos incluidos los alumnos preinscritos para 2017 y que nos
permite facturarles las cuotas iniciales.
o A partir de hijo. Crearemos este descuento cuando aplicamos descuentos a
partir del número de hermanos. Por ejemplo, para el concepto pensión.
Debemos crear un descuento por cada número de hermano ya que son
diferentes importes de descuento.
o Total, de hermanos a partir de. Este descuento se aplica cuando el colegio
tiene un descuento por ejemplo a partir del hermano 3, sin tener ningún
descuento el 1 y 2.
o Primer hijo. Seleccionaremos esta opción si aplicamos este descuento solo al
primer hijo
o Ultimo hijo. Seleccionaremos esta opción si aplicamos este descuento solo al
último hijo
o Hijo de antiguo alumno. Seleccionaremos esta opción si el descuento afecta a
los hijos de antiguos alumnos del colegio. Previamente en la ficha del alumno
debe estar marcado en la opción “Familia” el dato de que es hijo de antiguo
alumno
o Dato libre. Nos permite seleccionar la aplicación de este descuento a un dato
libre previamente creado en la ficha del alumno e informado por ejemplo para
los “Alumnos libres”
o Hijo de personal. Esta opción nos permite crear un descuento exclusivo para
los hijos del personal de nuestro colegio o corporación. Previamente en la
ficha del alumno debe estar marcado en la opción “Familia” el dato de que es
hijo de personal del centro.
o Alumno. Nos permite crear un descuento exclusivo para un determinado
alumno.
• Según el tipo que hayamos seleccionado aparecerá una siguiente opción del colectivo
que deberemos completar según el tipo y de acuerdo con lo explicado anteriormente
para cada uno de ellos
• Orden. Aparece automáticamente y no es necesario modificarlo.
• Concepto relacionado. Aunque explicaremos a continuación el sentido y significado de
este punto, si deseamos que aparezca en la boleta o factura la línea de detalle que nos
indique el descuento sobre el concepto y, si previamente hemos creado este
descuento relacionado, deberemos seleccionarlo.
• Periodos. Mantenemos marcada la opción que nos presenta el programa
• Operación. El programa nos permite aplicar el descuento de diferentes maneras:
o % Definimos un % de descuento que será el que se aplique
o + Una cantidad fija que aumentará el importe
o - Una cantidad fija que se descontará sobre el importe del concepto
• Cantidad. En este campo marcaremos el porcentaje o cantidad que tendrá este
descuento. Una vez definido pulsaremos el botón “Aplicar” quedará asignado a todos
los meses. Debemos borrar los que no corresponda. Por ejemplo, si estamos aplicando
un descuento para una de las Etapas de matriculación de alumnos, por ejemplo la
Etapa 1 de Junio a setiembre, solo dejaremos el descuento en estos meses. Si es un
descuento por ejemplo de hermanos para la pensión dejaremos el descuento en todos
los meses excepto enero y febrero que no se factura la cuota de pensión.
• Finalizado el proceso, pulsaremos “Guardar y cerrar” si no necesitamos crear más
descuentos o “Guardar y añadir otro” si necesitamos crear más descuentos.
CONCEPTO RELACIONADO
El concepto relacionado nos sirve para crear una línea de detalle que identifique el importe del
descuento que hemos aplicado a un concepto.
Si deseamos que aparezca este detalle es cuando debemos crear estos conceptos
relacionados. Se creará un concepto relacionado por cada concepto que, teniendo descuentos,
deseamos que aparezca esta línea de detalle en facturas y/o boletas.
Crear un concepto relacionado.
En Facturación /Empresas /Conceptos pulsamos “Añadir nuevo” “Nuevo” (Igual que en la
descripción anterior para crear conceptos)
En la pantalla que aparece definiremos
• Reducido. Código que nos permite identificar el concepto. Por ejemplo, para
descuentos en pensión podemos poner DTO PEN
• Nombre. La descripción, siguiendo con el ejemplo anterior en el nombre pondríamos
Descuento en Pensión
• Ejercicio y empresa los rellena automáticamente el programa
• Tipo de concepto, aquí seleccionaremos la misma opción que seleccionamos para el
concepto al que estamos asociando este concepto relacionado. Siguiendo con el
ejemplo de los puntos anteriores en este caso seleccionaríamos Pensión.
• Tipo de cargo, seleccionaremos “Descuento relacionado” al seleccionarlo nos aparece
una nueva opción “Concepto padre”
• Concepto padre. Seleccionaremos el concepto, previamente creado, y para el que
estamos asignando este concepto relacionado.
No rellenaremos ningún campo más y pulsaremos “Guardar y cerrar”. Ya tenemos creado el
concepto relacionado que nos permitirá que aparezca la línea de detalle y que asociaremos en
los descuentos según se explicaba anteriormente.