grupo de procesos de planificación -...

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo de procesos de Planificación

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Quinta edición

Objetivos de Aprendizaje

Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto

Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes

Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto

Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación

Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar

Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales

Grupo del Proceso de Planificación

El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución

Grupo de proceso vs Área de Conocimiento

Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación

4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

5. Gestión del alcance del proyecto

5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la EDT

6. Gestión del Tiempo del proyecto

6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 6.6 Desarrollar el Cronograma

7. Gestión de los costos del proyecto 7.1 Planificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto

8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad

9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos

10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones

11. Gestión de los Riesgos del proyecto

11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones

13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados

Develop Project Management Plan

5.1 Plan Scope

Management

5.6 Control Scope

6.1 Plan Schedule Management

6.7 Control Schedule

7.1 Plan Cost

Management

7.4 Control Costs

8.1 Plan Quality

Management

9.1 Plan Human

Resource Management

10.1 Plan

Communications Management

10.3 Control

Communications

11.1 Plan Risk

Management

11.6 Control Risks

Outputs from

Other Processes

Enterprise/

Organization

4.1 Develop Project

Charter

4.2 Develop Project

Management Plan

4.3 Direct and Manage

Project Work

4.4 Monitor and

Control Project Work

4.5 Perform Integrated

Change Control

4.6 Close Project or

Phase

12.1 Plan procurement

Management

12.3 Control

Procurements

12.4 Close Procurements

13.2 Plan Stakeholder

Management

13.4 Control Stakeholder

Engagement

Project Integration Management

Communications management plan

Cost management plan

Plan de recursos humanos

Procurement management plan

Process improvement plan

Quality management plan

Requirements management plan

Risk management plan

Risk management plan

Schedule management plan

Scope management plan

Stakeholder management plan

Cost baseline

Scope baseline

Actualizaciones al plan de gestión

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Project charter

Project management plan

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Plan para la dirección del Proyecto

Interesados

Adquisiciones

Riesgos

Comunicaciones

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Alcance

Proceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

Salida: Plan para la dirección del proyecto

Establece el orden y características de los procesos del proyecto desde su planeación hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecución y el control del proyecto

Entradas: Acta de constitución del proyecto

Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento aun no vistas

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Lo elaboran: Gerente del proyecto

Equipo de dirección del proyecto (PMO)

Acta de constitución del proyecto

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la Organización

La clave para el éxito general del proyecto: Buena

Gestión de la Integración del proyecto

Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software

Elementos comunes de un plan para la dirección del

proyecto

Introducción y panorama general del proyecto

Descripción de cómo esta organizado el proyecto

Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto

Trabajo a realizar

Cronograma

Información presupuestaria

Ejemplo de contenido de un plan para la dirección

de un proyecto de software

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN

PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre

PLAN DE PROCESOS TECNICOS Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto

2. Salidas de otros Procesos

3. Factores Ambientales de la

Empresa

4. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos

2. Técnicas de facilitación

Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificación

Plan Subsidiario: Gestión del alcance

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Quinta edición

Plan Scope Management

4.1 Develop Project

Charter

4.2 Develop Project

Management Plan

5.1 Plan Scope

Management

5.2 Collect

requirements

5.3 Define scope

5.4 Create WBS

Project Scope Management

Enterprise/

Organization



Project charter

Project management plan



Gestión del alcance del proyecto

Alcance Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos

Entregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión

Gestión del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.

Gestión del alcance del proyecto

Matriz de trazabilidad de requisitos

Documentación de requisitos

EDT Diccionario de la EDT

Acta de constitución del proyecto

Registro de interesados

Recopilar requisitos

Definir el alcance

Crear la EDT

Declaración del alcance del proyecto

INICIACIÓN PLANIFICACIÓN

Línea base del alcance

Plan de gestión de requisitos

Recopilar requisitos

Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.

Sugerencias para reducir los requisitos incompletos

y Cambiantes

Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos

Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participación de los usuarios

Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos

Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto

Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante

Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting

Interesados

Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios


Adquisiciones

Riesgos

Comunicaciones

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad

Definir el Alcance Crear la EDT

Alcance

Collect requirements

4.1 Develop Project

Charter

5.1 Plan Scope

Management

5.2 Collect

requirements

5.3 Define scope

5.4 Create WBS

5.5 Validate Scope

5.6 Control Scope

8.1 Plan Quality

Management

12.1 Plan procurement

Management

13.1 Identify

stakeholders

13.2 Plan Stakeholder

Management




Requirements documentation

Requirements traceability matrix

Stakeholder management plan

Project charter

Stakeholder register

Recopilar Requisitos

Proceso que:


Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance

2. Plan de Gestión de Requisitos

3. Plan de Gestión de Interesados

4. Acta de Constitución del Proyecto

5. Registro de Interesados

Salidas 1. Documentación de Requisitos

2. Matriz de Rastreabilidad de

Requisitos

Herramientas y técnicas 1. Entrevistas

2. Grupos de Opinión

3. Talleres Facilitados

4. Técnicas Grupales de Creatividad

5. Técnicas Grupales de Toma de

Decisiones

6. Cuestionarios y Encuestas

7. Observaciones

8. Prototipos

9. Estudios Comparativos

10. Diagramas de Contexto

11. Análisis de Documentos

Definir el Alcance del Proyecto

Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas

A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico

Ejemplo de plan de gestión del alcance

Nombre del proyecto

Proyecto de actualización de sistemas de información

Introducción

El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaración del alcance

La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los

interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener

expertos en la declaración del alcance.

Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones

serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT

El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias

para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en

determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea

necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables están completos

El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el

patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de

verificación del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una

petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.

Más sobre el plan de gestión del Alcance del Proyecto

Acta del proyecto:

Las actualizaciones afectarán los servidores…

Declaración preliminar del alcance:

Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores

existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para

aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado

describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación.

Declaración del alcance del proyecto Versión 1:

Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos,

aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La

descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de

localización.

Interesados


Adquisiciones

Riesgos

Comunicaciones

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Recopilar requisitos Definir el Alcance

Declaración de alcance Crear la EDT

Alcance


Define scope

4.1 Develop Project

Charter

5.1 Plan Scope

Management

5.2 Collect

requirements

5.3 Define scope

5.4 Create WBS

6.3 Sequence Activities

6.5 Estimate Activity

Durations

6.6 Develop Schedule


Enterprise/

Organization

Project documents



Project documents updates

Project scope statement Project charter


Definir el Alcance

Proceso que:




2. Acta de Constitución del Proyecto

3. Documentación de Requisitos


Organización

Salidas 1. Declaración del Alcance del

Proyecto

2. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos

2. Análisis del Producto

3. Identificación de Alternativas

4. Talleres Facilitados

EDT*

EDT Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto

EDT Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto

Descomposición Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables

Paquete de trabajo Tarea en el nivel más bajo de la EDT

EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure

Interesados


Adquisiciones

Riesgos

Comunicaciones

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance

Alcance


Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto

Intranet

Diseño del sitio Web

Mapa del sitio

Diseño gráfico

Programas

Diseño del Inicio

Textos

Imágenes

Links

Páginas de mercadeo

Textos

Imágenes

Links

Páginas de ventas

Textos

Imágenes

Links

Ejemplo de la EDT

Ejemplo de EDT organizada por fases

Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases

Proyecto de

intranet

Concepto Diseño del

sitio

Desarrollo del

sitio

Despliegue del

sitio Soporte

Evaluar los

Sistemas

actuales

Definir

requerimientos

Definir

funcionalidad

específica

Definir

El riesgo y

Enfoque de

Gestión de

riesgos

Desarrollar

El plan

Del proyecto

Equipo de

Desarrollo Web

Breve

Definir los

Requerimientos de

Los usuarios

Definir los

Requerimientos de

contenido

Definir los

Requerimientos de

sistema

Definir los

Requerimientos de

Servidor propietario

Nivel 0

Nivel 2

Nivel 1

Nivel 3

Ejemplo de EDT basada en entregables

Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos 1.2.1 Definir requerimientos de usuario 1.2.2 Definir requerimientos de contenido 1.2.3 Definir requerimientos de sistema 1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte

Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project

EDT cronograma

Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos

de la gestión del proyecto

EDT cronograma

Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet

3.3.1 Plantillas y herramientas 3.3.2 Artículos 3.3.3 Links 3.3.4 Pregunte al experto 3.3.5 Función de solicitudes del usuario

3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto

Enfoques para el desarrollo de EDTs

Líneas base Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs

Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

Arriba - abajo Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños

Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales

Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas

Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación

de la EDT

Proyecto

de actualización

de TI

EDT en forma gráfica

Proyecto de actualización de TI

Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y

software

Instalar hardware y

software

Realizar el inventario

físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario

Edificio A Edificio B Edificio C

Portátiles PCs

Diccionario de la EDT y línea base del Alcance

Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea

Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

Línea base de alcance La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.

Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*

Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el

Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él

La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos

Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia

Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem

La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Create WBS

4.2 Develop Project

Management Plan 5.1

Plan Scope Management

5.2 Collect

requirements

5.3 Define scope

5.4 Create WBS

5.5 Validate Scope

6.2 Define Activities

7.2 Estimate Costs

7.3 Determine Budget

11.2 Identify Risks

11.3 Perform Qualitative

Risk Analysis


Enterprise/

Organization

Project documents




Project scope statement

Project documents updates

Scope baseline


Proceso que:



Crear la EDT


2. Declaración del Alcance del

Proyecto

3. Documentación de Requisitos

4. Factores Ambientales de la

Empresa


Organización

Salidas 1. Línea Base del Alcance

2. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Descomposición

2. Juicio de Expertos

Interesados

Adquisiciones

Riesgos

Comunicaciones

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad

Definir el Alcance Declaración de alcance

Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance



Alcance

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