PROCEDIMIENTO DE GESTIN Y EJECUCIN DEPROYECTOS

PLANIFICACINLa etapa de planificacin consta de pasos como: La definicin del problema, laIdentificacin de los interesados, el establecimiento de los objetivos, la preparacin de las compensaciones, y la definicin de las actividades.

DEFINICIN DEL PROBLEMA:De no comprender a cabalidad el problema que se desea resolver, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos; al asignar soluciones simples, complicadas o inadecuadas a la resolucin del problema.Para conocer las necesidades verdaderas del proyecto, puede ser til realizarse algunas preguntas:

Cul es la necesidad o propsito de lo que estamos tratando de realizar?Qu efectos tiene sobre las personas, para considerarlo un problema necesario de resolverse?Quin tiene participacin en la resolucin?Cmo difieren los objetivos de las diferentes partes interesadas?

IDENTIFICACIN DE LOS INTERESADOS:Es importante identificar a todos los interesados en la realizacin del proyecto, con el propsito de realizar un trabajo en conjunto y conocer sus expectativas. Para poder identificar a todos los interesados en el proyecto, puede ser til recurrir a las siguientes preguntas:Qu actividades o personas pueden verse afectadas por las actividades delproyecto o los resultados del mismo?Quines aportan recursos - personas, espacio, tiempo, herramientas o dinero al proyecto?Quines en ltima instancia podran ser los usuarios y beneficiarios, de laimplementacin del proyecto? ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO:El xito de un proyecto lo determina el planteamiento y cumplimiento de sus objetivos, por lo tanto, las caractersticas que debe cumplir un objetivo son: Ser especfico, mensurable, orientado a una accin, realista y con un tiempo limitado.Es importante mantener presentes aspectos como: la calidad, organizacin, comunicacin y riesgo, durante el abordaje del proyecto, pero principalmente al momento de establecer los objetivos.

Preparacin de las compensaciones:Las probabilidades de xito del proyecto estn potencializadas por la combinacin de tres variables de suma importancia: El tiempo, el costo y la calidad. La frmula es simple:

Tiempo + Costo = CalidadEl cambio de una de estas variables puede alterar los resultados; si se reduce el tiempo destinado para la elaboracin del proyecto, puede incrementarse el costo o reducir la calidad del mismo.

DEFINICIN DE ACTIVIDADES:Muchos proyectos han fracasado, producto de la subestimacin del tiempo y el dinero necesarios para su ejecucin. Por lo tanto, se recomienda la utilizacin de una herramienta como la descomposicin de la estructura de trabajo, para evitar contratiempos.La descomposicin de la estructura de trabajo es una herramienta utilizada para desarrollar estimaciones, asignar personal, seguir el progreso, y mostrar el alcance del proyecto. El propsito del mismo, es subdividir actividades complejas en pequeas tareas, realizando el proceso hasta que la actividad no se pueda subdividir.

ESTABLECER EL CALENDARIO:Sin importar con que cantidad de recursos se cuente, todo proyecto posee una fecha de inicio y finalizacin; por lo tanto, el proyecto debe tener un calendario y cada jefe de proyectos debe ser capaz de establecerlo.Tabla 2: Pasos para la creacin del calendario de proyecto.ELABORAR EL PRESUPUESTO:El presupuesto es el plan financiero o el plan de accin para el proyecto. Es la trasladacin de los planes elaborados, en cantidades medibles que denoten los costos de los recursos requeridos, y el resultado previsible durante un determinado periodo de tiempo.El presupuesto no es nicamente una lista de todos los costos necesarios para ejecutar el proyecto, sino tambin un parmetro para comprobar si los beneficios del proyecto justifican los costos. Para elaborar el presupuesto del proyecto, se recomienda incluir las siguientes categoras: Personal, viajes, capacitacin del personal, suministros, espacio, investigacin, gastos de capital, y gastos generalesSEGUIMIENTO

La etapa de seguimiento consta de dos tareas de suma importancia: la elaboracin de un plan de gestin del riesgo y la creacin de una normativa de resolucin de incidencias.

ELABORACIN DE UN PLAN DE GESTIN DEL RIESGO:Un plan de gestin del riesgo, debe contemplar dos aspectos clave:

Evaluacin del Riesgo: Consiste en emplear algn tiempo para generar ideas acerca de los riesgos que pueden acompaar al proyecto.

Gestin del Riesgo: Incorpora medidas que pueden tomarse para reducir la probabilidad de fracaso (acciones preventivas), como las acciones que pueden emprenderse en caso de fallo (planes de contingencia).

Algunas preguntas tiles para la elaboracin de un plan de gestin del riesgo suelen ser: Estn identificados todos los riesgos?; Han sido priorizados los riesgos?; Han sido tomadas medidas para reducir los riesgos?; Se han formulado planes de contingencia?; Existe algn responsable de gestionar el riesgo?

CREACIN DE UNA NORMATIVA DE RESOLUCIN DE INCIDENCIAS:El registro sistemtico de incidencia recoge cualquier problema que no pueda ser resuelto inmediatamente. La persona que plantea el problema (autor), recoge la incidencia y su efecto potencial; el director o equipo del proyecto, designa un encargado de la incidencia y una fecha en la que debe quedar resuelta; adems, se encarga de ponerlo a disposicin de todo el equipo, y se revisa durante las reuniones de estado del proyecto, de forma que todos queden informados.A continuacin se presentan dos ejemplos de tablas para el seguimiento de incidencias y de tareas del proyecto.Tabla 3: Ejemplo de formulario de seguimiento de incidencias.

FINALIZACINComo es probable que durante la ejecucin del proyecto hayan ocurrido algunos traspis, es importante identificar y documentar junto con el equipo de trabajo las lecciones aprendidas. La realizacin de una evaluacin posterior a la ejecucin del proyecto, tiene el propsito de identificar aquellos aspectos que son considerados o no como exitosos. Buscando implementar mejores prcticas en futuros proyectos, perfeccionando el proceso y eliminando problemas.Tabla 5. Finalizacin del proyecto: Anlisis y lecciones aprendidas

INSTITUCIONLIDAD PARA EL PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INVERSIONLey No. 496-06 que crea la Secretara de Estadode Economa, Planificacin y DesarrolloDECRETO:REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONALSECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA,PLANIFICACIN Y DESARROLLOTITULO IORGANIZACIN DE LA SECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA,PLANIFICACIN Y DESARROLLOARTICULO 1.- FINALIDAD. El presente Reglamento define las competencias, funciones, estructura interna y organizacin de la Secretara de Estado de Economa,Planificacin y Desarrollo y sus dependencias, as como el nivel de autoridad eNUEVO MARCO INSTITUCIONAL 29 interrelacin de sus funcionarios, en virtud de la aplicacin de los principios de centralizacin normativa y descentralizacin operativa.ARTCULO 2.- ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL. La Secretara deEstado de Economa, Planificacin y Desarrollo tendr la siguiente estructura orgnica funcional: Secretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo- Unidad de Coordinacin del Despacho- Unidad Institucional de Planificacin y Desarrollo- Unidad Asesora de Anlisis Econmico y Social- Centro de Capacitacin en Planificacin e Inversin Pblica- Unidad de Comunicacin Social- Unidad de Asesores Especializados- Unidad Tcnica de Apoyo al Fondo para el Fomento de la InvestigacinEconmica y Social Subsecretara de Estado de Planificacin- Direccin General de Ordenamiento y Desarrollo Territorial- Departamento de Formulacin de Polticas y Planes de Ordenamiento y Desarrollo Territorial- Departamento de Seguimiento y Evaluacin del Ordenamiento yDesarrollo Territorial- Direccin General de Desarrollo Econmico y Social- Departamento de Formulacin de Polticas y Planes de DesarrolloEconmico y Social- Departamento de Seguimiento y Evaluacin de las Polticas y Planes de Desarrollo Econmico y SociaL- Direccin General de Inversin Pblica- Departamento de Formulacin de la Inversin Pblica- Departamento de Programacin y Seguimiento de la Inversin Pblica Subsecretara de Estado de Cooperacin Internacional- Unidad de Anlisis y Coordinacin de Cooperacin Internacional- Direccin General de Cooperacin Multilateral- Departamento de Gestin de la Cooperacin Multilateral- Departamento de Seguimiento de la Cooperacin Multilateral- Direccin General de Cooperacin Bilateral- Departamento de Gestin de la Cooperacin Bilateral- Departamento de Seguimiento de la Cooperacin Bilateral Subsecretara de Estado Tcnico Administrativa- Direccin Legal- Direccin Administrativa30 SECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA, PLANIFICACIN Y DESARROLLO- Departamento de Servicios Generales- Departamento de Compras y Contrataciones- Direccin de Tecnologa de la Informacin y la Comunicacin- Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas- Departamento de Administracin de Infraestructura Tecnolgica- Direccin de Recursos Humanos- Divisin de Reclutamiento, Seleccin y Evaluacin- Divisin de Registro y Control- Divisin de Relaciones y Beneficios Laborales- Direccin Financiera- Departamento de Presupuesto- Departamento de Contabilidad- Direccin de Control Interno- Divisin de Revisin y Control Interno- Divisin de Seguimiento e Inspeccin Interna

CAPITULO VDE LA DIRECCIN FINANCIERAARTCULO 41.- PROPSITO Y FUNCIONES DE LA DIRECCINFINANCIERA. La Direccin Financiera tendr los siguientes propsitos y funciones:NUEVO MARCO INSTITUCIONAL 63A. Propsito Dirigir y supervisar los procesos de presupuesto, contabilidad, nmina y tesorera, a travs del mantenimiento actualizado de los registros contables y del uso racional de los recursos financieros.B. Funciones a. Elaborar el presupuesto anual de la Secretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo en coordinacin con la comisin de formulacin presupuestaria, siguiendo las polticas y procedimientos establecidos por la Secretara de Estado de Hacienda.b. Supervisar y controlar la ejecucin presupuestaria de la Secretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo y de los distintos programas, proyectos y actividades que se desarrollan en la misma.c. Implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestin Financiera como elemento de registro de la ejecucin financiera institucional.d. Realizar el registro contable de las operaciones financieras de laSecretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo, sujeto a las polticas y procedimientos establecidos por la Secretara de Estado de Hacienda.e. Coordinar y supervisar el proceso de elaboracin de las nminas de pago.f. Elaborar los estados financieros e informes sobre fuentes y usos de fondos.g. Realizar las conciliaciones bancarias de todas las cuentas de laSecretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo.h. Mantener un archivo digital de todos los documentos de soporte financiero.

ARTCULO 42.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOa. Elaborar, en el marco de lo establecido por la Direccin General dePresupuesto, el anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos de laSecretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo, en coordinacin con las diferentes reas que la integran.64 SECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA, PLANIFICACIN Y DESARROLLOb. Tramitar las solicitudes de modificaciones presupuestarias de las distintas dependencias.c. Preparar la programacin de la ejecucin del gasto, en coordinacin con las diferentes reas.d. Velar porque la emisin de las rdenes de pago de los compromisos contrados por la institucin sea efectuada de acuerdo a la programacin y las polticas establecidas.e. Preparar informes de evaluacin de la ejecucin fsica y financiera del presupuesto.ARTCULO 43.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADa. Realizar y mantener actualizados los registros contables de todas las transacciones operativas que se ejecutan en la institucin.b. Elaborar los estados financieros, as como los informes que le sean requeridos.c. Controlar y analizar el comportamiento de las cuentas contables de la institucin para evitar usos inapropiados de las mismas.d. Realizar las conciliaciones de las cuentas bancarias de la institucin.e. Efectuar el cierre fiscal anual.f. Elaborar las nminas de pago del personal.g. Emitir y tramitar las rdenes de pago que soliciten las diferentes reas organizacionales.h. Realizar la entrega de cheques y las transferencias bancarias cuando corresponda.i. Mantener actualizado un archivo ptico o digital indeleble de los documentos que respaldan las operaciones de la Secretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo.j. Administrar el fondo reponerle institucional y las cajas chicas que se constituyan

IMPORTANCIA DEL DESARROLLO DEL PROYECTO EN LA PLANEACINLos proyectos tienen que ver con el contenido del proceso de planeacin (identificacin de problemas y necesidades, formulacin de objetivos y metas), con la participacin de los sectores interesados en esta identificacin y formulacin, con la instrumentacin (seleccin de medios, acciones y estrategias), con la organizacin y gestin del proceso (coordinacin y distribucin de funciones) y con la evaluacin (verificacin de logros alcanzados y recuperacin de experiencias).Un buen proyecto no surge como solucin improvisada y difcilmente podr garantizar el logro de sus objetivos y metas, so no cuenta con el personal competente para su realizacin. Un buen proyecto suele surgir, ms que de la idea genial de un individuo inteligente y brillante, del trabajo organizado de un equipo humano, en el que se combinan el anlisis racional con la inteligencia creativa, se aprovechan recursos y coordinan esfuerzos para conseguir los resultados que se proponen.En la formulacin y desarrollo de un proyecto, particularmente en la seleccin de estrategias y en la integracin de alternativas, no basta contar con un buen diagnstico o anlisis de los problemas o necesidades, dado que su solucin o satisfaccin no se obtiene por una simple consecuencia lgica de los estudios o anlisis, sino que requiere, tambin, de la imaginacin y creatividad.Los proyectos suponen el ejercicio gil y flexible de la autoridad, puesto que no pueden desarrollarse sin la necesaria delegacin efectiva de autoridad, puesto que no pueden desarrollarse sin la necesaria delegacin efectiva de autoridad, ya que constituyen un mbito especfico de gestin y decisin.Cuando un proyecto es autorizado y se le asignan recursos financieros de acuerdo con su presupuesto, funciona en realidad como un pequeo programa. Por consiguiente, queda claro que existe una interrelacin entre estos tres grandes componentes: plan programa y proyecto, y no es sorpresa que algunas veces un proyecto se transforme, por su alcance y significacin, en un verdadero plan.Quiz la diferencia ms importante entre estos tres elementos de la programacin radica en el horizonte de tiempo, puesto que los planes suelen plantearse a lo largo y mediano plazo, mientras que los programas y proyectos suelen considerar preferentemente el corto plazo.Un plan suele definir los fines, objetivos, prioridades y metas de un pas, de un sector o de una institucin o servicio, as como los medios, acciones, recursos, estrategias y polticas para lograrlos dentro de un horizonte de tiempo previsto, que puede cubrir el largo, mediano o corto plazo. Suele disgregarse en programas y proyectos, y puede incluir objetivos generales y especficos o programticos, que coinciden con los de sus programas. Un plan incluye tambin la especificacin de prioridades y polticas para la asignacin de recursos, as como las previsiones de organizacin, seguimiento, evaluacin y control del proceso de su instrumentacin. De acuerdo con su naturaleza peculiar, un plan puede ser de carcter global o nacional, sectorial (economa, industria, comercio, educacin, ciencia y tecnologa, agricultura, comunicaciones, etc.), corporativo o empresarial y de carcter institucional.Un programa por lo general, se inscribe dentro del proceso de instrumentacin de un plan, cuenta con una bolsa de recursos financieros propios que recibe la unidad o entidad responsable de su administracin y define criterios, prioridades, lneas de accin, polticas para la asignacin de recursos a los proyectos y actividades que se desarrollan dentro del mbito de un conjunto de proyectos que tienen objetivos similares o complementarios