GESTIÓN DE 

COMPRASPara    Pymes

GESTION DE COMPRAS

EMPRESA

PROVEEDOR

CLIENTE

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Producto servido

Producto servido

GESTIÓN DE COMPRAS

El beneficio de una empresa está en gran parte, en la diferencia entre sus ventas y sus compras.

PRÁCTICAMENTE ES EL PRIMER BENEFICIO.

GESTION DE COMPRAS

REPERCUSIÓN DEL AHORRO EN COMPRA

Concepto Miles € % Miles € % Variación

Material (compra)M.O. directaG.G. variables

G. FijosBeneficios

52,2 8,710,4

11,3 4,4

601012

13 5

51,678 8,7 10,4

11,3 4,922

591012

13 6

-1 punto

+1 punto

VALOR VENTA 87.- 100 87.- 100

El ahorro de un 1% en las COMPRAS da lugar al aumento del % en los BENEFICIOS.Un 1% de 52,200 = 522522 sobre 4,400 = 12% (incremento sobre el beneficio)

GESTION DE COMPRAS

SI LOS VENDEDORES DE NUESTRA EMPRESA ENCUENTRAN MUCHA Y FUERTE COMPETENCIA……….

NUESTROS PROVEEDORES TAMBIÉN LA TIENEN (en definitiva ellos no dejan de ser vendedores), LA FUNCIÓN DEL COMPRADOR ES CONOCERLA Y EXPLOTAR LA SITUACIÓN (nunca caer en fatalismo).

GESTION DE COMPRAS

CAMINO A SEGUIR

* Profundizar en ABC

* Homologar proveedores >>> “ Parque”

* Pedir y comparar ofertas

* Detección de anomalías en precios >>> no relajarse

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FORMA DE HACER UN ANÁLISIS ABC

se hace a través de 3 listados:

1º: Listado de códigos (¿qué compramos?) se puede utilizar el listado del año anterior, y de cada código, cuánto se ha gastado.

2º: Listado ordenado por cifra de gasto (de mayor a menor).

3º: De cada código que representa el gasto, respecto del total.

… /…

GESTION DE COMPRAS

… / …

Generalmente por la ley de Paretó, se cumple que:

Zona A: 80% del valor económico ………….. 20% de artículos

Zona B: 15% del valor económico ………….. 20% de artículos

Zona C: 5% del valor económico ………….. 60% de artículos

RESUMEN Producto Zona Valor

20% A 80% 20% B 15% 60% C 5%

En caso de que la zona A, nos pudiera resultar demasiado amplia, se puede tomar una AA, que sería el 20% de A (siempre nos moveremos con el 20-80 )

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REPERCUSIÓN QUE PUEDE TENER UN ANÁLISIS ABC

Zona Producto Valor Ahorro por Significa compra zona (supuesto) en %

----------------------------------------------------------------------------------------------------

A 20% 80% nos dedicamos a 3,20% del total

(pocos) fondo y logramosun 4% de ahorro

B 20% 15% sólo lo vigilamos, no varía (pocos) ahorro 0%

C 60% 5% no se cuida y se 0,5% del total (multitud) encarece un 10%

---------------------------- En conjunto:

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COSTE DE UNA COMPRA

Es la SUMA de:-Coste del Producto (factura)

-Coste del STOCK (valor del dinero inmovilizado)-Coste de Funcionamiento (equipamientos, salario compradores, etc.)-Costes Ocultos (fallos en calidad, plazos, etc.)-Coste de oportunidad

-Costes Asociados (transportes, seguros, embalages, etc.)

Debe hacerse mínima la suma.No es bueno polarizarse en un solo punto.Tener en cuenta que todo no puede ser mínimo, hay elementos antagónicos, en estos hay que buscar el equilibrio.

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PETICIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS

Pedir y comparar: Proveedores

X Y Z-----------------------------------------------------------------------------------Precio x x xPlazo x x xGarantía x x xEmbalajes x x xPortes x x xEtc, etc. X x x

-Pedir varias Ofertas.-Elegir 2 ó 3.-Llamarlos a negociar (al posible elegido llamarle el último, con los otros vas aprendiendo).-Contestar las rechazadas, indicando el motivo (cortesía, la próxima vez lo tendrán en cuenta).-Archivar correctamente las ofertas (por producto, NO por proveedor).

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NEGOCIACIÓN

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¡¡¡ LAS URGENCIAS VAN CONTRA LA NEGOCIACIÓN !!!

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NEGOCIACIÓN: Comunicar, con el objetivo de obtener una decisión común, que pueda ser aceptada por las dos partes.

Es una lucha selvática: COMES O TE COMEN

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-Hay que autoimponerse unos límites en la negociación antes de empezar.

-Es contraproducente “negociar con uno mismo” cuando de lo que se trata es de negociar con otras personas.

-Buscar una zona común:nosotros

ellos zona a negociary buscar lo mejorpara nosotros

-Convertir a los otros en ALIADOS, no enemigos

-Unir objetivos

-Asegurarse que los otros también obtienen su objetivo. No debe existir un vencedor y un vencido, todos han sido beneficiados.

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PERFIL DEL NEGOCIADOR

-El negociador debe ser ante todo un buen COMUNICADOR-Con capacidad para CONOCER y DARSE A CONOCER-Planificar QUÉ va a decir-Preparar CÓMO lo va a decir

Así pues es imprescindible una PREPARACIÓN,será bueno preparar un guión (con notas)y deberá preparar varias posibilidades,como si jugara al ajedrez: si él dice esto, yo contestaré …

NEGOCIAR ES LA VERDADERA MISIÓN DEL COMPRADOR, debe ser su razón de existir profesionalmente

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FASES DE UNA NEGOCIACIÓN

-Conocimiento

-Forma

-Ejecución

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Conocimiento:

-Qué se quiere (producto)-Precio sano (para que mi Empresa no pierda dinero)-Con quién negociar-Qué se negociará (precio, plazo,…)-Objetivo a alcanzar-Argumentación propia (ser vendedor del pedido)

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Forma:

-Concretar “tu” hora.-Duración (máx. 2 horas).-NO a las interrupciones (salvo estrategia).-Lugar. Nunca en nuestro lugar de trabajo.- ¡No hacerlo esperar! . El vendedor refresca, o empieza a conocer los datos, muchas veces justo antes de la entrevista. No darle tiempo.

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Ejecución:

-Negociar es VENDER nuestras IDEAS.-Escuchar con atención.-Pensar y Argumentar en las ventajas del proveedor, NO en las nuestras (ya las conocemos y no hay porque informarle).-No decir NO y no dejarse decir NO,

del NO es muy difícil pasar al SÍ (amor propio)del SÍ es más fácil pasar al NO

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TÁCTICA PARA UNA NEGOCIACIÓN

-Hacer decir SÍ en los puntos de partida.-Presentar tú las primeras Proposiciones (si te presenta las suyas, es posible que necesites que cambie y puede entrar el tema del amor propio).-Presentar ventajas para el proveedor (vendemos nuestro pedido).-Escuchar al contrario.-Evitar el rechazo y fin. Hacer contraofertas (sí, pero …).-Hacerse arrastrar: Cuando dice algo que te interesa, no decir que SÍ; “bien, … quizá pensándolo, … sería interesante … “, que no piensen que estas totalmente satisfecho.-Después de concesión > “ataque”; cuando aceptas algo, pedir un “a cambio”.-Resumir el acuerdo obtenido.-Despedir “rápido”.

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IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN

Discusión

evitar procurar

Interrumpir EscucharMarcar goles Pedir aclaracionesAtacar, acusar Resumir neutralmente

los temasSer “demasiado listos” Exigir a la otra parte que

aclare su posturaHablar excesivamente No comprometernosDominar a gritos Ser firmesLos sarcasmos y lasObtener y dar informaciónamenazas

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IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN

Cierre

-Llegar a un acuerdo.

-Si el cierre nos ha sido exitoso, hagamos una lista detallada de los acuerdos.

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REGLA DE ORO:

Resumir lo acordado y conseguir que la otra parte acepte que el resumen coincide con loacordado.

Debe quedar por escrito

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REGATEO

Será aconsejable que se haga una sola vez. De lo contrario “te ven venir” y te hinchan los precios de entrada.

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ESTRATEGIAS PARA EL REGATEO

-Magnificar un accesorio prescindible y después que el proveedor lo sobrevalore, quitarlo.

-Descubrir un defecto en la oferta.

-Pedir precio de una cantidad y luego pedir otra.

-Ilusionar con futura compra importante (enseñar la zanahoria).

-Táctica del “paso atrás”.

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IMPULSIÓN

Misión de Compras: Conseguir que el plazo se cumpla.

Reclamación: Preventiva: Antes

Debe hacerla un administrativo

Correctiva: Después Debe hacerla Compras

OJO CON LA CAPACIDAD DE LOS PROVEEDORESNO INVENTAR PLAZOS DE ENTREGA

Muchas veces:LO DESEADO LO POSIBLE