fusión empresas dmg (de origén alemán) y mori seiki (de origen japonés) para sus actividades en...

PROPUESTA CONTINUACIÓN PROYECTO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

1 de Julio del 2012

VISIÓN DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL EN DMG-MORI SEIKI MÉXICO Y EN TRABAJO REALIZADO

Desde CORBERA NETWORKS agradecemos la confianza depositada en esta firma consultora. A continuación pasamos a realizar resumen ejecutivo del trabajo de desarrollo organizacional que se ha venido realizando en DMG-MORI SEIKI. Justificación del proyecto En el año 2011 la empresa de origen alemán DMG y la firma MORI SEIKI de origen japonés inician un proyecto de fusión llevado a cabo, entre otras regiones, en la República Mexicana. Ello plantea innumerables retos como determinar el equipo directivo y de trabajo adecuado, integrar adecuadamente los procesos y metodologías de ambas compañías así como adaptarlos satisfactoriamente a las particularidades del mercado mexicano. CORBERA NETWORKS se encuentra especializada en el análisis de la gobernabilidad empresarial, gestión de procesos y riesgos habiendo participado en cierto número proyectos en la región que implicaron una simbiosis entre organizaciones multinacionales y locales. En Julio del 2011, y tras realizar un diagnóstico inicial, se acuerda y planifica una intervención de aproximadamente 1 año de duración organizada en 4 fases:

1. Reconocimiento y estudio de los procesos de trabajo (documentados o no) y de la estructura organizacional de los diferentes departamentos que trabajan en el país.

2. Análisis de riesgos de los procesos de trabajo tal cual son llevados actualmente.

ELABORÓ: DIRECTOR TÉNICO | REVISÓ: DIRECCIÓN | FECHA: 01-07-12 | CÓDIGO DOC:SER – OFI -234 | VERSIÓN: A

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3. Análisis de causa raíz de las principales situaciones de riesgo y problemas detectados en colaboración con los principales responsables de la empresa.

4. Propuesta de alternativas a través procedimientos y formatos para su análisis y aprobación por parte de las gerencias.

En base a estas actividades realizadas podemos constatar que DMG-MORI SEIKI México se ha comportado de una manera altamente dinámica y ha sabido superar momentos de gran dificultad al tiempo que ha iniciado satisfactoriamente el camino de sistematización de sus procesos. No obstante lo anterior, todavía encontramos áreas de preocupación que constituyen importantes oportunidades de mejora organizacional. A continuación quisiéramos hacerles mención de algunas de ellas.

A- RECURSOS HUMANOS, CAPACITACIÓN Y AMBIENTE DE TRABAJO

Situación inicial

Como en la mayoría de sedes empresariales de reciente creación, no existía evidencia de procedimiento de Recursos humanos con las actividades de selección, evaluación y capacitación sistemática del personal y gestión de sus competencias. En lugar de ello, los diferentes departamentos realizaban estas actividades según su mejor criterio. Ello vino a originar dos graves anomalías:

1. La capacitación de la fuerza de ventas resultaba ser muy heterogénea, y en general altamente insuficiente para realizar su labor.

2. El ambiente de trabajo tenía características disfuncionales; la base para la cooperación y las cadenas de lealtad se basaban más en los organigramas de las anteriores empresas que de la actual, al tiempo que la máxima figura de la compañía tenía el cargo de responsable de finanzas, no de director, sin un mando formal, lo cual frecuentemente era entendido como señal de


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temporalidad. Ello ha sido el origen de un gran número de tensiones durante el año en curso.

Trabajo realizado y situación actual

El grupo de trabajo actual está mucho más compenetrado y con aspiraciones más alineadas con los objetivos de la empresa. Ello ha requerido altas dosis de liderazgo, paciencia y reestructuración casi constante durante este tiempo.

Las dinámicas de trabajo en equipo que se han venido llevando a cabo han contribuido en una pequeña medida a esta estabilización así como también lo ha hecho la documentación procedimientos integrando un Manual de Organización propio para la región México.

Actualmente se están llevando a cabo programas de capacitación de la fuerza de ventas y está aumentando la exigencia de sistematización de su labor.

Oportunidades de mejora

Se propone introducir un procedimiento homogéneo de selección, evaluación y capacitación de recursos humanos homogéneo así como un sistema de gestión de competencias laborales en el cual se incluyan evaluaciones periódicas.

Todo ello ayudará a estructurar las actividades de recursos humanos y despersonalizar en cierta medida las decisiones. Ello prevendrá la aparición de tensiones en el equipo al tiempo que se incrementará de manera constante el nivel profesional.

B- ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


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Situación Inicial

No existía evidencia de un proceso sistemático para la administración de proyectos individuales (desde la cotización hasta la instalación). En estas actividades intervienen todos los departamentos que trabajan en una estructura jerárquica horizontal; por lo tanto, no existía una autoridad con la responsabilidad de monitoreo del status, prevención y detección de problemas que tomara iniciativa en la resolución.

La imagen de la compañía por parte de muchos clientes era de desorden y esto fue la principal causa de inconformidad entre ellos al tiempo que en muchos casos retardaba la entrega de maquinaria e incrementaba considerablemente los costes de operación.


Esta fue el principal foco de atención en las juntas de trabajo a fin de diseñar procedimientos que implicaran medidas de control para validar la toma de decisiones respecto a cada proyecto, preservar y hacer disponible la información entre los involucrados. En este sentido se aprobó Manual de Organización.

Muchas de las nuevas medidas adoptadas han permitido evitar recaer en errores comunes. Asimismo, recientemente se formalizó la figura del Administrador de Proyectos, cuyo principal objetivo es detectar posibles incidencias y proporcionar información clara a los clientes sobre el proceso de sus pedidos.


Consideramos que la administración de proyectos requiere coaching adicional para desarrollarse adecuadamente, consolidarse y constituir una gran fortaleza para la empresa.

Igualmente se requiere el diseño de herramientas y sistemas de información adecuadas para esta labor.


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C- SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES

Situación inicial

Se han encontrado evidencias de que la imagen de marca/s se deterioró tras la fusión, especialmente entre los clientes MORI SEIKI, con falta de claridad respecto a los compromisos y desorganización.


Se trabajó en la homogenización de metodologías de trabajo especialmente en el área de servicio, instalación de la maquinaria y Spare Parts y se analizaron las causas raíz de los problemas que causaban los principales retrasos (como en el caso de la venta de refacciones MORI SEIKI)


Vemos como una gran oportunidad la instauración de un sistema de retroalimentación del cliente y tratamiento de quejas (más allá de los habituales implicados actuales) Ello puede sentar la base para un nuevo acercamiento a los principales clientes y prospectos. Creemos que esta aproximación debería ser tanto por escrito como en persona, posiblemente en la forma de una investigación de mercado que proporcionaría información muy valiosa para DMG-MORISEIKI

Los objetivos deberían ser los siguientes:

1. Comunicación de políticas y compromisos por escrito para recuperación de la confianza.

2. Dar a conocer algunas mejoras que se han llevado a cabo y que vienen a resolver problemas que sucedieron en el pasado (con cada cliente en particular y en casos específicos)

3. Estudio de la imagen de la compañía que se tiene actualmente en relación a la imagen que hay de la competencia.


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4. Conocimiento sobre el terreno de la metodología del vendedor, estudio de tiempos de su trabajo, imagen que tiene ante a los clientes (así como la de otros miembros de la organización)

5. Recibir retroalimentación de planes de crecimiento de estas empresas que constituyan oportunidades para DMG-MORISEIKI y las posibilidades reales de venta (dependiendo de la imagen de marca en cada caso particular)

D- SISTEMA DE CONTROL INTERNO HOMOLOGABLE A NIVEL CORPORATIVO

Situación inicialNo existía claridad con respecto a que procedimientos corporativos y de que empresa aplicaban para la delegación de México. Las políticas activas se basaban más en la información directa recibida por correo electrónico.


Se recopiló en el Manual de Organización los principales controles que estaban implementados o en proceso de implementación. Este manual es altamente compatible con los procedimientos corporativos publicados hasta la fecha.


Los controles del ICS (Internal Control System) están siendo publicados al tiempo que se están actualizando los procedimientos corporativos y nuevas políticas rigen a nivel local.

Se requiere un estudio riguroso de cumplimiento del ICS en la región


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de México, un plan de acción para subsanar posibles deficiencias y actualizar el Manual de Organización local en consonancia.

PROPUESTA DE INTERVENCIONES DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL EN DMG-MORI SEIKI MÉXICO

En base a la situación organizacional definida, proponemos la continuación del trabajo de consultoría y coaching, siendo los objetivos principales de esta intervención los siguientes:

1. Evaluación de cumplimiento del ICS en la región México y emisión de informe.

2. Plan de acción para subsanar posibles deficiencias.

3. Actualización del Manual de Organización en base a los controles del ICS y los cambios que produzcan en este tiempo en el sistema de gestión.

4. Capacitación al personal respecto a los cambios en el Manual de Organización.

5. Coaching en sesiones planificadas a fin de apoyar la administración de proyectos en la organización.

Proponemos, bajo condiciones normales, un período de tiempo de trabajo de 12 meses. Este tiempo podría ser reducido si los cambios se generan a una velocidad mayor, sin embargo, sugerimos esta cantidad de meses a fin de proporcionar resultados más estables.

Aunado a lo anterior, proponemos la inversión siguiente:

Conceptos 1 al 5 de la lista anterior:


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$150,000.00 pesos más IVA

Por otro lado, si fuera conveniente para DMG-MORI SEIKI MÉXICO la reducción del tiempo del proyecto, el monto total del mismo se mantendría, sólo que ahora repartido en la cantidad final de meses acordada.

Este grado de inversión incluye:

1. 240 horas de coaching en todo el proyecto, apegados al plan de trabajo que acordado; dicho de otra manera, 20 hrs. de coaching por mes. Cabe señalar que CORBERA NETWORKS no cotiza por hora, comentamos esta cantidad de tiempo por considerar conveniente establecer un parámetro de referencia.

2. Apoyo para el diseño conjunto de los sistemas, elaboración / adecuación de los documentos requeridos por el ICS, (manuales, procedimientos, instrucciones y formatos) y la facilitación de su implementación.

3. Capacitación respecto al Manual de Organización: Se realizará un curso por proceso de la duración que se considere conveniente hasta resolución de dudas teóricas y prácticas de los responsables involucrados.

No se contemplan en esta cotización los viáticos originados por los consultores. Asimismo, tampoco se contemplan los costos de la realización o actualización de formatos que requieran programación (por ejemplo en Visual Basic o SharePoint u otros) De acuerdo a las horas de desarrollo necesarias se extenderá su correspondiente factura.

Es de altísima importancia comentar que, para la adecuada evolución del proyecto y la certificación de DMG-MORI SEIKI MÉXICO, es necesario el compromiso, tanto de la dirección como de los responsables de proceso. El retraso en cumplimiento de tareas asignadas en minutas de seguimiento, generará retrasos en el proyecto que implicarán aumento de tiempo e inversión.


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Sin más por el momento, agradezco de antemano su atención y quedo a sus órdenes para cualquier comentario.

ATENTAMENTE

AUTORIZACIÓN

IVÁN ABRIL PALMA IRVING MARMOLEJO

CORBERA NETWORKS DIR ADMINISTRATIVO DMG-MORI SEIKI MÉXICO


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