fundamentos de administraci Ó n de proyectos secretaría de extensión e integración social...
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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Secretaría de Extensión e Integración SocialDirección de Educación Continua
SESIÓN NO. 1INSTRUCTOR:
ING. RIGOBERTO QUIYONO
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Ing.Rigoberto Quiyono
• Egresado del Instituto Tecnólogico de Durango, 1993
• 10 años de Experiencia en Proyectos de Mantenimiento y Manufactura
• 10 años en Proyectos de Manufactura Esbelta
• Administrador del Portafolio de Proyectos de Corning Optical Communications
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Este curso es para ti…
• Mantén tu celular en modo de silencio o vibrador• Si necesitas tomar o hacer una llamada con confianza
puedes salir
• Participa respetuosamente• Recuerda que no hay opiniones equivocadas, sólo
diferentes• Respeta a tus compañeros• Espera tu turno para opinar
• Participa activamente• Colabora con tu equipo• Aporta y comparte tu experiencia
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DIVIÉRTETE!!
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Dinámica 1
Conozcámonos.- Dos mentiras y una verdad
• Escribe en una nota lo siguiente• Nombre• Una verdad de tu vida y dos hechos falsos
• Entrégale la nota al instructor
• La audiencia adivinará cuál de las 3 frases es la verdadera
• Complementa la información una vez se descubra la frase
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Ejemplo
• Soy fanático del futbol soccer
• Me gusta mucho jugar ajedrez
• Tengo experiencia en el ramo automotriz
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
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¿Qué es un proyecto?
• Requieren capital (monetario y humano)• Requieren tiempo• Existen riesgo
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¿Porqué no se apoyan todos los proyectos?
Conjunto de actividades coordinadas que tienen como objetivo mejorar una situación determinada o satisfacer una necesidad
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La Administración de Proyectos
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Conjunto de disciplinas que tiene por objetivo la definición, planeación, desarrollo y evaluación de proyectos
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Ciclo de vida de un proyecto
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Definir Planear
EjecutarMonitorea
r Ajustar
Completar Evaluar Reconocer
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DEFINIENDO EL PROYECTO
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Importancia de la fase DEFINIR
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• Traza los objetivos del proyecto• Estima su factibilidad• Crea el equipo y asigna responsables• Previene los riesgos de implementación y sus
resultados
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El equipo de trabajo
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• Administrador del proyecto• Cliente• Patrocinador• Miembros del equipo• Clientes secundarios• Otras funciones• Expertos (en diseño, belts, asesores)• Planeación• Asesores financieros
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Las restricciones del proyecto
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• Las 3 restricciones críticas• Presupuesto disponible• Tiempo de implementación• Entregables o alcance del proyecto
• Componentes involucrados:• Recursos necesarios• Calidad y voz del cliente• Riesgos potenciales y de implementación
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Diagrama de priorización
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¿Qué recursos (humanos y
monetarios) puedo tener para el proyecto?
¿Cuál es la mejor solución que se puede
implementar en un lapso de tiempo
razonable?
¿Cuál es la mejor solución que se puede
implementar a un costo razonable?
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Priorizando restricciones
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• Una vez que se definen las prioridades• La prioridad no.1 es INFLEXIBLE• La prioridad no. 3 es la NEGOCIABLE• La prioridad no.2 es COMPLEMENTARIA
El manejo de prioridades es fundamental para el éxito del proyecto a la vista del cliente
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Los clientes secundarios
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• Definición de cliente secundario (stakeholders)Es áquel que sin ser el dueño de la necesidad primaria del proyecto, puede verse afectado positiva o negativamente por los resultados del mismo
• ¿Porqué involucrarlos?• Permite ampliar o considerar el alcance del
proyecto• Puede proporcionar experiencia de proyectos
anteriores• Permite ver una visión de riesgos no
considerados
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Los Riesgos en los proyectos
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• Riesgos.- Son condiciones o eventos inciertos que de ocurrir, tendrían un efecto (positivo o negativo) en al menos uno de los objetivos del proyecto
• Administración de Riesgos.- Es la disciplina que conduce el conocimiento, identificación, prevención y contingencia de los riesgos de efecto negativo
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El primer riesgo
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• Conceptos administrativos.- Son todos aquellos procedimientos, reglamentos o normas internas o gubernamentales que se tienen que cumplir en el desarrollo del proyecto
El no cumplirlas pudiera retrasar o cancelar el proyecto, además de generar costos adicionales por multas o sanciones
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Riesgos de implementación
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• Son todos aquellos eventos que retrasarían la implementación del proyecto
• Ejemplos• Conflictos de agenda o programación• Ausentismo o falta de recursos de implementación• Falta de instrucciones claras
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Riesgos potenciales
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• Son todos aquellos eventos que serían consecuencia de la implementación del proyecto
• Ejemplos• Consecuencias laborales• Impacto en clientes y proveedores• Impacto en la cadena de suministro
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Las 3 preguntas de la prevención
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• ¿Cuáles son los riesgos que se ven en este proyecto?• Evaluar la posibilidad de que ocurran• Evaluar la severidad si ocurren
• ¿Porqué pueden ocurrir dichos eventos?• Análisis causa efecto• 5 porqués• Crear un plan de acción para prevenir y comunicar
• Si a pesar de esto, el evento ocurriera:• ¿Cuál es la señal de alerta?• ¿Debo detener el proceso o correrlo bajo vigilancia?
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Dinámica 2
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Retrospectiva y aprendizaje• El equipo seleccionará 3 proyectos reales
• Un proyecto con problemas de presupuesto, tiempo o entregable• Un proyecto exitoso en esos mismo 3 ámbitos• Un proyecto próximo a arrancar
• Con el checklist proporcionado, verifique para los primeros 2 proyectos• Si no se realizó la fase indicada, porqué no se aplicó y las consecuencias de
no haberlo hecho• Si se realizó, en que ayudó el haberlo hecho
• Para el 3er proyecto, analice• ¿Qué se ha hecho?• ¿Qué me falta por hacer para definir correctamente el proyecto?
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PLANEAR EL PROYECTO
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Importancia de planear
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Es mejor tener un mal plan que no tener ninguno
- Emmanuel LaskerCampeón mundial de ajedrez, 1894 -
1921
Las metas sin planes son sólo sueños
- Antoine de Saint-ExupéryEscritor del “El Principito”
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Diagrama de bloques
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Divide y vencerás- Antiguo proverbio militar romano
WBS.- Work Breakdown Structure.EDT.- Estructura Divisional del Trabajo
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Dosificador de alimento para
mascotas
1.- Diseño de contenedor
1.1.- Calcular Capacidad
1.2.- Diseñar diagrama de
explosión
1.3.-Diseñar montaje en dispensador
2.- Diseño de mecanismo
2.1.- Diseñar engranaje
2.2.- Diseñar palanca
2.3.- Montar en dosificador
3.- Periodo de Pruebas
3.1.- Probar mecanismos
3.2.- Probar con mascotas
3.3.- Liberar producto a
ventas
4.- Puesta en venta
4.1.- Promocionar
producto
4.2.- Realizar contratos
4.3.- Distribuir productos
Estructura del WBS1er. Nivel.- Proyecto 2º nivel.- División
por:- Tareas- Departamento- Responsable3er. Nivel,
Actividades
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¿De qué me sirve dividir el trabajo?
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• Captura del proyecto en Software de Administración de Proyectos
• Estimación y control de presupuestos
• Asignación de carga de trabajo
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Dinámica 3
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Don Gato y la Administración de
ProyectoDEFINIENDO Y PLANEANDO
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Descanso
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Dinámica 4
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¡Organicemos el proyecto!• De los proyectos que se han hablado en clase,
hagan un preliminar de como organizarían el proyecto utilizando el diagrama de bloques
• Al final deberá mostrar el WBS y responsables para cada actividad
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INTRODUCCIÓN A MS PROJECT
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¿Para qué sirve este software?
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• Ayuda a planear en una sola aplicación todo un proyecto
• Determina la calendarización de actividades
• Ayuda a monitorear el progreso del mismo mediante la Gráfica de Gantt
Veamos el software
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Dinámica 5
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MS Project
• Aplique la información del proyecto de la dinámica anterior en el software.• Incluye la división del proyecto• Asignación de recursos• De momento deje la duración de las tareas en 1 día
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CONCLUSIÓN
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