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capítulo 13

Formato en la Hoja de Cálculo



excel 2007

formato (hoja de cálculo)

Hasta ahora hemos visto cómo trabajar con datos y cómo gestionarlos e interrelacionarlos, pero como todos sabemos, la presentación de estos datos tiene casi la misma importancia que su eficacia. En esta unidad se explicarán todas las opciones al respecto que ofrece Excel.

13.1 Trabajo con Filas y Columnas

Para empezar a trabajar tendrá que ajustar las filas y las columnas de su hoja de cálculo para que se ajusten a lo que desea. Para ello, situará el cursor en la línea que separa dos columnas o dos filas y el puntero se transformará en . A continuación, clicará y arrastrará la columna o la fila hasta tener el ancho o el alto que desee.

Formato en la Hoja de Cálculo



Si quiere establecerlo manualmente, podrá seleccionar la opción “Formato” en la ficha Inicio, grupo Celdas y, en el desplegable que se abrirá, seleccionar la opción “Ancho de columna”. También puede hacer clic en botón derecho de la letra de la columna, seleccionar la opción “Ancho de columna” y en la ventana que se abra introducir el valor (el ancho va de 0 a 255). Si pretende modificar el alto de la fila llevará a cabo los mismos pasos (desplegable “Formato” o botón derecho) y seleccionará la opción “Alto de fila” que abrirá la ventana que le permitirá establecer el alto de la fila. Este alto se establece en puntos (1 punto=1/72 pulgadas= 0,035cm). Al igual que la columna 0, la fila 0 también estará oculta. En cambio, la altura máxima será de 409 puntos.

Si desea establecer el ancho o el alto de un grupo de filas o de columnas seleccionará el grupo de filas/columnas que quiera modificar y utilizará cualquiera de los dos métodos descritos para modificar todas las filas/columnas.

A la hora de determinar el alto y ancho de una fila o columna debe mirar

si ese ancho lo va a usar para toda la columna o es para una celda o

grupo de celdas concretas. Si es un tema puntual, más que modificar

toda la columna o fila, es mejor usar la opción “Combinar celdas”.

Para modificar el alto y el ancho y ajustarlo a la celda activa, en la opción “Formato” de la ficha Inicio en la sección Celdas, encontrará las opciones “Autoajustar alto de fila” y “Autoajustar ancho de columna”.



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Si mira el menú desplegable del botón derecho del ratón que ha abierto encima de la columna o de la fila para modificarla, se dará cuenta de que hay otras opciones que también le resultarán de interés:

Si viene de versiones anteriores de Office se dará cuenta que la primera diferencia reside en el botón desplegable, que ahora está dividido en dos: tiene un primer menú rectangular con las principales opciones de formato (tipo de letra, tamaño, tipo de dato, color de fondo/letra, bordes, alineación...) y un menú contextual.

Elementos comunes de celdas

Opciones de Cortar, Copiar y Pegar: como en todos los programas de Windows, en Excel se usan estas características para mover y copiar datos de un punto a otro.

Pegado Especial: si copia un elemento y no quiere copiarlo tal cual en el destino, esta opción le permitirá pegar sólo lo que le interese. Por ejemplo, si tiene una hoja con fórmulas en las que quiere hacer modificaciones pero quiere tener la hoja de estado actual, puede copiar y pegar solo los valores para que las fórmulas sean eliminadas.

Insertar celdas copiadas: esta opción le permitirá añadir una columna en la parte derecha, una fila en la parte superior o una celda para crear un nuevo espacio (encontrará estas opciones por separado en la opción “Insertar” de la opción Celdas en la ficha Inicio). Si la opción es “Celdas copiadas” significa que previamente habrá cortado o copiado y el espacio que cree lo




va a rellenar con ese elemento.

Eliminar: eliminará la columna, fila o celdas, desplazando el resto de elementos para ocupar ese espacio. También encontrará estas opciones por separado en la opción “Eliminar” de la opción Celdas en la ficha Inicio.

Borrar contenido: esta opción borrará el contenido de la hoja sin alterar los formatos introducidos.

Formato de celdas: le permitirá modificar las características de todas las celdas del elemento seleccionado.



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Elementos propios de columnas y filas

Ancho/Alto de columna/fila: variará el ancho o el alto de una columna o fila.

Ocultar: ocultará a la vista la columna, lo que le permitirá dicha columna sin que tenga que preocuparse por su impresión o porque lo vea.

Mostrar: volverá visibles las columnas/filas ocultas de una selección.

Estas dos últimas opciones también las tendrá disponibles en el desplegable “Formato” del grupo Celdas de la ficha Inicio.

13.2 Trabajo con celdas

En esta sección explicaremos todas las opciones que puede utilizar para personalizar la forma en que se presentan los datos de una celda.

La primera opción es entender lo que en Excel denominan número y que sirve para categorizar los datos. Si se fija en la ficha Inicio, verá que en la parte central del panel aparece una categoría con el nombre “Número” en la parte inferior:

En ella hay, en primer lugar, un desplegable que ofrece las principales categorías de formato. Si recuerda, existen diferentes tipos de datos que pueden ser presentados de las formas que aparecen en esta lista, evitando así tener que puntuar números, poner símbolos de moneda, etc. Los formatos de número son:

General: sin formato. No añade nada al dato que introduce.

Número: con esta opción, le indica a Excel que los datos que introducirá en esta celda son números.

Moneda: pondrá el símbolo de moneda del sistema con el formato número.

Contabilidad: segunda opción de moneda pero estandarizado de tal manera que no permite escoger cómo representar los negativos.

Fecha corta: formato de fecha que introducirá de forma numérica.

Fecha Larga: formato de fecha que transformará la fecha que introduzcamos a la forma “dd de nombre_completo_mes de aaaa”.



La familia Office calcula la fecha en base al año 1900, transformando las

fechas en números (por ejemplo, el 1 es el 01 de Enero de 1900 mientras

que el 40544 es el 1 de Enero de 2011.

Hora: este formato le indica a Excel que el contenido de la celda es una hora, permitiendo tratar la información de forma apropiada.

Como indicábamos, el valor 1 es el valor de un día para el sistema de

fechas de Office, por lo que 1 es igual a 24 horas y por tanto cualquier

fracción horaria se ha de expresar en decimales (0,5=12 horas 0,25=6

horas...). Esto permite modificar conjuntamente tanto fechas como

horas.

Porcentaje: esta opción añadirá el símbolo de % al final del número escrito transformándolo a porcentaje. Esto no es tan solo un cambio de aspecto sino que se transforma el número dividiéndolo por 100

Fracción: esta opción mostrará cualquier decimal como fracción añadiendo la fracción más simplificada posible al valor.

Científica: esta opción expresará cualquier valor simplificado de forma científica, añadiendo el E+valor al final del número.

Texto: esté escrito como esté escrito, el valor que ponga aquí lo tratará como texto.



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Al final del desplegable se encontrará la opción “Más formatos de número...” que abrirá la ventana Formato de Celda en su opción Número (al igual si clica el botón “Iniciador de cuadros de diálogo” en la esquina del panel Número). En esta ventana podrá seleccionar las mismas opciones que en el desplegable de “Número”, aunque aquí lo podrá personalizar de la siguiente manera:

Posiciones decimales: para los tipos “Número”, “Moneda”, “Contabilidad”, “Porcentaje” y “Científico”, puede especificar hasta 30 posiciones decimales que le permitirán graduar la precisión de los decimales que aparecen.

Usar separador de miles: para los tipos “Número” permitirá que aparezca el separador de miles en las posiciones necesarias.



Números Negativos: para los tipos “Número” y “Moneda” le permitirá seleccionar cómo se mostraran los negativos (con el símbolo negativo delante, en rojo, o en rojo con el negativo). Símbolo: para el formato “Moneda” y “Contabilidad” le permitirá seleccionar qué símbolo de moneda desea utilizar.

Tipo: para las categorías “Fecha”, “Hora”, “Fracción”, “Especial” y “Personalizada” le mostrará sugerencias predeterminadas para mostrar los datos de forma correcta.

Configuración Regional: para el tipo “Fecha, Hora y Especial” le permitirá escoger directamente el formato predeterminado de la mayora de países en el mundo.

Además de estas opciones, también verá que en el listado aparecen dos opciones más que no aparecen en la lista del panel “Número”. Estas opciones son la Especial, que básicamente agrupa tipos como Teléfono,CódigoPostalo Número de la Seguridad Social y la opción Personalizada que le permitirá crear sus máscaras de entrada y así crear el formato de datos más adecuado.

Una vez esté todo personalizado, deberá seleccionar el botón “Aceptar” y se aplicarán los cambios indicados en la celda o rango seleccionado. Si quiere descartar los cambios, deberá clicar en “Cancelar”. Además de estos elementos, debajo del desplegable “Número” tiene cinco botones que le permitirán acceder directamente a varios elementos:

Moneda : un pequeño desplegable con varios de los símbolos de moneda más utilizados.



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Porcentaje : le permitirá aplicar esta opción a las celdas seleccionadas.

Número : le permitirá aplicar el formato “Número” para las celdas seleccionadas.

Aumentar decimales : le permitirá aumentar el número de decimales que se muestran en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales : le permitirá disminuir el número de decimales que se muestran en las celdas seleccionadas. Tenga en cuenta que se aplicarán las reglas de redondeo estándar.

Opciones de Fuente En la ficha Inicio, a la izquierda del panel Número, encontrará la opción “Fuente” con todas las opciones de personalización de una celda.

Si se fija, la primera opción que aparece es la opción “Fuente” que le permitirá seleccionar el tipo de Letra que desea utilizar para las celdas seleccionadas (puede seleccionar un tipo de letra para cada celda).

Justo al lado de la opción “Fuente” tiene la opción “Tamaño de fuente” que le permitirá modificar el tamaño de la misma. Aquí, aunque hay un botón desplegable que le ofrece valores de 8 a 72 puntos, puede escribir cualquier valor de 1 a 409. Ha de tener en cuenta que Excel modificará el alto de la celda para ajustarla al tamaño de letra. Si lo que está buscando es variar el tamaño punto a punto, puede usar los botones “Aumentar tamaño de fuente” para subir o “Disminuir tamaño de fuente” que se sitúan justo a la derecha del desplegable de tamaño de fuente.

En la línea inferior de la opción “Fuente”, encontrará las tres opciones de formato más habituales: Negrita, K(C)ursiva y Subrayado. Las puede seleccionar clicando encima de ellas o con la combinación de teclas “Ctrl+N”, “Ctrl+K” o “Ctrl+S” para activarlas y desactivarlas.



A la derecha de estos botones, dentro de la misma opción, encontrará tres opciones de las que más impacto puede tener en el visionado de la hoja. Son las opciones “Bordes”, “Sombreado” y “Color de fuente”.

Bordes: esta opción le permite que el borde de una celda sea visible. De forma predeterminada, le aparecerá el botón de dibujar el borde inferior, aunque Excel cambiará la opción que aparece a la última utilizada. Si se fija, el botón tiene una pequeña fecha desplegable en su lado derecho que le permitirá desplegar un menú bastante amplio:

El menú está dividido en dos grandes bloques:

El primero, titulado Bordes, está dividido en bordes superior, inferior, izquierdo y derecho o toda la selección (sin bordes, todos los bordes, bordes externos y bordes externos gruesos), y para acabar las opciones que permiten combinar línea superior e inferior con efectos como grosor y doble línea.



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El segundo bloque es la opción Dibujar borde, que le permitirá gestionar los bordes de una forma mucho más personalizada, dibujando las líneas que quiera y borrando las que no le interesen. Los botones de esta sección son:

• Dibujar borde: activará el lápiz que le permitirá dibujar bordes de celdas clicando encima.

• Dibujar cuadrícula de borde: si le parece demasiado limitado ir dibujando por líneas, esta opción le permitirá clicar en” Todos los Bordes”, arrastrar y crear cuadrículas de forma rápida y sencilla.

• Borrar Borde: esta opción le permitirá borrar un borde que no desee. En este sentido, tiene el mismo funcionamiento que “Dibujar Borde” aunque con resultados opuestos.

• Color de línea: con esta opción podrá seleccionar el color que desee para las líneas de borde, jugando así con contrastes.

• Estilo de línea: a parte del grosor de línea (dispone de 3 grosores distintos para borde sólido) y el estilo doble, esta opción abre diferentes estilos de línea le permitirán crear un contorno mucho más personalizado para sus ojos.

Finalmente la opción “Más bordes” abrirá la ventana Formato de celdas en su pestaña Bordes.

Color de relleno : este botón permitirá seleccionar el color de fondo de las celdas seleccionadas. Si despliega el botón dispondrá de una gama de colores a seleccionar directamente, pero si por algún motivo quiere un color que no está en el desplegable, podrá seleccionar la opción “Más colores...” que le permitirá seleccionar el tono que desee.



Debe vigilar con los tonos muy fuertes pues cansan rápidamente a la

vista. También vigile con los contrastes de la letra para no dificultar la

legibilidad de la hoja.

Color de fuente: el color de fuente le permitirá escoger el color de la letra; el botón desplegable le ofrecerá las mismas opciones que el Color de relleno.

La opción “Formato de Fuente”

Si selecciona el botón “Iniciador de cuadros de diálogo” del grupo Fuente , se abrirá la ventana Formato de Celda en la opción Fuente.

Esta ventana, igual a la de versiones anteriores, le permitirá gestionar todas las opciones referentes al estilo y al formato de los elementos seleccionados. En concreto, esta ventana está dividida en seis pestañas:

Número: le permitirá categorizar el contenido de las celdas.

Alineación: le permitirá trabajar con la alineación y la orientación de las celdas.



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Fuente: le permitirá escoger las opciones relacionadas con la letra y sus cualidades. En esta pestaña encontrará las siguientes opciones: Fuente:permitirá buscar y seleccionar un tipo de letra.

Estilo: podrá seleccionar si quiere la letra en negrita, cursiva o subrayado.

Tamaño: con las mismas opciones y límites que en el desplegable del panel.

Subrayado: encontrará el simple y el doble en su estilo normal, o en estilo contabilidad (más elevado).

Color:le permitirá escoger el color de la letra.

Efectos: le permite seleccionar los efectos “Tachado”, “Superíndice” o “Subíndice”.

Vistaprevia:le permitirá ver el resultado de cómo se mostrará la letra.

Bordes: esta opción permitirá configurar las líneas del contorno de celda. Las opciones que contiene son:

Línea: permite configurar el borde de la forma con dos opciones: una es “Estilo”, que con diferentes formas y grosores de línea permite configurar el estilo de línea que desea, o con “Color” que le permitirá seleccionar el color de línea.



Preestablecidos: tres opciones que permiten quitar “Todas las líneas”, “Solo al Contorno” o “Solo al interior”.

Borde: permite seleccionar la línea definida en estilo donde la coloque. Con botones alrededor de una celda, le da la opción de colocar una por una e incluso de “tachar” una celda con bordes diagonales. Para utilizarlo, solo tiene que pulsar en el botón que muestra la línea que desea colocar.

Relleno: esta pestaña permite seleccionar los colores de fondo de la celda, con algunas opciones más de las que hay en el menú del panel Fuente. Las opciones que encontrará son:

ColordeFondo: encontrará un muestrario de colores que le permitirá escoger qué color quiere visualizar en el fondo de las celdas seleccionadas.

MásColores: abrirá la ventana “Más colores” donde podrá seleccionar el tono que quiera.



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Efectosderelleno: le permitirá realizar degradados con dos colores para rellenar una celda o un grupo de celdas. En la ventana que se abrirá, tendrá que seleccionar los dos colores, el estilo de sombreado (horizontal, vertical, diagonal, etc.) y dentro de un mismo degradado, las diferentes variantes que hay.

Estilodetrama: podrá rellenar con líneas o puntos en diferentes direcciones dentro de la celda.

ColordeTrama: es el color que se aplicará a la trama que dibuje. Tenga en cuenta que la trama mezclará el color de trama con el color de fondo que decida.

Muestra: en la parte inferior podrá ver en todo momento cómo quedará la celda o el grupo de celdas una vez se aplique el relleno.



Proteger: esta opción solo es útil junto al resto de elementos de protección y que se explican conjuntamente en la unidad 8.

Alineación

En la ficha Inicio, entre Fuente y Número, encontrará el grupo Alineación. Dentro de él, estarán todas las opciones que relacionan el texto con la celda y algunas opciones para agrupar celdas:

Alineación vertical: las primeras tres opciones le permiten indicar la alineación vertical del texto.

Orientación del texto: esta opción permite seleccionar, de cinco opciones, la alineación que más le interese: 45º en ángulo ascendente, 45º en ángulo descendente, Texto vertical, Girar texto hacia arriba o Girar texto hacia abajo.

Alineación Horizontal : le permitirá decidir si quiere que el texto se alinee a la izquierda, en el centro o a la derecha.

Sangría : esta opción permite aumentar o disminuir la sangría del texto (separación entre el inicio de la celda y el inicio del texto).

Ajustar Texto: si escribe un texto largo en Excel, verá como empieza a invadir las celdas vecinas y desaparece en cuanto escribe en una de esas celdas o llega a una celda ocupada. Al activar esta opción, verá cómo la celda crece en altura hasta caber todo el texto dentro de la celda.



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Combinar y Centrar: esta opción le permitirá agrupar varias celdas en una sola y cambiar de la alineación horizontal a la alineación centrada. Si selecciona el botón desplegable verá que le permitirá “Combinar Horizon-talmente”, una opción que agrupará las celdas dentro de una misma fila. Por otro lado, la opción “Combinar celdas” agrupará todas las celdas en una sola. Por último la opción “Separar Celdas” volverá a dejar las celdas en su estado original.

Por último, si selecciona el “Iniciador de cuadro de diálogo” de Alineación se abrirá la pestaña Alineación de la ventana Formato de celdas con todas sus opciones:

Alineacióndel texto: aquí encontrará dos desplegables que le permitirán escoger la alineación horizontal y la vertical, e indicar la sangría en caracteres.



Controldetexto: podrá seleccionar cómo actuara el texto cuando tenga que salir.

Ajustartexto: aumentará la altura de la celda para que el texto quepa en ella.

Reducirhastaajustar: disminuirá el tamaño del texto hasta que quepa dentro de la celda.

Combinarcelda: le permitirá combinar todas las celdas que tenga seleccionadas y agruparlas en una sola donde el texto se ajuste.

Direccióndel texto: esta opción le permitirá indicar a Excel en qué dirección desea que se escriba, si de derecha a izquierda o a la inversa. Por defecto, saldrá la opción “Contexto” que es tal y como le indica el sistema y el resto de celdas.

Orientación: esta zona le permitirá graduar la orientación del texto hasta 180 grados (90º a -90º). La zona está divida en tres. En la primera, aparecerá un botón que al seleccionarlo pondrá la orientación en 90º y el texto se escribirá en vertical. En la segunda ventana verá una muestra con la palabra texto y un “medio reloj” que le permitirá graduar el texto de 90º a -90º. En la tercera opción podrá escribir los grados de forma manual y así tener mayor precisión.

Al crear un libro normalmente sabemos cómo vamos a distribuir el

espacio y cómo se va a visualizar el mismo. Por ello, antes de entrar

en fórmulas y demás opciones, se le recomienda crear el espacio de

trabajo visual para a posteriori introducir los datos que necesite.

Estilos

Cuando el tiempo apremia y necesita crear un informe para presentar y no quiere usar las plantillas predefinidas, puede recorrer a los estilos que encontrará en la Ficha Inicio y que le permitirán convertir rápidamente un grupo de celdas en una tabla con la presentación que más le pueda interesar.



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Esta opción es tan sencilla como escoger la presentación que más le interese para que quede aplicado inmediatamente. Sin embargo, también le recomendamos la opción “Nuevo Estilo de tabla”.



En esta opción puede darle nombre al estilo y a continuación seleccionar cada elemento en la opción “Elemento de tabla” y personalizarlo. Si hay algo que no le convence, puede borrar el formato que haya establecido para volver al origen. Esto le permitirá crear su estilo personal de tablas y tener el espacio de trabajo listo para trabajar en muy poco tiempo.

Si selecciona la opción “Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este documento” significa que si en cualquier momento, introduce una tabla en Excel ésta irá con este formato.

Temas

Si lo que desea es trabajar sin una tabla de datos pero facilitar la presentación de los mismos, entonces le interesará ir al grupo Temas dentro de la ficha Diseño de página. En ella, encontrará la opción “Temas” que afecta tanto a los colores predeterminados de los elementos que introduce, como a las fuentes que utiliza y a los efectos en los objetos que inserte.

También podrá trabajarlo de forma individual con la opción “Colores”, con la opción “Fuentes” donde seleccionará el tipo de letra que usará para títulos y textos normales, o con la opción “Efectos” que le permitirá indicar qué efectos van a tener las diferentes formas que inserte en la página.

13.3 Trabajo con páginas

La última parte de trabajar con Excel se basa en la preparación para imprimir el documento, ya sea en papel, PDF o cualquier otro formato. Es por ello que en la ficha Diseño de página tendrá que configurar los diferentes elementos para asegurarse de la hoja se mostrará correctamente.

Para ello, lo primero que tendrá que hacer es configurar la página, que encontrará en la ficha Diseño de páginas, en la sección Configurar página.



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Lo primero que configurará (o dejará con lo que ya viene establecido) es la “Opción de página” que permite indicar si quiere que la hoja se imprima en un tamaño de papel en concreto (el estándar es A4):

Si en el listado no encuentra el papel que desea, podrá seleccionar la opción “Más tamaños de papel”.



Si se fija, en la parte inferior podrá seleccionar el tamaño de papel, con el listado de papeles, la calidad de impresión y podrá configurar el primer número de página (ideal para mezclar hojas de Excel con otros documentos).

En esta pestaña, también encontrará la orientación del papel (vertical u horizontal) que podrá seleccionar a través de la opción “Orientación”:

También podrá ajustar los datos de la hoja a un porcentaje del tamaño del papel. Todas estas opciones las podrá seleccionar en la sección Ajustar área de impresión.

El siguiente punto es definir los márgenes del papel. Para ello, desplegará la opción “Márgenes” y seleccionará la opción que le interese o la opción “Márgenes personalizados” que le abrirán la ventana Configurar página:



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En la ventana que se abrirá podrá seleccionar tanto el margen que hay desde el inicio de la hoja hasta el inicio del texto normal en todas direcciones (margen superior, inferior, derecho e izquierdo), así como la distancia entre el inicio de la hoja hasta el encabezado o el pie de página. También podrá seleccionar si desea que los datos se presenten centrados horizontalmente y/o verticalmente.

En la parte inferior aparecerán los botones “Imprimir”, “Vista preliminar” y “Opciones”, que le mostrará la ventana de propiedades de su impresora.

Una vez ya tenga definida la página tendrá que definir la zona que quiere imprimir. Para ello, tendrá tres opciones:

No definir área de impresión: si ha creado la hoja pensando en su futura impresión, dando al botón “Imprimir” y seleccionando las páginas que quiere imprimir, ya imprimirá el trabajo.

Definir área de impresión: si al crear una hoja no piensa en cómo quedará a la hora de imprimir la información y cuando llega el momento sólo desea imprimir una parte de esa información, tendrá que seleccionar el área que desea imprimir, ir al menú Diseño de página y seleccionar “Área de impresión”. Una vez se abra el desplegable, seleccionar “Establecer área de impresión” y así solo imprimirá el área seleccionada. Si desea eliminar esa área una vez establecida, deberá seleccionar “Borrar área de impresión”. La tercera forma está en el grupo Opciones de la hoja con el botón “Iniciador de cuadros de diálogo” que abrirá la ventana Configurar página. Dentro de la ventana, en la pestaña Hoja, podrá definir el área de impresión escribiéndola o bien con el botón a la derecha de la opción y usando el ratón. Además de esta opción, tendrá también la opción “Imprimir títulos” que le permitirá seleccionar “Repetir filas en extremo superior” o en “Columnas a la izquierda” que hará que las filas/columnas seleccionadas se repitan en todas las hojas que se impriman.



En esta pestaña también encontrará opciones de impresión: imprimir las líneas de división, en blanco y negro, calidad de borrador o encabezados de filas y columnas, y ver los comentarios.

Finalmente, si tiene que imprimir varias hojas podrá seleccionar si imprimirá de arriba abajo primero y luego a la derecha, o quiere imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo.

Encabezados de página

A la hora de imprimir, la única opción que no puede indicar directamente desde la hoja de trabajo es la opción “Encabezados y pie de página”.

Para poder introducir un encabezado de página o pie de página tendrá dos opciones:



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La primera es colocar la página en vista “Diseño de impresión”. Dentro de esta vista, tendrá en la parte superior e inferior la zona en la que haciendo doble clic podrá escribir el encabezado o el pie de página.

La segunda es ir a la ficha Insertar y seleccionar la opción “Encabezado y pie de página” que directamente mostrará la vista Diseño con el cursor en la zona de encabezado.

Al entrar en el encabezado se mostrará la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página.

Esta barra le permitirá añadir encabezados o pie de página predefinidos para realizar esta tarea de forma rápida y fácil. La segunda zona le permitirá insertar elementos como el número de página, la fecha actual o una imagen donde le indicará el encabezado. La zona de exploración le permitirá alternar entre el pie de página y el encabezado y, por último, la opción “Opciones” le permitirá indicar si quiere alinear los encabezados de la hoja o configurar diferencias entre la primera página y el resto, o las páginas pares e impares.



• A la hora de determinar el alto y ancho de una fila o columna debe mirar si ese ancho lo va a usar para toda la columna o es para una celda o grupo de celdas concretas. Si es un tema puntual, más que modificar toda la columna o fila, es mejor usar la opción “Combinar celdas”.

• La familia Office calcula la fecha en base al año 1900, transformando las fechas en números (por ejemplo, el 1 es el 01 de Enero de 1900 mientras que el 40544 es el 1 de Enero de 2011.

• La opción “Porcentaje” añadirá el símbolo de % al final del número escrito transformándolo a porcentaje. Esto no es tan solo un cambio de aspecto sino que se transforma el número dividiéndolo por 100.

• La opción “Especial” agrupa tipos como Teléfono, Código Postal o Número de la Seguridad Social y la opción “Personalizada” le permitirá crear sus máscaras de entrada y así crear el formato de datos más adecuado.

• En la ficha Inicio, a la izquierda del Panel Número, encontrará la opción “Fuente” con todas las opciones de personalización de una celda.

Recordatorio

lección 13

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• En la ficha Inicio, entre Fuente y Número, encontrará el grupo Alineación. Dentro de él, estarán todas las opciones que relacionan el texto con la celda y algunas opciones para agrupar celdas.

• Si no quiere usar las plantillas predefinidas, puede recorrer a los estilos que encontrará en la Ficha Inicio y que le permitirán convertir rápidamente un grupo de celdas en una tabla con la presentación que más le interese.

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