LA HOJA DE CÁLCULO

 

La hoja de cálculo es un software  cuya función es realizar operaciones matemáticas a

partir de datos dispuestos en  las celdas de las tablas.

Es mucho más potente que una calculadora porque permite realizar muchas operaciones

a la vez y resulta más fácil incluir los datos en la tabla que en la calculadora. Mientras la

calculadora solo ejecuta datos en un objeto, la tabla lo hace en múltiples a la vez.

Además, si nos equivocamos al introducir un dato, podemos modificarlo muy fácil sin

repetir todo el proceso.

Con solo cambiar un campo, nos permite realizar simulaciones.

Otra de las ventajas es que se usar  en la creación de bases de datos, gráficos y

documentos.

Quizás la  conocida es Microsoft Excel, aunque la que vamos a emplear es Calc,

integrada en Open Office. Todas  son muy parecidas.

Mostramos una barra de tareas de Calc donde  las operaciones más habituales 

como  abrir el programa o  crear un documento nuevo  se realizan del mismo modo que

en writer (procesador de textos de open office).

 

 

Elementos de una hoja de cálculo.

Calc, al ser abierto, muestra unas barras de herramientas donde se incluyen tanto menús

como  iconos de acceso  a las  funciones del programa. Mirar más abajo.

Un elemento muy importante son las celdas  que  las cuadrículas pequeñas donde

introducimos los datos y donde se van a mostrar  los resultados de las operaciones una

vez aplicada la fórmula que hayamos elegido, por ejemplo suma celda E2 + celda E4  y

se muestra en celda E6.

Operadores,  datos y  fórmulas.

Una de las ventajas  que tiene Calc es que simplifica la repetición de operaciones, o sea,

si queremos que calcule un dato sobre un conjunto de datos, podemos hacer lo mismo

sobre otros conjuntos sin tener que repetir el proceso

Además no  tenemos que  repetir las operaciones  cuando modificamos un dato. Esta es

la diferencia que hay entre la calculadora y la base de datos. La calculadora toma un

dato real, por ejemplo el 27 y las hojas de cálculo  toma la  referencia de la celda, por

ejemplo B2. Si B2 tiene el valor 27, la fórmula que hay después tomara el valor que

tiene B2. Si luego B2 toma otro valor, la formula lo aplica de forma automática

Pongamos un ejemplo

Calculadora: ->  2 x 27 = 54

CAL  : -> B1 x B2 = ( si B1 2 y B2  dará 54 ).

Ya hemos visto nuestra primera fórmula.  Para que en una celda se efectúe algún 

cálculo, hay que  emplear una fórmula.

Pasos  a seguir para generar una operación:

1º. Se sitúa  el cursor en la celda que va a mostrar el  resultado.

2º. Escribimos  la fórmula que  necesitamos para el cálculo. Siempre debe 

comenzar con el signo igual (=).

Ejemplo: =B5*9 (multiplica  el contenido de la celda B5 por 9).

Utilizar las funciones.

Hemos visto un caso muy sencillo de operaciones entre dos casillas. Para  operaciones 

más complejas, se utilizan  alguna de las funciones dentro de la librería que tiene calc. 

Una de ellas es la  función =SUMA (B1:B90)  que sumaría los términos que se  se

localizan desde la celda B1 a la B90.

 La función =PRODUCTO (B1:B10) hace lo mismo pero ahora multiplica  los términos

que van desde la B1 a la  B10.

Abrir el programa y echar un vistazo al  asistente para las funciones,  para elegir  la

función entre las diversas categorías que vienen incorporadas en el programa.

Al seleccionar el asistente, tenemos  una ventana como la siguiente:

Veamos algún ejemplo para calcular el  M.C.D. de varios números. Tendremos:

En la parte derecha tenemos las celdas que tenemos que seleccionar. Al pinchar en ellas,

el programa nos manda a la hoja de cálculo para elegirla o bien la podemos escribir

directamente si sabemos sus coordenadas.

El asistente de funciones nos ofrece otros tipos  de funciones muy útiles para ingenieros,

economistas, abogados etc.

Algunos ejemplos de funciones son

1. =CONTAR.SI (D10:D40;">=5") -> Cuenta solo las casillas cuyo valor es

superior a 5 (vale para contar los aprobados en una clase).

2.  =CONTAR.SI (D10:D40;">=5") / CONTAR (D10:D40). En este caso, 

calcular el porcentaje de aprobados.

3.  =PROMEDIO (D10:D40) Calcula la media aritmética.

4.  ==COS (D1). Nos da el coseno de la casilla D1

El número de funciones es muy alto y es mejor que lo veamos en la aplicación. Al ser

seleccionada, en la misma ventana nos muestra un mensaje con la tarea que realiza

Formato de las  celdas.

Con el  formato de las  celdas podemos  definir tanto  aspectos estéticos  como  técnicos

de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo. Es un aspecto importante porque nos

puede dar errores si no está bien configurado

Para  modificar el formato de celdas, tenemos que ir a   Formato > luego a ->  Celdas...

y  aparece la siguiente ventana:

En la  imagen anterior podemos observar que  existen varias categorías: moneda, fecha,

hora, ciencia,... Según  el concepto que estemos tratando, así tenemos que poner el 

formato de la celda.  Mostramos un par de ventanas donde se muestra más detalles:

Como proteger las celdas.

Muy adecuada para proteger algunas celdas, permitiéndonos trabajar en una hoja de

cálculo sin miedo a  la pérdida de  fórmulas que usamos.

Pasos para  proteger la celda:

1º pasó. Proteger la hoja de cálculo usando la ruta:

Herramientas > Proteger documento > Hoja de cálculo

2º pasó. Seleccionar la celda que necesitamos  proteger. Después ir a  Formato de

celdas  -> pestaña ->Proteger celda).

Mostramos una imagen donde se detallan la ruta para proteger la celda

 

Insertar diagramas.

Si queremos  representar gráficamente los  datos que la hoja de cálculo nos ofrece,

con unos pocos pasos tendremos diversos modelos a elegir para que de un vistazo nos

hagamos idea del trabajo, como por ejemplo, que red social es más usada o que equipo

de la liga es mas admirado. El proceso para insertar  el  diagrama es  el siguiente:

Pasos  para incorporar el  diagrama:

1º. Seleccionamos las celdas que formarán parte del diagrama.

2º. Ir a  menú Insertar -> Diagrama

3º. Configurar los campos que nos solicita el diagrama, como, títulos de ejes,

nombre de la gráfica...

 

Actividad como base de datos

Para el siguiente punto, realizar un ejemplo donde tengamos al menos 10 registros de 10

amigos  como se muestra en la siguiente imagen. Hay que completarlo con otro campo

que indique el sexo y otro más con la edad  actual. Después hacer una gráfica que

represente cuantos son amigos y cuantas amigas

 

Imprimir una hoja de cálculo.

Para imprimir el archivo de calc tenemos que ir a: Archivo > Imprimir. (ver primero la 

Vista preliminar para ver como queda).

El aspecto de la hoja se puede configurar en  la opción Formato > Página en la barra de

menús.