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Fase I: Oficinas de Fase I: Oficinas de
Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental www.hidalgo.gob.mx
Fase I: Oficinas de Fase I: Oficinas de CalidadCalidad
29 de Febrero del 2008
Objetivo General del curso
“Formar servidores públicos conconocimientos, habilidades y actitudespara implantar el Programa Oficinas deCalidad en las Dependencias y Entidadesdel Poder Ejecutivo ”del Poder Ejecutivo.
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¿Qué es Oficinas de Calidad?
Es un programa que esta diseñado estratégicamentepara impulsar una cultura de calidad en el servicio yestablecer una mejora continua en todas lasDependencias y Entidades del Poder Ejecutivo delEstado, esta fundamentado en la metodologíaJaponesa denominada 5S´s que integra cincop q gconceptos fundamentales en torno a los cuales, losservidores públicos y el mismo Gobierno pueden lograrlas condiciones adecuadas para ofrecer servicios decalidad a la ciudadanía.
Objetivo
General
Coadyuvar en el desarrollo de espacios seguros,confortables y productivos, así como lograr quelas personas tengan una mayor disposición paraotorgar servicios de alta calidad a la ciudadaníaotorgar servicios de alta calidad a la ciudadanía.
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Objetivos
Específicos
Mejorar las condiciones del entorno de trabajo de las dependencias yorganismos del Ejecutivo Estatal.
Mejorar la imagen de las áreas de trabajo de las dependencias yorganismos del Ejecutivo Estatal.
Crear y desarrollar una cultura de calidad en el personal de lasdependencias y organismos del Ejecutivo Estatal.
Preparar a las áreas de trabajo de las dependencias y organismosdel Ejecutivo Estatal, para iniciar un proceso de Certificación deCalidad.
Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Para el ciudadano
•Una mejor atención. •Menor tiempo en el trámite del servicio solicitado.•Percibe la mejora en el servicio solicitado•Percibe la mejora en el servicio solicitado.•Satisfacción del servicio y atención recibida.
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Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Para la Institución
•Mejora la imagen de las oficinas.•Reducción de costos de operación pordesperdicios.•Reduce tiempos y costos por retraso enentrega de servicios.•Disminuye el número de accidentes.
Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Para el servidor público
•Reducción de accidentes. •Incrementa la eficiencia.•Desarrollar el auto control.•Mejorar la disposición ante el trabajo.
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Comisión interinstitucional de calidad
Oficina de Modernización e
Innovación Gubernamental
Norma, organiza y coordina
Comisión Permanente
Gobernador Constitucional
del Estado
Secretaria de Administración
Secretaria de Contraloría
Implementa
Vigila
Secretaria de Finanzas
Secretaria de Planeación y
Desarrollo Regional
Vincula
Vincula
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Dependencias
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4Febrero
20082007Noviembre Diciembre Enero
Capacitación “Formación de Consultores”Levantamiento de la información.
Integración de Equipos de trabajo.
Capacitación a Equipos de trabajo.
Elaboración del Manual Específico de implantaciónCapacitación a servidores públicos.
Metodología de 5S´s
Auditoría
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4Febrero
20082007Noviembre Diciembre Enero
Entidades
Capacitación “Formación de Consultores”Levantamiento de la información.
Integración de Equipos de trabajo.
Capacitación a Equipos de trabajo.
El b ió d l M l E ífi d i l t ióElaboración del Manual Específico de implantaciónCapacitación a servidores públicos.
Metodología de 5S´s
Auditoría
¿QUÉ SON LAS 5S´s?
Es un sistema para mantener organizada, limpia,segura y sobre todo productiva, el área de trabajo.
El nombre de las 5S´s tiene su origen en cincopalabras japonesas que empiezan con la letras.
Seiri SelecciónSeiton OrganizarS i Li iSeiso LimpiarSeiketsu EstadarizaciónShitsuke Disciplina
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Croquis de ubicación.
Para llevar a cabo la implantación de la metodologíad l 5S´ l tit l d i i t ti d dde las 5S´s, el titular administrativo de cadaDirección General, debe elaborar siguiendo lasespecificaciones de tipografía incluidas en el manualde estandarización para las 5s`s un croquis de todaslas áreas físicas que integran esta, definiendo a unresponsable de cada área física.
La finalidad de hacer esta actividad, es facilitar laimplantación y evaluación de la metodología de las5S´s, y establecer responsabilidades.
23456a6 a
1 2 25
3
79 10 6
3 3 38 8
11 127
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Selección.
El propósito de la selección esti d l l d t b jretirar de los lugares de trabajo
todos los elementos que no sonnecesarios para las actividadescotidianas.
Los elementos necesarios se debenmantener cerca de la acciónmantener cerca de la acción,mientras que los innecesarios sedeben retirar del sitio o eliminar.
Fechas
DEPENDENCIA:
PROGRAMA DE SELECCIÓN
Dirección General:Fecha de elaboración:
Elaborar el informe final.
Área de trabajo Identificar objetos
innecesarios.
Definir el destino de los objetos innecesarios.
Selección de objetos
necesarios.Verificación.
Identificar y seleccionar
objetos.
Actividades
Elaborar plan de selección.
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
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EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
Elaboró Revisó Aprobó
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General
Servidores Públicos Equipo de Mejora Continua
Unidad AdministrativaResponsable de la actividad Equipo de Mejora
Continua Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos
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Ejecución de las fases de selección.-
I.- Para la información (documentos).
Se debe consultar y observar lo establecido en la Leyde Archivos del Estado de Hidalgo que define laorganización, conservación y custodia de losdocumentos públicos gubernamentales.
Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos.
II.- Para los objetos.
Fase 1 Identificar y seleccionar objetos.
En cada área de trabajo se debe de seleccionar los objetos queEn cada área de trabajo, se debe de seleccionar los objetos quepertenecen a ésta, de acuerdo a los siguientes criterios:
•Mobiliario,•Papelería,•Objetos personales,•Equipo de cómputo,•Herramientas de oficina,•Personificador,•Insumos informáticos; y•Herramientas industriales.
Lo anterior debe sujetarse a los lineamientos establecidos en laGuía de imagen Institucional.
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Fase 2 Identificar objetos innecesarios.
Una vez realizada la primera fase en el área de trabajo, se debep j ,proseguir a la identificación de objetos innecesarios, es decir,aquellos que no son necesarios para ejecutar las actividades delservidor público; y llenar el Anexo B.
Fase 3 Definir el destino de los objetos innecesarios.
En esta fase, el servidor público debe decidir cuál es el destinoque se le da a los objetos que no son necesarios; así mismo, deberegistrar en el campo “Destino” del Anexo B.
FASE I: OFICINAS DE CALIDAD
PROCESO DE CAMBIO (SELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN) EQUIPOS, HERRAMIENTOS Y ELEMENTOS INNECESARIOS
DEPENDENCIA: DIRECCIÓN GENERAL:ÁREA:
Fecha de elaboración:
PEPEPEPEPEPEPEP
DESTINO * TIEMPO DE EJECUCIÓNDESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO JUSTIFICACIÓN VERIFICACIÓNCANTIDAD
EPEPEPE
Elaboró
Responsable del Área
Aprobó
Titular Administrativo
*Nota: Este apartado debe complementase cuando en el campo de justificaciòn los objetos son clasificados como innecesarios.
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Fase 4 Selección de objetos necesarios.
Por último el servidor público, debe de clasificar los objetos queson necesarios de acuerdo a los criterios establecidos en la fase 1de este punto
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la selección, elEquipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplidocon lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificara la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las accionesnecesarias para su implantación.
de este punto.
Elaborar el informe final.- Por último el TitularAdministrativo de la Dependencia o Entidad,elaborara el informe final apoyado de los equiposde trabajo con el propósito de tener un esquemageneral de la implantación de la selección en elárea de trabajo y registrar dicho informe en elSistema Electrónico de Evaluación.
Beneficios de la Selección:
• Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos.
• Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que• Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado.
• Ayuda a identificar cuando falta algo.• Da una mejor apariencia.
Una vez realizada la selección siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza.
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Organizar
Permite ordenar los elementos queh l i d ihemos seleccionado como necesariosde modo que se puedan encontrar confacilidad.
Una vez que hemos eliminado loselementos innecesarios, se define ellugar donde se deben ubicar aquellosque necesitamos con frecuencia,que eces ta os co ecue c a,identificándolos para eliminar el tiempode búsqueda y facilitar su retorno al sitiouna vez utilizados.
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
Dirección General:Fecha de elaboración:
Definir la frecuencia de uso
de los objetos
Elaborar el informe final.
Área de trabajo Identificar y asignar un lugar para los objetos de acuerdo a la frecuencia
de uso.
Colocar objetos de acuerdo a los criterios
determinados.
Mantener el control de los
objetos. Verificación.
DEPENDENCIA:
PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN
Actividades Elaborar plan de
organización.Fechas
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EEP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
Elaboró Revisó Aprobó
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General
Responsable de la actividad Equipo de Mejora Continua Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos Equipo de Mejora
Continua Unidad
Administrativa
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Ejecución de las fases de organización.-
I.- Para la información (documentos).
Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para laorganización, conservación y custodia de los Archivos Públicos delGobierno del Estado de Hidalgo”.
Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos.
II.- Para los objetos
Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos
Durante esta fase, el servidor público debe determinar con quef i tili l bj t d d l i i tfrecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a los siguientescriterios:
A cada momento
VariasAlgunas
Es posible que se use
Colocar junto a la persona
Colocar Colocar en
Colocar en área de archivo
muerto
Archivo, papeleras,
mobiliario y Varias veces al día
Varias veces por semana
Algunas veces al
mes
gveces al
año cerca de la
persona
Colocar cercano al área de
trabajo
Colocar en áreas comunes
Colocar en bodega o archivo
equipo, materiales,
herramientas, etc.
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Fase 2 Identificar y asignar un lugar para los objetos deacuerdo a la frecuencia de uso
Una vez definida la frecuencia de uso de los objetos, el servidorpúblico debe asignar el lugar para su ubicación física de manerapúblico debe asignar el lugar para su ubicación física, de maneraque permita la fácil y rápida localización.
Fase 2
Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criteriosdeterminados
El servidor público debe acomodar las cosas en los lugaresdeterminados para su ubicación de tal forma que se facilite elp qcolocar etiquetas visibles que permitan la localización de losobjetos de manera rápida y sencilla.
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Fase 4 Mantener el control de los objetos.
Es muy importante que se establezcan métodos que permitanubicar los elementos de manera sencilla y rápida, pero esto noserviría de algo si no se implementan controles para devolverlosserviría de algo si no se implementan controles para devolverlosnuevamente al sitio correspondiente.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la organización,el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se hayacumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar unacta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad detomar las acciones necesarias para s implantacióntomar las acciones necesarias para su implantación.
Una forma de verificar esta actividad, es a través de lasevaluaciones mensuales que realiza los equipos deinspectores.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativode la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyadop p yde los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquemageneral de la implantación de la organización en el área detrabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico deEvaluación.
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Beneficios de la Organización:
• Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.• Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades.y p• Disminuye los accidentes.• Mejor aspecto.
Organizar es una estrategia que agudiza el sentido de orden at é d l ió tili ió d d i l E ttravés de la marcación y utilización de ayudas visuales. Estasayudas sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros detiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgospotenciales de accidentes del personal.
Limpiar
La limpieza implica no únicamentemantener los equipos dentro de unaq pestética agradable permanentemente.
Exige que realicemos un trabajo creativode identificación de las fuentes desuciedad y contaminación para tomaracciones de raíz para su eliminación, de locontrario, sería imposible mantener limpio
b t d l á d t b jy en buen estado el área de trabajo.
Se trata de evitar que la suciedad y elpolvo se acumulen en el lugar de trabajo.
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PROGRAMA DE LIMPIEZA
Actividades
Elaborar el informe final
DEPENDENCIA: Dirección General:
Fecha de elaboración:
Elaborar plan de LimpiezaFechas Verificación
Identificar los materiales
necesarios y adecuados para la
Designar responsables de
cada acción
Establecer métodos de prevención
Área de trabajo Elaborar programa anual
de limpieza
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
limpieza del área de trabajo
cada acción prevención de limpieza
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General
Responsable de la actividad Equipo de Mejora Continua
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Elaboró Revisó Aprobó
Unidad Administrativa
Equipo de Mejora Continua
Ejecución de las fases de limpieza.-
Fase 1 Identificar los materiales necesarios y adecuadospara la limpieza del área de trabajo
En esta fase, el Equipo de Mejora Continua y servidores públicos,deben determinar los materiales necesarios para llevar a cabo lalimpieza del área de trabajo, así como la ubicación física para losmismos.
Fase 2 Elaborar programa anual de limpiezaFase 2 Elaborar programa anual de limpieza
El Equipo de Mejora Continua debe elaborar un programa enformato abierto en el cual se indique la frecuencia y tiempo medioestablecido para esta labor de limpieza en el área de trabajo.
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Fase 3 Designar responsables de cada acción
Es necesario que el Director General divida y asigne lasresponsabilidades de las labores de limpieza a cada persona.responsabilidades de las labores de limpieza a cada persona.Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección yoperarios en el proceso de implantación seguro de las 5S´s.
Fase 4 Establecer métodos de prevención que eviten quese ensucie el área
El Equipo de Mejora Continua y servidores públicos debenEl Equipo de Mejora Continua y servidores públicos debenimplementar métodos de limpieza que ayuden a obtener unestándar de la forma como deben estar los equipospermanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos amantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de lalimpieza, el Equipo de Mejora Continua, debeverificar que se haya cumplido con lo establecido. Deno ser así debe levantar un acta y notificar a lano ser así, debe levantar un acta y notificar a laUnidad Administrativa, con la finalidad de tomar lasacciones necesarias para su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el TitularAdministrativo de la Dependencia o Entidad,elaborara el informe final apoyado de los equipos deelaborara el informe final apoyado de los equipos detrabajo con el propósito de tener un esquema generalde la implantación de la limpieza en el área detrabajo y registrar dicho informe en el SistemaElectrónico de Evaluación.
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Beneficios de la Limpieza:
• Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.
• Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades.
• Disminuye accidentes.• Mejora el aspecto.• Ayuda a evitar mayores daños a la
ecología.
La limpieza debe implementarse siguiendo una serie de pasosd l hábit d t l iti d t b jque ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en
correctas condiciones.
El proceso de implementarse se debe apoyar en un fuerteprograma de entrenamiento y suministro de los elementosnecesarios para su realización, como también del tiemporequerido para su ejecución.
Estandarizar
Es lograr que las prácticas y lasactividades se ejecutenconsistente y regularmente paraasegurar que la selección,organización y limpieza, sean
t id l á dmantenidas en las áreas detrabajo.
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Elaborar el informe
final
DEPENDENCIA: Dirección General:
Área de trabajo Revisar los programas de
actividades
Solicitar evidencia de la ejecución de di h l
Llenado formato “Evaluación del
Subsistema 5´ ”
Formar un grupo de
inspectoresVerificaciónAnalizar los
resultadosFechas Elaborar plan de Estandarización
PROGRAMA DE ESTANDARIZACIÓN
ActividadesProporcionar
medidas preventivas
Fecha de elaboración:
P 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
E
finaldicho plan 5 ss”inspectores
Bimestral
Bimestral Bimestral
Bimestral
preventivas
Bimestral
Bimestral Bimestral
Bimestral Bimestral
Bimestral
Bimestral
Bimestral
Bimestral
Bimestral
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
EP 1 2 3 4 5 7 8 9 10 15 16
E
Elaboró Revisó Autorizó
Responsable de la actividad Equipo de Mejora Continua
Equipo de Mejora Continua
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Servidores Públicos
Unidad Administrativa
Bimestral Bimestral
Bimestral Bimestral
Bimestral Bimestral
Fase 1 Formar un grupo de inspectores
El Titular de la unidad administrativa de la Dependencia oEntidad, debe asegurar que se integren los equipos deInspectores de Calidad que se van a encargar de vigilar que seInspectores de Calidad que se van a encargar de vigilar que selleve a cabo la selección, organización y limpieza en las áreas detrabajo.
Fase 2 Realizar un programa anual de revisiones
El titular de la Unidad Administrativa debe contener las fechas enlas cuales se van a llevar a cabo la inspección del área, lascuales se realizan de manera mensual.
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Fase 3 Revisar los programas de actividades declaradas enlas etapas de: Selección, Organización y Limpieza
Una vez establecido el Programa Anual de Revisiones, el equipode inspectores de calidad procede a llevar a cabo estás, deacuerdo a cada una de las etapas previas que se tienen en elprograma de las actividades que se requieren para realizar laselección, organización y limpieza.
Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan.
El d l ti id d t ñ dEl cronograma de las actividades esta acompañado con unformato que nos permite corroborar que las actividades se estándesempeñando.
Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s”
El equipo de Inspectores de Calidad llena este formato en laevaluación mensual de cada una de las 3 S’s (Selección Ordenevaluación mensual de cada una de las 3 S s (Selección, Ordeny Limpieza) por área. Anexo 3.
Fase 6 Analizar los resultados
Hay que utilizar los resultados de las revisiones para evaluary q pcuantitativamente el nivel de implantación de las 5 S’s y el gradode cumplimiento alcanzado en el elemento específico que se estaevaluando.
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Fase 7 Proporcionar medidas preventivas
La mejor manera de mantener los resultados obtenidos, estomando medidas preventivas en cada una de las primeras tres“S`s”.
Para ello, el titular de la unidad administrativa debe tomar lasmedidas preventivas que a su juicio creas necesarias, mismasque deben ser difundidas a todo el personal del área de trabajopara su correcta aplicación.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de laestandarización, el Equipo de Mejora Continua, debe verificarque se haya cumplido con lo establecido De no ser así debeque se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debelevantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con lafinalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativode la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyadode los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema
l d l i l t ió d l d t d i ió lgeneral de la implantación del proceso de estandarización en elárea de trabajo y registrar dicho informe en el SistemaElectrónico de Evaluación.
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Beneficios
• Se guarda el conocimiento producido durante años• Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de
conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente• Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo
y elementos de trabajo• Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a
accidentes o riesgos laborales innecesarios.
Disciplina
Es hacer un hábito de lasactividades de las 5 S’smanteniendo correctamente losprocesos a través del compromisode todos.
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Fechas
DEPENDENCIA:
PROGRAMA DE DISCIPLINA
Dirección General:
ActividadesElaborar Programa
de Disciplina Verificación Elaborar el informe final
Área de trabajo InvolucramientoDifusión
P 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
Permanente
p
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
PermanenteEP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
EP 1 2 3 4 5
E
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General
Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa
Elaboró AutorizóRevisó
Responsable de la actividad Equipo de Mejora Continua Director General, Titular de la Unidad Admva. y Equipo de
Mejora Continua
Director General, Titular de la Unidad Admva. y Equipo de
Mejora Continua
Permanente
Permanente
Permanente
Fase 1. Difusión
El Titular Administrativo y las Unidades Administrativas de laDependencia o Entidad con apoyo de los equipos de MejoraContinua, son responsables de fomentar la práctica de la, p pmetodología de las 5´s y del Programa Oficinas de Calidad, deacuerdo a lo establecido en el Manual de Operación de dichoprograma.
Para ello, los responsables deben:
• Fomentar el conocimiento en las 5 S`s; por medio de cursos de• Fomentar el conocimiento en las 5 S s; por medio de cursos decapacitación
• Realizar propaganda del programa por medio de folletos,pláticas, anuncios en internet u otros medios que se designen.
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Fase 2. Involucramiento
Así también, el titular de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de Mejora Continua, deben: ,
• Crear programas de motivación.• Participación de todo el personal que integra el área.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la disciplina, elEquipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplidocon lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta ycon lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta ynotificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar lasacciones necesarias para su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativode la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyadode los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquemageneral de la implantación del proceso de limpieza en el área detrabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de
Beneficios
• Se evitan reprimendas y sanciones,M j t fi i
trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico deEvaluación.
• Mejora nuestra eficacia,• El personal es más apreciado por los jefes y compañeros, y• Mejora nuestra imagen.
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SECRETARIA
FASE I: OFICINAS DE CALIDAD
EVALUACIÓN MENSUAL 5 S´s
ÁREARESPONSABLE
Aplica en Aplica QUÉ VERIFICAR 0 1
4 0 1 0.00%
Existencia de materiales o artículos innecesarios.
Existencia de objetos personales en exceso e innecesarios.
Existencia de Artículos inservibles, obsoletos o innecesarios.
SUBTOTAL
5´s
1
1
4
Existencia de materiales y artículos innecesarios y personales.
Existencia de carpetas, archivos y/o documentos innecesarios.
0
0
0
0
% Avance
2
3
PUNTUACIÓN
OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN: VERIFICAR EL GRADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5´S EN LOS LUGARES DE TRABAJO.
1
1
Equipo de cómputo
No.EVALUACIÓN
Oficina
Sala de juntas, aulas de capacitación, almacenes ótalleres.
0
0
0
1
1
0
Existencia de artículos inservibles, obsoletos e innecesarios.5 Baños y pasillos
6
1
1
0 0
1
Escritorios
Archiveros, credenzas, estantes, etc.
Observaciones:
Existencia de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Existencia deseñalización e identificadores de personal actualizados.Existencia de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Orden de losObjetos.
Información identificada en carpetas, documentos, etc.
Oficina.
Información identificada en carpetas, folders, organizadores, etc.
10
1
0
0
1
1
1
0
Orden de los objetos
1
1
7
Equipo de cómputo.
8
9
Escritorios.
Archiveros.
011 Credenzas y estantes. 1 1
0 1
1
6 0 1 0.00%
Se regresan los objetos a su lugar original o en cualquier lugar.
Observaciones: SUBTOTAL
12 Salas, Aulas, Almacenes y Talleres. 1 10
Suciedad y polvo en escritorio, basura en el piso; y cestos de basurainsuficientes.
Suciedad y polvo en equipo de cómputo y de oficina.
Suciedad y polvo sobre credenzas y estantes, libros, carpetas y objetos11
1
1Oficina.
15
Equipo de cómputo.
Credenzas y Estantes
0
13
14
0 1
5 0 1 0.00%SUBTOTAL
contenidos.
Observaciones:
Limpieza de lavabo, mingitorio, piso. Papeles en el cesto de basura. Basura,objetos sobre el piso de los pasillos.
Limpieza de pisos, paredes, vidrios, etc. 1
1
1
1
Baños y pasillos.16
Salas, Aulas, Almacenes y Talleres. 0
15 Credenzas y Estantes.
0
17
1
0 1
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27
15 SUBTOTALObservaciones:
1 0.00%0Es crear el hábito de conservar lo que se ha logrado en la práctica de las tres primeras "S´s".
Su puntuación es el promedio de las tres primeras "S´s".
3 0 1 0.00%SUBTOTALObservaciones:
Uso del gafete.
Respeto en área de no fumar.
23 0Gafete. 1
1
24 No Fumar 1
Que exista la Comisión. 24 Comisión de Seguridad e Higiene. 1 0
0 1
1
0.00% 100.00% 0.00%
Nombre y firma Nombre y firma
Aplicó la evaluación
GRAN TOTALResponsable del Área
OBSERVACIONES GENERALES.
OFICINAS EN GENERAL
Las personas q e laboren en las oficinas son responsables deLas personas que laboren en las oficinas, son responsables demantener el aseo, la limpieza y el orden de ésta.
El Servidor Público al inicio de la jornada debe realizar unalimpieza y ordenamiento de las superficies de la oficina, esto es,escritorios, cajones, y en general todo aquello que se encuentre ala vista. Al finalizar la jornada ordenar todo lo utilizado durante eldía de tal forma de dejar despejada la oficina.j p j
Elementos tales como tazas, cucharas, paños, y todos aquellosartículos que no pertenecen a la oficina deben ser lavados unavez que se utilicen y almacenados en el lugar destinado para esto.
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28
Conclusiones.
La metodología de las 5S´s, es una herramienta que se consideracomo una filosofía y una de forma de vida en el trabajo, es sóloun elemento del Programa Oficinas de Calidad que seg qimplementa en marco de la Agenda de Modernización eInnovación del Gobernador (AMIGO) y que contribuye alcumplimiento de los objetivos planteados en el eje estratégico deGOBIERNO CON SERVICIOS DE CALIDAD.
En la actualidad practicar las 5S´s se ha vuelto algo casiindispensable para cualquier oficina gubernamental, así entonces
d d i i i l i l t ió d Si t d G tió dse puede dar inicio a la implantación de Sistemas de Gestión dela Calidad. Estos 5 elementos representan un punto de partidapara cualquier organización que busca ser reconocida como unprestador de servicios responsable y apto, con un estatus declase mundial.
¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!
SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN:
Lic. Manuel Sánchez Olvera.Secretario
Ing. José Juan Domínguez Tapia
Director General de Patrimonio
SECRETARIA DE CONTRALORIA
Lic. Eugenio Imaz Gispert.Secretario
Lic. Yahara González HernándezVinculación Institucional
OFICINA DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL
Lic. Víctor Manuel Santillán MenesesTitular
Lic. Leyza Aída Fernández VegaDirectora de Innovación y Calidad
Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental www.hidalgo.gob.mx
Director General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo
Lic. Carlos Aguilar MartínezLíder de Calidad
Ext.4155
Ext.6195