Gestión de la Calidad

Conceptualización• SEIRI• SEITON • SEISO • SEKETSU

• SHITSUKE

• CLASIFICACIÓN• ORGANIZACIÓN • LIMPIEZA• BIENESTAR PERSONAL• DISCILPLINA

•Mantenga sólo lo necesario

•Manténgalo en orden

•Mantenga todo limpio

•Cuide su salud física y mental

•Mantenga un comportamiento confiable

La metodología de las 5 ´S implica el desarrollo de un conjunto de actividades encaminadas al logro de un ambiente de trabajo ordenado, limpio y confortable

5´s

Clasificación (SEIRI)

• Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categoría o frecuencia de uso.

• Eliminar lo que no sirve , lo innecesario y lo excesivo.• De escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, etc.• Es indispensable que revise los objetos, mobiliario y equipo que

utiliza, los seleccione y clasifique.• ¿En su puesto de trabajo, cuántas cosas innecesarias guarda?• ¿Y en su casa?

Recuerde que a veces se utiliza mal el espacio que puede ser vitalpara tener un ambiente más limpio y holgado de trabajo

Criterios para la selección y clasificación

• TIEMPO– Durabilidad– Caducidad– Por legislación, etc.

• ARTÍCULOS– Deteriorados– Poco funcionales– Innecesarios– Obsoletos– Descompuestos, fraccionados o rotos– Mohosos– Peligrosos (tóxicos, contaminantes, etc.)

Procedimiento para la Clasificación

Si se usa a cada momentoSi se usa todos los díasSi se usa todas las semanas

Ubíquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las máquinasA) Identifique

B) Identifique

C) Identifique

Si se usa una vez al mes

Si se usa cada 3 semanasSi se usa esporádicamente

Ubíquelo cerca del sitio de trabajo

Ubíquelo en el almacén o en un depósito

DescárteloLo que no es necesario

A nivel de empresa enforma sistemática

REORGANIZACIÓN TOTAL

REORGANIZACIÓN PARCIAL

INSPECCIÓN PERIÓDICA

DISCRIMINACIÓN DE:

Simultáneamente, en todas la oficinas y talleres, cada empleado lleva a cabo lareorganización

FUNCIONAL REPARABLEARTÍCULOS

VIEJOSSOBRANTES

ARREGLO INNECESARIO

SE ORGANIZA

SE DESECHA

Un día señalado con anticipación, sólo una oficina, el almacén o un área definida,desarrollan la reorganización. P. Ejem: Pasillos, corredores caminos, oficina segúnorganización, espacios comunes o serviciosarmarios, gavetas, estantes, etc.

Organización (SEITON)

• Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o cualquier arreglo metódico de partes.

• Es posible que en ciertas áreas existan estándares de organización como (Ordenar la herramientas, normas de archivo, instrucciones de ubicación, etc.), si no existen, es recomendable proponerlos.– Ordenar por claves alfanuméricas o numéricas– Por su utilización (por día, semana, mes, año, etc.)– Por características (tamaño, color, funcionamiento, etc.)– Por combinación de métodos:

• Primero por características y luego por clave• Por utilización y luego por característica, etc.

Procedimiento para Organizar

Definir una nomenclatura paraclase de elementos

Decidir los sitiosde ubicación

(Cada cosa en su lugar)

Decidir como se va a guardar, tomando en cuenta:1)Fácil de guardar2)Fácil de identificar3)Fácil de sacar4)Fácil de reponer5)Fácil de volver a su lugar

Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de:“un elemento es lo mejor”.

Una herramienta, un formato, una hora, una máquina, un archivo, una hoja de papel, etc.

Si se establecen lugares de ubicación, cada usuario deberácolocar en su lugar el artículo que tomó al terminar de usarlo

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Limpieza (SEISO)•Es el acto de quitar lo sucio.•Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.•Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos,talleres, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo y demás elementos del lugar de trabajo.•Lograr que los trabajadores apoyen a las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde a las mayores exigencias de operación.

La limpieza general es responsabilidad de la empresa, perogran parte del éxito reposa en la actitud de los trabajadores

Procedimiento para Limpieza

Saque el polvo y suciedad de los sitios de trabajo; pisos, paredes,

techos, ventanas, cajones,estantes y maquinaria que se use en

las operaciones diarias

1)Limpiar lo que se va a utilizar antes de trabajar2)Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpiocomo se quiere encontrar al día siguiente3)Hacer de los puntos anteriores un hábito

Asee el sitio de trabajo y el equipodespués de usarlo

Limpie cualquier suciedad en lasherramientas, instrumentos o

aparatos, antes y después de su uso, y verifique su funcionalidad

Si durante el proceso de limpiezaencuentra cualquier desorden o

desarreglo anormal, o condicionesindeseables, identifique las causasprincipales y establezca acciones

preventivas para evitar la recurrencia.

Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada

lugar específico

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5

Bienestar Personal(SEIKETSU)

• Es el estado en que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones.

• Consiste en mantener la “limpieza mental” y física de cada trabajador.• No requiere de un procedimiento especial, más bien es el resultado de aplicar

adecuadamente las “eses” anteriores lo que conduce a gozar de un “ambiente saludable” y cómodo para quienes laboran en él.

• Se refiere tanto a la salud física como mental de cada trabajador, así como a las facilidades que se le brinden para desarrollar su trabajo de manera confortable.

• Sitios “malsanos” no contribuyen a la buena salud de los que laboran en él.

Aspectos Importantes para el Bienestar Personal

• En primer lugar, con aspectos orientados a las condiciones de los empleados:– Recordar siempre la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano.– Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir

con las normas de seguridad.– Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes.

• En segundo lugar, haciendo énfasis en las 5 ´S mediante la utilización de formas más avanzadas, como establecer procedimientos estándar de operación para planear la aplicación de las 5 ´S, bajo condiciones de plena conciencia en cada trabajador. Esta opción, sugiere:

Mecanismo para establecer procedimientos estándar para las 5 ´S

Identifique

Establezca

Determine

Si encuentra algoerróneo, determine:

Cuáles son?Por qué son?Dónde están?

Criterios de evaluación para:

FormatosInstructivosCheck-list

ResponsablesCausasSoluciones

Las áreas o puntos críticos o importantes relacionados con

las 5 ´S

Lo crítico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo pococonfiable y lo poco deseable

Cuándo se va a reportar?Quién va a verificar?Qué se va a verificar?Cómo se va a verificar?Qué instrumentos se usarán?

Cuándo se va a reportar?A quién se va a reportar?Cómo se va a reportar?

A manera de síntesis:• Aseo y arreglo adecuados• Ropa limpia y propia para el trabajo• No abusar del alcohol, tabaco o

substancias similares• Alimentación balanceada• Posturas adecuadas en el trabajo• Descanso adecuado• Actitud positiva hacia el trabajo,

haciendo del desempeño laboral un medio de satisfacción personal

• Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo

• Visitar al médico cuando se requiera y de preferencia periódicamente como medida preventiva.

• Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación y todo aquello que apoye al bienestar personal

• Utilización del equipo de protección y seguridad, y cumplimiento de las normas.

“La empresa debe asegurar que las condiciones de trabajo para los empleados sean adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones que propicien un

ambiente sano”

Disciplina (SHITSUKE)

• Es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen a la comunidad, a las empresas o a nuestra propia vida.

• Orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas y morales.

• Su práctica desarrolla en la persona “disciplinada” un comportamiento “confiable”.• En las 5 ´S, se refiere al hecho de que cada miembro de la empresa mantenga como hábito

o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos.• En calidad el concepto de autodisciplina o autocontrol es fundamental.• En calidad, las mejoras pueden ser esporádicas, “flores de un solo día”, “llamaradas de

petate”; hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí, mañana quien sabe.

La indisciplina implica no sólo el hecho de incumplir normas; significa además, faltade respeto por lo demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial la “confiabilidad” en la persona.

Un ambiente de calidad:

• No puede lograrse sin disciplina.• Puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:

– Comprender el concepto de “EMPATÍA”• Capacidad de ponerse en el lugar del otro• ¿Tengo que soportar el desaseo del otro?• Puedo confiar en el comportamiento del otro?

– Aplicar el concepto de “Cliente interno”• Entregar de manera esperada

– Desarrollar el compañerismo en el trabajo• Enseñar• Compartir• Colaborar

– Ser, en términos generales, un ser humano integral

Procedimiento para promover la autodisciplina

Preparar materialdidáctico o eventos

de instrucción

Usar con todos los empleados la técnica“Aprender haciendo”

“Muéstrele como”“Déjelo hacer”

“Repita hasta que seforme el hábito”

Facilite las condicionespara que cada

empleado ponga en práctica lo aprendido

Enseñe fundamentalmente

con su ejemplo

Si no se actúacorrectamente, corrijaen el mismo puesto de

trabajo mientras explicaporqué no se hace así

Establecerprocedimientos que

deberán seguir

todos los empleados

RESUMEN

LAS 5 ´S Aspectos a Mejorar CONTROLES

MediciónEstablezca1) CLASIFICACIÓN

2) ORGANIZACIÓN

3) LIMPIEZA

4) BIENESTAR PERSONAL

5) DISCIPLINA

Establezca

Establezca

Establezca

medición

Medición

medición

medición

EstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezca

Procedimientos para la aplicación de las 5 ´S

• Concientización en cada empleado• Establecimiento de metas• Selección de acciones prioritarias (proyectos)• Análisis de la situación actual (los hechos)• Desarrollo de acciones correctivas• Evaluación (Comparación con la situación anterior)

Concientización

• El supervisor o encargado de los grupos deberá dirigir el proceso.• Realizar discusiones sobre el tema con la participación de todos.• Hacer énfasis de que el taller u oficina es una extensión de la casa.• Insistir que sólo se produce calidad en sitios limpios, ordenados y seguros.• Lograr con la observación física el convencimiento de mejorar el ambiente.• Insistir en cómo el orden y la limpieza están ligados a la seguridad

El objetivo es despertar la conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él.

Se sugiere :

Fijando las Metas

•¿Qué se hará?•¿Quién lo hará?•¿Cuándo se hará?•¿Cuál será la forma de hacerlo?•¿Cómo se hará?•¿Dónde se hará?

• Las metas deberán ser:– Producto del consenso– Factibles– Realizables a bajo costo– Observables– Medibles

El trabajo se deberá desarrollar en equipo

Desarrollo de acciones correctivas y preventivas

Criterios de prioridad• Costos• Urgencia• Importancia• Áreas clave• Impacto externo• Impacto interno

Elaborar un Plan• Indicar metas• Indicar recursos• Indicar procesos• Indicar responsables• Indicar fechas• Indicar mediciones

Análisis de la situación actual (los hechos)

Se deberá• Filmar• Fotografiar• Verificar con check-

list• Observar• Medir• Calificar

Analizar• ¿Qué se acumuló?• ¿Dónde apareció?• ¿Por qué sucedió?• ¿Cuándo sucedió?• ¿Cómo sucedió?• ¿Quién lo hizo?

Desarrollo de acciones correctivas y preventivas

• Discutir con los empleados involucrados, sobre el tipo de acciones correctivas y preventivas que puedan ser más efectivas.

• Decisión por consenso sobre la acción que se deberá realizar.• Aplicación práctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de

los involucrados en el plan.

Existen dos tipos de soluciones:

Acción remedial inmediata.- Actúa sobre los efectos que “se ven”.Acción preventiva.- Busca evitar que el problema se repita y que en consecuencia actúa sobre las verdaderas causas de raíz.Procedimiento recomendado:

Evaluación

• Es conveniente hacer un seguimiento permanente y verificar los resultados obtenidos.

• A partir de la evaluación surgen nuevas propuestas para superar dificultades y realizar la mejora continua.

• Se pueden utilizar:– Listas de verificación (check-list)– Hacer observaciones– Entrevistas, etc.

Procedimiento Genérico

Una vez seleccionadael área de trabajo

•Filmar o fotografiar•Observar•Aplicar chek-list

Se deberá ordenarla información

Se deberá analizarla información

Identificar las causaspotenciales

Dar soluciones a bajocosto y con sentido

común

Hacer las pruebaspiloto de lassoluciones

Volver a mediry comparar

Implantar loscambios de manera

definitiva

Secuencia típica de Implantación

ETAPA 1

Bienestar Personal

A

Usar ropa limpia

Cuidar la Salud física y mental

Mantener un comportamiento confiable

Organizar los sitios de trabajo cómodos

Usar equipo de protección y seguridad

B

Secuencia típica (2)

A

C

B

A

CLASIFICACIÓN

Establecer criterios para identificar lo que sirve y lo que no

IDENTIFICAR LO QUE SIRVE DE LO QUE NO

ES ÚTIL

Si

DESCARTARNo

Secuencia típica (3)

A

LIMPIEZA

Eliminar suciedad,basura, polvo, etc.

Mantener condiciones limpias

C

ORGANIZACIÓN

Establecer un sistema para mantener a la mano sólo artículos necesarios

D

Secuencia típica (4)

D ETAPA 2

DISCIPLINA

Reconocer la necesidad de dar seguimientoa lo especificado

Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones

Tener conciencia permanente de mejoramiento

Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para oficina)

5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4

1 Objetos dejados sin uso Existencia de materiales innecesarios

2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Señales de identificación

3 Hallazgo frecuente de objetos personales Si existe aprobación para ello

4 Objetos innecesarios Artículos inservibles u obsoletos

5 Información oficial actualizada Si es actualizada por la Dirección

6 Lugares para papelería y archivo Se almacena en lugares apropiados

7 Cumplimiento de normas o procedimientos Existen normas

8 Se deja en cualquier parte lo que se usa Si se regreza a su lugar original

9 Archivos importantes clasificados Se puede encontrar lo que se busca en 10"

10 Orden en escritorios, sillas y repisas Que no haya objetos innecesarios

11 Ventilación adecuada

12 Suciedad y polvo en áreas de trabajo Parte posterior de los equipos

13 Suciedad en áreas públicas Parte posterior de los equipos

14 Suciedad en recepción o salones Debajo de mesas y escritorios

15 Control de botes de basura Observar los registros de verificación

16 Limpieza diaria encima de escritorios

17 Limpieza de máquinas en la mañana

18 Asinación de limpieza a los empleados Lista de asignación de tareas

19 Se vacían botes de basura antes de salir Lista de asignación de tareas

20 Limpieza diaria en la oficina

21 Uso permanente de uniformes

22 Puntualidad en las reuniones Si se cumple siempre

23 Se contesta el teléfono según las normas

24 Se limpia la oficina antes de salir

25 Se maneja infor. Conf. según lo establecido

Puntuación

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

E V A L U A C I Ó N

Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para planta)

5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4

1 Objetos sin uso Materiales o herramientas innecesarias

2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Líneas de identificación

3 Hallazgo frecuente de objetos personales

4 Materiales o elementos en exceso Elementos inservibles, viejos u obsoletos

5 Estándares para colgaderas, perchas, etc. Regulaciones expedidas por la Dirección

6 Definición de almacén de partes, herr., etc.

7 Cumplimiento de lo especificado Si se almacena en áreas equivocadas

8 Se deja afuera lo que se usa en el trabajo Si se regresa a su lugar después de usarlo

9 Limpieza permanente del área de trabajo Se puede encontrar cualquier cosa en 3"

10 Orden en mesas de trabajo y estantes Inexistencia de objetos innecesarios

11 Suciedad en mesas de trabajo o herram. Ver bajo la mesa / escritorio

12 Suciedad en el área de trabajo Parte posterior del equipo

13 Suciedad en el equipo y maquinaria Parte posterior del equipo

14 Suciedad o manchas en líneas de identif.

15 Control adecuado del equipo Registros de control

16 Mugre, aceite o fugas de agua, etc.

17 Mantenimiento apropiado para equipo Bitácora de mantenimiento

18 Limpieza diaria del piso

19 Hay responsables definidos para el aseo Lista de asignación de tareas

20 Desocupación de los botes de basura

21 Uso permanente de uniformes

22 Uso adecuado del equipo de protección Si se usa siempre

23 Cumplimiento de normas Si están las normas a la vista

24 Limpieza diaria del lugar antes de salir

25 Buenas actitudes en el trabajo

Puntuación

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

E V A L U A C I Ó N

Gráfica de Radar

Área:___Fecha:___

00

00

0

20

20

2020

20

Clasificación

Disciplina

BienestarPersonalLimpieza

Organización