fasciculo 7

1

Semestre 2

Fascículo

7

Constitución de

Empresa y Registro

de Nómina

Constitución

de empresa Semestre 2

Constitución de empresa


Semestre 2

Tabla de contenido Página

Introducción 1

Logros 1

Cálculos y contabilización de la nómina 1

Liquidación de la nómina 1

Devengado 5

Deducciones 9

Apropiaciones 12

Contabilización 15

Liquidación de prestaciones sociales 19

Prima de servicios 19

Cesantías 20

Intereses sobre cesantías 22

Liquidación de vacaciones 23

Resumen 24

Bibliografía recomendada 25

Nexo 25

Seguimiento al autoaprendizaje 37

Créditos: 2 Tipo de asignatura: Teórico - Práctica.

Constitución

de empresa Semestre 2


Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN

Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,

“Educación a Través de Escenarios Múltiples”

Bogotá, D.C.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización

por escrito del Presidente de la Fundación.

La actualización de este fascículo estuvo a cargo de

PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO.

Tutor Programa Contaduría Pública.

Sede Bogotá, D.C.

Revisión estilo y forma:

ELIZABETH RUIZ HERRERA

Directora Nacional de Material Educativo.

Diseño gráfico y diagramación a cargo de

SANTIAGO BECERRA SÁENZ

ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS

Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN

Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825

Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009

Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8

1

Fascículo No. 7

Semestre 2


Constituciön

de empresa

Introducción

Cálculos y contabilización de la nómina

En este fascículo se estudiarán, mediante un caso práctico, los cálculos

matemáticos y la contabilización de una nómina mensual.

Recuerde que la perseverancia, la autonomía y la disciplina son elementos

fundamentales para tener éxito en la modalidad de Educación a Distancia.

Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa-

cidad de:

Reconocer y aplicar los elementos que conforman una nómina, su

liquidación y su registro.

Calcular las diferentes obligaciones que tiene un empleador con

terceros, por sus trabajadores.

Liquidar las prestaciones sociales y las vacaciones a los empleados.

Elaborar los comprobantes de diario correspondientes a la nómina y

sus respectivos pagos.

Cálculos y contabilización de la nómina Liquidación de la nómina

La nómina es el documento mediante el cual el empleador relaciona los

salarios, las deducciones, el valor neto pagado, aportes parafiscales y

provisiones de los empleados que han trabajado en un período de un mes,

de una quincena o por semana, dependiendo de la forma de pago que se

tenga establecida en la empresa.

La nómina está conformada por cinco partes a saber:

1. El encabezado, el cual comprende la identificación de la compañía y el

período de pago.

2. La identificación de los trabajadores: nombre, identificación, cargo.

3. El devengado, que corresponde al valor total de los ingresos que

obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está

LogrosLogrosLogros

2


Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

conformado por el salario básico, los recargos diurnos y nocturnos, las

horas extras, los dominicales y festivos, las comisiones, auxilio de

transporte, entre otros.

4. Las deducciones, entre las cuales se contemplan los descuentos y los

aportes.

5. Las apropiaciones de nómina.

Frente al ítem 5, se debe tener en cuenta que se denominan apropiaciones

de nómina porque a diferencia del devengado que debe pagarse al

finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del

siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se

deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos

suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

Toda nómina está conformada por las partes enunciadas, pero no en todas

las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí por

cuanto algunos dependen de los montos del ingreso del empleado como

es el caso del Fondo de Solidaridad Pensional y la Retención en la Fuente,

o los créditos por libranza que no todos los empleados tienen.

Por otra parte, la empresa debe tener en cuenta que no puede descontar

del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo

trabajador, por ley o autoridad judicial competente. Cuando a un

trabajador le resulta un faltante, algunas empresas se lo descuentan del

sueldo “por la derecha”, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se

tiene la autorización del empleado.

El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que

conocemos como el neto a pagar, es decir, lo que efectivamente recibe el

trabajador.

Las apropiaciones son los

valores que la empresa debe

pagar: salud y pensión en el

porcentaje que corresponde,

riesgos profesionales, apor-

tes parafiscales (Sena, Caja

de compensación y el Institu-

to de bienestar familiar), las

prestaciones sociales (Prima

de servicios, cesantías,

intereses sobre cesantías,

dotación) y las vacaciones.

3


Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

En todas las empresas el departamento encargado de la elaboración y

registro de la nómina deberá tener una hoja de vida de cada uno de los

empleados en la que se registre: el nombre, fecha de nacimiento, cédula

de ciudadanía, fecha de ingreso a la compañía, periodos de vacaciones

disfrutadas, salario, incrementos salariales y fecha del incremento. Ver

figura 7.1.

Con el fin de ilustrar cada paso de liquidación de una nómina vamos a

utilizar el siguiente ejemplo:

En la empresa “El Porvenir Ltda.” tienen los siguientes empleados:

Un bodeguero que ingresó a la compañía el 1º de julio de 20XX, con un

salario desde el 1º de Enero de 20XX de un salario mínimo.

Una secretaria que ingresó a la compañía en febrero de 20XX y

actualmente recibe un salario equivalente a uno y medio salario mínimo

legal vigente (SMLV).

Un asistente de contabilidad con un salario actual equivalente a dos

salarios mínimos legales vigentes, quien ingresó a la compañía el 1º de

Octubre de 19XX.

Un vendedor con un salario básico de $800.000, más comisiones sobre

ventas del 0.5%. Ingresó a la compañía el 1º de Septiembre de 20XX.

Un contador con un salario equivalente a cinco salarios mínimos legales

vigentes, quien ingresó el 1º de Mayo de 20XX.

Un gerente con un salario mínimo integral quien ingresó el 1º de Mayo

de 20XX.

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NOMBRE:

CODIGO :

Documentos de Identificación

Documento de Identidad: Pasaporte:

Número: Certificado Judicial: Fecha vencimiento:

Lugar: Matrícula Profesional: Fecha matrícula:

Libreta Militar: Tarjeta Profesional: Fecha tarjeta:

Clase Libreta: Otro Documento:

Distrito Militar:

Lic. Conducción:

Categoría:

Datos Personales

Fecha de Nacimiento Sexo:

País Grupo Sanguíneo:

Departamento Estatura:

Lugar de Nacimiento Estado Civil:

Nacionalidad Nivel Estudios:

Dirección:

Barrio:

Teléfono:

Seguridad

Número de Contrato Entidad Salud

Tipo de Contrato: Entidad Pensión

Fecha de Ingreso: Entidad Cesantías

Fecha de Retiro:

Historico de Sueldo

Sueldo Inicial Fecha:

Incremento Sueldo: Fecha:

Incremento Sueldo: Fecha:

Historico de Vacaciones

Descripción Fecha Inicial Fecha Final Días Legales Días Tomados Pagado

HOJA DE VIDA EMPLEADOS

FOTO

Figura 7.1. Ejemplo de una hoja de registro de empleado.

5


Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Devengado

Teniendo los datos actualizados de cada empleado, vamos a liquidar la

nómina de todo el mes de Marzo de 20XX de la empresa “El Porvenir

Ltda.”. La empresa deberá diseñar su propio formato o utilizar un formato

de los que ya existen en el comercio.

Teniendo el formato, el primer paso es listar los nombres de cada uno de

los empleados, el cargo, el número de días y el sueldo básico; en nuestro

caso vamos a omitir el número de días ya que la modalidad de pago es

mensual.

Tenga en cuenta que siempre tomaremos los meses de 30 días.

Ahora analizaremos otros conceptos por los cuales estos empleados

recibirán ingresos. Aplicando lo que aprendimos en los anteriores

fascículos, tienen derecho a un auxilio de transporte aquellos que

devengan hasta dos salarios mínimos mensuales, suponiendo que el

salario mínimo para 20XX es de $600.500. El auxilio de transporte para

2009 es de $70.500, mensuales.

Recuerde que debemos totalizar cada columna a la que agrega-

mos datos.

Las ventas de la compañía en este mes fueron de ciento veinte millones de

pesos ($120’000.000): el señor vendedor recibirá el 0.5% como comisión

de dichas ventas.

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Comisión por ventas = 120’000.000 x 0.5%

Comisión por ventas = 600.000

La jornada del señor bodeguero es de lunes a sábado, de 3 de la tarde a

12 de la noche con una hora de receso en la jornada. Como se aprecia, 2

horas de las laboradas corresponden a jornada nocturna.

Cada dato obtenido se deberá aproximar.

Procederemos a liquidarle al señor bodeguero el recargo nocturno que le

corresponde durante el mes de marzo:

Salario mes = 600.500

Salario día = 600.500 ÷ 30

= 20.017

Salario hora = 20.017 ÷ 8

= 2.502

Recargo por hora = 2.502 x 0,35

= 876

Días trabajados = 26

Total horas nocturnas trabajadas = 26 x 2

= 52

Total recargo nocturno = 876 x 52

= 45.552

Este nuevo valor calculado debe ubicarse en la columna de recargos.

Otra información importante que debemos registrar como conceptos

devengados son las horas extras; para nuestro ejercicio son:

El asistente trabajó durante el mes 8 horas extras diurnas y 6 horas

extras nocturnas.

La secretaria trabajó 12 horas extras diurnas, 8 horas extras nocturnas.

Trabajó un lunes festivo, este día además de las horas normales, trabajó

1 hora extra diurna y 2 horas extras nocturnas.

7


Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Para determinar el tiempo extra de cada persona primero debemos saber

cuánto vale el salario mensual. Este dato lo dividimos por 30 (días) para

establecer el valor del día de trabajo; este valor del día lo dividimos en 8

(horas de jornada diaria) y hayamos el valor de la hora; con el valor de la

hora podemos saber el valor de la hora extra diurna, nocturna, dominical o

festiva diurna o nocturna, aplicando el porcentaje correspondiente al dato

que queremos conocer.

Teniendo el valor unitario de cada concepto, lo multiplicamos por el

número de horas trabajadas para hallar el valor total del tiempo extra de

cada persona. En relación con el ejercicio planteado:

Primero liquidaremos el tiempo extra del asistente:

Salario mes = 1’201.000

Salario día = 1’201.000 ÷ 30

= 40.033


= 5.004

Hora extra diurna = 5.004 x 1,25

= 6.255

Hora extra nocturna = 5.004 x 1,75

= 8.757

Total horas extras diurnas = 6.255 x 8

= 50.040

Total horas ext. nocturnas = 8.757 x 6

= 52.542

Total tiempo extra = Total hrs. ext. diurnas + Total hrs. ext. nocturnas

Total tiempo extra = 50.040 + 52.542

Total tiempo extra del asistente = 102.582

El tiempo extra de la secretaria es:

Salario mes = 900.750

Salario día = 900.750 ÷ 30

= 30.025


= 3.753

Hora extra diurna = 3.753 x 1,25

= 4.691

Hora extra nocturna = 2.917 x 1,75

= 6.568

Día festivo = 30.025 x 0,75

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

= 22.519

H. ext. Festivo diurna = 3.753 x 2,0

(75% Recargo dominical+25% recargo hora extra diurna = total recargo

100%)

= 7.506

H. ext. Festivo nocturna = 3.753 x 2.50

(75% Recargo dominical+75% recargo hora extra nocturna = total recargo

150%)

= 9.383

Total horas extras diurnas = 4.691 x 12

= 56.292

Total horas ext. nocturnas = 6.568 x 8

= 52.544

Total h. ext. fest. diurnas = 7.506 x 1

= 7.506

Total h. ext. fest. nocturna = 9.383 x 2

= 18.766

Total tiempo extra = Tot. hrs. ext. diurnas + Tot. hrs. ext. nocturnas + Día

festivo + Tot. hrs. ext. fest. diurnas +Tot. hrs. ext.

fest. nocturnas.

T. tiempo ext. = 56.292 + 52.544 + 22.519 + 7.506 +18.766

Total tiempo extra y recargo dominical de la secretaria = 157.627

En este punto ya tenemos determinados los valores devengados por los

diferentes conceptos para cada empleado de la empresa El Porvenir Ltda.;

el paso a seguir es establecer el total devengado de cada uno de los

empleados y el total devengado por los empleados de la empresa. En la

figura 7.2 se observa el formato de nómina incluyendo los devengados.

Figura 7.2. Formato nómina incluyendo los devengados.

SUELDO

AUX. DE

TRANS

PORTE

COMISIO

NESRECARGOS

TIEMPO

EXTRASALUD PENSION

FONDO DE

SOLIDARID

AD

RETENCION

EN LA

FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552

2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877

3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582

4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000

5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500

6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500

14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 0 0 0 0 0

No . CARGO NOMBRES

DEVENGADO

TOTALES

TOTAL

DEVENGA DO

DESCUENTOSTOTAL

DESCUEN

TOS

9


Constitución

de empresa

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Semestre 2

Deducciones

La segunda parte de la liquidación de la nómina está compuesta por todas

las deducciones que se le deben hacer a los empleados. Legalmente el

empleador está autorizado a descontar a sus trabajadores los aportes para

salud, pensiones, retención en la fuente y embargos judiciales; con una

autorización por escrito del empleado, se le pueden descontar cuotas

voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas,

préstamos bancarios por libranza y otros.

En el marco de las deducciones, comenzaremos con los descuentos de

seguridad social por salud. Según lo estudiado debemos tomar como base

el total del salario de cada empleado, incluyendo el tiempo extra.

Recordemos que el auxilio de transporte no hace parte del salario, por lo

tanto no lo tenemos en cuenta como base para calcular este descuento.

Para calcular el aporte por salud en el caso de los salarios integrales, se le

debe descontar a éste un treinta por ciento y esta cifra es la base. El

procedimiento para calcular el aporte una vez se tenga calculada la base

de cada uno de los empleados, consiste en multiplicar esta cifra por el 4%

que es el aporte que debe hacer el empleado a la Entidad Promotora de

Salud a la que esté afiliado.

El segundo dato de la sección descuentos es el aporte a los Fondos de

Pensiones. Como ya se vio, este aporte al igual que el de salud es del 4%.

Debemos determinar el salario base para este cálculo, el cual se establece

tomando el total devengado de cada uno de los empleados y descontando

el auxilio de transporte para obtener la base para aplicar el porcentaje del

aporte. En el caso de los salarios integrales se les debe descontar el 30%

para la base.

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

SUELDOCOMISIO

NESRECARGOS

TIEMPO

EXTRASALUD PENSION

FONDO DE

SOLIDARID

AD

RETENCION

EN LA

FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600,500 45,552 646,052 4% 25,842 25,842 51,684

2 Secretaria Esperanza Perez 900,750 157,627 1,058,377 4% 42,335 42,335 84,670

3 Asistente Carlos Pardo 1,201,000 102,582 1,303,582 4% 52,143 52,143 104,287

4 Vendedor Ricardo Nieto 800,000 600,000 1,400,000 4% 56,000 56,000 112,000

5 Contador Cesar Suarez 3,002,500 3,002,500 4% 120,100 120,100 30,025 270,225

6 Gerente Pedro Vargas 7,806,500 6,005,000 4% 240,200 240,200 60,050 540,450

14,311,250 600,000 45,552 260,209 536,620 536,620 90,075 0 1,163,316 0

TOTAL

DESCUEN

TOS

NETO A

PAGAR

TOTALES

Base para

aportesNo . CARGO NOMBRES

DEVENGADO

% aporte

DESCUENTOS

Teniendo las cifras que se descontarán a cada uno de los empleados por

aportes al Fondo de Pensiones, las registramos en el formato de nómina

en la columna pensión y totalizamos. La siguiente columna corresponde al

aporte que hacen los empleados que devengan más de cuatro salarios

mínimos, al fondo de solidaridad; este aporte es del 1% del salario de cada

empleado.

Teniendo los datos de los aportes de cada uno de los empleados

procedemos a transcribirlos en el formato de nómina, en la columna fondo

de solidaridad y totalizamos. (Figura 7.3)

Figura 7.3. Nómina incluyendo descuentos por salud y pensión.

Ya calculamos los descuentos a los empleados por los aportes a la

seguridad social; nos falta otro descuento que es la Retención en la

Fuente. Para calcular este impuesto debemos consultar la tabla de

retenciones para asalariados del año gravable en curso, teniendo el salario

base de cada empleado.

Para efectos de la Retención en la Fuente por ingresos laborales, la

totalidad del salario integral se considera ingreso gravable.

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

La estructura en los procedimientos uno y dos, con salario normal, inicia

así:

Se suma el total pagos laborales del mes:

En dinero o en especie

Sean o no factor salarial, vacaciones

Viáticos permanentes

Directos o indirectos.

Los valores anteriores ya están incluidos en el salario integral, así que la

estructura de depuración en el salario integral se inicia con:

Suma total de pagos laborales (Salario integral)

(-) Cesantías, intereses sobre cesantías y prima mínima legal de

servicios

(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional

Aportes pensionales obligatorios

Aportes voluntarios hasta el límite legal

Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador:

reembolso gastos, pagos alimentación, salud y educación que

cumplan los requisitos.

(-) Rentas Exentas

Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o que

impliquen protección a la maternidad

Gastos de entierro del trabajador

Gastos de representación de funcionarios oficiales

Exención para miembros fuerzas armadas

(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)

(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación

(=) Base de retención

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Teniendo el valor a retener a cada empleado, según la tabla de retenciones

en la fuente para asalariados, se incorporan estos descuentos en el

formato de nómina.

Si los empleados han autorizado algún descuento para el fondo de

empleados, préstamos o tienen descuentos por embargos judiciales, se

deberán relacionar en una columna llamada otros descuentos. Teniendo

ya la información total de descuentos relacionados en el formato de

nómina, procedemos a totalizar este concepto.

Por último, hallaremos el valor a pagar de cada uno de los empleados. Así,

tomamos el total devengado, menos el total descuentos y ese valor

resultante lo colocamos en la columna neto a pagar. (Figura 7.4).

Figura 7.4. Formato de nómina con neto a pagar.

Apropiaciones

Hasta este punto hemos realizado la primera parte de la liquidación

matemática de la nómina; ahora procederemos a liquidar la segunda parte

en la cual involucramos los aportes y las provisiones correspondientes a

los empleadores.

Primero se calculan los aportes parafiscales que son: salud, pensión,

Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar,

SUELDO

AUX. DE

TRANS

PORTE

COMISIO

NESRECARGOS

TIEMPO

EXTRASALUD PENSION

FONDO DE

SOLIDARID

AD

RETENCION

EN LA

FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552 25.842 25.842 51.684 664.868

2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877 42.335 42.335 84.670 1.044.207

3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582 52.143 52.143 104.287 1.199.295

4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000 56.000 56.000 112.000 1.288.000

5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500 120.100 120.100 30.025 0 270.225 2.732.275

6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500 240.200 240.200 60.050 725.000 1.265.450 6.541.050

14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 536.620 536.620 90.075 725.000 1.888.316 13.469.695

NETO A

PAGARNo . CARGO NOMBRES

DEVENGADO

TOTALES

TOTAL

DEVENGA

DO

DESCUENTOSTOTAL

DESCUEN

TOS

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Total devengado = 15’358.011 Total Auxilio de transporte = 141.000

30% Salario integral = 1’801.500

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. Estos aportes se deben

cancelar mensualmente. La base para calcular todos estos aportes es el

total de la columna total devengado, menos el total de la columna total

auxilio de transporte, menos el 30% de los salarios integrales.

Base para calcular aportes = 15’358.011 - 141.000 – 1’801.500

= 13’415.511

Teniendo definida la base para calcular cada uno de los aportes

correspondientes al empleado, procedemos a calcularlos como se observa

en la tabla 7.1.

CONCEPTO BASE % APORTE

Salud 13’415.511 * 8.5% = 1’073,241

Pensión 13’415.511 * 12.0% = 1’609,961

ARP 13’415.511 * 0.522% = 70,029

Caja de compensación 13’415.511 * 4% = 325,939

ICBF 13’415.511 * 3% = 402,465

Sena 13’415.511 * 2% = 268,310

Tabla 7.1

La segunda parte corresponde al cálculo que se efectúa con el fin de

causar la porción del gasto mensual que se le adeuda a los trabajadores

por el concepto de prestaciones sociales y vacaciones. El empleador

debe efectuar estas provisiones sobre la nómina mensual.

Recordemos que los salarios integrales tienen incluidas las prestaciones

sociales, más no las vacaciones. La base para calcular prestaciones

sociales es el total devengado, sin incluir los salarios integrales. Para

nuestro ejercicio (Tabla 7.2):

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

BASE PARA PROVISIONES

Total devengado 15’358,011

Salario Integral - 7’806,500

Total base para provisiones 7’551,511

CONCEPTO BASE % PROVISIÓN

Cesantías 7’551,511 * 8.33% = 629,292

Intereses sobre la cesantía 7’551,511 * 1.00% = 75,515

Prima de servicios 7’551,511 * 8.33% = 629,292

Tabla 7.2

Recordemos que las vacaciones se liquidan únicamente con el sueldo

básico, sin incluir el auxilio de transporte, el valor de las horas extras, ni el

valor del trabajo en días de descanso obligatorio.

Para nuestro ejercicio, la base la determinamos con la sumatoria de las

columnas sueldos, comisiones y recargos como se observa en la tabla 7.3.

BASE PARA VACACIONES

Sueldos 14’311,250

Comisiones 600,000

Recargos 45,552

Total base para vacaciones 14’956,802

CONCEPTO BASE % PROVISION

Vacaciones 14’956,802 * 4.16% = 623,200

Tabla 7.3

En este punto terminamos todos los cálculos matemáticos relacionados

con la nómina mensual, para pasar al tema de la contabilización.

7.1

Elabore una tabla en donde se relacionen todos los porcentajes que

deben ser utilizados para liquidar una nómina por los diferentes con-

ceptos. Tanto para el empleador como los descuentos a los empleados.

Incluya los porcentajes del tiempo complementario. Recuerde anexar el

resultado de esta actividad a la carpeta en la que se organizan los

documentos de esta asignatura.

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Comprobante de diario de Nómina No. 101

Marzo de 20x9

Codigo de

CuentaDetalle Parcial Debitos Creditos

5105 GASTOS DE PERSONAL 15,358,011

510503 Salario Integral 7,806,500

510506 Sueldos 6,504,750 Total Devengado

510515 Horas extras y recargos 305,761

510518 Comisiones 600,000

510527 Auxilio de transporte 141,000

2365 RETENCION EN LA FUENTE 725,000 Deducido

236505 Salarios y pagos laborales 725,000

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 536,620 Deducido

237005 Aportes a EPS 536,620

2380 ACREEDORES VARIOS 626,696 Deducido

238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 626,696

2505 SALARIOS POR PAGAR 13,469,695 Neto a Pagar

250501 German Torres 664,868

250502 Esperanza Perez 1,044,207

250503 Carlos Pardo 1,199,295

250504 Ricardo Nieto 1,288,000

250505 César Suarez 2,732,275

250506 Pedro Vargas 6,541,050

SUMAS IGUALES 15,358,011 15,358,011

EL PORVENIR LTDA.

Contabilización

La nómina como soporte contable origina dos comprobantes de diario que

son: uno, por lo devengado, deducido y pagado, y el otro, por los aportes

y prestaciones sociales. Para registrar en la contabilidad la nómina

debemos utilizar el Plan Único de Cuentas (PUC).

En el comprobante inicial involucramos la primera parte del formato de

nómina; primero registramos los gastos correspondientes a sueldos,

auxilio de transporte, horas extras, recargos nocturnos, comisiones;

después debemos registrar los descuentos que se les han efectuado a los

empleados por los diferentes conceptos; éstos son, para la empresa,

cuentas por pagar a terceros en nombre de los empleados. Por último

registramos en la contabilidad, el neto a pagar a cada empleado, utilizando

una cuenta de pasivos llamada salarios por pagar. (Figura 7.5)

Figura 7.5. Comprobante de diario No. 101.

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2


Marzo de 20x9

Codigo de


5105 GASTOS DE PERSONAL 5,707,244

510530 Cesantías 629,292

510533 Intereses sobre cesantías 75,515

510536 Prima de servicios 629,292

510539 Vacaciones 623,200

510568 Aportes a ARP 70,029

510569 Aportes a EPS 1,073,241

510570 Aportes a fdos de pensiones 1,609,961

510572 Aportes cajas de comp. fliar 325,939

510575 Aportes ICBF 402,465

510578 SENA 268,310

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 2,139,984

237005 Aportes a EPS 1,073,241

237006 Aportes a ARP 70,029 Total aportes empleador

237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714

2380 ACREEDORES VARIOS 1,609,961

238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 1,609,961

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 1,957,299 Total Provisiones

261005 Cesantías 629,292


261015 Vacaciones 623,200


SUMAS IGUALES 5,707,244 5,707,244

EL PORVENIR LTDA.

En el segundo comprobante de diario registramos la parte inferior del

formato de nómina donde involucramos los gastos de la empresa por

conceptos parafiscales y las provisiones para prestaciones sociales y

vacaciones. (Figura 7.6).


Adicional a los registros de la liquidación y apropiaciones de la nómina se

deben realizar los registros correspondientes a los pagos. (Figura 7.7).

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Semestre 2


Marzo de 20x9

Codigo de


2505 SALARIOS POR PAGAR 13.469.695

250501 German Torres 664.868

250502 Esperanza Perez 1.044.207

250503 Carlos Pardo 1.199.295

250504 Ricardo Nieto 1.288.000

250505 César Suarez 2.732.275

250506 Pedro Vargas 6.541.050

1110 BANCOS 13.469.695

111005 Banco de Bogota 13.469.695

SUMAS IGUALES 13.469.695 13.469.695

EL PORVENIR LTDA.


El nuevo sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del

Ministerio de Protección Social, denominado Planilla Integrada de

Liquidación de Aportes (PILA), busca facilitar a los aportantes los pagos a

la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el

ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de

Educación, a través de transferencias electrónicas.

Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite

mensual de los aportantes, ya que evita el diligenciamiento de un

formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para

reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le

permite el pago integrado. De esta forma se obtienen importantes ahorros

para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros

encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian

actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los

procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada

uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.

Uno de los requisitos del sistema es que no se admiten pagos parciales, es

decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social

integral y parafiscales, a los que esté obligado cada aportante dentro de

los plazos establecidos por el Gobierno.

El comprobante de diario que registra el pago de los aportes a la seguir-

dad social integral y parafiscales se detalla a continuación en la figura 7.8.

Figura 7.8 Comprobante de diario No. 104.


Marzo de 20x9

Codigo de


2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

237005 Aportes a EPS 1,609,861

Aportes trabajadores 536,620

Aportes del empleador 1,073,241

237006 Aportes a ARP 70,029

237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714

2380 ACREEDORES VARIOS 2,236,657

238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones

Aportes trabajadores 626,696

Aportes del empleador 1,609,961

2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE 725,000

236505 Salarios y pagos laborales 725000

1110 BANCOS 5,638,261

111005 Banco de Bogota

Pago electrónico Aportes en línea 4,913,261

Cheque No. 0570 DIAN pago RetFte 725,000

SUMAS IGUALES 5,638,261 5,638,261

EL PORVENIR LTDA.

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Semestre 2

Liquidación de prestaciones sociales

Las prestaciones sociales se deben liquidar a la terminación del contrato o

en una fecha determinada, de acuerdo con la Ley. La provisión debe

causarse mensualmente y registrarse en la cuenta para obligaciones

laborales. Al efectuar el cierre contable anual, después de realizados los

ajustes a las liquidaciones mensuales, se deben trasladar los saldos del

período a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas, las

cesantías, primas, intereses y vacaciones.

Prima de servicios

De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre,

el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios correspondiente a

los trabajadores que tengan este derecho. Utilizaremos como ejemplo la

liquidación de la prima del primer semestre de la empresa El Porvenir;

tomando la nómina del mes de marzo y asumiendo que los otros cinco

meses del semestre fueron exactamente iguales a dicho mes. Teniendo

estos datos procederemos a liquidar y pagar la prima de servicios a las

personas que tienen derecho a este beneficio.

Inicialmente se toma el promedio mensual devengado de cada uno de los

empleados durante los seis meses; en este caso es el mismo, por lo cual el

cálculo se obtiene fácilmente dividiendo por dos y ese es el valor a pagar

por concepto de prima semestral. El empleado de salario integral no tiene

derecho a prima. Se debe efectuar un formato de liquidación de prima y

hacer firmar a cada empleado cuando reciba el pago.

La contabilización del pago de la prima al señor Torres se muestra en la

tabla 7.4:

Provisión: cuenta que refleja la pérdida de valor de utilidad o absorción de costos.

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Semestre 2

Código Cuentas Parcial Débitos Créditos

2610 PARA OBLIGACIONES

LABORALES


Germán Torres 358,276

1110 BANCOS

1110501 Banco Bogotá 358,276

Sumas Iguales 358,276 358,276

Tabla 7.4

De igual forma se deben contabilizar todos los pagos por este concepto.

Figura 7.9 De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de

servicios a los trabajadores que tengan este derecho.

Imagen tomada de: http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/prima3.jpg

Auxilio de Cesantías

Todo trabajador tiene derecho a un auxilio de cesantía equivalente a un

salario promedio mensual devengado por cada año de trabajo o

proporcionalmente a la fracción del año trabajado.

Utilizaremos un ejemplo para liquidar las cesantías de un empleado de una

empresa que comenzó a trabajar el 1 de marzo de 20X8 y a quien se le

deben liquidar las cesantías a 31 de diciembre de 20X8 y consignarlas

antes del 15 de febrero de 20X9 en el fondo de cesantías elegido por el

trabajador. El sueldo mensual devengado es $720.000.

21


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de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Primero se determina el número de días trabajados durante el año.

Día Mes Año

31 12 20X8 Fecha de liquidación

1 3 20X8 Fecha de Ingreso

30 9 0

Este empleado trabajó en total diez meses, es decir, trescientos días del

año, por lo tanto se le deben liquidar las cesantías teniendo en cuenta que

no trabajó el año completo.

El 31 de diciembre de 20X8, en los comprobantes de cierre de año se

debe reclasificar de la cuenta de provisión de cesantía, a la cuenta de

cesantías consolidadas, el valor que le corresponde a cada empleado por

este concepto.

La contabilización en este momento es:

Código Cuentas Débitos Créditos

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES

261005 Cesantías 600,000

2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS

251010 Ley 50 600,000


Tabla 7.5

Antes del 15 de febrero de 20X9 la empresa deberá consignar en el fondo

de cesantías a nombre del trabajador los $600.000 y registrar en la

contabilidad este pago así:

Valor cesantía = ( 720.000 x 300 días ) / 360

= 600.000

22


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2510 CESANTÍAS CONSOLIDADAS

251010 Ley 50 600,000

1110 BANCOS

1110501 Banco Bogotá 600,000


Tabla 7.6

Intereses sobre cesantías

La empresa deberá cancelar intereses del 12% a los trabajadores, sobre

las cesantías causadas. Tomando el ejemplo anterior se le deben cancelar

antes del 31 de Enero de 20X9 los siguientes intereses:

Valor de las cesantías = 600.000

Meses trabajados = 10

Porcentaje de intereses = 10%

Total intereses = 600.000 x 10%

= 60.000

La contabilización de estos intereses, de igual forma que las cesantías, se

debe ajustar en el comprobante de cierre anual y reclasificar de la cuenta

de provisión a la cuenta de intereses sobre cesantías así:


2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES


2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000


Tabla 7.7

El día en que se efectúe el pago de estos intereses, antes del 31 de enero

de 20X9, se debe contabilizar así:

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Semestre 2

Lugar y fecha: Santafé de Bogotá, Mayo 5/x9 Periodo: 01-10-x7 al 30-09-x8

Nombre: Carlos Pardo Cargo: Asistente Contabilidad

Vacaciones por disfrutar: 15 días

Fecha de iniciación de vacaciones: 05/05/20x9

Fecha regreso al trabajo: 27/05/20x9

Días Calendario disfrutados: 22 días

Ultimo salario devengado 1.201.000

Valor a pagar por 22 días de vacaciones 880.733

Recibí de conformidad

C.C. 98.753.222 de Bogotá

Liquidación de vacaciones

EL PORVENIR LTDA.


2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000

1110 BANCOS

1110501 Banco Bogotá 60,000


Tabla 7.8

Liquidación de vacaciones

Al realizar la liquidación de los quince días de vacaciones a que tiene

derecho cada empleado al cumplir un año de labores, se debe tener en

cuenta el número de días calendario que va a disfrutar y cancelarlos con el

último salario devengado.

Vamos a liquidarle las vacaciones al asistente de contabilidad de la

empresa El Porvenir Ltda., quien entró a la compañía el 1º de octubre de

20X7 y no ha tomado sus vacaciones; sale a disfrutarlas el 5 de mayo de

20X9 y regresa el 27 de mayo a trabajar. Es importante elaborar la

liquidación de pago de vacaciones y registrar estos datos en el libro de

vacaciones de los empleados o en la hoja de vida de éstos.

Figura 7.10. Formato para pago de vacaciones.

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de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Una vez canceladas las vacaciones al empleado, se debe registrar el pago

en la contabilidad, teniendo en cuenta que este período que va a disfrutar

de vacaciones correspondía al año anterior en su totalidad. Se debe

afectar la cuenta vacaciones consolidadas.


2525 VACACIONES CONSOLIDADAS 880,733

1110 BANCOS

1110501 Banco Bogotá 880,733


Tabla 7.9

Cada año a 31 de Diciembre se deben calcular las vacaciones de cada uno

de los empleados que aún no las han disfrutado y ajustar y reclasificar las

cuentas de provisiones por vacaciones y vacaciones consolidadas.

Cuando hablamos de la nómina de una compañía debemos relacionar este

concepto con una liquidación matemática de salarios recibidos por los

empleados, unos descuentos que se le efectúan a éstos y un pago que

finalmente reciben los trabajadores a cambio de un servicio.

La nómina de una empresa es uno de los gastos más importantes, por su

costo y la complejidad en su liquidación al involucrar pagos por seguridad

social, prestaciones sociales e impuestos, dependiendo éstos del salario

de los trabajadores y de unos porcentajes establecidos por la legislación.

La liquidación matemática de la nómina genera unos registros contables,

los cuales reflejan los diferentes gastos y obligaciones que se adquieren al

tener unos empleados prestando un servicio.

25


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de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

GÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral: Teoría y Práctica, Cuarta

Edición, Editorial McGraw-Hill.

Régimen Laboral Colombiano, Legis Editores S.A.

CORAL – GUDIÑO, Contabilidad Universitaria, tercera edición, Editorial

McGraw-Hill.

Hemos elaborado toda la liquidación de una nómina con su respectiva

contabilización; dentro de este tema de conceptos laborales tenemos por

estudiar la terminación de un contrato laboral y todas sus implicaciones

contables.

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Fascículo No. 7

Semestre 2

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Constitución

de empresa

Fascículo No. 7

Semestre 2

Seguimiento al autoaprendizajeSeguimiento al autoaprendizajeSeguimiento al autoaprendizaje

Constitución de empresa - Fascículo 7

Nombre_________________________________________________________

Apellidos ________________________________ Fecha: _________________

Ciudad __________________________________ Semestre: _______________

1. Liquide el tiempo extra que se le debe pagar a un trabajador cuyo salario

mensual es de dos salarios mínimos legales; trabajó en el mes 14 horas

extras diurnas, 6 horas extras nocturnas y un domingo.

2. ¿Cuánto es el total devengado por una operaria en el mes, si trabaja 16 horas

en el turno nocturno, no trabaja ni domingos ni horas extras y su sueldo es de

un salario mínimo mensual?

3. ¿Cuánto es el aporte que debe hacer un empleado al fondo de pensiones, de

solidaridad y a la EPS, si el salario mensual es de $3’180.000?

4. Una empresa tiene la siguiente nómina: un gerente con un salario mínimo

integral; una asistente de gerencia con un salario equivalente a dos y medio

salarios mínimos mensuales legales vigentes; un contador con un salario

equivalente a tres salarios mínimos vigentes; una secretaria con un salario

equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes; un mensajero

con un salario mínimo mensual legal vigente y un bodeguero con un salario

mínimo legal. Este señor trabajó el siguiente tiempo extra: siete horas diurnas,

cuatro horas nocturnas, tres horas diurnas dominicales, cuatro horas

nocturnas dominicales, dos domingos, cuatro horas de recargo nocturno, dos

horas de recargo nocturno dominical. Elabore la liquidación de la nómina del

mes en el formato correspondiente, parafiscales, provisiones, comprobantes

de diario respectivos, incluyendo los pagos. El desarrollo de este ejercicio

debe hacerse en un formato que usted debe elaborar y en comprobantes de

diario las respectivas contabilizaciones.

fasciculo 7

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