expo actos preparatorios (fonseca)
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Actos Preparatorios en las Contrataciones Públicas
Fases de la Contratación
Fases de la Contratación
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• Plan Estratégico Inst.
• Plan Operativo Inst.
• Determinación de necesidades
• Presupuesto Institucional
• Plan Anual de Contrataciones
• Expediente de contratación
• Designación del Comité Especial
• Elaboración de las Bases
• Plan Estratégico Inst.
• Plan Operativo Inst.
• Determinación de necesidades
• Presupuesto Institucional
• Plan Anual de Contrataciones
• Expediente de contratación
• Designación del Comité Especial
• Elaboración de las Bases
• Convocatoria
• Registro de participantes
• Consultas
• Observaciones
• Presentación de propuestas
• Evaluación y calificación
• Otorgamiento de la Buena Pro
• Formalización del Contrato - Suscripción
• Convocatoria
• Registro de participantes
• Consultas
• Observaciones
• Presentación de propuestas
• Evaluación y calificación
• Otorgamiento de la Buena Pro
• Formalización del Contrato - Suscripción
• Garantías
• Adelantos
• Adicionales y reducciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Subcontratación
• Intervención Económica de Obra
• Resolución
• Penalidades
• Recepción y conformidad
• Liquidación
• Garantías
• Adelantos
• Adicionales y reducciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Subcontratación
• Intervención Económica de Obra
• Resolución
• Penalidades
• Recepción y conformidad
• Liquidación
Actos Preparatorios Selección Ejecución Contractual
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
Elaboracion y difusion del PAC
Usuarios definen requerimientos
Consolidación de cuadro de
necesidadesSEACE
LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD
Aprobación de PIA
Difundir:
Dentro de los 5 días hábiles de
aprobado
Segundo Momento (15 días hábiles siguientes)
Primer Momento
PlanAnual
Aprobación
El PAC podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de las metas institucionales:
Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección
Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.
Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial.
Modificación del Plan Anual
EXPEDIENTE DE
CONTRATACION
Es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación, desde la formulación del requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato.
Definición
Art. 10º RLCESe elabora en la fase de Actos Preparatorios y sucesivamente irá incorporando documentos hasta su cierre en la Fase de Ejecución Contractual, con la culminación del contrato.
Contar con la base técnica, económica y selectiva que le permita a la Entidad obtener una oferta idónea , con la calidad requerida o mejorada y a un costo adecuado.
Un buen expediente nos permitirá:- Cumplir con las metas y objetivos (POI, PEI,
etc.).- Aplicar los principios de eficacia, eficiencia y
celeridad.- Contar con un abastecimiento oportuno.- Maximizar el valor del dinero.
Finalidad
Requerimiento Area Usuaria (características
técnicas y cantidad).
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
- Valor referencial
- Tipo de proceso de selección
- Modalidad de selección y contratación
- Sistema de contratación
- Formulas de reajuste
Resumen Ejecutivo
Disponibilidad Presupuestal
Contenido del Expediente
Flujograma del Expediente
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INICIORequerimiento del
área usuariaÓrgano encargado de las
contrataciones
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Definición de características técnicas (C.T.) y valor referencial
(V.R.)
Determinación del tipo de proceso de
selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.
¿Cuál es la necesidad?
Definir de forma clara y precisa los
aspectos relevantes de lo que se
desea contratar: condiciones, plazo
de entrega, lugar de prestación,
personal propuesto, etc.
Una buena definición del
requerimiento nos ayudará a ser:
Eficaces, transparentes y eficientes.
Requerimiento de Area Usuaria
¿Por qué debo definir con precisión mi
necesidad?
Requerimiento de Area Usuaria
En caso de Bienes debe contener:
Finalidad pública
Plazo de entrega máximo
Garantía mínima
Lugar y forma de entrega (embalaje)
Resolución que aprueba Estandarización
(de ser el caso). NO MARCAS
Cumplir con Reglamentos Técnicos,
normas metrológicas y/o sanitarias, de
ser el caso.
Especificaciones Técnicas (RTM)
En caso de Servicios debe
contener:
Finalidad pública
Plazo de ejecución del servicio
Perfil del Personal propuesto
Penalidades y obligaciones
Responsabilidades del proveedor
Equipamiento necesario
Plazo máximo de atención, etc.
Términos de Referencia (RTM)
Acción fraudulenta de un
funcionario público consistente
en la división artificial,
intencional, dolosa de una
contratación unitaria, con la
finalidad de cambiar el tipo de
proceso de selección por
procesos de menor rigurosidad
en su trámite.
Fraccionamiento
Prohibición: Art. 19º LCE y Art. 20º RLCE
OEC: responsable
Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
Basándose en las características técnicas definidas por el área usuaria, el OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar:
El valor referencial Pluralidad de marcas y/o postores Distribución de la buena pro Información que pueda servir para establecer
factores de evaluación La pertinencia de realizar ajustes a las
características y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.
La existencia de bienes sustitutos con mejor relación de calidad - precio
Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
Principales beneficios que brinda un buen estudio: Determinar la disponibilidad del bien o servicio en
el mercado. Conocer las alternativas que ofrece el mercado
(nuevas tecnologías, tendencias, etc.). Disponer de antecedentes de contrataciones
similares tanto de la propia Entidad como de terceros.
Obtener mayor detalle de las especificaciones técnicas o ajustarlas a lo que ofrece el mercado.
Generar interés de participación de los proveedores para participar en el proceso de selección.
Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
Como mínimo dos fuentes
Presupuestos y cotizaciones actualizadas
Precios históricos
Estructura de costos
Descuentos por volúmenes
Alternativas existentes según
nivel de comercialización
Disponibilidad inmediata
Mejoras en las condiciones de
venta
Garantías, vigencia
tecnológica y otros beneficios
Comunicado Nº 002-2009-OSCE/PRE
Valor Referencial
El OEC debe determinar el Valor
Referencial incluyendo todos los
tributos, seguros, transporte,
inspecciones, pruebas costos
laborales, etc., así como cualquier
otro concepto que le sea aplicable y
que pueda incidir sobre el valor de los
bienes y servicios a contratar.
Para tal efecto el OEC puede solicitar
apoyo del área usuaria. (Art. 13º RLCE)
Valor Referencial 1. Valor estimado es diferente al
valor referencial (V.R.).
2. El V.R. se determina en la Fase de actos preparatorios; forma parte del expediente de contratación.
3. Una de las finalidades del estudio de posibilidades que ofrece el mercado es determinar el VR.
Antigüedad no mayor a:06 meses: ejecución y consultoría de obras.03 meses: bienes y servicios
Valor Referencial
FUENTES:
-Presupuestos y Cotizaciones actualizados
-Precios SEACE
-Folletos, catálogos especializados
-Precios en Internet
-Valor Histórico
-Estructura de costos
ASPECTOS A CONSIDERAR:
-Alternativas existentes según nivel de comercialización
-Disponibilidad inmediata
-Descuento por volúmenes, de ser el caso
-Mejora en las condiciones de contratación.
-Beneficios adicionales, así como la vigencia tecnológica del objeto de la contratación.
Fuente: Valor Histórico
Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien, servicio u obra de igual o similar características técnicas.
Se recomienda considerar como valor histórico las contrataciones del ejercicio presupuestal anterior, salvo que abarquen más de un ejercicio dada la naturaleza de su ejecución: Arrendamiento, suministros, etc.
Fuente: Cotizaciones
Las cotizaciones (dos o más) constituyen una sola fuente. Se recomiendan las de fechas recientes a fin que el V.R. se determine sobre precios actuales.Cuando sea necesario, la OEC podrá solicitar al área usuaria o técnica de la Entidad el apoyo para verificar las características técnicas de las cotizaciones. El área usuaria o técnica podrá recomendar justificadamente se revise el Valor Referencial. También, el Comité Especial puede solicitar la revisión del mismo.
Fuente: Precios de consultas SEACE
Las consultas realizadas en el SEACE se harán respecto de valores adjudicados (con buena pro consentida) por otras entidades distintas al requiriente.
Se harán de bienes, servicios u obras iguales o similares al objeto de contratación, debiendo descartarse aquellas de inferiores características.
Fuente: Estructura de Costos
Lo determinará la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar (incluir utilidades, tributos y todos costo que incida en el precio – ART. 13 RLC).En el caso de obras, la estructura de costos tiene dos componentes: • Costos directos (metrados por precios unitarios) y• Costo indirectos (gastos generales y utilidad)Ejemplo: Servicio de limpieza, transportes, seguridad, etc.
Resumen Ejecutivo
COMUNICADO Nº 002 – 2009 - OSCE/PRE
El Resumen Ejecutivo tiene la finalidad de dar a conocer el análisis realizado por la Entidad para determinar el valor referencial de un proceso de selección.
Momento de elaboración: Luego del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
Contenido :
Objetivos: Finalidad
Descripción del requerimiento
Area Usuaria
Las fuentes empleadas
Análisis de posibilidades que ofrece el mercado
Criterios, procedimientos y/o metodología
utilizados a partir de las fuentes previamente
identificadas para determinar el VR.
El VR y su antigüedad
Información adicional relevante.
Ejem: Recomendaciones al Comité
Resumen Ejecutivo
Disponibilidad PresupuestalUna vez determinado el valor referencial, se debe solicitar la certificación de disponibilidad presupuestal.
Para su solicitud debe señalarse el período de contratación programado.
Obligaciones de pago se devenguen en más de 1 año fiscal: Debe otorgarse constancia de que el gasto será considerado en la programación y formulación del presupuesto del año fiscal que corresponda.
Aprobación de Expediente
Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación.
Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna.
Una vez aprobado, es entregado al Comité Especial para la elaboración de las bases.
¿Qué son las Bases?
•Pautas y reglas de contratación•Debe contemplar criterios objetivos •Debe cumplir con las Bases estándar•Prepublicación es opcional
¿Qué deben contener las Bases?
Contenido de las propuestas
Art. 42º Rgto.
TÉCNICAObligatoria:-Copia certificado RNP-Declaración jurada simple-D.J. y/o dcto. para acreditar requerimientos-Promesa de consorcioFacultativa:-Dcto. para acreditar factores-Documentación facultativa
ECONÓMICA-Oferta Económica-Garantía, de ser el caso.
Condiciones mínimas
Art. 26º Ley
- Características técnicas
- Plazo de entrega o de prestación
- Valor referencial- Cronograma- Metodología de
evaluación- Proforma de
contrato, salvo O/C u O/S.
- Sistema y/o modalidad de contratación
Límites de las propuestas
¿Se pueden modificar las Bases aprobadas?
• Mediante consultas se aclaran.
• Mediante observaciones de modifica solo en el extremo observado.
• Se modifican a través de observaciones de parte y Pronunciamientos del OSCE o del Titular de la Entidad.
• Procedimiento.
LO QUE NO ESTÁ BIEN:
De oficio, el Comité Especial no puede modificar las Bases.
El Comité Especial no puede modificar especificaciones técnicas, requiere consentimiento del Área Usuaria.
Medición de la duración de actos preparatorios en procesos de selección
(Consultoría 2009-OSCE)
Medición de la duración de actos preparatorios en procesos de selección
(Consultoría 2009-OSCE)
Medición de la duración de actos preparatorios en procesos de selección
(Consultoría 2009-OSCE)
Costos involucrados en la Compra Pública
Inscribirse en el RNP Proceso de selección largo, analizar
costo de oportunidad de transacción. Costo financiero (Garantías) Transporte, embalaje y pólizas de
seguros Costo de conformidad y pago Condiciones exageradas de las bases.
Ejem: garantía de 5 años en PC´s.
La Calidad en las Compras Públicas Por error se elije siempre en precio
más bajo, aduciendo criterios de austeridad y ahorro de recursos.
El precio es un indicador del potencial universo de proveedores.
Verificar si los proveedores se encuentran en el mismo rango de calidad y analizar el costo total de propiedad (inc. Mantenimientos, repuestos, reposición, garantía, etc.).