Diplomado de especialización en Contrataciones del Estado

MARCO GENERAL y

ACTOS PREPARATORIOS

Marco General

Fines del Estado

• Bienestar General• Seguridad Pública

Bien Común

Funciones

• Legislativa

• Jurisdiccional

• Administrativa

Introducción Las Entidades del Estado

• Adquirir bienes• Contratar servicios• Contratar ejecución

de obras

Cumplimiento de metas institucionales

Función administrativa

• Utilización de fondos públicos

• Procedimientos

El Sistema de Contrataciones Públicas en el Perú

Convenios Int.Bolsa de Productos

Regímenes Paralelos

S.B.N.D.S.154-2001-EF

Res. 039-98/SBNDisposición y Adm. de Bienes de Prop. Estatal

PROINVERSIÓND. LEG. 674

D.S.070-92-PCMPrivatización de Empresas

Públicas

PROINVERSIÓN

Leyes Especiales.Concesiones, Asociaciones Públicos- privadas

T

R

A

N

S

F.

Procesos Especiales

OSCED.Leg. 1017 y DS 184-2008-EF

Cont. y Adquisiciones del Estado

A

D

Q

U.

ORGANISMOSNORMASREGIMENESEST.

Decretos de Urgencias

Evolución del Régimen de Contrataciones del Estado

Normativa

LEY 26850

D.S. 039-98-PCM

RULCOP

RUA

REGAC

TUO

(D.S. 083-2004-PCM)

(D.S. 084-2004-PCM)

D. LEG 1017

D.S. 184-08-EF

(Ley Nº 29873)

(D.S. 138-2012-EF)

Objetivo de la Ley

oMaximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Estado, uso eficiente y transparente de recursos públicos.

oPermitir que las entidades contraten en forma oportuna, de la calidad requerida y a precio razonable.

Ámbito de aplicación

• Contratación de bienes, servicios y obras para cumplimiento de las funciones de la Entidad, en la que ésta pago el precio o retribución.

• Causales de inaplicación: * Por régimen especial.* Por la naturaleza del bien, servicio u

obra.

Instrumentos de Gestión de las contrataciones

• Registro Nacional de Proveedores- RNP.

• Sistema Electrónico de Contrataciones- SEACE.

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Plan Anual de Contrataciones (PAC)

• Documento de gestión que contiene las contrataciones previstas para el corto plazo (año fiscal).

• Busca el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el PIA, POI y PEI.

EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Finalidades:

• Programar

• Difundir

• Evaluar

Características:

• Obligatorio• Integral• Público• Formal

ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PLAN ANUAL DE

CONTRATACIONES

Usuarios definen requerimientos

Usuarios definen requerimientos

Consolidación de cuadro de

necesidades

Consolidación de cuadro de

necesidadesSEACESEACE

LOCAL Y WEB DE LA

ENTIDAD

LOCAL Y WEB DE LA

ENTIDAD

Elaboración del PAC

Aprobación de PIA

Aprobación de PIA

Difundir:

Dentro de los 5 días hábiles de aprobado

Segundo Momento (15 días hábiles después)

Primer Momento

PlanAnualPlan

AnualAprobaciónAprobación

Ejecución

• A cargo del órgano encargado de las contrataciones• De los comités especiales y permanentes

Modificación del PAC

• Podrá ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales.

Forma de modificación del PAC

• Incluir o excluir procesos de selección; o

• Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de 25% del valor estimado y ello pueda variar el tipo de proceso de selección.

Aprobación de modificacióndel PAC

•Similar al procedimiento de aprobación y difusión.

Supervisión y evaluación

• La supervisión es responsabilidad de:

– El Titular de la Entidad.

– La evaluación mínima es semestral

• Dicha supervisión es sin perjuicio de la que corresponde a la Oficina de Auditoría o Control Interno de cada Entidad.

Errores Frecuentes

• Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin publicación.

• Inclusión de procesos de otros regímenes (convenios, compras extranjeras, etc).

• No precisa si se trata de procesos de años anteriores (Ej. Procesos desiertos).

• No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

• Sentido amplio: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

• Sentido estricto: expediente que reúne la información necesaria para la contratación de un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE para el inicio de sus labores (fase inicial)

NECESIDAD

• Área usuaria / requerimiento• OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

¿Cuándo se inicia? • Se inicia con el requerimiento del área usuaria.• Concluye con la conformidad de recepción de

la última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

¿Cuál es su Finalidad?

Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, OEC, inclusive del órgano especializado para la

determinación de las características técnicas?

¡¡Tener en cuenta Art. 46º de la Ley!!

Finalidad Pública

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (I)

• Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria, características técnicas mínimas, cantidad, período de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de pago, etc.

- Especificaciones técnicas (bienes).

- Términos de referencia (servicios).

- Expediente técnico (obras).

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (II)

• Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado para:

- Determinar valor referencial

- Pluralidad de marcas y postores

- Ajuste a características

- Propuesta de factores

- Distribución de la buen pro.

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (III)

• Sistema de contratación

• Modalidad de Selección

• Modalidad de ejecución contractual

• Disponibilidad Presupuestal

• Tipo de proceso

• Resumen ejecutivo

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (IV)

• En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión :

– Declaración de viabilidad del SNIP

– Expediente Técnico

– Disponibilidad del terreno

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

• Comprende:– Características técnicas

(la propia entidad las establece)– Normas Reglamentarias:

• Reglamentos técnicos (DISCAMEC)• Normas Metrológicas (INDECOPI)• Normas Sanitarias (Salud)• Reglamentos sectoriales

– Otros requisitos:• Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por objeto

prever la calidad de procesos de producción, etc).

Requerimientos Técnicos Mínimos

• Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al mercado.

• Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras.

• Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades competentes.

Requerimientos Técnicos Mínimos

NO aludir a marcas o nombres comerciales,

diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico.

2. VALOR REFERENCIAL

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Valor Referencial

• Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica:– Que exista un mercado competitivo.– Que el proveedor que hace la cotización NO

conozca que ésta servirá para estimar un VR.

En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR.

Valor Referencial

• Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado. Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.

• Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y los costos estimados en el PAC

• Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión consignado en el estudio de pre inversión

¿QUÉ DEBE INCLUIR ?¿QUÉ DEBE INCLUIR ?

• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad.

• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto.

• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.

Valor Referencial

• Servicios de Cobranzas o Recuperaciones

• Honorarios de éxito:

El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

CARACTERISTICAS ESPECIALES

• El VR es de carácter PÚBLICO.

• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).

• El VR siempre será informado al SEACE

Valor Referencial

Valor Referencial

• Antigüedad del VR:– Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación

del presupuesto base.– Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la

aprobación del Expediente de Contratación.

En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC indicará el período de actualización del mismo

Valor Referencial

• Límites del VR:

Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo

Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%

Consultoría: No menor del 90%

Valor Referencial

• Errores Frecuentes

– Valor referencial en base a estudio desactualizado.

– Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar el pago.

– Para su determinación no se toma en cuenta los precios históricos (contratos).

Valor Referencial

• Errores Frecuentes:

– Los proveedores tienden a enviar cotizaciones con precios más altos que los que correspondería ofrecer en un mercado competitivo.

– El objetivo de los agentes del mercado: que la entidad fije un VR más alto y salga a concurso con un valor que los beneficia.

• Contenido de la Certificación Presupuestal: – Fuente de Financiamiento– Cadena Funcional

Programática y del gasto– Monto al cual asciende la

certificación con las anotaciones del caso

3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

• Coordinación Previa con el área Presupuestal

• Fuente de Financiamiento

Debe contener:

• Toda la documentación del proceso (desde requerimiento del área usuaria hasta culminación del contrato)

• Las ofertas no ganadoras • La disponibilidad de recursos y su

fuente de financiamientoEl expediente estará en custodia de la

OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Expediente de Contratación

Formulación

(área usuaria, OEC)

Aprobación

Por funcionario competente

Entrega al Comité Especial

Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité

Especial (Directivas, Instructivos)

REFRIGERIO

FUNCIONARIOS Y DEPENDENCIAS RESPONSABLES

1. Titular de la Entidad2. Área usuaria3. Órgano encargado de las

contrataciones4. Comité Especial

Funcionarios y órganos encargados de las contrataciones

TITULAR DE LA ENTIDAD

• Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.• Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de

contrataciones.Ejemplos: Ministerios: MinistroPoder Judicial: PresidenteEmpresas del Estado: Gerente GeneralGobierno Regional: Presidente.Gobierno Local: Alcalde.

Delegación

El Titular de la Entidad no puede delegar:

• Autorización de exoneraciones. Declaración de nulidad de oficio. Aprobación de prestaciones adicionales de

obra. Emisión de pronunciamientos sobre las

observaciones a las Bases Administrativas. Decisión de encargar procesos a entidad

privada nacional o internacional

ÁREA USUARIA - OEC

OEC

Definición:C.T. Características Técnicas V.R.Valor referencial

Determinación del tipo de proceso de

selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.Responsable del Fraccionamiento: No se debe

dividir una contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección.

Responsable del Fraccionamiento: No se debe dividir una contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección.

NECESIDADConsolidar en el PAC

Área Usuaria: Realiza el requerimiento (determina necesidades, características técnicas y la cantidad de lo que se va a adquirir o contratar)

Estudios de las posibilidades que ofrece el Mercado

Funcionarios y/o Servidores del OEC

• Deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados.

• Requisitos: - Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística: no < 80 horas lectivas- Experiencia laboral general: no < a 3 años- Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada: no <1 año

EL COMITÉ ESPECIAL

DESIGNACIÓN

• A través del funcionario competente:según niveles de competencia

• Se realiza:

– Por escrito

– En función a las personas

¿Existe jerarquía entre los miembros del comité?

TIPOS DE COMITÉ ESPECIAL

• Comité Especial (ad hoc): Para cada proceso de selección, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuantía (opcional).

• Comité Especial Permanente: Para varios procesos de selección; solo está permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías.

Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el objeto de la contratación.

La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente.

COMITÉ ESPECIAL

En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que 01 sea representante del OEC.

Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el Expediente de Contratación.

COMITÉ ESPECIALCOMITÉ ESPECIAL

No Pueden ser miembros de Comité Especial:

• Titular de la Entidad

• Funcionarios: Control y fiscalización

• Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comité Especial

• Funcionarios, servidores o expertos independientes sancionados.

¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial?

• En los procesos de menor cuantía (opcional).

• En las contrataciones exoneradas.

Principios que inspiran la actuación del Comité Especial

• Colegialidad

• Especialidad

• Solidaridad

• Autonomía

• Confidencialidad

Formalización y Actuación

• Documentos que debe entregarse conjuntamente con la designación:Expediente de la ContrataciónToda información técnica y económica

• Apoyo de las dependencias o áreas de la Entidad¿implicará traspaso de responsabilidad?

• Instalación al día siguiente de designación¿Se podrá elaborar las bases de una LP o CP en un

solo día? ¿Es válido?

•Intervención de miembros suplentes:Si el titular está ausente, su suplente lo reemplazará, respetándose la conformación.

Entidad evaluará motivo de ausencia, sin impedir participación de su suplente.

El miembro titular reemplazado, podrá reincorporarse al comité como miembro suplente, previa autorización posterior a la evaluación señalada.

COMITÉ ESPECIALCOMITÉ ESPECIAL

• Comité Especial:

1. Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEC para la inmediata fiscalización posterior.

2. No suspenderá el proceso. Comunicará, en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado.

3. Hay responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable.

COMITÉ ESPECIALCOMITÉ ESPECIAL

¿Cómo se toman las decisiones?

Para procesos en general • Para Sesionar: Todos• Para Adoptar Acuerdos:

– Unanimidad – Mayoría

Nota: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra.

Causales de Remoción

• Caso Fortuito o Fuerza Mayor

• Cese en el servicio declarado con documento motivado

Competencias del Comité Especial

• Elaborar las Bases• Convocar al proceso • Absolver Consultas y Observaciones• Evaluar propuestas• Otorgar la Buena Pro• Declarar desierto el proceso• Consultar o proponer las modificaciones de

características técnicas o del valor referencial • Otros actos necesarios

El Comité Especial no tiene competencia directa para modificar:

• Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio u obra.

• Características y especificaciones• Valor referencial• Financiamiento • Tipo de proceso

¿Cuándo termina la función del Comité Especial?

• Con la Buena Pro consentida

• Cancelación del proceso

¿Si el proceso ha sido declarado desierto, quién debe efectuar la nueva convocatoria?

¿Hay sanción para los operadores?

• Amonestación escrita.

• Suspensión sin goce de remuneraciones de treinta a noventa días.

• Cese temporal hasta doce meses.

• Destitución.

• Según régimen laboral o contractual.

BASES

¿Por qué es importante contar con Bases claras y precisas?

• Transparencia y libre competencia

• Satisfacer necesidades

• Recursos públicos

• Requerimiento del bien, servicio u obra materia de la contratación.

• Reglas de procedimiento.• Derechos y obligaciones de las partes.

¿Qué aspectos regulan las Bases?

Aprobación de Bases

• Titular de la Entidad - Nunca quien elabora las Bases

• Por escrito

• Delegación

¿Qué deben contener las Bases?

Contenido de las propuestas

Art. 42º Rgto.

- Copia certificado RNP- DDJJ ART. 76º Rgto- Doc. Obligatoria.- Documentación

facultativa- Oferta Económica

Condiciones MínimasArt. 26º Ley

- Especificaciones- Calendario- Metodología de

evaluación- Proforma de contrato- Sistema/modalidad de

contratación

Valor Referencial

- Valor Referencial y Límites- Antigüedad del Valor

Referencial

Metodología de evaluación y calificación

I. Elementos que la componen:

a. Requerimientos técnicos mínimos

b. Factores.c. Puntaje.d. Documentos.e. Criterios

II. Características:a. Objetividad.b. Congruencia.c. Razonabilidad.d. Proporcionalidad

Factores Factores Contratación de BienesContratación de Bienes

Las mismas que en el anterior reglamento así como:

•Mejoras a características técnicas y condiciones previstas en las Bases.

•Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 años, hasta 5 veces el VR, con máx. 20 contrataciones, sin importar número de documentos que las sustenten.

Factores contratación de BienesFactores contratación de Bienes

• Cumplimiento de la Prestación: Certificados o constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades.

• NO > 20 contrataciones.

Factores Factores Servicios en GeneralServicios en General

Factores Referidos al Postor• Experiencia:

– Monto facturado en un período de hasta 08 años– No mayor a 5 Veces el Valor Referencial– Máximo 10 servicios

• Cumplimiento del servicio:Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máximo 10.

• Factores Referidos al Personal• Mejoras a las condiciones previstas en las Bases• Otros, tales como: equipamiento, infraestructura

Factores Factores Servicios de Servicios de consultoríaconsultoría

• Experiencia en la actividad* Hasta 15 años* Hasta 5 Veces el Valor Referencial* Máximo 10 servicios

• Experiencia en la Especialidad* Hasta 10 años* Hasta 2 Veces el Valor Referencial* Máximo 10 servicios

• Personal Propuesto• Mejoras a las condiciones previstas en las Bases• Factores Referidos al Objeto de la convocatoria• Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias que acrediten

haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máx 10 servicios

Factores de Obras (LP y ADP)Factores de Obras (LP y ADP)

Experiencia en obras en general:– Ejecutados hasta en los últimos 10 años– Hasta 5 Veces el Valor Referencial

Experiencia en obras similares:– Ejecutados hasta en los últimos 10 años – Por un máximo acumulado equivalente al

Valor Referencial. Cada obra 15% del VR

• Factores Referidos al Personal Propuesto• Cumplimiento de ejecución de Obras:

Certificados o constancias por ejecución de obras sin penalidad. Máximo 10

MUCHAS GRACIAS