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Programación y Actos Preparatorios en las contrataciones del Estado.

Saúl Cubas Alvarado

Especialista en Contrataciones del Estado

Programación y Cuadro

de Necesidades

Marco Legal.• Art. 76 de la Constitución Política del Perú• Decreto Legislativo 1017, aprueba la Ley de

Contrataciones del Estado (LCE) y Ley 29873, modificadicho Decreto Legislativo.

• D. Supremo N° 184-2008-EF, aprueba el Reglamentode la LCE y el D. S. N° 138-2012-EF, modifica el RLCE.

Próximamente:• Ley 30225, Nueva Ley de Contrataciones del Estado y

su Reglamento.

RÉGIMEN DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO

• Maximizar el valor del dinero, a

través del uso EFICIENTE de los

fondos públicos.

• Contratar bajo las mejores

condiciones de precio, calidad y

OPORTUNIDAD.

Objeto de las Contrataciones del Estado

Ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado

• Todas las contrataciones que deban realizarlas entidades para proveerse de bienes,servicios u obras, salvo las excepciones de ley.

• Se asuma el pago del precio o retribución confondos públicos, así como las demásobligaciones derivadas de la contratación.

SUPUESTOS EXCLUIDOS EL ÁMBITO DE APLICACIÓN (Art. 4 Ley 30225).

• La contratación de notarios para ejercenfunción previstas en la LCE.

• Los servicios brindados por conciliadores,árbitros, centros de conciliación, institucionesarbitrales, miembros o adjudicadores de laJunta de Resolución de Disputas y demásotros medios de solución de controversias anivel de ejecución contractual previstos en laLCE.

• Los contratos de locación de servicioscelebrados con los presidentes de directorio,que desempeñen funciones a tiempocompleto en las entidades o empresas delEstado.

• Otros.

SUPUESTOS EXCLUIDOS EL ÁMBITO DE APLICACIÓN SUJETOS A SUPERVISION DEL OSCE (Art. 4 Ley 30225).

• Las contrataciones cuyos montos sean igualeso inferiores a ocho (8) UIT, vigentes almomento de la contratación (no aplica acompras por C-M).

• Contratación de servicios públicos (agua, luz,teléfono), siempre que NO EXISTA laposibilidad de contratar con MÁS DE UNPROVEEDOR.

• Las contrataciones que se deriven producto deuna donación, siempre que éstas representenpor lo menos el 25% del total de lacontratación.

• Contrataciones entre Estados.

• Con proveedores no domiciliados en el país,cuando se sustente la imposibilidad de realizarla contratación a través de los métodos decontratación de LCE.

Planificación y Programación

• Determinación de necesidades

• Verificación del Presupuesto Institucional

• Elaboración y aprobación del Plan Anual de Contrataciones

Actuaciones Preparatorias

• Requerimiento.

• Aprobación del Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración y aprobación de las Bases.

Selección

•Convocatoria

•Registro de participantes

•Presentación de consultas y observaciones

•Absolución de Cons. y Observ.

• Integración de Bases

•Presentación de propuestas

•Evaluación de propuestas

•Adjudicación

•Consentimiento

Ejecución Contractual

• Perfecciona-miento del contrato

• Ejecución de prestaciones

• Conformidad

• Liquidación o pago

PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA:

Etapas

Planificación.

• Plan Estratégico Institucional (PEI).• Plan Operativo Institucional (POI).• Determinación de necesidades

(Requerimiento).• Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).• Plan Anual de Contrataciones (PAC).

LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Y SU ARTICULACIÓN CON LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ACTOS PREPARATORIOS

C

PLANEAMIENTO

PRESUPUESTO

ABASTECIMIENTO

REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES

• Postores deben estar inscritos en el RNP, enel Registro objeto de la convocatoria,vigentes y sin impedimento para contratarcon el Estado.

• La Entidad (Comité Especial) deberá validardicha información en la página:www.rnp.gob.pe

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

Cuadro de necesidades: Las áreas usuarias solicitan bienes,servicios u obras. OEC elabora un proyecto de PAC.

«Todas» las contrataciones de bienes, servicios y obras quese requerirán durante el año fiscal.

Luego de aprobado el PIA se aprueba el PAC, quematerializa la programación, registrando los tipos deprocesos de selección con fecha estimada de convocatoria.

Modificación:

a) Inclusiones o exclusiones y,

b) Cuando el valor referencial varíe en 25% y se cambieel tipo de proceso de selección.

Evaluación semestral. Bajo responsabilidad del Titular.

TOPES PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 2015

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Contenido

Requerimiento. Estudio de posibilidades (cambios). Valor referencial. Certificación presupuestal. Tipo de proceso. Modalidad de Selección. Sistema de contratación. Fórmula de reajuste. Bases administrativas. Propuestas de los postores (admitidas y

no admitidas). Acta y Cuadro comparativo de la Buena

Pro. Apelación.

Contrato (Adelantos, Adicionales, reducciones).

Penalidades. Complementarios. Acuerdos conciliatorios / Laudos

arbitrales. Liquidación / Conformidad. Pago.

Finalidad de la contratación.

Cumplimiento de metas y objetivos

Aplicación de los principios de eficacia, eficienciay celeridad.

Abastecimiento oportuno de sus necesidades

Maximizar el valor del dinero (value for money)


1.- Requerimiento.

El área Usuaria debe hacer el requerimientodel bien, servicio u obra.

Deberá sustentar la finalidad pública.

Se debe establecer las características,condiciones obligatorias, aspectos técnicos ycontractuales.

Verificar uso de Reglamentos Sectoriales yNormas Técnicas Peruanas (INDECOPI).

• Las especificaciones técnicas, términos de referenciao expediente técnico deben formularse de formaobjetiva y precisa, proporcionando acceso encondiciones de igualdad al proceso de contratación yno generar obstáculos que perjudiquen lacompetencia.

• No se hace referencia a marcas, patentes,procedencia u origen (Excepto Estandarización), conla finalidad de favorecer o descartar ciertosproveedores o ciertos productos.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O TÉRMINOS DE REFERENCIAS

Se elaboran cuando el objetode la contratación sonservicios o consultorías.

Se elaboran cuando el objetode la contratación son losbienes.

EETT

TDR

ASPECTOS A CONSIDERAR EN LAS EETT O TDR

Definir en forma clara y precisa los aspectossustanciales del OBJETO de la convocatoria.

Las características técnicas deberán sujetarse acriterios objetivos, razonables y congruentes conel bien, servicio o consultoría requerida y su costototal.

No se debe hacer referencia a marcas o nombrescomerciales, patentes, diseños o tiposparticulares.

En el caso que corresponda y si las hubiera,deberá atenerse a lo dispuesto en losreglamentos técnicos, normas metrológicasy/o sanitarias nacionales.

La contratación de bienes o servicios decarácter permanente, cuya provisión serequiera de manera continua o periódica, serealizará por períodos no menores a un (1)año


El plazo de ejecución de las prestaciones puede serhasta un máximo de tres (3) años, salvo que por leyesespeciales o por la naturaleza de la prestación serequieran plazos mayores.

En el caso de servicios de asesoría legal, como elpatrocinio judicial, arbitral u otros similares, el plazopodrá vincularse con la duración del encargo acontratarse.

Cuando se trate del arrendamiento de bienesinmuebles, el plazo original del arrendamiento podráser hasta por un máximo de tres (3) años prorrogablesen forma sucesiva por igual o menor plazo.


Las EETT y los TDR deberán ser suscritos por el áreausuaria y el área técnica que intervino en suelaboración.

El contenido de las EETT o TDR debe ser validado através del Estudio de posibilidades que ofrece elmercado, el cual determina la pertinencia de realizarajustes a las características y/o condiciones de lo quese va a contratar.

Importante: No se deben requerir certificaciones internacionales ISO, como TDR o EETT. Verificar la existencia de antecedentes en el SEACE. Contratar un experto, siempre que la contratación requiera del

conocimiento de aspectos técnicos. Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestación.

LA ESTANDARIZACIÓN

Definición.

Es el proceso de racionalización que una Entidad debeaplicar cuando le resulte inevitable contratar un bien oservicio de una determinada marca o tipo particulardado que, sólo dicho bien o servicio, garantiza lafuncionalidad, operatividad o valor económico delequipamiento o infraestructura preexistente en laEntidad.

CUÁNDO PROCEDE LA ESTANDARIZACIÓN

Siempre

____________

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_______________________

PROCEDIMIENTO DE LA ESTANDARIZACIÓN

El área usuaria elaborará un informe técnicosustentando la necesidad de realizar laestandarización, el cual deberá contener comomínimo:

• La descripción del equipo o infraestructurapreexistente.

• La descripción del bien o servicio requerido.

• El uso o aplicación que se le dará al bien oservicio requerido.

• La justificación de la estandarización.

• Nombre, cargo y firma de la personaresponsable de la estandarización.

• Fecha de la elaboración del informetécnico.

La estandarización será aprobada por el Titular dela Entidad, o por el funcionario al que se hayadelegado dicha función, con el documento degestión correspondiente, sobre la base del informetécnico de estandarización emitido por el áreausuaria. Al día siguiente de su aprobación deberápublicarse en el portal web de la Entidad, así comotambién remitirlo al OEC.

ESTANDARIZACIÓN

Aspectos a tomar en cuenta:

Se debe indicar con claridad los objetivosgenerales y específicos de la adquisición,si haymás de uno, expresarlo de manera explicita.

Deberá indicar detalladamente las prestacionesaccesorias de los bienes, de ser el caso.

Deberá indicar que todos los bienes sean nuevos,sin uso, a menos que la Entidad haya previstoaceptar bienes usados.

Deberá especificarse detalladamente, la cantidadexacta o aproximada.

Dichas características están referidas a lascondiciones que debe cumplir el bien parasatisfacer las necesidades de la Entidad.

NOTA:El procedimiento de estandarización es solamente parapoder convocar un proceso de selección con una marcadeterminada, por lo demás, deberá cumplirse todos losprocedimientos y obligaciones que requiere unprocedimiento de contratación.

2.- ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

(usar formatos)

El estudio de posibilidades que ofrece el mercadopermite, entre otros aspectos:

Determina la existencia de pluralidad de potenciales proveedores y la posibilidad de distribuir la buena pro.

Determina la existencia de pluralidad de marcas y de bienes sustitutos con mejor relación calidad –precio.

ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Determina la pertinencia de ajustar el requerimiento y los aspectos que pueden ser evaluados.

Determinar criterios para factores de evaluación. Mejoras.

Puede determinar el valor estimado o valorreferencial, según el objeto (LCE 30225)

* Directiva 04-2013-OSCE/CD.* Comunicado 14-2013-OSCE/PRE.

3. Valor Referencial o Valor Estimado

(Art. 18 Ley 30225)

Es el monto determinado por el OEC, tomando comoreferencia el objeto de la contratación.

Será valor estimado cuando la contratación sea de bienes oservicio y, será valor referencial, cuando se trate de obras oconsultorías.

En cualquier caso, su determinación deberá realizarsetomando en cuenta las diversas fuentes, siendo obligatorioel uso de dos fuentes como mínimo.

Las fuentes pueden ser: cotizaciones, estructuras decostos, catálogos, precios históricos, SEACE. (Ver OpiniónN°42-2009/DTN).

Valor Referencial o Valor Estimado(Art. 18 Ley 30225

Debe reflejar el valor del mercado, utilizando mínimo dosfuentes, salvo que sea imposible conseguirlas, lo que debesustentarse.

Antigüedad: BB y SS (3) meses desde aprobación deexpediente. En obras serán seis (6) meses como máximo.

Resumen Ejecutivo: OEC lo elabora y CE lo publica.Obligatorio en LP, CP, AD (Selectiva o Pública) y AMCderivada de LP, CP o AD (Directiva N°007-2012-OSCE-CD).

Se calcula teniendo en cuenta todos los tributos, seguros,transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales y todosaquellos aspectos que incidan directa o indirectamente enla contratación.


4. Certificación presupuestal.

La Oficina de Presupuesto otorgará lacertificación por el año fiscal donde se produce laconvocatoria para garantizar el créditopresupuestario para comprometer el gasto.

Emitirá una constancia de que el gasto seráconsiderado en la programación del año fiscalque corresponda (previsión).

Precisión cuando el devengado se producirá enun año fiscal distinto a aquel en que se produce laconvocatoria.(Ver opinión N°016-2010/DTN).

Certificación presupuestal


5. Otros documentos:

Licitación Pública.

TIPOS DE PROCESO Concurso Público.

Adjudicación Simplificada (bienes y servicios).

Selección de Consultores Individuales.

comparación de precios

procedimiento clásico

MODALIDAD DE SELECCIÓN Subasta Inversa

Convenio Marco

suma alzada

SISTEMAS DE CONTRATACIÓN Precios Unitarios

mixto: obras

MODALIDAD DE EJEC. CONTRACT. Concurso Oferta

Llave en mano

FRACCIONAMIENTO

(Art. 19° LCE y 20° RLCE)

Prohibición de dividir una contratación para darlugar al cambio del tipo de proceso de selección opara evadir la aplicación de la normativa decontrataciones del Estado para dar lugar acontrataciones menores a tres (3) UIT.

La contratación de bienes o servicios de carácterpermanente, cuya provisión se requiera demanera continua o periódica, se realizará porperíodos no menores a 1 año.

NO SE CONSIDERA FRACIONAMIENTO

Estando acreditada la necesidad en la etapa de planificación, laEntidad restringió la cantidad a contratar por no contar a dichafecha la con la disponibilidad presupuestal.

Cuando con posterioridad a la aprobación del PAC, surja unanecesidad extraordinaria e imprevisible adicional a laprogramada, debiendo atenderse esta última.

Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuenciade procesos de selección con objetos contractuales distintos,contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajoregímenes especiales.

Las contrataciones efectuadas usando los Catálogos deConvenios Marco.

Propiciar la participación de las micro y pequeñas empresas,en aquellos lugares determinados por el MEF.

COMITÉ ESPECIAL

Designación: integrantes (3) titulares y (3)suplentes del CE y CEP.

Impedimentos para ser miembro. Intervención de miembros suplentes.Correspondencia entre los miembros.Plazo para convocar la instalación.Los acuerdos constarán en actas.Quórum.Competencias, responsabilidad y remoción.Supuesto de experto independiente.

¿PREGUNTAS?

¡¡GRACIAS!!

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