INSTRUCTIVO PARA LA PARAMETRIZACIÓN DE LA INFORMACI ÓN EXÓGENA AÑO GRAVABLE 2013.

RESOLUCIÓN 00273 DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2013

Pasos para parametrizar en el software contable SysCafé el reporte del formato 1001 versión 9 para presentación de medios magnéticos.

Antes de parametrizar el sistema es necesario que el usuario conozca como se deben realizar ciertos movimientos contables en el cual se guarda información importante para la presentación de estos reportes.

Información para las columnas de Iva como mayor val or del gasto o costo

Paso N° 1

Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en general los comprobantes en los cuales se digitan códigos contables se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo botón. el cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de activos fijos.

Al dar clic en el botón “Pgter” podrá ingresar la base (Valor del pago a tercero sin IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible”, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla “No deducible en renta” como lo indica la grafica 001 con ello los valores se acumulan en las columnas “Valor del pago No deducible” e “IVA que estaba incluido como un mayor valor del gasto No deducible”

Gráfico 001

El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 002

Gráfico 002

También podrá revisar el informe de Examinar movimiento contable, el cual encuentra en la ruta Informes > Contabilidad > Examinar movimiento contable.

Allí puede revisar los movimientos contables y encontrará la columna Base y Base2 para su respectivo análisis como lo indica el gráfico 003.

Gráfico 003

Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema solicitara “Base”, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita “Base 2”, allí se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 004.

Grafico 004

En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el catalogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA.

En la compra debe diligenciarla de forma tradicional y deberá abrir el candado para dejar la columna Iva en cero y la nueva columna IvaND (Iva no descontable) con la tarifa o valor del Iva asumido como lo ilustra el gráfico 005 y 006.

Grafico 005

Gráfico 006

Ejemplo: Costo total del articulo 1.151.520,40 Iva incluido. Producto gravado al 16%

Base: 992.690 Valor del Iva asumido: 158.830,40

Parametrización de los Formatos de Información Exóg ena

Paso Nº 2

En el catalogo “plan de cuentas” del menú “Archivos”, parametrice en “definición de cuentas” las siguientes cuentas contables

Las cuentas contables a diligenciar son Autorretenciones Cree (Con la cual se da cumplimiento al Parágrafo 13 del artículo 22 de la presente resolución)1 y

1 Parágrafo 13. Las autorretenciones a título de impuesto sobre la renta e Impuesto sobre la Renta para la equidad CREE deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.

Retención en la fuente asumida y Retención del Cree asumido (Retenciones Cree asumida entre Mayo 01 y Agosto 31 de 2013)

Adicionalmente debe configurar en el plan de cuentas el tipo de impuesto de las diferentes cuentas como se indica a continuación.

• Para las cuentas de retención en la fuente debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención en la fuente por pagar (Cr)

• Para las cuentas de retención de Iva debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención de Iva por pagar (Cr)

• Para las cuentas de retención del CREE debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención del CREE por pagar (Cr)

• Para las cuentas de Retención en la fuente asumida debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención en la fuente asumida (DB)

• Para las cuentas de retención del Cree asumido debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención Cree asumido (DB)

Recuerde: Las cuentas de inventarios y propiedad planta y equipo no deben llevar el parámetro de “Requieren tercero”.

La columna “Retención asumida a título de IVA al régimen simplificado” y “Retención asumida a título de IVA al régimen Común” del formato 1001 dependerá de la parametrizacion anterior, mas la clasificación tributaria de cada tercero, para ello parametrice mediante la opción “Catalogo de terceros” del menú Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta pertenece al régimen común o simplificado, como lo ilustra la grafica 010.

Gráfica 010.

Y también diligencie en las tarifas de Iva las respectivas cuentas contables como lo indica el siguiente gráfico.

Ruta: Sistema > Parámetros > Fiscales > Tarifas de Iva > Avanzados.

Paso N° 3

Para generar el formato 1001, por favor ingrese a Informes – Fiscales – Información exógena - Dian.

En la actualización se creó un nuevo botón de “Homologación cuentas a conceptos Dian Exógena” desde donde se podrá clasificar las cuentas contables con el respectivo formato y concepto Dian como lo indica el siguiente gráfico.

En esta nueva ventana de Homologación se podrá realizar filtros por formatos y cuentas contables, adicionalmente en la parte inferior usted podrá adicionar cuentas contables con el respectivo concepto Dian o eliminar cuentas.

Uno de los principales cambios en el formato 1001, es que integra el formato 1002 (Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar las cuentas contables de la retención en la fuente con el mismo código Dian que utilizo en la cuenta del gasto o la causación para relacionarlos en el formato

Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato 1001.

La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite presentar los movimientos débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las facturas de venta y notas de inventarios.

Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1001 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

FORMATO 1006

Los parámetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuanto se debe realizar la homologación de cuentas contables junto con el concepto Dian.

Para generar el formato 1006, ingrese a Informes – Fiscales – Información exógena – Dian, y seleccione el formato 1006.

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación2, tal como lo ilustra la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportará el movimiento Crédito de las cuentas seleccionadas.

Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1006 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

2 La “aplicación” para este formato se refiere a la ubicación o columna en la cual se reflejarán los respectivos

valores

PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN.

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCafé como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre validador Tributario.

En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de la hoja de cálculo de Excel, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador tributario en la opción “Complementos”, digite el numero de registros a incluir, tal como lo indica el siguiente grafico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre el botón “Agregar”.

Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas deseadas.

También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se muestra en el grafico.

Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al pre validador, homologue la información y cuando este lista para subir, seleccione todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la información en el revalidador lista para ser validada.