Disponer de la Documentación

Organizada, con miras a la recuperación de la información para su uso institucional o personal

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo ResponsabilidadResponsabilidad

GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto actividades administrativas y Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación. su utilización y Conservación.

ARCHIVO ARCHIVO TOTALTOTAL

Concepto que hace referencia Concepto que hace referencia al proceso integral de los al proceso integral de los

documentos en su Ciclo Vital.documentos en su Ciclo Vital.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Comprende el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. Dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar, describir y servir los documentos que conforman un archivo.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

ORDENACIÓN DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES

Haga una distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo

100-18 DECRETOS

Decreto 001 de Marzo 25 de 2005

Decreto 002 de Junio 04 de 2005

Decreto 003 de Noviembre 18 de 2005

100-28 INFORMES

100-28-01 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL

Informe Institucional 1997

Informe Institucional 1998

100-28-02 INFORMES DE GESTIÓN

Informe de Gestión 1997

Informe de Gestión 1998

Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido

Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos que corresponden al expediente en cuestión y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior.

Consigne los datos exigidos en los espacios correspondientes que vienen impresos en la caja para archivo. (Utilice marcador rojo, letra legible)

EJECUCIÓN DEL PLAN (FASE OPERATIVA)

Organización documentalIdentificaciónClasificaciónDepuraciónOrdenaciónDescripción – inventarioValoración – Determinación de la

retención documentalDisposición finalSelección – muestreo

ELABORACIÓN DE LAS TVD

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!