dise no implement ac i on

i

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y

ADMINISTRACIN

UNIDAD SANTO TOMS

SECCIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO DE PLANEACIN DEL TECNOLGICO DE ACAPULCO, PARA SER

MS COMPETITIVO

T E S I S

QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD EN ADMINISTRACIN DE NEGOCIOS

P R E S E N T A

RICARDO FLORES OLIVEROS

DIRECTOR DE TESIS

DRA. MARA ANTONIETA ANDRADE VALLEJO

Mxico, D.F. Enero 2009

iv

ndice Pgina

Resumen........viii

Summary..........ix

Glosario......x

Relacin de tablas, cuadros y figuras..........xi

Introduccin....xiv

Dedicatoria..xvi

CAPTULO 1. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

1.0 Introduccin.1

1.1 Objeto de estudio...1

1.2 Situacin problemtica..1

1.3 Planteamiento del problema.2

1.4 Objetivo general.2

1.5 Objetivos particulares2

1.6 Inferencia del trabajo.3

1.7 Justificacin de la investigacin...3

1.8 Criterios de la investigacin..4

1.9 Preguntas de investigacin..5

1.10 Identificacin de variables..5

CAPTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLGICOS

2.1 Resea histrica del Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos.6

2.2 Visin...8

2.3 Misin...8

2.4 Poltica de calidad..8

2.5 Objetivo....8

2.6 Valores.....9

2.7 Distribucin y creacin de los Institutos Tecnolgicos..10

2.8 Matrcula total por niveles...12

2.9 Frontera del conocimiento..12

1.10 Instituto Tecnolgico de Acapulco......12

v

CAPTULO 3. MARCO TERICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.1 Planeacin...17

3.2 Procesos...21

3.2.1 Caractersticas de los procesos.22

3.2.2 Clasificacin de los procesos.23

3.3 Enfoque basado en procesos...23

3.3.1 Metodologa del enfoque basado en procesos...24

3.4 Procedimientos27

3.5 Anlisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos 30

CACPTULO 4. ANLISIS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

4.1 Descripcin de los procedimientos33

4.1.1 Programa de Trabajo Anual33

4.1.2 Programa Operativo Anual..35

4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA37

4.1.4 Reprogramacin del Programa Operativo Anual.38

4.1.5 Anteproyecto de Inversin......39

4.1.6 Estructura Educativa39

4.2 Anlisis de cada procedimiento41

4.2.1 Programa de Trabajo Anual41

4.2.2 Programa Operativo Anual..45

4.2.3 Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual..49

4.2.4 Reprogramacin del Programa Operativo Anual.53

4.2.5 Anteproyecto de Inversin..57

4.2.6 Estructura Educativa....61

CAPTULO 5. LLENADO DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTACIN

DE LOS PROCEDIMIENTOS

5.1 Formato de registro para el Programa de Trabajo Anual..66

5.1.1 Instructivo de llenado del Programa de Trabajo Anual..67

5.2 Formato de registro para el Programa Operativo Anual69

5.2.1 Formato de desglose de partidas..69

vi

5.2.1.1 Instructivo de llenado del desglose del Programa Operativo Anual.70

5.2.2 Formato de concentrado por proceso...70

5.2.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso71

5.2.3 Formato del POA, concentrado por partida presupuestal..73

5.2.3.1Instructivo y llenado del formato concentrado por partida resupuestal.74

5.2.4 Formato del captulo 5000..75

5.2.4.1 Instructivo de llenado de formato del captulo 500075

5.2.5 Formato del concentrado del proyecto..76

5.2.5.1 Instructivo y llenado del concentrado del proyecto..77

5.3 Formato de registro para el Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo

Anual77

5.3.1 Instructivo y llenado del formato de registro del Seguimiento de las Metas

del Programa de Trabajo Anual...78

5.4 Formatos de registro para la Reprogramacin...79

5.4.1 Formato de captacin de ingresos propios..79

5.4.1.1 Instructivo y llenado del formato de captacin de ingresos propios.80

5.4.2 Formato del concentrado por proceso para la reprogramacin81

5.4.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso de la

Reprogramacin.82

5.4.3 Formato del RPOA concentrado por partida presupuestal83

5.4.3.1 Instructivo y llenado del formato del concentrado por partida

presupuestal del RPOA85

5.4.4 Formato del RPOA, para el captulo 500086

5.4.4.1 Instructivo y llenado del formato del captulo 5000..86

5.5 Formato de registro para el Anteproyecto de Inversin... 87

5.5.1 Instructivo y llenado para el Anteproyecto de Inversin.88

5.6 Formato de registro para la Estructura educativa..90

5.6.1 Formato de materias....90

5.6.1.1 Instructivo y llenado del formato de materias de la Estructura

Educativa.91

5.6.2 Formato de docentes...93

5.6.2.1 Instructivo y llenado del formato relacin del personal docente de la

Estructura Educativa.93

vii

5.6.3 Formato no docente....95

5.6.3.1 Instructivo y llenado del formato relacin del personal no docente

de la Estructura Educativa95

5.6.4 Formato concentrador.....96

5.6.4.1 Instructivo y llenado del formato concentrador de la Estructura

Educativa..97

CAPTULO 6. PRESENTACIN DE RESULTADOS

6.1 Resultados obtenidos en el procedimiento del PTA100

6.2 Resultados obtenidos en el procedimiento del POA104

6.3 Resultados obtenidos en el procedimiento del Seguimiento del PTA 2007108

6.4 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Reprogramacin...112

6.5 Resultados obtenidos en el procedimiento del Anteproyecto de Inversin.116

6.6 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Estructura Educativa 2007.120

Conclusiones126

Bibliografa.127

Otras fuentes de informacin.128

Anexos130

viii

Resumen

Con el propsito de buscar una solucin en el rezago de la entrega de informacin

que se tiene en el Instituto Tecnolgico de Acapulco, en el departamento de

planeacin, se hizo la propuesta de elaborar un manual procedimientos en el

proceso de planeacin y llevar a cabo su implementacin. Para lograrlo fue

necesario analizar y documentar cada uno los procedimientos para garantizar que la

informacin que se procesa es veraz; y de esta manera proporcionar una

herramienta administrativa confiable a los usuarios y dueos de los procedimientos.

En el anlisis se identificaron las relaciones que existen entre ellos, as como los

departamentos de la Institucin involucrados. El manual incluye los formatos de

registro que permiten guardar la informacin necesaria que sirva para la toma de

decisiones. Tambin se hace referencia a los lugares donde se extrae la informacin

para poder utilizarla en el llenado de los formatos. Se busc en todo momento

cumplir con la parte normativa en la entrega de informacin en tiempo y forma para

estar dentro de la competitividad en el Sistema de Institutos Tecnolgicos.

Para mayor comprensin de los procedimientos, se realizaron diagramas de flujo y

pseudocdigo que sealan puntualmente la secuencia lgica y sus respectivas

relaciones; se hizo un detallado anlisis de los campos de los formatos para indicar

puntualmente que informacin corresponde a cada uno de ellos; se analizaron

tambin las relaciones que existen entre los procedimientos para tener una visin

ms amplia de la bsqueda y aplicacin de la misma. Finalmente se hicieron las

pruebas necesarias con todos los procedimientos y con todos los departamentos de

la Institucin, para medir los tiempos en la recuperacin, procesamiento e integracin

de la informacin. En esta etapa final se utiliz una tcnica estadstica (diagrama de

Pareto), para detectar los puntos crticos de tiempo en cada procedimiento y poder

compararlo con el tiempo que se hacan hacindolo de manera tradicional (sin

manual de procedimientos). Finalmente, pudo observarse que se logr una mejora

significativa.

ix

Summary

With the purpose of looking for a solution in the leave behind of the delivery of

information that one has in the Technological Institute of Acapulco, in the department

of Planning, a proposal was made of to elaborate a manual of procedures in the

process of Planning and to carry out its implementation. To achieve it, it was

necessary to analyze and to document each one the procedures to guarantee that the

information that is processed is truthful; and this way to provide a reliable

administrative tool to the users and owners of the procedures. In the analysis the

relationships were identified that exist among them, as well as the departments of the

involved Institution. The manual includes the registration formats that allow to keep

the necessary information that is good for the taking of decisions. Reference is also

made to the places where the information is extracted to be able to use it in the one

filled of the formats. It was looked for in all moment to fulfill the normative part in the

delivery of information in time and it forms to be inside the competitiveness in the

System of Technological Institutes.

For bigger understanding of the procedures, they were carried out diagrams of flow

and pseudocdigo that point out the logical sequence and their respective

relationships on time; a detailed analysis of the fields of the formats was made to

indicate on time that information corresponds each one of them; they were also

analyzed the relationships that exist among the procedures to have a wider vision of

the search and application of the same one. Finally the necessary tests were made

with all the procedures and with all the departments of the Institution, to measure the

times in the recovery, prosecution and integration of the information. In this final stage

a statistical technique was used (diagram of Pareto), to detect the critical points of

time in each procedure and power to compare it with the time that you/they were

made making it in a traditional way (without manual of procedures). Finally it could be

observed that a significant improvement was achieved.

x

Glosario

CENIDET. Centro Nacional de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico.

CIIDET. Centro Interdisciplinario de Investigacin y Docencia en

Educacin Tecnolgica.

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO. Documento que emite la

Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para utilizar las partidas

presupuestales.

CREDIT. Centro Regional de Estudios de Graduados e Investigacin

Tecnolgica

CRODE. Centro Regional de Optimizacin y Desarrollo de Equipo.

DGEST. Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica

DGIT. Direccin General de Investigacin Tecnolgica

EXPROFESO. Que se realiza para el fin que es utilizado.

ITA. Institutos Tecnolgicos Agropecuarios

ITD. Institutos Tecnolgicos Descentralizados.

ITF. Instituto Tecnolgico Forestal.

ITMAR. Institutos Tecnolgicos del Mar

PARTIDAS. Claves presupuestales.

PIID. Programa Institucional de Innovacin y Desarrollo.

POA. Programa Operativo Anual

PSEUDOCDIGO. Descripcin escrita que indica el orden en que se

desarrolla una actividad.

PTA. Programa de Trabajo Anual

RPOA. Reprogramacin del Programa Operativo Anual

SES. Subsecretara de Educacin Superior.

SNET. Sistema Nacional de Educacin Tecnolgica

SNIT. Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos

SUBPRESUPUESTO. Es un documento que se utiliza para pedir autorizacin

del uso de partidas restringidas a la Direccin General de Educacin Superior

Tecnolgica.

xi

Relacin de tablas, cuadros y figuras Pgina

Tabla No. 2.1. Matrcula total del sistema 12

Tabla No. 2.2. Matrcula Tecnolgico de Acapulco, a enero 2008 14

Tabla No. 2.3. Historial acadmico del Tecnolgico de Acapulco al 2006 15

Tabla No. 3.1. Metodologa para el enfoque basado en procesos 25

Tabla No. 4.1. Descripcin de los procesos sustantivos 34

Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno 36

Tabla No. 4.3 Distribucin del gasto de la partida 1308 37

Tabla No. 4.4.Especificaciones del software solicitado 37

Tabla No. 4.5 Pseudocdigo del PTA 44

Tabla No. 4.6 Pseudocdigo del POA 48

Tabla No. 4.7 Pseudocdigo del Seguimiento de las Metas del PTA 52

Tabla No. 4.8 Pseudocdigo de la Reprogramacin 56

Tabla No. 4.9 Pseudocdigo del Anteproyecto de Inversin 60

Tabla No. 4.10 Pseudocdigo de Estructura Educativa 63

Tabla No. 6.1 Registro de los tiempos obtenidos en la elaboracin del

PTA, sin manual de procedimientos 101

Tabla No. 6.2. Registro de frecuencias por rangos de tiempo 102

Tabla No. 6.3. Registro de los tiempos despus de aplicar el manual de

Procedimientos 103

Tabla No 6.4. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 103

Tabla No. 6.5 Registro de los tiempos en la elaboracin del POA 2008,

obtenidos sin aplicar el manual de procedimientos 105

Tabla No. 6.6. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 105

Tabla No. 6.7. Registro de los tiempos obtenidos en la elaboracin

del POA 2008, utilizando el manual de procedimientos 107

Tabla No. 6.8 Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 107

Tabla No. 6.9 Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008 109

Tabla No. 6.10. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 109

Tabla No.6.11. Registro de tiempos para el seguimiento del PTA 2008 111

Tabla No. 6.12 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 111

Tabla No. 6.13 Registro de tiempos para la elaboracin de la

xii

Reprogramacin 2007 113

Tabla No. 6.14.Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 113


Reprogramacin 2007 115


Tabla No. 6.17 Registro de los tiempos para la elaboracin del

Anteproyecto de Inversin 2009 117


Tabla No. 6.19 Registro de los tiempos para la elaboracin del

Anteproyecto de Inversin 2009 119

Tabla No. 6.20. Registro de rangos, frecuencias y porcentajes 119


Estructura Educativa 2007 121

Tabla No. 6.22 Registro de rangos, frecuencias y porcentajes 121

Tabla No. 6.23 Registro de los tiempos para la elaboracin

de la Estructura Educativa 2007 123


Tabla No. 6.25 Registro de los tiempos por procedimiento con manual

y sin manual 125

Cuadro No. 5.1. Formato de registro del Programa de Trabajo

Anual 66

Cuadro No. 5.2 Desglose del Programa Operativo Anual por partidas 69

Cuadro No.5.3. Formato concentrado por proceso 71

Cuadro No. 5.4 Formato de POA, concentrado por partida presupuestal 73

Cuadro No. 5.5. Formato del captulo 5000 75

Cuadro No 5.6 Formato de concentrado del proyecto. 76

Cuadro No. 5.7. Formato de registro del seguimiento del Programa

de Trabajo Anual 78

Cuadro No. 5.8. Formato de registro para la captacin de ingresos

Propios 80

Cuadro No. 5.9. Formato de registro de concentrado por proceso

para la Reprogramacin 82

Cuadro No. 5.10 Formato del RPOA, concentrado por partida

xiii

Presupuestal 84

Cuadro No. 5.11. Formato del captulo 5000 para la Reprogramacin 86

Cuadro No. 5.12. Formato de registro del Anteproyecto de Inversin 88

Cuadro No. 5.13. Formato de la Estructura Educativa Materias 91

Cuadro No. 5.14 Formato de la Estructura Educativa Relacin

del Personal Docente 93

Cuadro No. 5.15 Formato de la Estructura Educativa Relacin

del Personal No Docentes 95

Cuadro No. 5.16 Formato de la Estructura Educativa Concentrado 97

Figura No. 2.1 Mapa de distribucin de los Institutos Tecnolgicos 11

Figura. No. 3.1 Procesos 21 Figura No. 3.2 Estructura organizacional basada en procesos 22

Figura No. 3.3. Mejora continua 26

Figura No. 3.4 Relacin de procesos y procedimientos 27

Figura No. 4.1 Diagrama de flujo del procedimiento del PTA 43

Figura No. 4.2 Diagrama de flujo del procedimiento del POA 47

Figura No. 4.3 Diagrama de flujo del Seguimiento del PTA 51

Figura No. 4.4 Diagrama de flujo de la Reprogramacin 55

Figura No. 4.5 Diagrama de flujo del Anteproyecto de Inversin 59

Figura No. 4.6 Diagrama de flujo de la Estructura Educativa 62

Figura No. 6.1 Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.2 102

Figura No. 6.2 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.4 104 Figura No. 6.3 Diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6 106

Figura No. 6.4 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.8 108

Figura. No. 6.5. Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.10 110

Figura No. 6.6. Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.12 112







xiv

Introduccin

Algunos de los aspectos importantes para la toma de decisiones en la

administracin, son los manuales referidos a procedimientos, ya que son una gua

para el usuario, proporcionan la orientacin adecuada de lo que se debe hacer en las

unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin,

son herramientas que ayudan a mejorar y enfocar los esfuerzos de un usuario, para

lograr los objetivos y las tareas que se le han encomendado. Los manuales son

utilizados en la prctica como puntos de referencia para el adiestramiento del nuevo

personal.

El presente trabajo de investigacin se realiz con la finalidad de proporcionar al

Departamento de Planeacin del Instituto Tecnolgico de Acapulco, en el Proceso de

Planeacin, la implantacin de un manual de procedimientos del proceso de

planeacin con la finalidad de cumplir con la normatividad en la entrega de

informacin en tiempo y forma para mantenerse dentro del campo competitivo del

Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos. Se analiz detalladamente la

informacin que se involucra en cada uno de ellos, la relacin que existe entre

procedimientos y la identificacin de los departamentos que participan en cada uno

de ellos. Se busc con esta implantacin disminuir el tiempo de recopilacin,

integracin y envo de la informacin.

Estos procedimientos forman parte del proceso de planeacin y sirven para generar

informacin que se enva a las autoridades y sirve como parmetro para obtener

los indicadores que describen el comportamiento de la Institucin, en materia

educativa, infraestructura, equipamiento, atencin a la demanda educativa,

matrcula, metas a lograr, seguimiento de las metas, economas, espacios de

esparcimiento, espacios deportivos, laboratorios, equipamiento, planes de estudio y

recurso humano.

En la bsqueda de dar cumplimiento en tiempo y forma con la informacin que se

requiere, se pretendi dar a los usuarios y dueos de los procedimientos las

facilidades suficientes para recabar, procesar e integrar la informacin de esos

procedimientos. Los procedimientos se venan realizando de manera emprica, es

decir, no exista una gua que indicara la forma de realizarlos y definitivamente al

xv

llevar a cabo las pruebas de implantacin con un manual documentado se

observaron aspectos importantes como el ahorro de tiempo y, por supuesto, un

ahorro econmico

Este trabajo se estructura en seis captulos donde se abordan cada uno de los

aspectos para poder documentar los procedimientos adecuadamente.

En el primer captulo, se hace un anlisis de la metodologa que se utiliza para

realizar la investigacin sobre los procesos y la documentacin de procedimientos,

en el segundo captulo se hace un referente contextual del lugar donde se realiza la

investigacin, el tercer captulo se enfoca a la parte de procesos y procedimientos,

que es un referente emprico-terico de los mismos, el cuarto captulo hace

referencia al anlisis de los procedimientos existentes en el departamento de

planeacin, el quinto captulo se refiere al llenado de los formatos y su

documentacin y, finalmente, en el sexto captulo se hace la implantacin del

manual de procedimientos y se analizaron los resultados. Para esta implantacin se

hace uso del manual de procedimientos ya documentado y una tcnica estadstica

(diagrama de Pareto) para conocer el comportamiento de los tiempos en cada

procedimiento. Para la implementacin de cada procedimiento se toma en cuenta el

calendario que la DGEST, enva para la entrega de informacin, por esta razn se

realiza cada uno de ellos en perodos diferentes durante el ciclo fiscal 2007.

xvi

Dedicatoria

El trabajo en equipo siempre dar buenos resultados. Gracias a ti: Juana, Lupita,

Jazmn, Anel, y Monse, por privarlos de mi presencia y del tiempo que les pude

dedicar.

A mis padres, familiares y amigos por sus consejos. A ti Dra. Mara Antonieta, por el

apoyo profesional e incondicional que me brindaste; pero sobre todo a ti Dios, por

todo lo que me haz dado.

Hacia atrs ni para tomar impulso, siempre hacia adelante

1

CAPTULO 1. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

1.0 Introduccin

En este captulo se define la metodologa de la investigacin que permite identificar

claramente la forma de realizarla. Por tanto, se identifica el objeto de estudio, la

situacin problemtica, planteamiento del problema, los objetivos, general y

particulares, la inferencia de trabajo, la justificacin, los criterios de investigacin y

las variables dependientes e independientes.

1.1 Objeto de estudio

El objeto de estudio es el Proceso de Planeacin del Instituto Tecnolgico de

Acapulco. Se analizaron y documentaron los procedimientos que se derivan de este

proceso atendiendo siempre el cumplimiento formal de acuerdo a la normatividad

vigente de la Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica (DGEST), de

acuerdo a los tiempos previamente establecidos en su calendario de actividades. De

antemano se atendieron seis procedimientos fundamentales de los cuales se reporta

informacin a esta dependencia; estos procedimientos son: Programa de Trabajo

Anual, Programa Operativo Anual, Seguimiento de las metas del Programa de

Trabajo Anual, Reprogramacin del Programa Operativo Anual, Anteproyecto de

Inversin y Estructura Educativa.

1.2 Situacin problemtica

El Instituto Tecnolgico de Acapulco, es una Institucin de Educacin Pblica, de

nivel superior que atiende una poblacin de 4000 alumnos, en promedio y durante

32 aos de existencia, la informacin la ha procesado de manera emprica sin una

herramienta administrativa que ayude a la optimizacin de recursos y sobre todo que

facilite la entrega en tiempo y forma de la misma. Por otro lado, la DGEST, es la

dependencia que regula al Tecnolgico acadmica y administrativamente; por tanto,

se le tiene que enviar informacin de acuerdo a un calendario de actividades que

2

enva al inicio del ejercicio fiscal. Las causas que ocasionan que la informacin no se

entregue en tiempo y forma en muchos de los casos, son varias: tal como falta de

personal, capacitacin, equipamiento, y falta de herramientas administrativas. En

investigaciones hechas con anterioridad se determinaron las causas ms

significativas que influyen en esta problemtica, y dentro de stas se encontraron

dos causas principales: falta de personal y falta de documentacin de los

procedimientos (Villa Gmez, 2006:46). La falta de personal, est fuera de la

competencia de la Institucin, por lo que se opt por enfocar el trabajo documentar

los procedimientos derivados de este proceso de planeacin. Los Tecnolgicos del

sistema reciben un subsidio federal o estatal destinado al equipamiento de talleres y

laboratorios, as como para la operatividad del mismo; sin embargo, en los ltimos

aos este subsidio est en funcin del cumplimento en el envo de la informacin en

tiempo y forma que sirve como indicador al sistema educativo en Mxico (Secretara

de Educacin Pblica). Por tanto, si el Tecnolgico no cumple con esta encomienda

queda fuera de competencia para la recepcin de recursos.

1.3 Planteamiento del problema

La falta de un manual de procedimientos en el proceso de planeacin que facilite el

trabajo en la recopilacin, procesamiento e integracin de la informacin, no est

permitiendo cumplir con la normatividad vigente.

1.4 Objetivo General

Disear e implementar un manual de procedimientos en el proceso de planeacin

que facilite el trabajo en la recopilacin, procesamiento e integracin de la

informacin para cumplir la normatividad vigente de manera eficaz y ser ms

competitivo.

1.5 Objetivos particulares

Hacer un anlisis del proceso de planeacin.

Analizar los procedimientos derivados del proceso de planeacin.

3

Identificar qu procedimientos tienen relacin entre s; es decir, que la

informacin de uno se pueda utilizar como entrada de otro.

Identificar qu Departamentos participan en cada procedimiento ya sea en

forma directa o indirecta.

Eficientar la recopilacin e integracin de la informacin.

Analizar los formatos para el registro de la informacin.

Difundir la documentacin de los procedimientos a los Departamentos.

Monitorear los tiempos de respuesta de los usuarios al realizar los

procedimientos con su manual y sin l.

Trabajar con el calendario de actividades que enva la DGEST, para cumplir

con la normatividad.

1.6 Inferencia del trabajo

En la medida que se implanten los procesos y procedimientos, en el proceso de

planeacin, se lograr cumplir con la normatividad vigente en tiempo y forma.

1.7 Justificacin de la investigacin.

Los beneficios que esta investigacin proporciona en la implantacin del manual de

procedimientos en la Institucin, han sido positivos. Se ha logrado disminuir el

tiempo en la recopilacin, procesamiento e integracin de la informacin, este hecho,

por supuesto, ha colocado al Tecnolgico dentro los Tecnolgicos que cumplen;

evitando as violar la normatividad vigente del Sistema, y tambin se fortalece

administrativamente porque ahora cuenta con la informacin en tiempo y forma para

tomar las decisiones de manera oportuna. En el mbito acadmico impacta

favorablemente porque se ha logrado tener la estructura educativa a tiempo y as

ofrecer un mejor servicio a los alumnos en la asignacin de horarios y materias

mejorando el equipamiento de talleres y laboratorios que se traduce en un beneficio

directo para el alumno; por ejemplo: en investigacin educativa se han involucrado a

alumnos en la participacin de proyectos de investigacin, tambin se han acreditado

las carreras de Ingeniera Bioqumica y Arquitectura gracias a la asignacin de dinero

para tal fin. En el mbito organizacional se ha logrado mayor control, mejor

4

planeacin y administrativamente se existe mayor equilibrio y armona entre los

departamentos. Adems ahora se tiene la certeza del lugar correcto donde acudir

para solicitar la informacin.

1.8 Criterios de la Investigacin

Mtodo formal hipottico-deductivo: Para el caso particular de esta

investigacin, en el departamento de planeacin del Instituto Tecnolgico de

Acapulco, la entrega de informacin se haca fuera de tiempo y forma, por lo

que se observaron algunos factores que estaban influyendo; entre ellos, la

elaboracin de los procedimientos, estaban realizndolos de manera

emprica, es decir; no exista ningn manual de referencia para la elaboracin

de los mismos, de este hecho nace la propuesta de investigacin.

Metodologa cualitativa: La investigacin en todo su desarrollo se realiz

dentro del Instituto Tecnolgico de Acapulco, y esto dio origen a tener una

visin ms clara porque se percibe el problema desde adentro del entorno

donde se llev a cabo la investigacin.

Tipologa de investigacin:

a) Explorativa. Con base en la observacin de la problemtica que exista en

el departamento de planeacin, se pudieron identificar los aspectos ms

importantes del proceso, los cuales se incluyeron en esta propuesta de

investigacin.

b) Descriptiva. Durante la investigacin, se logr identificar las propiedades

de cada procedimientos y de esta forma se hace la propuesta para cumplir

con el objetivo y homogeneizar la informacin.

c) Analtica. Se analizaron cada uno de los procedimientos del proceso de

planeacin para ver su interrelacin entre ellos y la informacin

correspondiente.

d) Propositiva. Para disminuir significativamente los tiempos de entrega de la

informacin se propuso el diseo e implantacin del manual de

procedimientos.

5

1.9 Preguntas de investigacin

En que medida la implementacin del manual de procedimientos lograr

reducir los tiempos de entrega?

Cules son las condiciones existentes de los elementos administrativos,

tcnicos y operativos para la implementacin del manual de procedimientos?

Cul ser el compromiso de las nuevas administraciones que lleguen al

Tecnolgico para seguir aplicando el manual de procedimientos?

En que medida las nuevas polticas del Sistema seguirn orientadas hacia el

cumplimiento de entrega de informacin y que el manual siga siendo til?

Cul ser el compromiso del Tecnolgico para seguir actualizando el

manual de procedimientos con nuevas versiones?

1.10 Identificacin de variables

Variable independiente.

Procesos de planeacin

Variable dependiente.

Procedimientos del proceso de planeacin

Competitividad

6

CAPTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLGICOS

En este captulo se hace un referente histrico del campo donde se desarrolla la

investigacin. Se hace un estudio de cundo y cmo nace el SNIT, su distribucin en

Repblica Mexicana, el aporte que hace a la educacin superior tecnolgica, las

modalidades de educacin, y la poblacin estudiantil que atiende. Tambin se hace

un estudio de la frontera del conocimiento, y de igual forma se hace un anlisis del

Tecnolgico de Acapulco, que es el punto particular donde se realiza la investigacin.

2.1. Resea histrica del Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos

Los primeros Institutos Tecnolgicos surgen en Mxico en 1948, que son creados por

el Instituto Politcnico Nacional y son los Institutos Tecnolgicos de Chihuahua y

Durango. Muy poco tiempo despus son establecidos los de Saltillo (1951) y Ciudad

Madero (1954). Hacia 1955 estos primeros cuatro tecnolgicos atienden una

poblacin escolar de 1,795 alumnos, de los cuales 1,688 eran hombres y slo 107

mujeres. En 1957 se establece el IT de Orizaba y los institutos tecnolgicos son

desincorporados del Instituto Politcnico Nacional pasando a depender directamente

de la Secretara de Educacin Pblica (http://www.dgest.gob.mx/web/index.

php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).

En 1958 aparece el libro: La Educacin Tcnica en Mxico. Institutos Tecnolgicos

Regionales, editado por la Secretara de Educacin Pblica, libro que marca la

desincorporacin plena de los Tecnolgicos, y el inicio de una nueva etapa

caracterizada por la respuesta que darn estas Instituciones a las necesidades

propias del medio geogrfico, social y del desarrollo industrial de la zona en que se

ubican.

Al llegar a sus veinte aos de existencia, los diecisiete Institutos Tecnolgicos

existentes estaban presentes ya en catorce estados de la Repblica. En la dcada

siguiente (1968-1978) se fundaron otros 31 Institutos tecnolgicos distribuidos ahora

7

en veintiocho entidades del pas para alcanzar un total de 48 Tecnolgicos en 1978.

Durante esta dcada se crearon los Centros de Investigacin y apoyo a la educacin

tecnolgica, como el CIIDET, 1976 en Quertaro y el primer CRODE, en Celaya.

En 1976 se crea el COSNET, que ofrece un nuevo panorama de organizacin y con

l surge el Sistema Nacional de Educacin Tecnolgica, de la cual los Institutos

Tecnolgicos sern parte importante al integrar SNIT (http://www.dgest.

gob.mx/web/index. php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).

De 1978 a 1988 se crean doce nuevos tecnolgicos y tres Centros Regionales de

Optimizacin y Desarrollo de Equipo. La investigacin y los postgrados se

desarrollan con gran intensidad gracias a la creacin de los CREGIT que se van

instituyendo paulatinamente en cada uno de los planteles. Para 1988 los

Tecnolgicos atendieron una poblacin escolar de 98,310 alumnos, misma que en

los cinco aos siguientes creci hasta 145,299, atendidos por una planta docente de

11,229 profesionales y 7,497 empleados de personal de apoyo.

En 1990 nace el Sistema de Institutos Tecnolgicos descentralizados o estatales,

bajo esquemas distintos a los que operan en los Tecnolgicos federales ya que

cuentan adems con la participacin de los Estados y Municipios en que se ubican.

En el ao 2006 se reestructur el Sistema Educativo Nacional por niveles, lo que

trajo como resultado la integracin de la SES, transformando a la DGIT, en Direccin

de General de Educacin Superior Tecnolgica. En la DGEST se agruparon como

Tecnolgicos Federales a los Institutos Tecnolgicos Agropecuarios, Institutos

Tecnolgicos del Mar e Institutos Tecnolgicos Forestales, de igual manera, se

integraron, an cuando con una coordinacin aparte, los Institutos Tecnolgicos

Superiores Descentralizados http://www.dgest.gob.mx/web/.

Actualmente el Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos est constituido por 218

Institutos Tecnolgicos, que por su vocacin institucional son: ciento ochenta y cinco

Tecnolgicos industriales, veinte agropecuarios, seis de ciencia y tecnologa del mar

y uno de carcter forestal. Adems cuenta con seis centros especializados: cuatro

8

Centros Regionales de Optimizacin y Desarrollo de Equipo, un Centro

Interdisciplinario de Investigacin para el Desarrollo de la Educacin Tecnolgica y

un Centro Nacional de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico, mismos que atienden

a una poblacin escolar que llega a los 336,879 estudiantes en todo el territorio

nacional http://www.dgest.gob.mx/web/.

2.2 Visin.

El Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos, se consolidar como un Sistema de

Educacin Superior Tecnolgica de vanguardia as como uno de los soportes

fundamentales del desarrollo sostenido, sustentable y equitativo de la Nacin y del

fortalecimiento de su diversidad cultural.

2.3 Misin

Contribuir a la conformacin de una Sociedad mas justa, humana y con amplia

cultura cientfico-tecnolgica, mediante un sistema integrado de Educacin Superior

Tecnolgica, equitativo en su cobertura y de alta calidad.

2.4 Poltica de Calidad

La Organizacin establece el compromiso de implementar todos sus procesos

orientndolos hacia la satisfaccin de sus alumnos sustentada en la Calidad del

Proceso Educativo, para cumplir con sus requerimientos, mediante la eficacia de un

Sistema de Gestin de la Calidad y de mejora continua, conforme a la norma ISO

9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000.

2.5 Objetivo

Ofrecer servicios educativos de calidad para formar personas con alto sentido de

responsabilidad social, que participen de manera productiva y competitiva en el

mercado laboral

9

2.6 Valores

Es importante para el Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos, fomentar los

valores en sus alumnos y personal que labora en l.

El ser humano: Es el origen y el destino de todos los esfuerzos y recursos del

Sistema y de la Direccin General; es por ello su valor central. El sentido

primario de las Instituciones es el ser humano. La existencia de una Institucin

se justifica slo si los resultados de sus trabajos inciden en el mejoramiento de

la calidad de vida de las personas.

El espritu de servicio: Es la actitud que debe distinguir al personal de la

DGEST por el profesionalismo en su desempeo.

El liderazgo: Es la capacidad que debe caracterizar al personal de la DGEST,

para integrarse en la conduccin innovadora, visionaria, participativa y

comprometida con la operacin y el desarrollo del SNIT y de la propia

Direccin General.

El trabajo en equipo: Es el proceso que se realiza de manera armnica, en el

que las actitudes multiplican los logros en la consecucin de objetivos

comunes y se propicia el desarrollo de las personas.

La calidad: Es la cultura compartida por el personal de la Direccin General,

que lo motiva a transformar su forma de ser y hacer las cosas con los ms

altos estndares de servicio.

El alto desempeo: Es el propsito permanente por superar los estndares

de calidad y mejorar los resultados del trabajo, fundamentado en los valores y

convicciones de la propia persona.

10

2.7 Distribucin y creacin de los Institutos Tecnolgicos

Los Institutos tecnolgicos se distribuyen a lo largo y ancho del territorio nacional y

existen cuatro clasificaciones como se mencion en la resea histrica. El anexo 1,

muestra las tablas de clasificacin de los Institutos tecnolgicos, as como el ao de

creacin y su ubicacin.

Para ilustrar mejor la ubicacin, la figura No. 2.1 es un mapa de distribucin

estratgica de los Institutos Tecnolgicos en todo el Territorio Nacional.

11

Figura No. 2.1 Mapa de distribucin de los Institutos Tecnolgicos

Fuente: www.dgest.gob.mx/web/

SES DGEST

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACIN

SUPERIOR TECNOLGICA77 Tecnolgicos Industriales

4 CRODEs

1 CENIDET

1 CIIDET

108 Institutos Tecnolgicos

Descentralizados

6 Institutos Tecnolgicos del Mar

20 Institutos Tecnolgicos Agropecuarios

1 Instituto Tecnolgico Forestal

1 CIRENA

218 Institutos Tecnolgicos y

Centros de Educacin Superior

SNEST

DGEST

12

2.8 Matrcula total por niveles

La tabla No. 2.1 muestra la matrcula total a nivel de licenciatura, posgrado y

especialidades en el Sistema de Institutos Tecnolgicos en sus diferentes

modalidades ( a distancia, presencial y abierta).

Tabla No. 2.1 Matrcula total del sistema

Matrcula

Lic.Total

332,469 336,879

Matrcula Posgrado

(Maest., Doct., Espec.)

4,410

Fuente: www.dgest.gob.mx/web/

2.9 Frontera del conocimiento En la frontera del conocimiento, el Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos, ha

logrado el apostillamiento de documentos para que sus alumnos o egresados,

continen sus estudios en el extranjero de acuerdo al Reglamento Interior de la

Secretara de Educacin Pblica: Artculo 11 fracciones X y XIV y Artculo 19,

fracciones XVII y XXI; convenio de la Haya de 1961 sobre la eliminacin de requisitos

de legalizacin de documentos pblicos extranjeros. Por otro lado, se tienen

convenios con Universidades extranjeras para hacer estudios de posgrado y

colaborar en proyectos de investigacin. Por mencionar algunas: Universidad de

Valencia, Espaa; Universidad Central de las Villas, Cuba; Universidad de Austin

Texas, E.U., Universidades Coreanas.

2.10 Instituto Tecnolgico de Acapulco

El Instituto Tecnolgico de Acapulco, fue la primera institucin educativa tecnolgica

de nivel superior en el estado de Guerrero. El gobierno estatal solicit en 1973 al

gobierno federal la creacin de una Institucin de tal modalidad, para as satisfacer la

creciente demanda de profesionales capacitados que, arraigados a su regin,

contribuyeran al desarrollo de la entidad. El 19 de septiembre de 1975 se realiza la

ceremonia inaugural del llamado inicialmente Instituto Tecnolgico Regional de

Acapulco.

13

La institucin comenz sus actividades acadmicas el da 05 de octubre de 1975. Al

principio cubra los niveles medio superior y superior, pero a partir de 1980, la DGIT,

autoriza la desconcentracin de sus Instituciones educativas, y con el fin de brindar

apoyo expresamente al nivel superior, adems de que para ese entonces ya se

contaba con varias escuelas de nivel medio superior en la localidad, ofert desde

1983 slo carreras de nivel superior en los sistemas escolarizado y abierto.

En su inicio ofert las siguientes especialidades en nivel medio superior:

Tcnico Laboratorista Qumico

Tcnico en Obras Arquitectnicas

Tcnico en Mantenimiento Mecnico

Tcnico en Administracin de Personal

Tcnico en Aire Acondicionado y Refrigeracin

Cuando ofert educacin en el nivel superior se abrieron las carreras siguientes:

Ingeniera Electromecnica con especialidad en Planta y Mantenimiento

Licenciatura en Relaciones Comerciales. Siendo su poblacin de 51

estudiantes.

Actualmente oferta seis carreras a nivel licenciatura:

Arquitectura

Contadura

Ingeniera Bioqumica

Ingeniera en Sistemas Computacionales

Ingeniera Electromecnica

Licenciatura en Administracin (sistema abierto y escolarizado)

Licenciatura en Contadura (sistema abierto y escolarizado)

Visin del Instituto Tecnolgico de Acapulco

Ser la Institucin de educacin superior tecnolgica y pblica lder en

la regin que ofrece programas de educacin de licenciatura y

posgrado, con certificacin de clase mundial articulando las

funciones sustantivas de la educacin, la docencia, la investigacin,

la vinculacin y la extensin.

14

Misin del Instituto Tecnolgico de Acapulco

Formar seres humanos con responsabilidad profesional y

compromiso sociocultural capaces de caodyuvar en la solucin de

los problemas sociales, industriales, tecnolgicos y econmicos

prioritarios del pas. Asumiendo su papel como actores del cambio en

proceso globalizador, actuando con responsabilidad y recreando los

valores y actitudes del ser humano con su entorno.

El Instituto Tecnolgico cuenta con una matrcula de 3424 alumnos incluyendo la

licenciatura y el posgrado; como se ve en la tabla No 2.2.

Tabla No.2.2 Matrcula Tecnolgico de Acapulco, a enero 2008

Hombres Mujeres Hombres Mujeres

Licenciatura en

Aministracin Escolarizada 18 35 213 577 843

Licenciatura en

Aministracin Abierta 0 0 64 95 159

Licenciatura en

Contadura Escolarizada 2 1 110 168 281

Licenciatura en

Contadura Abierta 0 0 30 44 74

Ingeniera

Bioqumica Escolarizada 11 8 126 153 298

Ingeniera en

sistemas

computacionales Escolarizada 56 22 355 317 750

Ingeniera

Electromecnica Escolarizada 23 0 472 11 506

Arquitectura Escolarizada 24 7 275 196 502

Posgrado Escolarizada 4 7 0 0 11

138 80 1645 1561 3424

TOTAL

NUEVO INGRESO REINGRESO

Totales

MODALIDADCARRERA

Fuente: Estadstica bsica del Tecnolgico de Acapulco

Durante los doce ltimos aos el Tecnolgico de Acapulco ha atendido en sus seis

carreras y en ambas modalidades la cantidad de alumnos que se muestran en la

tabla No. 2.3, as como las otras actividades que ah se reflejan.

15

Tabla No. 2.3. Historial acadmico del Tecnolgico de Acapulco al 2006

CARRERAS 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

MATRCULA

Arquitectura 499 520 525 520 541 550 607 588 511 556 511 531

Bioqumica 141 145 141 146 144 184 204 261 270 279 288 320

Electromecnica 378 373 431 440 460 480 508 528 518 515 505 563

Sistemas 956 985 1072 1075 1050 150 1257 1226 1108 1000 876 842

Administracin 1002 871 874 876 876 876 857 904 821 846 861 894

Contadura 0 0 500 506 556 556 393 388 346 359 343 363

Administracin(sist. Ab) 117 134 146 145 145 145 206 241 234 261 178 261

Contadura (Sist. Ab) 131 147 141 159 159 159 132 143 135 148 110 123

TOTALES 3224 3175 3830 3867 3931 3100 4164 4279 3943 3964 3672 3897

NUEVO INGRESO

Arquitectura 0 0 0 0 0 0 136 128 511 137 107 111

Bioqumica 0 0 0 0 0 0 88 123 87 74 92 64

Electromecnica 0 0 0 0 0 0 165 154 130 130 122 132

Sistemas 0 0 0 0 0 0 263 261 171 184 161 193

Administracin 0 0 0 0 0 0 228 237 213 269 242 228

Contadura 0 0 0 0 0 0 74 108 86 100 70 83



TOTALES 0 0 0 0 0 0 1052 1144 1304 1039 890 904

EGRESADOS

Arquitectura 31 54 44 45 60 60 78 60 61 57 61 0

Bioqumica 12 14 27 19 19 23 31 16 24 26 5 0

Electromecnica 50 56 61 63 70 80 56 77 48 61 54 0

Sistemas 48 96 130 140 150 170 169 153 190 72 139 0

Administracin 0 0 0 25 35 40 107 131 120 78 96 0

Contadura 0 0 0 10 30 40 98 61 56 57 72 0



TOTALES 143 227 267 312 381 438 570 538 543 384 459 0

TITULADOS

Arquitectura 29 18 12 20 25 30 1 20 22 17 8 0

Bioqumica 14 7 3 9 13 20 9 14 6 16 0 0

Electromecnica 14 41 87 60 65 70 48 18 15 12 12 0

Sistemas 24 31 55 60 65 70 50 46 53 29 15 0

Administracin 0 0 0 0 5 10 45 96 100 52 25 0

Contadura 0 0 0 0 5 15 40 45 55 28 18 0



TOTALES 81 101 160 154 187 229 202 253 267 169 90 0

AOS

Fuente: Estadstica bsica del Tecnolgico de Acapulco

Por otro lado cuenta con una plantilla de personal de 214 docentes y 75 no docentes

(administrativos y de apoyo).

16

Comentarios finales del captulo En este captulo se hizo una resea histrica de cmo y cuando nace el Sistema

Nacional de Institutos Tecnolgicos, la creacin de nuevos Institutos, sus

caractersticas, su visin, su misin, sus valores, as como la distribucin en todo el

territorio mexicano.

Es importante resaltar la visin de crear Institutos Tecnolgicos que satisfagan las

necesidades de regiones especficas, eso garantiza que se le lleva educacin

superior a todos los rincones del Pas. Por otro lado se da una semblanza del

Instituto Tecnolgico de Acapulco, su visin, su misin, las carreras que oferta, sus

modalidades, su matricula al 2008, el comportamiento acadmico durante los doce

ltimos aos as como su planta de catedrticos, administrativos y de apoyo. Este

captulo nos da una referencia contextual del campo de accin donde se realiza la

investigacin.

17

CAPTULO 3. MARCO TERICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

En este captulo se hace un referente emprico terico de la planeacin, de procesos

y procedimientos as como el enfoque basado en procesos para ver cmo las

organizaciones se ven beneficiadas independientemente del tipo y giro de las

mismas. Se aborda el concepto de planeacin porque no puede desligarse de

ninguna actividad. Se ver, qu es el enfoque basado en procesos, cuales son las

interrelaciones que existen en sus procedimientos y las estructuras organizacionales.

Por otro lado tambin se hace referencia a algunas organizaciones que basan sus

actividades en procesos y la implantacin de manuales de procedimientos.

3.1 Planeacin.

La planeacin, puede definirse como un proceso que todos los seres humanos

hacemos para desarrollar nuestras actividades cotidianas; se realizan los planes

previamente analizados para lograr un objetivo; algunas otras definiciones son:

Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse. Comprende la previsin, la

cual permite estudiar simultneamente varias alternativas y decidir en la etapa de

planeacin aquella con la cual debe de trabajar la organizacin (Laris, 1999:73),

planeacin es escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades

propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados (George R.

Terry, 1962:144), planeacin es el proceso administrativo de escoger y realizar los

mejores mtodos para satisfacer determinaciones polticas y lograr los objetivos

(Jimnez, 1968:17).

En la actualidad la planeacin es indispensable para lograr los objetivos planteados y

es importante considerar los siguientes puntos:

1. La planeacin obliga a tener preparadas varias soluciones.

2. Es importante precisar los objetivos principales y establecer prioridades.

3. La direccin puede afrontar situaciones de incertidumbre.

4. Evitar que las tareas se vuelvan rutina.

5. Enfocarla para la reduccin de costos y mejorar la productividad.

18

6. Difundir el plan a toda la organizacin.

7. Debe enfocarse a la solucin de problemas mediatos.

8. Aprovechar todos los recursos en la planeacin.

9. Debe verse como una herramienta de control.

.

Todas las organizaciones tienen la necesidad de trazar planes y proyectos para

mantenerse competitivos en el mercado; por lo tanto esos planes los tienen que

aplicar para lograr los objetivos planteados. Para el logro de todo esto, es importante

considerar todos los factores posibles que estn involucrados en cada una de las

actividades tales como recursos humanos, recursos econmicos, ambiente laboral,

entorno ambiental y tecnologa.

Cuando ya se tienen analizados estos factores comienzan a trazarse los planes en

los cuales intervienen la identificacin de procesos y procedimientos y la forma como

se llevarn a cabo estratgicamente. Existen diferentes clasificaciones de planeacin

dependiendo de su enfoque (Ordaz Zubia, Saldaa Garca, 2006):

Planeacin personalizada: Est enfocada a los acontecimientos y a las

acciones personalizadas propias del individuo

Planeacin estratgica: Este tipo de planeacin est orientada al logro de los

objetivos de mediano y largo plazo, formulando sistemas continuos para la

toma de decisiones, realizando acciones especficas para la generacin de

indicadores que monitoreen el comportamiento de la organizacin a lo largo

de los procesos. Fernndez Gell, considera que los instrumentos ms

utilizados para su evaluacin son:

a) Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y

proyectos estratgicos.

b) Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta

en marcha de las actuaciones del plan estratgico sobre el desarrollo

socioeconmico.

c) Sistema de indicadores para evaluar la evolucin de los factores

eternos y para explorar escenarios futuros.

19

d) Seminarios anuales para efectuar una evaluacin global del progreso

del Plan.

Planeacin operativa: Las caractersticas ms sobresalientes de la operacin

operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos dentro de la

planeacin estratgica y tctica, es conducida y ejecutada por los jefes de

menor rango jerrquico; trata con actividades programables; sigue

procedimientos y reglas definidas con toda precisin; cubre periodos

reducidos y su parmetro principal es la eficiencia (Ordaz Zubia, Saldaa

Garca, 2006).

Planeacin tctica: La planeacin tctica define con precisin lo que se

pretende lograr dentro de una organizacin y basa su aplicacin en dos partes

fundamentales:

a) Plan: Es un documento que identifica los resultados especficos que se

necesitan lograr dentro del tiempo establecido. Este plan incluye los

recursos y acciones tales como: reas de resultados crticas, anlisis de

cuestiones crticas, indicadores crticos de rendimiento, objetivos, planes

de accin y revisin del plan.

b) Proceso: Es la participacin continua de los directivos y empleados en la

produccin de los planes y los resultados tangibles.

Planeacin normativa: La planificacin normativa trata de someter a la

voluntad humana el curso y la direccin de procesos sociales, por una serie de

procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan

para conseguir determinadas metas y objetivos. Sus perspectivas, enfoques y

modos de considerar los factores que intervienen en ella se desarrollan de la

siguiente manera: la planeacin normativa es un problema meramente

tcnico; se centra en la lgica de la formulacin; los planes, programas y

proyectos expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrtico, haciendo de a

planificacin una tecnologa que orienta las formas de intervencin social;

importancia del papel de los expertos en la elaboracin del plan, programas y

20

proyectos; el centro de la planificacin es el diseo y suele expresarse en un

plan-libro que expresa lo que debe hacerse; la definicin de los objetivos

resulta de diagnstico elaborado por los tcnicos; importan decisiones del

sujeto planificador que est fuera de la realidad, considerada como objeto

planificable; no considera oponentes, obstculos y dificultades que

condicionan la factibilidad del plan; el punto de partida es el modelo analtico

que explica la situacin problema, expresada en un diagnstico; el punto de

llegada es el modelo normativo que expresa el diseo del deber ser; la

dimensin normativa se expresa en un deber ser, del que se deriva un

esquema riguroso, normalizado y articulado de actuacin (Ordaz Zubia,

Saldaa Garca, 2006).

Planeacin prospectiva: La planeacin prospectiva contiene elementos de la

planeacin estratgica y normativa, y es conocida bajo el nombre de

adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional

Independientemente del tipo de planeacin, es importante llevar a cabo varias

etapas en la planeacin tales como:

Formulacin de objetivos: En esta etapa se busca identificar claramente qu

es lo que se pretende lograr.

Establecimiento de estrategias: En el establecimiento de estrategias se fijan

las reglas, las condiciones, y los recursos utilizados.

Planes operativos: En esta etapa se establecen los planes que servirn para

el logro de los objetivos.

Fijacin de planes financieros: Para el logro de cualquier objetivo es

importante determinar la cantidad de recursos financieros necesarios para

lograr las metas. Y es en esta etapa donde se fijan estos planes.

Ejecucin de las operaciones: En esta etapa se establecen los tiempos en

que se ejecutarn los planes.

21

Es importante mencionar que cada una de estas etapas se basa en suposiciones

porque dependen de las condiciones que existan en el tiempo de ejecucin de cada

una de ellas.

3.2 Procesos

Se definen como un conjunto de actividades que se realizan o suceden en forma

secuencial o paralela para lograr un objetivo. Y existen otros conceptos: como un

conjunto de procedimientos interrelacionados que toman las entradas como

alimentacin, se analizan y procesan y finalmente generan un resultado. Cuando

existen ms de un proceso interrelacionados se forman los macroprocesos. La figura

No. 3.1 ilustra un conjunto de procesos interrelacionados donde las salidas son las

entradas del otro.

Figura.3.1 Procesos

Fuente: Elaboracin propia

En esta grfica se aprecia la forma en que se genera un macroproceso. Se observa

que estn formados por dos o ms procesos que se interrelacionan y que las salidas

de uno son las entras de otro. Los macroprocesos por lo general siempre estn

presentes en cualquier organizacin porque existe un objetivo general y para lograrlo

casi siempre se forman subprocesos que lleva al logro de un objetivo particular, y as

sucesivamente.

PROCESO 2

PROCESO 1

PROCESO 3

INFORMACIN

INFORMACIN

INFORMACIN

22

Se dice que los procesos cruzan las estructuras de las organizaciones porque van

desde los niveles ms bajos hasta la alta direccin, como se ve en la fig. No. 3.2.

Fig. No. 3.2. Estructura organizacional basada en procesos


Se puede apreciar que existen procesos en todos los niveles de la organizacin, que

van desde los niveles ms bajos hasta la alta direccin, ligados totalmente; formando

macroprocesos para lograr las metas y objetivos de corto, mediano y largo plazo.

3.2.1. Caractersticas de los procesos

Son de carcter constante

Proveen productos(salidas)

Existen para satisfacer a un cliente

Son administrados por personas

Todo proceso tiene un dueo (responsable)

Alta Direccin

Mandos medios

Mandos bajos o niveles operativos

PROCESOS

23

Un proceso puede ser medido

Puede ser mejorado (mejora continua)

Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente las organizaciones

3.2.2 Clasificacin de los procesos

Los procesos pueden clasificarse como:

De la alta direccin. Son los necesarios para cumplir con la misin y la visin

de la organizacin. Por ejemplo: planeacin, asignacin de recursos, revisin

de la direccin entre otros ( Direccin General de Desarrollo Administrativo,

Secretara de la Contralora General, Gobierno del Estado de Sonora,

2006:19)

Procesos operativos. Son aquellos que se realizan con el fin de generar

productos o servicios que den cumplimiento a las necesidades del cliente.

Procesos soporte. Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para

que se puedan desempear los procesos de la alta direccin y los procesos

operativos ( Direccin General de Desarrollo Administrativo, Secretara de la

Contralora General, Gobierno del Estado de Sonora, 2006:19).

3.3 Enfoque basado en procesos

El enfoque basado en procesos radica fundamentalmente en que todas las

actividades se asocian e interrelacionan para poderlas considerar como un todo con

el propsito fundamental de mejorar la eficacia y la eficiencia. Para que una

organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas

actividades relacionadas entre si. De ah la importancia de que todas las actividades

estn orientadas hacia procesos.

En el enfoque basado en procesos cualquier afectacin se propaga en lnea a todo el

macro proceso. Algunos beneficios del enfoque basado en procesos son:

1. Integracin en lnea de todos los procesos para lograr los objetivos planeados.

2. Transparencia de las operaciones dentro de la organizacin.

24

3. Reduccin de costos a travs del uso eficiente de los recursos

4. Centra los esfuerzos en la eficiencia y la eficacia de los procesos

5. Genera un clima de confianza en los clientes y dueos de los procesos

6. Se alcanzan mejores resultados

7. Promueve la mejora continua

8. Estimula al personal al presentar de manera ms clara la actividad de cada

uno de ellos.

El enfoque basado en procesos es una muy buena forma para organizar y llevar a

cabo las actividades de trabajo que generan valor a las Organizaciones, al cliente y

todas las partes relacionadas. Las Organizaciones por lo general se gestionan

verticalmente con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre

unidades funcionales, de esta forma con frecuencia se le da menos prioridad a los

problemas que ocurren en los lmites de las interfaces que a las metas a corto plazo

de las unidades.

Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes interesadas ya que las

acciones estn frecuentemente enfocadas en las funciones ms que en el beneficio

global de la organizacin (Instituto Mexicano de Normalizacin, A.C., 2003:4).

El enfoque basado en procesos introduce la gestin horizontal, cruzando las barreras

entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas

principales de la Organizacin.

3.3.1Metodologa del Enfoque basado en procesos

Debe aplicarse una metodologa para llevar a cabo un enfoque basado en procesos,

que garantice su efectividad. En la tabla No. 3.1 se muestra una metodologa del

enfoque basado en procesos.

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Tabla No. 3.1. Metodologa para el enfoque basado en procesos

Pasos para el

enfoque basado en

procesos

Que hacer Orientacin

Defina el propsito de

la Organizacin

La Organizacin debera identificar sus

clientes y otras partes interesadas, as

como sus requisitos, necesidades y

espectativas para definir los

resultadoss previstos por la

Organizacin

Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y

otras partes interesadas y otras necesidades y espectativas.

Comuniquese frecuentemente con los clientesy otras partes

sinteresadas para asegurar el continuo entendimiento de sus

requisitos, necesidades y espectativas. Determine los

requisitos para gestin de la calidad, gestin ambiental,

gestin de la seguridad y salud ocupacional, riesgo de los

negocios, o responsabilidad social y otras disciplicas del

sistema de gestin que sern aplicadas dentro de la

organizacin

Defina las polticas y

objetivos de la

organizacin

Basndose en el anlisis de los

requisitos, necesidades y espectativas,

establezca las polticas y objetivos de la

organizacin

La alta direccin debera decidir a que mercado debera

dirigirse la organizacin y desarrollar polticas al respecto.

Basndose en esas polticas debera entonces sestablecer

objetivos para los resultados deseados (por ejemplo:

productos, desempeo ambiental, desepeo en seguridad y

salud ocupacional)

Determine los

procesos en la

organizacin

Identifique todos los procesos que son

necesarios para producir los

resusltados previstos

Determine los procesos necesarios para alcanzar los

resultados previstos. Estos procesos incluyen gestin,

recursos, realizacin, medicin y mejora. Identifique todos los

elementos de entrada y los resultados de los procesos junto

con los proveedores, clientes y otras partes interesadas ( que

pueden ser internos o externos)

Determine la

secuencia de los

procesos

Determine cmo es el flujo de los

procesos en su secuencia e interaccin

Defina y desarrolle una descripcin de la red de procesos y

sus interacciones. Considere lo siguiente: el cliente de cada

proceso, los elementos de entrada y los resultados de cada

proceso, que procesos estn interactuando, interfaces y

cuales son sus caractersticas, tiempo y secuencia de los

procesos que interactuan y eficacia y eficiencia de la

secuencia. Nota: como un ejemplo los procesos que terminan

en un resultado (tales como un producto entregado a un

cliente) interactuarn con otros procesos (tales como gestin,

medicin y seguimiento y procesos de provisin de recursos)

Pueden utilizarse mtodos y herramientas tales como

diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para

ayudar a la secuencia de procesos y sus interacciones)

Defina los dueos de

los procesos

Asigne la autoridad y responsabilidad

para cada proceso

La direccin debera definir el papel y las responsabilidades

individuales para asegurar la implementacin el

mantenimiento y la mejora de cada proceso y sus

interacciones. A tal individuo normalmente se le denomina

dueo del proceso. Para gestionar las interacciones del

proceso puede ser til establecer un equipo de gestin del

proceso que tenga una visin general de todos los procesos y

que incluya a cada uno de los representantes de cada

proceso que interactuan.

Defina la

documentacin del

proceso

Determine los procesos que se van a

documentar y la forma de llevarlo a

cabo

Los procesos existen dentro de la organizacin y el enfoque

inicial debera estar limitado a identificarlos y gestionarlos de

la menra ms apropiada. No existe un catlogo o lista de

procesos que tengan que ser documentados. El propsito

principal de la documentacin es permitir la operacin

coherente y estable de los procesos. La organizacin debera

determinar los procesos que deberan ser documentados,

basndose en: El tamao de la organizacin y el tipo de

actividades, La complejidad de sus procesos e interacciones,

la criticidad de los procesos y la disponibilidad de personal

competente. Cuando sea necesario documentar los procesos,

se pueden utilizar diferentes mtodos tales como

representaciones grficas, instrucciones escritas, listas

diagramas de flujo, medios visuales o mtodos electrnicos.

Fuente: Instituto Mexicano de Normalizacin, A.C.

El enfoque basado en procesos introduce la gestin horizontal cruzando las barreras

entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas

principales de la organizacin (Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos, Norma

Mexicana IMNC, Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin A.C.). En

el enfoque basado en procesos se toma muy en cuenta la mejora continua que

consiste en planear las actividades, llevarlas a acabo, medirlas para tener

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parmetros como indicadores y finalmente actuar; es decir, mejorar lo que ya se hizo.

La figura No. 3.3. muestra este enfoque.

Figura No. 3.3 Mejora continua

Fuente: Instituto Mexicano de Normalizacin A.C.

De la figura No. 3.3. se observan los aspectos que deben considerarse en la mejora

continua del enfoque basado en procesos y que prcticamente son cuatro:

1. Planificar. Establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la

organizacin.

2. Hacer. Implementar los procesos

3. Verificar. Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los

productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el

producto e informar sobre los resultados.

4. Actuar. Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeo del

proceso.

Actuar Planificar

Cmo mejorar Qu hacer?

la prxima vez Cmo hacerlo?

Verificar Hacer

Se hicieron las Haga lo

cosas planeado

segn lo

planeado

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3.4 Procedimientos

Los procedimientos se ejecutan en conjunto y articulan todo el proceso y sus

relacin con otros. Se dice que un procedimiento documentado es un instrumento de

operacin en el que se describen un conjunto de actividades precisas con secuencia

lgica y ordenada en el que se consigna lo que se hace, quien lo hace, cuando lo

hace y cmo se hace. La figura No. 3.3 muestra una relacin entre procedimientos y

procesos.

Figura No. 3.4 Relacin de procesos y procedimientos


Puede observarse en la figura No. 3.4, que un proceso puede estar formado por dos

o ms procedimientos, los cuales se alimentan de entradas para poder generar unas

salidas. Por otro lado los procedimientos requieren documentarse de tal forma que

sirvan de gua al usuario final.

Los manuales de procedimientos son herramientas administrativas que ayudan a

agrupar todos los procedimientos que correspondan a un mismo proceso y a una

misma rea y/o a otros procesos interrelacionados (Gua Tcnica para Documentar

procedimientos, Departamento de Organizacin y Mtodos, Servicio de Salud de

Jalisco).

ENTRADAS

PROCESO

PROCEDIMIENTO 1 PROCEDIMIENTO 2

PROCEDIMIENTO.N

SALIDAS

INSUMOS,

MATERIA

PRIMA

RESULTADO,

PRODUCTO

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La documentacin de procedimientos evita que se generen problemas, al desarrollar

actividades administrativas y operativas en algn proceso. Ayuda a controlar, a

dirigir, a ordenar y a implementar a un estado mximo de inconsistencias en las

actividades. Adems los procedimientos deben ser diseados de tal forma que

garanticen que la informacin ser oportuna, ntegra y confiable pero que adems

fluya por los canales adecuados y llegue a las personas indicadas.

Si bien es cierto que los procedimientos permiten establecer la secuencia de

actividades y que adems determinan el orden en que se deben realizar, tambin es

cierto que no indican la manera o la forma en que deben llevarse a cabo, para eso

existen los mtodos, instrucciones o tcnicas adoptadas para lograrlo.

Los procedimientos van ntimamente ligados con los mtodos o tcnicas adoptadas

donde los procedimientos indican la secuencia lgica en que deben realizarse las

actividades y los mtodos o tcnicas indican la forma en que se desarrollan. Estos

mtodos o tcnicas consideran todos los elementos necesarios para facilitar la

comprensin de la tarea; tales como diagramas de fluyo, cuadros comparativos,

pseudocdigos, entre otros (Gua Tcnica para Documentar procedimientos,

Departamento de Organizacin y Mtodos, Servicio de Salud de Jalisco).

Los procedimientos deben proveer una sistematizacin dentro de la organizacin,

que coadyuven a lograr una estandarizacin para lograr agilizar los procesos,

reducir costos y obtener algunas ventajas tales como (Gua Tcnica para

Documentar procedimientos, Departamento de Organizacin y Mtodos, Servicio de

Salud de Jalisco):

Administrar los esfuerzos dentro de la organizacin

Alcanzar un nivel de consistencia en toda la organizacin

Delegar funciones y responsabilidades

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Mantener una mejora continua

Reducir costos

Coordinar actividades sistemticamente

Atender oportunamente las actividades

Procesamiento de la informacin confiable

Facilitar la induccin y capacitacin de personal de nuevo ingreso

Sealar oportunamente la interrelacin que existe con otros procedimientos

Un procedimiento documentado debe indicar puntualmente los dueos de los

procesos, las actividades que se realizan, las responsabilidades de los usuarios, la

participacin de los trabajadores que colaboran directa o indirectamente, los formatos

de registro, el instructivo de llenado, diagramas y control de registros. Si la

documentacin del procedimiento es adecuada, se garantiza que los productos o

servicios sean eficientes, oportunos y de calidad permanente; logrando una mejora

continua. Por tal razn los procedimientos deben documentarse hasta el ms mnimo

detalle donde no se deje nada sin considerar o que cause ambigedades en algunas

tareas.

Es importante delimitar oportunamente el procedimiento para tener claro el alcance

que debe considerarse dentro del escenario que se est atendiendo, as como todos

los elementos y aspectos que influyen directa o indirectamente en el mismo.

Los procedimientos deben contener los siguientes elementos (Gua Tcnica para

Documentar procedimientos, Departamento de Organizacin y Mtodos, Servicio de

Salud de Jalisco):

Nombre. El documento debe contener un nombre que identifique plenamente

las actividades que se realizan as como el alcance del mismo.

Cdigo. Para el control de registros, el documento debe contener un cdigo

que lo identifique plenamente.

Versin. La versin nos indica el nmero de actualizaciones que se le han

hecho al documento.

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Objetivo. El objetivo, es el fin que se pretende alcanzar o el resultado

esperado al aplicar el procedimiento.

Alcance. Establece las delimitaciones del procedimiento, es decir; donde

inicia y donde termina, incluyendo las actividades y reas involucradas.

Polticas. Son los lineamientos normativos que se establecen explcitamente

para una adecuada toma de decisiones.

Conceptos. Es la descripcin de aquellas palabras, frases y abreviaturas que

sean significativas para el procedimiento.

Descripcin. Se explica detalladamente el procedimiento en forma

secuencial, ordenada, lgica y sistemtica para no generar ambigedades.

Responsables. Se piden los nombres y las firmas de los responsables de la

elaboracin y autorizacin.

Sellos. Es importante que los documentos estn sellados por el departamento

que lo elabora y quien lo autoriza para que se considere como un documento

controlado.

3.5 Anlisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos.

Como apoyo para el desarrollo de esta investigacin se consultaron los siguientes

trabajos donde tienen implementados manuales de procedimientos y actividades

basadas en procesos:

Trabajos especiales de Grado, en el Instituto Universitario de Tecnologa de

Administracin Industrial (I.U.T.A), Venezuela:

Br. Arvalo Trinidad, Marvelis. (Abril 2002), lleva por titulo "Diseo de un

procedimiento administrativo de egreso de materiales por ventas en la

empresa AB Industries de Venezuela, C.A".

31

Br. Ynez G. Anali. (Agosto 2001), se titula "Diseo de un manual de normas y

procedimientos para el control de materiales y equipos daados o extraviados

propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVE S.A".

Br. Ros Yolimar. (Marzo 2002) El cual se titula "Rediseo del formulario y

procedimiento de compras primas requeridas (CPR-2) en la Planta Elctrica

Alfredo Salazar CADAFE" Anaco. Estado- Anzoategui.

Rubn Contreras Cabrera, Arturo Muzquiz Pea, Jos de Jess Becerra

Soto,Gua Tcnica para Documentar procedimientos, Departamento de

Organizacin y Mtodos, Servicio de Salud de Jalisco.

Direccin General de Desarrollo Administrativo de Sonora, Gua para la

elaboracin del manual de procedimientos.

Diseo de un manual de procedimientos administrativos de entradas y

salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell de

Venezuela C.A. Anaco edo. Anzotegui.

Metodologa para la elaboracin de calendarios de conservacin: principios y

procedimientos, Lus Hernndez Olivera - Manuela Moro Cabero, Facultad de

Traduccin y Documentacin. Universidad de Salamanca.

Gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos,

Subsecretara de Administracin y finanzas a travs de la Direccin General

de Programacin, Organizacin y Presupuesto, Mx.

Manual para la elaboracin y presentacin del proyecto de residencias

profesionales y la opcin x para titulacin, de la DGEST.

Manual de Procedimientos del Instituto Politcnico Nacional. Tambin existen

manuales de procedimientos tales como: Procedimientos para la sustentacin

del acto de recepcin profesional para licenciatura, conforme al Convenio de

Intercambio Acadmico y Procedimientos de Titulacin; manual de

procedimientos para la integracin y funcionamiento del Comit de

Informacin COFAA. Estos son solo algunos.

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Comentarios finales del captulo

En este captulo hubo necesidad de realizar un estudio del estado del arte sobre

procesos y procedimientos, as como el enfoque basado en procesos. Tambin fue

importante comentar sobre las mejoras administrativas que se logran con un enfoque

basado en proceso, as como la mejora continua en algn proceso que se lleve a

cabo y finalmente se mencionan algunas organizaciones que tienen implementados

manuales de procedimientos como una herramienta administrativa.

33

CAPTULO 4. ANLISIS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

En este captulo se lleva a cabo un anlisis de los procedimientos que se atienden

en el proceso de planeacin, para determinar cuales son las interrelaciones que

existen entre ellos en el Tecnolgico de Acapulco. Tambin se identifican los

departamentos que deben atender ciertas actividades que contribuyan al desarrollo

del procedimiento.

Se elaboran diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos que indican la

secuencia lgica en que se llevan a cabo las actividades que inciden directamente al

logro del objetivo. Se utiliza la simbologa estandarizada que se aplica en todos los

diagramas de flujo de manera universal. Tambin se refuerza cada procedimiento

con pseudocdigo que describe ms puntualmente cada una de las actividades y sus

interconexiones.

4.1 Descripcin de los procedimientos

Los procedimientos resultantes para el proceso de planeacin en el Tecnolgico de

Acapulco son:

Programa de Trabajo Anual (PTA)

Programa Operativo Anual (POA)

Reprogramacin del Programa Operativo Anual (REPOA)

Seguimiento de las metas del PTA

Anteproyecto de Inversin

Estructura Educativa.

4.1.1 Programa de Trabajo Anual

El Programa de Trabajo Anual (PTA), es el documento que marca la pauta de las

actividades que se realizarn en la Institucin. En este documento se

establecen las metas individuales de cada departamento as como las metas

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institucionales. El PTA, se lleva a cabo en octubre de cada ao para que, en

funcin de ste, se deriven los otros documentos rectores institucionales.

Las metas del programa de trabajo anual deben ser acordes con las metas

plasmadas en un documento institucional PIID (Muoz, Montenegro, 2003). El

PIID, es una proyeccin de metas y objetivos que la Institucin se ha propuesto

cumplir durante los prximos seis aos y que atiende al Plan Nacional de

Desarrollo. La DGEST, marca la pauta para la elaboracin del PIID, as como las

metas a las cuales debe apoyar la Institucin. Se hace mencin de esto porque

existe informacin del PTA institucional que hace referencia al PIID, en: Las

metas, en los objetivos particulares, objetivos estratgicos, indicadores y

frmulas de cada meta.

Existen tres objetivos estratgicos en el PIID, a los cuales debe hacer referencia

el PTA, para ser congruente con el quehacer educativo que se oferta. Estos

objetivos son: Ampliacin de la cobertura con equidad, Educacin Superior

Tecnolgica de calidad e Integracin, Coordinacin y Gestin del Instituto

Tecnolgico de Acapulco (Muoz, Montenegro, 2003).

Por otro lado se deben considerar en el PTA, los procesos sustantivos del

Sistema Nacional de Institutos Tecnolgicos. La tabla No. 4 .1 hace referencia a

estos procesos sustantivos.

Tabla No. 4.1. Descripcin de los procesos sustantivos

Num. Proceso Descripcin del proceso

07002300070101 Administracin y Planeacin

07032300041702 Atencin a la demanda de Educacin

Superior Tecnolgica,

07032300041703 Mejoramiento de los recursos Humano

07032300041704 Fortalecimiento de los Planes y Programas de

Estudio

07032300041705 Servicios de Apoyo a la Docencia

35

07032300041706 Mejoramiento de la Infraestructura Fsica

07002300041707 Fomento cultural, Deportivo y Recreativo

07032300041708 Vinculacin con el Sector Productivo

07042300041709 Atencin a la Demanda de Posgrado

07062500043310 Investigacin Tecnolgica Industrial y de

Servicio

Fuente: Manual de organizacin de la DGEST

Dependiendo del proceso sustantivo, al cual haga referencia la meta se

identifican los departamentos de la Institucin, que participan en el proceso y se

elabora un cronograma de actividades de cada uno de ellos as como los tiempos

de participacin.

Para el PTA, se ha definido que todos los departamentos, reas, subdirecciones

y direccin, participen para su elaboracin, aportando cada uno sus metas

particulares departamentales y finalmente de stas derivar las metas

Institucionales.

Finalmente se busca al responsable para darle seguimiento a la meta y verificar

los avances de la misma. Se ha decidido que sea el subdirector de cada rea

dependiendo del proceso al que haga referencia. Puede ser: el Subdirector de

Planeacin y vinculacin, el Subdirector Acadmico o el Subdirector de Procesos

Administrativos soportado por el Director del Plantel.

4.1.2 Programa Operativo Anual

El Programa Operativo Anual, es el documento donde se programan los recursos

econmicos que se necesitarn para poder realizar las metas del PTA. Este

documento hace referencia a los procesos sustantivos que estn ligados con el

PTA y a su vez con los objetivos estratgicos de cada meta. El POA, es una

proyeccin de recursos que se hace en funcin de los ingresos propios que se

pretenden captar durante el ao por diferentes conceptos: Inscripciones,

exmenes de titulacin, cursos de ingls, veranos, titulaciones, etc. Tambin se

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hace una proyeccin del gasto directo (Apoyos que enva la federacin o el

gobierno del estado) como apoyo para la realizacin de eventos tales como

remodelaciones y adquisicin de equipamiento.

Como toda Institucin de Educacin Pblica, para la elaboracin del POA, se

respeta la normatividad vigente para la programacin del gasto; para hacerlo es

necesario apoyarse con un catlogo de partidas (clasificador de partidas) que

emite la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (http://www.inp.sagarpa.gob.

mx/Docs/Normateca/Docs/CLASIFICADOR_16-01-2007.pdf). Para el Sistema de

Institutos Tecnolgicos, solo se hace uso del captulo 1000, 2000, 3000, 5000 y

7000.

Los conceptos considerados en los captulos autorizados y que se mencionaron

en el prrafo anterior, deben cubrir todas las necesidades de programacin sin

violentar la normatividad.

En el manual de los Institutos tecnolgicos de agosto del 2004 se muestran las

acciones que corresponden a cada proceso sustantivo. Ver anexo 3.

En el POA, se debe destinar, por lo menos, el 40% del recurso para beneficio del

alumno, como se muestra en la tabla No.4.2.

Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno

PARTIDA % CAPTULO %

2101 40 1000 100

2106 100 5000 100

2107 100

2502 100

2504 100

2506 100

2602 30

2603 30

2605 30

2701 100

2703 100

3404 100

3602 100

7501 100

7205 100

SUMATORIA TOTAL: TOTAL DE PARTIDAS+CAP.1000+CAP. 5000 >= 40%

BENEFICIO DEL 40% AL ALUMNO

Fuente: www.dgest.gob.mx

37

Para las partidas 1308 y 3409, se debe enviar un documento a la DGEST, donde

se especifique detalladamente la aplicacin del gasto como se muestra en la

tabla No.4.3 y las caractersticas del software como se muestra en la tabla No.

4.4. y un oficio de solicitud para su autorizacin.

Tabla No. 4.3 Distribucin del gasto de la partida 1308

PROCESO SUSTANTIVO DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD MONTO

TOTAL


Tabla No. 4.4. Especificaciones del software solicitado

Tipo de

licencia

(software)

No. De

Licencias

rea

solicitante

Proyecto

meta PIID

No.

Usuarios

Aplicacin Costo

TOTAL:


4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA.

Como consecuencia del Programa de Trabajo Anual, se deriva este documento

llamado Seguimiento de las Metas del PTA. En este procedimiento se busca la

forma de evaluar las metas que se plasmaron en el PTA, para obtener los

indica

dise no implement ac i on

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