Anlisis y Diseo de SistemasIng. Edwin ARUHUANCA CCAMA

Que es el anlisis y diseo de sistemasDentro de las organizaciones, el anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y procedimientos adecuados.

El Desarrollo de Sistemas puede considerarse, en general, formado por dos grandes componentes: El anlisis de Sistemas y el Diseo de Sistemas

Que es el anlisis y diseo de sistemasDiseo de Sistemas:

Proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Antes de llevar a cabo esta planeacin es necesario comprender, en su totalidad, el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden, si es posible, utilizar recursos tecnolgicos para incorporar eficiencia.

Anlisis de Sistemas:

Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistema o crear un sistema para una nueva necesidad.Que es el anlisis y diseo de sistemasEl anlisis, especifica qu es lo que el sistema debe hacer. El diseo establece como alcanzar el objetivo.

Ejemplo:Para tener un mejor control del inventario y acceso a informacin ms actualizada con respecto a los niveles y abastecimientos, una tienda de ropa requiere efectuar un anlisis de sistemas, para lo cual contrata a un analista. Antes que el analista pueda disear un sistema para capturar datos, actualizar archivos y emitir reportes, necesita averiguar ms acerca de como opera la tienda y su bodega, con qu documentacin cuenta (pedidos, facturas, despachos, etc.) y que informes, si es que los hay, se producen y como se emplean.Que es el anlisis y diseo de sistemas

El analista debe comprender a fondo como trabaja el sistema actual y cual es el flujo de toda la informacin y por otra parte debe conocer los motivos que tiene la tienda para querer cambiar su modo de operacin: Tiene la empresa problemas con el surtido de pedidos? Tiene problemas con la mercanca? Tiene problemas de dinero? Ha detectado robos por falta de control? No se tiene control del inventario? Se necesita cambiar el sistema administrativo en forma previa?Que es el anlisis y diseo de sistemas

Lo que NO es el anlisis de sistemas.NO es:El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes con el propsito de determinar cules deberan ser llevados a cabo por recursos tecnolgicos y cuales por mtodos manuales. La finalidad del anlisis est en comprender los detalles de una situacin y desear si es deseable o factible una mejora. La seleccin del mtodo, ya sea utilizando o no recursos tecnolgicos, es un aspecto secundario.

NO es:Determinar lo cambios que deberan efectuarse. La finalidad de la investigacin de sistemas es estudiar un proceso y evaluarlo. En algunas ocasiones no slo no se necesita un cambio sino que ste tampoco es posible. Los cambios deben ser un resultado no un intento.

NO es:Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de informacin. Sin importar cual sea la organizacin, el analista trabaja en los problemas de sta. Es un error hacer una distincin entre los problemas de la empresa y los de sistemas ya que estos ltimos no existiran sin los primeros. Cualquier sugerencia debe primero considerarse a la luz de si beneficiar o no a la organizacin. No se debe ir tras ideas tcnicamente atractivas a menos que estas reporten un beneficio directo y tangible para la organizacin.Lo que NO es el anlisis de sistemas.

El trabajo del analista de sistemas.Anlisis de sistemas. La responsabilidad del analista es conducir estudios de sistemas para detectar hechos relevantes relacionados con la actividad de la empresa. La funcin ms importante en este caso es reunir informacin y determinar los requerimientos. Los analistas no son responsables del diseo de Sistemas. (Analista de Informacin)

Anlisis y diseo de Sistemas. Adems de llevar a cabo el estudio completo de los sistemas, el analista tiene la responsabilidad adicional de disear el nuevo sistema. Los que se responsabilizan tanto del anlisis como del diseo, trabajan en menos proyectos que los analistas de informacin, pero invierten ms tiempo en ellos. (Diseadores de Sistemas, Diseadores de Aplicaciones).

Anlisis Diseo y Programacin de Sistemas. El analista conduce la investigacin de sistemas, desarrolla las especificaciones de diseo y escribe el software necesario para implantar el diseo (Analista Programador),

Las denominaciones anteriores, no implican que el papel de algunos analistas es superior o inferior al de otros ya que es el tamao y origen de la organizacin el que dicta la naturaleza del trabajo del analista. En empresas pequeas, los analista tienen ms funciones que los que se desempean en empresas grandes.El trabajo del analista de sistemas.

Conceptos de sistemas Organizacionales.Que es un sistema?

En el sentido ms amplio un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Nuestra sociedad est rodeada de sistemas. Las personas se comunican con el lenguaje, que es un sistema muy desarrollado formado por palabras y smbolos que tiene significado para el que habla y para quienes lo escuchan. Las personas viven en un sistema econmico en el que se intercambian bienes y servicios de valor comparable.

Conceptos de sistemas Organizacionales.Una organizacin es un sistema. Sus componentes, marketing, manufactura, ventas, investigacin, embarques, contabilidad, personal, etc., trabajan juntos para crear utilidades que beneficien tanto a los empleados como a los dueos de la compaa. Cada uno de estos componentes, es a su vez un sistema. Contabilidad, probablemente, este formado por cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturacin y auditora entre otras.

Conceptos de sistemas Organizacionales.Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad abstracta denominada sistema de informacin. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas hasta sistemas computacionales que generan informacin para varios usuarios.

Caractersticas importantes de los sistemas.Para alcanzar su objetivo, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual est formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.

Los sistemas que interactan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos.

En contraste aquellos que no interactan con su medio ambiente, se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos. Es as como los sistemas cerrados existen slo como un concepto, aunque muy importante como se ver ms adelante

Ejemplo de Sistema Abierto.

Ejemplo de Sistema Abierto.

Caractersticas importantes de los sistemas.El elemento de control est relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas se encuentran bajo control, cuando operan bajo niveles de desempeo tolerables.

Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37 grados C. Quiz una desviacin de 37 a 37,5 grados no afecte en mucho su desempeo. Una mayor desviacin, sin embargo, como una fiebre de 39,5 grados desencadena un cambio drstico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se corrija su condicin. Si esta condicin se prolonga demasiado, puede ser fatal para el sistema.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeo, llamados estndares contra los cuales se comparan los niveles de desempeo actuales.

Siempre deben anotarse las actividades muy por encima o por debajo de los estndares para poder efectuar los ajustes necesarios.

La informacin proporcionada al comparar los resultados con los estndares junto con el proceso de reportar las diferencias, recibe el nombre de retroalimentacin.Caractersticas importantes de los sistemas.

Caractersticas importantes de los sistemas.Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables, continan funcionando. Aquellos que no lo hacen, tarde o temprano dejan de trabajar.

Caractersticas importantes de los sistemas.El concepto de interaccin con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control.

Si una empresa, por ejemplo, produce como salida productos o servicios con un precio elevado pero de baja calidad, entonces es probable que las personas dejen de comprarlos. En este caso las grficas de venta son la retroalimentacin que indica que es necesario efectuar ajustes, tanto en la calidad como en la forma que se fabrica.

Caractersticas importantes de los sistemas.Los sistemas cerrados sostienen su nivel de operacin, siempre y cuando posean informacin de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente.

Dado que esta situacin no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados.

El concepto, sin embargo, es importante porque ilustra un objetivo en el desarrollo de sistemas: Construir sistemas que necesiten la menor intervencin del medio externo para mantener un desempeo aceptable.

Sistemas de Informacin Organizacionales.Actualmente, la eficiencia en la planta operacional, habilidad en los departamentos de Ingeniera, responsabilidad de los canales de distribucin, asertividad y oportunidad de Marketing, competitividad y sobre todo el xito de una organizacin depender incrementalmente de la implantacin de estrategias efectivas de informacin.

Sistemas de Informacin Organizacionales.La diferenciacin entre implantacin tctica y estratgica de la tecnologa es an un resultado fundamental en la automatizacin de las empresas.

Tctica: Conjunto de reglas a que se ajustan en su ejecucin las operaciones jerrquicas.

Estratgica: Es un proceso regulable, el conjunto de las reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento.

Sistemas de Informacin Organizacionales.La mayora de las aplicaciones de la tecnologa hoy en da son mas bien tcticas que estratgicas y las organizaciones que han usado poderosos computadores y tecnologa de comunicacin para automatizar intensivamente las tareas, han sido lentas en adoptar como PARTE INTEGRAL DE LA ESTRATEGIA CORPORATIVA, las tecnologas de informacin.

Sistemas de Informacin Organizacionales.Este tipo de organizacin, se origina en los aos que siguieron a la II Guerra Mundial, donde las organizaciones jerrquicas, segregaban sus responsabilidades funcionales.

Sistemas de Informacin Organizacionales.En los aos 90, sin embargo, la tendencia a aplanar las organizaciones ha continuado, con la renovacin de muchos de sus niveles gerenciales en los niveles medios de la organizacin.

La mayora de las compaas orientadas al trabajo en equipo, han probado que ellas pueden ser ms responsables de sus mercados, empleados y de la competencia.

Sistemas de Informacin Organizacionales.Para ser ms competitivos, los ejecutivos de las empresas, necesitan entender mejor la dinmica de las organizaciones. La informacin tctica esperada por los que manejan los distintos departamentos o divisiones es insuficiente. Un ejecutivo necesita entender, manejar y controlar las dependencia que existen (y que continuamente cambian) entre estos distintos grupos funcionales.

Sistemas de Informacin Organizacionales.Los sistemas de informacin de esta dcada, deben ser modificados para soportar los cambios en la estructura de administracin de la organizacin.

La finalidad de los sistemas de informacin, como la de cualquier otro sistema dentro de la organizacin, es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organizacin y producir salidas.

Los sistemas de informacin estn formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos.

Dado que los sistemas de informacin, dan soporte a los dems sistemas de la organizacin, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para recin entonces detallar sus sistemas de informacin. Generalmente se emplean los organigramas para describir la forma en que estn relacionados los diferente componentes de la organizacin.Sistemas de Informacin Organizacionales.

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