direcciÓn general del archivo nacional · web viewla comisión nacional de selección y...

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIALÁrea de Salud de San Isidro de Heredia

INFORME DE INSPECCION 04-2016

ELABORADO POR:MELLANY OTÁROLA SÁENZ

AGOSTO DE 2016

Informe de Inspección nº 004-2016Caja Costarricense del Seguro Social, Área de Salud de San Isidro de Heredia

CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIALÁREA DE SALUD DE SAN ISIDRO DE HEREDIA

INFORME DE INSPECCION n° 04-2016

Justificación

El presente informe se elaboró en cumplimiento del artículo n° 156 del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos que establece:

La Dirección General del Archivo Nacional inspeccionará regularmente los archivos centrales y de gestión, ya sea, a solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspeccionará atendiendo las siguientes circunstancias [...] b. Cuando la documentación permanezca en sitios inadecuados. c. Cuando la documentación esté desorganizada [...]

Circunstancias previas a la visita de inspección

Mediante oficio REMES018-2015 de 14 de julio de 2015, la señora Dannis Carballo Villalobos, jefa del Redes del Área de Salud de San Isidro, detalla el deterioro que sufren algunos documentos por la mala infraestructura y la falta de espacio.

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos conoció este oficio en la sesión nº18-2015 de 20 de agosto 2015 y se acordó trasladar a la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional; con el objetivo de que se analizará una posibilidad de presentar una denuncia administrativa o judicial debido a la condiciones de conservación en la que se encuentra la documentación producida.

Según oficio DGAN-DG-AJ-160-2016 de 08 de junio de 2016, suscrito por la señora Jeannette Fernández González, abogada de la Asesoría Jurídica del Archivo Nacional, se recomienda realizar una inspección en el sitio para corroborar los hechos descritos por la señora Carballo Villalobos.

De este modo, con oficio DGAN-DG-457-2016 de16 de junio de 2016, la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional, solicita a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos, asignar un profesional para realizar la inspección.

Breve reseña histórica1

En 1983, se establece el Sistema Nacional de Salud, mediante el Decreto Ejecutivo no. 14313 SPPS-PLAN. Precisamente, en el artículo 2, se establecen las instituciones que integran el sistema: Sistema Nacional de Salud: Ministerio de Salud, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Ministerio de la Presidencia y Caja Costarricense de Seguro Social.En 1989, se promulga el Decreto no. 19276-S, que define al Ministerio de Salud como el ente encargado de la coordinación y control técnico del Sistema de Servicios dirigidos a alcanzar salud y bienestar para toda la 1 Disponible en http://www.cendeisss.sa.cr/cursos/sistemanacsaludgeneral.pdf

2

http://www.cendeisss.sa.cr/cursos/sistemanacsaludgeneral.pdf


población”. Se agregan al Sistema otras instituciones relacionadas con la salud como son las universidades. Se incluyen los servicios médicos privados que se brindan en clínicas y consultorios, cooperativas y empresas de autogestión, al igual que las municipalidades como gobiernos locales encargados de velar por las acciones de salud de su área y de la comunidad.

En este Decreto se mencionan, además, los niveles de atención en salud, las funciones del Sistema Nacional de Salud, las instancias de coordinación interinstitucional en los diferentes niveles, así como las estructuras de participación comunitaria.

A principios de los años 90, se propone y aprueba la Reforma del Estado en la Ley de Equilibrio Financiero del Sector Público no. 6955, en la que se plantea la reestructuración de las instituciones públicas. Esto, con el financiamiento de los préstamos del Banco de Desarrollo (BID) contenido en la Ley no. 7374 esta fortalece la competencia rectora del Ministerio de Salud y le asigna a la CCSS la ejecución de las actividades para la atención integral en la salud, mediante el traspaso de recursos e infraestructura.

En Costa Rica y para efectos de la CCSS, el territorio nacional se divide en 7 regiones de salud. Cada una de éstas se subdivide en áreas de salud que corresponden, en la mayoría de los casos, a la división político – administrativa del país, o sea, a los cantones, cuya población oscila entre 15 mil y 40 mil habitantes en las zonas rurales y entre 30 mil y 60 mil habitantes en las zonas urbanas.

Las áreas de salud son consideradas las unidades administrativas básicas de la institución y están a cargo de un (a) director (a) de área asesorado por un equipo técnico y administrativo denominado Equipo de Apoyo. Las áreas de salud tienen bajo su responsabilidad la red de servicios de salud del primer nivel de atención que opera en su área geográfica de atracción.

El equipo de apoyo constituyen el recurso humano asignado a las Áreas de Salud para que colaboren con acciones de supervisión técnica y administrativa, educación continua y atención de referencia de casos por parte de los E.B.A.I.S. y deberán estar conformados, al menos, por los siguientes miembros: 1 médico (a) especialista en medicina familiar y comunitaria 1 odontólogo (a) 1 farmacéutico (a) 1 microbiólogo (a) 1 enfermero (a) 1 trabajador (a) social 1 nutricionista (a) Adicionalmente, el equipo de apoyo cuenta con recursos humanos del área administrativa

4. Resultados de la visita de inspección

Se realizó una visita de inspección el 27 de julio de 2013, a las instalaciones del Área de Salud de San Isidro de Heredia para verificar los hechos denunciados.

Como parte de la inspección se entrevistó a los siguientes funcionarios: Dannis Carballo Villalobos, jefa de Registros Médicos y el señor Jorge Jiménez, encargado del Archivo Clínico sobre las condiciones de conservación de los documentos.

3


El Archivo Clínico es regulado por la unidad de Registros y Estadísticas de Salud (REDES) en concordancia con lo contemplado en el Reglamento del Expediente de Salud de la Caja Costarricense del Seguro Social.

Sobre la situación denunciada, la señora Carballo Villalobos indicó que parte de los documentos se encuentran en condiciones desfavorables, entre ellos, se destacan expedientes clínicos, boletas de incapacidad, hojas de emergencias, boletas de exámenes de laboratorios y formularios de beneficiarios familiares.

Según lo estipulo la señora Carballo Villalobos, la fecha inicial de la documentación es de 1980 aproximadamente, no se pudo verificar debido al grado de desorganización de los documentos. La fecha final es 2016.

En la visita de inspección se determinó que el Archivo Clínico posee un espacio ubicado en la recepción del Área de Salud, que cuenta con aproximada de 5 metros cuadrados destinados a la conservación de los expedientes de salud de pacientes activos.

El depósito está equipado con estanterías de madera y metal. Los expedientes se conservan en carpetas sobre la estantería. Cabe señalar que el mobiliario disponible se encuentra ocupado en su totalidad, se utiliza incluso la bandeja superior de la estantería para colocar los expedientes.

Asimismo, existen dos pasillos de aproximadamente 2 metros de largo y 50 centímetros ancho, donde se colocó estantería metálica con documentos (entre ellos expedientes clínicos pasivos, boletas de incapacidad y hojas de emergencias).

Es importante indicar que las instalaciones del Área de Salud de San Isidro comprende varias edificaciones, por lo que los pasillos antes mencionados se construyeron instalando láminas de zinc entre un edificio y otro. De este modo, por ser una construcción rudimentaria, según explicó la señora Carballo Villalobos cuando llueve el agua se filtra por las paredes ocasionando que los documentos se mojen y permanezcan húmedos, provocando la incidencia de hongos e insectos. Esta situación que se comprobó durante la visita de inspección.

Los pasillos no cuentan con medidas de seguridad, ya que cualquier funcionario o usuario que transite por el lugar tiene acceso libre, por ser espacios abiertos. Además, la señora Carballo Villalobos manifestó que días anteriores a la visita de inspección un roedor ingresó por uno de los pasillos alimentándose de los documentos, lo que genero pérdida de información.

Debido a la circunstancia suscitada, la administración del Área de Salud, decidió colocar parte del fondo documental en el suelo para extraer el roedor (entre los pasillos y el parqueo de vehículos), no obstante, la documentación se encuentra a la intemperie. Tambien, se observó en el suelo algunas hojas sueltas que se desprendieron de los expedientes.

Actualmente, estos lugares no cuentan con instalaciones eléctricas, de manera que el trabajo de organización de la documentación se realiza mientras la luz natural lo permita. Tampoco existe un programa de limpieza, se constató acumulación de polvo sobre los documentos.

4


De acuerdo a lo señalado por la señora Dannis Carballo Villalobos y el señor Jorge Jiménez, los expedientes clínicos se ordenan por número de asegurado y los demás documentos en forma cronológica. No se cuentan con instrumentos descriptivos como inventarios para controlar la documentación.

Es necesario señalar que el Área de Salud de San Isidro de Heredia cuenta con una orden sanitaria nº 059-13-SI del 17 de diciembre de 2013 (ver anexo nº1), la cual debía ser cumplida el 17 de enero de 2014.

En esta orden sanitaria se destacan ciertos puntos relacionados con la conservación de los documentos, a continuación se transcriben:

Eliminar los problemas de hacinamiento de la Clínica de San Isidro incluyendo: Ebais San Francisco, Ebais San Isidro y Farmacia, así como las áreas de registros médicos, cómputo, comedor, oficina de enfermería y ATAP, vacunatorio y consultorio de emergencias.

La información dentro de la historia clínica debe estar completa y ordenada acorde con las normas de REDES en todos los expedientes.

Contar con un plan de atención de emergencias, según las guías del Ministerio de Salud y elaborado por un profesional en la materia. Debe incluir la adecuada colocación de los dispositivos de detección de humo y extintores. (Subrayado no es original)

La señora Dannis Carballo Villalobos expresó que la orden sanitaria nº 059-13-SI del 17 de diciembre de 2013, no se cumplió en el plazo establecido por la Dirección del Área Rectora de Salud San Pablo- San Isidro, en tanto el Área de Salud de San Isidro de Heredia tiene una orden de cierre de funcionamiento.

Es evidente que esta área de salud tiene serios problemas de hacinamiento tanto para ofrecer los servicios de salud y atención de pacientes como para desarrollar una adecuada administración en general.

5


CONCLUSIONES

1. El Área de Salud de San Isidro de Heredia incumple la normativa en materia archivística vigente en los siguientes aspectos:

a) Falta de organización y normalización documental.b) Eliminación pasiva ilegal de los documentos que se encuentran en los

pasillos, debido a la acción de la humedad, agentes biológicos y antropogénicos.

Esta área de salud con su actuar es responsable de serios problemas de preservación y conservación de los documentos debido a la forma en que han sido custodiados, que refleja la negligencia de las autoridades sobre la obligatoriedad del cumplimiento del marco legal vigente

El acervo documental presenta deterioro tanto por factores medioambientales como antrópicos.

DISPOSICIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO

1. El Área de Salud de San Isidro de Heredia debe cumplir con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno n° 8292 específicamente en los artículos N° 10 y 16:

Artículo 10.- Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

Artículo 16. Sistemas de información. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico. (El subrayado no es del original)

2. De inmediato es necesario cumplir con lo establecido en los artículos 69 y 70 del Reglamento de la Ley nº. 7202 del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de salvaguardar la integridad de la documentación producida en aras de la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones institucionales:

6


Artículo 69. Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70. La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

3. El archivo especializado de expedientes clínicos requiere condiciones especiales de preservación y conservación documental, por tal motivo es necesario acatar las regulaciones mínimas estipuladas en el artículo nº 71 del Reglamento de la Ley 7202, dirigidas a salvaguardar el acervo documental:

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales: a.Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.

4. El encargado del archivo especializado de expedientes clínicos deberá cumplir las funciones que le otorga el artículo n° 42 de la ley antes citada:

... a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

7


ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del Archivo Central y de los archivos de gestión de la entidad.Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

5. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) deberá cumplir con las funciones que le otorga el artículo nº 33 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 33: Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.

b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo. (El subrayado no es del original)

6. Con el fin de cumplir lo dispuesto en materia de valoración documental, se debe acatar lo estipulado en el artículo nº 35 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.

Según el artículo nº 131 del Reglamento de la Ley Nº 7202, el procedimiento que debe ejecutarse para presentar las consultas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el siguiente:

Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una

8


oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural.

Ambos procedimientos deberán llevarse a cabo siguiendo los lineamientos establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emitidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y la Guía de Trámites del Archivo Nacional, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 112 de 11 de junio de 2015, disponibles en el sitio web del Archivo Nacional: http://www.archivonacional.go.cr.

Asimismo, todos los funcionarios del Área de Salud de San Isidro de Heredia deben tener en consideración el artículo nº 36 de la Ley nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.

7. Los jerarcas y el encargado del Archivo Central de la Caja Costarricense de Seguro Social deben controlar el cumplimiento institucional de las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional a saber: la Directriz sobre la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta n° 39 del 25 de febrero de 2015. Asimismo, la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta nº 61 de 28 de marzo 2008 y su Fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta nº 83 del 30 de abril de 2008.

RECOMENDACIONES:

1. De inmediato se debe reubicar, organizar, colocar en contenedores adecuados y separados del suelo los documentos depositados en los pasillos.

2. El encargado de Archivo Central de la Caja Costarricense de Seguro Social debe proporcionar criterios que permitan la organización de los documentos producidos en el área de salud, con el fin de someter al proceso de valoración parcial aquella documentación que haya perdi-do su valor administrativo y legal, respetando la normativa archivísti-ca vigente, así como las normas emitidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en aras de una utilización efi-ciente del espacio disponible en los locales.

3. Debe inventariarse toda la documentación, con el fin de que exista un instrumento de control sobre ésta y se facilite el acceso a la información.

9

http://www.archivonacional.go.cr/


4. Se debe establecer un calendario de fumigaciones en todas las áreas donde se custodia documentación, a fin de eliminar las plagas de in-sectos que deterioran los documentos. Asimismo, debe prohibirse el consumo de alimentos en las áreas donde se resguarde documenta-ción.

5. La Dirección General del Archivo Nacional debe comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios: señora María del Rocío Saénz Madrigal, presidenta ejecutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social; señor Jorge Arturo Hernández Castañeda, auditor interno de la Caja Costarricense del Seguro Social; señor José Luis Trigueros Chaves, director de la Área Rectora de Salud de San Pablo –San Isidro; señora Ana Virginia Leal Murillo, directora del Área de Salud de San Isidro de Heredia; señora Dannis Carballo Villalobos, jefa de Registros Médicos; y señor Jorge Jiménez, encargada del Archivo Especializado de Expedientes Clínicos.

6. Debe trasladarse el resultado de esta inspección a la Asesoría Jurídica del Archivo Nacional, a efecto de valorar la posibilidad de presentar una denuncia ante las instancias correspondientes, por incumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 y la Ley General de Control Interno nº 8292, en relación con la debida organización y conservación de los documentos.

7. Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomenda-ciones realizadas al Área de Salud de San Isidro de Heredia partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Mellany Otárola Sáenz Profesional.10 de agosto de 2016

10


Anexos

Anexo nº 1: Orden Sanitaria nº 59-13-SI

11


Anexo nº2. Fotografías

Fotografías de los pasillos, donde se ubican estantes con documentos desorganizados

Fotografía de la pared al final de unos de los pasillos, donde se filtra el agua de lluvia

12


Fotografías de los pasillos, donde se ubican estantes con documentos desorganizados en el suelo

13


Fotografías de los documentos

(expedientes clínicos, hojas de

emergencias, entre otros)

desorganizados en el suelo en el parqueo

de vehículos

14


Fotografías de los pasillos, donde se ubican estantes con documentos desorganizados

Fotografías del área de recepción, donde se custodian

los expedientes clínicos activos

15


Fotografía del área de recepción, donde se custodian los expedientes clínicos activos

Fotografía de los expedientes clínicos

pasivos

16


17

direcciÓn general del archivo nacional · web viewla comisión nacional de selección y...

Documents