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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO — PINAR

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BARRANCAS SALUDABLE

MAYO DE 2018

¡LE ESTAMOS PONIENDO EL CORAZON!

CALLE 11 No. 10— 56— TEL. 7748028— FAX: 7748026— www.esebarrancas.gov.co Atención al usuario 7748963

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OFICINA DE GERENCIA CODIGO: VERSION: 01

PAGINA:

INTRODUCCION

El Plan Institucional de Archivo — PINAR, se crea como una herramienta, direccionado por el Decreto 2609 de Diciembre 14 de 2012, el cual determina que

las entidades Públicas deben apropiarse, adoptar la herramienta, que hace parte de un instrumento y/o requisito para el proceso archivístico de las entidades. Así

mismo el Plan Institucional de Archivo propone la integración de los programas,

guías, planes que se desarrollan en la entidad.

Durante el desarrollo del Plan Institucional de Archivo de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar se mostrara de acuerdo un diagnóstico realizado, llevando a cabo una Auditoria Observatorio y de las actividades del diario vivir, aplicación de una

lista de chequeo, la situación actual de la ESE, con respeto a la implementación

y/o desarrollo de la Gestión Documental y la aplicación de la ley de Archivo 594 de 2000.


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CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

MISION

Somos una institución que presta servicios de atención en salud de baja y mediana complejidad, con un modelo de atención materno infantil, que busca mantener y

mejorar el estado de salud de la comunidad a través de la gestión de los riesgos, la seguridad del paciente y la humanización de servicios como pilares del proceso de atención.

VISION

Seremos en el 2020 una entidad, con una eficiente gestión de los recursos; financieros, humanos, ambientales y tecnológicos, que trabaja en el mejoramiento

continuo de sus procesos, consolidando una cultura de seguridad en la atención materno infantil y garantizando el equilibrio entre el riesgo el costo y el beneficio.

VALORES CORPORATIVOS

RESPETO: Se observará y tendrá respeto por los valores, las creencias, la cultura de todas las personas que trabajan en la Organización y de las personas

que soliciten nuestros servicios, lo cual se traducirá en respeto hacia la comunidad, la familia, el equipo de trabajo, la Empresa

RESPONSABILIDAD: Cada colaborador de la Empresa conocedor de sus funciones y obligaciones, será responsable consigo mismo, con sus compañeros de

trabajo y con las personas a quienes brindemos nuestros servicios. Se cumplirá

con la labor encomendada de la manera más eficiente posible.

TRABAJO EN EQUIPO: Nuestra organización trabaja con objetivos comunes claramente definidos y conocidos. Las habilidades individuales se entrelazan y

dirigen a lograr mejores resultados compartiendo información y recursos.


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SOLIDARIDAD: La solidaridad muestra la ayuda altruista, generosa y

desinteresada que surge del corazón a partir de la máxima que afirma que "hay que dar sin esperar nada a cambio" porque aquel que da lo mejor de sí mismo al

otro descubre que ya recibe el mayor premio y la mejor recompensa: el bien es un

tesoro que aporta una inmensa satisfacción personal tanto aquel que da como a

aquel que lo recibe.

AMOR: es un concepto universal relacionado a la afinidad entre los Seres humanos, está relacionado con el afecto y el apego productor y propulsor de

emociones, experiencias y actitudes frente a las actividades que se realizan y

produce excelencia.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

RESPONSABILIDAD SOCIAL: Nuestra organización es consciente del Impacto ambiental que tienen las actuaciones en salud y se compromete a educar

la comunidad para minimizar estos riesgos.

SEGURIDAD: Conjunto de medidas estructurales, organizativas y

protocolarias encaminadas a reducir el riesgo de que el paciente pueda sufrir algún evento adverso durante la atención sanitaria.

EFICIENCIA: está vinculada a utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a una meta. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que supone una optimización.

CALIDAD: principio que permite centrar nuestra atención en el paciente y su

familia, para comprender sus necesidades actuales y futuras, cumplir con sus

requerimientos y esforzarnos por exceder sus expectativas.

. HONESTIDAD: Cualidad propia de los seres humanos que tiene una estrecha

relación con los principios de verdad y justicia y con la integridad moral.



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POLMCA INTEGRAL DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE.

En la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, enfocamos nuestros procesos a

contribuir con el mejoramiento de la calidad de vida y seguridad de nuestros

clientes internos y externos, a cuidar y proteger el medio ambiente, a mejorar las

condiciones de vida y trabajo para lo cual nos comprometemos con:

1 Brindar una atención segura, oportuna, confiable y humanizada.

1 Promover el cumplimiento permanente de los requisitos legales aplicables, una cultura organizacional propia que involucre a los proveedores,

contratistas, visitantes y población del entorno y el mejoramiento continuo del desempeño de los procesos.

1 Prevenir el impacto ambiental negativo asociado con el uso de los recursos

y la generación de residuos, vertimientos y emisiones. 1 Prevenir y controlar los riesgos operacionales.

1 Promover y mantener condiciones y factores ocupacionales seguros, procurando un bienestar físico, mental y social a nuestros colaboradores.



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DIAGNOSTICO SITUACIONAL

La ESE Hospital Hospital Nuestra Señora del Pilar, presenta aspectos críticos en la función archivística, lo cual genera perdida de Información, carpetas con

información que no están bien salvaguardadas y sin ningún tipo de control de aseguramiento de la información, así mismo se ha presentado la falta de realizar

copias de seguridad Seguras. De igual manera carece del espacio que cumpla con los lineamientos para la creación del Archivo Institucional.

En ocasiones se ha intentado iniciar con actividades mínimas para darle

cumplimiento a las directrices emanadas en la Ley Archivística; Sin embargo una de las razones por las cuales no se ha llevado a cabalidad la aplicación es por la problemática que presenta la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, debido a la restricción del recurso económico, así mismo la Entidad no ha contemplado dentro

de su Plan de desarrollo y estratégico Institucional para cumplir con la Gestión

Documental.


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1. Identificación de aspectos críticos encontrados en la ESE Hospital Nuestra

Señora del Pilar.

ASPECTO CRITICO RIESGO Depósito de Archivo inapropiado — Infraestructura, Estantes

Perdida de Documentación

No hay un personal responsable para el Manejo de Archivo Institucional

Perdida de la Información y dificultad para la recuperación de la misma

No existe la aplicación de las TRD Tablas de Retención Documental

Información sin manejo de Protocolo, Sanción por Entes de Control

Falta de elaboración de las Tablas de Valoración Documental 11/D

Dificultad para la recuperación de la Información

Archivos de Gestión sin organización Documental

Dificultad en la recuperación de Documentos

Digitalización de Documentos sin Protocolos de Seguridad

Perdida de información por Virus, daños en los Equipos de Cómputo, copias de seguridad inseguras

No se evidencia el Plan de Gestión documental Institucional

Desorganización de la Información Interna y externa, Plan de Gestión Documental desactualizado y no aplicado



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1. ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PILAR


11.

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Formulación Visión Estratégica Institucional.

La ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, liderada por la Alta Gerencia la cual ha

venido con compromiso en dar cumplimiento a las directrices emanadas en las

leyes, Decretos que por ser una Entidad Publica por política institucional se le da cumplimiento. Así mismo se resalta la restricción del recurso económico que ha venido en el transcurso de los años la Entidad, motivo por el cual no se ha iniciado

formalmente el Proceso de Gestión Documental. Sin embargo se está trabajando en brindarle a la comunidad una Información transparente, Oportuna y despegable

en todos los medios de comunicación utilizados por la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar; se tiene como proceso prioritario a trabajar.

Formulación de Objetivos para la implementación Proceso archivístico

Institucional.

ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS FORMULADOS Depósito de Archivo inapropiado — Infraestructura, Estantes

Llevar a cabo un estudio del Lugar donde permanece parte del Archivo Institucional, Lugares- Espacios, Habitaciones.

No hay un personal responsable para el Manejo de Archivo Institucional

Asignar el responsable, de acuerdo a la competencia ilustrada en la Planta de Personal ( perfiles — Cargos) Plan de Capacitaciones

No existe la aplicación de las TRD Tablas de Retención Documental

Realizar y ejecutar las TRD Tabla de Retención Documental, cuando se encuentren aprobadas ante el Comité Institucional De Archivo de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar



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1'1 l A R. 99 CODIGO: VERSION: 01

PAGINA:

Falta de elaboración de las Tablas de Valoración Documental TVD

Diseñar y darle aplicabilidad a las TVD Tablas de Valoración Documental, teniendo en cuenta la guía emanada por el Archivo General de la Nación

Archivos de Gestión sin organización Documental

Organizar los Archivos como lo indica el Manual de Gestión Documental Institucional, así mismo como se refleja en las TRD

Digitalización de Documentos sin Protocolos de Seguridad

Documentar Procedimiento para el custodio de la Información, Copias de Seguridad, Manejo de Antivirus y Políticas de seguridad de la Información generada por la Institución.

No se evidencia el Plan de Gestión documental Institucional

Actualizar Programa de Gestión Documental Institucional.

4. Planes Asociados para la realización de los Objetivos formulados.

Planes y/o Procesos — Procedimiento asociados Programa de Gestión Documental Plan de Compras Plan de Capacitación — Planta de Personal (Perfiles y Cargos) Programa de Salud y Seguridad Ocupacional Gestión de la Calidad Plan de Acción



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FORMULACION DE PROYECTO Nombre: Plan Institucional de Archivo PINAR

Responsable del Plan:

Objetivo: Planear el desarrollo de las actividades administrativas y técnicas para la formulación y ejecución del Archivo Institucional.

Alcance: Inicia con la generación documentos, su trámite disposición final.

de y

los su

Actividad Responsable Fecha de

Inicio

Fecha Final

Entregable Observaciones

Elaborar instrumento Archivístico Elaborar,

Documentar, Socializar y

Evaluar la Política de Gestión

Documental Elaboración de

Flujo gramas de manejo de la Información Política de

Seguridad y Acceso a la Información Institucional

Actualización y Aprobación Plan de Comunicación Institucional que

garantice la difusión de la

Gestión Documental Iniciativa y

documentación de la Política


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PAGINA:

para el fomento de nuevas

tecnologías y lograr la

optimización del papel

Elaboración del programa

Integrado de Conservación SIC

(Sistema de Información de

Calidad Realizar estudio

para el Almacenamiento, Conservación y Preservación de

la Documentación

Electrónica Políticas de Protección y

Seguridad de la Información, con

relación al Recurso

Humano, Entorno Físico Interno y

Externo, Electrónico, y de

acceso a los sistemas de Información.

Referenciar el Proceso

Archivístico Identificar los

roles y responsabilidades del Personal y las

Áreas Involucradas al

Proceso.



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RUTA DE LOGRO KANES Y/0 PROYECTO

PLAN Y/ O PROYECTO

CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO

2018 2019 2020 Plan Estratégico Plan de Compras Plan de Comunicaciones Programa de Gestión Documental Sistema Integrado de Conservación Plan Informático Plan de Capacitación Plan Institucional de

Archivo

Seguimiento, Control y Mejora

Planes y/o Proyectos

Indicadores Meta Trimestral

Evaluac'ón Trimestral

Observaciones

Programa de Gestión

1 Documental

Elaboración del Programa de Gestión Documental

100%

Sistema Integrado de Conservación de la Información y/ Documentación

Elaboración del Programa para Sistemas Integrado de Conservación

100%

Plan Institucional de Archivo

Ejecución del Plan Institucional de Archivo

100%

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• CODIGO: VERSION: 01

PAGINA:

GLOSARIO

Plan: Diseño detallado de lo que habrá de hacerse en un determinado plazo.

Archivo: Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce

una institución, en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Aspecto Crítico: Análisis racional frente a la situación actual que presenta la Entidad sobre el

Archivo.

Diagnóstico: Resultados que se arrojan luego de un estudio, evaluación o análisis sobre

determinado ámbito u objeto.

Riesgo: Posibilidad de que suceda un evento que tendría un impacto sobro los objetivos y/o

procesos Institucionales. Expresados en términos de probabilidad y consecuencia.

Administración de Archivo: Conjunto de estrategias dirigidas a la Planeación, Dirección y Control de

los recursos físicos, Técnicos, Tecnólogos, Financieros y de Talento Humano para la interacción eficiente del funcionamiento de los Archivos Institucionales.

Objetivo: fin último al que se dirige una acción u operación.



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PAGINA:

RESOLUCION 0257 Mayo 10 de 2018

Por el cual se adopta el Plan Institucional de Archivo — PINAR de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar

El Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital Nuestra Señora del Pilar, en el ejercicio de sus facultades legales, estatutaria y

CONSIDERANDO

Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que el Decreto 2609 DE Diciembre 14 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000. "programa de Gestión Documental. Las Entidades Públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el Decreto 2609 de Diciembre 14 de 2012, establece la elaboración de un Plan Institucional de Archivo, herramienta que contempla la integración de todos los programas, planes y/o proyectos que se desarrollen en la Entidad y determina un modelo integrado de Gestión para la función Archivística.

Que el Comité Interno de Archivo de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, aprobó mediante el Acta No 2 de Mayo 21 de 2018, el Plan Institucional de Archivo PINAR para la Entidad en referencia.

Que en mérito de lo expuesto,



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PAGINA:

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Adoptar el Plan Institucional de Archivo PINAR de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, que hace parte integral del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO: Publicar el Plan Institucional de Archivo PINAR, en la Página Web de la ESE Hospital Nuestra Señora del Pilar, según lineamientos del Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta la Ley de Transparencia Ley 1712 d 2014.

ARTICULO TERCERO: Asignar responsable de la implementación del Plan Institucional de Archivo PINAR, según el manual de Funciones (perfiles y Cargos) Plan de Capacitaciones.

ARTICULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la Fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Barrancas La Guajira, el 10 de Mayo de 2018.

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