EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

PRESENTA EL CURSO:

“ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

ABRIL 2006

OBJETIVO DEL PROGRAMA

QUE LAS DIVERSAS AREAS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES CUENTEN CON PERSONAL CAPACITADO EN EL MANEJO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION

OBJETIVO DEL CURSO

QUE LOS PARTICIPANTES CONOZCAN Y APLIQUEN LOS PROCEDIMIENTOS TECNICOS DE ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

TEMARIO

TEMA 1.-BASE JURÍDICA PARA EL CONTROL DE LOS ARCHIVOS

DECRETO DE CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO LEY DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN DEL ESTADO REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

TEMA 2.- LA ARCHIVÍSTICA

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA EL CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

TEMA 3.- CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

PROCEDIMIENTOS DE INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

EL DECRETO DE CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

PERIÓDICO OFICIAL DEL 15 DE JUNIO DE 2001

ART.- 1ª SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, COMO UN ORGANISMO PUBLICO DESCONCENTRADO DE LA OFICIALÍA MAYOR, CON AUTONOMÍA TÉCNICA Y FUNCIONAL, QUE TENDRÁ COMO FIN EL DE ORGANIZAR E INSTRUMENTAR EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL ESTADO

ART.- 2º EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, COMO ÓRGANO DESCONCENTRADO, TENDRÁ LAS SIGUIENTES FUNCIONES:

FRACC. IV.- ASESORAR, ORIENTAR Y SUPERVISAR A LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA ESTATAL RESPECTO A LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE SUS SERVICIOS DOCUMENTALES Y ARCHIVÍSTICOS, COADYUVANDO EN EL ÁMBITO DE SU COMPETENCIA EN LOS PROGRAMAS Y ACCIONES DE MODERNIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN

Artículo 1°. La presente ley es de interés general y observancia obligatoria en el Estado de Quintana Roo, tiene por objeto establecer las normas que regulan la organización institucional para establecer la coordinación, cooperación y concertación de acciones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial del Estado, así como de los municipios y de los sectores social y privado a través de un Sistema Estatal, que permita la modernización y homogeneización de criterios, técnicas y mecanismos para la protección física, rescate, organización, control y difusión de los documentos históricos y de los derivados de la gestión gubernativa del Estado, así como para la consulta de los mismos y la presentación del servicio público en el ramo.

Ley del sistema de documentación del estadoperiódico oficial del 28 de diciembre de 2001

Artículo 24. Todo documento generado por los servidores públicos en el desempeño de su empleo, cargo o comisión formará parte del patrimonio documental del Estado y bajo ningún concepto ni circunstancias se considerará propiedad de quien lo produjo.

Artículo 25. Todo documento que los servidores públicos generen o reciban y que se vinculen con el cumplimiento de su función, cargo o comisión deberá registrarse en las unidades de archivo de trámite u oficialía de partes correspondientes, para inventariarse e integrarse en las unidades archivísticas respectivas, a efecto de garantizar el control, la propiedad y la utilidad pública del documento

Artículo 26. Cuando un servidor público deje de desempeñar su empleo, cargo o comisión, deberá hacer entrega a quien corresponda de toda la documentación que obre en su poder, conforme a las disposiciones legales aplicables.

Artículo 28. Los servidores públicos de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y de los municipios, así como los particulares que tengan en posesión un documento de interés público, serán responsables de su adecuada, eficiente y oportuna administración, conforme a lo previsto por la presente ley y sus reglamentos.

Artículo 29. Es obligación de todo servidor público la conservación, buen estado, y custodia de los documentos que se encuentren bajo su responsabilidad, evitando, por lo tanto aquellos actos que propicien su daño y destrucción. Procurarán conservarlos en lugares y bajo las condiciones idóneas para evitar en lo posible su deterioro. La instancia a la que pertenezcan garantizará lo necesario para el eficaz cumplimiento de esta obligación.

Artículo 31. La depuración de documentos se realizará considerando la utilidad, importancia y valor histórico de los mismos.

Artículo 32. En el proceso de depuración que se realice en los órganos gubernamentales, los responsables de las mismas deberán consultar y actuar, conforme lo indique la Comisión Dictaminadora, respecto al destino de los documentos objeto de depuración, así como al término de la vigencia de la documentación determinada por su utilidad mediata e inmediata para la institución productora, de acuerdo a su catálogo de disposición documental

Artículo 34. Para ser eliminado o destruido algún documento, se requiere previamente el dictamen de la Comisión Dictaminadora en tal sentido, en coordinación con el órgano gubernamental que lo generó.

Artículo 35. Podrán ser destruidos aquellos documentos que el órgano gubernamental de donde proceden considere concluida su vigencia, así como aquellos que hayan cumplido treinta años de existencia contados a partir de la fecha en que se produjeron y que de acuerdo con la Comisión Dictaminadora no hayan satisfecho los requisitos para integrarse al Patrimonio Histórico

Artículo 40. Incurren en responsabilidad administrativa los Servidores Públicos que al separarse de su empleo, cargo o comisión, omitan la entrega de documentos oficiales, así como aquellos que manejan documentos y que por negligencia les causen daño, los mutilen, destruyan o extravíen, o bien que actúen en contravención a las disposiciones de esta Ley.

Las conductas previstas en este artículo, serán sancionadas aplicando el procedimiento administrativo previsto en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, y se impondrán las sanciones previstas en ese propio ordenamiento

Artículo 41. Ningún servidor público o particular, puede adaptar, modificar, alterar o hacer señalamientos, en los documentos administrativos e históricos, fuera de lo estipulado en las disposiciones legales o administrativas que se dicten.

Artículo 42. Quienes enajenen y sustraigan documentos administrativos o históricos, sin autorización por escrito de las autoridades facultadas para ello, se les sancionará de acuerdo con esta Ley, independientemente de ser denunciadas ante las autoridades competentes.

Artículo 44. Queda fuera del comercio y por ende prohibida la enajenación a cualquier título de los documentos de interés público que obren en las unidades documentales del Sistema, la violación a esta disposición se sancionará de acuerdo a las normas aplicables.

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

PERIÓDICO OFICIAL DEL 30 DE AGOSTO DE 2001EN EL CAPITULO III

DE LAS ATRIBUCIONES DEL TITULAR

ART 7º CORRESPONDE AL TITULAR LAS SIGUIENTES ATRIBUCIONES:

FRACC. XI.- PARTICIPAR EN EL ÁMBITO DE SU COMPETENCIA, EN LOS ACTOS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LAS OFICINAS PUBLICAS DE LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS AUXILIARES DEL PODER EJECUTIVO

TEMA 2

LA ARCHIVÍSTICA

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

• ES LA ADMINISTRACIÓN RACIONAL DE TODO EL ES LA ADMINISTRACIÓN RACIONAL DE TODO EL

CICLO DE LA EXISTENCIA DE LOS DOCUMENTOS CICLO DE LA EXISTENCIA DE LOS DOCUMENTOS

DESDE SU CREACIÓN, CIRCULACIÓN, CONTROL, DESDE SU CREACIÓN, CIRCULACIÓN, CONTROL,

RECUPERACIÓN, CONSERVACIÓN YRECUPERACIÓN, CONSERVACIÓN Y/O /O

ELIMINACIÓN, MEDIANTE LA PLANIFICACIÓN, , MEDIANTE LA PLANIFICACIÓN,

DIRECCIÓN, LA ORGANIZACIÓN Y LA DIRECCIÓN, LA ORGANIZACIÓN Y LA

SUPERVISIÓN DE TODOS LOS FENÓMENOS SUPERVISIÓN DE TODOS LOS FENÓMENOS

DOCUMENTALES.DOCUMENTALES.

DOCUMENTO

SOPORTE MATERIAL EN DONDE SE REGISTRA INFORMACIÓN SUSCEPTIBLE DE SER TRANSMITIDA, INDEPENDIENTEMENTE DE SUS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS: MICROFICHA, CINTA MAGNÉTICA, DISCOS, (OPTICOS, CD ROM, DVD, ETC), PAPEL O CUALQUIER EXPRESIÓN GRÁFICA, SONORA, O DE IMAGEN.

ARCHIVO

ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS EN UN

PROCESO NATURAL POR UNA PERSONA O INSTITUCIÓN

PÚBLICA O PRIVADA, EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN

DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS PRODUCIDOS Y

LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER FECHA, LOS CUALES SE

CONSERVAN Y CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA

COMO TESTIMONIO O INFORMACIÓN PARA LAS PERSONAS

RESPONSABLES DE TALES ASUNTOS Y SUS SUCESORES.

SERIESERIE

• CONJUNTO DE TIPOS DOCUMENTALES DE CONJUNTO DE TIPOS DOCUMENTALES DE

ESTRUCTURA Y CONTENIDO ESTRUCTURA Y CONTENIDO

HOMOGENEO, EMANADOS DE UN MISMO HOMOGENEO, EMANADOS DE UN MISMO

ÓRGANO O SUJETO PRODUCTOR COMO ÓRGANO O SUJETO PRODUCTOR COMO

CONCECUENCIA DEL EJERCICIO DE SUS CONCECUENCIA DEL EJERCICIO DE SUS

FUNCIONES ESPECÍFICAS.FUNCIONES ESPECÍFICAS.

DEPURACIÓNDEPURACIÓN

• ES LA TÉCNICA DE SELECCIÓN ES LA TÉCNICA DE SELECCIÓN

DOCUMENTAL CONSISTENTE EN DOCUMENTAL CONSISTENTE EN

IDENTIFICAR Y RETIRAR, DENTRO DE UN IDENTIFICAR Y RETIRAR, DENTRO DE UN

CONJUNTO, LOS EXPEDIENTES QUE CONJUNTO, LOS EXPEDIENTES QUE

PUEDEN ELIMINARSE, DE LOS QUE DEBEN PUEDEN ELIMINARSE, DE LOS QUE DEBEN

CONSERVARSE.CONSERVARSE.

EXPURGOEXPURGO

• RETIRO DE LOS DOCUMENTOS RETIRO DE LOS DOCUMENTOS

REPETIDOS O INUTILES DENTRO DE UN REPETIDOS O INUTILES DENTRO DE UN

EXPEDIENTE DETERMINADO, DURANTE EXPEDIENTE DETERMINADO, DURANTE

SU FORMACIÓN PREVIO A LA SU FORMACIÓN PREVIO A LA

TRANSFERENCIA AL ARCHIVO DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN.CONCENTRACIÓN.

CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

• ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y

MECÁNICA POR LA QUE LAS DIFERENTES MECÁNICA POR LA QUE LAS DIFERENTES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES SE AGRUPACIONES DOCUMENTALES SE

RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA

CON CRITERIOS ORGÁNICOS O CON CRITERIOS ORGÁNICOS O

FUNCIONALES PARA REVELAR SU FUNCIONALES PARA REVELAR SU

CONTENIDO E INFORMACIÓN.CONTENIDO E INFORMACIÓN.

MUESTREOMUESTREO

• ES LA SELECCIÓN DELIBERADA DE ES LA SELECCIÓN DELIBERADA DE

DETERMINADOS EXPEDIENTES, DETERMINADOS EXPEDIENTES,

VOLUMENES O CUALQUIER OTRO VOLUMENES O CUALQUIER OTRO

FORMATO DE UNA CLASE O SERIE FORMATO DE UNA CLASE O SERIE

DOCUMENTAL, COMO EJEMPLO DOCUMENTAL, COMO EJEMPLO

REPRESENTATIVO DE LA MISMA Y CON REPRESENTATIVO DE LA MISMA Y CON

FINES DE CONSERVACION PERMANENTEFINES DE CONSERVACION PERMANENTE

TRANSFERENCIATRANSFERENCIA

• TRASLADO CONTROLADO Y SISTEMÁTICO TRASLADO CONTROLADO Y SISTEMÁTICO

DE EXPEDIENTES SEMI ACTIVOS AL DE EXPEDIENTES SEMI ACTIVOS AL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y DE LOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y DE LOS

INACTIVOS AL ARCHIVO HISTÓRICOINACTIVOS AL ARCHIVO HISTÓRICO

“CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS”

CICLO VITAL

SON LAS ETAPAS POR LAS QUE ATRAVIESA UN DOCUMENTO A LO LARGO DE SU EXISTENCIA (CONOCIDAS TAMBIÉN COMO FASES O EDADES), DETERMINADAS POR LOS VALORES Y USOS QUE TIENE DURANTE LA MISMA. A CADA ETAPA LE CORRESPONDE UN TRATAMIENTO ESPECIALIZADO Y SE CONSERVA EN UN ARCHIVO ESPECÍFICO.

FASE ACTIVA

• SE REFIERE EXCLUSIVAMENTE AL PERÍODO QUE VA DESDE EL MOMENTO EN QUE EL DOCUMENTO ES RECIBIDO, O GENERADO, PARA CUMPLIR CON CIERTOS FINES ADMINISTRATIVOS.

ARCHIVO DE TRÁMITE

• SE REFIERE A LOS ARCHIVOS QUE SE ENCUENTRAN UBICADOS EN LAS OFICINAS, QUE GUARDAN LOS EXPEDIENTES, EN DONDE LOS ASUNTOS QUE LES DIERON ORIGEN NO HAN SIDO CONCLUIDOS.

FASE SEMIACTIVA

• ES CUANDO EL DOCUMENTO HA CONCLUIDO CON EL TRÁMITE FORMAL DEL QUE ES PRODUCTO, Y QUE HA DEJADO DE TENER UTILIDAD INMEDIATA PARA LA INSTITUCIÓN QUE LO PRODUJO, PERO QUE EN PREVENCIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES QUE DIVERSAS DISPOSICIONES FIJAN, DEBE CONSERVARSE POR CIERTO TIEMPO Y SÓLO DE MANERA PRECAUCIONAL.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

EN ESTE TIPO DE ARCHIVO SE MANEJAN LOS DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRÁMITE Y SE CONSERVAN POR TÉRMINOS LEGALES O CIRCUNTANCIAS ESPECIALES. SU PARTICULARIDAD ES QUE ÚNICAMENTE PUEDE SER CONSULTADO POR LA DEPENDENCIA O ÁREA QUE LO CONCENTRA O CON LA AUTORIZACIÓN DE ÉSTA.

FASE INACTIVA

• ESTA TERCERA Y ÚLTIMA ETAPA DEL CICLO VITAL SE PRESENTA CUANDO LOS DOCUMENTOS HAN CUMPLIDO CON UNA SERIE DE FASES DERIVADAS TANTO DE LAS GESTIONES ADMINISTRATIVAS DE QUE SON PRODUCTO, COMO DE LOS CONTROLES QUE DESDE UN PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO DEBEN CUBRIRSE PRECAUCIONALMENTE PARA PROCEDER A SU SELECCIÓN O ELIMINACIÓN SEGÚN EL VALOR Y/O UTILIDAD QUE ÉSTOS TENGAN PARA LA INSTITUCIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

EN ESTE TIPO DE ARCHIVO LOS DOCUMENTOS SERÁN CONSERVADOS DE MANERA PERMANENTE, POR CONTENER UN VALOR HISTÓRICO, ÚTIL PARA LA REALIZACIÓN DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES SOBRE LA VIDA INSTITUCIONAL DEL ESTADO.

VALORACIÓN DOCUMENTAL

VALORACIÓN

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS PARA DETERMINAR SU UTILIDAD O VALOR A LO LARGO DE SU CICLO DE VIDA, ASÍ COMO PARA ASIGNARLES TIEMPO Y ESPACIO DE CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN

VALORACIÓN PRIMARIA

IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN.

VALOR ADMINISTRATIVO

AQUEL QUE POSEEN LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS O RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES

VALOR FISCAL

ES AQUEL QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS QUE PUEDEN SERVIR DE TESTIMONIO DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

VALOR LEGAL

ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES

ADM INIS T R AT IVOS

Actividades rutinariasdocumentales de la

institución

FISCAL ES

Registro de relaciones con la Hacienda Pública

L EGAL ES

Registro de trámites jurídicos

Oficios administrativos; personal, oficinas, memoranda, trámites relacionados con, proyectos, planes, presupuestos contabilidad.

Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, crédito hipotecarios, manifestación de bienes.

Propiedad, laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.

CUADRO DE VALORES

VALORACIÓN SECUNDARIA

ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODO SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE CARÁCTER ÚNICO Y PERMANENTE.

VALOR EVIDENCIAL

ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN EN VIRTUD DE SU RELACIÓN CON DERECHOS IMPRESCRIPTIBLES DE LAS PERSONAS FISÍCAS Y MORALES.

VALOR TESTIMONIAL

ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN POR REFLEJAR LA EVOLUCIÓN DEL ORGANISMO ADMINISTRATIVO QUE LOS CREÓ.

VALOR INFORMATIVO

ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN POR APORTAR DATOS ÚNICOS Y SUSTANCIALES PARA LA INVESTIGACIÓN Y EL ESTUDIO EN CUALQUIER CAMPO DEL SABER.

VALORES SECUNDARIOS DOCUMENTALES

EVIDENCIALESRevelan origen, organización

y desarrollo de los organismos públicos.

Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas. Documentos sobre economía, política interna, investigación científica, estadística, programas, registros, etc..

TESTIMONIALES

Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que desde el punto de vista legal sufre la institución.

Directrices, políticas, programas,proyectos,

etc..

INFORMATIVOS

Revelan fenómenos sociales o institucionales

Expedientes de funcionarios organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales y operativos del organismo reglamentos internos etc..