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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ……………………………………….……………………….…………… 2

1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES ………………………………....……… 4 1.1. Consejo Administrativo ………………………………….………………….. 5 1.2. Equipo de Trabajo …………………………………………………………… 5 1.3. Contratos ………………………………….…………………………………… 6 1.4. Trámites legales y normatividad …...……………………………………… 7 1.5. Reuniones ………………………….…...……………………………………… 7 1.6. Actividades de convivencia ………………………..…...………………… 9 1.7. Informe de ocupación......................……………………………………… 12 1.8. Documentación y comuniacaciones ........ …………………………….. 13 1.9. Gestión de seguridad y salud en el trabajo…………………………….. 13

2. ASPECTOS OPERATIVOS Y DE MANTENIMIENTOS………………….…………........ 14 2.1. Equipos ….………………....……….…...……………………………..……… 15 2.2. Instalaciones ……………………….…...……...……………………………… 18 2.3. Proyectos especiales 2019...…...………....………………………………... 22 2.4. Personal ..................….…...……………….....……………………………….. 24 2.5. Proyectos especiales ….…...………....…………...………………………... 26

3. PROYECTOS 2020 ........……………………………………………………….....….... 28

INFORME DEADMINISTRACIÓN

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INTRODUCCIÓN

El Consejo de Administración y Administradora de Bienes y Servicios Conefort S.A. presentan a la Asamblea General de Copropietarios del Edificio Colfecar Business Center, el informe de gestión correspondiente a las actividades realizadas durante el año 2019.

En el presente informe encontrarán relacionadas las diferentes actividades administrativas, operativas y financieras que se han venido realizando en cumplimiento a los requerimientos y necesidades del edificio, en su proceso de funcionamiento durante el año 2019. Lo anterior, bajo los lineamientos propuestos a los copropietarios por la firma administradora bajo un esquema de administración inicial, la gestión y control promovida por el consejo de administración elegido para el periodo 2019 y el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal al igual que la Ley 675 de 2001.

Cómo lo hacemos

1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES

Aspectos que cuentan con el apoyo de la oficina central, gerencia y en general de toda el área administrativa. Se enfocan en gestiones documentales, legales y todas aquellas en pro al cumplimiento de la normativa.

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1.1. CONSEJO ADMINISTRATIVO

En la Asamblea General Ordinaria del 2019, se nombraron los siguientes miembros del Consejo de Administración.

Como novedad en la conformación del consejo de administración para el mes de agosto de 2019 asumió como presidente del consejo el señor JUAN MIGUEL DURÁN, quien continuó con las funciones que desempeñaba el DR. JUAN CARLOS RODRIGUEZ MUÑOZ. De esta forma, de la mano del consejo se han venido llevando a cabo reuniones mensuales para garantizar un seguimiento y gestión oportuna a todo lo relacionado con la copropiedad.

1.2. EQUIPO DE TRABAJO

La firma de administración, Administradora de Bienes y servicios Conefort S.A. cuenta con un equipo de trabajo interdisciplinario que asiste las tareas y actividades definidas según cronograma así:

• Representante Legal: CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ ACOSTA - CONEFORT S.A. Empresa líder con más de 32 años de experiencia en el sector, brindando soluciones integrales de administración en propiedad horizontal.

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• Administradora Delegada: VERÓNICA MORA VALBUENA. Profesional con experiencia en propiedad horizontal, con competencias que permitan asistir al edificio en coordinación y apoyo con la empresa. Tiene a su cargo y con autonomía propia la ejecución de las tareas que se definan en función a la implementación del esquema administrativo, es el encargado de articular las comunicaciones entre el proyecto y la oficina de administración, atiende y es responsable de la debida comunicación con nuestros stakeholders, responsable de la debida socialización de procesos, atención a clientes según horario, asistencia a reuniones y en general a aquellas actividades que requieran de la participación de la administración, seguimiento de cronogramas de trabajo del personal, elaboración de informes.

• Asistente Administrativa: ANGIE VARGAS. Asiste a la administradora delegada en todas las actividades que se requieran, garantizando así la operación del proyecto y el servicio a clientes.

• Oficina Central - Back Office. Contabilidad, facturación, recaudo, tesorería y gerencia. El equipo de trabajo asiste en todo momento las tareas específicas derivadas de la operación del edificio, mediante protocolo de trabajo que articule y ajuste la operación al formato de trabajo y requerimientos vigentes.

1.3. CONTRATOS

Para el mantenimiento y conservación de nuestro centro de negocios, se han adjudicado contratos que permiten manejar una continuidad y periodicidad oportuna en el mantenimiento de equipos y conservación de zonas comunes.

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1.4. TRÁMITES LEGALES Y NORMATIVIDAD

PERSONERÍA JURÍDICASe realizó la renovación correspondiente a la representación legal del edificio tramitada ante la alcaldía local de Fontibón.

RENOVACIÓN PÓLIZA ZONAS COMUNESEn el mes de junio de 2019 se realizó la renovación de la póliza de zonas comunes que para el EDIFICIO COLFECAR BUSINESS CENTER tiene cobertura de bienes privados y zonas comunes, generando un beneficio para los propietarios. La póliza se adquirió con la aseguradora CHUBB DE COLOMBIA a través de la agencia de seguros E-Broker.

Vigencia 2019-07-30 a 2020-07-14 Cobertura La póliza tiene cobertura de zonas comunes y privadasAseguradora CHUBB SEGUROS COLOMBIA S.A.

En el año 2019 se realizó el avalúo del edificio con una vigencia de dos años

IDIGEREl edificio recibió la certificación del IDIGER por participación en el simulacro nacional de evacuación del mes octubre.

IDCBISReconocimiento al edificio por el aporte al fortalecimiento de la cultura de donación voluntaria y habitual de sangre en Bogotá, se realizaron tres jornadas.

CERTIFICACIÓN DE ASCENSORESEn cumplimiento a la norma vigente se realizó la certificación de los cinco (5) ascensores con que cuenta el edificio en cumplimiento a la normatividad, garantizando la seguridad de los usuarios, la empresa encargada de esta actividad fue la empresa SERVIMETERS.

CURSOSLa administración del edificio asistió al Diplomado “Gerencia y Fundamentos Técnicos en la Propiedad Horizontal” que realiza E- Broker Agencia de Seguros Ltda y la Universidad EAN con una duración de 180 horas.

1.5. REUNIONES

ASAMBLEAEn el mes de Marzo, se llevó a cabo la Asamblea General Ordinaria, donde se aprobó el presupuesto para el año 2019, y se conformó el nuevo consejo de administración y comité de convivencia.

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CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓNSe llevan a cabo reuniones de consejo mensuales, donde se presenta a sus integrantes el informe de gestión administrativa del periodo correspondiente, así como los informes financieros y comportamiento de cartera, de igual manera en estas reuniones se presentan los proyectos y sus cotizaciones para aprobación del consejo cuando así lo requiere.

COMITÉ DE CONVIVENCIASe realizaron reuniones de con el comité de convivencia para atender casos puntuales relacionados con la generación de ruido y manejo de baños.

REUNIONES OPERATIVAS Se realizaron reuniones con los propietarios de locales en plazoleta de comidas para verificar el cumplimiento de normas de funcionamiento, relacionado con temas como instalación de trampas de grasa, extractores de humo, manejo de residuos y cumplimiento de conceptos exigidos por sanidad.

De igual manera se escucharon sugerencias y solicitudes en relación al tema de usuarios con porta comidas, requerimiento de mesas o barra auxiliar.

REUNIONES CON LOCALES PLAZOLETA Se realizaron reuniones con los propietarios de locales en plazoleta de comidas para verificar el cumplimiento de normas de funcionamiento, relacionado con temas como instalación de trampas de grasa, extractores de humo, manejo de residuos y cumplimiento de conceptos exigidos por sanidad.

PROVEEDORESDe manera periódica se realizaron reuniones con proveedores y contratistas, con el ánimo de optimizar los servicios y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades contratadas.

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1.6. ACTIVIDADES DE CONVIVENCIA

BIENESTARLa administración pensando en crear un sentido de pertenencia y cuidado por parte de los residentes para nuestro centro empresarial ha promovido actividades de bienestar general dirigidas a toda la comunidad.

• Para fechas especiales ( Dia de la mujer, amor y amistad, halloween y navidad) la administración a compartiendo un detalle que permita crear comunidad e identidad para con el edificio.

• Se realizó actividad de capacitación en maquillaje y cuidado de la piel, donde participaron funcionarios de varias compañías.

• Charlas sobre cuidado de la piel y maquillaje.

CAMPAÑASPara el año 2019 la administración promovió varias campañas enfocadas principalmente a:

• Cuidado y buen uso de los baños y sus insumos.• Usos y cuidados de elementos en parqueaderos de visitantes por funcionarios.• Reciclaje y separación de residuos.

1.7. INFORME DE OCUPACIÓN

El EDIFICIO COLFECAR BUSINESS CENTER DORADO, fue construido por etapas. La etapa I inicio su funcionamiento en el año 2011 y la etapa II para el año 2016, durante el proceso de integración de las actividades operativas y administrativas, la administración definió nuevos parámetros en el esquema de administración y ajuste en el presupuesto con el fin de atender y cubrir los requerimientos de las nuevas condiciones de nuestro centro de negocios.

Respecto a la ocupación, la administración y el consejo han tenido este punto dentro de la agenda de trabajo realizando un seguimiento permanente y generando propuestas y herramientas enfocadas a disminuir los niveles de vacancia.

Durante el año 2019 se presentó un comportamiento positivo con relación a los niveles de ocupación, especialmente en locales de etapa 1.

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COMPARATIVO OCUPACIÓN OFICINAS 2019-2018

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COMPARATIVO OCUPACIÓN LOCALES 2019-2018

En la ocupación de locales, se ha presentado un comportamiento positivo con un incremento del 50% para el año 2019 respecto al año 2018, representados principalmente en la etapa 1.

INFORME FUNCIONARIOS ACTIVOS Y VISITANTES

Durante el 2019, se ha presentado un incremento progresivo de funcionario fijos en el edificio, lo que implica un cambio en las condiciones de funcionamiento de nuestro centro de negocios, con relación a temas de insumos, servicios y novedades.

Para el mes de diciembre de 2019, el edificio tiene registrado un total de 962 funcionarios.

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Los visitantes para el 2019 han presentado un incremento importante, siendo el mes de mayo de 2019, el de mayor impacto con un total de 11.424 visitantes

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1.8. DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIONES

COMUNICADOSPara el año 2019 la administración promovió la comunicación interna a través de boletines informativos, comunicaciones directas en llamados de atención y comunicación a través de redes.

- Campaña manejo residuos- Manejo baños - Generación de ruido- Control uso indebido parqueadero de visitantes

COTIZACIONESEn el proceso de funcionamiento, durante todo el año se realizaron varias cotizaciones respecto los trabajos correctivos y proyectos de mejoras ejecutados durante el año, por política interna se deben presentar tres cotizaciones las cuales se presentan a consideración del consejo de administración dependiendo el monto del contrato.

HABEAS DATA• Actualización de información de habitantes de las Oficinas y Locales según ley 1581 de Habeas

Data (La carpeta reposa de manera confidencial Ofc administración) de la información recopilada.

• Se hace público aviso Ley Habeas data en la Recepción del edificio para conocimiento de los habitantes y visitantes del edificio dando cumplimiento con la norma.

1.9. SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La empresa Quality hace entrega de la política del sistema de gestión. Se inicia la implementación del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo SGSST para el EDIFICIO COLFECAR BUSINESS CENTER DORADO, en cumplimiento a las siguientes fases:

• Fase 1: asesoría y diseño de la política del SG SST la cual se recibe en el mes de octubre del 2019.• Fase 2: Con el objeto de dar seguimiento y cumplimiento a los requerimientos legales, en este

momento se encuentra en proceso de funcionamiento, control, mejoras, etc.

Se continuará trabajando en la implementación y el plan de mejoras. Es de aclarar la importancia de que la entidad especializada continúe con las auditorías correspondientes.

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2. ASPECTOS OPERATIVOS Y DE MANTENIMIENTO

Para el seguimiento de las actividades de administración proyectadas para el año 2019, de acuerdo con lo aprobado por la asamblea, la administración estableció un cronograma que permite realizar el seguimiento y verificar el cumplimiento de las actividades que se asocian con la ejecución del presupuesto aprobado para la vigencia actual.

SIMULACROS DE EVACUACIÓNEl Edificio ha participado en los simulacro de evacuación programados a nivel nacional los cuales han vinculado a todas las personas que trabajan en el edificio, obteniendo el certificado del IDIGER por participar en esta actividad.

Es de aclarar la importancia de que la entidad especializada continúe con las auditorías correspondientes.

SEÑALIZACIÓN

Para el año 2019 se realizó la instalación de señalización de puntos de encuentro para cada una de las etapas, de igual manera se actualizaron e instalaron los planos de ruta de evacuación para etapa 1.

BRIGADA

Teniendo en cuenta la rotación de los funcionarios de las oficinas, se realizó la renovación y capacitación a la nueva brigada del edificio, de igual manera se socializo con toda la comunidad el plan de emergencia.

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2.1. EQUIPOS

El edificio Colfecar Business Center para su funcionamiento está dotado con diferentes equipos en cada una de sus torres, para el mantenimiento y conservación la administración a suscrito contratos de mantenimiento que tienen un ejecución periódica y seguimiento por parte de la administración.

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CUMPLIMIENTO MANTENIMIENTOS PROGRAMADOS 2019

La administración establece un cronograma de control y seguimiento para el desarrollo de los mantenimientos de equipos y seguimiento de actividades rutinarias que promuevan la oportunidad y cumplimiento de tiempos en la ejecución de los mantenimientos.

PLANTA ELÉCTRICA

Mantenimiento transferencias planta eléctrica en etapa 1 y 2, la cual fue realizada por la empresa DIESELECTROS, encargada del mantenimiento de la planta eléctrica, este trabajo consistió en la limpieza de todos los tableros de transferencia ubicados en los sótanos, de igual manera se realizó el ajuste y cambio de tableros de transferencia.

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SISTEMAS DE ELEVACIÓN - ASCENSORES

- Cambio poleas ascensor etapa I- Cambio sistema de ventilación ascensor etapa 1- Mantenimiento a sistema de ventilación equipo torre 2

SISTEMAS DE VENTILACIÓN - AIRE ACONDICIONADO

- Instalación protectores termostatos auditorio

SISTEMA HIDRÁULICO

- Reposición tanque hidroflow en etapa II(sistema de presión)

- Cambio tubería red contra incendios.

MANTENIMIENTO CONTROL DE ACCESO Y CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN

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2.2. INSTALACIONES

CUMPLIMIENTO ACTIVIDADES PROGRAMADAS 2019

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REPARACIONES LOCATIVAS

- PINTURA EN PLATAFORMA VEHICULAR:Se realizó la pintura del muro perimetral de la plataforma vehicular, incluido lámparas y reja perimetral del lado occidental.

- CAMBIO REJILLAS DE ENTRADA

- PINTURA DEMARCACIÓN ENTRADA Y SALIDA VEHICULAR

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- TUBERÍAS AVERIADAS

La mayoría de estos daños fueron cubierto por asistencia, servicio que se presta por la póliza de zonas comunes.

- MANTENIMIENTO DE PUERTAS

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- MANTENIMIENTO DE CUBIERTA

Se realizó el mantenimiento anual de cubierta de torre I y II, cumpliendo con los tiempos para la ejecución de esta actividad y atendiendo puntos específicos por deterioro.

- RESTAURACIÓN COCINA AUDITORIO - LIMPIEZA TRAMPAS DE GRASA

MANTENIMIENTO DE CUBIERTACAMBIO DE LÁMINAS TECHOS DETERIORADOS

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REPOSICIONES ELÉCTRICASReposición luminarias dañadas en zona perimetral de triple altura en torre I y II

- REMPLAZO FLUXÓMETROS DE BAÑOS

2.3. PROYECTOS ESPECIALES 2019

RENOVACIÓN Y ORGANIZACIÓN PARQUEADERO

Para el año 2019 se realizó la renovación de equipos y software de control de acceso vehicular para visitantes por parte de la empresa APD.

Con la modernización de estos equipos, la administración estableció un esquema de control y organización del uso de parqueadero de visitantes, apoyado en el grupo de seguridad optimi-zando el control y vigilancia en la zona de parqueaderos.

De igual manera se estableció un protocolo para el control y registro de salida de los visitantes, el cual consiste en la validación del tiquete antes de retirarse del edificio, lo que permite tener una estadística y control del número de carros y sus frecuencias de permanencia en el edificio.

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Dentro de las actividades de mejora para el parqueadero durante el año 2019 fueron:

Por otro lado, para este año se ha generado una campaña de control en el buen y debido uso de los parqueaderos de visitantes por parte de funcionarios del edificio, logrando disminuir en gran medida la ocupación de hecho de estos espacios motivando así el arrendamiento de parqueaderos disponibles de otros propietarios. El proyecto involucró las siguientes actividades:

- SEÑALIZACIÓN PARA PROMOCIÓN PLAZOLETA DE COMIDASSe realizó señalización en la zona de plazoleta de comidas, para lograr mayor identificación y visualización por parte de los usuarios.

• Reposición del equipo de ingreso de visitantes (Expedidor de tiquete, talanquera, computadores, actualización de software).

• Señalización para direccionamiento de circulación en sótanos un solo sentido• Organización y asignación parqueadero de motos para visitantes y propietarios.• Mantenimiento pintura demarcación de parqueaderos plataforma vehicular.• Instalación de protectores esquineros en plataforma vehicular.

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- PINTURA ZONAS COMUNES ETAPA ISe realizó la pintura de pasillos, baños, escaleras de emergencia desde el sótano a séptimo piso y auditorio en su totalidad (paredes y techos).

2.4. PERSONAL

• Para el año 2019, la administración estableció reuniones periódicas con el personal operativo del edificio, logrando una mejor comunicación y seguimiento sobre novedades y necesidades en el normal funcionamiento del edificio, para así establecer actividades de mejora permanente.

• De igual manera se realizaron actividades de capacitación y motivación al personal en fechas especiales.

ASEO Y MANTENIMIENTO • Campañas y control permanente manejo de baños: Desde el año 2018 la administración ha establecido cronogramas y herramientas direccionadas a optimizar el aseo en los baños, para el año 2019, hemos disminuido en un 60% las quejas y reclamos por este motivo.

- Seguimiento diario al cronograma de actividades.- Se estableció una política para la dotación de insumos en los baños ( Papel y jabón) esto medi-

do de acuerdo al número de funcionarios por piso en cada torre, llevando una planilla de control.

- RENOVACION Y MANTENIMIENTO CUARTOSDE BASURAS Con esta adecuación, se inicio la campaña de separación de residuos, incentivando a los residentes al manejo de reciclaje y separación.

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- SEGURIDAD

•cada torre.

• Con el grupo de seguridad se realizan reuniones mensuales, en las que se socializan y evalúan aspectos relevantes en relación a eventos de seguridad, en estas reuniones nos acompaña el

- ACTIVIDADES DE RECONOCIMIENTO E INTEGRACIÓN

igual que reconocimientos a trabajadores destacados.

Reconocimiento a guardas Halloween Navidad

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MEJORAS

2.5 PROYECTOS ESPECIALES

ACCIONES DE PROMOCIÓN Y MANEJO DE SALAS Y AUDITORIO

- RENOVACIÓN DE MATERASINSTALACIÓN GANCHOS EN BAÑOS CAMBIO Y MEJORA ILUMINACION

EXTERIOR

Para el año 2019 se generó mayor promoción para el alquiler del auditorio y salas de juntas, teniendo en cuenta que esto es una herramienta para generación de valor para el Edificio Colfecar Business Center. para clientes internos y externos, generando espacios de reunión y bienestar para las actividades propias de estas áreas.

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INSTALACIÓN DE TECNOLOGÍA EN COMUNICACIONES

Luego de haberse evaluado la propuesta de tecnología para resolver falencias en la comunicación interna de los usuarios, se aprobó la instalación de los equipos que optimicen la señal al interior del edificio, ofreciendo un mejor servicio para los usuarios y generando valor para la copropiedad. QMC, empresa especializada asesoró e instaló los equipos, a su vez, a través de los mismos la copropiedad percibirá ingresos por la operación a la que asistan operadores de telefonía.

El operador AVANTEL, realizó instalación de equipos, lo que representa el ingreso de $1.500.000 para la copropiedad, a partir del mes de septiembre.

ACTIVIDADES DE POSICIONAMIENTO E IMAGEN CORPORATIVA

Siendo el tema de ocupación general del edificio uno de los temas de mayor atención en las reuniones del consejo, se evaluó y aprobó la implementación de una actividad de marketing apoyada en la asesoría de un grupo profesional en el manejo de comunicaciones, medios, publicidad y promoción. El objetivo que se busca es establecer una imagen corporativa de promoción para el edificio Colfecar Business Center y de esta manera apoyar la oferta de inmuebles desocupados

este proyecto contó con la participación directa de la administración, donde se definieron actividades y tiempos para el desarrollo de este. Dentro del plan de trabajo ejecutado se tiene:

Para este proyecto se inició con la actualización de la página Web del edificio, estableciendo desde este lugar espacios promocionales y enlaces de contacto directo para cotización del auditorio e inmuebles disponibles.

https://www.edificiocolfecar.com/

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3. PROYECTOS 2020

Dentro de los proyectos a ejecutar por la administración para el año 2020 están:

- MODERNIZACIÓN EQUIPOS CCTV ETAPA I

Objetivos:

- Renovar y actualizar el sistema de control y monitoreo instalado en la etapa 1.- Optimizar el funcionamiento el sistema de circuito cerrado de televisión instalado en la etapa 1- Instalar cámaras en puntos ciegos que permitan reforzar la seguridad del edificio.

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Justificación:

Teniendo en cuenta el tiempo de instalación y uso de los equipos instalados en la etapa 1 hace nueve (9) años se presentan temas de obsolescencia y deterioro de estos, por lo cual se evalúan propuestas para realizar una modernización de estos equipos.

Teniendo en cuenta las nuevas condiciones del edificio con la integración de etapa II, y los resultados del estudio de seguridad se han identificado puntos ciegos que son necesarios atender como medida de prevención y reducción de riesgos.

- HABILITAR PASO PEATONAL EN EL EDIFICIO

Objetivo:- Adecuar el paso peatonal en el nivel de locales etapa 1.

Justificación:

Evaluando los accesos peatonales de los funcionarios se identifica un riesgo en el punto instalado actualmente pues es un espacio muy estrecho que se encuentra junto a la salida vehicular.

La reja instalada en la salida vehicular genera una disminución de espacio para los carros de visitantes que van saliendo.

Renovación de jardines Plataforma vehícular

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