informe de campañas

8/17/2019 Informe de Campañas

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ELECCIONES REGIONALES

MYRIAM ALEXANDRA RODRÍGUEZ SALCEDODirectora oficina Auditoría de Campañas

Partido Conservador Colombiano Av. Cra. 24 No 37 – 09

[email protected]. 8 05 26 56

Instructivo pararendición de informes

de campañas


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CONTENIDO

Introducción (Pág. 3)

1. Preguntas Frecuentes (Pág. 4)

2. Financiación de las campañas (Pág. 7)

3. Soportes de ingresos y gastos (Pág. 11)

4. Ingresos por donaciones (Pág. 13)

5. Formulario 5.B (Pág. 14)

6. Libro de Contabilidad (Pág. 22)

7. Responsables de rendición de informes (Pág. 24)

8. Obligaciones del Candidato, Gerente de Campaña y Contador (Pág. 24)

9. Conservación de los libros, documentos y archivos contables (Pág. 27)

10. Tenga en cuenta (Pág. 28)


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INTRODUCCIÓN

El PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO, a través de la OFICINA DE AUDITORÍA

DE CAMPAÑAS ha diseñado esta cartilla, que constituye una herramienta sencillay de fácil interpretación, para el soporte, preparación y presentación adecuadade los informes de ingresos y gastos, que rinden los candidatos al Partido, conel fin de consolidar en el menor tiempo posible, los informes que deben serpresentados a la Oficina del Fondo Nacional de Financiación Política del ConsejoNacional Electoral.

En el FONDO DE FINANCIACIÓN POLÍTICA DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL,

se surte el trámite de revisión y certificación por parte de los contadoresdesignados para ello; el pago por reposición de gastos de campaña, lo realizala Registraduría Nacional del Estado Civil, para que a su vez la OrganizaciónPolítica pueda transferir estos recursos a los candidatos beneficiarios de losmismos, como lo establece el artículo 13 de la Ley 130 de 1994: “La reposiciónde gastos de campañas sólo podrá hacerse a través de los partidos, movimientosu organizaciones adscritas.

Los partidos y movimientos políticos distribuirán los aportes estatales entre loscandidatos inscritos y el partido o movimiento, de conformidad con lo establecidoen sus estatutos”.

Por ello, y con base en las dudas frecuentes que nos manifiestan nuestroscandidatos, ponemos a su disposición el siguiente material que le será de muchaayuda para comprender el proceso de preparación de Informes Individuales

de Campaña, teniendo en cuenta las normas vigentes y las políticas de controlinterno del PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO.

DAVID BARGUIL ASSISPresidente

Partido Conservador Colombiano


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1. PREGUNTAS FRECUENTES

¿QUIÉNES DEBEN RENDIR LOS INFORMES DE INGRESOS Y GASTOS DE CAMPAÑA?

• Todos los candidatos inscritos por los Partidos y Movimientos políticos sinexcepción alguna.

• Todos los precandidatos que aspiren a ser candidatos a cargo de elecciónpopular cuando sean inscritos por los Partidos y Movimientos Políticos, paraparticipar en consultas populares.

• Los Partidos y Movimientos cuando realicen consultas para la toma dedecisiones, o para la selección de candidatos y cuando inscriban candidatosa cargos y corporaciones de elección popular.

¿ANTE QUIÉN Y CUÁNDO DEBEN PRESENTAR LOS CANDIDATOS EL INFORME DEINGRESOS Y GASTOS?

Art. 25 Ley 1475 de 2011… Los partidos… presentarán ante el CNE los informes

consolidados de ingresos y gastos de las campañas electorales en las quehubieren participado dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de la votación.Los Gerentes de campaña y candidatos deberán presentar ante el respectivopartido los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas dentrodel mes siguiente a la fecha de la votación.

¿PARA QUÉ RENDIR EL INFORME DE INGRESOS Y GASTOS? ¿CUÁL ES LANORMATIVIDAD VIGENTE?

• Para dar cumplimiento al inciso séptimo del articulo 109 de la constitución

nacional.

• Para dar a conocer la cuantía, el origen y destino de los recursos recibidosen la campaña.

• Para acceder a los recursos de reposición de gastos de campaña financiados

por el Estado, en caso de lograr el porcentaje mínimo exigido, de acuerdo ala Ley.


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• Cumplir con lo establecido en la Ley 130 de 1994, resolución 330 de 2007(en lo pertinente), Ley 1475 de 2011 y Resoluciones del Consejo NacionalElectoral.

¿QUÉ DEBEN DILIGENCIAR Y PRESENTAR LOS CANDIDATOS?

Los candidatos inscritos deben ingresar los asientos contables en el módulo dellibro de ingresos y gastos a más tardar durante los ocho (8) días siguientesal día en el cual se hubieren efectuado las operaciones, a través del aplicativo“Cuentas Claras” de la página www.cnecuentasclaras.com y presentar al Partidolos siguientes documentos en ORIGINAL:

• Informar por escrito al Partido, la APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA. Encaso de no abrir cuenta bancaria, informar el motivo, adjuntar soportes dela gestión, y suscribir documento por Candidato, Contador y Gerente de laCampaña.

• Libro de ingresos y gastos, impreso del portal “CUENTAS CLARAS”,debidamente registrado y consolidado de acuerdo con los códigos del

formulario 5B sin tachones, borrones o enmendaduras.

• CERTIFICACIÓN SUSCRITA POR CONTADOR en caso de no registro del librocontable, pérdida del libro y/o documentos de la campaña, informe en ceros,anulación y corrección de registros contables, etc.

• DESIGNACIÓN DEL CONTADOR DE LA CAMPAÑA con fotocopia legible dela cédula y tarjeta profesional (Formato AUD – PCC – 9) y certificado de

antecedentes disciplinarios con expedición no mayor a 30 días.

• Carta aceptación nombramiento firmada por el contador de la campaña.

• DESIGNACIÓN DEL GERENTE DE LA CAMPAÑA CON FOTOCOPIA LEGIBLE DE LACÉDULA (Formato AUD – PCC – 10.

• EN CASO DE NO DESIGNAR GERENTE DE CAMPAÑA, emitir documento suscritopor el candidato en donde informe los motivos para el incumplimiento de lanorma.


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• Carta aceptación nombramiento firmada por el gerente de la campaña.

• COMPROBANTES DE INGRESO JUNTO CON LOS DOCUMENTOS SOPORTE

DE LOS MISMOS (Formatos AUD – PCC de ingresos, extractos bancarios,documentos pignoración, letras, pagarés etc.).

• COMPROBANTES DE EGRESO JUNTO CON LOS DOCUMENTOS SOPORTE DELOS MISMOS (Facturas, cuentas de cobro, copias del RUT, si no tiene RUTfotocopia de la cédula, tirilla de caja registradora etc.).

• FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CÉDULA DEL CANDIDATO.

• FORMULARIO 5.B. Y ANEXOS (5.1.B, 5.2.B, 5.3.B, 5.4.B, 5.5.B, 5.6.B,5.7.B) EN ORIGINAL debidamente diligenciados y firmados POR CANDIDATO,GERENTE DE CAMPAÑA Y CONTADOR. La información reportada debe coincidircon la registrada en el libro de ingresos y gastos.

• RADICADO INFORME EN CUENTAS CLARAS.


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2. FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS

Fuentes de financiación. (Art. 20. Ley 1475 de 2011). Los candidatos… inscritosa cargos o corporaciones de elección popular, podrán acudir a las siguientesfuentes para la financiación de sus campañas:

• Recursos propios de origen privado que los partidos destinen para elfinanciamiento de las campañas en las que participen.

• Los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, desus cónyuges o de sus compañeros permanentes, o de sus parientes hastael cuarto grado de consanguinidad.

• Las contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, querealicen los particulares.

• Los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas.

• Los ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otraactividad lucrativa del partido o movimiento.

• Financiación estatal, de acuerdo con las reglas previstas en esta ley.

Artículo 21. De la financiación estatal de las campañas electorales. LosPartidos… que inscriban candidatos, tendrán derecho a financiación estatal delas correspondientes campañas electorales, mediante el sistema de reposición degastos por votos válidos obtenidos, siempre que obtengan el siguiente porcentajede votación:

En las elecciones para corporaciones públicas tendrán derecho a financiaciónestatal, cuando la lista obtenga el 50% o más del umbral determinado para larespectiva corporación.

En las elecciones para gobernadores y alcaldes, cuando el candidato obtengael (4%) o más del total de votos válidos depositados en la respectiva elección.La financiación estatal de las campañas electorales incluirá los gastos realizados

por los partidos y movimientos políticos y/o los candidatos.

Artículo 22. De los anticipos. Los Partidos… que inscriban candidatos, podrán


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solicitar en forma justificada al CNE hasta un 80% de anticipo de la financiaciónestatal de las consultas o de las campañas electorales en las que participen:El CNE autorizará el anticipo teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal,

y calculará su cuantía a partir del valor de financiación estatal recibida por elsolicitante en la campaña anterior para el mismo cargo o corporación, en larespectiva circunscripción, actualizado con base en el IPC.

Si el Partido… no hubiere participado en la elección anterior, dicho anticipose calculará teniendo en cuenta el menor valor de reposición pagado para elrespectivo cargo o lista en la elección anterior. Los anticipos a los que se refiereesta disposición podrán ser girados hasta por el monto garantizado, dentro de

los 5 días siguientes a la inscripción del candidato o lista, previa aprobacióny aceptación de la póliza o garantía correspondiente. El valor del anticipo sededucirá de la financiación que le correspondiere al partido… por concepto dereposición de gastos de campaña. Si no se obtuviere derecho a la financiaciónestatal, el beneficiario del anticipo deberá devolverlo en su totalidad dentro de los3 meses siguientes a la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se haráefectiva la correspondiente póliza o garantía, excepto en el caso de las campañaspresidenciales en las que no habrá lugar a la devolución del monto recibido porconcepto de anticipo, siempre que hubiere sido gastado de conformidad con laley.

Si el valor del anticipo fuere superior al valor de la financiación que lecorrespondiere, éste deberá pagar la diferencia dentro de los 3 meses siguientesa la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se hará efectiva la respectivapóliza o garantía.

Art. 24. Ley 1475 de 2011. Límite al monto de gastos. “Los límites de gastosde las campañas electorales a los distintos cargos y corporaciones de elecciónpopular serán fijados por el Consejo Nacional Electoral en el mes de enero decada año”.

Art. 25. Ley 1475 de 2011. Administración de los recursos y presentación deinformes. Los recursos de las campañas electorales cuyo monto máximo de

gastos sea superior a (200) salarios mínimos mensuales originados en fuentesde financiación privada serán administrados por los gerentes de campaña


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designados por los candidatos a los cargos uninominales y a las corporacionespúblicas cuando se trate de listas con voto preferente… Estas cuentas estaránexentas del impuesto a las transacciones bancarias. La Superintendencia

Financiera establecerá un régimen especial de control y vigilancia que garanticela transparencia en el manejo de dichas cuentas.($644.350 X 200 = $128.870.000)

Art. 26. Pérdida del cargo por violación de los límites al monto de gastos. Laviolación de los límites al monto de gastos de las campañas electorales sesancionará con la pérdida del cargo así:

• En el caso de candidatos elegidos a corporaciones públicas se seguirá elprocedimiento de pérdida de investidura definido en la constitución y la ley.

• En el caso de alcaldes y gobernadores, la pérdida del cargo será decididapor la jurisdicción de lo contencioso administrativo, de acuerdo con elprocedimiento para declarar la nulidad de la elección.

Art. 27. Financiación prohibida. Se prohíben las siguientes fuentes de financiación

de los partidos, movimientos políticos y campañas:

• Las que provengan, directa o indirectamente, de gobiernos o personasnaturales o jurídicas extranjeras excepto las que se realicen a título decooperación técnica para el desarrollo de actividades distintas a lascampañas electorales.

• Las que se deriven de actividades ilícitas o tengan por objeto financiar fines

antidemocráticos o atentatorios del orden público.

• Las contribuciones o donaciones de personas titulares del derecho real,personal, aparente o presunto, de dominio, respecto de bienes sobre loscuales se hubiere iniciado un proceso de extinción de dominio.

• Las contribuciones anónimas.

•

Las de personas naturales contra las cuales se hubiere formulado acusacióno imputación en un proceso penal por delitos relacionados con la financiación,pertenencia o promoción de grupos armados ilegales, narcotráfico, delitos


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contra la administración pública, contra los mecanismos de participacióndemocrática y de lesa humanidad.

•

Las que provengan de personas que desempeñen funciones públicasexcepto de los miembros de corporaciones públicas de elección popular,quienes podrán realizar aportes voluntarios a las organizaciones política alas que pertenezcan, con destino a la financiación de su funcionamiento y alas campañas electorales en las que participen, de acuerdo con los límites ala financiación privada previstos en el artículo 25 de la presente ley.

• Las que provengan de personas naturales o jurídicas cuyos ingresos en el

año anterior se hayan originado en más de un 50% de contratos o subsidiosestatales; que administren recursos públicos o parafiscales, o que tenganlicencias o permisos para explotar monopolios estatales o juegos de suertey azar.


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3. SOPORTES DE INGRESOS Y GASTOS

Todos los ingresos y gastos incurridos en la campaña, deben ser soportados

mediante documentos, los cuales serán utilizados para registrar las operacionesen el libro de ingresos y egresos. Adjunto a ellos se diligenciará el comprobantede ingreso o recibo de caja (para ingresos) o comprobante de egreso (paragastos).

3.1 COMPROBANTES DE INGRESOS Y EGRESOS

TODOS los documentos soporte deben ser ORIGINALES (acta de donación,factura, cuenta de cobro, tiquete de caja registradora, formatos AUD – PCC, dedonaciones, etc.).

Las cuentas de cobro deben acompañarse del RUT; en caso de no tenerlo,fotocopia de la cédula del proveedor del bien o servicio. Así mismo, deben

organizarse de acuerdo al código que corresponda en el formulario de rendiciónde cuentas, de tal manera que cruce la información registrada en el libro contablecon la consignada en el respectivo formulario.

• REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE:

3.2 FACTURAS DE VENTA

Las facturas de venta deben contener como mínimo lo siguiente (art. 617 ET.):

Concepto delago y nombrecompleto delbeneficiario

NúmeroConsecutivo

Valor

Firma, Cédulao NIT, sello

delBeneficiario y

Fecha Aprobación


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Autorización de Facturación

NIT : 860.858.463 - 5 Del 20001 al 22000

Calle 75 No 28-10 PBX:315 4018 Resolución DIAN 03214569877458

Bogotá D.C. - Colombia Fecha: 2007/01/24

Actividad Economica103 FECHA FACTUR A 03 /0 2/2014

ICA 11.04 X 1.000

CL IENTE : MARIA CAMILA ORTEGA TEL 2151311

C .C . /N IT : 52.315.324 C IUDAD BOGOTÁ

C ANTI D AD DES CRIP C IÓ N VALOR UNITARIO VALO R TOTAL

I m

p r e s o p

o r I M P R E S I O N E S

S O S

L T D

A

N I T : 8 6 0 .

8 5 8 .

4 6 3 - 5

5000 VOLANTES A 4 TINTAS 83,06 415.300

FORMA DE PAGO: CONTADO Esta factura se asimila para todos los efectos a la letra de cambio segúnel artículo 774 del Código del Comercio.

SUBTOTAL $IVA $TOTAL $

415.30066.448481.748

ACEPTADA IMPRENTA

C.C./ NIT:

FACTURA DE VENTA No 20015

IVA Régimen Común

Apellido y Nombre o RazónSocial y NIT del vendedor

Denominación expresaFACTURA DE VENTA

Numeración Consecutiva

Calidad retenedor IVA

Fechaexpedición

Apellidos y Nombre del comprador (Candidato)

Descripción especifica de los artículosvendidos o servicios prestados

Valor total de la operaciónNombre o Razón Social y NITdel impresor de la Factura

LAS COTIZACIONES Y/O LAS REMISIONES NO SON DOCUMENTOS SOPORTE, NIDOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA DE VENTA.

3.3 CUENTAS DE COBRO

Las cuentas de cobro pueden ser prediseñadas en computador, se les debeasignar un número consecutivo y deben contener como mínimo:


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CUENTA DE COBRO No FECHADÍA MES AÑO

NOMBRE CANDIDATO:

LA CAMPAÑA ELECTORAL DEBE A PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

CÉDULA DE CIUDADANÍA o NIT CIUDAD DONDE PRESTA EL SERVICIO

DIRECCIÓN RESIDENCIA CIUDAD DEPARTAMENTO

TELÉFONO RESIDENCIA CELULAR FAX E – MAIL

DIRECCI N OFICINA TELEFONO CIUDAD

POR CONCEPTO DE

CANTIDAD DETALLE SERVICIO VALORUNITARIO $

TOTAL $

_______________________________Firma proveedor bien o servicio y C.C./ NIT

Número consecutivo y Fecha

Nombrecompleto, cédulao Nit y datosproveedor

inscrito en elRUT

Detalle completodel servicio

prestado, valor yfirma proveedor

4. INGRESOS POR DONACIONES

Las donaciones de personas jurídicas se soportan con el extracto del acta deJunta de Socios, Junta Directiva o Asamblea de accionistas, según el caso, endonde conste la decisión de la mitad más uno de efectuar la donación que serealizará a la respectiva campaña. (Artículos 14 al 21 de la Ley 130 de 1994).

El número del acta debe relacionarse en el anexo correspondiente. Copia dela misma debe adjuntarse como documento soporte del ingreso del dinero.Se diligenciará el formato AUD – PCC – 4 (Donación de persona jurídica). Sila donación sobrepasa los 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes sefirmará una insinuación notarial. Si el Representante Legal se encuentra facultadoel soporte será el certificado de Cámara de comercio con fecha de expedición nomayor a 30 días.

Si la donación la realiza una persona natural, se diligenciará el formato AUD –PCC – 2 (Donaciones de familiares) o AUD – PCC – 3 (Donación de personanatural). Estos datos se relacionarán en el anexo correspondiente. El formatoque diligencia el donante constituye el documento soporte de la donación. Losaportes de suegros y cuñados, corresponden a aportes de particulares.

IMPORTANTE:

Artículo 23 de la Ley 1475. Límite a la financiación privada: “Ningún Partido…,candidato o campaña, podrá obtener créditos ni recaudar recursos originados enfuentes de financiación privada, por mas del valor total de gastos que se pueden


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realizar en la respectiva campaña. Tampoco podrá recaudar contribuciones ydonaciones individuales superiores al 10% de dicho valor total. La financiaciónoriginada en recursos propios, del cónyuge, compañero permanente o parientes

en el grado que autoriza la ley, no estará sometida a los límites individuales a quese refiere esta disposición pero en ningún caso la sumatoria de tales aportes ocréditos podrá ser superior al monto total de gastos de la campaña. El valor delos créditos de cualquier origen tampoco estará sometido a límites individuales”.

5. FORMULARIO 5.B.

El formulario y sus anexos deben ser diligenciados por cada uno de los candidatosde manera individual y por separado, a través del aplicativo “Cuentas Claras”www.cnecuentasclaras.com.

ORGANIZACIÓN ELECTORAL Formulario 5B

CONSEJO NACIONAL ELECTORALConsultapopular

Fondo Nacional de Financiación Política Elección PopularINFORME INDIVIDUAL DE INGRESOS Y GASTOS DE LA CAMPAÑA

Fecha de la elección 25 de octubre de 2015

Circunscripción electoral BOYAC Municipio TUNJA

GOBERNACI N ____ ASAMBLEA ____ ALCALD A ____ CONCEJO X JAL ____ LOCALIDAD ______________________SENADO _____ C MARA _____ PARLAMENTO ANDINO _____

Partido o Movimiento Político, Movimiento Social o Grupo Significativo de ciudadanos que inscribió la lista:PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO Coalición _____

Nombre del Candidato: Julio Alberto Canales ______________ c.c. 17.170.156___ Ciudad, dirección y teléfono permanente Bogotá D.C. Calle 163 No 150 - 74 Int. 4 Apto 206 Tel: 2 15 76 14 Cel 310 5 86 40 60E- mail [email protected]

Nombre del Gerente de Campaña Myriam Alexandra Rodríguez S _____________ c.c. 70.514.772 Ciudad, dirección y teléfono permanente Bogotá D.C. Calle 152 No 40 - 13 Apto 502 Tel: 6 33 80 71 Cel 300 3 32 15 78

E- mail [email protected] nica No _ 2061088 – 15 Banco OCCIDENTE Sucursal u oficina LA SOLEDAD Ciudad BOGOTA

Nombre del Contador Orlando Arias Méndez c.c. 70.514.772 T.P 2174 - T Ciudad, dirección y teléfono permanente Bogotá D.C. Cra 150 No 43 – 18 int 6 Apto 5102 Tel: 6 96 18 50 Cel 315 698 59 21E- mail [email protected]

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5.1 CLASIFICACION DE LOS INGRESOS EN EL FORMULARIO 5.B.

C D IGO CONCEPTO VALOR100 TOTAL DE LOS INGRESO S DE LA CAMPAÑA

101 Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos,de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de susparientes (Anexo 5.1.B)

102 Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o especie, querealicen los particulares (Anexo 5.2.B)

103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas(Anexo 5.3.B)

104 I ngresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otraactividad lucrativa del Partido o Movimiento

105 F inanciación estatal – Anticipos (Anexo 5.4.B)106 Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos

políticos destinen para el financiamiento de las campañas en las queparticipen (Anexo 5.5.B.)

Total de los ingresos de la campaña (cód. 100 )

Se registra la suma total de los ingresos recibidos en la campaña.

Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus

cónyuges o compañeros permanentes o de sus parientes (anexo 5.1.B) (cód.101)

Corresponde al dinero que aportó el candidato proveniente de honorarios,sueldos, ahorros, pensión etc. Y las donaciones, aportes o créditos que efectuarona la campaña los familiares, solo hasta el cuarto grado de consanguinidad. Losaportes de suegros y cuñados, corresponden a aportes de particulares. Sediligencia el anexo 5.1.B.

Contribuciones, donaciones y créditos en dinero o especie que realicen losparticulares (anexo 5.2.B) (cód. 102)

Registrar el valor de las contribuciones o donaciones realizadas por personasnaturales (distintas a los familiares) y personas jurídicas. Diligenciar el anexo5.2.B.

Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas. (Cód. 103)Préstamos recibidos de los bancos o entidades financieras legalmente autorizadas


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con su respectivo valor de pignoración (art. 17 Ley 130/94) se diligencia anexo5.3.B.

Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividadlucrativa del partido o movimiento. (Cód. 104)Ingresos netos obtenidos en eventos que generaron ingresos adicionales a lacampaña (ejemplo: rifas).

Financiación estatal - anticipos (anexo 5.4.B) (cód. 105)

Anticipos otorgados por el estado, de acuerdo al artículo 22 de la ley 1475 de2011. Diligenciar el anexo 5.4.B.

Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticosdestinen para el financiamiento de las campañas en las que participen (anexo5.5.B) (cód. 106)

Transferencias de aportes o créditos otorgados por la organización que inscribela lista para el financiamiento de las campañas. Es decir, las transferencias quehace el partido conservador colombiano a través del fondo nacional economico,no de sus miembros. Se debe diligenciar el anexo 5.5.B.

5.2 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS EN EL FORMULARIO 5.B.

200 TOTAL DE LOS GASTOS DE LA CAMPA A201 Gastos de Administración202 Gastos de oficina y adquisiciones203 I nversión en materiales y publicaciones204 Actos públicos205 Servicio de transporte y correo206 Gastos de capacitación e investigación política207 Gastos judiciales y de rendición de cuentas208 Gastos de propaganda electoral (anexo 5.7.B.)209 Costos financieros210 Gastos que sobrepasen la suma fijada por el Consejo Nacional

Electoral

211 O tros gastosObligaciones pendientes de pago (Anexo 5.6B)


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Total de los gastos de la campaña (cód 200)

Registrar el total de la sumatoria de los gastos incurridos en el desarrollo de lacampaña.

Gastos de administración (cód. 201)

Sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos, pagos a líderescomunales y similares. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al renglón201 del formulario 5.B. El documento soporte será el contrato de arriendo, deprestación de servicios, cuenta de cobro o factura, según el caso, con el lleno

de los requisitos legales, adjuntando copia legible del rut y cédula de la personabeneficiaria del pago.

Gastos de oficina y adquisiciones (cód. 202)

Gastos de papelería, fotocopias, elementos de aseo, recarga de celulares ytodos los relacionados con gastos de oficina. El saldo de esta cuenta debe sertrasladado al renglón 202 del formulario 5.B. El documento soporte será la

factura de venta o documento equivalente (tirilla de caja registradora), con ellleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del rut y cédula de lapersona beneficiaria del pago.

Inversión en materiales y publicaciones (cód. 203)

Gastos por compra de materiales, elaboración e impresión de botones, llaveros,calendarios, perifoneos, repartidores de folletos, entre otros. El saldo de estacuenta debe ser trasladado al renglón 203 del formulario 5.B. El documentosoporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitoslegales, adjuntando copia legible del rut y cédula de la persona beneficiaria delpago. Los pagos por publicidad radial, vallas, pancartas, camisetas de debenregistrar en el codigo 208

Actos públicos (cód. 204)

Gastos de actos públicos (reuniones políticas) tales como: refrigerios, orquestas,almuerzos, desayuno equipo de trabajo, animación etc., Distintos de los gastos


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de propaganda política. El saldo de esta cuenta se traslada al renglón 204 delformulario 5.B. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro,con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del rut y cédula de

la persona beneficiaria del pago.

Servicio de transporte y correo (cód. 205)

El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al renglón 205 del formulario 5.B. Eldocumento soporte será la factura cambiaria de transporte (guía) o documentoequivalente, cuenta de cobro o contrato de transporte con el lleno de los requisitoslegales, adjuntando copia legible del rut y cédula de la persona beneficiaria del

pago, copia de la tarjeta de propiedad del vehículo.

Gastos de capacitación e investigación política (cód 206)

Capacitaciones e investigaciones netamente políticas, explicación del uso deltarjetón, encuestas, etc. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al renglón206 del formulario 5.B. El documento soporte será la factura de venta o cuentade cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del rut ycédula de la persona beneficiaria del pago.

Gastos judiciales y de rendición de cuentas (cód 207)

Incluye gastos como asesoría jurídica a la campaña y honorarios del contador.El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al renglón 207 del formulario 5.B.El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno

de los requisitos legales, adjuntando copia legible del rut y cédula de la personabeneficiaria del pago.

Gastos de propaganda electoral (cód 208)

Gastos correspondientes a los pagos realizados por publicidad, como son:pasacalles, impresión de camisetas, pendones, cuñas radiales, televisión, revistas,afiches, etc. El soporte será la factura de venta, con el lleno de los requisitos

establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario. No constituye documentosoporte la remisión, cotización, ni orden de trabajo expedida por la agencia o


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empresa publicitaria que presta los servicios, ni los valores cancelados a laspersonas quienes repartieron folletos de publicidad durante la campaña. El saldode esta cuenta debe ser trasladado al renglón 208 del formulario 5.B. Se debe

diligenciar el anexo 5.7.B. Verificar el número de identificacion del proveedor conla página de la dian, de tal manera que el nombre o razón social relacionado enel anexo coincida con el registro y no sea causal de devolucion.

Costos financieros (cód 209)

Se deben incluir los abonos a capital, pago de intereses, comisiones y demásgastos relacionados con los créditos obtenidos para la campaña. El saldo de esta

cuenta debe ser trasladado al renglón 209 del formulario 5.B.

Gastos que sobrepasen la suma fijada por el consejo nacional electoral (cód 210)

Tener en cuenta lo establecido en la resolución del consejo nacional electoral, quefija los límites a los montos de gastos de las campañas electorales. Sin embargo,en caso de sobrepasar esta suma, el valor correspondiente a la cantidadsobrepasada, se debe relacionar en este renglón, y adjunto al informe deberáaclararse el por qué se excedieron estos topes. El sobrepasar este monto leacarreará investigación al candidato y al partido; adicionalmente en caso de serelecto, será causal de pérdida de investidura. El saldo de esta cuenta debe sertrasladado al renglón 210 del formulario 5.B.

Otros gastos (cód 211)

Se registran las sumas no incluidas en los numerales anteriores. El saldo de estacuenta debe ser trasladado al renglón 211 del formulario 5.B. El documentosoporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitoslegales, adjuntando copia legible del rut y cédula de la persona beneficiaria delpago.


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5.3 ANEXOS AL FORMULARIO 5.B.

En cada uno de los siguientes anexos se diligenciará la siguiente información.

ANEXO 5.1.B. “Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos,de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes”

Relacionar nombre y apellidos del candidato (recursos propios) o nombres yapellidos del familiar que hizo la donación, valor en números, dirección completa,teléfono, Nit ó cédula, parentesco, si es crédito o aporte y totalizar. Debe cruzarcon el código 101 del Formulario 5.B. Los aportes de suegros y cuñados,

corresponden a aportes de particulares.

ANEXO 5.2.B. “Contribuciones, donaciones y créditos en dinero o especie, querealicen los particulares”

Relacionar nombre de la persona natural o jurídica que realiza la donación, valor,dirección completa, teléfonos, Nit ó cédula, número de acta (para personas jurídicas), profesión, seleccionar si es contribución, donación o crédito y totalizar.Debe cruzar con el código 102 del Formulario 5.B.

ANEXO 5.3.B. “Créditos obtenidos en entidades financieras legalmenteautorizadas”

Relacionar el nombre de la persona jurídica (banco) que efectuó el préstamo parael financiamiento de la campaña electoral, valor, dirección completa, teléfonos, Nit,

valor de la pignoración y totalizar. Debe cruzar con renglón 103 del Formulario5.B.

ANEXO 5.4.B. “Financiación estatal – Anticipos”

Relacionar la descripción del ingreso, valor, detallar observación (si hay lugar) ytotalizar. Debe cruzar con el código 105 del formulario 5B.

ANEXO 5.5.B. “Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientospolíticos destinen para el financiamiento de las campañas en las que par ticipen”


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Corresponde a las transferencias por donaciones o contribuciones realizadas porel Partido a la campaña electoral. Se describe el ingreso, Partido o Movimientopolítico, valor, observaciones y totalizar. Debe cruzar con el código 106 del

formulario 5B.

ANEXO 5.6.B. “Obligaciones pendientes de pago”

Corresponde al saldo de las obligaciones que al cierre de campaña tenganpendientes de pago los candidatos. (Ejemplo: servicios públicos, serviciospúblicos, etc.). Se relaciona el nombre de la persona natural o jurídica, valor,concepto, Nit o cédula, dirección y teléfono. Debe cruzar con el dato registrado

en el formulario 5B.

ANEXO 5.7.B. “Propaganda Electoral”

Corresponde al detalle de todos los gastos en que incurrió la campaña porconcepto de propaganda electoral. Se diligencia nombre completo de la personanatural o jurídica, valor, concepto, Nit o cédula, dirección completa, teléfono. Debecruzar con el total del código 208 del formulario 5B. VERIFICAR EL NÚMERO DEIDENTIFICACION DEL PROVEEDOR CON LA PÁGINA DE LA DIAN, DE TAL MANERAQUE EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL RELACIONADO EN EL ANEXO COINCIDA CON ELREGISTRO, Y NO SEA CAUSAL DE DEVOLUCION.

IMPORTANTE:

Los anexos deben diligenciarse en su totalidad sin omitir identificaciones,

direcciones y/o teléfonos de contacto.

Corroborar si la identificación que registra el proveedor de la propagandaelectoral (nit ó cédula) corresponde a la razón social o a la personainscrita en el rut, para relacionarla en el anexo 5.7.B. Correctamente. Delo contrario, será causal de devolución.

Recuerde que esta información tambien debe ser presentada a travésdel aplicativo cuentas claras del consejo nacional electoral

www.cnecuentasclaras.Com


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6. LIBRO DE CONTABILIDAD

¿Cómo se registran las cuentas de la campaña electoral?

Cada uno de los ingresos y gastos se deben asentar en un libro destinado paratal fin, el cual debe registrarse ante la autoridad electoral encargada de lainscripción del candidato o de la lista. (artículos 1 al 6, Resolución 330 de 2007

LIBROS QUE SE DEBEN REGISTRAR

Libro de ingresos y gastos (art. 2, Resolución 0330 de 2007) en formascontinuas u hojas sueltas para poder imprimir la información desde el aplicativocuentas claras

¿Cómo se debe proceder cuando el candidato no cumplió con el registro del libroante la autoridad electoral o se extravía?

Cuando no se registre el libro de ingresos y gastos o se extravíe, el contador dela campaña deberá certificar que las cifras fueron tomadas directamente de lossoportes de ingresos y gastos de la campaña.

¿Si antes del registro del libro contable, la campaña tuvo ingresos y gastos, quése debe hacer?

Con la entrada en vigencia de la Ley 1475 de 2011, los ingresos y gastos delas campañas deben realizarse a partir de la inscripción de la candidatura en larespectiva Registraduría o delegación departamental.

Ley 1475 de 2011. Artículo 34. Definición de campaña electoral… La recaudaciónde contribuciones y la realización de los gastos de campaña podrá ser adelantadapor los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos,durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de la votación. Los candidatos,por su parte, sólo podrán hacerlo a partir de su inscripción.

Autoridades ante quienes se hace el registro del libro

Cada candidato debe registrar el Libro de Ingresos y Gastos de Campaña, antela misma autoridad electoral donde inscribió su candidatura. El registro de los


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libros debe realizarse a partir de los (6) meses anteriores al debate electoral, ymáximo hasta el día de la inscripción (Arts. 2 y 3 Resolución 0330 del 30 de mayode 2007). Para poder imprimir el libro de ingresos y gastos desde el módulo de

“Cuentas Claras” se deben registrar hojas en forma continua u hojas sueltas.

Instrucciones para el diligenciamiento del libro de ingresos y gastos

(Art. 5 Resolución 0330 del 30/05/07): Para cada una de las categorías deingresos y gastos deben destinarse las hojas que se consideren necesarias,para informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos queaparecen en el formulario.

Registrar cronológicamente las operaciones realizadas, indicando la fecha, eldetalle, el valor y determinando su saldo.

En el diligenciamiento de los libros de contabilidad NO se podrá incurrir en lassiguientes irregularidades:

• Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables.• Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Si hay correcciones a los libros, se debe anular el respectivo folio, realizando unanota aclaratoria del por qué se anula el (los) folio(s) y se procederá a registrar

las partidas correctas en los folios siguientes. Esta nota debe ser firmada por elcontador de la campaña.


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7. RESPONSABLES DE LA RENDICIÓN DE INFORMES

LOS CANDIDATOS SON RESPONSABLES DE PRESENTAR ANTE EL PARTIDO que los

haya inscrito, el informe de ingresos y gastos de su campaña individual, dentro dela oportunidad fijada por la agrupación política, y podrán ser sancionados por elincumplimiento de la normatividad vigente (No presentar el informe de campaña,No registrar el libro contable, no designar contador y gerente, superación detopes, no corregir las observaciones informadas, etc.).

Los Partidos y Movimientos políticos lo serán ante el Consejo Nacional Electorala través del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales

(Art. 7 Resolución 0330 del 30/05/07).

8. OBLIGACIONES DEL CANDIDATO, GERENTE DE CAMPAÑA Y CONTADOR:

Informar al Partido sus datos personales completos, dirección de notificaciones,teléfonos fijos, celulares y correos electrónicos para notificarse de la informaciónque remita el Partido.

• Candidato

DESIGNAR AL GERENTE DE CAMPAÑA (formato AUD – PCC – 10, adjuntandofotocopia legible de la cédula de ciudadanía), entregar al Partido estosdocumentos a la oficina de Auditoría de Campañas del Partido ConservadorColombiano ubicado en la ciudad de Bogotá, Barrio La Soledad, Av. Cra. 24No 37 – 09.

DESIGNAR AL CONTADOR DE LA CAMPAÑA (formato AUD – PCC – 9,adjuntando fotocopia legible de la cédula, de la tarjeta profesional ycertificado de antecedentes disciplinarios con expedición no mayor a 30días), entregar al Partido estos documentos a la oficina de Auditoría deCampañas del Partido Conservador Colombiano ubicado en la ciudad deBogotá, Barrio La Soledad, Av. Cra. 24 No 37 – 09.

Consultar periódicamente el correo electrónico, comunicarse al (091) 80526 56, o 315 – 522 58 43, para cualquier orientación al respecto, eingresar a la página del Partido www.partidoconservador.org


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Firmar el formulario 5B, anexos y documentos correspondientes al aportepor recursos propios.

REGISTRAR EL LIBRO DE CONTABILIDAD ante la organización electoralmáximo hasta el día de la inscripción de su candidatura en la respectivaRegistraduría.

Firmar la Certificación junto con el Gerente de Campaña y contador sobrelas cifras reportadas en los respectivos formularios.

Informar al Partido la estructura orgánica de la campaña, con cargos y

nombres de quienes laborarán en la campaña.

El candidato junto con el Gerente de Campaña y el contador, serán losresponsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidadesde control y vigilancia de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de lafalsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos, reportados o noreportados, no registro del libro contable, no apertura de cuenta bancaria,así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo deconductas.

• Gerente de Campaña.

Será la persona encargada de abrir la cuenta bancaria de la candidatura,gestionará la consecución de recursos para el financiamiento de la misma,coordinará el recaudo y administración de los dineros, y autorizará los

pagos. Deberá establecer los controles necesarios para que no ingresenrecursos de fuentes ilícitas o de financiación prohibida, que puedancomprometer la rendición de cuentas de la campaña, verificará informaciónde los datos de donantes, personas naturales y/o jurídicas que pretendanefectuar donaciones a la campaña, así como el seguimiento a cualquier otroingreso o egreso que se registre en la misma.

Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como

Gerente de la Campaña.


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Entregará al Partido, junto con el Contador, toda información de la campañadebidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y degastos, así como el libro impreso de “Cuentas Claras” y el formulario 5B y

sus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados, ALOS AUDITORES QUE DELEGUE EL PARTIDO para su revisión y verificación,en el lugar y fechas que establezca el partido.

Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquieraclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por partede la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral.

El Gerente de Campaña junto con el candidato y el contador, serán losresponsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidadesde control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de lafalsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o noreportados, no registro del libro contable, no apertura de cuenta bancaria,así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo deconductas.

• Contador de la campaña

Responsable de ingresar al aplicativo “Cuentas Claras” cada una de lasoperaciones de ingresos y gastos de la campaña, a través del módulo dellibro contable.

Una vez el Partido le entregue la clave de acceso al aplicativo, será el

responsable de conservarla, para registrar la contabilidad de la campaña.

Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento comocontador de la campaña.

El profesional que firma, debe ser CONTADOR PÚBLICO TITULADO contarjeta profesional vigente.

Certificará en los casos que se requieran correcciones, reclasificaciónde información o aquella información que considere pertinente para dar


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transparencia a la rendición de informes de la campaña.

Entregará al Partido junto con el Gerente, toda información de la campaña

debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y degastos, así como el libro impreso de “Cuentas Claras” y el formulario 5B ysus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados ALOS AUDITORES QUE DELEGUE EL PARTIDO para su revisión y verificación,en el lugar y fechas que establezca el partido.

Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquieraclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por parte

de la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral.

Informará oportunamente al Partido, cualquier irregularidad que observeantes, durante y después de finalizada la campaña.

El contador junto con el candidato y el Gerente de Campaña, serán losresponsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidadesde control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de lafalsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o noreportados, no registro del libro contable, no apertura de cuenta bancaria,así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo deconductas.

9. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CONTABLES

TÉRMINO DE CONSERVACIÓN.

Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos quesoporten la información financiera y contable de la campañas electorales, debenpermanecer de manera física, en los archivos del Partido, hasta tanto se realice laauditoria externa señalada en el artículo 49 de la Ley 130 de 1994 y a partir detal fecha por cinco (5) años más, y después de este término por diez (10) añosmás en medio magnético.


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10. TENGA EN CUENTA

• NO SOBREPASAR LOS LÍMITES DE DONACIONES NI DE GASTOS DE CAMPAÑA

• Presentar con tiempo los informes de ingresos y gastos dentro de laoportunidad fijada por el Partido. SI USTED NO PRESENTA EL INFORME O LOPRESENTA EN FECHA EXTEMPORÁNEA, SE EXPONE A LAS MULTAS, CUYOSMÍNIMOS Y MÁXIMOS SE PUEDEN CONSULTAR EN LA PÁGINA www.cne.gov.co.

• El Partido, después de agotar los mecanismos para que todos los integrantesde lista presenten sus informes, o corrijan inconsistencias, sin obtener

respuesta, los declarará renuentes en oficio por escrito que se envía al Fondode Campañas del Consejo Nacional Electoral. Serán objeto de investigaciónpor parte del Consejo y del Partido, asumiendo las sanciones establecidas enla norma electoral y los estatutos del Partido.

• Después de radicar los informes ante el Fondo de Financiación Políticadel CNE, cualquier corrección será solicitada por mediante escrito de loscontadores del Fondo de Financiación Política (CNE) al Partido, y éste a suvez le solicitará al candidato modificar lo correspondiente.

• El Consejo Nacional Electoral y los Entes de Control y vigilancia, podránadelantar en todo momento, auditorías sobre los ingresos y gastos dela financiación de las campañas, lo cual implica tener constantementeactualizados los libros y soportes contables.

•

Diligenciar toda la información requerida en los formularios y anexos ysoportar debidamente cada uno de los ingresos y gastos.

• Consultar continuamente la página Web del Par tido www.partidoconservador.org mantener comunicación con la oficina de Auditoría de Campañas del [email protected], [email protected],[email protected], fijo en Bogotá (091) 8 052656 celular315 – 522 58 43

• El trámite de revisión, certificación y reposición de gastos de campaña,


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depende de la oportunidad y debida presentación de informes por parte decada uno de los candidatos al Partido, de la asignación de contadores pararevisión de informes por parte del Fondo de Campañas del consejo Nacional

Electoral, de las observaciones y correcciones que soliciten y radicación delas mismas.

• El giro de recursos por reposición de gastos, es realizado por la RegistraduríaNacional del Estado Civil al Partido, con base en las resoluciones de certificacióny pago que emita el Consejo Nacional Electoral. Por lo tanto, los recursos noson del Partido y no le son girados, hasta tanto las cuentas presentadashayan cumplido con todos los requisitos de ley, como lo establece el artículo

13 de la Ley 130 de 1994, que establece: “…La reposición de gastos decampañas sólo podrán hacerse a través de los Partidos, Movimientos uOrganizaciones adscritas según el caso”

• Si el informe de campaña se presenta en ceros (0), no recibirá valor algunopor reposición de votos, al no registrar ningún gasto. No obstante, deberápresentarse por escrito con firma de candidato y contador.

• Si no registra el libro contable dentro del término establecido (6 mesesantes de la fecha de la elección y máximo hasta el día de la inscripción dela candidatura), el contador de la campaña deberá certificar esta situación.

• Si no realiza la apertura de la cuenta bancaria, el candidato y el gerente decampaña deberán informar por escrito al partido las razones por la cuales nocumplió esta obligación y deberá adjuntar documentos soporte de la gestión

efectuada.

• Si la campaña supera topes por gastos o por donaciones de particulares(personas naturales y/o jurídicas), será responsable ante el Partido quieniniciará las respectivas investigaciones internas y ante el Consejo NacionalElectoral. De igual manera asumirá las sanciones que sean impuestas segúnla ley.


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